JP4029864B2 - データ管理サーバ、データ管理方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、サーバなどのコンピュータに設けられたフォルダをネットワーク上の端末装置によって共用するための技術に関する。

従来より、ネットワーク上のコンピュータに設けられたフォルダを、他の複数のコンピュータで共有（共用）するための技術が提案されている。

例えば、特許文献１に記載されるシステムによると、各ユーザは、ネットワーク上のクライアントコンピュータを用いて、サーバに設けられた共有フォルダにアクセスし、その共有フォルダに格納されているプログラムを使用することができる。このようなシステムは、一般に、「クライアントサーバ型ネットワーク」などと呼称される。クライアントサーバ型ネットワークによると、ユーザごとに共有フォルダをサーバに設けておけば、ユーザは、自分のデータをサーバに保存しておくことができる。

特許文献２、３には、ネットワーク上の複数の装置同士で、それぞれの資源を共有することができるシステムが記載されている。このようなシステムは、一般に、「ピアツーピア型ネットワーク」などと呼称される。
特開２００３−１５８８２号公報 特開２００３−５９３７号公報 特開２００１−１７５３８７号公報

ピアツーピア型ネットワークによると、各ユーザは、自分の端末装置の電源がオフのときやネットワークに非接続のときは、その端末装置に格納されているファイルを他のユーザに使用されることはない。よって、ユーザにとって、端末装置で作業をしていないときに不意にその端末装置上の自分のファイルを他人に使用されるという心配があまりない。

しかし、ピアツーピア型ネットワークは、大規模なネットワークシステムには不向きである。また、端末装置のフォルダを共有させるためには、その端末装置にサーバ機能を備えていなければならない。よって、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）や携帯電話端末などの小型な端末装置には不向きである。

一方、クライアントサーバ型ネットワークによると、サーバによって資源を一元管理するので、大規模なネットワークシステムでの各ユーザの共有フォルダの管理に適している。

しかし、クライアントサーバ型ネットワークでは、ユーザにとって、自分の端末装置の使用状態に関わらず自分の共有フォルダの中身（データ）を他のユーザに不意に使用される心配が大きい。

そのほか、所望のファイルを電子メールでやり取りする方法があるが、大きなファイルの場合は、電子メールサーバで受付を拒否されることがあるなど、不向きである。

本発明は、このような問題点に鑑み、クライアントサーバ型ネットワークであっても、ユーザが作業をしていないときに、サーバ上のそのユーザ自身のフォルダに記憶されているデータを他人に使用されるのを防止することを目的とする。

本発明に係るデータ管理サーバは、複数の端末装置で使用することができるデータを管理するデータ管理サーバであって、ユーザごとに当該ユーザのための個別記憶領域が割り当てられてなるデータ記憶手段と、端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能であるか否かを判別するアクセス状態判別手段と、端末装置が前記個別記憶領域へのアクセスを要求した際に、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能であると前記アクセス状態判別手段によって判別されている場合は、当該アクセスを要求した端末装置に対し、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスを許可し、可能でないと判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスを拒否する、データアクセス管理手段と、を有してなる。

好ましくは、当該データ管理サーバにアクセスを要求した端末装置に対し、前記個別記憶領域が割り当てられた各ユーザのうち、前記アクセス状態判別手段によって当該データ管理サーバとの通信が可能であると判別されている端末装置を使用するユーザについてのみ、その前記個別記憶領域を識別する識別情報を通知する、識別情報通知手段を、有してなる。

または、前記アクセス状態判別手段は、所定のタイミングごとに前記判別を行い、前記識別情報通知手段は、最新の前記判別の結果に基づいて、いずれのユーザについての前記識別情報を通知するかを決め、前記データアクセス管理手段は、最新の前記判別の結果に基づいてアクセスを許可するか拒否するかを決める。

または、前記データは、当該データ管理サーバ上で実行する処理のためのアプリケーションソフトウェアの実行ファイルであり、前記データアクセス管理手段は、端末装置が前記実行ファイルの起動を要求した際に、当該実行ファイルを記憶する前記個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能であると前記アクセス状態判別手段によって判別された場合は当該実行ファイルの起動を許可し、可能でないと判別されている場合は当該実行ファイルの起動を拒否する。

前記個別記憶領域へのアクセスの要求があった際に、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能でないと前記アクセス状態判別手段によって判別されている場合に、完全にアクセスを拒否するのではなく、アクセス制限を少し緩和してもよい。例えば、係る場合に、当該個別記憶領域に記憶されているデータについての所定の処理の実行または当該個別記憶領域へのデータの書込みを制限するようにしてもよい。

本発明によると、クライアントサーバ型ネットワークであっても、ユーザが作業をしていないときにそのユーザ自身のフォルダなどの記憶領域に記憶されているファイルを他人に使用されるのを防止し、セキュリティを向上させることができる。

さらに、請求項５〜７、９、１１、１３の発明によると、ユーザが作業をしていないときのそのユーザの記憶領域の使い勝手をよくすることができる。

〔第一の実施形態〕
図１は本発明に係る複合機１を有するファイル共有システム１００の構成の例を示す図、図２は複合機１のハードウェア構成の例を示す図、図３は複合機１の機能的構成の例を示す図、図４は端末装置情報テーブルＴＬ１の例を示す図、図５はフォルダ情報テーブルＴＬ２の例を示す図、図６は端末装置接続確認処理の流れの例を説明するフローチャート、図７は一覧画面ＨＧＬの例を示す図、図８はフォルダ内容画面ＨＧＦの例を示す図である。

図１に示すように、ファイル共有システム１００は、本発明に係る複合機１、複数の端末装置２（２Ａ、２Ｂ、…）、および通信回線３などによって構成される。複合機１および各端末装置２は、通信回線３を介して互いに接続する機能を有しており、複合機１で管理されている一部のデータを複数の端末装置２で共用することができる。通信回線３として、インターネット、イントラネット、公衆回線、または専用線などが用いられる。通信プロトコルとして、ＴＣＰ／ＩＰおよびＦＴＰなどが用いられる。ファイル共有システム１００のネットワークがＬＡＮである場合は、ＮｅｔＢＥＵＩおよびＳＭＢ（Server
Message Block）などを用いてもよい。

