JP2010250593A - 画像形成装置の部門管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 部門ＩＤのパスワードが設定されていないあるいは初期状態である場合、未使用の部門カウンタを適切に判断し削除する、パスワードを適切に処理するなどの方法を提供する。
【解決手段】 利用者が属する部門ごとの部門ＩＤ情報として部門ＩＤの使用状態含む部門ＩＤ情報を記録する手段と、前記記録された部門ＩＤ情報を管理装置に送信する手段を有する画像形成装置と、前記送信手段により送信された部門ＩＤ情報を受信し管理テーブルに記録する手段、前記記録された部門ＩＤ情報により、部門ＩＤの削除対象となる部門ＩＤを決定する手段、前記削除対象決定手段によって決定された部門ＩＤに対して部門ＩＤの削除命令を前記画像形成装置に送信する手段を有する管理装置とから構成される。
【選択図】 図１

Description

本発明は、プリンタ等の画像形成装置が有する部門管理情報の集計および設定を行う管理システムに関するものである。

画像形成装置には部門カウンタを設け、各部門ごとのＩＤ（部門ＩＤ）別に印刷部数などのカウントをする技術が知られている。部門カウンタとは別に、トータルのカウンタとしてライフカウンタと呼ばれるカウンタも備えていることも知られている。部門別の部門カウンタはカウンタリセット処理が可能であるが、ライフカウンタはリセット処理されない。また各部門ＩＤには、画像形成装置の管理者などによって、パスワードを設定できることが知られている。さらには部門カウンタを行う装置においては、例えばカードリーダ等を装着すると、デフォルトで部門ＩＤ（シーケンシャルのＩＤ）が多数割り当てられることがある。

また、ネットワーク上に配置された管理装置によってこれら複数の画像形成装置の部門のカウンタを監視する装置も知られている。この場合、各画像形成装置は管理装置から送信リクエストを受けると、各部門ＩＤ情報をサーバーである管理装置に送付することで実現する。

このような場合、また管理者によってはあらかじめ多数の部門ＩＤを登録しておく作業などを行っていた。従来例として、下記特許文献１をあげることが出来る。

特開２００８−８３８６２号公報

しかしながら、前述のようにデフォルトで部門ＩＤ（シーケンシャルのＩＤ）が多数割り当てられるようなケースにおいては、割り当てられた各部門ＩＤの中には使用されることなく残っているものも多い。使用されていない部門ＩＤのカウンタ値をサーバへ送信するのは通信コスト、通信時間、トラフィックなどの観点から無駄である。また受け取ったサーバ側の管理においてもカウンタ一覧表示が見づらくなるなど視認性の問題がある。

特許文献１では部門カウンタ情報の中で、一定期間内にデータが更新されていない部門は無効部門とし、データベースに登録しない方法が述べられている。しかしながら、部門ＩＤが多数割り当てられるような状況においては、パスワードが設定されていない、あるいは、管理者が安易に設定した初期パスワードのまま放置されていることも多く、セキュリティ上の懸念がある。

したがって未使用の部門カウンタを送信しない方法あるいは未使用の部門カウンタを適切に判断し削除する、パスワードを適切に処理するなどの方法が望まれている。

本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、
ネットワークを介して管理装置と少なくとも１台の画像形成装置とが接続されており、画像形成装置の部門情報を管理する際、
利用者が属する部門ごとの部門ＩＤ情報として部門ＩＤの使用状態含む部門ＩＤ情報を記録する部門ＩＤ情報記録手段と、前記記録された部門ＩＤ情報を管理装置に送信する部門ＩＤ情報送信手段と、を有する画像形成装置と、前記送信手段により送信された部門ＩＤ情報を受信し管理テーブルに記録する部門ＩＤ情報記録手段と、前記記録された部門ＩＤ情報により、部門ＩＤの削除対象となる部門ＩＤを決定する削除対象決定手段と、前記削除対象決定手段によって決定された部門ＩＤに対して部門ＩＤの削除命令を前記画像形成装置に送信する削除命令送信手段を有する管理装置とから構成される部門管理システム、
を提供する。

さらに、
ネットワークを介して管理装置と少なくとも１台の画像形成装置とが接続されており、画像形成装置の部門情報を管理する際、
利用者が属する部門ごとの部門ＩＤ情報として部門ＩＤのパスワード状態含む部門ＩＤ情報を記録する部門ＩＤ情報記録手段と、前記記録された部門ＩＤ情報を管理装置に送信する部門ＩＤ情報送信手段と、を有する画像形成装置と、前記送信手段により送信された部門ＩＤ情報を受信し管理テーブルに記録する部門ＩＤ情報記録手段と、前記記録された部門ＩＤ情報により、パスワードの変更対象となる部門ＩＤを決定するパスワード変更対象決定手段と、前記削除対象決定手段によって決定された部門ＩＤに対して部門ＩＤのパスワード変更命令を前記画像形成装置に送信するパスワード変更命令送信手段を有する管理装置とから構成される部門管理システム、
を提供する。

