JP2009290730A - ファクシミリ装置、画像形成装置、サーバ、ファックスデータ格納方法、ファックスデータ格納プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファクシミリ機能により受信された受信文書を電子化する際に、電子化した後の管理を考慮し、且つ効率的に受信文書を電子化することが可能なファクシミリ装置、画像形成装置、サーバ、ファックスデータ格納方法、ファックスデータ格納プログラムを提供することを目的とする。
【解決手段】ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、サーバ２００からファックスデータに含まれる画像データの格納先情報を取得し、この格納先情報の示すデータベース２２０〜２４０の所定領域へ画像データ５０と画像データ５０に対応して設定された画像データ５０の書誌情報６０とを格納する。
【選択図】図４

Description

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データを格納するファクシミリ装置、画像形成装置、サーバ、ファックスデータ格納方法、ファックスデータ格納プログラムに関する。

近年では、各種業務において紙文書の電子化が進められている。紙文書の電子化の一貫として、ファクシミリ装置やファクシミリ機能を有する複合機等により受信した受信文書を電子化する方法が考えられている。

従来では、受信文書を電子化する場合、ユーザはスキャン機能を有する複合機等により受信文書をスキャンして電子化された画像データとする。そしてユーザは、この画像データを一度ユーザの使用するコンピュータやファイルサーバ等に格納し、画像データのファイル名をつける等の準備処理を行う。

このように従来の方法では、人手を介さなければ、ファクシミリ装置等により受信された受信文書を電子化することができなかった。そこで、人手を介さずにファクシミリ装置等により受信された受信文書を電子化する方法が考えられている。例えば特許文献１には、ファクシミリ装置が受信したファックス文書とその送信元情報を文書管理装置に記録保存されることが記載されている。
特開２００５−３９３８３号公報

しかしながら特許文献１記載の発明では、ファックス文書と送信元情報とが予め決められたデータベース内に蓄積されるのみであり、ファックス文書が蓄積された後に行われるファックス文書の管理について考慮されていない。

したがって特許文献１記載の発明では、例えばファックス文書を送信元毎に管理する場合等には、蓄積されたファックス文書を送信元情報で検索して抽出する等の処理が別途必要になり、処理が繁雑になる。

本発明は、上記問題点を鑑みてこれを解決すべく成されたものであり、ファクシミリ機能により受信された受信文書を電子化する際に、電子化した後の管理を考慮し、且つ効率的に受信文書を電子化することが可能なファクシミリ装置、画像形成装置、サーバ、ファックスデータ格納方法、ファックスデータ格納プログラムを提供することを目的とするものである。

本発明は、上記目的を達成するために以下の如き構成を採用した。

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置であって、ファックスデータを受信する受信手段と、前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手段と、前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手段と、前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手段と、を有する構成とした。

また本発明において、前記サーバのデータベースには、前記画像データの書誌情報の項目を示す項目情報が格納されており、前記参照先特定手段により特定された前記参照先から前記項目情報を取得する項目情報取得手段と、前記項目情報取得手段により取得された項目情報に基づき、前記書誌情報を設定する設定手段と、を有し、前記送信手段は、前記画像データと、前記設定手段により設定された前記書誌情報と、を前記格納先情報の示す格納先へ送信する構成としても良い。

また本発明において、前記設定手段は、前記項目情報に基づき、前記発信元データを用いて前記書誌情報を設定する構成としても良い。

また本発明において、前記サーバのデータベースには、前記画像データの配信先を示す配信先情報が格納されており、前記項目情報に前記画像データの配信先が含まれるとき、前記参照先特定手段により特定された前記参照先から前記配信先情報を取得する配信先取得手段を有し、前記設定手段は、前記配信先取得手段により取得された前記配信先情報を書誌情報として設定する構成としても良い。

また本発明において、前記ファクシミリ装置は、前記項目情報に基づき、前記画像データからテキストデータを取得するテキストデータ取得手段を有し、前記送信手段は、前記画像データと、前記設定手段により設定された前記書誌情報と、前記テキストデータ取得手段により取得された前記テキストデータと、を前記格納先情報の示す格納先へ送信する構成としても良い。

また本発明において、前記サーバはグループウェアのサーバであり、当該ファクシミリ装置は、前記グループウェアの端末として機能する構成としても良い。

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータを受信するファクシミリ装置と接続されたサーバであって、前記画像データの格納先を示す格納先情報と、前記画像データの書誌情報の項目を示す項目情報と、前記画像データの配信先を示す配信先情報と、が格納された第一のデータースと、前記ファクシミリ装置から送信された画像データと、前記画像データと対応した書誌情報とが格納される第二のデータベースと、前記ファクシミリ装置が受信したファックスデータに含まれる発信元データに基づき特定された格納先情報、項目情報、配信先情報を前記第一のデータベースから取得して前記ファクシミリ装置へ送信する送信手段と、前記ファクシミリ装置から送信された画像データと前記画像データに対応した書誌情報とを前記格納先情報に基づき前記第二のデータベースへ格納する格納制御手段と、を有する構成とした。

