JP2019012438A

JP2019012438A - 会議管理装置、会議管理方法及び会議管理プログラム

Info

Publication number: JP2019012438A
Application number: JP2017129054A
Authority: JP
Inventors: 拓水今井; Takusui Imai; 西山　勝; Masaru Nishiyama; 勝西山; のぞみ政所; Nozomi Mandokoro; 大作森田; Daisaku Morita
Original assignee: Lenovo Singapore Pte Ltd
Current assignee: Lenovo Singapore Pte Ltd
Priority date: 2017-06-30
Filing date: 2017-06-30
Publication date: 2019-01-24
Also published as: CN109218036A; US20190007556A1; US10674016B2

Abstract

【課題】会議の妨げとならないように、会議の進行を管理することのできる会議管理装置、会議管理方法及び会議管理プログラムを提供する。【解決手段】会議管理装置１０は、会議の予定及び予定に基づいて決定された基準時刻を取得する取得部と、会議に参加している１又は複数の参加者の音声を認識する認識部と、基準時刻の後、１又は複数の参加者の音声が所定の条件を満たしているか判定する判定部と、判定部による判定結果に基づいて、会議の進行を促す情報を出力する出力部と、を備える。【選択図】図１

Description

本発明は、会議管理装置、会議管理方法及び会議管理プログラムに関する。

従来、複数人が参加する会議のタイムスケジュールを、コンピュータによって管理する手法が用いられている。会議のタイムスケジュールの管理において、会議の開始時刻及び終了時刻の他、会議の進行状況が管理の対象となることがあった。

会議の進行状況の管理に関して、例えば、下記特許文献１には、各参加者が順次プレゼンテーションを行う場合に、各参加者のプレゼンテーションの持ち時間を予め設定しておき、持ち時間の終了が近くなると、プレゼンテーションの終了を促す内容の画面をスクリーンに投影させるプレゼンテーション支援装置が記載されている。

特開２００５−２４４３３２号公報

特許文献１に記載の技術により、複数人がプレゼンテーションを行う場合であっても、予定された時間内にプレゼンテーションが終了するように管理することができる。しかしながら、タイマで設定された時刻に強制的にプレゼンテーションの終了を促す画面を表示するのでは、プレゼンテーションを妨げることがあり、発表者及び参加者に煩わしさを感じさせる場合があった。

そこで、本発明は、会議の妨げとならないように、会議の進行を管理することのできる会議管理装置、会議管理方法及び会議管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明の一態様に係る会議管理装置は、会議の予定及び予定に基づいて決定された基準時刻を取得する取得部と、会議に参加している１又は複数の参加者の音声を認識する認識部と、基準時刻の後、１又は複数の参加者の音声が所定の条件を満たしているか判定する判定部と、判定部による判定結果に基づいて、会議の進行を促す情報を出力する出力部と、を備える。

この態様によれば、会議に参加する参加者の音声が所定の条件を満たしているか判定した判定結果に基づいて、会議の進行を促す情報を出力することで、発表や会話を遮ることが避けられ、会議の妨げとならないように会議の進行を管理することができる。

本発明の上記態様によれば、会議の妨げとならないように、会議の進行を管理することのできる会議管理装置、会議管理方法及び会議管理プログラムを提供することができる。

本発明の実施形態に係る会議管理装置のネットワーク構成を示す図である。本発明の実施形態に係る会議管理装置の機能ブロック図である。本発明の実施形態に係る会議管理装置により実行される第１処理のフローチャートである。本発明の実施形態に係る会議管理装置により実行される第２処理のフローチャートである。本発明の実施形態に係る会議管理装置により実行される第３処理のフローチャートである。

添付図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。なお、各図において、同一の符号を付したものは、同一又は同様の構成を有する。

