JP2022038700A - 経費精算システム、方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】不正使用を未然に防止する経費精算システムを提供する。【解決手段】経費精算は、第１のユーザに関連付けられる照会電文を加盟店端末から受信し、照会電文に含まれるカード番号に基づいてカード番号に対応する利用制御情報を読み出し、利用制御情報は、第１のユーザに関連付けられる経費利用申請であって、第２のユーザによって承認された経費利用申請に基づいて設定されており、照会電文に含まれる期間情報、場所情報、金額情報、加盟店業種コード、および対面／非対面情報の１または複数と、利用制御情報に格納されている対応するそれぞれの情報を比較し、比較の結果、照会電文に基づくカード決済を承認することを判定するという条件で、承認されたカード決済に関連付けられる売上データを加盟店端末から受信して、カード利用明細情報として格納し、カード利用明細情報を精算処理のために会計システムに送信する。【選択図】図９

Description

本発明は、経費精算システム、方法およびプログラムに関する。より詳細に言えば、本発明は、事業者向けクレジットカード等の不正使用を未然に防止する経費精算システム、方法およびプログラム

日本の人口および生産年齢人口は、今後減少していくことが予想されている。このため、国内企業は、生産性の向上や人材確保が経営課題となっている。このような状況の下、多くの企業が働き方改革に取り組んでおり、あるいは今後の取り組みに関心を示している（非特許文献１）。非特許文献１によれば、働き方改革への取り組みで重視する目的として、従業員のモチベーション向上、生産性向上、およびコンプライアンスへの対応などが挙げられている。

働き方改革の取り組みの一つの事例として、経費精算や旅費精算のワークフローを抜本的に見直し、キャッシュレスおよびデジタル化を同時に推進することを検討する企業が増えつつある。従来の経費精算や旅費精算では、申請や承認作業における紙運用、従業員による立替払い、および領収書による事後精算が行われていて、従業員やその上長、経理部門の者にとっては非常に手間がかかる手続きであり、その手続きにおいて改ざんのリスクがあるものであった。

一部では、従業員による立替払いを解消するために法人カードを用いた経費精算システム（特許文献１）が導入されていたものの、経費精算や旅費精算のワークフローを抜本的に変えるものではなかった。

特開２００４－３４１８５８号公報

株式会社帝国データバンク、「特別企画：働き方改革に対する企業の意識調査（2019年12月）」、2020年1月16日発行 内閣府政府広報室、『「クレジットカード取引の安心・安全に関する世論調査」の概要』、平成28年9月発行

事業者向けクレジットカード等には事業主の種類に応じた様々な種類のカード、例えば、個人事業主や中小零細企業向けのビジネスカード、大企業向けのコーポレートカードやパーチェシングカード、法人向けデビットカード、法人向けプリペイドカード等がある。事業者向けクレジットカード等は、企業にとって便利ではあるものの、導入が進んでいなかった。その原因の一つとして、非特許文献２によれば、約５８％の人がクレジットカードを積極利用したくないと答えており、その理由としてクレジットカードの不正使用が挙げられている。このため、カードの不正使用に対する対策強化のニーズは非常に高い。

経費精算や旅費精算のワークフローでは、キャッシュレスおよびデジタル化が進んでいないこともあり、私費利用を含む経費精算のごまかし、旅費規程の理解不足から生じる規定違反など不正使用が行われることもあった。このような不正使用を起こさせないことが、企業にとって重要な事項になっていた。

本発明はこのような課題を解決するためになされたものであり、不正使用を未然に防止する経費精算システム、方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上記の課題を解決するために、本発明の一態様である不正使用を未然に防止する経費精算システムは、
第１のユーザに関連付けられる照会電文を加盟店端末から受信し、
前記照会電文に含まれるカード番号に基づいて前記カード番号に対応する利用制御情報を読み出し、前記利用制御情報は、前記第１のユーザに関連付けられる経費利用申請であって、第２のユーザによって承認された経費利用申請に基づいて設定されており、
前記照会電文に含まれる期間情報、場所情報、金額情報、加盟店業種コード、および対面／非対面情報の１つまたは複数と、前記利用制御情報に格納されている対応するそれぞれの情報を比較し、
前記比較の結果、前記照会電文に基づくカード決済を承認することを判定するという条件で、承認された前記カード決済に関連付けられる売上データを前記加盟店端末から受信して、カード利用明細情報として格納し、
前記カード利用明細情報を精算処理のために会計システムに送信する
ように構成されている。

