JP2005352671A

JP2005352671A - Device and method for document management, and program

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Publication number: JP2005352671A
Application number: JP2004171480A
Authority: JP
Inventors: Masahiro Kato; 雅弘加藤; Katsuhiko Itonori; 勝彦糸乘; Hiroaki Ikegami; 博章池上; Hideaki Ashikaga; 英昭足利; Shunichi Kimura; 俊一木村; Masaki Satake; 雅紀佐竹; Hiroki Yoshimura; 宏樹吉村
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-06-09
Filing date: 2004-06-09
Publication date: 2005-12-22

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To easily perform unified management of a paper document and data when the paper document and the data representing the paper document are saved. <P>SOLUTION: A receiving means 109 receives a 1st tag identifier that an external device reads out of a 1st RFID tag attached to a document and identification information for identifying the external device. Then a processing content specifying means 110 specifies processing contents corresponding to the identification information received by the receiving means 109 based upon storage contents obtained by previously storing processing contents corresponding to the identification information. Then document data corresponding to the 1st tag identification received by the receiving means 109 are extracted from the storage contents of a storage means 104 and then processed based upon processing contents specified by the processing content specifying means 110. <P>COPYRIGHT: (C)2006,JPO&NCIPI

Description

本発明は、紙等に記録された文書とその文書を表すデータとを保存する技術に関する。 The present invention relates to a technique for storing a document recorded on paper or the like and data representing the document.

紙に印刷された文書を保存するにあたっては、保管場所の確保、文書管理の手間など。様々な問題がある。これらの問題を解決するために、紙文書をスキャナで読み取ることによって電子化し、記憶装置に格納する、いわゆる電子ファイリングが行われるようになった。電子ファイリングによれば、紙文書を保存する場合と比べて少ないスペースで大量のデータを保存することができる。また、文書に関するデータを記憶したデータベースを作成することによって、データの検索・抽出が容易になるという利点もある。 When saving a document printed on paper, it is necessary to secure a storage location and to manage the document. There are various problems. In order to solve these problems, so-called electronic filing has been performed in which a paper document is digitized by being read by a scanner and stored in a storage device. According to electronic filing, a large amount of data can be stored in a smaller space than when a paper document is stored. In addition, by creating a database that stores data related to documents, there is an advantage that data can be easily retrieved and extracted.

ところが、実際には、文書を電子化したにも関わらず、紙文書を廃棄せずに保存しておくケースが少なくない。原本が保存されていれば記憶装置に障害が起こった場合でも安心である。また、手早くページをめくって必要箇所を探し出すことができるといった紙媒体ならではの使い勝手の良さがある。また、原本自体が資料的価値を有するために廃棄できないというケースもある。このような理由から、紙文書とそれを電子化した電子データとをともに保存しておくということが行われる。 However, in practice, there are many cases where paper documents are stored without being discarded, even though the documents are digitized. If the original is preserved, it is safe even if a storage device fails. In addition, there is a usability that is unique to a paper medium, such that a page can be quickly turned to find a necessary part. In some cases, the original document itself cannot be discarded because it has material value. For this reason, a paper document and electronic data obtained by digitizing it are stored together.

ところで、紙文書の保存においては、紙文書が必要になったときにその保管場所がわかるように、保管場所を表す情報をデータベースに書き込むなどの処置が取られる。しかしながら、現実には、紙文書の使用後に誤って所定の保管場所と異なる場所に返却してしまい、次回の使用の際にその紙文書の所在がわからなくなってしまうといった事態が生じ得る。そこで、このような問題を解決するための技術が提案されている。例えば、特許文献１に記載の技術では、紙文書にＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）タグを付しておき、紙文書を電子化して得られた電子データとタグのＩＤとを記憶手段に記憶させておく。紙文書を収納する書棚にはタグのＩＤを読み取るタグリーダが設けられており、紙文書が書棚に収納されたときに、タグのＩＤと位置情報を読み取って記憶手段に記憶させる。これによって、任意の場所に収納された紙文書の位置を表す情報が記憶され、タグのＩＤを用いて紙文書の収納場所を知ることができるようになる。 By the way, in storing a paper document, a measure such as writing information representing the storage location in a database is taken so that the storage location can be known when the paper document becomes necessary. However, in reality, there is a possibility that after a paper document is used, it is accidentally returned to a location different from a predetermined storage location, and the location of the paper document is lost at the next use. Therefore, techniques for solving such problems have been proposed. For example, in the technique described in Patent Document 1, an RFID (Radio Frequency Identification) tag is attached to a paper document, and electronic data obtained by digitizing the paper document and the ID of the tag are stored in a storage unit. deep. A tag reader for reading the tag ID is provided in the bookcase for storing the paper document, and when the paper document is stored in the bookcase, the tag ID and position information are read and stored in the storage means. As a result, information indicating the position of the paper document stored in an arbitrary location is stored, and the storage location of the paper document can be known using the tag ID.

しかし、紙文書と電子データとの保存においてはさらに問題点がある。例えば、紙文書の新規登録や削除などを行う場合に、当該紙文書に対応する電子データの作成・格納または破棄、データベースの更新などの作業を行わなければならず面倒である。
特開２００３−２４２１５８号公報 However, there are further problems in storing paper documents and electronic data. For example, when a new registration or deletion of a paper document is performed, operations such as creation / storage or destruction of electronic data corresponding to the paper document and database update must be performed.
JP 2003-242158 A

本発明は、上述した背景の下になされたものであり、紙文書とその紙文書を表すデータを保存する際に、紙文書とデータとを容易に一元管理することのできる技術の提供を目的とする。 The present invention has been made under the background described above, and it is an object of the present invention to provide a technique capable of easily and centrally managing a paper document and data when storing the paper document and data representing the paper document. And

上述の課題を解決するために、本発明は、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、外部装置が前記第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、前記受信手段が受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、受信手段が、外部装置が文書に付された第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する。次に、処理内容特定手段が、識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、受信手段で受信した識別情報に対応する処理内容を特定する。そして、処理手段が、文書記憶手段の記憶内容から、受信手段で受信した第１のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、処理内容特定手段で特定した処理内容に基づいて処理を施す。 In order to solve the above-described problems, the present invention relates to a document that stores document data representing the contents of a document in association with the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document. The storage means, the receiving means for receiving the first tag identifier read from the first RFID tag by the external device and the identification information for identifying the external device, and the processing content corresponding to the identification information are stored in advance. Based on this stored content, the processing content specifying means for specifying the processing content corresponding to the identification information received by the receiving means, and the document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving means are stored in the document A document tube having processing means for extracting from the storage content of the storage means and processing the document data based on the processing content specified by the processing content specifying means To provide a device.
According to the document management apparatus, first, the receiving unit receives the first tag identifier read from the first RFID tag attached to the document by the external apparatus and the identification information for identifying the external apparatus. Next, the processing content specifying unit specifies the processing content corresponding to the identification information received by the receiving unit, based on the stored content in which the processing content corresponding to the identification information is stored in advance. Then, the processing means extracts document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving means from the storage contents of the document storage means, and converts the document data to the processing contents specified by the processing content specifying means. Process based on.

また、本発明は、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、前記第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、読取手段が、文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを読み取る。そして、対応付け手段が、読取手段で読み取った第１のタグ識別子、第２のタグ識別子、および文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する。 Further, the present invention relates to document storage means for storing document data representing the content of a document and a first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with the RFID tag. Reading means for reading written data, a first tag identifier written to the first RFID tag, and a second RFID tag attached to a binder storing the document A second tag identifier that is read by the reading unit, and the first tag identifier and the second tag identifier that are read are associated with each other and stored in the document storage unit. A document management apparatus is provided.
According to the document management apparatus, first, the reading means has the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document and the second tag attached to the binder storing the document. And the second tag identifier written in the RFID tag. Then, the association unit stores the first tag identifier, the second tag identifier, and the document data representing the content of the document read by the reading unit in association with each other.

また、本発明は、文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、前記文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した第１のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
上記の文書管理装置によれば、まず、受信手段が、文書を収納するとともに文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する。そして、収納庫情報記憶手段が、受信手段により受信した第１のタグ識別子、収納庫を特定する情報、および文書の内容を表す文書データを対応付けて文書記憶手段に記憶させる。 The present invention also relates to a document storage means for storing document data representing the content of a document in association with a first tag identifier written in a first RFID tag attached to the document, and the document And receiving means for receiving the first tag identifier transmitted from the storage provided with means for reading and transmitting the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document And a storage information storage means for storing the first tag identifier received by the receiving means and the information for specifying the storage in the document storage means in association with each other. provide.
According to the document management apparatus, first, the receiving unit stores the document and also includes a unit that reads and transmits the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document. The first tag identifier transmitted from the warehouse is received. Then, the storage information storage unit stores the first tag identifier received by the reception unit, information for specifying the storage, and document data representing the content of the document in the document storage unit in association with each other.

