JP2006511896A - 領収書および関連データの取り入れ、記憶および処理のシステムならびに方法 - Google Patents

Abstract

本発明は、画像を取り込んで記憶できる、コンピュータ・プロセッサに接続されたスキャナまたはデジタル・カメラなどの画像取り込み装置を含むシステムと、前記システムを使用して経費領収書を記憶し、処理する方法である。コンピュータ・プロセッサは、領収書の画像を分析し、画像をテキストに変換し、データを分析し、経費データを取り出し、データを経費報告書に記入する。エンド・ユーザは取り込まれた経費報告書を見直し、訂正または追加できる。好ましくは、システムは領収書の画像を取り込まれた経費データと並べて見直しと編集とを容易にする。また、好ましい実施形態では、画像は暗号化され、ユーザまたは第３者による改竄を防止し、領収書の画像の完全性を維持する。

Description

本出願は、その全体が本明細書に組み込まれている、２００２年１０月２１日に出願した米国特許仮出願第６０／４２０４７１号および２００３年４月２日に出願した米国特許仮出願第６０／４５９８１０号の利益を主張する。

大半の商取引は、売り手が買い手のために領収書を作成する行為を伴う。多くの場合、これらの領収書は紛失し、破損し、または外光にさらされてかすれ、あるいは破棄される。これらの領収書は様々なビジネス上および個人的な理由で許容される状態に保管することが必要であるか望まれることが多い。

領収書の提供者は紙の領収書が引き起こす問題のいくつかに対処しようとしてきた。コンピュータ技術を利用することで、請求書の作成および支払いは迅速になり、その時点で領収書は迅速に印字できる。また、旅行者が指定した住所に領収書を郵送することもでき、旅行者が領収書を運ぶ手間が省ける。ただし、これらの方法はより迅速かつ便利に旅行者に紙の領収書を手渡そうとするだけで、紙の領収書に固有の問題を扱ってはいない。

ビジネスのプロフェッショナルや企業は、そのサービスと経費の支払いをする自社または他社（顧客）との間で精算するために領収書を必要とする。小企業のオーナはそのビジネスのためになされた購入のＩＲＳの証拠として、また上記の精算のために領収書を必要とする。個人は他の通貨または商品と交換するために購入した商品を売り手に返品するか、払い戻しまたは保証に参加しようとする場合に購入の証拠として領収書を必要とする。また、個人は現金およびクレジットの使用高を追跡するために予算の理由から領収書を必要とする。

ほぼすべての組織で、精算のプロセスは極めて厄介で時間がかかる。領収書原本を紛失した場合には領収書原本を数回コピーする必要がある。コピーは様々な会計検査員および場合によってはサービスと経費とに出資する組織に送られる。領収書のサイズはまちまちなので、領収書のコピーをとる作業は厄介で困難な場合がある。領収書をコピーした後で、個人は各領収書を特定の経費項目に割り当てる詳細な経費報告書に記入する必要がある。場合によっては、領収書を白紙に物理的に添付して（テープで止めるかホッチキスで綴じて）から領収書原本と経費報告書を適当な当事者に送付しなければならない。ビジネスのプロフェッショナルはまた航空会社や場合によってはホテルからのからのデジタル領収書を処理しなければならない。これはしばしがＥメールを開き、領収書を印刷し、領収書を白紙に添付する作業を必要とする。経費報告書を検査する会計検査員はかなりの時間をかけ経費報告書に申請された経費項目が実際の領収書によって確認できることを保証する。

小企業のオーナはそのビジネスのためになされた購入のＩＲＳの証拠として、また上記の精算のために領収書を必要とする。小企業のオーナの大半は税金のためにビジネス経費を整理して作成することに多大な時間を費やす。時間的な制約と整理の不足によって税金のためのビジネス経費を簡単に作成することは困難になる。多数の小企業のオーナは税金申告を整理して提出するのに「最後まで待たされる」。また、小企業のオーナは上記の詳細な経費報告書を作成し、顧客の手順に従って領収書を添付しなければならない。

個人は、売り手から購入した商品を返品または交換する場合に備えて領収書を保管しようと考える。領収書をしまい込んだり、紛失したり損傷して商品を返品できなくすることが多い。また個人は特別の払い戻しや保証を申請するために領収書を保管したいと考える。普通、個人は購入の証拠として領収書原本を製造業者または宣伝のスポンサーに送付しなければならない。また個人は予算のために現金およびクレジットの経費を追跡するために領収書を収集する。

領収書の保管に加えて、ビジネスマンが直面する最も面倒な作業は経費報告書の作成と照合確認（ｒｅｃｏｎｃｉｌｉａｔｉｏｎ）である。経費報告書は旅行その他の経費の精算を受ける場合に必要であることが多い。経費報告書は本明細書では広く解し、ＩＲＳが必要な記録を含めて、経費の追跡のための任意の報告書または記録を含む。今日、各領収書は経費報告書に手作業で入力しなければならない。これは報告書をコンピュータで電子的に作成する場合も同じである。多くの領収書は複数の経費報告書の項目を必要とする。また経費報告書は領収書のリストを含む。

ユーザが電子フォーマットの経費報告書をスキャンし、整理し、保管するためのいくつかのシステムがある。ユーザが精算または税金のために経費報告書に電子的に記入するためのコンピュータ・システムも存在する。ただし、そのようなシステムのユーザは依然として経費報告書に領収書データを手作業で入力しなければならない。

したがって、経費領収書をスキャンし、その経費領収書上のデータを取り込み、かつこのデータを経費報告書に入力するシステムが必要である。

本発明は、画像を取り込んで記憶できる、コンピュータ・プロセッサ（ＣＰＵ）に接続されたスキャナまたはデジタル・カメラなどの画像取り込み装置を含むシステムと、前記システムを使用して経費領収書を記憶し、処理する方法である。コンピュータ・プロセッサは、領収書の画像を分析し、画像をテキストに変換し、テキストを分析し、経費データを取り出し、データを経費報告書に記入する。エンド・ユーザは取り込まれた経費報告書を見直し、訂正または追加できる。好ましくは、システムは領収書の画像を取り込まれた経費データと並べて見直しと編集とを容易にする。

