JP2011081581A - 会議進行支援装置 - Google Patents

Abstract

【課題】発言状況の管理を支援することができる会議進行支援装置を提供すること。
【解決手段】会議の各アジェンダを表す情報および会議の各参加者を表す情報を記憶させた会議情報記憶部２１と、アジェンダに対する参加者の発言の開始および終了を表す情報を入力装置を介して取得する発言情報取得部２３と、発言の開始を表す情報の取得に応じて、アジェンダ、参加者、発言の開始を表す情報を取得した開始時刻、および、開始時刻からの経過時間を関連付けた経過情報を会議情報記憶部２１にさらに記憶させるとともに、発言の終了を表す情報を取得するまでの間、経過時間を計測して経過情報を更新する経過管理部２４と、会議情報記憶部２１に記憶させた経過情報に基づいて、各アジェンダに対する各参加者の発言状況を表す情報を提示する発言状況提示部２５とを備える。
【選択図】図２

Description

本発明は、会議の進行を支援する会議進行支援装置に関する。

従来より、会議の場などで、発言を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認する行為によって会議に参入し、参加者の相互理解を促進し、会議を合意形成に導く行為またはその手法がファシリテーションと呼ばれている。

また、会議においてファシリテーションを行う参加者がファシリテータと呼ばれている。ファシリテータは、会議の議題（以下、アジェンダという）の進行を管理しながら、発言者の偏りを調整する等、発言状況をも管理しなければならない。

このようなファシリテーションを支援するため、会議の各アジェンダにあらかじめ予定される議事時間を設定しておき、設定に基づいてアジェンダのスケジュールを立案し、各アジェンダ終了時点で、アジェンダの順番変更や議事時間変更等を考慮して残りのアジェンダのスケジュールを再立案する会議進行支援装置が知られている（例えば、特許文献１、特許文献２参照）。

しかしながら、従来の技術では、ファシリテータは、発言者の偏りを調整するため、どのアジェンダにどの参加者がどの程度発言したのかといった発言状況を記憶しなければならなかった。また、従来の技術では、ファシリテータは、会議終了後に発言状況を振り返って発言の途切れや同時発言等の状況を確認するため、会議全体での発言状況を記憶しておかなければならなかった。

すなわち、従来の技術では、発言状況を管理するファシリテータの負荷が高いという課題があった。

本発明は、このような従来の課題を解決するためになされたもので、発言状況の管理を支援することができる会議進行支援装置を提供することを目的とする。

本発明の会議進行支援装置は、会議の進行を支援する会議進行支援装置であって、前記会議の各アジェンダを表す情報および前記会議の各参加者を表す情報を記憶させた会議情報記憶部と、前記アジェンダに対する前記参加者の発言の開始および終了をそれぞれ表す情報を入力装置を介して取得する発言情報取得部と、前記開始を表す情報の取得に応じて、前記アジェンダ、前記参加者、前記開始を表す情報を取得した開始時刻、および、前記開始時刻からの経過時間を関連付けた経過情報を前記会議情報記憶部に記憶させるとともに、前記終了を表す情報を取得するまでの間、前記経過時間を計測して前記経過情報を更新する経過管理部と、前記経過情報に基づいて、前記各アジェンダに対する前記各参加者の発言状況を表す情報を提示する発言状況提示部と、を備えた構成を有している。

この構成により、本発明の会議進行支援装置は、各参加者の発言の開始および終了をそれぞれ表す情報の取得に応じて発言の経過情報を記憶し、この経過情報に基づいて各参加者の発言状況を表す情報を提示するので、ファシリテータに発言状況を確認させ、発言状況の管理を支援することができる。

また、前記発言状況提示部は、前記経過情報に基づいて、前記各アジェンダに対する発言の合計時間、および、前記合計時間のうち前記参加者毎の内訳を表す情報を、前記発言状況として提示してもよい。

この構成により、本発明の会議進行支援装置は、各アジェンダに対して発言の多い参加者をファシリテータに確認させることができ、発言者の偏りの調整を支援することができる。

また、前記発言状況提示部は、前記経過情報に基づいて、前記各発言を表す情報を時間軸上に配置し、前記発言を表す情報が配置されない時間帯および重複して配置される時間帯を、前記発言状況として提示してもよい。

この構成により、本発明の会議進行支援装置は、会議終了後に会議開始から終了までの発言状況をファシリテータに振り返らせることにより、発言を促せなかった箇所や発言のコントロールを充分にできなかった箇所を振り返らせてファシリテーションの反省材料とさせ、次回の会議における発言状況の管理を支援することができる。