各ユーザには、端末装置２が１台ずつ与えられている。端末装置２として、パーソナル
コンピュータ、ワークステーション、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、または携帯電話端末などが用いられる。

複合機１は、複写機、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した装置であり、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。この複合機１は、図２に示すように、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、ＲＯＭ１ｃ、ハードディスク１ｄ、画像読取ユニット１ｅ、印刷ユニット１ｆ、通信ユニット１ｇ、表示ユニット１ｈ、制御用回路１ｊ、および操作パネル１ｋなどによって構成される。

制御用回路１ｊは、ハードディスク１ｄ、画像読取ユニット１ｅ、印刷ユニット１ｆ、通信ユニット１ｇ、および表示ユニット１ｈなどを制御するための回路である。ＲＯＭ１ｃには、これらのユニットについての設定値などが記憶される。

ハードディスク１ｄには、ＯＳ（オペレーティングシステム）、図３に示すアクセス状態判別部１０１、フォルダ通知部１０２、アクセス管理部１０３、およびユーザ情報データベース１０４の各機能を実現するためのプログラムおよびデータ、およびハードディスク１ｄにユーザ用データ記憶領域１０５を設けるためのプログラムおよびデータなどが格納されている。これらのプログラムまたはデータの一部または全部を、ＲＯＭ１ｃに記憶させておいてもよい。または、図３に示す機能の一部または全部を、プロセッサ（回路）によって実現するようにしてもよい。

ユーザ用データ記憶領域１０５は、各端末装置２のユーザが使用することができる記憶領域である。具体的には、端末装置２のユーザごとに個別記憶領域としてフォルダ（ディレクトリ）ＦＬを与えておく。フォルダＦＬは、複合機（ＭＦＰ）においては、「パーソナルボックス」または「ボックス」と呼ばれることもある。各ユーザは、自分のフォルダＦＬに自分の所有するデータをファイルとして記憶（保存）しておくことができる。フォルダＦＬごとに保存できるデータ量の上限を設定しておいてもよい。１人のユーザに対して複数のフォルダＦＬを作成し与えることもできる。また、フォルダＦＬごとにアクセス権を設定し、フォルダＦＬを共有フォルダとして用いることもできる。

ユーザ情報データベース１０４は、図４に示すようなユーザと端末装置２との関係を示す端末装置情報テーブルＴＬ１および図５に示すようなユーザとフォルダＦＬとの関係を示すフォルダ情報テーブルＴＬ２を記憶し管理する。

図４の端末装置情報テーブルＴＬ１は、ユーザごとに、ユーザ名４１、端末識別情報４２、およびアクセスフラグ４Ｆを対応付けて記憶する。端末識別情報４２は、そのユーザの端末装置２を識別するための情報である。端末識別情報４２として、端末装置２に設定されたアドレス（例えばＩＰアドレス）が用いられる。または、端末装置２の装置に与えられたコンピュータ名、ＭＡＣアドレス、または電話番号などを用いてもよい。

アクセスフラグ４Ｆは、そのユーザの端末装置２が今、複合機１に接続（アクセス）可能な状態であるか否かを示すものである。「１」はアクセス可能な状態である旨を示し、「０」はアクセス可能な状態でない旨を示す。例えば、複合機１が発信したポーリング信号、ブロードキャスト信号、またはｐｉｎｇなどに端末装置２が応答する場合は、アクセスフラグ４Ｆは「１」を示す。端末装置２の電源が投入されていない場合や端末装置２のネットワーク機能が働いていない場合は、アクセスフラグ４Ｆは「０」を示す。

図５のフォルダ情報テーブルＴＬ２は、フォルダＦＬごとに、フォルダ名５１、そのフォルダＦＬの持ち主（所有者）であるユーザのユーザ名５２、およびアクセス権情報５Ｒを対応付けて記憶する。アクセス権情報５Ｒは、そのフォルダＦＬへのアクセスを許可するユーザを示している。

図３に戻って、アクセス状態判別部１０１は、各端末装置２に対して問合せを行い、その問合せの結果に基づいて、各端末装置２が複合機１への接続（アクセス）可能な状態であるか否かの判別を行う。

例えば、ブロードキャストを実行し、これによって収集されたアドレスに対応する端末装置２については、複合機１にアクセス可能な状態であると判別する。一方、収集されたアドレスの中に、与えられたアドレス（図４参照）が含まれない端末装置２については、複合機１にアクセス可能な状態でないと判別する。

または、図６に示すような手順で判別してもよい。すなわち、各端末装置２に対して順にポーリングを実行し（＃６２）、ポーリング信号に応答した端末装置２を（＃６３でＹｅｓ）、複合機１にアクセス可能な状態であると判別する（＃６６）。一方、ポーリング信号に応答しなかった端末装置２は（＃６３でＮｏ、＃６４でＹｅｓ）、複合機１にアクセス可能な状態でないと判別する（＃６５）。または、各端末装置２にｐｉｎｇ要求を送信し、これに応答した端末装置２を、複合機１にアクセス可能な状態であると判別してもよい。

これらの判別は、定期的に実行する。そして、複合機１にアクセス可能な端末装置２に変化があった場合は、それに合わせて図４の端末装置情報テーブルの内容を更新する。

また、アクセス状態判別部１０１は、新たに電源が投入されまたはネットワーク機能がオンになった端末装置２からブロードキャスト信号などが送信されてきた場合は、その端末装置２が複合機１にアクセス可能な状態になったと判別する。そして、それに合わせて端末装置情報テーブルＴＬ１の内容を更新する。