また、本発明は、外部装置が文書に付された第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信ステップと、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、前記受信ステップで受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定ステップと、前記文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶した記憶内容から、前記受信ステップで受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定ステップで特定した処理内容に基づいて処理を施す処理ステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。 In addition, the present invention provides a reception step of receiving a first tag identifier read from a first RFID tag attached to a document by an external device and identification information for identifying the external device, and according to the identification information A processing content specifying step for specifying the processing content corresponding to the identification information received in the receiving step based on the stored content in which the processing content is stored in advance, document data representing the content of the document, and the document Document data corresponding to the first tag identifier received in the receiving step is extracted from the stored contents in which the first tag identifier written in the first RFID tag is stored in association with each other. On the other hand, there is provided a document management method comprising a processing step for performing processing based on the processing content specified in the processing content specifying step.

また、本発明は、文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを読み取る読取ステップと、前記読取ステップで読み取った第１のタグ識別子、第２のタグ識別子、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する対応付けステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。 In the present invention, the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document and the second RFID tag attached to the binder storing the document are written. A reading step of reading the second tag identifier, and an association step of storing the first tag identifier read in the reading step, the second tag identifier, and document data representing the content of the document in association with each other. A document management method is provided.

また、本発明は、文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信ステップと、前記受信ステップで受信した第１のタグ識別子、前記収納庫を特定する情報、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する記憶ステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。 According to the present invention, the first tag transmitted from the storage unit that stores the document and includes means for reading and transmitting the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document. A receiving step for receiving a tag identifier; and a storing step for storing the first tag identifier received in the receiving step, information for specifying the storage, and document data representing the contents of the document in association with each other. A document management method is provided.

また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、外部装置が前記第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、前記受信手段が受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段として機能させるためのプログラムを提供する。 According to another aspect of the present invention, there is provided a document storage means for storing in a computer device the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other. , A first tag identifier read from the first RFID tag by the external device, and a receiving means for receiving identification information for identifying the external device, and processing contents corresponding to the identification information are stored in advance and stored. Based on the content, the processing content specifying means for specifying the processing content corresponding to the identification information received by the receiving means, and the document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving means are stored in the document storage means. A program for extracting a stored content and causing the document data to function as a processing unit that performs processing based on the processing content specified by the processing content specifying unit. Subjected to.

また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、前記第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段として機能させるためのプログラムを提供する。 According to another aspect of the present invention, there is provided a document storage means for storing in a computer device the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other. Reading means for reading data written in the RFID tag, a first tag identifier written in the first RFID tag, and a second RFID tag attached to a binder storing the document The second tag identifier written in the file is read by the reading unit, and the read first tag identifier and the second tag identifier are associated with each other and stored in the document storage unit. Provide a program.

また、本発明は、コンピュータ装置に、文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、前記文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した第１のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段として機能させるためのプログラムを提供する。 According to another aspect of the present invention, there is provided a document storage means for storing document data representing the contents of a document in association with a first tag identifier written in a first RFID tag attached to the document. And a first tag identifier transmitted from a storage provided with means for storing the document and reading and transmitting a first tag identifier written on a first RFID tag attached to the document. Provided is a program for functioning as a receiving unit for receiving, and a storage information storing unit for storing the first tag identifier received by the receiving unit and the information for specifying the storing unit in association with each other in the document storing unit. To do.

本発明によれば、紙文書とその紙文書を表すデータを保存する際に、紙文書とデータとを容易に一元管理することができる。 According to the present invention, when storing a paper document and data representing the paper document, the paper document and the data can be easily managed in an integrated manner.

以下、図面を参照して、本発明の実施形態について説明する。
＜構成＞
図１は、本発明の実施形態の全体構成を示す図である。本発明は、文書管理装置１０、記憶装置４０、収納庫７０、外部装置８０、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）９０から構成されている。
図２は、文書管理装置１０のハードウェア構成を示す図である。ＲＯＭ（Read Only Memory）１３または記憶部１４には、ＯＳ（Operating System）等のプログラムが記憶されている。ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１は、プログラムを読み出して実行することにより、文書管理装置１０の各部を制御する。ＲＡＭ（Random Access Memory）１２は、ＣＰＵ１１がプログラムを展開して実行するためのワークエリアとなる。記憶部１４は例えばハードディスクドライブであり、後述する文書管理の手順を記述したプログラムが記憶されている。通信Ｉ／Ｆ（インターフェイス）１５は、文書管理装置１０と外部の機器との間でのデータの送受信を仲介する。指示入力部１６は、キーボード、タッチパネル機能を備えた液晶パネルなど（図示省略）からなり、文書管理装置１０を操作するための指示を入力することができる。 Embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings.
<Configuration>
FIG. 1 is a diagram showing an overall configuration of an embodiment of the present invention. The present invention includes a document management apparatus 10, a storage device 40, a storage 70, an external device 80, and a PC (personal computer) 90.
FIG. 2 is a diagram illustrating a hardware configuration of the document management apparatus 10. A ROM (Read Only Memory) 13 or a storage unit 14 stores a program such as an OS (Operating System). A CPU (Central Processing Unit) 11 controls each unit of the document management apparatus 10 by reading and executing a program. A RAM (Random Access Memory) 12 serves as a work area for the CPU 11 to develop and execute a program. The storage unit 14 is, for example, a hard disk drive, and stores a program describing a document management procedure to be described later. The communication I / F (interface) 15 mediates data transmission / reception between the document management apparatus 10 and an external device. The instruction input unit 16 includes a keyboard, a liquid crystal panel having a touch panel function, and the like (not shown), and can input an instruction for operating the document management apparatus 10.

画像読取部５０は、文書を光学的に読み取って、ビットマップ形式の画像データからなる文書データを生成するスキャナである。画像読取部５０は、プラテン、光源、受光素子、信号処理部（図示省略）を有し、プラテン上に載置された文書に光源により光を照射し、その反射光を受光素子で受光し、画像信号を生成する。そして、この画像信号を信号処理部で画像データに変換して出力する。 The image reading unit 50 is a scanner that optically reads a document and generates document data composed of bitmap format image data. The image reading unit 50 includes a platen, a light source, a light receiving element, and a signal processing unit (not shown). The document placed on the platen is irradiated with light from the light source, and the reflected light is received by the light receiving element. An image signal is generated. Then, the image signal is converted into image data by the signal processing unit and output.

画像形成部６０は、例えば電子写真方式によって画像を形成するプリンタであり、画像データに基づいて記録シート表面にトナー像を形成する。
給紙部１７は、記録シートを収納する複数のトレイ（図示省略）を備えている。複数のトレイのうちの１つには、後述するフェイスシートが収納されており、他のトレイには通常の記録紙が収納されている。
文書管理装置１０には、通信Ｉ／Ｆ１５を介して記憶装置４０が接続されている。記憶装置４０はハードディスクドライブを備え、文書ＤＢ（データベース）が記憶されている。文書ＤＢには、文書管理装置１０から送信された文書データおよびそれに関連するデータが対応付けられて格納される。 The image forming unit 60 is a printer that forms an image by, for example, an electrophotographic method, and forms a toner image on the surface of the recording sheet based on the image data.
The paper feeding unit 17 includes a plurality of trays (not shown) that store recording sheets. One of the plurality of trays stores a face sheet, which will be described later, and the other tray stores normal recording paper.
A storage device 40 is connected to the document management apparatus 10 via the communication I / F 15. The storage device 40 includes a hard disk drive and stores a document DB (database). In the document DB, document data transmitted from the document management apparatus 10 and data related thereto are stored in association with each other.

図３は、文書ＤＢの構成を示す図である。文書ＤＢには、文書を一意に識別する文書識別子、当該文書に添付されたフェイスシートに付されているＲＦＩＤタグに書き込まれているタグ識別子、当該文書のタイトル、当該文書の保管場所、当該文書に施された処理の内容、当該文書を格納したバインダに付されているＲＦＩＤタグに書き込まれているタグ識別子、およびバインダのタイトルが当該文書を表す文書データと対応付けられて記憶されている。 FIG. 3 is a diagram showing the configuration of the document DB. The document DB includes a document identifier for uniquely identifying a document, a tag identifier written on an RFID tag attached to a face sheet attached to the document, a title of the document, a storage location of the document, the document , The tag identifier written in the RFID tag attached to the binder storing the document, and the title of the binder are stored in association with the document data representing the document.