また、本発明の会議進行支援方法は、会議の進行を支援する会議進行支援装置を用いた会議進行支援方法であって、前記会議の各アジェンダを表す情報および前記会議の各参加者を表す情報を前記会議進行支援装置が記憶装置に記憶させる会議情報記憶ステップと、前記アジェンダに対する前記参加者の発言の開始および終了をそれぞれ表す情報を前記会議進行支援装置が入力装置を介して取得する発言情報取得ステップと、前記開始を表す情報の取得に応じて、前記アジェンダ、前記参加者、前記開始を表す情報を取得した開始時刻、および、前記開始時刻からの経過時間を関連付けた経過情報を前記会議進行支援装置が前記記憶装置に記憶させるとともに、前記終了を表す情報を取得するまでの間、前記会議進行支援装置が前記経過時間を計測して前記経過情報を更新する経過管理ステップと、前記経過情報に基づいて、前記各アジェンダに対する前記各参加者の発言状況を表す情報を前記会議進行支援装置が提示する発言状況提示ステップと、を備えている。

このため、本発明の会議進行支援方法は、発言の経過情報に基づいて各参加者の発言状況を表す情報を提示するので、発言状況をファシリテータに確認させ、発言状況の管理を支援することができる。

また、本発明の会議進行支援プログラムは、会議の進行を支援する会議進行支援装置に実行させる会議進行支援プログラムであって、前記会議の各アジェンダを表す情報および前記会議の各参加者を表す情報を記憶装置に記憶させる会議情報記憶ステップと、前記アジェンダに対する前記参加者の発言の開始および終了をそれぞれ表す情報を入力装置を介して取得する発言情報取得ステップと、前記開始を表す情報の取得に応じて、前記アジェンダ、前記参加者、前記開始を表す情報を取得した開始時刻、および、前記開始時刻からの経過時間を関連付けた経過情報を前記記憶装置に記憶させるとともに、前記終了を表す情報を取得するまでの間、前記経過時間を計測して前記経過情報を更新する経過管理ステップと、前記経過情報に基づいて、前記各アジェンダに対する前記各参加者の発言状況を提示する発言状況提示ステップと、を備えている。

このため、本発明の会議進行支援プログラムは、発言の経過情報に基づいて各参加者の発言状況を表す情報を提示するので、発言状況をファシリテータに確認させ、発言状況の管理を支援することができる。

本発明は、発言状況の管理を支援することができる会議進行支援装置を提供することができる。

本発明の実施の形態としての会議進行支援装置のハードウェア構成図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置の機能ブロック図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置において発言状況が提示された画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置において発言状況が提示された他の画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置に記憶される参加者テーブルを説明する図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置に記憶されるアジェンダテーブルを説明する図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置に記憶される経過情報テーブルを説明する図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置によって提示される参加者管理画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置によって提示されるアジェンダ管理画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置においてアジェンダの予定議事時間が変更される際の画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置における発言開始時の画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置における発言終了時の画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置において発言者が切り替わったときの画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置における発言の再開時の画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置における同時発言の開始時の画面の一例を示す図である。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置が参加者を管理する動作を説明するフローチャートである。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置がアジェンダを管理する動作を説明するフローチャートである。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置が発言状況を提示する動作を説明するフローチャートである。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置が経過時間を計測する動作を説明するフローチャートである。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置が会議開始時からの発言状況を提示する動作を説明するフローチャートである。 本発明の実施の形態としての会議進行支援装置によって拠点毎の発言状況が提示された画面の一例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。

まず、本発明の実施の形態としての会議進行支援装置１のハードウェア構成について、図１を用いて説明する。

図１において、会議進行支援装置１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１３と、ハードディスク装置１４と、入力装置１５と、表示装置１６とを備えた汎用的なコンピュータ装置によって構成されている。

ＲＯＭ１３およびハードディスク装置１４には、コンピュータ装置を会議進行支援装置１として機能させるためのプログラムが記憶されている。すなわち、ＣＰＵ１１がＲＡＭ１２を作業領域としてＲＯＭ１３およびハードディスク装置１４に記憶されたプログラムを実行することにより、コンピュータ装置は、会議進行支援装置１として機能する。

入力装置１５は、キーボードおよびマウス等によって構成され、利用者による会議進行支援装置１に対する操作を受け付けるようになっている。

表示装置１６は、液晶ディスプレイ等によって構成され、会議進行支援装置１によって生成される画像を表示するようになっている。

次に、会議進行支援装置１の機能ブロック構成について、図２を用いて説明する。

図２において、会議進行支援装置１は、会議に関する情報を記憶させた会議情報記憶部２１と、会議情報記憶部２１に記憶された情報を管理する会議情報管理部２２と、会議の各アジェンダに対する各参加者の発言の開始および終了を表す情報を取得する発言情報取得部２３と、発言の経過に関する情報を管理する経過管理部２４と、各アジェンダに対する各参加者の発言状況を表す情報を提示する発言状況提示部２５と、を備えている。

ここで、会議情報記憶部２１は、ハードディスク装置１４によって構成され、会議情報管理部２２および経過管理部２４はＣＰＵ１１によって構成され、発言情報取得部２３はＣＰＵ１１および入力装置１５によって構成され、発言状況提示部２５はＣＰＵ１１および表示装置１６によって構成されている。

