JP2005352671A - Device and method for document management, and program - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、紙等に記録された文書とその文書を表すデータとを保存する技術に関する。 The present invention relates to a technique for storing a document recorded on paper or the like and data representing the document.
紙に印刷された文書を保存するにあたっては、保管場所の確保、文書管理の手間など。様々な問題がある。これらの問題を解決するために、紙文書をスキャナで読み取ることによって電子化し、記憶装置に格納する、いわゆる電子ファイリングが行われるようになった。電子ファイリングによれば、紙文書を保存する場合と比べて少ないスペースで大量のデータを保存することができる。また、文書に関するデータを記憶したデータベースを作成することによって、データの検索・抽出が容易になるという利点もある。 When saving a document printed on paper, it is necessary to secure a storage location and to manage the document. There are various problems. In order to solve these problems, so-called electronic filing has been performed in which a paper document is digitized by being read by a scanner and stored in a storage device. According to electronic filing, a large amount of data can be stored in a smaller space than when a paper document is stored. In addition, by creating a database that stores data related to documents, there is an advantage that data can be easily retrieved and extracted.
ところが、実際には、文書を電子化したにも関わらず、紙文書を廃棄せずに保存しておくケースが少なくない。原本が保存されていれば記憶装置に障害が起こった場合でも安心である。また、手早くページをめくって必要箇所を探し出すことができるといった紙媒体ならではの使い勝手の良さがある。また、原本自体が資料的価値を有するために廃棄できないというケースもある。このような理由から、紙文書とそれを電子化した電子データとをともに保存しておくということが行われる。 However, in practice, there are many cases where paper documents are stored without being discarded, even though the documents are digitized. If the original is preserved, it is safe even if a storage device fails. In addition, there is a usability that is unique to a paper medium, such that a page can be quickly turned to find a necessary part. In some cases, the original document itself cannot be discarded because it has material value. For this reason, a paper document and electronic data obtained by digitizing it are stored together.
ところで、紙文書の保存においては、紙文書が必要になったときにその保管場所がわかるように、保管場所を表す情報をデータベースに書き込むなどの処置が取られる。しかしながら、現実には、紙文書の使用後に誤って所定の保管場所と異なる場所に返却してしまい、次回の使用の際にその紙文書の所在がわからなくなってしまうといった事態が生じ得る。そこで、このような問題を解決するための技術が提案されている。例えば、特許文献1に記載の技術では、紙文書にRFID(Radio Frequency Identification)タグを付しておき、紙文書を電子化して得られた電子データとタグのIDとを記憶手段に記憶させておく。紙文書を収納する書棚にはタグのIDを読み取るタグリーダが設けられており、紙文書が書棚に収納されたときに、タグのIDと位置情報を読み取って記憶手段に記憶させる。これによって、任意の場所に収納された紙文書の位置を表す情報が記憶され、タグのIDを用いて紙文書の収納場所を知ることができるようになる。 By the way, in storing a paper document, a measure such as writing information representing the storage location in a database is taken so that the storage location can be known when the paper document becomes necessary. However, in reality, there is a possibility that after a paper document is used, it is accidentally returned to a location different from a predetermined storage location, and the location of the paper document is lost at the next use. Therefore, techniques for solving such problems have been proposed. For example, in the technique described in Patent Document 1, an RFID (Radio Frequency Identification) tag is attached to a paper document, and electronic data obtained by digitizing the paper document and the ID of the tag are stored in a storage unit. deep. A tag reader for reading the tag ID is provided in the bookcase for storing the paper document, and when the paper document is stored in the bookcase, the tag ID and position information are read and stored in the storage means. As a result, information indicating the position of the paper document stored in an arbitrary location is stored, and the storage location of the paper document can be known using the tag ID.
しかし、紙文書と電子データとの保存においてはさらに問題点がある。例えば、紙文書の新規登録や削除などを行う場合に、当該紙文書に対応する電子データの作成・格納または破棄、データベースの更新などの作業を行わなければならず面倒である。
本発明は、上述した背景の下になされたものであり、紙文書とその紙文書を表すデータを保存する際に、紙文書とデータとを容易に一元管理することのできる技術の提供を目的とする。 The present invention has been made under the background described above, and it is an object of the present invention to provide a technique capable of easily and centrally managing a paper document and data when storing the paper document and data representing the paper document. And
上述の課題を解決するために、本発明は、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、外部装置が前記第1のRFIDタグから読み取った第1のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、前記受信手段が受信した前記第1のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、受信手段が、外部装置が文書に付された第1のRFIDタグから読み取った第1のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する。次に、処理内容特定手段が、識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、受信手段で受信した識別情報に対応する処理内容を特定する。そして、処理手段が、文書記憶手段の記憶内容から、受信手段で受信した第1のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、処理内容特定手段で特定した処理内容に基づいて処理を施す。
In order to solve the above-described problems, the present invention relates to a document that stores document data representing the contents of a document in association with the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document. The storage means, the receiving means for receiving the first tag identifier read from the first RFID tag by the external device and the identification information for identifying the external device, and the processing content corresponding to the identification information are stored in advance. Based on this stored content, the processing content specifying means for specifying the processing content corresponding to the identification information received by the receiving means, and the document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving means are stored in the document A document tube having processing means for extracting from the storage content of the storage means and processing the document data based on the processing content specified by the processing content specifying means To provide a device.
According to the document management apparatus, first, the receiving unit receives the first tag identifier read from the first RFID tag attached to the document by the external apparatus and the identification information for identifying the external apparatus. Next, the processing content specifying unit specifies the processing content corresponding to the identification information received by the receiving unit, based on the stored content in which the processing content corresponding to the identification information is stored in advance. Then, the processing means extracts document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving means from the storage contents of the document storage means, and converts the document data to the processing contents specified by the processing content specifying means. Process based on.