好ましい実施形態では、画像取り込み装置は、ハンドヘルド・スキャナまたはデジタル・カメラのように携帯型であり、ユーザは旅行中に領収書をスキャンしてその領収書を廃棄することができる。

また、好ましい実施形態では、画像は暗号化され、ユーザまたは第３者による改竄を防止し、領収書の画像の完全性を維持する。

一実施形態では、領収書の画像はインターネット、イントラネット、またはその他のネットワークを介してリモートのデータ記憶設備にアップロードでき、さらに画像を改竄および損失から保護できる。

上記概要と以下の好ましい実施形態の詳細説明は添付図面を参照しながら読むと理解が深まる。本発明を説明するために図面には例示的な実施形態を示す。ただし、本発明は図示の具体的な構成と手段とに限定されない。

図１は、本発明のブロック図である。プロセスは紙の経費領収書１０１で始まる。そのような紙の経費領収書は通常キャッシュ・レジスタまたはその他の売り場の装置上に商人によって打ち出される。入力装置１０２を通して、領収書の画像は１０３で電子的に作成されデジタル化される。

多数のタイプの領収書画像入力装置が可能である。一実施形態では、入力装置はデスクトップ・コンピュータに接続されたフラットベット・スキャナである。別の実施形態では、入力装置は企業向けに多数の画像をスキャンする高速スキャナである。別の実施形態では、入力装置はファクシミリ装置である。この実施形態では、ユーザには旅行中にその領収書をファックスするためのファックス番号が提供される。またこれにより、ファックスのデジタル化画像を、紙へ印刷する代わりに、またはそれに加えて、記憶することができる。好ましい実施形態では、入力装置はデジタル・カメラまたはポータブル・スキャナのように携帯型である。本発明を限定するものではないが、本発明者らは、好ましくは、デジタル・カメラは通常のサイズの領収書の場合に少なくとも３００ｄｐｉまたは約２メガピクセルの解像度を備える。画像拡張ソフトウェアではこれより低い解像度も使用できる。そのようなデジタル・カメラは独立したカメラである必要はなく、携帯電話、パーソナル・デジタル・アシスタント（ＰＤＡ）またはコミュニケータ（すなわち、ＰＤＡ／携帯電話の組合せ）などの、ユーザが携帯するような別の装置に好ましくは組み込まれている。

携帯型入力装置を使用する場合、装置は好ましくは表示画面も有する。したがって、ユーザは取り込まれた領収書の画像を見直して領収書の適切な画像が取り込まれたことを確認する。入力装置は、メモリ・カードまたは小型ハード・ドライブなどの何らかの形式の着脱式記憶装置も使用できる。好ましい実施形態では、携帯型装置は無線電話機または無線インターネット・アクセスを介して画像を記憶するリモート手段に無線で接続し、旅行中に画像をダウンロードすることができる。別の実施形態では、携帯型装置は標準の電話回線またはホテルの客室に一般に装備されたインターネット・アクセス回線を通してリモート・コンピュータに接続して取り込まれた領収書の画像をダウンロードすることができる。

上記の実施形態は入力装置としてスキャナまたはデジタル・カメラを使用するが、本発明は、現在知られているか今後発明されるかにかかわらず、紙の領収書の画像を撮影してそれを電子的なデジタル・フォーマットに変換するあらゆる方法を含む。

好ましい実施形態では、入力装置は領収書の画像が取り込まれた日付と時刻とのタイムスタンプを押す。これはまた改竄を防止する大きな助けになる。

システムは複数の領収書を処理でき、好ましくは、単一の領収書の別々の項目を異なる経費報告書に含ませることができる。

画像が取り込まれると、コンピュータに転送されて処理される。コンピュータ、ＣＰＵおよびコンピュータ・プロセッサという用語はデジタル情報を処理できるマイクロプロセッサ・ベースのコンピュータ装置として広く使用され、領収書画像入力装置とは別の装置である必要はない。コンピュータは、現在知られているまたは今後発明されるサーバ、デスクトップ・コンピュータ、サーバ、ラップトップ・コンピュータ、ＰＤＡ、コミュニケータ、電話機、デジタル・カメラまたはその他の任意のコンピュータ装置でよい。

ユーザはデジタル化された領収書を各行の項目に添付して経費報告書を保存するか、デジタル化された領収書を一括して記憶するか、それらを個別にＣＰＵまたはインターネット・ホストにファイリングすることができる。経費報告書は適当な経費行項目の隣のデジタル化領収書と共に閲覧できる。これで経費行項目が正確で正しいことを証明するプロセスが迅速になる。ユーザは、ユーザが以前に添付した説明情報を表示するページごとに領収書１、３または６を印刷することもできる。

ユーザはＣＰＵまたはインターネット上で、または入力装置（ＰＤＡなどの）を通して説明情報を領収書に手作業で添付することもできる。例えば、経費のカテゴリ、経費金額、取引期日、顧客協賛経費、売り手の名前、または売り手の所在地である。ユーザはまた各領収書に個人の説明文を添付することができる。領収書に添付した情報は好ましくは電子形式の領収書の画像に従う。

