JP2007188168A - 会議支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】シート上に書き込まれた手書き情報を会議毎に区別してシステム内に取り込むことが可能な会議支援システムを提供する。
【解決手段】会議支援装置６０は、操作パネル２０を介して会議の指定を受け付け、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けると、指定された会議を識別するための会議ＩＤが付されたメモ紙を複合機４０に生成させる。生成されたメモ紙に手書き情報が書き込まれた後、複合機４０は、メモ紙の画像を読み取って会議支援装置６０に送る。会議支援装置６０は、読み取られた画像から会議ＩＤを抽出し、読み取られた画像を、抽出された会議ＩＤと関連付けて記憶する。
【選択図】図１

Description

本発明は、会議を支援する会議支援システムに関する。

多地点またはローカルの複数の参加者に共有される共有画面（同一画面ともいう）を含む電子会議システムが知られている。従来、この種の電子会議システムでは、電子文書の内容を共有画面に表示させることにより、参加者全員で同一の会議資料を参照することができる。また、会議中に共有画面に表示された電子文書を会議資料として会議毎に保存しておくことができる。

特開２０００−９２０４８号公報

上記電子会議システムにおいて、会議の参加者により個別に書かれたメモ紙の内容をその会議の共有画面上に表示したり、当該メモ紙の内容をその会議の資料として保存したりすることができれば便利である。

そこで、本発明は、シート上に書き込まれた手書き情報を会議毎に区別してシステム内に取り込むことが可能な会議支援システムを提供する。

本発明に係る会議支援システムは、会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートを生成するシート生成手段と、前記生成された手書き用シートの画像を読み取る画像読取手段と、前記読み取られた画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、前記読み取られた画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶する画像記憶手段と、を有することを特徴とする。

本発明の好適な態様では、前記画像記憶手段に記憶された画像を、会議用画面に表示させる画面表示制御手段をさらに有する。

本発明の好適な態様では、前記シート生成手段は、会議用画面に表示されている画像が表示された手書き用シートを生成する。

本発明に係る会議支援装置は、会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるシート生成制御手段と、前記生成された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させる画像記憶制御手段と、を有することを特徴とする。

本発明に係る手書き用シート生成装置は、会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートを生成する手書き用シート生成装置であって、会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるシート生成制御手段と、を有することを特徴とする。

本発明に係る手書き情報取込装置は、会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートから手書き情報を取り込む手書き情報取込装置であって、会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させる画像記憶制御手段と、を有することを特徴とする。

本発明に係る会議支援プログラムは、コンピュータに、会議の指定を受け付けるステップと、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるステップと、前記生成された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させるステップと、を実行させることを特徴とする。

本発明に係る、会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートを生成するためのプログラムは、コンピュータに、会議の指定を受け付けるステップと、手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるステップと、を実行させることを特徴とする。

本発明に係る、会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートから手書き情報を取り込むためのプログラムは、コンピュータに、会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させるステップと、を実行させることを特徴とする。

本発明に係る会議支援方法は、会議指定受付手段が、会議の指定を受け付けるステップと、シート生成指示受付手段が、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、シート生成手段が、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートを生成するステップと、画像読取手段が、前記生成された手書き用シートの画像を読み取るステップと、識別情報抽出手段が、前記読み取られた画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、画像記憶手段が、前記読み取られた画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶するステップと、を有することを特徴とする。

本発明によれば、シート上に書き込まれた手書き情報を会議毎に区別してシステム内に取り込むことが可能な会議支援システムを提供することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。

図１は、本実施の形態に係る会議支援システムを含む電子会議システム１の全体構成図である。この電子会議システム１は、多地点間またはローカルの会議を支援するシステムであって、ユーザによりシート上に書き込まれた手書き情報を会議毎に区別してシステム内に取り込むものである。なお、本件明細書において「会議」という語には、「会議イベント」および「会議体」が含まれる。「会議イベント」とは、ある時間帯に多地点間またはローカルで開催される１回の会合であり、例えば１２月１５日の午前１０時から午前１２時まで行われる第３回商品企画会議などである。「会議体」とは、一定の事柄を討議または決議する機関であり、例えば、経営会議、役員会議、Ｘ商品企画会議、Ｙプロジェクト会議などである。

図１において、会議室Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，・・・には、それぞれ、共有画面ディスプレイ１０Ａ，１０Ｂ，１０Ｃ，１０Ｄ，・・・、操作パネル２０Ａ，２０Ｂ，２０Ｃ，２０Ｄ，・・・、ＩＣカードリーダ３０Ａ，３０Ｂ，３０Ｃ，３０Ｄ，・・・、および複合機４０Ａ，４０Ｂ，４０Ｃ，４０Ｄ，・・・が設置されている。なお、以下の説明では、適宜、符号中の会議室を示すアルファベットを省略し、共有画面ディスプレイ１０、操作パネル２０、ＩＣカードリーダ３０、複合機４０と総称する。各会議室に設置された装置１０〜４０は、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットなどのネットワークＮに接続されている。このネットワークＮ上には、文書サーバ５０および会議支援装置６０が設置されている。

