JP2005322084A - Document management device and method - Google Patents
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Abstract
Description
この発明は、事務所等に保管されている紙文書を電子化して管理する文書管理技術に関し、とくに、RFIDタグを用いて電子化データや元の紙文書の管理を行なうようにしたものである。 The present invention relates to a document management technique for digitizing and managing paper documents stored in an office or the like, and in particular, manages digitized data and original paper documents using RFID tags. .
オフィス空間を有効に利用するために紙文書を遠隔地の比較的コストが低廉な倉庫に保管し、あるいは、破棄し、その内容を電子化して利用することが提案されている。紙文書の電子化は、オフィスコストを抑制するとともに情報の共有化の上でも好ましい。ところで、電子化データはあくまでも実際の紙文書の代替物でしかなく、紙文書を取りだして調べる必要がある場合がある。例えば、重要な契約書等、法律文書については実際に紙文書でその内容を確認する必要がある。したがって、電子化データと、紙文書(紙文書の保管場所)とを関連付けておく必要がある。例えば、電子化データの属性として保管場所等の保管情報を割り当てる。しかしながら、このような作業は極めて煩雑であり、また、実際の保管場所への移管に際し、間違った場所に配置されてしまうこともあり、また、事後的に異なる場所に移管したときに移管情報を電子化データの属性に反映させなければならない。 In order to use the office space effectively, it has been proposed to store paper documents in a relatively low-cost warehouse at a relatively low cost, or to discard them and digitize the contents for use. The digitization of paper documents is preferable for reducing office costs and sharing information. By the way, the digitized data is only an alternative to an actual paper document, and it may be necessary to take out the paper document and examine it. For example, it is necessary to actually confirm the contents of legal documents such as important contracts with paper documents. Accordingly, it is necessary to associate the digitized data with the paper document (paper document storage location). For example, storage information such as a storage location is assigned as an attribute of digitized data. However, such work is extremely complicated, and when it is transferred to the actual storage location, it may be placed in the wrong place. It must be reflected in the attributes of the digitized data.
なお、この発明と関連するものとしては、RFIDタグを用いて荷物の管理を行なうもの(特許文献1)や、印刷に用いる用紙にRFIDタグを貼付して紙単位で管理を行なえるようにするもの(特許文献2)があるが、読み取った電子化データを管理するためにRFIDタグを読取時に用いることについては何ら記載がない。
この発明は、以上の事情を考慮してなされたものであり、紙文書と電子化したデータとを簡易に関係づける文書管理技術を提供することを目的としている。 The present invention has been made in view of the above circumstances, and an object thereof is to provide a document management technique for easily relating a paper document and digitized data.
この発明によれば、上述の目的を達成するために、特許請求の範囲に記載のとおりの構成を採用している。ここでは、発明を詳細に説明するのに先だって、特許請求の範囲の記載について補充的に説明を行なっておく。 According to this invention, in order to achieve the above-mentioned object, the configuration as described in the claims is adopted. Here, prior to describing the invention in detail, supplementary explanations of the claims will be given.
すなわち、この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理装置に:RFIDタグを担持した記録済み用紙の光学像を読み取り画像データを生成する画像読取手段と;上記記録済み用紙に担持されたRFIDタグからデータを読み取るRFID読取手段と;上記画像読取手段により生成した画像データと、上記RFID読取手段にり読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを設けるようにしている。 That is, according to one aspect of the present invention, in order to achieve the above-described object, the document management apparatus includes: an image reading unit that reads an optical image of a recorded sheet carrying an RFID tag and generates image data; RFID reading means for reading data from an RFID tag carried on a used sheet; and storage means for storing image data generated by the image reading means and data read by the RFID reading means in association with each other. ing.
この構成においては、電子化データからRFIDタグのデータを取りだして、RFIDタグを担持する記録済み用紙を追跡することができる。例えば、記録済み用紙のRFIDタグで出庫管理、入庫管理を行なえば、保存先を即座に知ることができ、また保存先においてもRFIDタグを読み取って所望の記録済み用紙を発見できる。記録済み用紙は、文書単位で読み取られ、文書単位で所定の用紙にRFIDタグを付せば良い。用紙は、シートともいい、紙に限定されず、樹脂その他のシート状に加工できるものであればよく、さらに、広く光学像を担持できる記録媒体であればよい。以下でも同様である。 In this configuration, the RFID tag data can be extracted from the digitized data, and the recorded paper carrying the RFID tag can be tracked. For example, if the exit management and the entrance management are performed using the RFID tag of the recorded paper, the storage destination can be immediately known, and the RFID tag can also be read at the storage destination to find a desired recorded paper. The recorded paper is read in document units, and an RFID tag may be attached to a predetermined paper in document units. The paper is also referred to as a sheet, and is not limited to paper, as long as it can be processed into a resin or other sheet shape, and may be any recording medium that can carry a wide optical image. The same applies to the following.
