JP4504028B2 - オンライン建材受発注処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、建材メーカーと顧客との間で行われるような取引における、建材の見積作成から発注、納品までの業務を、オンラインで統合的、効率的に実行できるようにしたオンライン建材受発注処理装置に関する。

建材メーカーは、問屋などの流通業者や工務店などの施工業者を含む多数の顧客との間で日常的に取引を行っているが、建材の種類やサイズ、納期、納品場所など、顧客からの注文は多様な組み合わせと条件で指定されるため、顧客側での発注書の作成も、建材メーカーにおける見積書の作成も、複雑で手間のかかる作業となっている。たとえば、顧客側では、必要なすべての建材について種類、寸法、施工方法を確認し、種類ごとに寸法、数量、施工方法、納期、納品場所をそれぞれ指定して発注し、これを受注した建材メーカー側では、顧客が指定した種類の建材を必要数量確保するとともに、必要であれば建材を指定された寸法で切り出し、指定された期日に指定された施工現場へ届ける必要があり、それらをすべて考慮して費用、作業日数、配送方法などを見積らなければならなかった。

また建材をオンラインでの発注できる受発注システムは従来から利用されていたが、そのシステムは単純に発注のみを取り扱うものであったため、発注したい顧客は、まず商品カタログ情報を参照し、商品（建材）の詳細を知り、さらに商品の施工図面を施工図面集から取り出して発注データを作成しなければならず、作業がバラバラであった。このようにして作成された発注データは、オンラインで建材メーカーへ送信され、建材メーカーはそれに基づき見積書を作成して、顧客の商流、すなわち仕入れ先の流通業者や施工業者などに届けていた。そして流通業者もしくは施工業者は、その見積書に基づいて発注していたため、連絡の欠如による納品のトラブルが絶えず発生していた。

従来の建材にかかわるオンライン受発注システムでは、実質的に発注処理しか取り扱っていなかったために、情報利用が十分に行われず、次のような問題が生じていた。
（１）顧客がオンライン端末で発注データを入力し、建材メーカーへ送信しても、そのあと見積書が返されるまでにずいぶん待たされる場合が多く、その分見積書を確認して発注するのが遅れていた。
（２）顧客間での情報利用がないので、顧客は過去に他の顧客による類似の取引があっても、まったく新しく発注データを作成し、建材メーカーも同じ内容の見積りを繰り返し作成しなければならず、システムとして効率が悪かった。
（３）一つの発注伝票内の明細で多数の商品を受注した場合、伝票内でもっとも納品日の遅い商品にあわせて納品日が決められていた。そのため顧客が、在庫のある商品から出荷をして欲しい場合は、一行一行別の発注伝票を作成して送るか、一度まとめて発注し、そのあと、発注先に電話で振り分けを依頼するしかなく、発注先でも自社の伝票を訂正しなければならないため、せっかくのオンライン受注が台無しとなり、効率が悪かった。
（４）建材の販売においてもっとも重要なことは、逐次状況が変わる建築現場にいかにジャストインタイムで商品を搬入するかということである。そのため小売店の担当者はお客様である施工業者の現場ごとの管理表を作り、それぞれの項目（床材、建具など）についてメーカー、あるいは問屋からの納品日と現場搬入予定日を書き込み、自分で煩雑な管理をしなければならなかった。
（５）窓枠はサッシの寸法に左右され、つまりはサッシメーカーによって違ってくるため、従来は長尺の商品で納品し、現場で加工するのが普通であった。しかし、近年、工期の短縮によるコストダウンやごみの問題に促されて、サッシ枠をプレカット（あらかじめ決められた寸法に合わせてカットされた窓枠）したものが一部商品化されていたが、自由な寸法を希望する顧客のニーズに応えるには十分ではなかった。
（６）カウンターは形状、寸法など、特別仕様で製作される場合が多い。そのため、顧客の希望に添って建材メーカーが材料を加工、納品するしくみは従来より存在したが、その発注方法は、メーカーが指定した発注用紙に顧客が必要事項を書き込んで発注書を作成し、ＦＡＸで送るという方法であった。しかし、商流上、施工業者から小売店、問屋などのルートで発注書のＦＡＸ送信がいくども繰り返されるため、発注書がだんだん見えにくくなり、あるいは発注が滞ったりと、ＦＡＸ発注に伴うトラブルが見受けられた。

