JP2003140953A - 文書の自動分配制御方式 - Google Patents
文書の自動分配制御方式Info
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 文書（ファイル）配信システム、文書管理シ
ステム、ワークフローシステムにおいて文書を分配する
際、宛先の入力や事前登録をすることなく自動化し、シ
ステム管理者や一般ユーザ等の手間を省くことができる
文書の自動分配制御方式を提供する。 【解決手段】 ユーザにより文書が文書格納手段のフォ
ルダへ格納されると、文書格納検知手段により格納を検
知する（Ｓ１）。セキュリティ情報読み出し手段は、検
知した文書の所属するフォルダに対するセキュリティ情
報を読み出し（Ｓ２）、セキュリティ情報解読手段によ
って解読する（Ｓ３）。ユーザ識別手段は、セキュリテ
ィ情報を元に文書分配先を決定付ける宛先リストを生成
する（Ｓ４）。文書分配手段は、宛先数と宛先名を元
に、文書を宛先別のフォルダへ分配する（Ｓ５）。
ステム、ワークフローシステムにおいて文書を分配する
際、宛先の入力や事前登録をすることなく自動化し、シ
ステム管理者や一般ユーザ等の手間を省くことができる
文書の自動分配制御方式を提供する。 【解決手段】 ユーザにより文書が文書格納手段のフォ
ルダへ格納されると、文書格納検知手段により格納を検
知する（Ｓ１）。セキュリティ情報読み出し手段は、検
知した文書の所属するフォルダに対するセキュリティ情
報を読み出し（Ｓ２）、セキュリティ情報解読手段によ
って解読する（Ｓ３）。ユーザ識別手段は、セキュリテ
ィ情報を元に文書分配先を決定付ける宛先リストを生成
する（Ｓ４）。文書分配手段は、宛先数と宛先名を元
に、文書を宛先別のフォルダへ分配する（Ｓ５）。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書の自動分配制
御方式に関し、さらに詳しくは、文書（ファイル）配信
システム、文書（ファイル）管理システム、ワークフロ
ーシステム等において文書（ファイル）を分配する際、
宛先の入力や事前登録をすることなく自動化し、システ
ム管理者や一般ユーザ等の手間を省くことが可能な文書
（ファイル）の自動分配制御方式に関する。
御方式に関し、さらに詳しくは、文書（ファイル）配信
システム、文書（ファイル）管理システム、ワークフロ
ーシステム等において文書（ファイル）を分配する際、
宛先の入力や事前登録をすることなく自動化し、システ
ム管理者や一般ユーザ等の手間を省くことが可能な文書
（ファイル）の自動分配制御方式に関する。
【０００２】
【従来の技術】文書（ファイル）等の配信システムの例
として、特公平６−２３９６２号公報、特開２０００−
９９３８５号公報等に記載されたものが知られている。
特公平６−２３９６２号公報に記載の「データオブジェ
クト自動分配制御方法及び装置」は、コンピュータ統合
製造環境における複数の宛先への複数のデータオブジェ
クトの分配を自動的に制御する方法で、並列配信と、直
列配信（宛先Ａ→宛先Ｂ→宛先Ｃ→．．）のいずれかを
選択実行できるデータオブジェクト自動分配制御方法で
ある。また、特開２０００−９９３８５号公報に記載の
「ファイルを複数ユーザで共有するためのセキュリティ
方法ならびにシステム及び同方法がプログラムされ記録
される記録媒体」は、入力された情報を基にグループキ
ーを作成し、このグループキーを取り込むとともに、フ
ァイル暗号化の際に使用したいグループキーの使用条件
を設定し、かつ暗号化ファイルのヘッダ部分に１以上の
キー情報を埋め込むことを特徴とするファイルを複数ユ
ーザで共有するためのセキュリティ方法である。
として、特公平６−２３９６２号公報、特開２０００−
９９３８５号公報等に記載されたものが知られている。
特公平６−２３９６２号公報に記載の「データオブジェ
クト自動分配制御方法及び装置」は、コンピュータ統合
製造環境における複数の宛先への複数のデータオブジェ
クトの分配を自動的に制御する方法で、並列配信と、直
列配信（宛先Ａ→宛先Ｂ→宛先Ｃ→．．）のいずれかを
選択実行できるデータオブジェクト自動分配制御方法で
ある。また、特開２０００−９９３８５号公報に記載の
「ファイルを複数ユーザで共有するためのセキュリティ
方法ならびにシステム及び同方法がプログラムされ記録
される記録媒体」は、入力された情報を基にグループキ
ーを作成し、このグループキーを取り込むとともに、フ
ァイル暗号化の際に使用したいグループキーの使用条件
を設定し、かつ暗号化ファイルのヘッダ部分に１以上の
キー情報を埋め込むことを特徴とするファイルを複数ユ
ーザで共有するためのセキュリティ方法である。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】従来、文書（ファイ
ル）等の分配は、（１）電子メールにファイルを添付し
たり、（２）登録した文書のありかを電子メールした