文書管理装置１０には、ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取るタグリーダ２０および２１と、ＲＦＩＤタグにデータを書き込むタグライタ２２が備えられている。タグリーダ２０は画像読取部５０の近傍に設けられており、画像読取部５０のプラテン上に文書または文書の格納されたバインダが載置されたときに、文書に添付されているフェイスシートに付されているＲＦＩＤタグまたはバインダに付されているＲＦＩＤタグからデータを読み取る。一方、タグリーダ２１およびタグライタ２２は、画像形成部６０の近傍に設けられている。 The document management apparatus 10 includes tag readers 20 and 21 that read data written in an RFID tag, and a tag writer 22 that writes data in the RFID tag. The tag reader 20 is provided in the vicinity of the image reading unit 50, and is attached to a face sheet attached to the document when the document or a binder storing the document is placed on the platen of the image reading unit 50. Data is read from the RFID tag attached to the RFID tag or the binder attached to the binder. On the other hand, the tag reader 21 and the tag writer 22 are provided in the vicinity of the image forming unit 60.

文書管理装置１０は、ＣＰＵ１１がプログラムを実行することによって図４に示す各手段として機能する。
文書取得手段１０１は、文書を読み取ることにより生成された文書データを取得する手段である。具体的には、ＣＰＵ１１が画像読取部５０を制御することによって画像読取部５０に文書を読み取らせ、読み取った文書を表す文書データを生成させる。
文書識別子生成手段１０２は、文書を一意に識別する文書識別子を生成する手段である。文書識別子生成手段１０２は、予め定められたコード体系に従って、文書を一意に識別する文書識別子を生成する。このコード体系は、文書ＤＢに登録された順番を表す通し番号でもよいし、ユーザが任意に定めたコード体系でもよい。 The document management apparatus 10 functions as each unit shown in FIG. 4 when the CPU 11 executes a program.
The document acquisition unit 101 is a unit that acquires document data generated by reading a document. Specifically, the CPU 11 controls the image reading unit 50 to cause the image reading unit 50 to read a document and generate document data representing the read document.
The document identifier generation unit 102 is a unit that generates a document identifier that uniquely identifies a document. The document identifier generation unit 102 generates a document identifier that uniquely identifies a document according to a predetermined code system. This code system may be a serial number indicating the order registered in the document DB, or may be a code system arbitrarily determined by the user.

タグ識別子生成手段１０３は、文書に添付するフェイスシートに付されたＲＦＩＤタグを一意に識別するタグ識別子を生成する手段である。
記憶手段１０４は、文書データとタグ識別子と文書識別子とを対応付けて記憶する手段である。具体的には、ＣＰＵ１１は、文書データとタグ識別子と文書識別子とを対応付けて記憶装置４０に出力する。記憶装置４０には文書ＤＢが記憶されており、記憶手段１０４から出力された文書データとタグ識別子と文書識別子とが対応付けられて文書ＤＢに記憶される。 The tag identifier generation unit 103 is a unit that generates a tag identifier that uniquely identifies an RFID tag attached to a face sheet attached to a document.
Storage means 104 is means for storing document data, a tag identifier, and a document identifier in association with each other. Specifically, the CPU 11 associates the document data, the tag identifier, and the document identifier and outputs them to the storage device 40. The storage device 40 stores a document DB, and the document data output from the storage unit 104, the tag identifier, and the document identifier are associated with each other and stored in the document DB.

書込手段１０５は、タグライタ２２を用いてＲＦＩＤタグにデータを書き込む手段である。
読取手段１０６は、タグリーダ２０または２１を用いてＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る手段である。
画像形成手段１０７は、画像形成部６０を用いてフェイスシート表面に画像を形成する手段である。具体的には、ＣＰＵ１１が画像形成部６０に文書データを供給し、供給された文書データに基づいて画像形成部６０が記録シート表面に画像を形成する。 The writing means 105 is means for writing data to the RFID tag using the tag writer 22.
The reading unit 106 is a unit that reads data written in the RFID tag using the tag reader 20 or 21.
The image forming unit 107 is a unit that forms an image on the face sheet surface using the image forming unit 60. Specifically, the CPU 11 supplies document data to the image forming unit 60, and the image forming unit 60 forms an image on the surface of the recording sheet based on the supplied document data.

情報抽出手段１０８は、文書データで表される文書画像を解析し、当該文書の特徴を表す情報を抽出する手段である。情報抽出手段１０８は、公知のレイアウト解析手法によって文書のレイアウトを解析し、さらに、公知の文字認識手段を用いて文字列を抽出し、文書のタイトル、見出し、図表のタイトルなどの情報を抽出する。そして、抽出された情報を表す画像が画像形成部６０によってフェイスシート表面に形成される。あるいは、抽出された情報がフェイスシートに付されたＲＦＩＤタグに書込手段１０５によって書き込まれる。あるいは、抽出された情報が記憶手段１０４により文書データと対応付けられて記憶装置４０に出力される。
受信手段１０９は、外部から送信されたデータを受信する手段である。具体的には、受信手段１０９は、文書を収納する収納庫７０、文書に予め定められた処理を施す外部装置８０などから送信されたデータを受信する。 The information extraction unit 108 is a unit that analyzes a document image represented by document data and extracts information representing the characteristics of the document. The information extraction unit 108 analyzes the layout of the document by a known layout analysis method, further extracts a character string using a known character recognition unit, and extracts information such as the document title, heading, and chart title. . Then, an image representing the extracted information is formed on the face sheet surface by the image forming unit 60. Alternatively, the extracted information is written into the RFID tag attached to the face sheet by the writing means 105. Alternatively, the extracted information is associated with the document data by the storage unit 104 and output to the storage device 40.
The receiving means 109 is means for receiving data transmitted from the outside. Specifically, the receiving unit 109 receives data transmitted from the storage 70 that stores the document, the external device 80 that performs predetermined processing on the document, and the like.

処理内容特定手段１１０は、外部装置８０を識別する識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する手段である。具体的には、外部装置８０を識別する識別情報と当該外部装置８０に応じた処理内容とを対応付けた処理内容テーブルが記憶部１４に記憶されている。外部装置８０から送信された識別情報が受信手段１０９によって受信されると、ＣＰＵ１１は、この識別情報に対応する処理内容を処理内容テーブルから抽出し、抽出された処理内容に基づいて文書データに対して処理を行う。 The processing content specifying unit 110 is a unit that previously stores processing content corresponding to identification information for identifying the external device 80 and specifies processing content corresponding to the identification information received by the receiving unit based on the stored content. . Specifically, a processing content table in which identification information for identifying the external device 80 and processing content corresponding to the external device 80 are associated with each other is stored in the storage unit 14. When the identification information transmitted from the external device 80 is received by the receiving means 109, the CPU 11 extracts the processing content corresponding to this identification information from the processing content table, and the document data based on the extracted processing content. Process.

外部装置８０は、例えば後述するシュレッダ８１である。処理内容テーブルには、シュレッダ８１を表す識別情報に対応する処理内容として、「文書データの破棄」が記憶されている。外部装置８０の他の例としては、記録紙を一対のフィルムの間に封入するラミネータ、記録紙にパンチ孔を空けるパンチャ、記録紙を束ねてステイプル針によって綴じるステイプラ、印鑑などが挙げられる。これらの外部装置８０は、タグリーダおよび通信制御部を備え、文書に処理を施すとともに、文書に添付されているフェイスシートのＲＦＩＤタグから読み取ったタグ識別子を文書管理装置１０に送信する。例えば、外部装置８０がラミネータの場合には、当該文書データを読み取り専用とすることを表す情報を文書ＤＢに書き込む。外部装置８０が印鑑の場合、この印鑑は、タグリーダおよび通信制御部に加えて、当該印鑑の使用者を識別する印鑑情報を記憶している。また、文書管理装置１０は、予め各印鑑情報に対応する印鑑の画像データを記憶部１４に記憶している。印鑑は、文書に添付されたフェイスシートのＲＦＩＤタグからタグ識別子を読み取り、このタグ識別子と印鑑情報とを文書管理装置１０に送信する。ＣＰＵ１１は、印鑑から送信された印鑑情報に対応する画像データを記憶部１４から読み出して、この画像データに基づいて文書画像の所定の位置に印鑑の画像を配した文書データを作成して文書ＤＢに記憶させる。 The external device 80 is, for example, a shredder 81 described later. In the processing content table, “discard document data” is stored as the processing content corresponding to the identification information representing the shredder 81. Other examples of the external device 80 include a laminator that encloses the recording paper between a pair of films, a puncher that punches the recording paper, a stapler that binds the recording paper and binds it with a staple, and a seal. These external devices 80 include a tag reader and a communication control unit, process the document, and transmit the tag identifier read from the RFID tag on the face sheet attached to the document to the document management device 10. For example, when the external device 80 is a laminator, information indicating that the document data is read-only is written in the document DB. When the external device 80 is a seal stamp, the seal stamp stores seal stamp information for identifying the user of the seal stamp in addition to the tag reader and the communication control unit. Further, the document management apparatus 10 stores in advance the image data of the seal corresponding to each seal information in the storage unit 14. The seal stamp reads the tag identifier from the RFID tag on the face sheet attached to the document, and transmits the tag identifier and the seal stamp information to the document management apparatus 10. The CPU 11 reads out image data corresponding to the seal stamp information transmitted from the seal stamp from the storage unit 14, creates document data in which the seal stamp image is arranged at a predetermined position of the document image based on the image data, and creates the document DB. Remember me.