フォルダ通知部１０２は、端末装置２がユーザ用データ記憶領域１０５にアクセスした際に、ユーザ用データ記憶領域１０５に設けられているフォルダＦＬのフォルダ名を示すフォルダ情報７０を生成し、その端末装置２に送信する。これにより、端末装置２には、図７に示すように、アクセス可能なフォルダＦＬの一覧を示す一覧画面ＨＧＬが表示される。

フォルダ情報７０は、各ユーザのフォルダＦＬに設定されているアクセス権情報５Ｒ（図５参照）およびユーザの端末装置２のアクセスフラグ４Ｆ（図４参照）に基づいて生成される。具体的には、次の条件（１）、（２）の両方を満たすフォルダＦＬのフォルダ名が含まれ、いずれか１つでも条件を満たさないフォルダＦＬのフォルダ名が含まれないように、フォルダ情報７０を生成する。
（１） フォルダＦＬの持ち主であるユーザの端末装置２が複合機１にアクセス可能な状態であると判別されていること。つまり、持ち主のアクセスフラグ４Ｆが「１」を示していること。
（２） フォルダＦＬへのアクセス権が、ユーザ用データ記憶領域１０５にアクセスした端末装置２のユーザに対して与えられていること。

例えば、図４および図５に示す状態において、ユーザＢには、フォルダＦＬＣへのアクセス権は与えられていないので、ユーザＢに対してのフォルダＦＬＣは条件（２）を満たさない。また、ユーザＡの端末装置２は複合機１への接続が可能な状態にないので、フォルダＦＬＡは条件（１）を満たさない。フォルダＦＬＢ、ＦＬＤ、ＦＬＥは、両方の条件を満たしている。よって、ユーザＢの端末装置２がユーザ用データ記憶領域１０５にアクセスした場合は、図７（ａ）に示すような一覧画面ＨＧＬ１を表示するためのフォルダ情報７０が生成され、その端末装置２に送信される。

もしも、フォルダＦＬＡ〜ＦＬＥのすべてのアクセス権がユーザＢに与えられており、かつ、ユーザＡ〜Ｅのすべての端末装置２のアクセスフラグ４Ｆが「１」であれば、図７（ｂ）に示すような一覧画面ＨＧＬ２を表示するためのフォルダ情報７０が生成される。

ユーザは、一覧画面ＨＧＬの中に表示されるフォルダＦＬのアイコンをマウスでクリックするなどして指定することによって、そのフォルダＦＬへのアクセスの要求を複合機１に対して行うことができる。または、コマンド入力画面（プロンプト画面）において、フォルダＦＬのパス、フォルダ名、またはＵＲＬなどをキーボードで入力することによって、アクセスの要求を行うこともできる。複合機１の操作パネル１ｋ（図２参照）を操作して、フォルダＦＬへのアクセスの要求を行うこともできる。この場合は、一覧画面ＨＧＬおよび後に説明するフォルダ内容画面ＨＧＦ（図８参照）などは、表示ユニット１ｈに表示される。

図３に戻って、アクセス管理部１０３は、フォルダＦＬへのアクセスの要求を端末装置２より受け付け、その端末装置２をそのフォルダＦＬにアクセスさせてもよいか否かを判別する。そして、アクセスさせてもよいと判別した場合は、その端末装置２に対してフォルダＦＬおよびその中に記憶されているファイルへのアクセスを許可する。そうでない場合は、アクセスを拒否する。

係る判別は、上記の条件（１）、（２）に基づいて行われる。両方の条件を満たす場合は、そのフォルダＦＬにアクセスさせてもよいと判別する。いずれか１つでも条件を満たさない場合は、アクセスを拒否する。すなわち、一覧画面ＨＧＬに表示されるフォルダＦＬについてのみ、アクセスを許可する。

したがって、一覧画面ＨＧＬに表示されていないフォルダＦＬのフォルダ名、パス、またはＵＲＬなどをコマンド入力画面で直接指定しても、上記の条件（１）、（２）を満たさない限り、アクセスは拒否される。ただし、一覧画面ＨＧＬが表示されてからアクセスの要求があるまでの間に、フォルダＦＬの持ち主であるユーザの端末装置２の状態またはアクセス権の設定に変化があれば、アクセスを許可するか否かの判別結果が異なる場合がある。

フォルダＦＬへのアクセスが許可された端末装置２には、図８に示すように、フォルダＦＬに記憶されているファイルの一覧を示すフォルダ内容画面ＨＧＦが表示される。端末装置２のユーザは、これらのファイルを自分の業務などのために使用することができる。

例えば、これから行う業務に用いるドキュメントのファイル（例えば、テキストファイル、画像ファイル、またはワープロソフトなどで作成した文書ファイルなど）を選択して端末装置２にダウンロードする。そして、端末装置２にインストールされている、そのファイルのファイルタイプに対応するアプリケーションソフトによって、そのファイルをオープンする。

または、複合機１にインストールされている、ドキュメントの送信用のアプリケーションソフトの実行ファイルを選択し、そのアプリケーションソフトを複合機１上で実行する。そして、ユーザが指定したドキュメントなどを他の装置４（図１参照）に送信するように、複合機１に対して指令する。

図９は他のユーザのフォルダＦＬのフォルダ名を表示するか否かを決める処理の流れの例を説明するフローチャート、図１０はユーザ自身のフォルダＦＬのフォルダ名を表示するか否かを決める処理の流れの例を説明するフローチャート、図１１はフォルダＦＬへのアクセスの際のファイル管理に関する処理の流れの例を説明するフローチャートである。

なお、図９〜図１１に示す各処理は、ＲＯＭ１ｃなどに格納されたプログラムをＣＰＵ１ａにより実行することによって実現される。

次に、複合機１におけるフォルダＦＬの管理に関する処理の流れについて、フローチャートを参照して説明する。

図９に示すように、複合機１は、定期的にブロードキャストを実行し、ブロードキャストの信号を通信回線３上に発信する（＃１１）。そして、この信号に応答した装置のアドレスを解析することによって、複合機１にアクセス可能な状態にある端末装置２とそうでない端末装置２とを判別する（＃１２）。または、ブロードキャストを実行する代わりに、各ユーザの端末装置２の端末識別情報４２に示されるアドレス（図４）に対してポーリングを行うことにより、アクセス可能な状態にある端末装置２を判別してもよい。

