JP2009277113A - 文書管理システム、画像形成装置およびプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】所定の記入欄(承認欄等)のスキャン画像を鮮明な状態で取得することが可能な文書管理技術を提供する。
【解決手段】文書管理システム100は、文書の電子データを取得する取得手段と、当該電子データに基づいて文書を印刷出力する印刷出力手段とを備える。当該印刷出力手段は、文書DCの記入欄ESを含む部分領域PRを地紋付加対象領域RAから除外し、当該地紋付加対象領域RAに地紋を付加して文書DC(DP1)を印刷出力する。
【選択図】図3
【解決手段】文書管理システム100は、文書の電子データを取得する取得手段と、当該電子データに基づいて文書を印刷出力する印刷出力手段とを備える。当該印刷出力手段は、文書DCの記入欄ESを含む部分領域PRを地紋付加対象領域RAから除外し、当該地紋付加対象領域RAに地紋を付加して文書DC(DP1)を印刷出力する。
【選択図】図3
Description
本発明は、文書を管理するシステム(文書管理システム)およびそれに関連する技術に関する。
近年、電子データ化された文書(文書データ)をサーバコンピュータに記憶して管理するシステムが利用されている。
また、このようなシステムにおいて、文書に関する承認作業等をも電子的に行うものが提案されている。特に、例えば特許文献1においては、電子文書と紙文書とが混在した状況で承認作業等を電子的に行うことが可能な技術が記載されている。
さらに、紙文書に電子的な情報(ID情報等)を含ませるための技術として、地紋を付加して当該文書を印刷出力する技術が存在する(特許文献2参照)。
ところで、上記のように承認作業等を電子的に行う技術としては、例えば、地紋が付加されて印刷出力された紙文書の承認欄にユーザがサイン(あるいは捺印)をして承認を与える技術が考えられる。より詳細には、当該紙文書をスキャナ装置で読みとり、当該承認欄のサインに関する画像等を保存しておくことが考えられる。
しかしながら、このような技術においては、印刷出力された紙文書の全面にわたって地紋が付加され、特に「承認欄」にも地紋が付加される。そのため、当該承認欄をスキャニングすると、地紋の影響により当該承認欄の画像が劣化してしまうという問題が存在する。
そこで、本発明は、所定の記入欄(例えば承認欄)のスキャン画像を鮮明な状態で取得することが可能な文書管理技術を提供することを課題とする。
上記課題を解決すべく、請求項1の発明は、文書管理システムであって、文書の電子データを取得する取得手段と、前記電子データに基づいて前記文書を印刷出力する印刷出力手段とを備え、前記印刷出力手段は、前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を地紋付加対象領域から除外し、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して前記文書を印刷出力することを特徴とする。
請求項2の発明は、請求項1の発明に係る文書管理システムにおいて、前記地紋は、前記文書の文書識別情報を含むことを特徴とする。
請求項3の発明は、請求項2の発明に係る文書管理システムにおいて、印刷出力された前記文書であって前記所定の記入欄への記入がなされた前記文書の画像を読み取る読取手段と、前記画像を解析し、前記文書の地紋に含まれる前記文書識別情報を読み出して前記文書を特定する解析手段と、前記文書識別情報に基づいて特定された前記文書内における前記所定の記入欄の位置をさらに特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出する抽出手段と、前記部分画像を前記文書の対応部分に関連付ける関連付け手段とをさらに備えることを特徴とする。
請求項4の発明は、請求項1の発明に係る文書管理システムにおいて、印刷出力された前記文書であって前記所定の記入欄への記入がなされた前記文書の画像を読み取る読取手段と、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出する抽出手段と、前記部分画像を前記文書の対応部分に関連付ける関連付け手段とをさらに備えることを特徴とする。
請求項5の発明は、請求項4の発明に係る文書管理システムにおいて、前記読取手段による読み取り対象の前記文書を特定するための文書特定情報を入力する文書指定手段、をさらに備え、前記抽出手段は、前記文書特定情報に従って前記文書を特定することを特徴とする。
請求項6の発明は、請求項4の発明に係る文書管理システムにおいて、前記所定の記入欄の前記文書内における位置情報を指定する位置指定手段、をさらに備え、前記抽出手段は、前記位置情報に従って前記所定の記入欄の位置を特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出することを特徴とする。
請求項7の発明は、請求項4の発明に係る文書管理システムにおいて、前記文書は、所定の形式に従って生成されている読取用ページを有しており、前記抽出手段は、前記所定の記入欄の位置として前記所定の形式で定められている位置情報に従って前記読取用ページにおける前記所定の記入欄の位置を特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から、前記読取用ページにおける前記所定の記入欄の部分画像を抽出することを特徴とする。
請求項8の発明は、請求項1の発明に係る文書管理システムにおいて、前記文書は、承認文書を含み、前記所定の記入欄は、前記承認文書に関する承認欄を含むことを特徴とする。
請求項9の発明は、請求項1の発明に係る文書管理システムにおいて、前記文書は、回覧文書を含み、前記所定の記入欄は、前記回覧文書に関する閲覧確認欄を含むことを特徴とする。
請求項10の発明は、請求項1の発明に係る文書管理システムにおいて、前記文書は、申込書を含み、前記所定の記入欄は、前記申込書に関する申込欄を含むことを特徴とする。
請求項11の発明は、画像形成装置であって、文書の電子データを取得する取得手段と、前記電子データに基づいて前記文書を印刷出力する印刷出力手段とを備え、前記印刷出力手段は、前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を地紋付加対象領域から除外し、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して前記文書を印刷出力することを特徴とする。
