JP4666996B2 - 電子ファイリングシステム、電子ファイリング方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書を管理・保管する電子ファイリングシステムに関するもので、特に管理（ファイリング）する文書の縮小画像を生成する装置・方法・プログラムに関連する。

近年、文書をスキャナ等で読み込むなどして作成した文書のイメージデータに文書管理情報を関連付けて記憶し、これらの文書情報に対して検索、表示、印刷等を行なう電子ファイリング装置（文書管理装置）が発表されている。このような電子ファイリング装置では、従来、文書管理情報（文書名、ページ数、登録日、キーワードなど）を文書と関連付けて登録し、文書の一覧や検索結果リストなどを表示する場合には、文書を識別するための情報として、これらの文書管理情報を表示している。

しかし、このような文書管理情報のみでは、その文書の概要を一見して識別するのは困難である。そのため、文書の縮小画像（サムネイル）を作成、登録し、それを文書の一覧や検索結果リストなどにおいて表示することができる電子ファイリング装置も提案されている（例えば特許文献１）。

図１０は、文書一覧や検索結果リストにおいて縮小画像を表示する、一般的な電子ファイリング装置の機能構成例を示す図である。このような電子ファイリング装置は、例えば、図１０に示すように、文書読み込み部１０００、縮小画像作成部１００１、文書記憶部１００２、表示制御部１００３とを備えている。これらのうち、文書読み込み部１０００は、ファイルシステム上に置かれているファイルデータや、不図示のデバイスからもしくはネットワーク経由で受け取る文書データを読み込む。また、縮小画像作成部１００１は、文書読み込み部１０００により読み込まれた文書データが画面などに表示される場合に出力される描画データを作成し、その描画データからドットの間引き等により、適当な大きさに縮小したイメージデータを作成する。文書登録部１００２は、文書読み込み部１０００により読み込まれた文書データと、縮小画像作成部１００１により作成された文書の縮小画像データとを関連付けて記憶する。そして、表示制御部１００３は、文書記憶部１００２に記憶されている文書データや縮小画像の表示制御を行ない、例えば、図１１に示すような縮小画像による文書の一覧表示を行なう。

このときに作成される縮小画像は、主に先頭ページとして出力されるページから作成されることが多い。

また、一方、特許文献２のように、文書を印刷や表示させる際、複数の要素から構成される文書の内容を効率的に把握できるようにするために文書の要素をフィルタリングして重要な順に要素をページの先頭から配置していき、該配置されたページを印刷（または表示）する情報処理方法も考えられている。
特開平１０−２４０７２４号公報 特開２００２−３２３６４号公報

しかしながら、上述した従来の技術では、文書の縮小画像から文書の概要を識別することはできるものの、縮小画像（サムネイル）から識別できるのは文書全体のレイアウトぐらいであり、文書に記されている文字を判読することは難しい。このため、レイアウトが似ている文書や、大きな文字や図形などがなく、特徴の少ないレイアウトの文書などを、上記縮小画像から識別することは非常に困難であるという問題がある。

特に、ＸＭＬ文書などのように基本的に一様な文字サイズのテキストのみで構成される文書データから縮小画像を作成した場合には、その傾向が顕著である。例えば、図１２に示したＸＭＬ文書データが良い例である。１２００は電子ファイリングシステムに入力・保管させたい元の文書データであり、１２０１はその文書データから作成した縮小画像である。電子ファイリングシステムのユーザはこの縮小画像から、文書の内容を理解することは非常に困難であるといえる。

また、特許文献２のように、文書の構造を解析し、重要度の高い順番に配置しなおした場合には、表示される要素は厳選されるが、引用文献２では縮小画像（サムネイル）の作成については考慮されていないので、縮小画像化すれば同じ問題が存在する。さらに、重要な順に要素を配置していくので、元のレイアウトが全く無視されてしまう。したがって、仮に同じ書式の文書が存在する場合でも、レイアウトで比較することができず、類似の文書であるかどうかを視覚的に判別することが逆に困難になるという問題もある。