共有画面ディスプレイ１０は、多地点間会議またはローカル会議の参加者全員に共有される共有画面を表示する表示装置である。本実施の形態では、共有画面ディスプレイ１０は、大型（５０型程度）のいわゆる電子黒板であり、電子ペンで画面上に文字や図形等の書き込みを行うことができるものである。

操作パネル２０は、各種情報をユーザ（主として会議の話者）に提示するとともにユーザから操作入力を受け付けるユーザインタフェースであり、ここでは小型（１５型程度）のタッチパネル式ディスプレイである。

ＩＣカードリーダ３０は、各ユーザが所有するＩＣカードから当該ＩＣカードに格納されているユーザ識別情報（以下、「ユーザＩＤ」と称す）を読み出す非接触型の読取装置であり、例えばＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）リーダである。

複合機４０は、少なくとも印刷機能（プリント機能）および画像読取機能（スキャン機能）を有する装置である。この複合機４０は、広く知られている一般の複合機と殆ど同じであるが、次の点で相違する。すなわち、本実施の形態の複合機４０は、コピーモードやスキャンモードなどの一般的な動作モードの他に会議用スキャンモードを有し、この会議用スキャンモードでは、スキャンインした画像データを会議支援装置６０に送る。

文書サーバ５０は、会議用の電子文書を保存および管理するコンピュータである。ここで、会議用の電子文書としては、プレゼンテーションソフトやワープロソフト等のアプリケーションのファイルや、Ｔｉｆｆ（Tagged Image File Format）やＪＰＥＧ（Joint Photographic Eｕ１perts Group）等の画像データなどが挙げられる。

会議支援装置６０は、電子会議システム１全体、すなわち各会議室に設置された各種装置１０〜４０および文書サーバ５０を制御して、会議を支援する装置である。本実施の形態では、会議支援装置６０はコンピュータであり、ソフトウェアとハードウェア資源との協働により実現される。会議支援装置６０は、ソフトウェアとして、本実施の形態に係る会議支援プログラムを含み、ハードウェア資源として、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、メインメモリ、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ハードディスク等の外部記憶装置などを含む。会議支援装置６０の機能は、外部記憶装置やＲＯＭ等の記録媒体に記録された会議支援プログラムがメインメモリに読み込まれてＣＰＵにより実行されることによって実現される。

図２は、複合機４０および会議支援装置６０の詳細な構成を示す機能ブロック図である。図２において、複合機４０は、印刷部４１および画像読取部４２を備えている。印刷部４１は、電子写真方式やインクジェット方式などの適宜の印刷方式により、画像データに基づいて紙等の印刷媒体に画像を印刷する。画像読取部４２は、プラテン方式やシートスルー方式などの適宜のスキャン方式により、原稿の画像を光学的に読み取って画像データを生成する。

会議支援装置６０は、入出力制御部６１、シート生成制御部６２、画像取得部６３、識別情報抽出部６４、画像記憶制御部６５、および画像記憶部６６を有する。

入出力制御部６１は、共有画面ディスプレイ１０、操作パネル２０、およびＩＣカードリーダ３０を制御して、ユーザに対する各種情報の提示およびユーザからの操作入力の受付を行う。具体的には、入出力制御部６１は、会議（会議体または会議イベント）の指定を受け付ける会議指定受付機能、手書き情報を書き込むための手書き用シート（以下、「メモ紙」と称す）の生成指示を受け付けるシート生成指示受付機能、文書サーバ５０または画像記憶部６６に記憶されている電子文書のうちユーザに指定された電子文書の画像を共有画面ディスプレイ１０に表示させる画面表示制御機能、共有画面ディスプレイ１０に表示された画像の画像データを会議毎（会議イベント毎または会議体毎）に区別して画像記憶部６６または文書サーバ５０に記憶させる画像記憶制御機能を有する。

シート生成制御部６２は、入出力制御部６１によりメモ紙の生成指示が受け付けられた場合に、入出力制御部６１にて指定された会議を識別するための会議識別情報（以下、「会議ＩＤ」と称す）が付されたメモ紙を複合機４０の印刷部４１に生成させる。

画像取得部６３は、上記生成された（手書き後の）メモ紙の画像を、複合機４０の画像読取部４２を介して取得する。

識別情報抽出部６４は、画像取得部６３により取得された画像から会議ＩＤを抽出する。

画像記憶制御部６５は、画像取得部６３により取得された画像を、識別情報抽出部６４により抽出された会議ＩＤと関連付けて画像記憶部６６に記憶させる。

図３は、本実施の形態に係る電子会議システム１の動作手順を示すフローチャートである。以下、図３に従って、電子会議システム１の動作について具体的に説明する。なお、以下の説明では、会議室Ａにおいてローカル会議が行われる場合を例にとって説明する。

ＩＣカードリーダ３０Ａは、ユーザによりＩＣカードがかざされると、当該ＩＣカードからユーザＩＤを読み取って会議支援装置６０に送る。なお、ここでは、ユーザＵ１のＩＣカードがかざされ、当該ユーザＵ１に割り当てられたユーザＩＤ「ｕ１」が読み取られたものとする。

