JP3146051B2 - 文書レビュー支援方式 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はネットワーク環境を利用
し、多人数によって非同期に協同で文書を作成し相互レ
ビューを行なうための文書作成方式に関する。また、本
発明はネットワークを介した分散環境下で複数の人・部
門が協同でレビューしながら文書を作成し、意思決定の
支援をする際の文書レビュー支援方式に関する。さら
に、本発明は電子メールの内容分析を行なうことにより
メール本文の内容に従って複雑な作業を自動的に実行
し、また、メール送付先フォルダー内にてメッセージを
与えるだけで所望の処理を実現できる情報処理方式に関
する。

【０００２】

【従来の技術】組織内において作成される文書は、報告
書、仕様書、マニュアルなどのように、複数の人間によ
って分担執筆されることが多く、執筆者が部門をまたが
る場合も少なくない。また執筆された文書も、各担当者
間で相互にレビューされるものが多い。このような背景
の中、ネットワーク環境が整備され、グループワークの
中での文書作成／レビュー作業を支援するシステムへの
ニーズが高まってきている。従来から、電子メール機能
を用いて文書を執筆者とレビューアで協同執筆すること
を支援する文書作成装置がある。すなわち、文書を何人
かのレビューアがネットワーク経由で読み出し、修正の
提案をし、著者はそれらのコメントを参考にして文書を
修正し、また、著者が自分でコメントを貼付しておきレ
ビューアがそれに応えるという対話的な使い方ができる
ものや、文書に関するグループ内のコミュニケーション
と情報共有を支援し、注釈のためのハイパーメディアリ
ンクを活用して、ネットワークを介して協同執筆を支援
する文書作成装置がある。また、ドキュメントの共有、
注釈付け、執筆者同士のメッセージのやりとりなどの機
能によって、協同執筆作業を実現しているものがある。

【０００３】さらに、近年の技術として、注釈やメッセ
ージ交換、といった文書の協同作成者間での情報の共有
やコミュニケーションを支援する協同文書作成ツールな
どが存在する。たとえば、文書を何人かのレビューアが
ネットワーク経由で読み出し、修正の提案をするための
コメントを貼付し、著者はそれらのコメントを参考にし
て文書を手直し、また、著者が自分でコメントを貼付し
ておきレビューアがそれに応えるという対話的な使い方
のできるものがある。また、改訂提案、公開コメント、
直接メッセージ、個人用メッセージといった注釈の型を
設定してレビューを行なうものがある。さらに、注釈に
は作者、作成日時、その他ユーザが決めた属性を持たせ
ることができるものもある。しかし、これら従来のシス
テムにおいては、特にレビューに関する機能は十分なも
のではなかった。すなわち、用意されている注釈の機能
としては、文書の改訂を目的とするものが主でコメント
貼付、すなわち、レビュー作業の作業分析が不十分であ
り、コミュニケーションを支援する枠組の提供にしかす
ぎなかった。

【０００４】さらに、近年の技術として、ルールによっ
て電子メールを分類し簡単な操作を指示できるものがあ
る。例えば、ルールはメールがメールサーバから利用者
のローカルワークステーションに取り出されたときに適
応されメールの分類がなされるものがある。また、指定
したフォルダーにメールがきたときにルールを起動する
ことができるものがある。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】従来の文書作成装置で
は、文書作成クライアント、文書作成期限、文書作成ス
ケジュール、アクセス権、セキュリティチェック、レビ
ューア、レビュー期限、レビュースケジュール、進捗状
況の管理機構がないため、複数の場所で複数の人が同時
にシステムを効率良く利用することが困難であり、ま
た、各クライアントが作成した文書セグメントや参考資
料を文書作成時に引用したり参照するための機能が不十
分であるなどの問題があった。さらに、協同作業開始段
階に対する支援、リアルタイムなコミュニケーション、
一貫性のあるドキュメント作成、分散型協同作業に対す
る支援において問題があった。本発明は、かかる従来技
術の問題点を解決し、文書記述内容の品質向上、グルー
プ調整作業の効率化、文書作成効率の向上を目指した文
書作成方式を提供することにある。

【０００６】また、複数人の著者の文書を統合して一つ
の文書を作成し、この文書をこれら複数人の著者にレビ
ュー校正させるシステムにおいて、これら複数人の著者
が使用する文書作成ツールは、図２１に示すように同一
のもの（ＴＯＯＬ Ａ）に限定されていた。本発明は、
普段自分が利用している文書作成ツールから、協同文書
作成に参加できる文書作成方式を提供することにある。

【０００７】また、従来の文書作成装置は図２２に示し
たように、文書テキスト内で使用される類似用語を統一
させる場合に、用語変換パターンのテーブルを用意し
て、編集者が校正段階でまとめて編集するものに限定さ
れていた。本発明は、個々の著者が作った文書及び個別
指定の索引項目を統合して、索引、用語解説付きの協同
文書を自動生成する文書作成方式を提供することにあ
る。

【０００８】また、図２３に示したように、従来の処理
方式では、レビューア、レビュー期限、レビュースケジ
ュール、アクセス権、セキュリティチェック、進捗状況
などの管理機構がないため、複数の場所で複数の人が同
時にシステムを効率良く利用することが不可能であり、
また、クライアント間のコミュニケーションにより情報
を収集して意思決定を支援する機能が不十分であり、さ
らに、コメントが多数貼付されたときのコメントの管理
が困難であるなど実用システムとしては、運用上の問題
点が多い。また、本来、コメントの貼付目的は必ずしも
文書の改訂のためだけではない。意見を求めたり、意思
決定を支援するための情報収集のためにコメントの貼付
が行なわれるにもかかわらず、改訂を目的とするコメン
トの枠組だけを考慮したものしかないため、的確にレビ
ューアの意見を提供されたコメントの枠組に表現するこ
とができず、コメント処理の管理の大部分を人間に頼ら
ざるをえないという問題がある。さらに、レビューに基
づいて情報を収集し文書を改訂していく過程の履歴を適
宜参照することや、過去のある一時点にもどることが困
難であるという問題がある。本発明は、このような問題
点に鑑み、レビュースケジュール、レビューア、アクセ
ス権、セキュリティチェック、ドキュメントのバージョ
ン、進捗状況を管理し、さらに、レビューあるいは意思
決定のための情報収集のための諸手続き、すなわち、タ
スクをデータと手続きを合わせ持つオブジェクト、特に
ここではそれをコメントと称するが、このタスクに固有
でドメインに依存しないジェネリックなコメントを複数
用意することにより、レビュー処理履歴を適宜参照しな
がらレビューの迅速で的確な処理を実現し意思決定を支
援するための情報を収集することができる文書レビュー
支援方式を提供することを目的とする。

【０００９】また、従来の情報処理装置では、ルールと
パターンマッチングにおける電子メールの記述能力が低
く、ルールを用いてメール本文の分析をして所望の処理
を実行することは困難である。また、現状の電子メール
システムでは、 （１）多数の話題が交錯する。 （２）多くのメールが発生した場合、読み落し等により
すれ違いが起こる。 （３）通知または作業指示を内容とするメールがメール
の山の中に埋もれてしまい有効な情報の伝送が困難であ
る。（４）発話行為を電子化したものであるが、グループワ
ークの十分なモデル化が行われていないため、使い勝手
があまりよくない。 等の問題がある。そこで本発明は、
このような問題点に鑑み、電子メールの本文とルールと
のパターンマッチングの記述能力を高め、分類された電
子メールを格納するフォルダーの能力を高めルールによ
りメールを分類して、有効な情報の検索を容易にし、ま
たさらにフォルダー内から起動できる手続きを容易に記
述できる情報処理方式を提供することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】第１の発明に係る文書作
成方式は以下の要素を有するものである。 （ａ）少なくとも以下の要素を有するクライアント、
（ａ１）文書を構成するための情報を処理する文書構成
処理部、（ａ２）文書構成処理部により処理された情報
を利用して文書を作成する文書処理部、 （ｂ）少なくとも以下の要素を有するサーバ、（ｂ１）
クライアントにより作成された複数の文書の統合化処理
をする統合化処理部、（ｂ２）作成された文書のレビュ
ーとレビュー結果のコメントに関する処理を行なうレビ
ュー処理部、（ｂ３）文書処理部、レビュー処理部、統
合化処理部の進捗状況管理を行なう管理処理部、

【００１１】第２の発明に係る文書作成方式は以下の要
素を有するものである。 （ａ）以下の要素を有するクライアント、（ａ１）任意
の文書作成ツールにより任意の文書フォーマットで文書
を作成する文書作成手段、（ａ２）ネットワークを介し
てサーバとの間で文書を伝送する伝送手段、 （ｂ）以下の要素を有するサーバ、（ｂ１）ネットワー
クを介してクライアントとの間で文書を伝送する伝送手
段、（ｂ２）クライアントの利用した文書作成ツールに
基づく文書フォーマットの情報を記憶する記憶手段、
（ｂ３）記憶手段により記憶された情報に基づいてクラ
イアントの利用した文書作成ツールに基づく文書フォー
マットと統一された文書フォーマットとの間で、文書を
変換する文書変換手段、（ｂ４）統一された文書フォー
マットで文書を統合化する文書統合手段。