図５は、本実施形態におけるフェイスシート３０の例を示す図である。フェイスシート３０は、文書に添付する表紙であり、例えば、ＪＩＳ（日本工業規格）Ａ４サイズの紙、プラスチックフィルムなど任意の材料で作成されている。フェイスシート３０の表面の底辺付近にはＲＦＩＤタグ３１が付されている。ＲＦＩＤタグ３１は、書き込まれたデータを保持する不揮発性の半導体メモリ、アンテナまたはアンテナとして機能するコイル等（図示省略）からなり、外部の機器との間でマイクロ波、誘導電磁界等を用いて通信を行うことができる。フェイスシート３０にＲＦＩＤタグ３１を付す方法はいかなる方法を用いてもよい。例えば、粘着性を有する材料で両者を接着してもよいし、フェイスシート３０に半導体メモリおよびアンテナからなる回路基板を印刷してもよい。あるいは、超小型のＲＦＩＤタグを紙の繊維の間に埋め込んでもよい。 FIG. 5 is a diagram illustrating an example of the face sheet 30 in the present embodiment. The face sheet 30 is a cover attached to a document, and is made of any material such as JIS (Japanese Industrial Standards) A4 size paper or plastic film. An RFID tag 31 is attached near the bottom of the surface of the face sheet 30. The RFID tag 31 includes a nonvolatile semiconductor memory that holds written data, an antenna or a coil that functions as an antenna (not shown), and uses microwaves, induction electromagnetic fields, and the like with an external device. Communication can be performed. Any method may be used for attaching the RFID tag 31 to the face sheet 30. For example, both may be bonded with an adhesive material, or a circuit board including a semiconductor memory and an antenna may be printed on the face sheet 30. Alternatively, an ultra-small RFID tag may be embedded between paper fibers.

図６は、複数の文書を綴じて保存するためのバインダ３５の例を示す図である。バインダは、文書に開けられたパンチ孔にリング状または棒状の部材を挿通させることにより、複数の文書をまとめて保管することができる。バインダ３５には、フェイスシート３０に付されているのと同様の構成を有するＲＦＩＤタグ３６が付されている。
図７は、外部装置８０の一例であるシュレッダ８１の構成を示す図である。シュレッダ８１の筐体８２上部には切断する文書を挿入するための挿入口８３が設けられており、挿入口８３の近傍にはＲＦＩＤタグからデータを読み取るタグリーダ８４、読み取られたデータを送信する通信制御部８５が設けられている。シュレッダ８１は通信制御部８５を介して文書管理装置１０と接続されており、文書管理装置１０にデータを送信可能となっている。筐体８２内部には搬送機構８６、カッタ８７、切り屑をためておくための屑箱８８が設けられている。 FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the binder 35 for binding and storing a plurality of documents. The binder can store a plurality of documents collectively by inserting a ring-shaped or bar-shaped member through a punch hole formed in the document. An RFID tag 36 having the same configuration as that attached to the face sheet 30 is attached to the binder 35.
FIG. 7 is a diagram illustrating a configuration of a shredder 81 that is an example of the external device 80. An insertion port 83 for inserting a document to be cut is provided on the upper portion of the housing 82 of the shredder 81. A tag reader 84 for reading data from an RFID tag and a communication for transmitting the read data are provided in the vicinity of the insertion port 83. A control unit 85 is provided. The shredder 81 is connected to the document management apparatus 10 via the communication control unit 85 and can transmit data to the document management apparatus 10. Inside the housing 82, a transport mechanism 86, a cutter 87, and a waste box 88 for storing chips are provided.

図８は、収納庫７０の構成を示す図である。収納庫７０は、左右の側板７１、天板７２、底板７３、棚板７４から構成されている。収納庫７０内部は、１または複数の棚板７４によって区切られている。図９は棚板７４の構成を示す図である。なお、底板７３は棚板７４の機能も兼ね備えているため、これ以降の説明においては、棚板７４と底板７３とを棚板７４と総称する。棚板７４の各々には、ＲＦＩＤタグからデータを読み取るタグリーダ７５およびアンテナ７６、読み取られたデータを送信する通信制御部７７が設けられている。タグリーダ７５は、収納庫７０に収納されている文書のフェイスシート３０あるいはバインダ３５に付されているＲＦＩＤタグ３１あるいは３６からタグ識別子を一定時間間隔で読み取り、読み取ったタグ識別子と当該収納庫７０を識別する情報、例えば予め収納庫に与えられた識別番号を文書管理装置１０に送信する。 FIG. 8 is a diagram showing the configuration of the storage 70. The storage 70 includes left and right side plates 71, a top plate 72, a bottom plate 73, and a shelf plate 74. The interior of the storage 70 is partitioned by one or a plurality of shelf boards 74. FIG. 9 is a diagram showing the configuration of the shelf board 74. Since the bottom plate 73 also has the function of the shelf plate 74, the shelf plate 74 and the bottom plate 73 are collectively referred to as the shelf plate 74 in the following description. Each of the shelf boards 74 is provided with a tag reader 75 and an antenna 76 that read data from the RFID tag, and a communication control unit 77 that transmits the read data. The tag reader 75 reads the tag identifier from the RFID tag 31 or 36 attached to the face sheet 30 or the binder 35 of the document stored in the storage 70 at regular time intervals, and reads the read tag identifier and the storage 70. Information for identifying, for example, an identification number previously assigned to the storage is transmitted to the document management apparatus 10.

＜動作＞
次に、上記の構成を有する文書管理装置１０の動作について説明する。なお、文書管理装置１０はＣＰＵ１１がプログラムを実行することによって動作する装置であるから、以下の説明においては動作の主体をＣＰＵ１１とする。 <Operation>
Next, the operation of the document management apparatus 10 having the above configuration will be described. Note that the document management apparatus 10 is an apparatus that operates when the CPU 11 executes a program. Therefore, in the following description, the subject of the operation is the CPU 11.

＜文書画像データの登録＞
図１０は、文書を読み取って文書データを生成し、この文書データを記憶装置４０に出力するまでのフローを示す図である。
まず、ステップＡ０１では、ＣＰＵ１１は、画像読取部５０によって文書の画像を読み取り、文書画像データを生成する。具体的には、ユーザが文書を画像読取部５０のプラテン上に載置し、指示入力部１６を用いて、文書の読み取りを表す指示を入力する。文書データはビットマップ形式の画像データであるが、公知の文字認識手段によって文書データに含まれる文字列を抽出し、この文字列を表すテキストデータを文書データとともに保存するようにしてもよい。 <Registering document image data>
FIG. 10 is a diagram showing a flow from reading a document to generating document data and outputting the document data to the storage device 40.
First, in step A01, the CPU 11 reads an image of a document by the image reading unit 50 and generates document image data. Specifically, the user places a document on the platen of the image reading unit 50 and inputs an instruction for reading the document using the instruction input unit 16. The document data is bitmap image data. However, a character string included in the document data may be extracted by a known character recognition unit, and the text data representing the character string may be stored together with the document data.

ステップＡ０２では、ＣＰＵ１１は、画像読取部５０で読み取った文書を一意に識別する文書識別子を生成する。ＣＰＵ１１は、予め定められたコード体系に従って文書識別子を生成する。文書識別子は、例えば、文書ＤＢへの登録順を表す通し番号などを用いる。
ステップＡ０３では、ＣＰＵ１１は、文書画像を解析することによって、文書の特徴を表す情報を抽出する。例えば、文書のタイトル、見出し、図表のタイトルなどの情報を抽出する。
ステップＡ０４では、ＣＰＵ１１は、画像形成部６０を用いて、文書識別子を表す画像をフェイスシート３０表面に形成する。このとき、ステップＡ０３で抽出されたタイトル等の情報を表す画像をフェイスシート３０に形成するようにしてもよい。 In step A02, the CPU 11 generates a document identifier for uniquely identifying the document read by the image reading unit 50. The CPU 11 generates a document identifier according to a predetermined code system. As the document identifier, for example, a serial number indicating the registration order in the document DB is used.
In step A03, the CPU 11 analyzes the document image to extract information representing the document characteristics. For example, information such as document titles, headings, and chart titles is extracted.
In step A <b> 04, the CPU 11 uses the image forming unit 60 to form an image representing the document identifier on the surface of the face sheet 30. At this time, an image representing information such as the title extracted in step A03 may be formed on the face sheet 30.

