JP4691354B2 - 修理業務一元管理プログラム及び修理業務一元管理システム - Google Patents
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Description
このため、伝票が嵩張るとともに、品名及び管理番号等からなる共通記載事項を各伝票に繰り返し記載する必要が生じ、煩雑であった。また、カーボン紙等を用いた複写式の伝票によって、記載の煩雑さを減らすことができるが、複写が不鮮明となり、可読性が低くなっていた。
また、修理に費用がかかる場合は、その費用の見積りを行い、見積りの結果を修理の依頼者に送付して修理を行うかどうかを判断する。しかし、修理の見積りが資料さえあれば、容易に判断である場合であってもその資料は通常、修理を受け付けた小売店等で所有しておらず、修理センタで判断するため、修理依頼品が修理センタに到着するまでの時間が掛かり、しかも修理が不要である場合は、返却する必要があり、且つ運送のために余分な時間と費用がかかる。
また、必要な数だけの修理部品の在庫があるにもかかわらず、更に追加してしまう場合もある。
1.サーバコンピュータ上で実行され、該サーバコンピュータ、及び/又は該サーバコンピュータに接続され修理依頼者、代理店及び修理センタを含む使用者される外部端末から修理品に関する管理を行うための修理業務一元管理プログラムであって、該修理品は、製造会社によって製造された物品であって、修理を行うために受け付けた修理対象物品であり、該サーバコンピュータは、該修理品に関する管理情報を蓄積する修理データベースと、該外部端末から該修理品の受付をするために該管理情報を送信させ、受信した該管理情報を該修理データベースに追加登録する修理品受付手段と、該修理データベースに登録された該管理情報を参照し、該外部端末に該管理情報を出力し、及び/又は該外部端末から新たな該管理情報を受信して該修理データベースに登録された該管理情報を該新たな管理情報に変更する修理品情報編集手段と、該修理データベースに登録された該管理情報を参照し、該外部端末に該管理情報を出力する修理品情報参照手段と、を備える修理業務一元管理プログラムであって、
上記修理品情報編集手段は、上記修理品が複数の上記製造会社の指定専用伝票を発行する必要がある機種である場合には、上記サーバコンピュータ又は上記外部端末に上記指定専用伝票の印刷様式及び上記管理情報を送信して印刷の指示を行い、
上記修理品の修理に用いる修理用部品の在庫状況を少なくとも含む修理用部品情報を蓄積する修理用部品データベースを更に備え、上記管理情報には、該修理に用いた該修理用部品の項目を具備し、上記修理品情報編集手段は、上記修理品情報編集手段によって該修理に用いた該修理用部品を上記修理データベースに登録する際に、該修理用部品データベース内の該当する該修理用部品の該修理用部品情報の該在庫状況の部品数を差し引き、かつ上記管理情報において該修理品が修理中である場合は、該管理情報に該修理用部品の費用及びその交換に関する技術料を修理費として加算し、
上記外部端末の使用者の一覧及び各該使用者の権限情報を蓄積する使用者情報データベースを更に備え、少なくとも上記修理品受付手段、上記修理品情報編集手段及び上記修理品情報参照手段は、該使用者情報データベースに蓄積された該権限情報と該使用者とを比較し、一致した条件を用いて該使用者毎に上記管理情報の任意項目の参照及び編集の制限を行い、
上記使用者のうち上記修理品の依頼者は、上記修理品情報参照手段を用いて依頼した該修理品に関する上記修理データベースに蓄積された管理情報の少なくとも経過情報の一部又は全ての項目の参照を行うことができることを特徴とする修理業務一元管理プログラム。
2.上記外部端末から少なくとも故障状況の入力欄が設けられた伝票の入力を行わせ、該入力された故障状況を、上記修理データベースに登録された故障状況と修理費用との対応表から検索して、一致した修理費用を積算して修理見積り金額を算出し、算出した修理見積り金額を該外部端末に表示する見積り算出手段を備える上記1.記載の修理業務一元管理プログラム。
3.上記1.又は2.に記載の修理業務一元管理プログラムを実行するサーバコンピュータを備えることを特徴とする修理業務一元管理システム。
使用者情報データベースを備えるため、使用者毎に管理情報の操作権限を設定することができ、誤操作や悪意の操作等による管理情報等の破壊を防止することができる。