以上説明したように、本発明によれば、利用されることなく残っている部門ＩＤは、削除対象となるので、未使用部門ＩＤのカウンタ情報を送信することのない部門管理装置の提供が可能となる。

さらには、変更されることなく放置されている部門ＩＤパスワードは、変更対象となる。そのため、パスワードが設定されていない、あるいは、管理者が安易に設定した初期パスワードのまま放置されている事のないセキュリティを考慮した部門管理装置の提供が可能となる。

本発明における部門管理システム概要図である。 本発明における部門カウンタを管理、処理する管理装置の内部構成である。 本発明における部門カウンタを有する画像形成装置の内部構成である。 本発明における管理装置のモジュール構成である。 本発明における画像形成装置のモジュール構成である。 本発明の実施例における画像形成装置の処理概要を示すフローチャートである。 本発明の実施例における画像形成装置の部門管理情報の送信処理概要を示すフローチャートである。 本発明の実施例における管理装置の処理概要を示すフローチャートである。 本発明の実施例における管理装置の部門ＩＤ削除処理およびパスワード変更処理概要を示すフローチャートである。 本発明の実施例における管理装置の管理テーブルである。

以下に、図面を参照して、この発明の好適な実施の形態を例示的に詳しく説明する。ただし、この実施の形態に記載されている構成要素の相対配置、数値等は、特に特定的な記載がない限りは、この発明の範囲をそれらのみに限定する趣旨のものではない。

［ネットワークシステムの全体構成］
図１は、本特許の一構成例を示す概要構成図である。なお、このネットワークシステムは、例えばＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）ベースのネットワークを想定している。

特定のネットワーク１０２に含まれる画像形成装置１０４、１０５、１０６はイントラネットＬＡＮ１０７を経由してゲートウェイ機器１０３からインターネット１０１に接続することができる。ゲートウェイ機器１０３はルーターやプロキシサーバー、ファイヤーウォールなどで構成される。

また管理装置１００はインターネット１０１に接続されており、画像形成装置１０４〜１０６からのコマンド要求に対し、所望のデータを送信するよう指示するとともに、前記画像形成装置からの定期的または不定期なカウンタ情報、エラー情報等を受信する。

なお、画像形成装置は図１に示した３台ではなく、何台接続されていても良い。

［管理装置］
図２は、本発明の実施の一形態に係わる情報処理装置を備えた管理装置１００の構成を示す図である。

管理装置１００は、例えば、ＰＣ、サーバーなどの情報処理装置に適用することができる。

管理装置１００は、ＲＯＭ２０３に格納されているプログラム（後述する図４の各処理を実現するプログラムも含む）を実行するＣＰＵ２０１を備え、内部バス２０６を介して各デバイスを総括的に制御する。内部バス２０６には、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、ハードディスク装置（以後ＨＤＤとする）２０４、ネットワークインターフェース２０５の各デバイスが接続されている。

ネットワークインターフェース２０５は、ローカルエリアネットワーク１０７を介して、外部のネットワーク機器或いはパーソナルコンピュータ（ＰＣ）と双方向にデータをやりとりする。ＨＤＤ２０４は外部記憶装置として機能し、前記画像形成装置１０４〜１０６の登録情報を記憶するほか、前記バックアップＲＡＭ２０２に代えて、上記のカウンタ情報、システム情報及びステータス情報を保存することも可能である。ＣＰＵ２０１は、ＨＤＤ１０４等の記録媒体に画像データを記録する処理を行う。

［画像形成装置］
図３は、本発明の実施の一形態に係わる情報処理装置を備えた画像形成装置１０４、１０５、１０６の構成を示す図である。画像形成装置の構成は基本的に同じであるので、ここでは画像形成装置１０４について説明する。

画像形成装置１０４、例えば、デジタル複合機、ファクシミリ装置、レーザービームプリンタ、インクジェットプリンタ、スキャナー装置などの画像形成装置に適用することができる。

画像形成装置１０４は、ＲＯＭ３０３に格納されているプログラム（後述する図５の各処理を実現するプログラムも含む）を実行するＣＰＵ３０１を備え、内部バス３０６を介して各デバイスを総括的に制御する。

内部バス３０６には、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３、ハードディスク装置（以後ＨＤＤとする）３０４、デバイス制御３０７、印刷部３０８、ネットワークインターフェース３０５の各デバイスが接続されている。

ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１のメモリやワークエリアとして機能する。

デバイス制御３０７は印刷部３０８を制御し、ネットワークインターフェース３０５は、ローカルエリアネットワーク１０７を介して、外部のネットワーク機器或いはパーソナルコンピュータ（ＰＣ）と双方向にデータをやりとりする。ＨＤＤ３０４は外部記憶装置として機能し、画像データ等を記憶するほか、前記バックアップＲＡＭ３０２に代えて、上記のカウンタ情報、システム情報及びステータス情報を保存することも可能である。ＣＰＵ３０１は、ＨＤＤ３０４等の記録媒体に画像データを記録する処理を行う。

［管理装置のソフトウェアモジュール構成］
図４は、管理装置１００のソフトウェアモジュール構成を示す図である。

図中の４００から４０３が管理装置１００のソフトウェアモジュールに該当する。

まずＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール４００では、ＳＯＡＰファンクションモジュール４０１からの送信要求を受け、所定のスキーマに基づくマークアップ言語記述を作成する。ここで、情報の各々に対応するスキーマ仕様はＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュールがアクセスできる記憶部、ＲＯＭ２０３またはＨＤＤ２０４に予め格納されているものとする。

そして、ＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール４００は、作成したマークアップ言語記述のデータを、指定の画像形成装置１０４〜１０６へ送信する。マークアップ言語記述としては、例えばＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）が挙げられる。

尚、上の説明では、ＳＯＡＰファンクションモジュール４０１がＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール４００に各種情報の通知を行うよう説明した。

例えば、ＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール４００が、上述の情報を、自らＳＯＡＰファンクションモジュール４０１から取得するようにしても良い。

また、ＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール４００は、ＳＯＡＰ情報の受信を受け、所定のスキーマに基づきマークアップ言語記述からデータを抽出してＳＯＡＰファンクションモジュール４０１へ渡す。

データベース４０４には処理に必要な固定情報、可変情報のほか内部動作のログ、通信履歴（成功、失敗）等が格納され、電源がＯＦＦされても再び電源ＯＮして際、前記格納データを読むことで前回の状態が保持される仕組みになっている。ここで、固定情報とは、出力デバイス固有または設定情報（ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス、デバイスシリアル番号、製品名、製品タイプなど）といった管理に必要な情報を指している。

データベース４０４は処理ロジック４０３によって、処理に必要な情報の格納および出力をおこなう。処理ロジック４０４はＳＯＡＰファンクションマネージャー４０２によって各種処理を実行する。

［画像形成装置のソフトウェアモジュール構成］
図５は、画像形成装置１０４のソフトウェアモジュールの構成を示す図である。

図中の５００から５０７が画像形成装置１０４のソフトウェアモジュールに該当する。

ＳＯＡＰファンクションモジュール５０１は、ＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール５００に、マネージャー５０２から受けた情報およびマークアップ言語記述の作成依頼、及び作成したマークアップ言語記述を指定サーバーへ送信する通信依頼を行う。ここで、指定サーバーの情報は、事前にＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール５００が保持している形態でも良いし、設置時に設定しても良い。

ＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール５００では、ＳＯＡＰファンクションモジュール５０１からの情報を受け、所定のスキーマに基づくマークアップ言語記述を作成する。ここで、可変情報や固定情報の各々に対応するスキーマ仕様はＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュールがアクセスできる記憶部に予め格納されているものとする。

そして、ＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール５００は、作成したマークアップ言語記述のデータを、指定の管理装置１００へ送信する。マークアップ言語記述としては、例えばＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）が挙げられる。

尚、上の説明では、ＳＯＡＰファンクションモジュール５０１がＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール５００に各種情報の通知を行うよう説明した。

例えば、ＨＴＴＰ／ＳＯＡＰクライアントモジュール５００が、上述の情報を、自らＳＯＡＰファンクションモジュール５００から取得するようにしても良い。

デバイス制御５０７は、図３のデバイス制御３０７及び印刷部３０８とのインタフェースを示す。該インタフェースを介して印刷部３０８で検知されるエラーを含む画像形成装置ステータスやカウンタ情報など各種部門ＩＤ情報が通知されてくる。

カウンタは利用枚数を示す課金カウンタや、部品の使用状況を示す部品カウンタ、その他利用状況を示す機能カウンタなどがある。

各種部門ＩＤ情報には、後述する部門ＩＤの状態、パスワードの状態なども含まれる。

また、エラーには画像形成装置に蓄積される印刷ジョブの状態も含まれるが、画像形成装置の障害を主に想定する。画像形成装置の障害としては、ハードディスクエラーや課金カウンタエラー等のサービスコールエラー、紙ジャム等のエラー、或いはトナーロー等のワーニングなどのエラー、或いはドアオープン、排紙トレイの紙積載超過なども含むものとする。