請求項12の発明は、コンピュータに、a)文書の電子データを取得する手順と、b)前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を除外した地紋付加対象領域に前記地紋を付加した状態で前記文書を印刷出力するための印刷出力用データを、前記電子データに基づいて生成する手順とを実行させるためのプログラムであることを特徴とする。
請求項1ないし請求項12に記載の発明によれば、記入欄には地紋が付加されない状態で文書が印刷出力されるので、当該記入欄を含むスキャン画像を取得する際には、当該スキャン画像における記入欄部分の画像を鮮明な状態で取得することが可能である。
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
<1.システム構成概要および承認フローの概要>
図1は、この実施形態に係る文書管理システム100の概略構成を示す図である。また、図2は、マルチ・ファンクション・ペリフェラル(以下、MFPとも称する)1に対するユーザUBの操作の概要について説明する図である。さらに、図3は、本システム100における各種動作の概要を示す概念図である。以下では、この文書管理システム100における「文書の承認フロー」の概要について説明する。
図1は、この実施形態に係る文書管理システム100の概略構成を示す図である。また、図2は、マルチ・ファンクション・ペリフェラル(以下、MFPとも称する)1に対するユーザUBの操作の概要について説明する図である。さらに、図3は、本システム100における各種動作の概要を示す概念図である。以下では、この文書管理システム100における「文書の承認フロー」の概要について説明する。
図1に示されるように、文書管理システム100は、MFP1と文書管理サーバコンピュータ(以下、単にサーバとも称する)70とコンピュータ80,90とを備える。これらの装置群1,70,80,90は、それぞれ、ネットワークNWを介して互いに接続されており、互いにデータを送受信することが可能である。
まず、図1に示すように、文書の承認を依頼する人物、すなわち承認依頼者(単に依頼者とも称する)UAは、コンピュータ80を操作することによって、承認対象の文書(単に承認文書とも称する)DCをサーバ70にアップロードする。
サーバ70は、承認依頼を受けて承認を行う人物、換言すれば、承認実行者(単に承認者とも称する)UBに対して、承認依頼の発生を通知する。具体的には、サーバ70は、例えば、承認者UBに対して電子メール(承認依頼メールとも称する)MLを自動的に送信する。これにより、承認者UBは、承認依頼の発生を知得する。
承認者UBは、コンピュータ90を介して受信した電子メールMLを閲覧すると、MFP1の載置場所へ移動する。MFP1は、後述するように、印刷機能およびスキャン機能等を有する複合機である。
図2に示すように、承認者UBがMFP1に対して所定の操作を行うことによって、承認対象の文書DCがMFP1によって印刷出力される。この文書DCは、地紋が付された状態で印刷出力される。この地紋には、後述するように、承認対象文書の文書識別情報等が潜像パターンにより付されている。
また、印刷出力された文書DC(DP1)には、ユーザ(ここでは承認者)が記入する記入欄(ここでは承認欄)ES(図3および図4参照)が設けられている。ここにおいて、この記入欄ESを含む一部領域PR(図3および図4参照)には、地紋が付されない。
その後、承認者UBは、自席等に戻り文書DCの内容を確認する。そして、承認者UBが文書DCの内容を承認する場合には、承認者UBが文書DCの記入欄ESにサイン(自署)する。
さらに、承認者UBは、再び、MFP1の載置場所へ移動する。そして、印刷出力され且つ記入欄ESへの記入がなされている文書DC(端的に言えば、サイン済み文書DP2)がMFP1の画像読取部(スキャナ部)3によって光学的に読み取られ、当該サイン済み文書DP2の画像(詳細には画像データDG2(図3))が生成される。
その後、MFP1は、当該画像データDG2から記入欄ES部分の部分画像EGを抽出し、当該部分画像EGを文書DC(詳細には元の文書データDG1)の対応部分に関連付ける。具体的には、当該部分画像を文書データDG1の対応部分に貼り付けた新たな文書データDG3を生成する。すなわち、MFP1は、当該文書データDG3を文書DCの新たなデータ(サイン後のデータ)として生成する。
そして、MFP1は、文書データDG3を文書管理サーバ70へと送信し、サイン画像が付された文書データDG3を所定の記憶部に格納する。これにより、サイン画像付きの文書データDG3は、文書管理サーバ70において格納されるとともに、文書管理サーバ70により管理される。例えば、文書管理サーバ70は、限定されたユーザ(例えばユーザUA等)の閲覧要求に応じて、ユーザUBによる承認済み文書DC(具体的には、文書データDG3)を閲覧を許可する。
ここにおいて、上述したように、記入欄ESを含む一部領域PRには、地紋が付されていない。
図4は、文書DCにおける記入欄ESを含む特定ページ(承認ページとも称する)の印刷出力例を示す図である。文書DCの当該特定ページは、その地紋付加対象領域RAに地紋が付加されて印刷出力されている。ただし、当該特定ページは、部分領域PR(文書DCの記入欄ESを含む一部領域)が地紋付加対象領域RAから除外された状態で、印刷出力されている。なお、図4においては、地紋付加対象領域RAには砂地ハッチングを付して示している。
ここにおいて、地紋としては、各種の潜像パターン等が利用される。例えば、図4に示すような35個(=(水平方向)5個×(垂直方向)7個)のブロック(地紋ブロックとも称する)のそれぞれにおいて、さらに小さく区分された複数のサブブロックが設けられる。これらの複数のサブブロックには、それぞれ、ドットパターンの集合体としての潜像パターンが形成される。当該ドットパターンの集合体には、当該ドットパターンの配列規則(各位置におけるドットの配置の有無およびドットの大きさなどに関する配列規則)等によって情報が付加される。例えば、文書の識別情報(文書ID)等が、当該潜像パターンによって当該地紋に埋め込まれる。また、複数(例えば35個)の地紋ブロックは、それぞれ、互いに同じ情報を含むことが好ましい。これによれば、冗長性を高めることによって、情報の喪失を回避することが可能である。また特に、部分領域PRに地紋が付されない場合であっても、当該部分領域PR以外の領域(具体的には、地紋付加対象領域RA)に含まれる他の地紋ブロック内の地紋から、所望の情報(文書ID等)を抽出することが可能である。
