JP2007179179A - 文書情報管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 様々な部署を有する企業内で文書情報を共有し易い文書情報管理装置を実現する。
【解決手段】 被登録文書情報の属する分類範囲を、広い分類範囲から狭い分類範囲へ段階的に複数設定する。また、被登録文書情報の登録に際し、カテゴリに応じて予め定められたキーワードを表示し、この表示されたキーワードの中から選択されたキーワードを当該被登録文書情報を検索するために利用する情報として当該被登録文書情報に対応付けて登録する。また、保持されている文書情報の閲覧を許可するユーザのグループまたは個人を設定する。また、複数の文書情報を同一の分類ファイルにその登録順に従って登録する際に、選択された所定のルールに従って登録番号を付与する。この選択される所定のルールを予め複数保持する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書情報の管理に利用する。特に、複数部署の署員または複数ユーザが共通に使用できる文書情報管理技術に関する。ここで文書情報にはテキストデータの他にも当該テキストデータに添付された画像データあるいは音声データを含むものとする。さらに、設計図などの図面データも含むものとする。

昨今では、様々な部署を有する企業内等で、これまでは個々の部署が独自に管理していた文書情報を企業全体で一括管理し、必要に応じて各部署が相互に文書情報を閲覧できる文書情報管理装置が利用されている。

これによれば、企業における全体的な文書情報管理がし易くなると共に、複数の部署相互間で文書情報を共有することができる利点がある。
特開２００１−４３２３１号公報

上述したように、様々な部署を有する企業内等で文書情報管理装置を利用することにより、複数の部署相互間で文書情報を共有することができる利点があるが、一般的に、個々の部署には、それぞれの個性があり、例えば、文書情報の分類の仕方や検索に用いるキーワードの付与の仕方にも個性が強く反映される傾向がある。

よって、ある部署の署員が登録した文書情報を、他の部署の署員が検索して閲覧しようと試みた際に、他の部署の署員が予想した分類またはキーワードから大きく逸脱した分類またはキーワードの付与が行われている場合があり、検索に失敗するケースがある。

あるいは、個々の部署で永年にわたり使用していた文書情報の整理番号の付与ルールが、文書情報管理装置の導入によって、全社的に統一された整理番号の付与ルールに変更され、使用できなくなるといった不便さもある。

本発明は、このような背景の下に行われたものであって、様々な部署を有する企業内等で文書情報を管理し易く、また、複数部署間で文書情報を相互に閲覧し易い文書情報管理装置を提供することを目的とする。

本発明は、文書情報を登録する登録手段と、この登録手段により登録された文書情報を保持する保持手段と、この保持手段に保持された文書情報を検索する検索手段と、この保持手段に保持された文書情報を削除する削除手段とを備えた文書情報管理装置である。

ここで、本発明の特徴とするところは、前記登録手段は、被登録文書情報の属する分類範囲を、広い分類範囲から狭い分類範囲へ段階的に複数設定する手段を備えたところにある。

例えば、広い分類範囲を「部署名」とし、その一つ下位の分類範囲を「価格表あるいは部品表」などとし、さらに、その一つの下位の分類範囲を「製品名あるいはプロジェクト名」などとしておくことにより、ある部署の文書情報を他の部署の署員が検索する際に、最も狭い分類範囲においては、他の部署の署員が予想した分類範囲を大きく逸脱した分類がなされていた場合であっても、広い分類範囲から順を追って検索して行くことにより、目的とする文書情報に辿り着く確率をきわめて高くすることができる。

また、被登録文書情報の登録に際し、カテゴリに応じて予め定められたキーワードを表示する手段と、この表示する手段により表示されたキーワードの中から選択されたキーワードを当該被登録文書情報を検索するために利用する情報として当該被登録文書情報に対応付けて登録する手段とを備えることができる。

これによれば、他の部署の署員が予想不可能であるような特殊なキーワードの付与を回避することができるため、複数部署相互間で文書情報を検索し易くできる。

また、前記保持手段に保持されている文書情報の閲覧を許可するユーザのグループまたは個人を設定する手段を備えることができる。

これによれば、文書情報の閲覧を部外者に許可したり、特定の人物に限定して許可することができる。このような設定は、文書情報登録の際に行うこともできるし、登録後に変更することもできる。

