JP4764193B2 - 文書管理装置、該プログラム、及び該方法 - Google Patents
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Description
このように構成することにより、見直し期日が到来したら、その文書ファイルの見直しを促すことができる。
前記第2の判定手段6は、第1の通知手段5により通知された見直し対象の文書ファイルデータの連携データ(文書ファイルデータに関係付けられたデータ)が存在するか否かを判定する。
また、文書ファイル登録画面20では、管理者は、その文書ファイルに対して、重要度区分(規格文書の重要度に応じて設定されている区分)を設定することができる。重要度区分の設定例としては、例えば、製品の企画・開発段階の場合には「α」を設定する。また、製品化・量産段階の場合には、例えば「β」を設定する。また、保守・製品終息段階の場合には、例えば「γ」を設定する。
まず、PC15で文書ファイル登録画面20及び文書作成画面40で文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データが作成される。そして、「登録」ボタン31が押下されると、その文書ファイルデータ及び文書ファイル関連データが文書管理装置11に送信される。
次に、制御装置12は、S41で取得したレコード群から「今日の日付=文書審議承認日+見直し期間−Nヶ月」の条件を満たす文書ファイル関連データ(レコード)を抽出する(S42)。なお、N(N:正の整数)ヶ月は、実際に見直しのために審議を経て、見直し作業を行う期間を考慮したものである。本実施形態では、一例として、「N=1(ヶ月)」とする。
そして、制御装置12では、その「凍結フラグ」または「廃止フラグ」がONになっている文書ファイル関連データについて、凍結・廃止処理を行う(S63)。ここでは、例えば、PC15やPC17から参照できないように非開示処理(当該文書ファイルの閲覧を制限する)を行う。
文書ファイルデータの管理を行う文書管理装置であって、
前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する取得手段と、
前記文書ファイル関連データのうちの1つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定手段と、
前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第1の通知手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
前記第1の判定手段は、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定することを特徴とする付記1に記載の文書管理装置。
前記文書ファイル関連データは、少なくとも、前記文書ファイルデータを識別するための文書IDと、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含み、
前記文書管理装置は、さらに、
前記文書ファイル関連データが格納される格納手段
を備えることを特徴とする付記1に記載の文書管理装置。
前記第1の判定手段は、前記格納手段に格納された前記文書ファイル関連データについて、各前記文書IDの最大の前記版数の該文書ファイル関連データを抽出する第1の抽出手段と、
前記第1の抽出手段により抽出した前記文書ファイル関連データのうち前記見直し期間設定手段により設定された見直し期間と前記審議日とに基づいて、前記見直し期日が到来した該文書ファイル関連データを抽出する第2の抽出手段と、
前記第2の抽出手段により抽出した前記文書ファイル関連データの前記審議日より前記更新日が後である該文書ファイル関連データを抽出する第3の抽出手段と、
を備えることを特徴とする付記3に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、
前記見直し通知の対象の前記文書ファイルデータに関係付けられた所定のデータである連携データが存在するか否かを判定する第2の判定手段と、
を備えることを特徴とする付記1に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、
前記第2の判定手段により前記連携データが存在すると判定された場合、前記文書ファイルデータと、前記文書ファイル関連データと、該連携データとを送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする付記5に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、
前記第2の判定手段により前記連携データが存在しないと判定された場合、該文書ファイルデータを使用した履歴情報に基づいて該文書ファイルデータを使用した使用元に対して、該文書ファイルデータの使用状況を問い合わせる旨を通知する第2の通知手段と、
を備えることを特徴とする付記5に記載の文書管理装置。
前記文書管理装置は、さらに、
前記取得手段により取得された前記文書ファイル関連データのうち、前記文書ファイルデータを凍結するか否かを示すデータまたは廃止するか否かを示すデータに基づいて、該文書ファイルデータの参照を制限する凍結廃止手段と、
を備えることを特徴とする付記7に記載の文書管理装置。
文書ファイルデータの管理を行う処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得する取得処理と、
前記文書ファイル関連データのうちの1つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定する見直し期間設定処理と、
前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定する第1の判定処理と、
前記第1の判定処理に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第1の通知処理と、
を、コンピュータに実行させる文書管理プログラム。
前記第1の判定処理は、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定する
ことを特徴とする付記9に記載の文書管理プログラム。
前記文書ファイル関連データは、少なくとも、前記文書ファイルデータを識別するための文書ID、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含み、
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記文書ファイル関連データを格納する格納処理
を、コンピュータに実行させる付記9に記載の文書管理プログラム。
前記第1の判定処理は、前記格納処理に格納された前記文書ファイル関連データについて、各前記文書IDの最大の前記版数の該文書ファイル関連データを抽出する第1の抽出処理と、
前記第1の抽出処理により抽出した前記文書ファイル関連データのうち前記見直し期間設定処理により設定された見直し期間と前記審議日とに基づいて、前記見直し期日が到来した該文書ファイル関連データを抽出する第2の抽出処理と、
前記第2の抽出処理により抽出した前記文書ファイル関連データの前記審議日より前記更新日が後である該文書ファイル関連データを抽出する第3の抽出処理と、
を、コンピュータに実行させる付記11に記載の文書管理プログラム。
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記見直し通知の対象の前記文書ファイルデータに関係付けられた所定のデータである連携データが存在するか否かを判定する第2の判定処理と、
