JP2010134561A - 業務文書処理装置 - Google Patents
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Abstract
【課題】証憑記載内容の不備が生じないよう、十分に確認を行って証憑を作成・管理を行う。
【解決手段】証憑に対して論理構造解析を行って記載内容の解析を行い、内部統制で用意されたRCM(リスクコントロールマトリックス)に従って、証憑記載項目が定められた関係を満たしているか、および、一連の業務で発生する証憑について定められた関係を満たしているか確認し、警告表示および修正入力を受付けることを特徴とする。
【選択図】図1
【解決手段】証憑に対して論理構造解析を行って記載内容の解析を行い、内部統制で用意されたRCM(リスクコントロールマトリックス)に従って、証憑記載項目が定められた関係を満たしているか、および、一連の業務で発生する証憑について定められた関係を満たしているか確認し、警告表示および修正入力を受付けることを特徴とする。
【選択図】図1
Description
本発明は、業務文書の記載内容を確認処理し、データベースに登録する業務文書処理装置に関し、例えば、文書の論理構造解析を利用した業務文書の登録・確認に関するものである。
日本版SOX法(金融商品取引法)の施行に伴い、企業の営業活動における証憑の取扱いに関心が高まっている。これに対し、特に企業における営業証憑は下記の二つの理由から不定型の紙文書が現在でも多く用いられており、管理上の課題となっている。
まず一つ目の理由は、営業証憑のうち社外取引先(顧客・提携先・発注先など)とやり取りするものについては、取引先で定義された形式に合わせて証憑を作成しなくてはならない場合があるからである。このため、定型業務であっても固定帳票を用いることができない場合が残り、電子化・自動化しきれない。
二つ目の理由は、証憑のうち企業内の管理部門への申請などに用いる文書は、法制度・ビジネス環境の変化・経営方針などに応じて、新設・統廃合・形式の変更の必要が生じるためである。このため、形式の変更が頻発してしまい、電子化・自動化がなかなか進まない。
一方で、内部統制においては証憑記載内容の正確性および証憑の適切な保存が重要である。証憑記載内容の不備が生じないよう、下記に列挙するような項目(RCM(Risk Control Matrix))について十分に確認を行って証憑を作成・管理する必要がある。
確認項目例1:取引額が顧客に対して設定した与信限度額内であるか。
確認項目例2:取引間隔に応じた与信限度額の再設定が行われているか。
確認項目例3:取引金額や種別ごとに規定された職位以上の決裁を得ているか。
確認項目例4:証憑の作成日付より保管日付の方が先になっていないか。
確認項目例5:確認項目例4とは逆に、証憑の作成日付から保管日付まで期間があきすぎていないか。
確認項目例6:見積書・注文書・注文請書・納品書・検収書・請求書・領収書などの間で企業名・金額・納品期日・納品条件・検収期日・支払期日・支払条件などが合致しているか。
確認項目例7:発注書や納品書作成部署と入金や出金手続き部署は異なるか。
確認項目例8:証憑の作成日付は業務フローに定められた順序に沿っているか。
確認項目例2:取引間隔に応じた与信限度額の再設定が行われているか。
確認項目例3:取引金額や種別ごとに規定された職位以上の決裁を得ているか。
確認項目例4:証憑の作成日付より保管日付の方が先になっていないか。
確認項目例5:確認項目例4とは逆に、証憑の作成日付から保管日付まで期間があきすぎていないか。
確認項目例6:見積書・注文書・注文請書・納品書・検収書・請求書・領収書などの間で企業名・金額・納品期日・納品条件・検収期日・支払期日・支払条件などが合致しているか。
確認項目例7:発注書や納品書作成部署と入金や出金手続き部署は異なるか。
確認項目例8:証憑の作成日付は業務フローに定められた順序に沿っているか。
ところが、紙文書を用いた業務処理においてはユーザの目視確認に頼らざるを得ない。ヒューマンエラーやユーザの認識不徹底に由来する管理不測が原因で監査時に証憑の不備が指摘されたり、内部統制に問題があると指摘されたりするリスクがある。
また、当初一件の見積書だった案件がその後の様々な事情により分割受注案件になったり、FAXで先に内容の確認を行い後日正式な証憑を受領したりする等、証憑の扱いが変則的になる場合がある。そのような場合は後日理由(変則的になった理由)を説明できるようにしておかなくてはならないが、これを怠っていると監査時には担当者の記憶があいまいになってしまい、確認工数を増大させる一因となる。