また、この発明の他の側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理装置に:貼付後に外部に露出する面側に記号を印刷したRFIDタグを担持した記録済み用紙の光学像を読み取り画像データを生成する画像読取手段と;上記RFIDタグの上記面側に印刷された記号を認識して記号データを出力する文字認識手段と;上記画像読取手段により生成した画像データと、上記文字認識手段により出力された記号データとを関連付けて記憶する記憶手段とを設けるようにしている。 According to another aspect of the present invention, in order to achieve the above-mentioned object, an optical image of a recorded paper carrying an RFID tag printed with a symbol on the side exposed to the document management apparatus: Image reading means for generating image data; character recognition means for recognizing a symbol printed on the surface side of the RFID tag and outputting symbol data; image data generated by the image reading means; Storage means for associating and storing the symbol data output by the character recognition means is provided.
この構成においても、記号データを用いてRFIDタグと電子化データが対応づけられており、電子化データから間接的にRFIDタグのデータを取りだして、RFIDタグを担持する記録済み用紙を追跡することができる。この構成では、画像データを読み込む際にはRFID読取機を用いる必要がない。 Even in this configuration, the RFID tag is associated with the digitized data using the symbol data, and the RFID tag data is indirectly extracted from the digitized data to track the recorded paper carrying the RFID tag. Can do. With this configuration, it is not necessary to use an RFID reader when reading image data.
記号は光学的に読み取れる態様で露出していればよく、例えば、可視波長領域以外の所定の波長のみ透過する皮膜で覆われていても良い。記号はRFIDタグの装置IDでもよいし、任意の連続番号でもよい。 The symbol only needs to be exposed in an optically readable manner. For example, the symbol may be covered with a film that transmits only a predetermined wavelength other than the visible wavelength region. The symbol may be a device ID of the RFID tag or an arbitrary serial number.
また、この発明のさらに他の側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理装置に:1グループの記録済み用紙であって、上記1グループの記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方にRFIDタグを担持させたものを、順次に読み取る画像読取手段と;上記記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に担持されたRFIDタグからデータを読み取るRFID読取手段と;上記1グループの記録済み用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記RFID読取手段より読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを設けるようにしている。 According to still another aspect of the present invention, in order to achieve the above-described object, the document management apparatus includes: one group of recorded sheets, the first sheet and the last sheet of the one group of recorded sheets. Image reading means for sequentially reading at least one of the papers carrying the RFID tag; and RFID reading for reading data from the RFID tag carried on at least one of the first paper and the last paper of the recorded paper Means; and storage means for storing the image data generated by the image reading means from the one group of recorded sheets and the data read by the RFID reading means in association with each other.
この構成においては、電子化データからRFIDタグのデータを取りだして、RFIDタグを担持する1グループの記録済み用紙を追跡することができる。1グループの記録済み用紙は典型的には文書である。この構成においても、RFIDタグに光学的に読み取れる記号を担持させ、文字認識装置によりRFIDタグに関する情報を取得して電子化データとRFIDタグとを関連付けるようにしても良い。RFIDタグが貼付された記録済み用紙は内容が空白(記録されていない)のものでもよい。RFIDタグを担持させた用紙を検出できれば、任意のページ位置に配置しても良い。 In this configuration, it is possible to take out RFID tag data from digitized data and track a group of recorded sheets carrying the RFID tag. A group of recorded sheets is typically a document. Also in this configuration, an optically readable symbol may be carried on the RFID tag, information on the RFID tag may be acquired by a character recognition device, and the digitized data and the RFID tag may be associated with each other. The recorded paper with the RFID tag attached may be blank (not recorded). As long as the paper carrying the RFID tag can be detected, it may be arranged at an arbitrary page position.
この構成において、上記RFIDタグが担持された用紙は、管理用用紙(バナー用紙ともいう)である。この場合、上記管理用用紙を上記画像読取装置で読み取って得た画像データに対して文字認識装置により文字認識を行い、上記管理用用紙に印刷された管理情報を取得し、上記管理情報を、上記画像読取装置により生成した画像データと、上記RFID読取機より読み取ったデータと関連付けて記憶するようにしてもよい。 In this configuration, the paper carrying the RFID tag is management paper (also referred to as banner paper). In this case, the character recognition device performs character recognition on the image data obtained by reading the management paper with the image reading device, obtains management information printed on the management paper, The image data generated by the image reading device may be stored in association with the data read by the RFID reader.
