JP2008242994A - 記録管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】帳簿データの値の根拠となる記録を管理する際に、記録の適正性の検証を自動化し、さらに、業務処理装置の帳簿データとの整合性の検証を可能とする。
【解決手段】１以上の電子ファイルにより構成される記録データと、記録データを識別する記録ＩＤと記録データに関連する業務を識別する業務ＩＤと記録データに関連する業務の案件を識別するトランザクションＩＤと記録データの分類を識別する分類ＩＤとを少なくとも含む記録属性データと、業務ＩＤ又は分類ＩＤに応じた検証内容を含む検証ポリシを、記憶装置に保管する記録管理装置１０６であって、記録管理装置１０６は、ネットワーク１０７に接続された業務処理装置１０５、又は、入力装置１０１から１以上の電子ファイルと、電子ファイルに関連する電子ファイル属性とを記憶装置に保管する登録機能１６１と、記録データを検証ポリシに基づき検証する検証機能１６２とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、たとえば、各種業務で発生した記録データの適正性の検証に適用される記録管理装置に関するものである。

粉飾決算などの企業の不祥事をきっかけとして、企業会計、監査制度に対する波紋が広がり、米国では２００２年７月にＳａｒｂａｎｅｓ−Ｏｘｌｅｙ法（以下、ＳＯＸ法）が成立した。日本では、２００６年６月に成立した金融商品取引法に、米国のＳＯＸ法と同様の条項が盛り込まれた。米国のＳＯＸ法に該当する条項は、日本版ＳＯＸ法と呼ばれている。

このため、企業は、ＳＯＸ法で財務報告に係る内部統制整備状況の報告を行わなければならない。企業は、内部統制の整備状況の有効性を示すために、以下の業務を実行している。すなわち、業務システムに保管されている帳簿データや、帳簿データの値の根拠となる記録（領収書、請求書など）からサンプルをいくつか抽出し、必要な記録が揃っているか、帳簿データと関連書類の整合性が取れているか、適切なプロセスを経ているか、などを確認する必要がある。しかし、これらは、一般的に手作業で行われており、非常に多くの時間を要している。

このような課題に対して、例えば、帳簿データの値の根拠となる記録を効率良く取得する方式が提案されている(特許文献１参照)。
この特許文献１は、帳簿データの値の根拠となる書類のＩＤと、前記書類に基づいて追記した帳簿データのトランザクションＩＤとの対応関係を保管しておくものである。これにより、トランザクションＩＤから帳簿データの値の根拠となる記録を効率良く取得し、監査にかかる時間を短縮している。

また、例えば、適切なプロセスを経ているかを自動的に解析する方式が提案されている(特許文献２参照)。
この特許文献２は、会計システムなどの業務アプリケーションに保管されたデータを抽出し、予め定義されている業務プロセスと比較するものである。これにより、不整合がないかを自動的に解析することで、監査にかかる時間を短縮している。
特開２００６−２６８２２７号公報 米国特許出願公開第２００６／０１４３２３１Ａ１号明細書

しかし、上述した特許文献１で開示されている手法では、帳簿データに関連する記録を自動的に取得した後は、記録の適正性や帳簿データと記録の整合性の確認などを人間が目視で確認する必要がある。

また、特許文献２で開示されている手法も同様に、業務プロセスの適正性の解析に関する手法は開示しているが、記録の適正性や帳簿データと記録の整合性の解析については開示されていない。

そこで、本発明は、以上の従来技術の問題点を解決し、記録の適正性を検証することができ、さらに、帳簿データと関連する記録の整合性を解析することを目的とするものである。

本発明は、上記目的を達成するために、１以上の電子ファイルにより構成される記録データと、前記記録データを識別する記録ＩＤと前記記録データに関連する業務を識別する業務ＩＤと前記記録データに関連する業務の案件を識別するトランザクションＩＤと前期記録データの分類を識別する分類ＩＤとを少なくとも含む記録属性データと、前記業務ＩＤ又は前記分類ＩＤに応じた検証内容を含む検証ポリシを、前記記憶装置に保管する記録管理装置に適用される。

前記記録管理装置は、ネットワークに接続された業務処理装置、又は、入力装置から１以上の電子ファイルと、前記電子ファイルに関連する電子ファイル属性とを前記記憶装置に保管する登録機能と、前記記録データを前記検証ポリシに基づき検証する検証機能とを備える記録管理装置である。

また、本発明の、前記検証機能は、前記記録ＩＤ、又は、前記業務ＩＤと前記トランザクションＩＤのいずれかのデータを少なくとも含む検証要求データを受信する手段と、前記検証要求データに含まれる前期記録ＩＤ、又は、前記業務ＩＤと前記トランザクションＩＤを持つ前記記録属性データと、前記記録データに含まれる前記記録ＩＤにより特定される前記記録データを前記記憶装置から取得する手段と、前記記録属性データに含まれる前記分類ＩＤ、又は、前記検証要求データに含まれる前記業務ＩＤにより特定される前記検証ポリシを取得する手段と、前記検証ポリシに基づき、検証処理を行う手段と、を備える記録管理装置である。