上記課題を解決するために、本発明の電子ファイリングシステムは、構造化文書の構造に対して該文書内の所定部分が強調されるように文書を変換するための書式情報を付与することが可能な前記構造化文書に対応する形式のデータであるスタイルシートと複数のフォルダとを用いて、文書に縮小画像を関連付けて登録管理する電子ファイリングシステムであって、ユーザの指示に基づいて、前記複数のフォルダの各々に対して、文書内の強調させる所定部分が異なる複数のスタイルシートのいずれかを設定するスタイルシート設定手段と、登録対象の文書を入力する入力手段と、前記複数のフォルダの中から前記登録対象の文書の保管先としてユーザによって指定された保管先フォルダに対して前記スタイルシート設定手段で予め設定されたスタイルシートを取得するスタイルシート取得手段と、前記スタイルシート取得手段で取得したスタイルシートを用いて、前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換する変換手段と、前記変換手段で前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換された後の文書から縮小画像を生成する縮小画像生成手段と、前記縮小画像生成手段で生成された縮小画像と前記登録対象の文書とを関連付けて前記指定された保管先フォルダに登録する登録手段と、を有することを特徴とする。

上記課題を解決するために、本発明の電子ファイリング方法は、構造化文書の構造に対して該文書内の所定部分が強調されるように文書を変換するための書式情報を付与することが可能な前記構造化文書に対応する形式のデータであるスタイルシートと複数のフォルダとを用いて、文書に縮小画像を関連付けて登録管理するシステムを制御するための電子ファイリング方法であって、スタイルシート設定手段が、ユーザの指示に基づいて、前記複数のフォルダの各々に対して、文書内の強調させる所定部分が異なる複数のスタイルシートのいずれかを設定するスタイルシート設定ステップと、入力手段が、登録対象の文書を入力する入力ステップと、スタイルシート取得手段が、前記複数のフォルダの中から前記登録対象の文書の保管先としてユーザによって指定された保管先フォルダに対して前記スタイルシート設定ステップで予め設定されたスタイルシートを取得するスタイルシート取得ステップと、変換手段が、前記スタイルシート取得ステップで取得したスタイルシートを用いて、前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換する変換ステップと、縮小画像生成手段が、前記変換ステップで前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換された後の文書から縮小画像を生成する縮小画像生成ステップと、登録手段が、前記縮小画像生成ステップで生成された縮小画像と前記登録対象の文書とを関連付けて前記指定された保管先フォルダに登録する登録ステップと、を有することを特徴とする。

上記課題を解決するために、本発明のコンピュータプログラムは、コンピュータを、ユーザの指示に基づいて、前記複数のフォルダの各々に対して、文書内の強調させる所定部分が異なる複数のスタイルシートのいずれかを設定するスタイルシート設定手段、登録対象の文書を入力する入力手段、前記複数のフォルダの中から前記登録対象の文書の保管先としてユーザによって指定された保管先フォルダに対して前記スタイルシート設定手段で予め設定されたスタイルシートを取得するスタイルシート取得手段、前記スタイルシート取得手段で取得したスタイルシートを用いて、前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換する変換手段、前記変換手段で前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換された後の文書から縮小画像を生成する縮小画像生成手段、前記縮小画像生成手段で生成された縮小画像と前記登録対象の文書とを関連付けて前記指定された保管先フォルダに登録する登録手段、として機能させ、前記スタイルシートは構造化文書の構造に対して該文書内の所定部分が強調されるように文書を変換するための書式情報を付与することが可能な前記構造化文書に対応する形式のデータであることを特徴とする。

本発明によれば、ＸＭＬ文書などのように基本的にテキストのみで構成される文書データから縮小画像を作成した場合にも、その文書において重要とされる文字列や部分を判読可能なように強調することができる。このため、レイアウトが似ている文書や、大きな文字や図形などがなく、特徴の少ないレイアウトの文書などからでも、一覧したときに文書の内容を識別することが可能な縮小画像を生成することが可能となる。

また、同一の文書書式の場合、同じ個所が強調されるため、同じレイアウトの定型文書であれば、書式追加して縮小画像とした際にも、視覚的にレイアウト比較することで同一書式文書として判別することも可能である。

強調部分に関しては、単語を一律変換したり、文章を構文解析や意味解析したりして判断するわけではなく、ユーザ自身が半構造化文書の構造や構造定義などから簡易に強調部分と強調方法を指定可能なので、強調部分の指定が非常に正確で、強調部分を誤認識する事はほとんどなくすことができる。