上記管理用用紙に印刷された管理情報は、保存期限、組織コード、文書コード、タイトル等である。 The management information printed on the management sheet includes a storage deadline, an organization code, a document code, a title, and the like.
上記RFIDタグを担持した用紙により記録済み用紙のグループの区切りを検出して、グループごとすなわち文書ごとに電子化データを管理するようにしても良い。 It is also possible to detect the separation of the group of the recorded paper by the paper carrying the RFID tag and manage the digitized data for each group, that is, for each document.
束なられた複数枚の用紙に複数のRFIDタグが付されている場合に、束ねられた状態でRFIDタグを読み取ると、どのグループがどのRFIDタグに対応するのか画布銘であるので、RFID読取機は用紙が1枚ずつ搬送される経路に沿って配置されることが好ましい。 When a plurality of RFID tags are attached to a plurality of bundled sheets, reading the RFID tag in a bundled state is a matter of which group corresponds to which RFID tag. The machine is preferably arranged along a path along which the sheets are conveyed one by one.
元の文書をそのまま処理対象の記録済み用紙とするのでなく、サイズの統一、両面文書の片面化等、前処理を行なって別途に処理対象の記録済み用紙を準備する場合には、倉庫等に保管される元の文書にはRFIDタグが付されないので、RFIDタグを付した記録済み用紙(管理用用紙を含む)を読取後に元の文書にバインドしておくことが好ましい。 Rather than using the original document as the recorded paper to be processed as it is, pre-processing such as unifying the size and single-sided double-sided document to prepare the recorded paper to be processed separately, store it in a warehouse, etc. Since the RFID tag is not attached to the original document to be stored, it is preferable to bind the recorded paper (including the management paper) attached with the RFID tag to the original document after reading.
なお、この発明では、単一の筐体に収容されて成る文書管理装置またはシステムとして構成しても良いし、個別の筐体に収容された複数の装置を連携して文書管理装置またはシステムを構成しても良い。また、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。 In the present invention, a document management apparatus or system housed in a single housing may be configured, or a plurality of devices housed in individual housings may be linked to form a document management apparatus or system. It may be configured. Further, the present invention can be realized not only as an apparatus or a system but also as a method. Of course, a part of the invention can be configured as software. Of course, software products used to cause a computer to execute such software are also included in the technical scope of the present invention.
この発明の上述の側面および他の側面は特許請求の範囲に記載され以下実施例を用いて詳述される。 These and other aspects of the invention are set forth in the appended claims and will be described in detail below with reference to examples.
この発明によれば、紙文書と電子化したデータとを簡易に関係づけることができる。 According to the present invention, it is possible to easily associate a paper document with digitized data.
以下、この発明の実施例について説明する。 Examples of the present invention will be described below.
図1は、この発明の原理的な構成を採用した実施例1を模式的に示している。この例では文書D1を電子化する例を用いて説明する。図1において、文書D1がバラバラにされて用紙束d1とされ、用紙束d1の上に管理用用紙(バナーシートともいう)c1を配置する。必要に応じて、サイズの統一、両面文書の片面化等の前処理を行なう。管理用用紙c1には、RFIDタグ100が貼付され、また、管理用用紙識別子101例えば管理用用紙を特定する連続番号「BANNER 001」および管理情報102が印刷されている。管理用用紙c1については後に詳述する。これら一群の用紙はバッチ処理される対象として(以下ではバッチ用紙束ともいい、符号10で示す)紙送り装置20に載置される。紙送り装置20はバッチ用紙束10の用紙を上から、または下から順次に送り出して画像読取装置30に供給する。画像読取装置30は、典型的には、通常のスキャナであり、送られてくる用紙の印刷面を光学的に走査して印刷面の電子画像データを取得する。
FIG. 1 schematically shows a first embodiment in which the principle configuration of the present invention is adopted. This example will be described using an example in which the document D1 is digitized. In FIG. 1, a document D1 is separated into a sheet bundle d1, and a management sheet (also referred to as a banner sheet) c1 is placed on the sheet bundle d1. If necessary, preprocessing such as unification of sizes and single-sided double-sided document is performed. An
