JP2004133742A - 作業支援方法、作業支援プログラムおよび作業支援システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】ワークフローを蓄積したデータベースから検索して所望ワークフローを表示するステップと、表示したワークフローの一連の手続のうち利用できる手続を使って作業を行うステップと、ワークフローで利用できない手続について、他の情報源を検索して使える手続を見つけて当該手続をノードに設定してワークフローに統合して当該手続を使った作業を行うと共にデータベースに蓄積するステップとを有するものである。
【選択図】 図1
Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、一連の手続を表すワークフローに従い作業を行う作業支援方法、作業支援プログラムおよび作業支援システムに関するものである。
【0002】
【従来の技術】
従来、オフィスにIT技術が導入され、各種申請などの手続も電子化されている。電子化の手法として、Team Ware(登録商標)やLotus Notes(登録商標)などのワークフロー(一連の手続)を支援するソフトウェアが販売されている。
【0003】
これらのワークフローでは、用意されている手続を使って簡易、迅速、かつ間違いなく一連の手続を行うことが可能である(特許文献1参照)。
【0004】
この際、ワークフローとして用意されている手続と異なる部分があった場合には、行わなければならない手続を全文検索エンジンを利用して探し出して、手続を行っていた。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
この際、前記探し出した手続を利用して行ったが、その利用した手続が蓄積されないため、次の別の利用者が同じ手続を行う場合、同じように探し出してその手続を行う必要があり、一度使用した資源(手続)の有効活用が図れないという問題があった。また、手続のノウハウを得てもその情報を共有できずに埋もれてしなうという問題があった。
【0006】
本発明は、これらの問題を解決するため、基本フローおよびワークフローから所望のものを選択して表示し各種作業を行うと共に異なる手続を利用したときにはフローに追加、およびログを採取してワークフローの遷移確率の高い遷移を強調表示し、一度利用した手続を蓄えかつ遷移確率の高い遷移を強調表示して利用者のワークフローの手順に従った各種作業の支援を行うことを目的としている。
【0007】
【特許文献1】
特開平08−036538号公報の〔0002〕、〔0004〕など。
【0008】
【課題を解決するための手段】
図1を参照して課題を解決するための手段を説明する。
【0009】
図1において、基本パターン格納装置2は、作業を行う一連の手続の基本パターンを格納するものである。
【0010】
ワークフロー格納装置3は、作業を行う一連の手続のワークフローを格納するものである。
【0011】
ワークフロー表示装置4は、基本パターンおよびワークフローを表示してユーザ5に提示するものである。
【0012】
手続検索装置7は、必要とする手続をイントラネットから検索して該当URLなどを取得したりなどするものである。
【0013】
強化学習装置8は、新たに追加、修正などされた手続についてワークフローに追加、修正などして学習するものである。
【0014】
利用ログ格納装置9は、ワークフローの利用ログを格納し、ある手続から他の手続への遷移確率を算出してワークフローに設定したりなどするものである。
【0015】
イントラネット10は、各種ネットワーク(LAN,インターネットなどのネットワーク)であって、ここでは、各種情報を全文検索して該当URLを見つけることができるネットワークである。
【0016】
次に、動作を説明する。
ワークフロー表示装置4がワークフロー格納装置3から検索して該当ワークフローを取り出して表示し、ユーザ5が表示されたワークフローの一連の手続のうち利用できる手続を使って作業を行い、利用できない手続について、手続検索装置7を用いて他の情報源を検索して使える手続を見つけ、強化学習装置8が当該手続をノードに設定してワークフローに統合し、当該手続を使った作業を行うようにしている。
【0017】
この際、利用ログ格納装置9がワークフローの一連の手続について使ったログ(履歴)を保存して手続から他の手続への遷移確率を設定し、ワークフローを表示するときに遷移確率の高い遷移を強調表示させるようにしている。
【0018】
また、ある作業(例えば後述する図7の顧客対応)を行う基本パターンの各ノードに対応づけて、ワークフローの1つあるいは複数の手続を予め設定あるいは新規に追加するようにしている。
【0019】
