JP2005165856A - 資料呼出装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 資料のデータを呼び出す資料呼出装置で、会議や対話などを円滑に開始することを補助する。
【解決手段】 議事資料ＤＢ１から構成される資料データ記憶手段が資料のデータを記憶し、検索条件ＤＢ２から構成される検索条件データ記憶手段が場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを記憶する。参加者特定部５から構成される所定場状況検出手段が所定の場の状況を検出し、資料管理部６から構成される資料データ検索手段が、検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータに基づいて、所定場状況検出手段により検出された場の状況から資料のデータを検索する。また、検索条件入力部３や、検索指示部４や、出力部７を備える。
【選択図】 図１

Description

本発明は、資料を呼び出す資料呼出装置などに関し、特に、会議や対話などを円滑に開始することを補助する資料呼出装置などに関する。

従来の装置では、例えば、複数の端末を利用した会議で使用する資料を、当該会議の開催時に、自動的に画面に表示してセットアップすることが検討等されている（例えば、特許文献１参照。）。なお、この装置では、予めスケジュールされた会議のみが対象となり、事前に準備、登録された資料が必要である。
また、従来では、例えば、操作性の高い情報収集装置が提供されている（例えば、特許文献２参照。）。なお、この装置では、リンクを辿る操作が必要である。

特開平５−３１６１０７号公報 特開２００２−２７８９９７号公報

しかしながら、例えば、電子黒板やプロジェクタなどの機器を使用することにより会議や打ち合わせがインテリジェント化するに従って、セットアップに手間や時間がかかるようになっており、未だに、更に効率的なセットアップを行う装置などの開発が要求されていた。
また、会議などの参加者の集中力の持続時間や会議などの場所の占有可能時間の制約などから、会議や打ち合わせ或いは立ち話などをいったん中断して後日に再開するような場合には、前回までの議論や対話の内容を振り返るために開始当初の時間を大きく費やしてしまうようなことも多かった。

本発明は、このような従来の事情に鑑み為されたもので、会議や対話などを円滑に開始することを補助することができる資料呼出装置などを提供することを目的とする。
更に具体的には、本発明は、例えば、前回の会議などで使用された資料或いは前回の会議などの議事録や、事前に準備された資料などを、参加者が集まったことなどの所定のイベントや条件に基づいて、簡単な操作により或いは自動的に、提示することを実現する。

上記目的を達成するため、本発明に係る資料呼出装置では、次のようにして、資料のデータを呼び出す。
すなわち、資料データ記憶手段が資料のデータを記憶し、検索条件データ記憶手段が場の状況から資料のデータを検索するための条件（検索条件）のデータを記憶する。所定場状況検出手段が所定の場の状況を検出し、そして、資料データ検索手段が、検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータに基づいて、所定場状況検出手段により検出された場の状況から資料のデータを検索する。
従って、場の状況に応じた資料のデータを検索することができ、これにより、例えば、会議や対話などを円滑に開始することを補助することができる。

ここで、場としては、種々な場所が用いられてもよく、例えば、屋内の場所が用いられてもよく、或いは、屋外の場所が用いられてもよい。
また、場で行われるイベントの内容や、当該イベントなどで使用される資料の内容としては、種々なものが用いられてもよく、例えば、会議のイベント及び当該会議における議事録などの資料や、立ち話のイベント及び当該立ち話における対話記録などの資料、などを用いることができる。
また、資料のデータとしては、種々なものが用いられてもよく、例えば、テキストや、画像や、音声などのデータを用いることができる。
また、場の状況としては、種々な状況が用いられてもよく、例えば、場自体の状況や、場に集まる人などの状況を用いることができる。

また、資料データ記憶手段や、検索条件データ記憶手段としては、例えば、データベースやメモリを用いて構成される。
また、資料データ記憶手段や、検索条件データ記憶手段としては、例えば、資料呼出装置の本体部の内部に備えられてもよく、或いは、資料呼出装置の本体部の外部にあって資料呼出装置の本体部と直接的に接続されてもよく、或いは、資料呼出装置の本体部の外部にあって資料呼出装置の本体部とネットワークなどを介して接続されてもよい。

また、場の状況から資料のデータを検索するための条件としては、種々な条件が用いられてもよく、例えば、資料のデータを識別する情報と、当該資料のデータが検索されるための条件となる場の状況の情報とを対応付けたものを検索条件として用いることができる。
また、１つの検索条件において、２種類以上の資料のデータが検索されるように設定されてもよく、また、２種類以上の場の状況が条件として使用されるように設定されてもよい。

また、所定場状況検出手段により場の状況を検出する手法としては、種々な手法が用いられてもよく、例えば、人や機器などに設けられた被検出装置を有線通信により検出して或いは所定の無線通信範囲内で無線により検出して、当該検出結果に基づいて場の状況を検出するような手法を用いることができ、或いは、人からキーボードやマウスやボタンなどの操作入力を受け付けて、当該操作入力に応じて場の状況を検出するような手法を用いることができる。
また、所定場状況検出手段により場の状況を検出するタイミングとしては、種々なタイミングが用いられてもよく、例えば、所定の周期で定期的に検出する態様や、常に検出する態様や、ユーザなどからの指示があった場合に検出する態様などを用いることができる。

本発明に係る資料呼出装置では、検索指示受付手段が資料データ検索手段による検索を行うための指示を受け付け、そして、資料データ検索手段は、検索指示受付手段により検索を行うための指示が受け付けられたことに応じて、資料のデータを検索する。
従って、例えば、ユーザや他の装置から受け付けた指示に応じて、資料のデータの検索を開始することができる。

