JP2006048188A - 文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ダウンロードしたユーザを追跡可能にすることによって文書ファイルを安全に管理することができる文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムの提供。
【解決手段】ユーザが予め登録されている文書ファイルをダウンロードしようとすると、構成変更手段９は、文書ファイル中の特定された文字又は記号を特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成してユーザに提供し、対応付け手段１０は、少なくとも特定された文字又は記号及び表示形態を識別する情報とユーザを識別する情報とを対応付ける対応付け情報を生成して記憶するため、変更ファイル又は紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、変更された文字又は記号及び表示形態と対応付け情報とを比較することによってユーザを識別する情報を抽出することができ、ダウンロードしたユーザを特定できる。
【選択図】図４

Description

本発明は文書ファイルを管理する文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムに関する。

近年、個人情報や顧客情報等の機密情報漏洩事件が多発しており、機密情報の漏洩を防止するためのセキュリティへの関心が高まっている。機密情報の漏洩には電子データ自体の漏洩と紙媒体に出力した印刷物の漏洩とが考えられ、このような機密情報の漏洩に対する対策として様々な提案がなされている。

例えば、特開２０００−３５３１７２号公報には、保管する文書をスキャナ装置で読み取って記憶装置に蓄積する文書蓄積システムにおいて、電子文書の出力操作を行う操作者の識別情報を取得する操作者特定手段と、該操作者の識別情報を該電子文書に付与して出力手段により出力する操作者情報出力手段とを備える構成が開示されている。また、特開２００４−１５２２６１号公報には、予め蓄積されている文書ファイルを印刷しようとしたユーザにＩＤ及びパスワードを要求し、その権限があると認証された場合に、文書ファイルに付加情報を付加して印刷（地紋印刷、機密印刷、電子透かしの付加、バーコード付加、機密ラベルスタンプなど）するシステムが開示されている。

特開２０００−３５３１７２号公報（第３−８頁、第１図） 特開２００４−１５２２６１号公報（第５−２４頁、第１図）

上記特許文献１記載のシステムでは、文書をスキャナ装置で読み取った操作者を特定することができるが、読み取って得られた電子文書がネットワーク上に登録されて任意にダウンロード可能な状態に置かれた場合、該電子文書をダウンロードしたユーザを特定することができないため、電子文書やその印刷物が漏洩した場合に漏洩経路を追跡することはできない。また、操作者の識別情報は電子文書のヘッダに埋め込まれているだけであるため、ヘッダ情報が書き換えられてしまえば操作者すら特定することができなくなってしまう。

また、特許文献２記載のシステムでは、権限のないユーザの印刷を阻止することができるが、印刷物には付加情報が付加されて印刷されているだけであるため、この付加情報が消去されて複製された場合に漏洩経路を追跡することはできない。

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであってその主たる目的は、ダウンロードしたユーザを追跡可能にすることによって文書ファイルを安全に管理することができる文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明の文書ファイル管理システムは、少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおいて、前記文書ファイル処理部に、前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する手段と、前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る手段と、前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する手段と、前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段と、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段と、前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする手段と、を少なくとも備えるものである。

また、本発明の文書ファイル管理システムは、少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおいて、前記文書ファイル処理部に、前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する手段と、前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る手段と、前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する手段と、前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する手段と、前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段と、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段と、前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする手段と、を少なくとも備えるものである。

本発明においては、前記文字又は記号を特定する手段では、予め定められた位置の文字又は記号、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された位置の文字又は記号、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された位置の文字又は記号のいずれかを、前記表示形態を変更する文字又は記号として特定する構成とすることができる。

また、本発明においては、前記表示形態を特定する手段では、予め定められた種類の表示形態、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された種類の表示形態、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された種類の表示形態のいずれかを、前記文字又は記号に適用する表示形態として特定する構成とすることができる。

また、本発明においては、前記記憶装置に、文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を空白にした中間ファイルと、前記文字又は記号を複数種類の表示形態の各々で表した複数の個別データと、前記文字又は記号の前記文書ファイル上の位置を指示する指示ファイルとが記憶され、前記変更ファイルを生成する手段では、前記指示ファイルを参照して、前記中間ファイルに、特定された前記表示形態に対応する前記個別データを合成して前記変更ファイルを生成する構成とすることもできる。

また、本発明においては、更に、前記文書ファイル管理システムに管理者端末を備え、前記管理者端末では、少なくとも前記対応付け情報の読み取りが許可され、前記変更ファイル又は該変更ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、変更された前記文字又は記号、又は変更された前記表示形態と、前記対応付け情報とを比較することにより、前記変更ファイルをダウンロードしたユーザが特定可能とされる構成とすることもできる。

