JP2011192078A - タスク管理装置及びタスク管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】タスク毎にメンバーの責任分担を細分化、明確化し、責任分担に基づき迅速且つ適切な情報の伝達を行えるタスク管理装置及びタスク管理プログラムを提供する。
【解決手段】本発明に係るタスク管理装置では、ワークフローを構成する動的なタスクをツリー状の構造で管理するタスク管理装置であって、タスク毎にメンバー毎のロール情報を関連付けてタスクを管理するタスク管理手段と、前記ロール情報と、ロールに応じた情報提示ルールとを関連付けて定義されたロール定義情報を記憶した記憶手段と、メンバーにより前記タスクが閲覧されるとき、前記ロール定義情報を参照し、当該タスクにおける当該メンバーのロール情報に関連付けて定義された情報提示ルールを取得する情報提示ルール取得手段と、前記情報提示ルールに従って、当該タスクに関する情報の提示を行う情報提示手段とを有する。
【選択図】図６

Description

本発明は、タスク管理装置及びタスク管理プログラムの分野に関する。

従来より、タスクをツリー状構造で管理するタスク管理システム（ワークフロー管理システム、プロジェクト管理システムなどともいう）が知られている。プロジェクトでは、プロジェクトの開始時に全てのタスクが洗いだせるわけではないため、システム上管理されるタスクには、プロジェクトが進行するに従って、新たに発生し追加されるタスクや、不要となって削除されるタスクがある。

これまでタスク管理システムでは、タスク実行時にタスクの構成を柔軟に変更できる方式によって、プロジェクト状況の流動性に対応するシステムが考案されてきた（例えば特許文献１、２、３）。このようなシステムでは、プロジェクトの状況が変化し、タスクが追加されたり削除されるような場合、タスクツリー上に新たなタスクを矛盾なく追加できるようにし、ダイナミックなプロジェクトを柔軟に管理できる。

タスクが動的に変化するプロジェクト・タスク管理では、定型的なプロジェクト・タスク管理に比べ、プロジェクト進行状況の把握がより難しい。これはプロジェクトの状況がダイナミックに変化すること、またその変化した状況がプロジェクトやタスクに対して判断を行う者（例えば責任者）に正しく伝わらないことに起因すると考えられる。

しかし、上述のタスク管理システムは、システム的にタスク実行時にタスクの構成を柔軟に変更できるが、グループでプロジェクトを推進していく場合、動的に変化するタスクの状況を伝達する機能が必ずしも十分でなかった。この場合、その変化した状況がプロジェクトやタスクに対して判断を行う責任者に正しく伝わらないことがある。

さてここで、タスクの一管理方法として、RACIチャート(Responsible, Accountable, Consulted, and Informed, chart)がある。プロジェクトやタスクを実行する上での役割分担の明確化を目的とした表記方法であり、プロジェクトやタスクをチームメンバーに役割分担させる際に使用される図の一種である。Ｒはタスクの実際の責任者（実行者）を、Ａは説明責任者及び承認者を、Ｃは相談すべき関係者を、Ｉはタスクの進捗を知らせるべき関係者を表わす。実際にはこれらは重複する場合もあり、例えばＲとＡは同一人物が兼任する場合も多い。RACIチャートは、あくまでプロジェクトやタスクに関する責任を明確にするための表現方法の一つであって、このチャートを利用する方法、作成方法、管理方法などは様々である。

RACIチャートの考え方に従って、タスクの責任を明確にすることにより、責任のある者に現在状況の伝達を迅速に行えば、現状の把握や問題発生時の対処を迅速かつ的確に行え、ひいてはプロジェクトの進行を助けるなど多くの利点がある。しかし、RACIチャート自体の運用はプロジェクトに任されており、これまで詳細なタスクに対してRACIを割り当てる作業に対する十分なサポートがなかった。

そこで本発明では上記のような問題に鑑みて、タスク毎にメンバーの責任分担を細分化、明確化し、責任分担に基づき迅速且つ適切な情報の伝達を行えるタスク管理装置及びタスク管理プログラムを提供することを目的とする。

より詳細には、各タスクに対して責任分担を明確にし、その責任分担の情報を用いて、例えば、タスクを実行（参照）したときに、メンバーに自動的に提示される適切な関連情報（関連タスク）の提示を行うタスク管理装置等を本発明により提案する。また例えば、タスクを更新されたとき、その責任分担の情報を用いて、メンバーに自動的に更新の伝達を行うタスク管理装置等を本発明により提案する。またこれに付随して、メンバーへのオーバーヘッドを抑え、且つ責任分担の運用性を高めるため、タスクに対する責任分担の割り当て、タスクインスタンス情報の更新等の労力を最小化するタスク管理装置等を本発明により提案する。

上記課題を解決するため、本発明に係るタスク管理装置は、ワークフローを構成する動的なタスクをツリー状の構造で管理するタスク管理装置であって、タスク毎にメンバー毎のロール情報を関連付けてタスクを管理するタスク管理手段と、前記ロール情報と、ロールに応じた情報提示ルールとを関連付けて定義されたロール定義情報を記憶した記憶手段と、メンバーにより前記タスクが閲覧されるとき、前記ロール定義情報を参照し、当該タスクにおける当該メンバーのロール情報に関連付けて定義された情報提示ルールを取得する情報提示ルール取得手段と、前記情報提示ルールに従って、当該タスクに関する情報の提示を行う情報提示手段と、を有する。