本発明によれば、事業者向けクレジットカード等ごとに利用可能な金額、場所および期間などを設定することができるので、不正使用時にアラート通知やカード利用制限を行うことができるようになる。また、本発明によれば、経費利用の事前申請・承認、カードコントロール、および会計システム連動までの一連のワークフロー・機能を１つのシステムで提供することができるようになる。さらに、本発明によれば、カード利用者の利用内容や利用制限情報をリアルタイムで監視することができるようになる。

本明細書において開示される実施形態の詳細な理解は、添付図面に関連して例示される以下の説明から得ることができる。
本発明の実施形態に係る経費精算システム、加盟店端末、ユーザ端末および会計システムを含むシステム全体の構成図である。 本発明の実施形態に係る経費精算システムのシステム構成図である。 本発明の実施形態に係るユーザマスタのデータ構造の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る加盟店マスタのデータ構造の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る申請内容のデータ構造の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係る利用制御情報のデータ構造の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係るカード利用明細のデータ構造の一例を示す図である。 従業員によってなされた経費申請に対して上長が承認をした申請内容に基づいて、従業員のカード利用制御の設定を行う処理フローを示す。 従業員の実際のカード利用に対して経費申請の内容に合致しているかどうかを判定し、合致している場合には精算処理まで行い、合致していない場合には利用不可処理を行う処理フローを示す。 事後で経費申請を行い、その内容に基づいて精算処理を行う処理フローを示す。 本発明の実施形態に係る、カード利用者の申請内容、カード利用内容、および利用制限情報を表示する管理画面を例示する図である。

（全体構成）
図１は、本発明の実施形態に係る経費精算システム１０、加盟店端末１１、ユーザ端末１２および会計システム１３を含むシステム全体の構成図である。経費精算システム１０は、加盟店端末１１、ユーザ端末１２および会計システム１３と相互に通信可能に接続されている。図１では、説明の簡便化のため、加盟店端末１１、ユーザ端末１２および会計システム１３は１つずつしか示されていないが、これらは複数存在し得る。例えば、ユーザ端末１２は、限定される訳ではないが、企業の従業員が使用するユーザ端末１２－１、従業員の上長が使用するユーザ端末１２－２、および経理担当者が使用するユーザ端末１２－３を含むことができる。

経費精算システム１０は、経費精算の申請・承認機能、承認内容に関連付けられるカード利用制御機能、カード利用データに基づく精算処理機能を提供する。

経費精算の申請・承認機能に関して、経費精算システム１０は、企業の従業員に関連付けられるユーザ端末１２－１から経費利用の申請データを受信し、従業員の上長に申請データの存在を通知し、従業員の上長に関連付けられるユーザ端末１２－２によって行われた申請データに対する承認結果をユーザ端末１２－１に送信することができる。

承認内容に関連付けられるカード利用制御機能に関して、経費精算システム１０は、申請データに対する肯定的な承認結果に基づいてカード利用可能な金額、場所、業種、方式（対面／非対面）および期間などの利用制御情報を設定し、加盟店端末１１から受信した照会電文に含まれる情報に基づいてオーソリゼーション（カード決済の可否を判定する処理）を行って、その判定結果を加盟店端末１１に送信し、および利用制御情報に照らして許容されないカード利用に対してアラート通知や利用制限を行うことができる。なお、対面とは、実際の店舗等でカード決済を行うことを示し、非対面とは、インターネット上の店舗等でカード決済を行うことを示す。

カード利用データに基づく精算処理機能に関して、経費精算システム１０は、加盟店端末１１から売上データを受信してカード利用明細データとして格納する。売上データは、オーソリゼーションの後、カード会員が加盟店端末１１にて暗証番号を入力した後、あるいは発行された売上伝票に署名をした後、経費精算システム１０に送信される。その後、経費精算システム１０は、精算処理を行うためにカード利用明細データを会計システム１３に送信する。