また、本発明は、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、RFIDタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、前記第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第2のRFIDタグに書き込まれている第2のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第1のタグ識別子と第2のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、読取手段が、文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子と、文書が格納されたバインダに付されている第2のRFIDタグに書き込まれている第2のタグ識別子とを読み取る。そして、対応付け手段が、読取手段で読み取った第1のタグ識別子、第2のタグ識別子、および文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する。
Further, the present invention relates to document storage means for storing document data representing the content of a document and a first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with the RFID tag. Reading means for reading written data, a first tag identifier written to the first RFID tag, and a second RFID tag attached to a binder storing the document A second tag identifier that is read by the reading unit, and the first tag identifier and the second tag identifier that are read are associated with each other and stored in the document storage unit. A document management apparatus is provided.
According to the document management apparatus, first, the reading means has the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document and the second tag attached to the binder storing the document. And the second tag identifier written in the RFID tag. Then, the association unit stores the first tag identifier, the second tag identifier, and the document data representing the content of the document read by the reading unit in association with each other.
また、本発明は、文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、前記文書を収納するとともに該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第1のタグ識別子を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した第1のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、受信手段が、文書を収納するとともに文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第1のタグ識別子を受信する。そして、収納庫情報記憶手段が、受信手段により受信した第1のタグ識別子、収納庫を特定する情報、および文書の内容を表す文書データを対応付けて文書記憶手段に記憶させる。
The present invention also relates to a document storage means for storing document data representing the content of a document in association with a first tag identifier written in a first RFID tag attached to the document, and the document And receiving means for receiving the first tag identifier transmitted from the storage provided with means for reading and transmitting the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document And a storage information storage means for storing the first tag identifier received by the receiving means and the information for specifying the storage in the document storage means in association with each other. provide.
According to the document management apparatus, first, the receiving unit stores the document and also includes a unit that reads and transmits the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document. The first tag identifier transmitted from the warehouse is received. Then, the storage information storage unit stores the first tag identifier received by the reception unit, information for specifying the storage, and document data representing the content of the document in the document storage unit in association with each other.
また、本発明は、外部装置が文書に付された第1のRFIDタグから読み取った第1のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信ステップと、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、前記受信ステップで受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定ステップと、前記文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を対応付けて記憶した記憶内容から、前記受信ステップで受信した前記第1のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定ステップで特定した処理内容に基づいて処理を施す処理ステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。 In addition, the present invention provides a reception step of receiving a first tag identifier read from a first RFID tag attached to a document by an external device and identification information for identifying the external device, and according to the identification information A processing content specifying step for specifying the processing content corresponding to the identification information received in the receiving step based on the stored content in which the processing content is stored in advance, document data representing the content of the document, and the document Document data corresponding to the first tag identifier received in the receiving step is extracted from the stored contents in which the first tag identifier written in the first RFID tag is stored in association with each other. On the other hand, there is provided a document management method comprising a processing step for performing processing based on the processing content specified in the processing content specifying step.
また、本発明は、文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第2のRFIDタグに書き込まれている第2のタグ識別子とを読み取る読取ステップと、前記読取ステップで読み取った第1のタグ識別子、第2のタグ識別子、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する対応付けステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。 In the present invention, the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document and the second RFID tag attached to the binder storing the document are written. A reading step of reading the second tag identifier, and an association step of storing the first tag identifier read in the reading step, the second tag identifier, and document data representing the content of the document in association with each other. A document management method is provided.
また、本発明は、文書を収納するとともに該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第1のタグ識別子を受信する受信ステップと、前記受信ステップで受信した第1のタグ識別子、前記収納庫を特定する情報、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する記憶ステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。 According to the present invention, the first tag transmitted from the storage unit that stores the document and includes means for reading and transmitting the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document. A receiving step for receiving a tag identifier; and a storing step for storing the first tag identifier received in the receiving step, information for specifying the storage, and document data representing the contents of the document in association with each other. A document management method is provided.
また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、外部装置が前記第1のRFIDタグから読み取った第1のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、前記受信手段が受信した前記第1のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段として機能させるためのプログラムを提供する。 According to another aspect of the present invention, there is provided a document storage means for storing in a computer device the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other. , A first tag identifier read from the first RFID tag by the external device, and a receiving means for receiving identification information for identifying the external device, and processing contents corresponding to the identification information are stored in advance and stored. Based on the content, the processing content specifying means for specifying the processing content corresponding to the identification information received by the receiving means, and the document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving means are stored in the document storage means. A program for extracting a stored content and causing the document data to function as a processing unit that performs processing based on the processing content specified by the processing content specifying unit. Subjected to.
また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、RFIDタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、前記第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第2のRFIDタグに書き込まれている第2のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第1のタグ識別子と第2のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段として機能させるためのプログラムを提供する。 According to another aspect of the present invention, there is provided a document storage means for storing in a computer device the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other. Reading means for reading data written in the RFID tag, a first tag identifier written in the first RFID tag, and a second RFID tag attached to a binder storing the document The second tag identifier written in the file is read by the reading unit, and the read first tag identifier and the second tag identifier are associated with each other and stored in the document storage unit. Provide a program.
また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、前記文書を収納するとともに該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第1のタグ識別子を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した第1のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段として機能させるためのプログラムを提供する。 According to another aspect of the present invention, there is provided a document storage means for storing document data representing the contents of a document in association with a first tag identifier written in a first RFID tag attached to the document. And a first tag identifier transmitted from a storage provided with means for storing the document and reading and transmitting a first tag identifier written on a first RFID tag attached to the document. Provided is a program for functioning as a receiving unit for receiving, and a storage information storing unit for storing the first tag identifier received by the receiving unit and the information for specifying the storing unit in association with each other in the document storing unit. To do.