また上記課題を解決するため、上記タスク管理装置においては、前記タスクに関する情報は、当該タスクとともに閲覧されるべき関連情報であって、前記情報提示ルールは、関連情報配信制約の条件を含んで定義され、前記情報提示手段は、前記タスクの関連情報の中から、前記関連情報配信制約の条件を満たす関連情報のみを提示することを特徴とする。

また上記課題を解決するため、上記タスク管理装置においては、前記タスクに関する情報は、当該タスクの更新に伴う通知情報であって、前記情報提示ルールは、タスク更新通知の条件を含んで定義され、前記情報提示手段は、当該タスクが更新されたとき、前記タスク更新通知の条件を満たすメンバーのみに更新通知を提示することを特徴とする。

また上記課題を解決するため、上記タスク管理装置においては、前記タスク管理手段は、タスク管理に際し、上位タスクの前記メンバー毎のロール情報を、当該上位タスクの下位タスクに引き継ぐことを特徴とする。

また上記課題を解決するため、上記タスク管理装置においては、前記タスク管理手段は、タスク管理に際し、下位タスクの前記メンバー毎のロール情報を、当該下位タスクの上位タスクに引き継ぐことを特徴とする。

また上記課題を解決するため、上記タスク管理装置においては、前記タスク管理手段は、タスク管理に際し、下位タスクが複数であるとき、複数の下位タスクの前記メンバー毎のロール情報に基づくメンバー毎のロール情報を、当該複数の下位タスクの上位タスクに引き継ぐことを特徴とする。

なお、本発明の構成要素、表現または構成要素の任意の組合せを、方法、装置、システム、コンピュータプログラム、記録媒体、などに適用したものも本発明の態様として有効である。

本発明によれば、タスク毎にメンバーの責任分担を細分化、明確化し、責任分担に基づき迅速且つ適切な情報の伝達を行えるタスク管理装置及びタスク管理プログラムを提供することができる。

本発明の一実施形態に係るタスク管理システムシステムの構成例を示す図である。 本実施形態に係るタスク管理サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。 本実施形態に係るタスク管理システム１００の実装例を示す図である。 本実施形態に係るタスク管理画面例を示す。 タスクインスタンス情報のデータ構造例を示す。 ロール定義情報例を示す。 タスク管理サーバの行う情報処理のシーケンス図である。 タスクのツリー状階層構造例を示す。 スーパータスクからサブタスクにタスクインスタンス情報を引き継ぐ処理を説明するフローチャートである。 サブタスクからスーパータスクにタスクインスタンス情報を引き継ぐ処理を説明するフローチャートである。

以下、本発明を実施するための最良の形態を各実施形態において図面を用いて説明する。

[システム構成]
（システム及び機能）
図１は、本発明の一実施形態に係るタスク管理システムシステムの構成例を示す図である。図１に示されるように、タスク管理システム１００は、タスク管理サーバSV、ユーザ端末PCとを含んで構成されている。次に、これらの装置が有する主な機能構成について、タスク管理サーバSV、ユーザ端末PCの順に説明する。

タスク管理サーバSVは、本発明によるタスク管理装置であり、システムを使用するユーザに対してワークフローに関するGUIを提供するGUI提供部１０１と、既存のタスクモデル及び／又はタスクインスタンスからの再利用により動的にワークフローモデルを生成し実行するワークフローエンジン１０４と、各種のデータベース１１２（以下DBという）とを備える。

各種DB１１２としては、ワークフローの実行に際して参考にされる関連情報（添付文書やコメント情報など）を格納する関連情報DB１１３と、添付された文書本体を格納する文書DB１１４と、予め管理者などによってタスクが抽象化されたタスクモデル（タスククラス）を格納するタスクモデルDB１１５と、過去のタスクインスタンスを格納するタスクインスタンスDB１１６と、ワークフローの作業記録を格納する作業記録DB１１７と、ログイン情報（認証情報）などのユーザ情報やユーザの所属部署やグループなどの組織情報を格納する組織情報DB１１８と、ログイン情報（認証情報）などのユーザ情報を格納するユーザ情報DB１１９とを備えている。

GUI提供部１０１は、ユーザ端末PCの表示画面（CRTや液晶ディスプレイなどに表示される画面）を描画するためのレンダリングエンジン１０２と、ユーザとの情報のやり取りを行う入出力制御部１０３を含む。

ワークフローエンジン１０４は、各DB１１３〜１１９に対して各種検索を実行する検索エンジン１０５と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部１０６と、ユーザとタスク管理システム１００の動作を監視してワークフローの作業記録を作業記録DB１１７に対して行うワークフロー記録部１１０とを備えている。

検索エンジン１０５は、関連情報DB１１３、文書DB１１４、タスクモデルDB１１５、タスクインスタンスDB１１６、作業記憶DB１１７、組織情報DB１１８、ユーザ情報DB１１９の各DB１１２に対して各種検索を実行する。

タスク制御部１０６は、タスクを作成するタスク作成部１０７と、作成されたタスクを実行するタスク実行部１０８と、タスクが作成、更新されたとき関係者にタスクの更新通知を行う更新通知部１０９とを備えている。

次に、動作概要としては、ユーザはGUI提供部１０１の入出力制御部１０３を通じてワークフローエンジン１０４を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、及びこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンクなどの作業を行う。