状態イベントモジュール５０４は、デバイス制御５０７から通知されたエラー情報リスト（複数種類のエラー情報）をマネージャー５０２に通知する。デバイス制御５０７から通知されるエラー情報リストは、印刷部３０８で各種センサにより検出された画像形成装置ステータスに基づく。このエラー情報リストは時系列的に変化するので可変情報に分類される。

定期データモジュール５０５は、デバイス制御５０７から取得できるカウンタ情報をマネージャー５０２に通知する。カウンタは定期的に取得するため、タイマーモジュール５０６からの設定されている時刻に基づき、マネージャー５０２より要求される。

取得したカウンタは一旦処理ロジック５０３経由でＲＡＭ３０２、ＨＤＤ３０４といった保存領域５０８に格納し、マネージャー５０２の指示に基づきＳＯＡＰファンクション５０１に渡され処理される。

不揮発性記憶装置５０８には、前記のエラー情報やカウンタ情報の他に処理に必要な固定情報、可変情報のほか内部動作のログ、通信履歴（成功、失敗）等が格納される。これにより電源がＯＦＦされても再び電源ＯＮして際、前記格納データを読むことで前回の状態が保持される仕組みになっている。ここで、固定情報とは、出力デバイス固有または設定情報（ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス、デバイスシリアル番号、製品名、製品タイプなど）を指している。

次に図６乃至図１０のテーブル、フローチャート、を参照して、本実施の形態の動作方法について説明する。

本実施の形態では、各部門に状態フラグを設け、概フラグに初期登録時のカウンタ値０の場合は、“初期登録”、カウンタリセットによるカウンタ値の０場合は“カウンタ０”、カウンタがアップされたら“使用中”を設定する。（集計時のカウンタ値送信の際は、状態フラグが“使用中”および、必要に応じて“初期登録”となっている部門IDのカウンタ値のみ送信する。）
複数の画像形成装置を管理する管理装置は同一管理構成内のデバイスにおいて、各デバイスの各部門ＩＤの使用状況を保存しておく。そして特定の部門ＩＤが初期登録状態のままでかつ一定の期間状態変化がないと判断した場合は、管理内の全画像形成装置に該当部門ＩＤの削除を促す。さらに特定の部門ＩＤが初期登録状態でかつ特定の画像形成装置の特定の部門ＩＤのパスワードが一定期間初期状態のままであると判断した場合は、管理装置があらかじめ持っているデフォルトのパスワードで特定した部門ＩＤのパスワードを更新する。あるいは、他の画像形成装置の同じ部門ＩＤから取得したパスワードで、特定した部門ＩＤのパスワードを更新する。

図６は部門ＩＤに対する処理について、画像形成装置側の処理を示したフローチャートである。

まずステップＳ６０１において、部門ＩＤに関する操作が行われた場合に、各操作に応じて処理を分岐する。部門ＩＤについての処理は、オペレータあるいは管理者が部門ＩＤを追加する、部門ＩＤ追加処理がある。また、画像形成装置内の印刷が行われた際、該当の部門ＩＤのカウンタをアップするカウンタアップ処理がある。さらに、オペレータあるいは管理者が部門のカウンタをリセットするカウンタリセット処理、部門ＩＤを削除する、部門ＩＤ削除処理、パスワードを変更する、パスワード変更処理がある。

まずステップＳ６０１で、部門ＩＤ追加処理が選択された場合は、ステップＳ６０２で該当の部門ＩＤのカウンタを０にする。次に、ステップＳ６０３に進み該当の部門ＩＤの状態を、初期登録状態に設定する。次にステップＳ６０４に進み、パスワード状態を初期状態に設定し終了する。

ステップＳ６０１で、部門ＩＤのカウンタアップ処理が行われる場合はステップＳ６０５に進む。ステップＳ６０５では該当の部門ＩＤのカウンタアップ処理を行い、ステップＳ６０６に進む。ステップＳ６０６では、部門ＩＤ状態が前記ステップＳ６０３で設定した、初期登録状態であるか否かを判断する。部門ＩＤ状態が初期登録状態であると判断された場合は、ステップＳ６０７に進み、部門ＩＤ状態を使用中に更新する。そして終了する。前記ステップＳ６０６で部門ＩＤ状態が初期登録状態でない場合も終了する。

次に、ステップＳ６０１で、部門ＩＤのカウンタリセット処理が行われる場合はステップＳ６０８に進む。ステップＳ６０８では、該当の部門ＩＤのカウンタリセット処理を行い、ステップＳ６０６に進む。