RFIDタグ100は、例えば、図2に示すようにICチップ100aにメモリ等をなす回路部100b、アンテナ100c、コンデンサ100d等を実装して成るものである。コンデンサ100dは電源を構成し、回路部100bは、メモリのほか、RF信号処理部、変復調部、発振器等を構成する。RFIDタグ100はアンテナ100cで所定の信号を受信してそれに応答して内部に記憶しているデータをRF信号としたのちアンテナ100cを用いて伝送する。RFIDタグ100はシールにより管理用用紙c1等に貼付できるようになっている。
For example, as shown in FIG. 2, the
RFID読取機40は、バッチ用紙束10の管理用用紙c1に貼付されたRFIDタグ100からデータを読み取る。データは典型的にはRFIDタグ100を特定する情報例えばタグIDであるが、これに限定されない。書き込み可能なRFIDタグを用いて、電子画像データの読み取り時、または、別のタイミングで、文書D1の属性や保管先等の管理情報を書き込んでも良い。RFID読取機40は、用紙が重なって複数のRFIDタグ100が相互に近傍に配置されている状態では、データがどのRFIDタグ(管理用用紙c)に対応するのか特定できないので、紙送り装置20の搬送路等、用紙が重ならない状態が保証されている場所に設けることが好ましい。また、電磁遮蔽部を設けて外来ノイズへの耐性を強化することが好ましい。
The
文字認識装置70は、画像読取装置30により読み取った電子画像データから文字コードを抽出する。文字認識は、典型的には、管理用用紙c1の画像データに対して行なわれ、管理用用紙識別子101、管理情報102を認識する。管理情報102は、複数の管理属性を含み、例えば、文書D1の保管期限、所有組織、保管先等である。同様な管理情報は、文書の表紙、1頁目等から、文字認識や固有表現(氏名、地名、日付、通貨等の重要な表現)抽出を行なうことにより特定することも可能である。
The
文書管理部50は、図4に示すように、管理用用紙に続く記録済み用紙の画像を1つの管理単位50aで管理する。例えば、管理単位はフォルダである。図4の例では、文書を構成各ページの画像データと、その画像データを文字認識して取得したテキストとを、1つの管理単位50aの下で管理している。これら画像やテキストは記憶装置60に記憶される。また、文書管理部50は、RFIDタグから読み取ったデータ(例えばタグID)と、文字認識装置70により取得した管理情報とを図5に示すようなテーブルを用いて関連付けて管理する。
As shown in FIG. 4, the
電子化が終了したオリジナルの文書は、元のとおりバインダ等に綴じられ、倉庫等に保管される。もちろん、オフィスの作業スペースに保管されても良い。オリジナルの文書自体を画像読取対象とした場合には、RFIDタグ100が貼付された管理用用紙をそのまま一体に綴じる。オリジナルの文書自体を用いずにそのコピー等に対して画像読取を行なった場合には、通常そのコピーは破棄される。その際、管理用用紙を抽出して対応するオリジナルの文書にバインドする。管理用用紙を用いずに、文書に最初のページ等にRFIDタグを貼付することも考えられる。この場合、RFIDタグを聴視したままにする。さらに、コピーを用いた場合には、RFIDタグを担持しているコピーページをオリジナルの文書にバインドする。
The original document that has been digitized is bound to a binder or the like as it was and stored in a warehouse or the like. Of course, it may be stored in the office work space. When the original document itself is an image reading target, the management paper with the
文書を倉庫等の移管先に移管する場合には、出庫時にRFIDタグを読取機(図示しない)で読み取って出庫管理し、倉庫等への入庫時に同様にRFIDタグを読取機で読み取って入庫管理する。図5に示す管理情報と入庫時に読み取った情報とを照合させ正しい保管場所に保管されているかどうかをチェックできる。入庫時に読み取った情報からタグIDを読み取り、対応するレコード(図5)を特定し当該レコードの保管場所を入庫先の保管場所で更新しても良い。 When transferring a document to a transfer destination such as a warehouse, the RFID tag is read and managed by a reader (not shown) when leaving, and the RFID tag is similarly read by a reader when entering the warehouse. To do. The management information shown in FIG. 5 can be checked against the information read at the time of warehousing to check whether the information is stored in the correct storage location. Tag ID may be read from the information read at the time of warehousing, a corresponding record (FIG. 5) may be specified, and the storage location of the record may be updated with the storage location of the warehousing destination.
利用者は、管理単位を指定して文書ごとに各ページの画像やテキストを閲覧等することができる。画像には例えば連続するファイル名等を付してページを指定できるようにする。画像やテキストの閲覧には専用のソフトウェアを用いても良いし、既存にHTMLファイルやXMLファイル等に画像やテキストをアンカータグにより埋め込んで、既存のウェブブラウザ等で閲覧するようにしても良い。 The user can specify the management unit and browse images and text on each page for each document. For example, a continuous file name is attached to an image so that a page can be designated. Dedicated software may be used for browsing images and text, or an existing web browser or the like may be used by embedding an image or text in an existing HTML file or XML file with an anchor tag.
