JP2010146295A - 文書検索装置、文書検索システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】利用者が会議に関連する文書を検索する際に、検索条件として指定される時間帯が該文書の作成時期や更新時期を含むか否かに関わらず、該会議に関連する文書が検索結果として出力される文書検索装置を提供する。
【解決手段】文書検索装置１００は、時期を指定する情報を含む、文書の検索条件を取得する検索条件取得部１０２と、ストレージ部１４０に記憶される文書のうち、指定される時期に実施される会議に関連づけられる文書を、検索条件に対する検索結果として出力する文書検索部１０４と、を含む。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書検索装置、文書検索システム及びプログラムに関する。

蓄積媒体に記憶されている複数の文書の中から、利用者が設定する検索条件に適合する文書を検索して出力する文書検索装置がある。

例えば、下記の特許文献１には、ファイルに対し編集、印刷等の処理が発生した際に、ファイルを特定する情報と処理の発生時刻を登録しておき、時間帯を指定した検索処理において、処理の発生時刻が該時間帯に含まれるファイルを検索する情報処理方法が開示されている。
特開平８−３１４９５４号公報

本発明は、利用者が検索条件として時期を指定して会議に関連する文書を検索する場合、該文書の作成時期や更新時期を指定するか否かに関わらず、該会議に関連する文書が検索結果として出力される文書検索装置、文書検索システム及びプログラムを提供することを目的とする。

請求項１の発明は、時期を指定する情報を含む、文書の検索条件を取得する検索条件取得手段と、文書記憶手段に記憶される文書のうち、前記時期に実施される会議に関連づけられる文書を、前記検索条件に対する検索結果として出力する文書出力手段と、を含むことを特徴とする文書検索装置である。

また、請求項２の発明は、請求項１に記載の文書検索装置であって、前記時期は時刻を示し、前記検索結果として出力される文書は、前記時刻を含む期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書である、ことを特徴とする文書検索装置である。

また、請求項３の発明は、請求項１に記載の文書検索装置であって、前記時期は時間帯を示し、前記検索結果として出力される文書は、前記時間帯の全ての期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書である、ことを特徴とする文書検索装置である。

また、請求項４の発明は、請求項１に記載の文書検索装置であって、前記時期は時間帯を示し、前記検索結果として出力される文書は、前記時間帯の所定の割合以上の期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書である、ことを特徴とする文書検索装置である。

また、請求項５の発明は、請求項１に記載の文書検索装置であって、前記時期は時間帯を示し、前記検索結果として出力される文書は、前記時間帯が所定の割合以上を占める期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書である、ことを特徴とする文書検索装置である。

また、請求項６の発明は、請求項１から５のいずれかに記載の文書検索装置であって、前記検索条件は、個人を指定する情報をさらに含み、前記検索結果として出力される文書は、前記時期に実施され、かつ前記個人が出席する会議に関連づけられる文書である、ことを特徴とする文書検索装置である。

また、請求項７の発明は、請求項１から５のいずれかに記載の文書検索装置であって、前記検索条件は、個人を指定する情報をさらに含み、前記検索結果として出力される文書は、前記時期に実施され、かつ前記個人が関連する会議に関連づけられる文書である、ことを特徴とする文書検索装置である。

また、請求項８の発明は、請求項１から７のいずれかに記載の文書検索装置であって、前記文書記憶手段は、会議と、該会議で使用される文書と、を関連づけて記憶する、ことを特徴とする文書検索装置である。

また、請求項９の発明は、時期を指定する情報を含む、文書の検索条件を取得する検索条件取得手段と、会議と、文書と、を関連づけて記憶する文書記憶手段と、前記文書記憶手段に記憶される文書のうち、前記時期に実施される会議に関連づけられる文書を前記検索条件に対する検索結果として出力する文書出力手段と、を含むことを特徴とする文書検索システムである。

また、請求項１０の発明は、時期を指定する情報を含む、文書の検索条件を取得する検索条件取得手段及び、文書記憶手段に記憶される文書のうち、前記時期に実施される会議に関連づけられる文書を前記検索条件に対する検索結果として出力する文書出力手段、として情報処理装置を機能させることを特徴とするプログラムである。

請求項１，９及び１０に記載の発明によれば、利用者が検索条件として時期を指定して会議に関連する文書を検索する場合、検索条件として指定される時期が該文書の作成時期や更新時期を含むか否かに関わらず、該会議に関連する文書が検索結果として出力される。

