JP2007188168A - 会議支援システム - Google Patents
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Abstract
【課題】シート上に書き込まれた手書き情報を会議毎に区別してシステム内に取り込むことが可能な会議支援システムを提供する。
【解決手段】会議支援装置60は、操作パネル20を介して会議の指定を受け付け、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けると、指定された会議を識別するための会議IDが付されたメモ紙を複合機40に生成させる。生成されたメモ紙に手書き情報が書き込まれた後、複合機40は、メモ紙の画像を読み取って会議支援装置60に送る。会議支援装置60は、読み取られた画像から会議IDを抽出し、読み取られた画像を、抽出された会議IDと関連付けて記憶する。
【選択図】図1
【解決手段】会議支援装置60は、操作パネル20を介して会議の指定を受け付け、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けると、指定された会議を識別するための会議IDが付されたメモ紙を複合機40に生成させる。生成されたメモ紙に手書き情報が書き込まれた後、複合機40は、メモ紙の画像を読み取って会議支援装置60に送る。会議支援装置60は、読み取られた画像から会議IDを抽出し、読み取られた画像を、抽出された会議IDと関連付けて記憶する。
【選択図】図1
Description
本発明は、会議を支援する会議支援システムに関する。
多地点またはローカルの複数の参加者に共有される共有画面(同一画面ともいう)を含む電子会議システムが知られている。従来、この種の電子会議システムでは、電子文書の内容を共有画面に表示させることにより、参加者全員で同一の会議資料を参照することができる。また、会議中に共有画面に表示された電子文書を会議資料として会議毎に保存しておくことができる。
上記電子会議システムにおいて、会議の参加者により個別に書かれたメモ紙の内容をその会議の共有画面上に表示したり、当該メモ紙の内容をその会議の資料として保存したりすることができれば便利である。
そこで、本発明は、シート上に書き込まれた手書き情報を会議毎に区別してシステム内に取り込むことが可能な会議支援システムを提供する。
本発明に係る会議支援システムは、会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートを生成するシート生成手段と、前記生成された手書き用シートの画像を読み取る画像読取手段と、前記読み取られた画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、前記読み取られた画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶する画像記憶手段と、を有することを特徴とする。
本発明の好適な態様では、前記画像記憶手段に記憶された画像を、会議用画面に表示させる画面表示制御手段をさらに有する。
本発明の好適な態様では、前記シート生成手段は、会議用画面に表示されている画像が表示された手書き用シートを生成する。
本発明に係る会議支援装置は、会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるシート生成制御手段と、前記生成された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させる画像記憶制御手段と、を有することを特徴とする。
本発明に係る手書き用シート生成装置は、会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートを生成する手書き用シート生成装置であって、会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるシート生成制御手段と、を有することを特徴とする。
本発明に係る手書き情報取込装置は、会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートから手書き情報を取り込む手書き情報取込装置であって、会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させる画像記憶制御手段と、を有することを特徴とする。
本発明に係る会議支援プログラムは、コンピュータに、会議の指定を受け付けるステップと、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるステップと、前記生成された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させるステップと、を実行させることを特徴とする。
本発明に係る、会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートを生成するためのプログラムは、コンピュータに、会議の指定を受け付けるステップと、手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるステップと、を実行させることを特徴とする。
本発明に係る、会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートから手書き情報を取り込むためのプログラムは、コンピュータに、会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させるステップと、を実行させることを特徴とする。
本発明に係る会議支援方法は、会議指定受付手段が、会議の指定を受け付けるステップと、シート生成指示受付手段が、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、シート生成手段が、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートを生成するステップと、画像読取手段が、前記生成された手書き用シートの画像を読み取るステップと、識別情報抽出手段が、前記読み取られた画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、画像記憶手段が、前記読み取られた画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶するステップと、を有することを特徴とする。
