JP2007265280A - Document management device, document management method and document management program - Google Patents
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Abstract
Description
この発明は、RFID(Radio Frequency ID)タグを用いて、文書の処理状況の管理をおこなう文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムに関する。 The present invention relates to a document management apparatus, a document management method, and a document management program for managing the processing status of a document using an RFID (Radio Frequency ID) tag.
従来、企業においては、たとえば契約書、注文書、交通費清算書などのように、紙を媒体とした文書が多数取り扱われている。このような文書の中には、所定の処理手順(ワークフロー)に従った複数の処理(たとえば、承認処理、送付処理など)がおこなわれるものがあり、多くの場合において、それぞれの処理における担当者が異なる。 2. Description of the Related Art Conventionally, companies handle a large number of documents using paper as a medium, such as contracts, order forms, transportation expense settlements, and the like. Some of these documents perform a plurality of processes (for example, an approval process, a sending process, etc.) according to a predetermined processing procedure (workflow), and in many cases, a person in charge of each process. Is different.
このため、企業においては、文書の所在や処理状況などを把握することができずに、文書が行方不明になったり、処理が遅延したりするなどといった問題が生じていた。そこで、たとえばこのような文書の所在や処理状況などを管理することができる文書管理装置が開示されている(たとえば下記特許文献1参照。)。 For this reason, in the enterprise, the location of the document, the processing status, etc. cannot be grasped, and the problem that the document is missing or the processing is delayed occurs. Thus, for example, a document management apparatus capable of managing the location and processing status of such a document has been disclosed (see, for example, Patent Document 1 below).
しかしながら、上記の従来技術にあっては、たとえば各担当者は、文書の処理をおこなうたびに、手間や時間のかかるパーソナル・コンピュータなどの端末の操作をおこなって、文書の処理状況に関する情報を更新(登録・変更・削除)しなければならないといった問題が生じていた。また、これにともなって、たとえば文書管理作業における作業効率の低下、作業時間の増加、入力ミス、入力し忘れなど多くの問題が生じていた。さらには、文書管理作業に要する人件費などのコストが増加するといった問題が生じていた。 However, in the above prior art, for example, each time a person in charge processes a document, he / she operates a terminal such as a personal computer which takes time and effort to update information on the processing state of the document. (Registration / change / deletion) had to occur. Along with this, for example, many problems such as a decrease in work efficiency in document management work, an increase in work time, input errors, and forgetting to input have occurred. Furthermore, there has been a problem that costs such as labor costs required for document management work increase.
この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、文書管理作業を簡素化することにより、効率的かつ確実に文書管理作業をおこなうことができるうえ、文書管理作業に要するコストを削減することができる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムを提供することを目的とする。 The present invention eliminates the problems associated with the prior art described above, and by simplifying the document management work, the document management work can be performed efficiently and reliably, and the cost required for the document management work is reduced. An object of the present invention is to provide a document management apparatus, a document management method, and a document management program.
上述した課題を解決し、目的を達成するため、この発明にかかる文書管理装置は、所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する情報を取得する容器情報取得手段と、前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたRFID(Radio Frequency ID)タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得手段と、前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録手段と、を備えたことを特徴とする。 In order to solve the above-described problems and achieve the object, a document management apparatus according to the present invention includes a container information acquisition unit that acquires information about a predetermined container provided for each process in a series of processes for a predetermined document; Document information acquisition means for acquiring information on the predetermined document from an RFID (Radio Frequency ID) tag provided on the predetermined document when the predetermined document is entered into and exited from the predetermined container; Document entry / exit information recording means for recording information on entry / exit of the predetermined document performed on the predetermined container on a predetermined recording medium based on information on the predetermined document and information on the predetermined container; It is provided with.
また、この発明にかかる文書管理装置は、上記に記載の発明において、前記文書情報取得手段は、前記所定の容器における所定位置であり、前記所定の容器に対する前記文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に関する情報を取得することが可能な位置に設けられたことを特徴とする。 In the document management device according to the present invention, in the invention described above, the document information acquisition means is a predetermined position in the predetermined container, and when the document is entered into and exited from the predetermined container, It is provided at a position where information regarding the predetermined document can be acquired.
また、この発明にかかる文書管理装置は、上記に記載の発明において、前記文書入出情報記録手段によって前記所定の記録媒体に記録された情報に基づいて、前記所定の文書の処理状況を判定する判定手段をさらに備えたことを特徴とする。 In the document management apparatus according to the present invention, the determination of determining the processing status of the predetermined document based on the information recorded on the predetermined recording medium by the document input / output information recording unit. The apparatus further includes means.
また、この発明にかかる文書管理装置は、上記に記載の発明において、前記判定手段によって判定された結果を含む文書の処理状況に関する情報を出力する出力手段をさらに備えたことを特徴とする。 The document management apparatus according to the present invention is characterized in that, in the above-described invention, the document management apparatus further comprises output means for outputting information relating to the processing status of the document including the result determined by the determination means.
