JP2014003489A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】複数人による手書き追記情報を判り易く提示することが可能な技術を提供する。
【解決手段】文書管理装置１０は、複数のユーザのそれぞれによって紙文書に対して手書きで追記された複数の追記情報ＡＤｉを取得する追記情報取得手段と、当該複数の追記情報ＡＤｉを統合した統合電子文書ＤＴを生成する生成手段とを備える。追記情報取得手段は、第ｉユーザ（ただし、ｉ＝１，２，...，Ｎ；Ｎは２以上の整数）による手書き追記後の第ｉユーザ用の紙文書Ｐｉをスキャンして電子化した追記後文書データＤＦｉと第ｉユーザによる手書き追記前の紙文書Ｐｉのデータである追記前文書データＤＢとの差分情報に基づいて、第ｉユーザによる追記情報ＡＤｉを取得する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書を管理する文書管理装置に関する。

近年、文書の電子化が進行している。文書はコンピュータで作成され、必要に応じて印刷出力される。また、紙媒体に印刷された文書（紙文書）は、スキャナーで読み取られて電子データ化されることも多い。

紙文書に手書きで追記した場合において、追記後の紙文書をスキャナーに読み取らせて電子化し、追記後の電子文書を保存する技術（特許文献１参照）が存在する。

このような技術においては、手書きで追記された部分のみを抽出して別ファイルとして保存させることが可能である。

特開２００５−１４９０９７号公報

しかしながら、会議などにおいて複数の出席者が手書きで何らかの情報を紙文書の資料に追記する場合において、上記特許文献１の技術を適用して手書き追記分を抽出するときには、ユーザごとに別々のファイルが作成される。複数のユーザの手書き情報を閲覧するためには、ユーザ毎に作成された複数のファイルを閲覧することを要するため、操作が煩雑である。

そこで、この発明の課題は、複数人による手書き追記情報を判り易く提示することが可能な技術を提供することにある。

上記課題を解決すべく、請求項１の発明は、複数のユーザのそれぞれによって紙文書に対して手書きで追記された複数の追記情報を取得する追記情報取得手段と、前記複数の追記情報を統合した統合電子文書を生成する生成手段と、を備え、前記追記情報取得手段は、第ｉユーザ（ただし、ｉ＝１，２，...，Ｎ；Ｎは２以上の整数）による手書き追記後の前記第ｉユーザ用の紙文書をスキャンして電子化した追記後文書データと前記第ｉユーザによる手書き追記前の前記第ｉユーザ用の紙文書のデータである追記前文書データとの差分情報に基づいて、前記第ｉユーザによる追記情報を取得することを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１の発明に係る文書管理装置において、前記生成手段は、異なるユーザによって各ユーザ用の紙文書における対応ページに手書きで追記された２以上の追記情報を前記統合電子文書の同一ページに統合して配置することを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項２の発明に係る文書管理装置において、前記生成手段は、前記２以上の追記情報のそれぞれの追記ユーザの名称を前記２以上の追記情報にそれぞれ付随して、前記統合電子文書の前記同一ページ内に配置することを特徴とする。

請求項４の発明は、請求項２または請求項３の発明に係る文書管理装置において、前記生成手段は、前記２以上の追記情報を追記ユーザごとに異なる色で配置することを特徴とする。

請求項５の発明は、請求項２ないし請求項４のいずれかの発明に係る文書管理装置において、前記生成手段は、前記２以上の追記情報を、前記統合電子文書の同一ページ内において前記各ユーザ用の紙文書における元の追記位置と同じ位置に配置することを特徴とする。

請求項６の発明は、請求項２ないし請求項４のいずれかの発明に係る文書管理装置において、前記生成手段は、前記統合電子文書において前記２以上の追記情報が配置されるページ内に前記紙文書の対応ページの縮小画像を配置するとともに、前記縮小画像内において前記２以上の追記情報の追記位置を示すマークを付し且つ当該縮小画像の周囲に前記２以上の追記情報を配置することを特徴とする。

請求項７の発明は、請求項２の発明に係る文書管理装置において、前記２以上の追記情報のそれぞれの出力属性を追記ユーザごとに決定する決定手段、をさらに備えることを特徴とする。

請求項８の発明は、請求項７の発明に係る文書管理装置において、前記決定手段は、前記２以上の追記情報のそれぞれの前記出力属性を、所定のデータテーブルに予め定められた設定内容に従って決定することを特徴とする。

請求項９の発明は、請求項７または請求項８の発明に係る文書管理装置において、前記出力属性は、前記２以上の追記情報の表示色、前記２以上の追記情報の追記ユーザのユーザ名称の表示の有無、および前記２以上の追記情報の配置パラメータ、の少なくとも１つを含むことを特徴とする。

請求項１０の発明は、ａ）複数のユーザのそれぞれによって紙文書に対して手書きで追記された複数の追記情報を取得するステップと、ｂ）前記複数の追記情報を統合した統合電子文書を生成するステップと、をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記ステップａ）は、ａ−１）第ｉユーザ（ただし、ｉ＝１，２，...，Ｎ；Ｎは２以上の整数）による手書き追記後の前記第ｉユーザ用の紙文書をスキャンして電子化した追記後文書データと前記第ｉユーザによる手書き追記前の前記第ｉユーザ用の紙文書のデータである追記前文書データとの差分情報に基づいて、前記第ｉユーザによる追記情報を取得するステップ、を有することを特徴とする。