本発明によれば、シート上に書き込まれた手書き情報を会議毎に区別してシステム内に取り込むことが可能な会議支援システムを提供することができる。
以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。
図1は、本実施の形態に係る会議支援システムを含む電子会議システム1の全体構成図である。この電子会議システム1は、多地点間またはローカルの会議を支援するシステムであって、ユーザによりシート上に書き込まれた手書き情報を会議毎に区別してシステム内に取り込むものである。なお、本件明細書において「会議」という語には、「会議イベント」および「会議体」が含まれる。「会議イベント」とは、ある時間帯に多地点間またはローカルで開催される1回の会合であり、例えば12月15日の午前10時から午前12時まで行われる第3回商品企画会議などである。「会議体」とは、一定の事柄を討議または決議する機関であり、例えば、経営会議、役員会議、X商品企画会議、Yプロジェクト会議などである。
図1において、会議室A,B,C,D,・・・には、それぞれ、共有画面ディスプレイ10A,10B,10C,10D,・・・、操作パネル20A,20B,20C,20D,・・・、ICカードリーダ30A,30B,30C,30D,・・・、および複合機40A,40B,40C,40D,・・・が設置されている。なお、以下の説明では、適宜、符号中の会議室を示すアルファベットを省略し、共有画面ディスプレイ10、操作パネル20、ICカードリーダ30、複合機40と総称する。各会議室に設置された装置10〜40は、LAN(Local Area Network)やインターネットなどのネットワークNに接続されている。このネットワークN上には、文書サーバ50および会議支援装置60が設置されている。
共有画面ディスプレイ10は、多地点間会議またはローカル会議の参加者全員に共有される共有画面を表示する表示装置である。本実施の形態では、共有画面ディスプレイ10は、大型(50型程度)のいわゆる電子黒板であり、電子ペンで画面上に文字や図形等の書き込みを行うことができるものである。
操作パネル20は、各種情報をユーザ(主として会議の話者)に提示するとともにユーザから操作入力を受け付けるユーザインタフェースであり、ここでは小型(15型程度)のタッチパネル式ディスプレイである。
ICカードリーダ30は、各ユーザが所有するICカードから当該ICカードに格納されているユーザ識別情報(以下、「ユーザID」と称す)を読み出す非接触型の読取装置であり、例えばRFID(Radio Frequency Identification)リーダである。
複合機40は、少なくとも印刷機能(プリント機能)および画像読取機能(スキャン機能)を有する装置である。この複合機40は、広く知られている一般の複合機と殆ど同じであるが、次の点で相違する。すなわち、本実施の形態の複合機40は、コピーモードやスキャンモードなどの一般的な動作モードの他に会議用スキャンモードを有し、この会議用スキャンモードでは、スキャンインした画像データを会議支援装置60に送る。
文書サーバ50は、会議用の電子文書を保存および管理するコンピュータである。ここで、会議用の電子文書としては、プレゼンテーションソフトやワープロソフト等のアプリケーションのファイルや、Tiff(Tagged Image File Format)やJPEG(Joint Photographic Eu1perts Group)等の画像データなどが挙げられる。
会議支援装置60は、電子会議システム1全体、すなわち各会議室に設置された各種装置10〜40および文書サーバ50を制御して、会議を支援する装置である。本実施の形態では、会議支援装置60はコンピュータであり、ソフトウェアとハードウェア資源との協働により実現される。会議支援装置60は、ソフトウェアとして、本実施の形態に係る会議支援プログラムを含み、ハードウェア資源として、CPU(Central Processing Unit)、メインメモリ、ROM(Read Only Memory)、ハードディスク等の外部記憶装置などを含む。会議支援装置60の機能は、外部記憶装置やROM等の記録媒体に記録された会議支援プログラムがメインメモリに読み込まれてCPUにより実行されることによって実現される。
図2は、複合機40および会議支援装置60の詳細な構成を示す機能ブロック図である。図2において、複合機40は、印刷部41および画像読取部42を備えている。印刷部41は、電子写真方式やインクジェット方式などの適宜の印刷方式により、画像データに基づいて紙等の印刷媒体に画像を印刷する。画像読取部42は、プラテン方式やシートスルー方式などの適宜のスキャン方式により、原稿の画像を光学的に読み取って画像データを生成する。
会議支援装置60は、入出力制御部61、シート生成制御部62、画像取得部63、識別情報抽出部64、画像記憶制御部65、および画像記憶部66を有する。
入出力制御部61は、共有画面ディスプレイ10、操作パネル20、およびICカードリーダ30を制御して、ユーザに対する各種情報の提示およびユーザからの操作入力の受付を行う。具体的には、入出力制御部61は、会議(会議体または会議イベント)の指定を受け付ける会議指定受付機能、手書き情報を書き込むための手書き用シート(以下、「メモ紙」と称す)の生成指示を受け付けるシート生成指示受付機能、文書サーバ50または画像記憶部66に記憶されている電子文書のうちユーザに指定された電子文書の画像を共有画面ディスプレイ10に表示させる画面表示制御機能、共有画面ディスプレイ10に表示された画像の画像データを会議毎(会議イベント毎または会議体毎)に区別して画像記憶部66または文書サーバ50に記憶させる画像記憶制御機能を有する。
シート生成制御部62は、入出力制御部61によりメモ紙の生成指示が受け付けられた場合に、入出力制御部61にて指定された会議を識別するための会議識別情報(以下、「会議ID」と称す)が付されたメモ紙を複合機40の印刷部41に生成させる。
画像取得部63は、上記生成された(手書き後の)メモ紙の画像を、複合機40の画像読取部42を介して取得する。
識別情報抽出部64は、画像取得部63により取得された画像から会議IDを抽出する。
画像記憶制御部65は、画像取得部63により取得された画像を、識別情報抽出部64により抽出された会議IDと関連付けて画像記憶部66に記憶させる。
図3は、本実施の形態に係る電子会議システム1の動作手順を示すフローチャートである。以下、図3に従って、電子会議システム1の動作について具体的に説明する。なお、以下の説明では、会議室Aにおいてローカル会議が行われる場合を例にとって説明する。
