JP2010129019A - 文書管理プログラムおよび文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文書情報の対応付け場所を変更前の第１の対応付け場所に戻すか、変更後の第２の対応付け場所のままにしておくかを各利用者に選択させ、さらに、第１の対応付け場所に対応付けられた文書情報の付加情報の出力を行う場合にはその出力の要求を行った利用者自身が付加した付加情報を出力する文書管理プログラムおよび文書管理装置を提供する。
【解決手段】サーバ装置１は、文書情報と、文書情報に対応付けられた、付加情報及び付加情報を書き込んだ利用者を示すコメント情報管理テーブル１１Ｃと、文書情報を削除又は復元するのに必要な定義を示す情報を含む文書削除定義管理テーブル１１Ｅとを記憶する記憶部１１と、利用者から文書情報の復元の要求を受け付けたとき、文書情報の対応付けをごみ箱から削除元に変更するとともに、文書情報に対応づけられたコメント情報のうち利用者に対応したコメントを文書情報に対応づける文書操作手段１０Ｂとを有する。
【選択図】図２Ａ

Description

本発明は、文書管理プログラムおよび文書管理装置に関する。

文書に付加されているアノテーションに基づいて文書のアクセス権を管理する文書管理装置が知られている。

例えば、特許文献１の文書管理装置は、文書およびアノテーションのイメージを格納するボリュームデータベースと、文書の管理情報としてのアクセス権とアノテーションに関連づけられたアクセス権とを格納する属性データベースと、アクセス権に基づいて文書のアクセスを制限する文書管理制御部とを備え、文書にアノテーションが付加されている場合には文書の管理情報としてのアクセス権ではなく、アノテーションに関連づけられたアクセス権を用いて文書に対するアクセスを制限する。このことより、文書のアクセス権の設定がアノテーションを付加する動作（はんこを捺印する）で完了し、文書のアクセス権がアノテーションから一目で判別することができ、文書のアクセス権の変更処理の簡略化が実現される。

また、文書を削除後の経過時間に応じて完全に削除する文書管理装置が知られている。

例えば、特許文献２の文書管理装置は、記憶手段に記憶された文書に対して削除の操作がなされたとき、削除の操作がなされた文書を一時的に格納する対応付場所に記憶しておき、予め設定された期間についての定義を、文書を対応付場所に格納した期間が上回ったとき、その文書を完全に削除する。このことより、文書管理装置を長期間使用し、対応付場所に格納された文書を完全に削除する操作を長期間実行しなかったときにも、対応付場所に格納される文書の容量を増大させることがない。
特開２００７−４５６１号公報 特開平１１−８５５７７号公報

本発明の目的は、文書情報の対応付け場所を変更前の第１の対応付け場所に戻すか、変更後の第２の対応付け場所のままにしておくかを各利用者に選択させ、さらに、第１の対応付け場所に対応付けられた文書情報の付加情報の出力を行う場合にはその出力の要求を行った利用者自身が付加した付加情報を出力する文書管理プログラムおよび文書管理装置を提供することにある。

［１］記憶手段に記憶された、対応付け場所に対応付けられた文書情報と、前記文書情報と前記対応付け場所情報との対応付け関係毎に関連付けられた利用者を示す第１の利用者識別情報と、前記文書情報に付加された情報であって付加された内容を示す内容情報及び付加した利用者を示す第２の利用者識別情報を各々含む付加情報とを参照可能なコンピュータに、指定された前記対応付け場所に対応付けられた文書情報の名称を示す名称情報を出力する要求を利用者から受け付けた場合、当該対応付け場所に対応付けられた各文書情報のうち、当該対応付け場所と当該各文書情報との対応付け関係毎に関連付けられた第１の利用者識別情報が当該要求の要求元の利用者を示す文書情報の名称情報を出力する文書名称情報出力機能と、前記文書情報の対応付け場所を第１の対応付け場所から第２の対応付け場所に変更する要求を受け付けた場合、当該文書情報の対応付け場所を当該第１の対応付け場所から当該第２の対応付け場所に変更し、当該文書情報と当該第１の対応付け場所との対応関係に関連付けられていた第１の利用者識別情報を当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付け、当該文書情報が当該第１の対応付け場所に対応付けられていたことを示す復元情報を前記記憶手段に記憶させる第１の対応付け場所変更機能と、前記第２の対応付け場所に対応付けられた文書情報の対応付け場所を前記復元情報に示された第１の対応付け場所に戻す要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報が当該第１の対応付け場所に対応付けられていないときには当該文書情報を当該第１の対応付け場所に対応付け、当該文書情報と当該第１の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報に当該要求の要求元の利用者を示す情報を追加し、当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報から当該要求の要求元の利用者を示す情報を削除する第２の対応付け場所変更機能と、前記文書名称情報出力機能により出力された前記第１の対応付け場所に対応付けられた文書情報の名称情報の中から指定された名称情報に応じた文書情報に関する情報を出力する要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報に付加された付加情報に含まれた第２の利用者識別情報を参照して当該文書情報に当該要求の要求元の利用者により付加された付加情報に含まれる内容情報を特定し、当該文書情報と特定された内容情報とを対応付けて出力する文書情報出力機能とを実現させるための文書管理プログラム。