更に、本発明の、前記登録機能は、前記電子ファイルと前記電子ファイル属性を受信する手段と、前記電子ファイルからテキスト情報を抽出し、前記テキスト情報の特徴量を計算する手段と、前記電子ファイルから項目名と値の対応関係を解析する手段と、前記電子ファイルの特徴量を計算する手段と、記録ＩＤを生成する手段と、前記記録属性データを作成する手段と、前記電子ファイルと前記記録属性データを前記記憶装置に保管する手段とを備える記録管理装置である。

また、本発明の、前記記録属性データは、前記記録ＩＤと、前記電子ファイルの特徴量と、前記電子ファイルから抽出したテキスト情報と、前記テキスト情報の特徴量と、前記電子ファイルから項目名と値の対応関係を解析したテキスト情報解析結果と、を少なくとも備える記録管理装置である。

そして、本発明の、前記検証要求データは、さらに、前記検証処理に必要な検証補足データを含み、前記検証補足データは項目名と値のペアを１以上含み、前記検証処理は、前記検証要求データから前記検証補足データに含まれる項目名と値のペアを取得する手段と、前記記録属性データから前記テキスト情報解析結果を取得する手段と、前記検証補足データに含まれる項目名と値のペアと前記テキスト情報解析結果を比較する手段と、を備える記録管理装置である。

本発明により、記録管理装置に保管された業務に関連する記録データの検証を実現できるだけではなく、業務処理装置の帳簿データと記録保管装置に保管された記録データの整合性の検証を実現できるようになり、監査業務を効率化できるという効果を奏する。

以下、本発明の一実施の形態を、図１〜１１を参照して詳細に説明する。
図１は、本実施の形態例のシステム構成の例を示している。
図１に示すように、本システムは、入力装置１０１と、監査用装置１０２と、管理用装置１０３と、認証装置１０４と、業務処理装置１０５と、記録管理装置１０６とを含み、さらにこれらの装置がネットワーク１０７を介して相互に接続されて構成される。以下、これら各装置１０１〜１０６及びその装置の構成及び機能について説明する。

図１において、入力装置１０１は、少なくともＣＰＵ（Central Processing Unit）と記憶装置とを備えたコンピュータであり、ユーザはＷｅｂブラウザや専用のプログラム等を使用して、業務処理装置１０５にアクセスして業務データの入力や承認等の業務を行う。また、ユーザは、入力装置上で作成した電子ファイル、他の装置から受け取った電子ファイル、又は紙の書類をイメージスキャナ等で読み取って電子化した電子ファイルを、Ｗｅｂブラウザや専用のプログラム等を使用して、業務処理装置１０５に登録を行う。

次に、監査用装置１０２は、少なくともＣＰＵと記憶装置とを備えたコンピュータであり、ユーザはＷｅｂブラウザや専用のプログラム等を使用して、記録管理装置１０６にアクセスして、電子ファイルの検索や検証要求を発行し、結果を表示する。

次に、管理用装置１０３は、少なくともＣＰＵと記憶装置とを備えたコンピュータであり、ユーザはＷｅｂブラウザや専用のプログラム等を使用して、認証装置１０４、業務処理装置１０５、記録管理装置１０６に対するアクセス権の設定やバックアップの設定等の装置の管理全般を行う。

次に認証装置１０４は、少なくともＣＰＵと記憶装置とを備えたコンピュータであり、入力装置１０１、又は、監査用装置１０２、又は、管理用装置１０３から、業務処理装置１０５と記録管理装置１０６へアクセスする場合のユーザ認証を行う。また、認証装置１０４は、ユーザ識別情報、パスワード、所属、役職等のデータと、それらデータの変更履歴などのユーザ情報を記憶装置に保管している。

次に、業務処理装置１０５は、少なくともＣＰＵと記憶装置とを備えたコンピュータであり、業務処理機能１５１などの機能ブロックを備える。業務処理機能１５１は、入力装置１０１が送信した業務データ、承認データ、電子ファイル等を受信して、一部、又は、全てのデータを業務処理装置１０５に保管する。また、少なくとも前記電子ファイルを含むデータを記録管理装置１０６に送信することが望ましい。

次に、記録管理装置１０６は、少なくともＣＰＵと記憶装置とを備えたコンピュータであり、登録機能１６１、検証機能１６２、業務プロセス管理機能１６３などの機能ロジックを備える。登録機能１６１は、入力装置１０１、又は、業務処理装置１０５が送信したデータを受信し、受信したデータに属性を与えるなどの処理をした後に記録管理装置１０６の記憶装置に保管する。