本発明によれば、紙文書とその紙文書を表すデータを保存する際に、紙文書とデータとを容易に一元管理することができる。 According to the present invention, when storing a paper document and data representing the paper document, the paper document and the data can be easily managed in an integrated manner.
以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。
<構成>
図1は、本発明の実施形態の全体構成を示す図である。本発明は、文書管理装置10、記憶装置40、収納庫70、外部装置80、PC(パーソナルコンピュータ)90から構成されている。
図2は、文書管理装置10のハードウェア構成を示す図である。ROM(Read Only Memory)13または記憶部14には、OS(Operating System)等のプログラムが記憶されている。CPU(Central Processing Unit)11は、プログラムを読み出して実行することにより、文書管理装置10の各部を制御する。RAM(Random Access Memory)12は、CPU11がプログラムを展開して実行するためのワークエリアとなる。記憶部14は例えばハードディスクドライブであり、後述する文書管理の手順を記述したプログラムが記憶されている。通信I/F(インターフェイス)15は、文書管理装置10と外部の機器との間でのデータの送受信を仲介する。指示入力部16は、キーボード、タッチパネル機能を備えた液晶パネルなど(図示省略)からなり、文書管理装置10を操作するための指示を入力することができる。
Embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings.
<Configuration>
FIG. 1 is a diagram showing an overall configuration of an embodiment of the present invention. The present invention includes a
FIG. 2 is a diagram illustrating a hardware configuration of the
画像読取部50は、文書を光学的に読み取って、ビットマップ形式の画像データからなる文書データを生成するスキャナである。画像読取部50は、プラテン、光源、受光素子、信号処理部(図示省略)を有し、プラテン上に載置された文書に光源により光を照射し、その反射光を受光素子で受光し、画像信号を生成する。そして、この画像信号を信号処理部で画像データに変換して出力する。
The
画像形成部60は、例えば電子写真方式によって画像を形成するプリンタであり、画像データに基づいて記録シート表面にトナー像を形成する。
給紙部17は、記録シートを収納する複数のトレイ(図示省略)を備えている。複数のトレイのうちの1つには、後述するフェイスシートが収納されており、他のトレイには通常の記録紙が収納されている。
文書管理装置10には、通信I/F15を介して記憶装置40が接続されている。記憶装置40はハードディスクドライブを備え、文書DB(データベース)が記憶されている。文書DBには、文書管理装置10から送信された文書データおよびそれに関連するデータが対応付けられて格納される。
The
The
A
図3は、文書DBの構成を示す図である。文書DBには、文書を一意に識別する文書識別子、当該文書に添付されたフェイスシートに付されているRFIDタグに書き込まれているタグ識別子、当該文書のタイトル、当該文書の保管場所、当該文書に施された処理の内容、当該文書を格納したバインダに付されているRFIDタグに書き込まれているタグ識別子、およびバインダのタイトルが当該文書を表す文書データと対応付けられて記憶されている。 FIG. 3 is a diagram showing the configuration of the document DB. The document DB includes a document identifier for uniquely identifying a document, a tag identifier written on an RFID tag attached to a face sheet attached to the document, a title of the document, a storage location of the document, the document , The tag identifier written in the RFID tag attached to the binder storing the document, and the title of the binder are stored in association with the document data representing the document.
文書管理装置10には、RFIDタグに書き込まれているデータを読み取るタグリーダ20および21と、RFIDタグにデータを書き込むタグライタ22が備えられている。タグリーダ20は画像読取部50の近傍に設けられており、画像読取部50のプラテン上に文書または文書の格納されたバインダが載置されたときに、文書に添付されているフェイスシートに付されているRFIDタグまたはバインダに付されているRFIDタグからデータを読み取る。一方、タグリーダ21およびタグライタ22は、画像形成部60の近傍に設けられている。
The
文書管理装置10は、CPU11がプログラムを実行することによって図4に示す各手段として機能する。
文書取得手段101は、文書を読み取ることにより生成された文書データを取得する手段である。具体的には、CPU11が画像読取部50を制御することによって画像読取部50に文書を読み取らせ、読み取った文書を表す文書データを生成させる。
文書識別子生成手段102は、文書を一意に識別する文書識別子を生成する手段である。文書識別子生成手段102は、予め定められたコード体系に従って、文書を一意に識別する文書識別子を生成する。このコード体系は、文書DBに登録された順番を表す通し番号でもよいし、ユーザが任意に定めたコード体系でもよい。
The
The
The document
タグ識別子生成手段103は、文書に添付するフェイスシートに付されたRFIDタグを一意に識別するタグ識別子を生成する手段である。
記憶手段104は、文書データとタグ識別子と文書識別子とを対応付けて記憶する手段である。具体的には、CPU11は、文書データとタグ識別子と文書識別子とを対応付けて記憶装置40に出力する。記憶装置40には文書DBが記憶されており、記憶手段104から出力された文書データとタグ識別子と文書識別子とが対応付けられて文書DBに記憶される。
The tag
Storage means 104 is means for storing document data, a tag identifier, and a document identifier in association with each other. Specifically, the
書込手段105は、タグライタ22を用いてRFIDタグにデータを書き込む手段である。
読取手段106は、タグリーダ20または21を用いてRFIDタグに書き込まれているデータを読み取る手段である。
画像形成手段107は、画像形成部60を用いてフェイスシート表面に画像を形成する手段である。具体的には、CPU11が画像形成部60に文書データを供給し、供給された文書データに基づいて画像形成部60が記録シート表面に画像を形成する。
The writing means 105 is means for writing data to the RFID tag using the tag writer 22.