本発明の課題は、オンライン建材受発注処理装置において、顧客自身が少ない作業負担で見積りを容易に作成できるようにして、見積り、納品までの期間を短縮し、また特別発注や緊急発注のような顧客の多様なニーズに応えられるようにするとともに、効率的でミスの少ない納品管理を可能にすることにある。

本発明は、上記課題を解決するために、顧客自身がオンラインで直接見積データを作成できるようにするオンライン建材受発注処理装置を提供するものである。そのため、顧客が端末に入力した見積設定事項に対して、ホストがその場で納期、設計価格を算出してリアルタイムで返すことにより、顧客に的確な情報を与え、見積データの作成を迅速化できるようにする。このように、顧客が自身で見積データを作成することにより、従来必要とした中間の多くの作業を削除することができ、また顧客は、従来、納期、設計価格を知るために費やしていた長い待ち時間をが不要となるなどの効率化が図られる。

本発明は特に、商品情報とともに、見積データや発注データをデータベースで管理し、商品情報だけでなく顧客に関連する商流の見積データも顧客に開放して、顧客がそれらを参照して容易に見積データや発注データを作成できるようにする。
本発明によるオンライン建材受発注処理装置は、以下のように構成できる。
（１）プログラム処理手段とデータファイル記憶装置とを有し、発注側の端末とネットワークを介して結合されるオンライン建材受発注処理装置であって、
データファイル記憶装置に設けられる在庫商品データを格納した在庫商品データファイルと、
データファイル記憶装置に設けられ、見積番号をキーとして、少なくとも品目、数量、見積作成顧客、見積作成顧客の商流の顧客、施工方法を含む項目で見積データを管理する見積データファイルと、
データファイル記憶装置に設けられ、顧客、施工方法、品目をキーとして、納品予定スケジュールを管理する品目別納品スケジュールファイルと、
データファイル記憶装置に設けられ、発注済みの見積データを発注データとして管理する発注データファイルと、
端末の顧客からの照会要求に応じて、上記データファイル記憶装置の在庫商品データファイルから在庫商品データを取り出し、あるいは上記データファイル記憶装置の見積データファイルから見積データを取り出して端末へ送信し、端末に見積データの作成と発注処理を行わせる見積受発注プログラム処理手段と、
上記データファイル記憶装置の見積データファイルに格納されている見積データを、顧客別、施工方法別に、納品項目と納品予定を自動設定し、振り分けて管理する納品管理プログラム処理手段と、
端末の顧客からの見積データ照会要求に応じて、上記データファイル記憶装置の見積データファイルから、顧客自身および顧客に関係する商流の顧客の見積データを検索し、回答する見積データ閲覧プログラム処理手段と、
を備えていることを特徴とするオンライン建材受発注処理装置の構成。

図１に、本発明によるオンライン建材受発注処理装置の基本構成を例示的な方法によって示す。

図１において、建材メーカーのホスト（あるいはサーバ）１は、ファイル記憶装置２に格納されている受発注情報データベース３と、プログラムによりそれぞれ機能を実現される見積受発注プログラム処理手段４と納品管理プログラム処理手段５を備え、ネットワーク６を介して、端末７−１、７−２、７−n に接続されて、受発注処理ができるようになっている。たとえば、端末７−１はメーカー営業所のもの、端末７−２は流通業者のもの、端末７−ｎは施工業者のものである。

受発注情報データベース３には、建材などの商品の在庫データと、これまでに作成された各顧客の見積データおよび発注データが格納されている。

見積受発注プログラム処理手段４は、端末７−１、７−２、７−n からの照会要求に応じて受発注情報データベース３の在庫商品データや関係する商流の見積データを検索し、端末に提示する処理を行う。顧客は、提示された在庫商品データや商流の見積データを参照して、見積データを作成し、ホスト１へ送信する。見積受発注プログラム処理手段４は、端末から受信した見積データを確認し、受発注情報データベース３に格納するとともに、端末からの発注指示を待って、その見積データを発注データとして発注処理を確定し、その発注データを受発注情報データベース３に格納する処理を行う。