会議支援装置６０において、入出力制御部６１は、ＩＣカードリーダ３０ＡからユーザＩＤ「ｕ１」を受けると（Ｓ１）、当該ユーザＩＤに基づき所定の認証処理を行う。そして、認証に成功すると、ユーザＵ１から会議体の指定を受け付ける（Ｓ２）。具体的には、入出力制御部６１は、ユーザＩＤ「ｕ１」に予め関連付けられている会議体（すなわちユーザＵ１が属する会議体）を不図示のデータベースから読み出し、図４に示される会議体の指定を促す会議体指定画面４００を操作パネル２０Ａに表示させ、この会議体指定画面４００上で会議体の指定を受け付ける。図４において、会議体指定画面４００には、それぞれユーザＵ１が属する会議体の名称が表示された会議体選択ボタン４０１〜４０４、および開始ボタン４０５が配置されている。ここでは、ユーザＵ１は、会議体「経営会議」に係る会議を開催すべく、会議体選択ボタン４０１を押下し、ついで開始ボタン４０５を押下したものとする。

入出力制御部６１は、操作パネル２０Ａを介して上記操作を受け付けると、図５に示されるように、会議室Ａと「経営会議」に予め割り当てられた会議ＩＤ「ｃ１」とを関連付けて、会議室−会議ＩＤテーブルに保持する。各会議室と各会議室用の装置１０〜４０とは予め関連付けられているので、会議室−会議ＩＤテーブルは、各会議室用の装置１０〜４０と会議ＩＤとの関連付けを示す。入出力制御部６１は、この会議室−会議ＩＤテーブルに基づき、会議室Ａにおける経営会議を支援するための会議支援制御を行う（Ｓ３）。

以下、図３のステップＳ４以降を説明する前に、会議支援制御について詳しく説明する。会議支援制御では、入出力制御部６１は、図６に示される会議支援画面６００を操作パネル２０Ａに表示させ、この会議支援画面６００上でユーザ操作を受け付ける。図６において、会議支援画面６００には、文書フォルダ６０１、現在会議フォルダ６０２、表示画像印刷指示ボタン６０３、メモ書き用白紙印刷指示ボタン６０４、および会議終了ボタン６０５が配置されている。

図７は、図６の会議支援画面６００上で文書フォルダ６０１が選択された場合の動作手順を示すフローチャートである。入出力制御部６１は、操作パネル２０Ａ上での文書フォルダ６０１の選択操作（例えばダブルクリック）を受け付けると、文書サーバ５０にアクセスし、文書サーバ５０に格納されている会議用ファイルのサムネイル画像の一覧を操作パネル２０Ａに表示させる（Ｓ１１）。

上記操作パネル２０Ａの画面上においてユーザが所望のサムネイル画像を指定すると、入出力制御部６１は、当該ユーザ操作を受け付け（Ｓ１２）、指定されたサムネイル画像に対応する会議用ファイルを文書サーバ５０から取得し、当該会議用ファイルをＴｉｆｆ等の所定の画像フォーマットの画像データに変換する（Ｓ１３）。そして、入出力制御部６１は、得られた画像データに対し会議ＩＤ「ｃ１」を（例えば属性情報として）付与して、会議ＩＤ付き画像データとして画像記憶部６６に記憶させる（Ｓ１４）。また、入出力制御部６１は、上記画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ１０Ａに表示させる（Ｓ１５）。

上記画像データに基づく画像が共有画面ディスプレイ１０Ａ上に表示されている間、入出力制御部６１は、共有画面ディスプレイ１０Ａ上での電子ペンによる書き込み操作を検出すると（Ｓ１６：ＹＥＳ）、画像記憶部６６に記憶されている画像データに書き込み内容を反映させて画像データを更新するとともに（Ｓ１７）、書き込み内容が反映された画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ１０Ａに表示させる（Ｓ１８）。すなわち、ユーザが共有画面ディスプレイ１０Ａ上で書き込み操作を行うと、その都度、画像記憶部６６に記憶されている画像データが書き込み後の内容に書き換えられ、書き込み内容が共有画面ディスプレイ１０Ａの表示画面に反映される。

入出力制御部６１は、操作パネル２０Ａ上での他の会議用文書に対する表示指示操作または会議終了ボタン６０５の押下操作を受け付けると（Ｓ１９：ＹＥＳ）、現時点で画像記憶部６６に記憶されている画像データ（すなわち現時点で共有画面ディスプレイ１０Ａに表示されている画像データ）に対して当該画像データの表示時刻（例えば現時点の時刻）を付与し（Ｓ２０）、当該画像データの表示に係る処理を終了させる。

図８は、図６の会議支援画面６００上で表示画像印刷指示ボタン６０３が押下された場合の動作手順を示すフローチャートである。入出力制御部６１は、操作パネル２０Ａ上での表示画像印刷指示ボタン６０３の押下操作を受け付けると、共有画面ディスプレイ１０Ａに表示されている画像に対応する画像データ（以下、「表示画像データ」と称す）を画像記憶部６６から読み出し、当該表示画像データをシート生成制御部６２に渡す。

シート生成制御部６２は、入出力制御部６１から表示画像データを受けると、当該表示画像データに付与されている会議ＩＤ「ｃ１」をエンコードしてバーコードを生成し、表示画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する（Ｓ２１）。ついで、シート生成制御部６２は、生成されたメモ紙用画像データを複合機４０Ａに送り、当該メモ紙用画像データの印刷を指示する（Ｓ２２）。例えば、シート生成制御部６２は、メモ紙用画像データをページ記述言語（PDL: Page Description Language）などで記述し、プリントプロトコル（例えば、LPR: Line PRinter daemon protocol）などで複合機４０Ａに送る。この指示に応じて、複合機４０Ａは、印刷部４１にてメモ紙用画像データに基づきバーコード付き資料画像を紙に印刷してメモ紙Ｐ１を出力する。