請求項１ないし請求項１０に記載の発明によれば、紙文書に対する複数人による手書き追記情報を判り易く提示することが可能である。

特に、請求項３に記載の発明によれば、２以上の追記情報のそれぞれの追記ユーザの名称が当該２以上の追記情報にそれぞれ付随して表示されるので、各追記情報を追記したユーザを容易に認識することが可能である。

また特に、請求項４に記載の発明によれば、２以上の追記情報が追記ユーザごとに異なる色で配置されるので、各追記情報を追記ユーザごとに容易に区別することが可能である。

また特に、請求項５に記載の発明によれば、２以上の追記情報が元の追記位置と同じ位置に配置されるので、各追記情報の紙文書内での位置が判りやすい。

また特に、請求項６に記載の発明によれば、２以上の追記情報が縮小画像の周囲に配置されるので、当該２以上の追記情報が紙文書内の同様の位置に追記されている状況においても、当該２以上の追記情報の重複表示を回避することが可能である。

また特に、請求項７に記載の発明によれば、各追記情報の相互間の識別性を向上させることが可能である。

文書管理装置に関する動作を示す概念図である。 文書管理装置の概略構成を示すブロック図である。 文書管理装置の動作を示すフローチャートである。 メニュー画面を示す図である。 別のメニュー画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定画面を示す図である。 設定用データテーブルを示す図である。 別の設定用データテーブルを示す図である。 或るユーザの追記情報が埋め込まれた統合電子文書を示す図である。 複数のユーザの追記情報が埋め込まれた統合電子文書を示す図である。 統合電子文書における別の表示形式を示す図である。 統合電子文書における別の表示形式を示す図である。 統合電子文書における別の表示形式を示す図である。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

＜１．概要＞
図１は、文書管理装置１０（図２参照）に関する動作を示す概念図である。文書管理装置１０は、ここでは、ＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル（Multi Function Peripheral）として構成されている。

まず、文書管理装置１０は、ユーザからの印刷指示に応答して、或る内容の電子文書ＤＡ（電子文書ファイル）を複数部（Ｎ部）印刷出力する。これにより、紙文書（手書き追記前の文書あるいは原本とも称する）Ｐｉ（ただし、ｉ＝１，２，...，Ｎ；Ｎは２以上の整数（ユーザ数））が印刷出力されて生成される。詳細には、複数のユーザ向けの複数の紙文書が印刷出力されて生成される。

つぎに、複数のユーザは、それぞれ、自分用に作成された紙文書に対して様々な情報を手書きで書き込む。すなわち、自分用の紙文書に対する手書きによる追記が行われる。

その後、文書管理装置１０は、スキャン機能を用いて、第ｉユーザ（ｉ＝１，２，...，Ｎ）による手書き追記前の第ｉユーザ用の紙文書Ｐｉのデータである追記前文書データＤＢと、第ｉユーザによる手書追記後の第ｉユーザ用の紙文書Ｐｉをスキャンして電子化した追記後文書データＤＦｉとを取得する。さらに、文書管理装置１０は、両データＤＢｉ，ＤＦｉの差分情報に基づいて、第ｉユーザによる追記情報ＡＤｉを取得する。

このような動作が繰り返されることによって、複数のユーザによる追記情報がそれぞれ取得される。たとえば、図１では、２名のユーザによる追記情報ＡＤ１，ＡＤ２が取得される様子が示されている。すなわち、Ｎ＝２の場合が示されている。

さらに、文書管理装置１０は、これらの複数の追記情報（ＡＤ１，ＡＤ２，...）を統合した統合電子文書ＤＴを生成する。たとえば、最初の電子文書（紙文書の原本の電子データ）（詳細には、当該電子文書の複製データファイル）に対して上記複数の追記情報が追記されて記憶され、統合電子文書ＤＴが生成される。

これによれば、紙文書に対する複数人による手書き情報を判り易い形式で提示することが可能である。

＜２．構成＞
図２は、文書管理装置１０の概略構成を示すブロック図である。上述のように、文書管理装置１０は、ここでは、ＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル）として構成されている。

図２の機能ブロック図に示すように、ＭＦＰ１０は、画像読取部２、印刷出力部３、通信部４、格納部５、入出力部６およびコントローラ９等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、各種の機能を実現する。

画像読取部２は、ＭＦＰ１０の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って、当該原稿の画像データ（原稿画像とも称する）を生成する処理部である。この画像読取部２は、スキャン部であるとも称される。

印刷出力部３は、印刷対象に関するデータに基づいて紙などの各種の媒体に画像を印刷出力する出力部である。

通信部４は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。さらに、通信部４は、通信ネットワークを介したネットワーク通信が可能である。このネットワーク通信では、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol / Internet Protocol）およびＦＴＰ（File Transfer Protocol）等の各種のプロトコルが利用される。当該ネットワーク通信を利用することによって、ＭＦＰ１０は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。また、ＭＦＰ１０は、この通信部４を用いて、電子メールの送受信を行うことも可能である。

格納部５は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置で構成される。格納部５は、複数のボックス（フォルダ）を有している。各ボックスは、電子文書等を格納するフォルダ領域（電子文書格納部）として利用される。また、格納部５は、設定情報格納部５ｓをも有している。設定情報格納部５ｓには、後述のデータテーブルＴＢ１，ＴＢ２等が格納される。

