JP2008197805A - データ管理装置、データ管理方法およびデータ管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 複数のデータを結合したデータの容量を少なくする。
【解決手段】 予め記憶された複数のファイルのうちから少なくとも１つを要素として決定する要素決定部（Ｓ０３）と、決定された少なくとも１つの要素の順位を決定する順位決定部（Ｓ０６）と、決定された少なくとも１つの要素それぞれの少なくとも一部を特定するためのリンク情報を含み、リンク情報の順位を定義する結合データを生成し、記憶する結合データ生成部（Ｓ０８）と、を備える。
【選択図】 図１０

Description

この発明は、データ管理装置、データ管理方法およびデータ管理プログラムに関し、特に、複数のファイルを結合した１つのファイルを生成するためのデータ管理装置、データ管理方法およびデータ管理プログラムに関する。

近年、デジタル複写機などの画像形成装置は、データを記憶するためのハードディスクドライブ（以下「ＨＤＤ」という）などの記憶装置を備えている。ＨＤＤは多くのファイルを記憶可能なため、ファイルを管理するための技術が種々開発されている。

特開２００４−２１３９０号公報には、複数のジョブをまとめて新たな処理モードを設定し、画像メモリに記憶し直すボックス結合保存機能を有する画像処理装置が記載されている。ところが、元データそのものを結合して結合データを生成すると、結合データそのものを変更しなければならない。結合データのページ数が多い場合には変更場所の特定が困難になるといった問題がある。また、元データとは別に結合データを生成する場合、元データにした変更が結合データに反映されないため、元データにした変更とは別に結合データを変更しなければならない。さらに、元データが複数の結合データに利用されている場合、元データにした変更を複数の結合データそれぞれに反映しなければならない。このため、複数の結合データのすべてを生成し直すか、それぞれに同じ変更をしなければならず、管理が煩雑になるといった問題がある。
特開２００４−２１３９０号公報

この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、複数のデータを結合したデータ容量を少なくすることが可能なデータ管理装置、データ管理方法、およびデータ管理プログラムを提供することである。

この発明の他の目的は、データを容易に変更することが可能なデータ管理装置、データ管理方法、およびデータ管理プログラムを提供することである。

上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、データ管理装置は、予め記憶されたデータのうちから複数を要素データとして決定する要素決定手段と、決定された複数の要素データの順位を決定する順位決定手段と、決定された複数の要素データそれぞれの少なくとも一部を特定するためのリンク情報を含み、該リンク情報の順位を定義する結合データを生成し、記憶する結合データ生成手段と、を備える。

この局面に従えば、予め記憶された複数のデータのうち少なくとも１つの要素データそれぞれの少なくとも一部を特定するための識別情報を含み、該識別情報の順位を定義する結合データが記憶される。このため、結合データで定義される順位に従って、識別情報で特定される部分を読み出せば、複数のデータのうちから任意のデータを、任意の順番で出力することができる。結合データは、データの実体を含まないのでデータ量を少なくすることができる。このため、複数のデータを結合したデータの容量を少なくすることが可能なデータ管理装置を提供することができる。また、データを変更すれば、結合データが変更されるので、データ更新のための作業が容易となる。このため、データを容易に変更することが可能なデータ管理装置を提供することができる。

好ましくは、結合データ生成手段は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報をさらに含む結合データを生成し、複数の要素データのいずれかを変更するための変更指示が受け付けられると、変更の対象となる要素データの少なくとも一部を特定するリンク情報を含む結合データを読み出し、読み出された該結合データに含まれるユーザ識別情報で識別されるユーザに通知する変更通知手段をさらに備える。

この局面に従えば、複数の要素データのいずれかが変更される前に、変更の対象となる要素データの少なくとも一部を特定するリンク情報を含む結合データが読み出され、該結合データに含まれるユーザ識別情報で識別されるユーザに通知される。したがって、ユーザの知らないうちに結合された各データの内容が変更されるのを防止することができる。

好ましくは、通知を受けたユーザによる許可を受け付けることを条件に、変更の対象となる要素データを変更指示に従って変更する第１変更手段をさらに備える。

好ましくは、通知を受けたユーザによる許可を受け付けできない場合、変更前のデータを複写した新たな要素データを生成し、読み出された結合データに含まれるリンク情報に含まれるデータ識別情報を新たな要素データを識別するためのデータ識別情報に変更する第２変更手段と、をさらに備える。

この局面に従えば、通知を受けたユーザによる許可を受け付けできない場合、変更前の要素データを複写した新たな要素データが生成され、結合データに含まれる識別情報に含まれるデータ識別情報を新たな要素データを識別するためのデータ識別情報に変更される。このため、要素データの変更前の結合データの内容をデータの変更後にも維持することができる。

好ましくは、結合データが指定されると、結合データで定義される順位に従って、複数の要素データのうちからリンク情報で特定される部分を読み出し、出力する出力手段を、さらに備える。

好ましくは、複数の要素データそれぞれは、プリント条件を含む関連情報と関連付けられており、出力手段は、指定された結合データに含まれるリンク情報で特定されるすべての要素データに関連付けられたすべての関連情報を読み出す読出手段と、指定された結合データ全体に対して設定可能なプリント条件の設定を受け付ける全体設定受付手段と、読み出されたすべての関連情報それぞれに含まれるプリント条件と、設定されたプリント条件とを含む新たな関連情報を生成する関連情報生成手段と、生成された新たな関連情報を指定された結合データと関連付ける関連付手段と、を含む。

この局面に従えば、結合データに含まれるリンク情報で特定されるすべての要素データに関連付けられたすべての関連情報が読み出され、結合データ全体に対して設定可能なプリント条件の設定が受け付けられ、読み出されたすべての関連情報それぞれに含まれるプリント条件と、設定されたプリント条件とを含む新たな関連情報が生成され、新たな関連情報が結合データと関連付けられる。このため、結合データのプリント条件に、元の要素データのプリント条件が含まれるので、結合データをプリントする際に、元の要素データだけをプリントするのと同じプリント条件で結合データをプリントすることができる。このため、結合データのプリント条件を容易に設定することができる。

好ましくは、関連情報は、プリント条件の有効または無効のいずれかを定義する定義情報を含み、読み出された関連情報のうち無効を定義する定義情報を含む関連情報に関連する要素データに対する新たなプリント条件の設定を受け付ける個別設定受付手段をさらに備える。

この局面に従えば、関連情報のうち無効を定義する定義情報を含む関連情報に関連する要素データに対する新たなプリント条件の設定が受け付けられるので、元の要素データと異なるプリント条件を設定することができる。

好ましくは、複数の要素データそれぞれは、プリント条件を含む関連情報と関連付けられており、関連情報は、プリント条件の有効または無効のいずれかを定義する定義情報を含み、出力手段は、結合データに含まれるリンク情報で特定されるすべての要素データに関連付けられたすべての関連情報を読み出す読出手段と、読み出された関連情報のすべてが無効を定義する定義情報を含む場合、結合データに含まれるリンク情報で特定されるすべての部分に共通のプリント条件の設定を受け付ける全体設定受付手段と、設定されたプリント条件を含む関連情報を生成する関連情報生成手段と、生成された関連情報を生成された結合データと関連付ける関連付手段と、を含む。

