JP2006209431A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 所望の文書の他に、その文書に関連する文書を検索する際、本当に必要な関連文書を絞込検索できるようにする。
【解決手段】 ディスプレイ４に表示されている管理体系内のノードの中から文書を登録するノードを指定するノード指定処理部６と、登録対象の文書の属性情報を指定するとともに、その文書に関連する関連文書の属性情報と関連の意義を示す関連意義情報を指定する情報指定処理部７とを設け、そのノード指定処理部６により指定されたノードに登録対象の文書の文書ファイルを登録するとともに、その情報指定処理部７により指定された登録対象の文書の属性情報と関連文書の属性情報及び関連意義情報を登録する。
【選択図】 図１

Description

この発明は、必要な文書を簡単に検索することができるように文書の登録や管理を行う文書管理装置に関するものである。

従来の文書管理装置は、例えば、設計書などの技術文書を管理するに際して、文書番号体系に沿う文書番号を付与する。
また、文書管理装置は、文書番号をはじめとする各種の属性情報を文書ファイルと一緒に登録して保管することにより、文書の属性情報を検索キーとして、所望の文書を検索することができるようにしている。
また、文書管理装置は、技術文書の管理体系として、業務プロセス体系（例えば、製品開発プロセス）と対応する管理体系を採用し、その管理体系で技術文書を管理することにより、作成進捗状況の把握の容易化を図るとともに、業務プロセス体系から技術文書を検索する仕組みを実用化している。

しかしながら、技術文書の管理体系が業務プロセス体系と対応することが便利な場合もあるが、例えば、製品の製造構造に合わせた方が便利な場合もある。しかし、従来の文書管理装置では、技術文書の作業単位（例えば、案件、機種）に応じて最適な技術文書の管理体系を選択することができないため、技術文書の検索効率が低下する場合や、作業の進捗状況を容易に確認することができない場合などがある。
また、個々の技術文書単位で登録する際、文書の属性情報の登録作業が重複するため効率が悪い。また、複数の文書の属性情報間に矛盾が生じることがある。
複数の文書の属性情報間に矛盾が生じていると、文書の属性情報を検索キーとして文書を検索する場合に、文書の検索精度が劣化し、所望の文書を検索することができなくなることがある。

なお、製品に品質不具合などが発生したとき、品質問題が波及する製品と、それに関連する文書を検索することができるようにするため、文書を登録する際、その文書の属性情報の他に、その文書に関連する文書の情報を登録するようにしている文書管理装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
ただし、この文書管理装置では、単に関連する文書の情報を登録するものであり、関連している理由（意義）などは登録していない。

特開２０００−３１５２０３号公報（段落番号［０００７］から［０００８］、図３）

従来の文書管理装置は以上のように構成されているので、所望の文書の他に、その文書に関連する文書を同時に検索することができる。しかし、どのような理由で関連しているかを示す関連意義などが登録されていないため、本当に必要な関連文書を絞り込んで検索することができないなどの課題があった。

この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、所望の文書の他に、その文書に関連する文書を検索する際、本当に必要な関連文書の絞込検索を実施することができる文書管理装置を得ることを目的とする。

この発明に係る文書管理装置は、管理体系表示手段により表示された管理体系内のノードの中から文書を登録するノードを指定するノード指定手段と、登録対象の文書の属性情報を指定するとともに、その文書に関連する関連文書の属性情報と関連の意義を示す関連意義情報を指定する情報指定手段とを設け、そのノード指定手段により指定されたノードに登録対象の文書の文書ファイルを登録するとともに、その情報指定手段により指定された登録対象の文書の属性情報と関連文書の属性情報及び関連意義情報を登録するようにしたものである。

この発明によれば、管理体系表示手段により表示された管理体系内のノードの中から文書を登録するノードを指定するノード指定手段と、登録対象の文書の属性情報を指定するとともに、その文書に関連する関連文書の属性情報と関連の意義を示す関連意義情報を指定する情報指定手段とを設け、そのノード指定手段により指定されたノードに登録対象の文書の文書ファイルを登録するとともに、その情報指定手段により指定された登録対象の文書の属性情報と関連文書の属性情報及び関連意義情報を登録するように構成したので、所望の文書の他に、その文書に関連する文書を検索する際、本当に必要な関連文書の絞込検索を実施することができる効果がある。