あるユーザの端末装置２から複合機１のユーザ用データ記憶領域１０５（図３参照）へのアクセスの要求があると（＃１３）、一覧画面ＨＧＬ（図７参照）の中に表示させるべき他のユーザのフォルダＦＬのフォルダ名を次のようにして決定する。

すなわち、当該他のユーザの端末装置２が複合機１へのアクセスが可能な状態にあり、かつ、当該他のユーザのフォルダＦＬに共有設定（要求元のユーザに対してアクセス権を与える設定）がなされているのであれば（＃１４でＹｅｓ、＃１５でＹｅｓ）、当該他のユーザのフォルダＦＬのフォルダ名を一覧画面ＨＧＬに表示させるものと決定する（＃１６）。当該要求元のユーザに対してアクセス権が与えられていない場合は（＃１５でＮｏ）、たとえ当該他のユーザの端末装置２が複合機１にアクセス可能な状態にあっても、当該他のユーザのフォルダＦＬのフォルダ名を一覧画面ＨＧＬに表示させないものと決定する（＃１７）。

当該他のユーザの端末装置２が複合機１へのアクセスが可能な状態にない場合は（＃１４でＮｏ）、たとえ、当該他のユーザのフォルダＦＬに共有設定がなされていたとしても、当該他のユーザのフォルダＦＬのフォルダ名を一覧画面ＨＧＬに表示させないものと決定する（＃１８）。

一方、ステップ＃１３に示すアクセスの要求を行ったユーザ自身のフォルダＦＬのフォルダ名を一覧画面ＨＧＬの中に表示させるか否かは、次のようにして決定する。

アクセスの要求がある前に、要求元のユーザの端末装置２は、必ず、電源が投入されるなどして複合機１へのアクセスが可能な状態になっている。複合機１へのアクセスが可能な状態になった時点で、その端末装置２は、ブロードキャストを実行する。

すると、図１０に示すように、複合機１は、ブロードキャストの信号を受信する（＃２１）。アドレスの解析を行うことによって、そのユーザの端末装置２が複合機１へのアクセスが可能な状態になったことを認識する（＃２２）。

このような状態において、ユーザ用データ記憶領域１０５へのアクセスの要求をそのユーザの端末装置２より受け付けると（図９の＃１３に対応）、そのユーザにフォルダＦＬが割り当てられているか否かを調べる。さらに、割り当てられていたとすれば、そのフォルダＦＬの共有設定がなされているか否か（アクセス権が与えられているか否か）も調べる。

そのユーザにフォルダＦＬが与えられており、かつ、共有設定がなされている場合は（＃２３でＹｅｓ、＃２４でＹｅｓ）、そのユーザのフォルダＦＬのフォルダ名を一覧画面ＨＧＬに表示させるものと決定する（＃２５）。そうでない場合は（＃２３でＮｏまたは＃２４でＮｏ）、当該ユーザのフォルダＦＬのフォルダ名を一覧画面ＨＧＬに表示させな
いものと決定する（＃２６または＃２７）。

図９および図１０に示す処理の結果、要求元のユーザの端末装置２には、フォルダ情報７０が送信され、図７に示すような一覧画面ＨＧＬが表示される。さらに、ユーザは、一覧画面ＨＧＬの中のフォルダＦＬのアイコンをクリックするなどして、フォルダＦＬの中にアクセスすることができる。

このとき、複合機１は、フォルダＦＬに格納されているファイルの管理を、次のような手順で行う。

図１１に示すように、フォルダＦＬに格納されているファイルの一覧を通知すべき旨の要求またはファイルへのアクセスの要求を受け付けると（＃３１）、複合機１は、そのフォルダＦＬの持ち主であるユーザの端末装置２に対してポーリングを行う（＃３２）。

ポーリング信号に対する応答があった場合すなわち持ち主であるユーザの端末装置２が検出され、かつ、そのフォルダＦＬに共有設定がなされている場合は（＃３３でＹｅｓ、＃３４でＹｅｓ）、そのフォルダＦＬの内容すなわち格納されているファイルの一覧を要求元のユーザの端末装置２に通知する（＃３５）。これにより、図８に示すフォルダ内容画面ＨＧＦが要求元のユーザの端末装置２に表示される。または、フォルダＦＬに格納されているアプリケーションソフトの実行ファイルが指定されたのであれば、その実行ファイルを複合機１で起動してそのアプリケーションを実行する。

ポーリング信号に対する応答がなかった場合すなわちフォルダＦＬの持ち主の端末装置２が検出されなかった場合は（＃３３でＮｏ）、その端末装置２が今、複合機１へのアクセスが可能な状態にないと判別する。よって、フォルダＦＬの内容は、要求元のユーザの端末装置２には通知しない（＃３７）。また、フォルダＦＬに格納されているアプリケーションソフトの実行ファイルが指定されても、そのアプリケーションソフトの使用を拒否する。

そのフォルダＦＬに共有設定がなされていない場合も（＃３４でＮｏ）、そのフォルダＦＬの内容を要求元のユーザの端末装置２に通知しないし、アプリケーションソフトの使用も拒否する（＃３６）。

なお、図９〜図１１では、ユーザが端末装置２を操作してフォルダＦＬにアクセスする場合を例に説明したが、操作パネル１ｋを操作してアクセスすることもできる。この場合は、複合機１は、図９のステップ＃１３の際に、ユーザＩＤおよびパスワードの入力を要求する。そして、ユーザＩＤおよびパスワードに基づいてユーザ認証を行い、正規のユーザであることが確認できれば、以降の処理を継続する。また、端末装置２を操作してアクセスする場合であっても、ユーザＩＤおよびパスワードの入力を要求するようにしてもよい。