この局面に従えば、結合データに含まれるリンク情報で特定されるすべての要素データに関連付けられたすべての関連情報が読み出され、関連情報のすべてが無効を定義する場合、結合データに含まれるリンク情報で特定されるすべての部分に共通のプリント条件の設定が受け付けられ、設定されたプリント条件を含む関連情報が生成され、関連情報が結合データと関連付けられる。このため、結合データのプリント条件を容易に設定することができる。

好ましくは、リンク情報は、ファイル名およびファイル内の位置を示す位置情報を含む。

この発明のさらに他の局面によれば、データ管理方法は、予め記憶されたデータのうちから複数を要素データとして決定するステップと、決定された複数の要素データの順位を決定するステップと、決定された複数の要素データそれぞれの少なくとも一部を特定するためのリンク情報を含み、該リンク情報の順位を定義する結合データを生成するステップと、結合データを記憶するステップと、記憶された結合データが指定されると、結合データで定義される順位に従って、複数の要素データのうちからリンク情報で特定される部分を読み出し、出力するステップと、を含む。

この局面に従えば、複数のデータを結合したデータの容量を少なくすることが可能なデータ管理方法を提供することができる。また、データを容易に変更することが可能なデータ管理方法を提供することができる。

この発明のさらに他の局面に従えば、データ管理プログラムは、予め記憶されたデータのうちから複数を要素データとして決定するステップと、決定された複数の要素データの順位を決定するステップと、決定された複数の要素データそれぞれの少なくとも一部を特定するためのリンク情報を含み、該リンク情報の順位を定義する結合データを生成するステップと、結合データを記憶するステップと、記憶された結合データが指定されると、結合データで定義される順位に従って、複数の要素データのうちからリンク情報で特定される部分を読み出し、出力するステップと、をコンピュータに実行させる。

この局面に従えば、複数のデータを結合したデータの容量を少なくすることが可能なデータ管理プログラムを提供することができる。また、データを容易に変更することが可能なデータ管理プログラムを提供することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

本実施の形態においては、データ管理装置の一例として、デジタル複合機であるＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）を例に説明する。図１は、ＭＦＰの外観を示す斜視図である。図１を参照して、ＭＦＰ１００は、自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）１２０と、画像読取部１３０と、画像形成部１４０と、給紙部１５０と、後処理部１６０と、を含む。

ＡＤＦ１２０は、原稿給紙トレイ上にセットされた複数枚の原稿を１枚ずつ自動的に画像読取部１３０のプラテンガラス上に設定された所定の原稿読み取り位置まで搬送し、画像読取部１３０により原稿画像が読み取られた原稿を原稿排紙トレイ上に排出する。画像読取部１３０は、原稿読取位置に搬送されてきた原稿に光を照射する光源と、原稿で反射した光を受光する光電変換素子とを含み、原稿のサイズに応じた原稿画像を走査する。光電変換素子は、受光した光を電気信号である画像データに変換して、画像形成部１４０に出力する。給紙部１５０は、給紙トレイに収納された用紙を画像形成部１４０に搬送する。

画像形成部１４０は、周知の電子写真方式により画像を形成するものであって、画像読取部１３０から入力される画像データにシェーディング補正などの各種のデータ処理を施し、データ処理後の画像データに基づいて、給紙部１５０により搬送される用紙に画像を形成する。

後処理部１６０は、画像が形成された記録シートを排紙する。後処理部１６０は、複数の排紙トレイを有し、画像が形成された用紙をソートして排紙することが可能である。また、後処理部１６０は、パンチ穴加工部、ステープル加工部を備えており、排紙された用紙にパンチ穴加工、またはステープル加工することが可能である。また、ＭＦＰ１００は、その上面にユーザとのユーザインターフェースとしての操作パネル９を備えている。

なお、本実施の形態においてはデータ管理装置の一例としてＭＦＰ１００を例に説明するが、複数のデータを記憶し、処理可能な装置であれば、ＭＦＰ１００に限らず、たとえば、スキャナ、プリンタ、ファクシミリ、パーソナルコンピュータ等であってもよい。

図２は、ＭＦＰの回路構成の一例を示すブロック図である。図２を参照して、ＭＦＰ１００は、メイン回路１０１を含み、自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）１２０と、画像読取部１３０と、画像形成部１４０と、給紙部１５０と、後処理部１６０と、ファクシミリ部１７０と、通信制御部１８０とに接続されている。

メイン回路１０１は、中央演算装置（ＣＰＵ）１１１と、ＣＰＵ１１１の作業領域として使用されるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１１２と、ＣＰＵ１１１が実行するプログラム等を記憶するためのＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１１３と、表示部１１４と、操作部１１５と、大容量記憶装置としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１１６と、データ通信制御部１１７と、を含む。

ＣＰＵ１１１は、表示部１１４、操作部１１５、ＨＤＤ１１６およびデータ通信制御部１１７とそれぞれ接続され、メイン回路１０１の全体を制御する。また、ＣＰＵ１１１は、ファクシミリ部１７０、通信制御部１８０、ＡＤＦ１２０、画像読取部１３０、画像形成部１４０、給紙部１５０、後処理部１６０と接続され、ＭＦＰ１００の全体を制御する。

表示部１１４は、液晶表示装置（ＬＣＤ）、有機ＥＬＤ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ Ｄｉｓｐｌａｙ）等の表示装置であり、ユーザに対する指示メニューや取得した画像データに関する情報等を表示する。操作部１１５は、複数のキーを備え、キーに対応するユーザの操作による各種の指示、文字、数字などのデータの入力を受付ける。操作部１１５は、表示部１１４上に設けられたタッチパネルを含む。表示部１１４と、操作部１１５とで、ＭＦＰ１００の上面に設けられる操作パネル９が構成される。

データ通信制御部１１７は、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）またはＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等の通信プロトコルで通信するためのインターフェースであるＬＡＮ端子１１８と、シリアル通信のためのシリアル通信インターフェース端子１１９とを有する。データ通信制御部１１７は、ＣＰＵ１１１からの指示に従って、ＬＡＮ端子１１８またはシリアル通信インターフェース端子１１９に接続された外部の機器との間でデータを送受信する。

ＬＡＮ端子１１８に、ネットワーク２に接続するためのＬＡＮケーブルが接続される場合、データ通信制御部１１７は、ＬＡＮ端子１１８を介して接続された他のＭＦＰまたはコンピュータと通信する。さらに、データ通信制御部１１７は、インターネットに接続された他のコンピュータと通信する。

シリアル通信インターフェース端子１１９に機器が接続された場合、データ通信制御部１１７は、シリアル通信インターフェース端子１１９に接続された機器、例えば、デジタルカメラ、デジタルビデオカメラまたは携帯情報端末との間で通信して画像データを入出力する。また、シリアル通信インターフェース端子１１９には、フラッシュメモリを内蔵したメモリカード１１９Ａが接続可能である。ＣＰＵ１１１は、データ通信制御部１１７を制御して、メモリカード１１９ＡからＣＰＵ１１１が実行するためのデータ管理プログラムを読出し、読み出したデータ管理プログラムをＲＡＭ１１２に記憶し、実行する。

なお、ＣＰＵ１１１が実行するためのデータ管理プログラムを記憶する記録媒体としては、メモリカード１１９Ａに限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ−Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）／ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ Ｏｐｔｉｃａｌ Ｄｉｓｃ／ＭＤ（Ｍｉｎｉ Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｌｌｙ ＥＰＲＯＭ）などの半導体メモリ等の媒体でもよい。さらに、ＣＰＵ１１１がインターネットに接続されたコンピュータからデータ管理プログラムをダウンロードしてＨＤＤ１１６に記憶する、または、インターネットに接続されたコンピュータがデータ管理プログラムをＨＤＤ１１６に書込みするようにして、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータ管理プログラムをＲＡＭ１１２にロードしてＣＰＵ１１１で実行するようにしてもよい。ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１１１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