ワークフローエンジン１０４のタスク制御部１０６は、タスクモデルDB１１５及びタスクインスタンスDB１１６を使用し、ユーザの指示などに基づいてタスクを制御する。タスク制御部１０６のタスク作成部１０７は、ユーザの指示に従って各DB１１３〜１１８の情報を基にタスクの作成、情報のリンク付けなどの作業を行う。

タスク実行部１０８は、ユーザの指示に従ってタスクインスタンスDB１１６の情報を利用し、実際のタスク情報の更新（タスクの実行とはシステム側から見ればタスク情報の更新である。）を行う。更新通知部１０９は、タスクが作成、更新されたとき関係者にタスクの更新通知を行う。

なお、実施例１のタスク管理システム１００は、タスク管理サーバSVが備える通信I/F機能によりシステムに接続される複合機MFPなどの機器とデータ通信が行えることから、ユーザが複合機MFPなどの機器からシステムへログイン／ログアウト、スキャン画像のタスク関連付け（紙文書の情報をタスクの添付情報とする）、タスク添付情報の印刷などを行うことができる。

次に、ユーザ端末PCは、タスク管理サーバSVが備えたGUI提供部１０１のレンダリングエンジン１０２により描画されたタスクに関連する各種情報に対し、タスク管理サーバSVとやり取りを行うための表示画面を表示するブラウザ２０１を備えている。ユーザは、端末PCからタスク管理サーバSVにアクセスしてタスク管理を行いながら、各々プロジェクト業務の遂行をしていくことになる。

なお、以上これらの機能は、実際にはタスク管理プログラムがメモリ（例えばＲＡＭ）上に展開され、タスク管理サーバSVのＣＰＵがこのタスク管理プログラムを実行することにより実現されるものである。

（ハードウェア構成）
ここで、タスク管理サーバのハードウェア構成について簡単に説明しておく。図２は、本実施形態に係るタスク管理サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。なお、ユーザ端末PCのハードウェア構成についても図２に示す構成と同様のものを適用できる。

図２に示すように、タスク管理サーバSVは、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、ネットワークI/F１４、外部記憶装置I/F１５、外部装置I/F１６、出力装置I/F１７及び入力装置I/F１８とから構成されている。

制御部（CPU：Central Processing Unit）１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する装置で、入力や記憶装置から受け取ったデータを演算処理し、出力装置や記憶装置に出力する。

主記憶部（ROM：Read Only Memory、RAM：Random Access Memory）１２は、制御部１１が実行するプログラムやデータを記憶する装置である。

補助記憶部（HD：Hard Disk）１３は、基本ソフトウェアであるOS（Operating System）やアプリケーションソフトウェアなどを関連するデータとともに記憶する装置である。また、補助記憶部１３には、データベース（DB：Data Base）が構築され、タスク管理システム１００で取り扱う各種情報（各種データ）を格納し管理する。

ネットワークI/F１４は、ネットワークを介して接続された周辺機器と情報（データ）をやり取りするインタフェースである。

外部記憶装置I/F１５は、USB（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された外部記憶装置（例えば、記憶メディアドライブなど）とデータをやり取りするインタフェースである。

外部装置I/F１６は、データ伝送路を介して接続された外部入力装置とデータをやり取りするインタフェースである。タスク管理サーバSVは、この外部装置I/F１６を使用してユーザ端末PCとの通信を行う。

出力装置I/F１７は、データ伝送路を介して接続された出力装置（例えば、CRT（Cathode Ray Tube）や液晶ディスプレイなど）からデータを受け取るインタフェースである。

入力装置I/F１８は、データ伝送路を介して接続された入力装置（例えば、キーボードやマウスなど）からデータを受け取るインタフェースである。

（実装例）
上記機能を実現するために、タスク管理システム１００は以下のような階層構造を成す。図３は、本実施形態に係るタスク管理システム１００の実装例を示す図である。

本実装例（システム階層構造）では、ユーザが、ユーザ端末PCが備えるブラウザ２０１を用いてタスク管理システム１００へアクセスできるように、まず、ユーザに最も近い階層のフロントエンド（Front end）を、Webサーバ（Web Server）２３とHTML（HyperText Markup Language）ベースの強調文書作成システム（HTML-based Collaborative Document System）２２、J2EE（Java 2 Enterprise Edition）Webアプリケーション２１などで構成している。これらには、Webコンテンツ管理システムであるWikiを使用することもできる。また、Webサーバ２３は、図１に示すGUI提供部１０１に相当する。

また、タスク管理システム１００の基本的な機能に関しては、従来のシステムと同じであるため、DB管理機能（データの格納、削除、参照、検索などの機能）などに位置するバックエンド（Back end）を、一般的なタスク管理システムのエンジン２５（Workflow management system）で構成している。

また、タスクや関連情報（添付文書）を検索するための検索エンジンについても、一般的なクエリ（検索要求）に基づいた検索エンジン２６（Search Engine）を用いて構成している。ここで言うタスク管理システムのエンジン２５は、図１に示すワークフローエンジン１０４に相当し、検索エンジン２６は、図１に示す検索エンジン１０５に相当する。

本実装においては、ユーザがWebブラウザ２０１を用いてタスク管理システム１００にアクセスすることを想定しているため、ネットワーク上でのファイルへのアクセスを管理する必要がある。ここでは、NetDrive等のネットワーク上でのファイル管理システムを用いて本機能を実現することができる。