ICカードリーダ30Aは、ユーザによりICカードがかざされると、当該ICカードからユーザIDを読み取って会議支援装置60に送る。なお、ここでは、ユーザU1のICカードがかざされ、当該ユーザU1に割り当てられたユーザID「u1」が読み取られたものとする。
会議支援装置60において、入出力制御部61は、ICカードリーダ30AからユーザID「u1」を受けると(S1)、当該ユーザIDに基づき所定の認証処理を行う。そして、認証に成功すると、ユーザU1から会議体の指定を受け付ける(S2)。具体的には、入出力制御部61は、ユーザID「u1」に予め関連付けられている会議体(すなわちユーザU1が属する会議体)を不図示のデータベースから読み出し、図4に示される会議体の指定を促す会議体指定画面400を操作パネル20Aに表示させ、この会議体指定画面400上で会議体の指定を受け付ける。図4において、会議体指定画面400には、それぞれユーザU1が属する会議体の名称が表示された会議体選択ボタン401〜404、および開始ボタン405が配置されている。ここでは、ユーザU1は、会議体「経営会議」に係る会議を開催すべく、会議体選択ボタン401を押下し、ついで開始ボタン405を押下したものとする。
入出力制御部61は、操作パネル20Aを介して上記操作を受け付けると、図5に示されるように、会議室Aと「経営会議」に予め割り当てられた会議ID「c1」とを関連付けて、会議室−会議IDテーブルに保持する。各会議室と各会議室用の装置10〜40とは予め関連付けられているので、会議室−会議IDテーブルは、各会議室用の装置10〜40と会議IDとの関連付けを示す。入出力制御部61は、この会議室−会議IDテーブルに基づき、会議室Aにおける経営会議を支援するための会議支援制御を行う(S3)。
以下、図3のステップS4以降を説明する前に、会議支援制御について詳しく説明する。会議支援制御では、入出力制御部61は、図6に示される会議支援画面600を操作パネル20Aに表示させ、この会議支援画面600上でユーザ操作を受け付ける。図6において、会議支援画面600には、文書フォルダ601、現在会議フォルダ602、表示画像印刷指示ボタン603、メモ書き用白紙印刷指示ボタン604、および会議終了ボタン605が配置されている。
図7は、図6の会議支援画面600上で文書フォルダ601が選択された場合の動作手順を示すフローチャートである。入出力制御部61は、操作パネル20A上での文書フォルダ601の選択操作(例えばダブルクリック)を受け付けると、文書サーバ50にアクセスし、文書サーバ50に格納されている会議用ファイルのサムネイル画像の一覧を操作パネル20Aに表示させる(S11)。
上記操作パネル20Aの画面上においてユーザが所望のサムネイル画像を指定すると、入出力制御部61は、当該ユーザ操作を受け付け(S12)、指定されたサムネイル画像に対応する会議用ファイルを文書サーバ50から取得し、当該会議用ファイルをTiff等の所定の画像フォーマットの画像データに変換する(S13)。そして、入出力制御部61は、得られた画像データに対し会議ID「c1」を(例えば属性情報として)付与して、会議ID付き画像データとして画像記憶部66に記憶させる(S14)。また、入出力制御部61は、上記画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ10Aに表示させる(S15)。
上記画像データに基づく画像が共有画面ディスプレイ10A上に表示されている間、入出力制御部61は、共有画面ディスプレイ10A上での電子ペンによる書き込み操作を検出すると(S16:YES)、画像記憶部66に記憶されている画像データに書き込み内容を反映させて画像データを更新するとともに(S17)、書き込み内容が反映された画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ10Aに表示させる(S18)。すなわち、ユーザが共有画面ディスプレイ10A上で書き込み操作を行うと、その都度、画像記憶部66に記憶されている画像データが書き込み後の内容に書き換えられ、書き込み内容が共有画面ディスプレイ10Aの表示画面に反映される。
入出力制御部61は、操作パネル20A上での他の会議用文書に対する表示指示操作または会議終了ボタン605の押下操作を受け付けると(S19:YES)、現時点で画像記憶部66に記憶されている画像データ(すなわち現時点で共有画面ディスプレイ10Aに表示されている画像データ)に対して当該画像データの表示時刻(例えば現時点の時刻)を付与し(S20)、当該画像データの表示に係る処理を終了させる。
図8は、図6の会議支援画面600上で表示画像印刷指示ボタン603が押下された場合の動作手順を示すフローチャートである。入出力制御部61は、操作パネル20A上での表示画像印刷指示ボタン603の押下操作を受け付けると、共有画面ディスプレイ10Aに表示されている画像に対応する画像データ(以下、「表示画像データ」と称す)を画像記憶部66から読み出し、当該表示画像データをシート生成制御部62に渡す。
シート生成制御部62は、入出力制御部61から表示画像データを受けると、当該表示画像データに付与されている会議ID「c1」をエンコードしてバーコードを生成し、表示画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する(S21)。ついで、シート生成制御部62は、生成されたメモ紙用画像データを複合機40Aに送り、当該メモ紙用画像データの印刷を指示する(S22)。例えば、シート生成制御部62は、メモ紙用画像データをページ記述言語(PDL: Page Description Language)などで記述し、プリントプロトコル(例えば、LPR: Line PRinter daemon protocol)などで複合機40Aに送る。この指示に応じて、複合機40Aは、印刷部41にてメモ紙用画像データに基づきバーコード付き資料画像を紙に印刷してメモ紙P1を出力する。