を、コンピュータに実行させる付記9に記載の文書管理プログラム。
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記第2の判定処理により前記連携データが存在すると判定された場合、前記文書ファイルデータと、前記文書ファイル関連データと、該連携データとを送信する送信処理と、
を、コンピュータに実行させる付記13に記載の文書管理プログラム。
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記第2の判定処理により前記連携データが存在しないと判定された場合、該文書ファイルデータを使用した履歴情報に基づいて該文書ファイルデータを使用した使用元に対して、該文書ファイルデータの使用状況を問い合わせる旨を通知する第2の通知処理と、
を、コンピュータに実行させる付記13に記載の文書管理プログラム。
前記文書管理プログラムは、さらに、
前記取得処理により取得された前記文書ファイル関連データのうち、前記文書ファイルデータを凍結するか否かを示すデータまたは廃止するか否かを示すデータに基づいて、該文書ファイルデータの参照を制限する凍結廃止処理と、
を備えることを特徴とする付記15に記載の文書管理プログラム。
文書ファイルデータの管理を行う文書管理方法であって、
前記文書ファイルデータと、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データとを取得し、
前記文書ファイル関連データのうちの1つのデータ項目である、前記文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期間を設定し、
前記見直し期間に基づいて、該文書ファイルデータを見直す期日である見直し期日が到来したか否かを判定し、
前記判定の結果に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する、
ことを特徴とする文書管理方法。
前記判定では、さらに、前記見直し期間内に既に前記文書ファイルデータが見直されているか否かを判定する
ことを特徴とする付記17に記載の文書管理方法。
前記文書管理方法は、さらに、
前記見直し通知の対象の前記文書ファイルデータに関係付けられた所定のデータである連携データが存在するか否かを判定する、
ことを特徴とする付記17に記載の文書管理方法。
前記文書管理方法は、さらに、
前記連携データが存在しないと判定した場合、前記文書ファイルデータを使用した履歴情報に基づいて該文書ファイルデータを使用した使用元に対して、該文書ファイルデータの使用状況を問い合わせる旨を通知する、
ことを特徴とする付記19に記載の文書管理方法。
2 取得手段
3 見直し期間設定手段
4 第1の判定手段
4a 第1の抽出手段
4b 第2の抽出手段
4c 第3の抽出手段
5 第1の通知手段
6 第2の判定手段
7 送信手段
8 凍結廃止手段
9 格納手段
10 第2の通知手段
11 文書管理装置
12 制御装置
13 記憶装置
14 規格作成管理部門システム
15,17 PC
16 設計開発製造検査部門システム
18 外部システム
19 ネットワーク
Claims (5)
- 文書ファイルデータの管理を行う文書管理装置であって、
前記文書ファイルデータを取得すると共に、少なくとも、該文書ファイルデータを識別するための文書IDと、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含む、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データを取得する取得手段と、
前記重要度区分に基づいて、ユーザによって該文書ファイルデータが見直されるための期間である見直し期間を設定する見直し期間設定手段と、
前記見直し期間に基づいて設定される期日であって、ユーザによって該文書ファイルデータが見直される期日である見直し期日と、現在の日付とを比較することにより、前記見直し期日が到来したか否かを判定する第1の判定手段と、
前記第1の判定手段に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第1の通知手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。 - 前記文書管理装置は、さらに、
少なくとも、前記取得した文書ファイル関連データを格納する格納手段
を備え、
前記第1の判定手段は、前記格納手段から、前記各文書IDの最大の版数の文書ファイル関連データを抽出し、該抽出した文書ファイル関連データに含まれる前記審議日に前記見直し期間を加えて得られる期限である見直し期限を算出し、該見直し期限からユーザによって見直し作業が行われる期間を差し引いて得られた前記見直し期日と、現在の日付とを比較し、前記見直し期日が現在の日付に一致する場合、前記審議日及び前記見直し期間を含む文書ファイル関連データを抽出し、該抽出した文書ファイル関連データの審議日より更新日が前または同日である文書ファイル関連データを抽出し、
前記第1の通知手段は、前記抽出した文書ファイル関連データに対応する前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 前記文書管理装置は、さらに、
前記文書ファイル関連データが格納される格納手段
を備えることを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 文書ファイルデータの管理を行う処理をコンピュータに実行させる文書管理プログラムであって、
前記文書ファイルデータを取得すると共に、少なくとも、該文書ファイルデータを識別するための文書IDと、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含む、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データを取得する取得処理と、
前記重要度区分に基づいて、ユーザによって該文書ファイルデータが見直されるための期間である見直し期間を設定する見直し期間設定処理と、
前記見直し期間に基づいて設定される期日であって、ユーザによって該文書ファイルデータが見直される期日である見直し期日と、現在の日付とを比較することにより、前記見直し期日が到来したか否かを判定する第1の判定処理と、
前記第1の判定処理に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する第1の通知処理と、
を、コンピュータに実行させる文書管理プログラム。 - 文書ファイルデータの管理を行う文書管理方法であって、
前記文書ファイルデータを取得すると共に、少なくとも、該文書ファイルデータを識別するための文書IDと、該文書ファイルデータの重要度に応じて設定される重要度区分と、該文書ファイルデータの版数と、該文書ファイルデータを更新するに際して行われる審議の審議日と、該文書ファイルデータの更新日と、を含む、該文書ファイルデータに関連するデータである文書ファイル関連データを取得し、
前記重要度区分に基づいて、ユーザによって該文書ファイルデータが見直されるための期間である見直し期間を設定し、
前記見直し期間に基づいて設定される期日であって、ユーザによって該文書ファイルデータが見直される期日である見直し期日と、現在の日付とを比較することにより、前記見直し期日が到来したか否かを判定し、
前記判定の結果に基づいて、前記文書ファイルデータの見直しを促す旨を通知する、
ことを特徴とする文書管理方法。
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