図１は、本発明の実施形態に係る会議管理装置１０のネットワーク構成を示す図である。会議管理装置１０は、通信ネットワークＮに接続され、通信ネットワークＮを介して、複数のユーザ端末装置２０及び予定管理サーバ３０と接続される。通信ネットワークＮは、有線又は無線の通信網であってよく、社内ＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）やインターネットであってよい。会議管理装置１０は、専用の装置であってよいが、汎用のコンピュータのメモリに本実施形態に係る会議管理プログラムがインストールされて、コンピュータに備えられた演算ユニットによって当該プログラムを実行し、以下に記載する種々の機能を発揮するものであってもよい。

ユーザ端末装置２０は、汎用のコンピュータであってよく、例えばラップトップコンピュータやタブレット端末であってよい。会議に参加する１又は複数の参加者は、それぞれユーザ端末装置２０を持参して、通信ネットワークＮを介して会議管理装置１０にユーザ端末装置２０を接続する。なお、会議の参加者は、必ずしもユーザ端末装置２０を会議管理装置１０に接続しなくてもよく、少なくとも一部の参加者が使用するユーザ端末装置２０が会議管理装置１０に接続されればよい。

予定管理サーバ３０は、会議を行う部屋に関する予定を管理する。予定管理サーバ３０は、所定の会議室について、何時から何時まで、どのような内容の会議が予定されているかを記憶部に記憶する。予定管理サーバ３０は、会議の参加者の氏名や、会議の発表資料を併せて記憶部に記憶してもよい。

図２は、本発明の実施形態に係る会議管理装置１０の機能ブロック図である。会議管理装置１０は、取得部１１、判定部１２、音声入力部１３、認識部１４、出力部１５及び音声出力部１６を備える。

取得部１１は、会議の予定及び予定に基づいて決定された基準時刻を、予定管理サーバ３０から取得する。ここで、会議の予定は、少なくとも会議の開始時刻と終了時刻を含み、会議室の指定、参加者の氏名、発表者が複数いる場合には発表順序、休憩時間といった情報を含んでよい。また、基準時刻とは、会議の終了時刻に基づいて算出された時刻であり、会議の進行が遅れているか否かを判定する基準となる時刻である。基準時刻は、予定管理サーバ３０によって算出されて、会議管理装置１０によって取得されてよいが、会議管理装置１０が基準時刻を算出する算出部を備えてもよい。

判定部１２は、基準時刻の後、会議に参加している１又は複数の参加者の音声が所定の条件を満たしているか判定する。ここで、参加者の音声は、マイクロフォン等で構成された音声入力部１３によって取得され、会議に参加している１又は複数の参加者の音声を認識する認識部１４によって認識される。なお、音声入力部１３及び認識部１４によって、少なくとも会議で発表を行う発表者の音声を認識する。

判定部１２による判定の基準となる所定の条件は、所定の期間にわたって参加者の音声が入力されないことであってよい。また、所定の条件は、音声を発する参加者が切り替わることであってもよい。

また、判定部１２は、基準時刻の後、所定の条件を満たしていると判定されない場合に、会議の予定に基づいて、強制的に会議の進行を促す情報を出力するか否かを判定してもよい。会議管理装置１０は、原則として参加者の発言を妨げないように会議の進行を促す情報を出力するが、会議の終了時刻が迫っている等のやむを得ない事情のある場合には、参加者の音声が所定の条件を満たしていない場合であっても、強制的に会議の進行を促す情報を出力してよい。

出力部１５は、判定部１２による判定結果に基づいて、会議の進行を促す情報を出力する。ここで、会議の進行を促す情報とは、会議の進行を速めるように促す情報であり、会議の進行が滞っていることを警告する情報であったり、会議の残り時間が少なくなっていることを警告する情報であったりしてもよい。出力部１５は、会議の進行を促す情報を音声により出力してよい。その場合、出力部１５は、音声データを音声出力部１６に出力し、スピーカ等で構成される音声出力部１６によって会議の進行を促す音声を出力する。

出力部１５は、会議の進行を促す情報を表示部に出力してもよい。ここで、表示部は、画面をスクリーンに投影するプロジェクタであってもよいし、会議の参加者のうち発言を行っている参加者が用いるユーザ端末装置２０の表示部であってもよいし、会議の参加者それぞれが用いる１又は複数のユーザ端末装置２０の表示部であってもよい。