次に、ステップＳ６０１で、部門ＩＤの削除処理が行われる場合はステップＳ６０９に進み、該当の部門ＩＤの削除処理を行い終了する。

次に、ステップＳ６０１で、部門ＩＤのパスワード変更処理が行われる場合はステップＳ６１０に進み、該当部門ＩＤのパスワードを変更する処理を行いステップＳ６１１に進む。ステップＳ６１１では前記ステップＳ６１０で変更された部門ＩＤのパスワード状態を変更状態に更新し終了する。

また、図６で説明した部門ＩＤ情報、部門カウンタ、部門ＩＤ状態、パスワード状態は、各画像形成装置でＨＤＤ３０４あるいはＲＡＭ３０２に記憶され、ＣＰＵ３０１で呼び出されることによって各画像形成装置で処理される。

次に、図7のフローチャートを用いて各画像形成装置側の情報を管理装置に送信する際、本実施の形態にかかわる状態の送信方法について説明する。

まず、ステップＳ７０１で画像形成装置は部門ＩＤの送信リクエストを受ける。次にステップＳ７０２へ進みライフカウンタのアップデートがあったか否かを判定する。ここで、ライフカウンタのアップデートがあったと判断された場合はステップＳ７０３に進み、前述の図６で説明した部門ＩＤ状態が使用中であるか否かを判断する。ステップＳ７０３で部門ＩＤ状態が使用中で在ると判断された場合はステップＳ７０４へ進み、部門ＩＤ状態が使用中である部門のカウンタを送信する。そしてステップＳ７０５へ進む。前記ステップＳ７０３で部門ＩＤ状態が使用中でなかった場合は、そのままステップＳ７０５へ進む。

ステップＳ７０５では今度は状態の変化があったか否かを判断すべく、部門ＩＤ状態あるいはパスワード状態の変更があったか否かを判断する。さらには部門ＩＤの追加や削除があったか否かも判断してよい。ここで、部門ＩＤ状態あるいはパスワード状態の変更があったと判断された場合は、ステップＳ７０６へ進み、部門ＩＤ状態およびパスワード状態を含む画像形成装置の情報を送信する。そしてステップＳ７０７に進む。前記ステップＳ７０５で変更がなかったと判断された場合は、そのままステップＳ７０７へ進む。

ステップＳ７０７では全部門ＩＤについてチェックが完了したか否かを判断し、全て完了であれば終了する。全て完了していない場合は次の部門ＩＤをチェックすべくステップＳ７０３へ戻る。

前記ステップＳ７０２でライフカウンタのアップデートがあったと判断されなかった場合は、ステップＳ７０８へ進む。ここで、ライフカウンタのアップデートがあったと判断されないということは、全ての部門ＩＤの部門カウンタの変更がなかったことを意味する。ステップＳ７０８では前記Ｓ７０５と同様、状態の変化があったか否かを判断すべく、部門ＩＤ状態あるいはパスワード状態の変更があったか否かを判断する。ここで、部門ＩＤ状態あるいはパスワード状態の変更があったと判断された場合は、ステップＳ７０９へ進み、部門ＩＤ状態およびパスワード状態を含む画像形成装置の情報を送信する。そしてステップＳ７１０に進む。前記ステップＳ７０８で変更がなかったと判断された場合は、そのままステップＳ７１０へ進む。

ステップＳ７１０では前記ステップＳ７０７と同様、全部門ＩＤについてチェックが完了したか否かを判断し、全て完了であれば終了する。全て完了していない場合は次の部門ＩＤをチェックすべくステップＳ７０８へ戻る。

また、図７で説明した部門ＩＤ情報、部門カウンタ、部門ＩＤ状態、パスワード状態は、各画像形成装置でＨＤＤ３０４あるいはＲＡＭ３０２からＣＰＵ３０１で呼び出される。その後、ＣＰＵ３０１処理され、ＮＷI/F３０５により、ＬＡＮ１０７を経由し管理装置に送信される。

次に図８、図９のフローチャートを用いて管理装置側の処理フローについて説明する。

図８は管理装置側で受信した画像形成装置の情報についての処理フローについて説明したものである。図８での各ステップは管理装置が各画像形成装置に部門ＩＤ送信リクエストを送信後、各画像形成装置が送信する部門ＩＤ情報を受信することで開始される。

また、後述するが管理装置は各画像形成装置毎に管理テーブルを保持している。その管理装置には、各画像形成装置から受け取った部門ＩＤ別に、部門ＩＤ状態、カウンタ値、パスワード状態を保持している。さらには、部門ＩＤ情報を受信するたびにカウントアップする変更カウンタを保持している。