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータを受信するファクシミリ装置と、画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバとにより構成されるファクシミリシステムであって、前記ファクシミリ装置は、ファックスデータを受信する受信手段と、前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手段と、前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手段と、前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手段と、を有し、前記サーバは、前記データベースにおいて特定された参照先から、前記格納先情報を前記ファクシミリ装置へ送信する格納先送信手段と、前記ファクシミリ装置から送信された画像データを前記格納先情報にしたがって格納する格納制御手段と、を有する構成とした。

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置による画像データ格納方法であって、ファックスデータを受信する受信手順と、前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手順と、前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手順と、前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手順と、を有する方法とした。

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置において実行される画像データ格納プログラムであって、前記ファクシミリ装置に、ファックスデータを受信する受信ステップと、前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定ステップと、前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得ステップと、前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信ステップと、を実行させるプログラムとした。

本発明によれば、ファクシミリ機能により受信された受信文書を電子化する際に、電子化した後の管理を考慮し、且つ効率的に受信文書を電子化することができる。

本発明では、ファクシミリ機能により受信したファックスデータに含まれる発信元データに基づき、サーバからファックスデータに含まれる画像データの格納先情報を取得し、この格納先情報の示すデータベースの所定領域へ画像データと画像データに対応して設定された画像データの書誌情報とを格納する。
（実施形態）
図１は、ファクシミリシステムのシステム構成を示す図である。

ファクシミリシステム１００は、サーバ２００、ファクシミリ装置（以下、ＦＡＸ装置）３００、端末装置４００がネットワーク５００を介して接続されて構成される。

サーバ２００では、ＦＡＸ装置３００から受信されるファックスデータに含まれる画像データが格納されて管理される。ＦＡＸ装置３００は、公衆電話回線（図示せず）を介して他のＦＡＸ装置と接続されており、ファックスデータの送受信を行う。端末装置４００は、サーバ２００におれる各種情報の設定等を行う。

以下に説明する本実施形態では、ＦＡＸ装置３００として、ファクシミリ機能、スキャン機能、印刷機能等を有する複合機である画像形成装置３００Ａを適用した形態である。

以下に、ファクシミリシステム１００を構成する各装置のハードウェア構成を説明する。図２は、サーバ２００のハードウェア構成の一例を示す図である。

図２は、サーバ２００のハードウェア構成の一例を示す図である。サーバ２００は、それぞれバスＢで相互に接続されている入力装置２１、出力装置２２、ドライブ装置２３、補助記憶装置２４、メモリ装置２５、演算処理装置２６およびインターフェース装置２７で構成される。

入力装置２１はキーボードやマウスなどで構成され、各種信号を入力するために用いられる。出力装置２２はディスプレイ装置などで構成され、各種ウインドウやデータ等を表示するために用いられる。インターフェース装置２７は、モデム、ＬＡＮカードなどで構成されており、ネットワーク５００に接続する為に用いられる。サーバ２００は、インターフェース装置２７を介してネットワーク５００上の他の装置との情報の送受信を行う。

また本発明のサーバ２００には、サーバ２００をグループウェア用サーバとして機能させるグループウェアモジュールがインストールされている。このグループウェアモジュールは、サーバ２００を制御する各種プログラムの少なくとも一部である。グループウェアモジュールは例えば記録媒体２８の配布やネットワーク５００からのダウンロードなどによって提供される。グループウェアモジュールを記録した記録媒体２８は、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光磁気ディスク等の様に情報を光学的、電気的或いは磁気的に記録する記録媒体、ＲＯＭ、フラッシュメモリ等の様に情報を電気的に記録する半導体メモリ等、様々なタイプの記録媒体を用いることができる。

また、グループウェアモジュールを記録した記録媒体２８がドライブ装置２３にセットされると、グループウェアモジュールは記録媒体２８からドライブ装置２３を介して補助記憶装置２４にインストールされる。ネットワーク５００からダウンロードされたグループウェアモジュールは、インターフェース装置２７を介して補助記憶装置２４にインストールされる。

サーバ２００は、インストールされたグループウェアモジュールを補助記憶装置２４に格納すると共に、必要なファイル、データ等を格納する。メモリ装置２５は、コンピュータの起動時に補助記憶装置２４からグループウェアモジュールを読み出して格納する。そして、演算処理装置２６はメモリ装置２５に格納されたグループウェアモジュールに従って、後述するような各種処理を実現している。

