JP2006048188A - Document file management system, document file management method and document file processing program - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は文書ファイルを管理する文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムに関する。 The present invention relates to a document file management system, a document file management method, and a document file processing program for managing document files.
近年、個人情報や顧客情報等の機密情報漏洩事件が多発しており、機密情報の漏洩を防止するためのセキュリティへの関心が高まっている。機密情報の漏洩には電子データ自体の漏洩と紙媒体に出力した印刷物の漏洩とが考えられ、このような機密情報の漏洩に対する対策として様々な提案がなされている。 In recent years, cases of leakage of confidential information such as personal information and customer information occur frequently, and interest in security for preventing leakage of confidential information is increasing. The leakage of confidential information is considered to be leakage of electronic data itself and leakage of printed matter output on a paper medium, and various proposals have been made as countermeasures against such leakage of confidential information.
例えば、特開２０００−３５３１７２号公報には、保管する文書をスキャナ装置で読み取って記憶装置に蓄積する文書蓄積システムにおいて、電子文書の出力操作を行う操作者の識別情報を取得する操作者特定手段と、該操作者の識別情報を該電子文書に付与して出力手段により出力する操作者情報出力手段とを備える構成が開示されている。また、特開２００４−１５２２６１号公報には、予め蓄積されている文書ファイルを印刷しようとしたユーザにＩＤ及びパスワードを要求し、その権限があると認証された場合に、文書ファイルに付加情報を付加して印刷（地紋印刷、機密印刷、電子透かしの付加、バーコード付加、機密ラベルスタンプなど）するシステムが開示されている。 For example, Japanese Patent Laid-Open No. 2000-353172 discloses an operator specifying unit that acquires identification information of an operator who performs an output operation of an electronic document in a document storage system that reads a stored document with a scanner device and stores the document in a storage device. And an operator information output means for giving the identification information of the operator to the electronic document and outputting it by an output means. Japanese Patent Application Laid-Open No. 2004-152261 requests additional information in a document file when an ID and a password are requested to a user who tries to print a document file stored in advance and the user is authorized to do so. A system for adding and printing (background pattern printing, confidential printing, digital watermark addition, barcode addition, confidential label stamp, etc.) is disclosed.
上記特許文献１記載のシステムでは、文書をスキャナ装置で読み取った操作者を特定することができるが、読み取って得られた電子文書がネットワーク上に登録されて任意にダウンロード可能な状態に置かれた場合、該電子文書をダウンロードしたユーザを特定することができないため、電子文書やその印刷物が漏洩した場合に漏洩経路を追跡することはできない。また、操作者の識別情報は電子文書のヘッダに埋め込まれているだけであるため、ヘッダ情報が書き換えられてしまえば操作者すら特定することができなくなってしまう。
In the system described in
また、特許文献２記載のシステムでは、権限のないユーザの印刷を阻止することができるが、印刷物には付加情報が付加されて印刷されているだけであるため、この付加情報が消去されて複製された場合に漏洩経路を追跡することはできない。 Further, in the system described in Patent Document 2, it is possible to prevent unauthorized users from printing, but since the additional information is only printed on the printed matter, the additional information is deleted and copied. It is not possible to track the leakage path if it is done.
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであってその主たる目的は、ダウンロードしたユーザを追跡可能にすることによって文書ファイルを安全に管理することができる文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムを提供することにある。 SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made in view of the above problems, and a main object thereof is a document file management system and a document file management method capable of safely managing a document file by making it possible to track a downloaded user. And providing a document file processing program.
上記目的を達成するため、本発明の文書ファイル管理システムは、少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおいて、前記文書ファイル処理部に、前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する手段と、前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る手段と、前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する手段と、前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段と、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段と、前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする手段と、を少なくとも備えるものである。 To achieve the above object, a document file management system according to the present invention includes at least a storage device that stores a document file, a user terminal, and a document file processing unit that performs predetermined processing on the document file. In the system, means for authenticating a user who requests the document file processor to download the document file, means for reading the document file from the storage device, and application to predetermined characters or symbols of the document file Means for specifying a display form to be generated; means for generating a change file in which the predetermined character or symbol of the document file is changed to the specified display form; and at least information for identifying the change file , Information identifying the predetermined character or symbol and the specified display form Means for generating and storing correspondence information that associates the information identifying the user, and means for downloading the update file to the user terminal, in which at least includes.
また、本発明の文書ファイル管理システムは、少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおいて、前記文書ファイル処理部に、前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する手段と、前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る手段と、前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する手段と、前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する手段と、前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段と、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段と、前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする手段と、を少なくとも備えるものである。 The document file management system of the present invention includes at least a storage device that stores a document file, a user terminal, and a document file processing unit that performs predetermined processing on the document file. A display form is changed from among a means for authenticating a user who requests the file processing unit to download the document file, a means for reading the document file from the storage device, and characters or symbols constituting the document file. Means for specifying a character or symbol, means for specifying the display form applied to the specified character or symbol, and changing the specified character or symbol of the document file to the specified display form Means for generating the modified file, at least information for identifying the modified file, and the special file Means for generating and storing association information that associates information for identifying a specified character or symbol and the specified display form with information for identifying the user, and downloading the change file to the user terminal And at least means for performing.
本発明においては、前記文字又は記号を特定する手段では、予め定められた位置の文字又は記号、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された位置の文字又は記号、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された位置の文字又は記号のいずれかを、前記表示形態を変更する文字又は記号として特定する構成とすることができる。 In the present invention, in the means for specifying the character or symbol, the character or symbol at a predetermined position, or the character or symbol at a position set in association with the information for identifying the user, or download Any one of the character or symbol at the position set in association with the random number generated for each request may be specified as the character or symbol for changing the display form.
また、本発明においては、前記表示形態を特定する手段では、予め定められた種類の表示形態、又は、前記ユーザを識別する情報に対応付けて設定された種類の表示形態、又は、ダウンロードの要求毎に生成される乱数に対応付けて設定された種類の表示形態のいずれかを、前記文字又は記号に適用する表示形態として特定する構成とすることができる。 Further, in the present invention, the means for specifying the display form includes a predetermined type of display form, a type of display form set in association with the information for identifying the user, or a download request. Any one of the types of display forms set in association with the random numbers generated every time can be specified as the display form to be applied to the characters or symbols.
また、本発明においては、前記記憶装置に、文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を空白にした中間ファイルと、前記文字又は記号を複数種類の表示形態の各々で表した複数の個別データと、前記文字又は記号の前記文書ファイル上の位置を指示する指示ファイルとが記憶され、前記変更ファイルを生成する手段では、前記指示ファイルを参照して、前記中間ファイルに、特定された前記表示形態に対応する前記個別データを合成して前記変更ファイルを生成する構成とすることもできる。 In the present invention, the storage device includes an intermediate file in which the predetermined character or symbol of the document file is blank, and a plurality of individual data in which the character or symbol is represented by each of a plurality of display forms. And an instruction file that indicates the position of the character or symbol on the document file, and the means for generating the change file refers to the instruction file and the display specified in the intermediate file The change file may be generated by synthesizing the individual data corresponding to the form.
また、本発明においては、更に、前記文書ファイル管理システムに管理者端末を備え、前記管理者端末では、少なくとも前記対応付け情報の読み取りが許可され、前記変更ファイル又は該変更ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、変更された前記文字又は記号、又は変更された前記表示形態と、前記対応付け情報とを比較することにより、前記変更ファイルをダウンロードしたユーザが特定可能とされる構成とすることもできる。 In the present invention, the document file management system further includes an administrator terminal, and the administrator terminal is allowed to read at least the association information, and outputs the change file or the change file to a paper medium. When the printed matter leaked, the changed character or symbol, or the changed display form, and the association information are compared with each other so that the user who downloaded the changed file can be identified It can also be.
また、本発明においては、前記変更ファイルはＰＤＦ形式のファイルであることが好ましい。 In the present invention, the change file is preferably a PDF file.