検証機能１６２は、監査用装置１０２が送信した検証要求を受信し、指定された検証対象の電子ファイルなどを検証する。業務プロセス管理機能１５３は、業務プロセスの定義、変更、及び、業務プロセスデータの変更履歴を管理する。

また、別の実施形態として、入力装置１０１、監査用装置１０２、管理用装置１０３、認証装置１０４、業務処理装置１０５、記録管理装置１０６のうち２つ以上の装置を組み合わせて、１つの装置としても良い。

続いて、図２を参照して、本発明の実施形態に係るコンピュータの一般的な構成の例について説明する。図２に示すように、コンピュータ２０１は、ＣＰＵ２０２、主記憶装置２０３、補助記憶装置２０４、ネットワークインターフェース２０５、Ｉ／Ｏインターフェース２０６などが内部バス２０７によって相互に接続されて構成される。なお、本明細書では、主記憶装置２０３と補助記憶装置２０４とを総称する場合には、単に「記憶装置」という。

ネットワークインターフェース２０５は、図１に示したネットワーク１０７との通信インターフェース処理を行う。Ｉ／Ｏインターフェース２０６は、ディスプレイ、マウス及びキーボードなどの入出力インターフェース処理を行う。

続いて、図３を参照して、本発明の実施形態に係る業務処理装置１０５における業務処理機能１５１のフローについて説明する。
業務処理装置１０５は、例えば、調達管理システムや販売管理システムなどの企業の業務システムであり、業務処理機能１５１は企業の業務システムにおけるワークフロー機能などの機能を含む。

ユーザは、入力装置１０１からＷｅｂブラウザ、もしくは、専用のプログラムを利用して、申請や承認に必要なデータを入力し、必要に応じて電子ファイル（仕様書、見積書など）を添付して、業務処理装置１０５にデータを送信する。
業務処理装置１０５は、入力データのチェックなどの前処理を経た後、記憶装置にデータを保管する。

以下では、図３を用いて業務処理装置１０５における業務処理機能の具体的なフローを説明する。
図３において、業務処理装置１０５は、入力装置１０１からデータを受信する（ステップＳ３０１）。受信するデータは、例えば、ユーザが、Ｗｅｂブラウザ、もしくは、専用のプログラムを介して入力したデータ（ユーザ入力データ）、電子ファイルなどである。続いて、受信データを検証する（ステップＳ３０２）。

受信データの検証では、例えば、ユーザ入力データの値のマスタチェックや範囲チェック、重複チェック、文字種チェックなどである。また、必要な電子ファイルが添付されているかどうかのチェックや、必要に応じてディジタル署名やタイムスタンプが含まれているかどうかのチェックや検証などを行っても良い。これらの検証に失敗した場合には、入力装置１０１にエラーを返送し、処理を終了する（図示せず）。

次に、業務処理装置１０５は、ユーザ入力データからユーザ入力画面イメージを作成する（ステップＳ３０３）。ユーザ入力画面イメージは、ユーザが入力装置１０１でデータの入力を完了した際に、入力装置１０１に表示されている画面のことである。ユーザ入力画面イメージは、ＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）、ＰＤＦ（Portable Document Format）等の標準的なフォーマットに変換することが望ましい。

また、入力装置１０１がユーザ入力画面イメージを送信するようにしてもよい。ユーザ入力画面イメージは、例えば、承認者が何に対して承認を行ったかを視覚的に証拠として示す場合に利用できる。また、ステップＳ３０３は、省略しても良い。

次に、業務処理装置１０５は、後述する図４に示す電子ファイル属性４００を作成し、電子ファイルと電子ファイル属性４００を記録管理装置１０６に送信する（ステップＳ３０４）。電子ファイル属性４００は、１以上の電子ファイルに対して１つ作成する。例えば、複数ページから構成される書類が、ページ単位で別電子ファイルとして分かれている場合などには、これら複数の電子ファイルに対して１つの電子ファイル属性４００を作成する。

また、ユーザ入力画面イメージを作成した場合には、ユーザ入力画面イメージに対しても電子ファイル属性４００を作成し、ユーザ入力画面イメージと電子ファイル属性も記録管理装置１０６に送信する。

次に、業務処理装置１０５は、記録管理装置１０６から記録ＩＤを受信する（ステップＳ３０５）。記録ＩＤは電子ファイル属性４００毎にあり、複数の電子ファイル属性４００を送信した場合には各電子ファイル属性４００に対応した記録ＩＤをそれぞれ受信する。また、別の実施形態として、複数の電子ファイル属性４００を登録する際に、１ファイルずつ送信して記録ＩＤを受信するようにしても良い。

