JP2006157104A

JP2006157104A - 画像形成システム

Info

Publication number: JP2006157104A
Application number: JP2004340095A
Authority: JP
Inventors: Kazushi Ikeguchi; 一志池口
Original assignee: Kyocera Mita Corp
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2004-11-25
Filing date: 2004-11-25
Publication date: 2006-06-15

Abstract

【課題】原稿のレベル分けに応じたコピー制御を行う画像形成システムを提供する。
【解決手段】利用者は画像形成装置１００において機密文書１０をスキャンし、機密レベルを選択して、ネットワーク３００に接続されたファイルサーバ２００に登録する。機密文書を登録した利用者以外の者が機密文書１０を持ち出し、画像形成装置１００においてコピー開始の操作を行うと、機密文書１０をスキャンして生成されたデータとファイルサーバ２００に登録されたデータとの照合を行い、合致すれば登録された機密レベルに応じて、コピーせずスキャンしたデータを消去、コピーしてログを記録、パスワードを要求して合致すればコピーする、のうちいずれかの処理を行う。
【選択図】図１

Description

この発明は、原稿の画像を読み取って出力処理、例えば印刷処理、ファクシミリ送信、パソコンへの画像データ送信をするときに予め登録されたデータと照合して画像データの出力を制御する画像形成システムに関する。

特許文献１において、機密文書等の原稿をコピーするときに、その原稿から取り込んだ画像と予め保存されている画像とが一致する場合に、ユーザ情報、日時、画像情報等を保存する画像形成システムが記載されている。
特開２００４−２０８０４８号公報

上記の技術は、予め保存されている画像と一致する原稿のコピーが行われたときに一律に各種情報を記録しコピー出力は制限されないので、原稿の機密性の度合に応じたコピー出力の制御ができなかった。
この発明は、上記の事情を考慮してなされたものであり、その目的は、予め原稿から取り込んだデータをレベル分けして登録しておくことにより、原稿のレベル分けに応じたコピー制御を行う画像形成システムを提供することである。

この発明は上記の課題を解決するためになされたもので、請求項１に記載の発明は、原稿をスキャンして画像データを生成する原稿取込部と、前記画像データからマッチングデータを生成するマッチングデータ生成部と、指定された原稿から前記原稿取込部により生成された画像データについて前記マッチングデータ生成部により生成された登録用のマッチングデータを、指定された機密レベルに従ってレベル分けして記憶する記憶部と、前記画像データを出力する画像形成部と、前記原稿取込部にセットされた原稿のスキャン及び出力が指示されたときに、当該原稿から前記原稿取込部により生成された画像データについて前記マッチングデータ生成部により生成された照合用のマッチングデータが前記登録用のマッチングデータと合致する場合に、前記登録用のマッチングデータについて指定された機密レベルに応じて予め定められた処理を行う制御部と、を具備したことを特徴とする画像形成システムである。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の画像形成システムにおいて、前記マッチングデータは、前記画像データについて文字認識を行って生成されたテキストデータであることを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項２に記載の画像形成システムにおいて、前記文字認識は、前記画像データにおいて予め設定された範囲について行うことを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、原稿をスキャンして画像データを生成する原稿取込部と、指定された原稿から前記原稿取込部により生成された画像データの一部を登録用のマッチングデータとして、指定された機密レベルに従ってレベル分けして記憶する記憶部と、前記画像データを出力する画像形成部と、前記原稿取込部にセットされた原稿のスキャン及び出力が指示されたときに、当該原稿から前記原稿取込部により生成された画像データが前記登録用のマッチングデータと合致する部分を有する場合に、前記登録用のマッチングデータについて指定された機密レベルに応じて予め定められた処理を行う制御部と、を具備したことを特徴とする画像形成システムである。

請求項５に記載の発明は、請求項１から４のいずれかの項に記載の画像形成システムにおいて、前記制御部における機密レベルに応じて予め定められた処理は、前記画像形成部による前記画像データの出力を不可とする処理であることを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、請求項１から４のいずれかの項に記載の画像形成システムにおいて、前記制御部における機密レベルに応じて予め定められた処理は、前記記憶部にログを記憶させる処理であることを特徴とする。