会計システム１３は、受信したカード利用明細データに基づいて仕訳データを生成し精算処理を実行する。会計システム１３は、経費精算システム１０の内部に存在してもよく、あるいは図１に示すように、ネットワーク経由で接続される外部システムであってもよく、限定されることはない。

本明細書では、経費精算システム１０を１つのシステムあるいは装置として説明するが、経費精算システム１０によって実行される様々な処理を複数のシステムあるいは装置で分散して実行するように構成してもよい。

加盟店端末１１は、カードでの決済処理が可能な、加盟店の店頭に設置されているカード決済端末機であってもよいし、あるいは加盟店が運用している電子商取引のためのシステムであってもよい。加盟店端末１１は、ＰＯＳ端末に組み込まれていてもよい。

加盟店端末１１は、オーソリゼーションのために照会電文を経費精算システム１０に送信し、その判定結果（例えば、承認、非承認）を受信する。加盟店端末１１は、承認された場合、売上データを経費精算システム１０に送信する。

ユーザ端末１２は、企業の従業員、その上長、および経理担当者などによって使用される端末であり、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）などの通信機能を備えたコンピュータとすることができるが、特定の装置やデバイスに限定されることはない。

（システム構成）
図２は、本発明の実施形態に係る経費精算システム１０のシステム構成図である。図２に示すように、経費精算システム１０は、一般的なコンピュータと同様に、バス１２０などによって相互に接続された制御部１０１、主記憶部１０２、補助記憶部１０３、インターフェース（ＩＦ）部１０４、および出力部１０５を備える。補助記憶部１０３は、経費精算システム１０の各機能を実装するプログラム、および当該プログラムで取り扱うデータを格納する。補助記憶部１０３は、ファイル／データベースなどの形式で、ユーザマスタ１０６、加盟店マスタ１０７、申請内容１０８、利用制御情報１０９およびカード利用明細１１０を備える。補助記憶部１０３に格納されている各プログラムは、経費精算システム１０によって実行される。

制御部１０１は、中央処理装置（ＣＰＵ）とも呼ばれ、経費精算システム１０の各構成要素の制御やデータの演算を行い、また、補助記憶部１０３に格納されている各種プログラムを主記憶部１０２に読み出して実行する。主記憶部１０２は、メインメモリとも呼ばれ、受信した各種データ、コンピュータ実行可能な命令および当該命令による演算処理後のデータなどを記憶する。補助記憶部１０３は、ハードディスク（ＨＤＤ）などに代表される記憶装置であり、データやプログラムを長期的に保存する際に使用される。

図２の実施形態は、制御部１０１、主記憶部１０２および補助記憶部１０３を同一のコンピュータの内部に設ける実施形態について説明するが、他の実施形態として、経費精算システム１０は、制御部１０１、主記憶部１０２および補助記憶部１０３を複数個使用することにより、複数のコンピュータによる並列分散処理を実現するように構成することもできる。また、他の実施形態として、経費精算システム１０のための複数のサーバを設置し、複数サーバが一つの補助記憶部１０３を共有する実施形態にすることも可能である。

ＩＦ部１０４は、他のシステムや装置との間でデータを送受信する際のインターフェースの役割を果たし、また、システムオペレータから各種コマンドや入力データ（各種マスタ、テーブルなど）を受け付けるインターフェースを提供する。出力部１０５は、処理されたデータを表示する表示画面や当該データを印刷するための印刷手段などを提供する。

ユーザマスタ１０６は、本発明に係る経費精算システム１０を利用するユーザ（例えば、企業の従業員、その上長、経理担当者など）の情報を格納する。

図３は、本発明の実施形態に係るユーザマスタ１０６のデータ構造の一例を示す図である。ユーザマスタ１０６は、ユーザＩＤ３０１、ユーザ情報３０２、会社ＩＤ３０３、ルート情報３０４、およびカード番号３０５を含むことができるが、これらのデータ項目に限定されることはなく他のデータ項目も含むことが可能である。