本実施形態においては、タグ識別子が予め書き込まれていないＲＦＩＤタグを用いることができるように、タグ識別子を生成してＲＦＩＤに書き込むことができる構成となっている。ステップＡ０５では、ＣＰＵ１１は、フェイスシート３０に付されたＲＦＩＤタグ３１を一意に識別するタグ識別子を生成する。そして、ステップＡ０６では、ＣＰＵ１１は、ステップＡ０５で生成したタグ識別子をフェイスシート３０に付されたＲＦＩＤタグ３１にタグリーダ２１を用いて書き込む。ここで、ＲＦＩＤタグ３１が十分な記憶容量を有しているならば、ステップＡ０３で抽出されたタイトル等の情報をタグ識別子とともにＲＦＩＤタグ３１に書き込むようにしてもよい。
なお、予めタグ識別子が書き込まれたＲＦＩＤタグを用いる場合には、このタグ識別子をタグリーダ２１を用いて読み取る。 In the present embodiment, the tag identifier is generated and written to the RFID so that the RFID tag to which the tag identifier is not written in advance can be used. In step A05, the CPU 11 generates a tag identifier for uniquely identifying the RFID tag 31 attached to the face sheet 30. In step A06, the CPU 11 writes the tag identifier generated in step A05 into the RFID tag 31 attached to the face sheet 30 using the tag reader 21. Here, if the RFID tag 31 has a sufficient storage capacity, information such as the title extracted in step A03 may be written to the RFID tag 31 together with the tag identifier.
When an RFID tag in which a tag identifier is written in advance is used, the tag identifier is read using the tag reader 21.

ステップＡ０７では、文書画像データを文書ＤＢに記憶させる、このとき、当該文書の文書識別子、ＲＦＩＤタグ３１に書き込まれているタグ識別子を文書データと対応付けて文書ＤＢに記憶させる。さらに、ステップＡ０３で抽出されたタイトル等の情報を文書画像データと対応付けて文書ＤＢに記憶させる。
このようにして文書ＤＢに文書画像データを記憶させることにより、紙などに記録された文書とそれに対応する文書データとを対応付けて一元管理することが可能となる。 In step A07, the document image data is stored in the document DB. At this time, the document identifier of the document and the tag identifier written in the RFID tag 31 are stored in the document DB in association with the document data. Further, information such as the title extracted in step A03 is stored in the document DB in association with the document image data.
By storing the document image data in the document DB in this way, it becomes possible to manage the document recorded on paper or the like and the corresponding document data in association with each other.

＜文書データの破棄＞
文書ＤＢを用いた文書管理の一例として、文書画像データの破棄について説明する。図１１は、文書画像データの破棄のフローを示す図である。
まず、ユーザが文書をプラテン上に載置し、指示入力部１６を用いて、文書画像データの破棄を表す指示を入力する。ステップＢ０１では、ＣＰＵ１１が文書画像データの破棄を表す指示を受け取る。 <Discard document data>
Discarding document image data will be described as an example of document management using the document DB. FIG. 11 is a diagram showing a flow of discarding document image data.
First, the user places a document on the platen, and inputs an instruction representing the destruction of the document image data using the instruction input unit 16. In step B01, the CPU 11 receives an instruction indicating the destruction of the document image data.

ステップＢ０２では、ＣＰＵ１１は、プラテン上に載置された文書のフェイスシート３０に付されたＲＦＩＤタグ３１からタグ識別子を読み取る。ステップＢ０３では、ＣＰＵ１１は、読み取ったタグ識別子を検索キーとして、文書ＤＢから該当する文書データを抽出し、この文書データを削除する。このとき、当該文書データを削除したことを表す情報を当該タグ識別子に対応付けて文書ＤＢに記憶させてもよいし、当該文書データに対応するすべてのデータを削除するようにしてもよい。 In step B02, the CPU 11 reads the tag identifier from the RFID tag 31 attached to the face sheet 30 of the document placed on the platen. In step B03, the CPU 11 extracts corresponding document data from the document DB using the read tag identifier as a search key, and deletes the document data. At this time, information indicating that the document data is deleted may be stored in the document DB in association with the tag identifier, or all data corresponding to the document data may be deleted.

ところで、文書を破棄する場合、文書が判読不能となるようにシュレッダを用いて文書を細かく切断することが行われる。本実施形態におけるシュレッダ８１を用いれば、切断した文書に対応する文書画像データも破棄することができるようになっている。
シュレッダ８１の挿入口８３から挿入された文書は、搬送機構８６により筐体８２内部に引き込まれ、カッタ８７によって切断される。このとき、文書のフェイスシート３０に付されたＲＦＩＤタグ３１に書き込まれているタグ識別子をタグリーダ８４によって読み取る。読み取られたタグ識別子は、通信制御部８５を介して文書管理装置１０に送信される。なお、このシュレッダ８１においては、文書を切断する際にＲＦＩＤタグが付された部分を他の紙片と分別して回収できる構成とすることが望ましい。 By the way, when discarding a document, the document is cut into small pieces using a shredder so that the document becomes unreadable. If the shredder 81 in this embodiment is used, the document image data corresponding to the cut document can also be discarded.
The document inserted from the insertion opening 83 of the shredder 81 is drawn into the housing 82 by the transport mechanism 86 and cut by the cutter 87. At this time, the tag identifier written in the RFID tag 31 attached to the face sheet 30 of the document is read by the tag reader 84. The read tag identifier is transmitted to the document management apparatus 10 via the communication control unit 85. The shredder 81 preferably has a configuration in which a portion with an RFID tag attached can be separated and collected when cutting a document.

シュレッダ８１から送信されたタグ識別子を受信すると、文書管理装置１０のＣＰＵ１１は、受信したタグ識別子に対応する文書データを文書ＤＢから抽出し、この文書データを削除する。このとき、文書データを削除したことを表す情報を当該タグ識別子に対応付けて文書ＤＢに記憶させてもよいし、当該文書データに対応するすべてのデータを削除するようにしてもよい。 When the tag identifier transmitted from the shredder 81 is received, the CPU 11 of the document management apparatus 10 extracts document data corresponding to the received tag identifier from the document DB, and deletes this document data. At this time, information indicating that the document data has been deleted may be stored in the document DB in association with the tag identifier, or all data corresponding to the document data may be deleted.

＜バインダ＞
次に、上述のバインダ３５を用いた文書管理について説明する。バインダ３５には１または複数の文書が綴じられている。この文書は、既に文書読取部５０で読み取られ、この文書を表す文書データが文書ＤＢに記憶されている。文書の各々には上述したフェイスシート３０が添付されており、フェイスシート３０にはＲＦＩＤタグ３１が付されている。ＲＦＩＤタグ３１には、ＲＦＩＤタグ３１を一意に識別するタグ識別子が書き込まれている。さらに、バインダ３５に付されたＲＦＩＤタグ３６に書き込まれているタグ識別子には、このＲＦＩＤタグ３６がバインダに付されたものであることを表す識別情報が付加されている。 <Binder>
Next, document management using the above-described binder 35 will be described. One or more documents are bound in the binder 35. This document has already been read by the document reading unit 50, and document data representing this document is stored in the document DB. The face sheet 30 described above is attached to each document, and the RFID tag 31 is attached to the face sheet 30. A tag identifier for uniquely identifying the RFID tag 31 is written in the RFID tag 31. Further, identification information indicating that the RFID tag 36 is attached to the binder is added to the tag identifier written in the RFID tag 36 attached to the binder 35.