また、本発明においては、前記変更ファイルはＰＤＦ形式のファイルであることが好ましい。

また、本発明の文書ファイルの管理方法は、少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおける文書ファイルの管理方法であって、前記ユーザ端末から前記文書ファイルのダウンロードが要求された場合に、前記文書ファイル処理部では、少なくとも、前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する処理と、前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る処理と、前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する処理と、前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する処理と、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する処理と、前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする処理と、を実行するものである。

また、本発明の文書ファイルの管理方法は、少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおける文書ファイルの管理方法であって、前記ユーザ端末から前記文書ファイルのダウンロードが要求された場合に、前記文書ファイル処理部では、少なくとも、前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する処理と、前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る処理と、前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する処理と、前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する処理と、前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する処理と、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する処理と、前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする処理と、を実行するものである。

また、本発明の文書ファイル処理プログラムは、コンピュータを、少なくとも、前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する手段、前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段、として機能させるものである。

また、本発明の文書ファイル処理プログラムは、コンピュータを、少なくとも、前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する手段、前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する手段、前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段、として機能させるものである。

このように、本発明の構成によれば、文書ファイルそのものではなく、文書ファイルの構成を一見して識別できないように変更した変更ファイルをユーザに提供するため、変更ファイル又はその印刷物が漏洩した場合にその構成を調べることによって、ダウンロードを要求したユーザを特定することができ、文書ファイルを安全に管理することができる。

以上説明したように、本発明の文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムによれば下記記載の効果を奏する。

本発明の第１の効果は、漏洩した文書ファイルのダウンロードを要求したユーザを特定することができるということである。

その理由は、ユーザが予め登録されている文書ファイルをダウンロードしようとすると、構成変更手段は、文書ファイル中の特定された文字又は記号を、特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成して該変更ファイルをユーザに提供し、対応付け手段は、少なくとも変更ファイルを識別する情報と特定された文字又は記号及び表示形態を識別する情報とユーザを識別する情報とを対応付ける対応付け情報を生成して記憶するため、文書ファイル又は該文書ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、そのファイル名や変更された文字又は記号、その表示形態と対応付け情報とを比較することによってユーザを識別する情報を抽出することができ、これによりダウンロードしたユーザを特定することができるからである。

また、本発明の第２の効果は、文書ファイルや該文書ファイルを紙媒体に出力した印刷物の改竄を困難にすることができるということである。

その理由は、本発明では、ダウンロードしたユーザを識別する情報を文書ファイルのヘッダ領域などにそのまま埋め込むのではなく、文書ファイル中の所定の文字又は記号の表示形態を示す部分の情報を書き換えるため、変更ルールを熟知しているものでなければ変更された部分を識別することができないからである。また、所定の文字又は記号の表示形態は一見して識別できないように変更されているため、文書ファイルを画面に表示させたり印刷物を見ても、変更ルールを熟知しているものでなければ変更された部分を識別することができないからである。

本発明にかかる文書ファイル処理プログラムは、その好ましい一実施の表示形態において、コンピュータを、登録された文書ファイル中の文字又は記号の中から表示形態を変更する文字又は記号を特定する文字等特定手段、予め登録された表示形態の中から特定された文字又は記号に適用する表示形態を特定する表示形態特定手段、文書ファイル中の特定された文字又は記号を、特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する変更ファイル生成手段などの構成変更手段、少なくとも変更ファイルを識別する情報と変更された文字又は記号及び表示形態を識別する構成変更情報と該文書ファイルのダウンロードを要求したユーザを識別するユーザＩＤとを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する対応付け手段、として機能させるものであり、文書ファイル又は該文書ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合でも対応付け情報を参照することによってダウンロードしたユーザを特定することができ、また、画面や印刷物を見ただけでは変更された位置及び表示形態を一見して識別することができないため、文書ファイルやその印刷物の改竄を困難にすることができる。

上記実施形態について詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムについて、図１乃至図１３を用いて説明する。図１は本実施例に係る文書ファイル管理システムの構成を模式的に示す図であり、図２及び図３は、そのバリエーションを示す図、図４は、文書ファイル処理部の手段を示すブロック図である。また、図５は文書ファイル管理システムを用いた文書ファイルのダウンロード手順を示すフローチャート図であり、図６は、漏洩した文書ファイルの追跡手順を示すフローチャート図である。また、図７乃至図１０はユーザ端末や管理者端末の表示手段に表示される画面の一例を示す図であり、図１１は文書ファイルの一例を示す図、図１２は表示形態の例を示す図、図１３は生成した変更ファイルの一例を示す図である。なお、本明細書における文書ファイルとは、文字のみからなるファイルと文字を一部に含むファイル（例えば、文字と画像で構成されるファイル）の双方を含むものとする。

図１に示すように、本実施例の文書ファイル管理システム１は、文書ファイルなどを記憶する記憶手段を備えた文書ファイル記憶装置２と、文書ファイルのダウンロードを要求するユーザが利用する１又は複数のユーザ端末５と、漏洩した文書ファイルや印刷物を追跡する管理者が利用する１又は複数の管理者端末６とが通信ネットワーク４で接続され、文書ファイル記憶装置２には、文書ファイルから変更ファイルを生成する文書ファイル処理部３が構成されている。