［２］前記第２の対応付け場所変更機能は、前記第２の対応付け場所に対応付けられた文書情報を削除する要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報から当該要求の要求元の利用者を示す情報を削除する前記［１］に記載の文書管理プログラム。

［３］前記文書情報と前記対応付け場所との対応関係に関連付けられた第１の利用者識別情報により示される利用者がなくなった場合、当該文書情報を前記記憶手段から削除する文書削除機能を前記コンピュータにさらに実現させるための［２］に記載の文書管理プログラム。

［４］対応付け場所に対応付けられた文書情報と、前記文書情報と前記対応付け場所情報との対応付け関係毎に関連付けられた利用者を示す第１の利用者識別情報と、前記文書情報に付加された情報であって付加された内容を示す内容情報及び付加した利用者を示す第２の利用者識別情報を各々含む付加情報とを記憶する記憶手段と、指定された前記対応付け場所に対応付けられた文書情報の名称を示す名称情報を出力する要求を利用者から受け付けた場合、当該対応付け場所に対応付けられた各文書情報のうち、当該対応付け場所と当該各文書情報との対応付け関係毎に関連付けられた第１の利用者識別情報が当該要求の要求元の利用者を示す文書情報の名称情報を出力する文書名称情報出力手段と、前記文書情報の対応付け場所を第１の対応付け場所から第２の対応付け場所に変更する要求を受け付けた場合、当該文書情報の対応付け場所を当該第１の対応付け場所から当該第２の対応付け場所に変更し、当該文書情報と当該第１の対応付け場所との対応関係に関連付けられていた第１の利用者識別情報を当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付け、当該文書情報が当該第１の対応付け場所に対応付けられていたことを示す復元情報を前記記憶手段に記憶させる第１の対応付け場所変更手段と、前記第２の対応付け場所に対応付けられた文書情報の対応付け場所を前記復元情報に示された第１の対応付け場所に戻す要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報が当該第１の対応付け場所に対応付けられていないときには当該文書情報を当該第１の対応付け場所に対応付け、当該文書情報と当該第１の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報に当該要求の要求元の利用者を示す情報を追加し、当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報から当該要求の要求元の利用者を示す情報を削除する第２の対応付け場所変更手段と、前記文書名称情報出力機能により出力された前記第１の対応付け場所に対応付けられた文書情報の名称情報の中から指定された名称情報に応じた文書情報に関する情報を出力する要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報に付加された付加情報に含まれた第２の利用者識別情報を参照して当該文書情報に当該要求の要求元の利用者により付加された付加情報に含まれる内容情報を特定し、当該文書情報と特定された内容情報とを対応付けて出力する文書情報出力手段とを有する文書管理装置。

請求項１又は４に係る発明によれば、文書情報の対応付け場所を変更前の第１の対応付け場所に戻すか、変更後の第２の対応付け場所のままにしておくかを各利用者が選択することができ、さらに、第１の対応付け場所に対応付けられた文書情報の付加情報の出力を行う場合にはその出力の要求を行った利用者自身が付加した付加情報を出力させることができる。

請求項２に係る発明によれば、第２の対応付け場所に対応付けられた文書情報のうち、指定した文書情報が不要であることを利用者毎に設定することができる。

請求項３に係る発明によれば、関連するすべての利用者が不要であることを設定した文書情報を記憶手段から削除することができる。

（文書管理システムの構成）
図１は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成例を示す概略図である。

文書管理システム１０００は、文書管理装置としてのサーバ装置１と、ネットワーク３を介して接続された複数の端末装置２ａ〜２ｃとを有する。サーバ装置１は、複数の利用者を管理し、複数の利用者間でやりとりされるメッセージやメッセージに添付される文書等の情報を管理するソフトウェアを動作させる。また、サーバ装置１のソフトウェアは、ネットワーク３を介して、各利用者により各端末装置２ａ〜２ｃにおいて操作される。