図5は比較例を示す図である。図5のように、文書DCの所定ページ(承認欄を含むページ)の全体に地紋を付加すると、記入欄(承認欄)ESにも地紋が付されることになる。この場合、当該記入欄ESのスキャン画像を取得する際には、記入欄ESに付された地紋の影響によって、当該スキャン画像から抽出される記入欄ES部分の画像が劣化してしまう。
これに対して、図4の印刷出力例においては、当該特定ページは、部分領域PR(文書DCの記入欄ESを含む一部領域)が地紋付加対象領域RAから除外された状態で、印刷出力されている。すなわち、記入欄ESには地紋が付加されない状態で文書が印刷出力されている。したがって、当該記入欄ESのスキャン画像を取得する際に、記入欄ESに対応する領域においては地紋の影響を排除することができるので、当該スキャン画像における記入欄部分の画像を鮮明な状態で取得することが可能である。
以下では、このようなシステムについてさらに詳細に説明する。
<2.MFPの構成等>
図6は、MFP1の内部構成を示す概略図である。
図6は、MFP1の内部構成を示す概略図である。
MFP1は、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能およびファクシミリ機能などを備える装置(複合機とも称する)である。具体的には、MFP1は、コントローラ2、画像読取部3、印刷出力部4、通信部5、入出力部6および格納部8等を備えており、これらの各部を複合的に動作させることによって、上記の各機能を実現する。
画像読取部3は、MFP1の所定の位置に載置された原稿を光学的に読み取って、当該原稿の画像(原稿画像とも称する)を生成する処理部である。画像読取部3は、スキャナ部とも称される。
印刷出力部4は、対象画像に関する画像データに基づいて紙などの各種の媒体に画像を印刷出力する出力部である。
通信部5は、公衆回線等を介したファクシミリ通信を行うことが可能な処理部である。また、通信部5は、通信ネットワークNWを介したネットワーク通信が可能である。このネットワーク通信を利用することによって、MFP1は、所望の相手先との間で各種のデータを授受することが可能である。
入出力部6は、MFP1に対する入力を受け付ける操作入力部61と、各種情報の表示出力を行う表示部62とを備えている。MFP1の前面側に設けられた操作パネル63は、液晶表示パネルに圧電センサ等が埋め込まれて構成されており、表示部62の一部として機能するとともに、操作入力部61の一部としても機能する。ユーザは、操作パネル63の画面上に表示された(仮想的な)ボタンを押下することによって、MFP1に対する操作指示入力を行うことが可能である。また、ユーザは、操作パネル63の画面上の所望の位置を押下することによって、画面内における位置情報等を入力することなども可能である。
格納部8は、ハードディスクドライブ(HDD)等の格納装置で構成される。この格納部8には、画像読取部3等で生成された原稿画像等が格納される。
コントローラ2は、MFP1を統括的に制御する制御装置であり、CPUと、各種の半導体メモリ(RAMおよびROM等)とを備えるコンピュータシステムとして構成される。コントローラ2の制御下において各種の処理部が動作することによって、MFP1の各種の機能が実現される。
例えば、コントローラ2の制御下において、画像読取部3を用いて所望の画像を光学的に読み取ることによって、原稿をスキャニングした画像(スキャン画像とも称する)が取得され、スキャナ機能が実現される。また、コントローラ2の制御下において、印刷出力用の画像データが生成されるとともに印刷出力部4に関する駆動動作等が制御されることによって所望の画像が用紙上に印刷出力され、印刷出力機能が実現される。
また特に、コントローラ2は、文書データ取得部21、印刷データ生成部23、画像解析部25、画像抽出部27、および関連付け制御部29等の各種の処理部を備えている。これらの処理部は、格納部8等に記憶されているソフトウエアプログラム(単にプログラムとも称する)をコントローラ2のCPU等を用いて実行することによって実現される。
文書データ取得部21は、承認対象の文書の電子データを取得する処理部である。具体的には、文書データ取得部21は、承認依頼者UAにより操作されるコンピュータ80から送信されてきた文書DCの電子データを、通信部5を介して受信し取得する。
印刷データ生成部23は、文書データ取得部21により取得された(文書DCの)電子データに基づいて文書DCの印刷出力用データを生成する。この印刷出力用データは、地紋付加対象領域RAに地紋が付された状態の文書DCを印刷出力するためのデータとして生成される。ここにおいて、地紋付加対象領域RAは、記入欄ESを含む一部領域PR(図4参照)を除外した領域として、印刷データ生成部23により生成される。
印刷出力部4は、生成された印刷出力用データを用いて、地紋付加対象領域RAに地紋が付加された文書DCを印刷出力する。
画像解析部25は、サイン済み文書(記入済み文書とも称する)DCに関するスキャン画像DG2(図3参照)を解析して、地紋に含まれる文書識別情報を読み出す。なお、サイン済み文書DCに関するスキャン画像DG2は、画像読取部3によって読み取られて取得される。
画像抽出部27は、サイン済み文書DCに関するスキャン画像DG2から、記入欄ESに対応する部分領域の画像(部分画像)EG(図3参照)を抽出する。
関連付け制御部29は、部分画像EGを文書DCの対応部分に関連付ける動作を制御する。具体的には、関連付け制御部29は、文書データDG1と部分画像データEGとを合成した合成画像DG3(図3参照)をMFP1内部で生成するとともに、生成された合成画像を文書管理サーバ70へと送信する動作をも制御する。
また、本システム100における文書管理サーバ70は、文書管理部71および通信部75等を備えている。文書管理部71は、各ユーザが操作するコンピュータ(80等)から、「文書の承認依頼」が付与された文書のデータを受領するとともに、当該文書に関連する承認動作を管理する。また、通信部75は、ネットワークNWに接続された各コンピュータ(80等)およびMFP1等とのネットワーク通信動作を制御する。