次に、システム階層構造のデータ層（Data layer）は、各種DBで構成され、管理されている。タスクインスタンスやタスクモデルと言ったタスクに関連する情報は、RDF（Resource Description Framework）リポジトリ３１（RDF Repositories）として管理され、添付文書の情報と言った関連情報（添付文書）などは、文書リポジトリやインデックスサーバ３２（Doc.Index）により管理される構成となっている。

RDFリポジトリ３１は、図１に示すタスクモデルDB１１３及びタスクインスタンスDB１１４に相当し、文書リポジトリやインデックスサーバ３２は、図１に示す関連情報DB１１３、文書DB１１４に相当する。

また、ユーザ情報や組織情報も同じくRDFリポジトリ３１で管理されるため、図１に示す組織情報DB１１６もRDFリポジトリ３１に含まれる。

その他の構成要素としては、システム管理者など権限を持ったユーザによるシステム内のファイル・フォルダ管理するWebDAV（Distributed Authoring and Versioning protocol for the WWW）リポジトリ（WebDAV rep）３３がある。また、ユーザのリソースに関する情報は、MySQL３０データベースのテーブル上で管理される。

（タスク管理画面例）
図４は、本実施形態に係るタスク管理画面例を示す。このタスク管理画面は、ユーザ端末PCがタスク管理サーバSVにアクセスすることにより、例えばユーザ端末PCのディスプレイに表示されるものである。ユーザは当該タスク管理画面を参照しプロジェクト・タスク管理を行える。

図を参照するとタスク管理画面は、大きく３つに分けて構成されている。画面Ａ（左）には、管理対象のタスクがツリー状構造で表示されている。ユーザは参照したいタスクをここから選択（例えばクリック操作）する。画面Ｂ（中）には、画面Ａで一のタスクが選択されると、そのタスクの内容、詳細が表示される。ここでユーザはタスクの具体的な詳細を確認できる。画面Ｃ（右）には、画面Ｂにて表示されているタスクのいわば関連情報（添付文書やコメント情報など）が表示される。ユーザは画面Ｂにて表示されている現行のタスクを参照しつつ、画面Ｃにてこのタスクに関連する関連情報をあわせて参照できるようになっている。

（タスクインスタンス情報のデータ構造例）
図５は、タスクインスタンス情報のデータ構造例を示す。タスク毎に紐付けられて管理されるタスクインスタンス情報（単にタスク情報ともいう）は、タスクの内容や詳細、各種属性情報を含み、検索エンジン１０５によりタスクインスタンスDB１１６から検索され、例えば図４の画面Ｂ（中）にその内容が表示される。

図に示されるように、タスクインスタンス情報は、データラベルとして、「タスク名」〜「タグ」などといった情報を含む。概ねデータラベルは、一般的なタスク管理システムのタスクインスタンスデータと同様のものを利用できるが、本実施形態に係るタスクインスタンスは、「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」、「タグ」といったデータラベルなども有している。

「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」は、例えば（ユーザＩＤ，ロールＩＤ）という形式で値情報が保持され、このタスクに対するユーザのロールが規定されるものである。複数の値情報を保持できるので、一のタスクにつきユーザ毎にロールを規定できるようになっている。具体的に、（00001、Ｒ00002）が示すところは、このタスクに対し、ユーザＩＤが「00001」であるユーザは、ロールＩＤ「Ｒ00002」の責任を有する、といった意味となる。なおここでいうロールについては後述するが、例えば上述の関連情報は、このロールに基づく関連情報配信制約を検索のキーとして検索されうる。

「タグ」は、このタスクインスタンスに付与されている情報タグであり、このタスクインスタンスが分類される分野、カテゴリ、キーワードを示す。例えば上述の関連情報は、このタグを検索のキーとして検索されうる。

（ロール定義情報例）
従来からのタスク管理システムでは、タスクを生成したユーザに対して、full-control(読み書き、削除、実行全てが行える)の実行権限を与え、そのグループメンバーに対しては、読み取り権限を与えることが一般的である。そして、ユーザに対して別途の権限を設定する場合には、ユーザ個々にそれぞれ設定する必要がある。

本実施形態においては、RACIチャートを責任分担（責任割り振り）の初期設定に適用し、各権限や情報提示の際の各種ルールを予めRACIの各ロール（roles）に設定する。そしてユーザに責任分担を割り当てるようにして、タスクとユーザとの関係をRACIのロールで表す。これにより、ユーザの責任分担におうじて、タスク毎に対する操作権限や、各種情報提示のルールを設定できる。ユーザへの責任分担は例えばプロジェクトの管理者が予め決定できる。

図６は、ロール定義情報例を示す。「ロールＩＤ」は、ロール定義情報を管理するための一意の識別子を示す。「ロール」は、RACIチャートの責任分担に基づくロールレベル（責任レベル）を示す。具体的に、ユーザに分担されるべき責任レベルとして、ここではResponsible、Accountable、Consulted、Informedの４つのロールを設けている。

「アクセス権」は、ロール毎のタスクに対するアクセス権限を示す。本実施形態では、上述の如く、ユーザ毎（責任者毎）に、タスク毎、つまりタスクインスタンス情報毎にタスクに対するアクセス権限を付与できる。

「関連情報配信制約」は、タスク管理画面（画面Ｃ（右））に表示される関連情報の選別（フィルタリング）する際に利用される情報である。関連情報は時に膨大であり、この中から責任に応じた関連情報のみの選別し表示するためのものであるが、この点再度後述する。