発言状況提示部２５は、各アジェンダに対する各参加者の発言状況を表示装置１６に提示するようになっている。発言状況提示部２５が提示する画面の例を図３および図４に示す。

図３は、発言状況提示部２５によって提示される基本インタフェース画面である。基本インタフェース画面は、各参加者の発言状況をマトリクスで表したものである。基本インタフェース画面では、各アジェンダを行で表し、各参加者を列で表し、各アジェンダに対する各参加者の発言状況をセルで表している。

例えば、図３において、「アジェンダ１」および参加者「相原」の発言状況を表すセルに表示された「１０分」のアイコンは、議論中の「アジェンダ１」に対して参加者「相原」が発言中であり、発言開始からの経過時間が１０分であるという発言状況を表している。以下、各セルに表示されるアイコンを、発言中アイコンという。

また、列のタイトルが表示される各セルには、各参加者の名称、および、各参加者の発言時間の合計が表示される。

また、行のタイトルが表示される各セルには、各アジェンダの名称、各アジェンダの予定議事時間、および、予定議事時間に占める発言の合計時間の割合が棒グラフ形式で表示される。また、この棒グラフは、発言の合計時間のうち参加者毎の内訳を表すよう積み上げ棒グラフ形式で表示される。

なお、発言状況提示部２５は、議論中のアジェンダ、発言中の参加者および発言の経過時間をそれぞれ表す発言状況を、上述のマトリクス形式に限らずその他の形式で提示してもよい。

また、発言状況提示部２５は、各アジェンダに対する発言の合計時間、および、この合計時間のうち参加者毎の内訳を表す発言状況を、上述の積み上げ棒グラフ形式に限らずその他の形式で提示してもよい。

また、基本インタフェース画面には、各参加者の発言状況が表される上述のマトリクスに加えて、会議全体の予定議事時間および会議開始からの経過時間がさらに表示される。例えば、図３に表示された「１５分／７０分」の文字列は、全体の予定議事時間が７０分であり、会議開始から１５分経過していることを表している。

また、基本インタフェース画面には、各種メニューボタンがさらに表示される。図３に示した例では、「閉じる」、「参加者管理」、「アジェンダ管理」、および「振り返り」の各ボタンが表示される。

図４は、発言状況提示部２５によって提示される振り返りビュー画面である。振り返りビュー画面は、各参加者の発言状況が時間軸上に表されたもので、図４の基本インタフェース画面における「振り返り」ボタンの押下に応じて提示されるようになっている。振り返りビュー画面では、会議開始からの経過時間を横軸に表し、各アジェンダを縦軸に表したガントチャートに、各参加者が発言した時間帯を表すアイコンが配置される。

振り返りビュー画面では、アイコンが配置されていない時間帯が、発言の空白、すなわち発言が途切れた時間帯として認識可能に表示される。図４の例では、破線で囲まれた矩形１０２が、発言の空白の時間帯を表している。

また、振り返りビュー画面では、アイコンが重複して配置された時間帯が、発言の重なり、すなわち、同時発言を表す時間帯として認識可能に表示される。図４の例では、一点鎖線で囲まれた矩形１０３が、同時発言の時間帯を表している。

会議情報記憶部２１には、会議の各参加者を表す情報を格納した参加者テーブル、各アジェンダを表す情報を格納したアジェンダテーブル、および、各アジェンダに対する各参加者の発言の経過を表す情報を格納した経過テーブルが記憶されている。

参加者テーブルについて、図５を用いて説明する。

参加者テーブルは、参加者を識別する参加者ＩＤ、参加者名、所属する拠点名、所属名、およびメールアドレスをそれぞれ表す情報を含む参加者情報によって構成されている。参加者情報は、後述する会議情報管理部２２によって参加者テーブルにあらかじめ格納されている。

アジェンダテーブルについて、図６を用いて説明する。

アジェンダテーブルは、アジェンダを識別するアジェンダＩＤ、アジェンダのタイトル、アジェンダにあらかじめ割り当てられる予定議事時間、アジェンダの投稿者の参加者ＩＤを表す投稿者ＩＤ、投稿した参加者の名称、および、編集日時をそれぞれ表す情報を含むアジェンダ情報によって構成されている。アジェンダ情報は、後述する会議情報管理部２２によってアジェンダテーブルにあらかじめ格納されている。

経過テーブルについて、図７を用いて説明する。

経過テーブルは、各発言について、発言の対象となったアジェンダＩＤ、発言者の参加者ＩＤ、発言の開始時刻、発言の終了時刻、開始時刻からの経過時間をそれぞれ表す情報を含む経過情報によって構成されている。経過情報は、会議中に発言が開始されると、後述する経過管理部２４によって経過テーブルに登録される。

会議情報管理部２２は、参加者およびアジェンダの管理画面を表示装置１６に表示し、表示した画面に対して入力された情報に基づいて、参加者テーブルおよびアジェンダテーブルに対する登録、更新、および削除を実行するようになっている。