図9は、上記表示画像印刷指示に応じて印刷されたメモ紙P1の一例を示す図である。図9では、会議IDをエンコードした黒色のバーコード901が紙面右下に配置されている。また、紙面の四隅には、メモ紙上の座標を特定するための黒色の四角マーク902〜905が配置されている。これらのうち紙面左上の四角マーク902は、他の四角マーク903〜905より大きいものとなっている。これは、メモ紙P1の上下左右の判別を可能にするためである。なお、本実施の形態では、黒色の一次元バーコードを付すこととしたが、会議IDを認識することができれば、他の態様で会議IDを付してもよい。例えば、会議IDを示すQRコード等の二次元バーコードを付してもよいし、表示画像自体に会議IDを埋め込んでもよい。また、会議IDを示す画像は、画像読取部42が認識可能な色であればよく、黒色以外であってもよい。例えば、見栄えの上で邪魔にならないよう、薄い黄色など人間が気にならない色にしてもよいし、肉眼で視認不可能に印刷してもよい。また、メモ紙上の座標を特定するための表示についても、会議IDと同様、その態様は特に限定されない。また、メモ紙上の座標を特定するための表示は、省略されてもよい。
図10は、図6の会議支援画面600上でメモ書き用白紙印刷指示ボタン604が押下された場合の動作手順を示すフローチャートである。入出力制御部61は、操作パネル20A上でのメモ書き用白紙印刷指示ボタン604の押下操作を受け付けると、会議ID「c1」をシート生成制御部62に渡す。シート生成制御部62は、入出力制御部61から会議ID「c1」を受けると、白紙画像を示す白紙画像データを生成するとともに、会議ID「c1」をエンコードしてバーコードを生成し、白紙画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する(S31)。ついで、シート生成制御部62は、生成されたメモ紙用画像データを複合機40Aに送り、当該メモ紙用画像データの印刷を指示する(S32)。この指示に応じて、複合機40Aは、印刷部41にてメモ紙用画像データに基づきバーコード付き白紙画像を紙に印刷してメモ紙P2を出力する。
図11は、上記メモ書き用白紙印刷指示に応じて印刷されたメモ紙P2の一例を示す図である。図11に示されるメモ紙P2は、表示画像が印刷されていない点を除き、図9に示されるメモ紙P1と同様であり、バーコード1101および四角マーク1102〜1105を含む。
上記生成されたメモ紙P1およびP2(以下、適宜「メモ紙P」と総称する)は、会議参加者が文字や図形等の手書き情報を記入するのに使用される。例えば、会議参加者は、会議の準備段階で白紙のメモ紙P2を用意しておき、会議中のメモには当該メモ紙P2を使用する。また例えば、会議中に、共有画面が印刷されたメモ紙P1を出力し、当該メモ紙P1に会議の議論に必要な手書き情報を書き込む。
図12は、メモ紙P上の手書き情報を電子会議システム1に取り込む際の動作手順を示すフローチャートである。複合機40Aのコントロールパネル(不図示)には、コピー、スキャン、ファクシミリ、および会議用スキャンのうち所望の動作モードの選択を促す画面が表示されている。会議参加者は、メモ紙Pの内容を電子会議システム1に取り込ませたい場合、複合機40Aにメモ紙Pをセットして、コントロールパネル上で会議用スキャンを選択し、不図示のスタートボタンを押下する。複合機40Aは、上記操作を受け付けると、画像読取部42にてメモ紙Pの画像を読み取ってスキャン画像データを生成し、当該スキャン画像データを会議支援装置60に送る(S41)。
会議支援装置60において、画像取得部63は、複合機40Aからスキャン画像データを取得し、識別情報抽出部64に渡す。識別情報抽出部64は、スキャン画像データ中の4つの四角マークに基づきバーコードの位置を認識し、当該バーコードをデコードして、会議ID「c1」を抽出する(S42)。そして、識別情報抽出部64は、抽出された会議ID「c1」とともにスキャン画像データを画像記憶制御部65に渡す。画像記憶制御部65は、識別情報抽出部64から会議ID「c1」とともにスキャン画像データを受けると、当該スキャン画像データに対し会議ID「c1」およびスキャン時刻を付与して、会議ID付き画像データとして画像記憶部66に記憶させる(S43)。すなわち、メモ紙P上の手書き情報が、会議IDおよびスキャン時刻と関連付けられて画像記憶部66に保存される。
図13は、図6の会議支援画面600上で現在会議フォルダ602が選択された場合の動作手順を示すフローチャートである。入出力制御部61は、操作パネル20A上での現在会議フォルダ602の選択操作を受け付けると、画像記憶部66にアクセスし、画像記憶部66に格納されている画像データのうち、会議ID「c1」に関連付けられている画像データのサムネイル画像の一覧を操作パネル20Aに表示させる(S51)。ここで、画像データには、文書サーバ50から取得されて共有画面ディスプレイ10Aに表示された画像の画像データ(表示画像データ)と、複合機40Aによりスキャンインされたメモ紙Pの画像データ(スキャン画像データ)とが含まれる。本実施の形態では、入出力制御部61は、画像記憶部66に格納されている表示画像データおよびスキャン画像データのサムネイル画像を、それぞれの表示時刻およびスキャン時刻に基づき、時系列順に並べて操作パネル20Aに表示させる。この操作パネル20Aの画面上においてユーザが所望のサムネイル画像を指定すると、入出力制御部61は、当該ユーザ操作を受け付け(S52)、指定されたサムネイル画像に対応する画像データを画像記憶部66から取得し、当該画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ10Aに表示させる(S53)。その後、入出力制御部61は、操作パネル20A上での他の会議用文書に対する表示指示操作または会議終了ボタン605の押下操作を受け付けると(S54:YES)、当該画像データの表示に係る処理を終了させる。
図3を再び参照すると、入出力制御部61は、図6の会議支援画面600上での会議終了ボタン605の押下操作を受け付けると、すなわちユーザから会議終了指示を受け付けると(S4:YES)、画像記憶部66に記憶されている画像データをマルチページ形式の画像データファイルに纏める。そして、当該画像データファイルを会議ID「c1」と関連付けて(例えば会議IDをファイル名として)文書サーバ50に保存し(S5)、会議室Aにおける会議体「経営会議」の会議の支援を終了させる。
以上、1つのローカル会議が行われる場合の電子会議システム1の動作について説明したが、以下、複数の多地点間会議が行われる場合の電子会議システム1の動作について説明する。なお、以下の説明では、ローカル会議と同様の動作については詳しい説明を省略する。
