JP2007133511A - 文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】サムネールによって文書の一覧を表示させる際に、各文書に対するセキュリティ情報を適切に認識させることのできる文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体の提供を目的とする。
【解決手段】蓄積されている文書の情報を表示する文書管理装置であって、前記文書に設定されている操作制限情報を取得する操作制限情報取得手段と、前記文書に基づいて当該文書の内容を示す画像を生成する文書画像生成手段と、前記文書の内容を示す画像に、当該文書に設定されている操作制限情報において制限されている操作に応じたアイコンを合成するアイコン合成手段と、前記アイコンが合成された前記画像を前記文書のサムネール画像として表示させる表示制御手段とを有することにより上記課題を解決する。
【選択図】図５

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体に関し、特に蓄積されている文書の情報を表示する文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体に関する。

アプリケーションソフトウェア等が作成したファイルや画像データなどを管理するファイル管理ソフトウェア等において、ファイルの一覧を表示させる際にサムネールと呼ばれるファイルの内容を縮小した画像によって各ファイルを表示させる機能を有するものがある（例えば、特許文献１）。

ファイルの一覧を、そのファイルに付加されている属性項目によってではなく、サムネールによって表示させることで、各ファイルの内容をユーザに直感的に認識させることができる。
特開平１１−１２０２０２号公報

しかしながら、サムネールのみ（又はサムネールとファイル名のみ）によってファイルの一覧を表示させた場合、ユーザは、各ファイルに設定されているセキュリティ情報を事前に（ファイルを操作する前等に）確認することが困難であるという問題がある。

すなわち、ファイル管理ソフトウェア等では、各ファイルのセキュリティを確保するため各ファイルについてアクセス制御を行っているのが一般的である。

また、Ａｄｏｂｅ社のＰＤＦ（Portable Document Format）のように、ファイル自身にもセキュリティ情報の設定が可能なものもある。ＰＤＦファイルは、パスワード(文書を開くパスワード)を設定することで暗号化して保存することができる。したがって、パスワードを知らないユーザによる当該ＰＤＦファイルの内容の閲覧を禁止することができる。また、当該ＰＤＦファイルを配布する場合に、配布者の意図に反した利用が行われないよう制限することができる。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、サムネールによって文書の一覧を表示させる際に、各文書に対するセキュリティ情報を適切に認識させることのできる文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体の提供を目的とする。

そこで上記課題を解決するため、本発明は、蓄積されている文書の情報を表示する文書管理装置であって、前記文書に設定されている操作制限情報を取得する操作制限情報取得手段と、前記文書に基づいて当該文書の内容を示す画像を生成する文書画像生成手段と、前記文書の内容を示す画像に、当該文書に設定されている操作制限情報において制限されている操作に応じたアイコンを合成するアイコン合成手段と、前記アイコンが合成された前記画像を前記文書のサムネール画像として表示させる表示制御手段とを有することを特徴とする。

このような文書管理装置では、サムネールによって文書の一覧を表示させる際に、各文書に対するセキュリティ情報を適切に認識させることができる。

また、上記課題を解決するため、本発明は、コンピュータを上記文書管理装置として機能させるための文書管理プログラム、又は前記文書管理プログラムを記録した記録媒体としてもよい。

本発明によれば、サムネールによって文書の一覧を表示させる際に、各文書に対するセキュリティ情報を適切に認識させることのできる文書管理装置、文書管理プログラム及び記録媒体を提供することができる。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明の実施の形態の文書管理装置における文書管理ソフトウェアの機能構成例を示す図である。

図１において文書管理装置１０における文書管理ソフトウェアは、電子文書（以下、単に「文書」という。）の管理等を主な機能とするソフトウェアであり、ユーザインタフェース部１１、データ管理部１２、サムネール作成部１３及びデータ蓄積部１４等より構成される。

ユーザインタフェース部１１は、文書の一覧等を閲覧等させるためのＧＵＩを提供する。ユーザインタフェース部１１は、文書のサムネール（縮小画像）によってその一覧を表示させる機能を有する。

データ管理部１２は、データ蓄積部１２に対するインタフェースをユーザインタフェース部１１やサムネール作成部１３に提供する。

データ蓄積部１４は、文書を蓄積する。本実施の形態において文書は、アプリケーションソフトウェアから作成されたファイルや、スキャナやファクスから取り込まれた画像ファイル等を含む情報をいう。