図９は、上記表示画像印刷指示に応じて印刷されたメモ紙Ｐ１の一例を示す図である。図９では、会議ＩＤをエンコードした黒色のバーコード９０１が紙面右下に配置されている。また、紙面の四隅には、メモ紙上の座標を特定するための黒色の四角マーク９０２〜９０５が配置されている。これらのうち紙面左上の四角マーク９０２は、他の四角マーク９０３〜９０５より大きいものとなっている。これは、メモ紙Ｐ１の上下左右の判別を可能にするためである。なお、本実施の形態では、黒色の一次元バーコードを付すこととしたが、会議ＩＤを認識することができれば、他の態様で会議ＩＤを付してもよい。例えば、会議ＩＤを示すＱＲコード等の二次元バーコードを付してもよいし、表示画像自体に会議ＩＤを埋め込んでもよい。また、会議ＩＤを示す画像は、画像読取部４２が認識可能な色であればよく、黒色以外であってもよい。例えば、見栄えの上で邪魔にならないよう、薄い黄色など人間が気にならない色にしてもよいし、肉眼で視認不可能に印刷してもよい。また、メモ紙上の座標を特定するための表示についても、会議ＩＤと同様、その態様は特に限定されない。また、メモ紙上の座標を特定するための表示は、省略されてもよい。

図１０は、図６の会議支援画面６００上でメモ書き用白紙印刷指示ボタン６０４が押下された場合の動作手順を示すフローチャートである。入出力制御部６１は、操作パネル２０Ａ上でのメモ書き用白紙印刷指示ボタン６０４の押下操作を受け付けると、会議ＩＤ「ｃ１」をシート生成制御部６２に渡す。シート生成制御部６２は、入出力制御部６１から会議ＩＤ「ｃ１」を受けると、白紙画像を示す白紙画像データを生成するとともに、会議ＩＤ「ｃ１」をエンコードしてバーコードを生成し、白紙画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する（Ｓ３１）。ついで、シート生成制御部６２は、生成されたメモ紙用画像データを複合機４０Ａに送り、当該メモ紙用画像データの印刷を指示する（Ｓ３２）。この指示に応じて、複合機４０Ａは、印刷部４１にてメモ紙用画像データに基づきバーコード付き白紙画像を紙に印刷してメモ紙Ｐ２を出力する。

図１１は、上記メモ書き用白紙印刷指示に応じて印刷されたメモ紙Ｐ２の一例を示す図である。図１１に示されるメモ紙Ｐ２は、表示画像が印刷されていない点を除き、図９に示されるメモ紙Ｐ１と同様であり、バーコード１１０１および四角マーク１１０２〜１１０５を含む。

上記生成されたメモ紙Ｐ１およびＰ２（以下、適宜「メモ紙Ｐ」と総称する）は、会議参加者が文字や図形等の手書き情報を記入するのに使用される。例えば、会議参加者は、会議の準備段階で白紙のメモ紙Ｐ２を用意しておき、会議中のメモには当該メモ紙Ｐ２を使用する。また例えば、会議中に、共有画面が印刷されたメモ紙Ｐ１を出力し、当該メモ紙Ｐ１に会議の議論に必要な手書き情報を書き込む。

図１２は、メモ紙Ｐ上の手書き情報を電子会議システム１に取り込む際の動作手順を示すフローチャートである。複合機４０Ａのコントロールパネル（不図示）には、コピー、スキャン、ファクシミリ、および会議用スキャンのうち所望の動作モードの選択を促す画面が表示されている。会議参加者は、メモ紙Ｐの内容を電子会議システム１に取り込ませたい場合、複合機４０Ａにメモ紙Ｐをセットして、コントロールパネル上で会議用スキャンを選択し、不図示のスタートボタンを押下する。複合機４０Ａは、上記操作を受け付けると、画像読取部４２にてメモ紙Ｐの画像を読み取ってスキャン画像データを生成し、当該スキャン画像データを会議支援装置６０に送る（Ｓ４１）。

会議支援装置６０において、画像取得部６３は、複合機４０Ａからスキャン画像データを取得し、識別情報抽出部６４に渡す。識別情報抽出部６４は、スキャン画像データ中の４つの四角マークに基づきバーコードの位置を認識し、当該バーコードをデコードして、会議ＩＤ「ｃ１」を抽出する（Ｓ４２）。そして、識別情報抽出部６４は、抽出された会議ＩＤ「ｃ１」とともにスキャン画像データを画像記憶制御部６５に渡す。画像記憶制御部６５は、識別情報抽出部６４から会議ＩＤ「ｃ１」とともにスキャン画像データを受けると、当該スキャン画像データに対し会議ＩＤ「ｃ１」およびスキャン時刻を付与して、会議ＩＤ付き画像データとして画像記憶部６６に記憶させる（Ｓ４３）。すなわち、メモ紙Ｐ上の手書き情報が、会議ＩＤおよびスキャン時刻と関連付けられて画像記憶部６６に保存される。