本発明の好ましい態様は、スキャンされた領収書の画像の暗号化１０４を含む。暗号化は入力装置またはコンピュータによって実行できるが、画像の改竄を防止するためにプロセスのできるだけ初期に実行することが好ましい。一実施形態では、ソフトウェアは互換性があるビューワによって後でのみ閲覧できる自社開発の暗号化方法を１０５で使用する。ビューワは編集機能を一切含まないので、領収書が変更されることが防止される。そのようなシステムは、標準のエディタが普通存在するｔｉｆｆ、ｇｉｆｆまたはｐｄｆなどのその他の標準を使用するよりも好ましい。現在知られているか今後発明されるかにかかわらず、公開または秘密鍵技法を用いたその他の暗号化技法もシステムと併用できることはもちろんである。以上は標準のファイル・フォーマットを用い、暗号化を用いない本発明の実施形態を除外するものではない。さらに、本発明は、現在知られているか今後発明されるかにかかわらず、元の画像の未検出の改竄を防止するその他の認証方法で実施することができる。

改竄を防止する暗号化に加え、好ましい実施形態では、画像は複合文書内に記憶され、偽造者志願者がサードパーティのソフトウェアを用いて画像に直接アクセスすることを極めて困難にする。

デジタル画像がコンピュータによって受信されると、コンピュータ上のソフトウェアが画像データを英数字文字列に１０６で変換する。手書き文字の認識のための光学的認識（ＯＣＲ）および画像文字認識（ＩＣＲ）などのソフトウェア・ルーチンは当技術分野で知られており、本明細書では詳述しない。本発明は、現在知られているか今後発明されるかにかかわらず、画像を英数字データに変換するそのようなすべての方法を含み、本明細書で使用するＯＣＲおよび文字認識という用語はＩＣＲおよびその他のそのような変換方法を含むものである。

画像を英数字データに変換するプロセスは画像拡張技法も含むことができる。領収書がぼやけていたり、しわだらけであったり、その他の点で不完全な場合、あるいは入力装置の解像度が比較的低い場合、画像を英数字データにうまく変換するためには画像のそのような事前処理が必要である。ノイズ・フィルタリング、コントラスト強調、エッジ・フィルタリング、鮮明化、およびその他の多くの技法が光画像形成の分野で知られており、本明細書では詳述しない。本発明は、現在知られているか今後発明されるかにかかわらず、そのようなすべてのタイプの画像フィルタリングおよび事前処理を具体化する。本発明者らの経験では、Ｓｃａｎｓｏｆｔ、Ａｂｂｙ Ｆｉｎｅ ＲｅａｄｅｒおよびＴｒａｎｓｙｍ ＯＣＲなどの市販のライブラリが画像のフィルタリングおよび画像のテキストへの変換のプロセスで有用であった。これらのパッケージは、本発明者らが本発明を実施する際に有用であったオートクロッピング、デスペックリングおよびデスキューイングのルーチンを含む。

好ましい実施形態では、ＯＣＲ／ＩＣＲプロセスはテキストが領収書のどこにあるかに関する空間情報の一部をさらに保存する。これは、経費領収書情報を検出するために英数字テキストを解析する次の工程で役に立つ。

次の工程は解析１０７〜１１０である。これは英数字テキストを分析して意味がある用語および値を検出する工程を含む。解析はある種のテキストを日付と領収書の金額として識別し、売り手の名前を探索する。領収書に複数の料金が記載されている場合、好ましい実施形態では、解析ソフトウェアは領収書上の様々な金額を認識し、これらの金額に対応する料金を識別する。したがって、例えば、ホテルの請求書について、解析ソフトウェアは客室料金、食事の料金、電話および映画の料金を別々に識別することができる。本発明に必要な部分ではないが、この領収書の細分化は、多数の領収書が再分類される必要がある料金を記載しているという点で有利である。例えば、映画の料金は精算できない可能性があり、レストランの請求書ではアルコール料金は税金控除の対称でない可能性がある。

大半の領収書は同様の情報を有するため、ソフトウェアは領収書のテキスト内で検索する共通用語のリストを１１０で使用する。例えば、ソフトウェアは「金額」、「総計」および／または「請求金額」などの用語を領収書のテキスト内で検索する。また、知られているデータ・フォーマットを検索する。また、ソフトウェアは有名な売り手の静的および非静的データベースを使用して経費報告書の経費説明カテゴリの記入を１０９で容易にする。例えば、領収書にマクドナルドと記載されていれば、ソフトウェアはマクドナルドがレストランであると認識し、経費報告書の経費説明カテゴリから食事を自動的に選択する。データベースはシステムの提供者または企業スポンサーがＣＤ、ｆｔｐダウンロードなどの便利な更新媒体を介して、またはインターネットを介して更新できる。静的および非静的データベースは単一のデータベースであってもよい。

図３は、代表的な領収書と、抽出して経費行項目を形成できる経費データを示す。
ソフトウェアが領収書のテキスト内に上記の用語を見つけると、対応するドル金額またはその他の関連データ（日付、場所など）が抽出される。このデータは適当な経費報告書の行項目カテゴリに１１１で記入される。画像から抽出された領収書情報を本明細書で「経費データ」と呼ぶ。領収書が経費報告書の経費行項目と相関された後で、ソフトウェアは領収書の構造を学習でき、次回、同じ売り手からの領収書はシステム内にスキャンされ、ソフトウェアはデータ構造を認識し、情報を経費報告書に適切に割り当てる。

好ましい実施形態では、ソフトウェアは、市販の形式のソフトウェアを用いるか、ユーザによって解析かつ／または修正されるとデータ構造を思い出すことで、特定の売り手の領収書の構造を学習する。

各経費行項目を適当な経費報告書と相関させることで、抽出した経費日付から経費報告書が作成され、１１２で経費報告書が作成される。このプロセスを容易にするために、ソフトウェアはいくつかの異なる規則を用いて経費報告書をソートして整理する。例えば、出張旅行の構造は決まっていて、かつ一貫しているので、ソフトウェアは出張旅行内の配置に従って経費行項目をソートする。ユーザの地元の町で食べた食事は、旅行の最中に起こることが多い別の町での食事と異なり、旅行の最初または最後に発生する。ユーザはＣＰＵ、ＰＤＡまたはインターネットから経費報告書を編集し、記憶し、管理することができる。情報は、ＱｕｉｃｋｅｎおよびＭＳ Ｍｏｎｅｙ１１３などの有名な経費ソフトウェアまたはその他の財政パッケージにインポートでき、１１７で特定の企業システムと対話するようにカスタマイズできる。ユーザはまた関連する領収書がない経費を挿入することができる。