また、文書ファイル処理部３に備える主な手段をブロック図で示すと図４のようになり、上記記憶手段から文書ファイルを読み取ったり、ユーザ端末５からユーザＩＤなどを入力する入力手段７と、上記ユーザＩＤが登録されているか否かに基づいて文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する認証手段８と、文書ファイル中の文字又は記号（以下、文字等と呼ぶ。）の中から表示形態を変更する文字等を特定する文字等特定手段９ａ、特定された文字等の表示形態を特定する表示形態特定手段９ｂ、文書ファイル中の特定された文字等を特定した表示形態に変更した変更ファイルを生成する変更ファイル生成手段９ｃ、必要に応じて、予め定められた文字等を空白にしたファイル（以下、中間ファイルと呼ぶ。）や予め定められた文字等を各種表示形態で表した個別データ（以下、カタログデータと呼ぶ。）、予め定められた文字等の位置を示すファイル（以下、定義ファイルと呼ぶ。）を生成する中間ファイル等生成手段９ｄなどの構成変更手段９と、少なくとも変更ファイルを識別するファイル名などの情報と変更する文字等及び表示形態を識別する情報（以下、構成変更情報と呼ぶ。）とユーザＩＤとを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する対応付け手段１０と、生成した変更ファイルをユーザ端末５に出力する出力手段１１とを備えている。

なお、上記各手段はハードウェアとして構成されていてもよいし、コンピュータを、少なくとも、構成変更手段９、対応付け手段１０として機能させる文書ファイル処理プログラムとして構成し、該文書ファイル処理プログラムをコンピュータにインストールして実行する構成としてもよい。また、図１では文書ファイル処理部３を文書ファイル記憶装置２内に構成しているが、文書ファイル管理システム１は図１の構成に限定されず、例えば、図２に示すように文書ファイル処理部３を独立した装置として構成して文書ファイル記憶装置２に接続したり、各々のユーザ端末５に接続する構成としてもよいし、図３に示すように、ユーザ端末５内に文書ファイル処理部３として機能する手段をハードウェア又はソフトウェアとして組み込んでもよい。また、図１ではユーザ端末５及び管理者端末６をパーソナルコンピュータ等のコンピュータ端末としているが、これらはネットワーク接続が可能な機器であればよく、携帯電話、ＰＨＳ（Personal Handyphone System）、ＰＤＡ（Personal Digital Assistance）などとしてもよい。また、通信ネットワーク４の構成は特に限定されず、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などとしてもよいし、通信方法も有線、無線、赤外線など任意の方法を用いることができる。更に、Windows（登録商標）のファイル共有のようにオペレーティングシステム特有の機能を利用して文書ファイル管理システム１を構成してもよい。

次に、上記構成の文書ファイル管理システム１を用いて文書ファイルから変更ファイルを生成してユーザに提供する手順について、図５のフローチャート図を参照して説明する。

まず、ステップＳ１０１で、文書ファイル記憶装置２に文書ファイルを登録して、該文書ファイルを任意のユーザ端末５からアクセス可能な状態にする。なお、本発明の文書ファイルは、文書情報を記録可能な形式のファイルであればよく、例えばＰＤＦ形式、Ｗｏｒｄ形式、Ｅｘｃｅｌ形式、ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ形式のファイルなどを用いることもできる。また、文書ファイルの登録方法は特に限定されず、例えば、通信ネットワーク４に接続されているユーザ端末５や管理者端末６、その他の機器から文書ファイルを送信して文書ファイル記憶装置２に登録してもよいし、記録媒体等を用いて、直接文書ファイルを文書ファイル記憶装置２に登録してもよい。また、文書ファイルが既に登録されている場合は本ステップを省略することができる。

次に、ステップＳ１０２で、文書ファイルのダウンロードを希望するユーザがユーザ端末５を用いて、文書ファイルのダウンロードを要求する指示を文書ファイル処理部３に送信すると、文書ファイル処理部３の認証手段８は、図７に示すような認証画面１２をユーザ端末５に表示させる。次に、ステップＳ１０３で、ユーザがユーザ端末５を操作して、ユーザＩＤやパスワードを入力して文書ファイル処理部３に送信すると、認証手段８は、ステップＳ１０４で、送信されたユーザＩＤやパスワードと予め登録されたユーザＩＤやパスワードとを比較して、該ユーザが文書ファイルのダウンロードが許可されたユーザであるかを判断する。なお、ユーザの認証方法は特に限定されず、パスワードに代えて、又はパスワードと共に指紋や声紋などを用いてもよい。また、ユーザＩＤやパスワードはキーボードなどを用いて入力してもよいし、カードリーダなどを用いてカードに記録されたユーザＩＤやパスワードを読み取るようにしてもよい。