図３は、本発明の実施形態に係る会議管理装置１０により実行される第１処理のフローチャートである。第１処理は、所定の期間にわたって会議の参加者の音声が入力されない場合に、会議の進行を促す情報を出力する処理である。

はじめに、会議管理装置１０は、取得部１１によって、予定管理サーバ３０から、会議室に設定されている会議の予定を取得する（Ｓ１０）。さらに、会議管理装置１０は、予定管理サーバ３０によって算出された基準時刻を取得する（Ｓ１１）。

会議が開始されると、会議管理装置１０は、音声入力部１３及び認識部１４によって、参加者の音声を認識する（Ｓ１２）。そして、判定部１２によって、基準時刻を経過したか否かを判定する（Ｓ１３）。基準時刻を経過していない場合（Ｓ１３：Ｎｏ）、参加者の音声認識を続ける（Ｓ１２）。一方、基準時刻を経過した場合（Ｓ１３：Ｙｅｓ）、会議の参加者の音声が所定の条件を満たしているか否かを判定する。第１処理の場合、判定部１２は、所定の期間にわたって、参加者の音声が入力されないか否を判定する（Ｓ１４）。

所定の期間にわたって、参加者の音声が入力されないと判定される場合（Ｓ１４：Ｙｅｓ）、出力部１５によって会議の進行を促す情報を出力する（Ｓ１６）。会議の進行を促す情報を出力する処理については、次図を用いて詳細に説明する。

一方、所定の期間にわたって参加者の音声が入力されないと判定される場合（Ｓ１４：Ｎｏ）、すなわち、参加者の音声の入力が途切れたとしても所定の期間が経過する前に次の音声が入力される場合、判定部１２は、会議の予定に基づいて、強制的に会議の進行を促す情報を出力するか否かを判定する（Ｓ１５）。

強制的に会議の進行を促す情報を出力しないと判定される場合（Ｓ１５：Ｎｏ）、参加者の音声認識を続ける（Ｓ１２）。例えば、基準時刻を経過したが、会議の終了までにある程度時間が残されており、参加者の音声の入力が途切れるタイミングを待つ余裕がある場合には、会議の進行を促す情報を強制的に出力することはしないと判定してよい。一方、強制的に会議の進行を促す情報を出力すると判定される場合（Ｓ１５：Ｙｅｓ）、参加者の音声が所定の条件を満たすか否かに関わらず、出力部１５によって、会議の進行を促す情報を出力する（Ｓ１６）。例えば、基準時刻を経過し、会議の終了までに残された時間がほとんど無く、参加者の音声の入力が途切れるタイミングを待つ余裕が無い場合には、強制的に会議の進行を促す情報を出力すると判定してよい。以上で、第１処理が終了する。

本実施形態に係る会議管理装置１０によれば、会議に参加する参加者の音声が所定の条件を満たしているか判定した判定結果に基づいて、会議の進行を促す情報を出力することで、発表や会話を遮ることが避けられ、会議の妨げとならないように会議の進行を管理することができる。

また、所定の期間にわたって音声が入力されないかどうかを判定することで、参加者の音声と重ならないタイミングで会議の進行を促す情報を出力することができ、会議の妨げとならないように会議の進行を管理することができる。

さらに、会議に参加する参加者の音声が所定の条件を満たしていない場合であっても、会議の予定に基づいて強制的に会議の進行を促す情報が出力され、会議の進行を促すことができる。

図４は、本発明の実施形態に係る会議管理装置１０により実行される第２処理のフローチャートである。第２処理は、図３において示した会議管理装置１０によって会議の進行を促す情報を出力する処理（Ｓ１６）である。

会議管理装置１０は、音声出力部１６によって、会議の進行を促す音声を出力する（Ｓ１６１）。音声の内容は、例えば会議の進行が予定より遅れているため、進行を速めるように促すものであったり、会議終了時刻が近付いていることを警告するものであったりしてよい。