本発明に係る資料呼出装置では、資料データ検索手段は、所定場状況検出手段により検出される場の状況が変化したことに応じて、資料のデータを検索する。
従って、例えば、所定の場の状況が変化したことに応じて、自動的に、資料のデータの検索を開始することができる。
ここで、例えば、場の状況の変化に関する閾値を設けて、当該閾値以上に或いは当該閾値を超えて場の状況が変化した場合に、資料のデータを検索するような構成とすることも可能である。

本発明に係る資料呼出装置では、資料データ出力手段が、資料データ検索手段により検索された資料のデータを出力する。
従って、例えば、ユーザや他の装置に対して検索された資料のデータを出力することができる。
ここで、資料のデータを出力する態様としては、種々な態様が用いられてもよく、例えば、画面に表示出力する態様や、音声出力する態様や、外部の装置へ出力する態様などを用いることができる。

なお、資料呼出装置により資料のデータを検索する処理や検索された資料のデータを出力する処理は、例えば、所定の場において実際に会議などが為されるときに行われてもよく、或いは、ユーザが仮想的な場の状況を所定場状況検出手段により入力して、当該入力情報に基づいて行われてもよい。

本発明に係る資料呼出装置では、資料データ選択指示受付手段が、資料データ検索手段により複数の資料のデータが検索された場合に、これら複数の資料のデータから資料のデータを選択するための指示を受け付ける。そして、資料データ出力手段は、資料データ選択指示受付手段により受け付けられた選択指示に係る資料のデータを出力する。
従って、例えば、複数の資料のデータが検索された場合に、ユーザなどにより選択される資料のデータのみを出力することができる。
ここで、選択される資料のデータの数としては、１であってもよく、或いは、２以上であってもよい。

本発明に係る資料呼出装置では、資料データ出力手段は、複数の資料データを出力する場合に、新しい資料ほど大きい表示領域を用いて表示出力する。言い換えれば、古い資料ほど小さい表示領域を用いて表示出力する。
従って、例えば、ユーザにとって資料の新しさ或いは古さが判別し易い態様で、複数の資料を提示することができる。

本発明に係る資料呼出装置では、場の状況として、例えば、当該場自体に関する情報、当該場に集まる人に関する情報、当該場に設けられる機器に関する情報、当該場で行われるイベントの時間に関する情報の１以上が用いられる。
ここで、場自体に関する情報としては、例えば、当該場の名称或いは識別情報や、当該場が存在する建物や地域の名称或いは識別情報などを用いることができる。
また、場に集まる人に関する情報としては、例えば、会議や立ち話などに参加するために当該場に集まる２人以上の人の名称或いは識別情報などを用いることができる。

また、場に設けられる機器に関する情報としては、例えば、当該場に設けられるプロジェクタ機器や無線通信機器などの名称或いは識別情報などを用いることができる。
また、場で行われるイベントの時間に関する情報としては、例えば、当該場で行われる会議や打ち合わせや所定の休憩などのイベントが発生する開始時間や終了時間や所定の期間の情報などを用いることができる。

本発明に係る資料呼出装置では、検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータは、場の状況に関する検索キーを用いた検索式のデータを含む。そして、資料データ検索手段は、検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータに含まれる検索式の真偽を判定して、資料のデータを検索する。
従って、検索式を使用して効率的に資料のデータを検索することができる。
ここで、場の状況に関する検索キーとしては、例えば、場自体や、人や、機器や、時間などの種々なものが用いられてもよい。

本発明に係る資料呼出装置では、場として、例えば、所定の部屋、又は所定の通路、又は所定の屋外領域が用いられる。
ここで、所定の部屋としては、例えば、会議室や、喫煙部屋や、屋内のイベント会場など、種々な部屋が用いられてもよい。
また、所定の通路としては、例えば、屋内の廊下や、屋外の通路など、種々な通路が用いられてもよい。
また、所定の屋外領域としては、例えば、屋外のイベント会場など、種々な領域が用いられてもよい。

本発明に係る資料呼出装置では、検索条件データ受付手段が、場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを受け付け、そして、検索条件データ記憶手段は、検索条件データ受付手段により受け付けられた検索条件のデータを記憶する。
従って、ユーザなどにより入力される情報に基づいて検索条件のデータを登録することができる。

本発明に係る資料呼出装置では、検索条件データ受付手段は、資料データ検索手段により資料のデータが検索された場におけるイベントが終了又は中断されて、新たに検索条件のデータを受け付けるに際して、当該イベントにおける当該検索に用いられた検索条件に含まれた場の状況を、当該新たに受付対象となる検索条件に含まれる場の状況として提示する。
従って、例えば、会議などのイベントが終了或いは中断されるときに、当該イベントが開始された際などに用いられた検索条件と同じ場の状況の条件をユーザに対して提示して、当該場の状況の条件を引き続き使用するか否かなどの指示をユーザから入力して、検索条件のデータを登録することができる。

本発明は、以上に示したような資料呼出装置における各種の処理を実行する方法として提供することもできる。
一例として、本発明に係る資料呼出方法では、次のようにして、資料のデータを呼び出す処理を行う。
すなわち、資料呼出装置の所定場状況検出手段が、所定の場の状況を検出し、そして、資料呼出装置の資料データ検索手段が、場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを記憶する検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータに基づいて、所定場状況検出手段により検出された場の状況から資料データ記憶手段に記憶された資料のデータを検索する。

