JP2017130760A - システム、情報処理方法、情報処理装置およびプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】クラウドサーバに保存されている会議で利用したい資料を簡単に探し出すことができるシステム、情報処理方法、情報処理装置およびプログラムを提供する。
【解決手段】本発明のシステムは、それぞれがネットワークを介して接続するクラウドサーバと、機器と、情報処理装置とを備える。機器は、原稿を読み取った画像データと、ファイル名と、ユーザのアカウントと、会議のパスコードとを含む会議資料データをクラウドサーバに登録する。クラウドサーバは、ユーザのアカウントごとに、画像データと、ファイル名と、会議のパスコードとを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる。情報処理装置から、会議資料データの一覧情報の取得を要求する特定情報取得要求を受信して、ユーザのアカウントに対応付いた会議資料データの中から会議のパスコードが一致する会議資料データを検索し、会議資料データの一覧情報を情報処理装置に送信する。
【選択図】図1
【解決手段】本発明のシステムは、それぞれがネットワークを介して接続するクラウドサーバと、機器と、情報処理装置とを備える。機器は、原稿を読み取った画像データと、ファイル名と、ユーザのアカウントと、会議のパスコードとを含む会議資料データをクラウドサーバに登録する。クラウドサーバは、ユーザのアカウントごとに、画像データと、ファイル名と、会議のパスコードとを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる。情報処理装置から、会議資料データの一覧情報の取得を要求する特定情報取得要求を受信して、ユーザのアカウントに対応付いた会議資料データの中から会議のパスコードが一致する会議資料データを検索し、会議資料データの一覧情報を情報処理装置に送信する。
【選択図】図1
Description
本発明は、システム、情報処理方法、情報処理装置およびプログラムに関する。
従来、ネットワークを介して接続される様々な機器を用いて行われる会議システムにおいて、会議開始後に会議資料が配置されている所定のストレージ領域にアクセスをして、会議参加者間で情報を共有して会議をする会議システムが知られている。また、クラウドコンピューティング技術の普及に伴い資料等をクラウドサーバに保存して各々のデバイス端末から参照する使い方をすることが多くなってきている。会議システムにおいても、クラウドサーバに保存されている会議資料を会議システムで利用したいという要求がある。
例えば特許文献1には、会議資料の情報漏えい防止を図りつつ会議中に突発的に発生した紙媒体の配布資料を速やかに会議参加者が閲覧できる電子会議システムが開示されている。特許文献1に記載の電子会議システムは、会議情報と会議参加者情報と個人識別情報とを用いて参加者が参加する会議において発生した会議資料へのアクセスを許可するものである。
従来の会議システムでは、クラウドサーバに保存されている会議で利用したい資料が簡単に探し出せないので会議を開始するまでに時間がかかってしまうという問題があった。
しかしながら、特許文献1に開示されている電子会議システムでは、会議で利用したい資料が簡単に探し出せないので会議を開始するまでに時間がかかってしまう、という問題が解決できていない。
本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、クラウドサーバに保存されている会議で利用したい資料を簡単に探し出すことができるシステム、情報処理方法、情報処理装置およびプログラムを提供することを目的とする。
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、クラウドサーバと、前記クラウドサーバとネットワークを介して接続する機器と、前記クラウドサーバとネットワークを介して接続する情報処理装置とを備えるシステムであって、前記機器は、原稿を読み取って画像データに変換する読取手段と、前記画像データと、前記画像データを特定する特定情報と、前記機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報と、会議を識別する識別情報とを少なくとも含む会議資料データを含み、かつ、会議資料データの登録を要求する会議資料登録要求を前記クラウドサーバに送信する登録手段と、を備え、前記クラウドサーバは、前記機器から前記会議資料登録要求を受信して、前記ユーザの認証情報ごとに、前記会議の識別情報と、前記画像データと、前記画像データの特定情報とを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる記憶制御手段と、前記情報処理装置から、前記ユーザの認証情報と、前記会議の識別情報とを含み、かつ、画像データの特定情報を含む会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受信して、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報を用いて前記会議資料対応情報を検索し、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報とが一致する前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を前記情報処理装置に送信する会議資料検索手段と、を備え、前記情報処理装置は、前記ユーザから、前記会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受け付ける特定情報受付手段と、受け付けた前記特定情報取得要求を前記クラウドサーバに送信し、前記クラウドサーバから前記会議資料特定情報を取得する特定情報取得手段と、取得した前記会議資料特定情報を前記ユーザが使用する情報端末の表示部に表示させる制御をする表示制御手段と、を備える。
本発明によれば、会議で利用したい資料を簡単に探し出すことができる、という有利な効果を奏する。
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係るシステム、情報処理方法、情報処理装置およびプログラムの実施形態を詳細に説明する。
(第1の実施形態)
図1は、本実施形態のシステム100の構成の一例を示す図である。本実施形態のシステム100は、論理的に閉じた環境の会議用ネットワーク18に接続される会議システムと、社内ネットワーク19に接続されるMFP20と、外部ネットワーク40に接続されるクラウドサーバ30とで構築されている。図1に示すように、システム100は、情報処理サーバ10、仲介機11、情報端末12、プロジェクタ13、電子黒板14、MFP(Multifunction Peripheral)15、LP(Laser Printer)16、PC(Personal Computer)17、MFP20、クラウドサーバ30を備える。情報処理サーバ10、仲介機11、プロジェクタ13、電子黒板14、MFP15、LP16、PC17は会議用ネットワーク18(以下、単に「ネットワーク18」と称する)を介して接続されている。仲介機11は近距離通信機能をもつ例えばアクセスポイントであり、仲介機11が発する電波の届く範囲を「結界」と称する場合がある。仲介機11は、Bluetooth(登録商標)やWiFi(登録商標)などの無線通信技術を利用して、結界に存在する情報端末12(会議参加者が利用する情報端末12)をネットワーク18に接続するための仲介手段である。また仲介機11は、会議の開催有無に基づく社内ネットワーク19、及び外部ネットワーク40への接続を制御するネットワーク接続制御装置でもある。MFP20は社内ネットワーク19(以下、単に「ネットワーク19」と称する)を介して外部ネットワーク40(以下、単に「ネットワーク40」と称する)に接続し、ネットワーク40に接続されるクラウドサーバ30と通信する専用のMFP20である。MFP20は例えば紙に印刷された会議資料を読み取り、読み取った会議資料をファイル(例えば画像データ)に変換した会議資料データをクラウドサーバ30に送信(アップロード)し、クラウドサーバ30はアップロードされた会議資料データを所定領域に保存(記憶)する。会議システムの情報処理サーバ10は、クラウドサーバ30に保存された会議資料データの中から会議で利用したい会議資料データをダウンロードして会議システムで使用する。
図1は、本実施形態のシステム100の構成の一例を示す図である。本実施形態のシステム100は、論理的に閉じた環境の会議用ネットワーク18に接続される会議システムと、社内ネットワーク19に接続されるMFP20と、外部ネットワーク40に接続されるクラウドサーバ30とで構築されている。図1に示すように、システム100は、情報処理サーバ10、仲介機11、情報端末12、プロジェクタ13、電子黒板14、MFP(Multifunction Peripheral)15、LP(Laser Printer)16、PC(Personal Computer)17、MFP20、クラウドサーバ30を備える。情報処理サーバ10、仲介機11、プロジェクタ13、電子黒板14、MFP15、LP16、PC17は会議用ネットワーク18(以下、単に「ネットワーク18」と称する)を介して接続されている。仲介機11は近距離通信機能をもつ例えばアクセスポイントであり、仲介機11が発する電波の届く範囲を「結界」と称する場合がある。仲介機11は、Bluetooth(登録商標)やWiFi(登録商標)などの無線通信技術を利用して、結界に存在する情報端末12(会議参加者が利用する情報端末12)をネットワーク18に接続するための仲介手段である。また仲介機11は、会議の開催有無に基づく社内ネットワーク19、及び外部ネットワーク40への接続を制御するネットワーク接続制御装置でもある。MFP20は社内ネットワーク19(以下、単に「ネットワーク19」と称する)を介して外部ネットワーク40(以下、単に「ネットワーク40」と称する)に接続し、ネットワーク40に接続されるクラウドサーバ30と通信する専用のMFP20である。MFP20は例えば紙に印刷された会議資料を読み取り、読み取った会議資料をファイル(例えば画像データ)に変換した会議資料データをクラウドサーバ30に送信(アップロード)し、クラウドサーバ30はアップロードされた会議資料データを所定領域に保存(記憶)する。会議システムの情報処理サーバ10は、クラウドサーバ30に保存された会議資料データの中から会議で利用したい会議資料データをダウンロードして会議システムで使用する。
説明の便宜上、図1では、1台の情報端末12が例示されているが、これに限らず、仲介機11を介してネットワーク18に接続される情報端末12の台数は任意である。また、図1の例では、ネットワーク18に接続される会議システムに含まれる機器として、情報端末12、プロジェクタ13、電子黒板14、MFP15、LP16、PC17を例に挙げているが、これに限らず、会議システムに含まれる機器の種類や数は任意に変更可能である。要するに、会議システムは、情報処理サーバ10から受け付けたデータの処理を実行する1以上の機器を含む形態であればよい。
情報処理サーバ10は、情報処理装置の一例であり、会議全体の管理、データの管理(保存や削除等)、デバイス(情報端末12、プロジェクタ13、電子黒板14、MFP15、LP16、PC17等)への出力制御などを行う。図2は、情報処理サーバ10のハードウェア構成の一例を示す図である。図2に示すように、情報処理サーバ10は、CPU(Central Processing Unit)101、RAM(Random Access Memory)102、ROM(Read Only Memory)103、HDD(Hard Disk Drive)104、機器I/F105、ネットワークI/F108を有し、これらはバス109で互いに接続されている。また、機器I/F105には、表示部106及び操作部107が接続されている。
CPU101は演算手段であり、情報処理サーバ10全体の動作を統括的に制御する。RAM102は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、CPU101が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ROM103は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。HDD104は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、OS(Operating System)や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
機器I/F105は、表示部106及び操作部107の各々をバス109に接続するためのインタフェースである。表示部106は、各種の情報を表示するための視覚的ユーザインタフェースであり、例えばLCD(Liquid Crystal Display)などで構成される。操作部107は、キーボードやマウス等、ユーザが情報処理サーバ10に対して各種の情報を入力するためのユーザインタフェースである。ネットワークI/F108は、情報処理サーバ10をネットワーク18、19、40に接続するためのインタフェースである。
このようなハードウェア構成において、ROM103に格納されたプログラムや、HDD104または図示しない光学ディスク等の記憶媒体からRAM102にロードされたプログラムに従ってCPU101が演算を行うことにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態の情報処理サーバ10、PC17、クラウドサーバ30の機能を実現する機能ブロックが構成される。なお、PC17及びクラウドサーバ30のハードウェア構成は、上記の情報処理サーバ10と同様であるので、以下では詳細な説明は省略する。
図3は、情報処理サーバ10が有する機能(情報処理サーバ10のCPU101によって実行される機能)の一例を示す図である。説明の便宜上、図3では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、情報処理サーバ10が有する機能は、これらに限られるものではない。図3に示すように、情報処理サーバ10は、機器監視部111、コマンド解析部112、ジョブ管理部113、ネットワーク制御部114、データ管理部115、履歴管理部116、履歴情報データベース117、会議情報データベース119を有している。
機器監視部111は、ネットワーク18に接続されている他の機器と、その状態を監視し、利用できる機能を管理する。コマンド解析部112は、情報端末12から受けたコマンド指示(後述する)を解析し、機器監視部111で管理している機能(利用できる機能)と照らし合わせ、他の機器での処理内容をジョブ管理部113に通知する。また、コマンド解析部112は、会議の開始時間や終了時間等の作成/編集、会議への参加/退出などの会議に関する情報(会議情報)を受信し、データ管理部115に会議情報の更新を依頼することもできる。さらに、コマンド解析部112は、履歴管理部116に対して履歴情報の取得を依頼し、履歴情報に紐付けられている画像データの再処理を行うこともできる。なお、コマンド解析部112は、請求項の「特定情報受付手段」、「資料受付手段」の機能を有している。
ジョブ管理部113は、コマンド解析部112からの通知内容から、他の機器に対するジョブを生成(構築)し、ネットワーク制御部114を経由して、生成したジョブを送信し、ジョブの実行を指示し、ジョブ応答を受信する。ジョブ応答で取得した画像データは、データ管理部115に引渡すものとする。ジョブ管理部113は、例えば、記憶手段(会議情報データベース119)に記憶されている画像データをプロジェクタ13や電子黒板14に投影するジョブを生成し、生成したジョブを送信し、ジョブの実行を指示し、ジョブ応答を受信する。さらに、ジョブ管理部113は、電子黒板14の出力画像に対して、書き込まれた画像を合成した書き込み合成画像を取得するジョブを生成し、生成したジョブを送信し、ジョブの実行を指示し、ジョブ応答を受信する。なお、ジョブ管理部113は、請求項の「特定情報取得手段」、「表示制御手段」、「資料取得手段」、「会議資料更新手段」の機能を有している。
ネットワーク制御部114は、図2に示すネットワークI/F108を介した外部との情報のやり取りを制御する。
データ管理部115は、コマンド解析部112から受け取った会議情報やジョブ管理部113から受け取った画像データを、「記憶手段」の一例である会議情報データベース119に保存する。また、データ管理部115は、情報端末12からの指示により出力装置(プロジェクタ13、電子黒板14、MFP15、LP16など)に出力する画像データを蓄積して、例えば、会議情報データベース119に記憶させたり、不要な画像データを削除したりする。また、会議情報データベース119は、会議に用いられる資料のデータ(画像データ等)を一元管理しており、例えばHDD104などで構成することもできる。また、データ管理部115は、コマンド解析部112やジョブ管理部113からの要求に応じて、会議情報データベース119から会議情報や画像データを取得して提供する。また、データ管理部115は、履歴情報を生成して履歴管理部116へ引き渡す。例えばデータ管理部115は、会議情報またはジョブ応答で取得した画像データの保存を行うたびに、履歴情報を生成して履歴管理部116へ引き渡す。履歴情報の具体的な内容については後述する。なお、データ管理部115は、請求項の「変更データ保持手段」の機能を有している。