さらに、保管単位ごとに強調方法・書式・スタイルを切り替えることが可能であるため、文書分類と密接に関連した形で重要部分を定義できる。

（実施例１）
以下、本発明に係わる一実施形態について図面を参照して説明する。

図１は、本発明の特徴を最もよく表わす図面であり、本実施形態における構成の一例を示している。

０１００は入力されたデータがＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）文書であるかどうかを判定するＸＭＬ形式判定部であり、０１０１はＸＭＬデータを文書ファイリングシステム（文書管理システム）に対して入力しようとするときに、入力したいＸＭＬデータの指定、格納先フォルダの指定などを行う文書入力制御部であり、０１０２は保管単位（例えば、文書登録先のフォルダごとやキャビネットごと）に登録されているスタイルシートを取り出すスタイルシート取出部であり、０１０３は入力されたＸＭＬデータに対して、保管単位から取り出されたスタイルシートを適用してデータ変換処理を行い、中間データを生成させるスタイルシート適用部であり、０１０４は生成された中間データから縮小画像（サムネイル）を生成する縮小画像生成部であり、０１０５は生成された縮小画像と入力文書データ（例えばＸＭＬ文書）を関連付けて文書ファイリングシステムのデータベースに格納するＤＢ格納部である。また、０１０６はフォルダなどの保管単位（保管部）に対して、スタイルシートを登録するスタイルシート登録部であり、各保管単位（例えばフォルダ）に対してそれぞれ独自のスタイルシートを登録することが可能である。

図２は上記構成における、本実施形態による縮小画像の生成方法および装置を説明するフローチャートである。特に、フローチャート２−１はスタイルシートを文書保管単位に対して登録するフローについて、フローチャート２−２はＸＭＬデータ文書が文書ファイリングシステムのデータベースに格納される際に縮小画像が生成される過程を表すフローについての図である。

また、図３は、本実施例を適用した場合と、従来の方法を適用した場合、それぞれにおけるデータの変遷の一例を表したものであり、このデータを用いて説明を行う。

フローチャート２−２に関して説明する。まずステップ０２０５で文書ファイリングシステムに文書データ０３００を入力して保管させようとすると、ＸＭＬ形式判定部０１００はステップ０２０６で、指定されたデータがＸＭＬであるかどうかをチェックし、ＸＭＬであると判定されれば、スタイルシート取出部０１０２がステップ０２０７で、文書保管先のフォルダに登録されているスタイルシート（ここではＸＳＬＴ（ＸＭＬ Ｓｔｙｌｅｓｈｅｅｔ Ｌａｎｇｕａｇｅ Ｔｒａｎｓｆｏｒｍａｔｉｏｎｓ）を例として説明する）を取得する。なお、文書保管先のフォルダは、ユーザにより指示されているか、ファイリングシステムにより自動的に決められているものとする。

次に、ステップ０２０８において、スタイルシート適用部０１０３が入力されたＸＭＬデータ０３００をステップ０２０７で取得したＸＳＬＴデータによって変換し、中間データ０３０１を生成する。生成された中間データ０３０１からステップ０２０９にて縮小画像生成部０１０４が縮小画像０３０３を作成する。最後にステップ０２１０でＤＢ格納部０１０５が縮小画像０３０３と入力指定したＸＭＬデータ０３００を関連付けてデータベース（ＤＢ）に格納する。なお、本実施例１では、ステップ０２０６でＸＭＬデータでないと判断された場合は、従来技術と同様に、入力された文書をそのまま縮小したような縮小画像が作成されてデータベースに格納されるものとする。

一方、図３のＸＭＬデータ０３００に対して、従来の技術で縮小画像を作成した場合、ＸＭＬデータは、図３に示すようにテキストデータをイメージにした中間データ０３０２を縮小して、縮小画像０３０４が作成される。図３のように、従来技術で作成された縮小画像０３０４に比べて、本発明で作成された縮小画像０３０３は文書を判別しやすくなっている。