また、本発明の文書ファイルの管理方法は、少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおける文書ファイルの管理方法であって、前記ユーザ端末から前記文書ファイルのダウンロードが要求された場合に、前記文書ファイル処理部では、少なくとも、前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する処理と、前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る処理と、前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する処理と、前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する処理と、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する処理と、前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする処理と、を実行するものである。 The document file management method of the present invention includes a document file in a document file management system including at least a storage device that stores the document file, a user terminal, and a document file processing unit that performs predetermined processing on the document file. In the management method, when a download of the document file is requested from the user terminal, the document file processing unit authenticates at least a user who requests the download of the document file, and the storage device A process of reading the document file from the document, a process of specifying a display form to be applied to a predetermined character or symbol of the document file, and the specified display of the predetermined character or symbol of the document file. Processing to generate a change file changed to a form, and at least the change file A process for generating and storing association information in which information for identifying a user, information for identifying the predetermined character or symbol and the specified display form, and information for identifying the user are associated with each other And a process of downloading the change file to the user terminal.
また、本発明の文書ファイルの管理方法は、少なくとも、文書ファイルを記憶する記憶装置と、ユーザ端末と、前記文書ファイルに所定の処理を行う文書ファイル処理部とを備える文書ファイル管理システムにおける文書ファイルの管理方法であって、前記ユーザ端末から前記文書ファイルのダウンロードが要求された場合に、前記文書ファイル処理部では、少なくとも、前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する処理と、前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る処理と、前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する処理と、前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する処理と、前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する処理と、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する処理と、前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする処理と、を実行するものである。 The document file management method of the present invention includes a document file in a document file management system including at least a storage device that stores the document file, a user terminal, and a document file processing unit that performs predetermined processing on the document file. In the management method, when a download of the document file is requested from the user terminal, the document file processing unit authenticates at least a user who requests the download of the document file, and the storage device A process for reading the document file from a character, a process for specifying a character or symbol for changing a display form from among the characters or symbols constituting the document file, and the display form applied to the specified character or symbol. A process of specifying the specified character or symbol of the document file, Processing for generating a change file changed to a specified display form, at least information for identifying the change file, information for identifying the specified character or symbol and the specified display form, and the user A process of generating and storing association information in association with identification information and a process of downloading the change file to the user terminal are executed.
また、本発明の文書ファイル処理プログラムは、コンピュータを、少なくとも、前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する手段、前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段、として機能させるものである。 Further, the document file processing program of the present invention includes a computer that specifies at least a display form to be applied to a predetermined character or symbol of the document file, and the predetermined character or symbol of the document file. Means for generating a change file changed to the specified display form, at least information for identifying the change file, information for identifying the predetermined character or symbol and the specified display form, It is made to function as a means for generating and storing association information in association with information for identifying a user.
また、本発明の文書ファイル処理プログラムは、コンピュータを、少なくとも、前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する手段、前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する手段、前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段、少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段、として機能させるものである。 Further, the document file processing program of the present invention allows the computer to select at least the character or symbol for changing the display form from the characters or symbols constituting the document file, and the specified character or symbol. Means for specifying the display form to be applied; means for generating a change file in which the specified character or symbol of the document file is changed to the specified display form; at least information for identifying the change file; , And means for generating and storing association information in which information for identifying the specified character or symbol and the specified display form is associated with information for identifying the user.
このように、本発明の構成によれば、文書ファイルそのものではなく、文書ファイルの構成を一見して識別できないように変更した変更ファイルをユーザに提供するため、変更ファイル又はその印刷物が漏洩した場合にその構成を調べることによって、ダウンロードを要求したユーザを特定することができ、文書ファイルを安全に管理することができる。 As described above, according to the configuration of the present invention, in order to provide the user with a modified file that is changed so that the configuration of the document file cannot be identified at a glance, instead of the document file itself, when the modified file or its printed material leaks By checking the configuration, the user who requested the download can be specified, and the document file can be managed safely.
以上説明したように、本発明の文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムによれば下記記載の効果を奏する。 As described above, the document file management system, the document file management method, and the document file processing program of the present invention have the following effects.
本発明の第１の効果は、漏洩した文書ファイルのダウンロードを要求したユーザを特定することができるということである。 The first effect of the present invention is that a user who has requested download of a leaked document file can be specified.
その理由は、ユーザが予め登録されている文書ファイルをダウンロードしようとすると、構成変更手段は、文書ファイル中の特定された文字又は記号を、特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成して該変更ファイルをユーザに提供し、対応付け手段は、少なくとも変更ファイルを識別する情報と特定された文字又は記号及び表示形態を識別する情報とユーザを識別する情報とを対応付ける対応付け情報を生成して記憶するため、文書ファイル又は該文書ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、そのファイル名や変更された文字又は記号、その表示形態と対応付け情報とを比較することによってユーザを識別する情報を抽出することができ、これによりダウンロードしたユーザを特定することができるからである。 The reason is that when the user tries to download a pre-registered document file, the configuration changing means generates a change file in which the specified character or symbol in the document file is changed to the specified display form. The change file is provided to the user, and the association unit generates association information that associates at least the information for identifying the change file, the information for identifying the specified character or symbol and display form, and the information for identifying the user. Therefore, when a document file or a printed material that has been output to a paper medium is leaked, the user is identified by comparing the file name, the changed character or symbol, the display form, and the association information. This is because the information to be identified can be extracted, and thus the downloaded user can be specified.
また、本発明の第２の効果は、文書ファイルや該文書ファイルを紙媒体に出力した印刷物の改竄を困難にすることができるということである。 In addition, the second effect of the present invention is that it is possible to make it difficult to falsify a document file and a printed material obtained by outputting the document file to a paper medium.
その理由は、本発明では、ダウンロードしたユーザを識別する情報を文書ファイルのヘッダ領域などにそのまま埋め込むのではなく、文書ファイル中の所定の文字又は記号の表示形態を示す部分の情報を書き換えるため、変更ルールを熟知しているものでなければ変更された部分を識別することができないからである。また、所定の文字又は記号の表示形態は一見して識別できないように変更されているため、文書ファイルを画面に表示させたり印刷物を見ても、変更ルールを熟知しているものでなければ変更された部分を識別することができないからである。 The reason for this is that in the present invention, the information identifying the downloaded user is not embedded in the header area of the document file as it is, but the information indicating the display form of a predetermined character or symbol in the document file is rewritten. This is because the changed part cannot be identified unless the change rule is well known. In addition, the display format of the specified characters or symbols has been changed so that it cannot be identified at first glance. Therefore, even if the document file is displayed on the screen or the printed matter is viewed, it is changed unless the change rules are well understood. This is because it is impossible to identify the part that has been processed.
本発明にかかる文書ファイル処理プログラムは、その好ましい一実施の表示形態において、コンピュータを、登録された文書ファイル中の文字又は記号の中から表示形態を変更する文字又は記号を特定する文字等特定手段、予め登録された表示形態の中から特定された文字又は記号に適用する表示形態を特定する表示形態特定手段、文書ファイル中の特定された文字又は記号を、特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する変更ファイル生成手段などの構成変更手段、少なくとも変更ファイルを識別する情報と変更された文字又は記号及び表示形態を識別する構成変更情報と該文書ファイルのダウンロードを要求したユーザを識別するユーザＩＤとを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する対応付け手段、として機能させるものであり、文書ファイル又は該文書ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合でも対応付け情報を参照することによってダウンロードしたユーザを特定することができ、また、画面や印刷物を見ただけでは変更された位置及び表示形態を一見して識別することができないため、文書ファイルやその印刷物の改竄を困難にすることができる。 The document file processing program according to the present invention is characterized in that, in its preferred display form, a character etc. specifying means for specifying a character or symbol whose display form is changed from among characters or symbols in a registered document file. , A display form specifying means for specifying a display form to be applied to a character or symbol specified from pre-registered display forms, a change in which the specified character or symbol in the document file is changed to the specified display form Configuration change means such as a change file generation means for generating a file, at least information for identifying the change file, changed character or symbol, configuration change information for identifying the display form, and a user who has requested download of the document file It also functions as an association unit that generates and stores association information in association with a user ID. Even if a document file or a printed material that outputs the document file to a paper medium leaks, the user who has downloaded the file can be identified by referring to the association information. Since the displayed position and display form cannot be identified at a glance, it is possible to make it difficult to falsify the document file or its printed matter.