図２は、ユーザの視点であることを除いて図１と同様の流れ図である。この流れ図は図１の上記説明にてらして自明であり、本明細書では詳述しない。

経費データは様々な方法で提示できる。一実施形態では、スキャンされたすべての領収書はリストされ、様々な分野ごとにソートできる。好ましくは、領収書のリストはフォルダごとに再分類できる。図４に示すように、領収書のリスト１２が画面右側に表示されている。ユーザはリスト１２をスクロールし、反転表示された項目１４について、対応する領収書の画像１０が画面の左半分に表示される。新しい領収書がスキャンされると、その画像が左側パネル１０上に表示され、新しい行項目が、対応する経費データと共に右側パネル１２上に記入される。ユーザは容易にデータを訂正して各領収書の欠落したデータを入力することができる。

図５は本発明を具体化するソフトウェア内に提示される別のビューを示す。この好ましい実施形態では、領収書のリストが上部右側パネル１２内に示され、特定の経費報告書が下部左側パネル１６内に示されている。ユーザはリスト１２から領収書を選択してマウスを用いて経費報告書１６にドラッグ＆ドロップして（またはカット＆ペースト、またはチェック、またはその他の任意の指定手段を用いる）だけでよい。領収書がない追加の項目も経費報告書に入力できる。この経費報告書１６が完成すると、保存でき、新しい経費報告書が開く。再び、領収書のリスト１２または経費報告書１６内の行項目が反転表示されると、対応する領収書の画像１０が上部左のパネル内に表示される。

図６はシステムを操作する別の方法を示す。このビューでは、ユーザからは右側パネル上に経費報告書１６が見える。項目がスキャンされると、開いている経費報告書に直ちに対応付けられ、領収書の画像１０が左側に表示され、経費報告書１６内にその画像に対応する経費データが新しい行項目１４として直接表示される。

上記３つの段落で述べたソフトウェアおよびビューは単に例示的な実施形態として示され、本発明の範囲を限定するものではない。

領収書は手作業で特定の経費報告書に相関できる。またはソフトウェアは領収書を自動的に経費報告書に相関させることができる。例えば、ソフトウェアは単一のユーザについて連続する数日間、すべての経費領収書は同じ経費報告書に記載されていると想定できる。ユーザは経費報告書から領収書を呼び出してこれらの経費報告書に関連するユーザの領収書を確認できる。上記のように、好ましい実施形態では、経費報告書および領収書はユーザの表示端末に横に並んで配置されている。このため、ユーザは経費報告書を容易に確認できる。次いで、ユーザは経費報告書を訂正および編集し、かつ／または異なる経費報告書の領収書を相関させることができる。解析ルーチンがある種の情報を解釈できなかった場合、経費報告書内で反転表示させるかそこに表示しないようにできる。誤ったタイプの経費を変更したなど、潜在的に、解析ソフトウェアが誤った可能性がある。ユーザはこの情報が記憶された経費報告書を編集できる。閲覧ソフトウェアの好ましい実施形態では、ユーザが経費をクリックすると、関連する経費の領収書の画像が自動的に表示される。

本発明の一実施形態では、ソフトウェアは、領収書のスキャンの方法にかかわらず、領収書の画像が正確に（上下左右が逆にならないように）表示されるように画像を正しい向きにすることができる。１つの簡単なアルゴリズムでは、ソフトウェアは長辺が上下になる方向に領収書を向ける。これは、スキャンされた画像の幅が高さより長いため、画像を９０度回転することで実行できる。より複雑でより正確なアルゴリズムはＯＣＲデータを用いて領収書をどの方向に正しく向けるかを判定できる。

電子手段によって経費報告書に追加情報を追加することができる。例えば、クレジット・カード取引を経費報告書内にダウンロードでき、ユーザはそのような取引の物理的な紙の領収書を保管しなくてもすむ。あるいは、クレジット・カード取引を経費報告書上で領収書にある経費と照合確認させることができる。デビット・カードなどのその他のタイプの電子支払いも同様に処理できる。さらに、ユーザは車のマイレージおよびチップなどの領収書がない追加の経費を加えることができる。

十分な性能のコンピュータと画面があれば、ユーザが経費報告書を照合確認するプロセスは移動中に実行できる。今日、この作業は入力装置に接続されたラップトップ・コンピュータを用いて最も迅速に実行できる。画像を解析し経費報告書をソートするソフトウェアをラップトップにロードして、飛行機またはホテルの客室でユーザは経費報告書を照合確認することができる。ハンドヘルド装置がコンピュータ処理能力と画面の解像度の点で進化するにつれ、このプロセスはすべて単一のハンドヘルド装置で処理でき、ユーザが経費報告書の照合確認の作業を完了した後で、照合確認した経費報告書をハンドヘルド装置から（無線または有線接続によって）アップロードできる。

あるいは、ウェブ・ベースのシステムで、ユーザはスキャンした画像をインターネットのウェブ・サイトにアップロードし、ブラウザまたは自社開発のソフトウェア・アプリケーションを介して画像と経費報告書ソフトウェアにアクセスできる。これによってユーザのローカル・コンピュータに必要な記憶容量とコンピュータ処理能力が低減し、改竄の機会が減るであろう。