さらに、前記保持手段に保持されている文書情報の閲覧を許可するユーザの情報を定期的に更新する手段を備えることができる。

これによれば、文書情報の閲覧の許可範囲を詳細に設定する際に、その時点における最新のユーザの情報に基づき閲覧の許可範囲を詳細に設定することができる。

また、前記登録手段は、複数の文書情報を同一の分類ファイルにその登録順に従って登録する際に、選択された所定のルールに従って登録番号を付与する登録番号付与手段と、この選択される所定のルールを予め複数保持する付与ルール保持手段とを備えることができる。

すなわち、企業内に、文書情報管理装置が導入される以前は、各部署で、それぞれ独自の付与ルールに基づき文書情報に対して整理番号等を付与することにより、文書情報の管理を行っていたので、文書情報管理装置が導入された後もこれまで各部署で独自に使っていた整理番号等の付与ルールをそのまま適用できたら便利である。

本発明では、このような要望に対応するために、番号の付与ルールを予め登録するなどして保持しておき、登録番号の付与の際に当該所定のルールを適用することができるようにした。これにより、ユーザは、文書情報管理装置導入以後においても導入以前に使用していた整理番号等の付与ルールをそのまま用いることができる利便性が得られる。

本発明によれば、様々な部署を有する企業内等で文書情報を管理し易く、また、複数部署間で文書情報を相互に閲覧し易い文書情報管理装置を実現することができる。

（第一実施例）
本発明の第一の実施形態を図１ないし図１５を参照して説明する。図１は第一実施例の文書情報管理装置のブロック構成図である。

本実施例は、図１に示すように、文書情報を登録する登録部１と、この登録部１により登録された文書情報を保持する登録情報格納部４と、この登録情報格納部４に保持された文書情報を検索する登録情報検索部２と、この登録情報格納部４に保持された文書情報を削除する登録情報削除部３とを備えた文書情報管理装置である。

ユーザは、操作端末５を用いて登録部１、登録情報検索部２、登録情報削除部３にアクセスし、文書情報の登録、検索、編集または削除を行うことができる。また、管理者は、管理端末６を用いて登録部１、登録情報格納部４にアクセスし、保守、点検等の管理業務を行うことができる。

ここで、本実施例の文書情報管理装置の特徴とするところは、登録部１は、被登録文書情報の属する分類範囲を、広い分類範囲から狭い分類範囲へ段階的に複数設定する手段を備えたところにある。

図２はユーザが文書情報管理装置にログインした直後の登録用画面の一例を示す図である。図２の画面には、ユーザの部署名および氏名が表示され、ログインが完了していることを示す。さらに、作業内容（登録、検索、編集・削除）の選択が行えるようになっている。

ここで、ユーザが「書類登録」ボタンをクリックし、書類の登録を選択した場合の処理の流れを図３〜図７を参照して説明する。図３は部署の選択画面の一例を示す図である。図４は大分類の選択画面の一例を示す図である。図５は中分類の選択画面の一例を示す図である。図６は小分類の選択画面の一例を示す図である。図７は分類設定処理の流れを示すフローチャートである。

図２に示す画面上で書類の登録を選択すると、図３に示すように、部署の選択画面が表示される。これは図７のステップＳ１およびＳ２に相当する。部署の選択画面では、被登録文書情報が属する部署を選択する。

図３に示す画面上で部署名（例えば、開発管理部）を選択すると、図４に示すように、大分類の選択画面が表示される。これは図７のステップＳ３およびＳ４に相当する。大分類の選択画面では、被登録文書情報が属する大分類を選択する。

図４に示す画面上で大分類名（例えば、発行書類台帳）を選択すると、図５に示すように、中分類の選択画面が表示される。これは図７のステップＳ５およびＳ６に相当する。中分類の選択画面では、被登録文書情報が属する中分類を選択する。

図５に示す画面上で中分類名（例えば、報告書）を選択すると、図６に示すように、小分類の選択画面が表示される。これは図７のステップＳ７およびＳ８に相当する。小分類の選択画面では、被登録文書情報が属する小分類を選択する。