そこで、企業内の文書を管理するシステムとして、非特許文献1乃至4に示されるようなものが考え出されている。
また、証憑の内容を確認するためには、紙文書のスキャン画像に対して論理構造解析を行い、どのような項目に対してどのような値が記載されているのか自動的に抽出を行う必要があるが、このような技術としては特許文献1乃至3に示されるようなものある。
Documentum(ECMジャパン株式会社)http://japan.emc.com/products/family/documentum-family.htm
:DocumentBroker(株式会社日立製作所)http://www.hitachi.co.jp/Prod/comp/soft1/docbro/
Ridoc(株式会社リコー)http://www.ricoh.co.jp/ridoc_ds/rds/
FileNet(日本アイ・ビー・エム株式会社)http://www.ibm.com/developerworks/jp/ysl/library/db2/y-db2-filenetp8-1/
特願平7−341983号公報
特願平10−64431号公報
特願2000−163784号公報
しかし、非特許文献1乃至4に示された何れのシステムも文書をただ保管するだけに留まり、文書中に記載された内容の解釈、意味の入力については何も処理を行わないものである。したがって、内容についての処理は全てユーザが行わなくてはならず、煩雑さの点については目視による確認と何ら変わりがない。
また、特許文献1乃至3に示された何れの技術も応用としては文書の整理や検索性向上に留まっているため、意味を踏まえた処理や判断は全てユーザが行わなくてはならない。
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、ユーザの目視に頼らずに自動で業務文書の記載内容を確認することができる業務文書処理装置を提供するものである。
上記課題を解決するために、発明者らは、企業内で発生する証憑の種類は限定的であること、記載項目は証憑ごとに固定的であること、内部統制で用意された確認項目データ(例えば、RCM(リスクコントロールマトリックス))にその企業において発生する証憑について定められた関係が整理・記載されていることに着目した。特に、RCMに記載される証憑についての関係は、単一の証憑の記載項目に関するもの(上記の確認項目例1〜5)と、一連の業務で発生する証憑の間での記載項目に関するもの(上記の確認項目例6〜8)に大別することができる。
つまり、本発明による業務文書処理装置は、入力された業務文書の構造を解析し、複数の記載項目によって構成される論理構造データを生成する入力文書解析部と、業務文書の確認項目事項データであって、入力された業務文書の前記論理構造データに含まれる文書種別データに対応する確認項目データを、確認項目データを格納するデータベースから取得する確認項目データ取得部と、入力された業務文書の論理構造データと確認項目データ取得部によって取得された確認項目データとを比較して、入力された業務文書の記載内容を確認する記載項目確認処理部と、記載項目確認処理部が入力された業務文書の論理構造データに不適合記載を確認した場合には、警告表示を行う警告表示部と、を備える。ここで、確認項目データは、業務文書の確認項目事項を含むRCM(リスクコントロールマトリックス)データや、顧客データである。
また、記載項目確認処理部は、入力された業務文書における記載項目が前記確認項目データに定められた関係を充足するか否か確認する。
確認項目データ取得部は、確認項目データが入力された業務文書に関連する他の種類の文書の種別データを含む場合に、当該他の種類の文書に対応する論理構造データを論理構造データベースから取得する。このとき、記載項目確認処理部は、入力された業務文書の論理構造データに含まれる記載項目と、他の種類の文書の論理構造データに含まれる記載項目が、確認項目データに定められた関係を充足するか否かを確認する。
上記業務文書処理装置は、さらに、警告表示に含まれる不適合記載の修正、又は不適合記載が生じた理由を含む付加情報の入力を受け付け、入力された業務文書の論理構造データに反映するデータ修正反映部と、修正又は付加情報が反映された論理構造データを論理構造データベースに登録するデータ登録部と、を備える。