また、依頼者が、依頼した該修理品に関する上記管理情報の一部又は全ての項目の参照を行うことができるため、修理品の利用者が、直接、依頼した修理品に関する、最新で正確な修理状況を容易に参照することができる。
見積り算出手段を備える場合は、受付時に、修理依頼者に対して修理に必要な費用を受け付け時点で提示することができ、修理を行わなかった場合に余分な手間を掛ける必要がない。
上記「修理品」は、1又は2種類以上の修理業務の対象となる物品である。
上記「サーバコンピュータ」は、任意の機器を選択することができ、サーバコンピュータ、パーソナルコンピュータやワークステーション等のコンピュータ、携帯情報端末、携帯電話、及びデジタルシグナルプロセッサ等の信号処理素子を用いた機器等を例示することができる。更に、サーバコンピュータは1筐体のコンピュータで構成されるに限られず、複数筐体のコンピュータから構成され各コンピュータ間をネットワーク(インターネット等の公衆通信回線網でもかまわない)で接続した構成であってもよい。上記「外部端末」も、サーバコンピュータと同様に任意の機器を選択することができる。また、サーバコンピュータ及び外部端末が一体に構成されていてもよい。
更に、サーバコンピュータ及び/又は外部端末は、紙製の伝票を印刷発行するための伝票印刷手段を備えることができる。この伝票印刷手段は、サーバコンピュータ及び/又は外部端末の出力装置であるプリンタを用いてもよいし、伝票印刷専用のプリンタ等の装置としてもよい。
本修理業務一元管理プログラム等における「伝票」は、管理情報をまとめたものであり、紙製の伝票の他、電子的な情報であってもよい。
「指定専用伝票」は、修理品が製造した製造会社が指定した、その会社専用の伝票である。この指定専用伝票は、所定の形式で管理情報が扱われる。
また、本管理情報は、修理中の修理品の他、修理が完了して修理依頼者へ発送済の修理完了品についても含めることができる。更に、管理情報は、受け付けてからの経過時間を蓄積することができる。また、使用した修理部品や、作業内容を元に修理に要した費用を算出し、管理情報に含めることもできる。
更に、修理品受付手段は、管理情報の一項目である故障内容が入力されたときに、故障内容を基に修理の見積金額を算出する見積り算出手段を用い、算出された見積金額を入力者に提示することができる。例えば、故障内容を欄に入力すると、入力された内容を、既存の修理データベースと照らし合わせて、該当内容の修理見積金額を求め、この合計を見積金額の総額とすることができる。
この見積金額を受け付け時に修理依頼者に提示することができるため、修理するかどうかの判断を早い時期に行うことができ、手間暇を軽減することができる。
上記「修理品情報編集手段」は、修理品情報の修正等の編集を行う手段である。この修理品情報編集手段は、各修理工程で行われた内容を修理品情報に反映させるための手段である。
上記「修理品情報参照手段」は、修理品を依頼した依頼者やサービスセンタ等の、修理業務に関わらないが修理状況を知りたい人が、修理品情報である管理情報を参照するために用いる手段である。尚、修理品情報編集手段に管理情報の変更を禁止する設定を加え、この禁止設定を有効にして修理品情報編集手段を用いることで、修理品情報参照手段としてもよい。
また、修理品情報参照手段によって参照することができる内容は、一修理品に関する管理情報の一覧、及び特定の管理情報の内容に一致した修理品の一覧等と複数の参照方法を選択することができる。
修理品情報参照手段は、過去の修理の管理情報を調べることで、修理を行うときに、何処を交換するか等の情報として利用することができる。
例えば、指定した修理品と同じ機種を指定して、過去の故障原因や修理方法の一覧を修理データベースから検索して作成及び出力して、故障原因の判断に用いたり、今後製造するものについて対処することの資料に用いたりすることができる。指定した期間内における指定した修理品の数を調べることができる。
上記「修理用部品情報」は、上記「修理用部品データベース」に蓄積される修理用部品に関する情報であり、修理用部品に関する任意の情報である。また、修理用部品情報は、任意数の修理用部品の在庫状況に関する情報を少なくても含んでいればよい。この在庫状況に関する情報は、修理用部品の名前及び在庫の数を少なくとも備えていればよい。また、情報の他の種類として、修理用部品の使用対象となる修理品の機種名、修理用部品の単価、入荷日及び修理用部品の使用方法等を挙げることができる。