履歴管理部116は、データ管理部115が生成したジョブ情報の履歴情報を、「記憶手段」の一例である履歴情報データベース117に保存(記録)する。履歴情報データベース117は、例えばHDD104などで構成することもできる。また、履歴管理部116は、ジョブにより実行された処理で扱ったデータと、該処理を実行したユーザと、該処理の処理情報と、該処理が実行された日時と、該処理の処理状態とを少なくとも対応付けたジョブ情報を記憶する。また、履歴管理部116は、コマンド解析部112からの要求に応じて、履歴情報データベース117から履歴情報を取得して提供することもできる。
また、以上に説明した情報処理サーバ10が有する機能(機器監視部111、コマンド解析部112、ジョブ管理部113、ネットワーク制御部114、データ管理部115、履歴管理部116)は、CPU101がROM103等に格納されたプログラムを実行することにより実現されるが、これに限らず、例えば上述の情報処理サーバ10が有する機能のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路で構成されてもよい。
図4は、情報端末12のハードウェア構成の一例を示す図である。情報端末12は、例えばスマートフォンやタブレットなどの可搬型の多機能デバイス(スマートデバイス)で構成される。図4に示すように、情報端末12は、CPU(Central Processing Unit)201、RAM(Random Access Memory)202、ROM(Read Only Memory)203、HDD(Hard Disk Drive)204、機器I/F205、ネットワークI/F221、近距離通信I/F222を有し、これらはバス209で互いに接続されている。また、機器I/F205には、表示部206及び操作部207が接続されている。
CPU201は演算手段であり、情報端末12全体の動作を統括的に制御する。RAM202は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、CPU201が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ROM203は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。HDD204は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、OS(Operating System)や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
機器I/F205は、表示部206及び操作部207の各々をバス209に接続するためのインタフェースである。表示部206は、各種の情報を表示するための視覚的ユーザインタフェースであり、例えばLCD(Liquid Crystal Display)などで構成される。操作部207は、キーボードやマウス等、ユーザが情報端末12に対して各種の情報を入力するためのユーザインタフェースである。ネットワークI/F221は、情報端末12がネットワーク18を介して他の機器と通信を行うためのインタフェースであり、Ethernet(登録商標)等のインタフェースが用いられる。近距離通信I/F222は、情報端末12が仲介機11と無線通信を行うためのインタフェースであり、Bluetooth(登録商標)、WiFi(Wireless Fidelity(登録商標))等のインタフェースが用いられる。近距離通信I/F222が仲介機11と無線接続することにより、情報端末12がネットワーク18に接続できる。
図5は、情報端末12が有する機能(情報端末12のCPU201によって実行される機能)の一例を示す図である。説明の便宜上、図5では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、情報端末12が有する機能は、これらに限られるものではない。図5に示すように、情報端末12は、ネットワーク制御部211、操作制御部212、表示制御部213、近距離通信制御部214、クライアントアプリケーション215を有する。ネットワーク制御部211は、ネットワークI/F221を介して他の機器との通信を制御する。例えばネットワーク制御部211は、ネットワークI/F221を介して入力される情報を取得すると共に、他の機器に対して送信すべき情報を、ネットワークI/F221を介して送信する。操作制御部212は、操作部207を介して入力された操作信号を取得し、クライアントアプリケーション215等の情報端末12において動作するモジュールに入力する。操作制御部212は、ユーザによる操作を受け付ける機能を有していると考えることもできる。表示制御部213は、クライアントアプリケーション215のGUI(Graphical User Interface)等、情報端末12に関する各種の情報を表示部206に表示する制御を行う。近距離通信制御部214は、近距離通信I/F222を介して他の機器との通信を制御する。例えば近距離通信制御部214は、近距離通信I/F222を介して入力される情報を取得すると共に、他の機器に対して送信すべき情報を、近距離通信I/F222を介して送信する。
クライアントアプリケーション215は、情報端末12において各種の機能を提供するソフトウェアモジュールであり、夫々の機能に対応したソフトウェア・プログラムによって構成される。本実施形態に係る会議システムを利用するための専用アプリケーションもクライアントアプリケーション215に含まれる。
図6は、クライアントアプリケーション215により提供される機能の一例を示す図である。説明の便宜上、図6の例では、本実施形態に係る機能のみを例示しているが、クライアントアプリケーション215により提供される機能はこれに限られるものではない。図6に示すように、クライアントアプリケーション215は、コマンド指示生成部301と、コマンド指示送信部302と、画像取得部303とを有する。
コマンド指示生成部301は、後述の操作画面で受け付けたユーザの操作に応じて、コマンド指示を生成する。コマンド指示の具体的な内容については後述する。コマンド指示送信部302は、コマンド指示生成部301により生成されたコマンド指示を、仲介機11を介して情報処理サーバ10へ送信する。コマンド指示を受信した情報処理サーバ10は、その受信したコマンド指示に基づいてジョブを生成する。そして、生成したジョブを対象機器に送信し、該機器から受信したジョブ応答に基づいて、履歴情報を記録する。履歴情報の具体的な内容については後述する。
履歴情報は、処理を実行した機器と、処理されたデータとを対応付けた情報である。より具体的には、履歴情報は、処理と、該処理で扱ったデータ(例えば画像データ)と、該処理を実行した機器(システム100に含まれる何れかの機器)とを少なくとも対応付けた情報である。処理で扱ったデータとは、該処理に用いられたデータ、または、該処理の結果として得られたデータである。図7は、履歴情報の一例を示す図である。図7の例では、5つの履歴情報を例示している。ここでは、各履歴情報は、履歴情報を識別する履歴IDと、会議を識別する会議IDと、処理を実行した日時と、コマンド指示を発行した情報端末12のユーザ(操作者)を識別するユーザ名と、処理で扱ったデータを特定する文書・画像ファイルパス(この例では会議情報データベース119のうち該データが格納される位置を示す)と、該処理を実行した機器を示す機器情報と、該処理の内容を示す処理情報とを対応付けた情報である。
画像取得部303は、画像を出力する出力装置(例えばプロジェクタ13、電子黒板14等)の出力部(表示部)に出力された更新情報をカメラで撮像した画像データを取得する。例えば、情報処理サーバ10の表示制御手段(ジョブ管理部113)は、クラウドサーバ30の会議資料データが更新された場合、会議資料データが更新されたことを示すデータ更新情報と、更新された会議資料データ(画像データ)を情報端末12で取得するためのアクセス情報(QRコード(登録商標))とを含む更新情報を電子黒板14に表示させる。情報端末12の画像取得部303はアクセス情報(QRコード(登録商標))をカメラで撮像した画像データを取得する。
以上に説明した情報端末12が有する機能は、CPU201がROM203等に格納されたプログラムを実行することにより実現されるが、これに限らず、例えば上述の情報端末12が有する機能のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路で構成されてもよい。
図8は、MFP20のハードウェア構成の一例を示す図である。図8に示すように、MFP20は、CPU401と、ROM402と、RAM403と、外部記憶装置404と、エンジン部405と、操作表示部406と、通信I/F407とを備える。これらの各部は、システムバス408により通信可能に接続されている。
CPU401は、ROM402等に記憶されているプログラムをRAM403上に読み出して実行し、MFP20の動作を統括的に制御する。ROM402は、MFP20用のプログラムを記憶している不揮発性記憶装置である。RAM403は、CPU401の演算用のワークエリアとして使用される揮発性記憶装置である。
外部記憶装置404は、画像データ及び印刷データ等の各種データを記憶する装置である。外部記憶装置404は、例えば、HDDまたはSSD(Solid State Drive)等である。
エンジン部405は、スキャナ機能及びプリンタ機能等を実現するハードウェア装置である。ここで、スキャナ機能とは、原稿データを読み取ってスキャナ画像を生成する機能である。また、プリンタ機能とは、スキャナ画像、または外部から送信された画像データに対して画像処理を実行し、出力可能な形式であるプロッタ画像を、印刷用紙に印字する機能である。
操作表示部406は、例えば、タッチパネル等であり、MFP20に対する入力を受け入れると共に、MFP20の状態等を表示する装置である。なお、操作表示部406を操作部と表示部とに分離して構成してもよい。また上記のように、操作表示部406の代わりにスマートフォンなどの携帯端末を操作表示部として用いてもよい。
通信I/F407は、ネットワーク19に接続してデータを通信するためのインタフェースである。
図9は、MFP20が有する機能(MFP20のCPU401によって実行される機能)の一例を示す図である。説明の便宜上、図9では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、MFP20が有する機能は、これらに限られるものではなく、MFP20としての機能を実現する機能部を有している。
図9に示すように、MFP20は、CPU401がプログラムを実行することで実現される機能(モジュール)である通信手段411と、読取手段412と、登録手段413とを備える。上記各部の一部はCPU401がROM402又は外部記憶装置404からソフトウェア(プログラム)を読み出して実行することにより上記各部がRAM403上にロードされ、上記各部がRAM403上に生成されるソフトウェア(プログラム)であってもよい。また、上記各部の一部または全部を演算処理を行うプロセッサなどのハードウェア回路で置き換えてもよい。
通信手段411は、ネットワーク40を経由してクラウドサーバ30とデータ通信を行う。また、通信手段411は、クラウドサーバ30から送信された各種のデータを受信して、対応する各部に受け渡す。
読取手段412は、原稿(会議資料)を読み取って画像データに変換する。
登録手段413は、原稿(会議資料)を読み取って変換した画像データと、画像データを特定する特定情報(ファイル名)と、MFP20を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(アカウント)と、会議を識別する識別情報(パスコード)とを少なくとも含む会議資料データを含み、かつ、会議資料データの登録を要求する会議資料登録要求をクラウドサーバ30に送信する。つまり、MFP20の登録手段413は、会議への参加者(主催者を含む)が会議で使用する会議資料データをクラウドサーバ30に送信して登録させる機能を有する。
図10は、クラウドサーバ30が有する機能(クラウドサーバ30のCPUによって実行される機能)の一例を示す図である。説明の便宜上、図10では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、クラウドサーバ30が有する機能は、これらに限られるものではない。なお、クラウドサーバ30のハードウェア構成は、上記の情報処理サーバ10と同様であるので詳細な説明は省略する。図10に示すように、クラウドサーバ30は、通信手段511、記憶制御手段512、会議資料検索手段513、資料送信手段514、更新情報送信手段515を有している。
通信手段511は、ネットワーク40を介してMFP20から会議に使用する会議資料データの登録を要求する会議資料登録要求を受信して、記憶制御手段512及び対応する各機能部に受け渡す。通信手段511は、情報処理サーバ10から会議に使用する会議資料データの一覧情報(会議資料特定情報)を取得するための特定情報取得要求、及び会議資料データ(画像データ)を取得するための資料取得要求を受信し、会議資料検索手段513及び対応する各機能部に受け渡す。
記憶制御手段512は、MFP20から画像データと、画像データを特定する特定情報と(ファイル名)、該MFP20を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(アカウント)と、会議を識別する識別情報(パスコード)と、会議の開催日と開始時間と終了時間とを含む開催時間情報と、会議の名称を示す会議名称情報とを含み、かつ会議資料データの登録を要求する会議資料登録要求を受信して、ユーザの認証情報(アカウント)ごとに、会議の識別情報(パスコード)と、画像データと、画像データの特定情報(ファイル名)と、開催時間情報と、会議名称情報とを対応付けた会議資料対応情報を記憶部(例えばHDD)の所定領域に記憶させる。
会議資料検索手段513は、情報処理サーバ10から、MFP20を使用しているユーザの認証情報と、会議の識別情報とを含み、かつ画像データの特定情報を含む会議資料特定情報(会議資料データの一覧情報)の取得を要求する特定情報取得要求(一覧情報取得要求)を受信して、ユーザの認証情報と会議の識別情報を用いて会議資料対応情報を検索し、ユーザの認証情報と会議の識別情報とが一致する画像データの特定情報(ファイル名)を含む会議資料特定情報(会議資料データの一覧情報)を生成し、生成した会議資料特定情報を情報処理サーバ10に送信する。
すなわち、会議資料検索手段513は、情報処理サーバ10から、MFP20を使用しているユーザのアカウントと、会議のパスコードとを含み、会議資料ファイルの一覧情報の取得を要求する一覧情報取得要求を受信して、ユーザのアカウントと会議のパスコードを用いて会議資料対応情報を検索し、ユーザのアカウントと会議のパスコードとが一致する会議資料データのファイル名を含む会議資料データの一覧情報(ファイルの一覧情報)を生成し、生成した会議資料データの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する。
なお、請求項の「ユーザの認証情報」は「ユーザのアカウント」に対応する。請求項の「画像データを特定する特定情報」は「ファイル名」に対応する。請求項の「会議の識別情報」は「パスコード」に対応する。請求項の「会議資料特定情報」は「会議資料データの一覧情報」に対応する。請求項の「画像データの特定情報を含む会議資料特定情報」は「ファイル(ファイル名)の一覧情報」または「会議資料データの一覧情報」に対応する。
また、会議資料検索手段513は、ユーザの認証情報と、会議の開催日と開始時間と終了時間とを含む開催時間情報を用いて会議資料対応情報を検索し、ユーザの認証情報が一致し、かつ、会議の開催日の開始時間以降で会議の開始時間に近い順から画像データの特定情報を昇順に並べた会議資料特定情報を情報処理サーバ10に送信する。
すなわち、会議資料検索手段513は、ユーザのアカウントと開催時間情報を用いて会議資料対応情報を検索し、ユーザのアカウントに対応付いた会議資料データ(画像データ)の中から会議の開催日の開始時間以降で会議の開始時間に近い順から会議資料データ(画像データ)を昇順に並べた会議資料データのファイル名を含む会議資料データの一覧情報(ファイルの一覧情報)を生成し、生成した会議資料データの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する。
