JP2017021654A - 文書管理サーバ及びシステム - Google Patents

Abstract

【課題】紙文書に対して手書きで追記した場合において、誰が追記した内容なのかを含めて、追記後の紙文書の手書きで追記された部分を保存する。【解決手段】元原稿に相当する第１の画像上に、ユーザを特定するためにユーザごとに異なる第２の画像、及び、ユーザが追記した画像に相当する第３の画像が追加された原稿の画像に基づいて、前記第３の画像を前記第２の画像により特定されるユーザによる追記情報であり、前記第１の画像から派生した情報として記憶する。【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理サーバ及びシステムに関し、特に、印刷された文書に追記した情報を追記者の情報と共に記憶する技術に関する。

近年、文書の電子化が進行している。文書はコンピュータで作成され、必要に応じて印刷出力される。また、紙媒体に印刷された文書（紙文書）は、スキャナーで読み取られて電子データ化されることも多い。紙文書に手書きで追記した場合において、追記後の紙文書をスキャナーに読み取らせて電子化し、手書きで追記された部分のみを抽出して別の電子ファイルとして保存させる技術は既に知られている。しかし、従来技術では、一つの紙文書に対する手書きの追記の履歴をバージョン管理することはできたが、誰が追記した情報なのかを保持できないという問題があった。

特許文献１には、ユーザが加筆した手書き文字等を含めた紙文書上の情報を消失することなく再利用・再編集可能な電子ファイルとして保存することを目的として、サーバが保持する電子ファイルの中から指定された原稿に対応する電子ファイルを取得して出力する技術が開示されている。特許文献１の画像処理システムにおいては、まず、原稿を表す画像データを入力し、入力された画像データに対応する電子ファイルをサーバが保持する電子ファイルの中から検索する。そして、検索された電子ファイルと入力された画像データとの差分情報を抽出し、電子ファイルと差分情報とを対応付けて所定の格納場所に格納する。

特許文献１の開示は、ユーザが加筆した手書きの情報を電子ファイルとして保存することに関する技術であり、一つの紙文書に対する手書きの追記の履歴をバージョン管理することはできた。しかしながら、誰が追記した情報なのかを保持できないという問題は解消できていない。

そこで本発明は、紙文書に対して手書きで追記した場合において、誰が追記した内容なのかを含めて、追記後の紙文書の手書きで追記された部分を保存することを目的とする。

上記目的を達成するために本発明は、元原稿に相当する第１の画像上に、ユーザを特定するためにユーザごとに異なる第２の画像、及び、ユーザが追記した画像に相当する第３の画像が追加された原稿の画像に基づいて、前記第３の画像を前記第２の画像により特定されるユーザによる追記情報であり、前記第１の画像から派生した情報として記憶することを特徴とする。

本発明によれば、紙文書に対して手書きで追記した場合において、誰が追記した内容なのかを含めて、追記後の紙文書の手書きで追記された部分を保存することが可能となる。

本発明の実施形態のシステム構成を示すブロック図である。 本実施形態のシステムが使用される環境について説明するための図である。 本実施形態のシステムで印刷される画像について説明するための図である。 本実施形態において、各ユーザが印刷された文書に対して追記する様子について説明するための図である。 本実施形態において、各ユーザの追記内容がどのように電子的に保持されるかについて説明するための図である。 本実施形態のシステムを用いて印刷を行う流れを示す図である。 本実施形態のシステムを用いて手書き情報を読み取ってバージョン管理を行う流れを示す図である。 本実施形態の画面例（その１）である。 本実施形態の画面例（その２）である。 本実施形態において、原稿に追記された情報を抽出する方法について説明するための図である。 本実施形態において、図５のバージョンの構成に対して、更に分岐してバージョンが作成される例を示す図である。

以下に開示する本発明の実施の形態は、ユーザが加筆した手書き文字等を含めた紙文書上の情報を消失することなく再利用・再編集可能な電子ファイルとして保存することに際して、以下の特徴を有する。
・印刷時に利用者認証を行い、認証データに従って固有の二次元コードを印刷画像に埋め込む。
・ユーザが印刷した用紙に手書きで書き込みを行い、書き込み後の用紙を画像読取装置で読み込む際、印刷時に追加した二次元コードを読み込み、利用者を特定する。
・元の印刷データと、二次元コード以外の追記内容を比較して、手書きで上書きされた情報のみを抽出する。
・手書き情報と利用者をリンクさせて、手書き情報を保存する。