納品管理プログラム処理手段５は、受発注情報データベース３に格納されている発注データについて、顧客別、納品地域別、納期別に参照できるように管理し、さらに発注データに含まれている納品項目と納品予定日については、顧客別、施工方法別、施工現場別に振り分けて管理する処理を行い、出荷状況を示す出荷実績データと照合して、納品状況照会に応答して回答する処理を行なう。

本発明のオンライン建材受発注処理装置を採用することにより、商品の受発注処理が著しく効率的になるとともにサービスが向上し、発注に要する時間が短縮されて、納入期日を早期化することができ、また受発注と納品管理が統合して行なわれることにより、発注、納品のチェックが確実容易になり、ミスの発生を減少させることができる。

図２ないし図１３を用いて、本発明のオンライン建材受発注処理装置を建材取引に適用した好適な１実施の形態を説明する。

図２は、システム構成図であり、１はホスト、６はネットワーク、７−１，７−ｎは顧客の端末、１１はＣＰＵ、１２はＳＤＲＡＭなどの主記憶装置、１３はＨＤＤなどのファイル記憶装置、１４は表示制御インタフェース、１５はディスプレイ装置、１６はモデムやＬＡＮなどの通信制御インタフェース、１７はプリンタである。そして本発明によるオンライン建材受発注処理装置の機能は、１８の受発注処理プログラムと、１９の受発注情報データベースにより実現される。

受発注処理プログラム１８は、対話制御プログラム２０、見積作成プログラム２１、在庫商品提示プログラム２２、見積データ閲覧プログラム２３、納品管理プログラム２４を含む。また受発注情報データベース１９は、在庫商品データファイル２５、見積データファイル２６、発注データファイル２７を含む。
図２のシステムにおいて、まず本発明の建材受発注処理装置をなすホスト１のハードウエア構成について簡単に説明する。
ホスト１の基本的なハードウエア構成は、一般的なコンピュータのものと同じであり、ＯＳの制御のもと、主記憶装置１２にローディングされているアプリケーションの対話制御プログラム２０、見積作成プログラム２１、在庫商品提示プログラム２２、見積データ閲覧プログラム２３、納品管理プログラム２４などからなる受発注処理プログラム１８の個々の命令が、ＣＰＵ１１で実行されることにより、個々のアプリケーションがもつデータ処理機能が実現される。アプリケーションが処理する在庫商品データファイル２５や、見積データファイル２６、発注データファイル２７などは、ファイル記憶装置１３に受発注情報データベース１９として格納されており、必要に応じてアプリケーションによりアクセスされ、参照、更新、削除などのファイル処理が行なわれる。

ホスト１には、操作者とのマン・マシン・インタフェースとして、表示制御インタフェース１４とディスプレイ装置１５、プリンタ１７のほか、図示省略されているマウスやキーボードなどが備えられている。またネットワーク６を介して顧客の据置型端末７−１や携帯端末７−ｎと通信を行なうために、通信制御インタフェース１６が設けられている。
次に、システムの動作について説明する。対話制御プログラム２０は、端末７−１，７−ｎからの在庫商品照会要求や見積データ閲覧要求、発注などのコマンドに応答して２０〜２４のプログラムと連携し、対応する処理を進める制御を行う。

見積作成プログラム２１は、端末７−１，７−ｎから操作可能にして、顧客が自分で見積データを作成するのをオンラインで援助する。あらかじめ見積データの作成パターンあるいはテンプレートを複数種類用意し、作成したい見積データのタイプ、たとえば商品をそのまま選択指定するか、サブメニューでプレカットを指定するか、フリープランで寸法や加工条件を自由に設定するかなど、メニューから適切なパターンを選択できるようにする。データは、パターン（テンプレート）の各入力項目に設定されるようにする。たとえば顧客は、商品の項目、数量、金額、納期、納品場所、商流の仕入先（たとえば問屋名）などを見積データに入力設定する。たとえば商品項目を入力する場合は、プルダウンメニューに商品のリストを表示させて、その中の商品をクリックさせるか、商品ごとに与えられたコード番号（品番）を直接入力するか、カタログ記載のバーコードをバーコードリーダーで読み込むかの方法がある。数量はキー入力させるか、プルダウンメニューのリストから選択させる。フリープランの見積の場合の寸法などの設定値も、キー入力される。見積作成プログラム２１は、これらの設定値をチェックするとともに、配送方法、配送費、消費税などの必要な追加項目を設定し、また納期を算出して見積データを完成させ、リアルタイムで顧客の端末へ返し、画面に表示させる。