各端末装置２ａ〜２ｃは、それぞれ、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）やＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）等の電子部品を格納して情報を処理する本体と、本体に接続された、キーボードやマウス等からなる操作部２４ａ〜２４ｃと、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）等からなる表示部２３ａ〜２３ｃとを有する。

（サーバ装置の構成）
図２Ａは、本発明の一実施の形態に係るサーバ装置の構成例を示す概略図である。

サーバ装置１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）等からなる制御部１０と、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｃ Ｄｒｉｖｅ）やフラッシュメモリ等からなる記憶部１１と、外部と通信するために情報を通信プロトコルに変換する通信部１２とを有する。また、サーバ装置１は、さらに図示しないメモリ、表示部、入力装置等を有する。

制御部１０は、図示しない入力装置が操作されることで動作し、画像情報や文書情報等を編集して文書を生成する文書生成手段１０Ａと、記憶部１１に格納された文書に対して削除、移動、コピー等の操作をする文書操作手段１０Ｂと、記憶部１１に格納された文書に対するアクセスの可否を判定するアクセス権判定手段１０Ｃと、文書に対して書き込まれた付加情報としてのコメント情報を表示するコメント情報表示手段１０Ｄと、削除された文書を「ごみ箱」等の一時格納場所に一旦格納する削除文書格納手段１０Ｅと、フォルダや「ごみ箱」等の格納先に格納された文書を文書名やアイコン等を用いて表示する文書表示手段１０Ｆとを有する。文書表示手段１０Ｆは画面に表示する情報を生成して、その情報を通信部１２を介して外部に送信するようにしてもよい。本発明の一実施の形態の説明では、文書をフォルダや「ごみ箱」に格納するという記載を行うが、この記載は文書をフォルダや「ごみ箱」に対応付けることを意味する。なお、グラフィカルユーザインタフェース上において、フォルダや「ごみ箱」に対応付けられた文書を、フォルダやごみ箱に格納されているように表示させてもよい。ここでいう「ごみ箱」とは、フォルダと対応付けられていない文書、つまり、フォルダから削除された文書を格納しておき、利用者からの指示に応じて、自己に格納した文書を元のフォルダに移動させる、または、自己に格納した文書を削除することが可能な、文書の対応付け場所である。

記憶部１１は、端末装置２ａ〜２ｃを介してサーバ装置１にアクセスする利用者の情報を格納する利用者管理テーブル１１Ａと、記憶部１１に格納される文書の格納先（対応付け場所）等の管理情報を格納する文書管理テーブル１１Ｂと、文書に関連づけられるコメント情報及びコメント情報を入力した利用者の情報を格納するコメント情報管理テーブル１１Ｃと、文書に対するアクセス権の管理情報を格納するアクセス権管理テーブル１１Ｄと、文書を削除又は復元する際の定義を格納する文書削除定義管理テーブル１１Ｅと、削除又は復元された文書の情報を格納する削除文書管理テーブル１１Ｆと、複数の文書を格納する文書データベース（以下、ＤＢ）１１Ｇとを有する。なお、「文書」とは文書管理システムの管理対象である表示可能な電子情報を指し、その内容はどのようなものであってもよい。その内容には、例えば、仕様書、契約書、図面、画像などがある。

通信部１２は、例えば、イーサネット（登録商標）の規格に基づいた有線通信である。

図２Ｂは、本発明の一実施の形態に係る端末装置の構成を示す概略図である。なお、端末装置２ａ〜２ｃは、同様の構成を有しており、代表して端末装置２ａについて説明する。

端末装置２ａは、ＣＰＵ等からなる制御部２０ａと、制御部２０ａにおいて処理中の情報を一時的に保存するメモリ２１ａと、外部と通信する通信部２２ａと、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）等の表示部からなる表示部２３ａと、キーボードやマウス等の入力装置からなる操作部２４ａとを有する。

通信部２２ａは、例えば、ネットワーク インターフェイスカード（ＮＩＣ）により実現できる。

図３Ａは、本発明の一実施の形態に係る利用者管理テーブルの内容例を示す概略図である。

利用者管理テーブル１１Ａは、文書管理システム１０００を利用する利用者の詳細を示す情報であり、利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、文字列を用いて利用者の名前を示す利用者名と、利用者が所属するグループの識別子を示す所属グループＩＤとを有する。