り、また（３）予め事前にフォルダ等の文書格納部分、
あるいは文書配信サーバにユーザにより登録された配布
先のアドレス帳といったものを利用することにより実現
されていたが、近年の顧客満足（ＣＳ；Customer's Sat
isfaction）の向上、アプライアンスの向上という要求
の中では十分なものではなかった。したがって、本発明
は文書（ファイル）等の分配に関し、特に操作性の向上
及び手間の軽減を図り、専用アドレス帳等の必要なしに
文書等を分配することを目的とする。（請求項１）
ル）等の分配は、（１）電子メールにファイルを添付し
たり、（２）登録した文書のありかを電子メールした
り、また（３）予め事前にフォルダ等の文書格納部分、
あるいは文書配信サーバにユーザにより登録された配布
先のアドレス帳といったものを利用することにより実現
されていたが、近年の顧客満足（ＣＳ；Customer's Sat
isfaction）の向上、アプライアンスの向上という要求
の中では十分なものではなかった。したがって、本発明
は文書（ファイル）等の分配に関し、特に操作性の向上
及び手間の軽減を図り、専用アドレス帳等の必要なしに
文書等を分配することを目的とする。（請求項１）
【０００４】また、実際の分配先を決定付けるに当た
り、分配元と分配先との対応付けを自動化することを目
的とする。（請求項２） また従来、各種配布物、例えば会議の議事録や資料とい
った文書の場合、儀礼的に出席者・欠席者、あるいはそ
の上司といった多数の宛先に同一文書を送付し、同一情
報を多数個所で保存していた。したがって、このような
資源の無駄使いを省くことを目的とする。（請求項３）
り、分配元と分配先との対応付けを自動化することを目
的とする。（請求項２） また従来、各種配布物、例えば会議の議事録や資料とい
った文書の場合、儀礼的に出席者・欠席者、あるいはそ
の上司といった多数の宛先に同一文書を送付し、同一情
報を多数個所で保存していた。したがって、このような
資源の無駄使いを省くことを目的とする。（請求項３）
【０００５】また、請求項１〜３の発明においては、分
配先が特定できないというケースに対応できない可能性
があるが、このようなことが生じないようにすることを
目的とする。（請求項４） また、新規宛先の生成は、往々にしてその存在について
ユーザが気がつかない場合が多く、せっかくの情報が有
効活用されないといったことがあるが、このようなこと
を防止し、情報の有効活用を図ることを目的とする。
（請求項５）
配先が特定できないというケースに対応できない可能性
があるが、このようなことが生じないようにすることを
目的とする。（請求項４） また、新規宛先の生成は、往々にしてその存在について
ユーザが気がつかない場合が多く、せっかくの情報が有
効活用されないといったことがあるが、このようなこと
を防止し、情報の有効活用を図ることを目的とする。
（請求項５）
【０００６】また、従来のように文書をユーザ操作で、
一旦選択・閲覧時に「権限の制約あり」等のメッセージ
での通知では、ユーザが確認するまでのステップが冗長
であるので、このような冗長が生じないようにすること
を目的とする。（請求項６）
一旦選択・閲覧時に「権限の制約あり」等のメッセージ
での通知では、ユーザが確認するまでのステップが冗長
であるので、このような冗長が生じないようにすること
を目的とする。（請求項６）
【０００７】
【課題を解決するための手段】本発明は、前記課題を解
決するためになされたものであって、請求項１の発明
は、文書をフォルダに格納し、該フォルダに格納された
文書を分配先に分配する際、前記フォルダに設定された
ユーザアクセス権リスト等のセキュリティ情報を利用し
て宛先を決定し、分配することを特徴とする。
決するためになされたものであって、請求項１の発明
は、文書をフォルダに格納し、該フォルダに格納された
文書を分配先に分配する際、前記フォルダに設定された
ユーザアクセス権リスト等のセキュリティ情報を利用し
て宛先を決定し、分配することを特徴とする。
【０００８】請求項２の発明は、請求項１記載の文書の
自動分配制御方式において、前記フォルダに設定された
前記セキュリティ情報と前記分配先との対応付けは、前
記分配先がフォルダである場合、前記分配先フォルダの
オーナー等のセキュリティ情報によって宛先を決定する
ことを特徴とする。
自動分配制御方式において、前記フォルダに設定された
前記セキュリティ情報と前記分配先との対応付けは、前
記分配先がフォルダである場合、前記分配先フォルダの
オーナー等のセキュリティ情報によって宛先を決定する
ことを特徴とする。
【０００９】請求項３の発明は、請求項１または２記載
の文書の自動分配制御方式において、前記分配先に実文
書へのリンク情報を分配することを特徴とする。
の文書の自動分配制御方式において、前記分配先に実文
書へのリンク情報を分配することを特徴とする。
【００１０】請求項４の発明は、請求項１〜３記載の文
書の自動分配制御方式において、前記分配先が特定でき