さらなる本発明の特徴は、以下本発明を実施するための最良の形態および添付図面によって明らかになるものである。
本発明の業務文書処理装置によれば、ユーザの目視に頼らずに自動で業務文書の記載内容を確認することができるようになる。
以下、添付図面を参照しながら、本発明の業務文書処理装置を実施するための最良の形態を詳細に説明する。図1〜図11は、本発明の実施の形態を例示する図であり、これらの図において、同一の符号を付した部分は同一物を表し、基本的な構成及び動作は同様であるものとする。
<業務文書処理装置の構成>
図1は、本発明の実施形態による業務文書処理装置の内部構成を概略的に示す機能ブロック図である。この業務文書処理装置は、各種文書についてのRCM(リスクコントロールマトリックス)を格納しているRCM_DB100と、顧客データを格納している顧客DB101と、証憑の論理構造を格納している証憑論理構造DB102と、データを表示するための表示装置103と、表示されたデータに対してメニューを選択するなどの操作を行うためのキーボード104と、マウスなどのポインティングデバイス105と、必要な演算処理及び制御処理等を行う中央処理装置106と、中央処理装置106での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ107と、中央処理装置106での処理に必要なデータを格納するデータメモリ108と、を備えている。
図1は、本発明の実施形態による業務文書処理装置の内部構成を概略的に示す機能ブロック図である。この業務文書処理装置は、各種文書についてのRCM(リスクコントロールマトリックス)を格納しているRCM_DB100と、顧客データを格納している顧客DB101と、証憑の論理構造を格納している証憑論理構造DB102と、データを表示するための表示装置103と、表示されたデータに対してメニューを選択するなどの操作を行うためのキーボード104と、マウスなどのポインティングデバイス105と、必要な演算処理及び制御処理等を行う中央処理装置106と、中央処理装置106での処理に必要なプログラムを格納するプログラムメモリ107と、中央処理装置106での処理に必要なデータを格納するデータメモリ108と、を備えている。
中央処理装置106は、証憑に記載された項目が定められた関係を満たすかを確認し、ユーザに警告表示を行うと共に修正および付加情報の入力を受付ける、単一証憑記載項目確認処理部109と、一連の業務で発生する証憑の間で、記載項目が定められた関係を満たすかを確認し、ユーザに警告表示を行うと共に修正および付加情報の入力を受付ける、証憑間記載項目確認処理部110と、を含んでいる。
データメモリ108は、RCM_DB100から取得してきた、読み込んだ証憑文書に使用するRCMデータを保持するRCMデータ(保持部)111と、顧客DB101から取得してきた対象の顧客データを保持する顧客データ(保持部)112、証憑の論理構造DB102から取得した証憑論理構造データを保持する証憑の論理構造データ(保持部)113と、を含んでいる。
<各データの構造>
図2乃至4は、データメモリ108に含まれる、RCMデータ111、顧客データ112および証憑の論理構造データ113のデータ構造(例)を示す図である。図11は、別の証憑のRCMデータ例と論理構造データ例を示している。
図2乃至4は、データメモリ108に含まれる、RCMデータ111、顧客データ112および証憑の論理構造データ113のデータ構造(例)を示す図である。図11は、別の証憑のRCMデータ例と論理構造データ例を示している。
図2Aに示されるRCMデータは、証憑のID200、証憑の種別201、証憑の確認項目202、関連証憑の種別203、関連証憑の確認項目204、関係205、適用条件206を含んでいる。適用条件については、207〜208に示すRCMの適用条件節データの配列で保持される。図2の例では、受領書と納品書との間の関係を確認するためのRCMデータとなっている。つまり、「『受領書』が適用条件を満たす場合、同一案件に属する証憑『受領書』と『納品書』について、『受領書』に記載されている『品名』と『納品書』に記載されている『品名』は『等しい』」という関係を意味する。関連証憑の種別203については、単一の証憑に対する確認項目の場合はNULLが設定されている。
図2Bに示されるRCMの適用条件節データは、証憑の条件項目207および条件208を含んでいる。図2の例は、「『金額』が『1000万円以上』」という条件を意味する。例えば、後述するように、この金額に関する条件によって決裁者に権限があるか否か判断されるようになっている。