従って、ワークフローから所望のものを選択して表示し各種作業を行うと共に異なる手続を利用したときにはフローに追加、およびログを採取してワークフローの遷移確率の高い遷移を強調表示することにより、一度利用した手続を蓄えかつ遷移確率の高い遷移を強調表示して利用者のワークフローの手順に従った各種作業の支援を行うことが可能となる。
【0020】
【発明の実施の形態】
次に、図1から図7を用いて本発明の実施の形態および動作を順次詳細に説明する。
【0021】
図1は、本発明のシステム構成図を示す。
図1において、管理者1は、基本パターンおよびワークフローを作成して基本パターン格納装置2およびワークフロー格納装置3に格納したりなどの管理を行うものである。
【0022】
基本パターン格納装置2は、作業を行う一連の手続の基本パターンを格納したものである(図3参照)。
【0023】
ワークフロー格納装置3は、作業を行う一連の手続のワークフローを格納するものである(図4参照)。
【0024】
ワークフロー表示装置4は、基本パターンおよびワークフローを表示してユーザ5に提示するものである(図2を用いて後述する)。
【0025】
ユーザ5は、ワークフローを表示してその一連の手続に従い各種作業を行う利用者である。
【0026】
手続検索装置7は、必要とする手続をイントラネットから検索して該当URLなどを取得したりなどするものである(図2から図7を用いて後述する)。
【0027】
強化学習装置8は、新たに追加、修正などされた手続についてワークフローに追加、修正などして学習するものである(図2から図7を用いて後述する)。
【0028】
利用ログ格納装置9は、ワークフローの利用ログを格納し、ある手続から他の手続への遷移確率を算出してワークフローに設定したりなどするものである(図5から図7を用いて後述する)。
【0029】
次に、図2のフローチャートの順番に従い図1の構成の動作を詳細に説明する。
【0030】
図2は、本発明の動作説明フローチャートを示す。
図2において、S1は、基本パターンを取り出す。例えば後述する図3に示すような、これから作業(例えば顧客対応)に使用とする基本パターンA→Bを持つものを検索して取り出す。
【0031】
S2は、ワークフローを取り出す。これは、S1で取り出した基本パターン(例えば”A→B”)に対応づけて登録されているワークフロー(例えば図4)を取り出す。
【0032】
S3は、ワークフローにあるか判別する。これは、利用者がこれから作業しようとする手続が当該ワークフローに既に登録されているか判別する。YESの場合には、S4に進む。NOの場合には、S12に進む。
【0033】
S4は、S3のYESでワークフローにあると判明したので、ここでは、”A→B”を含む取り出したワークフローである例えば、”A→B→C”が使えるか判別する。YESの場合には、S5で当該ワークフローの”A→B→C”を使って順番に手続A,B,Cを実行し、一連の作業を行い、終了する。一方、S4のNOの場合には、”A→B→C”中の手続”C”が使えないと判明したので、S6に進む。
【0034】
S6は、使えるものを探す。これは、図1の手続検索装置7が検索エンジンを起動して”A→B”に続けて使える手続を検索(イントラネットに接続されているサーバ中の情報源(ページ)を全文検索などして使える手続を探)し、ここでは、手続”D”として見つかったとする。
【0035】
S7は、ノードの構造を作る。
S8は、統合する。これらS7、S8は、S6で検索して見つけた手続”D”をワークフロー”A→B”に統合してワークフロー”A→B→D”を生成する。
【0036】
S9は、使って作業する。これは、S8で統合した後のワークフロー”A→B→D”の順番に手続A,B,Dを実行して作業を行う。
【0037】
S10は、基本パターンをコピーしてURLを設定してワークフローに格納(データベースに蓄積)する。これは、S6からS9で検索して見つけて統合した後のワークフロー、ここでは、”A→B→D”に追加した手続”D”について、基本パターンをコピーしてURLを設定してワークフローに格納、例えば後述する図4の(a)の▲1▼と、図4の(b−4)の▲2▼のエントリを追加格納する。
【0038】
S11は、履歴を保存する。これは、使用したワークフローの履歴を保存、例えば後述する図4の(c)に示すように利用ログ(ユーザID,利用日時、パス)を対応づけて保存する。そして、当該利用ログを集計してノードから他のノードへの利用した遷移確率を求めて設定する(図5、図6を用いて後述する)。
【0039】
S12は、S3のNOでワークフローに無いと判明したので、基本パターンを探す。これは、これから作業しようとする手順を登録したと基本パターンを探す。
【0040】
S13は、S12の探した結果、該当基本パターンが見つかったか判別する。
YESの場合には、S14でその見つかった基本パターンを取り出し、S16に進む。一方、NOの場合には、S15で基本パターンを作り、S16に進む。