更に、修理に用いた修理用部品を管理情報に登録する際の、修理用部品情報の在庫状況の変更は、少なくとも、使用した修理用部品の数だけ、在庫の数を減少させることが好ましい。
また、修理用部品情報によって参照することができる内容は、修理用部品の一覧、修理用部品の数を条件として一致する修理用部品の一覧等と複数の参照方法を選択することができる。
上記「権限情報」とは、使用者が本修理業務一元管理システム及びシステムの操作を限定する権限に関する情報である。この「権限」の例として、特定修理品の管理情報の参照権限、管理情報の変更権限、権限自体を設定する権限等を挙げることができ、これらを組み合わせて操作の限定を行うことができる。この権限は、任意の使用者について、任意の使用可能な範囲とすることができる。
例えば、特定の工程を担当する使用者は、その工程に関する操作と、その操作で変更される管理情報のみ変更できるようにすることができる。
上記「使用者情報データベース」とは、使用者の一覧及び各該使用者の権限情報を蓄積するデータベースである。
1.修理業務一元管理システムの構成
本実施例の修理業務一元管理システムは図1に示すように、サーバコンピュータ1と、複数の外部端末2とを備える。また、サーバコンピュータ1及び各外部端末2は、公衆回線網3を介して接続されている。
サーバコンピュータ1は、キーボード等からなる入力装置、ハードディスク等からなる記憶装置、マイクロプロセッサ等からなる処理装置、ディスプレイ及びプリンタ等からなる出力装置、並びに公衆通信回線網3に接続するためのネットワークアダプタ等からなる通信装置を備える。また、出力装置であるプリンタは、紙伝票を印刷発行するための伝票印刷手段15でもある。
更に、記憶装置には図1に示すように、修理品受付手段111、修理品情報編集手段112、修理品情報参照手段113、修理用部品情報編集手段114、修理データベース121、使用者情報データベース122、修理用部品データベース123、ユーザ認証手段13及び通信手段14を具備する修理業務一元管理プログラムが記憶されている。
また、修理品受付手段111、修理品情報編集手段112、修理品情報参照手段113、修理用部品情報編集手段114は、修理業務一元管理プログラムとしてサーバコンピュータ1の外部記憶装置等(図示せず)に蓄積され、必要に応じて主記憶装置に読み込まれて実行される。
修理品情報編集手段112は、修理業務にともなって生じた管理情報を修理データベース121へ更新登録するための手段である。また、修理の際に必要となった修理用部品の在庫数を減らし、修理用部品データベース123に登録を行う。
外部端末2は図1に示すように、入力手段21、出力手段22、通信手段23及び伝票印刷手段24を備える端末である。この外部端末2は、市販のパーソナルコンピュータや通信端末を用いている。
また、入力手段21は、各種情報を入力する、キーボードやポインティングデバイス(例えば、マウス、タッチパネル等)等である。更に、出力手段22は、各種結果を表示するためのディスプレイ及びプリンタ等である。また、通信手段23は、公衆通信回線網3を介してサーバコンピュータ1に接続して情報の送受信を行うための任意の手段である。更に、発送処理を行うときに修理品情報編集手段112から送られてきた管理情報を伝票として印刷するプリンタである伝票印刷手段24を備えることができる。尚、この伝票印刷手段24は、出力手段22を兼ねている。
外部端末2は図2に示すように、修理業務を行う修理センタの営業部門、保守部門、製造部門、研究・設計部門及び経理部門に設置され、公衆通信回線網3を介してサーバコンピュータに接続されている。また、代理店や修理依頼者等が所有するパーソナルコンピュータ等の端末を外部端末2として公衆通信回線網3を介してサーバコンピュータに接続することができる。
公衆通信回線網3は、インターネット等の不特定多数の接続が可能な通信回線である。また、公衆通信回線網3は、公衆電話回線網や特定用途向け等の回線網を介することができる。
以下、本実施例の修理業務一元管理システムの使用方法を説明する。
(1)修理品の受付
以下、修理品の受付を行う場合の使用方法を説明する。