次に、業務処理装置１０５は、記憶装置のデータベースにユーザ入力データと記録ＩＤを登録し、処理結果を入力装置１０１に返す（ステップＳ３０６）。業務処理装置１０５は、記録ＩＤとユーザ入力データとを関連付けて保管する。

続いて、図４を参照して、本発明の実施形態に係る電子ファイル属性４００の例を示す。図４に示す通り、電子ファイル属性４００には、業務ＩＤ４０１、トランザクションＩＤ４０２、プロセスＩＤ４０３、操作内容４０４、記録種別ＩＤ４０５、登録者４０６、登録日時４０７、関連記録ＩＤ４０８、ディジタル署名４０９、タイムスタンプ４１０がある。

電子ファイル属性４００に指定する属性は、取得可能な属性のみを指定すればよい。業務ＩＤ４０１は業務（例えば、調達管理、販売管理など）を特定する識別子であり、記録管理装置１０６で定義している値を指定する。トランザクションＩＤ４０２は申請や注文などの案件を特定する識別子であり、業務処理装置１０５が定義する。

プロセスＩＤ４０３は業務プロセス内の、どのプロセスで発生した電子ファイルであるかを特定する識別子であり、業務処理装置１０５が定義する。操作内容４０４は、電子ファイルの登録が新規であるか、すでに登録されている電子ファイルの修正版の登録であるのかなどを特定する情報である。

すでに登録されている電子ファイルの修正である場合には、関連記録ＩＤ４０８は必須の属性である。例えば、すでに記録管理装置１０６に登録した電子ファイルを修正する場合には、修正前の電子ファイルの記録ＩＤを指定する。記録種別ＩＤ４０５は、電子ファイルの種類、例えば、領収書、見積書、納品書、仕様書、メール、ログなどを特定する識別子であり、記録管理装置１０６で定義している値を指定する。

続いて、図５を参照して、本発明の実施形態に係る記録管理装置１０６が記憶装置に保管しているデータの例を示す。図５に示す通り、記録管理装置１０６は、記録属性データ７００、記録データ５０１、分類ポリシ５０２、登録ポリシ５０３、保存ポリシ５０４、検証ポリシ５０５、業務プロセス定義情報５０６、ユーザ情報５０７、記録操作ログ５０８の各データを記憶装置に保管している。

記録属性データ７００は、入力装置１０１、又は、業務処理装置１０５から送信された電子ファイル属性４００のデータと、記録管理装置１０６が指定した属性を含んでいる。記録属性データ７００は、記録データ５００の特定などに利用する。

記録データ５０１は、入力装置１０１、又は、業務処理装置１０５から送信された１以上の電子ファイルである。記録管理装置１０６に保管された電子ファイルは記録データ５０１と呼ぶこととする。記録データ５０１は、１以上の記録属性データ７００と関連付いて保管されている。

次に、分類ポリシ５０２は、電子ファイル属性４００に基づいて、電子ファイルの分類ルール、及び、分類に応じて適用する登録ポリシ５０３、保存ポリシ５０４を特定する情報を含んでいる。

次に、登録ポリシ５０３は、受信した電子ファイルを記録データ５０１に登録可能かどうかを判断する情報を含んでいる。例えば、電子ファイル属性４００として指定しなければならない属性が指定されているか、ディジタル署名が含まれているか、などである。受信した電子ファイルに対して適用する登録ポリシ５０３は、分類ポリシ５０２で特定される。

次に、保存ポリシ５０４は、電子ファイルを記録データ５０１に保管する際に適用する処理内容（例えば、タイムスタンプの取得など）、保有期間、保有期間経過後の処理、機密レベルなどの情報を含んでいる。保存ポリシを定義する際には、法律等の規制に遵守するように定義するべきである。受信した電子ファイルに対して適用する保存ポリシ５０４は、分類ポリシ５０２で特定される。

次に、検証ポリシ５０５は、業務ＩＤ、又は、分類ＩＤと、検証内容、検証オプション情報などの情報を含んでいる。検証内容としては、例えば、帳簿データ整合性検証、順序性検証、重複検証、完全性検証などの検証項目があり、１以上の検証項目が含まれる。帳簿データ整合性検証は、業務処理装置１０５の帳簿データと記録管理装置１０６の記録データ５０１の内容の整合性が取れていることを確認する。帳簿データ整合性検証では、検証オプション情報として、突合せ対象の記録種別ＩＤと項目名（例えば、日付、金額）などを指定する。

順序性検証は、各業務プロセスで必要な記録データ５０１が残っており、記録データ５０１の発生順序が正しいことを確認する。重複検証は、同一の記録データ５０１、又は、同一のテキスト情報を持つ記録データ５０１が登録されていないことを確認する。完全性検証は、記録データ５０１が変更されていないことを確認する。完全性検証では、検証オプション情報として、完全性検証の方式（例えば、ログの解析、ディジタル署名の検証、タイムスタンプの検証）などを指定する。