【００１２】第３の発明に係る文書作成装置は以下の要
素を有するものである。 （ａ）複数の文書から所定の用語を抽出する用語抽出手
段、（ｂ）用語抽出手段により抽出された用語を比較検
討し、用語変換を行なう用語変換手段、（ｃ）用語変換
手段により変換された用語に基づいて、文書を編集する
文書編集手段。

【００１３】第４の発明に係る文書レビュー支援方式は
ネットワーク上のクライアントとサーバに以下のいずれ
かの要素を有するものである。 （ａ）作成した文書のレビューを他の装置に依頼するレ
ビュー依頼部、（ｂ）他の装置からのレビュー依頼に基
づいて文書のレビューを行ないコメントを作成するレビ
ュー部、（ｃ）レビュー部により作成されたコメントに
基づいて、コメントを処理するコメント処理部。

【００１４】第５の発明に係る文書レビュー支援方式は
以下の要素を有するものである。 （ａ）手続を内包したコメントを生成するレビュー手
段、（ｂ）上記コメントの手続を実行することによりコ
メントを処理するコメント処理手段。

【００１５】第６の発明に係る文書レビュー支援方式は
以下の要素を有するものである。 （ａ）複数種類のコメントの型とその型に対応した処理
手続を記憶する知識ベース部、（ｂ）少なくとも上記コ
メントの型のひとつを指定してコメントを作成するレビ
ュー部、（ｃ）作成されたコメントに指定の型に基づい
て、知識ベース部に記憶された対応する処理手続を実行
するコメント処理部。

【００１６】第７の発明に係る情報処理方式は以下の要
素を有するものである。 （ａ）所定の識別子とその識別子に対応する値を有する
情報を受信して保持するフォルダー、（ｂ）所定の識別
子に対応する手続を格納する手続き格納部、（ｃ）フォ
ルダーに保持された情報の識別子を分析して、手続格納
部にある対応する手続を実行する手続実行部。

【００１７】第８の発明に係る情報処理方式は以下の要
素を有するものである。 （ａ）所定の識別子とその識別子に対応する値を有する
メール情報を受信して保持するフォルダー、 （ｂ）ルールを作成して記憶しておくルール記憶部、 （ｃ）ルールに基づいて、フォルダーに保持したメール
情報の識別子と値を分析し、その結果により実行すべき
ルールを決定し実行する分析実行部。

【００１８】

【作用】第１の発明においては、管理処理部が進行管理
を行なうので、グループによる文書作成／レビュー工程
の進捗管理、各担当者が作成した各工程でのバージョン
管理、および、コメント貼付・処理通知等のシステム化
により、グループワーク内での各担当者間の調整作業の
効率化が図れる。

【００１９】第２の発明においては、文書変換手段が記
憶手段に記憶された各自の文書フォーマットに関する情
報に基づいて、各自の文書フォーマットを標準フォーマ
ットに変換するので、各自が好みの文書作成ツールを使
用できる。

【００２０】第３の発明においては、用語変換手段が用
語抽出手段により抽出した索引用語等の用語の統一を行
なうので、統一した用語で文書が作成できる。

【００２１】第４の発明においては、レビュー依頼、レ
ビュー、コメント処理の三つのモードを基本としレビュ
ースケジュールに基づいた進捗管理機能、多人数による
レビューが可能となり、相互レビューを通じて、各担当
者のコメントを随時オープンにし、そのコメント処理結
果を文書に反映させることにより、文書記述内容の品質
向上が図れる。

【００２２】第５の発明においては、コメントが手続を
内包しているので、その手続を実行することによりコメ
ントが主体的に必要な作業を進めて行くことができる。

【００２３】第６の発明においては、実作業に即したコ
メントタイプ（コメントの型）の提供により、効果的な
レビュー処理を実現することが可能である。

【００２４】第７の発明においては、情報のもつ識別子
とその値から、識別子に対応する手続を実行するので、
受信した情報に対して自動処理が行なえる。

【００２５】第８の発明においては、ルールに基づいて
メールを分析して、所定の条件下でルールのもつ手続を
実行するので複雑な処理が自動的に実行できる。

【００２６】

【実施例】

実施例１．以下に、図１に基づいて、非同期に協同で文
書を作成し相互レビューができるシステムの概要につい
て述べる。まず、本システムが持つ基本機能を以下に示
す。 （１）統合化機能 グループの各クライアントによって作成された文書セグ
メント（メモ）を一つの文書として統合化した上で、表
示、印刷を行う。 ・文書構成情報の登録 ・メモ処理（作成、移動、マージ操作等） ・定型文書の入力、表示、印刷 ・整形出力（自動ページング等） 等の文書セグメントの統合化機能を用いて、執筆を分担
した各クライアントが、ネットワークを介して、非同期
分散型の協同文書作成を行うことができる。 （２）レビュー支援機能 メモあるいは統合化文書について、ネットワーク環境を
利用した多人数による相互レビューができる。そのため
に、次のようなレビュー支援機能を用いる。 ・レビュー依頼（対象文書、レビューア、レビュー期限
の指定） ・レビュー（コメント貼付等） ・コメント処理（コメント反映通知等） （３）管理機能 協同文書作成作業における作業分担、文書作成、レビュ
ー、改訂、登録、配布等の一連の文書作成進行管理をシ
ステム化するために、次のような管理機能を実現する。 ・作成クライアント／サーバの登録 ・作成分担／レビュー／修正の指示・完了通知 ・工程表の作成 ・バージョン管理（メモ・統合化文書） これらにより、協同文書作成／レビュー作業における進
捗管理、および文書の改訂履歴管理を行うことができ
る。

【００２７】本システムの特長は、以下の通りである。 （１）レビュー支援機能のシステム化 コメントマネジメント機能（コメント貼付、コメント処
理の自動通知等）、レビュー・スケジューリング機能、
およびレビュー進捗管理機能などのレビュー支援機能が
システム化されている。さらに、コメント貼付の際、コ
メントの型（意見、質問、修正指示、補足説明等）、処
理モード（普通、至急）のコメントメッセージが容易に
選択できる。 （２）文書セグメントの情報資源化 各クライアントが作成したメモ、および共用の文書セグ
メント登録データベースを用いて、メモ単位の再利用が
可能である。このような文書セグメントの情報資源化を
図ることにより、各クライアントが文書情報を共有しな
がら文書作成作業を進めることができる。 （３）トップダウン／ボトムアップ方式による文書作成 最初に文書構成情報を登録し、各クライアントの作成分
担を決定してから行うトップダウン方式での文書作成だ
けでなく、メモを積み上げて行き、あとから文書の構成
割付を行うボトムアップ方式での文書作成も可能である
（図２）。文書構成情報は随時変更ができ、メモを適宜
移動することにより、文書の再構成を容易に行うことが
できる。 （４）既存文書のレビュー 本システムで新規に文書を作成するだけでなく、他の文
書ツールによって作成された既存文書を本システムに取
り込み、そのレビューを行うことができる。さらに本シ
ステムの中で、他の文書ツールを用いた新規入力も可能
にする。

【００２８】また、本システムが適用可能な文書の特徴
としては、次のようなものが挙げられる。 （１）複数クライアント間で事前に分担を決めて作成さ
れる文書 （２）合議性によって提出される文書 （３）複数クライアントにレビュー・コメントを求める
文書 （４）再利用の多い文書セグメントを含む文書 上に挙げた特徴を持つ具体的な文書として、次のような
ものが挙げられる。・各種報告書、各種仕様書 ・管理部門取りまとめ文書 ・アイデア提案書、企画立案書

【００２９】以下、図を参照し、第１の発明の一実施例
を説明する。図３は実施例の機能的な概略構成を示すブ
ロック図である。この文書作成方式は、文書構成処理部
１、メモ処理部２、統合化処理部３、レビュー処理部
４、文書セグメント処理部５、管理処理部６、文書処理
部７、文書作成支援処理部８より構成されている。

【００３０】文書構成処理部１は、作成クライアント管
理部１０、文書構成情報処理部１１、文書作成環境処理
部１２、定型文書処理部１３より構成されている。作成
クライアント管理部１０では、クライアントの名前、ユ
ーザＩＤ、パスワード、職制、所属部署略称、アクセス
権などの項目の登録を行なう。

【００３１】文書構成情報処理部１１は、文書構成に関
する情報を作成および、修正する処理、すなわち、 ・文書の新規作成時における文書構成情報の作成（文書
名、項目名、メモ名などの登録、文書属性情報の登
録）、 ・文書構成に関する情報の修正（文書名の修正、文書名
の削除、項目名の修正、項目名の追加、項目名の削除、
項目名の移動、メモ名の修正、メモ名の追加、メモ名の
削除、メモ名の移動）、 ・文書構成に関する情報の表示・印刷、 ・文書構成の全体構成のブラウジング、 ・文書構成の項目名のみの表示、 ・文書の全内容の表示・印刷・登録、 などの処理を行なう。