通信制御部１８０は、ＣＰＵ１１１をＰＳＴＮ７に接続するためのモデムである。ＭＦＰ１００には、ＰＳＴＮ７における電話番号が予め割り当てられており、ＰＳＴＮ７に接続されたファクシミリ装置からＭＦＰ１００に割り当てられた電話番号に発呼があると、通信制御部１８０がその発呼を検出する。通信制御部１８０は、発呼を検出すると通話を確立し、ファクシミリ部１７０に通信させる。

ファクシミリ部１７０は、ＰＳＴＮ７に接続され、ＰＳＴＮ７にファクシミリデータを送信する、またはＰＳＴＮ７からファクシミリデータを受信する。

ＭＦＰ１００へデータが入力されるのは、（１）画像読取部１３０で原稿を読み取って、画像データが入力される場合、（２）データ通信制御部１１７を介してネットワークに接続された他のコンピュータ、または他のＭＦＰから画像データが受信される場合、（３）メモリカード１１９Ａに記憶された画像データがデータ通信制御部１１７を介して読み出される場合、（４）ファクシミリ部１７０で、ファクシミリデータが受信される場合がある。ＭＦＰ１００に入力されたデータは、ファイル名が付されて、ＨＤＤ１１６の所定の領域に記憶される。

ＭＦＰ１００からデータが出力されるのは、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータが、（１）画像形成部１４０により紙などの記録媒体に可視化される場合、（２）データ通信制御部１１７を介してネットワークに接続された他のコンピュータ、または他のＭＦＰに送信される場合、（３）メモリカード１１９Ａに記憶される場合、（４）ファクシミリ部１７０によりファクシミリデータとして出力される場合、（５）表示部１１４に表示される場合がある。

ＨＤＤ１１６は、複数の記憶領域を含む。複数の記憶領域それぞれを、ここではＢＯＸという。ＢＯＸは、個人ＢＯＸと共有ＢＯＸとを含む。個人ＢＯＸは、ＭＦＰ１００を使用するユーザとして登録された複数のユーザ個々に割り当てられ、そのユーザのみがアクセス可能な記憶領域である。共有ＢＯＸは、複数のユーザのうち２以上のユーザに割り当てられる記憶領域であり、２以上のユーザ全員がアクセス可能な記憶領域である。

図３は、ＣＰＵの機能の概要を、ＨＤＤに記憶されるデータとともに示す機能ブロック図である。図３を参照して、ＨＤＤ１１６には、複数のファイルからなるファイル群４１と、複数のジョブチケットからなるジョブチケット群４３とを記憶する。ＨＤＤ１１６に記憶されているファイル群４１に含まれる複数のファイルそれぞれは、ジョブチケット群４３に含まれる複数のジョブチケットの１つに対応する。すなわち、ＨＤＤ１１６は、複数のファイルにそれぞれ対応する複数のジョブチケットをＨＤＤ１１６に記憶する。

図４は、ジョブチケットのフォーマットの一例を示す図である。図４を参照して、ジョブチケットは、プリント条件と、継承フラグとを含む。プリント条件は、ジョブチケットに対応するファイルをプリントするための設定値を含む。継承フラグは、結合データにおいてプリント条件を有効にするか否かを定義する。継承フラグは、継承と破棄とのいずれかに設定される。継承フラグが継承に設定されているジョブチケットは、結合データにおいて、プリント条件を有効にすることを示し、継承フラグが破棄に設定されているジョブチケットは、結合データにおいて、プリント条件を有効にしないことを示す。

図３に戻って、ＣＰＵ１１１は、ＭＦＰ１００の操作者を認証するための認証部１０と、結合する元になるファイルを結合データの要素として決定するための要素決定部１３と、要素の順位を決定するための順位決定部１１と、要素と順位とから結合データを生成するための結合部１５と、データを出力するための出力部１９と、結合データに対応する関連情報を生成するための関連情報生成部１７と、ファイル群４１に含まれる複数のファイルに対する変更を検出するための変更検出部３１と、変更の許可を結合データの管理者に要求する許可要求部３３と、変更の可否を確認するための確認部３５と、データを変更する変更部３７と、データの複製を生成する複製部３９と、を含む。

認証部１０は、ＭＦＰ１００を操作するユーザを認証する。例えば、ユーザ名などのユーザ識別情報と、パスワードとでユーザ認証する。認証部１０は、ユーザ認証に成功すると、その後に操作部１１５に入力される指示を有効とするが、ユーザ認証に失敗すると、その後に操作部１１５に入力される指示を無効とする。これにより、結合データの生成を指示した操作者のユーザ識別情報を取得することができる。認証部１０は、ユーザ認証が成功すると、ユーザ識別情報を結合部１５に出力する。

要素決定部１３は、結合の対象となる要素を決定する。要素は、ＨＤＤ１１６に記憶されているファイル群４１を構成する複数のファイル（１）〜ファイル（Ｎ）のうち、１つのファイルの全部または一部である。要素は、ＭＦＰ１００のユーザが、ＨＤＤ１１６に記憶されている複数のファイルのうちから指示すること、およびその全部または一部を指定することにより決定される。具体的には、要素決定部１３は、表示部１１４にファイル名の一覧を含む一覧画面を表示し、ユーザが操作部１１５に表示された一覧のうちから所望のファイル名を指示すると、指示されたファイル名を操作部１１５から受け付ける。さらに、ファイルの一部を指定する場合には、ファイル名で特定されるファイルを読出し、表示部１１４に表示し、ユーザが要素に指定すべき部分を操作部１１５で指示すると、指示された部分を操作部１１５から受け付ける。要素決定部１３は、受け付けたファイル名とその部分の位置情報とを、結合部１５に出力する。ファイルの全部が指示された場合、位置情報には、全部を示す印が設定される。

順位決定部１１は、要素決定部１３により決定された複数の要素の順位を決定する。具体的には、要素決定部１３により決定された複数の要素を含むデータ（ファイル）のファイル名を表示部１１４に一覧表示し、ユーザが一覧表示された複数のファイル名の配列順を変更する指示を操作部１１５に入力すると、配列順を変更する。操作部１１５が備えるカーソルキーと、決定キーとで、ファイル名を選択するようにし、カーソルキーの押下で選択されたファイル名の配列順が変更されるようにすればよい。そして、ユーザが最終的に決定したファイル名の配列順を、操作部１１５から受け付ける。順位決定部１１は、複数のファイル名の配列順から複数の要素の順位を決定し、結合部１５に出力する。

結合部１５は、要素決定部１３から入力される複数の要素と、順位決定部１３から入力される複数の要素の順位と、認証部１０から入力されるユーザ識別情報とから結合データを生成し、生成した結合データをＨＤＤ１１６に格納する。これにより、ＨＤＤ１１６に結合データ４５が記憶される。結合データ４５は、要素を特定するためのリンク情報と、順位とを含む。結合データ４５は、要素そのものではなく、要素を特定するためのリンク情報を含むのでデータ量が小さい。このため、ＨＤＤ１１６の記憶領域を有効に利用することができる。
図５は、結合データのフォーマットの一例を示す図である。図５を参照して、結合データ４５は、ユーザ識別情報と、Ｎ個のリンク情報と、リンク情報に対応する要素の順位とを含む。結合データ４５は、リンク情報と順位とを要素の数だけ含む。リンク情報、要素を特定するための情報である。