要するに、手書きの追記内容を印刷する際に、ＩＣカードによるユーザの認証を行った上で、ユーザの認証情報を文書に含めて印刷し、画像読取装置で手書き内容を読み込む際に、文書に埋め込んだユーザの認証情報を同時に読み込むことで、追記が誰によって行われたのかを特定することが特徴になっている。
上記記載の本発明の特徴について、以下、図面を用いて詳細に解説する。

＜構成＞
図１に、本実施形態に係る文書管理サーバ１００を含むシステムの構成を示す。文書管理サーバ１００は、ネットワークを介して、複合機１２０、認証管理サーバ１１０と通信可能に接続している。複合機１２０は、多機能複合機であり、いわゆるプリンタやコピー機としての機能を併せ持っている。本実施形態においては、複合機１２０は、画像読取部１２１、画像形成部１２２、画像処理部１２３、二次元コード読取部１２４、二次元コード生成部１２５、ＩＣカード読取部１２６、ユーザインタフェース１２７、ネットワークインタフェース１２８を備える。

画像読取部１２１は、用紙に記載されている情報を読み込み、電子データに変換する装置である。本システムにおいて、ユーザが追記した原稿を読込、電子データ化するために使用する。
画像形成部１２２は、電子データを用紙に印刷する装置である。本システムにおいて、ユーザが後に手書きで追記する、ユーザが指定した文書の印刷に使用する。

ユーザインタフェース１２７は、複合機１２０をユーザが操作するためのインタフェースである。本システムでは、主に以下の２つの手順のためにユーザへのインタフェースを提供する。
第１は、バージョン管理の印刷モード画面である。本システムによってバージョン管理されている文書を、ユーザに選択させ、利用者特定のためにＩＣカードの接触を促し、画像形成部１２２に印刷を要求するトリガとなる画面である。
第２は、バージョン管理の読込モード画面：第１のバージョン管理の印刷モード画面を操作後にユーザが取得した印刷された紙に対して、ユーザが追記を行った後で操作される画面である。ユーザに、ユーザが手書きで追記した用紙を画像読取部１２１にセットすることを促し、ユーザに画像の読込開始命令の要求を促し、そのユーザの追記情報を本システムのバージョン管理に追加するトリガとなる画面である。

二次元コード生成部１２５は、インプットされた情報を二次元コードに変換、生成する装置である。本システムでは、ユーザが本システムで管理されている文書を印刷する際に、二次元コードに以下の２つの情報を付与する。
第１は、認証管理サーバ１１０で管理されている、ユーザを識別するハッシュタグである。これは、印刷したユーザの特定のために使用する。
第２は、文書管理サーバ１００で管理されている、文書のバージョンを識別するＩＤである。これは、ユーザが追記した印刷済み用紙の、元の文書を特定するために使用する。

二次元コード読取部１２４は、二次元コードの情報から、二次元コードに埋め込まれている情報を抽出する装置である。
画像処理部１２３は、画像と画像を合成して、一つの画像を生成する装置である。

ＩＣカード読取部１２６は、ユーザがＩＣカード近接させた際に、ＩＣカードに埋め込まれている利用者特定情報（認証管理サーバで管理しているハッシュタグ）を読み込むための装置である。

ネットワークインタフェース１２８は、複合機１２０がネットワークに接続するためのインタフェースである。

認証管理サーバ１１０は、ユーザの認証情報を管理しているサーバである。認証管理サーバ１１０では以下の情報をハッシュテーブルで保持している。テーブルには、ユーザを特定できる情報（氏名、所属、ユーザＩＤなど）とハッシュタグが紐付けられている。

文書管理サーバ１００は、本システムによって生成された文書、及び手書きの記載部分の電子データを保持し、要求を受けると管理している情報を提供する機能を有するサーバである。

図２を参照して本システムが使用される環境について説明する。図２に示すように、本システムの複合機１は、ＩＣカードを読み込む装置（図１のＩＣカード読取部１２６の一具体例）を有している。また、本システムでは複数のユーザが使用することを想定しており、ユーザはそれぞれ個別のＩＣカードを保持している。