【００３２】文書作成環境処理部１２は、文書を作成す
る際の環境設定に関わる処理を行なう。すなわち、 ・文書作成クライアントの設定、 ・サーバの設定変更、 ・アクセス権の制御、 ・コメント貼付権の制御 を行なう。ここで扱うアクセス権としては、リード権、
ライト権、クライアント登録権、アクセス権設定権、な
どが考えられる。リード権は、文書の内容を参照する権
限である。また、金額、評価など、公にできない情報を
含む箇所が存在することもあるので、文書構成上の場所
による制御が可能である。すなわち、実際に文書内のあ
る箇所を参照・引用するためには、リード権が与えられ
ているだけではなく、さらに、その箇所に対する引用が
許可されていなければならない。ライト権は、文書の内
容に変化を与える権限であり、その対象としては文書全
体、項目、メモが考えられる。また、文書全体を対象と
した操作としては「削除」操作が考えられるが、項目や
メモに関しては「設定」、「削除」の各操作が存在す
る。さらに、メモに対しては「編集」操作も存在する。
これらの操作が文書に対して与える影響は、 （１）「設定」は、既存のものには変化を与えない。 （２）「削除」は、既存のものを消す。 （３）「編集」は、既存のものの内容を変更する。 であり、また、これらの操作は文書に対して与える影響
が異なるため、権限としては分けて設定が可能である。
さらに、文章構成上の場所による制御も可能である。す
なわち、実際に文書内のある対象を設定／削除／編集す
るためには、設定権／削除権／編集権が与えられている
だけではなく、さらに、その対象に対する設定／削除／
編集が許可されていなければならない。クライアント登
録権は、文書属性の設定を行なう権限であり、通常は文
書構成の作成者が有するもので、文書構成作成者から没
収不可とすることができる。アクセス権設定権は、これ
らの権限を設定する権限であり、通常は文書構成の作成
者が有するもので、文書構成作成者からは没収不可とす
ることができる。

【００３３】定型文書処理部１３は、定型フォーマット
入力エディタ部２１、定型フォーマット表示部２２、定
型フォーマット印刷部２３、定型フォーマット格納部２
４より構成されている。

【００３４】メモ処理部２では、処理対象である「メ
モ」としては、文書に属するメモおよび、文書に属さな
いプライベートなメモがあり、メモ構成処理部３１と、
メモ内容処理部３２より構成される。メモ構成処理部３
１では、メモに関する情報を作成、修正する処理を行な
う。例えば、メモに関する情報とは、メモ名、メモファ
イル名、メモ作成者名、メモ作成日付等が考えられる。
さらに、メモ名の修正、削除、移動を行なう。メモ内容
処理部３２では、メモ内容の作成、選択、修正、編集、
削除、移動、コピー、分割、合成、印刷、表示、登録、
バージョン管理等の処理を行なう。

【００３５】統合化処理部３は、グループの各クライア
ントによって作成された文書セグメント（メモ）を一つ
の文書として統合化した上で、表示、印刷を行ない、さ
らに、索引の作成、図表リスト等の作成を行なう。

【００３６】レビュー処理部４は、メモあるいは統合化
文書についてネットワーク環境を利用した多人数による
相互レビューを、 ・レビュー依頼（対象文書、レビューア、レビュー期限
の指定）、 ・レビュー（コメント貼付等）、 ・コメント処理（コメント反映通知等）、 などのレビュー支援機能を用いて行なう。これらのレビ
ュー支援機能は、コメントマネジメント処理部４１（コ
メント貼付、コメント処理の自動通知等）、レビュー・
スケジューリング処理部４２および、レビュー進捗管理
処理部４３より構成されている。さらに、コメントマネ
ジメント処理部４１では、コメント貼付の際、コメント
の型（意見、質問、修正指示、補足説明等）、処理モー
ド（普通、至急）のコメントメッセージの選択を行な
う。

【００３７】文書セグメント処理部５は、各クライアン
トが作成した文書セグメントをデータベースに登録保管
し、メモ単位、項目単位の検索・再利用を実現してい
る。

【００３８】管理処理部６は、協同文書作成作業におけ
る作業分担、文書作成、レビュー、改訂、登録、配布等
の一連の文書作成進行管理を行なう。すなわち、 ・作成クライアント／サーバの登録、 ・作成分担／レビュー／修正の指示・完了通知、 ・工程表の作成、 ・バージョン管理（メモ、統合化文書）、 等により、協同文書作成／レビュー作業における進捗管
理、および、文書の改訂履歴管理を行なう。

【００３９】文書処理部７は、文書の作成、修正、編集
を行なう。

【００４０】文書作成支援処理部８は、文書作成時にお
ける関連用語・関連資料の参照および、文書セグメント
の統合化時における用語の統一を行なう。以上、方式の
構成について説明した。

【００４１】次に、方式の動作について説明する。ま
ず、文書構成処理部１において、文書構成情報の登録を
行ない、次いで作業分担の割り当て、作成期日の設定を
行なう。これにより管理処理部６は、その文書構成情報
に基づいて進捗管理を開始する。すなわち、文書作成期
限と目標文書作成の達成率をもとにして、サーバあるい
はクライアントに対して電子メールを自動選択・送付す
る。クライアントは、文書作成支援処理部８において関
連用語・関連資料を参照しながら、また、文書セグメン
ト処理部５を用いて過去に作成された文書セグメントを
参照しながら、割り当てられたメモをメモ処理部２にお
いて作成し、文書処理部７において適当なワードプロセ
ッサーを用いて文書の作成を行なう。また、プライベー
トメモ、すなわち、文書構成情報に登録されていないメ
モを活用しながら作成分担メモを作成する。クライアン
トは、文書作成の進捗状況を管理処理部６に適宜報告す
る。サーバは、各担当者の作業の進捗状況を管理処理部
６に問い合わせることにより把握できる。また、サーバ
は管理処理部６を用いて、適宜各担当者に対して電子メ
ールを送付して作業を指示することができる。また、各
担当者は、レビュー処理部４において、作成文書をレビ
ューアにレビューを依頼して作成文書を修正・改訂する
ことができる。レビュー・スケジューリング処理部４２
内のレビュー依頼部（図示せず）において、レビュー依
頼文書、レビューア、レビュー期限を設定して、レビュ
ー依頼を指示することによりレビューを依頼する。レビ
ュー依頼がなされると、レビュー進捗管理処理部４３
は、レビュースケジュールに基づいてレビューの進捗管
理を開始し、レビュー依頼通知をレビューアに対して送
付する。レビューは、レビュー・スケジューリング処理
部４２内のレビュー部（図示せず）において行なう。レ
ビューは、既に用意されているコメントタイプの中から
適当なコメントタイプを選択し、続いてコメントメッセ
ージ、コメント処理モード（至急、普通）を選択して、
コメント本文を文書処理部７を用いて作成し、レビュー
対象文書においてコメント貼付領域を指定して、指定領
域にコメントを貼付することにより行なう。コメントが
貼付されるとコメント貼付通知がコメント処理クライア
ントに対して自動送付される。レビューが終了するとレ
ビュー進捗管理処理部４３はレビュー依頼者に対してレ
ビュー終了通知を送付する。コメント貼付通知を受け取
ったコメント処理クライアントは、コメントの指示を参
考にしてコメント処理を実行する。コメントの処理が終
了するとレビュー進捗管理処理部４３は、コメント処理
済み通知をコメント貼付者に対して送付する。

【００４２】サーバは、統合化処理部３において文書構
成情報に基づいて各担当者の作成したメモを一まとめに
統合化し、メモを移動しながら目的とする文書を作成す
る。また、メモを先に作成してから、文書構成情報を作
成しメモを統合化することもできる。

【００４３】以上、この実施例では、文書構成情報の登
録、メモ処理、定型文書の入力・表示・印刷、整形出力
などの文書セグメントの統合化機能を用いて、執筆を分
担した各クライアントが、ネットワークを介して、非同
期分散型の協同文書作成を行なう手段と、ネットワーク
環境を利用した多人数による相互レビュー、すなわち、
レビュー依頼・レビュー・コメント処理などの諸機能を
用いて、メモあるいは統合化文書のレビューを支援する
手段と、作成クライアント／サーバの登録、作成分担／
レビュー／修正の指示・完了通知、工程表の作成、バー
ジョン管理、協同文書作成／レビュー作業における進捗
管理、および、文書の改訂履歴管理等の機能を用いて、
協同文書作成作業における作業分担、文書作成、レビュ
ー、改訂、登録、配布、といった一連の文書作成進行管
理を行なう手段とを具備したことを特徴とする文書作成
方式を説明した。そして、この実施例はコメント貼付、
コメント処理の自動通知などの管理をするコメントマネ
ジメント機能、レビュー・スケジューリング機能、およ
びレビュー進捗管理機能などのレビュー支援機能を設
け、また、コメント貼付の際、コメントの型（意見、質
問、修正指示、補足説明など）、処理モード（普通、至
急）のコメントメッセージを容易に選択できる機構と、
各クライアントが作成した文書セグメントをデータベー
ス化し、それらの再利用を可能とするなどの文書セグメ
ントの情報資源化を図り、文書情報を共有しながら文書
を作成する手段と、文書構成情報を随時変更しメモを適
宜移動することにより、文書の再構成を容易にし、文書
構成情報を登録して各クライアントの作業分担を決定し
てから行なうトップダウン方式での文書作成と、メモを
積み上げて行き後から文書の構成割付を行なうボトムア
ップ方式による文書作成手段と、本システムで新規に文
書を作成するだけでなく、他の文書ツールによって作成
された既存文書を本システムに取り込みそのレビューを
行なう手段を有することを特徴としている。なお、この
実施例では、クライアントとサーバとも図３に示すよう
な構成を有する場合を示したが、クライアントは少なく
とも文書構成処理部１と文書処理部７とレビュー処理部
４を有しており、サーバは少なくとも統合化処理部３と
管理処理部６を有している場合でもよい。