「更新通知」は、タスクの状態に変化があった場合のメール通知のためのルールを示す。例えばロールＩＤ「R0001」のロール「Responsible（R）」において、「更新通知」は「全てのファイル」であるので、全てのタスクにおいてタスクの状態に変化（更新等）があった場合、ロール「R」の責任分担を有するユーザに対して、例えばメール通知がなされる（詳細後述）。

なお本実施形態においては、前記４つのロール（Responsible, Accountable, Consulted, and Informed）を用いているが、いうまでもこれ以外のロールを定義してもよい。このロール定義情報は、一般的なテーブル情報として作成・管理され、例えば組織情報DB１１８において管理することができる。以下、ロール定義情報を用い、タスク管理に関する情報提示の具体的な実施形態例について説明していく。

[実施形態１]
図７は、タスク管理サーバの行う情報処理のシーケンス図である。図を参照しながら以下説明する。

まずユーザが特定のタスクを参照するため、一のタスクを選択、指定する（Ｓ１）。具体的に、図４の画面Ａ（左）のタスクツリーから、ユーザは参照したいタスクを選択する。

タスク制御部１０６は、検索エンジン１０５を介し、例えば選択されたタスクに付加されているタスクＩＤを元にタスクインスタンスDB１１６を検索し、指定されたタスクのタスクインスタンス情報を取得する（Ｓ２）。ここでは図５相当のタスクインスタンス情報が取得されたものとする。

次いでタスク制御部１０６は、予め保持しているユーザ情報（ログイン時のログインＩＤ等による）を元に組織情報DB１１８を検索し、組織情報DB１１８に格納されたロール定義情報（図６）から、当該ユーザが持つロールについての情報を取得する（Ｓ３）。具体的に例えば、図５のタスクインスタンス情報の「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」の値を参照すると、ログインしている当該ユーザＩＤ「00001」のロールＩＤは「R0002」であり、つまりこのタスクに対し、ユーザＩＤ「00001」にはロールＩＤは「R0002」のAccountableの責任が分担されている。組織情報DB１１８のロール定義情報には、ロールＩＤ「R0002」に対し、アクセス権は「read/write」、関連情報配信制約は「承認関連のファイル」として規定されているので、ここではアクセス権「read/write」、関連情報配信制約「承認関連のファイル」を取得しておく。

また、図５のタスクインスタンス情報の「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」を参照する。ここに登録されているユーザは、当然ながら当該タスクに関係のある関係者である。具体的に、ログインしている当該ユーザＩＤ「00001」の他に、ユーザＩＤ「00003」、「00004」、「00007」の３名のユーザがこのタスクの関係者である。またロールＩＤはそれぞれ「R00003」、「R00004」、「R00001」である。タスク制御部１０６は、これら関係者のユーザＩＤを元に、組織情報DB１１８を検索し、組織情報DB１１８に格納されたロール定義情報から、当該ユーザのロールＩＤに対応する「更新通知」の値を取得しておく。ここでは、それぞれユーザＩＤ「00003」／ロールＩＤ「R00003」／更新通知「タスクの追加」、ユーザＩＤ「00004」／ロールＩＤ「R00004」／更新通知「タスクの追加」、ユーザＩＤ「00007」／ロールＩＤ「R00001」／更新通知「全ての更新」として取得する。

次いでタスク制御部１０６は、検索エンジン１０５を介し、関連情報DB１１３から、関連情報の検索し、所定の関連情報を取得する（Ｓ４）。検索、取得される関連情報としては様々な情報が考えられるが、タスクインスタンス情報のデータ構造の特定の項目をキーとして利用することもできるし、タスクインスタンス情報内の自然文で書き下された項目に関して自然文中からのキーワード抽出技術などを利用することができる。例えば、タスクインスタンス情報の「タグ」の項目をキーとして、関連情報（関連タスク、関連ファイル等）を検索、取得できる。

次いでタスク制御部１０６は、検索、取得した関連情報を対象として最終的にユーザに提示すべき関連情報の選別（フィルタリング）を行う（Ｓ５）。ここで、検索、取得した関連情報には、例えばタグ情報が付加されており、ユーザＩＤ「00001」の関連情報配信制約は「承認関連のファイル」であるから、タグ「approval」をキーとして、最終的にユーザに提示すべき関連情報を決定する。そして一方、タグ「approval」を有しない関連情報は破棄される。

タスク制御部１０６は、GUI提供部１０１を介し、最終的にユーザに提示すべき関連情報を提示する（Ｓ６）。即ち最終的に、このユーザＩＤ「00001」のユーザに対し、図４の画面Ｃに提示される関連情報は、検索された多くの関連情報のうち、タグ「approval」を有する関連情報のみが表示（提示）されることになる。このユーザは、タスクの関係者であるとともに、責任分担の観点からはAccountable（タスクの承認者）の立場の人間である。従って、当該タスクの関連情報はタスク管理の観点からは提示されるべきではあるものの、あまりに細かな関連情報まで提示するとなると、情報が整理しきれず逆効果になってしまう場合がある。そこで、本実施形態においては、関係者に提示すべき関連情報から、さらにロール情報（責任分担情報）に基づき関連情報を選別することで、例えば最低限承認者にとって必要と思われる関連情報のみを提示できる。