また見積作成プログラム２１は、窓枠のオーダーカットを発注する場合には、“部位別オーダーカット”のプランメニューを用意しておいて、発注時に複数のプランより選択して発注する“プラン呼び出しによる発注”と、その場で加工寸法、加工条件を設定しながら発注していく“フリープラン”の２通りが選択できるようにする。

さらに見積作成プログラム２１は、特注カウンターの発注のために、特別な見積作成ウィザードを用意する。図７〜図１３により、特注カウンター見積作成ウィザード画面と顧客の操作例を説明する。

図７はメニュー画面であり、ここで顧客は「集成特注カウンター」のラベル３１をタッチ（あるいはクリック）する。次に図８の「カウンター形状一覧」画面が表示されるので、希望するカウンターの形状タイプをタッチして選択する。ここでは、タイプT09 ( ＪＬ−Ｒ型) のラベル３２が選択される。次に図９の「材種・色・厚さ選択」画面に移行する。ここで希望するカウンターの材種・色・厚さをラベル３３などのタッチにより選択する。図示の例では、材種が「オーク」、色が「ＣＢセンターブラウン」で、厚さは「３８ｍｍ」を選択した。次に図１０の「形状指定」画面に移行する。ここで、入力フィールド３４、３５に寸法（Ｗ，Ｌ）、曲面（Ｒ）を設定し，また点線で示す面取り位置を入力する。次に図１１の「面取り形状指定」画面に移行する。ここで、希望する断面の面取り形状ラベルをタッチして選択する。ここでは、「両丸面」ラベル３６が選択される。次に図１２の「形状確認」画面が表示される。ここで、これまでに選択あるいは入力指定した設定値を確認し、「印刷」ラベルをタッチして内容を印刷させたり、「すすむ」をタッチして図１３の「発注」画面へ進むことができる。図１３の「発注」画面には、設定されたカウンターの品番、数量、品名と設計仕様とともに、見積作成プログラム２１で算出した設計価格が表示される。ここで、顧客がさらに納入場所「現場」と納入希望日「届希」を入力設定すると、見積作成プログラム２１は納入先「届先」を決定し、納期「届日」を算出してそれぞれを画面の表示フィールド３８に表示する。納期を確認し、右下隅の「確定」ボタンをタッチすると、画面の見積データでの発注が確定する。端末によって作られたこの見積データは、建材メーカーにより作られた見積データと同様にデータベースで管理される。

在庫商品提示プログラム２２は、端末からの在庫商品照会要求に応じて、受発注情報データベース１９の在庫商品データファイル２５を検索し、照会のあった商品の情報を提示する。在庫の有無と数量、および納期を回答する処理を行う。在庫商品の照会は品番を指定して行われ、まず商品の在庫の有無と数量、および納期と商品の写真などが端末へ送信される。顧客がさらに商品の詳細を知りたい場合は、端末の画面上で所定のチップ、または写真にタッチすればよく、在庫商品提示プログラム２２は、これに応答して、商品の仕様（サイズ、形状、特徴）や施工資料などの詳細情報を画面に出力する。

なお、木質建材を扱ううえで、木独特の木目の違いは非常に注意を必要とする事柄である。この問題は特に和風の新建材に見られ、たとえば松の床板でもその木の色の濃淡（赤白）や木目のつまり方（間隔）により全く違った風合いを見せる。そのため、たとえば追加注文の場合、先に発注したものと風合いが似た物になるよう、ある程度の色、目の間隔で商品を分けて管理し、また地方により色の傾向が異なる場合があるので、地域により出荷する色や在庫がない場合の代替品を決めておくことにより、追加注文などによる色違いのクレームを少なくすることができる。代替品情報は、受発注情報データベース１９の在庫商品データファイル２５の各商品の必要なものごとに設定される。たとえば色目の代替品については、基本色目に代替できる色目のリストをもつファイルをあらかじめ作成しておく。しかし、一般的には、代替できる商品間にリンク情報を付加しておけばよい。