<3.詳細動作>
図7〜図10は、本システム100における動作を示すフローチャートである。図7および図8は、MFP1における未サイン文書(未記入文書とも称する)DC(DP1)の印刷出力動作を示しており、図9および図10は、MFP1におけるサイン済み文書DC(DP2)の読取動作を示している。
図7〜図10は、本システム100における動作を示すフローチャートである。図7および図8は、MFP1における未サイン文書(未記入文書とも称する)DC(DP1)の印刷出力動作を示しており、図9および図10は、MFP1におけるサイン済み文書DC(DP2)の読取動作を示している。
まず、図7および図8を参照しながら、未サイン文書DC(DP1)の印刷出力動作について説明する。
上述のように、サーバ70が承認者UBに対して承認依頼メールMLを送信した後、承認者UBがコンピュータ90を介して当該メールMLを受領して当該メールMLを閲覧すると、承認者UBは適宜のタイミングでMFP1の載置場所へ移動する(図1参照)。
そして、図7のステップS11において、承認者UBは、ログイン操作を実行する。具体的には、承認者UBは、MFP1の操作パネル63に表示されたログイン画面に当該承認者UBのユーザIDおよびパスワードを入力する。MFP1は、入力されたユーザIDおよびパスワードが、それぞれ、予め登録されたユーザIDおよびパスワードと一致するか否かを判定する。換言すれば、入力情報と登録情報とが一致するか否かが判定される。MFP1は、入力情報と登録情報とが一致すること確認すると、承認者UBのログインを許可する。
次に、ステップS12において、承認者UBは、印刷対象の文書を選択する。具体的には、承認者UBは、操作パネル63に表示されるメニュー画面から所望の項目を選択することによって、印刷対象の文書を選択することができる。ここでは、「承認依頼文書」が印刷対象文書として選択される場合を想定する。
具体的には、メニュー画面において「承認依頼文書リスト」が選択されると、MFP1は当該承認依頼文書リストの表示画面G2を操作パネル63に表示する。図11は、「承認依頼文書リスト」の表示画面G2を示す図である。図11に示される複数の文書D1〜D5の中から承認者UBが所望の文書を選択すると、MFP1は、選択された文書を印刷対象の文書として決定し、対応する文書データをその保存先の文書管理サーバ70からネットワークを介して取得する。
そして、ステップS13において、MFP1は、印刷モードを決定する。ここでは、印刷対象文書の種類に応じて、印刷モードが変更される。具体的には、印刷対象文書が「承認依頼文書」である場合には「承認モード」で印刷動作が実行され、印刷対象文書が「承認依頼文書」以外の文書である場合には「通常モード」で印刷動作が実行される。なお、ここでは印刷モードが印刷対象文書の種類に応じて自動的に決定される場合を例示しているが、これに限定されない。例えば、操作者が手動で(詳細には、印刷モード選択画面等を用いて)印刷モードを選択し、当該選択結果に応じて印刷モードを決定するようにしてもよい。
「通常モード」が印刷モードとして決定された場合には、ステップS14に進み、通常の印刷動作が実行される。
一方、「承認モード」が印刷モードとして決定された場合には、ステップS15に進み、次述するような印刷動作が実行される。
図8は、承認モードにおける印刷動作(ステップS15)を示すフローチャートである。
図8に示すように、まず、文書内における承認ページが決定される(ステップS21)とともに、承認欄ESの位置が決定される(ステップS22)。これらの動作は、表示画面G3を用いた操作に応じて実行される。
図12は、「承認モード」の選択時に操作パネル63に表示される画面G3を示している。図12に示すように、表示画面G3は、その左側領域にページ変更ボタンBT1,BT2およびページ番号表示欄CT1を有しており、その中央領域にページ表示領域AT1を有している。また、表示画面G3は、その右側領域にOKボタンBT3およびキャンセルボタンBT4を有している。
ページ変更ボタンBT1が1回押下されるごとにページ番号が1つずつ増大し、逆に、ページ変更ボタンBT2が1回押下されるごとにページ番号が1つずつ減少する。そして、これらのボタンBT1,BT2によって変更されたページ番号がページ番号表示欄CT1に表示されるとともに、当該ページ番号の内容がページ表示領域AT1に表示される。承認者UBは、ボタンBT1,BT2を押下することによって、承認対象の文書DCのうちの所定の「承認ページ」(承認欄ESを含むページ)をページ表示領域AT1に表示させることができる。このようにして「承認ページ」が指定される。
そして、「承認ページ」がページ表示領域AT1に表示された状態において、承認者UBは、承認ページ内における承認欄ESの位置を指定する。具体的には、操作パネル63のページ表示領域AT1において、矩形状の承認欄ESの左上の点Pa(Xa,Ya)と右下の点Pb(Xb,Yb)とをこの順序で指で押下して指定することによって、承認欄ESの位置が特定される。MFP1は、このような承認者UBからの位置指定入力に応じて、承認欄ESの位置を特定して記憶する。このようにして文書DCの承認欄ESの位置情報が指定される。
最後に、OKボタンBT3が押下されると、承認対象の文書における「承認ページ」と当該承認ページ内における承認欄ESの位置とが確定(決定)される。なお、図7および図8のフローチャートには明示していないが、キャンセルボタンBT4が押下されると、操作パネル63には再び承認依頼文書リスト画面G2が表示され、文書指定動作(ステップS11)からやり直すことが可能である。
以上のようにして、承認対象の文書における「承認ページ」と当該承認ページ内における承認欄ESの位置とが特定される。特定された情報(具体的には、「承認ページ」の頁番号情報、および「承認欄」の位置情報)は、文書DCに関連付けてMFP1の格納部に記憶され、後述するステップS51(図10参照)等で利用される。
その後、ステップS23において、MFP1による印刷出力動作が実行され、MFP1は、図4に示すような承認ページを含む文書DCを印刷出力する。上述したように、文書DCの当該承認ページは、部分領域PR以外の領域(地紋付加対象領域)RAに地紋が付加された状態で印刷出力される。また、当該文書DCの承認ページ以外の各ページは、その全体に地紋が付加された状態で印刷出力される。なお、秘匿性の高い文書DC等については、コピー文書であることが判るような地紋を付加して印刷出力されることなどが好ましい。あるいは逆に、文書DCの性質によっては、承認ページ以外のページには地紋を全く付加しないようにしてもよい。