図11Aの例では、関連証憑の種別1103はNULLになっている。従って、後述するように(図7参照)、単一の証憑に対する確認処理のみが行われるRCMデータの例であり、「『契約書』が適用条件を満たす場合、記載されている『決済者』は『部長以上である』」という関係を意味する。
図3に示される顧客データは、顧客名300、最終与信確認日301、与信限度額302を含んでいる。図3の例は、「顧客『○×△□株式会社』の与信限度額は『5000万円』であり、この与信限度額を最後に確認したのは『2008年2月11日』である」という情報を意味する。
図4に示される証憑論理構造データは、証憑が読み込まれたときに付与される案件ID400、証憑の種別401、企業名402、決裁者403、金額404、納品期日405、納品条件406、支払期日407、支払条件408、明細409、証憑作成日410、付加情報411、最終与信確認日412、与信限度額413を含んでいる。400〜410までは証憑を読み込んだ時に既に設定されており、411〜413はその後の処理で設定する値である。ただし、402〜408の情報は証憑の種類によっては存在したり存在しなかったりする。図4の例は、「案件IDが『2008A_01234』で、証憑の種別が『受領書』である証憑では、企業名が『○×△□株式会社』であり、決裁者が『購買部 部長 日立花子』であり、納品期日が『2009年3月31日』であり、明細が『業務文書処理装置 1式』であり、証憑作成日が『2009年3月30日』である」という情報を意味する。
図11Bの例では、「案件IDが『2008A_01230』であり、証憑の種別が『契約書』である証憑では、企業名が『○×□△株式会社』であり、決裁者が『営業部主任 日立太郎』であり、証憑作成日が『2009年3月30日』である」という情報を意味する。
<具体的処理内容>
1)全体的処理
上述のように構成された本実施形態の業務文書処理装置において行われる処理について説明する。図5は、業務文書処理装置における全体的処理の流れを概略的に示すフローチャートである。
1)全体的処理
上述のように構成された本実施形態の業務文書処理装置において行われる処理について説明する。図5は、業務文書処理装置における全体的処理の流れを概略的に示すフローチャートである。
図5において、まず、中央処理装置(制御部)106は、図示しないスキャナ等によって入力された証憑の論理構造データを取得し、証憑の論理構造データ113として保持する(ステップS500)。なお、証憑のスキャンイメージから論理構造データを得る手法については、特許文献1乃至3に開示された文書論理構造解析技術が利用可能である。証憑の論理構造データ113の値400〜410のうち、証憑に記載されていなかったものはNULLで保持する。このとき、入力された文書論理構造解析の結果得られた証憑の種別401に基づいて、確認処理に使用されるRCMデータ(図2参照)がRCM_DB100から取得され、RCMデータ保持部111に保持される。RCMデータは複数あり、1つのRCMデータを1要素という。従って、例えば、RCMデータが3つある場合には、要素数は3となる。
次に、中央処理装置106は、データ変更フラグをFALSEに設定する(ステップS501)。このフラグは初期値のようなものであり、入力された証憑の論理構造データについてはまずFALSEに設定される。そして、中央処理装置106は、図3を参照し、企業名の情報に基づいて最終与信確認日と与信限度額の情報を取得する(ステップS502)。つまり、中央処理装置106は、顧客DB101に格納されている顧客データ112の要素のうち、顧客名300が証憑の論理構造データ113の企業名402と同じものを探す。そして、中央処理装置106は、そのような要素における最終与信確認日301を、証憑の論理構造データ113の最終与信確認日412の欄に、与信限度額302を与信限度額413の欄に転記する。
その後、単一証憑記載項目確認処理部109は、入力された証憑データ内において証憑記載項目が定められた関係を満たすか否か確認する(ステップS503)。この処理は、単一証憑記載項目確認処理部109が、例えば、上述の確認項目例1〜5に挙げたような確認を行うものである。詳細については、図7を用いて説明する。