図６は、リンク情報の構成の一例を示す図である。リンク情報は、要素が含まれるファイルを特定するためのファイル識別情報（データ識別情報）と、ファイル中の全部または一部を特定するための位置情報とを含む。ここでは、ファイル識別情報としてファイル名を用いている。位置情報は、ファイルの全部または部分を特定する情報であり、例えば、章番号、ページ番号、段落番号等である。ここでは、位置情報がファイルの部分を特定する場合に章番号を用いる例を示す。なお、ここではリンク情報を、ファイル識別情報と、位置情報とで構成するようにしたが、ファイル識別情報だけで構成するようにしてもよい。また、ファイル識別情報および位置情報に代えて、ＨＤＤ１１６のアドレスを示すポインタを用いてもよい。

図３に戻って、関連情報生成部１７は、結合データ４５に対応するジョブチケットを生成する。ジョブチケットは、結合データ４５をプリントするためのプリント条件と継承フラグとを含む。結合データ４５に対応するプリント条件は、複数の要素各々に固有の設定項目と、複数の要素で共通の全体項目とを含む。関連情報生成部１７は、結合データ４５がユーザにより指定されると、結合データ４５をＨＤＤ１１６から読出し、結合データ４５で定義されている順位で、結合データ４５に含まれるリンク情報で特定されるファイルに対応するジョブチケットをＨＤＤ１１６から読み出す。そして、読み出した複数のジョブチケットに含まれる継承フラグが継承に設定されていれば、そのジョブチケットに含まれるプリント条件を固有の項目の設定値に設定する。破棄に設定されていれば固有の項目に対する新たな設定値を受け付け、設定する。すべての要素に対する固有の項目の設定値が設定されたならば、全体項目の設定値を受け付け、全体項目の設定値を設定する。そして、複数の要素にそれぞれ対応する複数の固有項目の設定値と、結合データに１つの全体項目の設定値とからなるプリント条件とを含むジョブチケットを生成し、結合データと関連付けてＨＤＤ１１６に記憶する。

出力部１９は、結合データ４５を出力する指示が操作部１１５に入力されると、指示された結合データ４５をＨＤＤ１１６から読出す。そして、結合データ４５で定義されている順位で、結合データ４５に含まれるリンク情報で特定されるファイルをＨＤＤ１１６から読み出し、読み出したファイルのうちからリンク情報の位置情報で定義されている部分（以下「オブジェクト」という）を抽出する。出力部１９は、表示部１１４に出力する場合には、読み出したオブジェクトを、表示部１１４に表示する。また、出力部１９は、画像形成部１４０でプリントする場合には、指定された結合データに関連付けられたジョブチケットをＨＤＤ１１６から読み出し、ジョブチケットに含まれるプリント条件と、読み出したオブジェクトとを画像形成部１４０に出力し、プリント条件に従って画像を形成させる。

変更検出部３１は、ＨＤＤ１１６に記憶されているファイル群４１のいずれかを変更する指示が入力されたか否かを判断する。変更は、ファイルの一部の変更だけでなく、全部の変更を含み、削除される場合、同一のファイル名で上書きする場合を含む。ユーザが操作部１１５にファイルを変更する変更指示を入力すると、変更検出部３１は、操作部１１５から変更対象とされているファイルのファイル名と変更指示とを受け付け、変更指示が入力されたと判断する。変更検出部３１は、変更指示が入力されたならば、変更されたファイルが要素であるか（リンク情報で特定されているか）を判断し、要素である場合、変更対象とされているファイルのファイル名を、許可要求部３３と、変更部３７と、複製部３９とに出力し、変更指示を変更部３７に出力する。

許可要求部３３は、変更検出部３１から入力されるファイル名を含む結合データをＨＤＤ１１６から読み出し、結合データのファイル名を確認部３５、変更部３７および複製部３９に出力する。そして、読み出した結合データに含まれるユーザ識別情報で特定されるユーザに、変更の許可を求める。具体的には、ユーザ識別情報に対応する電子メールアドレスを記憶しておき、その電子メールアドレスに変更の対象となるファイルのファイル名と、結合データのファイル名とを含み、変更の対象となるファイルの変更の許可を要求するメッセージとを含む電子メールを送信する。許可要求部３３は、変更検出部３１から入力されるファイル名を含む結合データが複数記憶されている場合には、複数の結合データのすべてをＨＤＤ１１６から読み出す。そして、読み出したすべての結合データそれぞれに含まれるユーザ識別情報で特定されるユーザに、変更の許可を求める。

確認部３５は、許可要求部３３による要求に応答した回答を受け取る。具体的には、許可要求部３３が送信した電子メールに対応する返信メールを受信する。変更を許可する回答の場合には、許可信号を変更部３７に出力し、変更を許可しない回答の場合には、不許可信号を複製部３９に出力する。許可信号および不許可信号は、結合データのファイル名を含む。

複製部３９は、変更検出部３１から変更の対象となるファイルのファイル名が入力され、許可要求部３３から結合データのファイル名が入力され、確認部３５から不許可信号が入力される。複製部３９は、確認部３５から不許可信号が入力されると、変更の対象となるファイル名のファイルを複製し、新たなファイル名のファイルをＨＤＤ１１６に記憶する。そして、結合データのファイル名で特定される結合データのリンク情報であって、変更の対象となっているファイルのファイル名を含むリンク情報のファイル名（ファイル識別情報）を、新たなファイルのファイル名に更新する。そして、許可信号を変更部３７に出力する。

変更部３７は、変更検出部３１から変更の対象となるファイルのファイル名と変更指示とが入力され、確認部３５または複製部３９から許可信号が入力される。変更部３７は、確認部３５または複製部３９のいずれかから許可信号が入力されることを条件に、ＨＤＤ１１６に記憶されており、ファイル名で特定されるファイルを変更指示に従って変更する。

ここで、ファイルの変更について、具体例を説明する。図７は、ファイルと結合データとのリンクの一例を示す図である。図７を参照して、ファイル名「最新募集要項」のファイルは、結合データ名（結合データのファイル名）が「最新大学情報」および「２００５年大学情報」の２つの結合データにリンクされている。また、結合データ名が「最新大学情報」および「２００５年大学情報」の２つの結合データは、管理者名（ユーザ識別情報）が「管理者Ａ」および「管理者Ｂ」をそれぞれ含む。

図７に示すように１つのファイルが２つの結合データとリンクされている場合、ファイル名「最新募集要項」のファイルを変更する場合は、管理者名が「管理者Ａ」および「管理者Ｂ」の２人のユーザに変更を許可するか否かの判断が要求される。この場合に、管理者Ａは、ファイル名「最新募集要項」のファイルの変更を許可できるが、管理者Ｂは、ファイル名「最新募集要項」のファイルの変更を許可できない場合がある。