操作パネル20Aおよび20B上で「経営会議」が選択され、操作パネル20Cおよび20D上で「Yプロジェクト会議」が選択された場合、会議支援装置60は、図14に示されるように、会議室A,Bと経営会議の会議ID「c1」とを関連付けて、また会議室C,DとYプロジェクト会議の会議ID「c2」とを関連付けて、会議室−会議IDテーブルに保持する。そして、この会議室−会議IDテーブルに基づき、会議室A,B間で行われる経営会議および会議室C,D間で行われるYプロジェクト会議について、以下のように会議支援制御を行う。
(文書サーバ50上のファイルを共有画面上に表示する場合)
操作パネル20C(または20D)上で文書フォルダがダブルクリックされた後、所望の会議用ファイルが指定された場合、会議支援装置60は、指定された会議用ファイルを文書サーバ50から取得し、画像データに変換する。そして、会議支援装置60は、会議室C(またはD)が会議ID「c2」と関連付けられていることより、得られた画像データに対し会議ID「c2」を付与して画像記憶部66に記憶させる。また、会議ID「c2」には会議室CおよびDが関連付けられていることより、上記画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ10Cおよび10Dに表示させる。
操作パネル20C(または20D)上で文書フォルダがダブルクリックされた後、所望の会議用ファイルが指定された場合、会議支援装置60は、指定された会議用ファイルを文書サーバ50から取得し、画像データに変換する。そして、会議支援装置60は、会議室C(またはD)が会議ID「c2」と関連付けられていることより、得られた画像データに対し会議ID「c2」を付与して画像記憶部66に記憶させる。また、会議ID「c2」には会議室CおよびDが関連付けられていることより、上記画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ10Cおよび10Dに表示させる。
上記画像データに基づく画像が共有画面ディスプレイ10Cおよび10Dに表示されている間、共有画面ディスプレイ10Cまたは10D上で電子ペンによる書き込み操作が行われると、画像記憶部66中の画像データが更新されるとともに、書き込み内容が共有画面ディスプレイ10Cおよび10Dの表示画面に反映される。
そして、操作パネル20C(または20D)上で他の会議用文書に対する表示指示操作が行われると、会議支援装置60は、その時点で画像記憶部66に記憶されている画像データ(すなわち、その時点で共有画面ディスプレイ10Cおよび10Dに表示されている画像データ)に対して表示時刻データを付与し、当該画像データの表示に係る処理を終了させる。
会議室A,B間の経営会議についても同様に、操作パネル20Aまたは20B上の操作に基づき共有画面ディスプレイ10Aおよび10Bに共有画面が表示される。そして、画像記憶部66には、上記Yプロジェクト会議の画像データと同様、経営会議の画像データも保存される。ここで、経営会議の画像データには会議ID「c1」が付与される。
(表示画像が印刷されたメモ紙P1を生成する場合)
操作パネル20C(または20D)上で表示画像印刷指示ボタンが押下された場合、会議支援装置60は、共有画面ディスプレイ10C(または10D)に表示されている画像に対応する画像データ(表示画像データ)を画像記憶部66から読み出す。ついで、当該表示画像データに付与されている会議ID「c2」を示すバーコードを生成し、表示画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する。そして、会議支援装置60は、複合機40C(または40D)にメモ紙用画像データを印刷させ、複合機40C(または40D)は会議ID「c2」が付されたメモ紙P1を出力する。
操作パネル20C(または20D)上で表示画像印刷指示ボタンが押下された場合、会議支援装置60は、共有画面ディスプレイ10C(または10D)に表示されている画像に対応する画像データ(表示画像データ)を画像記憶部66から読み出す。ついで、当該表示画像データに付与されている会議ID「c2」を示すバーコードを生成し、表示画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する。そして、会議支援装置60は、複合機40C(または40D)にメモ紙用画像データを印刷させ、複合機40C(または40D)は会議ID「c2」が付されたメモ紙P1を出力する。
会議室A,B間の会議についても同様に、操作パネル20Aまたは20B上の操作に基づきメモ紙P1の生成が行われる。
(白紙のメモ紙P2を生成する場合)
操作パネル20C(または20D)上でメモ書き用白紙印刷指示ボタンが押下された場合、会議支援装置60は、会議室C(またはD)が会議ID「c2」と関連付けられていることより、会議ID「c2」を示すバーコードを生成し、白紙画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する。そして、会議支援装置60は、複合機40C(または40D)にメモ紙用画像データを印刷させ、複合機40C(または40D)は会議ID「c2」が付されたメモ紙P2を出力する。
操作パネル20C(または20D)上でメモ書き用白紙印刷指示ボタンが押下された場合、会議支援装置60は、会議室C(またはD)が会議ID「c2」と関連付けられていることより、会議ID「c2」を示すバーコードを生成し、白紙画像データに当該バーコードが追加されてなるメモ紙用画像データを生成する。そして、会議支援装置60は、複合機40C(または40D)にメモ紙用画像データを印刷させ、複合機40C(または40D)は会議ID「c2」が付されたメモ紙P2を出力する。
会議室A,B間の会議についても同様に、操作パネル20Aまたは20B上の操作に基づきメモ紙P2の生成が行われる。
(メモ紙P上の手書き情報を取り込む場合)
複合機40C(または40D)のコントロールパネル上で「会議用スキャン」が選択された上でスタートボタンが押下されると、複合機40C(または40D)は、メモ紙Pの画像を読み取ってスキャン画像データを生成し、当該スキャン画像データを会議支援装置60に送る。会議支援装置60は、スキャン画像データから会議ID「c2」を抽出し、スキャン画像データに対し会議ID「c2」を付与して画像記憶部66に記憶させる。
複合機40C(または40D)のコントロールパネル上で「会議用スキャン」が選択された上でスタートボタンが押下されると、複合機40C(または40D)は、メモ紙Pの画像を読み取ってスキャン画像データを生成し、当該スキャン画像データを会議支援装置60に送る。会議支援装置60は、スキャン画像データから会議ID「c2」を抽出し、スキャン画像データに対し会議ID「c2」を付与して画像記憶部66に記憶させる。