図３Ｂは、本発明の一実施の形態に係る文書管理テーブルの内容例を示す概略図である。

文書管理テーブル１１Ｂは、文書管理システム１０００において作成、編集、削除される対象となる文書の詳細を示す情報であり、文書の識別子を示す文書ＩＤと、文字列を用いて文書の名前を示す名前と、文書の情報形式を示す文書タイプと、文書を作成した利用者の利用者識別子を示す作成者ＩＤと、文書に対するコメント情報の関連づけの有無（「ｔｒｕｅ」／「ｆａｌｓｅ」）を示すコメント情報とを有する。

図３Ｃは、本発明の一実施の形態に係るコメント情報管理テーブルの内容例を示す概略図である。

コメント情報管理テーブル１１Ｃは、ある利用者によって追加されたある文書に対する付加情報としてのコメントの詳細を示す情報であり、コメント情報の識別子を示すコメントＩＤと、コメント情報が関連づけられた文書の識別子を示す文書ＩＤと、コメント情報を作成した利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、コメント情報の内容を示すコメント内容とを有する。

図３Ｄの（ａ）及び（ｂ）は、本発明の一実施の形態に係る文書管理テーブルの内容例を示す概略図である。

文書管理テーブル１１Ｂ’は、図３Ｄの（ａ）に示すように、コメント情報との関係を示した図３Ｂに示す文書管理テーブル１１Ｂに対して、利用者ごとに文書の格納先（対応付け場所）との関係を示した情報であり、文書管理テーブル１１Ｂと同様に文書ＩＤと、名前と、文書タイプとを有し、さらに、文書を参照する利用者を示す利用者ＩＤと、文書を参照する利用者に対する格納先のＩＤとしての格納先ＩＤと、格納先の名前を示す格納先名とを有する。例えば、利用者「ｕ−０００２」にとって、「文書０１」は、「ごみ箱」から完全に削除しているため存在せず（対応付けが削除されている）、格納先ＩＤは「ｆａｌｓｅ」と表示される。また、その他の利用者に対しては、それぞれの格納先ＩＤに「文書０１」が格納されている（対応づけられている）。

また、対応付けは、概略的に図３Ｄの（ｂ）のように示される。「文書０１」は、「フォルダ０５」に対して利用者「ｕ−０００３」に対応付けられており、利用者「ｕ−０００３」が入力した「コメント０００２」もそれらに対応づけられている。利用者「ｕ−０００２」は、「文書０１」を「ごみ箱」から削除したため、対応付けが削除されている（図中破線）。

前述したように文書操作手段１０Ｂは、例えば、復元要求に応じて、利用者「ｕ−０００３」にとって「ごみ箱」に対応付けられていた「文書０１」を復元先である「フォルダ０５」に対応付ける第１の対応付け場所変更機能という処理と、例えば、削除要求に応じて、利用者「ｕ−０００２」にとって「ごみ箱」に対応づけられていた「文書０１」の対応付けを削除する第２の対応付け場所変更機能という処理とを行う。

図３Ｅは、本発明の一実施の形態に係るアクセス権管理テーブルの内容例を示す概略図である。

アクセス権管理テーブル１１Ｄは、文書管理システム１０００を利用する利用者に対する文書のアクセスの権限の詳細を示す情報であり、文書の識別子を示す文書ＩＤと、文書にアクセスを許可された利用者の識別子を示す利用者ＩＤと、アクセスを許可された利用者が実行可能な動作内容を示す許可操作とを有する。

図３Ｆは、本発明の一実施の形態に係る文書削除定義管理テーブルの内容例を示す概略図である。

文書削除定義管理テーブル１１Ｅは、第１の対応付場所としての「ごみ箱」に文書が移動された（削除された）ときに、その文書を完全に削除（文書に対する対応付けを消去）するための条件及びその文書を完全に復元するための条件を示す情報であり、文書の識別子を示す文書ＩＤと、文書を完全に削除するために必要な条件となる定義を示す削除定義と、文書を完全に復元するために必要な条件となる定義を示す復元定義と、文書を復元するときに格納する格納先を示す削除元ＩＤとを有する。

図３Ｇは、本発明の一実施の形態に係る削除文書管理テーブルの内容例を示す概略図である。

削除文書管理テーブル１１Ｆは、「ごみ箱」に移動された文書に対してなされた操作を示す情報であり、文書の識別子を示す文書ＩＤと、文書に対して実行した削除又は復元の操作内容を示す操作名と、操作を実行した利用者を示す操作者ＩＤとを有する。