また、会議資料検索手段513は、ユーザの認証情報と開催時間情報を用いて会議資料対応情報を検索し、ユーザの認証情報が一致し、かつ、会議の開始時間から終了時間の間に登録された画像データの特定情報を昇順に並べた会議資料特定情報を情報処理サーバ10に送信する。
すなわち、会議資料検索手段513は、ユーザのアカウントと開催時間情報を用いて会議資料対応情報を検索し、ユーザのアカウントに対応付いた会議資料データ(画像データ)の中から会議の開始時間から終了時間の間に登録された会議資料データ(画像データ)を昇順に並べた会議資料データのファイル名を含む会議資料データの一覧情報(ファイルの一覧情報)を生成し、生成した会議資料データの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する。
また、会議資料検索手段513は、ユーザの認証情報と、会議の名称を示す会議名称情報を用いて会議資料対応情報を検索し、ユーザの認証情報と会議名称情報とが一致する画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を情報処理サーバ10に送信する。
すなわち、会議資料検索手段513は、ユーザのアカウントと会議名称情報を用いてユーザのアカウントに対応付いた会議資料データ(画像データ)の中から会議名称情報が一致する会議資料データ(画像データ)を検索し、会議名称情報が一致した会議資料データのファイル名を含む会議資料データの一覧情報(ファイルの一覧情報)を生成し、生成した会議資料データの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する。
また、会議資料検索手段513は、ユーザの認証情報と、会議の識別情報と、開催時間情報と、会議名称情報とを組み合わせた条件で会議資料対応情報を検索し、ユーザの認証情報と会議の識別情報とが一致する画像データの特定情報を含む会議資料特定情報と、ユーザの認証情報が一致し、かつ、会議の開催日の開始時間以降で会議の開始時間に近い順から画像データの特定情報を昇順に並べた会議資料特定情報と、ユーザの認証情報が一致し、かつ、会議の開始時間から終了時間の間に登録された画像データの特定情報を昇順に並べた会議資料特定情報と、ユーザの認証情報と会議名称情報とが一致する画像データの特定情報を含む会議資料特定情報との何れかを組み合わせた会議資料特定情報を情報処理サーバ10に送信する。
すなわち、会議資料検索手段513は、ユーザのアカウントと、会議のパスコードと、開催時間情報と、会議名称情報とを組み合わせた条件で会議資料データを検索し、会議のパスコードが一致した会議資料データの一覧情報と、会議の開催日の開始時間以降で会議の開始時間に近い順から会議資料データ(画像データ)を昇順に並べた会議資料データの一覧情報と、会議の開始時間から終了時間の間に登録された会議資料データ(画像データ)を昇順に並べた議資料データの一覧情報と、会議名称情報が一致した会議資料データの一覧情報との何れかを組み合わせた会議資料データの一覧情報(ファイルの一覧情報)を生成し、生成した会議資料データの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する。
資料送信手段514は、情報処理サーバ10から、画像データの特定情報と、ユーザの認証情報と、会議の識別情報とを含み、かつ画像データの取得を要求する資料取得要求を受信して、会議資料対応情報の中から、ユーザの認証情報と画像データの特定情報と会議の識別情報とが一致する画像データを含む会議資料データを情報処理サーバ10に送信する。
すなわち、資料送信手段514は、情報処理サーバ10から、会議資料データ(画像データ)のファイル名と、ユーザのアカウントと、会議のパスコードとを含み、かつ会議資料データ(画像データ)の取得を要求する資料取得要求を受信して、ユーザのアカウントに対応付いた会議資料データ(画像データ)の中からファイル名と会議のパスコードとが一致する会議資料データ(画像データ)を情報処理サーバ10に送信する。
資料送信手段514は、情報処理サーバ10から、画像データの特定情報と、会議資料データに含まれる画像データのページ数を指定したページ指定情報と、ユーザの認証情報と、会議の識別情報とを含み、かつ画像データの取得を要求する資料取得要求を受信して、会議資料対応情報の中からユーザの認証情報と画像データの特定情報と会議の識別情報とが一致する画像データのページ指定情報で指定されたページの画像データを含む会議資料データを情報処理サーバ10に送信する。
すなわち、資料送信手段514は、情報処理サーバ10から、会議資料データ(画像データ)のファイル名と画像データのページ数を指定したページ指定情報を含み、かつ会議資料データ(画像データ)の取得を要求する資料取得要求を受信して、ユーザのアカウントに対応付いた会議資料データ(画像データ)の中からファイル名と会議のパスコードとが一致する会議資料データ(画像データ)のページ指定情報で指定されたページの画像データを含む会議資料データを情報処理サーバ10に送信する。
更新情報送信手段515は、クラウドサーバ30の記憶制御手段512で会議資料データ(画像データ)が更新された場合、会議資料データ(画像データ)に対応付いたユーザの認証情報を用いて、会議資料データ(画像データ)が更新されたことを示すデータ更新情報と、更新された会議資料データ(画像データ)を情報端末12で取得するためのアクセス情報とを含む更新情報を情報端末12に送信する。
また、更新情報送信手段515は、情報端末12が所定期間に、更新された会議資料データ(画像データ)を取得しなかった場合に、更新情報を定期的に情報端末12に送信する。
本実施形態のシステム100は、クラウドサーバ30に登録された、会議で利用したい資料を簡単に探し出すことを目的として、クラウドサーバ30は、MFP20からMFP20で資料を読み取って変換した画像データと、画像データを特定する特定情報(ファイル名)と、該機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(アカウント)と、会議を識別する識別情報(パスコード)とを少なくとも含む会議資料データを含み、かつ、会議資料データの登録を要求する会議資料登録要求を受信して、ユーザの認証情報ごとに、会議の識別情報(パスコード)と、画像データと、画像データの特定情報(ファイル名)とを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる。情報処理サーバ10は、ユーザの認証情報と、会議の識別情報とを含み、かつ、画像データの特定情報(ファイル名)を含む会議資料特定情報(会議資料データの一覧情報)の取得を要求する特定情報取得要求(一覧情報取得要求)をクラウドサーバ30に送信する。クラウドサーバ30は、情報処理サーバ10から、特定情報取得要求(一覧情報取得要求)を受信して、ユーザの認証情報に対応付いた会議資料データ(画像データ)の中から会議の識別情報が一致する会議資料データ(画像データ)を検索し、会議の識別情報が一致した会議資料データの一覧情報(ファイルの一覧情報)を情報処理サーバ10に送信する。これにより、本実施形態のシステム100は、クラウドサーバ30に登録された、会議で利用したい資料を簡単に探し出すことができる。
本実施形態では、情報端末12は、表示部206の画面で受け付けたユーザの操作に応じて、実行すべき処理と、該処理を実行する機器とを指定し、かつ、該処理で扱うデータを指定するコマンド指示を生成し、生成したコマンド指示を情報処理サーバ10へ送信する。コマンド指示を受信した情報処理サーバ10は、該コマンド指示で指定された機器12〜17に対して、該コマンド指示で指定されたデータを用いて、該コマンド指示で指定された処理の実行を指示(命令)するジョブを生成する。情報処理サーバ10は、該生成したジョブを対象機器へ送信する(言い換えれば、該生成したジョブの実行を指示する)。該機器は情報処理サーバ10から受信したジョブに従った処理を実行した後、ジョブ応答を情報処理サーバ10へ送信する。この例では、システム100に含まれる各機器(この例では、情報端末12、プロジェクタ13、電子黒板14、MFP15、LP16及びPC17)は、情報処理サーバ10から受信したジョブに基づいてデータの処理を実行する機能と、該ジョブに基づくデータの処理を実行した後、該ジョブに基づくデータの処理を実行したことを示すジョブ応答を情報処理サーバ10へ送信する機能とを少なくとも有している。情報処理サーバ10は、ジョブに基づいて実行されたデータの処理を指示するための指示情報に基づいて、処理を実行した機器と、処理されたデータとを履歴情報として記録する機能を有している。より具体的には、情報処理サーバ10は、情報処理サーバ10により生成されたジョブを実行した機器からジョブ応答を受信した場合に、該ジョブに対応する処理と、該ジョブに対応する処理で扱ったデータと、該ジョブに対応する処理を実行した機器とを少なくとも対応付けた履歴情報を記録する。
また、本実施形態では、情報端末12は、会議システムを利用する画面で受け付けたユーザの操作に応じて、実行すべき処理と、かつ、該処理で扱う検索条件を指定するコマンド指示を生成し、生成したコマンド指示を情報処理サーバ10へ送信する。コマンド指示を受信した情報処理サーバ10は、該コマンド指示で指定された検索条件を用いて、該コマンド指示で指定された処理を実行する。
次に、MFP20から会議資料をクラウドサーバ30に登録する処理を説明する。図11は、会議の主催者がMFP20から会議資料をクラウドサーバ30に登録する処理シーケンスの一例を示す図である。まず、ユーザ(会議主催者)は、MFP20の操作表示部406に表示される会議資料の登録初期画面でアカウントを含む会議資料の登録開始要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS1)。図12は、会議資料の登録初期画面の一例を示す図である。ユーザ(会議主催者)は、会議資料の登録初期画面で自分のアカウント(主催者の認証情報)を入力し会議資料の登録を押下する。この操作によりMFP20は、ステップS1の会議資料の登録開始要求をクラウドサーバ30に送信する。なお、図12に示した画面は、MFP20の操作表示部406に搭載されるアプリケーション(以下、アプリと表記する)が保持する画面であり、ユーザ(会議主催者)が会議資料をクラウドサーバ30に登録するアプリの初期画面と考えることができる。ユーザ(会議主催者)は、初期画面ではアカウントを入力して「会議資料の登録」又は「会議資料の確認」が可能である。なお、アカウントが未入力の状態では上記の操作はどちらもできない。つまりボタンが押せないようになっている。以下では、ユーザの認証情報を「アカウント」とも表記する。
次に、クラウドサーバ30は、会議資料の登録開始要求に含まれるアカウントが新規アカウントの場合、アカウントに対応したディレクトリを生成する(ステップS2)。すなわち、ユーザの認証情報(アカウント)に紐付いたフォルダを生成する。次に、クラウドサーバ30は会議資料の登録開始の応答をMFP20に送信する(ステップS3)。
次に、ユーザ(会議主催者)は、会議資料をMFP20の読み取り面に置いて会議資料の読み込みを行い(ステップS4)、MFP20は読み取った資料をファイル化する(ステップS5)。すなわちMFP20の読取手段412は、読み取った資料を画像ファイル(画像データ)に変換する。図13は、会議資料の登録を行う登録画面の一例を示す図である。すなわち、図12に示した初期画面で「会議資料の登録」を押下した後に表示される画面である。図13に示した会議資料の登録画面では、ユーザ(会議主催者)は「パスコード」、「ファイル名」の入力が可能である。またユーザ(会議主催者)は、読み取り設定「カラー読み取り」、「モノクロ読み取り」が可能である。ユーザ(会議主催者)は、「パスコード」、「ファイル名」を入力し、読み取り設定を選択し、「原稿を読み取りして登録」を押下する。この操作によりMFP20の読取手段412は、ステップS4の会議資料の読み込みを行い、続いてステップS5の読み取った資料をファイル化する。なお「読み取った資料をファイル化する」とは請求項の「資料を読み取って画像データに変換する」に対応する。会議資料を変換した画像データは、ファイルとして取り扱うので、「画像データ」と「ファイル」は同意である。以下では、「画像データ」を「ファイル」とも表記する。なお、本実施形態では「ファイル名」とは、「画像データを特定する特定情報」または「ファイルを識別する名称」のことを示す。
本実施形態では、図12に示す「アカウント」の入力は必須であるが「パスコード」及び「ファイル名」の入力は任意である。「パスコード」は後述する情報処理サーバ10の会議予約画面において、予めパスコードが発行済みの時には入力する使い方になる。「パスコード」を入力した場合はファイル名の末尾にパスコード情報が付加される。なお「ファイル名」を入力した場合でも「パスコード」が入力されていた場合は、ファイル名の末尾にパスコード情報が付加される。なお、パスコードは請求項の「会議の識別情報」に対応する。
次に、MFP20の登録手段413は、ファイル化した画像データ(ファイル)と、画像データを特定する特定情報(ファイル名)と、ユーザの認証情報(主催者のアカウント)と、会議の識別情報(パスコード)とを少なくとも含む会議資料データを含み、かつ会議資料データの登録を要求する会議資料の登録要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS6)。次に、クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、会議資料の登録要求を受信して会議資料の登録を行う(ステップS7)。すなわち、クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、会議資料登録要求を受信して、ユーザの認証情報(アカウント)ごとに、画像データと、画像データの特定情報(ファイル名)と、会議の識別情報(パスコード)とを対応付けた会議資料対応情報(会議資料データ)を記憶部に記憶させる(ステップS7)。そして、クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、会議資料の登録応答をMFP20に送信する(ステップS8)。
図12で示した会議資料の登録初期画面で「会議資料の確認」を押下した場合、図14に示す登録したファイル一覧画面が表示される。図14は、会議資料の確認画面の一例を示す図である。図14に示すように、会議資料の確認画面では、アカウント(ユーザの認証情報)に対応したディレクトリと、そのディレクトリに保存されているファイル一覧が表示されている。図14の例では、ファイル名を指定しない場合では、ファイル名には機器名称(例えば、ファイル一覧の1〜3番目の行:××××× ×× ××××× JPN)や機器のホスト名称(例えば、ファイル一覧の4番目の行:×××0026739E33C8)が割り当てられて使用される。また、パスコードを指定した場合では、ファイル末尾にパスコードが付加される。例えば、ファイル一覧の1番目の行:××××× ×× ××××× JPN 20150914103257_1234などである。
図14の例において、ファイル名を指定しないで会議資料登録をするとディレクトリ内に保存されるファイルの配置が煩雑な状態になってしまい、利用したいファイルが簡単に探し出せない状況になる。これを防止する為にファイル名を入力して会議資料登録をすればよいのであるが、ユーザにとって会議資料登録の度にファイル名を入力するのは煩わしく、利用したいファイルが簡単に探し出せない状況になる。本実施形態によれば、このようにディレクトリ内に保存されるファイルの配置が煩雑な状態であっても、クラウドサーバ30に保存されている会議で利用したい資料を簡単に探し出すことができる。
次に、情報端末12の表示部206に表示される、会議システム(アプリ)で主催者が会議を開始するための会議開始画面について説明する。図15は、主催者が会議を開始するための会議開始画面の一例を示す図である。図15に示すように、会議を開始する方法は、主催者が新しく会議を始める場合と、主催者が予め予約登録しておいた会議を始める場合の2種類がある。また、会議参加者は「会議参加」を押下して会議に参加することになるが、その際にパスコードを入力する必要がある。
まず、主催者が予め会議予約をする場合について説明する。図15の会議開始画面において、左下側の「会議予約」を押下した後に図16に示す会議を予約する会議予約画面が表示される。図16は、会議を予約する会議予約画面の一例を示す図である。図16に示すように主催者は、会議開***報(例えば会議名称、開催日、開始時間、終了時間)を入力してから「パスコードを発行」を押下すると、図16に示されているパスコード「1234」が発行される。これで、主催者は会議開催に必要なパスコードを取得する。そして会議予約画面の右上側の「次へ」を押下して会議へ参加する参加リスト(会議参加者情報)を作成する。なお、参加者リスト(会議参加者情報)は情報端末12の表示部206に表示される画面で作成してもよいし、予め作成しておいた参加者リストを記録媒体に保存しておき、記録媒体から登録してもよい。