図３は、画像形成装置３００Ａのハードウェア構成の一例を示す図である。

画像形成装置３００Ａは、それぞれバスＢで相互に接続されているスキャン装置３１、プロッタ装置３２、ドライブ装置３３、補助記憶装置３４、メモリ装置３５、演算処理装置３６、インターフェース装置３７、操作パネル３８で構成される。

スキャン装置３１は、スキャナエンジンと、スキャナエンジンを制御するエンジン制御部などから構成されており、紙原稿を画像データとするために用いられる。プロッタ装置３２はプロッタエンジンとプロッタエンジンを制御するエンジン制御部などから構成され、画像データを印刷するために用いられる。インターフェース装置３７は、モデム、ＬＡＮカードなどで構成されており、ネットワーク５００に接続する為に用いられる。画像形成装置３００Ａは、インターフェース装置３７を介してネットワーク５００上の他の装置との情報の送受信を行う。操作パネル３８は、タッチパネルなどで構成され、画像形成装置３００Ａの操作キーや処理の進捗状況などが表示される。

本発明の画像データ格納プログラムは、画像形成装置３００Ａを制御する各種プログラムの少なくとも一部である。画像データ格納プログラムは例えば記録媒体３９の配布やネットワーク５００からのダウンロードなどによって提供される。画像データ格納プログラムを記録した記録媒体３９は、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光磁気ディスク等の様に情報を光学的、電気的或いは磁気的に記録する記録媒体、ＲＯＭ、フラッシュメモリ等の様に情報を電気的に記録する半導体メモリ等、様々なタイプの記録媒体を用いることができる。

また、画像データ格納プログラムを記録した記録媒体３９がドライブ装置３３にセットされると、画像データ格納プログラムは記録媒体３９からドライブ装置３３を介して補助記憶装置３４にインストールされる。ネットワーク５００からダウンロードされた画像データ格納プログラムは、インターフェース装置３７を介して補助記憶装置３４にインストールされる。

画像形成装置３００Ａは、インストールされた画像データ格納プログラムを補助記憶装置３４へ格納すると共に、必要なファイル、データ等を格納する。メモリ装置３５は、コンピュータの起動時に補助記憶装置３４から画像データ格納プログラムを読み出して格納する。そして、演算処理装置３６はメモリ装置３５に格納された画像データ格納プログラムに従って、後述するような各種処理を実現している。

また画像形成装置３００Ａには、画像形成装置３００Ａをグループウェアの端末として機能させるグループウェアモジュールがインストールされている。本発明の画像データ格納プログラムは、グループウェアモジュールに含まれるものであっても良い。

尚本実施形態の端末装置４００のハードウェア構成は、サーバ２００と同様である。端末装置４００は、演算処理装置とメモリ装置とを有する一般のコンピュータにより実現される。

次に、図４を説明して本発明のファクシミリシステム１００の動作の概略を説明する。図４は、ファクシミリシステム１００の動作の概略を説明する図である。

本実施形態の画像形成装置３００Ａでは、ファックスデータを受信するとグループウェアモジュール３１０が起動し、グループウェアの端末として動作可能となる。そして画像形成装置３００Ａは、グループウェア用のサーバとして機能するサーバ２００と連携してファックスデータの管理を行うことが可能になる。

通常画像形成装置３００Ａにおいて受信されるファックスデータには、ファックスデータの発信元を示す発信元データと、画像データとが含まれる。本実施形態のサーバ２００は、ファックスデータに含まれる画像データの格納の制御に関する情報が格納された格納制御データベース２１０と、画像データが格納される格納先データベース２２０、２３０、２４０を有する。

格納制御データベース２１０には、格納先情報、項目情報、配信先情報が格納されている。格納先情報とは、ファックスデータに含まれる画像データの格納先を示す情報である。項目情報とは、後述する画像データの書誌情報の項目を示す情報である。配信先情報とは、画像データが格納データベース２２０〜２４０の何れかに格納された後に画像データが配信される場合の配信先を示す情報である。尚格納制御データベース２１０に格納されている情報は、システム管理者等により端末装置４００から予め登録されている。

画像形成装置３００Ａにおいてファックスデータが受信されてグループウェアモジュール３１０が起動すると、画像形成装置３００Ａは、ファックスデータの発信元データに基づき、サーバ２００の格納制御データベース２１０における参照先を特定する。そしてデータベース２１０において特定された参照先から、画像データ５０の格納先情報、項目情報等を取得する。そして画像形成装置３００Ａは、項目情報に従って画像データ５０の書誌情報６０を設定する。画像形成装置３００Ａは、書誌情報６０を設定すると、画像データ５０と書誌情報６０とを格納用データ７０として、格納先情報に示される格納先データベース２２０〜２４０の何れかへ送信する。