なお、上記ステップ０２０７で取り出されるＸＳＬＴデータは、ＸＭＬフローチャート２−１の各ステップを実行することにより登録される。まず、ステップ０２０１でユーザが保管単位（例えばフォルダ）に対して登録するＸＳＬＴデータを指定する。次に、ステップ０２０２で、スタイルシート登録部０１０６は当該指定されたＸＳＬＴデータを対象保管単位ごともしくは複数の保管単位に対して登録することができる（例えば、フォルダごとに登録したり、複数のフォルダを束ねる親フォルダに登録することができる）。

この保管単位ごともしくは複数の保管単位に対してスタイルシートを登録できるという特徴により、ユーザが構成したフォルダ構成から考えて一番有用な部分を強調するように変更することができる。図４はその具体例を表した図であり、Ｃａｓｅ１にあるようにフォルダ構成０４０３が分野別に構成されている場合と、Ｃａｓｅ２にあるようにフォルダ構成０４０６が会社別に構成されている場合とを示している。同じＸＭＬデータ０４００を入力した場合、Ｃａｓｅ１やＣａｓｅ２のように異なるフォルダ構成であれば、おのずと縮小画像内で強調したい部分が異なってくる。Ｃａｓｅ１では分野別にフォルダが構成されている（つまり、登録されているフォルダによって分野を判別可能である）ので、各フォルダ内に登録されている文書の縮小画像からは、分野よりも会社が判別できるようにしたい。そこで、ｃａｔｅｇｏｒｙ（分野）に対応する値である「Ｓｔｏｃｋ」は強調せず、Ｃｏｍｐａｎｙ（会社）に対応する値である「ＸＸＸ Ｃｏｍｐａｎｙ」を強調するようなＸＳＬＴデータを該フォルダに登録しておき、そのＸＳＬＴデータを用いてＸＭＬデータ０４００を中間データ１（０４０１）に変換し、その後縮小画像０４０２を作成している。一方、Ｃａｓｅ２では、会社別にフォルダが構成されている（つまり、登録されているフォルダによって会社名を判別可能である）ので、各フォルダ内に登録されている文書の縮小画像からは、会社よりも分野が判別できるようにしたい。そこで、Ｃｏｍｐａｎｙ（会社）に対応する値は強調されず、Ｃａｔｅｇｏｒｙ（分野）に対応する値である「Ｓｔｏｃｋ」が強調するようなＸＳＬＴデータを該Ｃａｓｅ２のフォルダに登録しておけば、そのＸＳＬＴデータを用いて中間データ０４０４に変換し、縮小画像０４０３を作成することができる。

本実施形態によれば、ＸＭＬ文書などのように基本的にテキストのみで構成される文書データから縮小画像を作成した場合にも、その文書において重要とされる文字列や部分を判読可能なように強調することができる。このため、レイアウトが似ている文書や、大きな文字や図形などがなく、特徴の少ないレイアウトの文書などからでも、一覧したときに文書の内容を識別することが可能な縮小画像を生成することが可能となる。

さらに、保管単位ごとに強調方法・書式・スタイルを切り替えることが可能であるため、文書分類と密接に関連した形で重要部分を定義できる。

なお、本実施例では、ＸＭＬ形式の文書を例として用いたが、その他の形式の構造化文書であってもよく、その場合は、その形式の文書を変換するためのスタイルシートを用いて変換した後、縮小画像を生成することになる。

（実施例２）
実施例１では、ステップ０２０６で、入力文書が既に構造化されている文書（例としてＸＭＬ文書とした）であると判定した場合にステップ０２０７以降の処理を行なうこととしたが、図５のフローチャートに示すように、ステップ０２０６でＸＭＬデータかどうかを判定した際に、ＸＭＬデータでないと判定すると、ステップ０５００に進んで入力データをＸＭＬ化し、その後、実施例１で説明したようなステップ０２０７以降の処理を行うようにしてもよい。なお、ＸＭＬ化処理は、例えば、レイアウト解析や構文解析・意味解析などを行なうことにより、適切なタグをつけて、入力文書を構造化（ＸＭＬ化）する。

本実施形態によれば、ＸＭＬ以外の入力データに対しても、その文書において重要とされる文字列や部分を判読可能なように強調することができる。このため、レイアウトが似ている文書や、大きな文字や図形などがなく、特徴の少ないレイアウトの文書などからでも、一覧したときに文書の内容を識別することが可能な縮小画像を生成することが可能となる。