さて、これまでの処理により、例えば図４のようなタスク管理画面がユーザに提供されている。ここでユーザはタスクの内容（例えば「タスクの詳細情報」）を更新したとする（Ｓ７）。このユーザは、このタスクにおいては、上述したようにロールＩＤ「R0002」でありAccountableの責任が分担されている。よって、このタスクに対するアクセス権は「read/write」であるから、当該タスク上、情報の書込み等の更新を行うことが可能となっている。

タスク制御部１０６は、ユーザのタスク更新に従って、タスクインスタンスDB１１６に対し、タスクインスタンス情報の更新を要求する（Ｓ８）。これによりタスクインスタンス情報が更新される。

タスク制御部１０６は、この更新に従って、タスクの関係者に対し更新通知を行う（Ｓ９）。例えばメールによって更新通知がなされると、タスクの関係者は、タスクの内容が更新されたことを知り、タスクの内容や進捗を確認できる。ここで、上述したようにこのタスクの関係者は、ユーザＩＤ「00001」の他に、ユーザＩＤ「00003」、「00004」、「00007」の３名のユーザがこのタスクの関係者である。勿論この全３名に対し更新通知を行うこともできる。しかしながら更新の度に全て更新通知が届くことは必ずしも望ましいとはいえず、むしろ頻繁な更新通知は煩わしいなどの場合も想定しうる。そこで本実施形態においては、ロール情報（責任分担情報）に基づき更新通知を行う関係者を選別することで、例えば最低限の関係者にとって必要と思われる更新通知のみを提示できる。

具体的に、当該ユーザＩＤ「00001」の他に、それぞれユーザＩＤ「00003」／ロールＩＤ「R00003」／更新通知「タスクの追加」、ユーザＩＤ「00004」／ロールＩＤ「R00004」／更新通知「タスクの追加」、ユーザＩＤ「00007」／ロールＩＤ「R00001」／更新通知「全ての更新」として取得している。よってこの場合、更新通知が「全ての更新」となっているユーザＩＤ「00007」に対して更新通知が行われる。一方、更新通知「タスクの追加」となっているユーザＩＤ「00003」、ユーザＩＤ「00004」には、更新通知が行われない。タスクが追加された場合のみ、更新通知がなされるからである。ユーザＩＤ「00007」は、Responsibleの責任分担を担うので、全ての更新について把握しておくことが望ましいと考えられ、一方Consulted、Informedの関係者には、全ての更新について把握する必要はなく新たにタスクが追加された場合程度でよいと考えられるためである。いずれにしても、ロール定義情報は、プロジェクト、タスクに応じて、上述したようにプロジェクトの管理者が予め決定できる。

以上このように、RACIチャートのロールに従った情報提示を行うことで、ユーザがタスクを実行するときに必要とされる情報を各責任者の立場に応じて提示することができる。

[実施形態２]
図８は、タスクのツリー状階層構造例を示す。図に示されるように、本タスク管理システム１００は、タスクの構造としてツリー状の階層構造を想定し、タスクをツリー状構造にて管理するものである。そのためルートタスク以外の各タスクは単一のスーパータスク（親タスク）と、０ないし複数個のサブタスク（子タスク）を持つ。そのためルートタスク以外のタスクに関しては、スーパータスクからタスクインスタンス情報を引き継ぐことが可能である。このように、システムの柔軟性を高めるため、またタスク作成の手間を軽減するため、例えば予め定められたタスクインスタンス情報の項目については、そのデフォルト値をスーパータスクから項目値から引き継いでおき、必要に応じてユーザが修正できるようにしておくことが望ましい。

プロジェクトの立ち上げに際しては、例えばプロジェクト管理者がシステム上、まずルートタスク（例えば図８のタスク１）を作成する。ルートタスクもまたタスクインスタンス情報により構成されるので、ルートタスク作成においては、図５に示される各データラベルをプロジェクト管理者が入力（設定）していくことになる。そしてルートタスクから派生するサブタスクは、ルートタスクのタスクインスタンス情報を引き継ぐようにすることで、サブタスクを含む全てのタスクにおいて、データラベル「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」を含むようにタスクインスタンス情報を保持させることができる。そしてこの値に基づいて、上述の実施形態のように、そのタスクに対するユーザ毎の、アクセス権の規定、関連情報の選別（フィルタリング）、更新通知を行うことができる。即ち他のタスクからタスクインスタンス情報を引き継げるようにすることで、全タスクにデータラベル「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」を含むようにタスクインスタンス情報を保持させることができ、上述の実施形態の実効性を向上させることができる。

図９は、スーパータスクからサブタスクにタスクインスタンス情報を引き継ぐ処理を説明するフローチャートである。基本的には、スーパータスクの保持するタスクインスタンス情報をサブタスクに保持させるタスクインスタンス情報に引き継がせればよく、具体的にはタスクインスタンス情報のデータラベルの各値をコピーすることになる。ここで引き継がれるタスクインスタンス情報内のデータラベルとしては、例えば図５を参照すれば、「タスク名（タクス名に順次番号を符番してもよい）」、「実行者ＩＤ」、「実行者電子メールアドレス」、「プロジェクトＩＤ」、「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」、「実行に必要な情報」、・・・「タグ」などである（これら引継ぎ項目という）。一方、引き継ぐ側のタスクに依存する情報、例えば「タスクＩＤ」、「スーパータスク」、「サブタスク」などは、そのタスクに応じて生成されればよい。また「実行日時」、「終了日時」などはその都度生成される情報である。以下簡潔に説明する。