図２は、本発明の実施の形態における文書構造の例を示す図である。図２では、一つの文書の文書構造が表形式によって示されている。図２に示されるように、本実施の形態における文書は、書誌情報と一つ以上のファイルごとのファイル情報（ファイル情報１、ファイル情報２、・・・ファイル情報Ｎ）とから構成されている。書誌情報は、文書名、作成者、更新日、メモ、及びファイル数（ファイル情報の数）等より構成されている。また、各ファイル情報は、ファイルデータ、サムネールデータ、及び全文検索用テキストデータ等より構成されている。

このように、本実施の形態における文書は、当該文書の書誌事項（作成者や作成日、更新日など）やサムネールデータ、全文検索用のテキストデータなどが文書ファイル（ファイルデータ）に対する付加データとして関連づけられて管理・蓄積されている。また、当該文書は、複数の文書ファイルを含む場合もある。

ただし、本発明の適用範囲は、かかる文書構造による文書に限定されない。単に一つのファイルを一つの文書として管理するシステムに対しても本発明は有効である。

図１に戻る。サムネール作成部１３は、ファイルデータに基づいてサムネールを作成する。サムネール作成部１３によって作成されたサムネールは、図２に示されるように、当該ファイルデータに関連付けられて管理される。

図３は、サムネール作成部の機能構成例を示す図である。図３において、サムネール作成部１３は、画像作成部１３１、セキュリティ情報取得部１３２、及びサムネール画像構成部１３３等より構成される。

画像作成部１３１は、ファイルデータの先頭ページの内容から画像を生成し、その画像をサムネールサイズに縮小した画像を作成する。セキュリティ情報取得部１３２は、文書のファイルデータに設定されているセキュリティ情報（操作制限情報等や文書を開くためのパスワードの有無等の情報）を取得する。セキュリティ情報がファイルデータの外部（例えば、セキュリティ管理サーバや、アクセス制御ファイル等）に管理されている情報である場合、セキュリティ情報取得部１３２は、その管理場所より当該セキュリティ情報を取得する。また、セキュリティ情報がファイルデータに含まれてされている場合、セキュリティ情報取得部１３２は、ファイルデータにアクセスすることにより当該セキュリティ情報を取得する。サムネール画像構成部１３３は、画像作成部１３１が作成した画像に、セキュリティ情報取得部１３２が取得したセキュリティ情報を表すアイコン画像（以下「セキュリティアイコン」という。）を重ね合わせて（合成して）、最終的なサムネール画像を作成する。

次に、文書管理装置１０のハードウェア構成について説明する。図４は、本発明の実施の形態における文書管理装置のハードウェア構成例を示す図である。図４の文書管理装置１０は、それぞれバスBで相互に接続されているドライブ装置１００と、補助記憶装置１０２と、メモリ装置１０３と、演算処理装置１０４と、表示装置１０５と、入力装置１０６と等を有するように構成される。

文書管理装置１０での処理を実現するプログラム（文書管理ソフトウェア）は、CD―ROM等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記録した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、処理対象とする画像データ等を格納する。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。演算処理装置１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従って文書管理装置１０に係る機能を実行する。表示装置１０５はプログラムによるＧＵＩ（Graphical User Interface）等を表示する。入力装置１０６はキーボード及びマウス等で構成され、様々な操作指示を入力するために用いられる。

なお、文書管理装置１０をネットワークに接続することにより、他の端末からリモートで操作を行ってもよい。この場合、ドライブ装置１００、表示装置１０５及び入力装置１０６等は、当該他の端末が有していればよく、文書管理装置１０が必ずしも備えている必要はない。

以下、文書管理装置１０の文書管理ソフトウェアによって実行される処理手順について説明する。

図５は、第一の実施の形態の文書管理ソフトウェアによるサムネール画像作成処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。図５の処理は、文書管理ソフトウェアに文書又はファイルが新たに登録された際、登録されているファイルの内容等が更新された際、及び文書に対するセキュリティ情報が更新された際等に実行される。なお、以下において処理対象とされている文書を「対象文書」という。