図３を参照して本システムで印刷される画像について説明する。
まず、ユーザ（図３の例ではＳＨＩＮＪＩ、ＩＣＨＩＲＯ、ＫＥＩ）はＩＣカードを複合機１２０に接触させ、複合機１２０はどのユーザが利用するのかを認識する。
次に、ユーザは複合機１２０のユーザインタフェース１２７からオリジナルの文書を選択して、印刷を実行する。
すると、複合機１２０は利用者の認証情報と、オリジナルの文書の情報を二次元コード化して、オリジナルの文書に追加して印刷する。
その結果、各ユーザはそれぞれ異なる二次元コードが印刷された用紙を手にする。

図４を参照して各ユーザが印刷された文書に対して追記する様子について説明する。
図４に示すように、各ユーザがそれぞれ、自身が複合機１２０を用いて印刷した用紙に対して手書きで追記を行う。図４の例では、ＳＨＩＮＪＩは「ＡＡＡ」という記載を右下に、ＩＣＨＲＯは「ＢＢＢ」という記載を左上に、ＫＥＩは「ＣＣＣ」という記載を左下に追記している。

図５を参照して各ユーザの追記内容がどのように電子的に保持されるかについて説明する。図５の中で、Ｖ１．０と書かれているのは、図３のオリジナル文書を指している。このＶ１．０というバージョンの文書をそれぞれのユーザが印刷し、追記、差分の読込を行った場合、各ユーザ毎の追記情報をＶ１．０から派生するバージョンとして管理する。

このことを図４に示した例を用いて説明すると、ＳＨＩＮＪＩが追記した右下「ＡＡＡ」という情報は、オリジナルのＶ１．０というバージョンに対してＳＨＩＮＪＩが追記した内容として、Ｖ１．０から派生したバージョンを作成する。（図５では、例として、ＳＨＩＮＪＩのイニシャルを取ってＶ１．０.Ｓとしている）

ＩＣＨＩＲＯ、ＫＥＩの追記内容についても、図４に示される例の様に、オリジナルのＶ１．０の文書に対してＩＣＨＩＲＯが追記した内容、ＫＥＩが追記した内容と、別のバージョンとして管理する（図５参照）。

＜動作＞
図６に、本システムを用いて印刷を行う流れを示す。
印刷を行う際、ユーザはユーザインタフェースからバージョン管理の印刷モードを選択する（Ｓ１０１、画面例は、図８（ａ））。
システムはＩＣカードをＩＣカード読取部１２６に接触させるようにユーザインタフェース１２７に表示する（Ｓ１０２、画面例は、図８（ｂ））。

ユーザはＩＣカード読取部１２６に自身のＩＣカードを接触させる（Ｓ１０３）。
システムは、認証サーバ１１０に接続して、読み込んだＩＣカードの情報から利用者を識別するハッシュタグを特定する（Ｓ１０４）。
システムは文書管理サーバ１００にアクセスして、本システムでバージョン管理しているファイルの一覧を表示する（Ｓ１０５、画面例は、図９）。
ユーザは印刷したファイルと、そのファイルのバージョンを指定する（Ｓ１０６）。
ユーザは印刷を要求する（Ｓ１０７）。

システムは事前に取得している利用者情報（利用者を一意に識別できるハッシュタグ）と、ユーザが選択したファイルとそのバージョンを埋め込んだ二次元コードを生成する（Ｓ１０８）。そして、ユーザが選択したファイルと、バージョン管理されている手書き情報（バージョン管理されている手書き情報とは、本システムの読取モードで読み込んだ、元の画像に対して手書きで追記された情報である。）と、生成した二次元コードとを画像処理部１２３が合成して、印刷画像を生成する（Ｓ１０８）。
システムは生成した画像を印刷する（Ｓ１０９）。

なお、Ｓ１０８の際、生成した二次元コードを合成する場所としては、原稿の余白など、原稿の白紙部分が好ましい。白紙部分の検出は、画像処理部１２３が原稿の画像信号を読み取って、濃度が薄いかほぼ０であるような画素が一様に広がっている箇所を見つけることで検出できる。