図３は、在庫商品提示プログラム２２により実行される床板の色目についての代替品を自動選択するようにした処理のフローの例である。まず、ある端末（７−１，７−ｎ）で顧客が見積の伝票作成作業を行ない、ある商品について希望の納期の可否をホスト１に問い合わせる。ホスト１の在庫商品提示プログラム２２は、通常の方法で商品の納期を計算し、希望通りの納期であった場合には顧客の端末へ通常品による納期を回答し、発注処理へ移行するが、納期が希望を満たさなかった場合には代替品納期算出処理に入り、代替品の有無を調べる。提案できる代替品がなかった場合には、先の通常品による納期を回答し、適当な代替品が見付かった場合には、代替品名と代替品の納期からなる代替品候補リストを作成して、顧客の端末へ送信する。顧客は、代替品候補リストの中から適当な代替品を選択して、発注処理へ移行する。

図４は、在庫商品提示プログラム２２により実行される図３の代替品納期算出処理の詳細フローである。あらかじめ代替色目ファイルが作成されている。代替色目ファイルは、商品の品番と提供地域をキーとして、対応する基本色目と代替色目１，２，３，・・・のデータが参照できるようになっている。図３のフローで、基本色目の通常品が納期を満足できなかった場合、その通常品の品番（元品番）と提供地域の情報により図示の代替色目ファイルを参照し最初の代替色目１の品番を生成し、通常の配送便による納入場所への到着日時を算出し、通常品の納期と比較して、それよりも早くなれば代替品候補リストへ登録し、また通常品の納期よりも遅ければ、次の代替色目２について品番を生成し、同様に到着日時を算出する。この処理をリストの代替色目の数だけ繰り返して代替品候補リストを完成する。

図５は、在庫商品提示プログラム２２により実行される緊急時などにおいて到着時間を明示できるように配送方法を考慮する納期算出処理のフローである。旧来の商流への依存度が高い建材業界のなかで、配送効率の向上は建設現場の工程管理をも巻き込んだ重要な課題といえる。建材メーカーから商品がエンドユーザーに当たる施工店（建設現場) に届くまでに、一般的に２〜３回の中継を要する。まずメーカーから問屋へ、その後問屋から小売店へ、小売店から建設現場へというルートが主な流れである。この時、商品の到着時間が確定しないために、問屋から小売店へ配送した後にその小売店へ送る荷が届き、その一つのために翌日に配送を再度組んだり、あるいはその日に組まざるを得ない状況になったり、あるいは一つの商品の到着を待つがためにすべての配送が遅れ、現場の工程にまでも影響を及ぼしたりと、様々な無駄を生じている。そこで、顧客からオンラインによって発注を受けた際に、その場で納品日だけではなく到着時間までも自動的に回答する処理を行なう。発注を受けた段階で納品先を把握して、配送のルーティングの中からあらかじめ決められた配達時間を選択、表示する。時間表示は一時間単位とし、流通全体の配送効率の向上に役立てる。顧客は、見積りの伝票作成中に通常便での配送による納期を問い合わせ、希望通りの納期が得られなかったとき、緊急便による配送での納期問い合わせに切り替えて、希望通りの到着日時が得られるような適当な配送方法を選択できるようにするものである。このため、通常便納期算出処理のほかに緊急便到着日時算出処理が設けられる。通常便納期算出処理では、在庫ファイル、入庫予定ファイル、生産計画ファイルを用いて、商品が在庫切れの場合の入庫予定日を推定し、また通常便の配送カレンダーと、拠点間の配送に要する日数データと、拠点から顧客までの配送日数と到着時刻のデータを用いて、通常便による配送での納期日時を算出する。また緊急便到着日時算出処理では、緊急便の場合に使用される配送手段や配送ルートのパターンを記録した緊急便パターンファイルから、可能な配送手段、納期、運賃の候補を求めて提示する。