（動作）
以下に、本発明の一実施の形態における文書管理システムの動作を各図を参照しつつ説明する。

利用者は、端末装置２ａ〜２ｃの操作部２４ａを操作することでサーバ装置１にアクセスし、サーバ装置１内の情報を操作する。操作の結果としての画像や文字等の情報は表示部２３ａ〜２３ｃにおいて表示される。

図４（ａ）及び（ｂ）は、本発明の一実施の形態に係る文書の状態遷移例を示す概略図である。

利用者によって文書が作成され、他の利用者に回覧する際に実行される動作内容を説明する。まず、文書０１ １１１は、ある利用者により端末装置２ａ〜２ｃのいずれかを介して、サーバ装置１の文書生成手段１０Ａにおいて新規作成され（Ｓ１）、文書ＤＢ１１Ｇに格納される。また、文書を回覧する利用者は文書を作成した利用者によって設定され、アクセス権管理テーブル１１Ｄが設定される。なお、利用者に基づいて予めアクセス権を設定しておき、自動でアクセス権を設定してもよい。

次に、文書０１ １１１は、アクセス権管理テーブル１１Ｄに基づきアクセス権判定手段１０Ｃによってアクセスを許可された利用者に回覧される（Ｓ２）。回覧の際、文書０１ １１１を回覧する利用者によってコメント情報１１１ａ及び１１１ｂを追加され、コメント情報管理テーブル１１Ｃが更新される。文書０１ １１１にコメント情報１１１ａ及び１１１ｂが付加されると、文書管理テーブル１１Ｂの「コメント情報」欄が「ｔｒｕｅ」に更新される。

次に、文書０１ １１１は、文書０１ １１１を作成した利用者により修正される（Ｓ３）。修正は、文書を作成した利用者がコメント情報１１１ａ及び１１１ｂを参照しながら行い、文書ＤＢ１１Ｇが書き換えられる。

次に、文書０１ １１１は、修正された文書０２ １１２として公開先へ公開される（Ｓ４）。なお、文書０１ １１１は、文書操作手段１０Ｂによって「ごみ箱」としての削除文書格納手段１０Ｅに移動される。つまり、図３Ｄに示す文書管理テーブル１１Ｂ’において「文書０１」がすべての利用者にとって「ごみ箱」に対応付けられている。

図５は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの復元の動作例を示す概略図である。

次に、削除文書格納手段１０Ｅに移動された文書情報のその後の動作に関して説明する。削除文書格納手段１０Ｅに格納される情報は、文書表示手段１０Ｆによって表示される「ごみ箱」に格納される情報である。文書０２ １１２が公開された時点で利用者ｕ−０００２及びｕ−０００３は、「ごみ箱」を参照することで文書０１ １１１を参照することができる。

例えば、利用者ｕ−０００２が文書０１ １１１を復元するよう操作すると、文書操作手段１０Ｂは、文書削除定義管理テーブル１１Ｅを参照して、文書０１ １１１を削除元のフォルダ（第２の対応付場所）等に復元する（対応付ける）。このとき、コメント情報１１１ａが同時に関連づけて復元され、コメント情報１１１ｂは関連付けを解かれる。文書管理テーブル１１Ｂ’において、利用者ｕ−０００２にとっての格納先が「フォルダ○○」になり、利用者ｕ−０００３にとっての格納先が「ごみ箱」のままとなる。つまり、利用者ｕ−０００２にとっては文書０１ １１１が削除元のフォルダ等である復元文書表示内容１００Ａに復元されたように見え、利用者ｕ−０００３にとっては文書０１ １１１は、「ごみ箱」に格納されたままの状態に見える。前述したように、コメント情報表示手段１０Ｄは、例えば、利用者ｕ−０００２にとって、復元された文書０１ １１１に、利用者ｕ−０００２に対応したコメント情報１１１ａを表示する文書情報出力機能という処理を行う。また、前述したように、文書表示手段１０Ｆは、例えば、利用者ｕ−０００２にとって、文書０１ １１１が関連付け場所（ごみ箱又はフォルダ０５等）に関連づけられているとき、文書０１ １１１の名称及びアイコンをごみ箱又はフォルダ０５が参照されたときに表示する文書名称情報出力機能という処理を行う。