ここでは、図4に示すような文書DCの承認ページの地紋付加対象領域RAに、当該文書DCに関する文書識別情報(文書ID)等が、潜像パターンによって埋め込まれるものとする。また特に、部分領域PRには地紋が付与されない状態で印刷出力が行われる。
再び、図7を参照する。つぎに、ステップS16において未だチェックアウト処理が実行されていないと判定されると、ステップS17に進み、文書DCのチェックアウト処理が実行される。ステップS17において、MFP1からサーバ70に対してチェックアウト処理の実行依頼が送信されると、サーバ70は当該実行依頼に応答して実際にチェックアウト処理を実行する。
チェックアウト処理は、文書DCに対する複数ユーザによる編集(改変)作業の競合回避を実現する処理である。ここでは、チェックアウト処理が施された文書DCに対しては、他のユーザによる編集処理は許容されないものとする。ただし、チェックアウト処理が施された文書DCを閲覧(印刷を含む)することは許容されるものとする。
具体的には、ステップS17において、サーバ70内の複数の管理文書のうちチェックアウト処理の対象となる文書DCに関して、そのチェックアウト処理フラグがオン状態(例えば「1」)に設定される。当該オン状態においては、当該文書DCに対する他ユーザからの編集は許容されない。チェックアウト処理フラグは、チェックアウト中であるか否かを示すフラグであり、文書ごとに設定される。
なお、図3の概念図においては、このチェックアウト処理によって、文書データは通常領域NRからチェックアウト領域CRへと仮想的に移動されるものとして示されている。図3では、このような図示表現により、チェックアウト領域CR内の文書データに対しては、他ユーザによる編集処理が許容されないこと(すなわちチェックアウト状態であること)が概念的に示されている。
そして、ステップS18において、承認者UBによる所定の操作に応じて、MFP1はログアウト処理を実行する。
以上のようにして、承認対象の文書DCがMFP1によって印刷出力され、当該文書が承認者UBによって取得される。
その後、上述したように、印刷出力物としての文書DCを取得した承認者UBは、自席等に戻り、当該文書DCの内容を確認する。そして、承認者UBが文書DCの内容を承認する場合には、承認者UBが文書DC(DP1)の承認欄ESにサイン(自署)する。
さらに、承認者UBは、再び、MFP1の載置場所へ移動する。そして、サイン済み文書DC(DP2)の読み取り動作等が実行される。
つぎに、図9および図10を参照しながら、このような動作、すなわち、サイン済み文書DC(DP2)の読取動作等について説明する。
ステップS31において、承認者UBは、MFP1に対するログイン処理を再び実行する。また、承認者UBは、所定の操作を行いMFP1の承認文書読取モードを選択する。これによって、MFP1は、承認対象文書(特に承認ページ)の読み取りが可能な状態になる。さらに、承認者UBがサイン済み文書DC(DP2)の承認ページをMFP1の画像読取部3の原稿台に載置してスタートボタンを押下すると、当該文書DCの承認ページのスキャニングが開始される(ステップS32)。
そして、画像読取部3によって文書DCの承認ページのスキャン画像DG2が取得されると、画像解析部25は、当該スキャン画像DG2を解析し、文書DC(DP2)の地紋に埋め込まれていた地紋情報を取得する(ステップS33)。具体的には、画像解析部25は、当該文書DCの文書識別情報(文書ID)を読み出し、スキャン画像に係る当該文書DCを特定する(詳細には、当該文書DCが複数の文書のうちのいずれの文書であるかを特定する)。
ステップS34、S35,S36においては、スキャン画像DG2に地紋が存在すること、MFP1のモードが承認文書読取モードであること、文書DCの承認者UBとログイン中の承認者UBとが一致することがそれぞれ確認される。さらに、ステップS37においては、ステップS33で取得された文書IDに対応する文書がサーバ70に存在することが確認される。ステップS34〜S37における確認事項のうちのいずれかの事項が確認できない場合には、本ルーチンは終了する。一方、ステップS34〜S37における各事項が全て確認される場合には、ステップS38に進む。
ステップS38においては、ステップS33で取得済みの文書IDに対応する文書が取得される。具体的には、MFP1は、サーバ70と通信し、当該文書IDに対応する文書の送信依頼をサーバ70に送信するとともに、サーバ70から返送されてきた文書データDG1(図3参照)を受信する。
ステップS39においては、サイン画像の貼り付け処理が実行される。
図10は、この貼り付け処理(ステップS39)の詳細を示すフローチャートであり、図13は、当該貼り付け処理を示す概念図である。
図10に示すように、ステップS51において、画像抽出部27は、サイン済み文書DCに関するスキャン画像DG2から、承認欄ESに対応する部分領域の画像(部分画像)EG(図13)を抽出する。なお、この抽出処理に際しては、ステップS22で指定されMFP1に記憶されていた位置情報等が利用される。具体的には、画像抽出部27は、承認欄ESの位置情報に従って、承認ページ内における承認欄ESの位置を特定する。これにより、承認欄ESに対応する部分領域の画像(部分画像)EGが適切に抽出される。
また、ステップS52において、関連付け制御部29は、ステップS38で取得された文書データDG1とステップS51で抽出された部分画像データEGとを合成して合成画像DG3を生成する。詳細には、図13に示すように、部分画像データEGは、文書データDG1における承認欄ESの位置に貼り付けられる。さらに、関連付け制御部29は、生成された合成画像DG3をサーバ70へと送信する。サーバ70は、送信されてきた合成画像DG3を文書DCに関連する画像の1つとして保存して管理する。
再び図9を参照する。ステップS39の後のステップS41においては、チェックイン処理が実行される。
具体的には、サーバ70において管理される文書DCに関して、そのチェックアウト処理フラグがオフ状態(例えば「0」)に設定される。このオフ状態においては、当該文書DCについては、チェックアウト状態が解消され(換言すれば、チェックイン処理が施され)、他のユーザによる編集処理(サーバ70外部への移動処理をも含む)が許容される。