ユーザＩＤ３０１は、本発明に係る経費精算システム１０を利用するユーザを識別する識別子である。ユーザ情報３０２は、ユーザの氏名、パスワード、連絡先情報（メールアドレス含む）などのユーザに関連する情報を示す。会社ＩＤ３０３は、ユーザが所属する会社の識別子である。ルート情報３０４は、本発明に係る経費精算システム１０において経費申請が回付されるルートを示す。ルート情報３０４には、例えば、ユーザＩＤ３０１が従業員であった場合、経費申請が回付される次のルートとして直属の上長が指定される。上長の指定は、会社ＩＤ３０３およびユーザＩＤ３０１に基づいて設定されてよい。カード番号３０５は、ユーザが利用する事業者向けクレジットカード等のカード番号を示す。

図２に戻って説明すると、加盟店マスタ１０７は、加盟店の情報を格納するマスタファイルである。図４は、本発明の実施形態に係る加盟店マスタ１０７のデータ構造の一例を示す図である。加盟店マスタ１０７は、加盟店ＩＤ４０１、加盟店名称４０２、所在地４０３、および業種コード４０４を含むことができるが、これらのデータ項目に限定されることはなく他のデータ項目も含むことが可能である。

加盟店ＩＤ４０１は、加盟店を識別する識別子である。加盟店名称４０２は、加盟店の名称を示す。所在地４０３は、加盟店の所在地を示す情報である。業種コード４０４は、加盟店の業種（例えば、航空、レストラン、など）を示す情報である。

図２に戻って説明すると、申請内容１０８は、経費利用申請の内容を表すデータを格納する。経費利用申請は、実際に経費を使用する前に行うものであるが、場合によっては、事後に行ってもよい。図５は、本発明の実施形態に係る申請内容１０８のデータ構造の一例を示す図である。申請内容１０８は、申請ＩＤ５０１、申請内容５０２、期間５０３、場所５０４、金額５０５、承認フラグ５０６、および事後申請情報５０７を含むことができるが、これらのデータ項目に限定されることはなく他のデータ項目も含むことが可能である。

申請ＩＤ５０１は、従業員が行った経費利用申請を識別する識別子である。申請内容５０２は、従業員が行った経費利用申請の内容を示す。例えば、申請内容５０２は、「２０２０年９月１日～１０日の期間に米国出張し、〇〇州のＡ社とその工場を訪問する。宿泊先は△△ホテルである。利用予定の経費は５０万円。」などといった内容を示す。期間５０３は、申請内容５０２から抽出された、経費を使用する期間を示す。

場所５０４は、申請内容５０２から抽出された、経費を使用する場所を示す。金額５０５は、申請内容５０２から抽出された、使用する経費の金額を示す。承認フラグ５０６は、申請が承認されたのか、あるいは否認されたのかを示す。事後申請情報５０７は、事後申請データであることを示すフラグおよび対応する既利用のカード利用明細を特定する情報を含む。

図２に戻って説明すると、利用制御情報１０９は、事業者向けクレジットカード等の利用制限に関する情報を格納する。図６は、本発明の実施形態に係る利用制御情報１０９のデータ構造の一例を示す図である。利用制御情報１０９は、カード番号３０５、利用可能期間６０１、利用可能場所６０２、利用可能金額６０３、利用可能業種６０４、および利用可能方式６０５を含むことができるが、これらのデータ項目に限定されることはなく他のデータ項目も含むことが可能である。

カード番号３０５は、図３を参照しながら説明したように、従業員が利用する事業者向けクレジットカード等のカード番号を示す。利用可能期間６０１は、事業者向けクレジットカード等で決済可能な期間を示す。利用可能場所６０２は、事業者向けクレジットカード等で決済可能な場所、例えば、１または複数の特定の加盟店ＩＤ、特定のエリア（国、住所など）を示す。

利用可能金額６０３は、事業者向けクレジットカード等で決済可能な金額を示す。利用可能業種６０４は、事業者向けクレジットカード等で決済可能な業種（例えば、航空、レストラン等）を示す。利用可能方式６０５は、事業者向けクレジットカード等で決済可能な方式（対面、非対面）を示す。