サーバ２００は、画像形成装置３００Ａから送信された格納用データ７０を受信して、格納用データ７０を格納先情報に示される格納先データベース２２０〜２４０の所定領域内に格納する。尚本実施形態のサーバ２００では、格納先データベース２２０〜２４０を有する構成として説明したが、格納先データベースの数はこれに限定されない。格納先データベースの数は、任意の数であって良い。したがって例えば格納先データベースは１つであっても良いし、５つであっても良い。

また本実施形態では、格納先データベース２２０〜２４０はサーバ２００の内部に設けられる構成としたが、これに限定されない。格納先データベース２２０は、ネットワーク５００を介して画像形成装置３００Ａと接続されたサーバ２００とは異なる装置に設けられていても良い。

このように本実施形態では、画像形成装置３００Ａにおいて受信したファックスデータをサーバへ格納する際に、人手を介することなく、格納後の管理が考慮された状態でファックスデータを電子データとしてサーバ２００へ格納することができる。

以下に本実施形態のサーバ２００及び画像形成装置３００Ａについて、さらに詳細に説明する。

図５は、サーバ２００の機能構成を説明する図である。

サーバ２００は、格納制御データベース２１０、格納先データベース２２０、２３０、２４０、認証部２５０、格納先送信部２６０、項目送信部２７０、配信先送信部２８０、格納制御部２９０を有する。

格納制御データベース２１０には、認証情報２１１、識別子２１２、格納先情報２１３、項目情報２１４、配信先情報２１５、配信先処理情報２１６が格納されている。格納先データベース２２０〜２４０には、画像形成装置３００Ａから送信される格納用データが格納される。

認証部２５０は、画像形成装置３００Ａからの送信される後述する認証情報と、格納制御データベース２１０内の認証情報２１１とを照合して認証処理を行う。格納先送信部２６０は、格納制御データベース２１０の格納先情報を画像形成装置３００Ａからの要求にしたがって送信する。項目送信部２７０は、格納制御データベース２１０の項目情報を画像形成装置３００Ａからの要求にしたがって送信する。配信先送信部２８０は、項目情報に配信先の項目が含まれている場合に、格納制御データベース２１０の配信先情報を画像形成装置３００Ａへ送信する。格納制御部２９０は、画像形成装置３００Ａから送信された格納用データの格納を制御する。

ここで図６を参照して格納制御データベース２１０に格納されている情報について説明する。図６は、格納制御データベース２１０に格納されている情報を説明する図である。

格納制御データベース２１０では、識別子２１２と、格納先情報２１３、項目情報２１４、配信先情報２１５、配信先処理情報２１６が対応付けられている。

識別子２１２は、後述する画像形成装置３００Ａにおける参照先の特定において用いられる。

格納先情報２１３は、格納用データの格納先を示す情報であり、格納用データが格納される格納先データベースの名称、格納先となるフォルダ名等である。

項目情報２１４は、ファックスデータに含まれる画像データの書誌情報の項目を示す。項目情報２１４は、例えば発信元番号、発信元名称、ファックスデータの受信日、ファックスデータの受信時刻、格納用データが格納先情報に基づき格納される格納時刻、配信先情報、配信先での処理の種類、テキストデータ等が含まれる。

例えば図６では、識別子ＩＤＡと対応付けられた格納先情報２１３は、格納先データベース２２０のフォルダＡとなる。また識別子ＩＤＡと対応付けられた画像データの書誌情報の項目は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、格納時刻となる。また識別子ＩＤＢと対応付けられた格納先情報２１３は、格納先データベース２３０のフォルダＢとなる。また識別子ＩＤＢと対応付けられた画像データの書誌情報の項目は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、配信先、配信先処理、テキストデータとなる。尚項目情報に含まれるテキストデータとは、ファックスデータに含まれる画像データをテキストデータに変換したものである。

配信先情報２１５は、格納用データが格納先情報に従って格納された後に配信される際の配信先を示す情報である。配信先情報２１５は、例えば電子メールアドレス等である。配信先処理情報２１６は、格納用データが配信先情報２１５に基づき配信された後、配信先で実行される処理の種類を示す情報である。

図６に示す例では、格納先データベース２３０のフォルダＢに格納される格納用データは、格納先データベース２３０のフォルダＢに格納された後、配信先情報ｂｂ＠ａａａへ配信される。そして、配信先情報ｂｂ＠ａａａへ配信された格納用データは、配信された後に承認処理が行われることがわかる。

尚本実施形態の格納制御データベース２１０と格納先データベース２２０〜２４０は、サーバ２００の補助記憶装置２４内に設けられても良い。

次に図７を参照して本実施形態の画像形成装置３００Ａについて説明する。図７は、画像形成装置３００Ａの機能構成を説明する図である。

画像形成装置３００Ａは、グループウェアモジュール３１０、ＦＡＸ受信部３２０、認証部３３０、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理部３４０、データベース３５０を有する。