実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１による文書管理装置を示す構成図であり、図において、入力インタフェース１は例えばユーザが登録対象の文書を指定する場合や、その文書の属性情報を指定する場合などに使用するキーボードやマウスなどのマンマシンインタフェースである。
文書管理体系マスタＤＢ２は例えば開発プロセスに対応する管理体系や、開発製品の構成に対応する管理体系など、各種の管理体系を保管しているデータベースである。
表示処理部３は例えば画像処理用のマイクロチップなどを実装し、ユーザが入力インタフェース１を操作して、文書管理体系マスタＤＢ２に保管されている各種の管理体系の中から任意の管理体系を選択すると、その管理体系をディスプレイ４に表示する処理を実行する。また、表示処理部３はユーザが入力インタフェース１を操作して、ディスプレイ４に表示されている管理体系の修正要求を入力すると、その修正要求にしたがって管理体系を修正し、修正後の管理体系を示す文書管理構造情報を文書管理構造情報ＤＢ５に格納するなどの処理も実施する。なお、表示処理部３及びディスプレイ４から管理体系表示手段が構成されている。

文書管理構造情報ＤＢ５は修正後の管理体系を示す文書管理構造情報を保管するデータベースである。
ノード指定処理部６は例えばＣＰＵなどを含む集積回路から構成され、ユーザが入力インタフェース１を操作して、ディスプレイ４に表示されている管理体系内のノードの中から、文書を登録するノードを指定すると、その指定を受け付ける処理を実施する。なお、ノード指定処理部６はノード指定手段を構成している。

情報指定処理部７は例えばＣＰＵなどを含む集積回路から構成され、文書の属性情報等の指定を受け付ける画面をディスプレイ４に表示し、ユーザが入力インタフェース１を操作して、登録対象の文書の属性情報や、その文書に関連する関連文書の属性情報や、関連の意義を示す関連意義情報の指定を受け付ける処理を実施する。なお、情報指定処理部７は情報指定手段を構成している。

情報登録部８は例えばＣＰＵなどを含む集積回路から構成され、ユーザが入力インタフェース１を操作して、ユーザが登録対象の文書を指定すると、登録対象の文書を管理する文書ＩＤ（＝文書番号）を割り付けて、その文書ＩＤを文書ＩＤ管理ＤＢ９に登録するとともに、ノード指定処理部６により指定が受け付けられたノードに登録対象の文書の文書ファイルを登録する処理（文書ファイル及びノード指定情報を文書ＩＤと対にして文書ファイル管理ＤＢ１０に登録する処理）を実施する。また、情報登録部８は情報指定処理部７により受け付けられた登録対象の文書の属性情報を文書ＩＤと対にして文書属性情報管理ＤＢ１１に登録するとともに、情報指定処理部７により受け付けられた関連文書の属性情報及び関連意義情報を文書ＩＤ（登録対象の文書の文書ＩＤ、関連文書の文書ＩＤ）と対にして関連文書情報管理ＤＢ１２に登録する。なお、情報登録部８は登録手段を構成している。

文書ＩＤ管理ＤＢ９は文書ＩＤを保管するデータベースである。
文書ファイル管理ＤＢ１０は文書ファイル及び指定ノード情報を文書ＩＤと対にして保管するデータベースである。
文書属性情報管理ＤＢ１１は登録対象の文書の属性情報を文書ＩＤと対にして保管するデータベースである。
関連文書情報管理ＤＢ１２は関連文書の属性情報及び関連意義情報を文書ＩＤ（登録対象の文書の文書ＩＤ、関連文書の文書ＩＤ）と対にして保管するデータベースである。

文書検索処理部１３は例えばＣＰＵなどを含む集積回路から構成され、ユーザが入力インタフェース１を操作して、検索キーとして文書の属性情報を入力すると、その属性情報と文書属性情報管理ＤＢ１１に保管されている属性情報の照合処理を実施して、属性情報が合致する文書の検索処理を実施する。また、ユーザが入力インタフェース１を操作して、検索キーとして関連文書の属性情報を入力すると、その属性情報と関連文書情報管理ＤＢ１２に保管されている属性情報の照合処理を実施して、属性情報が合致する関連文書の検索処理を実施する。さらに、ユーザが入力インタフェース１を操作して、関連意義情報を入力すると、その関連意義情報と関連文書情報管理ＤＢ１２に保管されている関連意義情報の照合処理を実施して、関連意義情報が合致する関連文書の絞込検索処理を実施する。なお、文書検索処理部１３は文書検索手段を構成している。
図２はこの発明の実施の形態１による文書管理装置の処理内容を示すフローチャートである。