そして、認証の結果がＮＧの場合は、ステップＳ１０３に戻り、再度ユーザＩＤ、パスワードの入力を求め、認証の結果がＯＫの場合は、文書ファイル処理部３は、図８に示すような選択画面１３をユーザ端末５に表示させ、ステップＳ１０５で、ユーザはユーザ端末５を操作してダウンロードを要求する文書ファイルを選択する。なお、図８の構成は例示であり、文書ファイル記憶装置２に登録されている文書ファイルの中から所望の文書ファイルを選択できる構成であればよく、文書ファイルをファイル名順や登録日時順に一覧表示してもよい。また、全てのユーザに対して同じ選択画面１３を表示してもよいし、そのユーザに対してダウンロードが許可される文書ファイルのみが表示（すなわち、ユーザ毎に異なる選択画面１３が表示）されるようにしてもよい。

次に、ステップＳ１０６で、文書ファイル処理部３は入力手段７を用いて、上記ステップＳ１０５でユーザが選択した文書ファイルを文書ファイル記憶装置２から読み取る。

次に、ステップＳ１０７で、文書ファイル処理部３は文字等特定手段９ａを用いて、予め定められたルールに従って、文書ファイル中の表示形態を変更する文字等を特定する。上記文字等の特定方法としては、大別して、予め定められた文字等を利用する方法（すなわち、常に同じ文字等を特定する方法）と、ユーザＩＤに対応付けて文字等を特定する方法と、ランダムに文字等を特定する方法とが考えられる。

ユーザＩＤに対応付けて文字等を特定する方法としては、ユーザＩＤで特定される数と最初の文字等からの順番とを対応付ける方法や、ユーザＩＤで特定される数と文字等の行及び列とを対応付ける方法などが考えられる。具体的に説明すると、前者の方法は、例えば、ユーザＩＤが”１２３４”であれば、最初の文字等から数えて１２３４番目の文字等を変更する文字等として特定したり、ユーザＩＤが文書ファイルの文字等の数よりも大きい場合には、ユーザＩＤの中から選択した桁の数（例えば、その文字数が１０００文字であったら、上記したユーザＩＤの中から選択した３桁の数）に対応する順番の文字等を変更する文字等として特定したり、ユーザＩＤの各桁の数を演算して算出した数（例えば、ユーザＩＤが”１２３４５６”であれば各桁の数を足し合わせて算出した”２１”など）に対応する文字等を変更する文字等として特定する方法である。また、後者の方法は、例えば、ユーザＩＤが”１２３４”であれば任意の桁（例えば上２桁）の数で行を、任意の桁（例えば下２桁）の数で列を指定したり、ユーザＩＤの各桁の数を演算して算出した数で行及び列を指定して、指定された行列に対応する配置の文字等を変更する文字等として特定する方法である。なお、上記いずれの方法においても、特定する文字等は１つとしてもよいし複数としてもよい。複数とする場合は上記方法を組み合わせたりユーザＩＤで特定される数の倍数（例えば、ユーザＩＤで特定される数が２１の場合は４２、６３…等）などを用いて複数の位置を特定すればよい。図１１に、ユーザＩＤで特定される数とその倍数に対応する文字等を変更する文字等として特定した例を示す。図１１では、説明の都合上分かりやすいように特定した位置を丸で囲んでおり、この例では、２１番目の文字である”う”、４２番目の文字である”「”などを変更する文字等として特定している。

また、ランダムに文字等を特定する方法としては、乱数発生手段を用いて生成した数に対応付けて文字等を特定する方法がある。具体的に説明すると、例えば文書ファイルに含まれる文字等の数が１０００文字であったとすると、１から１０００の範囲で１又は複数の乱数を生成し、文書ファイルに含まれる最初の文字等から数えて生成された乱数に対応する１又は複数の文字等を変更する文字等として特定する。また、文書ファイルが２０行×２０列の文字等で構成されている場合は、１から２０の範囲で１又は複数の乱数を生成し、生成された乱数に対応する行及び列で指定される文字等を変更する文字等として特定する。

なお、上記説明は、文書ファイルに含まれる全ての文字等を対象として変更する文字等を特定する場合の説明であるが、表示形態が変更された文字等の改竄を困難にするために、認識しやすい文字等を除外する等、対象となる文字等を限定することもできる。例えば、タイトルの文字、文節の始めの文字、繰り返し使用される文字や連続する文字などの比較しやすい文字、フォントが特殊な文字、フォントサイズが他に比べて大きい又は小さい文字、数字などのように目立つ文字を対象から除外することができる。また逆に、変更しても認識しにくい、文書ファイルの内容に直接関係のない部分、例えば、括弧や丸、点などの記号のみを対象としてもよい。また、複数の文字等を特定する場合に、複数の文字等が偏って存在すると変更場所が認識しやすくなることから、その場合はまんべんなく文字等を特定することが好ましい。