本発明は、以上に示したような資料呼出装置における各種の処理を実行するためのプログラムとして提供することもできる。
一例として、本発明に係るプログラムは、資料のデータを呼び出す資料データ呼出装置を構成するコンピュータに実行させるプログラムであって、所定の場の状況を検出する機能と、場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを記憶する検索条件データ記憶部に記憶された検索条件のデータに基づいて、検出された場の状況から資料データ記憶部に記憶された資料のデータを検索する機能を、当該コンピュータにより実現する。

本発明は、以上に示したような資料呼出装置における各種の処理を実行するためのプログラムを格納する記憶媒体として提供することもできる。
一例として、本発明に係る記憶媒体は、資料のデータを呼び出す資料呼出装置を構成するコンピュータに実行させるプログラムを当該コンピュータの入力手段により読み取り可能に記憶しており、そして、当該プログラムは、所定の場の状況を検出する処理と、場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを記憶する検索条件データ記憶部に記憶された検索条件のデータに基づいて、検出された場の状況から資料データ記憶部に記憶された資料のデータを検索する処理を、当該コンピュータに実行させる。
なお、記憶媒体としては、種々なものが用いられてもよい。

以上説明したように、本発明に係る資料呼出装置などによると、所定の場の状況を検出して、検索条件のデータに基づいて、当該検出した場の状況から資料のデータを検索して、ユーザなどに対して出力するようにしたため、場の状況に応じた資料のデータを検索して、例えば、会議や対話などを円滑に開始することを補助することができる。これにより、例えば、前回の会議などで使用された資料或いは前回の会議などの議事録や、事前に準備された資料などを、参加者が集まったことなどの所定のイベントや条件に基づいて、簡単な操作により或いは自動的に、提示することができる。

本発明に係る実施例を図面を参照して説明する。
まず、図１及び図２を参照して、本発明を適用した資料呼出装置の構成例を示し、また、図３を参照して、本発明を適用した資料呼出システムの構成例を示す。
なお、図１〜図３では、概略的に同様な構成部分については、同一の符号を付して示してある。
また、本実施例に係る資料呼出装置は、例えば、コンピュータを用いて構成されている。

図１には、資料呼出装置の構成例（第１の構成例）を示してある。本例の資料呼出装置は、例えば、所定の会議室などのように特定の場所に設置される。
本例の資料呼出装置は、会議における議事などの資料のデータを格納する議事資料データベース（議事資料ＤＢ）１と、資料を検索するための条件（検索条件）のデータを格納する検索条件データベース（検索条件ＤＢ）２と、検索条件を入力する検索条件入力部３と、検索を行うための指示を入力する検索指示部４と、会議などの参加者を特定する参加者特定部５と、資料の登録や呼出などに関する各種の管理を行う資料管理部６と、資料などを出力する出力部７を備えている。

ここで、議事資料ＤＢ１に格納される資料のデータとしては、種々なものが用いられてもよく、例えば、会議などにおける参照物、配布物、記載物（メモ書きなど）、議事内容などを用いることができ、また、立ち話などにおける参照物、記載物（メモ書きなど）などを用いることもできる。
また、検索条件ＤＢ２に記憶される資料の検索条件のデータとしては、種々な条件のデータが用いられてもよく、本例では、参加者などの人に関する条件のデータが用いられる。

また、検索条件入力部３は、例えば、提示されている資料などをいずれの参加者が参加しているときに提示するかについての条件をユーザなどから受け付けて入力する。なお、検索条件入力部３は、本例では、キーボードやマウスなどから構成される。
また、検索指示部４は、資料の検索を行うための明示的な指示をユーザなどから受け付けて入力する。なお、検索指示部４は、本例では、単なるボタンなどから構成される。

また、参加者特定部５により会議などの参加者を特定する方法としては、種々な方法が用いられてもよく、例えば、ユーザなどにより手動で入力された情報に基づいて参加者を特定するような方法が用いられてもよく、或いは、自動的に参加者を特定する方法が用いられてもよい。また、参加者を特定する方法としては、例えば、接触型の方法が用いられてもよく、非接触型の方法が用いられてもよい。

具体的には、参加者を特定する方法としては、例えば、参加者の全員又は一部がログイン入力したか否かを検出して参加者を特定する方法や、各参加者により携帯などされるバーコードの読み取り入力に基づいて参加者を特定する方法や、各参加者により携帯などされるＩＤカードの記憶内容（例えば、識別情報）をカードリーダにより読み取った結果に基づいて参加者を特定する方法や、無線ＩＤ（ＲＦＩＤ）のように無線によるＩＤ認識により参加者を特定する方法や、各参加者の指輪を用いたＪａｖａ（登録商標）Ｒｉｎｇによる情報に基づいて参加者を特定する方法や、各参加者に付される赤外線バッジによる情報に基づいて参加者を特定する方法などを用いることができる。

なお、参加者特定部５により参加者を特定することは、例えば、人に関する検索条件を入力するとき、或いは、人に関する検索条件に基づいて資料を呼び出すときなどに、利用することができる。
また、資料管理部６は、検索指示部４からの指示に応じて、検索条件ＤＢ２に記憶された検索条件のデータや参加者特定部５による参加者の特定状況に基づいて資料を検索して、当該検索した資料を出力部７から出力する。
また、出力部７は、例えば、資料のデータを表示する画面などから構成され、或いは、資料のデータを他の出力装置へ出力する機能から構成される。