【0041】
S16は、検索する。これは、基本パターンの先頭のノード(手続)に対応する手続をイントラネット中から全文検索エンジンを起動して該当手続とそのURL(ページ)を探す。
【0042】
S17は、検索した結果、あるか判別する。YESの場合には、検索して該当手続が見つかったので、S19でその見つけたURLを設定し、ワークフローを作成し、S6に進む。一方、S17のNOの場合には、見つからなかったので、S18で利用者が作成してそのURLを設定してワークフローを作成し、S6に進む。そして、S6からS10ででワークフローの手順として使えるものを探しワークフローに統合し当該ワークフローを使って作業を行うと共にワークフローに追加して蓄積する。
【0043】
以上によって、利用者が基本パターンに対応づけてワークフローを取り出して表示し、使える手順を使って作業を行うと共に使える手順がないときはイントラネットから使える手順を検索して取り出してワークフローに統合、あるいは使える手順が見つからなかったときは作成してワークフローに統合し、一連の手続からなる作業を当該ワークフローに従って実行すると共にデータベースに蓄積することが可能となる。
【0044】
図3は、本発明の説明図を示す。
図3の(a)は、基本パターン(表示)例を示す。ここで、基本パターンは、手順A,手順B、手順Cの順番に実行、および手順A,手順B、手順Dの順番に実行するものを統合して表示したものである。
【0045】
図3の(b)は、基本パターン例(データ構造)を示す。ここでは、図3の(b−1)のノード(手順)の遷移関係を示し、図3の(b−2)に各ノードの属性をそれぞれ格納する。基本パターンの遷移関係
始め 終わり
・A B
・B C
・B D
を設定する(この図3の(b−1)の関係を表示すると、図3の(a)の基本パターンが表示される)。また、各ノード(手順)の属性について図示の下記の情報をそれぞれ(A,B,C,Dの手順のそれぞれ)に設定する。
【0046】
・属性名:属性
・名前 :例えば”A”
・種類 :共通
図4は、本発明のワークフロー例を示す。これは、既述した図3の基本パターンの各ノード(手続)A,B,C,Dに対応づけてそれぞれ遷移関係(基本パターンと同一)およびその属性(属性名、名前、種類はここでは、基本パターンと同一、およびURL(ノード(手続)の情報の格納場所)を設定したものである。
【0047】
図4の(a)は、ワークフローのノード(手順)の遷移関係を示す。これは、既述した図3の(b−1)の基本パターンのノードの遷移関係と同一である。
【0048】
図4の(b)は、ワークフローの各ノードA,B,C,Dの属性例を示す。
図4の(b−1)は、ノードAに格納する属性の例を示す。ここでは、図示の下記の情報を対応づけて設定する。
【0049】
・属性名 :属性
・名前 :A
・URL :URL1(http://www.jp/)
・種類 :共通
ここでは、属性名(属性)、名前(A)、種類(共通)は既述した図3の(b−2)の基本パターンのノードAの属性と同じである。URL1は、当該ノードの情報を登録した(参照できる)場所(ここでは、WWWサーバ上の該当URL)を設定したものである。利用者は、ノードA(手続A)を実行する場合には、URL1のホームページを表示させ、当該ページに表示されている手順に従い、フォーマット中の入力域にデータを入力して送信したりなどして当該ノードA(手順A)の作業を行う。
【0050】
図4の(b−2)から(b−4)は、同様に、ノードB,C,Dについてその属性をそれぞれ設定したものである。
【0051】
以上のように、図4の(a)で遷移関係、図4の(b−1)から(b−4)で各ノードA,B,C,Dの属性(属性名、名前、URL,種類など)を設定することにより、初めて手続を行う利用者でもノードの遷移の順に各ノードの属性として設定されているURL1から4を参照してその指示どおりに入力フォーマットに入力したりし送信し、一連のノードA,B,C,Dで表される所定の仕事を簡易かつ確実に実行することが可能となる。そして、新規のノード(手続)を専門知識のあるいずれかの利用者が作成するとそのノードが追加され、以降当該専門知識のある利用者が作成したノード(手順)を使って不慣れな利用者でも迅速かつ確実に作業を実行することが可能となる。
【0052】
図4の(c)は、利用ログ例を示す。これは、利用者が既述したワークフローを利用して業務処理を実行したときに保存した利用ログであって、ここでは、図示の下記のように、(ユーザID,利用日時,パス)をコロンで区分してそれぞれ保存する。
【0053】
ユーザID,利用日時,パス
ugai,2002−09−24 11:00,A:B:C
kata,2002−09−24 11:01,A:B:D