さらに、保管単位ごとに強調方法・書式・スタイルを切り替えることが可能であるため、文書分類と密接に関連した形で重要部分を定義できる。

（実施例３）
実施例１または２では、入力されるＸＳＬＴデータは格納先フォルダに登録されている唯一のＸＳＬＴデータによって、書式変換を行っていた。本実施例３では、ＸＳＬＴデータを登録する際に、対応するスキーマ情報も同時に登録できるようにすることで、１つのフォルダに対して複数のＸＳＬＴデータを登録することができる。図６のフローチャートに示すように、０２０６で入力データがＸＭＬデータと判別された後（もしくは、０５００で入力データをＸＭＬ化した後）、入力ＸＭＬデータのスキーマをチェックし、そのチェックしたスキーマに対応するＸＳＬＴデータが該フォルダに登録されているか判断（入力されたＸＭＬ文書のスキーマに基づき、そのＸＭＬ文書を処理対象とするのが妥当か判断）し、登録されていれば、ステップ０２０７でそのスキーマに対応するＸＳＬＴデータを用いて変換を行うようにし、登録されていなければ、ステップ０６０２に進んで、従来方式で縮小画像を生成する（もしくは、文書登録拒否する）など別処理を行わせるようにしても良い。

本実施例３によれば、フォルダに対して複数のＸＳＬＴデータを登録させた上で、かつ、入力されるＸＭＬのスキーマに従って対応するスタイルシートを自動的に選択させることが可能となり、一つのフォルダに複数のスキーマに対応したデータが入力されるような場合でも、適切な部分を強調表示させた縮小画像を生成できる。

（実施例４）
実施例３では、ユーザが入力する文書のスキーマに対応しているスタイルシートをあらかじめ用意して登録しておいてやる必要があったが、入力されたＸＭＬデータが登録されているスキーマにとって妥当なＸＭＬデータで無かった場合、その時点で、ユーザがどの部分を強調すべきかを指定できるようなＵＩを通して自動的にＸＳＬＴを生成させても良い。

図７は、本実施形態による縮小画像の生成方法および装置を説明するフローチャートである。また、図８は、本実施例４における構成の一例を示している。

文書入力制御部０１０１がＸＭＬデータを受け取った後、ステップ０６００にて、そのＸＭＬのスキーマチェックを行うため、スキーマ取出し部０８００は、格納先として指定されたフォルダに登録されているスキーマを取出す。ステップ０６０１で入力ＸＭＬデータが登録されているスキーマにとって妥当であると判断された場合は前述した実施例３と同様に、対応するＸＳＬＴデータを用いてステップ０２０７以降の処理を行う。一方、ステップ０６０１で入力ＸＭＬデータが登録されているスキーマにとって妥当でないと判断された場合、ステップ０７００へと進み、新スキーマ構成要素抽出部０８０２で入力ＸＭＬデータのスキーマからデータを構成している要素（ＸＭＬの場合は、要素や属性など）を抜き出し、スキーマ構成要素表示部０８０３で一覧表示を行う。図９は入力されたと仮定するＸＭＬデータとそのスキーマから、構成要素を抽出し、ダイアログ上に一覧表示した例である。ユーザはこのようなＧＵＩからどの構成要素に対してどのような書式変換を適用するかを指定することが可能（例えば文字に色をつけたり書体を変えたりサイズを変えたりなどの変換を指定できる）で、この処理を書式指定部０８０４がステップ０７０１にて行う。このステップ０７０１での入力をうけてステップ０７０２にてスタイルシート生成部０８０５はスタイルシートを生成する。生成されたスタイルシートはステップ０７０３でスタイルシート登録部０１０６を通して格納先フォルダに対して登録される。

本実施形態によれば、フォルダに対して登録されているＸＳＬＴデータに対応していないＸＭＬデータが入力される場合にも、対応するＸＳＬＴデータを随時生成することが可能となり、ユーザがデータを入力する際に、対応するＸＳＬＴが登録されているかどうかにかかわらず、データを入力して、識別率の良い縮小画像を生成することができる。