さて、ユーザが文書の綴じられたバインダ３５を文書管理装置１０のプラテン上に載置し、文書およびバインダの登録を表す指示を指示入力部１６により入力する。このとき、ユーザがバインダ３５を識別するための登録番号やバインダのタイトルなどを指示入力部１６により入力してもよい。すると、バインダ３５およびフェイスシート３０に付されているＲＦＩＤタグ３６および３１からタグ識別子がタグリーダ２０によって読み取られる。または、あらかじめ定めたルールに従いバインダ名を自動的に付与してもよい。例えば、当該バインダに綴じられる文書に付されたＲＦＩＤタグ３１から読み取られた識別子に対応する文書名などに基づいてバインダ名を生成してもよい。ＣＰＵ１１は、タグリーダ２０によって読み取られたタグ識別子を受け取り、上記の識別情報の有無によって、フェイスシート３０のＲＦＩＤタグ３１から読み取られたタグ識別子（第１のタグ識別子）とバインダ３５のＲＦＩＤタグ３６から読み取られたタグ識別子（第２のタグ識別子）とを判別し、第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて文書ＤＢに記憶させる。このとき、バインダ３５の登録番号やタイトルなどの情報を第２のタグ識別子に対応付けて記憶させる。これによって、文書とバインダの対応付けがなされるから、バインダ３５の登録番号やタイトルなどの情報を検索キーとして、ユーザが所望の文書画像データを文書ＤＢから抽出することができるようになる。
また、バインダ３５に対して文書の入れ替え、追加、破棄を行った場合にも上記の処理を行うようにすれば、バインダと文書との対応を表す情報を更新することができる。 Now, the user places the binder 35 in which the document is bound on the platen of the document management apparatus 10 and inputs an instruction indicating registration of the document and the binder by the instruction input unit 16. At this time, the instruction input unit 16 may input a registration number for identifying the binder 35, a binder title, and the like. Then, the tag identifier is read by the tag reader 20 from the RFID tags 36 and 31 attached to the binder 35 and the face sheet 30. Alternatively, a binder name may be automatically assigned according to a predetermined rule. For example, the binder name may be generated based on the document name corresponding to the identifier read from the RFID tag 31 attached to the document bound to the binder. The CPU 11 receives the tag identifier read by the tag reader 20, and from the tag identifier (first tag identifier) read from the RFID tag 31 of the face sheet 30 and the RFID tag 36 of the binder 35 depending on the presence or absence of the identification information. The read tag identifier (second tag identifier) is determined, and the first tag identifier and the second tag identifier are associated with each other and stored in the document DB. At this time, information such as the registration number and title of the binder 35 is stored in association with the second tag identifier. Thus, since the document and the binder are associated with each other, the user can extract desired document image data from the document DB using information such as the registration number and title of the binder 35 as a search key.
Further, if the above processing is performed even when a document is exchanged, added, or discarded with respect to the binder 35, information indicating the correspondence between the binder and the document can be updated.

＜収納庫＞
次に、上述の収納庫７０を用いた文書管理について説明する。収納庫７０に備えられているタグリーダ７５は、収納庫７０に収納されている文書のフェイスシート３０あるいはバインダ３５に付されているＲＦＩＤタグ３１、３６からタグ識別子を一定時間間隔で読み取り、読み取ったタグ識別子と当該収納庫を識別する情報、例えば予め収納庫７０に与えられた識別番号を文書管理装置１０に送信する。文書管理装置１０のＣＰＵ１１は、収納庫７０から送信されたタグ識別子、収納庫７０の識別番号を受信し、フェイスシート３０のＲＦＩＤタグ３１から読み取られたタグ識別子（第１のタグ識別子）とバインダ３５のＲＦＩＤタグ３６から読み取られたタグ識別子（第２のタグ識別子）とを判別し、第１のタグ識別子と第２のタグ識別子と収納庫７０の識別番号とを対応付ける。そして、第１のタグ識別子に対応するデータを文書ＤＢから抽出し、抽出されたデータと収納庫から送信されたデータとを比較する。両者が相違しているならば、文書ＤＢに収納庫から送信されたデータを上書きする。また、文書ＤＢに記憶されている第１のタグ識別子に対応するデータが所定時間を超える期間受信されなかった場合には、当該第１のタグ識別子に対応する文書が収納庫７０から持ち出されたものとして、文書ＤＢに記憶されている収納庫７０の識別番号を削除する。なお、上述したデータの比較を第２のタグ識別子毎に行ってもよい。 <Storage>
Next, document management using the storage 70 will be described. The tag reader 75 provided in the storage 70 reads the tag identifier from the RFID tags 31 and 36 attached to the face sheet 30 or the binder 35 of the document stored in the storage 70 and reads the tag identifier. A tag identifier and information for identifying the storage, for example, an identification number previously given to the storage 70 are transmitted to the document management apparatus 10. The CPU 11 of the document management apparatus 10 receives the tag identifier transmitted from the storage 70 and the identification number of the storage 70, and the tag identifier (first tag identifier) and binder read from the RFID tag 31 of the face sheet 30. The tag identifier (second tag identifier) read from the 35 RFID tags 36 is discriminated, and the first tag identifier, the second tag identifier, and the identification number of the storage 70 are associated with each other. Then, data corresponding to the first tag identifier is extracted from the document DB, and the extracted data is compared with the data transmitted from the storage. If the two are different, the data transmitted from the storage is overwritten in the document DB. Further, when the data corresponding to the first tag identifier stored in the document DB has not been received for a period exceeding the predetermined time, the document corresponding to the first tag identifier is taken out of the storage 70. As an example, the identification number of the storage 70 stored in the document DB is deleted. Note that the above-described data comparison may be performed for each second tag identifier.

上記の処理によって、ユーザは、文書のタイトル、バインダ３５のタイトルなどの情報を検索キーとして、所望の文書あるいはバインダ３５が収納されている収納庫７０の識別番号を文書ＤＢから抽出することができるようになる。収納庫７０のタグリーダ７５が一定時間間隔でタグ識別子を読み取ることにより、文書ＤＢに記憶されているデータが一定時間間隔で更新される。 Through the above processing, the user can extract the identification number of the desired document or the storage 70 in which the binder 35 is stored from the document DB using information such as the document title and the title of the binder 35 as a search key. It becomes like this. When the tag reader 75 of the storage 70 reads the tag identifier at regular time intervals, the data stored in the document DB is updated at regular time intervals.

収納庫７０のタグリーダ７５でタグ識別子を読み取る時間間隔を例えば１分といった間隔に設定すると、ある収納庫７０からバインダ３５が持ち出された場合に、１分以内に文書ＤＢの情報が更新される。収納庫７０にバインダ３５が返却された場合にも同様である。あるいは、持ち出されたときと異なる収納庫７０にバインダ３５が返却された場合には、１分以内にその収納庫７０の識別番号がバインダ３５のタグ識別子と対応付けられて文書ＤＢに記憶される。タグ識別子を読み取る時間間隔を短くして常時監視するようにすれば、バインダ３５の持ち出しや返却があったのとほぼ同時に文書ＤＢの内容を更新することができる。これらは一例であり、ユーザに求められる情報の精度に応じて、１時間毎、２４時間毎など、より長い時間間隔を設定しておいてもよいし、所望の時刻を指定してもよい。あるいは、ユーザが文書ＤＢにアクセスして検索要求を入力した時点で収納庫７０のタグリーダ７５にタグ識別子を読み取らせるようにしてもよい。 When the time interval for reading the tag identifier by the tag reader 75 of the storage 70 is set to an interval such as 1 minute, for example, when the binder 35 is taken out from a certain storage 70, the information in the document DB is updated within 1 minute. The same applies when the binder 35 is returned to the storage 70. Alternatively, when the binder 35 is returned to the storage 70 different from the one taken out, the identification number of the storage 70 is associated with the tag identifier of the binder 35 and stored in the document DB within one minute. . If the time interval for reading the tag identifier is shortened and constantly monitored, the contents of the document DB can be updated almost at the same time as the binder 35 is taken out or returned. These are merely examples, and a longer time interval such as every hour or every 24 hours may be set according to the accuracy of information required by the user, or a desired time may be designated. Alternatively, the tag identifier may be read by the tag reader 75 of the storage case 70 when the user accesses the document DB and inputs a search request.

上記の例では、収納庫毎に識別番号が与えられている場合について説明したが、棚板７４にも識別番号を与えておき、タグリーダ７５が収納庫７０および棚板７４の識別番号をタグ識別子とともに文書管理装置１０に送信するようにしてもよい。そして、文書ＤＢにこれらのデータを対応付けて記憶させておくことにより、所望の文書が収納されている収納庫および収納庫内における位置を棚板の単位で知ることができるようになる。 In the above example, the case where an identification number is given to each storage has been described. However, the identification number is also given to the shelf 74, and the tag reader 75 uses the identification number of the storage 70 and the shelf 74 as a tag identifier. At the same time, it may be transmitted to the document management apparatus 10. By storing these data in the document DB in association with each other, it is possible to know the storage in which the desired document is stored and the position in the storage in units of shelves.