図２に戻って説明すると、カード利用明細１１０は、カード決済の情報を格納する。図７は、本発明の実施形態に係るカード利用明細１１０のデータ構造の一例を示す図であり、カード利用明細１１０のデータ構造は、既知のフォーマットにしたがっていてよい。

カード利用明細１１０は、取引ＩＤ７０１、カード番号３０５、取引年月日７０２、加盟店ＩＤ４０１、および決済金額７０３を含むことができるが、これらのデータ項目に限定されることはなく他のデータ項目も含むことが可能である。

カード番号３０５および加盟店ＩＤ４０１は、上記で説明した通りであるので詳細な説明を省略する。取引ＩＤ７０１は、カード決済取引を識別する識別子であり、伝票Ｎｏとも呼ばれる。取引年月日７０２は、カード決済が行われた年月日の情報を示す。決済金額７０３は、カード決済取引の決済金額を示す。

次に、図８～図９を参照しながら、予め経費利用申請していた経費支払い条件に合致する時に事業者向けクレジットカード等での決済を可能にすることにより、不正使用を未然に防止する経費精算システムのスキームを説明する。図８および図９の処理フローは、本発明に係る経費精算システムが提供する一気通貫の仕組みであるが、説明の便宜上、図８および図９に分けて説明する。

（処理フロー：事前申請およびカード利用制御設定処理）
図８は、経費精算システム１０が、従業員によってなされた経費申請に対して上長が承認をした申請内容に基づいて、従業員のカード利用制御の設定を行う処理フローを示す。

Ｓ８０１にて、経費精算システム１０は、ユーザ端末１２－１から経費利用の事前申請データを受信する。上述したように、ユーザ端末１２－１は、企業の従業員に関連付けられる、すなわち使用される端末である。経費精算システム１０は、受信した事前申請データを申請内容１０８に格納する。経費精算システム１０は、ユーザ端末１２－１を介してアクセスした従業員のユーザＩＤ３０１に基づいてユーザマスタ１０６に問い合わせを行い、ルート情報３０４から申請の回付ルートの情報（例えば、会社ＩＤおよびユーザＩＤなど）を取得する。経費精算システム１０は、取得した回付ルートの情報に基づいて、ユーザマスタ１０６から回付先である上長の連絡先情報を読み出し、読み出した連絡先情報を使用して申請があることを通知する。

Ｓ８０２にて、経費精算システム１０は、ユーザ端末１２－２からのアクセスに応答して申請内容１０８から事前申請データを読み出し、ユーザ端末１２－２に提供する。ユーザ端末１２－２は、従業員の上長に関連付けられる、すなわち使用される端末である。経費精算システム１０は、ユーザ端末１２－２から事前申請データに対する判断結果を受信し、当該判断結果が承認を示すのか、または否認を示すのかを判定する。承認を示す場合には、経費精算システム１０は、当該申請データの承認フラグ５０６に承認を示すフラグを設定し、Ｓ８０３に処理が進む。一方、否認を示す場合には、経費精算システム１０は、当該申請データの承認フラグ５０６に否認を示すフラグを設定し、事前申請を行った従業員に対して否認されたことを示す通知を送信する。否認された場合、従業員はＳ８０１にて再度申請をやり直す。

Ｓ８０３にて、経費精算システム１０は、承認された事前申請データを申請内容１０８から読み出し、利用制御情報１０９の利用可能期間６０１、利用可能場所６０２、利用可能金額６０３、利用可能業種６０４、および利用可能方式６０５にそれぞれ対応する情報を設定する。

上述した処理により、経費精算システム１０は、予め経費利用申請していた経費支払い条件に合致する時に事業者向けクレジットカード等での決済を可能にし、事業者向けクレジットカード等の不正使用を未然に防止することができるようになる。

（処理フロー：カード利用可否判定および精算処理）
図９は、経費精算システム１０が、従業員の実際のカード利用に対して経費申請の内容に合致しているかどうかを判定し、合致している場合には精算処理まで行い、合致していない場合には利用不可処理を行う処理フローを示す。