ない場合、新規分配先フォルダを生成し、該新規分配先
フォルダへ分配することを特徴とする。
書の自動分配制御方式において、前記分配先が特定でき
ない場合、新規分配先フォルダを生成し、該新規分配先
フォルダへ分配することを特徴とする。
【００１１】請求項５の発明は、請求項４記載の文書の
自動分配制御方式において、前記新規分配先フォルダの
格納先情報を前記新規分配先フォルダの該当ユーザに通
知することを特徴とする。
自動分配制御方式において、前記新規分配先フォルダの
格納先情報を前記新規分配先フォルダの該当ユーザに通
知することを特徴とする。
【００１２】請求項６の発明は、請求項１〜５記載の文
書の自動分配制御方式において、前記フォルダに設定さ
れたユーザアクセス権リスト等のセキュリティ情報で個
々のユーザ毎のアクセス権に応じた付加情報を付与して
分配することを特徴とする。
書の自動分配制御方式において、前記フォルダに設定さ
れたユーザアクセス権リスト等のセキュリティ情報で個
々のユーザ毎のアクセス権に応じた付加情報を付与して
分配することを特徴とする。
【００１３】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図１
〜図１２に示す実施例に基づいて説明する。図１は、本
発明の実施例の全体構成を示すブロック図で、請求項１
〜請求項６の発明に共通する図である。本発明の文書
（ファイル）等の自動分配制御方式は、フォルダに文書
（ファイル）等が格納された際に、フォルダに設定され
たユーザアクセス権リスト等のセキュリティ情報を利用
して配信宛先と決定し、分配するものであり、セキュリ
ティ各種処理部１０、制御部２０、文書各種処理部３
０、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォルダ各種処
理部５０、リンク情報各種処理部６０、フォルダ生成処
理部７０、フォルダ生成通知処理部８０、配布物への付
加情報付与処理部９０等からなり、これらがバス１００
を介して接続されている。
〜図１２に示す実施例に基づいて説明する。図１は、本
発明の実施例の全体構成を示すブロック図で、請求項１
〜請求項６の発明に共通する図である。本発明の文書
（ファイル）等の自動分配制御方式は、フォルダに文書
（ファイル）等が格納された際に、フォルダに設定され
たユーザアクセス権リスト等のセキュリティ情報を利用
して配信宛先と決定し、分配するものであり、セキュリ
ティ各種処理部１０、制御部２０、文書各種処理部３
０、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォルダ各種処
理部５０、リンク情報各種処理部６０、フォルダ生成処
理部７０、フォルダ生成通知処理部８０、配布物への付
加情報付与処理部９０等からなり、これらがバス１００
を介して接続されている。
【００１４】セキュリティ各種処理部１０は、セキュリ
ティ情報付与手段１１、セキュリティ情報読み出し手段
１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユーザ識別手段
１４を備え、文書各種処理部３０は、文書格納手段３
１、文書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リ
スト生成手段３４を備え、分配先フォルダ各種処理部５
０は、分配先フォルダリスト収集手段５１、分配先フォ
ルダ識別手段５２、リンク情報各種処理部６０は、リン
ク情報（ショートカット）生成手段６１、リンク情報
（ショートカット）配信手段６２を備えている。なお、
本明細書中において、「セキュリティ情報」とは、ユー
ザあるいはグループを特定する情報、ユーザ（グルー
プ）のアクセス権の種類・権利等を意味し、「分配」と
は、分類・配布（送付）等を意味し、また「文書」と
は、ファイル、またはファイルの集まり等を意味する。
ティ情報付与手段１１、セキュリティ情報読み出し手段
１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユーザ識別手段
１４を備え、文書各種処理部３０は、文書格納手段３
１、文書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リ
スト生成手段３４を備え、分配先フォルダ各種処理部５
０は、分配先フォルダリスト収集手段５１、分配先フォ
ルダ識別手段５２、リンク情報各種処理部６０は、リン
ク情報（ショートカット）生成手段６１、リンク情報
（ショートカット）配信手段６２を備えている。なお、
本明細書中において、「セキュリティ情報」とは、ユー
ザあるいはグループを特定する情報、ユーザ（グルー
プ）のアクセス権の種類・権利等を意味し、「分配」と
は、分類・配布（送付）等を意味し、また「文書」と
は、ファイル、またはファイルの集まり等を意味する。
【００１５】（請求項１の説明）請求項１の発明は、近