【００４４】実施例２．図４は、第２の発明に係る文書
作成方式の一実施例を示す図であり、従来技術で説明し
た図２１に、文書変換手段６４１と著者利用文書作成ツ
ール記憶手段６４２を追加したものである。文書変換手
段６４１は、たとえば文書フォーマットＢを有するワー
ドプロセッサで作成された文書を標準の文書フォーマッ
トＡに変換する手段であり、著者利用文書作成ツール記
憶手段６４２は著者が例えばワープロＡを使っている
か、ワープロＢを使っているかを記憶する手段であり、
あらかじめなんらかの方法で登録しておくものである。
複数人の著者は、自分が使っている文書ツールで作成し
た文書を協同文書作成サーバに送ると、サーバは記憶さ
れた情報に従って文書フォーマットを標準フォーマット
に変える。レビュー以後は、その逆を行い著者が利用し
ている文書フォーマットに変換して統合した文書を送
る。

【００４５】以上、この実施例では、ネットワークを介
した非同期分散型環境下で文書を作成する異種の文書作
成手段と、異なる文書作成手段により作成した文書をネ
ットワークを介して文書変換手段へ送付したり、文書変
換手段より出力された文書を指示された文書作成手段へ
送付する伝送手段と、標準フォーマットで構成されてい
る文書と異種のフォーマットとの変換をする文書変換手
段と、各クライアントが作成した文書を統合化する文書
統合手段と著者が利用している文書作成ツールを記憶す
る著者利用文書作成ツール記憶手段と、文書のフォーマ
ット変換、文書の統合化、著者が利用している文書作成
ツールの自動立ち上げなどの処理の実行制御をする制御
手段とを具備したことを特徴とする文書作成方式を説明
した。この実施例によれば、著者は、普段使っている文
書作成ツールで協同文書作成に参加することができるた
め、新たな文書作成ツールをマスターする必要がなく、
文書作成効率が向上する。

【００４６】なお、この実施例では、著者が利用する文
書作成ツール名を記憶する場合を示したが、著者が利用
する文書作成ツール名でなくともよく、そのツールによ
って生成される文書フォーマット名でもよい。あるい
は、ツールやフォーマットを識別する識別子を記憶する
場合でもかまわない。

【００４７】実施例３．図５は、第３の発明に係る文書
作成方式の一実施例を示す図であり、従来技術で説明し
た図２２に、索引項目統合手段６５１、シソーラスデー
タベースを利用した用語変換手段６５２、索引、用語解
説を生成する文書編集手段６５３を追加したものであ
る。索引項目統合手段６５１は、複数人の著者が指定し
た索引項目を、一つの索引項目表として統合化する手段
である。また、用語変換手段６５２は、共用のシソーラ
スデータベースを利用して文書中の用語を統一するため
の変換手段であり、データベース内には用語変換パター
ンだけでなく、用語解説を保有する。また、文書編集手
段６５３は、索引、用語解説付きの協同文書を自動生成
する手段である。複数人の著者は、自分が作成した文書
と索引項目を指定して協同文書作成サーバに送ると、そ
れらの索引項目が統合化された索引項目表が生成され
る。シソーラスデータベースを利用しながら、統合化し
た文書中の類似用語を同一の用語に変換すると共に、索
引項目表により、索引データ（項目名、出現箇所）と用
語解説の情報を集めて、協同文書を作成する。

【００４８】以上、この実施例では、分散環境下で作成
された文書をネットワークを介して伝送する伝送手段
と、各クライアントが作成した文書を統合化する文書統
合手段と、複数人の著者が指定した索引項目を、一つの
索引項目表として統合化する索引項目統合手段と、用語
変換パターンと用語解説を保有する共用のシソーラスデ
ータベースを利用して文書中の用語を統一するための用
語変換手段と、索引、用語解説付きの協同文書を自動生
成する文書編集手段とを具備したことを特徴とする文書
作成方式を説明した。この実施例によれば、複数人の著
者の文書を統合化して一つの文書を作成するのに、用語
の統一および索引項目の洗い出しを校正者が行う必要が
なく、協同文書作成編集の効率が向上する。

【００４９】なお、上記実施例では、あらかじめ抽出さ
れた索引項目を統合する索引項目統合手段６５１を例に
示したが、索引項目はあらかじめ抽出されていなくても
よく、複数の文書から索引項目を抽出できる抽出手段が
あればよい。また、抽出する用語は索引に限るものでは
なく、見だし項目や目次項目や特定の専門用語やカナ文
字や英文字等の所定の用語であればよい。また、この用
語とは単語のほかに、句や節や文章であってもかまわな
い。

【００５０】実施例４． グループで文書を作成・改訂する場合、グループのクラ
イアントが分担して作成した文書をクライアント間でレ
ビューすることが必要になる。他クライアントが作成し
た文書へコメントと称して批評を加え、そのコメントに
ついての検討を行った上で文書に反映させるという一連
のレビュー作業のシステマティックな支援・管理は、ネ
ットワークを介して複数のクライアントが効率良く文書
を作成・改訂するためには必要不可欠な機能である。こ
の実施例４では、 ［１］レビュースケジュール、レビューア、アクセス
権、セキュリティチェック、ドキュメントのバージョ
ン、等の進捗管理機構の提供 ［２］実作業をユーザグループのワークスタイルを反映
しやすいようにモデル化してそのモデルに基づいたレビ
ュー支援機能の提供 ［３］意思決定を支援するための情報を収集するための
枠組の提供 ［４］コメント貼付という枠組を通した問題解決機構の
提供を目的として、 （１）コメントの貼付、 （２）レビュー期限等のスケジュールの取り込み、 （３）レビュー依頼、コメント貼付等の各種通知、 （４）コメントの反映の実行、管理、を自動的に行う、
分散環境下での電子メール機能をベースとするコミュニ
ケーションを指向した文書レビュー支援方式について述
べる。

【００５１】図６に示すように、レビュー作業のタスク
分析を行った結果、レビュー作業は複数の作業パターン
に分類されることがわかった。そこで、これら複数の作
業パターンをコメントタイプとしてその処理を明確化・
類型化してドメインに依存しないジェネリックコメント
として定義することにする。図７はジェネリックコメン
トの機能ブロック図であり、コメント内には、データと
内部状態のほかに手続１〜手続ｎが内包されている。こ
のようにジェネリックコメントが単なるデータ以外に手
続を内包していることが、この実施例の特徴であり、ジ
ェネリックコメントがいわゆるインスタンスを形成して
いることになる。本方式では、各コメントの型（すなわ
ち、ジェネリックコメント）をそのコメントの独自のデ
ータと手続き（処理）を含んだオブジェクトと捉える。
こうすることにより、コメントに対するレビューの仕方
によって異なる処理はオブジェクトの中に取り込まれ、
統一されたメッセージ（処理、表示、印刷等）でオブジ
ェクト、すなわち、コメントの型を扱うことにより、簡
単にレビューが行えるようになる。また、貼付されたコ
メントは、インスタンスとしてクラスの属性を継承す
る。ジェネリックコメント内の手続きとしては、当該コ
メントが次に実行すべき手続きを含んでおり、このコメ
ントの手続きがレビューアやコメント処理者に対して次
に何をすべきかをうながすようにプログラミングするこ
とが可能になっている。したがって、期限管理、スケジ
ューリング、送付先、記入事項等の情報に基づいて、コ
メントが自発的に作業者に次の作業を行うよう指示する
ことが可能である。そして、これら手続きを部品化しラ
イブラリー化してデータベースに登録することにより、
これら手続きを自由に組み合わせることによって所望の
コメントタイプを作成することができる。作成されたコ
メントタイプを組み合わせることによって新しいコメン
トタイプを生成することができ、これらコメントタイプ
を適宜使い分けることにより、効果的なレビュー処理が
実現できる。また、各コメントタイプの集まりは、一種
の知識ベースを構成することになる。 さらに、ユーザが
既提供のコメントタイプを組み合わせたり、独自にコメ
ントタイプを作成したり、あるいは、システム開発側で
ユーザニーズに合わせたコメントタイプを容易に追加提
供したりすることができる。また、それぞれのコメント
タイプに適したユーザインタフェースを提供する。例え
ば、意見、質問、修正指示、補足説明、指示等のコメン
トタイプが考えられる。また、コメント貼付という枠組
を通した問題解決ができる。これらコメントタイプは、
指定されたメンバーが指定された期限までにコメントを
読んだという通知、または質問に対する返事などを返送
してくるように、時には警告メッセージをメールで送付
するなどして、コメント処理の進捗管理をインスタンス
たるコメント自身が行う。さらに、コメントが手続きを
内包しているので、その手続きを実行することによりコ
メントが主体的かつ能動的に必要な作業を進めて行くこ
とができ、実作業に即したコメントタイプの提供によ
り、効果的なレビュー処理の実現が可能である。また、
コメントタイプは、レビュー処理の作業上必要と思われ
る仕様に応じて定めることができる。

【００５２】一方、図６に示したように、レビュー作業
を別な観点で分類すると、（１）レビュー依頼、（２）
レビュー（コメント貼付）、（３）貼付されたコメント
を処理するコメント処理、に分けられることがわかっ
た。