また、利用者は、図5の管理テーブルを参照して文書の保管先を調べ、オリジナルの文書を取り寄せることができる。また、保管先において、保管文書の各々のRFIDタグを読み取って保存期限やその他重要な情報を取得し、また、不明となっている文書を探し出すことができる。不明文書の探索は、文書のRFIDタグからポーリングの態様で情報を読み出しても良いし、文書の搬送時にREIDタグの移動履歴をとりこれに基づいてトラッキングしても良い。 Further, the user can refer to the management table of FIG. 5 to check the document storage destination and obtain the original document. Further, at the storage destination, each RFID tag of the stored document can be read to acquire a storage period and other important information, and an unknown document can be found. The search for the unknown document may be performed by reading information from the RFID tag of the document in a polling manner, or may be tracked based on the movement history of the REID tag when the document is transported.
この実施例によれば、紙文書を電子化するときに電子化データと元の紙文書とを簡易に関連付けることができる。 According to this embodiment, when a paper document is digitized, the digitized data and the original paper document can be easily associated.
つぎに電子化時にRFID読取機40を用いない、この発明の実施例2について説明する。この実施例では、RFIDタグ100に印刷された情報を用いてタグID等を取得する。
Next, a second embodiment of the present invention in which the
図6はこの発明の実施例2を模式的に示しており、この図において、図1と対応する箇所には対応する符号を付した。図6の記載は、RFID読取機40を省略した点を除き、図1と同様である。
FIG. 6 schematically shows a second embodiment of the present invention. In this figure, portions corresponding to those in FIG. 6 is the same as FIG. 1 except that the
この実施例ではRFIDタグ100の表面にRFIDタグを特定する特定情報(例えばタグID)100eをプリントしてある。RFIDタグ100は極めて小さな半導体チップ(図2)をシールで貼り付け面に張り付けられるようにしたものであり、そのシール表面にタグID等の特定情報100eが印刷される。例えば可視光領域外の所定の波長のみ透過させる皮膜を塗布し肉眼ではタグID等が確認できないようにしてもよい。画像読取装置30がその波長で画像を読み取り、その画像データを文字認識装置70が認識してタグID等のデータを取得する。この例では図5で示したレコードのすべてのフィールドが文字認識装置70により取得される。
In this embodiment, specific information (for example, tag ID) 100e for specifying an RFID tag is printed on the surface of the
画像読み取り後は、基本的には実施例1と同様にRFIDタグ100を用いた出庫管理、入庫管理、保管文書の情報取得を行なう。
After the image reading, basically, as in the first embodiment, the delivery management using the
この実施例においても、文字認識装置70で認識したタグID等によりRFIDタグと電子化データとを対応づけることができる。
Also in this embodiment, the RFID tag and the digitized data can be associated with each other by the tag ID recognized by the
つぎに複写機を用いた実施例3について説明する。 Next, a third embodiment using a copying machine will be described.
図8は、実施例2の構成を全体として示しており、この図において、図1と対応する箇所には対応する符号を付した。 FIG. 8 shows the overall configuration of the second embodiment. In this figure, portions corresponding to those in FIG.
図8において、複写機200は、紙送り装置20、画像読取装置30、RFID読取機40、文書管理部50、記憶装置60、文字認識装置70、文書データ転送部80等を含んで構成されている。紙送り装置20は図1のバッチ用紙束10を、一枚一枚、画像読取装置30に送り出し、画像読取装置30は各用紙の光学画像を電子化データに変換する。RFID読取機40は管理用用紙c1のRFIDタグ100からデータを読み出す。文書管理部50が文書の画像を管理単位の下管理する。文字認識装置70は、画像読取装置30が生成した電子画像から文字認識を行なう。この文字認識結果は例えばテキストファイルやHTMLファイル等とされ図6に示したように管理される。また、管理用用紙の記述内容に基づいて用紙の判別や種々の管理を行なう場合には文字認識装置70による認識結果を利用する。文書ごとの電子化データは記憶装置60に管理される。文書の画像データやテキストデータはRFIDタグ100から読み出したデータと図5と同様に関連付けられる。
In FIG. 8, a copying
複写機200の操作部200aは、画像読取開始指示等、種々の操作を指示するものであり、さらに図7に示すように管理用用紙のバナー番号とこれに続く文書の属性とを入力できるようになっている。バナー番号は、1つの管理用用紙についての入力が終了するたびに自動的にインクリメントされてもよい。文書属性1、文書属性2等には、実際には具体的な属性名が表示される。属性は、例えば、文書のタイトル、管理責任者、オーナー、保管期限、電子化前の保管場所等である。電子化前の保管場所を属性として用いれば、電子化前の保管場所から電子化文書を検索できる。電子化前の保管場所(オフィスのレイアウト)をビジュアルに表示したり、階層化して表示して容易に検索できるようにしても良い。このようにすれば、図3に示す管理用用紙識別子101や管理情報102を予め準備しておかなくても良い。ただし、RFIDタグ100は貼付しておく。
The
文書の属性は管理単位ごとの属性として各管理単位に関連付けて記憶装置60に記憶される。
The document attributes are stored in the
複写機200は、FTPプロトコル等により文書の電子化データをサーバ装置300に転送する文書データ転送部80を有している。サーバ装置300はクライアント装置400に対して文書データの閲覧サービスを提供する。クライアント装置400は、電子化されたデータの検証、チェックに用いても良い。
The copying
この実施例においても、元の文書と関連付けて文書の電子化が可能になる。 Also in this embodiment, the document can be digitized in association with the original document.