また、この発明にかかる文書管理装置は、上記に記載の発明において、前記所定の記録媒体は、前記所定の文書に設けられたRFIDタグであり、前記文書入出情報記録手段は、当該RFIDタグに前記所定の文書の入出に関する情報を記録することを特徴とする。 In the document management apparatus according to the present invention as set forth in the invention described above, the predetermined recording medium is an RFID tag provided in the predetermined document, and the document entry / exit information recording means is included in the RFID tag. Information on entry / exit of the predetermined document is recorded.
また、この発明にかかる文書管理方法は、所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する情報を取得する容器情報取得工程と、前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたRFID(Radio Frequency ID)タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得工程と、前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録工程と、を含んだことを特徴とする。 The document management method according to the present invention includes a container information acquisition step for acquiring information about a predetermined container provided for each process in a series of processes for a predetermined document, and input / output of the predetermined document with respect to the predetermined container. A document information acquisition step of acquiring information on the predetermined document from an RFID (Radio Frequency ID) tag provided on the predetermined document, and information on the predetermined document and the predetermined container And a document entry / exit information recording step of recording information on entry / exit of the prescribed document performed on the prescribed container on a prescribed recording medium based on the information.
また、この発明にかかる文書管理プログラムは、所定の文書に対する一連の処理における各処理別に設けられた所定の容器に関する情報を取得する容器情報取得工程と、前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたRFID(Radio Frequency ID)タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得工程と、前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録工程と、を含んだ文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。 Further, the document management program according to the present invention includes a container information acquisition step for acquiring information on a predetermined container provided for each process in a series of processes for a predetermined document, and input / output of the predetermined document with respect to the predetermined container. A document information acquisition step of acquiring information on the predetermined document from an RFID (Radio Frequency ID) tag provided on the predetermined document, and information on the predetermined document and the predetermined container Based on the information, the computer executes a document management method including a document entry / exit information recording step of recording information on entry / exit of the prescribed document performed on the prescribed container on a prescribed recording medium. It is characterized by that.
本発明によれば、文書管理作業を簡素化することにより、効率的かつ確実に文書管理作業をおこなうことが可能なうえ、文書管理作業に要するコストを削減することが可能な文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムが得られるという効果を奏する。 According to the present invention, by simplifying the document management work, it is possible to perform the document management work efficiently and reliably, and to reduce the cost required for the document management work, the document The management method and the document management program can be obtained.
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムの好適な実施の形態を詳細に説明する。 Exemplary embodiments of a document management apparatus, a document management method, and a document management program according to the present invention will be explained below in detail with reference to the accompanying drawings.
(文書管理処理の概要)
まず、この発明の実施の形態にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムの概要について説明する。図1は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムの概要を示す説明図である。
(Outline of document management processing)
First, an overview of a document management apparatus, a document management method, and a document management program according to an embodiment of the present invention will be described. FIG. 1 is an explanatory diagram showing an outline of a document management apparatus, a document management method, and a document management program according to this embodiment of the present invention.
図1において、(1)まず、事務部101において、たとえばこの事務部101に属する担当者101Pによって作成された文書160(たとえば契約書など)が、容器150(作成済み容器)へ投函される。ここで文書160には、RFIDタグ161が貼付されており、このRFIDタグ161には、文書160を特定するための文書IDなどを含む文書情報があらかじめ記録されている。
In FIG. 1, (1) First, in the
(2)つぎに、文書160は、集配業者105によって容器150(作成済み容器)から回収され、総務部102に備えられた容器150(調印依頼容器)に投函される。(3)つぎに、文書160は、総務部102に属する担当者102Pによって、容器150(調印依頼容器)から回収され、調印された後に、総務部102に備えられた容器150(調印済み容器)に投函される。
(2) Next, the
(4)つぎに、文書160は、集配業者105によって容器150(調印済み容器)から回収され、営業店103に備えられた容器150(送付依頼容器)に投函される。(5)つぎに、文書160は、集配業者105とは異なる集配業者106によって容器150(送付依頼容器)から回収され、取引先104に属する担当者104Pへ手渡される。(6)そして、文書160は、担当者104Pによって調印された後に、集配業者106へ手渡され、集配業者106によって営業店103に備えられた容器150(回収済み容器)に投函される。
(4) Next, the
ここで、上述したそれぞれの容器150の文書投入口付近においては、R/W151が設けられている。このR/W151には、あらかじめ、容器150を特定するための容器IDなどを含む容器情報が記録されている。そして、容器150に対する文書160の入出(投函および回収)がおこなわれるときに、R/W151によって、この文書160に貼付されたRFIDタグ161から、文書情報が読み取られる。
Here, an R /
さらにR/W151によって、文書情報および容器情報が、サーバ120に対してネットワーク140を介して送信され、たとえばサーバ120に備えられた所定の記憶媒体などに、文書160の入出に関する情報(以下、「文書入出情報」という)として記録される。また、サーバ120においては、端末130から送信された処理要求(たとえば所定の文書IDを有する文書160の処理状況の確認要求など)に応じ、文書入出情報に基づいた文書160の処理状況の判定処理をおこなって、この判定結果を含む文書160の処理状況に関する情報(以下、「処理状況情報」という)を、端末130に対してネットワーク140を介して送信する。
Further, the document information and the container information are transmitted to the
これにより、端末130において、サーバ120から送信された処理状況情報の出力処理(たとえば画面表示、印刷処理など)がおこなわれる。このように出力された処理状況情報によって、たとえばユーザ(たとえば事務部101に属する担当者101Pや総務部102に属する担当者102Pなど)に対して、所定の文書IDを有する文書160の処理状況を容易に把握させることができる。
Thereby, in the
(全体システムの構成)
つぎに、この発明の実施の形態にかかる文書管理装置を含む全体システムの構成について説明する。図2は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置を含む全体システムの構成を示す説明図である。
(Entire system configuration)
Next, the configuration of the entire system including the document management apparatus according to the embodiment of the present invention will be described. FIG. 2 is an explanatory diagram showing the configuration of the entire system including the document management apparatus according to this embodiment of the present invention.