次に動作について説明する。
表示処理部３は、ユーザが入力インタフェース１を操作して、文書管理体系マスタＤＢ２に保管されている各種の管理体系の中から任意の管理体系を選択すると、その管理体系をディスプレイ４に表示する処理を実行する（ステップＳＴ１）。
文書管理体系マスタＤＢ２には、例えば、図３に示すような開発プロセスに対応する管理体系や、図４に示すような開発製品の構成に対応する管理体系が保管されている。
ここでは、説明の便宜上、図３に示すような開発プロセスに対応する管理体系が選択されたものとする。

表示処理部３は、ユーザがディスプレイ４に表示している管理体系をそのまま使用することを了承すれば、その管理体系を示す文書管理構造情報を文書管理構造情報ＤＢ５に格納するが、ユーザが入力インタフェース１を操作して、ディスプレイ４に表示されている管理体系の修正要求を入力すると、その修正要求にしたがって管理体系を修正する（ステップＳＴ２）。
今回の開発プロセスにおいて、例えば、“現品審査”が不要である場合に、その“現品審査”の削除要求を受けると、図５に示すように、“現品審査”を削除した管理体系を表示し、その管理体系を示す文書管理構造情報を文書管理構造情報ＤＢ５に格納する。
また、今回の開発プロセスにおいて、他の審査等のプロセスを追加する必要である場合に、追加プロセスや追加位置の指定を受けると、図６に示すように、追加プロセスを付加した管理体系を表示し、その管理体系を示す文書管理構造情報を文書管理構造情報ＤＢ５に格納する。
さらに、今回の開発プロセスにおいて、例えば、“信頼性確認”の代わりに他のプロセスを行う必要がある場合に、“信頼性確認”の変更要求を受けると、変更後の管理体系を表示し、その管理体系を示す文書管理構造情報を文書管理構造情報ＤＢ５に格納する。

ノード指定処理部６は、ユーザが入力インタフェース１を操作して、ディスプレイ４に表示されている管理体系内のノードの中から、文書を登録するノードを指定すると、その指定を受け付ける処理を実施する（ステップＳＴ３）。
例えば、ユーザが入力インタフェース１を操作して、“設計審査”の下位のノードである“回路設計”を指定すると、“回路設計”が文書を登録するノードであることを示すノード指定情報を情報登録部８に出力する。

情報指定処理部７は、ノード指定処理部６が文書を登録するノードの指定を受け付けると、図７に示すように、表示処理部３を介して、文書の属性情報等の指定を受け付ける画面をディスプレイ４に表示する（ステップＳＴ４）。
これにより、ユーザが入力インタフェース１を操作して、登録対象の文書の属性情報を指定すると、情報指定処理部７が文書の属性情報の指定を受け付ける処理を実施する（ステップＳＴ５）。
図７の例では、文書の属性情報として、文書名“ｘｘｘ回路設計書”、文書タイプ“基板図”を指定している。
この段階で、ユーザが指定する属性情報ではないが、ノード指定処理部６により指定されたノード“回路設計”の属性情報や、そのノードの上位ノードである“設計審査”や“案件”の属性情報が、登録対象の文書の属性情報として承継される。
図７の例では、案件名称“ｙｙｙ原低開発”、向け先“ｚｚｚ向け”、シリーズ名“ＡＢＣ−ＨＣＰ”、構造／回路区分“回路”などが、登録対象の文書の属性情報として承継される。
なお、複数の上位ノードにおいて、同じ属性情報があれば、指定されたノードに近い親ノードの属性情報を優先する。

また、情報指定処理部７は、ユーザが入力インタフェース１を操作して、図７の画面の“関連文書 定義”をクリックすると、表示処理部３を介して、図８の関連文書指定画面をディスプレイ４に表示する（ステップＳＴ６）。
これにより、ユーザが入力インタフェース１を操作して、関連文書の属性情報や関連意義情報を指定すると、情報指定処理部７が関連文書の属性情報や関連意義情報の指定を受け付ける処理を実施する（ステップＳＴ７）。
図８の例では、関連文書の属性情報として、関連文書の文書番号や文書名称を指定している。