つぎにこの発明の実施例4について説明する。この実施例では複数の文書を一括して電子化するようになっている。この例では説明の便宜上、3つの文書の画像を読み取る場合を前提とするが、文書数等はこれに限らないことはもちろんである。 Next, a fourth embodiment of the present invention will be described. In this embodiment, a plurality of documents are digitized collectively. In this example, for convenience of explanation, it is assumed that images of three documents are read. However, the number of documents is not limited to this.
図10は実施例4を模式的に示しており、この図において図1と対応する箇所には対応する符号を付した。図10において、文書D1、D2、D3がバラバラにされて用紙束d1、d2、d3とされ、それぞれの用紙束d1、d2、d3の上に管理用用紙(バナーシートともいう)c1、c2、c3が挿入される。これら一群の用紙はバッチ処理される対象として(以下ではバッチ用紙束ともいい、符号10で示す)紙送り装置20に載置される。紙送り装置20はバッチ用紙束10の用紙を上から、または下から順次に送り出して画像読取装置30に供給する。画像読取装置30は、典型的には、通常のスキャナであり、送られてくる用紙の印刷面を光学的に走査して印刷面の電子画像データを取得する。
FIG. 10 schematically shows the fourth embodiment. In this figure, portions corresponding to those in FIG. In FIG. 10, documents D1, D2, and D3 are separated into sheet bundles d1, d2, and d3, and management sheets (also referred to as banner sheets) c1, c2, and so on are placed on the respective sheet bundles d1, d2, and d3. c3 is inserted. These groups of sheets are placed on the
RFID読取機40はRFIDタグ100を読み取るタグID等のデータを取得する。読み取りと同時に、文書区切りを検出する。これにより、文書単位で画像データやテキストデータを管理できる。すなわち、管理用用紙c1、c2、c3は文書の境界を示しており、これらに貼付されているRFIDタグ100からデータが読み取られたことに応じて文書区切りが到来したと判別する。その他の構成、作用は図1の実施例1と同様であるので説明を繰り返さない。
The
なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、実施例3では、文字認識、文書管理を複写機200側で行なったが、読み取った画像データを文書データ転送部80でサーバ装置300に送り、サーバ装置300で文字認識(RFIDタグ100に印刷されたタグID等の認識を含む)、文書管理を行なうようにしても良い。
The present invention is not limited to the above-described embodiments, and various modifications can be made without departing from the spirit of the invention. For example, in the third embodiment, character recognition and document management are performed on the copying
また、上述実施例では、管理用用紙にRFIDタグを貼付するようにしたが、管理用用紙を用いずに、文書の所定のページ例えば最初のページや最後のページににRFIDタグを貼付するようにしても良い。1回の画像読み取り処理のバッチで1つの文書しか扱わない場合等、文書区切りを検出する必要がない場合には、文書の任意のページにRFIDタグを貼付して良い。 In the above-described embodiment, the RFID tag is attached to the management sheet. However, the RFID tag is attached to a predetermined page of the document, for example, the first page or the last page without using the management sheet. Anyway. When it is not necessary to detect a document break, such as when only one document is handled in one batch of image reading processing, an RFID tag may be attached to an arbitrary page of the document.