一例として、図１に示した資料呼出装置が所定の会議室Ａに設置されて、当該会議室Ａでの所定の会議ａが中断されるときに、当該会議ａで使用された資料及び当該資料を呼び出すための検索条件をユーザなどが検索条件入力部３や参加者特定部５により入力し、これに応じて、当該資料のデータが議事資料ＤＢ１に記憶され、当該検索条件のデータが検索条件ＤＢ２に記憶される。その後、当該会議ａが再開されるときに、ユーザなどが資料の呼出指示を検索指示部４により入力すると、資料管理部６が検索条件ＤＢ２に記憶された検索条件のデータや参加者特定部５による参加者の特定結果などに基づいて当該会議ａの特定や出力すべき資料の識別情報（資料ＩＤ）の検索を行い、当該検索した資料ＩＤに対応する資料のデータを議事資料ＤＢ１から読み出して出力部７によりユーザなどに対して表示出力などする。

図２には、資料呼出装置の他の構成例（第２の構成例）を示してある。本例の資料呼出装置は、例えば、所定の会議室などのように特定の場所に設置される。
本例の資料呼出装置は、議事資料ＤＢ１と、検索条件ＤＢ２と、検索条件入力部３と、参加者特定部５と、資料管理部６と、出力部７を備えている。
本例の資料呼出装置では、例えば所定の人が会議室などの所定の場所に集まったことを検出すると、自動的に、資料管理部６がこれらの人が参加者となる条件に適合する資料のデータを検索して出力部７から出力する。

一例として、図２に示した資料呼出装置が所定の会議室Ａに設置されて、当該会議室Ａでの所定の会議ａが中断されるときに、当該会議ａで使用された資料及び当該資料を呼び出すための検索条件をユーザなどが検索条件入力部３や参加者特定部５により入力し、これに応じて、当該資料のデータが議事資料ＤＢ１に記憶され、当該検索条件のデータが検索条件ＤＢ２に記憶される。その後、当該会議ａが再開されるときに、所定の人が参加者特定部５により参加者として特定されると、自動的に、資料管理部６が検索条件ＤＢ２に記憶された検索条件のデータや参加者特定部５による参加者の特定結果などに基づいて当該会議ａの特定や出力すべき資料の識別情報（資料ＩＤ）の検索を行い、当該検索した資料ＩＤに対応する資料のデータを議事資料ＤＢ１から読み出して出力部７によりユーザなどに対して表示出力などする。

図３には、資料呼出システムの構成例を示してある。
本例の資料呼出システムは、議事資料ＤＢ１と、検索条件ＤＢ２と、議事資料ＤＢ１のデータベースを管理するデータベース管理サーバ１１と、検索条件ＤＢ２のデータベースを管理するデータベース管理サーバ１２と、所定の場所Ａに設置される場所管理サーバ２１と、所定の場所Ｂに設置される場所管理サーバ２２と、所定の場所Ｃに設置される場所管理サーバ２３と、例えばコンピュータから構成されるクライアント装置２４を備えている。また、これらのデータベース管理サーバ１１、１２や場所管理サーバ２１〜２３やクライアント装置２４は、ネットワーク１３を介して接続されている。

ここで、それぞれの場所管理サーバ２１〜２３は、上記図１や上記図２に示したような資料呼出装置の機能を有している。
また、それぞれの場所管理サーバ２１〜２３は、付随する装置を備えていてもよく、図３に示した例では、例えば参加者特定部５を構成するブルートゥースなどの無線通信部３１〜３３や、資料などのデータを出力することが可能なプロジェクタ３４を備えている。
また、それぞれの場所管理サーバ２１〜２３が設置される場所Ａ、Ｂ、Ｃとしては、種々な場所が用いられてもよく、例えば、所定の会議室や、廊下や、喫煙室などを用いることができる。

本例の資料呼出システムでは、複数の場所管理サーバ２１〜２３を不特定多数の場所に設置することが可能であり、複数の場所管理サーバ２１〜２３に係る資料のデータや検索条件のデータをネットワーク１３上の共通なデータベース管理サーバ１１、１２及びデータベース１、２でまとめて管理しているため、関連する会議など或いは前回の続きの会議などが異なる場所で行われるような場合においても、適切な資料のデータを検索して出力することが可能である。
また、本例の資料呼出システムでは、それぞれの場所管理サーバ２１〜２３において資料を提示するための条件（検索条件）を入力することが可能であるほか、クライアント装置２４のように場所管理サーバ以外の装置において資料を提示するための条件（検索条件）を入力することも可能である。

なお、本例では、議事資料ＤＢ１と検索条件ＤＢ２とを異なるデータベース管理サーバ１１、１２上に設けた構成を示したが、他の構成例として、議事資料ＤＢ１と検索条件ＤＢ２とを同一のデータベース管理サーバ上に設けた構成を用いることも可能である。
また、本例では、複数の場所管理サーバ２１〜２３について議事資料ＤＢ１を共用化したが、例えば、個人に帰属するデータなどについてはそれぞれの個人が所有するコンピュータなどで管理する構成とすることもでき、この場合には、一例として、当該コンピュータがネットワーク１３に接続されて、必要に応じて、ネットワーク１３を介して当該コンピュータに記憶された資料のデータが読み出される。