会議室A,B間の会議についても同様に、複合機40Aまたは40Bにより手書き情報が書き込まれたメモ紙Pがスキャンされ、経営会議に係るスキャン画像データも画像記憶部66に保存される。ここで、経営会議に係るスキャン画像データには会議ID「c1」が付与される。
(画像記憶部66の画像データを共有画面上に表示する場合)
操作パネル20C(または20D)上で現在会議フォルダがダブルクリックされた場合、会議支援装置60は、会議室C(またはD)が会議ID「c2」と関連付けられていることより、画像記憶部66に保存されている画像データのうち、会議ID「c2」に関連付けられている画像データのサムネイル画像の一覧を操作パネル20C(または20D)に表示させる。この画面上でユーザが所望のサムネイル画像を指定すると、会議支援装置60は、指定されたサムネイル画像に対応する画像データを画像記憶部66から読み出し、会議ID「c2」には会議室CおよびDが関連付けられていることより、当該画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ10Cおよび10Dに表示させる。
操作パネル20C(または20D)上で現在会議フォルダがダブルクリックされた場合、会議支援装置60は、会議室C(またはD)が会議ID「c2」と関連付けられていることより、画像記憶部66に保存されている画像データのうち、会議ID「c2」に関連付けられている画像データのサムネイル画像の一覧を操作パネル20C(または20D)に表示させる。この画面上でユーザが所望のサムネイル画像を指定すると、会議支援装置60は、指定されたサムネイル画像に対応する画像データを画像記憶部66から読み出し、会議ID「c2」には会議室CおよびDが関連付けられていることより、当該画像データに基づく画像を共有画面ディスプレイ10Cおよび10Dに表示させる。
会議室A,B間の経営会議についても同様に、操作パネル20Aまたは20B上の操作に基づき、画像記憶部66に保存されている画像データのうち会議ID「c1」に関連付けられている画像データが共有画面ディスプレイ10Aおよび10Bに表示される。
(会議を終了させる場合)
操作パネル20C(または20D)上で会議終了ボタンが押下された場合、会議支援装置60は、画像記憶部66に記憶されている画像データをマルチページ形式の画像データファイルに纏めて文書サーバ50に保存する。そして、図14の会議室−会議IDテーブルにおいて、会議室C(またはD)と会議ID「c2」との関連付けを削除し、会議室C(またはD)に係る会議の支援を終了させる。
操作パネル20C(または20D)上で会議終了ボタンが押下された場合、会議支援装置60は、画像記憶部66に記憶されている画像データをマルチページ形式の画像データファイルに纏めて文書サーバ50に保存する。そして、図14の会議室−会議IDテーブルにおいて、会議室C(またはD)と会議ID「c2」との関連付けを削除し、会議室C(またはD)に係る会議の支援を終了させる。
会議室A,B間の会議についても同様に、操作パネル20Aまたは20B上の操作に基づき会議を終了させる。
なお、上記の説明では省略したが、好適な態様では、各会議室には、ビデオカメラ、ビデオ映像表示装置、マイク、およびスピーカが設置され、会議支援装置60は、これらの機器を制御してテレビ会議環境を提供する。
また、上記の例では、会議IDは会議体を識別するものであったが、会議イベントを識別するものであってもよい。すなわち、上記の例では手書き情報を会議体と関連付けて記憶したが、手書き情報を会議イベントと関連付けて記憶してもよい。この場合、例えば、会議支援装置60は、会議体毎に会議履歴を記録しておき、第3回経営会議が開始される場合には、当該会議イベントを識別するための会議ID「c1−3」を生成し、会議ID「c1」の代わりに会議ID「c1−3」を使用する。また例えば、会議支援装置60は、ユーザから会議体の指定を受け付ける代わりに、会議イベントの開始指示(すなわち、その時刻に開始される会議イベントの指定)を受け付け、当該開始指示に応じて当該会議イベントを識別するための会議IDを生成し、この会議IDを使用する。このとき、会議IDは、会議イベントを一意に識別する観点より、開始時刻またはシリアル番号を含むことが好ましい。図15には、開始時刻およびシリアル番号の両方を含む会議IDの一例が示されている。
以上のとおり、本実施の形態では、会議の指定を受け付け、手書き情報を書き込むためのメモ紙(手書き用シート)の生成指示を受け付けると、指定された会議を識別するための会議ID(会議識別情報)が付されたメモ紙を生成する。そして、生成されたメモ紙に手書き情報が書き込まれた後、メモ紙の画像を読み取り、読み取られた画像から会議IDを抽出し、読み取られた画像を抽出された会議IDと関連付けて記憶する。このため、本実施の形態によれば、ユーザによる手書き情報を会議毎(会議体毎または会議イベント毎)に区別してシステム内に取り込むことができる。すなわち、電子会議システム内で用いられる会議IDを紙に付与しておくので、電子会議システムから離れた紙を会議IDに関連付けておくことができ、この紙に書き込まれた手書き情報を、特定の会議の資料として電子会議システムに容易に融合させることができる。具体的には、会議の参加者は、スキャンという簡単な操作によって、個別に書いたメモ紙の内容を当該会議の資料としてシステムに登録することができ、共有画面ディスプレイに表示可能にすることができる。このため、会議参加者が個別に書いたメモ紙を電子会議システムに会議資料として登録する際や、共有画面ディスプレイに表示させる際、ユーザ操作による会議の中断を回避または軽減することができる。また、メモ紙の画像は会議IDに関連付くので、各会議に係る画像を会議毎に区別して保存または使用することができる。
また、本実施の形態では、画像記憶部に記憶された画像を会議用画面に表示させる。このため、本実施の形態によれば、手書き情報が書き込まれたメモ紙の内容を、スキャンという簡単な操作により会議用画面に表示させることができる。これにより、会議参加者が個別に書いたメモ紙を会議用画面に表示させる際、ユーザ操作による会議の中断を回避または軽減することができる。
また、本実施の形態では、会議用画面に表示されている画像が表示されたメモ紙を生成する。このため、会議用画面に表示されている画像に手書き情報を書き込み、これをシステムに取り込ませることができ、ユーザにとって便利である。