請求項２に記載の発明によれば、利用者により入力される時刻を指定する検索条件に対し、指定される時刻に実施される会議に関連する文書が検索結果として出力される。

請求項３に記載の発明によれば、利用者により入力される時間帯を指定する検索条件に対し、指定される時間帯に実施される会議に関連する文書が検索結果として出力される。

請求項４に記載の発明によれば、利用者により入力される時間帯を指定する検索条件に対し、指定される時間帯の所定の割合以上の期間に渡って実施される会議に関連する文書が検索結果として出力される。

請求項５に記載の発明によれば、利用者により入力される時間帯を指定する検索条件に対し、指定される時間帯が所定の割合以上を占める期間に渡って実施される会議に関連する文書が検索結果として出力される。

請求項６に記載の発明によれば、利用者により入力される時期及び個人を指定する検索条件に対し、指定された時期に実施され、かつ指定された個人が出席する会議に関する文書が検索結果として出力される。

請求項７に記載の発明によれば、利用者により入力される時期及び個人を指定する検索条件に対し、指定された時期に実施され、かつ指定された個人が関連する会議に関する文書が検索結果として出力される。

請求項８に記載の発明によれば、利用者が指定した検索条件に該当する会議で使用される文書が検索結果として出力される。

以下、本発明を実施するための好適な実施の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。

図１は、本実施形態に係る文書検索装置１００の概略構成を示すブロック図である。文書検索装置１００は、入出力装置１２０及びストレージ部１４０に接続されている。

文書検索装置１００は、入出力装置１２０から入力される検索条件を用いて、ストレージ部１４０に記憶される文書データに対して検索を行い、得られる結果を入出力装置１２０に出力する。

文書検索装置１００は、パソコン等の情報処理装置である。文書検索装置１００の機能は、情報処理装置のメモリーに記憶されるプログラムを動作させることで実現される。このプログラムは、通信によって提供されてもよいし、コンピュータによる読み取りが可能な、ＣＤＲＯＭ等の記憶媒体に格納されて提供されてもよい。

文書検索装置１００の機能は、検索条件取得部１０２、文書検索部１０４、文書取得部１０６、データ管理部１０８を含んで構成されている。

入出力装置１２０は、利用者による操作内容を文書検索装置１００に出力するとともに、文書検索装置１００から出力される検索結果等の情報を利用者に対して出力する。入出力装置１２０は、キーボード、マウス、ディスプレイ等を含んで構成されている。

ストレージ部１４０は、文書検索装置１００の検索対象となる文書データ及び検索に用いられる会議データを蓄積する。ストレージ部１４０は、ハードディスク等を含んで構成されている。

以下に、文書検索装置１００、入出力装置１２０及びストレージ部１４０の動作を説明する。

ストレージ部１４０には、文書データ及び会議データが蓄積されている。図２、図３は、ストレージ部１４０に記憶されるデータの内容を示した図である。

図２に示される会議テーブル２００では、実施された会議の会議名とそれぞれの会議ＩＤ、関連テーマ、開始日時、終了日時、参加者、関係者が関連づけられている。会議テーブル２００の内容は、利用者により入力されたデータを基にデータ管理部１０８が生成する。

例えば入出力装置１２０のキーボードや、文書検索装置１００とネットワーク回線を介して接続される情報端末において、それぞれの会議の関係者が、会議の設定時、会議の開始時及び会議の終了時に所定の操作を行うことで、関連テーマ、開始日時、終了日時、参加者、関係者のデータがデータ管理部１０８に入力される。データ管理部１０８は、会議に対して会議ＩＤを発行し、会議テーブル２００の形式のデータを生成し、ストレージ部１４０に蓄積する。

図３に示される文書テーブル３００では、会議ＩＤと、文書名及びそれぞれの文書データに対して編集や印刷等の処理が発生した日時が関連づけられている。文書テーブル３００の内容は、データ管理部１０８により管理される。

文書データは、例えば入出力装置１２０のスキャナや、文書検索装置１００とネットワーク回線を介して接続される情報端末から利用者によって入力される。会議ＩＤは、例えば文書データの入力時に、入力を行う利用者が入力することで指定される。データ管理部１０８は、入力される内容を基に文書テーブル３００の形式のデータを生成する。また、データ管理部１０８は、処理が発生した日時は、まず、文書が入力された日時とし、その後、編集や印刷等の処理が行われた際には、その日時に書き換える。