また、関連文書の関連意義情報として、“同一設計思想”または“同一回路流用”または“参考”の選択を受け付けるようにしている。また、関連意義情報として、ユーザがコメントを入力できるようにしている。
具体的には、関連文書名“ｘｘｘ基板”の関連意義情報として、ユーザが“同一設計思想”を選択するようにしている。ただし、コメントの入力はなされていない。
これにより、後述する関連文書の検索において、文書名“ｘｘｘ回路設計書”の関連文書を検索する際、関連意義情報として、“同一設計思想”が指定された場合には、“ｘｘｘ基板”の関連文書が検索されるが、関連意義情報として、“同一回路流用”や“参考”が指定された場合には、“ｘｘｘ基板”は関連文書として検索されない。

情報登録部８は、情報指定処理部７が文書の属性情報等の指定を受け付けたのち、ユーザが入力インタフェース１を操作して、ユーザが登録対象の文書を指定すると、登録対象の文書を管理する文書ＩＤを割り付けて、その文書ＩＤを文書ＩＤ管理ＤＢ９に登録する（ステップＳＴ８）。なお、文書ＩＤは、言うまでもないが、各文書に固有のユニークな識別情報である。
また、情報登録部８は、ノード指定処理部６から出力されたノード指定情報が示すノード（この例では、“回路設計”）に登録対象の文書の文書ファイルを登録する処理を実施する（ステップＳＴ９）。
即ち、情報登録部８は、文書ＩＤと、ノード指定情報と、文書ファイルとを対応付けて、その文書ファイルを文書ファイル管理ＤＢ１０に登録する。

さらに、情報登録部８は、情報指定処理部７により受け付けられた登録対象の文書の属性情報を文書ＩＤと対にして文書属性情報管理ＤＢ１１に登録する（ステップＳＴ１０）。
また、情報登録部８は、情報指定処理部７により受け付けられた関連文書の属性情報及び関連意義情報を文書ＩＤと対にして関連文書情報管理ＤＢ１２に登録する（ステップＳＴ１１）。

次に、文書ファイル管理ＤＢ１０に保管されている文書の文書ファイルの中から、所望の文書の文書ファイルを検索する処理について説明する。
文書検索処理部１３は、ユーザが入力インタフェース１を操作して、文書の検索要求を入力すると、図９に示すように、表示処理部３を介して、文書の検索画面をディスプレイ４に表示する。

例えば、ユーザが所望の文書を直接的に特定できる属性情報（例えば、文書名、文書番号、文書タイプ）を知っている場合には、入力インタフェース１を操作して、その属性情報を入力する。
この場合、文書検索処理部１３は、その属性情報を検索キーにして、文書属性情報管理ＤＢ１１に保管されている属性情報の中から、その検索キーに合致する属性情報を検索する。
そして、文書検索処理部１３は、文書属性情報管理ＤＢ１１の中に合致する属性情報が存在すれば、その属性情報と対応付けられている文書ＩＤを抽出し、文書ファイル管理ＤＢ１０に保管されている文書の文書ファイルの中から、その文書ＩＤに対応する文書ファイルを取り出すことにより、表示処理部３を介して、その文書を表示する。

一方、ユーザが所望の文書を直接的に特定できる属性情報を知らない場合には、入力インタフェース１を操作して、文書を間接的に特定する属性情報を入力する。
図９の検索画面では、属性名を選択して、その属性値を入力する形式が例示されており、図９の例では、属性名として“構造／回路区分”が選択され、その属性値として“回路”が入力されている。
文書検索処理部１３は、属性名として“構造／回路区分”が選択され、その属性値として“回路”が入力された場合、文書属性情報管理ＤＢ１１に保管されている属性情報の中で、属性名が“構造／回路区分”の属性情報を検索する。
そして、文書検索処理部１３は、“構造／回路区分”の属性情報の中で、その属性値が“回路”である属性情報の絞り込みを行う。

文書検索処理部１３は、“構造／回路区分”の属性情報の中で、その属性値が“回路”である属性情報が見つかると、文書属性情報管理ＤＢ１１から当該属性情報と対応付けられている文書ＩＤを抽出し、文書ファイル管理ＤＢ１０に保管されている文書の文書ファイルの中から、その文書ＩＤに対応する文書ファイルを取り出すことにより、表示処理部３を介して、その文書を表示する。
ただし、複数の属性情報が見つかった場合には、複数の文書を表示する。