入出力部６は、ＭＦＰ１０に対する入力を受け付ける操作入力部６ａと、各種情報の表示出力を行う表示部６ｂとを備えている。詳細には、ＭＦＰ１０にはタッチスクリーン６３（図４等参照）が設けられている。このタッチスクリーン６３は、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成されており、表示部６２の一部として機能するとともに、操作入力部６１の一部としても機能する。

コントローラ９は、ＭＦＰ１０に内蔵され、ＭＦＰ１０を統括的に制御する制御装置である。コントローラ９は、ＣＰＵおよび各種の半導体メモリ（ＲＡＭおよびＲＯＭ等）等を備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ９は、ＣＰＵにおいて、ＲＯＭ（例えば、ＥＥＰＲＯＭ等）内に格納されている所定のソフトウエアプログラム（以下、単にプログラムとも称する）を実行することによって、各種の処理部を実現する。

具体的には、図２に示すように、コントローラ９は、データ取得部１１と追記情報取得部１２と出力属性決定部１４と統合文書生成部１５とを含む各種の処理部を実現する。

データ取得部（電子文書ファイル取得部とも称する）１１は、手書き追記前後の紙文書（原稿）Ｐｉの電子データ（電子文書ファイルとも称する）ＤＢ，ＤＦｉ（図１参照）を取得する処理部である。たとえば、データ取得部９１は、手書き追記後の紙文書（原稿）Ｐｉのスキャン画像データ（電子文書ファイルとも称する）ＤＦｉを生成して取得する（図１参照）。

追記情報取得部１２は、紙文書に対して複数のユーザのそれぞれによって手書きで追記された複数の追記情報ＡＤｉを取得する処理部である。追記情報取得部１２は、第ｉユーザ（ｉ＝１，２，...，Ｎ）による手書き追記後の第ｉユーザ用の紙文書Ｐｉを電子化した追記後文書データＤＦｉと手書き追記前の紙文書Ｐｉのデータである追記前文書データＤＢ（ＤＢｉ）との第ｉの差分情報に基づいて、第ｉユーザによる追記情報ＡＤｉを取得する。

統合文書生成部１５は、追記情報取得部１２によって取得された複数の追記情報ＡＤｉを統合した統合電子文書ＤＴを生成する処理部である。統合電子文書ＤＴは、追記前文書情報（手書き追記前の紙文書に記載された情報）と複数の追記情報ＡＤｉとを有する文書として生成される。

出力属性決定部１４は、統合電子文書ＤＴにおける複数の追記情報ＡＤｉのそれぞれの出力属性をユーザごと（追記ユーザごと）に決定する処理部である。出力属性決定部１４は、複数の追記情報ＡＤｉのそれぞれの出力属性を、後述のデータテーブルＴＢ１，ＴＢ２に予め定められた設定内容に従って決定する。

＜３．動作＞
ここでは、会議資料が紙文書として複数のユーザ（会議参加者）に配布され、当該配布された各ユーザ用の会議資料（紙文書）に当該各ユーザが手書きで追記する状況を想定する。

上述のように、文書管理装置１０は、或るユーザ（たとえば会議支援ユーザ）からの印刷指示に応答して、或る内容の電子文書（電子文書ファイル）を複数部（Ｎ部）印刷する。これにより、紙文書（手書き追記前の文書あるいは原本とも称する）Ｐｉ（ｉ＝１，２，...，Ｎ；Ｎはユーザ数）が印刷出力されて生成される。すなわち、各ユーザ向けの各紙文書Ｐｉが印刷出力されて生成される。これら複数の紙文書Ｐｉは互いに同一の内容を有している。

生成された各紙文書Ｐｉは各ユーザＵｉに配布される。そして、会議が開始される。

会議中においては、複数のユーザＵｉは、それぞれ、自分用に作成された紙文書Ｐｉに対して様々な情報を手書きで書き込む。すなわち、自分用の紙文書に対する手書きによる追記が行われる。

そして、会議終了後において、図３に示すような動作が行われる。図３は、文書管理装置１０の動作を示すフローチャートである。また、図４は、文書管理装置１０のメニュー画面ＭＮ１を示す図である。当該メニュー画面ＭＮ１は、ユーザ操作に応じて文書管理装置１０の表示部６ｂ（詳細にはタッチスクリーン６３）に表示される。以下、これらの図を参照しながら、当該動作について説明する。

メニュー画面ＭＮ１においては、６個のボタンＢＮ１〜ＢＮ６が配置されている。各ボタンＢＮ１〜ＢＮ６の押下に応答して、対応する処理が実行される。このうち、「手書き集約スキャン」ボタンＢＮ５が押下されると、メニュー画面ＭＮ１に代えて、「手書き集約スキャン」に関するメニュー画面ＭＮ２（図５）がタッチスクリーン６３に表示される。