図2において、文書管理システム200は、文書管理装置210および文書160に設けられたRFIDタグ161によって構成されており。また、文書管理装置210は、サーバ120と、端末130と、容器150に設けられたR/W151とを備えて構成されており、それぞれがネットワーク140によって接続されている。
In FIG. 2, the
サーバ120は、R/W151からネットワーク140を介して送信された文書情報および容器情報を受信する。またサーバ120は、受信した文書情報および容器情報に基づいて生成した文書入出情報を、サーバ120に備えられた所定の記録媒体に記録する。さらにサーバ120は、端末130から送信された処理要求(たとえば所定の文書IDを有する文書の処理状況の確認要求など)を受信して、この処理要求に応じた処理(たとえば所定の文書IDを有する文書の処理状況の確認処理など)をおこなう。そしてサーバ120は、処理要求に応じた処理の処理結果を端末130に対して送信する。
The
端末130は、図3を用いて後述するディスプレイ308および操作ボタン310などのユーザ・インタフェースを備えたパーソナル・コンピュータなどの情報端末である。この端末130は、ユーザ(たとえば事務部101に属する担当者101Pや総務部102に属する担当者102Pなど)による処理要求(たとえば所定の文書IDを有する文書の処理状況の確認要求など)の入力を受け付ける。
The
そして、端末130は、ユーザによって入力された処理要求をネットワーク140を介してサーバ120へ送信する。また端末130は、サーバ120に対して送信した処理要求に応じてサーバ120によっておこなわれた処理の処理結果をサーバ120からネットワーク140を介して受信する。そして端末130は、受信した処理結果を画面上に表示するなどの出力をおこなう。なお端末130は、たとえば携帯電話などの携帯情報端末であってもよい。
Then, the
R/W151は、処理内容および処理状況ごとに設けられた容器150の文書投入口付近に設けられており、ユーザによって容器150に対して入出される文書160にあらかじめ貼付されているRFIDタグ161から、RFIDタグ161にあらかじめ記録されている文書情報(たとえば文書160のID、文書160の文書名など)を読み取る。またR/W151に備えられた所定の記録媒体には、容器150に対応する処理内容および処理状況を特定するための情報(たとえば容器150のID、容器150の容器名、容器150の設置部門など)を含んだ容器情報があらかじめ記録される。
The R /
また、R/W151は、RFIDタグ161から読み取った文書情報およびR/W151に備えられた所定の記録媒体に記録された容器情報をネットワーク140を介してサーバ120へ送信する。またR/W151は、RFIDタグ161に対して情報を書き込むこともできる。
Also, the R /
ここで、R/W151は、通信距離が約数cmから2mであり、無線周波数はたとえば、13.56MHz(電磁誘導方式)と2.45GHz(マイクロ波方式)である。電磁誘導方式は、R/W151のコイルに電流を流して発生させた磁界で、無線ICタグが持つコイル状のアンテナに電流を発生させ、ICチップを動かす。マイクロ波方式は、R/W151のアンテナから発生させた電波を無線ICタグのアンテナで受け取るようにする。
Here, the R /
RFIDタグ161は、あらかじめ文書情報(たとえば文書160のID、文書160の文書名など)記録された状態で文書160に貼付される。RFIDタグ161に記録された文書情報は、容器150の文書投入口付近に設けられたR/W151によって読み取られ、R/W151によって、R/W151に記録された容器情報とともにネットワーク140を介してサーバ120へ送信される。
The
ここで、RFIDタグ161は、たとえば情報を記録する小型のICチップと金属製のアンテナで構成する。ICチップ、はたとえば0.1ミリ〜数ミリ角の大きさである。またICチップは、10数バイト〜数キロバイトのメモリとロジック回路を備えており、無線通信によってデータの読み取りや書き込みをすることができる。またICチップは、ロジック回路によって、演算、認証、暗号化などの処理をおこなうこともできる。
Here, the
RFIDタグ161は、電池を内蔵していているものであっても、電池を内蔵していないものであってもよく、電池を内蔵していているものであれば、RFIDタグ161から能動的に情報を発信することができる。またRFIDタグ161には、このRFIDタグ161が貼付される文書160を特定するための固有のIDを付与することができる。
The
(文書管理装置210のハードウェア構成)
つぎに、本実施の形態にかかる文書管理方法を実現する文書管理装置210のハードウェア構成について説明する。図3は、文書管理装置210のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
(Hardware configuration of document management apparatus 210)
Next, a hardware configuration of the
図3において、文書管理装置210は、CPU(Central Processing Unit)301と、ROM(Read Only Memory)302と、RAM(Random Access Memory)303と、HDD(Hard Disc Drive)304と、HD(Hard Disc)305と、FDD(Flexible Disc Drive)306と、FD(Flexible Disc)307と、ディスプレイ308と、I/F(インタフェース)309と、操作ボタン310と、時計311と、プリンタ312と、R/W151と、を備えて構成されており、上記各構成部はバス300によってそれぞれ接続されている。
In FIG. 3, a
CPU301は、文書管理装置210の全体の制御を司る。ROM302は、各種制御プログラムなどを記録する。RAM303は、CPU301のワークエリアとして使用される。HDD304はCPU301の制御命令に従って、HD305に対するデータの読み取り/書き込みを制御する。HD305は、HDD304の制御で書き込まれたデータを記録する。FDD306はCPU301の制御命令に従って、FD307に対するデータの読み取り/書き込みの制御をおこなう。
The
FD307は、FDD306の制御で書き込まれたデータを記録する着脱可能な記録媒体である。着脱可能な記録媒体として、FD307のほか、CD−ROM(CD−R、CD−RW)、MO、DVD(Digital Versatile Disk)、メモリカードなどであってもよい。
The
ディスプレイ308は、テキストデータ、画像データなどの各種情報を表示する。ディスプレイ308は、たとえばTFT(Thin Film Transistor)液晶ディスプレイのほか、CRT(Cathode Ray Tube)やプラズマディスプレイなどであってもよい。
The
I/F309は、通信回線を通じてネットワーク140に接続され、ネットワーク140を介して、他の情報処理装置、各種データベースなどに接続される。そして、I/F309は、ネットワーク140と装置内部とのインタフェースを司り、他の情報処理装置、各種データベースなどとのデータの入出力を制御する。I/F309は、たとえばモデムやLANアダプタなどである。またI/F309は、USBなどの外部入出力としても用いることができる。
The I /
操作ボタン310は、各種データの送受信、入力、設定などに用いる。時計311は、現在時刻を計時して、文書の入出がおこなわれた時刻を出力する。プリンタ312は、処理状況情報やその他の情報を印刷する。プリンタ312は、たとえば、レーザプリンタやインクジェットプリンタなどである。