まずターゲットとなるターゲットタスク（例えば図８のタスク１）が、サブタスク（例えば図８のタスク１−１、１−２）を持つかどうかをチェックし、持たない場合には、処理を終了する。一方、サブタスクを持つ場合には、タスクインスタンス登録順にサブタスクを走査する。同時にタスクインスタンスデータのどの項目（引き継ぎ項目）を引き継ぐかについての情報を検索する。この情報は例えば組織情報DB１１８で管理することができる。引き継ぎ項目とサブタスク情報を元に、サブタスクのタスクインスタンス情報の修正を行う。つまり、スーパータスクの保持するタスクインスタンス情報の引き継ぎ項目の値を、サブタスクに保持させるタスクインスタンス情報に引き継がせる。これらの処理をターゲットタスクのサブタスクすべてについて繰り返すことで、サブタスクにスーパータスクのインスタンス情報を引き継ぐことができる。

図１０は、サブタスクからスーパータスクにタスクインスタンス情報を引き継ぐ処理を説明するフローチャートである。今度は逆にサブタスクからスーパータスクに対して引継ぎ項目の情報を伝搬させる。具体的に例えば、図８のタスク１−１−１をサブタスクとした場合、スーパータスクであるタスク１−１に対して引継ぎ項目の情報を伝搬させる。

本タスク管理システム１００は、ルートタスク以外のタスクは全て単一のスーパータスク（相対的な親タスクを意味する）を持つ。そのためユーザが指定したルートタスク以外の任意のタスクに対して、スーパータスクの情報を得ることができる。例えば、指定タスクのタスクインスタンス情報に保持されている「スーパータスク」のタスクインスタンスIDから取得可能である。

次に、このスーパータスクのタスクインスタンス情報に保持されているサブタスクのリストを取得する。これはこのスーパータスクのタスクインスタンス情報の「サブタスク」から取得可能である。これらのサブタスクは、タスクツリーにおいては、ターゲットタスクと同レベルの位置にあるタスクである。

スーパータスクから見たサブタスクがターゲットタスクのみである場合には、サブタスクであるこのターゲットタスクの予め指定された項目（引き継ぎ項目）をスーパータスクのタスクインスタンス情報のデータラベルの値にコピーすればよい。

一方、スーパータスクから見たサブタスクが、ターゲットタスクのみならず複数存在する場合、同様に、このターゲットタスクの予め指定された項目（引き継ぎ項目）を単純にスーパータスクのタスクインスタンス情報のデータラベルの値にコピーすることもできる。しかし、スーパータスクのタスクインスタンス情報のデータラベルに引き継ぐ値として、これら複数のサブタスクに基づくものとすると、より妥当な値となる場合がある。具体的に例えば、図８のタスク１−１−１をサブタスクとした場合、スーパータスクはタスク１−１であるが、スーパータスク１−１に対し、サブタスク１−１−１又はサブタスク１−１−２のいずれから引継ぎ項目の情報を伝搬させるのが妥当であるか、サブタスク１−１−１又はサブタスク１−１−２の両サブタスクの引継ぎ項目の情報を伝搬させるのが妥当であるか、という問題である。

そして後者、つまり両サブタスクの引継ぎ項目の情報を伝搬させる場合、これら複数のサブタスクの情報をまとめるためのプロセスとルールが必要となる。このうちルールに関しては、タスクが帰属するプロジェクトの方針に依存するものであり、柔軟に変更できるようにしておくことが望ましい。そのためルールは別途組織情報DB１１８にて管理するものとする。このルールには、例えば論理和式ルールや論理積式ルールなどの適用が可能である。

論理和式のルールの場合、ターゲットタスクをタスク１−１−１とし、タスクインスタンス情報の引継ぎ項目の一つである「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」において、タスク１−１−１の「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」と、タスク１−１−２の「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」と比較する。両タスクに共通しているユーザＩＤについては、ロールを比較し、より上位のロールを採用する。

例えばユーザＩＤ「00010」は、タスク１−１−１ではロールＩＤ「R00001」（R）のロールを持ち、このユーザはタスク１−１−２ではロールＩＤ「R00003」（C）のロールを持つような場合、ターゲットタスク１−１−１のスーパータスクであるタスク１−１に対しおいて、このユーザは、より広範な責任を担うロールＩＤ「R00001」（R）の責任分担を持つように伝播させる。以上より、タスク１−１−１のタスクインスタンス情報の引継ぎ項目の一つである「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」は、（00010,R00001）となる。

論理積式のルールの場合、逆に、より狭い責任を担うロールＩＤR00003」（C）の責任分担を持つように伝播させる。つまりこの場合、タスク１−１−１のタスクインスタンス情報の引継ぎ項目の一つである「ユーザＩＤ及びロールＩＤ」は、（00010,R00003）となる。

[総括]
以上、実施形態に係るプロジェクト管理装置においては、
ユーザ（メンバー）毎に予め責任分担を割り振っておき、各権限や情報提示の際の各種ルールを各ロールに定義する。またタスク毎にユーザとロールが規定されているので、そのタスクに対し当該ユーザが割り振られた責任分担に応じて、タスクに関する情報の提示（制御ともいえる）を行う。これにより、ユーザ毎に分担された責任に応じて、タスクに関する情報を提示、伝達できるので、ダイナミックに変化するタスクを迅速且つ適切に管理することができる。