図８は、ファイルの変更が許可されない場合の具体例を示す図である。２００５年の時点では、結合データ名が「最新大学情報」および「２００５年大学情報」の２つの結合データが生成され、その後、例えば２００６年にファイル名「最新募集要項」のファイルが２００６年用の募集要項の内容に更新された場合、結合データ名が「最新大学情報」に対してはその変更は有効であるが、結合データ名が「２００５年大学情報」に対してはその変更は有効でない。この場合には、ファイル名「最新募集要項」のファイルを変更する前に、それを複製したファイル名「２００５年募集要項」の新たなファイルをＨＤＤ１１６に記憶するようにし、結合データ名が「２００５年大学情報」の結合データのリンク情報のファイル名「最新募集要項」をファイル名「２００５年大学情報」に変更する。その後、ファイル名「最新募集要項」のファイルを変更する。

なお、ファイル名を変更することなく、ＢＯＸを変更するようにしてもよい。このＢＯＸを変更する場合の具体例を説明する。ここでは、変更前のファイル名「最新募集要項」のファイルが、共有ＢＯＸに記憶されている例を説明する。図９は、ファイルを変更後のファイルと結合データとのリンクの一例を示す図である。図９を参照して、共有ＢＯＸに記憶されていた変更前のファイル名「最新募集要項」のファイルを複製したファイル名「最新募集要項」のファイルが管理者Ｂの個人ＢＯＸに記憶される。そして、結合データ名「２００５年大学情報」の結合データと個人ＢＯＸに記憶されたファイル名「最新募集要項」のファイルとがリンクされる。また、共有ＢＯＸに記憶されていたファイル名「最新募集要項」のファイルは、結合データ名「最新大学情報」の結合データとのリンクが維持された状態で、ファイル名「最新募集要項」のファイルが変更される。

図１０は、ファイル結合処理の流れの一例を示すフローチャートである。ファイル結合処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１１１がデータ管理プログラムを実行することによりＣＰＵ１１１により実行される処理である。図１０を参照して、ＨＤＤ１１６に記憶されているファイルの指定を受け付ける（ステップＳ０１）。具体的には、ＨＤＤ１１６に記憶されているファイル群４１に含まれる複数のファイルのファイル名を表示部１１４に表示し、ファイル名の指定を受け付ける。これにより、要素が決定され、結合データの一部を構成するリンク情報のデータ識別情報が定まる。

そして、指定されたファイルの一部分を指定する部分指定を受け付けたか否かを判断する（Ｓ０２）。ステップＳ０１において指定されたファイルをＨＤＤ１１６から読み出し、ユーザが操作部１１５に、表示されたファイルの一部分を指定する操作を入力すると、部分指定を検出する。そして、ファイルの指定された部分（オブジェクト）のファイル内の位置を受け付ける（ステップＳ０３）。これにより、結合データの一部を構成するリンク情報の位置情報が定まる。なお、ここでは、１つのファイルから１つのオブジェクトを抽出する例を示すが、１つのファイルから例えば、第１章と、第５章のように複数のオブジェクトを抽出するようにしてもよい。ステップＳ０３が実行されない場合には、位置情報はファイルの全部を示す印が設定される。

ステップＳ０４においては、ファイルの指定操作が終了したか否かを判断する。操作部１１５が備える終了ボタンが押下されたか否かにより判断する。ファイルの指定操作が終了したならば処理をステップＳ０５に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ０１に戻す。複数のファイルを結合するためである。

ステップＳ０５においては、指定されたファイルの全部または部分で定まるオブジェクトの順位を受け付ける。指定されたファイルのファイル名の一覧を表示し、ユーザが操作部１１５にファイル名を並び替える操作を入力すると、ファイル名を並び替えて表示し、最終的に並び替えられたときのファイル名の配列順を受け付ける。そして、配列順から複数のオブジェクトそれぞれ順位を決定する（ステップＳ０６）。

次に、結合データを生成する（ステップＳ０７）。具体的には、ＭＦＰ１００を操作するユーザのユーザ識別情報と、複数のリンク情報と、順位とを含む結合データを生成する。ユーザ識別情報は、ユーザがＭＦＰ１００にログインするときにユーザ認証のために入力したユーザ識別情報である。複数のリンク情報それぞれは、オブジェクトを特定する情報であり、具体的にはステップＳ０１で受け付けたファイル名とステップＳ０３で受け付けられた位置情報とを含む。さらに、順位は、オブジェクトの順位を定め、オブジェクト毎にステップＳ０６で決定された順位である。

ステップＳ０８においては、生成した結合データをＨＤＤ１１６に記憶し、処理を終了する。

図１１は、変更処理の流れの一例を示すフローチャートである。変更処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１１１がデータ管理プログラムを実行することによりＣＰＵ１１１により実行される処理である。図１１を参照して、ＨＤＤ１１６に記憶されているファイルを変更する変更指示が、受け付けられたか否かを判断する。変更指示を受け付けるまで待機状態となり（ステップＳ１１でＮＯ）、変更指示を受け付けたならば（ステップＳ１１でＹＥＳ）、処理をステップＳ１２に進める。すなわち、変更処理は、変更指示を受け付けることを条件に実行される処理である。変更指示は、変更の対象となるファイルのファイル名の指定と、変更内容とを含む。変更内容は、追加、変更または削除の別と、追加または変更の場合には追加変更するコンテンツを含む。

ステップＳ１２においては、変更の対象となるファイルがリンクされた結合データが存在するか否かを判断する。具体的には、変更の対象となるファイルのファイル名を含む結合データがＨＤＤ１１６に記憶されているか否かを判断する。そのような結合データが存在すれば、処理をステップＳ１３に進めるが、存在しなければ処理をステップＳ１９に進める。ステップＳ１９においては、ステップＳ１１で検出した変更指示に従って、変更指示に含まれるファイル名で特定されるファイルを変更内容に従って変更し、処理を終了する。リンクされた結合データが存在しなければ、変更を反映させる対象が存在しないからである。

ステップＳ１３においては、変更の対象となるファイルのファイル名を含む結合データのすべてを抽出する。次に、抽出された結合データのうち１つを処理対象として選択する（ステップＳ１４）。そして、許可要求を送信する（ステップＳ１５）。具体的には、処理対象の結合データに含まれるユーザ識別情報で特定されるユーザに、変更の許可を要求するための電子メールである。ユーザ識別情報に対応する電子メールアドレス宛に、変更の対象となるファイルのファイル名と、結合データのファイル名と、変更の対象となるファイルの変更の許可を要求するメッセージとを含む電子メールを送信する。

次に、許可要求に対する結果を受信する（ステップＳ１６）。許可要求の送信に応答した回答を受信する。ステップＳ１５で送信した電子メールに対応する返信メールを受信する。回答は、変更を許可することを示すものと、許可しないことを示すものとのいずれかである。回答を結合データ毎に記憶し、処理をステップＳ１７に進める。

ステップＳ１７においては、次に処理対象とするべき結合データが存在するか否かを判断する。ステップＳ１３で抽出された結合データのうちで未処理の結合データが存在すれば処理をステップＳ１４に戻し、存在しなければ処理をステップＳ１８に進める。ステップＳ１８においては、回答がすべて変更を許可するか否かを判断する。回答のすべてが変更を許可する場合には処理をステップＳ１９に進め、１つでも変更を許可しない回答があれば処理をステップＳ２０に進める。ステップＳ１９においては、ステップＳ１１で検出した変更指示にしたがって、ファイルを変更する。これにより、変更の対象となるファイルにリンクされている結合データにおいて、ファイルの内容が変更される。このため、ファイルを変更するのみで、それにリンクされている結合データのすべてにその変更を反映することができる。また、結合データを生成したユーザに対して、変更が反映されてもよいか否かを問い合わせるので、結合データがユーザの知らないうちに変更されて、不都合が発生するのを防止することができる。