次に、ステップＳ１０８で、表示形態特定手段９ｂを用いて、予め定められたルールに従って、ステップＳ１０７で特定した文字等の表示形態を特定する。文字等の表示形態としては、例えば図１２に示すように、文字等の位置をずらしたり（図１２（ａ）参照）、サイズを拡大または縮小したり（図１２（ｂ）参照）、傾斜させたり（図１２（ｃ）参照）、斜体にしたり（図１２（ｄ）参照）、フォントに種類を変更したり（図１２（ｅ）参照）、色または色濃度を変化させる（図１２（ｆ）参照）などが考えられるが、これらの表示形態に限定されるものではなく、文書ファイルで設定可能（すなわち、文書ファイルを表示するアプリケーションで設定可能な表示形態）であればよい。また、上記表示形態の特定方法としても、大別して、予め定められた表示形態を利用する方法（すなわち、常に同じ表示形態を特定する方法）と、ユーザＩＤに対応付けて表示形態を特定する方法と、ランダムに表示形態を特定する方法とが考えられる。

ユーザＩＤに対応付けて表示形態を特定する方法としては、ユーザＩＤで特定される数と各々の表示形態に割り当てられた数とを対応付ける方法があり、例えば、表示形態として図１２に示した６つの表示形態を用い、（ａ）から順に０から５の数字を割り当てたとすると、ユーザＩＤを６進数で表記した場合の任意の桁の数に対応する表示形態を適用する表示形態として特定することができる。具体的には、ユーザＩＤが”１２３４５６”であれば、ユーザＩＤを６進数に変換すると最下位桁の数は０になるため、０に対応した図１２（ａ）に示す表示形態を適用する表示形態として特定することができる。なお、適用する表示形態は１種類としてもよいし複数種類としてもよく、例えば、ステップＳ１０７で特定した文字等が複数あり、各々の文字等に対して異なる表示形態を特定する場合は、ユーザＩＤの各桁の数を順に利用したり、ユーザＩＤの各桁の数を演算して算出した数を利用することができる。

また、ランダムに表示形態を特定する方法としては、乱数発生手段を用いて生成された数に対応付けて表示形態を特定する方法がある。具体的には、例えば表示形態として図１２に示した６つの表示形態を利用する場合、０から５の範囲で乱数を生成させ、得られる数に対応した表示形態を適用する表示形態として特定する。また、文書ファイルに特定された文字等が複数あり、各々の文字等に対して表示形態を特定する場合は、その文字等の数と同じ回数だけ乱数を生成させ、得られる数のそれぞれに対応する表示形態を適用する表示形態として特定することもできる。

なお、上記フローでは、変更する文字等を特定した後に表示形態を特定したが、先に表示形態を特定し、後で表示形態を変更する文字等を特定する構成としてもよい。また、ステップＳ１０７で予め定められた文字等を利用する場合、ステップＳ１０８で同様に予め定められた表示形態を利用すると、常に同じ文字等を同じ表示形態に変更することになるため、少なくとも一方はユーザＩＤに対応付けて又はランダムに特定する必要がある。また、変更する文字等の位置がその都度変わると、管理者が漏洩した変更ファイルを追跡する場合に変更部分を特定するのに時間がかかることから、変更ファイルの追跡を迅速に行うことを望む場合は、予め定められた文字等を利用して表示形態のみを変更する構成が好ましい構成と言える。

次に、ステップＳ１０９で、変更ファイル生成手段９ｃを用いて、文書ファイルに含まれる特定された文字等を特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する。なお、本発明の変更ファイルは、文書中の特定の文字等を特定の表示形態に変更する必要があることから、例えばＰＤＦ形式のファイルを用いることができるが、同様の機能を有する限り、他の形式のファイルを用いることもできる。また、文書ファイルと変更ファイルとは同じ形式のファイルとしてもよいし、異なる形式のファイルとしてもよく、また、ファイル名も同じにしてもよいし、異なるファイル名を付与してもよい。図１３に、変更ファイルの一例を示す。図１３では、説明の便宜上わかりやすいように変更する文字等を丸で囲んで示しているが、変更する文字等及び表示形態を認識されにくくするため、わずかな変更しか施されていない。そこで、変更した状態をわかりやすくするために、文書中の”他関係”という文字を抜き出してその部分を拡大した図を合わせて示している。この例では、表示形態特定手段９ｂを用いて図１２（ａ）の表示形態を適用した場合を示しており、”関”という文字が他の文字に比べて位置が上方に移動している。