図８は、会議情報管理部２２によって表示装置１６に表示される参加者管理画面の一例である。参加者管理画面は、図３に示した基本インタフェース画面における「参加者管理」ボタンの押下に応じて、ダイアログボックスの形態で表示される。

参加者管理画面は、参加者テーブルを表すスプレッドシートで構成される。このスプレッドシートに対して、参加者情報の追加、修正または削除を表す情報が入力装置１５を介して入力される。

会議情報管理部２２は、参加者管理画面の「登録」ボタンが押下されると、スプレッドシートに入力されている情報を用いて、追加の参加者情報に新規の参加者ＩＤを割り当てて参加者テーブルに登録し、既存の参加者情報について修正や削除があれば参加者テーブルを更新する。

なお、会議情報管理部２２は、外部のデータベースに格納されたユーザ情報を参加者管理画面に表示し、入力装置１５によって選択されたユーザ情報を参加者情報として参加者テーブルに登録するようにしてもよい。

図９は、会議情報管理部２２によって表示装置１６に提示されるアジェンダ管理画面の一例である。アジェンダ管理画面は、図３に示した基本インタフェース画面における「アジェンダ管理」ボタンの押下に応じて、ダイアログボックスの形態で表示される。

アジェンダ管理画面は、アジェンダテーブルを表すスプレッドシートで構成される。このスプレッドシートに対して、アジェンダ情報の追加、修正または削除を表す情報が入力装置１５を介して入力される。

会議情報管理部２２は、アジェンダ管理画面の「登録」ボタンが押下されると、スプレッドシートに入力されている情報を用いて、追加のアジェンダ情報に新規のアジェンダＩＤを割り当ててアジェンダテーブルに登録し、既存のアジェンダ情報について修正または削除があればアジェンダテーブルを更新する。

また、会議情報管理部２２は、図１０に示すように、基本インタフェース画面に表示された予定議事時間の棒グラフの右端をスライダーとして機能させることにより、スライダーに対するマウス操作を検出し、操作に応じて各アジェンダの予定議事時間を更新するようにしてもよい。

発言情報取得部２３は、参加者のアジェンダに対する発言の開始および終了をそれぞれ表す情報を入力装置１５を介して取得し、経過管理部２４に出力するようになっている。

具体的には、発言情報取得部２３は、基本インタフェース画面のマトリクスに対する入力装置１５の操作を検出すると、操作対象のセルが表すアジェンダのアジェンダＩＤおよび参加者の参加者ＩＤを特定し、発言の開始および終了のいずれを表す情報が取得されたかを判断する。

詳細には、発言情報取得部２３は、経過テーブルを検索し、特定した参加者ＩＤおよびアジェンダＩＤを含む経過情報の全てに終了時刻が登録されていれば、発言の開始を表す情報が取得されたものと判断する。このとき、発言情報取得部２３は、操作を検出した開始時刻、アジェンダＩＤおよび参加者ＩＤを、発言の開始を表す情報として経過管理部２４に出力する。

また、発言情報取得部２３は、経過テーブルを検索し、発言情報取得部２３から入力された参加者ＩＤおよびアジェンダＩＤを含む経過情報であって、終了時刻が未登録のものがあれば、発言の終了を表す情報が取得されたものと判断する。このとき、発言情報取得部２３は、操作を検出した終了時刻、アジェンダＩＤおよび参加者ＩＤを、発言の終了を表す情報として経過管理部２４に出力する。

また、発言情報取得部２３が検出する入力装置１５の操作としては、例えば、マトリクスのセルに対するマウスのクリック、ダブルクリック、および、発言中アイコンのマトリクス外へのドラッグ等がある。

例えば、発言情報取得部２３は、「アジェンダ１」および参加者「相原」を表すセルに対するクリック操作を検出したとき、操作対象のセルが表す「アジェンダ１」のアジェンダＩＤおよび「相原」の参加者ＩＤを特定し、発言の開始または終了を表す情報を経過管理部２４に出力する。

また、発言情報取得部２３は、「アジェンダ１」および参加者「相原」を表すセルに表示された発言中アイコンがマウスでマトリクス外にドラッグされた操作を検出したとき、操作対象のセルが表す「アジェンダ１」のアジェンダＩＤおよび「相原」の参加者ＩＤを特定し、発言の終了を表す情報を経過管理部２４に出力する。

経過管理部２４は、発言情報取得部２３から、発言の開始または終了を表す情報が入力されると、経過テーブルを更新するようになっている。

具体的には、経過管理部２４は、発言の開始を表す情報が発言情報取得部２３から入力されると、入力された情報に基づいて新しい経過情報を生成して経過テーブルに登録する。

このとき、経過管理部２４は、該当する参加者が該当するアジェンダに対して過去に発言していれば、それらの発言時間の累計を経過テーブルに基づいて算出し、新しく生成する経過情報の経過時間として登録する。

また、経過管理部２４は、発言の終了を表す情報が発言情報取得部２３から入力されると、該当する経過情報に発言の終了時刻を登録する。

また、経過管理部２４は、経過情報を経過テーブルに登録してから、登録した経過情報に終了時刻を登録するまでの間、開始時刻からの経過時間を計測し、登録した経過情報を更新するようになっている。