【００５３】以上のような作業分析に基づいて、この文
書レビュー支援方式は考えられたものであり、図８に示
すような設計方針を持つものである。以下、図８に基づ
いて設計方針を説明する。 （１）基本的なコメント・タイプの提供 ドメインに依存しないという性質を持つ基本的なコメン
トであるジェネリック・コメント、すなわち、レビュー
作業に係わる諸手続きを合わせ持つ基本的な類型化され
たコメント・タイプを用意し、レビューアはこれらのジ
ェネリック・コメントの中から適切なコメントの型を選
択して、コメントを貼付することによって、レビューを
実行できる。また、貼付されたコメントの処理をシステ
ムの指示する命令に従って、コメント処理クライアント
が実行し、コメント内容を文書に反映したり、レビュー
依頼者が意思決定するための情報を収集するといった一
連の作業を支援する。 （２）有効なコミュニケーション機能の提供 コメントの貼付から反映までのスケジュールの作成や、
レビューアの振り分け等の設定を支援する。またレビュ
ー依頼者により作成されたスケジュールを基に、レビュ
ーに係わる処理の進捗状況を各コメント毎に管理し、現
在の処理状況を把握し、電子メールシステムを機能拡張
することによりレビュー処理を円滑に行うことを支援す
るためのコミュニケーションを指向した各種通知に関す
る処理を行う。

【００５４】次に、文書レビュー支援方式の概要につい
て説明する。本方式は、レビュー依頼モード、レビュー
モード、およびコメント処理モードにより構成され、さ
らにマネージャにより、文書とコメントの統合管理を行
う。図９に、本レビュー支援方式の処理の流れを示す。 （１）レビュー依頼モード 対象文書、レビューア、レビュースケジュールを指定す
ると、自動的にレビューの依頼がなされる。 （２）レビューモードコメント・タイプ（質問、意見、修正指示、補足説明、
等）を選択し、次いで、コメント・メッセージ（意味不
明、スケジュール不明、詳細不明、確認、指示、賛同、
注釈文、添付資料、抽象的指示、具体的修正案例示）、
処理モード（普通、至急）、を選択し、さらに、コメン
ト本文を作成したものをレビュー依頼されたレビュー対
象文書全体、あるいは対象文書本文の特定領域に対して
コメントを貼付するという形式でレビューが行われる。
コメントが貼付されると、コメント貼付通知がレビュー
依頼者やコメント処理クライアントに対して自動送付さ
れる。また、既に貼付されているコメントに対しても同
様のコメントの貼付が可能である。すなわち、貼付され
たコメントに対してレビューができる。本方式では以下
のようなコメントのタイプを用意している。これらのコ
メントのタイプについて、指定されたクライアントが指
定された期限までにコメントを読んだという通知または
質問に対する返事などを返送してくるように、時には警
告メッセージをメールで送付するなどして、コメント処
理の進捗管理を行なう。 １）意見タイプメッセージを通知するためのもので、レビューアの意
見、すなわち、確認・賛同の意向を指定したメンバーに
伝えるためのコメントである。したがって、コメント処
理メンバー（執筆者あるいは指定メンバー）は、貼付さ
れたコメントを読み、コメント処理済み通知を発信す
る。 ２）質問タイプ指定したメンバーに対して質問をして、その返答をメー
ルにより返送させ、そ の返書の管理を行なうためのコメ
ントである。文書の内容をより良く理解するための質
問、現状の把握、原因の究明など、主に意思決定を支援
するために必要な情報（説明）を求める質問などの情報
収集を目的として貼付するコメントである。執筆者自身
がこのタイプのコメントを貼付することによって、文書
作成の参考となる情報を収集することが可能である。ま
た、執筆者自身が指定メンバーに対して、このタイプの
コメントを貼付することによって文書片を求めることが
できる。指定されたコメント処理メンバーは、質問に対
する回答を電子メールにて返送する。システムマネジャ
ーはこの返書を集計管理し、全員の回答が返送されると
コメント処理済み通知を発信し、コメント処理が終了し
たことになる。 ・情報収集のための質問タイプのコメント 日常業務として行っている判断・決定は、大半がプロセ
ス化が可能であるため、システマティックな質問が可能
でありコメントタイプとしての類型化が可能である。そ
こで、このような情報収集のために貼付する質問タイプ
のコメントとして次のようなものが考えられる。情報収
集のための質問タイプのコメントタイプは、例えば次の
ようなコメントタイプが考えられる。 １．内容を理解するために貼付するコメント ２．問題解決を進めるため、すなわち意思決定を支援す
るために必要な情報を収集するために貼付するコメント ３）修正指示タイプ 抽象的に文書の修正を指示したり、具体的な修正案を例
示して本文の修正（追加、削除、置換）を指示し、その
修正指示に対する処理に至る過程を管理するためのコメ
ントである。具体的修正案に同意が得られた場合、テキ
ストの自動差し替えが可能である。 ４）補足説明タイプ執筆者、あるいは、レビューアが文書の内容を補足説明
するために貼付する注釈文、添付資料などを内容とする
コメントである。このタイプのコメントが貼付 される
と、まず指定したメンバーに対してコメント貼付通知が
発信され、メンバー全員がこの貼付されたコメントを読
み、質問、意見等のコメントを貼付したり、返書を返送
するといった一連の処理を管理する。 ５）指示タイプ指定したメンバーあるいは、執筆者に対して作業指示を
するためのコメントである。執筆者とコメント貼付者と
の間でコミュニケート（電子会議、あるいは電子メー
ル）しながら作業内容、作業スケジュールを決定する枠
組を提供している。このコメント内で設定・変更した作
業スケジュールは、自動的にシステム全体の作業スケジ
ュールに反映される。 （３）コメント処理モード コメントが貼付されると、コメント貼付通知が関係者へ
電子メールを通して自動的に行われる。関係クライアン
トのワークステーション（ＷＳ）では、コメントはコメ
ント・タイプごとに用意されているフォルダーに格納さ
れる。コメント処理を依頼された者は、このフォルダー
内のコメントを選択し、そのコメントに対して“コメン
ト処理”を指定すると、本文とコメント内容、さらに、
作業指示が表示されるので、この作業指示に従ってコメ
ント処理を行う。コメント処理が終了すると、コメント
処理済通知がレビューアおよびマネージャに対して自動
送付される。コメント処理済通知を送付して来ないコメ
ント処理クライアントに対しては、コメント処理を早く
実行することを催促する旨の電子メールが自動送付され
る。

【００５５】以下、第４、第５、第６の発明の一実施例
を説明する。図１０は本発明の文書レビュー支援装置の
一実施例を示し、基本的な機能の要部を表わしたブロッ
ク図である。また、図１１はそのシステム基本構成図で
ある。このレビュー支援方式は、ユーザインタフェース
を兼ね備えるレビュー依頼部１０１、レビュー部１０
２、コメント処理部１０３、表示部１０４と、これらの
機能を内部的に支援する管理部１０５、知識ベース部
（コメントのタイプ別処理手続き格納部）１０６、コメ
ントデータベース部１０７、文書データベース部１０８
より構成されている。

【００５６】レビュー依頼部１０１は、レビュー依頼に
出す文書を選択し、レビューア、レビュースケジュール
を設定し、これを選択した文書に付随情報として持たせ
たもの（インスタンスと称する）をレビュー依頼フォル
ダーのインスタンス格納部２０３へ入力する入力部２０
１と、インスタンスを選択し、選択されたインスタンス
に対してレビューを依頼したり、レビュー状況を確認す
るためのメッセージを送出するメッセージ送出部２０５
と、入力部２０１で作成されたインスタンスを格納する
インスタンス格納部２０３とインスタンスに与えるメッ
セージを解読し実行する手続き実行部２０４からなるレ
ビュー依頼フォルダー２０２より構成されている。

【００５７】レビュー部１０２は、レビュー依頼を通知
するレビュー依頼インスタンスを格納するインスタンス
格納部３０５と警告メッセージ等の電子メールを格納す
る電子メール格納部３０６とからなる格納部３０３と、
インスタンスに与えるメッセージを解読し実行する手続
き実行部３０２からなるレビューフォルダー３０１と、
レビュー依頼インスタンスを選択しそのインスタンスに
メッセージを送出するためのメッセージ送出部３０４よ
り構成されている。レビュー依頼インスタンスに対しメ
ッセージを与えることにより、レビューアの作業の進捗
管理を行う。

【００５８】コメント処理部１０３は、コメント貼付通
知インスタンスを格納する格納部４０３とインスタンス
に与えるメッセージを解読し実行する手続き実行部４０
２からなるコメント処理フォルダー４０１と、インスタ
ンスを選択しそのインスタンスにメッセージを送出する
ためのメッセージ送出部４０４より構成されている。格
納部４０３は、コメント貼付通知インスタンスを格納す
るインスタンス格納部４０５と警告メッセージなどの電
子メールを格納する電子メール格納部４０６より構成さ
れている。表示部１０４は、レビュー依頼されている文
書、レビュー状況、コメント処理状況の確認を行なうた
めのものである。