メニュー画面ＭＮ２においては、３つのボタンＢＮ１１，ＢＮ１２，ＢＮ１３が配置されている。

ボタンＢＮ１１が押下されると、「紙文書の原本をスキャンします。準備ができたらスタートボタンを押してください。」などのメッセージを含む画面が表示される。当該メッセージに従って、手書き追記前の紙文書がＡＤＦ（オートドキュメントフィーダ：自動原稿送り装置）に或いは原稿載置面に載置された後にスタートボタンが押下されると、紙文書のスキャンが実行され、追記前文書データＤＢが生成される。追記前文書データＤＢの生成後には、タッチスクリーン６３には、再びメニュー画面ＭＮ２が表示される。

このように、ステップＳ１においては、文書管理装置１０は、紙文書の原本（手書き追記前の紙文書）をスキャンして、追記前文書データＤＢを生成する。たとえば、複数の紙文書Ｐｉのうち書き込みがなされていない紙文書（あるいは余分に印刷出力された紙文書）が会議支援ユーザ等（操作者）の操作によってスキャンされ、そのスキャンデータＤＢが追記前文書データＤＢとして登録される。このように複数の紙文書Ｐｉに関する追記前文書データＤＢは、複数の紙文書Ｐｉについて共通のデータとして生成されればよい。

また、ステップＳ２においては、操作者（会議支援ユーザ等）によって、追記情報の出力属性の設定入力操作が実行される。

図６〜図８は、このような設定入力操作に用いられる設定画面ＳＥ１〜ＳＥ３を示す図である。

具体的には、メニュー画面ＭＮ２内の「出力属性設定」ボタンＢＮ１２が押下されると、図６の設定画面ＳＥ１がタッチスクリーン６３に表示される。

設定画面ＳＥ１（図６）においては、４つの設定項目（「カラー」、「ユーザ名付加」、「配置変更」および「配置場所（変更後）」）が列挙されている。４つの設定項目は、それぞれ、２つの選択肢を有している。具体的には、設定項目「カラー」は、２つの選択肢（「自動」および「ユーザ指定」）を有している。設定項目「配置場所（変更後）」も同様である。また、設定項目「ユーザ名付加」は、２つの選択肢（「はい」および「いいえ」）を有している。設定項目「配置変更」も同様である。

そして、各設定項目について、ユーザ操作に応じて設定入力が行われる。具体的には、各選択肢の選択操作（ここでは、各設定項目の２つのラジオボタンの一方を選択する操作）が行われることによって、各設定項目の内容が設定される。たとえば、設定項目「カラー」の「自動」に対応するラジオボタンが選択されると、設定項目「カラー」の設定内容として「自動」が設定される。一方、設定項目「カラー」の「ユーザ指定」に対応するラジオボタンが選択されると、設定項目「カラー」の設定内容として「ユーザ指定」が設定される。このような設定操作に応じて、図９のような設定用データテーブルＴＢ１の内容が更新（設定）される。

また、詳細ボタンＢＮ２１が押下されると、設定画面ＳＥ１に代えて別の設定画面ＳＥ２（図７）がタッチスクリーン６３に表示される。設定画面ＳＥ２は、ユーザを選択する画面である。所望の設定対象ユーザに対応する選択肢が操作者によって選択されると、今度は当該ユーザに関する設定画面が表示される。図８においては、ユーザＵＡ（ユーザ名「Ａ」）に関する設定画面ＳＥ３（図８）が示されている。

操作者は、当該設定画面ＳＥ３を用いて、設定項目（「追記カラー」および「追記配置場所」）に関する設定操作を行う。図８においては、設定項目「追記カラー」の設定内容が「赤」に設定され、設定項目「追記配置場所」の設定内容が「右上」に設定されている様子が示されている。

設定画面ＳＥ２，ＳＥ３を用いて、２つの設定項目（「追記カラー」および「追記配置場所」）に関する設定操作がユーザごとに行われる。これにより、図１０のような設定用データテーブルＴＢ２の内容が更新（設定）される。

ここにおいて、データテーブルＴＢ１（図９）の設定項目「カラー」が「ユーザ指定」に設定されているときには、データテーブルＴＢ２（図１０）における各ユーザの「追記カラー」の値が「ユーザ指定」の具体的な内容として用いられる。たとえば、データテーブルＴＢ２の規定内容に基づいて、ユーザＵＡ（「Ａ」）に関する追記カラーは「赤」に決定され、ユーザＵＢ（「Ｂ」）に関する追記カラーは「青」に決定される。

また、データテーブルＴＢ１の設定項目「配置場所」が「ユーザ指定」に設定されているときには、データテーブルＴＢ２における各ユーザの「配置場所」の値が「ユーザ指定」の具体的な内容として用いられる。たとえば、データテーブルＴＢ２の規定内容に基づいて、ユーザＵＡ（「Ａ」）による追記情報の配置場所は「右上」に決定され、ユーザＵＢ（「Ｂ」）による追記情報の配置場所は「右下」に決定される。

このような出力属性の設定操作が完了すると、再びメニュー画面ＭＮ２（図５）がタッチスクリーン６３に表示される。なお、上述のようなステップＳ２での設定内容は、後述するように、統合電子文書ＤＴにおける各追記情報ＡＤｉの出力形式の決定（ステップＳ５）等に利用される。

つぎに、文書管理装置１０は、スキャン機能を用いて、各ユーザＵｉによる手書追記後のユーザＵｉ用の紙文書Ｐｉを電子化したデータＤＦｉを生成して取得する（ステップＳ３）。