まず、公衆通信回線網を介して、外部端末2を本修理業務一元管理システムのサーバコンピュータに接続を行った後、修理品受付手段111を動作するよう伝達する。このとき、サーバコンピュータは、修理品受付手段111を動作させる前にユーザ認証手段13を動作させる。
更に、接続してきた使用者に修理品受付手段111を使用できる権限があると確認できた場合、サーバコンピュータ1は修理品受付手段111を動作させる。以下、図2に示す受付のフローチャートを用いて説明する。
尚、使用者が入力する内容として、修理品の機種名、製造番号、顧客氏名、連絡先電話番号、連絡先ファクシミリ番号、連絡先電子メールアドレス、故障内容、保証の有無及び見積り提示の有無である。
修理品受付手段は、故障内容を修理品見積手段に送信し、修理品の修理に必要な内容の見積りを行う(S11)。修理品見積手段は、修理用部品データベースを参照して、故障と予想される部位の部品を求める。また、故障内容が保証範囲であるかどうかを判定(S12)し、保証範囲から外れている場合は、修理部品の合計と手数料等と加算した見積金額を算出する(S13)。見積り結果は図14に示すように、外部端末2に送信されてその出力手段22に表示され、修理依頼者に対して見積金額等の確認を行う(S14)。ここで修理不要とした場合は、本修理業務一元管理システムによる処理は終了し、修理業務を終わらせる。
更に、修理用部品データベースは、使用する修理用部品と、その修理用部品を使用する故障の症状とを蓄積することができる。修理品受付手段は、例えば、修理が必要な修理品の故障の症状をキーワードとして、修理用部品データベースに接続し、キーワードに対応した修理用部品を求めることができる。
修理品受付手段111は、入力内容と、この入力内容に対して新たに割り当てた伝票番号とを管理情報として、修理データベース121に登録する。
また、使用者情報データベース122より使用者情報を参照して、受付場所及び代理店名を求め、管理情報として修理データベース121に登録する。
修理の受付を行った修理品は、複数の工程を経て修理が行われるが、各工程で、修理品の管理情報の編集が行われる。
これら管理情報の編集が行われる各工程は図4に示すように、修理センタに運送された修理品の受付(S21)、修理品の故障内容の診断結果の入力(S22)、診断結果を基に修理可能かどうかの判断結果の入力(S23)、修理結果及び発送に必要な項目(例えば、修理に用いた修理用部品等)の入力(S25)を挙げることができる。
つまり、各工程で追加情報を入力する場合等に用いられる。
まず、「(1)修理品の受け付け」と同様に、外部端末2をサーバコンピュータ1に接続後、ユーザ認証手段13による使用者の認証を行う。また、接続してきた使用者に修理品情報編集手段112を使用できる権限があると確認できた場合、サーバコンピュータ1は修理品情報編集手段112を動作させる。
修理品情報編集手段112は該当する伝票番号についての管理情報の各項目を、図8及び図9に示すように、それぞれ編集可能に表示し、外部端末2を用いた使用者による変更を行わせる。また、使用者による変更が終わった後、編集された各項目の内容を、修理データベース121に登録し、管理情報の更新を行う。
尚、修理品情報編集手段112は、編集可能な範囲を2種類設け、修理中や、発送後に編集を行う場合は、図8に示すような変更処理を表示して様々な項目を編集することができる。また、発送時の編集を行う場合は、図9に示すような発送処理を表示して、発送時に編集する必要がある、料金や使用した部品の選択のみ編集することができる。
更に、入力された伝票番号について使用者が編集する権限を備えていない場合は、更新を行わない。また、使用者に応じて表示画面を変更することができる。
また、修理状況が「修理中」であるときに部品交換等を行った場合は、その修理用部品を入力するが、この入力時に関連する管理情報の操作が行われる。この操作は、入力した修理用部品の費用、及びその交換等に関する技術料を修理費として加算するとともに、使用した修理用部品の数を修理用部品データベースの該当する修理用部品の在庫数より差し引く操作である。
更に、修理データベースへ機種と該機種に対応した指定専用伝票の印刷様式の対応表を蓄積し、印刷時に各印刷様式を選択することができる。
以下、修理を行う作業者や、修理の依頼者が修理品の修理状況等を参照したり、特定条件の修理品の一覧を得るための使用方法を説明する。