請求項７に記載の発明は、請求項１から４のいずれかの項に記載の画像形成システムにおいて、ネットワークを介してメールを送信するネットワークインタフェース手段をさらに具備し、前記制御部における機密レベルに応じて予め定められた処理は、前記ネットワークインタフェース手段により予め設定された宛先へメールを送信する処理であることを特徴とする。

請求項８に記載の発明は、請求項１から４のいずれかの項に記載の画像形成システムにおいて、パスワードを入力するパスワード入力手段をさらに具備し、前記記憶部は、前記登録用のマッチングデータに対応するパスワードを記憶し、前記制御部における機密レベルに応じて予め定められた処理は、前記パスワード入力手段から入力されたパスワードが前記登録用のマッチングデータに対応するパスワードと合致したときに、前記画像形成部により前記画像データを出力する処理であることを特徴とする。

この発明によれば、原稿の画像を読み取って出力処理するときに予めレベル分けして登録されたデータと照合し、そのレベル分けに応じて画像データ出力の禁止、ログの記録、パスワードの照合等を行うことにより、原稿の機密レベルに応じて適切に不正コピーなど不正な出力処理の防止を行うことができる。

以下、図面を参照し、この発明の実施の形態について機密文書をコピーする場合を例にとって説明する。図１はこの発明の実施の形態における画像形成システムの構成を示す図である。画像形成システムは、画像形成装置１００、ファイルサーバ２００、これらを接続するＬＡＮ等のネットワーク３００から構成される。
画像形成装置１００は、例えば、複写機、プリンタ、ファクシミリの機能を具備したＭＦＰ（マルチファンクションプリンタ）である。画像形成装置１００は機密文書１０を含む各種原稿の不正なコピー出力を防止するため、スキャンして読み込まれた画像データからマッチングデータを生成し登録又は照合に用いる。ファイルサーバ２００は、画像形成装置１００の外部に設けられた装置であり、登録用に生成されたマッチングデータを保管する。この保管はファイルサーバ２００において機密レベルごとに設けられたフォルダに行う。機密レベルは原稿ごとに機密性の度合に応じて利用者が指定する。
なお、機密レベルごとにフォルダを設けずに、マッチングデータの機密レベルを示す情報とマッチングデータを識別するためのインデックスからなる管理情報を作成し、これをマッチングデータとともに保管してもよい。
機密レベルの種類は、この実施形態においては「コピー不可」、「コピー可能としログを記録」、「パスワードが合致したらコピー可能」の３種類を例に説明する。なお、「コピー可能としログを記録」については、「コピー可能とし管理者へ警告のメールを送信」としてもよい。

図２は画像形成装置１００の構成を示すブロック図である。
ＣＰＵ１０１はＲＯＭ１０２に記憶されたプログラムに従い各部を制御する制御部である。ＲＯＭ１０２はＣＰＵ１０１のプログラム及び固定データを記憶する。ＲＡＭ１０３はＣＰＵ１０１のデータを一時的に記憶する。また、管理者へ警告のメールを送信するためのメールアドレスが記憶される。
ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１０４は、前述のファイルサーバ２００にマッチングデータ等を保管しない場合にこれを保管する記憶部である。

表示部１０７は、液晶パネル等の表示手段である。操作部１０８は、利用者が画像形成装置１００に対して指示を入力するときに用いるキー、ボタン等を有する。表示部１０７と操作部１０８は、タッチパネル等を用いて一体として設けてもよい。
原稿取込部１０９は、紙等の媒体に印刷または手書き等された原稿をスキャンして画像データを生成する。画像形成部１１０は、ＣＰＵ１０１から指示された画像データを出力する。
マッチングデータ生成部１０５は、ＯＣＲ（オプティカルキャラクタリーダ）を具備し、画像データについて文字認識を行いテキストデータを生成する。
ネットワークインタフェース部１０６は、ネットワーク３００を介してファイルサーバ２００と通信を行い、また、ネットワーク３００を介してメールを送信するための通信制御を行う。