また、証憑間記載項目確認処理部110は、一連の業務で発生する証憑の間で、記載項目が定められた関係を満たすか否か確認する(ステップS504)。つまり、これは、既に発生している証憑と入力証憑との間で条件を満たすものがあるかを確認する処理である。証憑間記載項目確認処理部110が、例えば、上述の確認項目例6〜8に挙げたような確認を行う。詳細については、図9を用いて説明する。
その後、中央処理装置106は、証憑の論理構造データの確認表示を表示装置103上に行い、ユーザによる修正入力を受付ける(ステップS505)。ここで表示する画面は、図6に示すようなものである。図6において600に示すように、論理構造データの内容の表示が行われる。これに対してユーザは修正を行ってから値を登録する旨ボタン601を押下することや、修正を行わずに値を登録する旨ボタン601を押下することができる。修正があると、この時点でフラグはTRUEとなる。
ユーザが修正を行ってからボタン601を押下した場合は、中央処理装置106は、変更内容を証憑の論理構造データ113に反映させると共にデータ変更フラグをTRUEに設定する(ステップS506)。さらに、中央処理装置106は、データ変更フラグがTRUEかどうかを調べ(ステップS507)、TRUEであればステップS501に戻って処理をやり直す。フラグがTRUEということは、修正がなされたことを意味するので、再度確認するためである。
ステップS507においてFALSEだった場合は、中央処理装置106は、証憑の論理構造データ113に保持している内容を証憑の論理構造DB102に格納し(ステップS508)、処理を終了する。
2)単一証憑内における記載項目確認処理
図7は、図5のステップS503における、証憑記載項目が定められた関係を満たすか確認する処理の詳細につい説明するためのフローチャートである。図7において、各ステップの処理主体は、特に断らない限り、単一証憑記載項目確認処理部109である。
図7は、図5のステップS503における、証憑記載項目が定められた関係を満たすか確認する処理の詳細につい説明するためのフローチャートである。図7において、各ステップの処理主体は、特に断らない限り、単一証憑記載項目確認処理部109である。
まず、インデックス変数iを1で初期化する(ステップS700)。次に、RCM_DB100に格納されているRCMデータ111の要素数がi未満であるかどうかを調べ、i未満であれば処理を終了する(ステップS701)。i以上であった場合はさらにステップS702移行の処理が実行され、i未満だった場合(最初の場合は1未満)には処理は終了する。この場合には、確認すべきRCMの要素がもう存在しないからである。
また、RCMデータ111のi番目の要素の適用条件206(条件節データ)を満たすかどうかを調べる(ステップS702)。満たさない場合、処理は、ステップS707に移行し、満たす場合は、ステップS703に移行する。つまり、RCMデータ111のi番目の要素の関連証憑の種別203はNULLであるかどうかを調べる(ステップS703)。NULLではなかった場合は証憑間の関係を記述している要素なので対象外であり、処理はステップS707に移行する。
NULLだった場合は、処理はステップS704に移行する。そして、RCMデータ111のi版目の要素の証憑の確認項目202は、関係205で保持している関係を満たすかどうか調べる(ステップS704)。満たしていない場合は、処理はステップS705に移行し、満たす場合には、処理はステップS707に移行する。
ステップS705においては、中央処理装置106は、警告表示を表示装置103上に行い、ユーザからの修正・付加情報の入力を受付ける(ステップS705)。
ステップS705で表示され警告表示画面は、例えば、図8に示すようなものとなる。図8において、800に示すように、中処理装置106は、RCMデータのi番目の要素に記述されている関係を満たしていないことの説明を、ID1100(図8の例では「契約書_001」)、証憑の種別1101(図8の例では「契約書」)、証憑の確認項目1102(図8の例では「決裁者」)、関係1105(図8の例では「部長以上である」)、証憑の論理構造データ113の対応する項目の値(図8の例では「営業部主任 日立 太郎」)を埋め込んだ形で、表示装置103上に表示する。なお、図8の例では、RCMデータのi番目の要素では、「契約書(証憑の種別1101)と関連付けて確認するべき」として指定されている証憑は存在しないとして関連証憑の種別1103はNULLとなっている。また、証憑の確認項目1102が”決裁者”であり、本来決裁者が「部長以上である」のに、図8では「主任」となっているので、警告表示800が表示されている。