The
(文書管理装置210の機能的構成)
つぎに、本実施の形態にかかる文書管理装置210の機能的構成について説明する。図4は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置210の機能的構成の一例を示すブロック図である。
(Functional configuration of document management apparatus 210)
Next, a functional configuration of the
図4において、文書管理装置210は、文書情報取得部401と、容器情報取得部402と、文書入出情報記録部403と、処理状況判定部404と、処理状況情報出力部405と、文書入出情報管理DB410とによって構成されている。
4, the
図4において、文書情報取得部401は、文書160にあらかじめ貼付されたRFIDタグ161から、このRFIDタグ161にあらかじめ記録されている文書情報(たとえば文書160のID、文書160の文書名など)を取得する。文書情報取得部401は、具体的には、たとえば図3に示したR/W151によってその機能を実現する。
In FIG. 4, a document
容器情報取得部402は、R/W151に備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報(たとえば容器150のID、容器150の容器名、容器150の設置部門など)を取得する。容器情報取得部402は、具体的には、たとえば図3に示したROM302、RAM303、HD305、FD307に記録されたプログラムをCPU301が実行することによってその機能を実現する。
The container
文書入出情報記録部403は、文書情報取得部401によって取得された文書情報と、容器情報取得部402によって取得された容器情報とに基づいて、文書入出情報を生成する。そして文書入出情報記録部403は、生成した文書入出情報をサーバ120に備えられた所定の記録媒体に記録する。文書入出情報記録部403は、具体的には、たとえば図3に示したROM302、RAM303、HD305、FD307に記録されたプログラムをCPU301が実行することによってその機能を実現する。
The document entry / exit
処理状況判定部404は、文書入出情報管理DB410に記録されている文書入出情報に基づいて、所定の文書の処理状況を判定する。処理状況判定部404は、たとえば文書入出情報と、所定の記録媒体に記録されている処理状況の判定基準に関する情報(以下、「処理状況判定基準情報」という)とに基づいて、所定の文書の処理状況を判定する。処理状況判定部404は、具体的には、たとえば図3に示したROM302、RAM303、HD305、FD307に記録されたプログラムをCPU301が実行することによってその機能を実現する。
The processing
処理状況情報出力部405は、処理状況判定部404によって判定された結果を含む処理状況情報を出力する。処理状況情報出力部405は、具体的には、たとえば図3に示したディスプレイ308、プリンタ312によってその機能を実現する。
The processing status
文書入出情報管理DB410は、文書入出情報を記録する。文書入出情報は、文書入出情報記録部403によって文書入出情報管理DB410に記録される。また文書入出情報管理DB410に記録されている文書入出情報は、処理状況判定部404によって読み取られ、文書の処理状況の判定処理に用いられる。文書入出情報管理DB410は、具体的には、たとえば図3に示したROM302、RAM303、HD305、FD307によってその機能を実現する。
The document entry / exit
(文書管理装置210による文書入出情報記録処理の手順)
つぎに、文書管理装置210による文書入出情報記録処理の手順について説明する。図5は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置210による文書入出情報記録処理の手順を示すフローチャートである。
(Procedure of document entry / exit information recording process by the document management apparatus 210)
Next, a procedure of document entry / exit information recording processing by the
まず、文書情報取得部401によって、文書160に貼付されたRFIDタグ161から文書情報(たとえば文書160のID、文書160の文書名など)を取得する(ステップS501)。ここで文書情報取得部401は、たとえば容器150に対して文書160が入出されるときに、容器150に設けられたR/W151が、文書160にあらかじめ貼付されているRFIDタグ161から、このRFIDタグ161にあらかじめ記録されている文書情報を読み取ることによって文書情報を取得することができる。なお、文書160の入出時におけるR/W151による文書情報の読み取りの一例については図6を用いて後述する。またRFIDタグ161にあらかじめ記録されている文書情報の一例については図7を用いて後述する。
First, the document
つぎに、容器情報取得部402によって、容器情報(たとえば容器150のID、容器150の容器名、容器150の設置部門など)を取得する(ステップS502)。ここで容器情報取得部402は、たとえば容器情報があらかじめ記録されているR/W151に備えられた所定の記録媒体などから容器情報を取得する。なお、R/W151に備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報の一例については図8を用いて後述する。
Next, the container
つぎに、文書入出情報記録部403によって、文書入出情報を文書入出情報管理DB410に記録して(ステップS503)、一連の処理を終了する。ここで文書入出情報は、ステップS501で取得された文書情報と、ステップS502で取得された容器情報とに基づいて文書入出情報記録部403によって生成された情報である。なお、文書入出情報管理DB410に記録された文書入出情報の一例については図9を用いて後述する。
Next, the document entry / exit
(R/W151による文書情報の読み取りの一例)
つぎに、文書160の入出時におけるR/W151による文書情報の読み取りの一例について説明する。図6は、文書160の入出時におけるR/W151による文書情報の読み取りの一例を示す説明図である。
(Example of reading document information by R / W 151)
Next, an example of reading document information by the R /
図6において、容器150は、容器名として「作成済み容器」が付与され、事務部101に属する担当者101Pによって作成された契約書を一時保管するための容器である。担当者101Pによってこの容器150に投函された契約書は、総務部102に属する担当者102Pに対する調印の依頼をおこなうため、図1に示したように集配業者105によって回収され、総務部102へ配送される。
In FIG. 6, a