The
The
情報抽出手段108は、文書データで表される文書画像を解析し、当該文書の特徴を表す情報を抽出する手段である。情報抽出手段108は、公知のレイアウト解析手法によって文書のレイアウトを解析し、さらに、公知の文字認識手段を用いて文字列を抽出し、文書のタイトル、見出し、図表のタイトルなどの情報を抽出する。そして、抽出された情報を表す画像が画像形成部60によってフェイスシート表面に形成される。あるいは、抽出された情報がフェイスシートに付されたRFIDタグに書込手段105によって書き込まれる。あるいは、抽出された情報が記憶手段104により文書データと対応付けられて記憶装置40に出力される。
受信手段109は、外部から送信されたデータを受信する手段である。具体的には、受信手段109は、文書を収納する収納庫70、文書に予め定められた処理を施す外部装置80などから送信されたデータを受信する。
The
The receiving means 109 is means for receiving data transmitted from the outside. Specifically, the receiving
処理内容特定手段110は、外部装置80を識別する識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する手段である。具体的には、外部装置80を識別する識別情報と当該外部装置80に応じた処理内容とを対応付けた処理内容テーブルが記憶部14に記憶されている。外部装置80から送信された識別情報が受信手段109によって受信されると、CPU11は、この識別情報に対応する処理内容を処理内容テーブルから抽出し、抽出された処理内容に基づいて文書データに対して処理を行う。
The processing
外部装置80は、例えば後述するシュレッダ81である。処理内容テーブルには、シュレッダ81を表す識別情報に対応する処理内容として、「文書データの破棄」が記憶されている。外部装置80の他の例としては、記録紙を一対のフィルムの間に封入するラミネータ、記録紙にパンチ孔を空けるパンチャ、記録紙を束ねてステイプル針によって綴じるステイプラ、印鑑などが挙げられる。これらの外部装置80は、タグリーダおよび通信制御部を備え、文書に処理を施すとともに、文書に添付されているフェイスシートのRFIDタグから読み取ったタグ識別子を文書管理装置10に送信する。例えば、外部装置80がラミネータの場合には、当該文書データを読み取り専用とすることを表す情報を文書DBに書き込む。外部装置80が印鑑の場合、この印鑑は、タグリーダおよび通信制御部に加えて、当該印鑑の使用者を識別する印鑑情報を記憶している。また、文書管理装置10は、予め各印鑑情報に対応する印鑑の画像データを記憶部14に記憶している。印鑑は、文書に添付されたフェイスシートのRFIDタグからタグ識別子を読み取り、このタグ識別子と印鑑情報とを文書管理装置10に送信する。CPU11は、印鑑から送信された印鑑情報に対応する画像データを記憶部14から読み出して、この画像データに基づいて文書画像の所定の位置に印鑑の画像を配した文書データを作成して文書DBに記憶させる。
The
図5は、本実施形態におけるフェイスシート30の例を示す図である。フェイスシート30は、文書に添付する表紙であり、例えば、JIS(日本工業規格)A4サイズの紙、プラスチックフィルムなど任意の材料で作成されている。フェイスシート30の表面の底辺付近にはRFIDタグ31が付されている。RFIDタグ31は、書き込まれたデータを保持する不揮発性の半導体メモリ、アンテナまたはアンテナとして機能するコイル等(図示省略)からなり、外部の機器との間でマイクロ波、誘導電磁界等を用いて通信を行うことができる。フェイスシート30にRFIDタグ31を付す方法はいかなる方法を用いてもよい。例えば、粘着性を有する材料で両者を接着してもよいし、フェイスシート30に半導体メモリおよびアンテナからなる回路基板を印刷してもよい。あるいは、超小型のRFIDタグを紙の繊維の間に埋め込んでもよい。
FIG. 5 is a diagram illustrating an example of the
図6は、複数の文書を綴じて保存するためのバインダ35の例を示す図である。バインダは、文書に開けられたパンチ孔にリング状または棒状の部材を挿通させることにより、複数の文書をまとめて保管することができる。バインダ35には、フェイスシート30に付されているのと同様の構成を有するRFIDタグ36が付されている。
図7は、外部装置80の一例であるシュレッダ81の構成を示す図である。シュレッダ81の筐体82上部には切断する文書を挿入するための挿入口83が設けられており、挿入口83の近傍にはRFIDタグからデータを読み取るタグリーダ84、読み取られたデータを送信する通信制御部85が設けられている。シュレッダ81は通信制御部85を介して文書管理装置10と接続されており、文書管理装置10にデータを送信可能となっている。筐体82内部には搬送機構86、カッタ87、切り屑をためておくための屑箱88が設けられている。
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the
FIG. 7 is a diagram illustrating a configuration of a
図8は、収納庫70の構成を示す図である。収納庫70は、左右の側板71、天板72、底板73、棚板74から構成されている。収納庫70内部は、1または複数の棚板74によって区切られている。図9は棚板74の構成を示す図である。なお、底板73は棚板74の機能も兼ね備えているため、これ以降の説明においては、棚板74と底板73とを棚板74と総称する。棚板74の各々には、RFIDタグからデータを読み取るタグリーダ75およびアンテナ76、読み取られたデータを送信する通信制御部77が設けられている。タグリーダ75は、収納庫70に収納されている文書のフェイスシート30あるいはバインダ35に付されているRFIDタグ31あるいは36からタグ識別子を一定時間間隔で読み取り、読み取ったタグ識別子と当該収納庫70を識別する情報、例えば予め収納庫に与えられた識別番号を文書管理装置10に送信する。
FIG. 8 is a diagram showing the configuration of the
<動作>
次に、上記の構成を有する文書管理装置10の動作について説明する。なお、文書管理装置10はCPU11がプログラムを実行することによって動作する装置であるから、以下の説明においては動作の主体をCPU11とする。
<Operation>
Next, the operation of the
<文書画像データの登録>
図10は、文書を読み取って文書データを生成し、この文書データを記憶装置40に出力するまでのフローを示す図である。
まず、ステップA01では、CPU11は、画像読取部50によって文書の画像を読み取り、文書画像データを生成する。具体的には、ユーザが文書を画像読取部50のプラテン上に載置し、指示入力部16を用いて、文書の読み取りを表す指示を入力する。文書データはビットマップ形式の画像データであるが、公知の文字認識手段によって文書データに含まれる文字列を抽出し、この文字列を表すテキストデータを文書データとともに保存するようにしてもよい。
<Registering document image data>
FIG. 10 is a diagram showing a flow from reading a document to generating document data and outputting the document data to the