まずステップＳ８０１で全部門の変更カウンタを＋１カウントアップする。次にステップＳ８０２に進み、受信した部門ＩＤ情報により処理を分岐する。

部門ＩＤ情報が、部門ＩＤ追加の場合はステップＳ８０３へ進む。部門ＩＤの追加の判断は、部門ＩＤ情報として部門ＩＤ追加の情報があるか否かで判断する。あるいは、管理テーブルにない新規部門ＩＤを受信したか否か等で判断することも可能である。

ステップＳ８０３では部門ＩＤ追加処理として、前記管理テーブルに新しい部門ＩＤを追加し、各部門ＩＤ情報を記録する。そしてステップＳ８１０へ進む。

前記ステップＳ８０２で部門ＩＤ情報が、部門カウンタのカウントアップならばステップＳ８０４に進む。カウントアップされたか否かは例えば、新たに取得した部門カウンタと管理テーブル中の部門カウンタを比較することで判断可能である。ステップＳ８０４では、該当の部門カウンタ値を前記管理テーブルに格納しステップＳ８０５に進む。ステップＳ８０５では、管理テーブル中の前記部門ＩＤに該当する変更カウンタ値を０に設定する。そしてステップＳ８１０へ進む。

前記ステップＳ８０２で部門ＩＤ情報が、部門カウンタのカウンタリセットならばステップＳ８０６に進む。カウンタリセット時は部門カウンタの値が減少しているので、例えば、同様に新たに取得した部門カウンタと管理テーブル中の部門カウンタを比較することで判断可能である。ステップＳ８０６では、該当の部門カウンタ値を前記管理テーブルに格納しステップＳ８１０に進む。

前記ステップＳ８０２で部門ＩＤ情報が、部門ＩＤ削除ならばステップＳ８０７に進む。部門ＩＤの削除の判断は、部門ＩＤ情報として部門ＩＤ削除の情報があるか否かで判断する。ステップＳ８０７では部門ＩＤ削除処理として、前記管理テーブル中の該当部門ＩＤを削除する。そしてステップＳ８１０へ進む。

前記ステップＳ８０２で部門ＩＤ情報が、パスワードの変更であればステップＳ８０８に進む。パスワード変更の判断は、部門ＩＤ情報としてパスワード変更の情報があるか否かで判断する。ステップＳ８０８では、パスワード変更処理として、該当の部門ＩＤのパスワード状態を更新する。そしてステップＳ８０９に進む。ステップＳ８０９では、管理テーブル中の前記部門ＩＤに該当する変更カウンタ値を０に設定する。そしてステップＳ８１０へ進む。

ステップＳ８１０では、取得した全情報について処理が完了したか否かを判断し、全て完了であれば終了する。全て完了していない場合は次の情報をチェックすべくステップＳ８０２へ戻る。

図９は管理装置におけるパスワード処理について説明したフローチャートである。

ここでは前記管理テーブルをチェックし、特定の部門ＩＤにおいて全ての画像形成装置の部門ＩＤが初期登録状態でかつ一定の期間状態変化がないかを判断する。そして、前記特定された部門ＩＤについては、部門ＩＤを削除する処理について説明している。

さらにここでは、前記管理テーブルをチェックし、特定の部門ＩＤが初期登録状態でかつ特定の画像形成装置の特定の部門ＩＤのパスワードが一定期間初期状態のままであるか判断する。そして、前記特定された部門ＩＤについては、管理装置があらかじめ持っているデフォルトのパスワードあるいは、他の画像形成装置の同じ部門ＩＤから取得したパスワードで、特定した部門ＩＤのパスワードを更新する処理について説明している。

まず、ステップＳ９０１で管理装置が管理する画像形成装置の各管理テーブルにおいて部門ＩＤ順に情報を呼び出しチェックを開始する。ステップＳ９０２へ進み、同一部門ＩＤで部門ＩＤ状態が全て初期状態となっているかをチェックする。ステップＳ９０２で同一部門ＩＤで部門ＩＤ状態が全て初期状態となっている場合はステップＳ９０３へ進む。また、前記ステップＳ９０２において、同一部門ＩＤで部門ＩＤ状態が全て初期状態となっていない場合はステップＳ９０５へ進む。ステップＳ９０３では、該当のすべての同一部門ＩＤで変更カウンタが、ある閾値以上になっているか否かを判断する。閾値の詳細は後述する。このステップS９０３ですべての同一部門の変更カウンタが閾値以上と判断された場合は、ステップS９０４へ進む。ステップS９０４は、前記ステップS９０３で閾値以上と判断された部門IDは一定期間使用されていないものとみなし、削除対象としてリストアップする。そしてステップS９０７へ進む。