年の顧客に対する満足度（ＣＳ）の向上、あるいはアプ
ライアンスの向上が要求される中で、操作性の向上及び
手間の軽減を技術課題としてなされたもので、セキュリ
ティ情報付与手段１１、セキュリティ情報読み出し手段
１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユーザ（グルー
プ）識別手段１４、文書格納手段３１、文書格納検知手
段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生成手段３４、
文書・フォルダ蓄積部４０等を備えた構成によって実施
される。
年の顧客に対する満足度（ＣＳ）の向上、あるいはアプ
ライアンスの向上が要求される中で、操作性の向上及び
手間の軽減を技術課題としてなされたもので、セキュリ
ティ情報付与手段１１、セキュリティ情報読み出し手段
１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユーザ（グルー
プ）識別手段１４、文書格納手段３１、文書格納検知手
段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生成手段３４、
文書・フォルダ蓄積部４０等を備えた構成によって実施
される。
【００１６】請求項１の発明の動作について説明する。
図２は、請求項１の発明の動作を示すフロー図である。
ユーザによる文書の登録、ＦＡＸや電子メールといった
ファイルの配信のような機能により、文書が文書格納手
段３１のフォルダへ格納されると、文書・フォルダ蓄積
部４０を監視する文書格納検知手段３２により格納を検
知する（ステップ１）。セキュリティ情報読み出し手段
１２は、検知した文書の所属するフォルダに対するセキ
ュリティ情報を読み出し（ステップ２）、これをセキュ
リティ情報解読手段１３によって解読する（ステップ
３）。図３は、このセキュリティ情報の例を示す図であ
る。ユーザ（グループ）識別手段１４は、このセキュリ
ティ情報を元に文書分配先を決定付ける宛先リストを生
成する（ステップ４）。図４は、ステップ４で生成され
た宛先リストの例を示す図である。図４に示されるよう
に、文書分配手段３３は、宛先数と宛先名を元に、文書
を例えば、宛先別のフォルダ等へ分配する（ステップ
５）。文書が格納されたフォルダと分配先との関係は、
同一の文書・フォルダ蓄積部４０である場合と、クライ
アント−サーバー環境といったリモート環境にあっても
可能である。
図２は、請求項１の発明の動作を示すフロー図である。
ユーザによる文書の登録、ＦＡＸや電子メールといった
ファイルの配信のような機能により、文書が文書格納手
段３１のフォルダへ格納されると、文書・フォルダ蓄積
部４０を監視する文書格納検知手段３２により格納を検
知する（ステップ１）。セキュリティ情報読み出し手段
１２は、検知した文書の所属するフォルダに対するセキ
ュリティ情報を読み出し（ステップ２）、これをセキュ
リティ情報解読手段１３によって解読する（ステップ
３）。図３は、このセキュリティ情報の例を示す図であ
る。ユーザ（グループ）識別手段１４は、このセキュリ
ティ情報を元に文書分配先を決定付ける宛先リストを生
成する（ステップ４）。図４は、ステップ４で生成され
た宛先リストの例を示す図である。図４に示されるよう
に、文書分配手段３３は、宛先数と宛先名を元に、文書
を例えば、宛先別のフォルダ等へ分配する（ステップ
５）。文書が格納されたフォルダと分配先との関係は、
同一の文書・フォルダ蓄積部４０である場合と、クライ
アント−サーバー環境といったリモート環境にあっても
可能である。
【００１７】（請求項２の説明）請求項２の発明は、実
際の分配先を決定付けるに当たり、分配元と分配先との
対応付けを自動化するもので、分配先がフォルダである
場合、分配先フォルダのオーナー（所有者／作成者）等
セキュリティ情報によって宛先を決定することを特徴と
し、セキュリティ情報付与手段１１、セキュリティ情報
読み出し手段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユ
ーザ（グループ）識別手段１４、文書格納手段３１、文
書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生
成手段３４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォル
ダリスト収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２等
を備えた構成によって実施される。
際の分配先を決定付けるに当たり、分配元と分配先との
対応付けを自動化するもので、分配先がフォルダである
場合、分配先フォルダのオーナー（所有者／作成者）等
セキュリティ情報によって宛先を決定することを特徴と
し、セキュリティ情報付与手段１１、セキュリティ情報