図１３は、図６の会議支援画面６００上で現在会議フォルダ６０２が選択された場合の動作手順を示すフローチャートである。入出力制御部６１は、操作パネル２０Ａ上での現在会議フォルダ６０２の選択操作を受け付けると、画像記憶部６６にアクセスし、画像記憶部６６に格納されている画像データのうち、会議ＩＤ「ｃ１」に関連付けられている画像データのサムネイル画像の一覧を操作パネル２０Ａに表示させる（Ｓ５１）。ここで、画像データには、文書サーバ５０から取得されて共有画面ディスプレイ１０Ａに表示された画像の画像データ（表示画像データ）と、複合機４０Ａによりスキャンインされたメモ紙Ｐの画像データ（スキャン画像データ）とが含まれる。本実施の形態では、入出力制御部６１は、画像記憶部６６に格納されている表示画像データおよびスキャン画像データのサムネイル画像を、それぞれの表示時刻およびスキャン時刻に基づき、時系列順に並べて操作パネル２０Ａに表示させる。この操作パネル２０Ａの画面上においてユーザが所望のサムネイル画像を指定すると、入出力制御部６１は、当該ユーザ操作を受け付け（Ｓ５２）、指定されたサムネイル画像に対応する画像データを画像記憶部６６から取得し、当該画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ１０Ａに表示させる（Ｓ５３）。その後、入出力制御部６１は、操作パネル２０Ａ上での他の会議用文書に対する表示指示操作または会議終了ボタン６０５の押下操作を受け付けると（Ｓ５４：ＹＥＳ）、当該画像データの表示に係る処理を終了させる。

図３を再び参照すると、入出力制御部６１は、図６の会議支援画面６００上での会議終了ボタン６０５の押下操作を受け付けると、すなわちユーザから会議終了指示を受け付けると（Ｓ４：ＹＥＳ）、画像記憶部６６に記憶されている画像データをマルチページ形式の画像データファイルに纏める。そして、当該画像データファイルを会議ＩＤ「ｃ１」と関連付けて（例えば会議ＩＤをファイル名として）文書サーバ５０に保存し（Ｓ５）、会議室Ａにおける会議体「経営会議」の会議の支援を終了させる。

以上、１つのローカル会議が行われる場合の電子会議システム１の動作について説明したが、以下、複数の多地点間会議が行われる場合の電子会議システム１の動作について説明する。なお、以下の説明では、ローカル会議と同様の動作については詳しい説明を省略する。

操作パネル２０Ａおよび２０Ｂ上で「経営会議」が選択され、操作パネル２０Ｃおよび２０Ｄ上で「Ｙプロジェクト会議」が選択された場合、会議支援装置６０は、図１４に示されるように、会議室Ａ，Ｂと経営会議の会議ＩＤ「ｃ１」とを関連付けて、また会議室Ｃ，ＤとＹプロジェクト会議の会議ＩＤ「ｃ２」とを関連付けて、会議室−会議ＩＤテーブルに保持する。そして、この会議室−会議ＩＤテーブルに基づき、会議室Ａ，Ｂ間で行われる経営会議および会議室Ｃ，Ｄ間で行われるＹプロジェクト会議について、以下のように会議支援制御を行う。

（文書サーバ５０上のファイルを共有画面上に表示する場合）
操作パネル２０Ｃ（または２０Ｄ）上で文書フォルダがダブルクリックされた後、所望の会議用ファイルが指定された場合、会議支援装置６０は、指定された会議用ファイルを文書サーバ５０から取得し、画像データに変換する。そして、会議支援装置６０は、会議室Ｃ（またはＤ）が会議ＩＤ「ｃ２」と関連付けられていることより、得られた画像データに対し会議ＩＤ「ｃ２」を付与して画像記憶部６６に記憶させる。また、会議ＩＤ「ｃ２」には会議室ＣおよびＤが関連付けられていることより、上記画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ１０Ｃおよび１０Ｄに表示させる。

上記画像データに基づく画像が共有画面ディスプレイ１０Ｃおよび１０Ｄに表示されている間、共有画面ディスプレイ１０Ｃまたは１０Ｄ上で電子ペンによる書き込み操作が行われると、画像記憶部６６中の画像データが更新されるとともに、書き込み内容が共有画面ディスプレイ１０Ｃおよび１０Ｄの表示画面に反映される。

そして、操作パネル２０Ｃ（または２０Ｄ）上で他の会議用文書に対する表示指示操作が行われると、会議支援装置６０は、その時点で画像記憶部６６に記憶されている画像データ（すなわち、その時点で共有画面ディスプレイ１０Ｃおよび１０Ｄに表示されている画像データ）に対して表示時刻データを付与し、当該画像データの表示に係る処理を終了させる。

会議室Ａ，Ｂ間の経営会議についても同様に、操作パネル２０Ａまたは２０Ｂ上の操作に基づき共有画面ディスプレイ１０Ａおよび１０Ｂに共有画面が表示される。そして、画像記憶部６６には、上記Ｙプロジェクト会議の画像データと同様、経営会議の画像データも保存される。ここで、経営会議の画像データには会議ＩＤ「ｃ１」が付与される。