この容器150の文書投入口付近には、R/W151が設けられており、R/W151は常にRFIDタグ161を検出するように待機している。そして上述したように容器150に対する文書160の入出(投函および回収)がおこなわれたときに、文書160が容器150の文書投入口付近(すなわち、R/W151によるRFIDタグ161の読み取り範囲内)を通過することにより、R/W151によって文書160に貼付されたRFIDタグ161が検出され、RFIDタグ161から文書情報が読み取られる。
An R /
そして、R/W151によってRFIDタグ161から読み取られた文書情報は、R/W151に記録されている容器情報とともに、たとえば通信ケーブルや無線通信などによって接続されたネットワーク140を介した通信によって、R/W151からサーバ120に対して送信される。
Then, the document information read from the
(文書情報の一例)
つぎに、RFIDタグ161にあらかじめ記録されている文書情報の一例について説明する。図7は、RFIDタグ161にあらかじめ記録されている文書情報の一例を示す説明図である。
(Example of document information)
Next, an example of document information recorded in advance on the
図7において、文書情報は、「文書ID」と、「文書名」とによって構成されており、「文書ID」には、このRFIDタグ161が貼付される文書160を特定するための一意なID(たとえば、図7に示すような「ID0001」)が設定される。また「文書名」には、このRFIDタグ161が貼付される文書160の名称(たとえば、図7に示すような「××契約書」)が設定される。
In FIG. 7, the document information includes a “document ID” and a “document name”, and the “document ID” includes a unique ID for identifying the
このように、RFIDタグ161に記録された文書情報は、たとえば図6を用いて説明したように、容器150に対する文書160の入出(投函および回収)がおこなわれるときに、容器150の文書投入口付近に設けられたR/W151によって読み取られ、R/W151に記録されている容器情報とともにサーバ120に対して送信される。
As described above, the document information recorded in the
(容器情報の一例)
つぎに、R/W151に備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報の一例について説明する。図8は、R/W151に備えられた所定の記録媒体にあらかじめ記録されている容器情報の一例を示す説明図である。
(An example of container information)
Next, an example of container information recorded in advance on a predetermined recording medium provided in the R /
図8において、容器情報は、「容器ID」と、「容器名」と、「設置部門」とによって構成されており、「文書ID」には、この容器情報が記録されたR/W151が設けられている容器150に対応する処理内容や処理状況を特定するための一意なID(たとえば、図8に示すような「IDC001」)が設定される。また「容器名」には、この容器情報が記録されたR/W151が設けられている容器150の名称(たとえば、図8に示すような「作成済み容器」)が設定される。また「設置部門」には、この容器情報が記録されたR/W151が設けられている容器150が設置されている部署(たとえば、図8に示すような「事務部」)が設定される。
In FIG. 8, the container information is composed of “container ID”, “container name”, and “installation department”, and the “document ID” is provided with an R /
このように、R/W151に備えられた所定の記録媒体に記録された容器情報は、たとえば図6を用いて説明したように、容器150に対する文書160の入出(投函および回収)がおこなわれるときに、文書160に貼付されたRFIDタグ161から読み取られた文書情報とともにサーバ120に対して送信される。
As described above, when the container information recorded on the predetermined recording medium provided in the R /
(文書入出情報管理DB410に記録された文書入出情報の一例)
つぎに、文書入出情報管理DB410に記録された文書入出情報の一例について説明する。図9は、文書入出情報管理DB410に記録された文書入出情報の一例を示す説明図である。
(Example of document entry / exit information recorded in the document entry / exit information management DB 410)
Next, an example of document entry / exit information recorded in the document entry / exit
図9において、文書入出情報は、「文書ID」と、「文書名」と、「容器ID」と、「容器名」と、「設置部門」と、「投函日時」と、「回収日時」とによって構成されている。 In FIG. 9, the document entry / exit information includes “document ID”, “document name”, “container ID”, “container name”, “installation department”, “posting date / time”, and “collection date / time”. It is constituted by.
文書入出情報のうち「文書ID」および「文書名」には、文書160に貼付されているRFIDタグ161に記録されている文書情報に基づいて値が設定される。たとえば「文書ID」には、文書情報から取得した「文書ID」(たとえば、図7に示すような「ID0001」)が設定される。また、「文書名」には、文書情報から取得した「文書名」(たとえば、図7に示すような「××契約書」)が設定される。
Among the document entry / exit information, “document ID” and “document name” are set based on the document information recorded on the
また、文書入出情報のうち「容器ID」、「容器名」および「設置部門」には、文書160の入出がおこなわれた容器150に設けられているR/W151に記録されている容器情報に基づいて値が設定される。たとえば「容器ID」には、容器情報から取得した「容器ID」(たとえば、図8に示すような「IDC001」)が設定される。また文書入出情報のうち「容器名」には、容器情報から取得した「容器名」(たとえば、図8に示すような「作成済み容器」)が設定される。また文書入出情報のうち「設置部門」には、容器情報から取得した「設置部門」(たとえば、図8に示すような「事務部」)が設定される。