上記実施形態について詳細に説明すべく、本発明の一実施例に係る文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムについて、図１乃至図１３を用いて説明する。図１は本実施例に係る文書ファイル管理システムの構成を模式的に示す図であり、図２及び図３は、そのバリエーションを示す図、図４は、文書ファイル処理部の手段を示すブロック図である。また、図５は文書ファイル管理システムを用いた文書ファイルのダウンロード手順を示すフローチャート図であり、図６は、漏洩した文書ファイルの追跡手順を示すフローチャート図である。また、図７乃至図１０はユーザ端末や管理者端末の表示手段に表示される画面の一例を示す図であり、図１１は文書ファイルの一例を示す図、図１２は表示形態の例を示す図、図１３は生成した変更ファイルの一例を示す図である。なお、本明細書における文書ファイルとは、文字のみからなるファイルと文字を一部に含むファイル（例えば、文字と画像で構成されるファイル）の双方を含むものとする。 In order to describe the above embodiment in detail, a document file management system, a document file management method, and a document file processing program according to an embodiment of the present invention will be described with reference to FIGS. FIG. 1 is a diagram schematically showing a configuration of a document file management system according to the present embodiment, FIG. 2 and FIG. 3 are diagrams showing variations thereof, and FIG. 4 is a block diagram showing means of a document file processing unit. It is. FIG. 5 is a flowchart showing a document file download procedure using the document file management system, and FIG. 6 is a flowchart showing a procedure for tracking a leaked document file. 7 to 10 are diagrams showing examples of screens displayed on the display means of the user terminal or the administrator terminal, FIG. 11 is a diagram showing an example of a document file, and FIG. 12 is an example of a display form. FIG. 13 and FIG. 13 are diagrams showing an example of the generated change file. Note that the document file in this specification includes both a file consisting only of characters and a file partially including characters (for example, a file composed of characters and images).
図１に示すように、本実施例の文書ファイル管理システム１は、文書ファイルなどを記憶する記憶手段を備えた文書ファイル記憶装置２と、文書ファイルのダウンロードを要求するユーザが利用する１又は複数のユーザ端末５と、漏洩した文書ファイルや印刷物を追跡する管理者が利用する１又は複数の管理者端末６とが通信ネットワーク４で接続され、文書ファイル記憶装置２には、文書ファイルから変更ファイルを生成する文書ファイル処理部３が構成されている。
As shown in FIG. 1, the document
また、文書ファイル処理部３に備える主な手段をブロック図で示すと図４のようになり、上記記憶手段から文書ファイルを読み取ったり、ユーザ端末５からユーザＩＤなどを入力する入力手段７と、上記ユーザＩＤが登録されているか否かに基づいて文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する認証手段８と、文書ファイル中の文字又は記号（以下、文字等と呼ぶ。）の中から表示形態を変更する文字等を特定する文字等特定手段９ａ、特定された文字等の表示形態を特定する表示形態特定手段９ｂ、文書ファイル中の特定された文字等を特定した表示形態に変更した変更ファイルを生成する変更ファイル生成手段９ｃ、必要に応じて、予め定められた文字等を空白にしたファイル（以下、中間ファイルと呼ぶ。）や予め定められた文字等を各種表示形態で表した個別データ（以下、カタログデータと呼ぶ。）、予め定められた文字等の位置を示すファイル（以下、定義ファイルと呼ぶ。）を生成する中間ファイル等生成手段９ｄなどの構成変更手段９と、少なくとも変更ファイルを識別するファイル名などの情報と変更する文字等及び表示形態を識別する情報（以下、構成変更情報と呼ぶ。）とユーザＩＤとを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する対応付け手段１０と、生成した変更ファイルをユーザ端末５に出力する出力手段１１とを備えている。 The main means provided in the document file processing unit 3 is shown in a block diagram as shown in FIG. 4. The input means 7 reads a document file from the storage means or inputs a user ID from the user terminal 5. Based on whether or not the user ID is registered, the authentication unit 8 authenticates the user who requests the download of the document file, and the display form from among characters or symbols (hereinafter referred to as characters, etc.) in the document file. Character specifying means 9a for specifying a character or the like to be changed, display form specifying means 9b for specifying the display form of the specified character, etc., change file changed to a display form specifying the specified character or the like in the document file The change file generation means 9c for generating the file, a file in which a predetermined character or the like is blanked as necessary (hereinafter referred to as an intermediate file), or a predetermined file. Intermediate file generating means for generating individual data (hereinafter referred to as catalog data) representing various characters in various display forms, and a file (hereinafter referred to as a definition file) indicating positions of predetermined characters and the like The configuration change means 9 such as 9d is associated with at least information such as a file name for identifying a changed file, information to be changed, information for identifying a display form (hereinafter referred to as configuration change information), and a user ID. Corresponding means 10 for generating and storing association information, and output means 11 for outputting the generated change file to the user terminal 5 are provided.
なお、上記各手段はハードウェアとして構成されていてもよいし、コンピュータを、少なくとも、構成変更手段９、対応付け手段１０として機能させる文書ファイル処理プログラムとして構成し、該文書ファイル処理プログラムをコンピュータにインストールして実行する構成としてもよい。また、図１では文書ファイル処理部３を文書ファイル記憶装置２内に構成しているが、文書ファイル管理システム１は図１の構成に限定されず、例えば、図２に示すように文書ファイル処理部３を独立した装置として構成して文書ファイル記憶装置２に接続したり、各々のユーザ端末５に接続する構成としてもよいし、図３に示すように、ユーザ端末５内に文書ファイル処理部３として機能する手段をハードウェア又はソフトウェアとして組み込んでもよい。また、図１ではユーザ端末５及び管理者端末６をパーソナルコンピュータ等のコンピュータ端末としているが、これらはネットワーク接続が可能な機器であればよく、携帯電話、ＰＨＳ（Personal Handyphone System）、ＰＤＡ（Personal Digital Assistance）などとしてもよい。また、通信ネットワーク４の構成は特に限定されず、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などとしてもよいし、通信方法も有線、無線、赤外線など任意の方法を用いることができる。更に、Windows（登録商標）のファイル共有のようにオペレーティングシステム特有の機能を利用して文書ファイル管理システム１を構成してもよい。
The above units may be configured as hardware, or the computer is configured as a document file processing program that causes at least the configuration changing unit 9 and the
次に、上記構成の文書ファイル管理システム１を用いて文書ファイルから変更ファイルを生成してユーザに提供する手順について、図５のフローチャート図を参照して説明する。
Next, a procedure for generating a change file from a document file using the document
まず、ステップＳ１０１で、文書ファイル記憶装置２に文書ファイルを登録して、該文書ファイルを任意のユーザ端末５からアクセス可能な状態にする。なお、本発明の文書ファイルは、文書情報を記録可能な形式のファイルであればよく、例えばＰＤＦ形式、Ｗｏｒｄ形式、Ｅｘｃｅｌ形式、ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ形式のファイルなどを用いることもできる。また、文書ファイルの登録方法は特に限定されず、例えば、通信ネットワーク４に接続されているユーザ端末５や管理者端末６、その他の機器から文書ファイルを送信して文書ファイル記憶装置２に登録してもよいし、記録媒体等を用いて、直接文書ファイルを文書ファイル記憶装置２に登録してもよい。また、文書ファイルが既に登録されている場合は本ステップを省略することができる。 First, in step S101, a document file is registered in the document file storage device 2 so that the document file can be accessed from any user terminal 5. The document file of the present invention may be a file in a format capable of recording document information. For example, a PDF format, a Word format, an Excel format, a PowerPoint format file, or the like may be used. The document file registration method is not particularly limited. For example, the document file is transmitted from the user terminal 5, the administrator terminal 6, or other device connected to the communication network 4 and registered in the document file storage device 2. Alternatively, the document file may be directly registered in the document file storage device 2 using a recording medium or the like. If the document file has already been registered, this step can be omitted.