ステップＳ２０においては、変更対象のファイルを複製し、新しいファイル名のファイルを記憶する。そして、変更が許可されない結合データを変更する（ステップＳ２１）。結合データに対応して記憶された回答のうち、許可しないことを示す回答と対応する結合データについて、その結合データのリンク情報のうち変更の対象となっているファイルのファイル名を、ステップＳ２０で複製した新たなファイルのファイル名に更新する。そして、処理をステップＳ２２に進める。

ステップＳ２２においては、ステップＳ１１で検出した変更指示に従って、変更指示に含まれるファイル名で特定されるファイルを変更し（ステップＳ２２）、処理を終了する。これにより、変更の対象となるファイルにリンクされている結合データにおいて、ファイルの内容が変更される。その結果、変更が許可された結合データに、変更されたファイルの変更を反映することができる。

図１２は、ジョブチケット生成処理の流れの一例を示す第１のフローチャートである。このジョブチケット生成処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１１１がデータ管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実行される処理である。また、この第１のフローチャートで示されるジョブチケット生成処理は、ファイルに対応するジョブチケットを生成する処理であり、ＨＤＤ１１６に記憶されているファイル群４１のうちジョブチケットが未だ生成されていないファイルに対応するジョブチケットを生成する。

図１２を参照して、ＣＰＵ１１１は、プリント条件を設定するための設定ダイアログボックスを表示部１１４に表示する。ユーザが設定ダイアログボックスに従ってプリント条件を操作部１１５に入力すると、そのプリント条件を操作部１１５から受け付け、設定する（ステップＳ３２）。具体的には、受け付けたプリント条件をジョブチケットに設定する。次に、プリント条件を結合後に継承するか否かを判断する（ステップＳ３３）。設定ダイアログに表示される「継承する」の項目と、「破棄する」の項目のいずれが選択されたかにより判断する。

図１３は、設定ダイアログボックスの一例を示す図である。図１３を参照して、設定ダイアログボックスは、文書名の項目にファイル名が表示され、プリント条件の項目に機能別に設定値が表示される。さらに、プリント条件の継承の有無を設定する領域は、「継承する」の項目と、「破棄する」の項目とが表示され、各項目の横に排他的に選択可能なラジオボタンが表示される。図では、「継承する」の項目が選択された状態を示している。この状態で「ＯＫ」の文字が表されたボタンが指示されると、プリント条件の設定値が確定され、「継承する」の項目が選択される。

図１２に戻って、設定ダイアログボックスにおいて、「継承する」の項目が選択された場合は、プリント条件を結合後に継承すると判断し（ステップ３３でＹＥＳ）、処理をステップＳ３４に進め、「破棄する」の項目がチェックされると、プリント条件を結合後に継承しないと判断し（ステップ３３でＮＯ）、処理をステップＳ３５に進める。

ステップＳ３４においては、ステップＳ３２において設定されたプリント条件を継承するための設定をし、処理をステップＳ３６に進める。具体的には、ジョブチケットの継承フラグを継承（ＯＮ）に設定する。一方、ステップＳ３５においては、Ｓ３２において設定されたプリント条件を継承しないための設定をし（ステップＳ３５）、処理をステップＳ３６に進める。具体的には、ジョブチケットの継承フラグを廃棄（ＯＦＦ）に設定する。

ステップＳ３６においては、ジョブチケットをＨＤＤ１１６にファイルと関連付けて記憶する。そして、次のステップＳ３７においては、ジョブチケットを生成する対象の最後のファイルか否かを判断する。最後のファイルであれば処理を終了し、そうでなければ処理をステップＳ３１に戻す。

図１４は、ジョブチケット生成処理の流れの一例を示す第２のフローチャートである。このジョブチケット生成処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１１１がデータ管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実行される処理である。また、この第２のフローチャートにより示されるジョブチケット生成処理は、結合データに対応するジョブチケットを生成する処理であり、ＨＤＤ１１６に記憶されている結合データに対応するジョブチケットを生成する。

図１４を参照して、ＣＰＵ１１１は、結合データが指定されたか否かを判断する。表示部１１４にＨＤＤ１１６に記憶されている結合データのファイル名の一覧を表示し、表示されたファイル名の１つの指示が受け付けられると、そのファイル名を受け付ける。ファイル名を受け付けると、そのファイル名の結合データが指定されたと判断する。ファイル名が受け付けられるまで待機状態となり（ステップＳ４１でＮＯ）、ファイル名が受け付けられると処理をステップＳ４２に進める。

ステップＳ４２においては、ステップＳ４１で受け付けたファイル名の結合データをＨＤＤ１１６から読み出す。そして、読出した結合データの最初の順位のリンク情報を選択する。次に、選択したリンク情報に含まれるファイル名のファイルに対応するジョブチケットをＨＤＤ１１６から読み出す（ステップＳ４４）。ジョブチケットは、ファイルをプリントするためのプリント条件として設定値を含む。

ステップＳ４５においては、次の順位のリンク情報が存在するか否かを判断する。次の順位のリンク情報が存在すれば処理をステップＳ４３に戻し、存在しなければ次の順位のファイルをプリントするためのプリント条件を取得するために処理をステップＳ４６に進める。

ステップＳ４６においては、プリント条件決定処理を実行する。プリント条件決定処理については後述するが、結合データ全体に対するプリント条件の設定値を決定する処理である。

次に、結合データに対応するジョブチケットを生成する（ステップＳ４７）。具体的には、ジョブチケットにステップＳ４６において決定されたプリント条件の設定値を設定する。そして、生成したジョブチケットを、ステップＳ４１において指定された結合データと関連付け、ＨＤＤ１１６に記憶する。

図１５は、プリント条件決定処理の流れの一例を示すフローチャートである。プリント条件設定処理は、図１４のステップＳ４６において実行される処理である。図１５を参照して、すべてのファイルにおいてプリント条件を継承するに設定されているか否かを判断する（ステップＳ５１）。ファイルに対応するジョブチケットの継承フラグが、すべてのファイルにおいて継承（ＯＮ）に設定されているか否かを判断する。継承フラグがすべて継承（ＯＮ）に設定されているならば処理をステップＳ５９に進め、１つでも破棄（ＯＦＦ）に設定されているならば処理をステップＳ５２に進める。

ステップＳ５２においては、プリント条件の全項目を設定するための設定ダイアログボックスを表示部１１４に表示する。図１６は、全項目を設定するための設定ダイアログボックスの一例を示す図である。プリント条件として設定可能なすべての項目が表示され、それらの項目の設定値を設定することが可能である。なお、設定値は、項目に対応する機能を利用しない設定を含む。たとえば、ステープル針を打ち込むステープル機能に対応する項目について利用しないを示す「オフ」が設定値として設定されると、ステープル機能を実行しない設定がされる。

図１５に戻って、ステップＳ５３においては、すべてのファイルにおいてプリント条件を破棄するに設定されているか否かを判断する。ファイルに対応するジョブチケットの継承フラグが、すべてのファイルにおいて破棄（ＯＦＦ）に設定されているか否かを判断する。継承フラグがすべて破棄（ＯＦＦ）に設定されているならば処理をステップＳ５４に進め、１つでも継承（ＯＮ）に設定されているならば処理をステップＳ５５に進める。