また、本実施の形態によれば、スキャンインされたメモ紙の画像データ(スキャン画像データ)にスキャン時刻を関連付けるので、スキャン画像データを時系列的に管理することができる。さらに、会議用画面に表示された会議用ファイルの画像データ(表示画像データ)に表示時刻を関連付けるので、表示画像データおよびスキャン画像データを時系列的に管理することができる。
また、プリンタとスキャナ、あるいは複合機が必要であるが、これらは複数の会議で共有もできるし、会議以外の用途でも活用できるので経済的である。
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で種々変更することができる。例えば、ユーザ操作を受け付けるユーザインタフェースの具体的構成は、適宜に変更可能である。例えば、メモ紙Pの生成指示を複合機40のコントロールパネルで受け付ける構成としてもよい。また、操作パネル20を省略し、操作パネル20の機能を共有画面ディスプレイ10または複合機40に持たせてもよい。また、ICカードリーダ30を省略し、別の手段でユーザ認証を行ってもよい。また、ユーザ認証自体を省略してもよい。
また、会議支援装置60の機能を実現する具体的構成は、適宜に変更可能である。例えば、会議支援装置60の機能を複合機40に実装してもよい。あるいは、ネットワーク上に分散した複数の装置(コンピュータ等)が協働して会議支援装置60の機能を実現してもよい。図16は、電子会議システムの変形例を示す図である。図16の例では、会議支援装置60および操作パネル20の代わりにパーソナルコンピュータ(PC)161が設けられており、共有画面ディスプレイ10の代わりにプロジェクタ162が設けられている。なお、図16において、プロジェクタ162を省略し、PC161のディスプレイを共有画面ディスプレイ10として利用することも可能である。
また、上記の例では、メモ紙Pの印刷およびスキャンを複合機40により行うこととしたが、メモ紙Pの印刷をプリンタで行い、メモ紙Pのスキャンをスキャナで行う構成としてもよい。この場合、既にネットワーク上に設置されているネットワークプリンタおよびネットワークスキャナを利用することが可能である。
また、上記の例では、複合機40のコントロールパネル上で会議用スキャンモードを選択することとしたが、会議用スキャンモードへの移行は次のように行われてもよい。すなわち、会議支援装置60は、会議用シートである旨を示す会議マークが表示されたメモ紙を複合機40に生成させる。複合機40は、スタートボタンが押下されると、原稿の画像をスキャンしてスキャン画像データを生成する。そして、複合機40は、スキャン画像データに上記会議マークが含まれるか否かを判断し、含まれると判断した場合には会議用スキャンモードで動作し、含まれないと判断した場合には通常のコピーモードまたはスキャンモードで動作する。なお、当該構成では、会議IDを示す画像(バーコード等)を会議マークとして利用することもできる。
また、メモ紙の生成については、ユーザから画像の選択を受け付け、選択された画像が印刷されたメモ紙を生成することとしてもよい。選択対象の画像としては、例えば、文書サーバ50のファイルや画像記憶部66の画像データなどが挙げられる。
また、スキャン画像データが会議IDと関連付けられて画像記憶部66に記憶された場合に、当該スキャン画像データを当該会議IDに関係する共有画面ディスプレイ10に自動的に表示させるように構成してもよい。この構成では、メモ紙Pを複合機40でスキャンすると、当該メモ紙Pの画像が共有画面ディスプレイ10に自動的に表示されるので、メモ紙Pに書き込まれた内容をすぐに会議に利用することができる。
1 電子会議システム、10(10A,10B,・・・) 共有画面ディスプレイ、20(20A,20B,・・・) 操作パネル、30(30A,30B,・・・) ICカードリーダ、40(40A,40B,・・・) 複合機、41 印刷部、42 画像読取部、50 文書サーバ、60 会議支援装置、61 入出力制御部、62 シート生成制御部、63 画像取得部、64 識別情報抽出部、65 画像記憶制御部、66 画像記憶部。
Claims (10)
- 会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、
手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、
前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートを生成するシート生成手段と、
前記生成された手書き用シートの画像を読み取る画像読取手段と、
前記読み取られた画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
前記読み取られた画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶する画像記憶手段と、
を有することを特徴とする会議支援システム。 - 請求項1に記載の会議支援システムであって、
前記画像記憶手段に記憶された画像を、会議用画面に表示させる画面表示制御手段をさらに有することを特徴とする会議支援システム。 - 請求項1に記載の会議支援システムであって、
前記シート生成手段は、会議用画面に表示されている画像が表示された手書き用シートを生成することを特徴とする会議支援システム。 - 会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、
手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、
前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるシート生成制御手段と、
前記生成された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、
前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させる画像記憶制御手段と、
を有することを特徴とする会議支援装置。 - 会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートを生成する手書き用シート生成装置であって、
会議の指定を受け付ける会議指定受付手段と、
手書き用シートの生成指示を受け付けるシート生成指示受付手段と、
前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるシート生成制御手段と、