次に、図３及び図４を参照して、上述した画像形成装置１００の動作を説明する。まず、原稿を登録するときの動作について説明する。
利用者は機密文書等、不正なコピーを防止したい原稿を画像形成装置１００の原稿取込部１０９にセットして操作部１０８において原稿登録の操作を行うと、原稿取込部１０９は登録する原稿をスキャンし、画像データを生成する（ステップＳ１０）。ＣＰＵ１０１はこの画像データを取得して一時的にＲＡＭ１０３に記憶する。

次に、ＣＰＵ１０１は表示部１０７に表示を行い、利用者に機密レベルの入力を要求する（ステップＳ１１）。表示部１０７には、３種類の機密レベルである「コピー不可」、「コピー可能としログを記録」、「パスワードが合致したらコピー可能」に対応した３つのフォルダが表示され、利用者は操作部１０８においてこれらのうちいずれかを選択する。ここで利用者が「パスワードが合致したらコピー可能」を選択した場合は、ＣＰＵ１０１は表示部１０７に、パスワードの入力を要求する表示を行い、利用者が操作部１０８において入力するパスワードを取得する。ここで選択された機密レベル及び入力されたパスワードはＲＡＭ１０３に一時的に記憶される。

次に、マッチングデータ生成部１０５は、ＲＡＭ１０３に一時的に記憶された画像データについてＯＣＲによりテキストデータを生成し、これを登録用のマッチングデータとしてＲＡＭ１０３に一時的に記憶する。
次に、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ１２で生成された登録用のマッチングデータをステップＳ１１で選択された機密レベルに対応するファイルサーバ２００のフォルダに保管する（ステップＳ１３）。なお、ファイルサーバ２００に保管せずに、画像形成装置１００のＨＤＤ１０４に機密レベルごとにフォルダを設けておき、このフォルダに保管してもよい。ステップＳ１１において利用者が「パスワードが合致したらコピー可能」を選択し、パスワードが入力された場合には、このパスワードをステップＳ１２で生成された登録用のマッチングデータに対応するパスワードとしてこのマッチングデータとともに保管する。保管が行われたらＲＡＭ１０３に一時的に記憶された画像データ、登録用のマッチングデータ、機密レベル、パスワードを消去し、原稿の登録を終了する。

次に、図４を参照して、画像形成装置１００により原稿をコピーするときの動作について説明する。機密文書を登録した利用者以外の者がこれを持ち出し、画像形成装置１００の原稿取込部１０９にセットして操作部１０８においてコピー開始の操作を行うと、原稿取込部１０９はセットされた原稿をスキャンし、画像データを生成する（ステップＳ２０）。ＣＰＵ１０１はこの画像データを取得して一時的にＲＡＭ１０３に記憶する。

次に、マッチングデータ生成部１０５は、照合用のマッチングデータを生成する（ステップＳ２１）。すなわち、ＲＡＭ１０３に記憶された画像データについてＯＣＲによりテキストデータを生成し、ＲＡＭ１０３に記憶する。
次に、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ２１で生成された照合用のマッチングデータと、ファイルサーバ２００に保管された登録用のマッチングデータとを照合し、合致するものが存在するか判定する（ステップＳ２２）。存在する場合は判定結果が「Ｙｅｓ」となり、ステップＳ２３へ進む。合致するものが存在しない場合は、コピー可能な原稿であるので画像形成部１１０において画像データの出力を行い（ステップＳ２５）、処理を終了する。

ステップＳ２３において、ＣＰＵ１０１は合致する登録用のマッチングデータが保管されているフォルダに対応する機密レベルが「コピー不可」であるか判定を行い、判定結果が「Ｙｅｓ」の場合はステップＳ２４に進む。
ステップＳ２４において、ＣＰＵ１０１は、ステップＳ２０で生成された画像データ及びステップＳ２１でこの画像データから生成された照合用のマッチングデータをＲＡＭ１０３から消去し、ネットワークインタフェース部１０６を介して管理者へ原稿の不正なコピーの恐れがあることを示す警告のメールを送信し、処理を終了する。