グループウェアモジュール３１０は、画像形成装置３００Ａをグループウェアの端末として機能させて、サーバ２００と連携させる。グループウェアモジュール３１０の機能の詳細は後述する。

ＦＡＸ受信部３２０は、画像形成装置３００Ａに送信されるファックスデータを受信する。認証部３３０は、画像形成装置３００Ａをグループウェアの端末として動作させる際の認証処理を行う。ＯＣＲ処理部３４０は、ＦＡＸ受信部３２０により受信されたファックスデータに含まれる画像データにＯＣＲ処理を施してテキストデータに変換する。

データベース３５０は、例えば画像形成装置３００Ａの有する補助記憶装置３４内に設けられている。データベース３５０には、ＦＡＸ認証用ＩＤ３５１、参照先特定テーブル３５２が格納されている。

ＦＡＸ認証用ＩＤ３５１とは、画像形成装置３００Ａがサーバ２００と連携してファックスデータの管理を行う際に使用される認証情報である。認証部３３０は、ＦＡＸ受信部３２０がファックスデータを受信すると、自動的にＦＡＸ認証用ＩＤ３５１を用いた認証処理を行う。

参照先特定テーブル３５２は、サーバ２００における参照先を特定するためのテーブルである。図８に参照先特定テーブル３５２の一例を示す。

図８に示す参照先特定テーブル３５２では、ファックスデータに含まれる発信元データ３５３と、サーバ及びデータベースの参照先を示す参照先情報３５４とが対応付けられて格納されている。

発信元データ３５３には、発信元ＦＡＸ番号（以下、発信元番号）と発信元名称とが含まれる。発信元名称とは、ファックスデータの発信元の組織名、個人名等を示す。参照先情報３５４には、参照先となるサーバの名称と、参照する情報の識別子が含まれる。

図８の例では、発信元番号１２３−４５６７からファックスデータを受信した場合の参照先は、サーバ２００の格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＡの情報であることがわかる。また発信元番号１２３−５６７８からファックスデータを受信した場合の参照先は、サーバ２００の格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＢの情報であることがわかる。

図７に戻って、次にグループウェアモジュール３１０の機能について説明する。

グループウェアモジュール３１０は、参照先特定部３１１、格納先取得部３１２、項目情報取得部３１３、配信先取得部３１４、書誌情報設定部３１５、テキストデータ添付部３１６、送信部３１７、通知メール送信部３１８を有する。

参照先特定部３１１は、ＦＡＸ受信部３２０が受信したファックスデータに含まれる発信元データから参照先を特定する。具体的には本実施形態の参照先特定部３１１は、データベース３５０の参照先特定テーブル３５２を参照し、発信元データに含まれる発信元番号に基づき対応する参照先を特定する。

格納先取得部３１２は、サーバ２００から送信される格納先情報を取得する。項目情報取得部３１３は、サーバ２００から送信される項目情報を取得する。配信先取得部３１４は、サーバ２００から送信される配信先情報を取得する。書誌情報設定部３１５は、項目情報取得部３１３により取得された項目情報に基づき、画像データの書誌情報を設定する。具体的には書誌情報設定部３１５は、項目情報に基づく項目の情報を、発信元データ及び画像形成装置３００Ａの有する時計機能等により取得されるデータから取得し、書誌情報として設定する。

テキストデータ添付部３１６は、格納用データにテキストデータを添付するか否かを判断する。テキストデータ添付部３１６は、テキストデータを添付する場合には、ＯＣＲ処理部３４０によるＯＣＲ処理により得られたテキストデータを画像データに添付する。送信部３１７は、ファックスデータに含まれる画像データと、書誌情報設定部３１５により設定された書誌情報とを紐付けし、格納先情報に基づきサーバ２００へ送信する。通知メール送信部３１８は、ファックスデータを受信した際に、予め登録された電子メールアドレスへファックスデータの受信を通知するメールを送信する。

以下に、本実施形態のファクシミリシステム１００の動作を説明する。図９は、ファクシミリシステム１００の動作を説明するフローチャートである。

ステップＳ９０１において、画像形成装置３００Ａがファックスデータを受信すると、ステップＳ９０２に進み、ファクシミリシステム１００は認証処理を行う。

以下にファクシミリシステム１００における認証処理について説明する。画像形成装置３００ＡにおいてＦＡＸ受信部３２０がファックスデータを受信すると、認証部３３０はデータベース３５０内のＦＡＸ用認証ＩＤ３５１をサーバ２００へ送信する。サーバ２００は、ＦＡＸ用認証ＩＤ３５１を取得すると、認証部２５０による認証処理を行う。認証部２５０は、ＦＡＸ用認証ＩＤが格納制御データベース２１０内の認証情報２１１に存在するか否かを確認する。認証部２５０は、認証情報２１１内にＦＡＸ用認証ＩＤ３５１が存在したとき、画像形成装置３００Ａをグループウェアの端末として認証する。