furukawa,2002−04−24 11:02,A:B:C以上のように利用ログを保存し、後述する図5および図6で説明するように、ノード間の遷移確率を算出し、ワークフローを表示する際に、後述する図6の(b)に示すように、ノード間の利用遷移確率の高い順、強調表示してよく使われるノードを提示することが可能となる。
【0054】
図5は、本発明の他の動作説明図を示す。
図5の(a)は、フローチャートを示す。
【0055】
図5の(a)において、S21は、履歴を取得する。これは、既述した図4の(c)の利用ログを取得する。
【0056】
S22は、先頭ノードを取り出してその頻度を算出する。例えばS21で取り出した図4の(c)の利用ログのパスの先頭のノード、ここでは、Aを取り出してその頻度として
(Aの出現数)/(全ノード数)=3/3
を算出する。
【0057】
S23は、次のノードを加えてそれと同じパスの頻度を算出する。ここでは、図4の(c)の利用ログからAに続くBを取り出し、A→Bの頻度として
(A→Bの出現数)/(全数)=3/3
を算出する。
【0058】
S24は、終わりか判別する。ここで、図4の(c)の利用ログの場合には、終わりでないので、S23で、Bに続くCを取り出し、A→B→Cの頻度として
(A→B→Cの出現数)/(全数)=2/3
として算出する。同様に、Bに続くDを取り出し、A→B→Dの頻度として
(A→B→Dの出現数)/(全数)=1/3
として算出する。そして、終わりとなるのでS25に進む。
【0059】
S25は、遷移確率を保存する。これは、後述する図5の(b)のノード間遷移テーブルの右端の確率の欄に上記算出した3/3,2/3,1/3を図示のように設定する。
【0060】
以上によって、ワークフローの利用ログを図4の(c)のように保存し、これをもとにノード間の遷移の確率を算出して図5の(b)の確率欄に示すように自動的に設定することが可能となる。
【0061】
図5の(b)は、ノード間遷移テーブル例を示す。ここでは、図示の下記の情報を対応づけて登録する。
【0062】
・入力:
・次のノード:
・確率(ノード間遷移確率):
ここでは、入力と次のノードはワークフロー中のあるノードとそれから遷移するノードを表す。確率はノードからノードで遷移する確率(図5の(a)参照)を設定したものである。
【0063】
図6は、本発明の他の動作説明図を示す。
図6の(a)において、S31は、基本パターンを取り出す。
【0064】
S32は、ワークフローを取り出す。
S33は、遷移確率を取り出して設定・強調表示する。これらS31からS33は、基本パターンを取り出して画面の上部に表示およびその下段に基本パターンの各ノードに対応づけてワークフローのノードをそれぞれ表示し、ワークフロー中のノードから他のノードへの矢印の太さを頻度に対応づけて強調表示(頻度大のときは矢印の太さを太く強調表示)する。
【0065】
S34は、確率の高いノードを使って確認する。これは、S33で表示されたワークフロー中のノード間遷移確率の高い(例えば太く表示された)ノードを選択してそのURLのページを表示させてその指示に従いこれから実行しようとする仕事が実行できるか確認する。
【0066】
S35は、よいか判別する。YESの場合には、URLのページを表示させてその指示に従い実行すれば、希望とする仕事が実行できると判明したので、S37でそれを使って仕事を実行する。一方、NOの場合には、S36で確率の次のノードを確認し、S35を繰り返す。
【0067】
以上によって、基本パターンおよびワークフローを表示させたときに当該ワークフローの各ノード間の過去の遷移確率が当該ノード間の矢印などに強調表示されるので、あるノードで次にいずれのノードを実行するかが不確かなときは遷移確率の高い強調表示されたノードから順に確認し、よいノードが見つかったときにそのノードのURLのページを表示させて指示に従い作業を行うことが可能となる。
【0068】
図6の(b)は、強調表示の表示例を示す。図示表示例は、既述した図4の(c)の利用ログをもとに算出して設定した図5の(b)のノード間遷移確率をもとに、遷移確率の高いノード間の矢印を太く強調表示したものであって、例えば”にんじんを買いに行く”ときのワークフロー例を示す。ここでは、
と表示し、ノードBからノードCへの遷移確率が大であることを強調表示したものである。ここでは、
・ノードAで、”財布を持つ”という作業を行い
・次のノードBで、”バスに乗る”という作業を行い
・遷移確率が大である次のノードCで、スーパーの前で下車して当該スーパー買い物する
・あるいは遷移確率が小さい次のノードDで、八百屋の前で下車して当該八百屋で買い物する
という、遷移確率を表示し、過去に利用した確率を提示して利用者に参考にさせることが可能となる。
【0069】
図7は、本発明の説明図を示す。ここでは、上段に基本パターンの例を示し、下段に基本パターンのノードに対応づけてワークフローのノードを表示した例を示す。