（実施例５）
前記実施例３や４では、一つのスキーマに対応するＸＳＬＴデータは一つであると暗黙に仮定していたが、一つのスキーマに対して複数のＸＳＬＴデータを登録できるようにしても良い。この場合、ＸＭＬデータ入力時に、スキーマチェックで妥当と判断されたスキーマに対して登録されているＸＳＬＴの中からどのＸＳＬＴを指定するのかをユーザが指定するように構成する。

本実施形態によれば、同一のフォルダ内に格納する必要があって、かつ特定の文書だけ別の強調表現を行いたい場合にも、柔軟に対応することが可能となる。

（実施例６）
前記実施例では、格納先フォルダごとに適用するＸＳＬＴデータを切り替えていたが、本実施例６では、更に、データタイプによって、適用するＸＳＬＴデータを切り替えるようにする。例えば、ＢＭＰデータからＸＭＬ化して抽出したデータに関してはスタイルシートＡ、ＴＩＦＦデータからＸＭＬ化して抽出したデータに関してはスタイルシートＢというように、入力元文書のデータタイプによって切り替えることを特徴とする。

本実施例によれば、入力される文書のデータタイプに従って対応するスタイルシートを自動的に選択させることが可能となり、データタイプに応じて適切な部分を強調表示させた縮小画像を生成できる。

（実施例７）
本実施例７では、前述した実施例の条件に加え、データ入力を行うもしくは縮小画像作成処理を行うユーザやアカウント情報に従って、取出されるＸＳＬＴデータを切り替えられるようにする。

このように構成することにより、ユーザごとに作成する縮小画像データを切り替えることが可能となり、縮小画像からどのユーザが入力したデータかを判別することが可能となる。

（実施例８）
前記実施形態では、同一のスキーマ、同一のフォルダ、同一のユーザ、同一のアカウントならば適用されるＸＳＬＴデータも同一であったが、本実施例８では、フォルダに対してもしくは、ＸＳＬＴデータに対して、ＸＰａｔｈ式を登録しておき、そのＸＰａｔｈ式の条件を満たすか満たさないかで適用するＸＳＬＴデータを切り替えるようにしても良い。例えば、Ｎｅｗｓ文書を入力する場合、文書Ａの記事は既に期限切れの話なので、タイトルは強調しないが、文書Ｂに関してはタイトルを強調するなどの使い分けができる。

本実施形態によれば、入力するデータの内容によって、強調する部分を変更することが可能となる。

（実施例９）
前記実施形態では、格納先フォルダをユーザが指定することを前提としていたが、自動振り分け用のフォルダに対して文書が入力されると、入力文書のスキーマに従って、格納先フォルダが自動的に決まるようにしても良い。

例えば、自動振り分け用フォルダに対して、スキーマデータと対応ＸＳＬＴデータと格納先フォルダ名をセットとして登録しておく。あるＸＭＬデータがそのフォルダに入力されると、そのＸＭＬデータのスキーマチェックが行われ、妥当だと判断されたＸＳＬＴデータを用いてＸＭＬデータを変換した後、縮小画像が生成される。そして、データが登録される際に、そのスキーマに対応して登録されている格納先フォルダに自動的に振り分けられるようにする。

本実施形態によれば、格納先フォルダをユーザが決めてから入力する必要がなく、同一スキーマの文書は同一のフォルダ内に集めることができる。これによって、スタイルシートで強調すべき点をさらに絞り込むことが可能になり、システム全体としての文書の探しやすさが向上する。

（その他の実施例）
なお、実施例１乃至９に示したような本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施例における構成図 本発明の実施例のフローチャート図 本発明の実施例におけるデータ遷移の一例 本発明の実施例における具体的な適用例 本発明の実施例２のフローチャート図 本発明の実施例３のフローチャート図 本発明の実施例４のフローチャート図 本発明の実施例４における構成図 本発明で利用するＸＳＬＴ作成のためのＧＵＩの一例 一般的な電子ファイリング装置の機能構成例を示す図 従来の縮小画像による文書の一覧表示の例 ＸＭＬデータとそのＸＭＬデータから生成される従来の縮小画像