ここで、文字等及び表示形態の双方をユーザＩＤに対応付けて又はランダムに特定する場合は、ダウンロードの要求がされた後でなければ変更ファイルを生成することはできないが、例えば、変更する文字等が予め定められている場合は、中間ファイル等生成手段９ｄを用いて、文書ファイル中の予め定められた文字等を空白にした中間ファイルや、該文字等を各種表示形態で表したカタログデータ、該文字等の位置を示す定義ファイルなどを生成して、文書ファイルと共に文書ファイル記憶手段２に記憶しておき、ダウンロードが要求されたら、定義ファイルを参照して中間ファイルに、ステップＳ１０８で特定された表示形態に対応するカタログデータを合成することによって変更ファイルを生成することもできる。このように中間ファイル等を予め生成しておくことによって変更ファイルを迅速に生成することができ、文書ファイル管理システムの運用を円滑にすることができる。

次に、ステップＳ１１０で、対応付け手段１０を用いて、少なくとも、変更ファイルを識別する情報と、変更された文字等及び表示形態を示す構成変更情報とユーザＩＤとを対応付けた対応付け情報を生成し、文書ファイル処理部３や文書ファイル記憶装置２、管理者端末６などに記憶する。なお、対応付け情報として、変更ファイルをダウンロードしたユーザ端末５を識別するための情報、ダウンロードした日時等を特定する情報などを含めてもよい。

そして、ステップＳ１１１で、出力手段９を用いて、生成した変更ファイル１２を通信ネットワーク４を介してユーザ端末５に出力して一連の処理を終了する。

このように、文書ファイル記憶装置２に登録された文書ファイルをユーザがダウンロードしようとすると、文書ファイル処理部３は該文書ファイルをそのままダウンロードするのではなく、文書ファイル中の特定の文字等の表示形態を一見して認識できないように変更した変更ファイルをダウンロードするため、該変更ファイルを利用するユーザはダウンロードしたファイルに漏洩防止対策が施されていることが分からず、従来例のように漏洩防止対策が施された部分が改竄されることがないため、該変更ファイルが漏洩してしまった場合でも誰がダウンロードしたのかを追跡することが可能となる。以下、その具体的手順について、図６のフローチャート図を用いて説明する。

まず、ステップＳ２０１で、漏洩した変更ファイル又は該変更ファイルを紙媒体に出力した印刷物が発見されたら、ステップＳ２０２で、管理者は、漏洩した変更ファイルのファイル名（印刷物が漏洩した場合は、該印刷物に記述された文書の内容から推測されるファイル名）を特定する。

次に、ステップＳ２０３で、管理者は管理者端末６を用いて文書ファイル処理部３にアクセスし、図９に示すような管理画面１４で、漏洩した変更ファイルを選択し、該変更ファイルに対応付けて記憶されている対応付け情報を検索し、この対応付け情報を参照してダウンロードしたユーザの絞り込みを行う。

次に、ステップＳ２０４でダウンロードしたユーザを特定できるか否かを判断する。そして、該変更ファイルをダウンロードしたユーザが１人の場合は、該変更ファイルのファイル名に対応付けて記憶された対応付け情報も１つであるために、ステップＳ２０８で、その対応付け情報に記述されたユーザＩＤから該変更ファイルをダウンロードしたユーザを特定することができる。

また、複数のユーザが変更ファイルをダウンロードしている場合や変更ファイルを複数回ダウンロードしている場合は、ユーザの人数分又はダウンロードの回数分の対応付け情報が記憶されているため、このステップでダウンロードしたユーザを特定することはできない。その場合は、ステップＳ２０５で、管理者は必要に応じて文書ファイル記憶装置２から文書ファイルをダウンロードし、ステップＳ２０６で、該文書ファイルと漏洩した変更ファイルとを比較して変更ファイル中の変更された文字等及び表示形態を特定する。例えば、変更ファイルを紙媒体に出力して詳細に観察したり、文書ファイルも紙媒体に出力して見比べたり、一方を半透明の紙に出力して重ね合わせて観察するなどの方法によって変更された文字等及び表示形態を特定する。

次に、ステップＳ２０７で、管理者は抽出した対応付け情報に含まれる構成変更情報と、漏洩した変更ファイルから特定した文字等及び表示形態とを比較して、特定した文字等及び表示形態と一致する構成変更情報を有する対応付け情報を探し、ステップＳ２０８で、該対応付け情報に記述されたユーザＩＤを参照して、漏洩した変更ファイルをダウンロードした者を特定して追跡処理を終了する。

なお、上記フローでは、ファイル名の特定と変更された文字等の特定と表示形態の特定の全ての処理を実行するものとしたが、これら全ての処理を実行する必要がない場合もある。例えば、上述したようにファイル名を特定するだけでダウンロードしたユーザを特定できる場合もあり、この場合はステップＳ２０５からＳ２０７までの処理を省略することができる。また、ファイル名を特定できない場合でも、文字等及び表示形態の少なくとも一方を特定できれば、対応付け情報を参照してダウンロードしたユーザを特定できる場合もある。また、ファイル名の特定と文字等の特定のみ、または、ファイル名の特定と表示形態の特定のみでダウンロードしたユーザを特定できる場合もあり、その場合は、文字等の特定又は表示形態の特定を省略することもできる。