本発明の別の好ましい実施形態では、システムは誤ってまたは不正の目的で入力された重複する領収書がないかも検査する。これは同日の同じ売り手からの同一金額を検索するなどの比較的簡単なアルゴリズムで実行できる。より複雑なアルゴリズムでは、実際に画像を比較できるが、同じ領収書を異なる向きでスキャンすると異なる画像になるのでこれは困難である。ただし、画像認識技術においては、画像の類似性を比較する知られている技法が存在する。本発明はそのような技法と今後発明されるその他の技法とを含む。

本発明はまた経費に規則を適用する経費規則検査モジュールを含む。例えば、旅行の精算が１日あたり一定の金額に制限されている場合、ソフトウェアは提出された領収書がその金額を超えていないことを検査する。

テキスト・データを解析する作業に戻ると、ソフトウェアはデジタル化された領収書の画像から抽出された英数字テキスト・データ内のキーワードおよび／または構造を検索する。例えば、大半の領収書はソフトウェアが特定の数字のシーケンスを日付と認識する同様のデータ構造を共用する。これらのキーワードはトークンとしても知られている。

一旦認識すると、ソフトウェアはデジタル化された領収書から情報を引き出し、適当な経費行項目カテゴリに割り当てる。

好ましい実施形態では、ソフトウェアはシステムへの最初のスキャン後に領収書の構造を認識することを学習する。ソフトウェアは領収書がシステムにスキャンされた後で領収書の特定の構造を学習し、経費行項目を介して情報が領収書に相関させられる。

好ましくは、キーワード／トークンのデータベースは売り手、ユーザまたはソフトウェアによって更新できる（すなわち、非静的データベースである）。解析ソフトウェアが領収書に売り手を見つけることができないが、ユーザが売り手の名前、例えば、「Ａｃｍｅ Ｃｏ．」を入力すると、データベースに「Ａｃｍｅ Ｃｏ．」を追加できる。「Ｒｏａｄ Ｒｕｎｎｅｒ Ｅｘｔｅｒｍｉｎａｔｉｏｎ」のようにユーザが領収書の経費カテゴリも記入していると仮定すると、データベースはその売り手の名前をその経費カテゴリに関連付けることができる。こうして、次回、経費領収書はスキャン形式「Ａｃｍｅ Ｃｏ．」である。ソフトウェアは領収書内の名前を売り手の名前として認識し、それを抽出し、経費データに「Ｖｅｎｄｏｒ：Ａｃｍｅ Ｃｏ．，Ｃａｔｅｇｏｒｙ：Ｒｏａｄ Ｒｕｎｎｅｒ Ｅｘｔｅｒｍｉｎａｔｉｏｎ」と記入する。

また、ソフトウェアは特定の規則の組を用いてユーザに追加情報を入力するように促す。ソフトウェアは特定の経費を経費報告書の適当な経費行項目に入力すべき追加情報が必要であると認識する。

一実施形態では、ユーザは、領収書がスキャンされた時にソフトウェアに経費報告書内の経費行項目カテゴリに自動的に記入するように伝えるいくつかのテキストを紙の領収書の特定の領域に手書きする。同様に、ユーザは、ソフトウェアにその領域に特に注意するように伝える、日付、金額、場所などの物理的な領収書の目立たない構成要素に手書きで○を付けることができる。これによってソフトウェアは解析および検索機能を混乱させかねない不適切な用語を除去することができる。

解析規則の組の例を表１に示す。この解析規則の組は本発明の範囲を限定するものではなく、本発明者らが本発明を実施するのに有用であると考えた一実施形態を示すものである。これらの規則での色の使用は色のスキャンを必要とせず、本発明はグレー・スケールまたは白黒画像生成を用いて実施することができる。

表Ａ−解析規則の例
日付
１．領収書が黄色の場合、帳票の上から１／３の日付識別子文字列を探す。この文字列の直後の情報が領収書の日付である。ここまで、黄色の領収書で確認される唯一の日付識別子文字列は「Ｄａｔｅ」である。
２．領収書が黄色で日付識別子が見つからない場合、領収書の上半分を検索してこの順番で日付フォーマットに一致する文字列がないか探す。
ＭＭ／ＤＤ／ＹＹ（２つの／文字を探す。）
ＭＭＭ ＤＤ，ＹＹ（月の省略名を探す）
ＭＭＭＤＤ’ＹＹ
ＭＭＭ ＤＤ，ＹＹＹＹ
Ｍｏｎｔｈ ＤＤ，ＹＹＹＹ（フル表示の月名を探す）
３．領収書が黄色で日付がフォーマットで識別できない場合、時刻から逆にたどると日付である場合が多く、見つかることがある。以下のフォーマットを検索し、逆にたどって時刻を識別できる。時刻識別文字列に遭遇する場合もあるし、日付に遭遇する場合もある。識別文字列を確認したら、後方にたどると次のテキスト項目が日付でもよい。
頻度順の時刻のフォーマット
ＨＨ：ＭＭＰＭ、ＨＨ：ＭＭ ＰＭ、ＨＨ：ＭＭ：ＳＳ、ＨＨ：ＭＭ：ＳＳ ＰＭ、ＨＨ：ＭＭ
時刻識別文字列（１つのみ観察される）：Ｔｉｍｅ
４．領収書が白の場合、帳票の上から１／４の日付識別子文字列を探す。見つかった場合、直後のテキストが日付として報告される。ただし、これは失敗する方が多いと予測する。領収書の最も一般的な日付識別文字列は「Ｄａｔｅ」であった。
５．日付識別子が見つからない場合、領収書全体でＤＤ／ＭＭ／ＹＹのデータ構成を探す。これは白の領収書の単一の最も一般的な日付フォーマットであった。識別には２つの／文字に第１に頼る必要がある。領収書によっては先頭の０が抜けている。
６．白の領収書では、日付情報の直後に時刻情報が続く場合が極めて多い。日付発見の第２の方法は、タイムスタンプから後方にたどる方法である。多くの場合、タイムスタンプの直前の情報を日付として報告できる。
頻度順の時刻のフォーマット
ＨＨ：ＭＭ ＰＭ、ＨＨ：ＭＭ、ＨＨ：ＭＭＰＭ、ＨＨ：ＭＭ：ＳＳ、ＨＨ：ＭＭＰ
７．ＤＤ／ＭＭ／ＹＹフォーマットを用いて、または時刻を介して日付を発見できない場合、以下のフォーマットに一致する情報を探す必要がある。
ＭＭＭＤＤ’ＹＹ、ＭＭ−ＤＤ−ＹＹ、ＭＭＭ ＤＤ，ＹＹおよびＭＭＤ ＤＤ，ＹＹＹＹ