Ｓ９０１にて、経費精算システム１０は、照会電文を加盟店端末１１から受信する。照会電文は、カード利用者（本実施形態では、従業員）が国内または海外の加盟店にてカード決済する際、カード決済の可否を判定するために送信される電文である。照会電文には、カード番号、金額情報、期間情報（決済年月日を含む）、国コード、加盟店ＩＤ、加盟店名、加盟店所在地、加盟店業種コード、対面／非対面情報などが含まれるが、これらに限定されるわけではなく、他の情報が含まれていてもよい。

カード決済の可否を判定する処理は、オーソリゼーションと呼ばれる。オーソリゼーションでは、一般的に、加盟店端末機は正当か、加盟店は正常か、カードは有効か（すなわち、解約されていないか、など）、利用枠内に収まるか、会員信用状況は良好か（すなわち、延滞発生していないか、など）、偽造悪用懸念はないか、などセキュリティ面および途上与信面に関して判定がなされる。本発明の経費精算システム１０は、これらに加えて、カード決済の内容が事前申請通りの利用であるかどうか、あるいは管理者の事前設定に抵触しているかどうかを判定することができる。管理者の事前設定とは、経費申請および承認を経ることなく設定された利用制御情報を示す。例えば、管理者の事前設定として、ある従業員の事業者向けクレジットカード等の利用限度額を常時０円に設定すること、あるいは１ヶ月間の利用限度額を５万円とすること、などが可能である。経費精算システム１０は、管理者の事前設定を行うための画面をユーザ端末１２に提供することができる。

Ｓ９０２にて、経費精算システム１０は、照会電文に含まれるカード番号に基づいて利用制御情報１０９に問い合わせを行い、カード番号に対応する利用制御情報を読み出す。経費精算システム１０は、照会電文に含まれる期間情報、場所情報（国コード、加盟店所在地）、金額情報、加盟店業種コード、および対面／非対面情報の１または複数と、利用制御情報１０９に格納されている対応する情報を比較する。経費精算システム１０は、比較の結果、照会電文に基づくカード決済を承認する（利用制御しない）か、あるいは否認する（利用制御する）かを判定する。利用制御する場合には、Ｓ９０３に処理が進み、利用制御しない場合には、Ｓ９０４に処理が進む。

Ｓ９０３にて、経費精算システム１０は、加盟店端末１１に対して決済否認を示す通知を行うとともに、ユーザマスタ１０６に問い合わせを行い、カード利用者（従業員）とその上長の連絡先情報を取得し、取得した連絡先情報に基づいてカード利用者（従業員）とその上長に対してアラートを通知する。通知されるアラートは、カード決済が否認されたこと、およびカード決済の内容が経費利用申請の内容のうちの１つまたは複数に合致していないことを示すことができる。

本発明の他の実施形態では、経費精算システム１０は、否認すると判定した場合であっても、カード決済自体は承認して加盟店端末１１に対して決済可であることを通知した上で、カード利用者（従業員）とその上長に対してアラートを通知することもできる。通知されるアラートは、カード決済の内容が経費利用申請の内容のうちの１つまたは複数に合致していないが、カード決済自体は行うことを示すことができる。かかる場合は、カード決済自体が行えるので、Ｓ９０５にて後述するように会計システム１３に対してカード利用明細情報を送信することができる。

Ｓ９０４にて、経費精算システム１０は、加盟店端末１１に対して決済承認を示す通知を行い、その後、承認されたカード決済に関連付けられる売上データを加盟店端末１１から受信し、カード利用明細１１０に格納する。

Ｓ９０５にて、経費精算システム１０は、カード利用明細情報をカード利用明細１１０から読み出し、会計システム１３に送信する。会計システム１３は、受信したカード利用明細情報に基づいて仕訳データを生成し精算処理を実行する。

上述した処理により、経費精算システム１０は、事業者向けクレジットカード等ごとに利用可能な金額、場所および期間などを設定しているため、申請内容に違反するカード決済発生時にアラート通知や利用制限を行うことができるようになる。また、図８および図９の処理により、経費精算システム１０は、経費利用の事前申請・承認、カードコントロール、および会計システム連動までの一連のワークフロー・機能を１つのシステムで提供することができるようになる。

（処理フロー：事後申請および精算処理）
図１０は、経費精算システム１０が、事前の経費利用申請をしていなかった従業員の実際のカード利用に対して事後で経費申請を行い、その内容に基づいて精算処理を行う処理フローを示す。