次に、業務プロセス定義情報５０６は、現在の各業務のプロセス定義情報と、過去の各業務のプロセス定義情報を含んでいる。業務プロセス定義情報５０６には、各プロセスで発生する電子ファイルの記録種別ＩＤ、プロセス実行に必要な権限情報、プロセスの順序情報などが含まれる。また、別の実施形態として、別装置（例えば、業務処理装置１０５）で業務プロセス定義情報５０６を保管しておき、必要に応じて、別装置から業務プロセス定義情報５０６を取得するようにしたり、必要な処理を別装置に要求するようにしたりしても良い。

次に、ユーザ情報５０７は、現在のユーザの権限情報と、過去のユーザの権限情報のデータを含んでいる。また、別の実施形態として、認証装置１０４でユーザ情報５０７を保管しておき、必要に応じて、認証装置１０４からユーザ情報５０７を取得するようにしたり、必要な処理を認証装置１０４に要求するようにしたりしても良い。
次に、記録操作ログ５０８は、記録管理装置１０６に対するアクセスログ、記録管理装置１０６の記憶装置に保管されている各種データへのアクセスログを含んでいる。

続いて、図６を参照して、本発明の実施形態に係る記録管理装置１０６における登録機能１６１のフローについて説明する。
図６において、記録管理装置１０６は、入力装置１０１、又は、業務処理装置１０５から電子ファイルと電子ファイル属性４００を受信する（ステップＳ６０１）。記録管理装置１０６は、認証装置１０４によるユーザ認証が成功した場合のみ、電子ファイルの登録を受け付ける。

次に、記録管理装置１０６は、受信データを検証する（ステップＳ６０２）。受信データの検証は、分類ポリシ５０２に従い、電子ファイルを分類し、登録ポリシ５０３に従い電子ファイル属性４００及び電子ファイルを検証する。また、電子ファイル属性４００にディジタル署名やタイムスタンプがある場合には、ディジタル署名やタイムスタンプの検証を行うことが望ましい。これらの検証に失敗した場合には、データを送信した装置（入力装置１０１、又は、業務処理装置１０５）にエラーを返送し、処理を終了する（図示せず）。

次に、記録管理装置１０６は、受信した電子ファイルからテキスト情報を抽出し、特徴量を計算する（ステップＳ６０３）。画像情報などテキスト情報を保持していない形式の電子ファイルの場合には、文字認識技術を利用して、テキスト情報を抽出しても良い。テキスト情報を抽出することで、ファイル形式が異なる場合であっても内容が同一のファイルを検索することが可能となる。

特徴量を求める方法としては、ハッシュ関数を利用することが望ましい。ハッシュ関数とは、任意長の入力データから固定長の値を出力する関数である。情報の安全性を確保する目的からは、ハッシュ関数は、同じ出力値を与えるような２つの異なる入力データを見出すのが困難で、かつ、出力値から入力データを見出すのが困難であるような関数を用いるのが望ましい。なお、ハッシュ関数の計算アルゴリズムは公開されていても構わない。

次に、記録管理装置１０６は、受信した電子ファイルから項目名と値の対応関係を解析する（ステップＳ６０４）。項目名とは、例えば、金額や日付などである。項目名と値の対応関係を解析する技術としては、例えば、電子ファイルの構造と読み込む項目名などを定義しておき、受信した電子ファイルと照合することで項目名と値のペアを抽出する方式がある（例えば特開２００４−１３９４８４号公報、特願２００６−１９１３２４号公報など参照）。

次に、記録管理装置１０６は、受信した電子ファイルの特徴量を計算する（ステップＳ６０５）。電子ファイルの特徴量は、例えば、記録ハッシュ値として用い、重複してファイルが登録されていないかを検証する場合に利用できる。
次に、記録管理装置１０６は、記録管理装置１０６内で一意となる記録ＩＤを生成する（ステップＳ６０６）。続いて、記録属性データ７００を作成する（ステップＳ６０７）。

図７は、記録属性データの一例を示している。
図７に示す通り、記録属性データ７００には、記録ＩＤ７０１、業務ＩＤ７０２、トランザクションＩＤ７０３、プロセスＩＤ７０４、分類ＩＤ７０５、記録種別ＩＤ７０６、操作内容７０７、記録ハッシュ値７０８、テキスト情報７０９、テキスト情報ハッシュ値７１０、テキスト情報解析結果７１１、登録者７１２、登録日時７１３、関連記録ＩＤ７１４、ディジタル署名７１５、タイムスタンプ７１６がある。