ステップＳ１０１において、セキュリティ情報取得部１３２は、対象文書のファイルデータのセキュリティ情報を取得する。続いて、画像作成部１３１は、ファイルデータの先頭ページに基づいて、サムネール用のサイズの画像データ（以下「画像データＡ」という。）を作成する（Ｓ１０２）。続いて、サムネール画像構成部１３３は、ファイルデータに操作制限情報が設定されているか否かを判定する（Ｓ１０３）。

本実施の形態では、操作制限情報によって印刷操作、編集操作、内容抽出操作のいずれか、又はこれらの組み合わせが制限される場合を例とする。印刷操作が制限されると、ファイル閲覧ソフト等によってファイルデータの印刷が実行できなくなる。編集操作が制限されると、ファイル閲覧用ソフト等によってファイルデータの編集ができなくなる。内容抽出操作が制限されると、ファイル閲覧用ソフト等によってファイルデータの内容がコピーできなくなる。

操作制限情報が設定されていない場合（Ｓ１０３でＮＯ）、サムネール画像構成部１３３は、画像データＡをファイルデータのサムネール画像としてファイルデータに関連付けて登録する（Ｓ１０４）。

一方、操作制限情報が設定されている場合（Ｓ１０３でＹＥＳ）、サムネール画像構成部１３３は、当該操作制限情報に応じたアイコン画像（セキュリティアイコン）を画像データＡに合成することでサムネール画像を作成し、作成されたサムネール画像をファイルデータに関連付けて登録する（Ｓ１０４）。

図６は、操作制限情報に応じて合成されるセキュリティアイコンの例を示す図である。図６に示されるように、各セキュリティアイコンは、制限される操作の内容を視覚的に表現したものとなっている。なお、同時に複数の操作が制限されている場合は、複数のセキュリティアイコンが合成される。

また、図７は、操作制限情報に応じて作成されるサムネール画像の例を示す図である。図７において、（Ａ）は、印刷、編集、及び内容抽出操作のいずれもが許可されている場合のサムネール画像を示す。この場合、セキュリティアイコンは合成されず、ファイルデータの内容に基づいて作成された画像が、サムネール画像とされる。一方、（Ｂ）は、印刷、編集、及び内容抽出操作の全てが不許可の場合のサムネール画像を示す。この場合、破線で囲まれた領域に示されるように、各操作が制限されていることを示すセキュリティアイコンが合成されたものがサムネール画像とされる。

なお、図５の処理は、対象文書に複数のファイルデータが含まれている場合は、必要に応じて各ファイルデータについて実行される。

上述したように、第一の実施の形態における文書管理装置１０によれば、セキュリティアイコンを重ね合わせたものをサムネールとするため、セキュリティの設定状況を一目で認識させることができ、ユーザビリティを向上させることができる。すなわち、ユーザは、実際にファイルを操作しなくてもサムネールを見るだけでそのファイルに設定されているセキュリティ情報を確認することができる。

次に、第二の実施の形態として、「開くパスワード」が設定されているファイルデータのサムネール画像の生成について説明する。ここで、「開くパスワード」（以下、単に「パスワード」という。）とは、ＰＤＦ（Portable Document Format）のように、ファイルを暗号化して保存するためのパスワードをいう。当該ファイルを開く際は、当該パスワードの入力が求められ、正当なパスワードを入力できたユーザのみ当該ファイルを開くことができる。したがって、パスワードが設定されているファイルデータのサムネールとして、当該ファイルデータの所定のページの画像データを用いるのは適切ではない場合がある。また、パスワードが設定されているファイルデータからは、印刷不許可、編集不許可、内容抽出不許可等の操作制限情報を取得できない場合もある。かかる問題点の解決手段を以下に示す。なお、特に明記しない限り、第二の実施の形態における文書管理装置１０の各種の条件は、第一の実施の形態におけるものと同様とする。

図８は、第二の実施の形態の文書管理ソフトウェアによるサムネール画像作成処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ２０１において、セキュリティ情報取得部１３２は、対象文書のファイルデータのセキュリティ情報を取得する。続いて、サムネール画像構成部１３３は、ファイルデータにパスワードが設定されているかをファイルデータにアクセスすることにより判定する（Ｓ２０２）。ファイルデータにパスワードが設定されている場合（Ｓ２０２でＹＥＳ）、サムネール画像構成部１３３は、パスワードが設定されているファイルデータに対するサムネール画像として予め保存されている画像を当該ファイルデータに対するサムネール画像として登録する（Ｓ２０３）。