読み出し手段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユ
ーザ（グループ）識別手段１４、文書格納手段３１、文
書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生
成手段３４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォル
ダリスト収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２等
を備えた構成によって実施される。
【００１８】請求項２の発明の動作について説明する。
図５は、請求項２の発明の動作を示すフロー図である。
ステップ１１〜ステップ１３の処理は、請求項１の発明
の処理（図２）と同様である。分配先フォルダリスト収
集手段５１は、フォルダリストを収集し（ステップ１
４）、分配先フォルダ識別手段５２が個々のフォルダの
オーナー（所有者）を識別し（ステップ１５）、これと
ステップ１３で得た解読情報を元に、宛先リスト生成手
段３４が宛先リストを生成する（ステップ１６）。図６
は、分配先フォルダのセキュリティ情報のレイアウト例
を示す図である。次に、文書分配手段３３は、ステップ
１６で生成された宛先リストを元に、文書をフォルダへ
分配する（ステップ１７）。
図５は、請求項２の発明の動作を示すフロー図である。
ステップ１１〜ステップ１３の処理は、請求項１の発明
の処理（図２）と同様である。分配先フォルダリスト収
集手段５１は、フォルダリストを収集し（ステップ１
４）、分配先フォルダ識別手段５２が個々のフォルダの
オーナー（所有者）を識別し（ステップ１５）、これと
ステップ１３で得た解読情報を元に、宛先リスト生成手
段３４が宛先リストを生成する（ステップ１６）。図６
は、分配先フォルダのセキュリティ情報のレイアウト例
を示す図である。次に、文書分配手段３３は、ステップ
１６で生成された宛先リストを元に、文書をフォルダへ
分配する（ステップ１７）。
【００１９】（請求項３の説明）請求項３の発明は、多
数の宛先に同一文書を送付し、同一情報を多数個所で保
存するというような資源の無駄使いを省くことを特徴と
し、セキュリティ情報付与手段１１、セキュリティ情報
読み出し手段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユ
ーザ（グループ）識別手段１４、文書格納手段３１、文
書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生
成手段３４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォル
ダリスト収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２、
リンク情報（ショートカット）生成手段６１、リンク情
報（ショートカット）配信手段６２等を備えた構成によ
って実施される。
数の宛先に同一文書を送付し、同一情報を多数個所で保
存するというような資源の無駄使いを省くことを特徴と
し、セキュリティ情報付与手段１１、セキュリティ情報
読み出し手段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユ
ーザ（グループ）識別手段１４、文書格納手段３１、文
書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生
成手段３４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォル
ダリスト収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２、
リンク情報（ショートカット）生成手段６１、リンク情
報（ショートカット）配信手段６２等を備えた構成によ
って実施される。
【００２０】請求項３の発明の動作について説明する。
図７は、請求項３の発明の動作を示すフロー図である。
ステップ２１〜ステップ２４の処理は、請求項１の発明
の処理（図２）と同様である。リンク情報（ショートカ
ット）生成手段６１は、ステップ２１で検知された文書
に対して、そのリンク情報（ショートカット）を生成す
る（ステップ２５）。ただし、このタイミングはステッ
プ２１の直後でも構わない。リンク情報（ショートカッ
ト）配信手段６２は、ステップ２４で生成された宛先リ
スト毎にリンク情報（ショートカット）を送付する（ス
テップ２６）。
図７は、請求項３の発明の動作を示すフロー図である。
ステップ２１〜ステップ２４の処理は、請求項１の発明
の処理（図２）と同様である。リンク情報（ショートカ
ット）生成手段６１は、ステップ２１で検知された文書
に対して、そのリンク情報（ショートカット）を生成す
る（ステップ２５）。ただし、このタイミングはステッ
プ２１の直後でも構わない。リンク情報（ショートカッ