図６に示す画面上で小分類名（例えば、技術展示会報告）を選択すると、文書情報の分類設定が終了する。分類設定が終了し、ユーザが図６に示す表示画面下部の「キーワード設定」ボタンをクリックすると、キーワード設定処理が開始される。

すなわち、本実施例の文書情報管理装置は、図１に示すように、被登録文書情報の登録に際し、カテゴリに応じて予め定められたキーワードを表示するキーワード一覧表示部１２を備える。図９はキーワード一覧表の例を示す図であるが、キーワード一覧表示部１２は、キーワード一覧格納部１１に格納された図９に示すようなキーワード一覧表を操作端末５の画面上に表示する。なお、キーワード一覧格納部１１に格納されているキーワード一覧表は、操作端末５からのキーワード編集入力によって編集（追加または削除）することができる。

登録情報作成部１０は、キーワード一覧表示部１２により表示されたキーワードの中から選択されたキーワードを当該被登録文書情報を検索するために利用する情報として当該被登録文書情報に対応付けて登録する手段を備える。

図８はキーワード設定処理の流れ示すフローチャートである。操作端末５にキーワード一覧表が表示されると（Ｓ１０）、ユーザは、その中から適当なキーワードを選択する（Ｓ１１、Ｓ１２）。選択されたキーワードは、被登録文書情報に、検索時に利用する情報として添付される（Ｓ１３）。キーワード設定が完了し、ユーザが図９の表示画面下部の「アクセス許可範囲設定」ボタンをクリックすると、アクセス許可範囲設定処理が開始される。

すなわち、本実施例の文書情報管理装置は、登録情報格納部４に保持されている文書情報の閲覧を許可するユーザのグループまたは個人を設定する手段を備える。

図１０および図１１は、アクセス許可範囲設定処理の流れを示すフローチャートである。図１０はアクセス許可範囲自由設定処理の流れを示すフローチャートであり、個人や部署を特定してアクセス許可範囲設定を行う場合の処理の流れを示す（Ｓ２０、Ｓ２１）。この場合には、個人や部署の識別番号等を操作端末５から入力することにより行う。図１１はリリース許可設定処理の流れを示すフローチャートであり、部外秘にするか公開するかを二者択一的に選択する処理の流れを示す（Ｓ３０〜Ｓ３２）。

図１２は、図９に示す表示画面下部の「アクセス許可範囲設定」ボタンをクリックした際に表示される画面表示例であるが、アクセス許可範囲設定（リリースと表示）として「リリースしない」、「リリースする」、「個別許可」が表示され、ここでは「リリースする」が選択されている。「個別許可」を選択した場合には、アクセスを許可する個人または部署の識別番号等を当該画面上の所定欄に入力する。

また、図７に示した分類設定処理、図８に示したキーワード設定処理の結果も併せて表示されており、大分類名として「発行書類台帳」、中分類名として「報告書」、件名（小分類名）として「技術展示会報告」、部名として「開発管理部」、書類担当者として「○○○○」、登録日として「２００５年１１月１６日」がそれぞれ表示されている。さらに、キーワードとして「乗員安全；排ガス；騒音」が選択されていることがわかる。

アクセス許可範囲設定が完了し、ユーザが図１２の表示画面下部の「登録番号付与ルール設定」ボタンをクリックすると、登録番号付与ルール設定処理が開始される。

すなわち、本実施例の文書情報管理装置の登録情報作成部１０は、複数の文書情報を同一の分類ファイルにその登録順に従って登録する際に、選択された所定のルールに従って登録番号を付与する登録番号付与手段と、この選択される所定のルールを予め複数保持する付与ルール一覧格納部１３とを備える。

図１４は付与ルール一覧表の例を示す図であるが、付与ルール一覧表示部１４は、付与ルール一覧格納部１３に格納された図１４に示すような付与ルール一覧表を操作端末５の画面上に表示する。なお、付与ルール一覧格納部１３に格納されている付与ルール一覧表は、操作端末５からの付与ルール編集入力によって編集（追加または削除）することができる。