ステップＳ５４においては、ステップＳ５２において設定された全項目の設定値を設定し、処理をステップＳ６２に進める。

ステップＳ５５においては、プリント条件を継承するに設定されているファイルと、破棄するに設定されているファイルとで分岐させる。継承フラグが継承（ＯＮ）に設定されているファイルについては、ステップＳ５６の処理を実行し、継承フラグが破棄（ＯＦＦ）に設定されているファイルについては、ステップＳ５７の処理を実行する。

ステップＳ５６においては、継承するに設定されているファイルに対するプリント条件に、そのファイルに固有の設定値を設定し、処理をステップＳ５８に進める。ファイルに固有の設定値は、そのファイルに対応するジョブチケットに含まれるプリント条件の設定値である。ステップＳ５７においては、ステップＳ５２において設定された全項目の設定値のうち全体項目以外の設定値を設定し、処理をステップＳ５８に進める。全体項目とは、例えば、後処理機能のうち出力される用紙全体をくるむくるみ綴じ機能等の出力される用紙全体に実行可能な機能に対応する項目である。

ステップＳ５８においては、ステップＳ５２において設定された全項目の設定値のうち全体項目の設定値を設定し、処理をステップＳ６２に進める。

一方、処理をステップＳ５９に進める場合、すべてのファイルについてプリント条件を継承するに設定されている。このため、ステップＳ５９においては、すべてのファイルそれぞれについて、そのファイルに固有の設定値を設定し、処理をステップＳ６０に進める。ステップＳ６０においては、全体項目を設定するための設定ダイアログボックスを表示部１１４に表示する。これにより、プリント条件の全体項目に設定値が設定される。そして、設定された全体項目の設定値を設定し（ステップＳ６１）、処理をステップＳ６２に進める。

ステップＳ６２においては、設定されたプリント条件を含むジョブチケットを生成する。次に、生成したジョブチケットを、結合データと関連付けＨＤＤ１１６に記憶し（ステップＳ６３）、処理を図１４に示したジョブチケット生成処理に戻す。

図１７は、出力処理の流れの一例を示すフローチャートである。出力処理は、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１１１がデータ管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実行される処理である。図１７を参照して、ファイル名が指定されたか否かを判断する。ＨＤＤ１１６に記憶されているファイル群４１に含まれる複数のファイルのファイル名と、結合データ４５のファイル名とを一覧表示し、ユーザがいずれか１つのファイル名を操作部１１５で指定すると、そのファイル名を受け付ける。また、ネットワークを介して接続されたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）から遠隔操作される場合は、表示部１１４に表示するのに代えて、ファイル名の一覧データを送信し、ＰＣのユーザにより指定されたファイル名を受信することにより、ファイル名を受け付ける。ファイル名が受け付けられるまで待機状態となり（ステップＳ７１でＮＯ）、ファイル名を受け付けると（ステップＳ７１でＹＥＳ）と、処理をステップＳ７２に進める。すなわち、出力処理は、ファイル名を外部より受け付けることにより実行される処理である。

ステップＳ７２においては、受け付けられたファイル名のファイルが結合データか否かを判断する。結合データならば処理をステップＳ７３に進め、そうでなければ処理をステップＳ８６に進める。

ステップＳ７３においては、ＨＤＤ１１６から指定されたファイル名の結合データを読み出す。そして、結合データに含まれる最初の順位のリンク情報を選択する（ステップＳ７４）。選択されたリンク情報に含まれるファイル名で特定される結合データを、ＨＤＤ１１６から読み出す。

ステップＳ７６においては、部分指定されているか否かを判断する。リンク情報の位置情報が全体に設定されているか否かで判断する。位置情報が全体に設定されていないならば部分指定されていると判断する。位置情報が部分指定されているならば（ステップＳ７６でＹＥＳ）、処理をステップＳ７７に進め、そうでなければ処理をステップＳ７９に進める。ステップＳ７７においては、リンク情報に含まれる位置情報で特定される部分をファイルのうちから抽出する。そして、抽出した部分をオブジェクトに設定し（ステップＳ７８）、処理をステップＳ８０に進める。ステップＳ８０においては、設定されたオブジェクトを出力対象に追加する。

ステップＳ７６において部分指定されていないと判断された場合、ファイル全体をオブジェクトに設定し（ステップＳ７９）、処理をステップＳ８０に進める。ステップＳ８０においては、設定されたオブジェクトを出力対象に追加する。

ステップＳ８１においては、次に処理対象とするべきリンク情報が存在するか否かを判断する。未処理のリンク情報が損愛するならば処理をステップＳ７４に戻し、存在しなければ処理をステップＳ８２に進める。

ステップＳ８２においては、出力方法としてプリントが指示されたか否かを判断する。プリント出力が指示されたならば処理をステップＳ８３に進めるが、そうでなければ処理をステップＳ８５に進める。ステップＳ８３においては、ステップＳ７１において受け付けられたファイル名の結合データに対応するジョブチケットを読出し、処理をステップＳ８４に進める。ステップＳ８４においては、ジョブチケットに含まれるプリント条件に従って、ステップＳ８０において生成されたオブジェクトをプリントし、処理を終了する。

一方、ステップＳ８５においては、ステップＳ８０において生成されたオブジェクトを表示部１１４に表示する。なお、ステップＳ７１において、ファイル名がネットワークを介して受信された場合には、ファイル名を送信してきた送信元に、オブジェクトを送信する。

一方、ステップＳ８６においては、ステップＳ７１において受け付けられたファイル名のファイルをＨＤＤ１１６から読出す。そして、出力方法としてプリントが指示されたか否かを判断する。プリント出力が指示されたならば（ステップＳ８７でＹＥＳ）、ステップＳ７１において受け付けられたファイル名のファイルに対応するジョブチケットを読出し（ステップＳ８８）、ジョブチケットに含まれるプリント条件に従って、ファイルをプリントし（ステップＳ８９）、処理を終了する。出力方法としてプリントが指示されないならば（ステップＳ８７でＮＯ）、ステップＳ７１において受け付けられたファイル名のファイルを表示部１１４に表示する（ステップＳ９０）。なお、ステップＳ７１において、ファイル名がネットワークを介して受信された場合には、ファイル名を送信してきた送信元に、ファイルを送信する。

以上説明したように本実施の形態におけるＭＦＰ１００は、予め記憶された複数のファイルのうち少なくとも１つの全部または一部を要素として特定するためのリンク情報を含み、その要素の順位を定義する結合データが記憶される。このため、結合データで定義される順位に従って、リンク情報で特定される要素を読み出せば、複数のデータのうちから任意のデータを、任意の順番で出力することができる。また、ファイルを変更すれば、結合データを出力する段階で、変更されたファイルが読み出されるので、結合データを変更することなく、実質的に変更することができる。このため、データ更新のための作業が容易となる。

また、ファイルのいずれかが変更される前に、変更の対象となるファイルの全部または一部とリンクする結合データに含まれるユーザ識別情報で識別されるユーザに変更の許可を求める電子メールが送信され、そのユーザから許可するか回答を受け付けることを条件に、変更の対象となるファイルが変更指示に従って変更される。したがって、ユーザの知らないうちに結合データの内容が変更されるのを防止することができる。

また、許可が得られなかった場合、変更前のファイルを複写した新たなファイルを生成し、結合データのリンク情報に含まれるファイル識別情報を新たなファイルを識別するためのファイル識別情報に変更するので、ファイルの変更前の結合データの内容をファイルの変更後に維持することができる。したがって、変更を許可するユーザと、許可しないユーザとが存在する場合であっても、結合データを両者の意向を反映したデータとすることができる。