次に、所望の文書が検索されて表示されたのち、その文書に関連する文書を検索する場合、ユーザが関連文書を直接的に特定できる属性情報（例えば、文書名、文書番号、文書タイプ）を知っていれば、入力インタフェース１を操作して、その文書特定情報を入力する。
この場合、文書検索処理部１３は、その文書特定情報を検索キーにして、関連文書情報管理ＤＢ１２に保管されている関連文書の属性情報の中から、その検索キーに合致する属性情報を検索する。
そして、文書検索処理部１３は、関連文書情報管理ＤＢ１２の中に合致する属性情報が存在すれば、その属性情報と対応付けられている関連文書の文書ＩＤを抽出し、文書ファイル管理ＤＢ１０に保管されている文書の文書ファイルの中から、その文書ＩＤに対応する文書ファイルを取り出すことにより、表示処理部３を介して、その関連文書を表示する。

一方、ユーザが関連文書を直接的に特定できる属性情報を知らない場合には、入力インタフェース１を操作して、関連文書を間接的に特定する関連意義情報を入力する。
図９の検索画面では、文書の関連性を選択する形式が例示されており、図９の例では、文書の関連性として“同一回路流用”や“同一設計思想”などが選択される例が示されている。
例えば、文書の関連性として“同一回路流用”が選択された場合には、関連文書情報管理ＤＢ１２の中から、所望の文書と同一回路を流用している旨を示す関連意義情報を検索する。
また、文書の関連性として“同一設計思想”が選択された場合には、関連文書情報管理ＤＢ１２の中から、所望の文書と同一の設計思想である旨を示す関連意義情報を検索する。
また、文書の関連性として“同一回路流用”と“同一設計思想”の双方が選択された場合には、関連文書情報管理ＤＢ１２の中から、所望の文書と同一回路を流用している旨を示す関連意義情報と、所望の文書と同一回路を流用している旨を示す関連意義情報とを検索する。

文書検索処理部１３は、関連文書情報管理ＤＢ１２の中から、入力された関連意義情報と合致する関連意義情報が見つかると、関連文書情報管理ＤＢ１２から当該関連意義情報と対応付けられている関連文書ＩＤを抽出し、文書ファイル管理ＤＢ１０に保管されている文書の文書ファイルの中から、その文書ＩＤに対応する文書ファイルを取り出すことにより、表示処理部３を介して、その関連文書を表示する。
ただし、複数の関連意義情報が見つかった場合には、複数の関連文書を表示する。
なお、関連意義情報として、“同一設計思想”が選択された場合には、“同一設計思想”の関連文書を検索して表示するが、“同一回路流用”の関連文書は検索しない。逆に、関連意義情報として、“同一回路流用”が選択された場合には、“同一回路流用”の関連文書を検索して表示するが、“同一設計思想”の関連文書は検索しない。
また、関連意義情報として、“同一設計思想”と“同一回路流用”が選択された場合には、“同一設計思想”の関連文書と“同一回路流用”の関連文書を検索して表示する。

以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、ディスプレイ４に表示されている管理体系内のノードの中から文書を登録するノードを指定するノード指定処理部６と、登録対象の文書の属性情報を指定するとともに、その文書に関連する関連文書の属性情報と関連の意義を示す関連意義情報を指定する情報指定処理部７とを設け、そのノード指定処理部６により指定されたノードに登録対象の文書の文書ファイルを登録するとともに、その情報指定処理部７により指定された登録対象の文書の属性情報と関連文書の属性情報及び関連意義情報を登録するように構成したので、所望の文書の他に、その文書に関連する文書を検索する際、本当に必要な関連文書の絞込検索を実施することができるようになる効果がある。

この実施の形態１によれば、検索キーとして文書の属性情報が与えられると、その属性情報に合致する文書を検索するように構成したので、所望の文書を速やかに検索することができる効果を奏する。
この実施の形態１によれば、検索キーとして関連文書の属性情報が与えられると、その属性情報に合致する関連文書を検索するように構成したので、所望の文書に関連する関連文書を速やかに検索することができる効果を奏する。
この実施の形態１によれば、検索キーとして関連意義情報が与えられると、検索した関連文書の中から、その関連意義情報に合致する関連文書の絞込検索を実施するように構成したので、本当に必要な関連文書のみを検索することができる効果を奏する。