【００５９】管理部１０５は、レビュースケジュール管
理部１０９とコメント管理部１１０からなる。レビュー
スケジュール管理部１０９は、警告メッセージなどの電
子メールを送付し、また、スケジュール通りにレビュー
依頼通知を送付しレビュー対象文書へのコメント貼付の
可否を設定するなどレビュー・コメント処理のスケジュ
ールに基づいた進捗管理を行なう進捗管理部５０１とレ
ビュースケジュールを格納するデータベース部５０２か
らなる。コメント管理部１１０は、コメントデータベー
ス部１０７へのコメントの登録・保管検索、コメントの
未処理・処理済み管理、ユーザからのコメント処理の進
捗状況の問い合わせに関する処理を行なう。

【００６０】知識ベース部１０６は、コメントのタイプ
別処理手続き格納部である。コメントデータベース部１
０７は、貼付されたコメントデータを格納するところで
ある。文書データベース部１０８は、レビュー依頼対象
の文書および、コメント処理されたものを格納するとこ
ろである。

【００６１】次に、以上の処理機能を用いて実行される
本方式でのレビュー支援処理手続きをレビュー依頼、レ
ビュー、コメント処理に分けて説明する。レビュー依頼
は、入力部２０１においてまず、レビュー依頼ウィンド
ウをオープンし、このウィンドウにおいてレビューを依
頼する文書を選択しレビュー依頼ウィンドウに登録す
る。ついで、選択した文書に対してレビューア、レビュ
ースケジュールを設定しインスタンスを作成する。作成
されたインスタンスはアイコン化されてレビュー依頼ウ
ィンドウ上において表示される。このアイコン化された
インスタンスに対して“レビュー依頼”というメッセー
ジを与えるとこのインスタンスはレビュー依頼フォルダ
ー２０２のインスタンス格納部２０３に格納される。す
るとレビュー依頼フォルダー２０２内の手続き実行部２
０４によりインスタンスは文書とレビュースケジュール
に分けられ、文書はレビューサーバ上の文書データベー
ス部１０８に、レビュースケジュールはデータベース部
５０２に格納される。次いで、レビュースケジュール管
理部１０９の進捗管理部５０１がデータベース部５０２
内のレビュースケジュールを参照しながらレビュー依頼
通知を各レビューアに送付する。レビュー依頼通知は、
レビューインスタンスとしてレビューフォルダー３０１
の格納部３０３に格納される。レビューは、レビューフ
ォルダー３０１の格納部３０３の中からレビューインス
タンスを選択し、例えば、“レビュー”なるメッセージ
を与えると手続き実行部３０２が起動されレビューサー
バにリモートログインし、ウィンドウ上にレビュー対象
文書が表示され、コメント貼付可能状態となる。この
時、レビューアは他人の貼付したコメントを表示部１０
４を用いることによって参照することができる。図１２
は、コメント貼付の一例を説明するための図であり、ま
ず、コメント貼付領域を指定し、コメントタイプを選択
し、次に、コメントメッセージの種別を選択し、レビュ
ーア、レビュー期限などの情報を入力し、コメント処理
モード（普通又は至急）を設定して、コメント本文を記
述する。このコメントはコメントデータベース部１０７
に格納される。このコメントに対して“貼付”というメ
ッセージを与えることによりコメント貼付処理が実行さ
れる。すると、コメント貼付通知がコメント管理部１１
０により、コメント処理クライアントに対して送付され
る。このコメント貼付通知は、コメント処理インスタン
スとしてコメント処理フォルダー４０１の格納部４０３
に格納される。また、コメントに対してコメントを貼付
することも可能である。コメント処理クライアントは、
コメント処理フォルダー４０１の格納部４０３の中から
コメント処理インスタンスを選択し、“コメント処理”
というメッセージを与えると、サーバにリモートログイ
ンして当該文書とコメント内容がウィンドウ上に表示さ
れ、現在のコメントの処理状況が表示され次なる作業指
示が表示される。コメント処理クライアントはこの作業
指示に従ってコメント処理を実行する。コメント処理が
終了するとコメント処理済み通知がコメント貼付者とコ
メント管理部１１０に送付される。

【００６２】例えば、意見タイプのコメントが貼付され
た場合、コメントはコメント貼付の通知を送付し、コメ
ントデータベース部へ登録した後、直ちにコメント既読
集計管理を開始し、コメント処理クライアントからコメ
ント既読の通知が送付されて来るのを待っている。そし
て、コメント処理クライアントのコメント既読通知が送
付されて来るとコメントはコメント既読通知をコメント
貼付者とコメント管理部１１０に対して送付する。そし
て、コメント処理クライアント全員の既読通知が送付さ
れて来るとコメント貼付者とコメント管理部１１０に対
してコメント処理済み通知を送付し処理済みコメントと
して管理する。図１３に意見タイプの一実施例を示す。
６０１は、レビューア、すなわち、コメント貼付者が行
なう処理の流れである。６０２は、知識ベース部１０６
に格納されているコメントの手続きである。６０３は、
コメント処理クライアントの行なう処理である。コメン
トは、内部状態を保持しているため、コメントの既読集
計管理中である場合に、“現在の処理状況の確認”とい
う内容のメッセージがコメントに対して与えられるとコ
メントの既読通知待ちであるなどの状況表示がなされ
る。また、同時に既読通知を送付したコメント処理クラ
イアントを確認することが可能である。

【００６３】また、図１４は質問タイプの一実施例を示
す図であり、質問タイプは図のような流れで処理される
よう手続１〜６が質問タイプのジェネリックコメント内
に内包されることになる。さらに、図２４〜図２９にコ
メントタイプの実施例を示す。

【００６４】なお、本発明は上述した実施例に限定され
るものではない。例えば、コメントタイプの定義の仕方
は、レビュー処理の作業上必要と思われる仕様に応じて
定めれば良い。その他、本発明はその要旨を逸脱してい
ない範囲で種々変形して実施することができる。

【００６５】以上のように、この実施例では、レビュー
スケジュールの作成とレビュースケジュールの管理、進
捗管理を行なうスケジューラー、およびレビューア、ア
クセス権、セキュリティチェック、ドキュメントのバー
ジョン管理、レビュー処理の進行管理を行なうマネージ
ャ、さらにレビュースケジュールとコメントの型を保管
管理するデータ管理機構を備えたものであり、レビュー
依頼に出す文書を選択し、レビューア、レビュースケジ
ュールの付随情報を付加してレビューを依頼するレビュ
ー依頼手段１０１と複数のコメントタイプに基づくレビ
ューを行ないコメントを貼付するレビュー手段１０２
と、コメントのタイプ別処理手続きに基づくコメント処
理手段１０３と、コメントのタイプ別処理手続きと貼付
されたコメントを格納するコメントデータベース１０７
と、レビュースケジュールとコメントの処理手続きの進
捗状況と各種通知文書の送付を管理する管理手段１０５
とを具備したことを特徴とする文書レビュー支援方式を
説明した。

【００６６】以下、図を参照し、第７、第８の発明の一
実施例を説明する。図１５は本発明の情報処理方式の一
実施例を示し、具体的な機能の要部を表わしたブロック
図である。この情報処理方式は、メール受付フォルダー
７０１、メール分析実行部７０４、メール格納部７０
９、ルール作成部７１６、手続き格納部７１７より構成
されている。

【００６７】メール受付フォルダー７０１は、送付され
てくる電子メールを格納する格納部７０３と格納部７０
３に格納された電子メールに対する処理の手続きが記述
されているクラスを参照しながら手続きを実行する手続
実行部７０２より構成されている。

【００６８】メール分析実行部７０４は、メール受付フ
ォルダー７０１より送られてくるデータを受け入れ、実
行可能ルールを検索するネットワーク型インスタンシエ
ーション作成部７０７と、メール受付フォルダー７０１
より送られてきたデータを合わせ持つ実行可能ルール群
（インスタンシエーションと称する）を格納するコンフ
リクトセット格納部７０６と、コンフリクトセット格納
部７０６に格納されているルールを実行するルール実行
部７０５と、ネットワーク型インスタンシエーション作
成部７０７をデータ受け入れ状態にする（ネットワーク
の初期化を行なう）ネットワーク初期化部７０８より構
成されている。

【００６９】メール格納部７０９は、電子メールを格納
するフォルダーの集まりより構成されている。電子メー
ルを格納するフォルダー７１１は、電子メールを格納す
る格納部７１２と手続き実行部７１０より構成されてい
る。

【００７０】ルール作成部７１６は、ユーザがルールを
作成するルールエディタ部７１５と作成されたルール、
すなわち、プロダクションルールを格納するプロダクシ
ョンルール格納部７１４と、作成されたプロダクション
ルールをコンパイルして実行可能ルールの抽出を高速化
するネットワーク型インスタンシエーション作成部７０
７を作成するルールコンパイラ部７１３より構成されて
いる。このプロダクションルールはメールの内容を分析
してメールを格納するフォルダーを指示したり手続きの
実行を行なったりする。

【００７１】手続き格納部７１７は、各フォルダー内で
実行可能な手続きを階層構造化された形式で格納する。

【００７２】フォルダー７０１、７１１は、電子メール
を格納する格納部７０３、７１２とフォルダーが継承す
る手続きの実行部７０２、７１０より構成されている。
実行部７０２、７１０で扱う手続きは手続き格納部７１
７に格納されているクラス名を指定することにより設定
することができる。

