JP2003303184A - 文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 プレビュー画像で文書管理する。 【解決手段】 印刷中間データ管理モジュール１１６
は、印刷中間ファイル１０６から印刷中間データを取得
し、描画データ作成モジュール１１７に渡す。前記モジ
ュール１１７は、受け取った印刷中間データをページ毎
のプレビュー可能な画像データに変換し、サムネール作
成モジュール１１８に渡す。印刷設定モジュール１１５
で両面、集約印刷等の印刷設定を行う。前記モジュール
１１５は、印刷中間データ管理モジュール１１６から取
得される印刷中間データに印刷設定コマンド付与し、前
記モジュール１１８に入力する。該モジュール１１８
は、印刷設定コマンドを含むサムネール表示用のプレビ
ュー画像データを作成しフォルダに格納する。フォルダ
のプレビュー画像データをサムネール表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、印刷設定に応じた
プレビュー画像により文書を管理する文書管理方法に関
する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書サーバ及びプリンタからなる
文書管理システムにおいて、管理している文書のサムネ
ール表示を行う場合、単純に印刷プレビュー画面を１ペ
ージ表示するに過ぎなかった。図８は、このような文書
管理システムの文書サーバにおけるプレビュー画像デー
タを作成するためのアプリケーション間の関係を説明す
る図である。図中、文書管理アプリケーション９０１
は、汎用の文書作成アプリケーションで作成された文書
をグラフィックエンジン９０２に送り、グラフィックエ
ンジン９０２に描画させる。グラフィックエンジン９０
２は、プリンタドライバ９０３に描画データを出力し、
プリンタドライバ９０３は、グラフィックエンジン９０
２から受け取ったデータをＰＤＬ（Page Description L
anguage）などの印刷中間データに変換する。変換され
た印刷中間データは、印刷中間ファイル９０６に蓄積さ
れる。

【０００３】文書管理アプリケーション９０１は、印刷
設定ＧＵＩ９０５を表示し、ユーザーは、この印刷設定
ＧＵＩ９０５に対してキーボード等の入力手段から印刷
設定の作成を行う。作成された印刷設定によりプリンタ
にて印刷を行っていた。

【０００４】ところで、このような文書管理システムに
おいて、（１）プレビュー画像をプレビュー画面で表示
するのは、印刷プレビュー画面でしか表示していなかっ
た。このため、文書をプレビュー画像で管理することは
なかった。また、（２）文書をプレビュー画像で管理す
るとき、印刷設定がどのような設定になっているかを予
め確認しておきたい場合、従来、印刷設定ダイアログを
開いて、その画面に表示される例えば、集約、両面など
の文字を読んで確認を行っていた。このため確認作業が
面倒であった。（３）さらに、文書をプレビュー画像で
管理するとき、印刷設定を含むプレビュー画像をサムネ
ール表示するものは知られていなかった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述のよう
な実状に鑑みなされたものであり、その第１の目的は、
文書管理を紙に出力した場合の画像により行うことであ
り、第２の目的は、印刷設定に応じた画像により文書管
理を行うことであり、そして第３の目的は、印刷設定に
応じた画像をサムネール表示することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明は、印刷
可能に変換された印刷データを文書ファイルに格納して
文書を管理する文書管理方法において、印刷データに基
づいてプレビュー画像を作成する工程と、作成したプレ
ビュー画像に印刷設定コマンドを付与する工程と、前記
印刷設定コマンドが付与されたプレビュー画像を印刷デ
ータに関連付けて格納する工程を備えたことを特徴とす
る文書管理方法である。

【０００７】請求項２の発明は、請求項１記載の文書管
理方法において、プレビュー画像をサムネール表示する
工程を備えたことを特徴とする文書管理方法である。

【０００８】請求項３の発明は、印刷可能に変換された
印刷データを文書ファイルに格納して文書を管理する処
理をコンピュータに実行させるためのプログラムであっ
て、印刷データに基づいてプレビュー画像を作成する処
理と、作成したプレビュー画像に印刷設定コマンドを付
与する処理と、前記印刷設定コマンドが付与されたプレ
ビュー画像を印刷データに関連付けて格納する処理と、
格納したプレビュー画像を呼び出してサムネール表示す
る処理、の各処理をコンピュータに実行させるためのプ
ログラムである。

【０００９】請求項４の発明は、印刷可能に変換された
印刷データを文書ファイルに格納して文書を管理する文
書サーバにおいて、印刷データに基づいてプレビュー画
像を作成する手段と、作成したプレビュー画像に印刷設
定コマンドを付与する手段と、前記印刷設定コマンドが
付与されたプレビュー画像を印刷データに関連付けて文
書ファイルに格納する手段を備えたことを特徴とする文
書サーバである。