図17は、会議参加者情報(参加者リスト)の一例を示す図である。図17に示すように、会議参加者情報は、会議を特定する会議ID、会議名称、会議場所の情報ごとに、参加者の名称と、図16の画面で発行されたパスコードと、参加者の情報端末12のIPアドレスと、参加者の情報端末12のMACアドレスと、参加者の情報端末12の型番と、参加者の電話番号と、参加者のメールアドレス(参加者のアカウント、参加者の認証情報)とを対応付けたテーブル形式の情報である。
図17の例において、名称に紐付くパスコード、IPアドレス、MACアドレス、型番、電話番号、メールアドレスの一行(レコード)を参加者情報と称する。参加者情報テーブルは、会議に参加している主催者及び参加者の参加者情報が登録され、会議IDにより特定できる。なお、主催者であってもその情報を参加者情報と称することとする。
名称は参加者の氏名、ユーザ名又はニックネームなどである。パスコードは、会議に参加するために秘匿される記号、数値、文字、又は、これらの組み合わせである。パスコードは1つの会議の参加者の間で共通である。IPアドレスは参加者の情報端末12のIPアドレスであり(固定でもDHCPサーバにより割り当てられたものでもよい)、MACアドレスは無線LANの通信において参加者の情報端末12に固有のアドレスである。型番は参加者の情報端末12で動作するクライアントプログラムを特定するための情報である。例えば、OS名とアプリ又はブラウザ名、バージョンなどが登録される。型番は主に、情報処理サーバ10(会議管理装置)が適切な画面情報を送信する際に参照される。電話番号は参加者の電話番号で、メールアドレスは参加者のメールアドレスである。なお、メールアドレスは、参加者のアカウント(参加者の認証情報)である。
これらの項目の全てを情報処理サーバ10が取得する必要はなく、予定外の参加者を特定するための情報が登録されていればよい。また、参加者情報テーブルのうち1つのレコード(行)には主催者の参加者情報が登録される。主催者は会議を開始した者なので情報処理サーバ10は主催者を特定できる。通常は、一番上のレコードが主催者のレコードであり、表では「黒星印」で主催者であることが示されている。
図15に戻り説明を続ける。次に、主催者が新しく会議を始める場合について説明する。図15に示した会議開始画面で「新規開始」を押下して会議を開始すると図18に示す会議操作画面が表示される。図18は、会議中に必要な操作をするための会議操作画面の一例を示す図である。会議主催者は会議操作画面を使って会議中に必要な操作全般を行うことができる。例えば「ファイルを追加」は会議主催者の所持する情報端末12内に保存される資料を会議システム上で閲覧できるようにするためのボタンである。「機器を操作」は資料をプロジェクタ13や電子黒板14に投影するためのボタンである。「ダウンロード」は会議システム外部(クラウドサーバ30)にある資料をダウンロードするためのボタンである。「削除」は会議システム上で閲覧できる資料を削除するためのボタンである。会議資料一覧には会議に関連する資料の検索結果一覧が表示される。図18の例では、新規に開始された会議に対してパスコード「1234」が割り当てられている。なお、新規開始の場合には、予めパスコードが取得されていないので、図18に示すようなパスコード検索による会議資料一覧で文書名(ファイル名)、文書作成日時の情報は表示されない。
図19は、主催者が新しく会議を始める場合の処理シーケンスの一例を示す図である。図15に示した情報端末12の会議開始画面で「新規開始」を選択する操作(「新規開始」を押下する操作)を受け付けると情報処理サーバ10に対して会議開始要求が送信される(ステップS11)。つまり、情報処理サーバ10の特定情報受付手段が会議資料特定情報(ファイルの一覧情報)の取得を要求する特定情報取得要求を受け付けたことになる。情報処理サーバ10は、新規に開始された会議に対してパスコードを生成して割り当てる(ステップS12)。情報処理サーバ10は、会議開始応答を情報端末12に送信する(ステップS13)。情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、新規会議開始時にはクラウドサーバ30からファイル一覧(会議資料特定情報)を取得するための検索条件として会議の開催時間情報を用い、開催時間とパスコードとを含む一覧情報取得要求(特定情報取得要求)をクラウドサーバ30に送信する(ステップS14)。クラウドサーバ30の会議資料検索手段513は、会議の開始時間より以前にクラウドサーバ30に登録された主催者のアカウント(主催者の認証情報)に対応したディレクトリに保存(登録)されている会議資料ファイルを検索し(ステップS15)、登録日時が近い順から会議資料ファイルを昇順に並べた会議資料データの一覧情報(会議資料特定情報)を生成する。クラウドサーバ30の会議資料検索手段513は、生成した会議資料データの一覧情報(会議資料特定情報)を情報処理サーバ10に送信する(ステップS16)。情報処理サーバ10の表示制御手段は、会議資料データの一覧情報(会議資料特定情報)を受け付けて図18に示す会議操作画面を情報端末12の表示部206に表示させる。また、情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、会議開始後に参加者が新たに会議資料をクラウドサーバ30に登録した時に備えて、会議中は一定間隔でクラウドサーバ30に対して一覧情報取得要求(特定情報取得要求)を繰り返して送信し、新たに追加された会議資料ファイル(会議資料データ)があれば会議資料一覧に表示する。以下では、請求項の「会議資料特定情報」を「ファイル一覧」、「ファイルの一覧情報」または「会議資料データの一覧情報」とも表記し、請求項の「特定情報取得要求」を「一覧情報取得要求」とも表記する。
次に、主催者が予め予約登録しておいた会議を始める場合について説明する。図15に示した会議開始画面でパスコードを入力し、「入力したパスコードで会議を開始」を押下して会議を開始すると図18に示す会議操作画面が表示される。図18の例では、会議予約画面においてパスコード「1234」が予め取得済みであるため、ファイル名の末尾にパスコードが付加されたファイルを最も関連の高いファイルとして会議資料一覧で会議主催者に表示する。パスコードが取得されていない会議についてはパスコード検索による会議資料一覧表示はされない。またパスコードが付加されたファイル以外については会議開催日時に近い日付のものから関連の高いファイルとして会議資料一覧で会議主催者に表示する。なお会議システムが自動的に表示するファイル以外を追加する手段として後述するファイル追加画面及び検索条件の指定画面が用意されている。
図20は、主催者が予め予約登録しておいた会議を始める場合の処理シーケンスの一例を示す図である。図15に示した情報端末12の会議開始画面でパスコードを入力し「入力したパスコードで会議を開始」を選択する操作(「入力したパスコードで会議を開始」を押下する操作)を受け付けると情報処理サーバ10に対して会議開始要求(予約済み)が送信される(ステップS21)。すなわち、会議の開始処理の実行を指示する操作(この例では「入力したパスコードで会議を開始」を押下する操作)を受け付けた場合、会議の開始処理のコマンド指示を生成し、生成したコマンド指示を情報処理サーバ10に送信する。上記が情報端末12の画面で受け付けたユーザの操作に応じて、情報端末12がコマンド指示を生成する方法である。ここで、情報処理サーバ10の特定情報受付手段が会議資料特定情報(ファイルの一覧情報)の取得を要求する特定情報取得要求を受け付けたことになる。情報処理サーバ10は、会議開始応答を情報端末12に送信する(ステップS22)。情報処理サーバ10は、コマンド指示を解釈し、一覧情報取得のジョブを生成する。生成したジョブに従い、情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、入力されたパスコード(会議の識別情報)を用いて、パスコードを含む一覧情報取得要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS23)。上記がコマンド指示を解釈し、情報処理サーバ10がジョブを生成し、ジョブを実行する方法である。上記で説明したように、情報端末12の画面で受け付けたユーザの操作に応じて、情報端末12がコマンド指示を生成して、コマンド指示を情報処理サーバ10に送信し、情報処理サーバ10は、コマンド指示を解釈して、ジョブを生成してジョブを実行する流れである。以下では、情報端末12の画面で受け付けたユーザの操作に対するコマンド指示の生成から情報処理サーバ10でのジョブの実行までは同様の流れとなるので、詳細説明については省略する。
クラウドサーバ30の会議資料検索手段513は、主催者のアカウント(主催者の認証情報)に対応したディレクトリに登録(保存)されている会議資料ファイル(会議資料対応情報)の中から、パスコードが一致する会議資料ファイルを検索し(ステップS24)、パスコードが一致した会議資料ファイルの一覧情報(会議資料特定情報)を情報処理サーバ10に送信する(ステップS25)。次に、生成したジョブに従い、情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、入力されたパスコード(会議の識別情報)を用いて、パスコードに紐付いた会議名称を含む一覧情報取得要求(特定情報取得要求)をクラウドサーバ30に送信する(ステップS26)。クラウドサーバ30の会議資料検索手段513は、主催者のアカウント(主催者の認証情報)に対応したディレクトリに登録(保存)されている会議資料ファイルの中から、会議名称が一致する会議資料ファイルを検索し(ステップS27)、会議名称が一致した会議資料ファイルの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する(ステップS28)。なお、情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、「入力したパスコードで会議を開始」時にはクラウドサーバ30からファイルの一覧情報を取得するための検索条件として会議の開催時間情報を用い、開催時間とパスコードと会議名称とを含む一覧情報取得要求をクラウドサーバ30に送信するようにしてもよい。この場合、「パスコード」及び「会議名称」で検索したファイルの一覧情報(会議資料特定情報)を優先的に表示させるようにする。
また、情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、会議開始後に参加者が新たに会議資料をクラウドサーバ30に登録した時に備えて、会議の開催時間情報を用い、開催時間とパスコードとを含む一覧情報取得要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS29)。クラウドサーバ30の会議資料検索手段513は、会議の開始時間より後にクラウドサーバ30に登録された主催者のアカウント(主催者の認証情報)に対応したディレクトリに保存されている会議資料ファイルを検索し(ステップS30)、登録日時が近い順から昇順に並べた会議資料ファイル(会議資料データ)の一覧情報を生成する。クラウドサーバ30の会議資料検索手段513は、生成した会議資料データの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する(ステップS31)。なお、情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、会議中は一定間隔でクラウドサーバ30に対して一覧情報取得要求を繰り返して送信し、新たに追加された会議資料ファイル(会議資料データ)があれば会議資料一覧に表示する。
図18に戻り説明を続ける。図18の会議操作画面において、「ファイルを追加」を押下した後に図21に示す会議主催者が会議システム(情報処理サーバ10)にファイルを追加するファイル追加画面が表示される。図21は、ファイルを追加するファイル追加画面の一例を示す図である。図21に示すように、主催者が会議システム(情報処理サーバ10)にファイルの追加を行う方法として、操作中の情報端末12から追加する方法(アップロード)と、クラウドサーバ30から追加する方法(ダウンロード)がある。「操作中の端末から追加する」を選択中の場合には、検索条件の指定を追加すると情報端末12のファイルエクスプローラーが開く。主催者はファイルエクスプローラー画面を使って追加したいファイルを指定する。追加したいファイルはファイル一覧の画面にチェック済み状態で表示されるので、「選択したファイルをアップロード」を押下すると会議システム(情報処理サーバ10)にファイルが追加される。
「クラウドサーバから追加する」を選択中の場合には、会議資料検索手段513が所定の条件に従ってクラウドサーバ30内のファイルを検索した結果がファイル一覧に自動で表示される。なお、所定の条件は後述する。主催者がファイル一覧に表示されないファイルを明示的に追加したい場合は、「検索条件の指定」を押下すると、図22に示す検索条件を指定する検索条件の指定画面が表示される。図22は、検索条件を指定する検索条件の指定画面の一例を示す図である。図22に示すように、主催者は会議名称、開催時間、パスコード等の検索条件を指定して追加したいファイルを検索し、会議に必要なファイルの追加を行うことができる(資料受付手段及び資料取得手段)。検索条件としては「会議名称」、「開催時間」、「パスコード」がデフォルトで用意されている。主催者はこれらの条件を指定してクラウドサーバ30上に登録されているファイルを検索及びダウンロードして会議システム(情報処理サーバ10)にファイルを追加することができる。なお、検索条件はファイル名検索に利用される。図22の例では、会議名称にキーワード「アプリ開発チーム」と、パスコードにキーワード「7901」を入力して検索したときの検索結果がファイル一覧に表示されている。
以上に説明したように、本実施形態では、クラウドサーバ30に会議資料データを登録する際に、MFP20で資料を読み取って変換した画像データ(ファイル)と、画像データのファイル名と、機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(アカウント)と、会議を識別する識別情報(パスコード)とを少なくとも含む、会議資料データを送信する。クラウドサーバ30は、会議資料データを受信して、ユーザの認証情報(アカウント)ごとに、会議の識別情報(パスコード)と、画像データ(会議資料ファイル)と、画像データの特定情報(ファイル名)とを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる。情報処理サーバ10は、ユーザの認証情報(アカウント)と、会議の識別情報(パスコード)と、会議名称と、開催日時とを含み、かつ会議資料データの一覧情報の取得を要求する一覧情報取得要求をクラウドサーバ30に送信する。クラウドサーバ30は、一覧情報取得要求を受信して、ユーザの認証情報(アカウント)に対応付いた会議資料データ(画像データ)の中から会議の識別情報(パスコード)、会議名称、開催日時との何れかが一致する会議資料データを検索し、一致した会議資料データの一覧情報(ファイルの一覧情報)を生成して情報処理サーバ10に送信する。このように、本実施形態では、クラウドサーバ30では会議で使用する資料を探し出す為の付加情報を会議資料データに付加して保存し、情報処理サーバ10から付加情報に基づく会議資料データの一覧情報を取得する一覧情報取得要求を受け付けて、付加情報を用いた検索を行って付加情報と一致した会議資料データの一覧情報を生成して情報処理サーバ10に送信する。これにより、本実施形態のシステム100は、クラウドサーバ30に登録された、会議で利用したい資料を簡単に探し出すことができる。
(第1の実施形態の変形例)
上述の第1の実施形態では、情報処理サーバ10が、ユーザの認証情報(アカウント)と、会議の識別情報(パスコード)と、会議名称と、開催日時とを含み、かつ会議資料データの一覧情報の取得を要求する一覧情報取得要求をクラウドサーバ30に送信し、クラウドサーバ30が、一覧情報取得要求を受信して、ユーザの認証情報(アカウント)に対応付いた会議資料データの中から会議の識別情報(パスコード)、会議名称、開催日時との何れかが一致する会議資料データを検索して会議資料データの一覧情報を生成している。本変形例では、情報処理サーバ10の資料取得手段が、ユーザの認証情報(アカウント)をクラウドサーバ30に送信し、クラウドサーバ30からユーザの認証情報(アカウント)に対応付いた会議資料データを全て取得する。情報処理サーバ10の特定手段は、取得した会議資料データの中から会議の識別情報(パスコード)、会議名称、開催日時との何れかが一致する会議資料データを検索し、一致した該会議資料データの一覧情報を生成して会議資料一覧を表示する形態である。本変形例の場合、クラウドサーバ30の会議資料検索手段513の機能を情報処理サーバ10が有することになる。本変形例は、情報処理サーバ10が、クラウドサーバ30から取得した、ユーザの認証情報(アカウント)に対応付いた会議資料データの中から検索条件を用いて、会議の識別情報が一致する会議資料データを特定する特定手段を有し、特定手段で特定した会議資料データの一覧情報を生成するので、クラウドサーバ30の負荷を軽減することができる。