【００７３】図１６は、電子メールの記述形式を示した
ものである。また図１７は、電子メールの具体的記述例
を示したものである。 （ａ）は通常のメール形式の場合、 （ｂ）はメールの内容がプログラム名とそのソースコー
ドの場合、 （ｃ）はメールの内容が手続名、データ及びクラス名の
集合の場合、を示している。電子メールは（スロット
名：スロット値）というペアを記述することによって構
成される。フォルダー７０１からメール分析実行部７０
４へ送出するデータは、スロット名・スロット値という
ペア、すなわち、スロット単位に設定することができ
る。スロット単位が記述レベルの最小基本単位である。
また、同時に、電子メール内の各スロットには、メール
分析実行部７０４にデータとして送出するかしないかの
設定が可能である。

【００７４】図１８は、ルールエディタ部７１５を用い
て記述するプロダクションルールの記述例である。図１
９にスロットとプロダクションルールの動作を示してい
る。（スロット名１＝Ａ、スロット値１＝Ｂ）、（スロ
ット名２＝Ｅ、スロット値２＝Ｆ）というスロットが電
子メールに記述されていればこのルールは実行可能ルー
ルになりコンフリクトセット格納部７０６に格納される
ことになる。ルールの実行とは、ｔｈｅｎ部に記述され
たリストを実行することになる。

【００７５】図２０は、手続き格納部７１７の一構成例
を示している。手続き格納部７１７はクラス１００１の
集まりによって構成されている。クラス１００１は、継
承するスーパークラスの設定部１００２、手続き格納部
１００３、静的データ格納部１００４より構成される。
静的データ格納部１００４は、スロット名：スロット値
という形式で宣言的なデータを格納するところである。
そして、スーパークラスの設定部１００２において記述
されたスーパークラスに格納されている手続きや静的デ
ータを参照することができる。

【００７６】次に以上の機能を用いて実行される本情報
処理装置の処理の流れを説明する。まず、電子メールが
送付されてくるとメール受付フォルダー７０１の格納部
７０３に格納される。電子メールが格納されると同時に
手続き実行部７０２が起動し、メール内容を分析してメ
ールの指示にしたがって手続きを起動する。その手続き
の実体は手続き実行部内に格納されているクラス名ある
いは、そのスーパークラスに相当する手続き格納部７１
７内に格納されている。ここでのメールの内容の分析と
はメール本体のスロット名：スロット値というスロット
単位にスロット名を検索してあるスロット名、すなわ
ち、手続き実行部７０２に登録されているスロット名を
発見するとそのスロット名とスロット値より手続きが起
動されるという内容の分析を行なう。

【００７７】次いでネットワーク型インスタンシエーシ
ョン作成部７０７がデータの入力待ち状態である場合
は、メール本体のスロットの中からネットワーク型イン
スタンシエーション作成部７０７へデータとして入力す
るべきスロット名：スロット値を抽出してネットワーク
型インスタンシエーション作成部７０７へ入力する。ネ
ットワーク型インスタンシエーション作成部７０７で
は、入力されたスロット名：スロット値を満足する条件
部を持つルールを検索し、変数を持ち合わせていれば変
数に値を入力する。すべてのスロットについて照合処理
を行なう。その結果、ルールの条件部のすべてがスロッ
トとマッチングしたルール（インスタンシエーション）
は、コンフリクトセット格納部７０６に格納される。ス
ロットとルール条件部の照合処理は、ルールコンパイラ
部７１３により構築されたネットワークを用いて行われ
る。

【００７８】ここで、照合処理を図１９を用いて説明す
る。図１９の電子メール６０１のスロットはすべてネッ
トワーク型インスタンシエーション作成部７０７にデー
タとして入力するものとする。また、ルールとして
（１）、（２）の二つが格納されているものとする。ま
ず、スロット（Ａ：Ｂ）がネットワーク型インスタンシ
エーション作成部７０７に入力されると、スロットとマ
ッチングするルールの条件部があるかどうかチェックを
開始する。ルール（１）の条件部の（Ａ Ｆ）とスロッ
ト（Ａ：Ｂ）はＡというスロット名は一致するがＦ≠Ｂ
よりスロット値は一致しないため、このルールの条件部
とはマッチングしない。ルール（２）の条件部の（Ａ
Ｂ）とスロット（Ａ Ｂ）は一致しこのルールの条件部
の（Ａ Ｂ）とスロット（Ａ Ｂ）はマッチングしたと
いう。同様にしてスロット（Ｅ：Ｆ）もルール（２）の
条件部とマッチングする。以上よりルール（２）の条件
部をすべて満足するスロットが入力されたことになり、
ルール（２）がコンフリクトセット格納部７０６に格納
され、ルール実行部７０５によりルールが実行される。

【００７９】コンフリクトセット格納部７０６に格納さ
れたインスタンシエーション（ルール＋スロット）はす
べて実行される。ルール実行部７０５では、ルールのｔ
ｈｅｎ部に記述された手続きが実行される。ワークステ
ーションのハードディスクに格納されているプログラム
を起動しその結果を持ち帰ることや、データベースにア
クセスしたデータを検索・登録することができる。ま
た、メールを格納するフォルダーを指示することも可能
である。また、メールの指示によりユーザーフレンドリ
ーなシステムの環境の設定が可能である。

【００８０】ネットワーク型インスタンシエーション作
成部７０７の処理が終了し、かつ、当該メールの入力ス
ロットが空になると、ネットワーク初期化部７０８が起
動されネットワークを初期化して次なる電子メールのス
ロットの入力を待つ。

【００８１】ところで、ルールのｔｈｅｎ部の指示によ
り電子メールは決められたフォルダー７１１に格納され
る。電子メールがフォルダーに格納されると電子メール
の内容、すなわち、スロットのチェックを行なってマッ
チングするものがあると手続きが起動される。さらに、
このフォルダー内のメールに対してこのフォルダー内で
のみ有効なメッセージを与えることによっても手続きを
起動することが可能である。

【００８２】ルールは、ルールエディタ部７１５で作成
し、作成されたルールはプロダクションルール格納部７
１４に格納される。ルールコンパイラ部７１３は、ルー
ルをコンパイルしてインスタンシエーション作成のため
のネットワークを生成する。このコンパイラは、インク
リメンタルコンパイラで、１個のルールを追加したけれ
ば、そのルールのみをコンパイラにかけるだけでネット
ワークに追加される。削除も同様である。また、スロッ
ト単位において書き込みの可否を設定できるため、メー
ルの回覧中にデータがすり替えられるという危険を回避
できる。さらに、メールのスロットに回覧スケジュール
を記述することにより、回覧専用フォルダーに格納さ
れ、自動的にメールの回覧が実現できる。また、スロッ
トにアクセス権の設定を行なうこともできる。

【００８３】以上、この実施例では、電子メールを受け
付けてメール本文の内容を保持分析するフォルダー手段
７０１と、メールにクラス名を記述するだけで手続き格
納部７１７に登録してある手続きをフォルダー内で利用
できる手続き実行手段７０２と、ルールによってメール
本文を分析してメールを分類し、ルールに基づく複雑な
作業を自動的に実行する手段７０４と、ルールの指示に
よりメールを格納するフォルダーの保管をする手段７０
９とを具備したことを特徴とする情報処理方式を説明し
た。また、この情報処理方式は電子メールの前処理を行
ない、ルールと照合処理を行なうためのデータのフィル
タリングを行なうメール受付フォルダー７０１と、前述
データによるメール分析をルールベースシステムにより
行ない実行可能ルールを抽出するメール分析実行部７０
４と、メールを格納するフォルダーの手続き付加を容易
ならしめるための手続き格納部７１７とルールをいつで
も修正できるルール作成部７１６とを有することを特徴
とするものである。

【００８４】また、この実施例によれば、まず、メール
受付フォルダー７０１を設けることによりルールの条件
部とパターンマッチさせるためのメール・データのフィ
ルタリングを行ない、ネットワーク型インスタンシエー
ション作成部７０７を設けることによりパターンマッチ
ングの能力の高機能化・高速化を行ない、また、フォル
ダーの手続き付加を容易ならしめるために手続き格納部
７１７に格納されているメールに対しフォルダー内のみ
有効なメッセージを与えることにより複雑な処理が実現
できる。さらに、メール本文のスロットに回覧スケジュ
ールを記述し、回覧処理手続きを手続き格納部の一つの
クラスに登録するだけで文書の回覧システムが容易に構
築できる。スロットにアクセス権の設定を行い、スロッ
ト単位において書き込みの可否を設定することにより、
メールの回覧中にデータがすり替えられるという危険を
回避することができる。このように、ルールによりメー
ルを分類することにより、有効な情報の検索を容易にす
ると共に、メールの内容を分析して必要な手続きを起動
し、さらに、メールを格納するフォルダーごとにそのフ
ォルダー内のメールに対してのみ有効な手続きを持たせ
ることにより、操作性の改善、効率の良いレビュー処理
の実現が図れる。

【００８５】

【発明の効果】以上説明したように第１の発明によれ
ば、多人数による相互レビューを通じて、各担当者のコ
メントを随時オープンにし、そのコメント処理結果を文
書に反映させることにより、文書記述内容の品質向上が
図れる。また、グループによる文書作成／レビュー工程
の進捗管理、各担当者が作成したメモの各工程でのバー
ジョン管理、およびコメント貼付・処理通知等のシステ
ム化により、グループ内での各担当者間の調整作業の効
率化が図れる。さらに、文書セグメントの登録データベ
ースを共用して、既に作成されている文書セグメントを
再利用することにより、グループワークの中での文書作
成作業の効率化を図ることができる。