ステップＳ９０２に続いてステップＳ９０３に進み、画像形成装置３００Ａが認証されると、グループウェアモジュール３１０が起動する。ステップＳ９０３に続いてステップＳ９０４へ進み、グループウェアモジュール３１０は、参照先特定部３１１によりファックスデータの発信元番号から参照先特定テーブル３５２を辿って参照先を特定し、参照先として特定された特定結果をサーバ２００へ送信する。

例えばステップＳ９０４において特定された参照先が、サーバ２００の格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＡであった場合、グループウェアモジュール３１０は、サーバ２００へ、識別子Ａと共に格納制御データベース２１０の参照要求を送信する。

ステップＳ９０４に続いてステップＳ９０５へ進み、サーバ２００は、参照要求と共に送信された識別子に基づき、該当する格納先情報と項目情報とを参照する。ステップＳ９０５に続いてステップＳ９０６に続き、サーバ２００は参照した項目情報に配信先情報が含まれるか否かを確認する。

ステップＳ９０６において項目情報に配信先情報が含まれない場合、ステップＳ９０７へ進み、サーバ２００は、格納先送信部２６０及び項目送信部２７０により、ステップＳ９０５で参照した格納先情報と項目情報とを取得して画像形成装置３００Ａへ送信する。ステップＳ９０７に続いてステップＳ９０８へ進み、画像形成装置３００Ａにおいてグループウェアモジュール３１０は、格納先取得部３１２及び項目情報取得部３１３により、サーバ２００から送信された格納先情報と項目情報とを取得する。

ステップＳ９０６において項目情報に配信先情報が含まれる場合、ステップＳ９０９へ進み、サーバ２００は、発信元データに基づき配信先情報を取得する。ステップＳ９０９に続いてステップＳ９１０へ進み、サーバ２００は、格納先送信部２６０、項目送信部２７０、配信先送信部２８０により、ステップＳ９０５で参照した格納先情報と項目情報を取得し、格納先情報、項目情報及び配信先情報を画像形成装置３００Ａへ送信する。

ステップＳ９１０に続いてステップＳ９１１に進み、画像形成装置３００Ａのグループウェアモジュール３１０は、格納先取得部３１２、項目情報取得部３１３、配信先取得部３１４により、サーバ２００から送信された格納先情報、項目情報及び配信先情報を取得する。尚項目情報に配信先情報が含まれる場合には、配信先で実行される処理の種類も配信先情報に紐付けして画像形成装置３００Ａへ送信される。

ここでステップＳ９０４からステップＳ９１１までの処理を図６を参照して具体的に説明する。

例えばステップＳ９０４において、発信元番号１２３−４５６７の参照先がサーバ２００の格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＡと特定された場合、グループウェアモジュール３１０は、サーバ２００へ、格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＡと対応した情報の参照要求を送信する。

サーバ２００は、この参照要求を受けて、格納制御データベース２１０内を識別子ＩＤＡで検索し、識別子ＩＤＡと対応付けられた格納先情報と項目情報とを参照する。図６に示す例では、識別子ＩＤＡと対応付けられた格納先情報は、格納先データベース２２０のフォルダＡであることがわかる。また識別子ＩＤＡと対応付けられた項目情報は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、格納時刻であることがわかる。ここでサーバ２００は、項目情報に配信先情報が含まれないことがわかるので、配信先情報を取得せずに、格納先情報と項目情報とを画像形成装置３００Ａへ送信する。

また画像形成装置３００Ａから送信された発信元番号が１２３−５６７８であった場合、参照先は、格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＢに対応する情報を参照する。識別子ＩＤＢと対応付けられた格納先情報は、格納先データベース２３０のフォルダＢであることがわかる。またサーバ２００は、識別子ＩＤＢと対応付けられた項目情報には、配信先情報が含まれていることがわかる。よってサーバ２００は、識別子ＩＤＢと対応した配信先情報を取得し、格納先情報、項目情報及び配信先情報とを画像形成装置３００Ａへ送信する。

図９に戻って、ステップＳ９１２においてグループウェアモジュール３１０は、書誌情報設定部３１５により書誌情報の設定を行う。

以下に書誌情報設定部３１５の処理を説明する。書誌情報設定部３１５は、項目情報取得部３１３により取得された項目情報に示される項目の情報を書誌情報として設定する。例えば発信元番号１２３−４５６７の項目情報は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、格納時刻である。