図９は、パスワードが設定されているファイルデータに対するサムネール画像の例を示す図である。ステップＳ２０３では図９に示されるような、パスワードが設定されていることをユーザに観念させるような画像が、ファイルデータのサムネール画像として登録される。

一方、パスワードが設定されていない場合（Ｓ２０２でＮＯ）、ステップＳ２０４〜Ｓ２０７において、図５のステップＳ１０２〜Ｓ１０５と同様の処理が実行される。したがって、ファイルデータに操作制限情報が設定されている場合は、制限されている操作に応じたアイコンが合成された画像がサムネール画像とされる。

上述したように、第二の実施の形態における文書管理装置１０によれば、パスワードが設定されているファイルデータについては、当該ファイルデータに基づく画像ではなく、予め定められた画像がサムネール画像として採用される。したがって、当該ファイルデータの内容が公開されるのを防止しつつ、当該ファイルデータにパスワードが設定されていることをユーザに直感的に認識させることができる。

ところで、操作制限情報において内容抽出が制限されているファイルデータの場合、当該ファイルデータの内容を画像にしたサムネールを作成する処理も、「内容抽出」に相当するものと考えることができる。したがって、かかるファイルデータについてその内容に基づく画像をサムネールとして用いることは適切でない場合がある。以下、第三の実施の形態として、かかる問題点を解決する手段について説明する。なお、特に明記しない限り、第三の実施の形態における文書管理装置１０の各種の条件は、第一の実施の形態におけるものと同様とする。

図１０は、第三の実施の形態の文書管理ソフトウェアによるサムネール画像作成処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ３０１において、セキュリティ情報取得部１３２は、対象文書のファイルデータのセキュリティ情報を取得する。続いて、サムネール画像構成部１３３は、取得されてセキュリティ情報に基づいて、ファイルデータの内容抽出が制限されているか否かを判定する（Ｓ３０２）。

ファイルデータに対して内容抽出が制限されていない場合（Ｓ３０２でＮｏ）、ステップＳ３０３〜Ｓ３０７において、図５のステップＳ１０２〜Ｓ１０５と同様の処理が実行される。但し、内容抽出の制限の有無についてはステップＳ３０２において既に判定されているため、ステップＳ３０５では、内容抽出以外の操作（印刷及び編集）について制限の有無が判定される。

一方、ファイルデータに対して内容抽出が制限されている場合（Ｓ３０２でＹＥＳ）、サムネール画像構成部１３３は、内容抽出が制限されているファイルデータに対するサムネール画像として予め保存されている画像を、当該ファイルデータに対するサムネール画像として取得する（Ｓ３０４）。

図１１は、内容抽出が制限されているファイルデータに対するサムネール画像の例を示す図である。ステップＳ３０４では図１１に示されるような、内容抽出が制限されていることをユーザに観念させるような画像が取得される。

以降、ステップＳ３０４で取得されたサムネール画像を画像データＡとして、ステップＳ３０５〜Ｓ３０７の処理が実行される。したがって、他の操作が制限されている場合は、図１１のサムネール画像に対して、当該他の操作の制限を示すアイコンが合成された画像が最終的なサムネール画像として登録される。

上述したように、第三の実施の形態における文書管理装置１０によれば、内容抽出が制限されているファイルデータについては、当該ファイルデータに基づく画像ではなく、予め定められた画像がサムネール画像として採用される。したがって、当該ファイルデータの内容が抽出され、公開されるのを防止しつつ、当該ファイルデータの内容抽出が制限されていることをユーザに直感的に認識させることができる。

なお、文書管理ソフトウェアのユーザインタフェース部１１は、上記第一から第三の実施の形態において説明した処理によって登録されたサムネール画像を用いて、例えば、図１２に示されるような画面を表示させる。

図１２は、本発明の実施の形態におけるサムネール画像を用いた文書一覧画面の表示例を示す図である。

図１２に示される文書一覧画面１１０は、フォルダ表示領域１１１と文書一覧表示領域１１２とを有する。フォルダ表示領域１１１は、文書の格納場所としてのフォルダのツリー構造が表示される領域である。文書一覧表示領域１１２は、フォルダ表示領域１１１において選択されているフォルダに格納されている文書の一覧が表示される領域である。図１２では、文書ごとに矩形領域（以下「セル」という。）が設けられ（セル１１３〜１１７）、セルの中に当該文書に属するファイルデータのサムネール画像が表示されている。