（表示画像が印刷されたメモ紙Ｐ１を生成する場合）
操作パネル２０Ｃ（または２０Ｄ）上で表示画像印刷指示ボタンが押下された場合、会議支援装置６０は、共有画面ディスプレイ１０Ｃ（または１０Ｄ）に表示されている画像に対応する画像データ（表示画像データ）を画像記憶部６６から読み出す。ついで、当該表示画像データに付与されている会議ＩＤ「ｃ２」を示すバーコードを生成し、表示画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する。そして、会議支援装置６０は、複合機４０Ｃ（または４０Ｄ）にメモ紙用画像データを印刷させ、複合機４０Ｃ（または４０Ｄ）は会議ＩＤ「ｃ２」が付されたメモ紙Ｐ１を出力する。

会議室Ａ，Ｂ間の会議についても同様に、操作パネル２０Ａまたは２０Ｂ上の操作に基づきメモ紙Ｐ１の生成が行われる。

（白紙のメモ紙Ｐ２を生成する場合）
操作パネル２０Ｃ（または２０Ｄ）上でメモ書き用白紙印刷指示ボタンが押下された場合、会議支援装置６０は、会議室Ｃ（またはＤ）が会議ＩＤ「ｃ２」と関連付けられていることより、会議ＩＤ「ｃ２」を示すバーコードを生成し、白紙画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する。そして、会議支援装置６０は、複合機４０Ｃ（または４０Ｄ）にメモ紙用画像データを印刷させ、複合機４０Ｃ（または４０Ｄ）は会議ＩＤ「ｃ２」が付されたメモ紙Ｐ２を出力する。

会議室Ａ，Ｂ間の会議についても同様に、操作パネル２０Ａまたは２０Ｂ上の操作に基づきメモ紙Ｐ２の生成が行われる。

（メモ紙Ｐ上の手書き情報を取り込む場合）
複合機４０Ｃ（または４０Ｄ）のコントロールパネル上で「会議用スキャン」が選択された上でスタートボタンが押下されると、複合機４０Ｃ（または４０Ｄ）は、メモ紙Ｐの画像を読み取ってスキャン画像データを生成し、当該スキャン画像データを会議支援装置６０に送る。会議支援装置６０は、スキャン画像データから会議ＩＤ「ｃ２」を抽出し、スキャン画像データに対し会議ＩＤ「ｃ２」を付与して画像記憶部６６に記憶させる。

会議室Ａ，Ｂ間の会議についても同様に、複合機４０Ａまたは４０Ｂにより手書き情報が書き込まれたメモ紙Ｐがスキャンされ、経営会議に係るスキャン画像データも画像記憶部６６に保存される。ここで、経営会議に係るスキャン画像データには会議ＩＤ「ｃ１」が付与される。

（画像記憶部６６の画像データを共有画面上に表示する場合）
操作パネル２０Ｃ（または２０Ｄ）上で現在会議フォルダがダブルクリックされた場合、会議支援装置６０は、会議室Ｃ（またはＤ）が会議ＩＤ「ｃ２」と関連付けられていることより、画像記憶部６６に保存されている画像データのうち、会議ＩＤ「ｃ２」に関連付けられている画像データのサムネイル画像の一覧を操作パネル２０Ｃ（または２０Ｄ）に表示させる。この画面上でユーザが所望のサムネイル画像を指定すると、会議支援装置６０は、指定されたサムネイル画像に対応する画像データを画像記憶部６６から読み出し、会議ＩＤ「ｃ２」には会議室ＣおよびＤが関連付けられていることより、当該画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ１０Ｃおよび１０Ｄに表示させる。

会議室Ａ，Ｂ間の経営会議についても同様に、操作パネル２０Ａまたは２０Ｂ上の操作に基づき、画像記憶部６６に保存されている画像データのうち会議ＩＤ「ｃ１」に関連付けられている画像データが共有画面ディスプレイ１０Ａおよび１０Ｂに表示される。

（会議を終了させる場合）
操作パネル２０Ｃ（または２０Ｄ）上で会議終了ボタンが押下された場合、会議支援装置６０は、画像記憶部６６に記憶されている画像データをマルチページ形式の画像データファイルに纏めて文書サーバ５０に保存する。そして、図１４の会議室−会議ＩＤテーブルにおいて、会議室Ｃ（またはＤ）と会議ＩＤ「ｃ２」との関連付けを削除し、会議室Ｃ（またはＤ）に係る会議の支援を終了させる。

会議室Ａ，Ｂ間の会議についても同様に、操作パネル２０Ａまたは２０Ｂ上の操作に基づき会議を終了させる。

なお、上記の説明では省略したが、好適な態様では、各会議室には、ビデオカメラ、ビデオ映像表示装置、マイク、およびスピーカが設置され、会議支援装置６０は、これらの機器を制御してテレビ会議環境を提供する。