具体的には、経過管理部２４は、開始時刻から経過した時間を計測し、登録した経過情報に含まれる経過時間に計測した時間を加算したものを、新たな経過時間として経過情報を更新する。

また、経過管理部２４は、経過時間の計測中に、発言情報取得部２３から他のアジェンダに対する発言の開始を表す情報が入力されると、経過時間を計測中の発言が終了したものとみなす。すなわち、経過管理部２４は、経過時間を計測中の経過情報に、他のアジェンダに対する発言の開始時刻を終了時刻として登録するとともに、新たに発言が開始されたアジェンダに対して新たな発言の開始時刻を用いて経過情報を生成し、経過テーブルに登録する。

また、経過管理部２４は、経過時間の計測中に、発言情報取得部２３から同一のアジェンダに対する他の参加者の発言の開始を表す情報が入力されると、同一のアジェンダに対して複数の参加者から同時に発言が開始されたものとみなす。すなわち、経過管理部２４は、同一のアジェンダに対する他の参加者の発言を表す経過情報を生成して経過テーブルに登録する。このとき、経過管理部２４は、同一のアジェンダに対する複数の参加者の発言の経過時間をそれぞれの開始時刻から測定し、各経過情報を更新する。

なお、経過管理部２４は、経過時間の計測中に、発言情報取得部２３から他のアジェンダに対する他の参加者の発言の開始を表す情報が入力されたときに、計測中の発言が終了したものとせず、複数のアジェンダに対する同時発言が開始されたものとみなすようにしてもよい。

この場合、会議情報記憶部２１が、複数のアジェンダに対する同時発言を許容するか否かを表すフラグを記憶しておき、会議情報管理部２２が、ファシリテータの入力操作に応じてフラグの値を変更するようにしてもよい。

また、前述の発言状況提示部２５は、経過テーブルの経過情報が更新されると、基本インタフェース画面を更新するようになっている。

具体的には、発言状況提示部２５は、経過テーブルに登録された経過情報のうち、終了時刻が未登録のものについて、基本インタフェース画面の該当するセルに発言中アイコンを表示する。発言中アイコンには、該当するアジェンダに対する該当する参加者の発言の経過時間の累計が表示されるようになっている。

また、発言状況提示部２５は、経過テーブルに登録された経過情報の経過時間を集計し、各参加者の発言合計時間、各アジェンダに対する発言合計時間およびその内訳を更新するようになっている。

以下、発言状況提示部２５によって更新される基本インタフェース画面の例を、図１１〜図１５を用いて説明する。

図１１は、発言開始時の基本インタフェース画面の一例である。

「アジェンダ１」に対して「相原」が発言を開始した時、該当するセルがクリックされると、上述の発言情報取得部２３によって発言の開始を表す情報が取得され、経過管理部２４によって経過テーブルが更新される。

この場合、発言状況提示部２５は、更新された経過テーブルに基づいて、「アジェンダ１」および「相原」を表すセルに経過時間「０分」の発言中アイコンを表示する。

図１２は、発言終了時の基本インタフェース画面の一例である。

「アジェンダ１」に対する発言を「猿渡」が終了した時、該当するセルに表示されている発言中アイコンがマトリクス外にドラッグされると、発言情報取得部２３によって発言の終了を表す情報が取得され、経過管理部２４によって経過テーブルが更新される。

この場合、発言状況提示部２５は、更新された経過テーブルに基づいて、「アジェンダ１」および「猿渡」を表すセルの発言中アイコンを消去する。

なお、発言状況提示部２５は、表示中の発言中アイコンがクリックまたはダブルクリックされた場合も同様に、経過テーブルに基づいて該当する発言中アイコンを消去する。

図１３は、発言者が切り替わる時の基本インタフェース画面の一例である。

「アジェンダ１」に対して「相原」が発言を終了し、新たに「アジェンダ２」に対して「玉田」が発言を開始した時、「アジェンダ１」および「相原」を表すセルに発言中アイコンが表示されている状態で、「アジェンダ２」および「玉田」を表すセルがクリックされると、発言情報取得部２３によって発言の開始を表す情報が取得され、経過管理部２４によって経過テーブルが更新される。

この場合、発言状況提示部２５は、更新された経過テーブルに基づいて、「アジェンダ１」および「相原」を表すセルに表示した発言中アイコンを消去し、「アジェンダ２」および「玉田」を表すセルに経過時間０分の発言中アイコンを表示する。

図１４は、発言者が発言を再開した時の基本インタフェース画面の一例である。

「アジェンダ１」に対して「猿渡」が６分間の発言を終了し、他のアジェンダに対して他の発言者が発言した後、再度「アジェンダ１」に対して「猿渡」が発言を開始した時、「アジェンダ１」および「猿渡」を表すセルがクリックされると、発言情報取得部２３によって発言の開始を表す情報が取得され、経過管理部２４によって経過テーブルが更新される。