First, in step A01, the
ステップA02では、CPU11は、画像読取部50で読み取った文書を一意に識別する文書識別子を生成する。CPU11は、予め定められたコード体系に従って文書識別子を生成する。文書識別子は、例えば、文書DBへの登録順を表す通し番号などを用いる。
ステップA03では、CPU11は、文書画像を解析することによって、文書の特徴を表す情報を抽出する。例えば、文書のタイトル、見出し、図表のタイトルなどの情報を抽出する。
ステップA04では、CPU11は、画像形成部60を用いて、文書識別子を表す画像をフェイスシート30表面に形成する。このとき、ステップA03で抽出されたタイトル等の情報を表す画像をフェイスシート30に形成するようにしてもよい。
In step A02, the
In step A03, the
In step A <b> 04, the
本実施形態においては、タグ識別子が予め書き込まれていないRFIDタグを用いることができるように、タグ識別子を生成してRFIDに書き込むことができる構成となっている。ステップA05では、CPU11は、フェイスシート30に付されたRFIDタグ31を一意に識別するタグ識別子を生成する。そして、ステップA06では、CPU11は、ステップA05で生成したタグ識別子をフェイスシート30に付されたRFIDタグ31にタグリーダ21を用いて書き込む。ここで、RFIDタグ31が十分な記憶容量を有しているならば、ステップA03で抽出されたタイトル等の情報をタグ識別子とともにRFIDタグ31に書き込むようにしてもよい。
なお、予めタグ識別子が書き込まれたRFIDタグを用いる場合には、このタグ識別子をタグリーダ21を用いて読み取る。
In the present embodiment, the tag identifier is generated and written to the RFID so that the RFID tag to which the tag identifier is not written in advance can be used. In step A05, the
When an RFID tag in which a tag identifier is written in advance is used, the tag identifier is read using the
ステップA07では、文書画像データを文書DBに記憶させる、このとき、当該文書の文書識別子、RFIDタグ31に書き込まれているタグ識別子を文書データと対応付けて文書DBに記憶させる。さらに、ステップA03で抽出されたタイトル等の情報を文書画像データと対応付けて文書DBに記憶させる。
このようにして文書DBに文書画像データを記憶させることにより、紙などに記録された文書とそれに対応する文書データとを対応付けて一元管理することが可能となる。
In step A07, the document image data is stored in the document DB. At this time, the document identifier of the document and the tag identifier written in the
By storing the document image data in the document DB in this way, it becomes possible to manage the document recorded on paper or the like and the corresponding document data in association with each other.
<文書データの破棄>
文書DBを用いた文書管理の一例として、文書画像データの破棄について説明する。図11は、文書画像データの破棄のフローを示す図である。
まず、ユーザが文書をプラテン上に載置し、指示入力部16を用いて、文書画像データの破棄を表す指示を入力する。ステップB01では、CPU11が文書画像データの破棄を表す指示を受け取る。
<Discard document data>
Discarding document image data will be described as an example of document management using the document DB. FIG. 11 is a diagram showing a flow of discarding document image data.
First, the user places a document on the platen, and inputs an instruction representing the destruction of the document image data using the
ステップB02では、CPU11は、プラテン上に載置された文書のフェイスシート30に付されたRFIDタグ31からタグ識別子を読み取る。ステップB03では、CPU11は、読み取ったタグ識別子を検索キーとして、文書DBから該当する文書データを抽出し、この文書データを削除する。このとき、当該文書データを削除したことを表す情報を当該タグ識別子に対応付けて文書DBに記憶させてもよいし、当該文書データに対応するすべてのデータを削除するようにしてもよい。
In step B02, the
ところで、文書を破棄する場合、文書が判読不能となるようにシュレッダを用いて文書を細かく切断することが行われる。本実施形態におけるシュレッダ81を用いれば、切断した文書に対応する文書画像データも破棄することができるようになっている。
シュレッダ81の挿入口83から挿入された文書は、搬送機構86により筐体82内部に引き込まれ、カッタ87によって切断される。このとき、文書のフェイスシート30に付されたRFIDタグ31に書き込まれているタグ識別子をタグリーダ84によって読み取る。読み取られたタグ識別子は、通信制御部85を介して文書管理装置10に送信される。なお、このシュレッダ81においては、文書を切断する際にRFIDタグが付された部分を他の紙片と分別して回収できる構成とすることが望ましい。
By the way, when discarding a document, the document is cut into small pieces using a shredder so that the document becomes unreadable. If the
The document inserted from the
シュレッダ81から送信されたタグ識別子を受信すると、文書管理装置10のCPU11は、受信したタグ識別子に対応する文書データを文書DBから抽出し、この文書データを削除する。このとき、文書データを削除したことを表す情報を当該タグ識別子に対応付けて文書DBに記憶させてもよいし、当該文書データに対応するすべてのデータを削除するようにしてもよい。
When the tag identifier transmitted from the
<バインダ>
次に、上述のバインダ35を用いた文書管理について説明する。バインダ35には1または複数の文書が綴じられている。この文書は、既に文書読取部50で読み取られ、この文書を表す文書データが文書DBに記憶されている。文書の各々には上述したフェイスシート30が添付されており、フェイスシート30にはRFIDタグ31が付されている。RFIDタグ31には、RFIDタグ31を一意に識別するタグ識別子が書き込まれている。さらに、バインダ35に付されたRFIDタグ36に書き込まれているタグ識別子には、このRFIDタグ36がバインダに付されたものであることを表す識別情報が付加されている。