【００１０】請求項５の発明は、請求項４記載の文書サ
ーバを備えたことを特徴とする文書管理システムであ
る。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態について
説明する。図１は、本発明が適用される文書管理システ
ムの概略構成図であり、文書管理システムは、文書サー
バ１０及びプリンタ２０からなる。文書サーバ１０は、
ファイルに格納された文書を管理したり、或いは文書デ
ータの作成を管理する文書管理アプリケーション１０１
及び、文書作成アプリケーション（例えば、ワード：登
録商標）や表計算アプリケーション（例えば、エクセ
ル：登録商標）などのアプリケーションで作成された文
書をプリンタ言語に変換するプリンタドライバ１０３を
備える。このため、ファイルに格納された文書が呼び出
され、プリンタドライバ１０３に渡されると、プリンタ
言語に解読され、プリンタ２０に出力されて印刷され
る。ここで、プリンタ２０は、文書サーバ１０と直接接
続される構成をとっているが、ネットワークを介して複
数のプリンタが接続される構成の場合もある。

【００１２】図２は、本発明の一実施形態としての文書
サーバのハードウエア構成を示す図である。文書サーバ
は、インターフェース（Ｉ／Ｆ）５１、ＣＰＵ５２、Ｒ
ＯＭ５３、ＲＡＭ５４、表示装置５５、ハードディスク
５６、キーボード５７及び記憶媒体ドライブ５８を有す
る。Ｉ／Ｆ５１を介して入力装置から制御信号が入力さ
れ、キーボード５７から文書のサムネール表示指令が入
力されると、ＣＰＵ５２は、必要なアプリケーションを
ＲＯＭ５３からＲＡＭ５４に格納し、後述する印刷中間
データ、印刷設定コマンド、文書のサムネール画像デー
タを含む文書データを作成させ、表示装置５５にサムネ
ール表示する。

【００１３】図３は、文書サーバに搭載するアプリケー
ションによる印刷データ及びサムネール画像データの作
成処理の説明図である。図３を参照して印刷データ及び
サムネール画像データの作成処理について説明する。は
じめに印刷データの作成について説明すると、文書管理
アプリケーション１０１、グラフィックエンジン１０
２、プリンタドライバ１０３、スプーラ１０４は、文書
サーバ１０のＲＯＭ５３に保存されたファイルとして存
在し、実行される場合、ＯＳやそのモジュールを利用す
るモジュールによってＲＡＭ５４にロードされ稼動す
る。文書サーバ１０からプリンタ２０に対して印刷デー
タの出力を行うときは、まず文書作成アプリケーション
で作成された文書をグラフィックエンジン１０２に描画
させる。ここで文書サーバ１０上では、例えば、Micros
oft Windows （登録商標)マイクロソフト社など市販の
ＯＳが動作しているものとする。Microsoft Windows
（登録商標）マイクロソフト社が搭載されたシステムに
おいては、グラフィックエンジンはＧＤＩ（Graphic De
vice Interface）と呼ばれ、前記文書等をグラフィック
エンジン１０２にＧＤＩ関数と呼ばれる描画データとし
て出力する。更にグラッフィクエンジン１０２は、プリ
ンタ毎に用意されるプリンタドライバ１０３に、ＧＤＩ
関数をＤＤＩ関数（Device Driver Interface）に変換
し出力する。プリンタドライバ１０３は、グラフィック
エンジン１０２から受け取ったＤＤＩ関数に基づいてプ
リンタ２０が印刷可能な、例えばＰＤＬ（Page Descrip
tion Language）などの印刷中間データに変換する。変
換された印刷中間データは、スプーラ１０４に蓄積さ
れ、スプーラ１０４からプリンタ２０に出力されること
により印刷が実行される。前記スプーラ１０４もＯＳに
よって供給される。また、前記印刷中間データは、後述
するサムネール画像を作成するために印刷中間ファイル
１０６に記憶される。

【００１４】なお、前記プリンタドライバ１０３は、例
えば特開2000-298564号公報に記載されている中間ＰＤ
Ｌ作成処理部で中間ＰＤＬを作成し、ＰＤＬ処理部を介
して最終ＰＤＬ作成処理部で最終ＰＤＬを作成するタイ
プのものを使用することができる。