以上説明したように、本実施形態によれば、文書に対して何らかの処理が施された場合に、その処理の内容を文書ＤＢに反映させることができる。例えば、シュレッダによって文書を破棄した場合には、その文書に対応する文書データが破棄される。
また、文書をバインダに格納した際に、そのバインダにどの文書が格納されているかを文書ＤＢによって知ることができる。
また、文書あるいはバインダがどの収納庫に収納されているかを文書ＤＢによって知ることができる。 As described above, according to the present embodiment, when any processing is performed on a document, the content of the processing can be reflected in the document DB. For example, when a document is discarded by a shredder, document data corresponding to the document is discarded.
Further, when a document is stored in a binder, it can be known from the document DB which document is stored in the binder.
In addition, it is possible to know from the document DB in which storage the document or binder is stored.

さらに、文書を一意に識別する文書識別子を生成して文書データと対応付けて文書ＤＢに記憶させるとともに、文書識別子をフェイスシートに印刷するから、文書を識別するための情報をユーザが作成する手間を省くことができる。
また、文書の特徴を表す情報を抽出して文書ＤＢに記憶させるから、文書のタイトルなどを検索キーとして文書データを検索することができるようになる。また、この情報をフェイスシートに印刷するから、如何なる情報が文書ＤＢに登録されているかをユーザが知ることができ、文書データの検索が効率的になる。 Furthermore, since a document identifier for uniquely identifying a document is generated and stored in the document DB in association with the document data, and the document identifier is printed on the face sheet, the user has to create information for identifying the document. Can be omitted.
Further, since information representing the characteristics of the document is extracted and stored in the document DB, the document data can be searched using the document title or the like as a search key. Further, since this information is printed on the face sheet, the user can know what information is registered in the document DB, and the retrieval of the document data becomes efficient.

＜変形例＞
以上説明した形態に限らず、本発明は種々の形態で実施可能である。例えば、上述の実施形態を以下のように変形した形態でも実施可能である。
上述の実施形態では、文書ＤＢに登録する文書を画像読取部を用いて読み取って文書画像データを生成し、この文書画像データを記憶装置に記憶させる例を示したが、ワードプロセッサなどを用いて作成された文書データを文書ＤＢに記憶するようにしてもよい。この場合、文書の読み取りを行う代わりに、この文書データに基づいて画像形成部により記録紙に対して画像形成を行い、この記録紙にフェイスシートを添付して保存する。 <Modification>
The present invention is not limited to the form described above, and can be implemented in various forms. For example, the embodiment described above can be modified as follows.
In the above-described embodiment, an example in which a document registered in the document DB is read using an image reading unit to generate document image data and the document image data is stored in a storage device has been described. The processed document data may be stored in the document DB. In this case, instead of reading the document, an image is formed on the recording paper by the image forming unit based on the document data, and a face sheet is attached to the recording paper and stored.

上述の実施形態では、文書管理装置１０は、文書を一意に識別する文書識別子を生成する文書識別子生成手段を備えているが、文書識別子をユーザが定めて指示入力部１６により入力する構成としてもよい。
画像読取部５０を文書管理装置１０と別体としてもよい。また、画像形成部６０を文書管理装置１０と別体としてもよい。また、記憶装置４０を文書管理装置１０に組み込んだ構成としてもよい。
上述の実施形態では、収納庫の例として、内部を棚板で区切られた書棚の例を示したが、引き出し式のキャビネットなど、いかなる構成の収納庫でも本発明は適用可能である。 In the above-described embodiment, the document management apparatus 10 includes a document identifier generation unit that generates a document identifier that uniquely identifies a document. Good.
The image reading unit 50 may be separated from the document management apparatus 10. Further, the image forming unit 60 may be separated from the document management apparatus 10. The storage device 40 may be incorporated in the document management device 10.
In the above-described embodiment, an example of a book shelf in which the inside is partitioned by a shelf is shown as an example of the storage. However, the present invention can be applied to any configuration of storage such as a drawer-type cabinet.

本発明の全体構成を示す図である。It is a figure which shows the whole structure of this invention. 文書管理装置１０のハードウェア構成を示す図である。2 is a diagram illustrating a hardware configuration of a document management apparatus 10. FIG. 文書ＤＢの構成を示す図である。It is a figure which shows the structure of document DB. 文書管理装置１０の機能を示す図である。3 is a diagram illustrating functions of the document management apparatus 10. FIG. フェイスシート３０の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the face sheet. バインダ３５の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the binder. シュレッダ８１の構成を示す図である。It is a figure which shows the structure of the shredder 81. FIG. 収納庫７０の構成を示す図である。It is a figure which shows the structure of the storage. 棚板７４の構成を示す図である。It is a figure which shows the structure of the shelf board 74. FIG. 本実施形態における処理のフローを示す図である。It is a figure which shows the flow of the process in this embodiment. 本実施形態における処理のフローを示す図である。It is a figure which shows the flow of the process in this embodiment.

符号の説明Explanation of symbols

１０…文書管理装置、１１…ＣＰＵ、１２…ＲＡＭ、１３…ＲＯＭ、１４…記憶部、１５…通信Ｉ／Ｆ、１６…指示入力部、１７…給紙部、２０…タグリーダ、２１…タグリーダ、２２…タグライタ、３０…フェイスシート、３１…ＲＦＩＤタグ、３５…バインダ、３６…ＲＦＩＤタグ、４０…記憶装置、５０…画像読取部、６０…画像形成部、７０…収納庫、７１…側板、７２…天板、７３…底板、７４…棚板、７５…タグリーダ、７６…アンテナ、７７…通信制御部、８０…外部装置、８１…シュレッダ、８２…筐体、８３…挿入口、８４…タグリーダ、８５…通信制御部、８６…搬送機構、８７…カッタ、８８…屑箱、９０…ＰＣ、１０１…文書取得手段、１０２…文書識別子生成手段、１０３…タグ識別子生成手段、１０４…記憶手段、１０５…書込手段、１０６…読取手段、１０７…画像形成手段、１０８…情報抽出手段、１０９…受信手段、１１０…処理内容特定手段。 DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 ... Document management apparatus, 11 ... CPU, 12 ... RAM, 13 ... ROM, 14 ... Memory | storage part, 15 ... Communication I / F, 16 ... Instruction input part, 17 ... Paper feed part, 20 ... Tag reader, 21 ... Tag reader, 22 ... Tag writer, 30 ... Face sheet, 31 ... RFID tag, 35 ... Binder, 36 ... RFID tag, 40 ... Storage device, 50 ... Image reading unit, 60 ... Image forming unit, 70 ... Storage, 71 ... Side plate, 72 ... top plate, 73 ... bottom plate, 74 ... shelf, 75 ... tag reader, 76 ... antenna, 77 ... communication control unit, 80 ... external device, 81 ... shredder, 82 ... housing, 83 ... insertion slot, 84 ... tag reader, 85 ... Communication control unit 86 ... Conveying mechanism 87 ... Cutter 88 ... Trash box 90 ... PC 101 ... Document acquisition means 102 ... Document identifier generation means 103 ... Tag identifier generation means 104 ... Memory , 105 ... writing unit, 106 ... reading means, 107 ... image forming unit, 108 ... information extracting unit, 109 ... receiving unit, 110 ... process content specifying means.

Claims

文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
外部装置が前記第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、
前記受信手段が受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。 Document storage means for storing the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other;
Receiving means for receiving a first tag identifier read by the external device from the first RFID tag and identification information for identifying the external device;
Processing contents according to the identification information are stored in advance, and based on the stored contents, processing contents specifying means for specifying the processing contents corresponding to the identification information received by the receiving means;
The document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving unit is extracted from the storage content of the document storage unit, and the document data is processed based on the processing content specified by the processing content specifying unit. A document management apparatus comprising: processing means for performing the processing.

文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、
前記第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。 Document storage means for storing the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other;
Reading means for reading data written in the RFID tag;
The reading means includes a first tag identifier written in the first RFID tag and a second tag identifier written in a second RFID tag attached to a binder in which the document is stored. A document management apparatus comprising: an association unit that stores the first tag identifier and the second tag identifier that are read in step 1 and the second tag identifier in association with each other.

前記バインダを収納するとともに該バインダに付された第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第２のタグ識別子を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した第２のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段と
を有することを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。 The second tag identifier transmitted from the storage provided with means for storing the binder and reading and transmitting the second tag identifier written in the second RFID tag attached to the binder is received. Receiving means;
The storage unit information storage unit that stores the second tag identifier received by the reception unit and the information for specifying the storage in the document storage unit in association with each other. Document management device.