ト）配信手段６２は、ステップ２４で生成された宛先リ
スト毎にリンク情報（ショートカット）を送付する（ス
テップ２６）。
【００２１】（請求項４の説明）請求項４の発明は、分
配先が特定できないというケースに対応できない可能性
を排除することを特徴とし、請求項１〜３の発明におい
て、分配先が特定できない場合に、新規分配先フォルダ
を生成し、その新規生成されたフォルダへ分配するもの
で、セキュリティ情報付与手段１１、セキュリティ情報
読み出し手段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユ
ーザ（グループ）識別手段１４、文書格納手段３１、文
書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生
成手段３４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォル
ダリスト収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２、
リンク情報（ショートカット）生成手段６１、リンク情
報（ショートカット）配信手段６２、フォルダ生成処理
部７０等を備えた構成により実施される。
配先が特定できないというケースに対応できない可能性
を排除することを特徴とし、請求項１〜３の発明におい
て、分配先が特定できない場合に、新規分配先フォルダ
を生成し、その新規生成されたフォルダへ分配するもの
で、セキュリティ情報付与手段１１、セキュリティ情報
読み出し手段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユ
ーザ（グループ）識別手段１４、文書格納手段３１、文
書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生
成手段３４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォル
ダリスト収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２、
リンク情報（ショートカット）生成手段６１、リンク情
報（ショートカット）配信手段６２、フォルダ生成処理
部７０等を備えた構成により実施される。
【００２２】請求項４の発明の動作について説明する。
図８は、請求項４の発明の動作を示すフロー図である。
ステップ３１〜ステップ３５の処理は、請求項２の発明
の処理（図５）と同様である。ステップ３６では、ステ
ップ３４，ステップ３５で得た情報内に該当すべき宛先
が見つかったかどうかを判断し、なかった場合にフォル
ダ生成処理部７０が分配先フォルダを生成する（ステッ
プ３７）。また、この時新たに生成されたフォルダに対
しては、そのオーナー（所有者）として宛先が付与され
る。それを司るのは、セキュリティ情報付与手段１１で
ある。この部分はくり返し処理になる可能性がある。そ
の結果、全ての宛先を決定付けることができるため、ス
テップ３８、ステップ３９と、請求項２の発明と同様の
処理（図５）が実現可能となる。
図８は、請求項４の発明の動作を示すフロー図である。
ステップ３１〜ステップ３５の処理は、請求項２の発明
の処理（図５）と同様である。ステップ３６では、ステ
ップ３４，ステップ３５で得た情報内に該当すべき宛先
が見つかったかどうかを判断し、なかった場合にフォル
ダ生成処理部７０が分配先フォルダを生成する（ステッ
プ３７）。また、この時新たに生成されたフォルダに対
しては、そのオーナー（所有者）として宛先が付与され
る。それを司るのは、セキュリティ情報付与手段１１で
ある。この部分はくり返し処理になる可能性がある。そ
の結果、全ての宛先を決定付けることができるため、ス
テップ３８、ステップ３９と、請求項２の発明と同様の
処理（図５）が実現可能となる。
【００２３】（請求項５の説明）請求項５の発明は、新
規宛先の生成は、往々にしてその存在をユーザは気が付
かない場合が多く、せっかくの情報が有効活用されない
ことに着目したもので、請求項４の発明において、新規
生成された格納先情報を分配先該当ユーザに通知するた
め、セキュリティ情報付与手段１１、セキュリティ情報
読み出し手段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユ
ーザ（グループ）識別手段１４、文書格納手段３１、文
書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生
成手段３４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォル
ダリスト収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２、
リンク情報（ショートカット）生成手段６１、リンク情
報（ショートカット）配信手段６２、フォルダ生成処理
部７０、フォルダ生成通知処理部８０等を備えた構成に