まず、「(1)修理品の受け付け」と同様に、外部端末2をサーバコンピュータ1に接続後、ユーザ認証手段13による使用者の認証を行う。また、接続してきた使用者に修理品情報参照手段113を使用できる権限があると確認できた場合、修理品情報参照手段113を動作させる。
また、検索方法は、図12に示すような各管理情報を項目にしたものに限られず、複数の検索方法を選択して使用することができる。例えば、図10に例示するように、伝票番号、機種名、製造番号及び窓口名等と検索対象にする管理情報を限定して入力させて、入力させた管理情報を基に該当する修理品を修理データベース121から検索することができる。このように検索可能な管理情報を限定することで、検索画面が簡素になり使用者にとって入力する管理情報を限定することができるためわかりやすくなる。
また、各検索条件を入力する管理情報は一項目に限られず、範囲を指定して指定することができる。例えば、受付日及び発送日等の日付に関する管理情報において、所定の期間を指定した検索を行うことができる。また、故障内容をいくつかのグループに分類分けして、そのグループを指定して検索を行うことができる。このような検索方法を提供することによって、修理品の修理業務に必要な修理対象品の検索に限られず、過去に修理した修理品から特定の条件に一致したものを検索したり、現在の修理業務全体の進捗状況等を把握するために検索したりすることができる。
尚、検索した修理品について修理品情報編集手段112を用いて編集することもできる。
以下、修理用部品の在庫の設定や、新規登録等の修理用部品情報の編集を行う場合の使用方法を説明する。
まず、「(1)修理品の受け付け」と同様に、外部端末2をサーバコンピュータ1に接続後、ユーザ認証手段13による使用者の認証を行う。また、接続してきた使用者に修理用部品情報編集手段114を使用できる権限があると確認できた場合、修理用部品情報編集手段114を動作させる。
また、新規の修理用部品が生じた場合、修理用部品情報編集手段114を用いて、この修理用部品の名前、価格、対象機種、在庫数を登録することができる。更に、使用されなくなった修理用部品を修理用部品データベース123から削除することができる。
尚、修理用部品情報編集手段114を用いて該当する修理用部品に対応する修理用部品情報の在庫数を増減させる際に、在庫数の数が所定数未満である場合に警告を行うことができる。この警告の方法として該増減をさせるきっかけとなる修理用部品情報編集手段114の操作を行った使用者の外部端末に該当修理用部品の在庫数に関する警告の文面を表示する、修理業務の管理者の電子メールアドレスに対して該当修理用部品の在庫数に関する警告文を送付する等を挙げることができる。
上記修理業務一元管理システムは、一ヶ所の修理データベース121に伝票の発行に必要な修理品の管理情報を蓄積することで、修理品の管理を集中して行うことができる。これによって、管理に関する品質の向上が容易となる。
また、紙伝票を用いた方法に比べて、各工程においての管理情報を伝票毎に再入力する必要がないため、管理情報の管理が容易となるとともに、再入力の際に誤記等を起こすおそれがなくなる。更に、膨大な量の伝票を保管する必要がなくなる。
更に、使用者情報データベース122に権限情報を蓄積し、各手段の操作等を制限することができるため、誤操作や悪意の操作等による管理情報等の破壊を防止することができる。
更に、受け付けの段階から修理品の管理情報を電子化することが容易にできるようになり、伝票を不要とするとともに修理品の管理状態を容易に把握することができる。
また、修理品情報参照手段を用いて、管理情報に含まれる故障内容等を条件として該当する修理品の一覧を求めることができるため、過去の同様の故障を起こした修理品の修理方法を用いて迅速に修理したり、特定機種の故障しやすい場所の特定するための情報に利用したりする等の利用を行うことができる。
更に、入力する端末を汎用のものを用いることができるため、修理品を実際に修理する担当者が入力し易くなり、管理情報の電子化が容易となることで、遅延のない管理情報の更新ができるとともに、管理情報の入力忘れを防ぐことができる。
また、修理に用いた修理用部品を管理情報に入力する際に、該修理用部品の該修理用部品情報も同時に変更するようにしたため、修理用部品の在庫状況が正確に把握でき、適正な量の在庫を用意することが容易となる。