In the document entry / exit information, “container ID”, “container name”, and “installation department” include the container information recorded in the R /
さらに、文書入出情報のうち「投函日時」には、容器150に対して文書160が投函された日時(たとえば、R/W151から送信された文書情報および容器情報をサーバ120が受信したときに、サーバ120に備えられた時計311によって計時された日時)が設定される。そして、文書入出情報のうち「回収日時」には、容器150に対して文書160が回収された日時(たとえば、すでに「投函日時」に値が設定されている状態において、R/W151から送信された文書情報および容器情報をサーバ120が受信したときに、サーバ120に備えられた時計311によって計時された日時)が設定される。なお、「投函日時」および「回収日時」は、たとえばR/W151に備えられた時計311によって計時され、文書情報および容器情報とともに、R/W151からサーバ120へ送信されるようにしてもよい。
Further, the “posting date / time” of the document entry / exit information includes the date / time when the
また、図9に示すように、文書入出情報管理DB410には、容器150に対する入出がおこなわれるたびに、文書管理装置210により図5を用いて説明したような文書入出情報記録処理がおこなわれることによって、所定の文書IDを有する文書160に関する文書入出情報の履歴情報が蓄積される。
Further, as shown in FIG. 9, in the document entry / exit
(文書管理装置210による処理状況確認処理の手順)
つぎに、文書管理装置210による処理状況確認処理の手順について説明する。図10は、この発明の本実施の形態にかかる文書管理装置210による処理状況確認処理の手順を示すフローチャートである。
(Processing status confirmation processing procedure by the document management apparatus 210)
Next, a procedure of processing status confirmation processing by the
まず、処理状況判定部404によって、所定の文書IDを有する文書160に関する文書入出情報を文書入出情報管理DB410から抽出する(ステップS1001)。ここで、処理状況判定部404は、たとえば文書入出情報管理DB410に記録されている文書IDのリストをディスプレイ308の画面上に表示して、ディスプレイ308の画面上に表示された文書IDのいずれか一つをユーザ(たとえば事務部101に属する担当者101Pや総務部102に属する担当者102Pなど)に選択させることによって、上記抽出処理に用いる文書IDを決定する。
First, the processing
つぎに、処理状況判定部404によって、処理状況判定基準情報を取得する(ステップS1002)。この処理状況判定基準情報は、たとえばサーバ120に備えられた所定の記録媒体(たとえばROM302、RAM303、HD305、FD307など)にあらかじめ記録されている。これにより処理状況判定部404は、たとえば上記記録媒体から処理状況判定基準情報を読み取ることによって、処理状況判定基準情報を取得することができる。なお、処理状況判定基準情報の一例については図11を用いて後述する。
Next, processing status determination reference information is acquired by the processing status determination unit 404 (step S1002). The processing status determination criterion information is recorded in advance on a predetermined recording medium (for example,
つぎに、処理状況判定部404によって、文書160の処理状況を判定する(ステップS1003)。ここで処理状況判定部404は、たとえばステップS1001で抽出された文書入出情報と、ステップS1002で取得した処理状況判定基準情報とに基づいて、文書160の処理状況を判定する。
Next, the processing
そして、処理状況情報出力部405によって、ステップS1003で判定された結果を含む処理状況情報を出力して(ステップS1004)、一連の処理を終了する。ここで、たとえば処理状況情報出力部405は、処理状況情報をディスプレイ308の画面上に表示する。また、たとえば処理状況情報出力部405は、処理状況情報をプリンタ312を介して所定の用紙に印刷する。なお、ディスプレイ308の画面上に表示された処理状況情報の一例については図12を用いて後述する。
Then, the processing status
(処理状況判定基準情報の一例)
つぎに、処理状況判定基準情報の一例について説明する。図11は、処理状況判定基準情報の一例を示す説明図である。図11に示す処理状況判定基準情報は、たとえばサーバ120に備えられた所定の記録媒体(たとえばROM302、RAM303、HD305、FD307など)にあらかじめ記録されている。そして処理状況判定部404によって上記記録媒体から読み取られ、所定の文書160の処理状況の判定処理に用いられる。
(Example of processing status criteria information)
Next, an example of processing status determination criterion information will be described. FIG. 11 is an explanatory diagram of an example of processing status determination criterion information. 11 is recorded in advance on a predetermined recording medium (for example,
図11において、処理状況判定基準情報には、たとえば所定の文書160が容器ID「ID0001」および容器名「作成済み容器」を有する容器150へ投函されている場合、処理状況判定部404によって、この文書160の処理状況は「文書作成済み(未回収)」であると判定されることが示されている。また、たとえば所定の文書160が容器ID「ID0001」および容器名「作成済み容器」を有する容器150から回収されている場合、処理状況判定部404によって、この文書160の処理状況は「集配中(事務部→総務部)」であると判定されることが示されている。
In FIG. 11, for example, when a
(ディスプレイ308の画面上に表示された処理状況情報の一例)
つぎに、ディスプレイ308の画面上に表示された処理状況情報の一例について説明する。図12は、ディスプレイ308の画面上に表示された処理状況情報の一例を示す説明図である。
(Example of processing status information displayed on the screen of the display 308)
Next, an example of processing status information displayed on the screen of the