図3の概念図においては、チェックアウト状態が解消された文書データはチェックアウト領域CRから通常領域NRへと仮想的に復帰するものとして示されている。図3では、このような図示表現により、通常領域NR内の文書データに対しては、全ユーザによる編集処理が許容される(すなわちチェックアウト状態でない)ことが概念的に示されている。
そして、ステップS42において、MFP1からサーバ70に対して完了通知が送信され、図10の処理フローは終了する。
以上のようにして、サーバ70において部分画像EGが文書DCの対応部分に関連付けて記憶される。
上記のような動作によれば、図4に示すように、承認欄(記入欄)ESには地紋が付加されない状態で文書が印刷出力される(図7のステップS15)。したがって、当該承認欄ESを含むスキャン画像DG2を取得する際(図9参照)には、当該スキャン画像DG2における承認欄ES部分の画像EGを鮮明な状態で取得することが可能である。そのため、サーバ70においても、鮮明な画像を承認欄ESの画像として文書DCに関連付けて保存することができる。
<4.その他>
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。
以上、この発明の実施の形態について説明したが、この発明は上記説明した内容のものに限定されるものではない。
たとえば、上記実施形態においては、文書の第1ページ(表紙ページ)に承認ページが存在する場合を例示したが、これに限定されず、承認ページは文書内における任意の順序のページに存在してもよい。
また、上記実施形態においては、文書ごとに記入欄(承認欄)ESの位置が異なることを前提にしていたが、これに限定されない。例えば、所定の指定フォーマットに従った専用の承認ページを文書内に設けるようにしてもよい。
図14は、このような変形例に係る承認ページを示す図である。具体的には、図14に示すように、所定のフォーマット(形式)に従った特別のページを「承認ページ」(読取用ページ)として予め作成しておくようにしてもよい。ここでは、当該所定のフォーマットにおいて、記入欄ESの位置が予め定められているものとする。詳細には、承認欄ES11、否認欄ES12、コメント欄ES13の合計3つの記入欄の位置が予め定められているものとする。
MFP1は、これらの記入欄ES11,ES12,ES13の全てが含まれる部分領域PRを地紋付加対象領域RAから除外して、地紋が付加された文書を印刷出力するようにすればよい。
そして、承認者UBによる記入後のスキャン時においては、「承認ページ」(読取用ページ)のうち、当該所定のフォーマットにて定められている記入欄ESの位置に関する情報(位置情報)が「記入欄の位置」として自動的に決定される。具体的には、MFP1は、所定のフォーマットで定められている記入欄ES11,ES12,ES13の位置情報に従って当該読取用ページにおける各記入欄ES11,ES12,ES13の位置を特定する。詳細には、承認欄ES11の位置、否認欄ES12の位置、コメント欄ES13の位置が「記入欄の位置」としてそれぞれ特定される。そして、MFP1は、スキャンされた画像から、当該読取用ページにおける記入欄ES11,ES12,ES13の各部分画像EG11,EG12,EG13を抽出する。この場合には、記入欄ESの位置が所定のフォーマットにおいて予め定められているので、ステップS22等において承認者UB等が承認欄ESの位置を指定しなくても済む。
また、上記実施形態においては、単一の承認者によって文書が承認される場合を例示したが、これに限定されず、複数の承認者によって文書が承認される場合にも本発明を適用することができる。
図15および図16は、このような変形例を示す図である。図15は、複数の承認欄ES1,ES2,ES3を含む承認ページを示す図である。また、図16は、依頼者UAが複数の承認者UBに承認を依頼する状況等を示す概念図である。
依頼者UAがコンピュータ80等を介して承認対象文書をサーバ70にアップロードすると、複数(ここでは3名)の承認者UB1,UB2,UB3に承認依頼メールが通知される。そして、各承認者UB1,UB2,UB3は、それぞれ、MFP1を操作してMFP1により印刷出力された文書を個別に取得する。図15に示すように、この印刷出力文書の承認ページにおいては、部分領域PR0以外の部分には地紋が付されているが、部分領域PR(PR0)には、地紋が付されない。なお、部分領域PR0は、承認ページにおける部分領域であって、複数の承認欄ES1,ES2,ES3を含む領域である。
そして、各承認者UB1,UB2,UB3は、それぞれ自分用の承認欄ES1,ES2,ES3にサインをした後に、当該サイン済みの各文書をMFP1を用いてそれぞれスキャニングする。これにより、MFP1は、承認者UB1の承認欄ES1を含むスキャン画像DG21と、承認者UB2の承認欄ES2を含むスキャン画像DG22と、承認者UB3の承認欄ES3を含むスキャン画像DG23とを取得する。そして、スキャン画像DG21から部分画像EG1が抽出され、スキャン画像DG22から部分画像EG2が抽出され、スキャン画像DG23から部分画像EG3が抽出される。そして、抽出された部分画像EG1,EG2,EG3が元の文書データDG1に貼り付けられる。このようにして部分画像EG1,EG2,EG3が元の文書に関連付けて記憶される。
なお、ここでは、複数の承認欄ES1,ES2,ES3の全てを含む部分領域PR0を除外した領域に地紋を付与する場合を例示したが、これに限定されない。例えば、各承認者UB1,UB2,UB3に対応する承認欄(ES1,ES2,ES3のいずれか1つ)のみを地紋付加領域から除外するようにしてもよい。具体的には、承認者UB1向けの印刷出力を行う際には、承認者UB1に対応する承認欄ES1のみを地紋付加領域から除外するようにしてもよい。また、承認者UB2向けの印刷出力を行う際には、承認者UB2に対応する承認欄ES2のみを地紋付加領域から除外するようにしてもよい。承認者UB3向けの印刷出力を行う場合も、同様である。