更に、各手段112、113、114の一部又は全てを実行するためのソフトウェアを外部端末2に転送し、外部端末2上で各手段112、113、114を実行することができる。また、管理情報及び修理用部品情報を外部端末2上で構成してから、サーバコンピュータ2へ転送し、修理データベース121及び修理用部品データベース123に蓄積することができる。
また、小売店等で受付時に、故障内容から見積金額を求めることができるため、修理の可否をその場で決定することができ、余分な時間を掛けたり、輸送に手間などを減らすことができる。
このような多言語を選択使用できることによって、国内及び国外で本修理業務一元管理システム及びプログラムを用い、管理情報資源の共有化を図ることができる。更に、国内の修理品を国外で修理したり、管理したりする場合等であっても、現地で作業することができる。また、国内外の現地修理者の教育にも有効である。
2;外部端末、21;入力手段、22;出力手段、23;通信手段、3;公衆通信回線網。
Claims (3)
- サーバコンピュータ上で実行され、該サーバコンピュータ、及び/又は該サーバコンピュータに接続され修理依頼者、代理店及び修理センタを含む使用者に使用される外部端末から修理品に関する管理を行うための修理業務一元管理プログラムであって、
該修理品は、製造会社によって製造された物品であって、修理を行うために受け付けた修理対象物品であり、
該サーバコンピュータは、該修理品に関する管理情報を蓄積する修理データベースと、
該外部端末から該修理品の受付をするために該管理情報を送信させ、受信した該管理情報を該修理データベースに追加登録する修理品受付手段と、
該修理データベースに登録された該管理情報を参照し、該外部端末に該管理情報を出力し、及び/又は該外部端末から新たな該管理情報を受信して該修理データベースに登録された該管理情報を該新たな管理情報に変更する修理品情報編集手段と、
該修理データベースに登録された該管理情報を参照し、該外部端末に該管理情報を出力する修理品情報参照手段と、を備える修理業務一元管理プログラムであって、
上記修理品情報編集手段は、上記修理品が複数の上記製造会社の指定専用伝票を発行する必要がある機種である場合には、上記サーバコンピュータ又は上記外部端末に上記指定専用伝票の印刷様式及び上記管理情報を送信して印刷の指示を行い、
上記修理品の修理に用いる修理用部品の在庫状況を少なくとも含む修理用部品情報を蓄積する修理用部品データベースを更に備え、上記管理情報には、該修理に用いた該修理用部品の項目を具備し、
上記修理品情報編集手段は、上記修理品情報編集手段によって該修理に用いた該修理用部品を上記修理データベースに登録する際に、該修理用部品データベース内の該当する該修理用部品の該修理用部品情報の該在庫状況の部品数を差し引き、かつ上記管理情報において該修理品が修理中である場合は、該管理情報に該修理用部品の費用及びその交換に関する技術料を修理費として加算し、
上記外部端末の使用者の一覧及び各該使用者の権限情報を蓄積する使用者情報データベースを更に備え、
少なくとも上記修理品受付手段、上記修理品情報編集手段及び上記修理品情報参照手段は、該使用者情報データベースに蓄積された該権限情報と該使用者とを比較し、一致した条件を用いて該使用者毎に上記管理情報の任意項目の参照及び編集の制限を行い、
上記使用者のうち上記修理品の依頼者は、上記修理品情報参照手段を用いて依頼した該修理品に関する上記修理データベースに蓄積された管理情報の少なくとも経過情報の一部又は全ての項目の参照を行うことができることを特徴とする修理業務一元管理プログラム。 - 上記外部端末から少なくとも故障状況の入力欄が設けられた伝票の入力を行わせ、該入力された故障状況を、上記修理データベースに登録された故障状況と修理費用との対応表から検索して、一致した修理費用を積算して修理見積り金額を算出し、算出した修理見積り金額を該外部端末に表示する見積り算出手段を備える請求項1記載の修理業務一元管理プログラム。
- 請求項1又は2に記載の修理業務一元管理プログラムを実行するサーバコンピュータを備えることを特徴とする修理業務一元管理システム。
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