なお、上述した実施の形態においては、データ管理装置の一例としてのＭＦＰ１００について説明したが、複数のデータを記憶し、それらを処理可能な装置であれば、ＭＦＰ１００に限らず、たとえば、スキャナ、プリンタ、ファクシミリ、パーソナルコンピュータ等であってもよい。また、図１０〜図１２、図１４、図１５および図１７に示した処理をコンピュータに実行させるデータ管理方法およびデータ管理プログラムとして発明を捉えることができるのは言うまでもない。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

ＭＦＰの外観を示す斜視図である。 ＭＦＰの回路構成の一例を示すブロック図である。 ＣＰＵの機能の概要を、ＨＤＤに記憶されるデータとともに示す機能ブロック図である。 ジョブチケットのフォーマットの一例を示す図である。 結合データのフォーマットの一例を示す図である。 リンク情報の構成の一例を示す図である。 ファイルと結合データとのリンクの一例を示す図である。 ファイルの変更が許可されない場合の具体例を示す図である。 ファイルを変更後のファイルと結合データとのリンクの一例を示す図である。 ファイル結合処理の流れの一例を示すフローチャートである。 変更処理の流れの一例を示すフローチャートである。 ジョブチケット生成処理の流れの一例を示す第１のフローチャートである。 設定ダイアログボックスの一例を示す図である。 ジョブチケット生成処理の流れの一例を示す第２のフローチャートである。 プリント条件決定処理の流れの一例を示すフローチャートである。 全項目を設定するための設定ダイアログボックスの一例を示す図である。 出力処理の流れの一例を示すフローチャートである。

符号の説明

９ 操作パネル、１０ 認証部、１１ 順位決定部、１３ 要素決定部、１５ 結合部、１７ 関連情報生成部、１９ 出力部、２１ 関連情報読出部、２３ 個別設定部、２５ 全体設定部、３１ 変更検出部、３３ 許可要求部、３５ 確認部、３７ 変更部、３９ 複製部、４１ ファイル群、４３ ジョブチケット群、４５ 結合データ、１００ ＭＦＰ、１０１ メイン回路、１１１ ＣＰＵ、１１２ ＲＡＭ、１１３ ＲＯＭ、１１４ 表示部、１１５ 操作部、１１６ ＨＤＤ、１１７ データ通信制御部、１１８ ＬＡＮ端子、１１９ シリアル通信インターフース端子、１１９Ａ メモリカード、１２０ ＡＤＦ、１３０ 画像読取部、１４０ 画像形成部、１５０ 給紙部、１６０ 後処理部、１７０ ファクシミリ部、１８０ 通信制御部。

Claims (11)

1. 予め記憶されたデータのうちから複数を要素データとして決定する要素決定手段と、
   決定された複数の前記要素データの順位を決定する順位決定手段と、
   決定された複数の前記要素データそれぞれの少なくとも一部を特定するためのリンク情報を含み、該リンク情報の順位を定義する結合データを生成し、記憶する結合データ生成手段と、を備えたデータ管理装置。
2. 前記結合データ生成手段は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報をさらに含む結合データを生成し、
   複数の前記要素データのいずれかを変更するための変更指示が受け付けられると、変更の対象となる前記要素データの少なくとも一部を特定する前記リンク情報を含む前記結合データを読み出し、読み出された該結合データに含まれる前記ユーザ識別情報で識別されるユーザに通知する変更通知手段をさらに備えた、請求項１に記載のデータ管理装置。
3. 前記通知を受けたユーザによる許可を受け付けることを条件に、変更の対象となる前記要素データを前記変更指示に従って変更する第１変更手段をさらに備えた、請求項２に記載のデータ管理装置。
4. 前記通知を受けたユーザによる許可を受け付けできない場合、前記変更前の要素データを複写した新たな要素データを生成し、読み出された前記結合データに含まれるリンク情報に含まれるデータ識別情報を前記新たな要素データを識別するためのデータ識別情報に変更する第２変更手段と、をさらに備えた請求項２に記載のデータ管理装置。
5. 前記結合データが指定されると、前記結合データで定義される前記順位に従って、複数の前記要素データのうちから前記リンク情報で特定される部分を読み出し、出力する出力手段を、さらに備えた請求項１に記載のデータ管理装置。
6. 複数の前記要素データそれぞれは、プリント条件を含む関連情報と関連付けられており、
   前記出力手段は、指定された前記結合データに含まれるリンク情報で特定されるすべての前記要素データに関連付けられたすべての関連情報を読み出す読出手段と、
   指定された前記結合データ全体に対して設定可能なプリント条件の設定を受け付ける全体設定受付手段と、
   読み出されたすべての前記関連情報それぞれに含まれるプリント条件と、設定された前記プリント条件とを含む新たな関連情報を生成する関連情報生成手段と、
   生成された前記新たな関連情報を指定された前記結合データと関連付ける関連付手段と、を含む請求項５に記載のデータ管理装置。
7. 前記関連情報は、プリント条件の有効または無効のいずれかを定義する定義情報を含み、
   読み出された前記関連情報のうち無効を定義する定義情報を含む前記関連情報に関連する前記要素データに対する新たなプリント条件の設定を受け付ける個別設定受付手段をさらに備えた、請求項６に記載のデータ管理装置。
8. 複数の前記要素データそれぞれは、プリント条件を含む関連情報と関連付けられており、
   前記関連情報は、プリント条件の有効または無効のいずれかを定義する定義情報を含み、
   前記出力手段は、前記結合データに含まれるリンク情報で特定されるすべての前記要素データに関連付けられたすべての前記関連情報を読み出す読出手段と、
   読み出された前記関連情報のすべてが無効を定義する定義情報を含む場合、前記結合データに含まれる前記リンク情報で特定されるすべての部分に共通のプリント条件の設定を受け付ける全体設定受付手段と、
   設定された前記プリント条件を含む関連情報を生成する関連情報生成手段と、
   生成された前記関連情報を生成された前記結合データと関連付ける関連付手段と、を含む請求項５に記載のデータ管理装置。
9. 前記リンク情報は、ファイル名およびファイル内の位置を示す位置情報を含む、請求項１に記載のデータ管理装置。
10. 予め記憶されたデータのうちから複数を要素データとして決定するステップと、
    決定された複数の前記要素データの順位を決定するステップと、
    決定された複数の前記要素データそれぞれの少なくとも一部を特定するためのリンク情報を含み、該リンク情報の順位を定義する結合データを生成するステップと、
    前記結合データを記憶するステップと、
    記憶された前記結合データが指定されると、前記結合データで定義される順位に従って、複数の前記要素データのうちから前記リンク情報で特定される部分を読み出し、出力するステップと、を含むデータ管理方法。
11. 予め記憶されたデータのうちから複数を要素データとして決定するステップと、
    決定された複数の前記要素データの順位を決定するステップと、
    決定された複数の前記要素データそれぞれの少なくとも一部を特定するためのリンク情報を含み、該リンク情報の順位を定義する結合データを生成するステップと、
    前記結合データを記憶するステップと、
    記憶された前記結合データが指定されると、前記結合データで定義される順位に従って、複数の前記要素データのうちから前記リンク情報で特定される部分を読み出し、出力するステップと、をコンピュータに実行させるためのデータ管理プログラム。

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