<Binder>
Next, document management using the above-described
さて、ユーザが文書の綴じられたバインダ35を文書管理装置10のプラテン上に載置し、文書およびバインダの登録を表す指示を指示入力部16により入力する。このとき、ユーザがバインダ35を識別するための登録番号やバインダのタイトルなどを指示入力部16により入力してもよい。すると、バインダ35およびフェイスシート30に付されているRFIDタグ36および31からタグ識別子がタグリーダ20によって読み取られる。または、あらかじめ定めたルールに従いバインダ名を自動的に付与してもよい。例えば、当該バインダに綴じられる文書に付されたRFIDタグ31から読み取られた識別子に対応する文書名などに基づいてバインダ名を生成してもよい。CPU11は、タグリーダ20によって読み取られたタグ識別子を受け取り、上記の識別情報の有無によって、フェイスシート30のRFIDタグ31から読み取られたタグ識別子(第1のタグ識別子)とバインダ35のRFIDタグ36から読み取られたタグ識別子(第2のタグ識別子)とを判別し、第1のタグ識別子と第2のタグ識別子とを対応付けて文書DBに記憶させる。このとき、バインダ35の登録番号やタイトルなどの情報を第2のタグ識別子に対応付けて記憶させる。これによって、文書とバインダの対応付けがなされるから、バインダ35の登録番号やタイトルなどの情報を検索キーとして、ユーザが所望の文書画像データを文書DBから抽出することができるようになる。
また、バインダ35に対して文書の入れ替え、追加、破棄を行った場合にも上記の処理を行うようにすれば、バインダと文書との対応を表す情報を更新することができる。
Now, the user places the
Further, if the above processing is performed even when a document is exchanged, added, or discarded with respect to the
<収納庫>
次に、上述の収納庫70を用いた文書管理について説明する。収納庫70に備えられているタグリーダ75は、収納庫70に収納されている文書のフェイスシート30あるいはバインダ35に付されているRFIDタグ31、36からタグ識別子を一定時間間隔で読み取り、読み取ったタグ識別子と当該収納庫を識別する情報、例えば予め収納庫70に与えられた識別番号を文書管理装置10に送信する。文書管理装置10のCPU11は、収納庫70から送信されたタグ識別子、収納庫70の識別番号を受信し、フェイスシート30のRFIDタグ31から読み取られたタグ識別子(第1のタグ識別子)とバインダ35のRFIDタグ36から読み取られたタグ識別子(第2のタグ識別子)とを判別し、第1のタグ識別子と第2のタグ識別子と収納庫70の識別番号とを対応付ける。そして、第1のタグ識別子に対応するデータを文書DBから抽出し、抽出されたデータと収納庫から送信されたデータとを比較する。両者が相違しているならば、文書DBに収納庫から送信されたデータを上書きする。また、文書DBに記憶されている第1のタグ識別子に対応するデータが所定時間を超える期間受信されなかった場合には、当該第1のタグ識別子に対応する文書が収納庫70から持ち出されたものとして、文書DBに記憶されている収納庫70の識別番号を削除する。なお、上述したデータの比較を第2のタグ識別子毎に行ってもよい。
<Storage>
Next, document management using the
上記の処理によって、ユーザは、文書のタイトル、バインダ35のタイトルなどの情報を検索キーとして、所望の文書あるいはバインダ35が収納されている収納庫70の識別番号を文書DBから抽出することができるようになる。収納庫70のタグリーダ75が一定時間間隔でタグ識別子を読み取ることにより、文書DBに記憶されているデータが一定時間間隔で更新される。
Through the above processing, the user can extract the identification number of the desired document or the
収納庫70のタグリーダ75でタグ識別子を読み取る時間間隔を例えば1分といった間隔に設定すると、ある収納庫70からバインダ35が持ち出された場合に、1分以内に文書DBの情報が更新される。収納庫70にバインダ35が返却された場合にも同様である。あるいは、持ち出されたときと異なる収納庫70にバインダ35が返却された場合には、1分以内にその収納庫70の識別番号がバインダ35のタグ識別子と対応付けられて文書DBに記憶される。タグ識別子を読み取る時間間隔を短くして常時監視するようにすれば、バインダ35の持ち出しや返却があったのとほぼ同時に文書DBの内容を更新することができる。これらは一例であり、ユーザに求められる情報の精度に応じて、1時間毎、24時間毎など、より長い時間間隔を設定しておいてもよいし、所望の時刻を指定してもよい。あるいは、ユーザが文書DBにアクセスして検索要求を入力した時点で収納庫70のタグリーダ75にタグ識別子を読み取らせるようにしてもよい。
When the time interval for reading the tag identifier by the tag reader 75 of the
上記の例では、収納庫毎に識別番号が与えられている場合について説明したが、棚板74にも識別番号を与えておき、タグリーダ75が収納庫70および棚板74の識別番号をタグ識別子とともに文書管理装置10に送信するようにしてもよい。そして、文書DBにこれらのデータを対応付けて記憶させておくことにより、所望の文書が収納されている収納庫および収納庫内における位置を棚板の単位で知ることができるようになる。
In the above example, the case where an identification number is given to each storage has been described. However, the identification number is also given to the
以上説明したように、本実施形態によれば、文書に対して何らかの処理が施された場合に、その処理の内容を文書DBに反映させることができる。例えば、シュレッダによって文書を破棄した場合には、その文書に対応する文書データが破棄される。
また、文書をバインダに格納した際に、そのバインダにどの文書が格納されているかを文書DBによって知ることができる。
また、文書あるいはバインダがどの収納庫に収納されているかを文書DBによって知ることができる。
As described above, according to the present embodiment, when any processing is performed on a document, the content of the processing can be reflected in the document DB. For example, when a document is discarded by a shredder, document data corresponding to the document is discarded.