次に、本実施例に係る資料呼出装置により行われる動作の一例を示す。
まず、資料のデータを検索条件のデータと対応付けて資料呼出装置に登録する処理動作の一例を示す。
図４には、資料登録処理の手順の一例を示してある。
すなわち、資料呼出装置では、所定の資料について検索条件入力部３によりユーザなどから検索条件を入力して（ステップＳ１）、当該入力した検索条件の登録の指示を受け付けると（ステップＳ２）、当該入力した検索条件のデータを当該所定の資料に対応付けて資料管理部６が検索条件ＤＢ２へファイル転送などして記憶させる（ステップＳ３）。ここで、所定の資料としては、ファイルとして保存することができる種々なものが用いられてもよく、例えば、デジタルカメラなどにより撮像されたホワイトボードなどの画像のデータや、ミーティングなどで使用された資料のデータや、録音機により録音された音声のデータや、会議などの後日に作成された議事録のデータなどを用いることができる。

図５には、検索条件入力部３によりユーザから検索条件を入力するために、出力部７により画面に表示出力される内容の一例を示してある。
同図には、会議などの参加者を検索条件として設定する場合の例を示してある。
具体的には、同図に示した画面では、「参加予定者」の氏名を記入する欄があり、“富士 是郎”、“赤坂 太郎”、“中井 次郎”といった３人の氏名が記入されている。また、「検索条件（ＡＮＤ）」の欄がチェックされている参加予定者についてはＡＮＤの検索条件が設定され、チェックされていない参加予定者についてはＯＲの検索条件が設定される。また、「入力欄追加」のボタンがクリックされると、参加予定者の入力欄が追加される。

また、同図に示した画面では、「登録ファイル」の名称を記入する欄があり、“第６回議事録”、“第６回ホワイトボード画像データ”といった２個のファイル名が記入されている。また、「入力欄追加」のボタンがクリックされると、登録ファイルの入力欄が追加される。
また、同図に示した画面では、「参照」のボタンがクリックされると、記入内容に関連する情報が参照される。一例として、ユーザが新たに参加することとなった会議などについて、当該会議の参加予定者の氏名が記入されて「参照」のボタンがクリックされると、資料管理部６が当該記入された検索条件に合致する登録された過去の資料のデータを検索して出力部７により表示出力してユーザに参照させるような構成とすることもできる。
また、同図に示した画面では、「登録」のボタンがクリックされると、記入された検索条件（本例では、参加予定者）が記入された資料（本例では、登録ファイル）と対応付けられて検索条件ＤＢ２に登録される。また、「キャンセル」のボタンがクリックされると、当該画面がキャンセルされる。

なお、「参加予定者」の氏名としては、例えば、会議などが終了或いは中断するに際して参加者特定部５により現在の参加者が特定されているような場合には、資料管理部６が、当該特定されている参加者の情報に基づいて、当該参加者の氏名を候補者として「参加予定者」の欄に自動的に記入するようなことも可能であり、更に、当該記入内容をユーザにより任意に書き換えることが可能な構成とすることもできる。
また、検索条件としてＡＮＤやＯＲを使い分けることにより、柔軟な条件設定が可能であり、例えば、必須な参加者の全てが揃ったときに資料を提示することなどができる。また、検索条件として、ＡＮＤやＯＲを用いた論理式を記入することが可能な構成とすることもできる。

また、図５に示したような画面は、種々な機器において表示されてもよく、例えば、資料呼出装置が有する表示部により表示することや、資料呼出装置と接続されたプロジェクタなどにより表示することや、或いは、クライアント装置２４などの表示部により表示することなどが可能である。また、検索条件の入力は、例えば、各人や代表者により行われてもよく、或いは、複数の人により共通の画面を見て行われてもよい。

図６には、検索条件ＤＢ２に登録される検索条件のデータの一例を示してある。
同図に示した検索条件データは、資料の識別情報（「資料ＩＤ」）のデータと、参加予定者の氏名である１以上の検索キー（「検索キー１」、「検索キー２」、「検索キー３」、・・・）のデータとが対応付けられて構成されている。一例として、資料ＩＤが“１”である資料に対しては、検索キー１として“富士 是郎”が設定され、検索キー２として“赤坂 太郎”が設定され、検索キー３として“中井 次郎”が設定されている。また、資料ＩＤは、議事資料ＤＢ１に記憶されるいずれかの資料のデータを特定する情報である。
なお、本例では、議事資料ＤＢ１内の資料データを特定するために資料ＩＤを用いたが、資料データの区別が可能であれば、ファイル名などの他の情報が識別情報として用いられてもよい。

次に、資料呼出装置により資料のデータを検索及び呼び出してユーザなどに対して提示する処理動作の一例を示す。
図７には、資料提示処理の手順の一例を示してある。
すなわち、資料呼出装置では、検索指示部４によりユーザなどから資料の呼出のための検索を行う指示を受け付けたことに応じて、或いは、自動的に、次のような処理を行う（ステップＳ１１〜ステップＳ１７）。まず、資料呼出装置では、当該資料呼出装置が設置された場所で開催される会議などについて、参加者特定部５により現在に存在する参加者（例えば、所定の会議室の中に誰がいるかなど）を特定して、資料管理部６が、当該存在する参加者の増減があったか否かを判定し（ステップＳ１１）、当該存在する参加者の増減があった場合には、現在に存在する参加者の氏名をリストアップして（ステップＳ１２）、検索条件ＤＢ２に記憶されている検索条件のデータと照合する（ステップＳ１３）。当該照合では、参加者の氏名をキーワードとして検索条件のデータを検索して対応する資料ＩＤを取得することが行われる。