また、利用者ｕ−０００３が文書０１ １１１を復元するよう操作すると、文書操作手段１０Ｂは、文書削除定義管理テーブル１１Ｅを参照して、文書０１ １１１を削除元のフォルダ等に復元する。このとき、コメント情報１１１ｂが同時に関連づけて復元され、コメント情報１１１ａは関連づけを解かれる。つまり、利用者ｕ−０００３にとっても文書０１ １１１が削除元のフォルダ等である復元文書表示内容１００Ｂに復元されたように見える。なお、文書削除定義管理テーブル１１Ｅの定義が利用者ｕ−０００２及びｕ−０００３の復元操作である場合は、文書０１ １１１を完全に復元し、両利用者に対してコメント情報１１１ａ及び１１１ｂの両者を対応づける。

図６は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの削除の動作例を示す概略図である。

次に、削除文書格納手段１０Ｅに移動された文書情報の図５に示した動作以外の動作について説明する。削除文書表示内容１００Ｃは、利用者ｕ−０００２にのみ参照される「ごみ箱」の内容、削除文書表示内容１００Ｄは、利用者ｕ−０００３にのみ参照される「ごみ箱」の内容である。文書０２ １１２が公開された時点では、利用者ｕ−０００２及びｕ−０００３は、削除文書格納手段１０Ｅを参照することで文書０１ １１１を参照することができる。

利用者ｕ−０００２が文書０１ １１１を完全に削除するよう操作すると、文書操作手段１０Ｂは、文書削除定義管理テーブル１１Ｅを参照して、定義が満たされていないので、文書０１ １１１を利用者ｕ−０００２に参照される「ごみ箱」、つまり削除文書表示内容１００Ｃから削除して文書ＤＢ１１Ｇからは削除しない。このとき、文書管理テーブル１１Ｂ’において、利用者ｕ−０００２の格納先が「ｆａｌｓｅ」に書き換えられる。

次に、利用者ｕ−０００３が文書０１ １１１を完全に削除するよう操作すると、文書操作手段１０Ｂは、文書削除定義管理テーブル１１Ｅを参照して、定義が満たされているので、文書０１ １１１を利用者ｕ−０００２及びｕ−０００３に参照される「ごみ箱」、つまり削除文書格納手段１０Ｅから削除して、文書ＤＢ１１Ｇにおいても完全に削除する（すべての関連付場所との関連付けを消去する）。

図７は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの復元の動作例を示すフローチャートである。

図７において、図５において説明した文書の復元動作の内容をサーバ装置１が主体となった動作内容として説明する。

まず、文書操作手段１０Ｂは、ステップＳ１３において「ごみ箱」に格納された文書０１ １１１の復元を受け付けると（Ｓ１０）、アクセス権管理テーブル１１Ｄを参照し、文書の復元を操作した利用者に対してアクセス権が有るとき（Ｓ１１；Ｙｅｓ）、文書削除定義管理テーブルを参照する（Ｓ１２）。また、アクセス権がないとき（Ｓ１１；Ｎｏ）、動作を終了する。

次に、文書削除定義管理テーブル１１Ｅに定義が有るとき（Ｓ１２；Ｙｅｓ）、削除文書管理テーブル１１Ｆを参照して定義の条件を満足しているか判断して、定義の条件を満足しているとき（Ｓ１３；Ｙｅｓ）、文書管理テーブル１１Ｂ’の格納先を書き換えて、文書０１ １１１を削除元のフォルダに復元するとともに、すべてのコメント情報１１１ａ及び１１１ｂを文書０１ １１１に対応付ける（Ｓ１４）。また、文書削除定義管理テーブル１１Ｅに定義が無いとき（Ｓ１２；Ｎｏ）、ステップＳ１４へと進む。

また、定義の条件を満足しているか判断して、定義の条件を満足していないとき（Ｓ１３；Ｎｏ）、文書の復元を操作した利用者のコメント情報、例えば、利用者ｕ−０００２の操作であればコメント情報１１１ａとともに文書０１ １１１を削除元に復元し（Ｓ１５）、削除文書管理テーブル１１Ｆに、文書ＩＤとして「０００３」、操作名として「Ｒｅｕｓｅ」、操作者ＩＤとして「ｕ−０００２」を追加する（Ｓ１６）。

図８は、本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの削除の動作例を示すフローチャートである。

図８においては、図６において説明した文書の削除動作の内容をサーバ装置１が主体となった動作内容として説明する。

まず、文書操作手段１０Ｂは、ステップＳ１３において「ごみ箱」に格納された文書０１ １１１の完全な削除を受け付けると（Ｓ２０）、アクセス権管理テーブル１１Ｄを参照し、文書の削除を操作した利用者に対してアクセス権が有るとき（Ｓ２１；Ｙｅｓ）、文書削除定義管理テーブルを参照する（Ｓ２２）。また、アクセス権がないとき（Ｓ２１；Ｎｏ）、動作を終了する。