また、図11に示すように管理用用紙の管理情報をバーコード103で表示しても良いし、管理用用紙識別子101やRFIDタグのタグID等をバーコードで表示しても良い。この場合バーコード読取機または判別機が必要になる。RFIDタグからタグID等のデータを読み取って管理用用紙その他の貼付ページにタグID等の文字列またはバーコードをプリントするようにし、これを文字認識またはバーコード識別してもよい。また図12に示すように文書の画像データのみを保管するようにしても良い。
As shown in FIG. 11, management paper management information may be displayed as a
10 バッチ用紙束
20 紙送り装置
30 画像読取装置
40 RFID読取機
50 文書管理部
50a 管理単位
60 記憶装置
70 文字認識装置
80 文書データ転送部
100 RFIDタグ
100a 回路部
100b コンデンサ
100c アンテナ
101 管理用用紙識別子
102 管理情報
200 複写機
200a 操作部
300 サーバ装置
400 クライアント装置
c1、c2、c3 管理用用紙
d1、d2、d3 用紙束
D1、D2、D3 文書
10
Claims (24)
上記記録済み用紙に担持されたRFIDタグからデータを読み取るRFID読取手段と、
上記画像読取手段により生成した画像データと、上記RFID読取手段にり読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。 An image reading means for reading the optical image of the recorded paper carrying the RFID tag and generating image data;
RFID reading means for reading data from the RFID tag carried on the recorded paper,
A document management apparatus comprising: storage means for storing image data generated by the image reading means and data read by the RFID reading means in association with each other.
上記RFIDタグの上記面側に印刷された記号を認識して記号データを出力する文字認識手段と、
上記画像読取手段により生成した画像データと、上記文字認識手段により出力された記号データとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。 An image reading unit that reads an optical image of a recorded paper carrying an RFID tag printed with a symbol printed on the side exposed to the outside after application, and generates image data;
Character recognition means for recognizing a symbol printed on the surface side of the RFID tag and outputting symbol data;
A document management apparatus comprising storage means for storing image data generated by the image reading means and symbol data output by the character recognition means in association with each other.
上記記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に担持されたRFIDタグからデータを読み取るRFID読取手段と、
上記1グループの記録済み用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記RFID読取手段より読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。 Image reading means for sequentially reading one group of recorded sheets, wherein at least one of the first sheet and the last sheet of the one group of recorded sheets carries an RFID tag;
RFID reading means for reading data from an RFID tag carried on at least one of the first paper and the last paper of the recorded paper;
A document management apparatus comprising: storage means for storing image data generated by the image reading means from the one group of recorded sheets and data read by the RFID reading means in association with each other.
上記RFIDタグの上記面側に印刷された記号を認識して記号データを出力する文字認識手段と、
上記1グループの記録済み用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記文字認識手段により出力された記号データとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。 One group of recorded sheets, on which at least one of the first and last sheets of the one group of recorded sheets carries an RFID tag printed with a symbol on the side exposed to the outside after being attached Image reading means for sequentially reading,
Character recognition means for recognizing a symbol printed on the surface side of the RFID tag and outputting symbol data;
A document management apparatus comprising: storage means for storing image data generated by the image reading means from the one group of recorded sheets and symbol data output by the character recognition means in association with each other.
上記所定の用紙に担持されたRFIDタグからデータを読み取るRFID読取手段と、
上記1グループの用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記RFID読取手段より読み取ったデータとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。 Image reading means for sequentially reading one group of paper, in which RFID tags are carried on a predetermined paper in the one group of paper;
RFID reading means for reading data from the RFID tag carried on the predetermined paper;
A document management apparatus comprising: storage means for storing image data generated by the image reading means from the group of sheets and data read by the RFID reading means in association with each other.
上記RFIDタグの上記面側に印刷された記号を認識して記号データを出力する文字認識手段と、
上記1グループの用紙から上記画像読取手段により生成した画像データと、上記文字認識手段により出力された記号データとを関連付けて記憶する記憶手段とを有することを特徴とする文書管理装置。 Image reading means for sequentially reading one group of papers, each carrying a RFID tag printed with a symbol on the surface exposed to the outside after being attached to a predetermined paper in the one group of papers;
Character recognition means for recognizing a symbol printed on the surface side of the RFID tag and outputting symbol data;
A document management apparatus comprising: storage means for storing image data generated by the image reading means from the one group of paper and symbol data output by the character recognition means in association with each other.
上記記録済み用紙に担持されたRFIDタグからRFID読取機によりデータを読み取るステップと、
上記画像読取装置により生成した画像データと、上記RFID読取機より読み取ったデータとを関連付けて記憶するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。 Reading an optical image of a recorded paper carrying an RFID tag with an image reading device to generate image data;
Reading data from an RFID tag carried on the recorded paper by an RFID reader;
A document management method comprising a step of storing image data generated by the image reading device and data read by the RFID reader in association with each other.