【００１５】次にプレビュー画像を作成する処理につい
て説明する。図３において、印刷中間データ管理モジュ
ール１１６は、印刷中間ファイル１０６から印刷中間デ
ータを取得し、描画データ作成モジュール１１７に渡
す。描画データ作成モジュール１１７は、例えばＤＩＢ
（Device Independent Bitmap）などに変換する機能を
有し、受け取った印刷中間データをページ毎のプレビュ
ー可能な画像データに変換する。この画像データはサム
ネール作成モジュール１１８に渡される。一方、ユーザ
ーはキーボード５７から印刷設定モジュール１１５に対
し、例えば両面、集約印刷（１頁２画面印刷など）、パ
ンチ穴等の印刷設定を行う。この設定は、不図示の印刷
設定ＧＵＩを表示し、その設定内容から行い、印刷コマ
ンドを作成する。印刷設定モジュール１１５は、印刷中
間データ管理モジュール１１６から取得される印刷中間
データに印刷設定コマンドを付与して、サムネール作成
モジュール１１８に入力する。サムネール作成モジュー
ル１１８は、印刷中間データに付与された印刷設定コマ
ンドを含むサムネール表示用のプレビュー画像データを
作成する。作成されたプレビュー画像を縮小などの加工
をして文書のサムネール画像データとする。文書管理ア
プリケーション１０１は、このサムネール画像データ、
印刷中間データ、印刷設定コマンド、更には文書書誌デ
ータ及び文書のコンテンツデータを加えた文書データを
構成し、文書ファイル（フォルダ）に格納する。

【００１６】図４は、前記した文書データの構造を示す
図であり、図中、文書データは、文書書誌データ３１、
印刷中間データ３２、印刷コマンド３４及びサムネール
画像データ３５からなる例を示す。

【００１７】更に文書サーバ１０は、この文書データの
うち印刷中間データを、複数（ｎ個）に分けたコンテン
ツデータのセクションデータ３３毎に、自動的或いはユ
ーザーの入力操作により意図的に付加されるキーワー
ド、重要文、全文検索データ等と共に、セクションデー
タの付加データ３３ａとして構成することがある（図
５）。

【００１８】前記文書データを格納するファイルは、汎
用の文書管理ソフトにより管理されるツリー構造に形成
されるファイルの１つに相当し、指示により、このファ
イルから文書データが読み出され、画像表示ソフトによ
り表示装置５５に表示される。

【００１９】更にサムネール表示する処理について説明
する。ユーザーが当該文書の印刷に先立ち、マウスなど
のポインティングデバイスで表示画面上のメニューバー
（不図示）のサムネール表示をクリック（ポイント）す
ると、文書管理アプリケーション１０１は、文書ファイ
ル（フォルダ）に格納した文書データを読み出して、印
刷中間データ毎に文書のサムネール画像を一覧表示す
る。図６は、サムネール画像の一覧表示画面の例であ
り、画面上部に、ファイル、編集、表示等のメニューバ
ーがあり、その下の左側に文書管理ファイル１で示され
る文書ファイルツリーを表示する欄、その右側に文書の
サムネール表示欄がある。文書管理システムを使用する
ユーザーは、メニューバーの文書をクリック（ポイン
ト）すると、文書管理ファイル１のツリーが表示され、
更にそのファイル（黒四角印）をクリックすると、その
ファイルに含まれる、例えば文書１から文書８までの各
文書のサムネール画像が一覧表示される。このときペー
ジめくりの操作を行うことにより、当該文書のページに
ついて印刷設定とともにサムネール画像を表示させるこ
とができる。なお以上の操作では、表示ページを特定し
ていないので、図６では、所定のページが表示されたも
のとして、ここでは具体的な絵柄や印刷設定の表示は省
略している。

【００２０】図７は、サムネール表示の例を示す図であ
り、１頁に２画像が集約される２in１集約とパンチ位置
（左）の印刷設定による印刷画面をサムネール表示して
いる。

【００２１】本実施形態によれば、印刷中間データ３
２、印刷コマンド３３、コンテンツデータ３４、サムネ
ール画像データ３５からなる文書データが保存され、印
刷が指示されたときは、印刷中間データ３２、印刷設定
３３により印刷が行われ、また、サムネール表示が指示
されたときは、印刷プレビュー画面と関係なく文書ファ
イルに保存された文書データが呼び出され、印刷コマン
ド３３やサムネール画像データ３５によりサムネール表
示がなされる。このため、ユーザーは、文書をプレビュ
ー画像により管理することができる。また文書を繰り返
し印刷する場合に、サムネール画像により印刷しようと
する文書がどのような印刷設定になっているかを紙に印
刷された状態で直接確認することができる。