より詳細には、メニュー画面ＭＮ２内のボタンＢＮ１３が押下されると、複数の新たな画面が順次にタッチスクリーン６３に表示される。具体的には、ユーザＵｉの認証動作を行うべき旨を含む画面と、当該ユーザＵｉによって手書きの追記がなされた紙文書Ｐｉのスキャン動作を実行すべき旨を含む画面とが順次に表示される。詳細には、まずユーザＵｉが画面の指示に従ってユーザＩＤおよびパスワードを入力して認証動作を行い認証動作が成功すると、次に手書き追記後の紙文書Ｐｉのスキャン操作を実行すべき旨を含む画面が表示される。より具体的には、「手書き追記後の紙文書をスキャンします。準備ができたらスタートボタンを押してください。」などのメッセージを含む画面が表示される。当該メッセージに従って、認証ユーザＵｉによる手書き追記後の紙文書ＰｉがＡＤＦ（オートドキュメントフィーダ：自動原稿送り装置）に或いは原稿載置面に載置された後にスタートボタンが押下されると、手書き追記後の紙文書Ｐｉのスキャンが実行され、追記後文書データＤＦｉが生成される。

さらに、文書管理装置１０は、パターンマッチング処理等を行うことなどによって両データＤＢｉ，ＤＦｉの差分情報を抽出するとともに、当該差分情報を第ｉユーザによる追記情報ＡＤｉとして取得する（ステップＳ４）。当該差分情報は、紙文書内における記載位置とともに抽出される。また、各追記情報ＡＤｉの「追記ユーザ」（各追記情報ＡＤｉを手書きで追記したユーザ）は、上記のユーザ認証時に入力されたユーザＩＤに基づいて特定される。

また、文書管理装置１０は、データテーブルＴＢ１，ＴＢ２の設定内容に基づき、追記情報ＡＤｉの出力属性を決定する（ステップＳ５）。各追記情報ＡＤｉの出力属性は、ユーザＩＤ等により特定された「追記ユーザ」ごとに決定される。ステップＳ５での出力属性の決定動作については後に詳述する。

そして、文書管理装置１０は、ユーザＵｉによる追記情報ＡＤｉが追加された統合電子文書ＤＴを生成する（ステップＳ６）。

具体的には、（別ユーザによる追記情報ＡＤが追加済みの）統合電子文書ＤＴが未だ生成されていない場合には、文書管理装置１０は、追記前文書データＤＢに対して、上記ユーザＵｉによる追記情報ＡＤｉを追加することによって、統合電子文書ＤＴを新規作成する。一方、（別ユーザによる追記情報ＡＤが追加済みの）統合電子文書ＤＴが既に生成されている場合には、文書管理装置１０は、当該生成済みの統合電子文書ＤＴに追記情報ＡＤｉをさらに追加することによって、ユーザＵｉによる追記情報ＡＤｉをも有する統合電子文書ＤＴ（更新後の統合電子文書ＤＴ）を生成する。

このステップＳ６においては、ステップＳ５で決定された出力属性に基づく出力形式（表示形式）で追記情報ＡＤｉが埋め込まれる。

図１１は、単一のユーザＵＡによる追記情報ＡＤ１が埋め込まれた統合電子文書ＤＴの或るページを示す図である。図１１に示すように、手書きによる追記情報（手書き文字「ここ」等を含む追記部分）が統合電子文書ＤＴ内に含まれている。

その後、終了判定処理（ステップＳ７）が行われる。具体的には、ステップＳ３〜Ｓ６の処理が、全てのユーザについて終了したか否かが判定される。未終了のユーザが存在する場合には、再びステップＳ３に戻り、当該ユーザに関するステップＳ３〜Ｓ６の処理が実行される。具体的には、タッチスクリーン６３には、次のユーザに関する認証動作と追記後紙文書のスキャン動作とを促す画面が順次に表示される。そして、当該画面に従って操作者が上記と同様の操作を行うことによって、次のユーザによる追記情報が埋め込まれた統合電子文書ＤＴが生成される。

このような動作が繰り返されることによって、統合電子文書ＤＴにおいて、複数のユーザによる追記情報が順次に追加される。

図１２は、２名のユーザＵＡ，ＵＢによる各追記情報ＡＤ１，ＡＤ２が埋め込まれた統合電子文書ＤＴの或るページを示す図である。図１２においては、ユーザＵＡ（「Ａ」）による手書き追記情報ＡＤ１のみならず、ユーザＵＢ（「Ｂ」）による手書き追記情報ＡＤ２（手書き文字「要検討！」等を含む追記部分）もが統合電子文書ＤＴ内に含まれている。

このようにして、文書管理装置１０は、複数の追記情報（ＡＤ１，ＡＤ２，...）を統合した統合電子文書ＤＴを生成する。これによれば、紙文書に対する複数人による手書き情報を判り易く提示することが可能である。

また、図１２に示すように、各ユーザＵｉ用の複数の紙文書Ｐｉの同一ページ（対応ページ）から取得された複数の追記情報ＡＤｉは、統合電子文書ＤＴの同一ページに統合して配置される。換言すれば、異なるユーザＵｉによって各ユーザ用の紙文書Ｐｉにおける対応ページに手書きで追記された複数の追記情報ＡＤｉは、統合電子文書ＤＴの同一ページに統合して配置される。たとえば、紙文書Ｐ１の第１ページにユーザＵＡによって手書き追記された追記情報ＡＤ１と、紙文書Ｐ２の第１ページにユーザＵＢによって手書き追記された追記情報ＡＤ２とは、いずれも、統合電子文書ＤＴの第１ページに統合して配置される。