文書検索装置１００は、ストレージ部１４０に蓄積されるこれらのデータに対して検索を行う。以下、文書検索装置１００により行われる検索処理を説明する。

まず、検索条件取得部１０２は、時期を示す情報を含む、文書の検索条件を入出力装置１２０から取得し、文書検索部１０４に出力する。

例えば、検索条件取得部１０２は、入出力装置１２０のディスプレイに検索条件を求めるメッセージを表示させる。利用者はそれに対して入出力装置１２０のキーボードから検索したい資料が関連する会議が実施されていた日時（日付及び時刻、一時点）を検索条件として入力する。検索条件取得部１０２は、入力された検索条件が規定のフォーマットに適合するか判断する。入力情報がフォーマットに適合していれば、検索条件取得部１０２はこの入力情報を文書検索部１０４に出力する。例えば日時を入力すべきところにアルファベットが入力されている等、入力情報がフォーマットに適合していなければ、検索条件取得部１０２は入出力装置１２０のディスプレイに再入力を求めるメッセージを表示させる。

文書検索部１０４は、ストレージ部１４０に記憶される文書のうち、検索条件で指定される日時を含む期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書を、検索条件に対する検索結果として出力する。

具体的には、文書検索部１０４は、まず、検索条件取得部１０２から入力される検索条件を用いて、ストレージ部１４０で会議テーブル２００に記憶されているデータに対して検索を行う。文書検索部１０４は、検索条件取得部１０２から入力された日時を含む期間に渡って実施された会議を、検索条件に該当する会議として抽出する。

例えば図２に示されるデータが記憶されている状態で利用者が２００８年９月２０日１４時３０分を入力した場合、会議ＩＤ０１００で示される会議が抽出される。

次に、文書検索部１０４は、ストレージ部１４０で、文書テーブル３００に記憶されているデータに対して検索を行い、上記の処理で抽出された会議に関連づけられる文書を抽出する。

上述した会議ＩＤ０１００が抽出されていた場合、文書テーブル３００において、参考資料、計画表及び仕様書が抽出される。

そして、文書検索部１０４は、抽出された文書を示す文書リストを入出力装置１２０に出力し、入出力装置１２０は、入力された文書リストをディスプレイに表示する。文書リストにおいては、抽出された文書のそれぞれについて、関連づけられる会議名を共に表示してもよい。

利用者は、表示された文書リストの中から文書を選択し、例えば入出力装置１２０のキーボードを用いて指定する。文書取得部１０６は、利用者により指定された文書のデータをストレージ部１４０から取得して入出力装置１２０に出力し、入出力装置１２０は入力された文書データをディスプレイに表示する。

以上の処理により、利用者は、自身が指定する日時に実施されていた会議に関連する資料を参照する。

次に、文書検索装置１００が行う検索処理をフローチャートを用いて説明する。

図４は、本実施形態に係る文書検索装置１００が行う検索処理を示すフローチャートである。

利用者は、入出力装置１２０を介して、検索を行いたい資料が関連する会議が実施されていた日時（検索条件）を入力する（Ｓ４０１）。

文書検索部１０４は、入力された日時を検索条件としてストレージ部１４０で会議テーブル２００に記憶されているデータに対して検索を行い、該日時に実施されていた会議を抽出する（Ｓ４０２）。

そして、文書検索部１０４はＳ４０２における検索の結果に対して判定を行い（Ｓ４０３）、該当する会議がない場合、文書検索部１０４は入出力装置１２０のディスプレイに「会議は見つかりませんでした」という旨のメッセージを表示させて（Ｓ４０５）、検索処理は終了する。

Ｓ４０３において該当する会議がある場合、文書検索部１０４は、ストレージ部１４０で文書テーブル３００に記憶されているデータに対して検索を行い、上記の処理で抽出された会議に関連づけられる文書を抽出する（Ｓ４０４）。

そして、文書検索部１０４はＳ４０４における検索の結果に対して判定を行い（Ｓ４０６）、該当する文書がない場合、文書検索部１０４は入出力装置１２０のディスプレイに「文書は見つかりませんでした」という旨のメッセージを表示させて（Ｓ４０８）、検索処理は終了する。