次に、ステップＳ１０２で、文書ファイルのダウンロードを希望するユーザがユーザ端末５を用いて、文書ファイルのダウンロードを要求する指示を文書ファイル処理部３に送信すると、文書ファイル処理部３の認証手段８は、図７に示すような認証画面１２をユーザ端末５に表示させる。次に、ステップＳ１０３で、ユーザがユーザ端末５を操作して、ユーザＩＤやパスワードを入力して文書ファイル処理部３に送信すると、認証手段８は、ステップＳ１０４で、送信されたユーザＩＤやパスワードと予め登録されたユーザＩＤやパスワードとを比較して、該ユーザが文書ファイルのダウンロードが許可されたユーザであるかを判断する。なお、ユーザの認証方法は特に限定されず、パスワードに代えて、又はパスワードと共に指紋や声紋などを用いてもよい。また、ユーザＩＤやパスワードはキーボードなどを用いて入力してもよいし、カードリーダなどを用いてカードに記録されたユーザＩＤやパスワードを読み取るようにしてもよい。 In step S102, when a user who desires to download a document file transmits an instruction to download the document file to the document file processing unit 3 using the user terminal 5, the authentication unit 8 of the document file processing unit 3 receives the instruction. Causes the user terminal 5 to display an authentication screen 12 as shown in FIG. Next, in step S103, when the user operates the user terminal 5 to input a user ID or password and transmits it to the document file processing unit 3, the authentication unit 8 transmits the user ID or password transmitted in step S104. And a user ID and password registered in advance, and it is determined whether or not the user is permitted to download the document file. The user authentication method is not particularly limited, and a fingerprint or a voice print may be used instead of the password or together with the password. Further, the user ID and password may be input using a keyboard or the like, or the user ID and password recorded on the card may be read using a card reader or the like.
そして、認証の結果がＮＧの場合は、ステップＳ１０３に戻り、再度ユーザＩＤ、パスワードの入力を求め、認証の結果がＯＫの場合は、文書ファイル処理部３は、図８に示すような選択画面１３をユーザ端末５に表示させ、ステップＳ１０５で、ユーザはユーザ端末５を操作してダウンロードを要求する文書ファイルを選択する。なお、図８の構成は例示であり、文書ファイル記憶装置２に登録されている文書ファイルの中から所望の文書ファイルを選択できる構成であればよく、文書ファイルをファイル名順や登録日時順に一覧表示してもよい。また、全てのユーザに対して同じ選択画面１３を表示してもよいし、そのユーザに対してダウンロードが許可される文書ファイルのみが表示（すなわち、ユーザ毎に異なる選択画面１３が表示）されるようにしてもよい。 If the authentication result is NG, the process returns to step S103 to request the user ID and password again. If the authentication result is OK, the document file processing unit 3 displays a selection screen as shown in FIG. 13 is displayed on the user terminal 5, and in step S105, the user operates the user terminal 5 to select a document file to be downloaded. The configuration in FIG. 8 is merely an example, and any configuration may be used as long as a desired document file can be selected from the document files registered in the document file storage device 2, and the document files are listed in order of file name or date of registration. It may be displayed. Further, the same selection screen 13 may be displayed for all users, or only document files that are allowed to be downloaded to that user are displayed (that is, different selection screens 13 are displayed for each user). You may do it.
次に、ステップＳ１０６で、文書ファイル処理部３は入力手段７を用いて、上記ステップＳ１０５でユーザが選択した文書ファイルを文書ファイル記憶装置２から読み取る。
In step S106, the document file processing unit 3 uses the
次に、ステップＳ１０７で、文書ファイル処理部３は文字等特定手段９ａを用いて、予め定められたルールに従って、文書ファイル中の表示形態を変更する文字等を特定する。上記文字等の特定方法としては、大別して、予め定められた文字等を利用する方法（すなわち、常に同じ文字等を特定する方法）と、ユーザＩＤに対応付けて文字等を特定する方法と、ランダムに文字等を特定する方法とが考えられる。 Next, in step S107, the document file processing unit 3 uses the character etc. specifying means 9a to specify the character etc. whose display form in the document file is to be changed according to a predetermined rule. The method for specifying the character or the like is roughly divided into a method of using a predetermined character or the like (that is, a method of always specifying the same character or the like), a method of specifying a character or the like in association with the user ID, A method of specifying characters or the like at random is conceivable.
ユーザＩＤに対応付けて文字等を特定する方法としては、ユーザＩＤで特定される数と最初の文字等からの順番とを対応付ける方法や、ユーザＩＤで特定される数と文字等の行及び列とを対応付ける方法などが考えられる。具体的に説明すると、前者の方法は、例えば、ユーザＩＤが”１２３４”であれば、最初の文字等から数えて１２３４番目の文字等を変更する文字等として特定したり、ユーザＩＤが文書ファイルの文字等の数よりも大きい場合には、ユーザＩＤの中から選択した桁の数（例えば、その文字数が１０００文字であったら、上記したユーザＩＤの中から選択した３桁の数）に対応する順番の文字等を変更する文字等として特定したり、ユーザＩＤの各桁の数を演算して算出した数（例えば、ユーザＩＤが”１２３４５６”であれば各桁の数を足し合わせて算出した”２１”など）に対応する文字等を変更する文字等として特定する方法である。また、後者の方法は、例えば、ユーザＩＤが”１２３４”であれば任意の桁（例えば上２桁）の数で行を、任意の桁（例えば下２桁）の数で列を指定したり、ユーザＩＤの各桁の数を演算して算出した数で行及び列を指定して、指定された行列に対応する配置の文字等を変更する文字等として特定する方法である。なお、上記いずれの方法においても、特定する文字等は１つとしてもよいし複数としてもよい。複数とする場合は上記方法を組み合わせたりユーザＩＤで特定される数の倍数（例えば、ユーザＩＤで特定される数が２１の場合は４２、６３…等）などを用いて複数の位置を特定すればよい。図１１に、ユーザＩＤで特定される数とその倍数に対応する文字等を変更する文字等として特定した例を示す。図１１では、説明の都合上分かりやすいように特定した位置を丸で囲んでおり、この例では、２１番目の文字である”う”、４２番目の文字である”「”などを変更する文字等として特定している。 As a method of specifying a character or the like in association with the user ID, a method of associating the number specified by the user ID with the order from the first character or the like, a row and column of the number specified by the user ID and the character, etc. A method of associating with can be considered. More specifically, for example, if the user ID is “1234”, the former method specifies the 1234th character or the like to be changed from the first character, or the user ID is a document file. Corresponds to the number of digits selected from the user ID (for example, if the number of characters is 1000 characters, the number of digits selected from the above-mentioned user ID). Specified as a character to be changed, etc., or calculated by calculating the number of digits of the user ID (for example, if the user ID is “123456”, the number of digits is added together) The character corresponding to “21” etc.) is specified as the character to be changed. In the latter method, for example, if the user ID is “1234”, a row can be specified with an arbitrary number of digits (for example, the upper two digits) and a column can be specified with an arbitrary number of digits (for example, the lower two digits). In this method, a row and a column are designated by the number calculated by calculating the number of each digit of the user ID, and the character or the like of the arrangement corresponding to the designated matrix is specified as the character to be changed. In any of the above methods, the number of characters to be specified may be one or more. In the case of a plurality of positions, a plurality of positions should be specified by combining the above methods or using a multiple of the number specified by the user ID (for example, 42, 63, etc. when the number specified by the user ID is 21). That's fine. FIG. 11 shows an example in which the number specified by the user ID and the character corresponding to the multiple are specified as the character to be changed. In FIG. 11, the specified positions are circled for ease of explanation, and in this example, the 21st character “U”, the 42nd character “”, etc. are changed. And so on.