なお、図１２においては、各ユーザＵｉ用の複数の紙文書Ｐｉの同一ページ（対応ページ）から取得された複数の追記情報ＡＤｉは、それぞれ、統合電子文書ＤＴの同一ページ内において、各ユーザ用の紙文書Ｐｉにおける元の追記位置と同じ位置（対応位置）に配置されている（図１も参照）。このような配置によれば、複数の追記情報ＡＤｉが元の追記位置と同じ位置に表示されているので、各追記情報ＡＤｉの紙文書内での位置（特に、各追記情報ＡＤｉと追記前情報との位置関係）が判りやすい。ただし、後述するように、複数の追記情報ＡＤｉは、別の表示形態（たとえば図１３のような表示形態）で表示されることもある。

つぎに、ステップＳ５の決定動作、および当該決定動作に基づいて生成される統合電子文書ＤＴ等について、詳細に説明する。

各追記情報ＡＤｉは、それぞれ、データテーブルＴＢ１（図９），ＴＢ２（図１０）に規定された出力属性に従って統合電子文書ＤＴ内に配置される。ここでは、当該出力属性として、追記情報ＡＤｉの「表示色」と、追記情報ＡＤｉの追記ユーザの「ユーザ名称の表示の有無」と、追記情報ＡＤｉの「配置パラメータ」とを例示する。

具体的には、各追記情報ＡＤｉの「表示色」がデータテーブルＴＢ１，ＴＢ２の設定内容に従って決定され、複数の追記情報ＡＤｉは、追記ユーザごとに互いに異なる色で表示されて配置される。

図９のデータテーブルＴＢ１においては各追記情報ＡＤｉ「カラー」が「ユーザ指定」内容に従うことが規定されている。この場合には、各追記情報ＡＤｉの表示色は、対応ユーザ向けの指定色に決定される。

たとえば、データテーブルＴＢ２においては、認証ＩＤ「１２３４５」のユーザ（すなわちユーザＵＡ）の「追記カラー」は、「赤」であることが規定されている。したがって、ユーザＵＡの追記情報ＡＤ１の表示色は、「赤」に決定される。同様に、認証ＩＤ「９９９９９」のユーザ（すなわちユーザＵＢ）の「追記カラー」は、「青」であることが規定されている。したがって、ユーザＵＢの追記情報ＡＤ２の表示色は、「青」に決定される。この決定内容に従って、図１２の統合電子文書ＤＴ内においては、追記情報ＡＤ１が赤色で表示され、追記情報ＡＤ２が青色で表示される。このように、各追記情報ＡＤｉが追記ユーザごとに異なる色で表示されて配置されることによれば、各追記情報ＡＤｉを追記ユーザごとに容易に区別することが可能である。

一方、図９のデータテーブルＴＢ１において各追記情報ＡＤｉの「カラー」が「自動」に設定されている場合には、文書管理装置１０は、各ユーザによる追記情報ＡＤｉの色を自動的に決定する。たとえば、所定の順序で列べられた複数の色（「赤」、「青」、「緑」、「紫」、...）が、複数のユーザの紙文書Ｐｉのスキャン順序に合わせて、当該複数のユーザによる追記情報ＡＤｉの表示色として順次に割り当てられればよい。

また、各追記情報ＡＤｉの「ユーザ名付加」の有無がデータテーブルＴＢ１，ＴＢ２の設定内容に従って決定される。

図９のデータテーブルＴＢ１においては各追記情報ＡＤｉに関する「ユーザ名付加」が「ＹＥＳ」であり、各追記情報ＡＤｉにユーザ名を付加することが規定されている。この場合には、各追記情報ＡＤｉの表示部分に付随して、対応ユーザの「ユーザ名」（追記ユーザの名称）が表示されることが決定される。この決定内容に従って、図１２の統合電子文書ＤＴ内においては、追記情報ＡＤ１の近傍（右横）にユーザ名「Ａ」が表示されており、追記情報ＡＤ２の近傍（右横）にユーザ名「Ｂ」が表示されている。このように、各追記情報ＡＤｉのユーザ名が各追記情報ＡＤｉに付随して表示されることによれば、各追記情報ＡＤｉを追記したユーザを容易に認識することが可能である。換言すれば、各追記情報ＡＤｉが誰によって追記されたものであるかを容易に識別することが可能である。

逆に、図９のデータテーブルＴＢ１において各追記情報ＡＤｉに関する「ユーザ名付加」が「ＮＯ」であることが規定されている場合には、各追記情報ＡＤｉの表示部分に付随して、対応ユーザの「ユーザ名」が表示されないこと（ユーザ名非表示）が決定される。この場合には、当該決定内容に従って、統合電子文書ＤＴ内において追記情報ＡＤ１，ＡＤ２の近傍にユーザ名を表示することは行われない。

さらに、各追記情報ＡＤｉの配置場所の変更の是非がデータテーブルＴＢ１，ＴＢ２の設定内容に従って決定される。換言すれば、各追記情報ＡＤｉの配置場所は、データテーブルＴＢ１，ＴＢ２の設定内容に従って変更され得る。