この場合、発言状況提示部２５は、更新された経過テーブルに基づいて、「アジェンダ１」および「猿渡」を表すセルに、既に発言した経過時間の累計である６分の発言中アイコンを表示する。

図１５は、参加者が同時に発言を開始した時の基本インタフェース画面の一例である。

「アジェンダ３」に対して「相原」が発言中、「玉田」がさらに発言を開始した時、「アジェンダ３」および「相原」を表すセルに発言中アイコンが表示されている状態で、「アジェンダ３」および「玉田」を表すセルが再度クリックされると、発言情報取得部２３によって発言の開始を表す情報が取得され、経過管理部２４によって経過テーブルが更新される。

この場合、発言状況提示部２５は、経過テーブルに基づいて、「アジェンダ３」および「相原」を表すセルに発言中アイコンを表示したまま、「アジェンダ３」および「玉田」を表すセルにも発言中アイコンをさらに表示する。

以上のように構成された会議進行支援装置１の動作について、図１６〜図２０を用いて説明する。

まず、図１６を用いて、会議進行支援装置１が参加者情報を管理する動作について説明する。なお、会議進行支援装置１は、表示装置１６に基本インタフェース画面が表示されている状態で、以下の動作を開始するものとする。

まず、基本インタフェース画面の「参加者管理」ボタンが押下されると（ステップＳ１でＹＥＳ）、会議情報管理部２２によって参加者管理画面が表示装置１６に表示される（ステップＳ２）。

次に、参加者情報の追加、修正および削除を示す情報が入力装置１５から入力され、会議情報管理部２２によって参加者管理画面が更新される（ステップＳ３）。

次に、参加者管理画面の「登録」ボタンが押下されると（ステップＳ４でＹＥＳ）、会議情報管理部２２によって、ステップＳ３で入力された情報に基づいて、参加者テーブルに参加者情報が登録され、既存の参加者情報が修正または削除される（ステップＳ５）。

以上で、会議進行支援装置１は、参加者情報を管理する動作を終了する。

次に、図１７を用いて、会議進行支援装置１がアジェンダ情報を管理する動作について説明する。なお、会議進行支援装置１は、表示装置１６に基本インタフェース画面が表示されている状態で、以下の動作を開始するものとする。

まず、基本インタフェース画面の「アジェンダ管理」ボタンが押下されると（ステップＳ１１でＹＥＳ）、会議情報管理部２２によってアジェンダ管理画面が表示装置１６に表示される（ステップＳ１２）。

次に、アジェンダ情報の追加、修正および削除を示す情報が入力装置１５から入力され、会議情報管理部２２によってアジェンダ管理画面が更新される（ステップＳ１３）。

次に、アジェンダ管理画面の「登録」ボタンが押下されると（ステップＳ１４でＹＥＳ）、会議情報管理部２２によって、ステップＳ１３で入力された情報に基づいて、アジェンダテーブルにアジェンダ情報が登録され、既存のアジェンダ情報が修正または削除される（ステップＳ１５）。

以上で、会議進行支援装置１は、アジェンダ情報を管理する動作を終了する。

次に、図１８を用いて、会議進行支援装置１が発言状況を管理する動作について説明する。なお、会議進行支援装置１は、あらかじめ図１６〜図１７に示すように動作することにより、既に会議情報記憶部２１に参加者情報およびアジェンダ情報を記憶済みのものとする。また、表示装置１６に、基本インタフェース画面が表示されている状態で以下の動作を開始するものとする。

まず、基本インタフェース画面のマトリクスのセルに対する操作が、発言情報取得部２３によって検出される（ステップＳ２１）。

次に、操作対象のセルが表すアジェンダＩＤおよび参加者ＩＤが、発言情報取得部２３によって特定される（ステップＳ２２）。

次に、このアジェンダに対してこの参加者が発言を開始したか終了したかが、発言情報取得部２３によって判断される（ステップＳ２３）。

ステップＳ２３において、発言が開始されたと判断された場合、経過管理部２４によって、このアジェンダおよびこの参加者の発言を表す経過情報が経過テーブルから検索され、該当する経過情報に登録された経過時間の累計が算出される（ステップＳ２４）。なお、該当する経過情報が検索されなければ、経過時間の累計は０分と算出される。

次に、経過管理部２４によって、ステップＳ２１において操作が検出された開始時刻、ステップＳ２４で算出された累計の経過時間、このアジェンダＩＤ、およびこの参加者ＩＤを含む経過情報が、経過テーブルに登録される（ステップＳ２５）。

次に、発言状況提示部２５によって、このアジェンダおよびこの参加者を表すセルに、ステップＳ２４で算出された累計の経過時間を表す発言中アイコンが表示される（ステップＳ２６）。

次に、経過管理部２４によって、ステップＳ２２で特定されたアジェンダ以外の他のアジェンダに対する発言中アイコンが表示中であるか否かが、判断される（ステップＳ２７）。具体的には、他のアジェンダに対する発言を表す経過情報で、終了時刻が未登録のものがあるか否かが、経過管理部２４によって判断される。