この実施の形態１によれば、情報指定処理部７により指定された登録対象の文書の属性情報を登録する際、ノード指定処理部６により指定されたノードを含む上位ノードの属性情報も登録対象の文書の属性情報として登録するように構成したので、個々の文書の属性情報の重複を回避して、登録作業の効率化を図ることができるとともに、複数の文書の属性情報間の矛盾を防止することができる効果を奏する。
この実施の形態１によれば、文書の管理体系が複数存在する場合、表示対象の管理体系の選択を受け付けるように構成したので、ユーザが業務等を行う上で都合のよい管理体系を利用して文書を管理することができる効果を奏する。

実施の形態２．
上記実施の形態１では、所望の文書に関連する関連文書を検索するものについて示したが、所望の文書に関連する関連文書を検索したのち、その関連文書に関連する関連文書を再帰的に検索するようにしてもよい。
例えば、所望の文書を文書Ａ、その文書Ａに関連する関連文書を文書Ｂとするとき、単に、文書Ａに関連する文書Ｂを検索するだけでなく、文書Ａに関連する文書Ｂを検索する際に指定された検索キーと同一の検索キー（関連文書の属性情報、関連意義情報）を用いて、文書検索処理部１３が文書Ｂに関連する文書も検索するようにする。
例えば、検索キーとして、関連意義情報である“同一設計思想”を指定すると、図１０に示すように、所望の文書Ａと“同一設計思想”を利用している関連文書が複数検索されることがある。

以上で明らかなように、この実施の形態２によれば、文書検索処理部１３が所望の文書に関連する関連文書を検索したのち、その関連文書に関連する関連文書を再帰的に検索するように構成したので、製品に品質不具合などが発生したとき、品質問題が波及する製品や、それに関連する文書を洗い出すことができる効果を奏する。
なお、従来例では、単に、所望の文書に関連する関連文書を１つ検索するだけであるため、製品に品質不具合などが発生したとき、関連する文書のすべて洗い出すことができず、検索漏れを生じることがある。

実施の形態３．
図１１はこの発明の実施の形態３による文書管理装置を示す構成図であり、図において、図１と同一符号は同一または相当部分を示すので説明を省略する。
文書作成部１４は既に登録されている文書の文書ファイルを収集し、その文書を流用して登録対象の文書を作成する機能を備えている。なお、文書作成部１４は文書作成手段を構成している。

次に動作について説明する。
上記実施の形態１では、登録対象の文書の文書ファイルを文書ファイル管理ＤＢ１０に登録するものについて示したが、登録対象の文書を作成する際、文書作成部１４が既に登録されている文書の文書ファイルを収集し、その文書を流用して登録対象の文書を作成するようにしてもよい。
具体的には次の通りである。

文書作成部１４は、ユーザが入力インタフェース１を操作して、既に登録されている文書の流用要求を入力すると、表示処理部３を介して、流用対象の文書を指定する情報（例えば、文書名、文書番号）の入力と、既に登録されている文書を流用する意図を示す流用意図情報の入力を促すメッセージをディスプレイ４に表示する。
文書作成部１４は、ユーザが入力インタフェース１を操作して、流用対象の文書を指定する情報を入力すると、その情報をキーにして、文書ファイル管理ＤＢ１０から流用対象の文書の文書ファイルを収集する。

これにより、ユーザが文書作成部１４により収集された文書の文書ファイルを流用して、登録対象の文書を作成すると、情報登録部８が上記実施の形態１と同様にして、登録対象の文書の文書ファイルを文書ファイル管理ＤＢ１０に登録する。
また、情報登録部８は、登録対象の文書の文書ファイルを文書ファイル管理ＤＢ１０に登録する際、文書を流用する意図を示す流用意図情報（例えば、同一設計回路を含む文書を作成する旨を示す情報）を文書属性情報管理ＤＢ１１に登録する。
なお、登録対象の文書の属性情報には、流用元の文書の属性情報が承継され、その属性情報と新たに指定された属性情報が文書属性情報管理ＤＢ１１に登録される。