ステップＳ２３の判定結果が「Ｎｏ」の場合は、ステップＳ２６へ進み、機密レベルが「コピー可能としログを記録」であるか判定する。判定結果が「Ｙｅｓ」の場合は、画像形成部１１０において画像データの出力を行い、登録用のマッチングデータのファイル名、コピー日時等のログをＨＤＤ１０４に記録し（ステップＳ２７）、処理を終了する。
なお、機密レベルの「コピー可能としログを記録」の代わりに、「コピー可能とし管理者へ警告のメールを送信」という機密レベルを設けた場合は、ステップＳ２７においてはＨＤＤ１０４にログを記録する代わりに、ネットワークインタフェース部１０６を介して管理者へ警告のメールを送信する。このメールには、登録用のマッチングデータのファイル名、コピー日時等の情報を記載してもよい。

ステップＳ２６の判定結果が「Ｎｏ」の場合は、機密レベルが「パスワードが合致したらコピー可能」の場合であるので、ＣＰＵ１０１は、表示部１０７において利用者に対しパスワードの入力を要求する表示を行い、利用者が操作部１０８において入力したパスワードを取得してＲＡＭ１０３に記憶する。入力されたパスワードが、ステップＳ２２で合致が判定された登録用のマッチングデータに対応するパスワードと合致した場合は、ステップＳ２９の判定結果が「Ｙｅｓ」となり、画像形成部１１０において画像データの出力を行い、ＲＡＭ１０３に記憶された画像データ、照合用のマッチングデータ、パスワードを消去し（ステップＳ３０）、処理を終了する。一方、パスワードが合致しないためステップＳ２９の判定結果が「Ｎｏ」となる場合は、ＲＡＭ１０３に記憶された画像データ、照合用のマッチングデータを消去し（ステップＳ３１）、処理を終了する。

なお、上記の実施形態において、マッチングデータ生成部１０５は、画像データについてＯＣＲによりテキストデータを生成するが、例えば、原稿を登録した後にその原稿の余白に手書きで文字が書き込まれると、図４の原稿をコピーするときの動作においてステップＳ２１でＯＣＲにより文字認識され、登録用のマッチングデータと合致しなくなる。そこで、予めＯＣＲによる読み取り範囲を設定しておくことにより、原稿の余白の文字を認識しないようにしてもよい。例えば原稿がＡ４の紙に印刷されている場合は、紙の外側から上下及び左右２ｃｍを余白としてＯＣＲによる読み取り対象から除外する範囲設定としてもよい。

また、原稿を登録するときに、原稿に印刷されたロゴマーク、機密を表示するマーク等の部分のみ登録し、原稿をコピーするときに当該原稿がこれらと合致する部分を有する場合にステップＳ２２の判定結果を「Ｙｅｓ」としてもよい。
この場合、図３の原稿を登録するときの動作は、ステップＳ１２は行わず、ステップＳ１３において、原稿をスキャンした画像データの一部であるロゴマーク、機密を表示するマーク等を登録用のマッチングデータとして保管する。また、図４の原稿をコピーするときの動作は、ステップＳ２１は行わず、ステップＳ２２において、画像データが、ファイルサーバ２００に保管された登録用のマッチングデータと合致する部分を有する場合に判定結果を「Ｙｅｓ」とし、そうでない場合は「Ｎｏ」とする。

なお、上記の実施形態は、画像形成装置１００とファイルサーバ２００、又は、画像形成装置１００単体で画像形成システムを構成するものであるが、スキャナ、プリンタ、ファクシミリ装置、パソコン、サーバ等、複数の装置を組み合わせて画像形成システムを構成してもよい。
例えば、原稿取込部１０９及びマッチングデータ生成部１０５を具備するスキャナと、画像形成部１１０及び制御部を含むその他の構成部分を具備するプリンタで画像形成システムを構成してもよい。また、原稿取込部１０９を具備するスキャナと、マッチングデータ生成部１０５及び画像形成部１１０及び制御部を含むその他の構成部分を具備するプリンタで画像形成システムを構成してもよい。この場合、スキャナにより生成された画像データの出力とは、プリンタによる印刷を意味する。
また、原稿取込部１０９を具備するスキャナと、マッチングデータ生成部１０５及び画像形成部１１０及び制御部を含むその他の構成部分を具備するパソコンで画像形成システムを構成してもよい。この場合、スキャナにより生成された画像データの出力とは、パソコンによるデータ出力を意味する。
また、原稿取込部１０９を具備するスキャナと、マッチングデータ生成部１０５を具備するパソコンと、画像形成部１１０及び制御部を含むその他の構成部分を具備するプリンタで画像形成システムを構成してもよい。
また、上記の各構成例において、プリンタはファクシミリ装置で置き換えた構成としてもよい。この場合、スキャナにより生成された画像データの出力とは、ファクシミリ装置によるファクシミリ送信を意味する。
また、上記の各構成例において、パソコンはサーバで置き換えた構成としてもよい。以上は画像形成システムの構成例であり、構成の仕方は上記に限定されない。