業務ＩＤ７０２、トランザクションＩＤ７０３，プロセスＩＤ７０４、記録種別ＩＤ７０６、操作内容７０７、登録者７１２、登録日時７１３、関連記録ＩＤ７１４は、図４に示す電子ファイル属性４００の値と同じ値を指定する。記録ＩＤ７０１、記録ハッシュ値７０８、テキスト情報７０９、テキスト情報ハッシュ値７１０、テキスト情報解析結果７１１は登録機能１６１で生成した値を指定する。

ディジタル署名７１５、タイムスタンプ７１６が、電子ファイル属性４００に含まれている場合には、電子ファイル属性４００と同じ値を指定する。含まれていない場合には、記録属性データ７００に値を指定しないか、又は、記録管理装置１０６で生成、又は、取得した値を指定する。

次に、記録管理装置１０６は、保存ポリシ５０４に基づき、電子ファイル、記録属性データ７００を保管する（ステップＳ６０８）。保存ポリシ５０４で追加の処理、例えば、タイムスタンプを取得する、などが指定されている場合には、追加の処理をした後に保管する。続いて、記録ＩＤを、データを送信した装置（入力装置１０１、又は、業務処理装置１０５）に返す（ステップＳ６０９）。

続いて、図８、図９を参照して、本発明の実施形態に係る記録管理装置１０６における検証機能１６２について説明する。記録管理装置１０６は監査用装置１０２から後述する図８に示す検証要求データ８００を受け取り、検証ポリシ５０５に基づき、検証対象のデータを検証する。

図８は、本発明の実施形態に係る検証要求データ８００の例を示している。図８において、検証要求データ８００は、記録ＩＤ８０１、業務ＩＤ８０２、トランザクションＩＤ８０３、検証項目８０４、検証補足データ８０５の属性を含んでいる。検証要求データ８００は、これらの属性のうち、少なくとも、記録ＩＤ８０１、又は、業務ＩＤ８０２とトランザクションＩＤ８０３のいずれかの属性又は属性ペアを含んでいる。

検証項目８０４は、明示的に検証内容を指定する場合に、検証要求データ８００に含める。検証補足データ８０５は、検証項目８０４によって補足データが必要な場合に、検証要求データ８００に含める。例えば、業務処理装置１０５が管理する帳簿データと記録管理装置１０６で管理する記録との比較を行う場合には、検証補足データ８０５として、帳簿データを検証要求データ８００に含める。

図９は、本発明の実施形態に係る記録管理装置１０６における検証機能１６２のフローを示している。図９において、記録管理装置１０６は、監査用装置１０２から検証要求データ８００を受信する（ステップＳ９０１）。記録管理装置１０６は、認証装置１０４によるユーザ認証が成功した場合のみ、検証要求データ８００を受信するようにすることが望ましい。

記録管理装置１０６は、ユーザ認証情報に基づき、検証可能な記録、検証項目を制限することが望ましい。監査用装置１０２は、検証要求データ８００の作成に必要な情報を業務処理装置１０５から取得する。また、別の実施形態として、記録管理装置１０６は、業務処理装置１０５から検証要求データ８００を受信するようにしても良い。

次に、記録管理装置１０６は、受信した検証要求データ８００に、記録ＩＤ８０１の属性が含まれているか否かを確認する（ステップＳ９０２）。ステップＳ９０２で記録ＩＤ８０１の属性が含まれている場合には、ステップＳ９０３へ進み、含まれていない場合には、検証要求データ８００に業務ＩＤ８０２とトランザクションＩＤ８０３が含まれていることを確認し、ステップＳ９０４へ進む。なお、検証要求データ８００に記録ＩＤ８０１、又は、業務ＩＤ８０２とトランザクションＩＤ８０３のいずれも含んでいない場合にはエラーを監査用装置１０２に返送し、処理を終了する（図示せず）。

次に、記録管理装置１０６は、ステップＳ９０２において、検証要求データ８００に記録ＩＤ８０１の属性を含んでいない場合、記録ＩＤ８０１を持つ記録属性データ７００と、当該記録属性データ７００に関連する電子ファイルを取得する（ステップＳ９０３）。また、ステップＳ９０２において、検証要求データ８００に記録ＩＤ８０１の属性を含んでいない場合、業務ＩＤ８０２、トランザクションＩＤ８０３を持つ記録属性データ７００と、当該記録属性データ７００に関連する電子ファイルを取得する（ステップＳ９０４）。

ステップＳ９０３において、取得される記録属性データ７００は１つであるのに対して、ステップＳ９０４において、取得される記録属性データ７００は１つ以上含む場合がある。
次に、記録管理装置１０６は、検証要求データ８００に記録ＩＤ８０１の属性を含んでいる場合には記録属性データ７００に含まれる分類ＩＤ７０５から、記録ＩＤ８０１の属性を含んでいない場合には業務ＩＤ８０２から、関連する検証ポリシ５０５を取得する（ステップＳ９０５）。続いて、検証ポリシ５０５に基づき、検証処理を行う（ステップＳ９０６）。