上記RFIDタグの上記面側に印刷された記号を文字認識装置により認識して記号データを出力するステップと、
上記画像読取装置により生成した画像データと、上記文字認識装置により出力された記号データとを関連付けて記憶するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。 A step of generating an image data by reading an optical image of a recorded paper carrying an RFID tag printed with a symbol printed on the side exposed to the outside after being pasted by an image reading device;
Recognizing a symbol printed on the surface side of the RFID tag by a character recognition device and outputting symbol data;
A document management method comprising: storing image data generated by the image reading device and symbol data output by the character recognition device in association with each other.
上記記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に担持されたRFIDタグからRFID読取機によりデータを読み取るステップと、
上記1グループの記録済み用紙から上記画像読取装置により生成した画像データと、上記RFID読取機より読み取ったデータとを関連付けて記憶するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。 The RFID tag is carried on at least one of the first sheet and the last sheet of one group of recorded sheets, and then the one group of recorded sheets is sequentially read by an image reader;
Reading data with an RFID reader from an RFID tag carried on at least one of the first and last sheets of recorded paper;
A document management method comprising the steps of: associating and storing image data generated by the image reading device from the group of recorded sheets and data read by the RFID reader.
上記RFIDタグの上記面側に印刷された記号を文字認識装置により認識して記号データを出力するステップと、
上記1グループの記録済み用紙から上記画像読取装置により生成した画像データと、上記文字認識装置により出力された記号データとを関連付けて記憶するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。 At least one of the first sheet and the last sheet of a group of recorded sheets is loaded with an RFID tag printed with a symbol on the side exposed to the outside after being pasted, and then the group of recorded sheets is sequentially Reading with an image reader;
Recognizing a symbol printed on the surface side of the RFID tag by a character recognition device and outputting symbol data;
A document management method comprising the steps of: associating and storing image data generated by the image reading device from the one group of recorded sheets and symbol data output by the character recognition device.
上記記録済み用紙に担持されたRFIDタグからRFID読取機によりデータを読み取るステップと、
上記画像読取装置により生成した画像データと、上記RFID読取機より読み取ったデータとを関連付けて記憶するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。 Reading an optical image of a recorded paper carrying an RFID tag with an image reading device to generate image data;
Reading data from an RFID tag carried on the recorded paper by an RFID reader;
A computer program for document management, which is used for causing a computer to execute a step of associating and storing image data generated by the image reading device and data read by the RFID reader.
上記RFIDタグの上記面側に印刷された記号を文字認識装置により認識して記号データを出力するステップと、
上記画像読取装置により生成した画像データと、上記文字認識装置により出力された記号データとを関連付けて記憶するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。 A step of generating an image data by reading an optical image of a recorded paper carrying an RFID tag printed with a symbol printed on the side exposed to the outside after being pasted;
Recognizing a symbol printed on the surface side of the RFID tag by a character recognition device and outputting symbol data;
A computer program for document management, which is used for causing a computer to execute the step of associating and storing image data generated by the image reading device and symbol data output by the character recognition device.
上記記録済み用紙の最初の用紙および最後の用紙の少なくとも一方に担持されたRFIDタグからRFID読取機によりデータを読み取るステップと、
上記1グループの記録済み用紙から上記画像読取装置により生成した画像データと、上記RFID読取機より読み取ったデータとを関連付けて記憶するステップをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。 The RFID tag is carried on at least one of the first sheet and the last sheet of one group of recorded sheets, and then the one group of recorded sheets is sequentially read by an image reader;
Reading data with an RFID reader from an RFID tag carried on at least one of the first and last sheets of recorded paper;
Document management used for causing a computer to execute a step of associating and storing image data generated by the image reading device from the group of recorded sheets and data read by the RFID reader Computer program.
上記RFIDタグの上記面側に印刷された記号を文字認識装置により認識して記号データを出力するステップと、
上記1グループの記録済み用紙から上記画像読取装置により生成した画像データと、上記文字認識装置により出力された記号データとを関連付けて記憶するステップとをコンピュータに実行させるために用いられることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。 At least one of the first sheet and the last sheet of a group of recorded sheets is loaded with an RFID tag printed with a symbol on the side exposed to the outside after being pasted, and then the group of recorded sheets is sequentially Reading with an image reader;
Recognizing a symbol printed on the surface side of the RFID tag by a character recognition device and outputting symbol data;
It is used for causing a computer to execute the step of associating and storing the image data generated by the image reading device from the one group of recorded sheets and the symbol data output by the character recognition device. Computer program for document management.
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2004
- 2004-05-10 JP JP2004140382A patent/JP2005322084A/en active Pending
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