図９のデータテーブルＴＢ１において各追記情報ＡＤｉに関する「配置変更」が「ＮＯ」であることが規定されている場合には、図１２に示すように、各追記情報ＡＤｉが元の追記位置に配置される。

一方、図９のデータテーブルＴＢ１において各追記情報ＡＤｉに関する「配置変更」が「ＹＥＳ」であることが規定されている場合には、図１２とは異なり、各追記情報ＡＤｉが元の追記位置とは異なる位置に変更されて配置される（図１３等参照）。

図１３においては、統合電子文書ＤＴの或るページ（たとえば第１ページ）内の左寄り中央付近において、手書き追記前の紙文書の対応ページ（たとえば第１ページ）の縮小画像ＳＧが配置されている。また、当該縮小画像ＳＧ内においては、各追記情報ＡＤｉの追記位置を示すマークＭＫ１，ＭＫ２（ここでは、複数のユーザ名称「Ａ」，「Ｂ」を示す文字）が付されている。当該マークは、複数の追記情報ＡＤｉの元の記載位置の対応位置に付されている。そして、複数の追記情報ＡＤｉ自体は、当該縮小画像ＳＧの周囲に配置される。

より詳細には、図９のデータテーブルＴＢ１において「配置場所」が「ユーザ指定」内容に従うことが規定されている場合には、各追記情報ＡＤｉの「配置場所」は、対応ユーザ向けの指定場所に決定される。

データテーブルＴＢ２（図１０）においては、認証ＩＤ「１２３４５」のユーザ（すなわちユーザＵＡ）による追記情報ＡＤｉの「配置場所」は、「右上」であることが規定されている。この場合には、ユーザＵＡの追記情報ＡＤ１の配置場所は、「右上」（詳細には右上領域Ｒ１（図１３参照））に決定される。同様に、認証ＩＤ「９９９９９」のユーザ（すなわちユーザＵＢ）の「配置場所」は、「右下」であることが規定されている。この場合には、ユーザＵＢの追記情報ＡＤ２の配置場所は、「右下」（詳細には右下領域Ｒ３（図１３参照））に決定される。その結果、図１３に示すように、統合電子文書ＤＴ内において、ユーザＵＡによる追記情報ＡＤ１は、縮小画像ＳＧ（紙文書の該当ページの縮小画像ＳＧ）の「右上」部分（右上領域Ｒ１）に表示され、ユーザＵＢによる追記情報ＡＤ２は当該縮小画像ＳＧの「右下」部分（右下領域Ｒ３）に表示される。このように複数のユーザによる複数の追記情報ＡＤｉが縮小画像ＳＧの周囲（特に互いに異なる位置）に表示されることによれば、複数の追記情報ＡＤｉが紙文書内の同様の位置に追記されている状況においても、複数の追記情報ＡＤｉの重複表示を回避することが可能である。

なお、複数のユーザの追記情報ＡＤｉに対して同じ場所（たとえば「右下」）が指定された場合には、各追記情報ＡＤｉが当該同一指定領域内（右下領域内等）において互いに重複しないように互いにずらして配置されることが好ましい（図１４参照）。

一方、図９のデータテーブルＴＢ１において「配置場所」が「自動」に設定されている場合には、文書管理装置１０は、各追記情報ＡＤｉの「配置場所」を自動的に決定する。たとえば、各追記情報ＡＤｉが、所定の基準による複数のユーザのソート結果（ソート順序）にしたがって、所定の順序（「右上」、「右中」、「右下」の順序）で配置されるようにすればよい。たとえば、３人のユーザＵＡ，ＵＢ，ＵＣに関する追記情報ＡＤ１，ＡＤ２，ＡＤ３のうち、ユーザＵＡによる追記情報ＡＤ１が「右上」（右上領域Ｒ１）に配置され、ユーザＵＢによる追記情報ＡＤ２が「右中」（右中領域Ｒ２）に配置され、ユーザＵＣによる追記情報ＡＤ３が「右下」（右下領域Ｒ３）に配置されるようにすればよい。

以上のように、ステップＳ５においては、複数の追記情報ＡＤｉのそれぞれの出力属性が追記ユーザごとに決定される。したがって、各追記情報ＡＤｉの相互間の識別性を向上させることが可能である。

＜４．変形例等＞
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。

たとえば、上記実施形態においては、縮小画像ＳＧの右側に追記情報ＡＤｉが表示される態様が例示されているが、これに限定されない。具体的には、図１５に示すように、縮小画像ＳＧの左側（より詳細には、「左上」（左上領域Ｌ１）、「左中」（左中領域Ｌ２）、「左下」（左下領域Ｌ３）等）に追記情報ＡＤｉが表示されるようにしてもよい。同様に、縮小画像ＳＧの上側あるいは下側等に追記情報ＡＤｉが表示されるようにしてもよい。

また、上記実施形態では、会議開始後にステップＳ１，Ｓ２が行われる態様が例示されているが、これに限定されない。たとえば、ステップＳ１，Ｓ２の少なくとも一方は、会議開始前に行われるようにしてもよい。より具体的には、会議開始前において、複数の紙文書Ｐｉのうちのいずれかが会議支援ユーザ等（操作者）の操作によってスキャンされ、追記前文書データＤＢが生成される（ステップＳ１）ようにしてもよい。