また、ランダムに文字等を特定する方法としては、乱数発生手段を用いて生成した数に対応付けて文字等を特定する方法がある。具体的に説明すると、例えば文書ファイルに含まれる文字等の数が１０００文字であったとすると、１から１０００の範囲で１又は複数の乱数を生成し、文書ファイルに含まれる最初の文字等から数えて生成された乱数に対応する１又は複数の文字等を変更する文字等として特定する。また、文書ファイルが２０行×２０列の文字等で構成されている場合は、１から２０の範囲で１又は複数の乱数を生成し、生成された乱数に対応する行及び列で指定される文字等を変更する文字等として特定する。 In addition, as a method for specifying a character or the like at random, there is a method for specifying a character or the like in association with a number generated by using a random number generation unit. Specifically, for example, if the number of characters included in the document file is 1000 characters, one or a plurality of random numbers are generated in the range of 1 to 1000 and counted from the first character included in the document file. 1 or a plurality of characters corresponding to the generated random number is specified as a character to be changed. If the document file is composed of 20 rows × 20 columns of characters, etc., one or a plurality of random numbers are generated in the range of 1 to 20, and designated by the rows and columns corresponding to the generated random numbers. The character is specified as a character to be changed.
なお、上記説明は、文書ファイルに含まれる全ての文字等を対象として変更する文字等を特定する場合の説明であるが、表示形態が変更された文字等の改竄を困難にするために、認識しやすい文字等を除外する等、対象となる文字等を限定することもできる。例えば、タイトルの文字、文節の始めの文字、繰り返し使用される文字や連続する文字などの比較しやすい文字、フォントが特殊な文字、フォントサイズが他に比べて大きい又は小さい文字、数字などのように目立つ文字を対象から除外することができる。また逆に、変更しても認識しにくい、文書ファイルの内容に直接関係のない部分、例えば、括弧や丸、点などの記号のみを対象としてもよい。また、複数の文字等を特定する場合に、複数の文字等が偏って存在すると変更場所が認識しやすくなることから、その場合はまんべんなく文字等を特定することが好ましい。 The above description is for the case of specifying characters to be changed for all characters included in the document file. However, in order to make it difficult to tamper with characters whose display form has been changed, It is also possible to limit target characters and the like, such as excluding characters that are easy to do. For example, title characters, characters at the beginning of a clause, characters that are easy to compare, such as repeated or consecutive characters, special characters in fonts, characters with larger or smaller font sizes, numbers, etc. Characters that stand out can be excluded from the target. Conversely, only parts that are difficult to recognize even if they are changed and are not directly related to the contents of the document file, for example, symbols such as parentheses, circles, and dots may be targeted. In addition, when specifying a plurality of characters or the like, if the plurality of characters or the like are biased, it is easy to recognize the changed place. In that case, it is preferable to specify the characters and the like evenly.
次に、ステップＳ１０８で、表示形態特定手段９ｂを用いて、予め定められたルールに従って、ステップＳ１０７で特定した文字等の表示形態を特定する。文字等の表示形態としては、例えば図１２に示すように、文字等の位置をずらしたり（図１２（ａ）参照）、サイズを拡大または縮小したり（図１２（ｂ）参照）、傾斜させたり（図１２（ｃ）参照）、斜体にしたり（図１２（ｄ）参照）、フォントに種類を変更したり（図１２（ｅ）参照）、色または色濃度を変化させる（図１２（ｆ）参照）などが考えられるが、これらの表示形態に限定されるものではなく、文書ファイルで設定可能（すなわち、文書ファイルを表示するアプリケーションで設定可能な表示形態）であればよい。また、上記表示形態の特定方法としても、大別して、予め定められた表示形態を利用する方法（すなわち、常に同じ表示形態を特定する方法）と、ユーザＩＤに対応付けて表示形態を特定する方法と、ランダムに表示形態を特定する方法とが考えられる。 Next, in step S108, the display form specifying means 9b is used to specify the display form of the character or the like specified in step S107 according to a predetermined rule. As a display form of characters and the like, for example, as shown in FIG. 12, the positions of the characters and the like are shifted (see FIG. 12A), the size is enlarged or reduced (see FIG. 12B), and the characters are inclined. (See FIG. 12C), italicized (see FIG. 12D), font type is changed (see FIG. 12E), color or color density is changed (FIG. 12F). However, the present invention is not limited to these display forms, and may be set in a document file (that is, a display form that can be set in an application that displays a document file). In addition, the display form specifying method is roughly divided into a method of using a predetermined display form (that is, a method of always specifying the same display form) and a method of specifying the display form in association with the user ID. And a method of randomly specifying the display form.
ユーザＩＤに対応付けて表示形態を特定する方法としては、ユーザＩＤで特定される数と各々の表示形態に割り当てられた数とを対応付ける方法があり、例えば、表示形態として図１２に示した６つの表示形態を用い、（ａ）から順に０から５の数字を割り当てたとすると、ユーザＩＤを６進数で表記した場合の任意の桁の数に対応する表示形態を適用する表示形態として特定することができる。具体的には、ユーザＩＤが”１２３４５６”であれば、ユーザＩＤを６進数に変換すると最下位桁の数は０になるため、０に対応した図１２（ａ）に示す表示形態を適用する表示形態として特定することができる。なお、適用する表示形態は１種類としてもよいし複数種類としてもよく、例えば、ステップＳ１０７で特定した文字等が複数あり、各々の文字等に対して異なる表示形態を特定する場合は、ユーザＩＤの各桁の数を順に利用したり、ユーザＩＤの各桁の数を演算して算出した数を利用することができる。 As a method of specifying the display form in association with the user ID, there is a method of associating the number specified by the user ID with the number assigned to each display form. For example, the display form 6 shown in FIG. If a number from 0 to 5 is assigned in order from (a) using one display form, the display form corresponding to the number of arbitrary digits when the user ID is expressed in hexadecimal is specified as a display form to be applied. Can do. Specifically, if the user ID is “123456”, the number of the least significant digit is 0 when the user ID is converted to a hexadecimal number. Therefore, the display form shown in FIG. It can be specified as a display form. The display form to be applied may be one kind or plural kinds. For example, when there are a plurality of characters specified in step S107 and a different display form is specified for each character, the user ID The number of each digit can be used in order, or the number calculated by calculating the number of each digit of the user ID can be used.
また、ランダムに表示形態を特定する方法としては、乱数発生手段を用いて生成された数に対応付けて表示形態を特定する方法がある。具体的には、例えば表示形態として図１２に示した６つの表示形態を利用する場合、０から５の範囲で乱数を生成させ、得られる数に対応した表示形態を適用する表示形態として特定する。また、文書ファイルに特定された文字等が複数あり、各々の文字等に対して表示形態を特定する場合は、その文字等の数と同じ回数だけ乱数を生成させ、得られる数のそれぞれに対応する表示形態を適用する表示形態として特定することもできる。 In addition, as a method for specifying the display form at random, there is a method for specifying the display form in association with the number generated using the random number generation means. Specifically, for example, when the six display forms shown in FIG. 12 are used as the display form, random numbers are generated in the range of 0 to 5, and the display form corresponding to the obtained number is specified as the display form to be applied. . In addition, when there are multiple characters specified in the document file and the display form is specified for each character, etc., a random number is generated as many times as the number of the characters, etc., corresponding to each of the obtained numbers The display form to be applied can also be specified as the display form to be applied.