Ｓ１００１にて、ユーザ端末１２－１は、経費精算システム１０にアクセスして、カード利用明細１１０から従業員のカード番号３０５に関連付けられるカード利用明細情報を取得する。ユーザ端末１２－１は、取得したカード利用明細情報のうち事後申請する対象データを識別し、識別された対象データに関連付けられる経費利用の事後申請データを経費精算システム１０に送信する。事後申請は、図８および図９を参照しながら説明した事前申請の際には予期できなかった経費利用が発生した際に行われる。

経費精算システム１０は、受信した事後申請データを申請内容１０８に格納する。事後申請情報５０７には、事後申請データであることを示すフラグに所定の値が設定され、および識別されたカード利用明細情報を特定する情報（例えば、取引ＩＤ７０１）が設定される。

経費精算システム１０は、ユーザ端末１２－１を介してアクセスしてきた従業員のユーザＩＤ３０１に基づいてユーザマスタ１０６に問い合わせを行い、ルート情報３０４を読み出して申請の回付ルートの情報を取得する。経費精算システム１０は、取得した回付ルートの情報に基づいて、ユーザマスタ１０６から回付先である上長の連絡先情報を読み出し、読み出した連絡先情報を使用して申請があることを通知する。

Ｓ１００２にて、経費精算システム１０は、ユーザ端末１２－２からのアクセスに応答して申請内容１０８から事後申請データを読み出し、ユーザ端末１２－２に提供する。ユーザ端末１２－２は、従業員の上長に関連付けられる、すなわち使用される端末である。経費精算システム１０は、ユーザ端末１２－２から事後申請データに対する判断結果を受信し、当該判断結果が承認を示すのか、または否認を示すのかを判定する。承認を示す場合には、経費精算システム１０は、当該申請データの承認フラグ５０６に承認を示すフラグを設定し、Ｓ１００３に処理が進む。一方、否認を示す場合には、経費精算システム１０は、当該申請データの承認フラグ５０６に否認を示すフラグを設定し、事前申請を行った従業員に対して否認されたことを示す通知を送信する。否認された場合、従業員はＳ１００１にて再度申請をやり直す。

Ｓ１００３にて、経費精算システム１０は、承認された申請データの事後申請情報５０７に基づいて対象となるカード利用明細情報をカード利用明細１１０から読み出し、会計システム１３に送信する。会計システム１３は、受信したカード利用明細情報に基づいて仕訳データを生成し精算処理を実行する。

本発明の経費精算システム１０は、ユーザ端末１２からの要求に応答して、図１１に示すような、カード利用者（従業員）の申請内容、カード利用内容、および利用制限情報を表示する管理画面１１００を提供することができる。管理画面１１００を通じて、カード利用者の利用内容や利用制限情報をリアルタイムで監視することができるようになる。管理画面１１００は、申請内容１１０１、カード利用内容１１０２、および利用制限情報１１０３を含んでいるが、これ以外の情報を表示するように構成されてもよい。

申請内容１１０１は、申請内容５０２の情報を表示する。カード利用内容１１０２は、Ｓ９０１にて受信した照会電文に含まれる内容、例えば、カード番号、金額情報、期間情報（決済年月日を含む）、国コード、加盟店ＩＤ、加盟店名、加盟店所在地、加盟店業種コード、対面／非対面情報などを表示する。利用制限情報１１０３は、利用可能期間６０１、利用可能場所６０２、利用可能金額６０３、利用可能業種６０４、および利用可能方式６０５を表示する。

経費精算システム１０は、利用制御をおこなった場合には、図１１に示すように、利用制御の原因となったデータ項目を利用制限情報１１０３のデータ項目上で視覚的に明示してもよい。