会議の進行を促す情報を音声により出力することで、参加者が視覚的に認識できる情報を必ずしも注視していない場合であっても、会議の進行が遅れていることを知らせることができ、会議の進行を促すことができる。

会議管理装置１０は、出力部１５からプロジェクタに会議の進行を促すメッセージを出力し、会議の進行を促すメッセージをスクリーンに表示させる（Ｓ１６２）。このように、会議の進行を促す情報を表示部に出力することで、会議の発表者による発表や参加者による会話を妨げることなく、会議の進行を促すことができる。

また、会議管理装置１０は、会議の進行を促すメッセージを発言者のユーザ端末装置２０に表示する（Ｓ１６３）。発言を行っている参加者が用いるユーザ端末装置２０の表示部に会議の進行を促す情報を出力することで、発言を行っていない参加者による表示部の視認を妨げることなく、会議の進行を促すことができる。

さらに、会議管理装置１０は、会議の進行を促すメッセージを全てのユーザ端末装置２０に表示する（Ｓ１６４）。１又は複数のユーザ端末装置２０それぞれの表示部に会議の進行を促す情報を出力することで、発言を行っていない参加者に対しても会議の進行が遅れていることを知らせることができ、会議の進行を促すことができる。以上で第２処理が終了する。

なお、本例では、会議の進行を促す情報を、音声により出力し（Ｓ１６１）、メッセージとしてスクリーンに表示し（Ｓ１６２）、発言者のユーザ端末装置２０の表示部に表示し（Ｓ１６３）、全てのユーザ端末装置２０の表示部に表示したが（Ｓ１６４）、会議管理装置１０は、必ずしもこれら４つの処理全てを行わなくてもよく、少なくともいずれか１つを行えばよいし、任意の処理を組み合わせて実行してもよい。

図５は、本発明の実施形態に係る会議管理装置１０により実行される第３処理のフローチャートである。第３処理は、音声を発する参加者が切り替わる場合に、会議の進行を促す情報を出力する処理である。

はじめに、会議管理装置１０は、取得部１１によって、予定管理サーバ３０から、会議室に設定されている会議の予定を取得する（Ｓ２０）。さらに、会議管理装置１０は、予定管理サーバ３０によって算出された基準時刻を取得する（Ｓ２１）。

会議が開始されると、会議管理装置１０は、音声入力部１３及び認識部１４によって、参加者の音声を認識する（Ｓ２２）。そして、判定部１２によって、基準時刻を経過したか否かを判定する（Ｓ２３）。基準時刻を経過していない場合（Ｓ２３：Ｎｏ）、参加者の音声認識を続ける（Ｓ２２）。一方、基準時刻を経過した場合（Ｓ２３：Ｙｅｓ）、会議の参加者の音声が所定の条件を満たしているか否かを判定する。第３処理の場合、判定部１２は、音声を発する参加者（発言者）が切り替わるか否を判定する（Ｓ２４）。

発言者が切り替わると判定される場合（Ｓ２４：Ｙｅｓ）、出力部１５によって会議の進行を促す情報を出力する（Ｓ２６）。会議の進行を促す情報を出力する処理は、図５を用いて説明した処理である。

一方、発言者が切り替わらないと判定される場合（Ｓ２４：Ｎｏ）、すなわち、特定の参加者が発言を続けて、他の参加者の発言に移行する機会が無いと判定される場合、判定部１２は、会議の予定に基づいて、強制的に会議の進行を促す情報を出力するか否かを判定する（Ｓ２５）。