前記ステップS９０３でNOと判断された場合は、ステップS９０５に進む。ステップS９０５では、変更カウンタが閾値以上の部門IDでかつパスワード状態が初期状態である画像形成装置が一つでもあるか否かを判断する。ここでYESと判断された場合はステップS９０６へ進む。ステップS９０６では前記ステップS９０５でYESと判断された部門IDにおいて、該当の画像形成装置をパスワード変更対象としてリストアップする。そしてステップS９０６に進む。前記ステップS９０５でNOと判断された場合はステップS９０７に進む。

ステップS９０７ではすべての部門IDについてチェックが完了したか否かを判断し、すべて終わっていない場合は次の部門IDをチェックすべくステップS９０２へ進む。ステップS９０７ですべての部門IDについてチェックが完了したと判断されたら、ステップS９０８へ進む。ステップS９０８では、前記ステップS９０４でリストアップした削除対象の部門IDと前記ステップS９０６でリストアップされたパスワード変更対象としてリストアップされた部門IDに対する処理を行う。例えば削除処理については、管理装置より各画像形成装置に部門IDとともに、部門ID削除命令を送信する。部門ID削除命令を受け取った各画像形成装置は、指摘された部門IDの削除処理を行う。あるいは、管理装置はあらかじめ登録してある各画像形成装置の管理者に対して部門ID削除を促すメールを送信する。

また、パスワード変更処理については、例えば、管理装置より各画像形成装置の各部門IDに対して、管理装置で発行するデフォルトパスワードとともに、部門IDパスワード変更命令を送信する。部門IDパスワード変更命令を受け取った各画像形成装置は、指摘された部門IDのパスワードを前記管理装置で発行されたパスワードに変更する処理を行う。管理装置はあらかじめ登録してある各画像形成装置の管理者に対して部門IDのパスワード更新のメッセージを含むメールを送信することも可能である。さらに、前記管理装置が発行するデフォルトパスワードは、各画像形成装置において概部門ＩＤのパスワード状態が初期状態でない画像形成装置のパスワードとすることも可能である。この場合、管理装置は同じ部門ＩＤでパスワード状態が初期状態でない画像形成装置のパスワードを取得し、そのパスワードをデフォルトパスワードとする。パスワード取得方法としては例えば、前記特定した代表の１つの画像形成装置にパスワード送信命令を送信する。その後、前記パスワード送信命令を受け取った画像形成装置は、前記特定された部門ＩＤのパスワード情報を管理装置に送信するなどの方法がある。

前記パスワード状態が初期状態でない画像形成装置が複数ある場合は、代表の１つの画像形成装置を任意の方法で管理装置側で決めることも可能である。

次に図１０を用いて前記図９のフローチャートで説明したステップについてさらに説明する。

図１０は管理装置が部門ＩＤ情報を取得しその結果を管理している管理テーブルを示したものである。管理テーブルは管理装置のＨＤＤ２０４あるいはＲＡＭ２０２に記憶され、ＣＰＵ２０１で呼び出されることによって管理装置で処理される。

管理テーブルには閾値と各画像形成装置別の個別管理テーブルが存在する。図中、閾値は２５となっている。

閾値は、ここでは変更カウンタを参照し、変更がある期間行われたか否かを判断するための値である。変更カウンタは前述の図８のステップＳ８０１で送信データに対する処理を行うときに必ずカウントアップされるカウンタである。従って、送信処理を何回行ったかで、一定期間が経ったかを判断することになる。この例では閾値が２５なので、送信処理が２５回以上行われる期間までは、部門ＩＤに対する削除等の処理は行わないことになる。

図１０では、画像形成装置３台分の個別管理テーブルが存在している。ここで１０−Ａは例えば画像形成装置１０４、１０−Ｂは画像形成装置１０５、１０−Ｃは画像形成装置１０６に対応した個別管理テーブルとなっている。

図１０−Ａの画像形成装置１０４に対応した個別管理テーブルでは、部門ＩＤが０００１から０００５までの５つの部門ＩＤを管理している状態を示している。図中例えば部門ＩＤ０００３は部門ＩＤ状態が初期登録、カウンタ値が０、パスワード状態が初期状態、変更カウンタが３０となっている。

さらに１０−Ｂにおいて、画像形成装置１０５に対応した個別管理テーブルでは、該当の部門ＩＤ０００３は部門ＩＤ状態が初期登録、カウンタ値が０、パスワード状態が初期状態、変更カウンタが２５となっている。

またさらに、１０−Ｃにおいて、画像形成装置１０６に対応した個別管理テーブルでは、該当の部門ＩＤ０００３は部門ＩＤ状態が初期登録、カウンタ値が０、パスワード状態が初期状態、変更カウンタが３０となっている。