そして、中央処理装置106は、801に示すように論理構造データ1107〜1117、1118〜1120の内容の表示を行い、802に示すように付加情報入力のための領域を表示する。ユーザは、801に対する修正や802に対する入力を行ってから値を登録する際にボタン803を押下することや、修正・入力を行わずに値を登録する際にボタン803を押下することができるようになっている。
図8は、801の決裁者の欄にプロンプトが表示されており、ユーザが修正を行っている様子を例示している。このような修正を行うことにより、特許文献1乃至3の文書論理構造解析の技術に示される、証憑のスキャンイメージから論理構造データを得る過程でエラーが生じていても、修正を行うことができる。
ユーザが修正・入力を行ってからボタン803を押下した場合は、修正・付加情報の入力内容を証憑の論理構造データ113に反映させると共にデータ変更フラグをTRUEに設定する(ステップS706)。ここで、付加情報としてユーザが802に入力を行った場合は、付加情報1118で保持する。
その後、インデックス変数iを1増やし(ステップS707)、ステップS701に戻って処理をやり直す。
3)証憑間における記載項目確認処理
図9は、図5のステップS504における、一連の業務で発生する証憑の間で、記載項目が定められた関係を満たすか確認する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。図9において、各ステップの処理主体は、特に断らない限り、証憑間記載項目確認処理部110である。
図9は、図5のステップS504における、一連の業務で発生する証憑の間で、記載項目が定められた関係を満たすか確認する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。図9において、各ステップの処理主体は、特に断らない限り、証憑間記載項目確認処理部110である。
まず、インデックス変数iを1で初期化する(ステップS900)。次に、RCM_DB100に格納されているRCMデータ111の要素数がi未満であるかどうかを調べ、i未満であれば処理を終了する(ステップS901)。i以上であった場合はさらにステップS902移行の処理が実行され、i未満だった場合(最初の場合は1未満)には処理は終了する。この場合には、確認すべきRCMの要素がもう存在しないからである。
RCMデータ111のi番目の要素の適用条件206を満たすかどうかを調べる(ステップS902)。満たさない場合はステップS908に処理は移行する。
適用条件206を満たす場合は、RCMデータ111のi番目の要素の関連証憑の種別203がNULLであるかどうかを調べる(ステップS903)。NULLだった場合は単一の証憑における関係を記述している要素なので対象外であり、処理はステップS908に移行する。
ステップS903でNULLではないと判断された場合は、証憑の論理構造データ113における案件ID400と同じ案件IDを持ち、RCMデータ111のi番目の要素の関連証憑の種別203と同じ証憑の種別を持つような証憑が証憑の論理構造DB102に格納されているかどうかを調べる(ステップS904)。格納されていなかった場合、処理はステップS908に移行する。
該当する証憑が証憑論理構造DB102に格納されていた場合は、RCMデータのi番目の要素で保持している関係205を満たすかどうか調べる(ステップS905)。関係205を満たしていない場合は、中央処理装置106は、まず、警告表示を行い、ユーザによる修正・付加情報の入力を受付ける(ステップS906)。ここで表示する警告画面は、図10に示すようなものである。1000に示すように、RCMデータのi番目の要素に記述されている関係を満たしていないことの説明を表示される。なお、1000のような警告文章テンプレートには空欄「」が設けられており、この中に該当項目が埋め込まれることによって条件不適合の場合の警告文章が生成される。例えば、ID200(図10の例では「受領書_001」)、証憑の種別201(図10の例では「受領書」)、証憑の確認項目202(図10の例では「企業名」)、関連証憑の種別203(図10の例では「納品書」)、関連証憑の確認項目204(図10の例では企業名)、関係205(図10の例では「等しい」)、証憑の論理構造データ113の対応する項目の値(図10の例では「○×△□株式会社」)、及び証憑の論理構造DB102に格納されている証憑の論理構造データの対応する項目の値(図10の例では「○×株式会社」)が、警告文章テンプレート内の表示空欄「」に埋め込まれる。