また、上記実施形態においては、追記前の紙文書（原本）をスキャンして生成された追記前文書データＤＢに対して追記情報ＡＤｉが追加されて統合電子文書ＤＴが生成される態様が例示されているが、これに限定されない。たとえば、印刷出力前の電子文書ＤＡ（詳細には、当該電子文書の複製データファイル）に対して上記複数の追記情報ＡＤｉが追記され記憶されることによって、統合電子文書ＤＴが生成されるようにしてもよい。

また、上記実施形態においては、各ユーザが認証動作を行った後に、認証ユーザのユーザＩＤにより追記ユーザが特定されて、手書き追記後の紙文書Ｐｉがスキャンされて電子化データＤＦｉが作成される（ステップＳ３）態様を例示したが、これに限定されない。たとえば、各ユーザの認証動作を伴わずに追記ユーザが特定されて各電子化データＤＦｉが作成されるようにしてもよい。詳細には、ユーザの指定画面（図７と同様の画面）を用いて、スキャン対象の各紙文書Ｐｉの追記ユーザが特定ユーザ（会議支援ユーザ等）の操作によって順次に指定されて特定されつつ、追記後の各紙文書Ｐｉがそれぞれスキャンされて、各電子化データＤＦｉが作成されるようにしてもよい。

１０ ＭＦＰ（文書管理装置）
６３ タッチスクリーン
ＡＤｉ 手書きによる追記情報
ＤＡ 電子文書
ＤＢ 追記前文書データ
ＤＦｉ 追記後文書データ
ＤＴ 統合電子文書
ＭＫ１，ＭＫ２ マーク
Ｐｉ 紙文書
ＴＢ１，ＴＢ２ データテーブル
ＵＡ，ＵＢ，Ｕｉ ユーザ

Claims (10)

1. 複数のユーザのそれぞれによって紙文書に対して手書きで追記された複数の追記情報を取得する追記情報取得手段と、
   前記複数の追記情報を統合した統合電子文書を生成する生成手段と、
   を備え、
   前記追記情報取得手段は、第ｉユーザ（ただし、ｉ＝１，２，...，Ｎ；Ｎは２以上の整数）による手書き追記後の前記第ｉユーザ用の紙文書をスキャンして電子化した追記後文書データと前記第ｉユーザによる手書き追記前の前記第ｉユーザ用の紙文書のデータである追記前文書データとの差分情報に基づいて、前記第ｉユーザによる追記情報を取得することを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   前記生成手段は、異なるユーザによって各ユーザ用の紙文書における対応ページに手書きで追記された２以上の追記情報を前記統合電子文書の同一ページに統合して配置することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項２に記載の文書管理装置において、
   前記生成手段は、前記２以上の追記情報のそれぞれの追記ユーザの名称を前記２以上の追記情報にそれぞれ付随して、前記統合電子文書の前記同一ページ内に配置することを特徴とする文書管理装置。
4. 請求項２または請求項３に記載の文書管理装置において、
   前記生成手段は、前記２以上の追記情報を追記ユーザごとに異なる色で配置することを特徴とする文書管理装置。
5. 請求項２ないし請求項４のいずれかに記載の文書管理装置において、
   前記生成手段は、前記２以上の追記情報を、前記統合電子文書の同一ページ内において前記各ユーザ用の紙文書における元の追記位置と同じ位置に配置することを特徴とする文書管理装置。
6. 請求項２ないし請求項４のいずれかに記載の文書管理装置において、
   前記生成手段は、前記統合電子文書において前記２以上の追記情報が配置されるページ内に前記紙文書の対応ページの縮小画像を配置するとともに、前記縮小画像内において前記２以上の追記情報の追記位置を示すマークを付し且つ当該縮小画像の周囲に前記２以上の追記情報を配置することを特徴とする文書管理装置。
7. 請求項２に記載の文書管理装置において、
   前記２以上の追記情報のそれぞれの出力属性を追記ユーザごとに決定する決定手段、
   をさらに備えることを特徴とする文書管理装置。
8. 請求項７に記載の文書管理装置において、
   前記決定手段は、前記２以上の追記情報のそれぞれの前記出力属性を、所定のデータテーブルに予め定められた設定内容に従って決定することを特徴とする文書管理装置。
9. 請求項７または請求項８に記載の文書管理装置において、
   前記出力属性は、前記２以上の追記情報の表示色、前記２以上の追記情報の追記ユーザのユーザ名称の表示の有無、および前記２以上の追記情報の配置パラメータ、の少なくとも１つを含むことを特徴とする文書管理装置。
10. ａ）複数のユーザのそれぞれによって紙文書に対して手書きで追記された複数の追記情報を取得するステップと、
    ｂ）前記複数の追記情報を統合した統合電子文書を生成するステップと、
    をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
    前記ステップａ）は、
    ａ−１）第ｉユーザ（ただし、ｉ＝１，２，...，Ｎ；Ｎは２以上の整数）による手書き追記後の前記第ｉユーザ用の紙文書をスキャンして電子化した追記後文書データと前記第ｉユーザによる手書き追記前の前記第ｉユーザ用の紙文書のデータである追記前文書データとの差分情報に基づいて、前記第ｉユーザによる追記情報を取得するステップ、
    を有することを特徴とするプログラム。