次に、文書削除定義管理テーブル１１Ｅに定義が有るとき（Ｓ２２；Ｙｅｓ）、削除文書管理テーブル１１Ｆを参照して定義の条件を満足しているか判断して、定義の条件を満足しているとき（Ｓ２３；Ｙｅｓ）、すべてのコメント情報１１１ａ及び１１１ｂとともに文書０１ １１１を完全に削除する（Ｓ２４）。この際、文書管理テーブル１１Ｂ’から文書０１ １１１に該当する項目をすべて削除する。また、文書削除定義管理テーブル１１Ｅに定義が無いとき（Ｓ２２；Ｎｏ）、ステップＳ２４へと進む。

また、定義の条件を満足しているか判断して、定義の条件を満足していないとき（Ｓ２３；Ｎｏ）、削除文書管理テーブル１１Ｆに、文書ＩＤとして「０００３」、操作名として「Ｄｅｌｅｔｅ」、操作者ＩＤとして「ｕ−０００２」を追加する。

［他の実施の形態］
なお、本発明は、上記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々な変形が可能である。例えば、上記実施の形態において利用者が文書を復元及び削除する動作例を示したが、サーバ装置１上において動作するアプリケーションやオペレーティングシステムが文書を復元及び削除する形態としても良い。

また、上記実施の形態で使用される文書生成手段１０Ａ、文書操作手段１０Ｂ、アクセス権判定手段１０Ｃ、コメント情報表示手段１０Ｄ、削除文書格納手段１０Ｅ、及び文書表示手段１０Ｆは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体から装置内の記憶部に読み込んでも良く、インターネット等のネットワークに接続されているサーバ装置等から装置内の記憶部にダウンロードしてもよい。また、上記実施の形態で使用される手段の一部または全部をＡＳＩＣ等のハードウェアによって実現してもよい。

本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの構成例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係るサーバ装置の構成例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係る端末装置の構成例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係る利用者管理テーブルの内容例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係る文書管理テーブルの内容例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係るコメント情報管理テーブルの内容例を示す概略図である。 （ａ）及び（ｂ）は、本発明の一実施の形態に係る文書管理テーブルの内容例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係るアクセス権管理テーブルの内容例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係る文書削除定義管理テーブルの内容例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係る削除文書管理テーブルの内容例を示す概略図である。 （ａ）及び（ｂ）は、本発明の一実施の形態に係る文書の状態遷移例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの復元の動作例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの削除の動作例を示す概略図である。 本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの動作例を示すフローチャートである。 本発明の一実施の形態に係る文書管理システムの動作例を示すフローチャートである。

符号の説明

１…サーバ装置、２ａ〜２ｃ…端末装置、３…ネットワーク、１０…制御部、１０Ａ…文書生成手段、１０Ｂ…文書操作手段、１０Ｃ…アクセス権判定手段、１０Ｄ…コメント情報表示手段、１０Ｅ…削除文書格納手段、１０Ｆ…削除文書表示手段、１１…記憶部、１１Ａ…利用者管理テーブル、１１Ｂ、１１Ｂ’…文書管理テーブル、１１Ｃ…コメント情報管理テーブル、１１Ｄ…アクセス権管理テーブル、１１Ｅ…文書削除定義管理テーブル、１１Ｆ…削除文書管理テーブル、１２…通信部、２０ａ…制御部、２１ａ…メモリ、２２ａ…通信部、２３ａ…表示部、２４ａ…操作部、１００Ａ…復元文書表示内容、１００Ｂ…復元文書表示内容、１００Ｃ…削除文書表示内容、１００Ｄ…削除文書表示内容、１１１ａ…コメント情報、１１１ｂ…コメント情報、１０００…文書管理システム

Claims (4)