上述の第1の実施形態では、情報処理サーバ10が、ユーザの認証情報(アカウント)と、会議の識別情報(パスコード)と、会議名称と、開催日時とを含み、かつ会議資料データの一覧情報の取得を要求する一覧情報取得要求をクラウドサーバ30に送信し、クラウドサーバ30が、一覧情報取得要求を受信して、ユーザの認証情報(アカウント)に対応付いた会議資料データの中から会議の識別情報(パスコード)、会議名称、開催日時との何れかが一致する会議資料データを検索して会議資料データの一覧情報を生成している。本変形例では、情報処理サーバ10の資料取得手段が、ユーザの認証情報(アカウント)をクラウドサーバ30に送信し、クラウドサーバ30からユーザの認証情報(アカウント)に対応付いた会議資料データを全て取得する。情報処理サーバ10の特定手段は、取得した会議資料データの中から会議の識別情報(パスコード)、会議名称、開催日時との何れかが一致する会議資料データを検索し、一致した該会議資料データの一覧情報を生成して会議資料一覧を表示する形態である。本変形例の場合、クラウドサーバ30の会議資料検索手段513の機能を情報処理サーバ10が有することになる。本変形例は、情報処理サーバ10が、クラウドサーバ30から取得した、ユーザの認証情報(アカウント)に対応付いた会議資料データの中から検索条件を用いて、会議の識別情報が一致する会議資料データを特定する特定手段を有し、特定手段で特定した会議資料データの一覧情報を生成するので、クラウドサーバ30の負荷を軽減することができる。
(第2の実施形態)
次に、第2の実施形態を説明する。上述の第1の実施形態と共通する部分については適宜に説明を省略する。第1の実施形態では、会議システム(情報処理サーバ10)に会議資料データを追加できるのは、会議の主催者だけが可能な形態である。第2の実施形態では、会議システム(情報処理サーバ10)は、上述した図17で示した会議参加者情報(参加者リスト)に基づいて参加者を認証し、主催者以外の参加者でも会議資料データの追加が可能な形態である。また、第2の実施形態では、会議システム(情報処理サーバ10)が会議資料データの一覧情報から会議資料データを追加する際に必要なページだけを指定することができる形態である。以下、本実施形態の詳細について説明する。
次に、第2の実施形態を説明する。上述の第1の実施形態と共通する部分については適宜に説明を省略する。第1の実施形態では、会議システム(情報処理サーバ10)に会議資料データを追加できるのは、会議の主催者だけが可能な形態である。第2の実施形態では、会議システム(情報処理サーバ10)は、上述した図17で示した会議参加者情報(参加者リスト)に基づいて参加者を認証し、主催者以外の参加者でも会議資料データの追加が可能な形態である。また、第2の実施形態では、会議システム(情報処理サーバ10)が会議資料データの一覧情報から会議資料データを追加する際に必要なページだけを指定することができる形態である。以下、本実施形態の詳細について説明する。
まず、会議の主催者は、図16に示した会議予約画面で会議開***報を入力してパスコードを取得する。その後、図17で示した会議参加者情報(参加者リスト)を作成する。以下、会議参加者情報を「参加者リスト」とも表記する。主催者は、パスコードを会議参加者に通知する。会議参加者は、図15に示した会議開始画面で「会議参加」を押下して会議に参加する。なお前提として、参加者は会議システムのアプリを起動する際にアカウントを入力済みである。「会議参加」を押下した後、図18に示した会議操作画面が表示される。ここで、参加者はパスコードの入力を行う。会議システム(情報処理サーバ10)は、例えば、参加者のアカウント(メールアドレス)とパスコードとを用いて、会議参加者情報(参加者リスト)と一致する場合に参加者を認証する。予め参加者が会議資料データをクラウドサーバ30に登録する際には会議資料の登録初期画面で自分のアカウント(ユーザの認証情報)を入力し、参加者のアカウントに対応したディレクトリに会議資料データが保存されている。以上の前提のもとで参加者は、会議システム(情報処理サーバ10)に会議資料データの追加をすることができる。
図23は、会議の参加者が会議資料データを追加するためのファイル追加画面の一例を示す図である。参加者は、図18に示した会議操作画面で「ファイルを追加」を押下すると図23に示すファイル追加画面が表示される。図23の例では、ファイル一覧に表示されているファイルは、参加者のアカウントに対応したディレクトリに登録されている会議資料データの中から検索条件として開催時間情報を用い、会議開催日時に近い日付のものから関連の高いファイルとして参加者に表示されている。なお、図23の例は一例であり、第1の実施形態で上述したように、検索条件としてパスコード、会議名称等を用いてもよい。また、図23の例では、参加者がクラウドサーバ30に保存してある会議資料データを会議システム(情報処理サーバ10)に追加する「クラウドサーバから追加する」が選択されている。この画面で参加者は「検索条件の指定」を押下すると図24に示すファイル一覧のファイルの「付加情報」を選択するボタンが表示される。図24は、会議資料のページ数を指定するページ数指定画面の一例を示す図である。図24において、参加者がファイルの文書名にチェックを入れて「付加情報」を押下すると図24の下側の会議資料のページ数を指定するページ数指定画面が表示される。参加者はページ数指定画面でページ指定にチェックを入れて、ページ数を入力する。つまり、資料受付手段は、会議資料データに含まれる画像データのページ数を指定したページ指定情報を受け付けたことになる。また、追加する会議資料データを説明する説明情報(コメント)を入力することができる。説明情報(コメント)を入力した場合には、会議資料データを追加した際に説明情報(コメント)が表示される。ページ数、コメント(説明情報)を入力した後、右上の「OK」を押下すると上側の画面に戻る。参加者は図24のファイル追加画面で「選択したファイルをダウンロード」を押下すると、会議システム(情報処理サーバ10の資料取得手段)は、参加者のアカウントと、会議のパスコードと、会議資料データ(ファイル名)と、ページ数を指定したページ指定情報とを含み、かつ会議資料データの取得を要求する資料取得要求をクラウドサーバ30に送信し、クラウドサーバ30の資料送信手段514からページ指定情報で指定されたページの画像データを含む会議資料データを取得(ダウンロード)する。
図25は、会議の参加者がMFP20から会議資料をクラウドサーバ30に登録する処理シーケンスの一例を示す図である。図25では、ユーザA(参加者)がクラウドサーバ30に会議資料データを登録する一例を説明する。まず、ユーザA(参加者)は、MFP20の操作表示部406に表示される図12で示した会議資料の登録初期画面でユーザAのアカウント(メールアドレス)を含む会議資料の登録開始要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS41)。すなわち、図12で示した会議資料の登録初期画面でユーザAのアカウント(メールアドレス)を入力し、会議資料の登録を押下する。次に、クラウドサーバ30は、ユーザAのアカウントに紐付いたフォルダを生成する。つまり、ユーザAの情報テーブルに、アカウントに対応したフォルダ名を追加する(ステップS42)。図26は、ユーザAの情報テーブルの一例を示す図である。図26に示すように、ユーザAの情報テーブルは、ユーザ名と、メールアドレス(アカウント)と、フォルダ名(アカウントと同じ名称)と、説明情報とを対応付けた情報である。
次に、クラウドサーバ30は会議資料の登録開始応答(フォルダ作成完了)をMFP20に送信する(ステップS43)。次に、ユーザAは、会議資料をMFP20の読み取り面に置いて会議資料の読み込みを行い(ステップS44)、MFP20は読み取った資料をファイル化する(ステップS45)。すなわち、ユーザAは、図13に示した会議資料の登録画面で、「パスコード」、「ファイル名」を入力し、読み取り設定「カラー読み取り」、「モノクロ読み取り」を選択し、「原稿を読み取りして登録」を押下する。
次に、MFP20の登録手段413は、ファイル化した画像データ(ファイル)と、ファイル名と、ユーザAの認証情報(アカウント)と、会議の識別情報(パスコード)とを少なくとも含む会議資料データを含み、かつ、会議資料データの登録を要求する会議資料(ファイル)の登録要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS46)。次に、クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、会議資料(ファイル)の登録要求を受信して会議資料(ファイル)の登録を行う(ステップS47)。すなわち、クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、会議資料登録要求を受信して、ユーザAの認証情報(アカウント)ごとに、画像データ(ファイル)と、ファイル名と、会議の識別情報(パスコード)とを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる。そして、クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、会議資料の登録応答(ファイル保存完了)をMFP20に送信する(ステップS48)。
図27は、会議の参加者が会議資料をクラウドサーバ30から追加する処理シーケンスの一例を示す図である。会議の参加者は、図15に示した会議開始画面で「会議参加」を押下して会議に参加する。なお前提として、参加者は会議システムのアプリを起動する際にアカウントを入力済みである。「会議参加」を押下した後、図18に示した会議操作画面が表示される。ここで、参加者はパスコードの入力を行う。情報端末12は、参加者のアカウント(メールアドレス)を含む会議参加要求を情報処理サーバ10(会議システム)に送信する(ステップS51)。会議システム(情報処理サーバ10)は、例えば、参加者のアカウント(メールアドレス)とパスコードを用いて、図17に示した会議参加者情報(参加者リスト)と一致する場合に参加者を認証する。なお、認証情報として参加者のアカウント(メールアドレス)、パスコードに限ることはなく参加者の情報端末12を特定するIPアドレス、MACアドレス等を用いてもよい。
会議システム(情報処理サーバ10)は、参加者のアカウントに対応する参加者リストのユーザに、アカウントに対応したフォルダ名を追加する(ステップS52)。すなわち、参加者の会議資料データは、クラウドサーバ30上の参加者のアカウントに紐付いたフォルダに登録(保存)されているため、参加者がクラウドサーバ30の自分のフォルダにある会議資料データを取得(ダウンロード)するには、参加者に紐付いたフォルダ名を参加者リストに追加しておく必要がある。図28は、参加者リストの一例を示す図である。図28に示すように、参加者リストは、ユーザ名と、メールアドレス(アカウント)と、フォルダ名(アカウントと同じ名称)と、説明情報とを対応付けた情報である。なお、図17で説明した会議参加者情報(参加者リスト)に、フォルダ名(アカウントと同じ名称)と、説明情報とを追加した情報を参加者リストとして保持してもよいし、図26に示したユーザの情報テーブルを図28に示すような参加者リストとして保持してもよい。次に、会議システム(情報処理サーバ10)は、会議参加要求応答(OK)を情報端末12に送信する(ステップS53)。
参加者が会議中に会議資料をクラウドサーバ30から会議システム(情報処理サーバ10)に追加する場合、参加者は、図18に示した会議操作画面で「ファイルを追加」を押下すると図23に示すファイル追加画面が表示される。情報端末12は、参加者のアカウントに対応したフォルダ名に登録(保存)されているファイルの一覧情報取得要求を送信する(ステップS54)。会議システム(情報処理サーバ10の特定情報受付手段)は、参加者リストから参加者のアカウントに対応したフォルダを抽出する(ステップS55)。会議システム(情報処理サーバ10の特定情報取得手段)は、抽出したフォルダ名を含むファイルの一覧情報取得要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS56)。クラウドサーバ30の会議資料検索手段513は、ファイルの一覧情報取得要求に含まれるフォルダ名に登録(保存)されているファイルを検索し(ステップS57)、ファイルの一覧情報を生成して、ファイルの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する(ステップS58)。情報処理サーバ10の表示制御手段は、取得したファイルの一覧情報を情報端末12の表示部206に表示させる(ステップS59)。
参加者は、図24に示したファイル追加画面のファイル一覧から追加したいファイル(文書名)を選択(チェック)した後、「付加情報」を押下してページ数を入力し、説明情報(コメント)を入力する。「OK」を押下して「選択したファイルをダウンロード」を押下する。情報端末12は、ファイルの選択情報、ページ指定情報、ファイルの説明情報を含むファイル取得要求を会議システム(情報処理サーバ10の資料受付手段)に送信する(ステップS60)。会議システム(情報処理サーバ10の資料取得手段)は、ファイルの選択情報、ページ指定情報を含むファイル取得要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS61)。クラウドサーバ30の資料送信手段514は、ファイル取得要求に含まれるファイルの選択情報、ページ指定情報を用いて参加者のフォルダ名に登録(保存)されているファイルを検索し(ステップS62)、一致するファイルの中からページ指定情報で指定されたページを抽出してファイル(会議資料データ)を生成する。クラウドサーバ30の資料送信手段514は、生成したファイルを会議システム(情報処理サーバ10の資料取得手段)に送信する(ステップS63)。次に、会議システム(情報処理サーバ10の資料取得手段)は、取得したファイルに説明情報を付加して保存する(ステップS64)。次に、会議システム(情報処理サーバ10の表示制御手段)は会議資料取得情報(ファイル追加情報)を情報端末12の表示部206に表示させる(ステップS65)。
図29は、情報端末12の表示部206に表示される画面の一例を示す図である。つまり、ステップS65で、会議に参加している全ての参加者の情報端末12の表示部206に表示されるファイル追加情報(会議資料取得情報)のポップアップ画面の一例である。図29に示すように、参加者の会議資料データが会議システム(情報処理サーバ10)に追加(ダウンロード)された場合、ファイルが追加された情報と、追加したユーザ(会議資料データ取得者情報(参加者))と、ファイル取得時に入力した説明情報(コメント)とが表示される。
以上に説明したように、本実施形態では、情報処理サーバ10は、会議の識別情報(パスコード)に紐付いた参加者リスト(会議参加者情報)を保持し、参加者の情報端末12から、クラウドサーバ30に登録されている参加者の会議資料データを取得(ダウンロード)する場合に、参加者リストを参照して参加者のアカウントに基づいて会議資料データの一覧情報、及び会議資料データを取得する。また、情報処理サーバ10は、会議資料データのうち必要なページを指定して、クラウドサーバ30は指定されたページだけを送信する。また、情報処理サーバ10は、参加者の会議資料データを追加(ダウンロード)した場合に、全ての参加者の情報端末12に追加情報を表示させる。このように、本実施形態では、会議の識別情報(パスコード)に紐付いた参加者リスト(会議参加者情報)を保持するので、会議の主催者だけでなく、参加者でも会議資料データの一覧情報から、会議で利用したい資料を簡単に探し出すことができる。
(第3の実施形態)
次に、第3の実施形態を説明する。上述の第1の実施形態及び第2の実施形態と共通する部分については適宜に説明を省略する。第3の実施形態では、会議の参加者が会議で修正された自分の会議資料データ(画像データ)をすぐに取得することが可能な形態である。すなわち、参加者の会議資料データ(画像データ)が、例えば電子黒板14に投影され、会議中に投影内容に対して議事内容が書き込まれた会議資料データ(画像データ)を、会議中または会議終了後にクラウドサーバ30に登録(保存)されている会議資料データ(画像データ)と置き換えて更新することで、参加者が会議で修正された自分の会議資料データ(画像データ)をすぐに取得することが可能な形態である。以下、本実施形態の詳細について説明する。なお、本実施形態では、参加者の会議資料データ(画像データ)を出力する会議システムの機器を電子黒板14を一例にして説明するが、これに限らずデータを出力する機器は任意である。