Further, when a document is stored in a binder, it can be known from the document DB which document is stored in the binder.
In addition, it is possible to know from the document DB in which storage the document or binder is stored.
さらに、文書を一意に識別する文書識別子を生成して文書データと対応付けて文書DBに記憶させるとともに、文書識別子をフェイスシートに印刷するから、文書を識別するための情報をユーザが作成する手間を省くことができる。
また、文書の特徴を表す情報を抽出して文書DBに記憶させるから、文書のタイトルなどを検索キーとして文書データを検索することができるようになる。また、この情報をフェイスシートに印刷するから、如何なる情報が文書DBに登録されているかをユーザが知ることができ、文書データの検索が効率的になる。
Furthermore, since a document identifier for uniquely identifying a document is generated and stored in the document DB in association with the document data, and the document identifier is printed on the face sheet, the user has to create information for identifying the document. Can be omitted.
Further, since information representing the characteristics of the document is extracted and stored in the document DB, the document data can be searched using the document title or the like as a search key. Further, since this information is printed on the face sheet, the user can know what information is registered in the document DB, and the retrieval of the document data becomes efficient.
<変形例>
以上説明した形態に限らず、本発明は種々の形態で実施可能である。例えば、上述の実施形態を以下のように変形した形態でも実施可能である。
上述の実施形態では、文書DBに登録する文書を画像読取部を用いて読み取って文書画像データを生成し、この文書画像データを記憶装置に記憶させる例を示したが、ワードプロセッサなどを用いて作成された文書データを文書DBに記憶するようにしてもよい。この場合、文書の読み取りを行う代わりに、この文書データに基づいて画像形成部により記録紙に対して画像形成を行い、この記録紙にフェイスシートを添付して保存する。
<Modification>
The present invention is not limited to the form described above, and can be implemented in various forms. For example, the embodiment described above can be modified as follows.
In the above-described embodiment, an example in which a document registered in the document DB is read using an image reading unit to generate document image data and the document image data is stored in a storage device has been described. The processed document data may be stored in the document DB. In this case, instead of reading the document, an image is formed on the recording paper by the image forming unit based on the document data, and a face sheet is attached to the recording paper and stored.
上述の実施形態では、文書管理装置10は、文書を一意に識別する文書識別子を生成する文書識別子生成手段を備えているが、文書識別子をユーザが定めて指示入力部16により入力する構成としてもよい。
画像読取部50を文書管理装置10と別体としてもよい。また、画像形成部60を文書管理装置10と別体としてもよい。また、記憶装置40を文書管理装置10に組み込んだ構成としてもよい。
上述の実施形態では、収納庫の例として、内部を棚板で区切られた書棚の例を示したが、引き出し式のキャビネットなど、いかなる構成の収納庫でも本発明は適用可能である。
In the above-described embodiment, the
The
In the above-described embodiment, an example of a book shelf in which the inside is partitioned by a shelf is shown as an example of the storage. However, the present invention can be applied to any configuration of storage such as a drawer-type cabinet.
10…文書管理装置、11…CPU、12…RAM、13…ROM、14…記憶部、15…通信I/F、16…指示入力部、17…給紙部、20…タグリーダ、21…タグリーダ、22…タグライタ、30…フェイスシート、31…RFIDタグ、35…バインダ、36…RFIDタグ、40…記憶装置、50…画像読取部、60…画像形成部、70…収納庫、71…側板、72…天板、73…底板、74…棚板、75…タグリーダ、76…アンテナ、77…通信制御部、80…外部装置、81…シュレッダ、82…筐体、83…挿入口、84…タグリーダ、85…通信制御部、86…搬送機構、87…カッタ、88…屑箱、90…PC、101…文書取得手段、102…文書識別子生成手段、103…タグ識別子生成手段、104…記憶手段、105…書込手段、106…読取手段、107…画像形成手段、108…情報抽出手段、109…受信手段、110…処理内容特定手段。
DESCRIPTION OF
Claims (18)
外部装置が前記第1のRFIDタグから読み取った第1のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、
前記受信手段が受信した前記第1のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。 Document storage means for storing the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other;
Receiving means for receiving a first tag identifier read by the external device from the first RFID tag and identification information for identifying the external device;
Processing contents according to the identification information are stored in advance, and based on the stored contents, processing contents specifying means for specifying the processing contents corresponding to the identification information received by the receiving means;
The document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving unit is extracted from the storage content of the document storage unit, and the document data is processed based on the processing content specified by the processing content specifying unit. A document management apparatus comprising: processing means for performing the processing.
RFIDタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、
前記第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第2のRFIDタグに書き込まれている第2のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第1のタグ識別子と第2のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。 Document storage means for storing the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other;
Reading means for reading data written in the RFID tag;
The reading means includes a first tag identifier written in the first RFID tag and a second tag identifier written in a second RFID tag attached to a binder in which the document is stored. A document management apparatus comprising: an association unit that stores the first tag identifier and the second tag identifier that are read in step 1 and the second tag identifier in association with each other.
前記受信手段により受信した第2のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段と
を有することを特徴とする請求項2に記載の文書管理装置。 The second tag identifier transmitted from the storage provided with means for storing the binder and reading and transmitting the second tag identifier written in the second RFID tag attached to the binder is received. Receiving means;
The storage unit information storage unit that stores the second tag identifier received by the reception unit and the information for specifying the storage in the document storage unit in association with each other. Document management device.