図２に戻り、見積データ閲覧プログラム２３は、受発注情報データベース１９に格納された見積データファイル２６を、顧客の商流に公開し、閲覧要求に応じる。

納品管理プログラム２４は、発注処理された見積データファイル２６を発注データファイル２７に移し、発注や納品の実行を管理して、納品日エラーなどの納品ミスが生じないようにする。

このため図６に示すように、見積見出ファイル、見積明細ファイル、品目別納品スケジュールファイルを作り、見積データを顧客別、施工方法（構法）別に、納品項目と納品予定（スケジュール）を自動設定し、振り分けて管理する。

品目別納品スケジュールファイルには、たとえば（１）○○工務店は（２）在来工法であれば１回目の納品は床材と階段材で上棟日から１０日後、２回目の納品は枠材と建具で上棟日から１７日後に行う、と設定する。そうすると、以降○○工務店の在来工法と登録してある現場では、入力された上棟日から起算したルール通りの項目毎の納品希望日で発注がなされる。ここで発注がなされた現場では、見積見出ファイル、見積明細ファイルの内容を参照して、現場管理および発注漏れのチェックが可能となる。また分譲地などの現場ごとに発注データを振り分け管理して、登録してある工務店の現場が一覧できる機能を持たせることができる。

本発明によるオンライン建材受発注処理装置の基本構成図である。 本発明によるオンライン建材受発注処理装置の１実施の形態のシステム構成図である。 床板の色目の代替品を自動選択する処理のフロー図である。 代替品納期算出処理の詳細フロー図である。 到着時間を明示できる納期算出処理のフロー図である。 顧客別、施工方法別に、納品項目と納品予定（スケジュール）を自動設定し、振り分けて管理する処理のフロー図である。 メニュー画面の説明図である。 特注カウンター発注用の「カウンター形状一覧」画面の説明図である。 特注カウンター発注用の「材種・色・厚さ選択」画面の説明図である。 特注カウンター発注用の「形状指定」画面の説明図である。 特注カウンター発注用の「面取り形状指定」画面の説明図である。 特注カウンター発注用の「形状確認」画面の説明図である。 特注カウンター発注用の「発注」画面の説明図である。

符号の説明

１： ホスト
２： ファイル記憶装置
３： 受発注情報データベース
４： 見積受発注プログラム処理手段
５： 納品管理プログラム処理手段
６： ネットワーク
７−１，７−２，７−ｎ： 端末

Claims (1)

1. プログラム処理手段とデータファイル記憶装置とを有し、発注側の端末とネットワークを介して結合されるオンライン建材受発注処理装置であって、
   データファイル記憶装置に設けられる在庫商品データを格納した在庫商品データファイルと、
   データファイル記憶装置に設けられ、見積番号をキーとして、少なくとも品目、数量、見積作成顧客、見積作成顧客と仕入先などの取引関係にある商流の顧客、施工方法を含む項目で見積データを管理する見積データファイルと、
   データファイル記憶装置に設けられ、顧客、施工方法、品目をキーとして、納品予定スケジュールを管理する品目別納品スケジュールファイルと、
   データファイル記憶装置に設けられ、発注済みの見積データを発注データとして管理する発注データファイルと、
   端末の顧客からの照会要求に応じて、上記データファイル記憶装置の在庫商品データファイルから在庫商品データを取り出し、あるいは上記データファイル記憶装置の見積データファイルから見積データを取り出して端末へ送信し、端末に見積データの作成と発注処理を行わせる見積受発注プログラム処理手段と、
   上記データファイル記憶装置の見積データファイルに格納されている見積データを、顧客別、施工方法別に、納品項目と納品予定を自動設定し、振り分けて管理する納品管理プログラム処理手段と、
   端末の顧客からの見積データ照会要求に応じて、上記データファイル記憶装置の見積データファイルから、該顧客自身および顧客と仕入先などの取引関係にある商流の顧客の見積データを検索し、回答する見積データ閲覧プログラム処理手段と、
   を備えていることを特徴とするオンライン建材受発注処理装置。
   

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