本実施形態によると、ユーザが作業をしていないときには、そのユーザのフォルダＦＬへのアクセスを拒否することができる。つまり、従来はサーバが起動している限りユーザの端末装置２の状態に関わらず、フォルダＦＬは常に他のユーザに開放されていたが、本実施形態によると、ユーザの端末装置２の状態に応じてフォルダＦＬのアクセス管理を行うことができる。よって、他のユーザによる予期せぬフォルダＦＬの使用を防止し、ユーザに対して安心感を与えることができる。

また、フォルダＦＬを端末装置２のハードディスク（ローカルディスク）と仮想して用いることができる。しかも、上に述べたように、その端末装置２のネットワーク機能がオフであれば、そのフォルダＦＬを他の端末装置に見せないようにしている。よって、ＰＤＡのようにハードディスクなどの大容量の記憶手段を持たないデバイスであっても、ピアツーピア型ネットワークにおけるサーバのように用いることができる。

本実施形態では、フォルダＦＬの持ち主であるユーザの端末装置２が複合機１に接続（アクセス）可能であるか否かを、ブロードキャストまたはポーリングを実行することによって判別したが、これ以外の方法によって判別してもよい。

例えば、ユーザごとのユーザアカウントを複合機１に設けておき、複合機１の資源を使用するためには複合機１にログオンしなければならないように構成する。そして、ログオン認証がなされたときからログオフ処理を実行するまでの間は、そのユーザの端末装置２が複合機１に接続可能な状態にあると判別する。一方、ユーザがログオンしていない間は、接続可能な状態でないと判別する。または、ユーザが端末装置２または操作パネル１ｋを操作してオン／オフを指定することによって、接続可能であるか否かを切り換えるようにしてもよい。

また、本実施形態では、端末装置２が複合機１に接続可能であるか否かを定期的に判別しているが、判別のタイミングはこれに限られない。例えば、他の端末装置２からフォルダＦＬにアクセスがあるごとに、当該フォルダＦＬの持ち主であるユーザの端末装置２が接続可能な状態にあるか否かを判別するようにしてもよい。

本実施形態ではドキュメントサーバ機能を有する複合機（ＭＦＰ）で管理されるフォルダの共有の仕方を例に説明したが、複合機の代わりに、いわゆるＵＮＩＸ（登録商標）サーバまたはＰＣサーバなどを用いることも可能である。

〔第二の実施形態〕
図１２は非接続時アクセス権テーブルＴＬ３の例を示す図、図１３はアクセス権設定テーブルＴＬ４の例を示す図、図１４は端末装置情報テーブルＴＬ１の例を示す図、図１５は非接続時のアクセス拒否の判別処理の流れの例を説明するフローチャート、図１６は一覧画面ＨＧＬの例を示す図である。

第一の実施形態では、図５のように、フォルダＦＬごとにいずれのユーザに対してアクセス権を与えるのかを設定した。そして、アクセス権が与えられたユーザは、条件（１）を満たす場合すなわちそのフォルダＦＬの持ち主であるユーザの端末装置２が複合機１にアクセス可能な状態である場合に、そのフォルダＦＬおよびその中に記憶されているファイルへのアクセスが認められた。しかし、条件（１）を満たさない場合は、アクセス権の有無に関わらず、そのフォルダＦＬおよびその中に記憶されているファイルへのアクセスは拒否された。

第二の実施形態では、条件（１）を満たさない場合であっても、アクセス権が与えられたユーザ（すなわち、条件（２）を満たすユーザ）は、所定の処理を実行する場合に限ってそのフォルダＦＬまたはその中に記憶されているファイルへのアクセスを認める。

第二の実施形態におけるファイル共有システム１００、複合機１、および端末装置２の構成は、基本的に第一の実施形態の場合と同様である。ただし、図３に示すフォルダ通知部１０２、アクセス管理部１０３、およびユーザ情報データベース１０４の機能に、第一の実施形態の場合との相違点がある。以下、係る相違点を中心に説明する。第一の実施形態と同様の内容については、説明を省略することがある。

ユーザ情報データベース１０４は、図４の端末装置情報テーブルＴＬ１および図５のフォルダ情報テーブルＴＬ２のほか、図１２の非接続時アクセス権テーブルＴＬ３および図１３のアクセス権設定テーブルＴＬ４を記憶し管理する。

非接続時アクセス権テーブルＴＬ３には、各フォルダＦＬについて、その持ち主の端末装置２が複合機１にアクセス可能な状態でない場合（条件（１）を満たす場合）にそのフォルダＦＬまたはそれに格納されるファイルについていずれの処理を許可するのかを示す非接続時アクセス種別情報７９が格納されている。

アクセス権設定テーブルＴＬ４には、非接続時アクセス種別情報７９の雛型であるアクセス種別情報Ｓ１〜Ｓ６が用意されている。ユーザは、非接続時アクセス権テーブルＴＬ３の「非接続時アクセス種別」の項目にアクセス種別情報Ｓ１〜Ｓ６のうちのいずれかを操作パネル１ｋまたは端末装置２を操作して指定することによって、自分のフォルダＦＬの非接続時アクセス種別情報７９を設定することができる。アクセス種別情報Ｓ１〜Ｓ６を用いずに、「書込み」〜「閲覧」の処理ごとに実行の許否を設定してもよい。

アクセス権設定テーブルＴＬ４において、「書込み」とは、フォルダＦＬにファイルを書き込むすなわち追加することを意味する。「書込み」の項目が「○」である場合は、条件（１）に該当しても少なくともそのフォルダＦＬへのファイルの書込み（追加）を許可することを意味する。「×」である場合は、条件（１）の原則通り、フォルダＦＬへのファイルの書込みを禁止することを意味する。以下に述べる他の項目においても同様に、「○」および「×」の記号は、それぞれ、各処理の実行の許可および禁止を意味する。