Ｓ４０６において該当する文書がある場合、文書検索部１０４は、抽出された文書を示す文書リストを入出力装置１２０に出力し、入出力装置１２０は、入力された文書リストをディスプレイに表示する（Ｓ４０７）。

そして、利用者はディスプレイに表示された文書リストにおいて文書を選択し、選択された文書を入出力装置１２０のキーボードを介して指定する（Ｓ４０９）。

文書取得部１０６は、Ｓ４０９で指定された文書をストレージ部１４０から取得して、入出力装置１２０に出力する。入出力装置１２０は、入力された文書をディスプレイに出力して（Ｓ４１０）、検索処理は終了する。

以上の構成により、利用者が検索条件として時期を指定して会議に関連する文書を検索する場合、該文書の作成時期や更新時期を指定するか否かに関わらず、該会議に関連する文書が検索結果として出力される。

図５は、会議と文書の一例を示す図である。図５において、横軸は時間軸であり、時間軸方向の矢印Ａ及びＢは開発会議及び定例会議の実施時間帯をそれぞれ示す。文書５００，５０２，５０４は開発会議に関連する文書であり、文書５０６，５０８は定例会議に関連する文書である。文書５００，５０２，５０４，５０６，５０８から出ている矢印は実際にこれらの文書に対して印刷、編集等の処理が発生した日時を示している。すなわち、文書５０４は開発会議に関連するものの、開発会議の実施中には処理が発生していない。開発会議に関連する文書５００，５０２，５０４を検索する場合、例えば利用者は２００８年９月２４日の１４時と１５時との間のいずれの日時を指定しても、文書５００，５０２，５０４の全てが出力され、定例会議に関連する文書５０６，５０８は出力されない。

なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

例えば、上記実施形態では利用者が検索を行いたい資料が関連する会議が実施された日時を指定する構成が示されたが、会議が実施される時期を指定する情報であれば他の構成でもよく、例えば利用者が検索を行いたい資料が関連する会議が実施されていた日付及び時間帯を入力する構成としてもよい。

この場合、会議テーブル２００に記憶されている開始日時及び終了日時を参照して、入力された日付及び時間帯で規定される時間帯を含む期間に渡って実施された会議を抽出してもよいし、入力された日付及び時間帯で規定される時間帯の所定の割合以上の期間に渡って実施された会議を抽出してもよいし、入力された日付及び時間帯で規定される時間帯が所定の割合以上を占める期間に渡って実施された会議を抽出してもよいし、入力された日付及び時間帯の少なくとも一部を含む期間に渡って実施された会議を抽出してもよい。

また、上記実施形態では、利用者は検索条件として会議が実施された日時を入力する構成を示したが、検索条件はさらに個人を指定する情報を含んでもよく、文書検索部１０４は、会議の検索において、会議テーブル２００に記憶されている開始日時、終了日時及び参加者を参照して、指定された日時に実施され、かつ指定された個人が出席する会議を抽出する構成としてもよい。

また、検索条件が個人を指定する情報を含む場合に、文書検索部１０４は、会議の検索において、会議テーブル２００に記憶されている開始日時、終了日時及び関係者を参照して、指定された時期に実施され、かつ指定された個人が関連する会議を抽出する構成としてもよい。

また、検索条件が個人を指定する場合の一例として、文書検索装置１００の立ち上げ時に入力されるユーザーＩＤを参照して、文書検索装置１００を使用している利用者を検索条件として指定し、利用者が出席した会議や利用者が関連する会議を抽出する構成としてもよい。

また、上記実施形態では、利用者は検索条件として会議が実施された日時を入力する構成を示したが、検索条件はさらに会議の関連テーマを指定する情報を含んでもよく、文書検索部１０４は、会議の検索において、会議テーブル２００に記憶されている開始日時、終了日時及び関連テーマを参照して、指定された日時に実施され、かつ指定された関連テーマに関する会議を抽出する構成としてもよい。

また、上記実施形態では、抽出された会議に関連する文書が全て抽出される構成を示したが、抽出された会議において使用される文書が抽出される構成としてもよい。

この場合、文書検索部１０４は会議の抽出後、会議テーブル２００を参照して、抽出された会議の実施時間帯を認識する。次に、文書検索部１０４は文書テーブル３００を参照し、抽出された会議に関連し、かつ処理日時が該会議の実施時間帯に含まれる文書を抽出する。その結果、抽出された会議において処理が発生する（使用される）文書が抽出される。