ここで、他のアジェンダに対する発言中アイコンが表示中であると判断された場合、経過管理部２４によって、他のアジェンダに対する発言中アイコンに対応する経過情報に、ステップＳ２１で操作が検出された時刻が終了時刻として登録される（ステップＳ２８）。

次に、発言状況提示部２５によって、他のアジェンダに対する発言中アイコンが非表示にされ（ステップＳ２９）、会議進行支援装置１は発言状況を管理する動作を終了する。

一方、ステップＳ２７において、他のアジェンダに対する発言中アイコンが表示中でないと判断された場合も、会議進行支援装置１は発言状況を管理する動作を終了する。

また、ステップＳ２３において、発言が終了したと判断された場合、経過管理部２４によって、このアジェンダに対するこの参加者の発言を表す経過情報に、ステップＳ２１で操作が検出された時刻が終了時刻として登録され（ステップＳ３０）、該当する発言中アイコンが、発言状況提示部２５によって非表示にされて（ステップＳ３１）、会議進行支援装置１は発言状況を管理する動作を終了する。

次に、図１９を用いて、会議進行支援装置１が、発言の経過時間を計測する動作について説明する。

まず、経過管理部２４によって、前回の計測動作から所定時間が経過したか否かが判断される（ステップＳ４１）。
ここで、所定時間が経過していないと判断された場合、ステップＳ４１の処理が再度実行される。

一方、所定時間が経過したと判断された場合、基本インタフェース画面に表示中の各発言中アイコンが、経過管理部２４によって検索される（ステップＳ４２）。具体的には、経過テーブルに登録された経過情報のうち終了時刻が未登録の経過情報が、経過管理部２４によって検索される。

次に、検索された発言中アイコンに対応する経過情報について、ステップＳ４３〜Ｓ４６の処理が実行される。

まず、該当する発言中アイコンに対応する経過情報の開始時刻が、経過管理部２４によって取得される（ステップＳ４３）。

次に、取得した開始時刻から現在時刻までの差分時間が、経過管理部２４によって算出される（ステップＳ４４）。

次に、経過管理部２４によって、該当する経過情報の経過時間に、ステップＳ４４で算出された差分時間が加算され、経過テーブルが更新される（ステップＳ４５）。

次に、発言状況提示部２５によって、発言中アイコンの経過時間の表示が更新される（ステップＳ４６）。

表示中の全ての発言中アイコンについて経過時間の更新が終了すると、発言状況提示部２５によって、経過テーブルに基づいて、基本インタフェース画面の各種表示が更新される（ステップＳ４７）。具体的には、各参加者の発言時間の累計の表示が更新される。また、各アジェンダに対する発言時間の累計とその参加者毎の内訳の表示が更新される。また、会議全体の予定議事時間に対する発言時間の累計の表示が更新される。

会議進行支援装置１は、会議の終了を表す情報が入力されるまで、ステップＳ４１からの処理を継続して実行する。

次に、図２０を用いて、会議進行支援装置１が、会議開始時からの発言状況を振り返りビュー画面として提示する動作について説明する。なお、会議進行支援装置１は、表示装置１６に基本インタフェース画面が表示されている状態で、以下の動作を開始するものとする。

まず、基本インタフェース画面の「振り返り」ボタンが押下されると（ステップＳ５１でＹＥＳ）、発言状況提示部２５によって、アジェンダテーブルに登録された各アジェンダについて、アジェンダ毎にステップＳ５２〜Ｓ５３の処理が実行される。

まず、該当するアジェンダのアジェンダＩＤを含む経過情報が、発言状況提示部２５によって経過テーブルから検索される（ステップＳ５２）。

次に、発言状況提示部２５によって、ステップＳ５２で検索された各経過情報に基づいて、その開始時刻および終了時刻までの時間帯を表すアイコンが、該当するアジェンダの時間軸上に配置されて表示される（ステップＳ５３）。

全てのアジェンダについて、経過情報に対応するアイコンの表示が終了すると、どのアジェンダの時間軸上にもアイコンが配置されていない空白の時間帯が、発言状況提示部２５によって提示される（ステップＳ５４）。

次に、アイコンが重複して配置された重なりの時間帯が、発言状況提示部２５によって提示される（ステップＳ５５）。

以上で、会議進行支援装置１は、会議開始時からの発言状況を振り返りビュー画面として提示する動作を終了する。

以上に説明したように、本発明の実施の形態としての会議進行支援装置１は、各参加者の発言の開始および終了をそれぞれ表す情報の取得に応じて発言の経過情報を記憶し、この経過情報に基づいて各参加者の発言状況を表す情報を提示するので、ファシリテータに発言状況を確認させ、発言状況の管理を支援することができる。

なお、本発明の実施の形態において、会議進行支援装置１は、１つの会議を対象として発言状況を管理するものとして説明したが、複数の会議について各会議における発言状況を管理するように構成されてもよい。