従って、部門ＩＤ０００３は前記図９のステップＳ９０２において、同一部門ＩＤで部門ＩＤ状態が全て初期状態となっていると判断される。さらに、前記ステップＳ９０３において、すべての同一部門の変更カウンタが閾値以上と判断される。したがって図１０に示す管理テーブルにおいては、概部門ＩＤ０００３は削除対象とみなされ、前記ステップＳ９０４においてリストアップされることになる。

また、図１０の管理テーブルにおいて、今度は部門ＩＤ０００４に着目してみる。

１０−Ａの画像形成装置１０４に対応した個別管理テーブルでは、部門ＩＤ０００４は部門ＩＤ状態が初期登録、カウンタ値が０、パスワード状態が初期状態、変更カウンタが２５となっている。

さらに１０−Ｂにおいて、画像形成装置１０５に対応した個別管理テーブルでは、該当の部門ＩＤ０００４は部門ＩＤ状態が使用中、カウンタ値が５０、パスワード状態が変更、変更カウンタが２となっている。

またさらに、１０−Ｃにおいて、画像形成装置１０６に対応した個別管理テーブルでは、該当の部門ＩＤ０００４は部門ＩＤ状態が使用中、カウンタ値が５０、パスワード状態が変更、変更カウンタが３となっている。

従って、部門ＩＤ０００４は前記図９のステップＳ９０２において、同一部門ＩＤで部門ＩＤ状態が全て初期状態となっていないと判断される。そしてステップＳ９０５に進む。ここで、変更カウンタが閾値以上の部門IDでかつパスワード状態が初期状態である画像形成装置が一つでもあるか否かを判断するステップにおいて、パスワード変更対象の画像形成装置があると判断される。そしてステップＳ９０６では、図１０の管理テーブルにおいて、画像形成装置１０４がパスワード変更対象としてリストアップされることになる。

１００ 管理装置
１０１ ネットワーク、インターネット
１０３ ゲートウェイ（ルーター、ファイヤーウォール、プロキシー）
１０４，１０５，１０６ 画像形成装置
１０７ ローカルエリアネットワーク、ＬＡＮ
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
２０４ ＨＤＤ
２０５ ネットワークＩ／Ｆ
２０６ 内部バス
３０１ ＣＰＵ
３０２ ＲＡＭ
３０３ ＲＯＭ
３０４ ＨＤＤ
３０５ ネットワークＩ／Ｆ
３０６ 内部バス
３０７ 印刷部
３０８ デバイス制御

Claims (2)

1. ネットワークを介して管理装置と少なくとも１台の画像形成装置とが接続されており、画像形成装置の部門情報を管理する画像形成装置の部門管理システムにおいて、
   利用者が属する部門ごとの部門ＩＤ情報として部門ＩＤの使用状態含む部門ＩＤ情報を記録する部門ＩＤ情報記録手段と、
   前記記録された部門ＩＤ情報を管理装置に送信する部門ＩＤ情報送信手段と、
   を有する画像形成装置と、
   前記送信手段により送信された部門ＩＤ情報を受信し管理テーブルに記録する部門ＩＤ情報記録手段と、
   前記記録された部門ＩＤ情報により、部門ＩＤの削除対象となる部門ＩＤを決定する削除対象決定手段と、（Ｓ９０４）
   前記削除対象決定手段によって決定された部門ＩＤに対して部門ＩＤの削除命令を前記画像形成装置に送信する削除命令送信手段（Ｓ９０８）
   を有する管理装置とから構成される部門管理システム。
2. ネットワークを介して管理装置と少なくとも１台の画像形成装置とが接続されており、画像形成装置の部門情報を管理する画像形成装置の部門管理システムにおいて、
   利用者が属する部門ごとの部門ＩＤ情報として部門ＩＤのパスワード状態含む部門ＩＤ情報を記録する部門ＩＤ情報記録手段と、
   前記記録された部門ＩＤ情報を管理装置に送信する部門ＩＤ情報送信手段と、を有する画像形成装置と、
   前記送信手段により送信された部門ＩＤ情報を受信し管理テーブルに記録する部門ＩＤ情報記録手段と、前記記録された部門ＩＤ情報により、パスワードの変更対象となる部門ＩＤを決定するパスワード変更対象決定手段と、（Ｓ９０６）
   前記削除対象決定手段によって決定された部門ＩＤに対して部門ＩＤのパスワード変更命令を前記画像形成装置に送信するパスワード変更命令送信手段（Ｓ９０８）
   を有する管理装置とから構成される部門管理システム。