検証処理は、検証ポリシ５０５に含まれる検証項目に応じた処理である。検証ポリシ５０５に２以上の検証項目が含まれる場合には、それぞれの検証処理を行う。また、標準の検証ポリシ５０５を定義しておき、対応する検証ポリシ５０５がない場合に、標準の検証ポリシ５０５を適用するようにしても良い。

続いて、本発明の実施形態に係る検証処理（ステップＳ９０６）の具体例として、帳簿データ整合性検証、順序性検証、重複検証、完全性検証について説明する。
帳簿データ整合性検証は、業務処理装置１０５の帳簿データと記録管理装置１０６の電子ファイル内のデータが一致していることを確認する。帳簿データ整合性検証を行う場合には、監査用装置１０２は、検証要求データ８００の検証補足データ８０５に業務処理装置１０５の帳簿データを指定する。前記データが検証要求データ８０５に含まれない場合には、記録管理装置１０６は、帳簿データ整合性検証を行わない。

帳簿データの指定方法としては、項目名と値のペアがわかるようにしておく。例えば、ＸＭＬ（Extensible Markup Language）を使用することで、そのような記述が可能である。続いて、図１０を参照して、本発明の実施形態に係る帳簿データ整合性検証のフローについて説明する。

図１０において、記録管理装置１０６は、検証要求データ８００から検証補足データ８０５に含まれる帳簿データを取り出す（ステップＳ１００１）。続いて、記録属性データ７００からテキスト情報解析結果７１１を取り出す（ステップＳ１００２）。続いて、帳簿データとテキスト情報解析結果７１１を比較する（ステップＳ１００３）。検証ポリシ５０５の検証オプション情報で指定された項目名と一致する項目名の値を比較する。

順序性検証は、各業務プロセスで必要な電子ファイルが残っており、電子ファイルの発生順序が正しいことを確認する。順序性検証を行う場合には、監査用装置１０２は、検証要求データ８００に、少なくとも業務ＩＤ８０２とトランザクションＩＤ８０３を指定する。前記データが検証要求データ８００に含まれない場合には、記録管理装置１０６は、順序性検証を行わない。続いて、図１１を参照して、本発明の実施形態に係る順序性検証のフローについて説明する。

図１１において、記録管理装置１０６は、各記録属性データ７００から登録日時７１３を取得する（ステップＳ１１０１）。続いて、登録日時７１３以前に登録された業務ＩＤ７０２に関連する最も新しい業務プロセス定義情報５０６を記憶装置から取得する（ステップＳ１１０２）。続いて、業務プロセス定義情報５０６に基づき、各プロセスで必要な電子ファイルが存在するか確認する（ステップＳ１１０３）。続いて、各電子ファイルの記録属性データ７００の登録日時７１３から、電子ファイルの発生順序が正しいか確認する（ステップＳ１１０４）。

重複検証は、同一の電子ファイル、又は、同一のテキスト情報を持つ電子ファイルが登録されていないことを確認する。具体的には、記録属性データ７００の記録ハッシュ値７０８、又は、テキスト情報ハッシュ値７１０が一致する電子ファイルを検索し、一致した電子ファイルの記録ＩＤ７０１を返す。

完全性検証は、電子ファイルが変更されていないことを確認する。具体的には、ディジタル署名７１５の検証、タイムスタンプ７１６の検証、記録操作ログの検証のいずれか、又は、組合せにより確認する。ディジタル署名７１５、タイムスタンプ７１５がある場合には、これらを検証することが望ましい。

以上のようにして、記録管理装置１０６に保管された業務に関連する記録データの検証を実現できるだけではなく、業務処理装置１０５の帳簿データと記録管理装置１０６に保管された記録データの整合性の検証を実現できるようになり、監査業務を効率化できる。

なお、上述した本実施の形態例に限らず、本発明の要旨を逸脱しない限り、適宜変更しうることは言うまでもない。

本発明の一実施の形態に係るシステム構成例を示した説明図である。 コンピュータの一般的な構成例を示す図である。 業務処理装置における業務処理機能のフローを示す図である。 電子ファイル属性の例を示した図である。 記録管理装置が記憶装置に保管しているデータの例を示した図である。 記録管理装置における登録機能のフローを示した図である。 記録属性データの例を示した図である。 検証要求データの例を示した図である。 記録管理装置における検証機能のフローを示す図である。 帳簿データ整合性検証のフローを示す図である。 順序性検証のフロー図である。