文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、
前記文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した第１のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。 Document storage means for storing the document data representing the contents of the document in association with the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document;
The first tag identifier transmitted from the storage having the means for storing the document and reading and transmitting the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document is received. Receiving means;
A document management apparatus comprising: a storage information storage unit that stores the first tag identifier received by the reception unit in association with information specifying the storage in the document storage unit.

前記第１のＲＦＩＤタグを一意に識別する第１のタグ識別子を生成するタグ識別子生成手段と、
前記タグ識別子生成手段で生成された第１のタグ識別子を前記第１のＲＦＩＤタグに書き込む書込手段と
を有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。 Tag identifier generating means for generating a first tag identifier for uniquely identifying the first RFID tag;
5. The document management apparatus according to claim 1, further comprising: a writing unit that writes the first tag identifier generated by the tag identifier generation unit to the first RFID tag.

文書を一意に識別する文書識別子を生成する文書識別子生成手段と、
前記文書に添付するフェイスシート表面に、前記文書識別子生成手段で生成された文書識別子を表す画像を形成する画像形成手段と
を有し、
前記文書記憶手段は、前記文書識別子生成手段で生成された文書識別子を前記文書データと対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。 Document identifier generating means for generating a document identifier for uniquely identifying a document;
An image forming means for forming an image representing the document identifier generated by the document identifier generating means on a face sheet surface attached to the document;
5. The document management apparatus according to claim 1, wherein the document storage unit stores the document identifier generated by the document identifier generation unit in association with the document data.

前記文書データで表される画像を解析することによって当該文書の特徴を表す情報を抽出する情報抽出手段を有し、
前記文書記憶手段は、前記情報抽出手段で抽出された情報を前記文書データと対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。 Having information extracting means for extracting information representing the characteristics of the document by analyzing the image represented by the document data;
5. The document management apparatus according to claim 1, wherein the document storage unit stores information extracted by the information extraction unit in association with the document data.

前記文書に添付するフェイスシート表面に、前記情報抽出手段で抽出された情報を表す画像を形成する画像形成手段を有することを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。 The document management apparatus according to claim 7, further comprising an image forming unit that forms an image representing information extracted by the information extracting unit on a face sheet surface attached to the document.

前記情報抽出手段で抽出された情報を前記第１のＲＦＩＤタグに書き込む書込手段を有することを特徴とする請求項７に記載の文書管理装置。 8. The document management apparatus according to claim 7, further comprising a writing unit that writes information extracted by the information extraction unit to the first RFID tag.

前記受信手段は、前記収納庫から定期的に送信される前記第１のタグ識別子または前記第２のタグ識別子を受信し、
前記文書記憶手段は、受信された第１のタグ識別子または第２のタグ識別子と前記収納庫を特定する収納庫情報とを対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項３または４のいずれかに記載の文書管理装置。 The receiving means receives the first tag identifier or the second tag identifier periodically transmitted from the storage,
The document storage means stores the received first tag identifier or second tag identifier and storage information for identifying the storage in association with each other. Document management device described in 1.

前記文書記憶手段は、該文書記憶手段に記憶されている第１のタグ識別子または第２のタグ識別子のうち、前記受信手段で受信されなかった第１のタグ識別子または第２のタグ識別子が存在する場合に、受信されなかった第１のタグ識別子または第２のタグ識別子に対応する文書が収納庫に収納されていないことを表す情報を当該第１のタグ識別子または第２のタグ識別子と対応付けて記憶することを特徴とする請求項３または４のいずれかに記載の文書管理装置。 The document storage means includes a first tag identifier or a second tag identifier that has not been received by the receiving means among the first tag identifier or the second tag identifier stored in the document storage means. In this case, information indicating that a document corresponding to the first tag identifier or the second tag identifier that has not been received is not stored in the storage is associated with the first tag identifier or the second tag identifier. The document management apparatus according to claim 3, wherein the document management apparatus stores the information.

前記文書を読み取って該文書の画像を表す文書データを生成する文書取得手段を有し、
前記文書記憶手段は、前記文書取得手段で生成した文書データと、前記文書に添付するフェイスシートに付されたＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。 A document acquisition unit that reads the document and generates document data representing an image of the document;
The document storage means stores the document data generated by the document acquisition means and the first tag identifier written in the RFID tag attached to the face sheet attached to the document in association with each other. The document management apparatus according to claim 1.

外部装置が文書に付された第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信ステップと、
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶した記憶内容に基づいて、前記受信ステップで受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定ステップと、
前記文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶した記憶内容から、前記受信ステップで受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定ステップで特定した処理内容に基づいて処理を施す処理ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。 A receiving step of receiving a first tag identifier read from a first RFID tag attached to a document by an external device and identification information for identifying the external device;
A process content specifying step for specifying a process content corresponding to the identification information received in the receiving step based on a stored content in which a process content corresponding to the identification information is stored in advance;
The first data received in the reception step is stored in association with the document data representing the content of the document and the stored content in association with the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document. And a processing step of extracting document data corresponding to the tag identifier and performing processing on the document data based on the processing content specified in the processing content specifying step.

文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを読み取る読取ステップと、
前記読取ステップで読み取った第１のタグ識別子、第２のタグ識別子、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する対応付けステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。 A first tag identifier written in a first RFID tag attached to a document, and a second tag identifier written in a second RFID tag attached to a binder in which the document is stored; A reading step for reading
A document management method comprising: associating and storing the first tag identifier, the second tag identifier, and the document data representing the content of the document that are read in the reading step.

文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した第１のタグ識別子、前記収納庫を特定する情報、および前記文書の内容を表す文書データを対応付けて記憶する記憶ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。 Reception for receiving a first tag identifier transmitted from a storage unit that stores a document and includes means for reading and transmitting a first tag identifier written in a first RFID tag attached to the document. Steps,
A document management method comprising: storing a first tag identifier received in the reception step, information for specifying the storage, and document data representing the content of the document in association with each other.

コンピュータ装置に、
文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
外部装置が前記第１のＲＦＩＤタグから読み取った第１のタグ識別子、および当該外部装置を識別する識別情報を受信する受信手段と、
前記識別情報に応じた処理内容を予め記憶し、この記憶内容に基づいて、前記受信手段が受信した識別情報に対応する処理内容を特定する処理内容特定手段と、
前記受信手段が受信した前記第１のタグ識別子に対応する文書データを前記文書記憶手段の記憶内容から抽出し、当該文書データに対して、前記処理内容特定手段が特定した処理内容に基づいて処理を施す処理手段
として機能させるためのプログラム。 Computer equipment,
Document storage means for storing the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other;
Receiving means for receiving a first tag identifier read by the external device from the first RFID tag and identification information for identifying the external device;
Processing contents according to the identification information are stored in advance, and based on the stored contents, processing contents specifying means for specifying the processing contents corresponding to the identification information received by the receiving means;
The document data corresponding to the first tag identifier received by the receiving unit is extracted from the storage content of the document storage unit, and the document data is processed based on the processing content specified by the processing content specifying unit. A program for functioning as processing means.

コンピュータ装置に、
文書の内容を表す文書データ、および該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を対応付けて記憶する文書記憶手段と、
ＲＦＩＤタグに書き込まれているデータを読み取る読取手段と、
前記第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子と、前記文書が格納されたバインダに付されている第２のＲＦＩＤタグに書き込まれている第２のタグ識別子とを前記読取手段で読み取り、読み取った第１のタグ識別子と第２のタグ識別子とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる対応付け手段
として機能させるためのプログラム。 Computer equipment,
Document storage means for storing the document data representing the content of the document and the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document in association with each other;
Reading means for reading data written in the RFID tag;
The reading means includes a first tag identifier written in the first RFID tag and a second tag identifier written in a second RFID tag attached to a binder storing the document. A program for causing the first tag identifier and the second tag identifier read in step 1 to correspond to each other and to be stored in the document storage unit.

コンピュータ装置に、
文書の内容を表す文書データと、前記文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子とを対応付けて記憶する文書記憶手段と、
前記文書を収納するとともに該文書に付された第１のＲＦＩＤタグに書き込まれている第１のタグ識別子を読み取って送信する手段を備えた収納庫から送信された第１のタグ識別子を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信した第１のタグ識別子と前記収納庫を特定する情報とを対応付けて前記文書記憶手段に記憶させる収納庫情報記憶手段
として機能させるためのプログラム。 Computer equipment,
Document storage means for storing the document data representing the contents of the document in association with the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document;
The first tag identifier transmitted from the storage having the means for storing the document and reading and transmitting the first tag identifier written in the first RFID tag attached to the document is received. Receiving means;
A program for causing the first tag identifier received by the receiving unit and information for specifying the storage to be associated with each other and stored in the document storage unit to function as storage unit information storage unit.