売り手
領収書の売り手情報を識別するかなり信頼できる方法は存在しない。以下の２つの規則は失敗することが多いが有用な情報を提供する。
１．売り手の名前は領収書の最初の文字列として報告できる。ただし、信頼性に乏しい。
２．売り手の情報は所在地を含むことが多いので、州の略称とそれに続く５桁の番号（ＺＩＰコード）を探してこれらに先行するテキストとして売り手の情報を報告できる。市、街路名、および売り手の名前を記載しなければならない。したがって、少なくとも前の６つの離散的な文字を含めることが慎重な方法であろう。

総計
チップまたは非チップ構造
１．はじめに、チップ識別子の明確な証拠を検索することでチップまたは非チップ構造を有する領収書を分類する。これは以下の文字列の任意の１つの存在である
Ｔｉｐ、Ｔｉｐ Ａｍｏｕｎｔ、Ｇｒａｔｕｉｔｙ、Ｇｒａｔｕｉｔｙ Ａｍｏｕｎｔ
これらの文字列の１つが見つかったら、領収書はチップ構造領収書であると推定する。
２．第１の分類規則が失敗した場合、領収書が標準の非チップ構造である証拠を見つけようとする。これは領収書の税金行の存在によって確立される。税金行は以下の文字列を含む。
税金、物品販売税、（州の略称、すなわち、ＰＡ）税金、（（州の略称）物品販売税
これらの文字列の１つが見つかったら、領収書は非チップ構造であると推定できる。
３．これらの規則のいずれも適用できない場合、領収書は非チップ構造として扱う。

支払い方法
１．領収書の一定の文字列を検索することで支払い方法を明確に決定できる。
２．以下の文字列の１つを識別できる場合、領収書はクレジット・カードの領収書として扱われる。
ＭＡＳＴＥＲＣＡＲＤ、ＭＣ、ＶＩＳＡ、ＡＭＥＸ、ＣＲＥＤＩＴ
３．以下の文字列の１つを識別することで有効期限の証拠を発見できる場合、領収書はクレジット・カードの領収書として扱われる。
ＥＸＰ、ＥＸＰ ＤＡＴＥ
４．以下のフォーマットの１つにクレジット・カードの口座番号の証拠を発見できる場合、領収書はクレジット・カードの領収書として扱われる。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ１２３４、１２３４ １２３４ １２３４ １２３４、ＸＸＸＸ ＸＸＸＸ ＸＸＸＸ １２３４
５．領収書の下部１／３に文字列「ＣＡＳＨ」を発見できる場合、領収書は現金の領収書として扱われる。
６．上記規則のいずれも適用できず、領収書が黄色の場合、領収書はクレジット・カード領収書として扱う。
７．上記規則のいずれも適用できず、領収書が白の場合、領収書は現金領収書として扱う。

総計金額（チップ領収書）
１．最初に領収書の下半分の領収書総計識別子文字列を検索して総計金額を見つけようとする。これらの文字列の直後にドル金額があれば、これらの文字列は小計として扱われ、１５％定額または構成可能なチップ機能が適用される。
以下の文字列は有効な総計金額識別子である：Ｓｕｂｔｏｔａｌ、Ｂａｓｅ、Ａｍｏｕｎｔ、Ｐｒｅ−Ｔｉｐ Ａｍｏｕｎｔ
２．総計金額識別子が見つからない場合、チップ構造領収書では、総計金額の数字が領収書の最も大きい判読可能なドルの金額であると想定することができる。

総計金額（非チップ領収書）
１．総計識別子文字列を探すことで最初に非チップ領収書の総計を探す。そのような文字列の直後の数字が適当な総計金額であると想定する。
有効な総計金額識別子である：Ｔｏｔａｌ、Ｓａｌｅ Ｔｏｔａｌ、Ｓａｌｅ
２．有効な総計識別子文字列が見つからず、上記の支払い方法規則が領収書はクレジット・カード領収書であることを示す場合、総計金額は領収書で最も大きい数字である。
３．有効な総計識別子文字列が見つからず、領収書が現金領収書である場合、つり銭識別子およびつり銭金額を探す必要がある。つり銭金額はつり銭識別子の直後にある。
有効なつり銭識別子：Ｃｈａｎｇｅ、Ｃｈａｎｇｅ Ｄｕｅ
４．つり銭金額がゼロでない場合、領収書の下半分で２番目に大きい数字を総計とする。
５．つり銭金額がゼロの場合、領収書の下半分で最も大きいドル金額を総計とする。
６．つり銭金額を識別できない場合、循環金額を探す。これは、総計で正確なつり銭状態の弁済金であると想定でき、領収書の最後の２つのドル金額でもなければならない。
７．つり銭金額も循環金額も識別できない場合、不正確なつり銭領収書を有していると想定できる。２番目に大きい識別可能なドル金額を総計として報告しなければならない。