より実施される。
規宛先の生成は、往々にしてその存在をユーザは気が付
かない場合が多く、せっかくの情報が有効活用されない
ことに着目したもので、請求項４の発明において、新規
生成された格納先情報を分配先該当ユーザに通知するた
め、セキュリティ情報付与手段１１、セキュリティ情報
読み出し手段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユ
ーザ（グループ）識別手段１４、文書格納手段３１、文
書格納検知手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生
成手段３４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォル
ダリスト収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２、
リンク情報（ショートカット）生成手段６１、リンク情
報（ショートカット）配信手段６２、フォルダ生成処理
部７０、フォルダ生成通知処理部８０等を備えた構成に
より実施される。
【００２４】請求項５の発明の動作について説明する。
図９は、請求項５の発明の動作を示すフロー図である。
ステップ４１〜ステップ４９の処理は、請求項４の発明
の処理（図８）と同様である。フォルダ生成通知処理部
８０により、ステップ４７で生成されたフォルダのオー
ナー（所有者）に対してフォルダ生成、及び分配の通知
をする（ステップ５０）。
図９は、請求項５の発明の動作を示すフロー図である。
ステップ４１〜ステップ４９の処理は、請求項４の発明
の処理（図８）と同様である。フォルダ生成通知処理部
８０により、ステップ４７で生成されたフォルダのオー
ナー（所有者）に対してフォルダ生成、及び分配の通知
をする（ステップ５０）。
【００２５】（請求項６の説明）請求項６の発明は、文
書をユーザ操作で一旦、選択・閲覧時に「権限の制約あ
り」等のメッセージでの通知では、ユーザが確認するま
でのステップが冗長であることに着目したもので、請求
項１〜５の発明で、フォルダに設定されたセキュリティ
情報（ユーザアクセス権リスト等）で個々のユーザ毎の
アクセス権に応じた付加情報を付与して分配し、セキュ
リティ情報付与手段１１、セキュリティ情報読み出し手
段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユーザ（グル
ープ）識別手段１４、文書格納手段３１、文書格納検知
手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生成手段３
４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォルダリスト
収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２、リンク情
報（ショートカット）生成手段６１、リンク情報（ショ
ートカット）配信手段６２、フォルダ生成処理部７０、
フォルダ生成通知処理部８０、配布物への付加情報付与
処理部９０等を備えた構成により実施される。
書をユーザ操作で一旦、選択・閲覧時に「権限の制約あ
り」等のメッセージでの通知では、ユーザが確認するま
でのステップが冗長であることに着目したもので、請求
項１〜５の発明で、フォルダに設定されたセキュリティ
情報（ユーザアクセス権リスト等）で個々のユーザ毎の
アクセス権に応じた付加情報を付与して分配し、セキュ
リティ情報付与手段１１、セキュリティ情報読み出し手
段１２、セキュリティ情報解読手段１３、ユーザ（グル
ープ）識別手段１４、文書格納手段３１、文書格納検知
手段３２、文書分配手段３３、宛先リスト生成手段３
４、文書・フォルダ蓄積部４０、分配先フォルダリスト
収集手段５１、分配先フォルダ識別手段５２、リンク情
報（ショートカット）生成手段６１、リンク情報（ショ
ートカット）配信手段６２、フォルダ生成処理部７０、
フォルダ生成通知処理部８０、配布物への付加情報付与
処理部９０等を備えた構成により実施される。
【００２６】請求項６の発明の動作について説明する。
図１０は、請求項６の発明の動作を示すフロー図であ
る。ステップ６１〜ステップ６４の処理は、請求項３の
発明の処理（図７）と同様である。配布物への付加情報
付与処理部９０は、ステップ６１で検知された文書に対
して、ステップ６３で得た宛先のセキュリティ情報を付
加情報として付与する（ステップ６５）。文書分配手段
３３あるいはリンク情報（ショートカット）配信手段６
２によって、文書あるいはリンク情報（ショートカッ
ト）を送付する（ステップ６６）。宛先側では、分配さ
れた文書あるいはリンク情報（ショートカット）の付加
情報に基づき、例えば図１１に示すような文書Ａ，文書
Ｂ，文書Ｃが配布された場合、ユーザ−１の配布物一覧
として図１２で示すようなＧＵＩ表現を行えば、その権
限は一目瞭然である。