【００８６】また、第２の発明によれば、著者は普段使
っている文書作成ツールで協同文書作成に参加すること
ができるため、新たな文書作成ツールをマスターする必
要がなく作成効率が向上する。

【００８７】また、第３の発明によれば、複数人の著者
の文書を統合化して一つの文書を作成するのに、用語の
統一を校正者が行う必要がなく、協同文書編集の効率が
向上する。

【００８８】また、第４、第５、第６の発明によれば、
レビューを通した文書の改訂、および情報の収集がコメ
ント貼付という単一の作業を基にしてシステマティック
かつ効果的に処理できる。そして、従来のような煩わし
さを伴うことなしに、複数のクライアントによるレビュ
ーおよびコメント処理を効果的に行なうことができる。

【００８９】また、第７、第８の発明によれば、ルール
を書き換えるだけでメールの分類を自由に変更でき、ま
た、メールの内容を分析することにより自由度の高い複
雑な作業をメールを送付することにより実現できる。さ
らに、メール格納部のフォルダーも手続き格納部に登録
されている各種手続きのクラス名を記述するだけでフォ
ルダー内で利用できる手続きを設定でき、さらに、フォ
ルダー内のメールに対してメッセージを与えるだけで所
望の処理を実現することが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１の発明に係る文書作成方式のシステム概念
図。

【図２】第１の発明に係る文書作成方式の特徴を示す
図。

【図３】第１の発明に係る文書作成方式の実施例の基本
的な機能の要部を表わしたブロック構成図。

【図４】第２の発明に係る文書作成方式の構成図。

【図５】第３の発明に係る文書作成方式の構成図。

【図６】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー支
援方式の作業分析の図。

【図７】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー支
援方式のジェネリックコメントの機能ブロック図。

【図８】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー支
援方式の設計方針を示す図。

【図９】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー支
援方式の処理の流れ図。

【図１０】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー
支援方式の実施例の基本的な機能の要部を表わしたブロ
ック構成図。

【図１１】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー
支援方式のシステム基本構成図。

【図１２】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー
支援方式のコメント貼付を説明する図。

【図１３】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー
支援方式の意見タイプのコメントの実施例を示した図。

【図１４】第４、第５、第６の発明に係る文書レビュー
支援方式の質問タイプのコメント実施例を示した図。

【図１５】第７、第８の発明に係る情報処理装置の実施
例の基本的な機能の要部を表わしたブロック構成図。

【図１６】第７、第８の発明に係る情報処理装置の電子
メールの記述形式を示した図。

【図１７】第７、第８の発明に係る情報処理装置の電子
メールの具体例を示す図。

【図１８】第７、第８の発明に係る情報処理装置のルー
ルの記述例を示した図。

【図１９】第７、第８の発明に係る情報処理装置の照合
処理説明図。

【図２０】第７、第８の発明に係る情報処理装置の手続
き格納部内の手続きの一構築事例を示した図。

【図２１】従来の文書作成方式を示す図。

【図２２】従来の文書作成方式を示す図。

【図２３】従来技術の問題点を示す図。

【図２４】コメントタイプの実施例を示す図。

【図２５】コメントタイプの実施例を示す図。

【図２６】コメントタイプの実施例を示す図。

【図２７】コメントタイプの実施例を示す図。

【図２８】コメントタイプの実施例を示す図。

【図２９】コメントタイプの実施例を示す図。

【符号の説明】 １ 文書構成処理部 ２ メモ処理部 ３ 統合化処理部 ４ レビュー処理部 ５ 文書セグメント処理部 ６ 管理処理部 ７ 文書処理部 ８ 文書作成支援処理部 １０ 作成クライアント管理部 １１ 文書構成情報処理部 １２ 文書作成環境処理部 １３ 定型文書処理部 ２１ 定型フォーマット入力エディタ部 ２２ 定型フォーマット表示部 ２３ 定型フォーマット印刷部 ２４ 定型フォーマット格納部 ３１ メモ構成処理部 ３２ メモ内容処理部 ４１ コメントマネジメント処理部 ４２ レビュー・スケジューリング処理部 ４３ レビュー進捗管理処理部 １０１ レビュー依頼部 １０２ レビュー部 １０３ コメント処理部 １０４ 表示部 １０５ 管理部 １０６ 知識ベース部 １０７ コメントデータベース部 １０８ 文書データベース部 １０９ レビュースケジュール管理部 １１０ コメント管理部 ２０１ 入力部 ２０２ レビュー依頼フォルダー ２０３ インスタンス格納部 ２０４ 手続き実行部 ２０５ メッセージ送出部 ３０１ レビューフォルダー ３０２ 手続き実行部 ３０３ 格納部 ３０４ メッセージ送出部 ３０５ インスタンス格納部 ３０６ 電子メール格納部 ４０１ コメント処理フォルダー ４０２ 手続き実行部 ４０３ 格納部 ４０４ メッセージ送出部 ４０５ インスタンス格納部 ４０６ 電子メール格納部 ５０１ 進捗管理部 ５０２ データベース部 ７０１ メール受付フォルダー ７０２ 手続き実行部 ７０３ 格納部 ７０４ メール分析実行部 ７０５ ルール実行部 ７０６ コンフリクトセット格納部 ７０７ ネットワーク型インスタンシエーション作成部 ７０８ ネットワーク初期化部 ７０９ メール格納部 ７１０ 手続き実行部 ７１１ フォルダー ７１２ 格納部 ７１３ ルールコンパイラ部 ７１４ プロダクションルール格納部 ７１５ ルールエディタ部 ７１６ ルール作成部 ７１７ 手続き格納部 ９０１ メールの記述形式 １００１ クラス １００２ スーパークラスの設定部 １００３ 手続き格納部 １００４ 静的データ格納部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 須永 のぼる 東京都目黒区下目黒一丁目８番１号 株 式会社三菱総合研究所 システム・情報 本部内 (72)発明者 千葉 源吾 東京都中央区晴海三丁目２番22号 株式 会社システムトウェンティ・ワン内 (72)発明者 佐伯 俊彰 鎌倉市大船五丁目１番１号 三菱電機株 式会社 情報電子研究所内 (72)発明者 大川 勉 鎌倉市大船五丁目１番１号 三菱電機株 式会社 情報電子研究所内 (72)発明者 前田 陽二 鎌倉市大船五丁目１番１号 三菱電機株 式会社 情報電子研究所内 (72)発明者 三浦 敦史 鎌倉市大船五丁目１番１号 三菱電機株 式会社 情報電子研究所内 審査官 篠原 功一 (56)参考文献 特開 平３−252763（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−105557（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−135664（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 17/21

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数のクライアントがネットワークを介
   して文書をレビューする文書レビュー支援方式であっ
   て、 レビュー作業を構成する作業パターンを、指定したクラ
   イアントへレビューアの意見と、確認と、指示と、賛同
   の意向との少なくともいずれか１つを通知するための意
   見タイプと、指定したクライアントへ情報収集を目的と
   して質問しその返答をメールにより返送させその返書の
   管理を行う質問タイプと、文書の修正指示とその修正指
   示に対する処理過程の管理、具体的修正案に同意が得ら
   れた場合にテキストの自動差し替えを行う修正指示タイ
   プと、注釈文、添付資料からなる補足説明のための補足
   説明タイプと、指定したクライアントあるいは著者に対
   して作業指示をするための指示タイプの、少なくとも５
   つのタイプを含む複数のコメントタイプに類型化し、上
   記類型化した複数のコメントタイプそれぞれに対応す
   る、データと、内部状態と、次に実行すべき手続きであ
   って次に何をすべきかを指示するプログラムを有すると
   ともに一連のレビュー作業の流れを示す複数の手続きと
   を含むジェネリックコメントと、 レビュー依頼する文書を選択し、レビューアと、レビュ
   ースケジュールとを含む付随情報を付加してレビューを
   依頼するレビュー依頼手段と、 上記複数のコメントタイプのいずれかに基づくレビュー
   を行う上記ジェネリックコメントを、レビュー依頼する
   文書に貼付するレビュー手段と、 上記レビュースケジュールと上記ジェネリックコメント
   に含まれている手続きの進捗状況と各種通知文書の送付
   を管理する管理手段とを備え、 上記ジェネリックコメントは、上記複数のコメントタイ
   プ毎に上記ジェネリックコメント内に登録されているレ
   ビュー作業の流れを示す複数の手続きを実行することに
   より、主体的にレビュー作業を遂行し、上記指定したク
   ライアントへ自発的に次の作業を行うように指示するこ
   とを特徴とする文書レビュー支援方式。
2. 【請求項２】 上記レビュー手段が、レビュー依頼する
   文書に対して上記意見タイプのジェネリックコメントを
   貼付した場合、貼付された上記意見タイプのジェネリッ
   クコメントは、上記ジェネリックコメントの貼付の通知
   を、上記指定 したクライアントに送付し、上記指定した
   クライアントからコメント既読の通知が送付されてくる
   のを待ち、上記指定したクライアントからコメント既読
   の通知が送付されてくるとコメント既読の通知を上記管
   理手段に送付し、上記指定したクライアント全員の既読
   通知が送付されてくるとコメント処理済み通知を上記管
   理手段に送付することを特徴とする請求項１記載の文書
   レビュー支援方式。