なお、上記フローでは、変更する文字等を特定した後に表示形態を特定したが、先に表示形態を特定し、後で表示形態を変更する文字等を特定する構成としてもよい。また、ステップＳ１０７で予め定められた文字等を利用する場合、ステップＳ１０８で同様に予め定められた表示形態を利用すると、常に同じ文字等を同じ表示形態に変更することになるため、少なくとも一方はユーザＩＤに対応付けて又はランダムに特定する必要がある。また、変更する文字等の位置がその都度変わると、管理者が漏洩した変更ファイルを追跡する場合に変更部分を特定するのに時間がかかることから、変更ファイルの追跡を迅速に行うことを望む場合は、予め定められた文字等を利用して表示形態のみを変更する構成が好ましい構成と言える。 In the above flow, the display form is specified after specifying the character or the like to be changed. However, the display form may be specified first, and the character or the like whose display form is changed later may be specified. Further, when using a predetermined character or the like in step S107, if the same display form is used in step S108, the same character or the like is always changed to the same display form. It is necessary to specify it in association with the user ID or at random. In addition, if the position of the character to be changed changes each time, it takes time to identify the changed part when tracking the changed file leaked by the administrator, so it would be desirable to quickly track the changed file In such a case, a configuration in which only the display form is changed using a predetermined character or the like can be said to be a preferable configuration.
次に、ステップＳ１０９で、変更ファイル生成手段９ｃを用いて、文書ファイルに含まれる特定された文字等を特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する。なお、本発明の変更ファイルは、文書中の特定の文字等を特定の表示形態に変更する必要があることから、例えばＰＤＦ形式のファイルを用いることができるが、同様の機能を有する限り、他の形式のファイルを用いることもできる。また、文書ファイルと変更ファイルとは同じ形式のファイルとしてもよいし、異なる形式のファイルとしてもよく、また、ファイル名も同じにしてもよいし、異なるファイル名を付与してもよい。図１３に、変更ファイルの一例を示す。図１３では、説明の便宜上わかりやすいように変更する文字等を丸で囲んで示しているが、変更する文字等及び表示形態を認識されにくくするため、わずかな変更しか施されていない。そこで、変更した状態をわかりやすくするために、文書中の”他関係”という文字を抜き出してその部分を拡大した図を合わせて示している。この例では、表示形態特定手段９ｂを用いて図１２（ａ）の表示形態を適用した場合を示しており、”関”という文字が他の文字に比べて位置が上方に移動している。 Next, in step S109, the change file generation unit 9c is used to generate a change file in which the specified characters included in the document file are changed to the specified display form. Note that the change file of the present invention needs to change a specific character or the like in the document to a specific display form. For example, a PDF file can be used. It is also possible to use a file of the format. Further, the document file and the change file may be the same format file, may be a different format file, may have the same file name, or may have a different file name. FIG. 13 shows an example of the change file. In FIG. 13, for convenience of explanation, the characters to be changed are circled for easy understanding, but only slight changes are made to make it difficult to recognize the characters to be changed and the display form. Therefore, in order to make the changed state easy to understand, a figure in which the characters “other relationships” in the document are extracted and enlarged is also shown. In this example, the case where the display form of FIG. 12A is applied using the display form specifying means 9b is shown, and the position of the character “Kan” has moved upward compared to the other characters.
ここで、文字等及び表示形態の双方をユーザＩＤに対応付けて又はランダムに特定する場合は、ダウンロードの要求がされた後でなければ変更ファイルを生成することはできないが、例えば、変更する文字等が予め定められている場合は、中間ファイル等生成手段９ｄを用いて、文書ファイル中の予め定められた文字等を空白にした中間ファイルや、該文字等を各種表示形態で表したカタログデータ、該文字等の位置を示す定義ファイルなどを生成して、文書ファイルと共に文書ファイル記憶手段２に記憶しておき、ダウンロードが要求されたら、定義ファイルを参照して中間ファイルに、ステップＳ１０８で特定された表示形態に対応するカタログデータを合成することによって変更ファイルを生成することもできる。このように中間ファイル等を予め生成しておくことによって変更ファイルを迅速に生成することができ、文書ファイル管理システムの運用を円滑にすることができる。 Here, in the case where both characters and the display form are associated with the user ID or are specified at random, the change file cannot be generated unless a download request is made. Etc. are determined in advance, an intermediate file in which a predetermined character or the like in the document file is made blank by using the intermediate file etc. generating means 9d, or catalog data representing the character or the like in various display forms Then, a definition file indicating the position of the character or the like is generated and stored in the document file storage means 2 together with the document file. When download is requested, the definition file is referred to and specified as an intermediate file in step S108. It is also possible to generate a change file by synthesizing catalog data corresponding to the displayed form. Thus, by generating the intermediate file or the like in advance, the change file can be generated quickly, and the operation of the document file management system can be facilitated.
次に、ステップＳ１１０で、対応付け手段１０を用いて、少なくとも、変更ファイルを識別する情報と、変更された文字等及び表示形態を示す構成変更情報とユーザＩＤとを対応付けた対応付け情報を生成し、文書ファイル処理部３や文書ファイル記憶装置２、管理者端末６などに記憶する。なお、対応付け情報として、変更ファイルをダウンロードしたユーザ端末５を識別するための情報、ダウンロードした日時等を特定する情報などを含めてもよい。
Next, in step S110, the
そして、ステップＳ１１１で、出力手段９を用いて、生成した変更ファイル１２を通信ネットワーク４を介してユーザ端末５に出力して一連の処理を終了する。 In step S111, the output unit 9 is used to output the generated change file 12 to the user terminal 5 via the communication network 4, and the series of processing ends.
このように、文書ファイル記憶装置２に登録された文書ファイルをユーザがダウンロードしようとすると、文書ファイル処理部３は該文書ファイルをそのままダウンロードするのではなく、文書ファイル中の特定の文字等の表示形態を一見して認識できないように変更した変更ファイルをダウンロードするため、該変更ファイルを利用するユーザはダウンロードしたファイルに漏洩防止対策が施されていることが分からず、従来例のように漏洩防止対策が施された部分が改竄されることがないため、該変更ファイルが漏洩してしまった場合でも誰がダウンロードしたのかを追跡することが可能となる。以下、その具体的手順について、図６のフローチャート図を用いて説明する。 As described above, when the user tries to download the document file registered in the document file storage device 2, the document file processing unit 3 does not download the document file as it is, but displays specific characters or the like in the document file. Because the modified file is downloaded so that the form cannot be recognized at first glance, the user who uses the modified file does not know that the downloaded file is protected against leakage. Since the countermeasured part is not tampered with, it is possible to track who downloaded it even if the modified file has been leaked. Hereinafter, the specific procedure will be described with reference to the flowchart of FIG.
まず、ステップＳ２０１で、漏洩した変更ファイル又は該変更ファイルを紙媒体に出力した印刷物が発見されたら、ステップＳ２０２で、管理者は、漏洩した変更ファイルのファイル名（印刷物が漏洩した場合は、該印刷物に記述された文書の内容から推測されるファイル名）を特定する。 First, in step S201, when a leaked change file or a printed material that outputs the change file to a paper medium is found, in step S202, the administrator specifies the file name of the leaked change file (if the print material leaks, The file name inferred from the content of the document described in the printed matter is specified.
次に、ステップＳ２０３で、管理者は管理者端末６を用いて文書ファイル処理部３にアクセスし、図９に示すような管理画面１４で、漏洩した変更ファイルを選択し、該変更ファイルに対応付けて記憶されている対応付け情報を検索し、この対応付け情報を参照してダウンロードしたユーザの絞り込みを行う。 Next, in step S203, the administrator accesses the document file processing unit 3 using the administrator terminal 6, selects a leaked change file on the management screen 14 as shown in FIG. 9, and responds to the change file. The association information stored with the search is searched, and the downloaded users are narrowed down with reference to the association information.
次に、ステップＳ２０４でダウンロードしたユーザを特定できるか否かを判断する。そして、該変更ファイルをダウンロードしたユーザが１人の場合は、該変更ファイルのファイル名に対応付けて記憶された対応付け情報も１つであるために、ステップＳ２０８で、その対応付け情報に記述されたユーザＩＤから該変更ファイルをダウンロードしたユーザを特定することができる。 Next, it is determined whether or not the downloaded user can be specified in step S204. If there is only one user who has downloaded the change file, there is only one association information stored in association with the file name of the change file. Therefore, in step S208, the association information is described in the association information. The user who has downloaded the change file can be identified from the user ID that has been set.