図７を参照して、本システムを用いて手書き情報を読み取ってバージョン管理を行う流れについて説明する。
ユーザはユーザインタフェース１２７からバージョン管理の読込モードを選択する（Ｓ１１０、画面例は図８（ａ））。
ユーザは原稿を画像読取部１２１にセットする（Ｓ１１１、画面例は図８（ｃ））。
ユーザは原稿の読取開始を要求する（Ｓ１１２）。

システムは画像読取部１２１にセットされた原稿を読み込む（Ｓ１１３）。
システムは画像読取部１２１が読み込んだ画像から二次元コードを抽出し、二次元コード読取部１２４が二次元コードを解析し、原稿の元画像（元バージョン）と、原稿の所有者（印刷時に認証したユーザ）を特定する（Ｓ１１４）。
システムは読み込んだ画像と元の画像の差分を抽出し、追記された差分のみを電子データとして生成する（Ｓ１１５）。
システムは文書管理サーバ１００にアクセスし、差分の電子データと所有者の情報を、新たなバージョンとして保存する（Ｓ１１６）。

本システムのバージョン管理読取モードを利用して文書管理サーバ１００に追記した文書を保存した場合に、ユーザインタフェース１２７に表示される画面の一例を図９（ｃ）に示す。図９（ｃ）は、オリジナルの文書をＩＣＨＩＲＯさんが印刷し、手書きで追記したあとで読取モードを実行した場合の一例である。

＜画像処理＞
図１０を参照して原稿に追記された情報を抽出する方法について説明する。
追記情報の抽出は、読み込んだ原稿から、元の原稿の画像情報を引くことで行う。図１０（１）はオリジナルの原稿である。図１０（２）は、（１）を印刷した後に、手書きでＢ、Ｃと追記された原稿である。そして、読込の際には、手書きの追記情報のみを抽出するために、（２）の画像から（１）の画像を引く（ピクセル毎に差を取る）ことで、（２）で追記された（３）のＢ、Ｃの情報だけを抽出する。この時、元の原稿として印刷されたＡという情報に対して、（２）のＢの追記が重なっている場合、追記のＢはかけた状態で保存される。

図１の複合機１２０は、画像読取部１２１が読み取った画像（図１０（２）に相当）から、上で説明したような画像処理により、印刷前の原稿の画像と二次元コードの画像（図１０（１）に相当）を引く。その結果、手書きによる追記（図１０（３）に相当）が残る。本実施形態においては、「印刷前の原稿」は、「オリジナルの原稿」だけを意味しない。手書きによる追記がある場合も含む。図１１を参照して以下に説明する。

＜元の原稿が誰かの追記を含む場合＞
図１１には、図５のバージョンの構成に対して、更に分岐してバージョンが作成される例を示している。図１１の例では、オリジナルのＶ１．０の文書に対してＳＨＩＮＪＩが追記した情報を付加して印刷した用紙に対して、さらにＳＨＩＮＪＩ、ＩＣＨＩＲＯ、ＫＥＩがそれぞれ追記して、画像読取部１２１で読み込ませた場合を示している。図１１に例示するように、本実施形態においては、Ｖ１．０の文書に対してＳＨＩＮＪＩが追記した内容を追加した文書を親とするバージョンが作成される。

文書管理サーバ１００は、親バージョンの文書から派生した文書であるという情報と共に子バージョンの文書を記憶する。なお、「親バージョンの文書から派生した文書であるという情報」の持たせ方については限定しない。メタファイルに記憶させて管理してもよいし、各文書がどのバージョンからの派生であるかという情報を有するようにしてもよい。

文書管理サーバ１００は、図１１に示したような木構造のバージョン情報を記憶する。バージョンを指定して印刷する際は、オリジナル原稿と指定されたバージョンを画像処理部１２３に合成させたうえで、さらに、二次元コード生成部１２５が生成した二次元コードを付加して、画像形成部１２２により印刷させる。