本発明の一実施形態では、経費精算システム１０は、カード利用者の利用可能枠を普段０円に設定しておくことも可能である。経費精算システム１０は、ユーザ端末１２－２あるいはユーザ端末１２－３から、利用可能枠の増額要求を受信した場合には、対応するカードの利用可能枠を要求額にしたがって更新することができ、一方、利用可能枠の減額要求を受信した場合には、対応するカードの利用可能枠を要求額にしたがって更新することができる。これらの操作は、管理者の事前設定を行うための画面を介して実行されてよい。これにより、企業は、普段は事業者向けクレジットカード等を従業員に自由に使用させず、企業側が認めた場合のみ使用可能になるように制御することができる。なお、ユーザ端末１２－３は、企業の経理担当者に関連付けられる、すなわち使用される端末である。

以上、例示的な実施形態を参照しながら本発明の原理を説明したが、本発明の要旨を逸脱することなく、構成および細部において変更する様々な実施形態を実現可能であることを当業者は理解するだろう。すなわち、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。

１０ 経費精算システム
１１ 加盟店端末
１２ ユーザ端末
１３ 会計システム
１０１ 制御部
１０２ 主記憶部
１０３ 補助記憶部
１０４ インターフェース（ＩＦ）部
１０５ 出力部
１０６ ユーザマスタ
１０７ 加盟店マスタ
１０８ 申請内容
１０９ 利用制御情報
１１０ カード利用明細
１１００ 管理画面

Claims (8)

1. 不正使用を未然に防止する経費精算システムであって、
   第１のユーザに関連付けられる照会電文を加盟店端末から受信し、
   前記照会電文に含まれるカード番号に基づいて前記カード番号に対応する利用制御情報を読み出し、前記利用制御情報は、前記第１のユーザに関連付けられる経費利用申請であって、第２のユーザによって承認された経費利用申請に基づいて設定されており、
   前記照会電文に含まれる期間情報、場所情報、金額情報、加盟店業種コード、および対面／非対面情報の１つまたは複数と、前記利用制御情報に格納されている対応するそれぞれの情報を比較し、
   前記比較の結果、前記照会電文に基づくカード決済を承認することを判定するという条件で、承認された前記カード決済に関連付けられる売上データを前記加盟店端末から受信して、カード利用明細情報として格納し、
   前記カード利用明細情報を精算処理のために会計システムに送信する
   ように構成された経費精算システム。
2. 前記比較の結果、前記照会電文に基づくカード決済を承認しないことを判定するという条件で、
   前記加盟店端末に対して決済否認を示す通知を行い、前記第１のユーザおよび前記第２のユーザに第１のアラートを通知する
   ようにさらに構成される請求項１の経費精算システム。
3. 前記第１のアラートは、前記カード決済が否認されたこと、および前記カード決済の内容が前記経費利用申請の内容のうちの１つまたは複数に合致していないことを示す、請求項２の経費精算システム。
4. 前記比較の結果、前記照会電文に基づくカード決済を承認しないことを判定するという条件で、
   前記加盟店端末に対して決済可を示す通知を行い、前記第１のユーザおよび前記第２のユーザに第２のアラートを通知する
   ようにさらに構成される請求項１の経費精算システム。
5. 前記第２のアラートは、前記カード決済の内容が前記経費利用申請の内容のうちの１つまたは複数に合致していないが、カード決済自体は行うことを示す、請求項４の経費精算システム。
6. 前記場所情報は、国コードおよび加盟店所在地のうちの少なくとも１つである、請求項１の経費精算システム。
7. 不正使用を未然に防止する経費精算システムによって実行される方法であって、
   第１のユーザに関連付けられる照会電文を加盟店端末から受信することと、
   前記照会電文に含まれるカード番号に基づいて前記カード番号に対応する利用制御情報を読み出すことであって、前記利用制御情報は、前記第１のユーザに関連付けられる経費利用申請であって、第２のユーザによって承認された経費利用申請に基づいて設定されている、ことと、
   前記照会電文に含まれる期間情報、場所情報、金額情報、加盟店業種コード、および対面／非対面情報の１または複数と、前記利用制御情報に格納されている対応するそれぞれの情報を比較することと、
   前記比較の結果、前記照会電文に基づくカード決済を承認することを判定するという条件で、承認された前記カード決済に関連付けられる売上データを前記加盟店端末から受信して、カード利用明細情報として格納することと、
   前記カード利用明細情報を精算処理のために会計システムに送信することと
   を備える方法。
8. 請求項７に記載の方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。

Images