前記文書を収納するとともに該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第1のタグ識別子を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した第1のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。 Document storage means for storing the document data representing the contents of the document in association with the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document;
The first tag identifier transmitted from the storage having the means for storing the document and reading and transmitting the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document is received. Receiving means;
A document management apparatus comprising: a storage information storage unit that stores the first tag identifier received by the reception unit in association with information specifying the storage in the document storage unit.
前記タグ識別子生成手段で生成された第1のタグ識別子を前記第1のRFIDタグに書き込む書込手段と
を有することを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理装置。 Tag identifier generating means for generating a first tag identifier for uniquely identifying the first RFID tag;
5. The document management apparatus according to claim 1, further comprising: a writing unit that writes the first tag identifier generated by the tag identifier generation unit to the first RFID tag.
前記文書に添付するフェイスシート表面に、前記文書識別子生成手段で生成された文書識別子を表す画像を形成する画像形成手段と
を有し、
前記文書記憶手段は、前記文書識別子生成手段で生成された文書識別子を前記文書データと対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理装置。 Document identifier generating means for generating a document identifier for uniquely identifying a document;
An image forming means for forming an image representing the document identifier generated by the document identifier generating means on a face sheet surface attached to the document;
5. The document management apparatus according to claim 1, wherein the document storage unit stores the document identifier generated by the document identifier generation unit in association with the document data.
前記文書記憶手段は、前記情報抽出手段で抽出された情報を前記文書データと対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理装置。 Having information extracting means for extracting information representing the characteristics of the document by analyzing the image represented by the document data;
5. The document management apparatus according to claim 1, wherein the document storage unit stores information extracted by the information extraction unit in association with the document data.
前記文書記憶手段は、受信された第1のタグ識別子または第2のタグ識別子と前記収納庫を特定する収納庫情報とを対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項3または4のいずれかに記載の文書管理装置。 The receiving means receives the first tag identifier or the second tag identifier periodically transmitted from the storage,
The document storage means stores the received first tag identifier or second tag identifier and storage information for identifying the storage in association with each other. Document management device described in 1.
前記文書記憶手段は、前記文書取得手段で生成した文書データと、前記文書に添付するフェイスシートに付されたRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子とを対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書管理装置。 A document acquisition unit that reads the document and generates document data representing an image of the document;
The document storage means stores the document data generated by the document acquisition means and the first tag identifier written in the RFID tag attached to the face sheet attached to the document in association with each other. The document management apparatus according to claim 1.
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、前記受信ステップで受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定ステップと、
前記文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を対応付けて記憶した記憶内容から、前記受信ステップで受信した前記第1のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定ステップで特定した処理内容に基づいて処理を施す処理ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。 A receiving step of receiving a first tag identifier read from a first RFID tag attached to a document by an external device and identification information for identifying the external device;
A process content specifying step for specifying a process content corresponding to the identification information received in the receiving step based on a stored content in which a process content corresponding to the identification information is stored in advance;
The first data received in the reception step is stored in association with the document data representing the content of the document and the stored content in association with the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document. And a processing step of extracting document data corresponding to the tag identifier and performing processing on the document data based on the processing content specified in the processing content specifying step.
前記読取ステップで読み取った第1のタグ識別子、第2のタグ識別子、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する対応付けステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。 A first tag identifier written in a first RFID tag attached to a document, and a second tag identifier written in a second RFID tag attached to a binder in which the document is stored; A reading step for reading
A document management method comprising: associating and storing the first tag identifier, the second tag identifier, and the document data representing the content of the document that are read in the reading step.
前記受信ステップで受信した第1のタグ識別子、前記収納庫を特定する情報、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する記憶ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。 Reception for receiving a first tag identifier transmitted from a storage unit that stores a document and includes means for reading and transmitting a first tag identifier written in a first RFID tag attached to the document. Steps,
A document management method comprising: storing a first tag identifier received in the reception step, information for specifying the storage, and document data representing the content of the document in association with each other.
文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
外部装置が前記第1のRFIDタグから読み取った第1のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、
前記受信手段が受信した前記第1のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段
として機能させるためのプログラム。 Computer equipment,
Document storage means for storing the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other;
Receiving means for receiving a first tag identifier read by the external device from the first RFID tag and identification information for identifying the external device;
Processing contents according to the identification information are stored in advance, and based on the stored contents, processing contents specifying means for specifying the processing contents corresponding to the identification information received by the receiving means;
The document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving unit is extracted from the storage content of the document storage unit, and the document data is processed based on the processing content specified by the processing content specifying unit. A program for functioning as processing means.
文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
RFIDタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、
前記第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第2のRFIDタグに書き込まれている第2のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第1のタグ識別子と第2のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段
として機能させるためのプログラム。 Computer equipment,
Document storage means for storing the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other;
Reading means for reading data written in the RFID tag;
The reading means includes a first tag identifier written in the first RFID tag and a second tag identifier written in a second RFID tag attached to a binder storing the document. A program for causing the first tag identifier and the second tag identifier read in step 1 to correspond to each other and to be stored in the document storage unit.
文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、
前記文書を収納するとともに該文書に付された第1のRFIDタグに書き込まれている第1のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第1のタグ識別子を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した第1のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段
として機能させるためのプログラム。 Computer equipment,
Document storage means for storing the document data representing the contents of the document in association with the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document;
The first tag identifier transmitted from the storage having the means for storing the document and reading and transmitting the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document is received. Receiving means;
A program for causing the first tag identifier received by the receiving unit and information for specifying the storage to be associated with each other and stored in the document storage unit to function as storage unit information storage unit.
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