よって書誌情報設定部３１５は、この項目の情報を書誌情報として設定する。尚受信日、受信時刻、格納時刻等は、画像形成装置３００Ａの演算処理装置３６が有する時計機能により取得することができる。また本実施形態の格納時刻とは、格納用データが格納先データベースへ格納される時刻を示すが、厳密には書誌情報が設定された後に格納用データが格納されるため、書誌情報が設定された時刻を示しても良い。

また例えば発信元番号１２３−５６７８の項目情報は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、配信先情報、配信先処理の種類、テキストデータである。したがって書誌情報設定部３１５は、テキストデータ以外の項目の情報を書誌情報として設定する。テキストデータの項目については後述する。

ステップＳ９１２に続いてステップＳ９１３へ進み、グループウェアモジュール３１０において、テキストデータ添付部３１６は、取得した項目情報にテキストデータが含まれるか否かを判断する。例えば発信元番号１２３−５６７８の項目情報には、テキストデータの項目が含まれるため、テキストデータ添付部３１６はテキストデータを添付するものと判断する。

テキストデータを添付すると判断した場合、ステップＳ９１３に続いてステップＳ９１４に進み、テキストデータ添付部３１６はＯＣＲ処理部３４０によりＯＣＲ処理を実行させて画像データから変換されたテキストデータを取得する。

ステップＳ９１４に続いてステップＳ９１５へ進み、送信部３１７は、ファックスデータに含まれる画像データ、設定された書誌情報及びテキストデータを格納用データとしてサーバ２００へ送信する。

ステップＳ９１３において、テキストデータを添付しないと判断された場合、ステップＳ９１６へ進み、送信部３１７は、ファックスデータに含まれる画像データと、設定された書誌情報とを格納用データとしてサーバ２００へ送信する。

格納先データがサーバ２００に送信されると、ステップＳ９１７において、サーバ２００は、格納制御部２９０により格納用データを格納先情報に従って格納する。例えば発信元番号１２３−４５６７のファックスデータに対応した格納用データ（識別子ＩＤＡに対応した格納用データ）の場合には、格納制御部２９０は、格納先データベース２２０のフォルダＡに格納用データを格納する。また例えば発信元番号１２３−５６７８のファックスデータに対応した格納用データ（即ち識別子ＩＤＢに対応した格納用データ）の場合には、格納制御部２９０は、格納先データベース２３０のフォルダＢに格納用データを格納する。

ステップＳ９１７に続いてステップＳ９１８へ進み、画像形成装置３００Ａにおいてグループウェアモジュール３１０は、ファックスデータの受信通知を行う設定となっているか否かを判断する
ステップＳ９１８において受信通知を行う設定となっていた場合、ステップＳ９１９へ進み、通知メール送信部３１８は、予め設定された電子メールアドレスへ受信通知を送信し、ファックスデータの格納処理を終了する。尚受信通知の設定に関する情報と、受信通知の送信先の情報は、例えば画像形成装置３００Ａの補助記憶装置３４等に格納されていても良い。

ステップＳ９１８において、受信通知を行わない設定の場合、画像形成装置３００Ａはファックスデータの格納処理を終了する。

以上に説明したように、本実施形態によれば、画像形成装置３００Ａにおいて、ファックスデータが受信された際に、自動的にファックスデータに含まれる画像データと、書誌情報とが格納用データとしてサーバ２００へ格納される。

よって本実施形態によれば、ファクシミリ機能により受信された受信文書を電子化する際に、電子化した後の管理を考慮し、且つ効率的に受信文書を電子化することができる。

また本実施形態では、従来のようにファックスデータが紙の受信文書として出力されていた際に発生する受信文書の取り忘れや、受信文書の紛失を防止することができる。

また本実施形態では、画像形成装置３００Ａがファックスデータを受信した際に、自動的にファックスデータ含まれる画像データに書誌情報を紐付けした格納用データを格納先情報に基づきサーバ２００へ格納することができる。このため本実施形態によれば、ファックスデータをサーバに格納する際に、ファックスデータの書誌情報を入力する等の手間を省くことができ、利便性を向上させることができる。

また本実施形態によれば、画像形成装置３００Ａのファックスデータの格納処理は、グループウェアの端末の処理として行われる。したがって画像形成装置３００Ａからサーバ２００に格納された格納用データは、グループウェア文書として管理される。よって本実施形態によれば、画像形成装置３００Ａからサーバ２００に格納された格納用データは、他のグループウェア端末と共有することができる。

また本実施形態では、ファックスデータに含まれる画像データをテキストデータとしたものをサーバ２００へ格納することができる。したがって本実施形態では、サーバ２００では、テキストデータのキーワード検索を行うことで、簡単に所望のファックスデータに対応した格納用データを見つけることができる。

以上、各実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施形態に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。