1. 記憶手段に記憶された、対応付け場所に対応付けられた文書情報と、前記文書情報と前記対応付け場所情報との対応付け関係毎に関連付けられた利用者を示す第１の利用者識別情報と、前記文書情報に付加された情報であって付加された内容を示す内容情報及び付加した利用者を示す第２の利用者識別情報を各々含む付加情報とを参照可能なコンピュータに、
   指定された前記対応付け場所に対応付けられた文書情報の名称を示す名称情報を出力する要求を利用者から受け付けた場合、当該対応付け場所に対応付けられた各文書情報のうち、当該対応付け場所と当該各文書情報との対応付け関係毎に関連付けられた第１の利用者識別情報が当該要求の要求元の利用者を示す文書情報の名称情報を出力する文書名称情報出力機能と、
   前記文書情報の対応付け場所を第１の対応付け場所から第２の対応付け場所に変更する要求を受け付けた場合、当該文書情報の対応付け場所を当該第１の対応付け場所から当該第２の対応付け場所に変更し、当該文書情報と当該第１の対応付け場所との対応関係に関連付けられていた第１の利用者識別情報を当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付け、当該文書情報が当該第１の対応付け場所に対応付けられていたことを示す復元情報を前記記憶手段に記憶させる第１の対応付け場所変更機能と、
   前記第２の対応付け場所に対応付けられた文書情報の対応付け場所を前記復元情報に示された第１の対応付け場所に戻す要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報が当該第１の対応付け場所に対応付けられていないときには当該文書情報を当該第１の対応付け場所に対応付け、当該文書情報と当該第１の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報に当該要求の要求元の利用者を示す情報を追加し、当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報から当該要求の要求元の利用者を示す情報を削除する第２の対応付け場所変更機能と、
   前記文書名称情報出力機能により出力された前記第１の対応付け場所に対応付けられた文書情報の名称情報の中から指定された名称情報に応じた文書情報に関する情報を出力する要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報に付加された付加情報に含まれた第２の利用者識別情報を参照して当該文書情報に当該要求の要求元の利用者により付加された付加情報に含まれる内容情報を特定し、当該文書情報と特定された内容情報とを対応付けて出力する文書情報出力機能とを実現させるための文書管理プログラム。
2. 前記第２の対応付け場所変更機能は、前記第２の対応付け場所に対応付けられた文書情報を削除する要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報から当該要求の要求元の利用者を示す情報を削除する請求項１に記載の文書管理プログラム。
3. 前記文書情報と前記対応付け場所との対応関係に関連付けられた第１の利用者識別情報により示される利用者がなくなった場合、当該文書情報を前記記憶手段から削除する文書削除機能を前記コンピュータにさらに実現させるための請求項２に記載の文書管理プログラム。
4. 対応付け場所に対応付けられた文書情報と、前記文書情報と前記対応付け場所情報との対応付け関係毎に関連付けられた利用者を示す第１の利用者識別情報と、前記文書情報に付加された情報であって付加された内容を示す内容情報及び付加した利用者を示す第２の利用者識別情報を各々含む付加情報とを記憶する記憶手段と、
   指定された前記対応付け場所に対応付けられた文書情報の名称を示す名称情報を出力する要求を利用者から受け付けた場合、当該対応付け場所に対応付けられた各文書情報のうち、当該対応付け場所と当該各文書情報との対応付け関係毎に関連付けられた第１の利用者識別情報が当該要求の要求元の利用者を示す文書情報の名称情報を出力する文書名称情報出力手段と、
   前記文書情報の対応付け場所を第１の対応付け場所から第２の対応付け場所に変更する要求を受け付けた場合、当該文書情報の対応付け場所を当該第１の対応付け場所から当該第２の対応付け場所に変更し、当該文書情報と当該第１の対応付け場所との対応関係に関連付けられていた第１の利用者識別情報を当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付け、当該文書情報が当該第１の対応付け場所に対応付けられていたことを示す復元情報を前記記憶手段に記憶させる第１の対応付け場所変更手段と、
   前記第２の対応付け場所に対応付けられた文書情報の対応付け場所を前記復元情報に示された第１の対応付け場所に戻す要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報が当該第１の対応付け場所に対応付けられていないときには当該文書情報を当該第１の対応付け場所に対応付け、当該文書情報と当該第１の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報に当該要求の要求元の利用者を示す情報を追加し、当該文書情報と当該第２の対応付け場所との対応関係に関連付けられる第１の利用者識別情報から当該要求の要求元の利用者を示す情報を削除する第２の対応付け場所変更手段と、
   前記文書名称情報出力機能により出力された前記第１の対応付け場所に対応付けられた文書情報の名称情報の中から指定された名称情報に応じた文書情報に関する情報を出力する要求を利用者から受け付けた場合、当該文書情報に付加された付加情報に含まれた第２の利用者識別情報を参照して当該文書情報に当該要求の要求元の利用者により付加された付加情報に含まれる内容情報を特定し、当該文書情報と特定された内容情報とを対応付けて出力する文書情報出力手段とを有する文書管理装置。

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