【0070】
ここで、最上段の第1行の基本パターンおよ第2行、第3行のワークシートを表示している状態(第1行、第2行、第3行が既に基本パターン、ワークシートとして既述した図3の(b)および図4の(a)のデータ構造として登録されている状態)で、図中の追加部分と記載した第4行、第5行を利用者が検索して見つけた手続を追加登録した様子を示す。
【0071】
ここでは、基本パターンの第2列目の”申請手続きの仕方”の下方の
・第2行目のワークシートの”‘kawasaki(お客様対応)”
・第3行目のワークシートの”訪問者の予定を通知する方法”
では対応できず、利用者が新たに作成して
・第4行目のワークシートの”研究支援推進部 管理部”
を追加したものであり、この追加に対応して更に必要な
・基本パターンの第3列目の第4行目、第5行目に”研究所応接室予約”、”会議室予約システム 利用手引書(研究所)”
を追加したものである。
【0072】
以上のように、基本パターンおよびワークシートについて、不足するノード(手続)があれば習熟した利用者あるいは管理者が新たなノード(手続)を作成して追加することにより、以降は全ての利用者がこれら追加されたノード(手続)を参照して作業を簡易かつ確実に実行することが可能となる。
【0073】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、ワークフローから所望のものを選択して表示し各種作業を行うと共に異なる手続を利用したときにはフローに追加、およびログを採取してワークフローの遷移確率の高い遷移を強調表示する構成を採用しているため、一度利用した手続を蓄えかつ遷移確率の高い遷移を強調表示して利用者のワークフローの手順に従った各種作業の支援を行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明のシステム構成図である。
【図2】本発明の動作説明フローチャートである。
【図3】本発明の説明図である。
【図4】本発明のワークフロー例である。
【図5】本発明の他の動作説明図である。
【図6】本発明の他の動作説明図である。
【図7】本発明の説明図である。
【符号の説明】
1:管理者
2:基本パターン格納装置
3:ワークフロー格納装置
4:ワークフロー表示装置
5:ユーザ(利用者)
7:手続検索装置
8:強化学習装置
9:利用ログ格納装置
10:イントラネット
Claims (5)
- 一連の手続を表すワークフローに従い作業を行う作業支援方法において、
ワークフローを蓄積したデータベースから検索して所望ワークフローを表示するステップと、
前記表示したワークフローの一連の手続のうち利用できる手続を使って作業を行うステップと、
前記ワークフローで利用できない手続について、他の情報源を検索して使える手続を見つけて当該手続をノードに設定して前記ワークフローに統合して当該手続を使った作業を行うと共に前記データベースに蓄積するステップと
を有する作業支援方法。 - 前記ワークフローの一連の手続について使った履歴を保存して手続から他の手続への遷移確率を設定し、前記ワークフローを表示するときに遷移確率の高い遷移を強調表示することを特徴とする請求項1記載の作業支援方法。
- ある作業を行う基本パターンの各ノードに対応づけて、前記ワークフローの1つあるいは複数の手続を予め設定あるいは新規に追加することを特徴とする請求項1あるいは請求項2記載の作業支援方法。
- 一連の手続を表すワークフローに従い作業を行う作業支援プログラムにおいて、
ワークフローを蓄積したデータベースから検索して所望ワークフローを表示するステップと、
前記表示したワークフローの一連の手続のうち利用できる手続を使って作業を行うステップと、
前記ワークフローで利用できない手続について、他の情報源を検索して使える手続を見つけて当該手続をノードに設定して前記ワークフローに統合して当該手続を使った作業を行うと共に前記データベースに蓄積するステップと
をコンピュータに実行させるための作業支援プログラム。 - 一連の手続を表すワークフローに従い作業を行う作業支援システムにおいて、ワークフローを蓄積したデータベースから検索して所望ワークフローを表示する手段と、
前記表示したワークフローの一連の手続のうち利用できる手続を使って作業を行う手段と、
前記ワークフローで利用できない手続について、他の情報源を検索して使える手続を見つけて当該手続をノードに設定して前記ワークフローに統合して当該手続を使った作業を行うと共に前記データベースに蓄積する手段と
を備えたことを特徴とする作業支援システム。
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2002
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