当該照合の結果、現在に存在する参加者の氏名を検索キーとして対応する資料のデータを規定する検索条件データがあった場合には（ステップＳ１４）、資料呼出装置では、資料管理部６が、当該対応する資料のデータが１件分の資料のデータであるか或いは複数件分の資料のデータであるかを判定し（ステップＳ１５）、１件分の資料のデータであれば、当該対応する資料のデータを議事資料ＤＢ１から呼び出して（読み出して）、出力部７により表示出力などしてユーザに対して提示する（ステップＳ１６）。

一方、前記対応する資料のデータが複数件分の資料のデータである場合には（ステップＳ１５）、資料呼出装置では、資料管理部６が、これら複数件分の資料の中から提示する資料の選択指示をユーザから受け付けて（ステップＳ１７）、当該選択された資料のデータを議事資料ＤＢ１から呼び出して（読み出して）、出力部７により表示出力などしてユーザに対して提示する（ステップＳ１６）。

ここで、図８には、上記した資料選択処理（ステップＳ１７）において、ユーザにより資料の選択指示を入力させるために、資料管理部６が出力部７により表示出力する画面の内容の一例を示してある。
具体的には、同図に示した画面では、複数の資料が検索された旨及び選択を促す旨が表示されており、検索された複数の資料のそれぞれについてチェックボックスのチェックの有無に応じて選択するか否かをユーザにより指定することが可能となっている。また、「表示」のボタンがクリックされると、ユーザにより選択された１又は２以上の資料のデータが呼び出されて出力部７により表示出力などされる。また、「キャンセル」のボタンがクリックされると、当該画面がキャンセルされる。

なお、本例の資料呼出装置では、例えばキーボードやマウスなどから構成されてユーザにより資料の選択指示を入力するための資料選択指示入力部を備えており、本例では、検索条件入力部３と資料選択指示入力部とが共用化されている。
また、図８に示したような画面は、種々な機器において表示されてもよく、例えば、資料呼出装置が有する表示部により表示することや、資料呼出装置と接続されたプロジェクタなどにより表示することや、或いは、クライアント装置２４などの表示部により表示することなどが可能である。また、資料の選択は、例えば、各人や代表者により行われてもよく、或いは、複数の人により共通の画面を見て行われてもよい。

図９には、複数の資料のデータを画面に表示する一例として、複数回にわたって継続している会議などについて、複数の資料のデータを時系列で大きさを変えて画面に表示した内容の一例を示してある。
具体的には、同図に示した画面では、最も新しい会議における「第６回議事録」の資料データが最も大きく表示されており、２番目に新しい前回の会議における「第５回議事録」の資料データが２番目に大きく表示されており、３番目に新しい前々回の会議における「第４回議事録」の資料データが３番目に大きく表示されており、以降も同様である。また、新しい資料データから古い資料データへ向かうにつれて表示領域の大きさを小さくする態様としては、例えば、１つ古くなるにつれて表示領域を１／２などに縮尺するような態様を用いることができ、一例として、複数の資料のデータを１画面中に横や縦に並べて表示することが可能である。

次に、検索条件の設定ウインドウの他の一例を示す。
図１０には、参加予定者の氏名以外の要素についても検索のキーとすることが可能な検索条件の入力画面の一例を示してある。
なお、同図に示した画面の内容は、上記図５に示した画面の内容に「時間帯」及び「場所（ＯＲ）」に関する項目を追加したものであり、ここでは追加部分についてのみ説明する。
すなわち、「時間帯」については、「年」、「月」、「日」、「時」、「分」を特定して、会議などが行われる時間帯をユーザにより記入或いは選択することが可能である。これにより、資料データと対応付ける検索条件として、例えば、会議などが行われる日時や期間や、有効期限などを設定することができる。この場合、資料提示処理では、検索条件と時間帯が一致した資料データが検索されることとなる。

また、「場所（ＯＲ）」については、“喫煙室”や“廊下”や会議室などの種々な場所をユーザにより記入或いは選択することが可能である。これにより、資料データと対応付ける検索条件として、場所を設定することができる。この場合、資料提示処理では、検索条件と場所が一致した資料データが検索されることとなる。なお、「入力欄追加」のボタンがクリックされると、場所の入力欄が追加される。
このように、検索条件に場所の条件を含めることにより、例えば、必要な機器が揃っている場所でなければ資料データが検索されないようにすることや、また、立ち話などのインフォーマルなコミュニケーションにおいて録音データなどを資料データとして登録する場合には、他人の邪魔にならないような場所で所定の人が会ったときに資料データが検索されるようにすることなどができる。

次に、検索条件のデータ及び検索条件ＤＢ２の照合処理について、他の一例を示す。
図１１には、検索条件のデータの他の一例を示してある。
なお、同図に示した検索条件データは、上記図６に示した検索条件データに「検索式」のデータを追加したものであり、ここでは追加部分のみを説明する。

すなわち、それぞれの資料ＩＤに対応する「検索式」では、それぞれの資料ＩＤに対応する検索キー１、２、３、・・・、ｎ（ｎは複数）について、それぞれの資料ＩＤに対応する資料データを検索するための検索式が規定されている。また、“＊”はＡＮＤを表しており、“＋”はＯＲを表している。一例として、資料ＩＤ＝１については、３つの検索キー１、２、３の全てが満たされたことを条件として、対応する資料データが検索される。他の一例として、資料ＩＤ＝３については、検索キー１が満たされることは必須な条件であり、且つ、検索キー２と検索キー３との一方又は両方が満たされたことを条件として、対応する資料データが検索される。