図１３は付与ルール設定処理の流れを示すフローチャートである。図１３に示すように、付与ルール一覧表示部１４は、付与ルール一覧格納部１３に格納されている付与ルール一覧表を操作端末５の画面上に表示させる（Ｓ４０）。ユーザは、操作端末５の画面上に表示された付与ルール一覧表を参照しながら、付与ルールを選択する（Ｓ４１、Ｓ４２）。

例えば、ルール番号「１」の付与ルールは、西暦下２桁に追番として４桁の連番を付加するというルールである。また、ルール番号「２」の付与ルールは、単に、追番４桁のみとする付与ルールである。また、ルール番号「３」の付与ルールは、記号（Ｈ）に追番として３桁の連番を付加するというルールである。また、ルール番号「４」の付与ルールは、４桁の追番に記号（Ｎ）を付加するというルールである。また、ルール番号「５」の付与ルールは、記号（Ａ）に追番として４桁の連番を付加し、さらに末尾に記号（Ｂ）を付加するというルールである。

付与ルールの設定が完了し、ユーザが図１４の表示画面下部の「付与ルール設定完了」ボタンをクリックすると、図１５に示す最終確認画面が表示される。

ここには登録番号として「Ｄ８００−０１０１−０５０００１」が付与されている。「Ｄ８００−０１０１」は管理者側が利用する識別番号であるが「０５０００１」はユーザが選択した付与ルールに基づいて付与された登録番号である。ユーザは、図１５に示す最終登録確認画面を参照し、誤りが無ければ画面下部の「登録」ボタンをクリックすることにより、被登録文書情報は登録情報格納部４に格納されて登録作業が終了する。図１５に示す最終確認画面上に表示された内容が登録情報として登録部１の登録情報作成部１０から出力されて登録情報格納部４に格納される。

書類の検索、書類の編集または削除の処理についての説明は、本発明と直接関係が無いので詳細な説明は省略するが、書類の検索の際には、ユーザは、部署→大分類→中分類→小分類の順に、被検索文書情報の分類を確実に絞り込むことができ、また、図９に例示したようなキーワード一覧表を操作端末５の画面上に表示させ、これを参考にしてキーワードを用いることにより的確な検索を実行することができる。例えば、小分類が不明であっても、中分類まで絞り込んだところで、キーワードを用いて検索することができる。

このようにして登録情報検索部２によって検索された文書情報は、操作端末５の画面上に表示される。ユーザは、操作端末５の画面上で文書情報を閲覧する他に、当該文書情報を外部記憶媒体にコピーする、あるいは、プリントアウトする、あるいは、編集して再登録することができる。また、当該文書情報が不要である場合には、当該文書情報に付与された登録番号を含む削除操作入力を登録情報削除部３に入力することにより、当該文書情報を登録情報格納部４から削除することができる。

（第二実施例）
本発明の第二の実施形態を図１６ないし図１９を参照して説明する。図１６は第二実施例の文書情報管理装置のブロック構成図である。第二実施例の文書情報管理装置の構成は、図１で示した第一実施例の構成に、人事情報格納部１５を追加した構成である。また、第二実施例における処理手順は、図１０に示したアクセス許可範囲自由設定処理の流れを示すフローチャートに従うが、ステップＳ２０における範囲自由設定の手法が第一実施例とは異なる。

人事情報格納部１５に格納されている人事情報は、人事部等に備えられた人事管理システム内の人事管理データベース１６と同期している。この同期処理は、毎日の始業前などの時間帯に、自動的かつ定期的に行われる。なお、図１６のブロック構成図では、説明をわかりやすくするために、人事情報格納部１５を登録情報格納部４の外付け記憶装置であるかのように図示したが、人事情報格納部１５を登録情報格納部４の一部の機能として内蔵してもよい。また、管理者は、管理端末６を用いて人事情報格納部１５にアクセスし、人事情報格納部１５の保守、点検等の管理業務を行うことができる。

図１７は、図９に示した「アクセス許可範囲設定」ボタンをクリックした際に表示される画面表示例を示す図における「リリース」の欄の第二実施例を示す図である。第二実施例では、図１２の「リリース」の欄の画面表示例に加え、図１７に示すように「詳細設定」という項目が表示される。以下では、図１６に示す「人事情報出力」および「アクセス許可範囲設定入力」により操作端末５と登録情報作成部１０との間で、入出力情報のやりとりが行われる。