また、上記実施形態においては、承認者が承認ページの承認欄にサインを記入する事例に関して本発明を適用する場合について例示したが、これに限定されない。例えば、承認者が承認ページの承認欄に捺印して印影を付加(記入)する場合にも本発明を適用することができる。より具体的には、承認ページの承認欄(記入欄)を含む部分領域が地紋付加対象領域から除外された状態で、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して文書を印刷出力すればよい。これによれば、当該承認欄には地紋が付加されない状態で文書が印刷出力されるため、当該承認欄を含むスキャン画像を取得する際には、当該スキャン画像における承認欄部分の画像(当該承認欄に付加された印影を含む部分画像)を鮮明な状態で取得することが可能である。なお、このように、本願における「記入」は、人間が筆記具を用いて手書きで文字等を所定位置に書き入れる場合だけでなく、捺印によりに印鑑の印影を所定位置に付加する場合をも含むものとする。
また、上記実施形態においては、本発明の思想を「承認」に適用する場合を例示したが、これに限定されない。
例えば、各種の「申し込み」に本発明を適用してもよい。図17は、このような変形例に係る文書である「申込書」を示す図である。図17に示すように、申込者名の記入欄ES31と申込者の印鑑欄ES32とを有する申込書を印刷出力する際に、当該記入欄ES31と印鑑欄ES32とを含む部分領域を除外して、地紋を付加した文書を印刷出力するようにしてもよい。換言すれば、申込者名の記入欄ES31も「記入欄」の一例であり、申込者の印鑑欄ES32も「記入欄」の一例である。
あるいは、回覧文書の「回覧」に本発明を適用してもよい。より具体的には、図18に示すように、当該文書に関する複数の回覧閲覧者(UB1,UB2,UB3等)のそれぞれにより記入される各閲覧確認欄(ES51,ES52,ES53等)を「記入欄」として設けるようにしてもよい。この場合、例えば、MFP1は、閲覧確認欄ES51,ES52,ES53の全てを含む部分領域を地紋付加領域RAから除外して、当該地紋付加領域RAに地紋を付加して印刷出力すればよい。
また、上記実施形態においては、文書データDG1と部分画像データEGとの合成画像が生成されることにより、文書データDG1と部分画像データEGとが関連付けられる場合を例示しているが、これに限定されない。例えば、文書データDG1と部分画像データEGとが別個のファイルとして存在しつつも互いに関連付けられた状態で格納されるようにしてもよい。より詳細には、部分画像データEGのデータファイルが文書データDG1の関連データファイルとして関連付けられた状態で、各データDG1,EGのデータファイルがそれぞれ格納されるようにしてもよい。
また、上記実施形態においては、文書識別情報(文書ID)を文書DCの地紋に埋め込んで印刷出力し、文書DCのスキャン時に、文書DCの地紋から文書識別情報を抽出してスキャン対象の文書を特定する場合を例示したが、これに限定されない。たとえば、文書識別情報(文書ID)を地紋として埋め込むことなく、印刷対象文書DCを印刷出力するようにしてもよい。この場合、サイン記入済みの当該文書DCがスキャンされる際には、スキャン対象の文書がいずれの文書であるかを、図19に示すようなスキャン文書指定画面G5を用いて操作者が指定するようにすればよい。換言すれば、操作パネル63に表示されたスキャン文書指定画面G5を用いて、読み取り対象の文書を特定するための文書特定情報を入力すればよい。当該指定操作によれば、MFP1は、当該文書特定情報に基づいてスキャン対象の文書を特定することができる。したがって、指定操作によって特定された文書のデータDG1に対して、スキャン画像DG2内の部分画像EGを適切に関連付けることが可能になる。なお、この場合には、MFP1は、偽造防止用の浮き出し文字(或いは透かし画像等)等を地紋として付与した状態で当該文書を印刷出力することが好ましい。
また、上記実施形態においては、承認者(操作者)UBが「承認ページ」のページ番号および承認欄の位置を指定する場合を例示したが、これに限定されない。
例えば、依頼者UAが「承認ページ」のページ番号および承認欄の位置に関する情報を指定するようにしてもよい。具体的には、サーバ70へ承認依頼文書DCを登録する際に、これらの情報を併せて指定するようにすればよい。
また、上記実施形態においては、MFP1が、文書DCのデータを当該MFP1とは別の装置(具体的には、コンピュータ80)からネットワークNWを介して受信し、受信した文書データを用いて文書DCを印刷出力する場合を例示したが、これに限定されない。例えば、MFP1が当該MFP1内部の記憶部に格納された文書データを用いて当該文書を印刷する場合に上記の思想を適用するようにしてもよい。また、地紋付加印刷出力前の文書データDG1(図2)は、電子データのまま取得されるものに限定されず、たとえば紙文書の原稿をスキャン処理によって電子化したデータであってもよい。
また、上記実施形態においては、文書管理サーバ70をMFP1とは別に設ける場合を例示したが、これに限定されない。例えば、文書管理サーバ70の機能をMFP1に内蔵するようにしてもよい。
1 MFP
63 操作パネル
70 文書管理サーバ
80,90 コンピュータ
100 文書管理システム
DC 承認依頼文書
DG1 (印刷対象文書の)文書データ
DG2 スキャン画像
DG3 合成画像
UA 承認依頼者
UB 承認者
63 操作パネル
70 文書管理サーバ
80,90 コンピュータ
100 文書管理システム
DC 承認依頼文書
DG1 (印刷対象文書の)文書データ
DG2 スキャン画像
DG3 合成画像
UA 承認依頼者
UB 承認者
Claims (12)
- 文書管理システムであって、
文書の電子データを取得する取得手段と、
前記電子データに基づいて前記文書を印刷出力する印刷出力手段と、
を備え、
前記印刷出力手段は、前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を地紋付加対象領域から除外し、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して前記文書を印刷出力することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記地紋は、前記文書の文書識別情報を含むことを特徴とする文書管理システム。 - 請求項2に記載の文書管理システムにおいて、
印刷出力された前記文書であって前記所定の記入欄への記入がなされた前記文書の画像を読み取る読取手段と、