図１２には、資料呼出装置により検索式を用いた検索条件に基づいて検索条件ＤＢ２の照合を行う処理の手順の一例を示してある。
資料呼出装置では、まず、資料管理部６が、検索キーとなる要素毎に検索することを（ステップＳ２１）、全ての要素について行う（ステップＳ２２）。
次に、資料呼出装置では、資料管理部６が、例えば要素毎の検索結果の積集合を算出して資料ＩＤの候補とし（ステップＳ２３）、そして、それぞれの資料ＩＤの候補について、検索式が真であるか（成立するか）否かを判定して（ステップＳ２４）、真である場合には該当する資料ＩＤに対応する資料データを提示する候補として登録することを（ステップＳ２５）、全ての資料ＩＤの候補について行う（ステップＳ２６）。

具体例として、上記図１１に示した検索条件データについては、参加者リストが“富士 是郎”及び“中井 次郎”である場合には、 “富士 是郎”は４個の資料ＩＤ＝１、２、３、４に対応して条件化されており、“中井 次郎”は４個の資料ＩＤ＝１、３、４、５に対応して条件化されている。次に、これらの積集合を算出すると、｛資料ＩＤ＝１、３、４｝となり、当該積集合に含まれる資料ＩＤを候補として各資料ＩＤについて検索式を判定すると、資料ＩＤ＝３についてのみ検索式が真となり、他の資料ＩＤ＝１、４については検索式が偽となる。これに応じて、資料呼出装置では、資料ＩＤ＝３に対応する資料データを提示する候補として登録する。

例えば、検索式がＡＮＤ条件だけではないような場合には、参加予定者に部外者を含まないようにする必要があるために、検索が容易ではないが、上記図１１や上記図１２に示したように、検索条件のデータに検索式そのものを登録しておいて、検索キーから絞り込む処理を行うことにより、資料の検索を有効に行うことが可能である。

以上のように、本例の資料呼出装置では、場に応じた資料を提示して、当該資料の内容などを場に存在する人などに提供することにより、中断された会議や前回の続きの会議などを円滑に開始することを補助することや、議論や対話などの続きを円滑に再開することを補助することができる。
また、本例の資料呼出装置では、例えば、参加者の特定や、場所や使用可能な機器などのように物理的な環境の制約の特定などに応じて、条件に合致する資料を呼び出して提示することができる。
また、本例の資料呼出装置では、例えば、条件に合致する複数の資料の中から選択された資料のみを提示することができ、また、複数の資料を提示する際に時系列順に大きさを変えて表示することで継続的な会議などの流れを見せることができる。

従って、本例の資料呼出装置では、例えば、参加者の各人により事前から相当な準備がなされていないような会議や打ち合わせや立ち話や対話などにおいても、参考となる過去の記録などの資料を提示することで、このような資料を手間無く参加者に振り返らせることができ、前回の会議などの続きを円滑に開始することを可能とすることができる。また、例えば、自動的に、参加者特定部５により場に集まった人を特定して、資料の検索や提示を行う場合には、条件が揃ったタイミングで、有効な資料を提示することができる。

なお、本例の資料呼出装置では、議事資料ＤＢ１の機能により資料データ記憶手段が構成されており、検索条件ＤＢ２の機能により検索条件データ記憶手段が構成されており、参加者特定部５の機能により所定場状況検出手段が構成されており、資料管理部６の機能により資料データ検索手段が構成されており、検索指示部４の機能により検索指示受付手段が構成されており、出力部７の機能により資料データ出力手段が構成されており、資料選択指示入力部（本例では、検索条件入力部３と共用化）の機能により資料データ選択指示受付手段が構成されており、検索条件入力部３の機能により検索条件データ受付手段が構成されている。

ここで、本発明に係る資料呼出装置や資料呼出システムなどの構成としては、必ずしも以上に示したものに限られず、種々な構成が用いられてもよい。また、本発明は、例えば、本発明に係る処理を実行する方法或いは方式や、このような方法や方式を実現するためのプログラムや当該プログラムを記録する記録媒体などとして提供することも可能であり、また、種々な装置やシステムとして提供することも可能である。
また、本発明の適用分野としては、必ずしも以上に示したものに限られず、本発明は、種々な分野に適用することが可能なものである。

また、本発明に係る資料呼出装置や資料呼出システムなどにおいて行われる各種の処理としては、例えばプロセッサやメモリ等を備えたハードウエア資源においてプロセッサがＲＯＭ（Read Only Memory）に格納された制御プログラムを実行することにより制御される構成が用いられてもよく、また、例えば当該処理を実行するための各機能手段が独立したハードウエア回路として構成されてもよい。
また、本発明は上記の制御プログラムを格納したフロッピー（登録商標）ディスクやＣＤ（Compact Disc）−ＲＯＭ等のコンピュータにより読み取り可能な記録媒体や当該プログラム（自体）として把握することもでき、当該制御プログラムを当該記録媒体からコンピュータに入力してプロセッサに実行させることにより、本発明に係る処理を遂行させることができる。

本発明の一実施例に係る資料呼出装置の構成例を示す図である。 本発明の一実施例に係る資料呼出装置の構成例を示す図である。 本発明の一実施例に係る資料呼出システムの構成例を示す図である。 資料呼出装置により行われる資料登録処理の手順の一例を示す図である。 検索条件の設定ウインドウの一例を示す図である。 検索条件のデータの一例を示す図である。 資料呼出装置により行われる資料提示処理の手順の一例を示す図である。 資料選択入力画面の一例を示す図である。 複数の資料のデータを画面に表示した内容の一例を示す図である。 検索条件の設定ウインドウの一例を示す図である。 検索条件のデータの一例を示す図である。 検索式を用いた検索条件に基づいて資料データを検索する処理の手順の一例を示す図である。