また、複数のユーザが変更ファイルをダウンロードしている場合や変更ファイルを複数回ダウンロードしている場合は、ユーザの人数分又はダウンロードの回数分の対応付け情報が記憶されているため、このステップでダウンロードしたユーザを特定することはできない。その場合は、ステップＳ２０５で、管理者は必要に応じて文書ファイル記憶装置２から文書ファイルをダウンロードし、ステップＳ２０６で、該文書ファイルと漏洩した変更ファイルとを比較して変更ファイル中の変更された文字等及び表示形態を特定する。例えば、変更ファイルを紙媒体に出力して詳細に観察したり、文書ファイルも紙媒体に出力して見比べたり、一方を半透明の紙に出力して重ね合わせて観察するなどの方法によって変更された文字等及び表示形態を特定する。 In addition, when a plurality of users have downloaded the change file or when the change file has been downloaded a plurality of times, correspondence information for the number of users or the number of downloads is stored. The downloaded user cannot be specified. In that case, in step S205, the administrator downloads the document file from the document file storage device 2 as necessary, and in step S206, the administrator compares the document file with the leaked change file to change the change file. Specify the characters and display form. For example, the change file is output to a paper medium for detailed observation, the document file is also output to a paper medium for comparison, or one of the files is output to a semi-transparent paper for overlay observation. Specify the characters and display form.
次に、ステップＳ２０７で、管理者は抽出した対応付け情報に含まれる構成変更情報と、漏洩した変更ファイルから特定した文字等及び表示形態とを比較して、特定した文字等及び表示形態と一致する構成変更情報を有する対応付け情報を探し、ステップＳ２０８で、該対応付け情報に記述されたユーザＩＤを参照して、漏洩した変更ファイルをダウンロードした者を特定して追跡処理を終了する。 Next, in step S207, the administrator compares the configuration change information included in the extracted association information with the characters and the display form specified from the leaked change file, and matches the specified characters and the display form. The association information having the configuration change information to be searched is searched, and in step S208, with reference to the user ID described in the association information, the person who downloaded the leaked change file is specified, and the tracking process is ended.
なお、上記フローでは、ファイル名の特定と変更された文字等の特定と表示形態の特定の全ての処理を実行するものとしたが、これら全ての処理を実行する必要がない場合もある。例えば、上述したようにファイル名を特定するだけでダウンロードしたユーザを特定できる場合もあり、この場合はステップＳ２０５からＳ２０７までの処理を省略することができる。また、ファイル名を特定できない場合でも、文字等及び表示形態の少なくとも一方を特定できれば、対応付け情報を参照してダウンロードしたユーザを特定できる場合もある。また、ファイル名の特定と文字等の特定のみ、または、ファイル名の特定と表示形態の特定のみでダウンロードしたユーザを特定できる場合もあり、その場合は、文字等の特定又は表示形態の特定を省略することもできる。 In the above flow, all the processes for specifying the file name, specifying the changed character, etc. and specifying the display form are executed. However, there are cases where it is not necessary to execute all these processes. For example, as described above, there may be a case where the user who has downloaded the file can be specified simply by specifying the file name. In this case, the processing from steps S205 to S207 can be omitted. Even if the file name cannot be specified, the user who has downloaded with reference to the association information may be specified if at least one of the characters and the display form can be specified. In some cases, it is possible to specify a downloaded user only by specifying a file name and characters, or by specifying only a file name and a display format. In that case, specify a character or display format. It can be omitted.
また、上記フローは管理者自身が変更された文字等や表示形態を調べてダウンロードしたユーザを特定する場合の手順であるが、これらの処理を支援するために、文書ファイル処理部３に設けた検索手段を利用することもでき、例えば、図１０に示す検索画面１５を用いて情報を検索したり、漏洩した変更ファイルをダウンロードしたユーザを特定してもよい。この場合の方法としては、手動で検索する方法（図中のＡの手動検索）と、印刷物を読み取って得た画像ファイルを利用して検索する方法（図中のＢの自動検索）と、変更ファイル自体を利用して検索する方法（図中のＣのファイル検索）と、日時やユーザ名などの条件を設定して検索する方法（図中のＤの履歴検索）などがある。 The above flow is a procedure in the case where the administrator himself / herself checks the changed characters and the display form and identifies the downloaded user. In order to support these processes, the flow is provided in the document file processing unit 3. Search means can also be used. For example, the search screen 15 shown in FIG. 10 may be used to search for information, or the user who downloaded the leaked change file may be specified. As a method in this case, a manual search method (manual search of A in the drawing), a search method using an image file obtained by reading a printed matter (automatic search of B in the drawing), and a change There are a method of searching using the file itself (file search of C in the figure) and a method of searching by setting conditions such as date and user name (D history search in the figure).
例えば、手動検索の場合は、特定可能な情報を入力して、関連する情報（変更ファイルのファイル名、ダウンロード日時、ダウンロードしたユーザなど）を検索する。また、自動検索の場合は、漏洩した変更ファイルをスキャンして画像ファイルに変換した後、該画像ファイルを検索キーとして入力すると、文書ファイル処理部３は、所定の画像処理技術を用いて変更された文字等及び表示形態を特定し、変更ファイルに近い文書ファイルを検索して候補として出力する。また、手動検索の場合は、漏洩した変更ファイル（例えばＰＤＦファイル）を検索キーとして入力すると、文書ファイル処理部３は、送信された変更ファイルのデータ構成と文書ファイル記憶装置２が登録している文書ファイルのデータ構成とを比較して、変更ファイルに近い文書ファイルを検索して候補として出力する。また、履歴検索の場合は、漏洩した変更ファイルがダウンロードされたであろう日時やユーザ名を検索キーとして入力すると、文書ファイル処理部３は、履歴情報を出力する。そして、これらの方法で出力される情報を利用することにより、変更ファイルをダウンロードしたユーザを絞り込むことができるため、ユーザの特定をより簡単かつ確実に行うことができる。 For example, in the case of manual search, identifiable information is input and related information (file name of change file, download date and time, downloaded user, etc.) is searched. In the case of automatic search, when a leaked change file is scanned and converted into an image file, and the image file is input as a search key, the document file processing unit 3 is changed using a predetermined image processing technique. The specified character and the display form are specified, a document file close to the changed file is searched and output as a candidate. In the case of manual search, when a leaked change file (for example, PDF file) is input as a search key, the document file processing unit 3 registers the data structure of the transmitted change file and the document file storage device 2. Compare the data structure of the document file, search for a document file close to the changed file, and output as a candidate. In the case of history search, when a date and time when a leaked change file will be downloaded or a user name is input as a search key, the document file processing unit 3 outputs history information. Then, by using the information output by these methods, the users who have downloaded the change file can be narrowed down, so that the user can be identified more easily and reliably.
１ 文書ファイル管理システム
２ 文書ファイル記憶手段
３ 文書ファイル処理部
４ 通信ネットワーク
５ ユーザ端末
６ 管理者端末
７ 入力手段
８ 認証手段
９ 構成変更手段
９ａ 文字等特定手段
９ｂ 表示形態特定手段
９ｃ 変更ファイル生成手段
９ｄ 中間ファイル等生成手段
１０ 対応付け手段
１１ 出力手段
１２ 認証画面
１３ 選択画面
１４ 管理画面
１５ 検索画面
１６ 文書ファイル
１７ 変更ファイル
DESCRIPTION OF
Claims (20)
前記文書ファイル処理部に、
前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する手段と、
前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る手段と、
前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する手段と、
前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段と、
少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段と、
前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする手段と、を少なくとも備えることを特徴とする文書ファイル管理システム。 In a document file management system comprising at least a storage device that stores a document file, a user terminal, and a document file processing unit that performs predetermined processing on the document file,
In the document file processing unit,
Means for authenticating a user requesting download of the document file;
Means for reading the document file from the storage device;
Means for specifying a display form to be applied to a predetermined character or symbol of the document file;
Means for generating a change file in which the predetermined character or symbol of the document file is changed to the specified display form;
Generating association information associating at least information for identifying the change file, information for identifying the predetermined character or symbol and the specified display form, and information for identifying the user; Means for storing;
A document file management system, comprising: at least means for downloading the change file to the user terminal.