または、ストレージ部１４０に文書を記憶する際に文書それぞれに関連づけられるフラグを初期値オフとして設けておき、会議実施中に使用された文書についてはフラグをオンとする。検索の際には、文書検索部１０４はフラグがオンになっている文書に対して検索を行う。その結果、抽出された会議において使用される文書が抽出される。

または、文書テーブル３００において、会議と、該会議で使用される文書と、が関連づけて記憶される構成としてもよい。この構成においても、抽出された会議において使用される文書が抽出される。

さらに、文書テーブル３００において、それぞれの文書データに対して、編集や印刷等の処理の種類ごとに発生した日時が関連づけられてもよい。その場合、検索条件として処理の種類を指定することで、抽出された会議に関連し、かつ該会議の実施時間帯に、指定された種類の処理が発生した文書が抽出される。

また、上記実施形態では、会議ＩＤは文書データの入力時に入力を行う利用者が入力することで指定される構成を示したが、データ管理部１０８が会議ＩＤを付与する構成としてもよい。

本実施形態に係る文書検索装置の概略構成を示すブロック図である。 ストレージ部に記憶されるデータの内容を示した図である。 ストレージ部に記憶されるデータの内容を示した図である。 本実施形態に係る文書検索装置が行う検索処理を示すフローチャートである。 会議と文書の一例を示す図である。

符号の説明

１００ 文書検索装置、１０２ 検索条件取得部、１０４ 文書検索部、１０６ 文書取得部、１０８ データ管理部、１２０ 入出力装置、１４０ ストレージ部、２００ 会議テーブル、３００ 文書テーブル、５００，５０２，５０４，５０６，５０８ 文書。

Claims (10)

1. 時期を指定する情報を含む、文書の検索条件を取得する検索条件取得手段と、
   文書記憶手段に記憶される文書のうち、前記時期に実施される会議に関連づけられる文書を、前記検索条件に対する検索結果として出力する文書出力手段と、
   を含むことを特徴とする文書検索装置。
2. 請求項１に記載の文書検索装置において、
   前記時期は時刻を示し、
   前記検索結果として出力される文書は、前記時刻を含む期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書である、
   ことを特徴とする文書検索装置。
3. 請求項１に記載の文書検索装置において、
   前記時期は時間帯を示し、
   前記検索結果として出力される文書は、前記時間帯の全ての期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書である、
   ことを特徴とする文書検索装置。
4. 請求項１に記載の文書検索装置において、
   前記時期は時間帯を示し、
   前記検索結果として出力される文書は、前記時間帯の所定の割合以上の期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書である、
   ことを特徴とする文書検索装置。
5. 請求項１に記載の文書検索装置において、
   前記時期は時間帯を示し、
   前記検索結果として出力される文書は、前記時間帯が所定の割合以上を占める期間に渡って実施される会議に関連づけられる文書である、
   ことを特徴とする文書検索装置。
6. 請求項１から５のいずれかに記載の文書検索装置において、
   前記検索条件は、個人を指定する情報をさらに含み、
   前記検索結果として出力される文書は、前記時期に実施され、かつ前記個人が出席する会議に関連づけられる文書である、
   ことを特徴とする文書検索装置。
7. 請求項１から５のいずれかに記載の文書検索装置において、
   前記検索条件は、個人を指定する情報をさらに含み、
   前記検索結果として出力される文書は、前記時期に実施され、かつ前記個人が関連する会議に関連づけられる文書である、
   ことを特徴とする文書検索装置。
8. 請求項１から７のいずれかに記載の文書検索装置において、
   前記文書記憶手段は、会議と、該会議で使用される文書と、を関連づけて記憶する、
   ことを特徴とする文書検索装置。
9. 時期を指定する情報を含む、文書の検索条件を取得する検索条件取得手段と、
   会議と、文書と、を関連づけて記憶する文書記憶手段と、
   前記文書記憶手段に記憶される文書のうち、前記時期に実施される会議に関連づけられる文書を前記検索条件に対する検索結果として出力する文書出力手段と、
   を含むことを特徴とする文書検索システム。
10. 時期を指定する情報を含む、文書の検索条件を取得する検索条件取得手段及び、
    文書記憶手段に記憶される文書のうち、前記時期に実施される会議に関連づけられる文書を前記検索条件に対する検索結果として出力する文書出力手段、
    として情報処理装置を機能させるためのプログラム。

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