符号の説明

１・・議事資料データベース（議事資料ＤＢ）、 ２・・検索条件データベース（検索条件ＤＢ）、 ３・・検索条件入力部、 ４・・検索指示部、 ５・・参加者特定部、 ６・・資料管理部、 ７・・出力部、 １１、１２・・データベース管理サーバ、 １３・・ネットワーク、 ２１〜２３・・場所管理サーバ、 ２４・・クライアント装置、 ３１〜３３・・無線通信部、 ３４・・プロジェクタ、

Claims (14)

1. 資料のデータを呼び出す資料呼出装置において、
   資料のデータを記憶する資料データ記憶手段と、
   場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを記憶する検索条件データ記憶手段と、
   所定の場の状況を検出する所定場状況検出手段と、
   検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータに基づいて、所定場状況検出手段により検出された場の状況から資料のデータを検索する資料データ検索手段と、
   を備えたことを特徴とする資料呼出装置。
2. 請求項１に記載の資料呼出装置において、
   資料データ検索手段による検索を行うための指示を受け付ける検索指示受付手段を備え、
   資料データ検索手段は、検索指示受付手段により検索を行うための指示が受け付けられたことに応じて、資料のデータを検索する、
   ことを特徴とする資料呼出装置。
3. 請求項１に記載の資料呼出装置において、
   資料データ検索手段は、所定場状況検出手段により検出される場の状況が変化したことに応じて、資料のデータを検索する、
   ことを特徴とする資料呼出装置。
4. 請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の資料呼出装置において、
   資料データ検索手段により検索された資料のデータを出力する資料データ出力手段を備えた、
   ことを特徴とする資料呼出装置。
5. 請求項４に記載の資料呼出装置において、
   資料データ検索手段により複数の資料のデータが検索された場合に、これら複数の資料のデータから資料のデータを選択するための指示を受け付ける資料データ選択指示受付手段を備え、
   資料データ出力手段は、資料データ選択指示受付手段により受け付けられた選択指示に係る資料のデータを出力する、
   ことを特徴とする資料呼出装置。
6. 請求項４又は請求項５に記載の資料呼出装置において、
   資料データ出力手段は、複数の資料データを出力する場合に、新しい資料ほど大きい表示領域を用いて表示出力する、
   ことを特徴とする資料呼出装置。
7. 請求項１乃至請求項６のいずれか１項に記載の資料呼出装置において、
   場の状況として、当該場自体に関する情報、当該場に集まる人に関する情報、当該場に設けられる機器に関する情報、当該場で行われるイベントの時間に関する情報の１以上が用いられる、
   ことを特徴とする資料呼出装置。
8. 請求項１乃至請求項７のいずれか１項に記載の資料呼出装置において、
   検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータは、場の状況に関する検索キーを用いた検索式のデータを含み、
   資料データ検索手段は、検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータに含まれる検索式の真偽を判定して、資料のデータを検索する、
   ことを特徴とする資料呼出装置。
9. 請求項１乃至請求項８のいずれか１項に記載の資料呼出装置において、
   場として、所定の部屋、又は所定の通路、又は所定の屋外領域が用いられる、
   ことを特徴とする資料呼出装置。
10. 請求項１乃至請求項９のいずれか１項に記載の資料呼出装置において、
    場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを受け付ける検索条件データ受付手段を備え、
    検索条件データ記憶手段は、検索条件データ受付手段により受け付けられた検索条件のデータを記憶する、
    ことを特徴とする資料呼出装置。
11. 請求項１０に記載の資料呼出装置において、
    検索条件データ受付手段は、資料データ検索手段により資料のデータが検索された場におけるイベントが終了又は中断されて、新たに検索条件のデータを受け付けるに際して、当該イベントにおける当該検索に用いられた検索条件に含まれた場の状況を、当該新たに受付対象となる検索条件に含まれる場の状況として提示する、
    ことを特徴とする資料呼出装置。
12. 資料のデータを呼び出す資料呼出装置における資料呼出方法において、
    資料呼出装置の所定場状況検出手段が、所定の場の状況を検出し、
    資料呼出装置の資料データ検索手段が、場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを記憶する検索条件データ記憶手段に記憶された検索条件のデータに基づいて、所定場状況検出手段により検出された場の状況から資料データ記憶手段に記憶された資料のデータを検索する、
    ことを特徴とする資料呼出方法。
13. 資料のデータを呼び出す資料データ呼出装置を構成するコンピュータに実行させるプログラムであって、
    所定の場の状況を検出する機能と、
    場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを記憶する検索条件データ記憶部に記憶された検索条件のデータに基づいて、検出された場の状況から資料データ記憶部に記憶された資料のデータを検索する機能を、当該コンピュータにより実現する、
    ことを特徴とするプログラム。
14. 資料のデータを呼び出す資料呼出装置を構成するコンピュータに実行させるプログラムを当該コンピュータの入力手段により読み取り可能に記憶した記憶媒体であって、
    当該プログラムは、所定の場の状況を検出する処理と、
    場の状況から資料のデータを検索するための条件のデータを記憶する検索条件データ記憶部に記憶された検索条件のデータに基づいて、検出された場の状況から資料データ記憶部に記憶された資料のデータを検索する処理を、当該コンピュータに実行させる、
    ことを特徴とする記憶媒体。

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