「書換え」とは、そのフォルダＦＬに格納されているファイルの内容を書き換えることすなわち更新することを意味する。「削除」とは、そのフォルダＦＬに格納されているファイルを削除することすなわち消去することを意味する。「プリント」とは、そのフォルダＦＬに格納されているファイルを使用してドキュメントをプリントアウトすることすなわち印刷することを意味する。

「読出し」とは、そのフォルダＦＬに格納されているファイルを他の装置において読み出すことを意味する。つまり、ファイルをコピーして他の装置に送信することを意味する。「転送」とは、そのフォルダＦＬに格納されているファイルを他の装置に移動させることを意味する。読出しの場合とは異なり、フォルダＦＬには、そのファイルは残らない。「閲覧」とは、そのフォルダＦＬに格納されているファイルを複合機１の表示ユニット１ｈに表示して閲覧可能にすることを意味する。

ユーザは、自分の端末装置が非接続のときには自分のフォルダＦＬを他のユーザからのファイルの受信にのみ使用したい場合がある。例えば、他のユーザからの通知連絡を受けることにのみ使用したい場合などである。このような場合は、自分のフォルダＦＬに、「書込み」だけが「○」であるアクセス種別情報Ｓ１を設定すればよい。

また、自分の端末装置が非接続のときには自分のフォルダＦＬに格納されているファイルを複合機１を使用するユーザにのみ閲覧させ、オンラインのユーザ（つまり、端末装置２を使用しているユーザ）にはすべての処理を禁止（拒否）させたい場合がある。つまり、複合機１に格納されているドキュメント（文書、画像など）をローカルでのみ確認することを許可したい場合である。このような場合には、「閲覧」だけが「○」であるアクセス種別情報Ｓ２を設定すればよい。反対に、オンラインのユーザにのみ使用させることを許可したい場合は、「読出し」だけが「○」であるアクセス種別情報Ｓ５を設定すればよい。

フォルダＦＬに格納されているファイルを電子データ以外の形式でのみ配付したい場合、つまり、画面表示および用紙への印刷のみを許可する場合は、「プリント」および「閲覧」だけが「○」であるアクセス種別情報Ｓ４を設定すればよい。

フォルダＦＬに格納されているファイルの内容を参照されたくない場合は、「書込み」および「削除」だけが「○」であるアクセス種別情報Ｓ３を設定すればよい。または、アクセス種別情報Ｓ１を設定してもよいし、何も設定せず条件（１）の通りすべての処理を禁止するようにしてもよい。ファイルの管理を管理者に委ねているがその内容を見られたくない場合には、アクセス種別情報Ｓ３を設定するのがよい。

フォルダＦＬに格納されているファイルを他のフォルダＦＬまたは記憶媒体に緊急退避させることのみを許可したい場合は、「転送」だけが「○」であるアクセス種別情報Ｓ６を設定すればよい。特に、改竄できないフォーマットのファイルを緊急退避のために転送するのを許可する場合に、アクセス種別情報Ｓ６を設定すると有効的である。

図３のフォルダ通知部１０２は、第一の実施形態の場合と同様に、アクセス可能なフォルダＦＬを判別してその一覧を示す一覧画面を表示するための処理を行う。ただし、第二の実施形態では、非接続時アクセス権テーブルＴＬ３およびアクセス権設定テーブルＴＬ４をも参照して、次のように処理を行う。

例えば、フォルダ情報テーブルＴＬ２の内容は第一の実施形態の場合と同様に図５の通りであるが、端末装置情報テーブルＴＬ１の内容は図１４に示す通りであるとする。ユーザＢが自分の端末装置２を操作してユーザ用データ記憶領域１０５にアクセスすると、フォルダ通知部１０２は、ユーザＢが各フォルダＦＬにアクセスできるか否かを図１５に示すような手順で判別する。

フォルダ情報テーブルＴＬ２より、ユーザＢに対してはフォルダＦＬＣのアクセス権が与えられていないことが分かるので（＃５１でＮｏ）、ユーザＢはフォルダＦＬＣにアクセス不可であると判別する（＃５５）。また、フォルダＦＬＢについては、ユーザＢに対してアクセス権が与えられており（＃５１でＹｅｓ）、かつ、アクセスフラグ４Ｆが「１」なので（＃５２でＹｅｓ）、アクセス可であると判別する（＃５３）。

フォルダＦＬＤについては、ユーザＢに対してアクセス権が与えられているが（＃５１でＹｅｓ）、アクセスフラグ４Ｆが「０」である（＃５２でＮｏ）。このような場合は、図１２の非接続時アクセス権テーブルＴＬ３および図１３のアクセス権設定テーブルＴＬ４を参照する。非接続時アクセス権テーブルＴＬ３には、フォルダＦＬＤの非接続時設定として、アクセス種別情報Ｓ２が設定されている。アクセス権設定テーブルＴＬ４を参照すると、フォルダＦＬＤの持ち主の端末装置２が非接続である場合（つまり、アクセスフラグ４Ｆが「０」である場合）には、フォルダＦＬＤに格納されているファイルの複合機１での閲覧だけが許可されることが分かる。したがって、端末装置２を使用しているユーザＢにはアクセスが許可されないと判別する（＃５４でＮｏ、＃５５）。

フォルダＦＬＡ、ＦＬＥについてもフォルダＦＬＤと同様に非接続時アクセス権テーブルＴＬ３およびアクセス権設定テーブルＴＬ４を参照して判別を行うと、アクセス可であると判別される（＃５４でＹｅｓ、＃５３）。

そして、フォルダ通知部１０２は、アクセス可であると判別されたフォルダＦＬの一覧を表示するためのフォルダ情報７０を生成し、これをユーザＢの端末装置２に送信する。これにより、その端末装置２には、図１６（ａ）に示すような一覧画面ＨＧＬ３が表示される。