一方、文書検索処理部１３は、所望の文書を検索したのち、ユーザが入力インタフェース１を操作して、文書を流用する意図を示す流用意図情報を指定すると、文書属性情報管理ＤＢ１１に登録されている流用意図情報の中で、その指定された流用意図情報と合致する流用意図情報を検索する。
そして、文書検索処理部１３は、文書属性情報管理ＤＢ１１の中に合致する流用意図情報が存在すれば、その流用意図情報と対応付けられている文書ＩＤを抽出し、文書ファイル管理ＤＢ１０に保管されている流用元の文書の文書ファイルの中から、その文書ＩＤに対応する文書ファイルを取り出すことにより、表示処理部３を介して、その流用元の文書を表示する。

以上で明らかなように、この実施の形態３によれば、既に登録されている文書の文書ファイルを収集し、その文書を流用して登録対象の文書を作成するように構成したので、例えば、同一設計回路を含む文書などを容易に作成することができる効果を奏する。
また、この実施の形態３によれば、検索キーとして流用意図情報が与えられると、その流用意図情報に合致する文書を検索するように構成したので、文書内に含んでいる同一設計回路等の流用元の文書を速やかに検索することができる効果を奏する。

この発明の実施の形態１による文書管理装置を示す構成図である。 この発明の実施の形態１による文書管理装置の処理内容を示すフローチャートである。 開発プロセスに対応する管理体系を示す説明図である。 開発製品の構成に対応する管理体系を示す説明図である。 不要なプロセスが削除された管理体系を示す説明図である。 必要なプロセスが付加された管理体系を示す説明図である。 文書の属性情報等の指定を受け付ける画面を示す説明図である。 関連文書指定画面を示す説明図である。 文書の検索画面を示す説明図である。 所望の文書Ａと“同一設計思想”を利用している関連文書の検索例を示す説明図である。 この発明の実施の形態３による文書管理装置を示す構成図である。

符号の説明

１ 入力インタフェース、２ 文書管理体系マスタＤＢ、３ 表示処理部（管理体系表示手段）、４ ディスプレイ（管理体系表示手段）、５ 文書管理構造情報ＤＢ、６ ノード指定処理部（ノード指定手段）、７ 情報指定処理部（情報指定手段）、８ 情報登録部（登録手段）、９ 文書ＩＤ管理ＤＢ、１０ 文書ファイル管理ＤＢ、１１ 文書属性情報管理ＤＢ、１２ 関連文書情報管理ＤＢ、１３ 文書検索処理部（文書検索手段）、１４ 文書作成部（文書作成手段）。

Claims (10)

1. 文書の管理体系を表示する管理体系表示手段と、上記管理体系表示手段により表示された管理体系内のノードの中から文書を登録するノードを指定するノード指定手段と、登録対象の文書の属性情報を指定するとともに、その文書に関連する関連文書の属性情報と関連の意義を示す関連意義情報を指定する情報指定手段と、上記ノード指定手段により指定されたノードに登録対象の文書の文書ファイルを登録するとともに、上記情報指定手段により指定された登録対象の文書の属性情報と関連文書の属性情報及び関連意義情報を登録する登録手段とを備えた文書管理装置。
2. 検索キーとして文書の属性情報が与えられると、その属性情報に合致する文書を検索する文書検索手段を設けたことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 文書検索手段は、検索キーとして関連文書の属性情報が与えられると、その属性情報に合致する関連文書を検索することを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. 文書検索手段は、所望の文書に関連する関連文書を再帰的に検索することを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
5. 文書検索手段は、検索キーとして関連意義情報が与えられると、検索した関連文書の中から、その関連意義情報に合致する関連文書の絞込検索を実施することを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。
6. 登録手段は、情報指定手段により指定された登録対象の文書の属性情報を登録する際、ノード指定手段により指定されたノードを含む上位ノードの属性情報も登録対象の文書の属性情報として登録することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
7. 管理体系表示手段は、文書の管理体系が複数存在する場合、表示対象の管理体系の選択を受け付けることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
8. 既に登録されている文書の文書ファイルを収集し、その文書を流用して登録対象の文書を作成する文書作成手段を設けたことを特徴とする請求項１から請求項７のうちのいずれか１項記載の文書管理装置。
9. 登録手段は、ノード指定手段により指定されたノードに文書作成手段により作成された文書を登録する際、既に登録されている文書の流用の意図を示す流用意図情報を登録することを特徴とする請求項８記載の文書管理装置。
10. 文書検索手段は、検索キーとして流用意図情報が与えられると、その流用意図情報に合致する文書を検索することを特徴とする請求項９記載の文書管理装置。
    

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