この場合、会議情報記憶部２１は、あらかじめ各会議に関する情報を記憶しておき、会議情報管理部２２は、参加者およびアジェンダを会議毎に登録しておく。また、経過管理部２４は、会議毎に発言の経過情報を経過テーブルに登録するようにする。また、発言状況提示部２５も会議毎に発言状況を提示するようにする。

また、本発明の実施の形態において、会議進行支援装置１は、参加者毎に発言状況を管理するものとして説明したが、遠隔の拠点を接続して会議を支援する遠隔会議システムに適用され、参加者の拠点毎に発言状況を管理するように構成されてもよい。

この場合、発言状況提示部２５は、図２１に示すように、基本インタフェース画面において、各拠点を列で表し、各アジェンダに対する各拠点の発言状況をセルで表すようにする。また、経過管理部２４は、各アジェンダに対する各拠点の発言を表す経過情報を経過テーブルに登録して管理するようにする。

１ 会議進行支援装置
１１ ＣＰＵ
１２ ＲＡＭ
１３ ＲＯＭ
１４ ハードディスク装置
１５ 入力装置
１６ 表示装置
２１ 会議情報記憶部
２２ 会議情報管理部
２３ 発言情報取得部
２４ 経過管理部
２５ 発言状況提示部

ＷＯ２００２／１０３５９１ 特開２００７−４３４９３号公報

Claims (6)

1. 会議の進行を支援する会議進行支援装置であって、
   前記会議の各アジェンダを表す情報および前記会議の各参加者を表す情報を記憶させた会議情報記憶部と、
   前記アジェンダに対する前記参加者の発言の開始および終了をそれぞれ表す情報を入力装置を介して取得する発言情報取得部と、
   前記開始を表す情報の取得に応じて、前記アジェンダ、前記参加者、前記開始を表す情報を取得した開始時刻、および、前記開始時刻からの経過時間を関連付けた経過情報を前記会議情報記憶部に記憶させるとともに、前記終了を表す情報を取得するまでの間、前記経過時間を計測して前記経過情報を更新する経過管理部と、
   前記経過情報に基づいて、前記各アジェンダに対する前記各参加者の発言状況を表す情報を提示する発言状況提示部と、
   を備えたことを特徴とする会議進行支援装置。
2. 前記発言状況提示部は、前記経過情報に基づいて、前記各アジェンダに対する発言の合計時間、および、前記合計時間のうち前記参加者毎の内訳を表す情報を、前記発言状況として提示することを特徴とする請求項１に記載の会議進行支援装置。
3. 前記発言状況提示部は、前記経過情報に基づいて、前記各発言を表す情報を時間軸上に配置し、前記発言を表す情報が配置されない時間帯および重複して配置される時間帯を、前記発言状況として提示することを特徴とする請求項１に記載の会議進行支援装置。
4. 会議の進行を支援する会議進行支援装置を用いた会議進行支援方法であって、
   前記会議の各アジェンダを表す情報および前記会議の各参加者を表す情報を前記会議進行支援装置が記憶装置に記憶させる会議情報記憶ステップと、
   前記アジェンダに対する前記参加者の発言の開始および終了をそれぞれ表す情報を前記会議進行支援装置が入力装置を介して取得する発言情報取得ステップと、
   前記開始を表す情報の取得に応じて、前記アジェンダ、前記参加者、前記開始を表す情報を取得した開始時刻、および、前記開始時刻からの経過時間を関連付けた経過情報を前記会議進行支援装置が前記記憶装置に記憶させるとともに、前記終了を表す情報を取得するまでの間、前記会議進行支援装置が前記経過時間を計測して前記経過情報を更新する経過管理ステップと、
   前記経過情報に基づいて、前記各アジェンダに対する前記各参加者の発言状況を表す情報を前記会議進行支援装置が提示する発言状況提示ステップと、
   を備えたことを特徴とする会議進行支援方法。
5. 会議の進行を支援する会議進行支援装置に実行させる会議進行支援プログラムであって、
   前記会議の各アジェンダを表す情報および前記会議の各参加者を表す情報を記憶装置に記憶させる会議情報記憶ステップと、
   前記アジェンダに対する前記参加者の発言の開始および終了をそれぞれ表す情報を入力装置を介して取得する発言情報取得ステップと、
   前記開始を表す情報の取得に応じて、前記アジェンダ、前記参加者、前記開始を表す情報を取得した開始時刻、および、前記開始時刻からの経過時間を関連付けた経過情報を前記記憶装置に記憶させるとともに、前記終了を表す情報を取得するまでの間、前記経過時間を計測して前記経過情報を更新する経過管理ステップと、
   前記経過情報に基づいて、前記各アジェンダに対する前記各参加者の発言状況を提示する発言状況提示ステップと、
   を備えたことを特徴とする会議進行支援プログラム。
6. 請求項５に記載の会議進行支援プログラムがコンピュータに読み取り可能に記録された記録媒体。

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