次に、第3の実施形態を説明する。上述の第1の実施形態及び第2の実施形態と共通する部分については適宜に説明を省略する。第3の実施形態では、会議の参加者が会議で修正された自分の会議資料データ(画像データ)をすぐに取得することが可能な形態である。すなわち、参加者の会議資料データ(画像データ)が、例えば電子黒板14に投影され、会議中に投影内容に対して議事内容が書き込まれた会議資料データ(画像データ)を、会議中または会議終了後にクラウドサーバ30に登録(保存)されている会議資料データ(画像データ)と置き換えて更新することで、参加者が会議で修正された自分の会議資料データ(画像データ)をすぐに取得することが可能な形態である。以下、本実施形態の詳細について説明する。なお、本実施形態では、参加者の会議資料データ(画像データ)を出力する会議システムの機器を電子黒板14を一例にして説明するが、これに限らずデータを出力する機器は任意である。
図30は、電子黒板14のハードウェア構成の一例を示す図である。図30に示すように、電子黒板14は、CPU601と、ROM602と、RAM603と、ハードディスク装置(HDD、Hard Disk Dive)604と、グラフィックスボード605と、ディスプレイ606と、検知装置607と、通信I/F608とを備える。これらの各部は、システムバス609を介して相互に接続されている。
CPU601は、ROM602やHDD604等に記憶されているプログラムをRAM603上に読み出して実行し、電子黒板14の動作を統括的に制御する。グラフィックスボード605は、ディスプレイ606に描画する描画データを処理する装置であり、画像イメージを保持するVRAM(Video RAM)やディスプレイ606の接続端子を含んで構成される。ディスプレイ606は、グラフィックスボード605が生成した描画データを表示する表示装置である。なお、グラフィックスボード605、ディスプレイ606は「出力手段」の一例である。
HDD604は、大容量の不揮発性メモリである。HDD604は、例えば、電子黒板14のシステム全体を制御するWINDOWS(登録商標)シリーズ、UNIX(登録商標)、LINUX(登録商標)、Android(登録商標)、ITRON、μITRONなどの種々のOSを記憶する。また、HDD604は、グラフィックスボード605やディスプレイ606、検知装置607等のデバイスドライバや、電子黒板14で実行されるプログラムなどの様々なデータを記憶する。
なお、電子黒板14で実行されるプログラムは、CD−ROM、MO(Magneto Optical disk)、DVD(Digital Versatile Disk)、フレキシブルディスク、EEPROM(Electrically Erasable Programmable Read−Only Memory)、EPROM(Erasable Programmable Read Only Memory)などの任意の装置可読な記録媒体に格納してインストールしてもよく、ネットワークを介してインストールしてもよい。
検知装置607は、物体が接触又は接近したことを検知する検知装置である。検知装置607は、例えば、物体が接触することによって変化する静電容量を検知する静電容量センサを備えたタッチパネルが該当する。ただし、これに限定されるものではなく、検知装置607は、物体の接触圧を検知する圧力センサを備えたタッチパネルでもよく、ディスプレイ606の面に平行に照射された1方向の光又は縦方向及び横方向の2方向の光が遮断されたことを検知して、物体がディスプレイ606に接近又は接触したことを検知する光学検知装置でもよく、任意の装置であってよい。なお、検知装置607が、光が遮断されたことを検知する場合、表示領域上にタッチパネルが設けられていなくてもよい。グラフィックスボード605は、検知装置607により接触位置座標又は接近位置座標が検出されると、検出された接触位置座標又は接近位置座標に基づいて描画画像(手書き画像)を描画し、その描画した画像を背景画像に重畳描画する。
通信I/F608は、会議用ネットワーク18と接続するインタフェースである。
図31は、電子黒板14が有する機能(電子黒板14のCPU601によって実行される機能)の一例を示す図である。説明の便宜上、図31では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、これらに限られるものではなく、電子黒板14としての機能を実現する機能部を有している。
図31に示すように、電子黒板14は、CPU601がプログラムを実行することで実現される機能(モジュール)である通信手段611と、記憶手段612と、出力手段613とを備える。上記各部の一部はCPU601がROM602又はHDD604からソフトウェア(プログラム)を読み出して実行することにより上記各部がRAM603上にロードされ、上記各部がRAM603上に生成されるソフトウェア(プログラム)であってもよい。また、上記各部の一部又は全部を演算処理を行うプロセッサなどのハードウェア回路で置き換えてもよい。
通信手段611は、会議用ネットワーク18を介して情報処理サーバ10、他の機器12〜17とデータ通信を行う。また、通信手段611は、情報処理サーバ10、情報端末12、PC17から送信された各種のデータを受信して、出力手段613及び対応する各部に受け渡す。
記憶手段612は、自装置の識別情報と種別とを少なくとも含むデバイス情報を記憶する。
出力手段613は、情報処理サーバ10、情報端末12、PC17から通信手段611で受信した各種のデータを自装置の出力形態で出力する。出力手段613は、例えば、受信した画像データを表示面に表示する。
図32は、本実施形態のシステム100の処理シーケンスの一例を示す図である。まず、図15に示した情報端末12の会議開始画面でパスコードを入力し「入力したパスコードで会議を開始」を選択する操作(「入力したパスコードで会議を開始」を押下する操作)を受け付けると情報処理サーバ10に対して会議開始要求(予約済み)が送信される(ステップS71)。情報処理サーバ10は、会議開始応答を情報端末12に送信する(ステップS72)。情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、入力されたパスコード(会議の識別情報)を用いて、パスコードを含む一覧情報取得要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS73)。クラウドサーバ30の会議資料検索手段513は、主催者のアカウント(主催者の認証情報)に対応したディレクトリに登録(保存)されている会議資料ファイルの中から、パスコードが一致する会議資料ファイルを検索し(ステップS74)、パスコードが一致した会議資料ファイルの一覧情報を情報処理サーバ10に送信する(ステップS75)。情報処理サーバ10の特定情報取得手段は、会議資料ファイルの一覧情報をファイルリストに保持する(ステップS76)。図33は、情報処理サーバ10が保持するファイルリストの一例を示す図である。図33に示すように、ファイルリストは、「ファイル名」と、情報処理サーバ10でのファイルのパス「パス」と、クラウドサーバ30でのファイルのパス「クラウドパス」と、ファイル(会議資料データ)を登録した「ユーザ名」と、当該ファイルの「変更有無」と、「変更後ファイル名」とを対応付けた情報である。クラウドサーバ30からファイル一覧情報を取得した場合、情報処理サーバ10は、「ファイル名」と、クラウドサーバ30でのファイルのパス「クラウドパス」と、ファイル(会議資料データ)を登録した「ユーザ名」と、変更有無「無し」と、をファイルリストに保持する。図33の例では、ファイル一覧情報に含まれるファイルは、ファイル名「資料1_1223.ppt」、ファイル名「図0930_1223.ppt」、ファイル名「進捗0930_1223.xls」であることを示している。次に、情報処理サーバ10の表示制御手段は、主催者の情報端末12の表示部206にファイル一覧を表示させる(ステップS77)。
主催者はファイル一覧から電子黒板14に投影する投影ファイルを選択する(ステップS78)。情報端末12は選択されたファイルのファイル名を含むファイル投影要求を情報処理サーバ10に送信する(ステップS79)。情報処理サーバ10の資料取得手段はファイル名を含むファイル取得要求をクラウドサーバ30に送信し(ステップS80)、クラウドサーバ30の資料送信手段514はファイル名に一致するファイルを情報処理サーバ10に送信する(ステップS81)。情報処理サーバ10の資料取得手段は、取得したファイルの情報をファイルリストに保持する(ステップS82)。図34は、ファイル取得時の処理フローの一例を示すフローチャート図である。情報処理サーバ10の資料取得手段は、情報端末12からファイル名を含むファイル投影要求を受け付けて、ファイル投影要求に含まれるファイルをクラウドサーバ30からダウンロードする(ステップS301)。次に、情報処理サーバ10の資料取得手段は、情報処理サーバ10でのダウンロードファイルのパスを、ファイルリストに保持する(ステップS302)。図35は、情報処理サーバ10が保持するファイルリストの一例を示す図である。図35に示すように、クラウドサーバ30からファイルを取得(ダウンロード)した場合、情報処理サーバ10の資料取得手段は、図33で示したファイルリストに、情報処理サーバ10での「パス」を追加して保持する。図35の例では、取得(ダウンロード)したファイルは、パスが追加されているファイル名「図0930_1223.ppt」であることを示している。図36は、情報処理サーバ10が保持するファイルリストの一例を示す図である。図36の例では、クラウドサーバ30からファイル一覧にある全てのファイルを取得(ダウンロード)した場合を示し、全てのファイルにパスが追加されていることを示している。
図32に戻り説明を続ける。次に、情報処理サーバ10は、ステップS81で取得したファイルのファイル投影指示を電子黒板14に送信する(ステップS83)。電子黒板14は、指示されたファイルを投影する(ステップS84)。電子黒板14はファイル投影成功を情報処理サーバ10に送信する(ステップS85)。情報処理サーバ10は情報端末12にファイル投影成功を送信する(ステップS86)。
会議中に電子黒板14に投影されたファイルが修正され(ステップS87)、変更ファイル保存が行われた場合(ステップS88)、電子黒板14は、ファイル修正通知を情報処理サーバ10に送信する(ステップS89)。次に、情報処理サーバ10は、ファイル修正通知を受け取って、変更ファイル取得要求を電子黒板14に送信する(ステップS90)。電子黒板14は、変更ファイル取得要求を受け取って、変更ファイルを情報処理サーバ10に送信する(ステップS91)。次に、情報処理サーバ10の変更データ保持手段は、取得した変更ファイル(画像データ)を保存し、変更後ファイル名をファイルリストに保持する(ステップS92)。次に、情報処理サーバ10の変更データ保持手段は、ファイル保存完了を電子黒板14に送信する(ステップS93)。図37は、変更ファイル保存時の処理フローの一例を示すフローチャート図である。情報処理サーバ10の変更データ保持手段は、電子黒板14から取得した変更ファイル(画像データ)を保存する(ステップS311)。次に、情報処理サーバ10の変更データ保持手段は、ファイルリストの当該ファイルの「変更有無」を「有り」に変更し、変更後ファイル名を入力して、ファイルリストに保持する(ステップS312)。図38は、情報処理サーバ10が保持するファイルリストの一例を示す図である。図38に示すように、変更ファイルを保存した場合、情報処理サーバ10は、図36で示したファイルリストに、変更有無を「有り」に変更し、変更後ファイル名を追加して保持する。図38の例では、変更があったファイルは、ファイル名「図0930_1223.ppt」と、ファイル名「進捗0930_1223.xls」であることを示し、ファイル名「図0930_1223.ppt」には、変更後ファイル名「図0930_1223_01.pdf」と、変更後ファイル名「図0930_1223_02.pdf」の2つの変更ファイルが有ることを示している。また、ファイル名「進捗0930_1223.xls」には、変更後ファイル名「進捗0930_1223_01.pdf」の1つの変更ファイルが有ることを示している。
会議終了時に主催者は、図18に示した会議操作画面で会議終了を指示する「終了」を押下すると、主催者の情報端末12は、会議終了要求を情報処理サーバ10に送信する(ステップS94)。次に、情報処理サーバ10の会議資料更新手段は、会議終了要求を受け付けて、電子黒板14から取得して保存した変更ファイルをクラウドサーバ30に登録(保存)されている元ファイルに上書きして更新するために、ファイルリストに保持しているクラウドパスを用いて、変更ファイル更新要求(会議資料更新要求)をクラウドサーバ30に送信する(ステップS95)。クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、変更ファイル更新要求のクラウドパスに従い、変更ファイルを元ファイルに上書きして変更ファイル(画像データ)を更新する(ステップS96)。次に、クラウドサーバ30の更新情報送信手段515は、更新した変更ファイルが登録(保存)されているディレクトリを参照し、ディレクトリに紐付いているアカウントの参加者(ユーザC)に対して会議資料ファイル(会議資料データの画像データ)が更新されたことを示し、かつ変更後ファイル名とURLを含むファイル更新情報を送信(メール)する(ステップS97)。次に、クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、情報処理サーバ10にファイル更新完了を送信する(ステップS98)。図39は、情報端末12に送信されるファイル更新情報の一例を示す図である。図39に示すように、更新した変更ファイルを登録(保存)した参加者に送信されるファイル更新情報には、変更されたファイル名(会議資料データの画像データ)と、変更後ファイルにアクセスして変更後ファイル(会議資料データの画像データ)を取得(ダウンロード)するためのURLと、会議情報とが含まれている。ファイル更新情報を受け取った参加者は、URLにアクセスして変更後ファイル(会議資料データの画像データ)を取得することができる。
次に、会議終了時に主催者が、会議操作画面で会議資料を情報端末12に保存する選択をしていた場合、情報処理サーバ10は会議資料データを情報端末12に送信する(ステップS99)。そして、情報端末12は、会議資料データを保存する(ステップS100)。次に、情報処理サーバ10は、会議資料データを全削除して(ステップS101)、会議終了完了を情報端末12に送信する(ステップS102)。また、会議資料を情報端末12に保存しない選択をしていた場合、ステップS99、ステップS100の処理を行わずに情報処理サーバ10は、会議資料データを全削除して(ステップS101)、会議終了完了を情報端末12に送信する(ステップS102)。
図40は、会議終了時の処理フローの一例を示すフローチャート図である。ステップS94で情報処理サーバ10は、会議終了要求を受け付けて、図38に示したファイルリストを順に上から確認する(ステップS321)。ファイルの「変更有無」の列は「有り」か否かを確認する(ステップS322)。「有り」でない場合(ステップS322:No)、すなわち「無し」の場合、ステップS324に移行して処理を行う。「有り」の場合(ステップS322:Yes)、情報処理サーバ10は、当該ファイルをクラウドサーバ30にアップロード(更新)する(ステップS323)。すなわち、ファイルリストに保持しているクラウドパスを用いて、修正された変更後ファイルをクラウドサーバ30に登録(保存)されている元ファイルに上書きして更新する。次に、情報処理サーバ10は、当該ファイルを情報処理サーバ10から削除する(ステップS324)。すなわち、ステップS92で保存した変更ファイルを削除する。次に、情報処理サーバ10は、ファイルリストの当該ファイルを削除する(ステップS325)。次に、情報処理サーバ10は、ファイルリストの全てを確認したか否かを判断する(ステップS326)。全てを確認した場合(ステップS326:Yes)、処理を終了する。全てを確認していない場合(ステップS326:No)、ステップS321に戻り処理を継続する。
ここで、従来の会議システムでは、上記のステップS94の後に、ステップS99〜ステップS102の処理を行い、会議終了をしていた。本実施形態では、ステップS95〜ステップS98の処理を追加することで、会議中に投影内容に対して議事内容が書き込まれた会議資料データ(変更ファイル)を、会議終了後にクラウドサーバ30に登録(保存)されている会議資料データ(画像データ)と置き換えて更新することができる。すなわち、情報処理サーバ10は、情報端末12から会議終了の要求を受けると、情報処理サーバ10上に保存されている、会議中に修正が加えられた変更後の会議資料データ(変更ファイル)を、クラウドサーバ30上にアップロードする。このアップロードで、情報処理サーバ10はクラウドサーバ30上の元ファイルを更新する。その際に情報処理サーバ10は、クラウドサーバ30からファイル一覧情報を取得した際のクラウドサーバ30でのファイルのパス(クラウドパス)を記憶しておき、クラウドパスを用いて、そのファイルに対して変更ファイルを上書きすることで更新を行うことができる。また、クラウドサーバ30に登録した会議資料データに修正(変更)があった参加者に対して会議資料ファイル(会議資料データの画像データ)が更新されたことを示し、かつ変更後ファイル名とURLを含むファイル更新情報を送信(メール)するので、参加者は登録した会議資料データの更新を知ることができ、変更後の会議資料データ(画像データ)を取得(ダウンロード)することができる。