表１の終わり
前述したように、好ましい実施形態では、領収書はインターネット、イントラネット、またはその他のネットワークを介してリモート側から記憶し処理できる。そのようなネットワークは以下のいくつかの主要な目的にかなう。１）領収書が不正操作または改変されていないことを保証し、その合法性を保証する。２）個人ユーザおよび／または組織ごとに領収書を記憶し、整理する。３）ローカル・クライアントがネットワーク上のユーザに提供する機能を反映する。４）経費報告書および画像を複数の個人に電子的に容易にルーティングできるようにする。インターネット（ＡＳＰ）上の領収書アカウントは個人ユーザにいくつかの利点を与える。領収書アカウントは領収書がいかなる方法によっても不正操作または改変されていないことの証明源としての機能を果たす。これはＩＲＳおよび雇用者にとって重要である。ユーザはインターネットを介してアカウントにアクセスし、領収書経費報告書を閲覧し作成できる。これは、ソフトウェアが実行可能なコンピュータ・プロセッサで領収書経費報告書を閲覧または作成できるだけの機能とは対照的である。

組織もこのシステムから利益を受ける。組織全体が領収書システムを使用する場合、組織はその経費報告書を会計システムの支払い勘定プログラムに組み込むことができる。経費の提出者に許可が付与され、小切手が切られ郵送され、通知がなされる。

本発明は開示の実施形態に限定されず、その逆に、添付の特許請求の範囲の精神と範囲に含まれる様々な変形形態および均等形態を含む。これ以上の説明なしに、上記説明で本発明を完全に記述できるので、様々な条件の下で、他の者も現在または将来の知識によって本発明を適用することができよう。

本発明の基本概念を示す機能ブロック図である。 本発明のユーザ操作の好ましいフローを示す機能ブロック図である。 領収書に記載された典型的な情報の詳細な例と、デジタル化された領収書の画像に記憶された情報を解析し検索する本発明の機能とを示す図である。 領収書のリストと領収書の画像とを横に並べた本発明の一実施形態の画面の写真である。 領収書のリスト、領収書の画像および経費報告書を１画面に示す本発明の一実施形態の画面の写真である。 経費報告書と領収書の画像とを横に並べた本発明の一実施形態の画面の写真である。

Claims (63)