また、上記の例では、会議ＩＤは会議体を識別するものであったが、会議イベントを識別するものであってもよい。すなわち、上記の例では手書き情報を会議体と関連付けて記憶したが、手書き情報を会議イベントと関連付けて記憶してもよい。この場合、例えば、会議支援装置６０は、会議体毎に会議履歴を記録しておき、第３回経営会議が開始される場合には、当該会議イベントを識別するための会議ＩＤ「ｃ１−３」を生成し、会議ＩＤ「ｃ１」の代わりに会議ＩＤ「ｃ１−３」を使用する。また例えば、会議支援装置６０は、ユーザから会議体の指定を受け付ける代わりに、会議イベントの開始指示（すなわち、その時刻に開始される会議イベントの指定）を受け付け、当該開始指示に応じて当該会議イベントを識別するための会議ＩＤを生成し、この会議ＩＤを使用する。このとき、会議ＩＤは、会議イベントを一意に識別する観点より、開始時刻またはシリアル番号を含むことが好ましい。図１５には、開始時刻およびシリアル番号の両方を含む会議ＩＤの一例が示されている。

以上のとおり、本実施の形態では、会議の指定を受け付け、手書き情報を書き込むためのメモ紙（手書き用シート）の生成指示を受け付けると、指定された会議を識別するための会議ＩＤ（会議識別情報）が付されたメモ紙を生成する。そして、生成されたメモ紙に手書き情報が書き込まれた後、メモ紙の画像を読み取り、読み取られた画像から会議ＩＤを抽出し、読み取られた画像を抽出された会議ＩＤと関連付けて記憶する。このため、本実施の形態によれば、ユーザによる手書き情報を会議毎（会議体毎または会議イベント毎）に区別してシステム内に取り込むことができる。すなわち、電子会議システム内で用いられる会議ＩＤを紙に付与しておくので、電子会議システムから離れた紙を会議ＩＤに関連付けておくことができ、この紙に書き込まれた手書き情報を、特定の会議の資料として電子会議システムに容易に融合させることができる。具体的には、会議の参加者は、スキャンという簡単な操作によって、個別に書いたメモ紙の内容を当該会議の資料としてシステムに登録することができ、共有画面ディスプレイに表示可能にすることができる。このため、会議参加者が個別に書いたメモ紙を電子会議システムに会議資料として登録する際や、共有画面ディスプレイに表示させる際、ユーザ操作による会議の中断を回避または軽減することができる。また、メモ紙の画像は会議ＩＤに関連付くので、各会議に係る画像を会議毎に区別して保存または使用することができる。

また、本実施の形態では、画像記憶部に記憶された画像を会議用画面に表示させる。このため、本実施の形態によれば、手書き情報が書き込まれたメモ紙の内容を、スキャンという簡単な操作により会議用画面に表示させることができる。これにより、会議参加者が個別に書いたメモ紙を会議用画面に表示させる際、ユーザ操作による会議の中断を回避または軽減することができる。

また、本実施の形態では、会議用画面に表示されている画像が表示されたメモ紙を生成する。このため、会議用画面に表示されている画像に手書き情報を書き込み、これをシステムに取り込ませることができ、ユーザにとって便利である。

また、本実施の形態によれば、スキャンインされたメモ紙の画像データ（スキャン画像データ）にスキャン時刻を関連付けるので、スキャン画像データを時系列的に管理することができる。さらに、会議用画面に表示された会議用ファイルの画像データ（表示画像データ）に表示時刻を関連付けるので、表示画像データおよびスキャン画像データを時系列的に管理することができる。

また、プリンタとスキャナ、あるいは複合機が必要であるが、これらは複数の会議で共有もできるし、会議以外の用途でも活用できるので経済的である。

なお、本発明は、上記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で種々変更することができる。例えば、ユーザ操作を受け付けるユーザインタフェースの具体的構成は、適宜に変更可能である。例えば、メモ紙Ｐの生成指示を複合機４０のコントロールパネルで受け付ける構成としてもよい。また、操作パネル２０を省略し、操作パネル２０の機能を共有画面ディスプレイ１０または複合機４０に持たせてもよい。また、ＩＣカードリーダ３０を省略し、別の手段でユーザ認証を行ってもよい。また、ユーザ認証自体を省略してもよい。

また、会議支援装置６０の機能を実現する具体的構成は、適宜に変更可能である。例えば、会議支援装置６０の機能を複合機４０に実装してもよい。あるいは、ネットワーク上に分散した複数の装置（コンピュータ等）が協働して会議支援装置６０の機能を実現してもよい。図１６は、電子会議システムの変形例を示す図である。図１６の例では、会議支援装置６０および操作パネル２０の代わりにパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１６１が設けられており、共有画面ディスプレイ１０の代わりにプロジェクタ１６２が設けられている。なお、図１６において、プロジェクタ１６２を省略し、ＰＣ１６１のディスプレイを共有画面ディスプレイ１０として利用することも可能である。

また、上記の例では、メモ紙Ｐの印刷およびスキャンを複合機４０により行うこととしたが、メモ紙Ｐの印刷をプリンタで行い、メモ紙Ｐのスキャンをスキャナで行う構成としてもよい。この場合、既にネットワーク上に設置されているネットワークプリンタおよびネットワークスキャナを利用することが可能である。

また、上記の例では、複合機４０のコントロールパネル上で会議用スキャンモードを選択することとしたが、会議用スキャンモードへの移行は次のように行われてもよい。すなわち、会議支援装置６０は、会議用シートである旨を示す会議マークが表示されたメモ紙を複合機４０に生成させる。複合機４０は、スタートボタンが押下されると、原稿の画像をスキャンしてスキャン画像データを生成する。そして、複合機４０は、スキャン画像データに上記会議マークが含まれるか否かを判断し、含まれると判断した場合には会議用スキャンモードで動作し、含まれないと判断した場合には通常のコピーモードまたはスキャンモードで動作する。なお、当該構成では、会議ＩＤを示す画像（バーコード等）を会議マークとして利用することもできる。