【００２２】以上説明したプレビュー画像の作成からサ
ムネール表示を行う一連の処理をコンピュータプログラ
ムとして周知のプログラミング言語で記述し、且つ、こ
のプログラムをＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の記録
媒体５９に格納し、記憶媒体ドライブ５８を介して任意
のコンピュータにダウンロードすることにより、コンピ
ュータは、文書サーバ１０として機能する。本プログラ
ムは、記録媒体に記録する以外に、インターネット、Ｌ
ＡＮ等の電気通信回線を介してコンピュータに読み取ら
せることも可能である。

【００２３】

【発明の効果】請求項１，２，４の発明に対応する効
果： 印刷中間データ及び印刷設定に基づいてプレビュ
ー画像を作成し、作成したプレビュー画像に印刷中間デ
ータ及び印刷設定コマンドを関連づけたデータとして保
存するので、印刷プレビュー画面と関係なくフォルダ内
に格納している文書についてプレビュー画像をサムネー
ル表示することができる。このとき、印刷設定に応じた
プレビュー画像をサムネール表示することができる。こ
のため、文書を紙に出力した場合の画像により文書管理
ができる。このため更に、同じ文書を繰り返し印刷する
場合など、直感的に作業ができる。 請求項３の発明に対応する効果： 印刷中間データ及び
印刷設定に基づいてプレビュー画像を作成し、作成した
プレビュー画像に印刷中間データ及び印刷設定コマンド
を関連づけて保存する処理を任意のコンピュータにおい
て容易に実施することができる。 請求項５の発明に対応する効果： 請求項１，２，４の
発明に対応する効果を奏する文書管理システムを提供す
ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明が適用される文書管理システムの要部概
略構成図である。

【図２】本発明の一実施形態としての文書サーバのハー
ドウエア構成を示す図である。

【図３】文書サーバのアプリケーションによる印刷デー
タ及びサムネール画像データの作成処理の説明図であ
る。

【図４】本発明の実施形態に係る文書データの構造を示
す図である。

【図５】本発明の実施形態に係る文書データの構造を示
す図である。

【図６】サムネールの一覧表示の例を示す図である。

【図７】サムネール表示の例を示す図である。

【図８】従来のプレビュー画像表示を説明するためのア
プリケーション間の関係を説明する図である。

【符号の説明】

１０１・・・・文書管理アプリケーション、１０２・・・・グラ
フィックエンジン、１０３・・・・プリンタドライバ、１０
４・・・・スプーラ、１０６・・・・印刷中間ファイル、１１５
・・・・・印刷設定モジュール、１１６・・・・印刷中間データ
管理モジュール、１１７・・・・描画データ作成モジュー
ル、１１８・・・・サムネール作成モジュール。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 印刷可能に変換された印刷データを文書
   ファイルに格納して文書を管理する文書管理方法におい
   て、 印刷データに基づいてプレビュー画像を作成する工程
   と、 作成したプレビュー画像に印刷設定コマンドを付与する
   工程と、 前記印刷設定コマンドが付与されたプレビュー画像を印
   刷データに関連付けて格納する工程を備えたことを特徴
   とする文書管理方法。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書管理方法において、
   プレビュー画像をサムネール表示する工程を備えたこと
   を特徴とする文書管理方法。
3. 【請求項３】 印刷可能に変換された印刷データを文書
   ファイルに格納して文書を管理する処理をコンピュータ
   に実行させるためのプログラムであって、 印刷データに基づいてプレビュー画像を作成する処理
   と、 作成したプレビュー画像に印刷設定コマンドを付与する
   処理と、 前記印刷設定コマンドが付与されたプレビュー画像を印
   刷データに関連付けて格納する処理と、格納したプレビ
   ュー画像を呼び出してサムネール表示する処理、の各処
   理をコンピュータに実行させるためのプログラム。
4. 【請求項４】 印刷可能に変換された印刷データを文書
   ファイルに格納して文書を管理する文書サーバにおい
   て、 印刷データに基づいてプレビュー画像を作成する手段
   と、 作成したプレビュー画像に印刷設定コマンドを付与する
   手段と、 前記印刷設定コマンドが付与されたプレビュー画像を印
   刷データに関連付けて文書ファイルに格納する手段を備
   えたことを特徴とする文書サーバ。
5. 【請求項５】 請求項４記載の文書サーバを備えたこと
   を特徴とする文書管理システム。