ユーザが、図１７の画面表示例で詳細設定を選択すると、図１８に示すように、部署レベルのアクセス許可範囲設定画面が表示される。図１８の例では、ユーザは、開発管理部のみに文書情報の公開を許可している。

ユーザが、図１８の画面表示例で公開を許可する部署の選択を終了すると、次に、図１９に示すように、部内の部署別および職制別に一覧表が表示される。ユーザは、図１９に示す画面表示を見ながら、部内の部署別および職制別にアクセス許可範囲を詳細に設定する。図１９の画面表示例において、◎は文書情報の参照および変更の許可を示す。また、○は文書情報の参照のみの許可を示す。また、×は文書情報の参照を許可しないことを示す。

このようにして第二実施例では、部署別および部内の部署別および部内の職制別に、詳細なアクセス許可範囲の設定を行うことができる。

本発明によれば、様々な部署を有する企業内等で文書情報を管理し易く、また、複数部署間で文書情報を相互に閲覧し易い文書情報管理装置を実現することができるため、ユーザの利便性を向上させることに寄与することができる。

第一実施例の文書情報管理装置のブロック構成図。 ユーザが文書情報管理装置にログインした直後の登録用画面の一例を示す図。 部署の選択画面の一例を示す図。 大分類の選択画面の一例を示す図。 中分類の選択画面の一例を示す図。 小分類の選択画面の一例を示す図。 分類設定処理の流れを示すフローチャート。 キーワード設定処理の流れ示すフローチャート。 キーワード一覧表の例を示す図。 アクセス許可範囲自由設定処理の流れを示すフローチャート。 リリース許可設定処理の流れを示すフローチャート。 「アクセス許可範囲設定」ボタンをクリックした際に表示される画面表示例を示す図。 付与ルール設定処理の流れを示すフローチャート。 付与ルール一覧表の例を示す図。 最終確認画面の表示例を示す図。 第二実施例の文書情報管理装置のブロック構成図。 第二実施例の「アクセス許可範囲設定」ボタンをクリックした際に表示される「リリース」欄の画面表示例を示す図。 部署毎のアクセス許可範囲設定を行うための画面表示例を示す図。 部内の部署別および部内の職制別のアクセス許可範囲設定を行うための画面表示例を示す図。

符号の説明

１ 登録部
２ 登録情報検索部
３ 登録情報削除部
４ 登録情報格納部
５ 操作端末
６ 管理端末
１０ 登録情報作成部
１１ キーワード一覧格納部
１２ キーワード一覧表示部
１３ 付与ルール一覧格納部
１４ 付与ルール一覧表示部
１５ 人事情報格納部
１６ 人事情報管理データベース

Claims (5)

1. 文書情報を登録する登録手段と、
   この登録手段により登録された文書情報を保持する保持手段と、
   この保持手段に保持された文書情報を検索する検索手段と、
   この保持手段に保持された文書情報を削除する削除手段と
   を備えた文書情報管理装置において、
   前記登録手段は、被登録文書情報の属する分類範囲を、広い分類範囲から狭い分類範囲へ段階的に複数設定する手段を備えた
   ことを特徴とする文書情報管理装置。
2. 被登録文書情報の登録に際し、カテゴリに応じて予め定められたキーワードを表示する手段と、
   この表示する手段により表示されたキーワードの中から選択されたキーワードを当該被登録文書情報を検索するために利用する情報として当該被登録文書情報に対応付けて登録する手段と
   を備えた請求項１記載の文書情報管理装置。
3. 前記保持手段に保持されている文書情報の閲覧を許可するユーザのグループまたは個人を設定する手段を備えた請求項１記載の文書情報管理装置。
4. 前記保持手段に保持されている文書情報の閲覧を許可するユーザの情報を定期的に更新する手段を備えた請求項３記載の文書情報管理装置。
5. 前記登録手段は、
   複数の文書情報を同一の分類ファイルにその登録順に従って登録する際に、選択された所定のルールに従って登録番号を付与する登録番号付与手段と、
   この選択される所定のルールを予め複数保持する付与ルール保持手段と
   を備えた請求項１記載の文書情報管理装置。

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