図12において、たとえばディスプレイ308の画面上には、文書ID「ID0001」を有する文書160の処理状況は「回収済み」である旨が示されている。また、文書ID「ID0001」を有する文書160に関する、文書入出情報が示されている。
In FIG. 12, for example, the screen of the
以上説明したように、本実施の形態における文書管理装置210によれば、所定の容器150に対する文書160の入出がおこなわれるたびに、R/W151によって、文書160に貼付されたRFIDタグ161から文書情報を読み取る構成とした。そして、その都度、文書入出情報を文書入出情報管理DB410に記録する構成とした。
As described above, according to the
このため、本実施の形態における文書管理装置210によれば、たとえばユーザ(たとえば事務部101に属する担当者101Pや総務部102に属する担当者102Pなど)に対して、手間のかかるコンピュータの入力作業をおこなわせることなく、容器150に対する文書160の入出(投函および回収)作業といった簡単な作業をおこなわせるだけで、効率的かつ確実に、所定の文書IDを有する文書160に関する文書入出情報を文書入出情報管理DB410に記録することができる。
For this reason, according to the
これにより、文書管理に要する事務処理を簡素化、効率化および低コスト化することができるだけでなく、文書入出情報管理DB410に記録された文書入出情報によって、所定の文書IDを有する文書160の処理状況を、ユーザに対して容易に把握させることができる。
This not only simplifies, increases efficiency and reduces the cost of paperwork required for document management, but also processes the
また、本実施の形態における文書管理装置210によれば、文書入出情報管理DB410に格納されている文書入出情報と、所定の記録媒体に格納されている処理状況判定基準情報とに基づいて、所定の文書IDを有する文書160の処理状況を判定して、この判定結果を含む処理状況情報(所定の文書IDを有する文書160の処理状況に関する情報)を出力する構成とした。
Further, according to the
このため、本実施の形態における文書管理装置210によれば、たとえばユーザ(たとえば事務部101に属する担当者101Pや総務部102に属する担当者102Pなど)に対して、処理状況を確認したい文書160の文書IDを画面上で選択するといった簡単な作業をおこなわせるだけで、効率的かつ確実に、所定の文書IDを有する文書160の処理状況に関する情報を出力することができる。
Therefore, according to the
これにより、文書管理に要する事務処理を簡素化、効率化および低コスト化することができるだけでなく、出力された情報によって、所定の文書IDを有する文書160の処理状況を、ユーザに対して容易に把握させることができる。
This not only simplifies, increases efficiency, and reduces the cost of paperwork required for document management, but also makes it easy for the user to process the
なお、本実施の形態における文書管理装置210は、一例として文書入出情報を文書入出情報管理DB410に記録する構成を用いたが、たとえば文書入出情報をR/W151によって、文書160に貼付されたRFIDタグ161に記録するようにしてもよい。
Note that the
これによって、たとえば文書入出情報管理DB410を省いた簡単なシステム構成によって上述した文書管理方法を実現することができる。そのため、文書管理装置210および文書管理システム200を小型化することができ、たとえば文書管理装置210および文書管理システム200の構築費用や、文書管理装置210および文書管理システム200の維持管理費用などを圧縮することができる。
Thus, for example, the document management method described above can be realized with a simple system configuration that omits the document entry / exit
また、文書入出情報管理DB410に記録された文書入出情報は、文書160の処理状況の確認に利用するだけでなく、たとえば担当者の評価、集配業者の選定、業務フローの見直しなどをおこなうときの統計データとして利用することができる。これにより、たとえば企業における業務の最適化を図ることができる。
Further, the document entry / exit information recorded in the document entry / exit
なお、本実施の形態で説明した文書管理方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーションなどの文書管理装置で実行することにより実現することができる。このプログラムは、RAM、ハードディスク、フレキシブルディスク、CD−ROM、MO、DVDなどのコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネットなどのネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。 The document management method described in this embodiment can be realized by executing a program prepared in advance on a document management apparatus such as a personal computer or a workstation. This program is recorded on a computer-readable recording medium such as a RAM, a hard disk, a flexible disk, a CD-ROM, an MO, and a DVD, and is executed by being read from the recording medium by the computer. The program may be a transmission medium that can be distributed via a network such as the Internet.
以上のように、本発明にかかる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムは、企業内における文書管理業務に利用可能であり、たとえば、文書管理に要する事務処理の簡素化、効率化および低コスト化に適している。 As described above, the document management apparatus, the document management method, and the document management program according to the present invention can be used for document management work in a company. For example, the simplification, efficiency, and Suitable for cost reduction.