符号の説明

１０１…入力装置、１０２…監査用装置、１０３…管理用装置、１０４…認証装置、１０５…業務処理装置、１０６…記録管理装置、１０７…ネットワーク、１５１…業務処理機能、１６１…登録機能、１６２…検証機能、１６３…業務プロセス管理機能、２０１…コンピュータ、２０２…ＣＰＵ、２０３…主記憶装置、２０４…補助記憶装置、２０５…ネットワークインターフェース、２０６…Ｉ／Ｏインターフェース、４００…電子ファイル属性、５０１…記録データ、５０２…分類ポリシ、５０３…登録ポリシ、５０４…保存ポリシ、５０５…検証ポリシ、５０６…業務プロセス定義情報、５０７…ユーザ情報、５０８…記録操作ログ、７００…記録属性データ、８００…検証要求データ

Claims (10)

1. １以上の電子ファイルにより構成される記録データと、前記記録データを識別する記録ＩＤと前記記録データに関連する業務を識別する業務ＩＤと前記記録データに関連する業務の案件を識別するトランザクションＩＤと前記記録データの分類を識別する分類ＩＤとを少なくとも含む記録属性データと、前記業務ＩＤ又は前記分類ＩＤに応じた検証内容を含む検証ポリシを、前記記憶装置に保管する記録管理装置であって、
   前記記録管理装置は、ネットワークに接続された業務処理装置、又は、入力装置から１以上の電子ファイルと、前記電子ファイルに関連する電子ファイル属性とを前記記憶装置に保管する登録機能と、前記記録データを前記検証ポリシに基づき検証する検証機能とを備えることを特徴とする記録管理装置。
2. 前記検証機能は、前記記録ＩＤ、又は、前記業務ＩＤと前記トランザクションＩＤのいずれかのデータを少なくとも含む検証要求データを受信する手段と、
   前記検証要求データに含まれる前記記録ＩＤ、又は、前記業務ＩＤと前記トランザクションＩＤを持つ前記記録属性データと、前記記録データに含まれる前記記録ＩＤにより特定される前記記録データを前記記憶装置から取得する手段と、
   前記記録属性データに含まれる前記分類ＩＤ、又は、前記検証要求データに含まれる前記業務ＩＤにより特定される前記検証ポリシを取得する手段と、
   前記検証ポリシに基づき、検証処理を行う手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の記録管理装置。
3. 前記登録機能は、前記電子ファイルと前記電子ファイル属性を受信する手段と、前記電子ファイルからテキスト情報を抽出し、前記テキスト情報の特徴量を計算する手段と、前記電子ファイルから項目名と値の対応関係を解析する手段と、前記電子ファイルの特徴量を計算する手段と、記録ＩＤを生成する手段と、前記記録属性データを作成する手段と、前記電子ファイルと前記記録属性データを前記記憶装置に保管する手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の記録管理装置。
4. 前記特徴量はハッシュ関数を用いたハッシュ値であることを特徴とする請求項３に記載の記録管理装置。
5. 前記記録属性データは、少なくとも、前記記録ＩＤと、前記電子ファイルの特徴量と、前記電子ファイルから抽出したテキスト情報と、前記テキスト情報の特徴量と、前記電子ファイルから項目名と値の対応関係を解析したテキスト情報解析結果と、
   を備えることを特徴とする請求項３に記載の記録管理装置。
6. 前記記録属性データはディジタル署名を含むことを特徴とする請求項５に記載の記録管理装置。
7. 前記検証要求データは、さらに、前記検証処理に必要な検証補足データを含み、前記検証補足データは項目名と値のペアを１以上含み、
   前記検証処理は、前記検証要求データから前記検証補足データに含まれる項目名と値のペアを取得する手段と、
   前記記録属性データから前記テキスト情報解析結果を取得する手段と、
   前記検証補足データに含まれる項目名と値のペアと前記テキスト情報解析結果を比較する手段と、
   を備えることを特徴とする請求項５に記載の記録管理装置。
8. 前記検証処理は、前記記録属性データから登録日時を取得する手段と、
   前記登録日時以前に登録された業務ＩＤに関連する最も新しい業務プロセス定義情報を取得する手段と、
   前記業務プロセス定義情報に基づき、各業務プロセスで必要な電子ファイルが存在するか否かを確認する手段と、
   前記電子ファイルの記録属性データの登録日時から、前記電子ファイルの発生順序が正しいか否かを確認する手段と
   を備えることを特徴とする請求項２に記載の記録管理装置。
9. 前記検証処理は、少なくとも前記記録属性データに含まれる前記電子ファイルのハッシュ値を示す記録ハッシュ値が一致する電子ファイルを検索することにより、同一の電子ファイル、又は、同一のテキスト情報を持つ電子ファイルが重複登録されていないことを確認する手段を備えることを特徴とする請求項４に記載の記録管理装置。
10. 前記検証処理は、少なくとも前記記録属性データに含まれるディジタル署名の検証をすることにより、電子ファイルが変更されていないことを確認する手段を備えることを特徴とする請求項６に記載の記録管理装置。

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