符号の説明

０１００ ＸＭＬ形式判定部
０１０１ 文書入力制御部
０１０２ スタイルシート取出部
０１０３ スタイルシート適用部
０１０４ 縮小画像生成部
０１０５ ＤＢ格納部
０１０６ スタイルシート登録部
０８００ スキーマ取出し部
０８０１ スキーマチェック部
０８０２ 新スキーマ構成要素抽出部
０８０３ スキーマ構成要素表示部
０８０４ 書式指定部
０８０５ スタイルシート生成部

Claims (5)

1. 構造化文書の構造に対して該文書内の所定部分が強調されるように文書を変換するための書式情報を付与することが可能な前記構造化文書に対応する形式のデータであるスタイルシートと複数のフォルダとを用いて、文書に縮小画像を関連付けて登録管理する電子ファイリングシステムであって、
   ユーザの指示に基づいて、前記複数のフォルダの各々に対して、文書内の強調させる所定部分が異なる複数のスタイルシートのいずれかを設定するスタイルシート設定手段と、登録対象の文書を入力する入力手段と、
   前記複数のフォルダの中から前記登録対象の文書の保管先としてユーザによって指定された保管先フォルダに対して前記スタイルシート設定手段で予め設定されたスタイルシートを取得するスタイルシート取得手段と、
   前記スタイルシート取得手段で取得したスタイルシートを用いて、前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換する変換手段と、
   前記変換手段で前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換された後の文書から縮小画像を生成する縮小画像生成手段と、
   前記縮小画像生成手段で生成された縮小画像と前記登録対象の文書とを関連付けて前記指定された保管先フォルダに登録する登録手段と、
   を有することを特徴とする電子ファイリングシステム。
2. 前記構造化文書はＸＭＬ形式の文書であり、前記スタイルシートはＸＳＬＴ形式のデータであることを特徴とする請求項１に記載の電子ファイリングシステム。
3. 構造化文書の構造に対して該文書内の所定部分が強調されるように文書を変換するための書式情報を付与することが可能な前記構造化文書に対応する形式のデータであるスタイルシートと複数のフォルダとを用いて、文書に縮小画像を関連付けて登録管理するシステムを制御するための電子ファイリング方法であって、
   スタイルシート設定手段が、ユーザの指示に基づいて、前記複数のフォルダの各々に対して、文書内の強調させる所定部分が異なる複数のスタイルシートのいずれかを設定するスタイルシート設定ステップと、
   入力手段が、登録対象の文書を入力する入力ステップと、
   スタイルシート取得手段が、前記複数のフォルダの中から前記登録対象の文書の保管先としてユーザによって指定された保管先フォルダに対して前記スタイルシート設定ステップで予め設定されたスタイルシートを取得するスタイルシート取得ステップと、変換手段が、前記スタイルシート取得ステップで取得したスタイルシートを用いて、前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換する変換ステップと、縮小画像生成手段が、前記変換ステップで前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換された後の文書から縮小画像を生成する縮小画像生成ステップと、登録手段が、前記縮小画像生成ステップで生成された縮小画像と前記登録対象の文書とを関連付けて前記指定された保管先フォルダに登録する登録ステップと、
   を有することを特徴とする電子ファイリング方法。
4. コンピュータを、
   ユーザの指示に基づいて、前記複数のフォルダの各々に対して、文書内の強調させる所定部分が異なる複数のスタイルシートのいずれかを設定するスタイルシート設定手段、登録対象の文書を入力する入力手段、
   前記複数のフォルダの中から前記登録対象の文書の保管先としてユーザによって指定された保管先フォルダに対して前記スタイルシート設定手段で予め設定されたスタイルシートを取得するスタイルシート取得手段、
   前記スタイルシート取得手段で取得したスタイルシートを用いて、前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換する変換手段、
   前記変換手段で前記登録対象の文書の対応する部分が強調されるように変換された後の文書から縮小画像を生成する縮小画像生成手段、
   前記縮小画像生成手段で生成された縮小画像と前記登録対象の文書とを関連付けて前記指定された保管先フォルダに登録する登録手段、
   として機能させ、
   前記スタイルシートは構造化文書の構造に対して該文書内の所定部分が強調されるように文書を変換するための書式情報を付与することが可能な前記構造化文書に対応する形式のデータであることを特徴とするコンピュータプログラム。
5. 請求項４に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

Images