また、上記フローは管理者自身が変更された文字等や表示形態を調べてダウンロードしたユーザを特定する場合の手順であるが、これらの処理を支援するために、文書ファイル処理部３に設けた検索手段を利用することもでき、例えば、図１０に示す検索画面１５を用いて情報を検索したり、漏洩した変更ファイルをダウンロードしたユーザを特定してもよい。この場合の方法としては、手動で検索する方法（図中のＡの手動検索）と、印刷物を読み取って得た画像ファイルを利用して検索する方法（図中のＢの自動検索）と、変更ファイル自体を利用して検索する方法（図中のＣのファイル検索）と、日時やユーザ名などの条件を設定して検索する方法（図中のＤの履歴検索）などがある。

例えば、手動検索の場合は、特定可能な情報を入力して、関連する情報（変更ファイルのファイル名、ダウンロード日時、ダウンロードしたユーザなど）を検索する。また、自動検索の場合は、漏洩した変更ファイルをスキャンして画像ファイルに変換した後、該画像ファイルを検索キーとして入力すると、文書ファイル処理部３は、所定の画像処理技術を用いて変更された文字等及び表示形態を特定し、変更ファイルに近い文書ファイルを検索して候補として出力する。また、手動検索の場合は、漏洩した変更ファイル（例えばＰＤＦファイル）を検索キーとして入力すると、文書ファイル処理部３は、送信された変更ファイルのデータ構成と文書ファイル記憶装置２が登録している文書ファイルのデータ構成とを比較して、変更ファイルに近い文書ファイルを検索して候補として出力する。また、履歴検索の場合は、漏洩した変更ファイルがダウンロードされたであろう日時やユーザ名を検索キーとして入力すると、文書ファイル処理部３は、履歴情報を出力する。そして、これらの方法で出力される情報を利用することにより、変更ファイルをダウンロードしたユーザを絞り込むことができるため、ユーザの特定をより簡単かつ確実に行うことができる。

本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムの構成を模式的に示す図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムの他の構成を示す図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムの他の構成を示す図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル処理部の構成を示すブロック図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムによる文書ファイルのダウンロード手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システムによる漏洩した変更ファイル又は印刷物の追跡手順を示すフローチャート図である。 本発明の一実施例のユーザ端末に表示される認証画面の構成例を示す図である。 本発明の一実施例のユーザ端末に表示される選択画面の構成例を示す図である。 本発明の一実施例の管理者端末に表示される管理画面の構成例を示す図である。 本発明の一実施例の管理者端末に表示される検索画面の構成例を示す図である。 本発明の一実施例に係る文書ファイル（文字等が特定された文書ファイル）の一例を示す図である。 本発明の一実施例に係る表示形態のバリエーションを示す図である。 本発明の一実施例に係る変更ファイルの一例を示す図である。

符号の説明

１ 文書ファイル管理システム
２ 文書ファイル記憶手段
３ 文書ファイル処理部
４ 通信ネットワーク
５ ユーザ端末
６ 管理者端末
７ 入力手段
８ 認証手段
９ 構成変更手段
９ａ 文字等特定手段
９ｂ 表示形態特定手段
９ｃ 変更ファイル生成手段
９ｄ 中間ファイル等生成手段
１０ 対応付け手段
１１ 出力手段
１２ 認証画面
１３ 選択画面
１４ 管理画面
１５ 検索画面
１６ 文書ファイル
１７ 変更ファイル

Claims (20)