この発明は、複写機、ＭＦＰ等の単体の画像形成装置からなる画像形成システム、又は、スキャナ、プリンタ、ファクシミリ装置、パソコン、サーバ等を組み合わせた画像形成システムに用いられる。

この発明の実施の形態における画像形成システムの構成を示す図である。画像形成装置１００の構成を示すブロック図である。原稿を登録するときの動作を示すフローチャートである。原稿をコピーするときの動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０…機密文書
１００…画像形成装置
１０１…ＣＰＵ
１０２…ＲＯＭ
１０３…ＲＡＭ
１０４…ＨＤＤ
１０５…マッチングデータ生成部
１０６…ネットワークインタフェース部
１０７…表示部
１０８…操作部
１０９…原稿取込部
１１０…画像形成部
２００…ファイルサーバ
３００…ネットワーク

Claims

原稿をスキャンして画像データを生成する原稿取込部と、
前記画像データからマッチングデータを生成するマッチングデータ生成部と、
指定された原稿から前記原稿取込部により生成された画像データについて前記マッチングデータ生成部により生成された登録用のマッチングデータを、指定された機密レベルに従ってレベル分けして記憶する記憶部と、
前記画像データを出力する画像形成部と、
前記原稿取込部にセットされた原稿のスキャン及び出力が指示されたときに、当該原稿から前記原稿取込部により生成された画像データについて前記マッチングデータ生成部により生成された照合用のマッチングデータが前記登録用のマッチングデータと合致する場合に、前記登録用のマッチングデータについて指定された機密レベルに応じて予め定められた処理を行う制御部と、
を具備したことを特徴とする画像形成システム。
前記マッチングデータは、前記画像データについて文字認識を行って生成されたテキストデータであることを特徴とする請求項１に記載の画像形成システム。
前記文字認識は、前記画像データにおいて予め設定された範囲について行うことを特徴とする請求項２に記載の画像形成システム。
原稿をスキャンして画像データを生成する原稿取込部と、
指定された原稿から前記原稿取込部により生成された画像データの一部を登録用のマッチングデータとして、指定された機密レベルに従ってレベル分けして記憶する記憶部と、
前記画像データを出力する画像形成部と、
前記原稿取込部にセットされた原稿のスキャン及び出力が指示されたときに、当該原稿から前記原稿取込部により生成された画像データが前記登録用のマッチングデータと合致する部分を有する場合に、前記登録用のマッチングデータについて指定された機密レベルに応じて予め定められた処理を行う制御部と、
を具備したことを特徴とする画像形成システム。
前記制御部における機密レベルに応じて予め定められた処理は、前記画像形成部による前記画像データの出力を不可とする処理であることを特徴とする請求項１から４のいずれかの項に記載の画像形成システム。
前記制御部における機密レベルに応じて予め定められた処理は、前記記憶部にログを記憶させる処理であることを特徴とする請求項１から４のいずれかの項に記載の画像形成システム。
ネットワークを介してメールを送信するネットワークインタフェース手段をさらに具備し、
前記制御部における機密レベルに応じて予め定められた処理は、前記ネットワークインタフェース手段により予め設定された宛先へメールを送信する処理であることを特徴とする請求項１から４のいずれかの項に記載の画像形成システム。
パスワードを入力するパスワード入力手段をさらに具備し、
前記記憶部は、前記登録用のマッチングデータに対応するパスワードを記憶し、
前記制御部における機密レベルに応じて予め定められた処理は、前記パスワード入力手段から入力されたパスワードが前記登録用のマッチングデータに対応するパスワードと合致したときに、前記画像形成部により前記画像データを出力する処理であることを特徴とする請求項１から４のいずれかの項に記載の画像形成システム。