1. 経費領収書を処理する方法であって、
   コンピュータ・プロセッサ上で前記経費領収書の電子画像を受信する工程と、
   前記電子画像を処理して経費データを得る工程と、
   電子経費報告書に前記経費データを記入する工程と、
   前記電子経費報告書を表示する工程とを含む方法。
2. 電子画像を作成する工程がスキャナ、デジタル・カメラ、ファクシミリ装置、パーソナル・デジタル・アシスタント・カメラ、電話機カメラまたはコミュニケータ・カメラによって実行される請求項１に記載の方法。
3. 前記コンピュータ・プロセッサがメインフレーム・コンピュータ、コンピュータ・サーバ、デスクトップ・コンピュータ、ラップトップ・コンピュータ、パーソナル・デジタル・アシスタント、電話機、またはコミュニケータである請求項１に記載の方法。
4. 前記電子画像を不揮発性メモリ内に記憶する工程をさらに含む請求項１に記載の方法。
5. 前記電子画像を処理する工程が、
   文字認識ソフトウェアを使用して前記電子画像からテキスト・データを得る工程と、
   前記テキスト・データを解析して経費データを検索する工程とをさらに含む請求項１に記載の方法。
6. 前記電子経費報告書を表示する工程がウェブ・ブラウザまたは特殊なビューワで実行される請求項１に記載の方法。
7. 前記経費データが出費の日付、経費金額、売り手の名前、支払い方法または売り手の所在地である請求項１に記載の方法。
8. 追加のデータを受信する工程と、
   前記電子経費報告書を前記追加データで変更する工程と、
   前記変更された電子経費報告書を表示する工程と、
   前記変更された経費報告書を不揮発性メモリ内に記憶する工程とをさらに含む請求項１に記載の方法。
9. 前記追加データが承認の署名、修正された経費データまたは追加経費データである請求項１に記載の方法。
10. 前記追加経費データがコスト・センタへの経費の割り当て、人員招聘経費の識別子、旅行の識別子、約束手形、車の走行距離、または領収書がない経費からなる請求項９に記載の方法。
11. 前記追加経費データが第２のコンピュータ・プロセッサから受信した電子データである請求項９に記載の方法。
12. 前記経費報告書が複数の経費領収書の経費データを含む請求項１に記載の方法。
13. 前記電子画像を暗号化する工程をさらに含む請求項１に記載の方法。
14. 前記経費報告書を暗号化する工程をさらに含む請求項１に記載の方法。
15. 前記コンピュータが前記経費データに１組の経費規則を適用する請求項１に記載の方法。
16. 前記経費報告書を会計システムに転送する工程をさらに含む請求項１に記載の方法。
17. 前記経費報告書および前記電子画像が別々のコンピュータ・システムに記憶され、共通の識別子でリンクされている請求項１に記載の方法。
18. 前記経費報告書および領収書の画像が同時に表示される請求項１に記載の方法。
19. 前記経費報告書、スキャンされた領収書のリスト、および領収書の画像が同時に表示される請求項１に記載の方法。
20. 前記経費報告書がスキャンされた領収書のリストである請求項１に記載の方法。
21. 重複した領収書がないか検査する工程をさらに含む請求項１に記載の方法。
22. 前記コンピュータ・プロセッサがコンピュータ・ネットワークを介してリモート側からアクセスされる請求項１に記載の方法。
23. コンピュータ・システムを制御して経費領収書を記憶する方法を実行させるコンピュータ可読媒体であって、
    コンピュータ・プロセッサ上で前記経費領収書の電子画像を受信する工程と、
    前記電子画像を処理して経費データを得る工程と、
    電子経費報告書に前記経費データを記入する工程と、
    前記電子経費報告書を表示する工程とを含むコンピュータ可読媒体。
24. 電子画像を作成する工程がスキャナ、デジタル・カメラ、ファクシミリ装置、パーソナル・デジタル・アシスタント・カメラ、電話機カメラまたはコミュニケータ・カメラによって実行される請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
25. 前記コンピュータ・プロセッサがメインフレーム・コンピュータ、コンピュータ・サーバ、デスクトップ・コンピュータ、ラップトップ・コンピュータ、パーソナル・デジタル・アシスタント、電話機、またはコミュニケータである請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
26. 前記電子画像を不揮発性メモリ内に記憶する工程をさらに含む請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
27. 前記電子画像を処理する工程が、
    文字認識ソフトウェアを使用して前記電子画像からテキスト・データを得る工程と、
    前記テキスト・データを解析して経費データを検索する工程とをさらに含む請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
28. 前記電子経費報告書を表示する工程がウェブ・ブラウザまたは特殊なビューワで実行される請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
29. 前記経費データが出費の日付、経費金額、売り手の名前、支払い方法または売り手の所在地である請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
30. 前記方法が
    追加のデータを受信する工程と、
    前記電子経費報告書を前記追加データで変更する工程と、
    前記変更された電子経費報告書を表示する工程と、
    前記変更された電子経費報告書を不揮発性メモリ内に記憶する工程とをさらに含む請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
31. 前記追加データが承認の署名、修正された経費データまたは追加経費データである請求項３０に記載のコンピュータ可読媒体。
32. 前記追加経費データがコスト・センタへの経費の割り当て、人員招聘経費の識別子、旅行の識別子、約束手形、車の走行距離、または領収書がない経費からなる請求項３１に記載のコンピュータ可読媒体。
33. 前記追加経費データが第２のコンピュータ・プロセッサから受信した電子データである請求項３１に記載のコンピュータ可読媒体。
34. 前記経費報告書が複数の経費領収書の経費データを含む請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
35. 前記電子画像を暗号化する工程をさらに含む請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
36. 前記経費報告書を暗号化する工程をさらに含む請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
37. 前記コンピュータが前記経費データに１組の経費規則を適用する請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
38. 前記経費報告書を会計システムに転送する工程をさらに含む請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
39. 前記経費報告書および前記電子画像が別々のコンピュータ・システムに記憶され、共通の識別子でリンクされている請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
40. 前記経費報告書および領収書の画像が同時に表示される請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
41. 前記経費報告書、スキャンされた領収書のリスト、および領収書の画像が同時に表示される請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
42. 前記経費報告書がスキャンされた領収書のリストである請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
43. 重複した領収書がないか検査する工程をさらに含む請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
44. 前記コンピュータ・プロセッサがコンピュータ・ネットワークを介してリモート側からアクセスされる請求項２３に記載のコンピュータ可読媒体。
45. 経費領収書を処理するシステムであって、
    領収書の入力電子画像を作成する領収書画像入力装置と、
    前記領収書と通信するコンピュータ・プロセッサと、
    前記電子画像を処理して経費データを得る、前記コンピュータ・プロセッサ上で動作するソフトウェア・モジュールと、
    経費報告書に前記経費データを記入する、前記コンピュータ・プロセッサ上で動作するソフトウェア・モジュールと、
    前記経費報告書が表示されるコンピュータと通信する表示とを含むシステム。
46. 前記経費報告書を記憶する前記コンピュータ・プロセッサ・メモリと通信する不揮発性メモリをさらに含む請求項４５に記載のシステム。
47. 電子画像を作成する装置がスキャナ、デジタル・カメラ、ファクシミリ装置、パーソナル・デジタル・アシスタント・カメラ、電話機カメラまたはコミュニケータ・カメラによって実行される請求項４５に記載のシステム。
48. 前記コンピュータ・プロセッサがメインフレーム・コンピュータ、コンピュータ・サーバ、デスクトップ・コンピュータ、ラップトップ・コンピュータ、パーソナル・デジタル・アシスタントまたは電話機である請求項４５に記載のシステム。
49. 前記電子画像を処理するソフトウェア・モジュールが、
    前記電子画像からテキスト・データを得る文字認識ソフトウェア・モジュールと、
    前記テキスト・データを解析して経費データを検索する解析ソフトウェア・モジュールとをさらに含む請求項４５に記載のシステム。
50. 表示がウェブ・ブラウザまたは特殊なビューワからなる請求項４５に記載のシステム。
51. 前記経費データが出費の日付、経費金額、売り手の名前、支払い方法または売り手の所在地からなる請求項４５に記載のシステム。
52. 追加データを受信して前記経費報告書を変更する第２の入力装置をさらに含む請求項４５に記載のシステム。
53. 前記追加データが承認の署名、修正された経費データまたは追加経費データである請求項５２に記載のシステム。
54. 前記追加経費データがコスト・センタへの経費の割り当て、人員招聘経費の識別子、旅行の識別子、約束手形、車の走行距離、または領収書がない経費からなる請求項５３に記載のシステム。
55. 前記追加経費データが第２のコンピュータ・プロセッサからの電子データである請求項５３に記載のシステム。
56. 前記電子画像を暗号化する、前記コンピュータ・プロセッサ上で動作するソフトウェア・モジュールをさらに含む請求項４５に記載のシステム。
57. 前記経費データおよび経費報告書に１組の経費規則を適用するソフトウェア・モジュールをさらに含む請求項４５に記載のシステム。
58. 前記経費報告書および前記電子画像が別々のコンピュータ・システムに記憶され、共通の識別子でリンクされている請求項４５に記載のシステム。
59. 前記経費報告書および領収書の画像が同時に表示される請求項４５に記載のシステム。
60. 前記経費報告書、スキャンされた領収書のリスト、および領収書の画像が同時に表示される請求項４５に記載のシステム。
61. 前記経費報告書がスキャンされた領収書のリストである請求項４５に記載のシステム。
62. 重複した領収書がないか検査するソフトウェア・モジュールをさらに含む請求項４５に記載のシステム。
63. 前記システムがコンピュータ・ネットワークを介してリモート側からアクセスされる請求項４５に記載のシステム。
    

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