また、1001に示すように、論理構造データの内容の表示を行い、1002に示すように、付加情報入力のための領域を表示する。ユーザは、1001に対する修正・1002に対する入力を行ってから値を登録する旨ボタン1003を押下することや、修正・入力を行わずに値を登録する旨ボタン1003を押下することができる。図10は、1002の付加情報入力のための領域にユーザが入力を行っている様子を例示している。このような入力を行うことにより、証憑登録の時点で証憑の変則的な扱いに対する理由を明示しておくことができ、監査の際には即座に説明を行って工数削減につなげることができる。
ユーザが修正・入力を行ってからボタン1003を押下した場合は、修正・付加情報の入力内容を証憑の論理構造データ113に反映させると共にデータ変更フラグをTRUEに設定する(ステップS907)。ここで、付加情報としてユーザが1002に入力を行った場合は、付加情報411で保持する。
その後、インデックス変数iを1増やし(ステップS908)、ステップS901に戻って処理をやり直す。
<まとめ>
本実施形態では、証憑の登録時に内容の確認を自動的に行い、ユーザに警告表示を行うと共に付加情報の入力を受付けることにより、記入間違いを未然に防ぐと同時に変則的な証憑の取扱いにおける理由の情報を確実に収集することができる。特に、その証憑記載項目は定められた条件を満たすか、一連の業務で発生する証憑の間で、記載項目が定められた関係を満たすか確認することにより、確認を確実に行うことができる。なお、一連の業務で発生する証憑は、確認対象の証憑について取得した確認項目データ(例えば、RCMデータ)に含まれる関連証憑の情報に基づいて特定される。
本実施形態では、証憑の登録時に内容の確認を自動的に行い、ユーザに警告表示を行うと共に付加情報の入力を受付けることにより、記入間違いを未然に防ぐと同時に変則的な証憑の取扱いにおける理由の情報を確実に収集することができる。特に、その証憑記載項目は定められた条件を満たすか、一連の業務で発生する証憑の間で、記載項目が定められた関係を満たすか確認することにより、確認を確実に行うことができる。なお、一連の業務で発生する証憑は、確認対象の証憑について取得した確認項目データ(例えば、RCMデータ)に含まれる関連証憑の情報に基づいて特定される。
また、RCMを用いて証憑の内容の確認を行うことにより、企業ごとの業務内容に即した形で内容の確認を行うことができる。RCMは、内部統制において企業内で標準的に作成される書類であるため、システム構築および運用の工数を低減させることができる。RCMを基に加工した情報を用いて、証憑の内容の確認を行う場合も、同様の効果が期待できる。
さらに、顧客データを用いて証憑の内容の確認を行うことにより、取引案件に応じた形で内容の確認を行うことができる。
なお、本発明は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードによっても実現できる。この場合、プログラムコードを記録した記憶媒体をシステム或は装置に提供し、そのシステム或は装置のコンピュータ(又はCPUやMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそれを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。このようなプログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、CD−ROM、DVD−ROM、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、CD−R、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROMなどが用いられる。
また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOS(オペレーティングシステム)などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータ上のメモリに書きこまれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータのCPUなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。