120 サーバ
130 端末
140 ネットワーク
150 容器
151 R/W
160 文書
161 RFIDタグ
200 文書管理システム
210 文書管理装置
401 文書情報取得部
402 容器情報取得部
403 文書入出情報記録部
404 処理状況判定部
405 処理状況情報出力部
410 文書入出情報管理DB
120
Claims (7)
前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたRFID(Radio Frequency ID)タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得手段と、
前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理装置。 Container information acquisition means for acquiring information related to a predetermined container provided for each process in a series of processes for a predetermined document;
Document information acquisition means for acquiring information on the predetermined document from an RFID (Radio Frequency ID) tag provided on the predetermined document when the predetermined document is entered into and exited from the predetermined container;
Document entry / exit information recording means for recording information on entry / exit of the predetermined document performed on the predetermined container on a predetermined recording medium based on the information on the predetermined document and the information on the predetermined container ,
A document management apparatus comprising:
前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたRFID(Radio Frequency ID)タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得工程と、
前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録工程と、
を含んだことを特徴とする文書管理方法。 A container information acquisition step for acquiring information related to a predetermined container provided for each process in a series of processes for a predetermined document;
A document information acquisition step of acquiring information relating to the predetermined document from an RFID (Radio Frequency ID) tag provided in the predetermined document when the predetermined document enters and exits the predetermined container;
A document entry / exit information recording step for recording information on entry / exit of the predetermined document performed on the predetermined container on a predetermined recording medium based on the information on the predetermined document and the information on the predetermined container; ,
A document management method characterized by including:
前記所定の容器に対する前記所定の文書の入出がおこなわれるときに、前記所定の文書に設けられたRFID(Radio Frequency ID)タグから、前記所定の文書に関する情報を取得する文書情報取得工程と、
前記所定の文書に関する情報と前記所定の容器に関する情報とに基づいて、前記所定の容器に対しておこなわれた前記所定の文書の入出に関する情報を所定の記録媒体に記録する文書入出情報記録工程と、
を含んだ文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
A container information acquisition step for acquiring information related to a predetermined container provided for each process in a series of processes for a predetermined document;
A document information acquisition step of acquiring information relating to the predetermined document from an RFID (Radio Frequency ID) tag provided in the predetermined document when the predetermined document enters and exits the predetermined container;
A document entry / exit information recording step for recording information on entry / exit of the predetermined document performed on the predetermined container on a predetermined recording medium based on the information on the predetermined document and the information on the predetermined container; ,
Management program for causing a computer to execute a document management method including
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