前記文書ファイル処理部に、
前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する手段と、
前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る手段と、
前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する手段と、
前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する手段と、
前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段と、
少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段と、
前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする手段と、を少なくとも備えることを特徴とする文書ファイル管理システム。 In a document file management system comprising at least a storage device that stores a document file, a user terminal, and a document file processing unit that performs predetermined processing on the document file,
In the document file processing unit,
Means for authenticating a user requesting download of the document file;
Means for reading the document file from the storage device;
Means for specifying a character or symbol whose display form is to be changed from among characters or symbols constituting the document file;
Means for specifying the display form to be applied to the specified character or symbol;
Means for generating a change file in which the specified character or symbol of the document file is changed to the specified display form;
Generate and store association information that associates at least information for identifying the change file, information for identifying the specified character or symbol and the specified display form, and information for identifying the user Means to
A document file management system, comprising: at least means for downloading the change file to the user terminal.
前記変更ファイルを生成する手段では、前記指示ファイルを参照して、前記中間ファイルに、特定された前記表示形態に対応する前記個別データを合成して前記変更ファイルを生成することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一に記載の文書ファイル管理システム。 In the storage device, an intermediate file in which the predetermined character or symbol of the document file is blank, a plurality of individual data representing the character or symbol in each of a plurality of types of display forms, and the character or symbol An instruction file indicating a position on the document file is stored;
The means for generating the change file refers to the instruction file and generates the change file by synthesizing the individual data corresponding to the specified display form with the intermediate file. Item 5. The document file management system according to any one of Items 1 to 4.
前記管理者端末では、少なくとも前記対応付け情報の読み取りが許可され、
前記変更ファイル又は該変更ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、変更された前記文字又は記号、又は変更された前記表示形態と、前記対応付け情報とを比較することにより、前記変更ファイルをダウンロードしたユーザが特定可能とされることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一に記載の文書ファイル管理システム。 The document file management system further comprises an administrator terminal,
In the administrator terminal, at least reading of the association information is permitted,
When the changed file or a printed matter that outputs the changed file to a paper medium is leaked, the changed character or symbol, or the changed display form is compared with the association information, thereby changing the changed information. 6. The document file management system according to claim 1, wherein a user who has downloaded the file can be specified.
前記ユーザ端末から前記文書ファイルのダウンロードが要求された場合に、前記文書ファイル処理部では、少なくとも、
前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する処理と、
前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る処理と、
前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する処理と、
前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する処理と、
少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する処理と、
前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする処理と、を実行することを特徴とする文書ファイル管理方法。 A document file management method in a document file management system comprising at least a storage device that stores a document file, a user terminal, and a document file processing unit that performs predetermined processing on the document file,
When downloading of the document file is requested from the user terminal, the document file processing unit at least,
Processing to authenticate a user requesting download of the document file;
Reading the document file from the storage device;
Processing for specifying a display form to be applied to a predetermined character or symbol of the document file;
Processing for generating a change file in which the predetermined character or symbol of the document file is changed to the specified display form;
Generating association information associating at least information for identifying the change file, information for identifying the predetermined character or symbol and the specified display form, and information for identifying the user; Processing to memorize,
And a process of downloading the change file to the user terminal.
前記ユーザ端末から前記文書ファイルのダウンロードが要求された場合に、前記文書ファイル処理部では、少なくとも、
前記文書ファイルのダウンロードを要求するユーザを認証する処理と、
前記記憶装置から前記文書ファイルを読み取る処理と、
前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する処理と、
前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する処理と、
前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する処理と、
少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する処理と、
前記ユーザ端末に前記変更ファイルをダウンロードする処理と、を実行することを特徴とする文書ファイル管理方法。 A document file management method in a document file management system comprising at least a storage device that stores a document file, a user terminal, and a document file processing unit that performs predetermined processing on the document file,
When downloading of the document file is requested from the user terminal, the document file processing unit at least,
Processing to authenticate a user requesting download of the document file;
Reading the document file from the storage device;
A process of specifying a character or symbol whose display form is to be changed from among characters or symbols constituting the document file;
A process of specifying the display form to be applied to the specified character or symbol;
Processing to generate a change file in which the specified character or symbol of the document file is changed to the specified display form;
Generate and store association information that associates at least information for identifying the change file, information for identifying the specified character or symbol and the specified display form, and information for identifying the user Processing to
And a process of downloading the change file to the user terminal.
前記変更ファイルを生成する処理では、前記指示ファイルを参照して、前記中間ファイルに、特定された前記表示形態に対応する前記個別データを合成して前記変更ファイルを生成することを特徴とする請求項８乃至１１のいずれか一に記載の文書ファイル管理方法。 An intermediate file in which the predetermined character or symbol is blanked in the storage device, a plurality of individual data representing the character or symbol in each of a plurality of display forms, and the document file of the character or symbol Remember the instruction file that indicates the upper position,
The process of generating the change file includes generating the change file by combining the individual data corresponding to the specified display form with the intermediate file with reference to the instruction file. Item 12. The document file management method according to any one of Items 8 to 11.
前記変更ファイル又は該変更ファイルを紙媒体に出力した印刷物が漏洩した場合に、変更された前記文字又は記号、又は変更された前記表示形態と、前記管理者端末を用いて読み取った前記対応付け情報とを比較することにより、前記変更ファイルをダウンロードしたユーザを特定することを特徴とする請求項８乃至１２のいずれか一に記載の文書ファイル管理方法。 The document file management system further comprises an administrator terminal,
When the change file or a printed matter that outputs the change file to a paper medium is leaked, the changed character or symbol, or the changed display form, and the association information read using the administrator terminal 13. The document file management method according to claim 8, wherein the user who downloaded the change file is specified by comparing the file with the file.
前記文書ファイルの予め定められた文字又は記号に適用する表示形態を特定する手段、
前記文書ファイルの前記予め定められた文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段、
少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記予め定められた文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段、として機能させることを特徴とする文書ファイル処理プログラム。 Computer at least
Means for specifying a display form to be applied to a predetermined character or symbol of the document file;
Means for generating a change file in which the predetermined character or symbol of the document file is changed to the specified display form;
Generating association information associating at least information for identifying the change file, information for identifying the predetermined character or symbol and the specified display form, and information for identifying the user; A document file processing program which functions as storage means.
前記文書ファイルを構成する文字又は記号の中から、表示形態を変更する文字又は記号を特定する手段、
前記特定された文字又は記号に適用する前記表示形態を特定する手段、
前記文書ファイルの前記特定された前記文字又は記号を、前記特定された表示形態に変更した変更ファイルを生成する手段、
少なくとも、前記変更ファイルを識別する情報と、前記特定された文字又は記号及び前記特定された表示形態を識別する情報と、前記ユーザを識別する情報とを対応付けた対応付け情報を生成して記憶する手段、として機能させることを特徴とする文書ファイル処理プログラム。 Computer at least
Means for specifying a character or symbol whose display form is to be changed from among characters or symbols constituting the document file;
Means for specifying the display form to be applied to the specified character or symbol;
Means for generating a change file in which the specified character or symbol of the document file is changed to the specified display form;
Generate and store association information that associates at least information for identifying the change file, information for identifying the specified character or symbol and the specified display form, and information for identifying the user A document file processing program that functions as a means for
前記指示ファイルを参照して、前記中間ファイルに、特定された前記表示形態に対応する前記個別データを合成して前記変更ファイルを生成することを特徴とする請求項１５乃至１８のいずれか一に記載の文書ファイル処理プログラム。 In the means for generating the change file, an intermediate file in which the predetermined character or symbol of the document file is made blank, a plurality of individual data representing the character or symbol in each of a plurality of types of display forms, Using an instruction file indicating the position of the character or symbol on the document file;
19. The change file is generated by referring to the instruction file and synthesizing the individual data corresponding to the specified display form with the intermediate file. Document file processing program described.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
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