1. 少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおいて、
   前記文書ファイル処理部に、
   前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する手段と、
   前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る手段と、
   前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する手段と、
   前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段と、
   少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段と、
   前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする手段と、を少なくとも備えることを特徴とする文書ファイル管理システム。
2. 少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおいて、
   前記文書ファイル処理部に、
   前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する手段と、
   前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る手段と、
   前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する手段と、
   前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する手段と、
   前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段と、
   少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段と、
   前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする手段と、を少なくとも備えることを特徴とする文書ファイル管理システム。
3. 前記文字又は記号を特定する手段では、予め定められた位置の文字又は記号、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された位置の文字又は記号、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された位置の文字又は記号のいずれかを、前記表示形態を変更する文字又は記号として特定することを特徴とする請求項２記載の文書ファイル管理システム。
4. 前記表示形態を特定する手段では、予め定められた種類の表示形態、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された種類の表示形態、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された種類の表示形態のいずれかを、前記文字又は記号に適用する表示形態として特定することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一に記載の文書ファイル管理システム。
5. 前記記憶装置に、文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を空白にした中間ファイルと、前記文字又は記号を複数種類の表示形態の各々で表した複数の個別データと、前記文字又は記号の前記文書ファイル上の位置を指示する指示ファイルとが記憶され、
   前記変更ファイルを生成する手段では、前記指示ファイルを参照して、前記中間ファイルに、特定された前記表示形態に対応する前記個別データを合成して前記変更ファイルを生成することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一に記載の文書ファイル管理システム。
6. 更に、前記文書ファイル管理システムに管理者端末を備え、
   前記管理者端末では、少なくとも前記対応付け情報の読み取りが許可され、
   前記変更ファイル又は該変更ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、変更された前記文字又は記号、又は変更された前記表示形態と、前記対応付け情報とを比較することにより、前記変更ファイルをダウンロードしたユーザが特定可能とされることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一に記載の文書ファイル管理システム。
7. 前記変更ファイルはＰＤＦ形式のファイルであることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか一に記載の文書ファイル管理システム。
8. 少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおける文書ファイルの管理方法であって、
   前記ユーザ端末から前記文書ファイルのダウンロードが要求された場合に、前記文書ファイル処理部では、少なくとも、
   前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する処理と、
   前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る処理と、
   前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する処理と、
   前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する処理と、
   少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する処理と、
   前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする処理と、を実行することを特徴とする文書ファイル管理方法。
9. 少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおける文書ファイルの管理方法であって、
   前記ユーザ端末から前記文書ファイルのダウンロードが要求された場合に、前記文書ファイル処理部では、少なくとも、
   前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する処理と、
   前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る処理と、
   前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する処理と、
   前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する処理と、
   前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する処理と、
   少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する処理と、
   前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする処理と、を実行することを特徴とする文書ファイル管理方法。
10. 前記文字又は記号を特定する処理では、予め定められた位置の文字又は記号、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された位置の文字又は記号、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された位置の文字又は記号のいずれかを、前記表示形態を変更する文字又は記号として特定することを特徴とする請求項９記載の文書ファイル管理方法。
11. 前記表示形態を特定する処理では、予め定められた種類の表示形態、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された種類の表示形態、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された種類の表示形態のいずれかを、前記文字又は記号に適用する表示形態として特定することを特徴とする請求項８乃至１０のいずれか一に記載の文書ファイル管理方法。
12. 前記記憶装置に、前記予め定められた文字又は記号を空白にした中間ファイルと、前記文字又は記号を複数種類の表示形態の各々で表した複数の個別データと、前記文字又は記号の前記文書ファイル上の位置を指示する指示ファイルとを記憶しておき、
    前記変更ファイルを生成する処理では、前記指示ファイルを参照して、前記中間ファイルに、特定された前記表示形態に対応する前記個別データを合成して前記変更ファイルを生成することを特徴とする請求項８乃至１１のいずれか一に記載の文書ファイル管理方法。
13. 更に、前記文書ファイル管理システムに管理者端末を備え、
    前記変更ファイル又は該変更ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、変更された前記文字又は記号、又は変更された前記表示形態と、前記管理者端末を用いて読み取った前記対応付け情報とを比較することにより、前記変更ファイルをダウンロードしたユーザを特定することを特徴とする請求項８乃至１２のいずれか一に記載の文書ファイル管理方法。
14. 前記変更ファイルはＰＤＦ形式のファイルであることを特徴とする請求項８乃至１３のいずれか一に記載の文書ファイル管理方法。
15. コンピュータを、少なくとも、
    前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する手段、
    前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段、
    少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段、として機能させることを特徴とする文書ファイル処理プログラム。
16. コンピュータを、少なくとも、
    前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する手段、
    前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する手段、
    前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段、
    少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段、として機能させることを特徴とする文書ファイル処理プログラム。
17. 前記文字又は記号を特定する手段では、予め定められた位置の文字又は記号、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された位置の文字又は記号、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された位置の文字又は記号のいずれかを、前記表示形態を変更する文字又は記号として特定することを特徴とする請求項１６記載の文書ファイル処理プログラム。
18. 前記表示形態を特定する手段では、予め定められた種類の表示形態、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された種類の表示形態、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された種類の表示形態のいずれかを、前記文字又は記号に適用する表示形態として特定することを特徴とする請求項１５乃至１７のいずれか一に記載の文書ファイル処理プログラム。
19. 前記変更ファイルを生成する手段では、文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を空白にした中間ファイルと、前記文字又は記号を複数種類の表示形態の各々で表した複数の個別データと、前記文字又は記号の前記文書ファイル上の位置を指示する指示ファイルとを利用し、
    前記指示ファイルを参照して、前記中間ファイルに、特定された前記表示形態に対応する前記個別データを合成して前記変更ファイルを生成することを特徴とする請求項１５乃至１８のいずれか一に記載の文書ファイル処理プログラム。
20. 前記変更ファイルはＰＤＦ形式のファイルであることを特徴とする請求項１５乃至１９のいずれか一に記載の文書ファイル処理プログラム。

Images