また、メモ紙の生成については、ユーザから画像の選択を受け付け、選択された画像が印刷されたメモ紙を生成することとしてもよい。選択対象の画像としては、例えば、文書サーバ５０のファイルや画像記憶部６６の画像データなどが挙げられる。

また、スキャン画像データが会議ＩＤと関連付けられて画像記憶部６６に記憶された場合に、当該スキャン画像データを当該会議ＩＤに関係する共有画面ディスプレイ１０に自動的に表示させるように構成してもよい。この構成では、メモ紙Ｐを複合機４０でスキャンすると、当該メモ紙Ｐの画像が共有画面ディスプレイ１０に自動的に表示されるので、メモ紙Ｐに書き込まれた内容をすぐに会議に利用することができる。

実施の形態に係る会議支援システムを含む電子会議システムの全体構成図である。 複合機および会議支援装置の詳細な構成を示す機能ブロック図である。 実施の形態に係る電子会議システムの動作手順を示すフローチャートである。 会議体指定画面の一例を示す図である。 会議室−会議ＩＤテーブルを示す図である。 会議支援画面の一例を示す図である。 図６の会議支援画面上で文書フォルダが選択された場合の動作手順を示すフローチャートである。 図６の会議支援画面上で表示画像印刷指示ボタンが押下された場合の動作手順を示すフローチャートである。 表示画像印刷指示に応じて印刷されたメモ紙の一例を示す図である。 図６の会議支援画面上でメモ書き用白紙印刷指示ボタンが押下された場合の動作手順を示すフローチャートである。 メモ書き用白紙印刷指示に応じて印刷されたメモ紙の一例を示す図である。 メモ紙上の手書き情報を電子会議システムに取り込む際の動作手順を示すフローチャートである。 図６の会議支援画面上で現在会議フォルダが選択された場合の動作手順を示すフローチャートである。 会議室−会議ＩＤテーブルを示す図である。 開始時刻およびシリアル番号の両方を含む会議ＩＤの一例を示す図である。 電子会議システムの変形例を示す図である。

符号の説明

１ 電子会議システム、１０（１０Ａ，１０Ｂ，・・・） 共有画面ディスプレイ、２０（２０Ａ，２０Ｂ，・・・） 操作パネル、３０（３０Ａ，３０Ｂ，・・・） ＩＣカードリーダ、４０（４０Ａ，４０Ｂ，・・・） 複合機、４１ 印刷部、４２ 画像読取部、５０ 文書サーバ、６０ 会議支援装置、６１ 入出力制御部、６２ シート生成制御部、６３ 画像取得部、６４ 識別情報抽出部、６５ 画像記憶制御部、６６ 画像記憶部。

Claims (10)

1. 会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、
   手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、
   前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートを生成するシート生成手段と、
   前記生成された手書き用シートの画像を読み取る画像読取手段と、
   前記読み取られた画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
   前記読み取られた画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶する画像記憶手段と、
   を有することを特徴とする会議支援システム。
2. 請求項１に記載の会議支援システムであって、
   前記画像記憶手段に記憶された画像を、会議用画面に表示させる画面表示制御手段をさらに有することを特徴とする会議支援システム。
3. 請求項１に記載の会議支援システムであって、
   前記シート生成手段は、会議用画面に表示されている画像が表示された手書き用シートを生成することを特徴とする会議支援システム。
4. 会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、
   手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、
   前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるシート生成制御手段と、
   前記生成された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、
   前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
   前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させる画像記憶制御手段と、
   を有することを特徴とする会議支援装置。
5. 会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートを生成する手書き用シート生成装置であって、
   会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、
   手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、
   前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるシート生成制御手段と、
   を有することを特徴とする手書き用シート生成装置。
6. 会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートから手書き情報を取り込む手書き情報取込装置であって、
   会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、
   前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
   前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させる画像記憶制御手段と、
   を有することを特徴とする手書き情報取込装置。
7. コンピュータに、
   会議の指定を受け付けるステップと、
   手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、
   前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるステップと、
   前記生成された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
   前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、
   前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させるステップと、
   を実行させることを特徴とする会議支援プログラム。
8. 会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートを生成するためのプログラムであって、コンピュータに、
   会議の指定を受け付けるステップと、
   手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、
   前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるステップと、
   を実行させることを特徴とするプログラム。
9. 会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートから手書き情報を取り込むためのプログラムであって、コンピュータに、
   会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
   前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、
   前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させるステップと、
   を実行させることを特徴とするプログラム。
10. 会議指定受付手段が、会議の指定を受け付けるステップと、
    シート生成指示受付手段が、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、
    シート生成手段が、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートを生成するステップと、
    画像読取手段が、前記生成された手書き用シートの画像を読み取るステップと、
    識別情報抽出手段が、前記読み取られた画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、
    画像記憶手段が、前記読み取られた画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶するステップと、
    を有することを特徴とする会議支援方法。

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