ユーザＢが複合機１の操作パネル１ｋを操作してユーザ用データ記憶領域１０５にアクセスした場合も、同様の処理がフォルダ通知部１０２によって行われる。ただし、図１５の判別処理において、フォルダＦＬＥについては、「読出し」のみ許可されているので（図１２、図１３参照）、複合機１を使用するユーザに許可される処理は１つもない。よって、ユーザＢはフォルダＦＬＥへのアクセスが不可であると判別する（＃５４でＮｏ、＃５５）。一方、前に述べたように、フォルダＦＬＤについては、複合機１での閲覧だけが許可されるので、アクセス可と判別する（＃５４でＹｅｓ、＃５３）。この結果、表示ユニット１ｈには、図１６（ｂ）に示すような一覧画面ＨＧＬ４が表示される。

図３のアクセス管理部１０３は、第一の実施形態の場合と同様に、フォルダＦＬへのアクセスの要求を端末装置２より受け付け、その端末装置２をそのフォルダＦＬにアクセスさせてもよいか否かを判別する。そして、アクセスさせてもよいと判別した場合は、その端末装置２に対してフォルダＦＬおよびその中に記憶されているファイルへのアクセスを許可する。

ただし、端末装置２が非接続であるユーザのフォルダＦＬ（図１５のステップ＃５２で「Ｎｏ」と判別されたフォルダＦＬ）については、非接続時アクセス権テーブルＴＬ３およびアクセス権設定テーブルＴＬ４で許可されている項目の処理のみを許可する。

第二の実施形態における複合機１の全体の処理の流れは、基本的に、図１０および図１１に示す第一の実施形態の処理の流れと同じである。ただし、非接続のユーザのフォルダＦＬへのアクセスの可否の判別は、上に説明した通り、図１５のような手順で行われる。

第二の実施形態によると、ユーザが作業をしていないときには、そのユーザのフォルダＦＬへのアクセスを制限することができる。つまり、従来はサーバが起動している限りユーザの端末装置２の状態に関わらず、フォルダＦＬは常に他のユーザに開放されていたが、第二の実施形態によると、ユーザの端末装置２の状態に応じてフォルダＦＬおよびその中のファイルについての実行可能処理を変更することができる。よって、他のユーザによる予期せぬフォルダＦＬの使用を防止しつつ、フォルダＦＬの使い勝手をよくすることができる。

第二の実施形態では、フォルダＦＬごとに非接続時アクセス種別情報７９を設定したが、ファイルごとにも非接続時アクセス種別情報７９を設定できるようにしてもよい。この場合は、ファイルに設定されている非接続時アクセス種別情報７９とそのファイルが格納されているフォルダＦＬに設定されている非接続時アクセス種別情報７９とに矛盾がある場合は、いずれか一方を優先適用するようにすればよい。

または、複合機１全体にも非接続時アクセス種別情報７９を設定できるようにしてもよい。例えば、フォルダＦＬの持ち主の端末装置２が接続されていない場合は、その持ち主以外のユーザに対してそのフォルダＦＬへの書込みのみを許可するようにしてもよい。

第二の実施形態では、フォルダＦＬの持ち主の端末装置２が接続状態であるときは所定のユーザにフルアクセス権を与え、非接続状態であるときは所定の処理の実行を制限したが（図１３参照）、接続状態であるときにも一定の制限を与え、非接続状態であるときにはより厳しい制限を与えるようにしてもよい。

本発明は、会社、学校、または公共団体などのメンバーが使用するネットワークシステム（社内ＬＡＮなど）に適用することができる。または、各家庭などの端末装置をインターネットに接続するサービスを提供するＩＳＰ（Internet Service Provider）のネットワークシステムに適用することもできる。

その他、ファイル共有システム１００、複合機１の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、端末装置２の状態の判別方法などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

本発明は、特に、役所や会社などにおいて画像形成装置などにおけるユーザごとの記憶領域（フォルダ、ボックス）のセキュリティを柔軟に管理するために好適に用いられる。

本発明に係る複合機を有するファイル共有システムの構成の例を示す図である。 複合機のハードウェア構成の例を示す図である。 複合機の機能的構成の例を示す図である。 端末装置情報テーブルの例を示す図である。 フォルダ情報テーブルの例を示す図である。 端末装置接続確認処理の流れの例を説明するフローチャートである。 一覧画面の例を示す図である。 フォルダ内容画面の例を示す図である。 他のユーザのフォルダのフォルダ名を表示するか否かを決める処理の流れの例を説明するフローチャートである。 ユーザ自身のフォルダのフォルダ名を表示するか否かを決める処理の流れの例を説明するフローチャートである。 フォルダへのアクセスの際のファイル管理に関する処理の流れの例を説明するフローチャートである。 非接続時アクセス権テーブルの例を示す図である。 アクセス権設定テーブルの例を示す図である。 端末装置情報テーブルの例を示す図である。 非接続時のアクセス拒否の判別処理の流れの例を説明するフローチャートである。 一覧画面の例を示す図である。

符号の説明

１ 複合機（データ管理サーバ）
２ 端末装置
５１ フォルダ名（識別情報）
１０１ アクセス可否判別部（アクセス状態判別手段）
１０２ フォルダ通知部（識別情報通知手段）
１０３ アクセス管理部（データアクセス管理手段）
１０５ ユーザ用データ記憶領域（データ記憶手段）
ＦＬ フォルダ（個別記憶領域）
ＴＬ３ 非接続時アクセス権テーブル（設定記憶手段）

Claims (13)