また、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを、ネットワークを介して配信することにより、それをシステム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はCD-RW、CD-R等の記憶媒体に格納し、使用時にそのシステム又は装置のコンピュータ(又はCPUやMPU)が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行するようにしても良い。
100・・・RCM DB
101・・・顧客DB
102・・・証憑の論理構造DB
103・・・表示装置
104・・・キーボード
105・・・ポインティングデバイス
106・・・中央処理装置
107・・・プログラムメモリ
108・・・データメモリ
101・・・顧客DB
102・・・証憑の論理構造DB
103・・・表示装置
104・・・キーボード
105・・・ポインティングデバイス
106・・・中央処理装置
107・・・プログラムメモリ
108・・・データメモリ
Claims (6)
- 業務文書の記載内容を確認処理し、データベースに登録する業務文書処理装置であって、
前記業務文書を入力する入力部と、
前記入力された業務文書の構造を解析し、複数の記載項目によって構成される論理構造データを生成する入力文書解析部と、
業務文書の確認項目事項データであって、前記入力された業務文書の前記論理構造データに含まれる文書種別データに対応する確認項目データを、確認項目データを格納するデータベースから取得する確認項目データ取得部と、
前記入力された業務文書の前記論理構造データと前記確認項目データ取得部によって取得された前記確認項目データとを比較して、前記入力された業務文書の記載内容を確認する記載項目確認処理部と、
前記記載項目確認処理部によって前記入力された業務文書の前記論理構造データに不適合記載が確認された場合には、警告表示を行う警告表示部と、
を備えることを特徴とする業務文書処理装置。 - 前記確認項目データは、業務文書の確認項目事項を含むRCM(リスクコントロールマトリックス)データであり、
前記確認項目データ取得部は、前記入力された業務文書の前記論理構造データに含まれる文書種別データに対応するRCMデータを、RCMデータベースから取得し、
前記記載項目確認処理部は、前記入力された業務文書の前記論理構造データと前記確認項目データ取得部によって取得された前記RCMデータとを比較して、前記入力された業務文書の記載内容を確認することを特徴とする請求項1に記載の業務文書処理装置。 - 前記確認項目データは、業務文書に含まれる顧客データであり、
前記確認項目データ取得部は、前記入力された業務文書の前記論理構造データに含まれる文書種別データに対応する顧客データを、顧客データベースから取得し、
前記記載項目確認処理部は、前記入力された業務文書の前記論理構造データと前記確認項目データ取得部によって取得された前記顧客データとを比較して、前記入力された業務文書の記載内容を確認することを特徴とする請求項1に記載の業務文書処理装置。 - 前記記載項目確認処理部は、前記入力された業務文書における記載項目が前記確認項目データに定められた関係を充足するか否か確認する請求項1乃至3の何れか1項に記載の業務文書処理装置。
- 前記確認項目データ取得部は、前記確認項目データが前記入力された業務文書に関連する他の種類の文書の種別データを含む場合に、当該他の種類の文書に対応する論理構造データを論理構造データベースから取得し、
前記記載項目確認処理部は、前記入力された業務文書の前記論理構造データに含まれる記載項目と、前記他の種類の文書の論理構造データに含まれる記載項目が、前記確認項目データに定められた関係を充足するか否かを確認することを特徴とする請求項1乃至4の何れか1項に記載の業務文書処理装置。 - さらに、前記警告表示に含まれる前記不適合記載の修正、又は前記不適合記載が生じた理由を含む付加情報の入力を受け付け、前記入力された業務文書の前記論理構造データに反映するデータ修正反映部と、
前記修正又は前記付加情報が反映された前記論理構造データを論理構造データベースに登録するデータ登録部と、
を備えることを特徴とする請求項1乃至5の何れか1項に記載の業務文書処理装置。
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