を有することを特徴とする手書き用シート生成装置。 - 会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートから手書き情報を取り込む手書き情報取込装置であって、
会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得する画像取得手段と、
前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出する識別情報抽出手段と、
前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させる画像記憶制御手段と、
を有することを特徴とする手書き情報取込装置。 - コンピュータに、
会議の指定を受け付けるステップと、
手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、
前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるステップと、
前記生成された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、
前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させるステップと、
を実行させることを特徴とする会議支援プログラム。 - 会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートを生成するためのプログラムであって、コンピュータに、
会議の指定を受け付けるステップと、
手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、
前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートをシート生成装置に生成させるステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。 - 会議に係る手書き情報を書き込むための手書き用シートから手書き情報を取り込むためのプログラムであって、コンピュータに、
会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートの画像を画像読取装置を介して取得するステップと、
前記取得された画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、
前記取得された画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶装置に記憶させるステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。 - 会議指定受付手段が、会議の指定を受け付けるステップと、
シート生成指示受付手段が、手書き情報を書き込むための手書き用シートの生成指示を受け付けるステップと、
シート生成手段が、前記生成指示が受け付けられた場合に、前記指定された会議を識別するための会議識別情報が付された手書き用シートを生成するステップと、
画像読取手段が、前記生成された手書き用シートの画像を読み取るステップと、
識別情報抽出手段が、前記読み取られた画像から前記会議識別情報を抽出するステップと、
画像記憶手段が、前記読み取られた画像を、前記抽出された会議識別情報と関連付けて記憶するステップと、
を有することを特徴とする会議支援方法。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2006003772A JP2007188168A (ja) | 2006-01-11 | 2006-01-11 | 会議支援システム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2006003772A JP2007188168A (ja) | 2006-01-11 | 2006-01-11 | 会議支援システム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
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JP2007188168A true JP2007188168A (ja) | 2007-07-26 |
Family
ID=38343315
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2006003772A Pending JP2007188168A (ja) | 2006-01-11 | 2006-01-11 | 会議支援システム |
Country Status (1)
Country | Link |
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JP (1) | JP2007188168A (ja) |
Cited By (4)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2009064129A (ja) * | 2007-09-05 | 2009-03-26 | Fuji Xerox Co Ltd | 情報処理装置及び情報処理プログラム |
JP2009070007A (ja) * | 2007-09-12 | 2009-04-02 | Fuji Xerox Co Ltd | 情報処理装置及び情報処理プログラム |
US10268348B2 (en) | 2013-11-18 | 2019-04-23 | Ricoh Company, Ltd. | Information processing terminal, information processing method, and information processing system |
JP2019192226A (ja) * | 2018-04-20 | 2019-10-31 | 株式会社リコー | 通信端末、共用システム、通信方法およびプログラム |
-
2006
- 2006-01-11 JP JP2006003772A patent/JP2007188168A/ja active Pending
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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