強制的に会議の進行を促す情報を出力しないと判定される場合（Ｓ２５：Ｎｏ）、参加者の音声認識を続ける（Ｓ２２）。例えば、基準時刻を経過したが、会議の終了までにある程度時間が残されており、発言者が切り替わるタイミングを待つ余裕がある場合には、会議の進行を促す情報を強制的に出力することはしないと判定してよい。一方、強制的に会議の進行を促す情報を出力すると判定される場合（Ｓ２５：Ｙｅｓ）、参加者の音声が所定の条件を満たすか否かに関わらず、出力部１５によって、会議の進行を促す情報を出力する（Ｓ２６）。例えば、基準時刻を経過し、会議の終了までに残された時間がほとんど無く、発言者が切り替わるタイミングを待つ余裕が無い場合には、強制的に会議の進行を促す情報を出力すると判定してよい。以上で、第３処理が終了する。

本実施形態に係る会議管理装置１０によれば、音声を発する参加者が切り替わるかどうかを判定することで、参加者の発言が一段落したタイミングで会議の進行を促す情報を出力することができ、会議の妨げとならないように会議の進行を管理することができる。なお、本例では、参加者の発言が一段落したタイミングを検出する方法として、発言者の音声の切り替わりを判定する方法を示したが、発言が一段落したタイミングを検出する別の方法として、会議管理装置１０に接続されプロジェクタに出力しているユーザ端末装置２０が変更されたことを検出する手法でもよい。

以上説明した実施形態は、本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。実施形態が備える各要素並びにその配置、材料、条件、形状及びサイズ等は、例示したものに限定されるわけではなく適宜変更することができる。また、異なる実施形態で示した構成同士を部分的に置換し又は組み合わせることが可能である。

１０…会議管理装置、１１…取得部、１２…判定部、１３…音声入力部、１４…認識部、１５…出力部、１６…音声出力部、２０…ユーザ端末装置、３０…予定管理サーバ、Ｎ…通信ネットワーク

Claims

会議の予定及び前記予定に基づいて決定された基準時刻を取得する取得部と、
前記会議に参加している１又は複数の参加者の音声を認識する認識部と、
前記基準時刻の後、前記１又は複数の参加者の前記音声が所定の条件を満たしているか判定する判定部と、
前記判定部による判定結果に基づいて、前記会議の進行を促す情報を出力する出力部と、
を備える会議管理装置。
前記所定の条件は、所定の期間にわたって前記音声が入力されないことである、
請求項１に記載の会議管理装置。
前記所定の条件は、前記音声を発する参加者が切り替わることである、
請求項１に記載の会議管理装置。
前記出力部は、前記情報を音声により出力する、
請求項１から３のいずれか一項に記載の会議管理装置。
前記出力部は、前記情報を表示部に出力する、
請求項１から４のいずれか一項に記載の会議管理装置。
前記出力部は、前記１又は複数の参加者のうち発言を行っている参加者が用いるユーザ端末装置の表示部に前記情報を出力する、
請求項５に記載の会議管理装置。
前記出力部は、前記１又は複数の参加者それぞれが用いる１又は複数のユーザ端末装置の表示部に前記情報を出力する、
請求項５に記載の会議管理装置。
前記判定部は、前記基準時刻の後、前記所定の条件を満たしていると判定されない場合に、前記予定に基づいて、強制的に前記情報を出力するか否かを判定する、
請求項１から７のいずれか一項に記載の会議管理装置。
コンピュータを備える会議管理装置によって実行される会議管理方法であって、
前記コンピュータは、
会議の予定及び前記予定に基づいて決定された基準時刻を取得するステップと、
前記会議に参加している１又は複数の参加者の音声を認識するステップと、
前記基準時刻の後、前記１又は複数の参加者の前記音声が所定の条件を満たしているか判定するステップと、
前記判定するステップにおける判定結果に基づいて、会議の進行を促す情報を出力するステップと、
を実行する会議管理方法。
会議管理装置に備えられたコンピュータを、
会議の予定及び前記予定に基づいて決定された基準時刻を取得する取得部、
前記会議に参加している１又は複数の参加者の音声を認識する認識部、
前記基準時刻の後、前記１又は複数の参加者の前記音声が所定の条件を満たしているか判定する判定部、及び
前記判定部による判定結果に基づいて、会議の進行を促す情報を出力する出力部、
として機能させる会議管理プログラム。