＜効果＞
上述した実施形態は、手書きの追記内容を印刷する際に、ＩＣカードによるユーザの認証を行った上で、ユーザの認証情報を文書に含めて印刷する。さらに、画像読取部１２１で手書き内容を読み込む際に、文書に埋め込んだユーザの認証情報を同時に読み込むことで、追記が誰によって行われたのかを特定する。
したがって、上述した実施形態によれば、紙文書に対して手書きで追記した場合において、誰が追記した内容なのかを含めて、追記後の紙文書の手書きで追記された部分を保存することができる。
さらに、文書管理サーバ１００が追記された部分を木構造を持ったバージョン情報と共に記憶しているので、印刷の際に過去に手書きで追記がされた部分を含めることができる。これに追記したものをさらに読み取ることで、誰かが追記の上にある人が追記したものを、その人が追記したものとして、別の人物による追記と分離して記憶することができる。

１００ 文書管理サーバ
１１０ 認証管理サーバ
１２０ 複合機
１２１ 画像読取部
１２２ 画像形成部
１２３ 画像処理部
１２４ 二次元コード読取部
１２５ 二次元コード生成部
１２６ ＩＣカード読取部
１２７ ユーザインタフェース
１２８ ネットワークインタフェース

特開２００５−１４９０９７号公報

Claims (8)

1. 元原稿に相当する第１の画像上に、ユーザを特定するためにユーザごとに異なる第２の画像、及び、ユーザが追記した画像に相当する第３の画像が追加された原稿の画像に基づいて、
   前記第３の画像を前記第２の画像により特定されるユーザによる追記情報であり、前記第１の画像から派生した情報として記憶する
   ことを特徴とする、文書管理サーバ。
2. 外部の画像処理装置を用いて、
   前記第１の画像上に、前記第２の画像、及び、記憶されている前記第３の画像を合成させる
   ことを特徴とする、請求項１に記載の文書管理サーバ。
3. 合成の際に、前記第２の画像が前記第１の画像における白紙部分の上に合成されるようにすることを特徴とする、請求項２に記載の文書管理サーバ。
4. 前記外部の画像処理装置を用いて、
   他の画像から派生した情報を含まないオリジナルの画像に、記憶されている複数の第３の画像を合成させる
   ことを特徴とする、請求項２又は３に記載の文書管理サーバ。
5. 前記第２の画像は、前記第１の画像上に前記第２の画像及び前記第３の画像が追加された原稿を印刷する際に、印刷を実施したユーザであって、外部の認証サーバを用いて認証されたユーザに対応する画像であることを特徴とする、請求項１から４のいずれか１項に記載の文書管理サーバ。
6. 画像処理装置と文書管理サーバを含む文書管理システムであって、
   前記画像処理装置は、
   元原稿に相当する第１の画像上に、ユーザを特定するためにユーザごとに異なる第２の画像、及び、ユーザが追記した画像に相当する第３の画像が追加された原稿の画像を読み取る画像読取部と、
   前記第２の画像に基づいて前記第３の画像を追記したユーザを特定するユーザ特定部と、
   前記画像読取部が読み取った前記原稿の画像と前記第１の画像及び前記第２の画像との差分を抽出する画像処理部と、
   前記画像処理部が抽出した差分を前記第３の画像として、前記ユーザ特定部が特定したユーザと紐付ける制御部と、
   を有し、
   前記文書管理サーバは、
   前記第３の画像を前記制御部が紐付けたユーザによる追記情報であり、前記第１の画像から派生した情報として記憶する
   ことを特徴とする、文書管理システム。
7. 元原稿に相当する第１の画像上に、ユーザを特定するためにユーザごとに異なる第２の画像、及び、ユーザが追記した画像に相当する第３の画像が追加された原稿の画像を読み取る画像読取部と、
   前記第２の画像に基づいて前記第３の画像を追記したユーザを特定するユーザ特定部と、
   前記画像読取部が読み取った前記原稿の画像と前記第１の画像及び前記第２の画像との差分を抽出する画像処理部と、
   前記画像処理部が抽出した差分を前記第３の画像として、前記ユーザ特定部が特定したユーザと紐付ける制御部と、
   前記第３の画像を前記制御部が紐付けたユーザによる追記情報であり、前記第１の画像から派生した情報として記憶する文書管理手段と、
   を有することを特徴とする、文書管理システム。
8. 前記第２の画像は、前記第１の画像上に前記第２の画像及び前記第３の画像が追加された原稿を印刷する際に、印刷を実施したユーザであって、外部の認証サーバを用いて認証されたユーザに対応する画像であることを特徴とする、請求項６又は７に記載の文書管理システム。

Images