例えば、セル１１３には、セキュリティアイコンが合成されたサムネール画像が表示されている。セル１１４には、内容抽出が制限されているファイルデータに対するサムネール画像にセキュリティアイコンが合成されたものが表示されている。セル１１５には、パスワードが設定されているファイルデータに対するサムネール画像が表示されている。

ところで、セル１１３において、サムネール画像の下に分数「１／３」が表示されているが、これは、当該文書に属しているファイルデータの総数と、現在表示されているファイルデータの順番とを示している。したがって、セル１１３の文書には、３つのファイルデータが属しており、そのうち１番目のファイルデータが表示されていることになる。なお、表示対象とするファイルデータは、ボタン１１３ａ及び１１３ｂによって変更する（めくる）ことができ、新たに表示されたファイルデータは、当該ファイルデータに対して図５、図８、又は図１０において説明した処理が実行されることにより登録されたサムネール画像が表示される。

なお、上記においては、ファイルデータの最初のページに基づいてサムネール画像を生成する例について説明したが、ページごとにサムネール画像を生成し、ファイルデータをめくるような操作によって、ページ単位でサムネール画像をめくれるようにしてもよい。この場合、ページごとにセキュリティアイコンを合成させたものや、パスワードが設定されているファイルデータに対するサムネール画像や、内容抽出が制限されているファイルデータに対するサムネール画像を登録しておけばよい。そのようにしておけば、いずれのページのサムネール画像が表示されている場合であっても、当該ファイルデータのセキュリティ情報をユーザに直感的に認識させることができる。

また、文書管理装置１０は、必ずしも一台のコンピュータによらず、いわゆるクライアント・サーバ型の文書管理システムとして実現されてもよい。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

本発明の実施の形態の文書管理装置における文書管理ソフトウェアの機能構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における文書構造の例を示す図である。 サムネール作成部の機能構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における文書管理装置のハードウェア構成例を示す図である。 第一の実施の形態の文書管理ソフトウェアによるサムネール画像作成処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 操作制限情報に応じて合成されるセキュリティアイコンの例を示す図である。 操作制限情報に応じて作成されるサムネール画像の例を示す図である。 第二の実施の形態の文書管理ソフトウェアによるサムネール画像作成処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 パスワードが設定されているファイルデータに対するサムネール画像の例を示す図である。 第三の実施の形態の文書管理ソフトウェアによるサムネール画像作成処理の処理手順を説明するためのフローチャートである。 内容抽出が制限されているファイルデータに対するサムネール画像の例を示す図である。 本発明の実施の形態におけるサムネール画像を用いた文書一覧画面の表示例を示す図である。

符号の説明

１０ 文書管理装置
１１ ユーザインタフェース部
１２ データ管理部
１３ サムネール作成部
１４ データ蓄積部
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ 演算処理装置
１０５ 表示装置
１０６ 入力装置
１３１ 画像作成部
１３２ セキュリティ情報取得部
１３３ サムネール画像構成部
Ｂ バス

Claims (5)

1. 蓄積されている文書の情報を表示する文書管理装置であって、
   前記文書に設定されている操作制限情報を取得する操作制限情報取得手段と、
   前記文書に基づいて当該文書の内容を示す画像を生成する文書画像生成手段と、
   前記文書の内容を示す画像に、当該文書に設定されている操作制限情報において制限されている操作に応じたアイコンを合成するアイコン合成手段と、
   前記アイコンが合成された前記画像を前記文書のサムネール画像として表示させる表示制御手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記操作制限情報によって制限されている操作に応じたアイコンは、印刷操作の制限、編集操作の制限、又は内容抽出操作の制限の少なくともいずれか一つを表現するアイコンであることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記アイコン合成手段は、前記操作制限情報において制限されている操作に内容抽出が含まれているときは、予め定められた所定の画像に対して前記アイコンを合成することを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. コンピュータを、請求項１乃至３いずれか一項記載の文書管理装置として機能させるための文書管理プログラム。
5. 請求項４記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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