(第3の実施形態の変形例1)
上述の第3の実施形態では、図32のステップS97において、変更ファイルを登録(保存)した参加者にファイル更新情報を送信(メール)した。本変形例1では、ファイル更新情報を電子黒板14に投影する形態である。以下、本変形例1について説明する。
上述の第3の実施形態では、図32のステップS97において、変更ファイルを登録(保存)した参加者にファイル更新情報を送信(メール)した。本変形例1では、ファイル更新情報を電子黒板14に投影する形態である。以下、本変形例1について説明する。
図41は、ファイル更新情報を電子黒板14に投影する処理シーケンスの一例を示す図である。図41において、ステップS94〜ステップS102までは、図32と同様である。ステップS98で、情報処理サーバ10の表示制御手段は、ファイル更新完了を受け付けて、会議資料ファイル(会議資料データ)が更新された情報と、変更後ファイル名とファイルにアクセスするURLを含むQRコード(登録商標)を電子黒板14に投影する(ステップS201)。図42は、電子黒板14に投影されるファイル更新情報の一例を示す図である。ファイル更新情報には、会議名称、開催時間、パスコード等の会議情報と、修正されたファイル名(文書名)とファイル(文書)変更日時と、変更されたファイル名(会議資料データ)及び変更後ファイルにアクセスして変更後ファイル(会議資料データ)を取得するためのURLを示すQRコード(登録商標)とが含まれている。
該当する参加者(ユーザC)は、情報端末12でQRコード(登録商標)を撮像して読み取りすることで変更後ファイル名、アクセスするURLを取得する(ステップS202)。参加者ユーザCは、URLとファイル名を用いて情報端末12からクラウドサーバ30に変更ファイル取得要求を送信し(ステップS203)、クラウドサーバ30から変更ファイルを送信してもらい(ステップS204)、変更ファイルを取得して保存する(ステップS205)。
該当する参加者(ユーザC)がステップS202〜ステップS205の処理を行っている間に、情報処理サーバ10では、会議終了処理、ステップS99〜ステップS102の処理を行う。
ステップS205の後に、主催者は情報端末12からQRコード(登録商標)投影終了要求を情報処理サーバ10に送信する(ステップS206)。情報処理サーバ10の表示制御手段は、QRコード(登録商標)投影終了要求を電子黒板14に送信する(ステップS207)。電子黒板14は投影終了完了を情報処理サーバ10に送信する(ステップS208)。情報処理サーバ10は、会議終了完了を主催者の情報端末12に送信する(ステップS209)。
会議終了後に、クラウドサーバ30の更新情報送信手段515は、変更ファイル取得確認を行い(ステップS210)、変更ファイルが取得されていない場合、またはファイル更新情報が送信されていない場合に、該当する参加者に対して図39で示した、変更後ファイル名とURLを含むファイル更新情報を送信する(ステップS211)。なお、クラウドサーバ30は、ステップS210、ステップS211の処理を、所定期間、一定間隔で繰り返して処理する。
以上に説明したように、本変形例1では、会議終了時に、変更ファイルの有無を確認して、変更ファイルをクラウドサーバ30に登録(保存)されている元ファイルに上書きして更新すると共に、変更後ファイル名とファイルにアクセスするURLを含むQRコード(登録商標)を電子黒板14に投影するので、参加者は会議で変更された自分のファイル(会議資料データ)をすぐに取得(ダウンロード)することができる。なお、QRコード(登録商標)を投影する機器は電子黒板14に限ることはなく、プロジェクタ13など任意である。
(第3の実施形態の変形例2)
上述の第3の実施形態では、情報処理サーバ10の会議資料更新手段は、会議終了時に変更ファイルをクラウドサーバ30に登録(保存)されている元ファイルに上書きして更新する処理を行った。本変形例2では、会議中に随時、変更ファイルの有無を確認して、変更ファイルをクラウドサーバ30に登録(保存)されている元ファイルに上書きして更新する処理を行う形態である。以下、本変形例2について説明する。
上述の第3の実施形態では、情報処理サーバ10の会議資料更新手段は、会議終了時に変更ファイルをクラウドサーバ30に登録(保存)されている元ファイルに上書きして更新する処理を行った。本変形例2では、会議中に随時、変更ファイルの有無を確認して、変更ファイルをクラウドサーバ30に登録(保存)されている元ファイルに上書きして更新する処理を行う形態である。以下、本変形例2について説明する。
図43は、変更ファイルの更新処理シーケンスの一例を示す図である。図43において、ステップS84、ステップS87〜ステップS93までは、図32と同様である。ステップS93で、情報処理サーバ10の会議資料更新手段は、ファイル保存完了を送信した後、一定間隔で変更ファイルの有無を確認する(ステップS221)。変更ファイルの有無は、例えばファイルリストの「変更有無」の列や「変更後ファイル名」にファイル名が入力されているかを順に確認することで行うことができる。
変更ファイルが「有り」の場合には、情報処理サーバ10の会議資料更新手段は、ファイルリストに保持しているクラウドパスを用いて、変更ファイル更新要求をクラウドサーバ30に送信する(ステップS222)。クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、変更ファイル更新要求のクラウドパスに従い、変更ファイルを元ファイルに上書きして変更ファイルを更新する(ステップS223)。次に、クラウドサーバ30の更新情報送信手段515は、更新した変更ファイルが登録(保存)されているディレクトリを参照し、ディレクトリに紐付いているアカウントの参加者に対して会議資料ファイル(会議資料データ)が更新されたことを示し、かつ変更後ファイル名とURLを含むファイル更新情報を送信(メール)する(ステップS224)。次に、クラウドサーバ30の記憶制御手段512は、情報処理サーバ10にファイル更新完了を送信する(ステップS225)。なお、情報処理サーバ10及びクラウドサーバ30は、会議中はステップS221〜ステップS225の処理を一定間隔で繰り返して処理する。
以上に説明したように、本変形例2では、会議中に随時、変更ファイルの有無を確認して、変更ファイルをクラウドサーバ30に登録(保存)されている元ファイルに上書きして更新すると共に、該当する参加者にファイル更新情報を送信(メール)するので、参加者は会議で変更された自分のファイル(会議資料データの画像データ)をすぐに取得(ダウンロード)することができる。
以上に説明したように、本実施形態では、クラウドサーバ30は、MFP20からMFP20で資料を読み取って変換した画像データ(ファイル)と、ファイル名と、該機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(アカウント)と、会議を識別する識別情報(パスコード)とを少なくとも含む会議資料データを含み、かつ会議資料データの登録を要求する会議資料登録要求を受信して、ユーザの認証情報(アカウント)ごとに、画像データ(ファイル)と、ファイル名と、会議の識別情報(パスコード)とを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる。クラウドサーバ30は、情報処理サーバ10からユーザの認証情報(アカウント)と、会議の識別情報(パスコード)と、会議名称と、開催日時とを含み、かつ会議資料データの一覧情報の取得を要求する一覧情報取得要求を受信して、ユーザの認証情報(アカウント)に対応付いた会議資料データの中から会議の識別情報(パスコード)、会議名称、開催日時との何れかが一致する会議資料データを検索し、一致した会議資料データの一覧情報を生成して情報処理サーバ10に送信する。会議資料データの一覧情報の並び順を検索条件で任意に設定することで、開催されている会議に関連のある会議資料データを昇順に表示させることができるので、会議の参加者(主催者を含む)は会議資料データを容易に探すことが可能となる。本実施形態によれば、クラウドサーバ30に登録された、会議で利用したい資料を簡単に探し出すことができる。
なお、上述の実施形態では、情報処理サーバ10が、情報端末12から受信したコマンド指示に基づいてジョブを生成しているが、これに限らず、例えば情報端末12が処理の実行を指示するジョブを生成する形態であってもよい。
以上、本発明に係る実施形態について説明したが、本発明は、上述の各実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上述の各実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、各実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態及び変形例にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。
また、上述した実施形態のシステム100で実行されるプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでCD−ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD−R、DVD(Digital Versatile Disk)、USB(Universal Serial Bus)等のコンピュータで読み取り可能記録媒体に記録して提供するように構成してもよいし、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。また、各種プログラムを、ROM等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
図44は、プロジェクタ13のハードウェア構成の一例を示す図である。図44に示すように、プロジェクタ13は、CPU701と、記憶部702と、入力部703と、通信I/F704と、投影部705とを備え、これらはバス706を介して接続される。
CPU701は、記憶部702に記憶されているプログラムを実行し、プロジェクタ13の動作を統括的に制御する。記憶部702は、CPU701が実行するプログラムやプログラムの実行に必要なデータを記憶するROMやHDD、及びCPU701のワークエリアなどとして機能するRAMなどにより構成される。入力部703は、プロジェクタ13に対する各種入力を行うものであり、タッチパネル、及びキースイッチなどが挙げられる。通信I/F704は、プロジェクタ13をネットワークに接続するためのインタフェースである。投影部705は、投影対象の画像データをスクリーンなどの投影対象物に投影する。投影部705は、例えば投影レンズ等の投影用の光学系を含む。
図45は、仲介機11のハードウェア構成の一例を示す図である。図45に示すように、仲介機11は、ネットワークインタフェース801、RF回路802、アンテナ803、プロセッサ804及び記憶装置805を備える。ネットワークインタフェース801、RF回路802、プロセッサ804及び記憶装置805は、システムバス806で相互に接続される。また、アンテナ803は、RF回路802と接続されている。
ネットワークインタフェース801は、LANケーブルなどのケーブルを介し、又は無線接続を介してネットワーク40に接続され、例えば、他のアクセスポイントや認証サーバなどと通信を行う。
RF回路802は、アンテナ803を介して情報端末12と通信を行う。例えば、RF回路802、プロセッサ804及び記憶装置805により、無線通信の機能が実現される。
また、プロセッサ804及び記憶装置805は、例えば、処理振分、接続判定、ハンドオーバ処理、ハンドオーバ確認などの機能を実現する。
例えば、プロセッサ804は、記憶装置805に記憶されている各種プログラムを読み出して、記憶装置805上に各種機能を実現するプロセスを生成する。そして、プロセッサ804は、各部と共に、記憶装置805上に生成されたプロセスを実行することで、各種処理を行う。
10 情報処理サーバ
11 仲介機
12 情報端末
13 プロジェクタ
14 電子黒板
15 MFP
16 LP
17 PC
18 会議用ネットワーク
19 社内ネットワーク
20 MFP
30 クラウドサーバ
40 外部ネットワーク
100 システム
101 CPU
102 RAM
103 ROM
104 HDD
105 機器I/F
106 表示部
107 操作部
108 ネットワークI/F
109 バス
111 機器監視部
112 コマンド解析部
113 ジョブ管理部
114 ネットワーク制御部
115 データ管理部
116 履歴管理部
117 履歴情報データベース
119 会議情報データベース
201 CPU
202 RAM
203 ROM
204 HDD
205 機器I/F
206 表示部
207 操作部
209 バス
211 ネットワーク制御部
212 操作制御部
213 表示制御部
214 近距離通信制御部
215 クライアントアプリケーション
221 ネットワークI/F
222 近距離通信I/F
301 コマンド指示生成部
302 コマンド指示送信部
303 画像取得部
401 CPU
402 ROM
403 RAM
404 外部記憶装置
405 エンジン部
406 操作表示部
407 通信I/F
408 システムバス
411 通信手段
412 読取手段
413 登録手段
511 通信手段
512 記憶制御手段
513 会議資料検索手段
514 資料送信手段
515 更新情報送信手段
601 CPU
602 ROM
603 RAM
604 HDD
605 グラフィックスボード
606 ディスプレイ
607 検知装置
608 通信I/F
609 システムバス
611 通信手段
612 記憶手段
613 出力手段
701 CPU
702 記憶部
703 入力部
704 通信I/F
705 投影部
706 バス
801 ネットワークインタフェース
802 RF回路
803 アンテナ
804 プロセッサ
805 記憶装置
806 システムバス
11 仲介機
12 情報端末
13 プロジェクタ
14 電子黒板
15 MFP
16 LP
17 PC
18 会議用ネットワーク
19 社内ネットワーク
20 MFP
30 クラウドサーバ
40 外部ネットワーク
100 システム
101 CPU
102 RAM
103 ROM
104 HDD
105 機器I/F
106 表示部
107 操作部
108 ネットワークI/F
109 バス
111 機器監視部
112 コマンド解析部
113 ジョブ管理部
114 ネットワーク制御部
115 データ管理部
116 履歴管理部
117 履歴情報データベース
119 会議情報データベース
201 CPU
202 RAM
203 ROM
204 HDD
205 機器I/F
206 表示部
207 操作部
209 バス
211 ネットワーク制御部
212 操作制御部
213 表示制御部
214 近距離通信制御部
215 クライアントアプリケーション
221 ネットワークI/F
222 近距離通信I/F
301 コマンド指示生成部
302 コマンド指示送信部
303 画像取得部
401 CPU
402 ROM
403 RAM
404 外部記憶装置
405 エンジン部
406 操作表示部
407 通信I/F
408 システムバス
411 通信手段
412 読取手段
413 登録手段
511 通信手段
512 記憶制御手段
513 会議資料検索手段
514 資料送信手段
515 更新情報送信手段
601 CPU
602 ROM
603 RAM
604 HDD
605 グラフィックスボード
606 ディスプレイ
607 検知装置
608 通信I/F
609 システムバス
611 通信手段
612 記憶手段
613 出力手段
701 CPU
702 記憶部
703 入力部
704 通信I/F
705 投影部
706 バス
801 ネットワークインタフェース
802 RF回路
803 アンテナ
804 プロセッサ
805 記憶装置
806 システムバス
Claims (20)
- クラウドサーバと、前記クラウドサーバとネットワークを介して接続する機器と、前記クラウドサーバとネットワークを介して接続する情報処理装置とを備えるシステムであって、
前記機器は、
原稿を読み取って画像データに変換する読取手段と、
前記画像データと、前記画像データを特定する特定情報と、前記機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報と、会議を識別する識別情報とを少なくとも含む会議資料データを含み、かつ、会議資料データの登録を要求する会議資料登録要求を前記クラウドサーバに送信する登録手段と、