ファクシミリシステムのシステム構成を示す図である。 サーバ２００のハードウェア構成の一例を示す図である。 画像形成装置３００Ａのハードウェア構成の一例を示す図である。 ファクシミリシステム１００の動作の概略を説明する図である。 サーバ２００の機能構成を説明する図である。 格納制御データベース２１０に格納されている情報を説明する図である。 画像形成装置３００Ａの機能構成を説明する図である。 参照先特定テーブル３５２の一例を示す図である。 ファクシミリシステム１００の動作を説明するフローチャートである。

符号の説明

１００ ファクシミリシステム
２００ サーバ
２１０ 格納制御データベース
２２０、２３０、２４０ 格納先データベース
２５０ 認証部
２６０ 格納先送信部
２７０ 項目送信部
２８０ 配信先送信部
２０９ 格納制御部
３００ ファクシミリ装置
３００Ａ 画像形成装置
３１０ グループウェアモジュール
３２０ ＦＡＸ受信部
３３０ 認証部
３４０ ＯＣＲ処理部
３５０ データベース

Claims (11)

1. 画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置であって、
   ファックスデータを受信する受信手段と、
   前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手段と、
   前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手段と、
   前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手段と、を有するファクシミリ装置。
2. 前記サーバのデータベースには、前記画像データの書誌情報の項目を示す項目情報が格納されており、
   前記参照先特定手段により特定された前記参照先から前記項目情報を取得する項目情報取得手段と、
   前記項目情報取得手段により取得された項目情報に基づき、前記書誌情報を設定する設定手段と、を有し、
   前記送信手段は、
   前記画像データと、前記設定手段により設定された前記書誌情報と、を前記格納先情報の示す格納先へ送信する請求項１記載のファクシミリ装置。
3. 前記設定手段は、
   前記項目情報に基づき、前記発信元データを用いて前記書誌情報を設定する請求項２記載のファクシミリ装置。
4. 前記サーバのデータベースには、前記画像データの配信先を示す配信先情報が格納されており、
   前記項目情報に前記画像データの配信先が含まれるとき、前記参照先特定手段により特定された前記参照先から前記配信先情報を取得する配信先取得手段を有し、
   前記設定手段は、
   前記配信先取得手段により取得された前記配信先情報を書誌情報として設定する請求項２又は３記載のファクシミリ装置。
5. 前記項目情報に基づき、前記画像データからテキストデータを取得するテキストデータ取得手段を有し、
   前記送信手段は、
   前記画像データと、前記設定手段により設定された前記書誌情報と、前記テキストデータ取得手段により取得された前記テキストデータと、を前記格納先情報の示す格納先へ送信する請求項２ないし４の何れか一項に記載のファクシミリ装置。
6. 前記サーバはグループウェアのサーバであり、
   当該ファクシミリ装置は、前記グループウェアの端末として機能する請求項１ないし５の何れか一項に記載のファクシミリ装置。
7. 請求項１ないし６の何れか一項に記載のファクシミリ装置を有する画像形成装置。
8. 画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータを受信するファクシミリ装置と接続されたサーバであって、
   前記画像データの格納先を示す格納先情報と、前記画像データの書誌情報の項目を示す項目情報と、前記画像データの配信先を示す配信先情報と、が格納された第一のデータースと、
   前記ファクシミリ装置から送信された画像データと、前記画像データと対応した書誌情報とが格納される第二のデータベースと、
   前記ファクシミリ装置が受信したファックスデータに含まれる発信元データに基づき特定された格納先情報、項目情報、配信先情報を前記第一のデータベースから取得して前記ファクシミリ装置へ送信する送信手段と、
   前記ファクシミリ装置から送信された画像データと前記画像データに対応した書誌情報とを前記格納先情報に基づき前記第二のデータベースへ格納する格納制御手段と、を有するサーバ。
9. 画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータを受信するファクシミリ装置と、画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバとにより構成されるファクシミリシステムであって、
   前記ファクシミリ装置は、
   ファックスデータを受信する受信手段と、
   前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手段と、
   前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手段と、
   前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手段と、を有し、
   前記サーバは、
   前記データベースにおいて特定された参照先から、前記格納先情報を前記ファクシミリ装置へ送信する格納先送信手段と、
   前記ファクシミリ装置から送信された画像データを前記格納先情報にしたがって格納する格納制御手段と、を有するファクシミリシステム。
10. 画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置による画像データ格納方法であって、
    ファックスデータを受信する受信手順と、
    前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手順と、
    前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手順と、
    前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手順と、を有する画像データ格納方法。
11. 画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置において実行される画像データ格納プログラムであって、
    前記ファクシミリ装置に、
    ファックスデータを受信する受信ステップと、
    前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定ステップと、
    前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得ステップと、
    前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信ステップと、を実行させる画像データ格納プログラム。

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