即ち本発明によれば、タスク毎にメンバーの責任分担を細分化、明確化し、責任分担に基づき迅速且つ適切な情報の伝達を行えるタスク管理装置及びタスク管理プログラムを提供することが可能となる。

本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

例えば、上述のロール定義情報（図６）では、ロールと関連付けて、「アクセス権」、「関連情報配信制約」、「更新通知」が定義されているが、これ以外にも責任分担に応じて、タスクに関する情報を制御する条件を設けることにより、ユーザ毎に分担された責任に応じて、ダイナミックに変化するタスクを迅速且つ適切に管理できる。

１１ 制御部
１２ 主記憶部
１３ 補助記憶部
１４ ネットワークI/F
１５ 外部記憶装置I/F
１６ 外部装置I/F
１７ 出力装置I/F
１８ 入力装置I/F
１００ タスク管理システム
１０１ GUI提供部
１０２ レンダリングエンジン
１０３ 入出力制御部
１０４ ワークフローエンジン
１０５ 検索エンジン
１０６ タスク制御部
１０７ タスク作成部
１０８ タスク実行部
１０９ 更新通知部
１１０ ワークフロー記録部
１１２ データベース
１１３ 関連情報DB
１１４ 文書DB
１１５ タスクモデルDB
１１６ タスクインスタンスDB
１１７ 作業記録DB
１１８ 組織情報DB
１１９ ユーザ情報DB
２０１ ブラウザ

特開２００８−０７１０８３号 特開２００６−２４３８３０号 特開２００８−０７７２３８号

Claims (9)

1. ワークフローを構成する動的なタスクをツリー状の構造で管理するタスク管理装置であって、
   タスク毎にメンバー毎のロール情報を関連付けてタスクを管理するタスク管理手段と、
   前記ロール情報と、ロールに応じた情報提示ルールとを関連付けて定義されたロール定義情報を記憶した記憶手段と、
   メンバーにより前記タスクが閲覧されるとき、前記ロール定義情報を参照し、当該タスクにおける当該メンバーのロール情報に関連付けて定義された情報提示ルールを取得する情報提示ルール取得手段と、
   前記情報提示ルールに従って、当該タスクに関する情報の提示を行う情報提示手段と、
   を有することを特徴とするタスク管理装置。
2. 前記タスクに関する情報は、当該タスクとともに閲覧されるべき関連情報であって、
   前記情報提示ルールは、関連情報配信制約の条件を含んで定義され、
   前記情報提示手段は、前記タスクの関連情報の中から、前記関連情報配信制約の条件を満たす関連情報のみを提示すること、
   を特徴とする請求項１記載のタスク管理装置。
3. 前記タスクに関する情報は、当該タスクの更新に伴う通知情報であって、
   前記情報提示ルールは、タスク更新通知の条件を含んで定義され、
   前記情報提示手段は、当該タスクが更新されたとき、前記タスク更新通知の条件を満たすメンバーのみに更新通知を提示すること、
   を特徴とする請求項１記載のタスク管理装置。
4. 前記タスク管理手段は、タスク管理に際し、
   上位タスクの前記メンバー毎のロール情報を、当該上位タスクの下位タスクに引き継ぐこと、
   を特徴とする請求項１ないし３何れか一項記載のタスク管理装置。
5. 前記タスク管理手段は、タスク管理に際し、
   下位タスクの前記メンバー毎のロール情報を、当該下位タスクの上位タスクに引き継ぐこと、
   を特徴とする請求項１ないし３何れか一項記載のタスク管理装置。
6. 前記タスク管理手段は、タスク管理に際し、
   下位タスクが複数であるとき、複数の下位タスクの前記メンバー毎のロール情報に基づくメンバー毎のロール情報を、当該複数の下位タスクの上位タスクに引き継ぐこと、
   を特徴とする請求項５記載のタスク管理装置。
7. ワークフローを構成する動的なタスクをツリー状の構造で管理するタスク管理装置に、
   タスク毎にメンバー毎のロール情報を関連付けてタスクを管理するタスク管理手段と、
   前記ロール情報と、ロールに応じた情報提示ルールとを関連付けて定義されたロール定義情報を記憶した記憶手段と、
   メンバーにより前記タスクが閲覧されるとき、前記ロール定義情報を参照し、当該タスクにおける当該メンバーのロール情報に関連付けて定義された情報提示ルールを取得する情報提示ルール取得手段と、
   前記情報提示ルールに従って、当該タスクに関する情報の提示を行う情報提示手段と、
   して機能させるタスク管理プログラム。
8. 前記タスクに関する情報は、当該タスクとともに閲覧されるべき関連情報であって、
   前記情報提示ルールは、関連情報配信制約の条件を含んで定義され、
   前記情報提示手段は、前記タスクの関連情報の中から、前記関連情報配信制約の条件を満たす関連情報のみを提示すること、
   を特徴とする請求項７記載のタスク管理プログラム。
9. 前記タスクに関する情報は、当該タスクの更新に伴う通知情報であって、
   前記情報提示ルールは、タスク更新通知の条件を含んで定義され、
   前記情報提示手段は、当該タスクが更新されたとき、前記タスク更新通知の条件を満たすメンバーのみに更新通知を提示すること、
   を特徴とする請求項７記載のタスク管理プログラム。

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