を備え、
前記クラウドサーバは、
前記機器から前記会議資料登録要求を受信して、前記ユーザの認証情報ごとに、前記会議の識別情報と、前記画像データと、前記画像データの特定情報とを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる記憶制御手段と、
前記情報処理装置から、前記ユーザの認証情報と、前記会議の識別情報とを含み、かつ、画像データの特定情報を含む会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受信して、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報を用いて前記会議資料対応情報を検索し、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報とが一致する前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を前記情報処理装置に送信する会議資料検索手段と、
を備え、
前記情報処理装置は、
前記ユーザから、前記会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受け付ける特定情報受付手段と、
受け付けた前記特定情報取得要求を前記クラウドサーバに送信し、前記クラウドサーバから前記会議資料特定情報を取得する特定情報取得手段と、
取得した前記会議資料特定情報を前記ユーザが使用する情報端末の表示部に表示させる制御をする表示制御手段と、
を備える、
システム。 - 前記会議資料データは、さらに会議の開催日と開始時間と終了時間とを含む開催時間情報を含み、
前記特定情報取得要求は、さらに前記開催時間情報を含み、
前記クラウドサーバの前記記憶制御手段は、さらに前記開催時間情報を対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させ、
前記クラウドサーバの前記会議資料検索手段は、前記ユーザの認証情報と前記開催時間情報を用いて前記会議資料対応情報を検索し、前記ユーザの認証情報が一致し、かつ、前記会議の開催日の開始時間以降で前記会議の開始時間に近い順から前記画像データの特定情報を昇順に並べた会議資料特定情報を前記情報処理装置に送信し、
前記情報処理装置の前記表示制御手段は、前記会議資料特定情報を前記表示部に表示させる制御をする、
請求項1に記載のシステム。 - 前記クラウドサーバの前記会議資料検索手段は、前記ユーザの認証情報と前記開催時間情報を用いて前記会議資料対応情報を検索し、前記ユーザの認証情報が一致し、かつ、前記会議の開始時間から終了時間の間に登録された前記画像データの特定情報を昇順に並べた会議資料特定情報を前記情報処理装置に送信し、
前記情報処理装置の前記表示制御手段は、前記会議資料特定情報を前記表示部に表示させる制御をする、
請求項2に記載のシステム。 - 前記会議資料データは、さらに会議の名称を示す会議名称情報を含み、
前記特定情報取得要求は、さらに前記会議名称情報を含み、
前記クラウドサーバの前記記憶制御手段は、さらに前記会議名称情報を対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させ、
前記クラウドサーバの前記会議資料検索手段は、前記ユーザの認証情報と前記会議名称情報を用いて前記会議資料対応情報を検索し、前記ユーザの認証情報と前記会議名称情報とが一致する前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を前記情報処理装置に送信し、
前記情報処理装置の前記表示制御手段は、前記会議資料特定情報を前記表示部に表示させる制御をする、
請求項1に記載のシステム。 - 前記クラウドサーバの前記会議資料検索手段は、前記ユーザの認証情報と、前記会議の識別情報と、前記開催時間情報と、前記会議名称情報とを組み合わせた条件で前記会議資料対応情報を検索し、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報とが一致する前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報と、前記ユーザの認証情報が一致し、かつ、前記会議の開催日の開始時間以降で前記会議の開始時間に近い順から前記画像データの特定情報を昇順に並べた会議資料特定情報と、前記ユーザの認証情報が一致し、かつ、前記会議の開始時間から終了時間の間に登録された前記画像データの特定情報を昇順に並べた会議資料特定情報と、前記ユーザの認証情報と前記会議名称情報とが一致する前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報との何れかを組み合わせた前記会議資料特定情報を前記情報処理装置に送信し、
前記情報処理装置の前記表示制御手段は、前記会議資料特定情報を前記表示部に表示させる制御をする、
請求項1から4の何れか1項に記載のシステム。 - 前記情報処理装置は、
前記表示部に表示された前記会議資料特定情報から選択された前記画像データの取得を受け付ける資料受付手段と、
前記画像データの特定情報と、前記ユーザの認証情報と、前記会議の識別情報とを含み、かつ前記画像データの取得を要求する資料取得要求を前記クラウドサーバに送信し、前記クラウドサーバから前記画像データを含む会議資料データを取得する資料取得手段と、をさらに備え、
前記クラウドサーバは、
前記情報処理装置から、前記資料取得要求を受信して、前記会議資料対応情報の中から、前記ユーザの認証情報と前記画像データの特定情報と前記会議の識別情報とが一致する前記画像データを含む会議資料データを前記情報処理装置に送信する資料送信手段を、さらに備える、
請求項1から5の何れか1項に記載のシステム。 - 前記情報処理装置の前記資料受付手段は、
さらに前記会議資料データに含まれる前記画像データのページ数を指定したページ指定情報を受け付けて、
前記情報処理装置の前記資料取得手段は、
前記画像データの特定情報と、前記ページ指定情報と、前記ユーザの認証情報と、前記会議の識別情報とを含み、かつ前記画像データの取得を要求する資料取得要求を前記クラウドサーバに送信し、前記クラウドサーバから前記ページ指定情報で指定されたページの前記画像データを含む会議資料データを取得し、
前記クラウドサーバの前記資料送信手段は、
前記資料取得要求を受信して、前記会議資料対応情報の中から前記ユーザの認証情報と前記画像データの特定情報と前記会議の識別情報とが一致する前記画像データの前記ページ指定情報で指定されたページの画像データを含む会議資料データを前記情報処理装置に送信する、
請求項6に記載のシステム。 - 前記情報処理装置は、
前記会議の識別情報ごとに、会議を主催する主催者及び会議に参加する参加者と、該主催者の認証情報及び該参加者の認証情報と、を対応付けた会議参加者情報を保持し、
前記特定情報取得手段は、
前記ユーザの認証情報が、前記会議参加者情報に含まれる前記主催者の認証情報及び前記参加者の認証情報と一致する場合に、前記特定情報取得要求を前記クラウドサーバに送信し、
前記資料取得手段は、
前記ユーザの認証情報が、前記会議参加者情報に含まれる前記主催者の認証情報及び前記参加者の認証情報と一致する場合に、前記資料取得要求を前記クラウドサーバに送信する、
請求項1から7の何れか1項に記載のシステム。 - 前記情報処理装置の前記表示制御手段は、
前記資料取得手段で、前記クラウドサーバから前記画像データを含む会議資料データを取得した場合に、前記会議資料データが取得されたことを示す会議資料取得情報を前記表示部に表示させる制御を行う、
請求項8に記載のシステム。 - 前記会議資料取得情報は、前記会議資料データを取得した前記主催者及び前記参加者を示す会議資料データ取得者情報と、前記会議資料データを説明する説明情報とを含む、
請求項9に記載のシステム。 - 前記情報処理装置は、
取得した前記会議資料データの画像データに変更がある場合、変更後の画像データを保持する変更データ保持手段と、
変更後の前記画像データを含み、かつ前記会議資料対応情報の更新を要求する会議資料更新要求を、前記クラウドサーバに送信する会議資料更新手段と、をさらに備え、
前記クラウドサーバの前記記憶制御手段は、
前記会議資料更新要求を受け付けて、前記記憶部に記憶されている前記会議資料対応情報の前記画像データを、前記会議資料更新要求に含まれる変更後の前記画像データに更新する、
請求項6に記載のシステム。 - 前記システムは、前記ユーザが使用する情報端末と、画像を出力する出力装置とを、さらに備え、
前記情報処理装置の前記表示制御手段は、
前記クラウドサーバの前記記憶制御手段で前記会議資料対応情報の前記画像データが更新された場合、前記画像データが更新されたことを示すデータ更新情報と、更新された前記画像データを前記情報端末で取得するためのアクセス情報とを含む更新情報を前記出力装置の出力部に出力させる制御を行う、
請求項11に記載のシステム。 - 前記クラウドサーバは、
前記クラウドサーバの前記記憶制御手段で前記会議資料対応情報の前記画像データが更新された場合、前記画像データに対応付いた前記ユーザの認証情報を用いて、前記画像データが更新されたことを示すデータ更新情報と、更新された前記画像データを前記情報端末で取得するためのアクセス情報とを含む更新情報を前記情報端末に送信する更新情報送信手段を、さらに備える、
請求項11に記載のシステム。 - 前記クラウドサーバの前記更新情報送信手段は、前記情報端末が所定期間に、更新された前記画像データを取得しなかった場合に、前記更新情報を定期的に前記情報端末に送信する、
請求項13に記載のシステム。 - 前記情報処理装置の前記会議資料更新手段は、会議が開催されている間、または会議が終了した後に前記会議資料更新要求を、前記クラウドサーバに送信する、
請求項11に記載のシステム。 - クラウドサーバと、前記クラウドサーバとネットワークを介して接続する機器と、前記クラウドサーバとネットワークを介して接続する情報処理装置とを備えるシステムの情報処理方法であって、
原稿を読み取って画像データに変換する読取ステップと、
前記画像データと、前記画像データを特定する特定情報と、前記機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報と、会議を識別する識別情報とを少なくとも含む会議資料データを含み、かつ、会議資料データの登録を要求する会議資料登録要求を前記クラウドサーバに送信する登録ステップと、
前記機器から前記会議資料登録要求を受信して、前記ユーザの認証情報ごとに、前記会議の識別情報と、前記画像データと、前記画像データの特定情報とを対応付けた会議資料対応情報を記憶部に記憶させる記憶制御ステップと、
前記ユーザから、前記ユーザの認証情報と、前記会議の識別情報とを含み、かつ、画像データの特定情報を含む会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受け付ける特定情報受付ステップと、
受け付けた前記特定情報取得要求を前記クラウドサーバに送信するステップと、
前記情報処理装置から、前記特定情報取得要求を受信して、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報を用いて前記会議資料対応情報を検索し、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報とが一致する前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を前記情報処理装置に送信する会議資料検索ステップと、
前記クラウドサーバから前記会議資料特定情報を取得する特定情報取得ステップと、
取得した前記会議資料特定情報を前記ユーザが使用する情報端末の表示部に表示させる制御をする表示制御ステップと、を含む、
情報処理方法。 - ネットワークを介してクラウドサーバと接続する情報処理装置であって、
ユーザから、機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報と、会議を識別する識別情報とを含み、かつ原稿を読み取った画像データの特定情報を含む会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受け付ける特定情報受付手段と、
受け付けた前記特定情報取得要求を前記クラウドサーバに送信し、前記ユーザの認証情報ごとに、前記会議の識別情報と、前記画像データと、前記画像データの特定情報とを対応付けた会議資料対応情報の中から、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報とが一致する前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を前記クラウドサーバから取得する特定情報取得手段と、
取得した前記会議資料特定情報を前記ユーザが使用する情報端末の表示部に表示させる制御をする表示制御手段と、
を備える、
情報処理装置。 - ネットワークを介してクラウドサーバと接続する情報処理装置であって、
ユーザから、機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報と、会議を識別する識別情報とを含み、かつ原稿を読み取った画像データの特定情報を含む会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受け付ける特定情報受付手段と、
前記特定情報取得要求に含まれる前記ユーザの認証情報を前記クラウドサーバに送信し、原稿を読み取った画像データと、前記画像データを特定する特定情報と、前記機器を使用しているユーザの認証情報と、前記会議を識別する識別情報とを少なくとも含む会議資料データの中から前記ユーザの認証情報に対応付いた前記会議資料データを前記クラウドサーバから取得する資料取得手段と、
取得した前記会議資料データの中から前記会議の識別情報が一致する前記画像データを特定する特定手段と、
特定した前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を前記ユーザが使用する情報端末の表示部に表示させる制御をする表示制御手段と、
を備える、
情報処理装置。 - ネットワークを介してクラウドサーバと接続する情報処理装置に、
ユーザから、機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報と、会議を識別する識別情報とを含み、かつ原稿を読み取った画像データの特定情報を含む会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受け付ける特定情報受付ステップと、
受け付けた前記特定情報取得要求を前記クラウドサーバに送信し、前記ユーザの認証情報ごとに、前記会議の識別情報と、前記画像データと、前記画像データの特定情報とを対応付けた会議資料対応情報の中から、前記ユーザの認証情報と前記会議の識別情報とが一致する前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を前記クラウドサーバから取得する特定情報取得ステップと、
取得した前記会議資料特定情報を前記ユーザが使用する情報端末の表示部に表示させる制御をする表示制御ステップと、
を実行させるためのプログラム。 - ネットワークを介してクラウドサーバと接続する情報処理装置に、
ユーザから、機器を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報と、会議を識別する識別情報とを含み、かつ原稿を読み取った画像データの特定情報を含む会議資料特定情報の取得を要求する特定情報取得要求を受け付ける特定情報受付ステップと、
前記特定情報取得要求に含まれる前記ユーザの認証情報を前記クラウドサーバに送信し、原稿を読み取った画像データと、前記画像データを特定する特定情報と、前記機器を使用しているユーザの認証情報と、前記会議を識別する識別情報とを少なくとも含む会議資料データの中から前記ユーザの認証情報に対応付いた前記会議資料データを前記クラウドサーバから取得する資料取得ステップと、
取得した前記会議資料データの中から前記会議の識別情報が一致する前記画像データを特定する特定ステップと、
特定した前記画像データの特定情報を含む会議資料特定情報を前記ユーザが使用する情報端末の表示部に表示させる制御をする表示制御ステップと、
を実行させるためのプログラム。
Priority Applications (1)
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---|---|---|---|
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2016
- 2016-01-19 JP JP2016008187A patent/JP2017130760A/ja active Pending
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