前記画像を解析し、前記文書の地紋に含まれる前記文書識別情報を読み出して前記文書を特定する解析手段と、
前記文書識別情報に基づいて特定された前記文書内における前記所定の記入欄の位置をさらに特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出する抽出手段と、
前記部分画像を前記文書の対応部分に関連付ける関連付け手段と、
をさらに備えることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
印刷出力された前記文書であって前記所定の記入欄への記入がなされた前記文書の画像を読み取る読取手段と、
前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出する抽出手段と、
前記部分画像を前記文書の対応部分に関連付ける関連付け手段と、
をさらに備えることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項4に記載の文書管理システムにおいて、
前記読取手段による読み取り対象の前記文書を特定するための文書特定情報を入力する文書指定手段、
をさらに備え、
前記抽出手段は、前記文書特定情報に従って前記文書を特定することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項4に記載の文書管理システムにおいて、
前記所定の記入欄の前記文書内における位置情報を指定する位置指定手段、
をさらに備え、
前記抽出手段は、前記位置情報に従って前記所定の記入欄の位置を特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から前記所定の記入欄の部分画像を抽出することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項4に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書は、所定の形式に従って生成されている読取用ページを有しており、
前記抽出手段は、前記所定の記入欄の位置として前記所定の形式で定められている位置情報に従って前記読取用ページにおける前記所定の記入欄の位置を特定し、前記読取手段により読み取られた前記画像から、前記読取用ページにおける前記所定の記入欄の部分画像を抽出することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書は、承認文書を含み、
前記所定の記入欄は、前記承認文書に関する承認欄を含むことを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書は、回覧文書を含み、
前記所定の記入欄は、前記回覧文書に関する閲覧確認欄を含むことを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書は、申込書を含み、
前記所定の記入欄は、前記申込書に関する申込欄を含むことを特徴とする文書管理システム。 - 画像形成装置であって、
文書の電子データを取得する取得手段と、
前記電子データに基づいて前記文書を印刷出力する印刷出力手段と、
を備え、
前記印刷出力手段は、前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を地紋付加対象領域から
除外し、当該地紋付加対象領域に地紋を付加して前記文書を印刷出力することを特徴とする画像形成装置。 - コンピュータに、
a)文書の電子データを取得する手順と、
b)前記文書の所定の記入欄を含む部分領域を除外した地紋付加対象領域に前記地紋を付加した状態で前記文書を印刷出力するための印刷出力用データを、前記電子データに基づいて生成する手順と、
を実行させるためのプログラム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2008129100A JP2009277113A (ja) | 2008-05-16 | 2008-05-16 | 文書管理システム、画像形成装置およびプログラム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2008129100A JP2009277113A (ja) | 2008-05-16 | 2008-05-16 | 文書管理システム、画像形成装置およびプログラム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2009277113A true JP2009277113A (ja) | 2009-11-26 |
Family
ID=41442464
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2008129100A Withdrawn JP2009277113A (ja) | 2008-05-16 | 2008-05-16 | 文書管理システム、画像形成装置およびプログラム |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP2009277113A (ja) |
Cited By (3)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2012074006A (ja) * | 2010-09-01 | 2012-04-12 | Canon Marketing Japan Inc | 文書管理システム、画像処理装置、情報処理装置、文書管理方法、制御方法およびプログラム。 |
JP2012085107A (ja) * | 2010-10-12 | 2012-04-26 | Nec Access Technica Ltd | 画像処理装置、文書取扱システムおよび画像処理方法 |
JP2017164965A (ja) * | 2016-03-16 | 2017-09-21 | コニカミノルタ株式会社 | 画像処理装置、ジョブ実行方法、およびコンピュータプログラム |
-
2008
- 2008-05-16 JP JP2008129100A patent/JP2009277113A/ja not_active Withdrawn
Cited By (4)
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