1. 複数の端末装置で使用することができるデータを管理するデータ管理サーバであって、
   ユーザごとに当該ユーザのための個別記憶領域が割り当てられてなるデータ記憶手段と、
   端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能であるか否かを判別するアクセス状態判別手段と、
   端末装置が前記個別記憶領域へのアクセスを要求した際に、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能であると前記アクセス状態判別手段によって判別されている場合は、当該アクセスを要求した端末装置に対し、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスを許可し、可能でないと判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスを拒否する、データアクセス管理手段と、
   を有してなることを特徴とするデータ管理サーバ。
2. 当該データ管理サーバにアクセスを要求した端末装置に対し、前記個別記憶領域が割り当てられた各ユーザのうち、前記アクセス状態判別手段によって当該データ管理サーバとの通信が可能であると判別されている端末装置を使用するユーザについてのみ、その前記個別記憶領域を識別する識別情報を通知する、識別情報通知手段を、有してなる、
   請求項１記載のデータ管理サーバ。
3. 前記アクセス状態判別手段は、所定のタイミングごとに前記判別を行い、
   前記識別情報通知手段は、最新の前記判別の結果に基づいて、いずれのユーザについての前記識別情報を通知するかを決め、
   前記データアクセス管理手段は、最新の前記判別の結果に基づいてアクセスを許可するか拒否するかを決める、
   請求項２記載のデータ管理サーバ。
4. 前記データは、当該データ管理サーバ上で実行する処理のためのアプリケーションソフトウェアの実行ファイルであり、
   前記データアクセス管理手段は、端末装置が前記実行ファイルの起動を要求した際に、当該実行ファイルを記憶する前記個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能であると前記アクセス状態判別手段によって判別された場合は当該実行ファイルの起動を許可し、可能でないと判別されている場合は当該実行ファイルの起動を拒否する、
   請求項１ないし請求項３のいずれかに記載のデータ管理サーバ。
5. 複数の端末装置で使用することができるデータを管理するデータ管理サーバであって、
   ユーザごとに当該ユーザのための個別記憶領域が割り当てられてなるデータ記憶手段と、
   端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能であるか否かを判別するアクセス状態判別手段と、
   前記個別記憶領域へのアクセスの要求があった際に、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能であると前記アクセス状態判別手段によって判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスおよび当該個別記憶領域へのデータの書込みを許可し、可能でないと判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータについての所定の処理の実行または当該個別記憶領域へのデータの書込みを制限する、データアクセス管理手段と、
   を有してなることを特徴とするデータ管理サーバ。
6. 前記個別記憶領域ごとに、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該データ管理サーバとの通信が可能でないと判別されている場合にいずれの処理を許可するのかを示す未接続時アクセス種別情報を記憶する設定記憶手段を有し、
   前記データアクセス管理手段は、前記個別記憶領域へのアクセスの要求があった際に、当該個別記憶領域の前記未接続時アクセス種別情報に基づいて前記所定の処理の実行またはデータの書込みを制限する、
   請求項５記載のデータ管理サーバ。
7. 前記所定の処理は、データの書換え、削除、印刷、読出し、転送、および閲覧のうちのいずれか１つまたは複数である、
   請求項５または請求項６記載のデータ管理サーバ。
8. ユーザごとに個別記憶領域が設けられている画像形成装置であって、
   端末装置が当該画像形成装置との通信が可能であるか否かを判別するアクセス状態判別手段と、
   前記個別記憶領域へのアクセスの要求があった際に、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該画像形成装置との通信が可能であると前記アクセス状態判別手段によって判別されている場合は、当該個別記憶領域へのアクセスを許可し、可能でないと判別されている場合は、当該個別記憶領域へのアクセスを拒否する、データアクセス管理手段と、
   を有してなることを特徴とする画像形成装置。
9. ユーザごとに個別記憶領域が設けられている画像形成装置であって、
   端末装置が当該画像形成装置との通信が可能であるか否かを判別するアクセス状態判別手段と、
   前記個別記憶領域へのアクセスの要求があった際に、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該画像形成装置との通信が可能であると前記アクセス状態判別手段によって判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスおよび当該個別記憶領域へのデータの書込みを許可し、可能でないと判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータについての所定の処理の実行または当該個別記憶領域へのデータの書込みを制限する、データアクセス管理手段と、
   を有してなることを特徴とする画像形成装置。
10. ユーザごとに個別記憶領域が割り当てられてなるデータ記憶手段を有するコンピュータに用いられるデータ管理方法であって、
    前記個別記憶領域へのアクセスの要求が端末装置より当該コンピュータに対してなされた際に、
    当該コンピュータに、
    当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該コンピュータとの通信が可能であるか否かを判別させ、
    当該コンピュータとの通信が可能であると判別した場合は、当該アクセスの要求元の端末装置に対し、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスを許可させ、可能でないと判別した場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスを拒否させる、
    ことを特徴とするデータ管理方法。
11. ユーザごとに個別記憶領域が割り当てられてなるデータ記憶手段を有するコンピュータに用いられるデータ管理方法であって、
    当該コンピュータが前記個別記憶領域へのアクセスの要求を受け付けた際に、
    当該コンピュータに、
    当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該コンピュータとの通信が可能であるか否かを判別させ、
    当該コンピュータとの通信が可能であると判別した場合は当該アクセスを許可させ、可能でないと判別した場合は当該個別記憶領域に記憶されているデータについての所定の処理の実行または当該個別記憶領域へのデータの書込みを制限させる、
    ことを特徴とするデータ管理方法。
12. ユーザごとに個別記憶領域が割り当てられてなるデータ記憶手段を有するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
    端末装置が当該コンピュータとの通信が可能であるか否かの判別を行う処理と、
    端末装置が前記個別記憶領域へのアクセスを要求した際に、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該コンピュータとの通信が可能であると判別されている場合は、当該アクセスを要求した端末装置に対し、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスを許可し、可能でないと判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスを拒否する処理と、
    をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
13. ユーザごとに個別記憶領域が割り当てられてなるデータ記憶手段を有するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
    端末装置が当該コンピュータとの通信が可能であるか否かの判別を行う処理と、
    前記個別記憶領域へのアクセスの要求があった際に、当該個別記憶領域の所有者であるユーザが使用する端末装置が当該コンピュータとの通信が可能であると判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータへのアクセスおよび当該個別記憶領域へのデータの書込みを許可し、可能でないと判別されている場合は、当該個別記憶領域に記憶されているデータについての所定の処理の実行または当該個別記憶領域へのデータの書込みを制限する、処理と、
    をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。