図１０は、請求項６の発明の動作を示すフロー図であ
る。ステップ６１〜ステップ６４の処理は、請求項３の
発明の処理（図７）と同様である。配布物への付加情報
付与処理部９０は、ステップ６１で検知された文書に対
して、ステップ６３で得た宛先のセキュリティ情報を付
加情報として付与する（ステップ６５）。文書分配手段
３３あるいはリンク情報（ショートカット）配信手段６
２によって、文書あるいはリンク情報（ショートカッ
ト）を送付する（ステップ６６）。宛先側では、分配さ
れた文書あるいはリンク情報（ショートカット）の付加
情報に基づき、例えば図１１に示すような文書Ａ，文書
Ｂ，文書Ｃが配布された場合、ユーザ−１の配布物一覧
として図１２で示すようなＧＵＩ表現を行えば、その権
限は一目瞭然である。
【００２７】
【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば次のような効果を奏する。請求項１の発明によ
れば、文書を分配する際の宛先の入力や、事前登録する
ことなく自動化されるため、ユーザ（システム管理者
や、一般ユーザなど）の手間が省かれ、また誤配布を防
止することができる。
によれば次のような効果を奏する。請求項１の発明によ
れば、文書を分配する際の宛先の入力や、事前登録する
ことなく自動化されるため、ユーザ（システム管理者
や、一般ユーザなど）の手間が省かれ、また誤配布を防
止することができる。
【００２８】請求項２の発明によれば、文書を分配する
際の、宛先の入力や、分配先対応づけの事前登録なしに
行うことができ、自動化されるので、ユーザ（システム
管理者や、一般ユーザ等）の手間を省くことができる。
際の、宛先の入力や、分配先対応づけの事前登録なしに
行うことができ、自動化されるので、ユーザ（システム
管理者や、一般ユーザ等）の手間を省くことができる。
【００２９】請求項３の発明によれば、リンク情報（シ
ョートカット）のみの分配であるので、必要最小限の資
源で個々の情報管理を行うことができる。
ョートカット）のみの分配であるので、必要最小限の資
源で個々の情報管理を行うことができる。
【００３０】請求項４の発明によれば、請求項１、２の
発明よりさらに自動化を促進することができる。
発明よりさらに自動化を促進することができる。
【００３１】請求項５の発明によれば、フォルダ生成、
あるいは文書やリンク情報（ショートカット）分配の通
知を行うことにより、ユーザビリティの向上を期待する
ことができる。
あるいは文書やリンク情報（ショートカット）分配の通
知を行うことにより、ユーザビリティの向上を期待する
ことができる。
【００３２】請求項６の発明によれば、付加情報を元に
ＧＵＩ表現することにより、一見して権限を了解するこ
とができる。
ＧＵＩ表現することにより、一見して権限を了解するこ
とができる。
【図１】 本発明の実施例の全体構成を示すブロック図
である。
である。
【図２】 請求項１の発明の動作を示すフロー図であ
る。
る。
【図３】 セキュリティ情報の例を示す図である。
【図４】 宛先リストの例を示す図である。
【図５】 請求項２の発明の動作を示すフロー図であ
る。
る。
【図６】 分配先フォルダセキュリティ情報のレイアウ
ト例を示す図である。
ト例を示す図である。
【図７】 請求項３の発明の動作を示すフロー図であ
る。
る。
【図８】 請求項４の発明の動作を示すフロー図であ
る。
る。
【図９】 請求項５の発明の動作を示すフロー図であ
る。
る。
【図１０】 請求項６の発明の動作を示すフロー図であ
る。
る。
【図１１】 付加情報のレイアウトの例を示す図であ
る。
る。
【図１２】 図１１の情報の表現例を示す図である。
１０…セキュリティ各種処理部、１１…セキュリティ情
報付与手段、１２…セキュリティ情報読み出し手段、１
３…セキュリティ情報解読手段、１４…ユーザ識別手
段、２０…制御部、３０…文書各種処理部、３１…文書
格納手段、３２…文書格納検知手段、３３…文書分配手
段、３４…宛先リスト生成手段、４０…文書・フォルダ
蓄積部、５０…分配先フォルダ各種処理部、５１…分配
先フォルダリスト収集手段、５２…分配先フォルダ識別
手段、６０…リンク情報各種処理部、６１…リンク情報
（ショートカット）生成手段、６２…リンク情報（ショ
ートカット）配信手段、７０…フォルダ生成処理部、８
０…フォルダ生成通知処理部、９０…配布物への付加情
報付与処理部、１００…バス。
報付与手段、１２…セキュリティ情報読み出し手段、１
３…セキュリティ情報解読手段、１４…ユーザ識別手
段、２０…制御部、３０…文書各種処理部、３１…文書
格納手段、３２…文書格納検知手段、３３…文書分配手
段、３４…宛先リスト生成手段、４０…文書・フォルダ
蓄積部、５０…分配先フォルダ各種処理部、５１…分配
先フォルダリスト収集手段、５２…分配先フォルダ識別
手段、６０…リンク情報各種処理部、６１…リンク情報
（ショートカット）生成手段、６２…リンク情報（ショ
ートカット）配信手段、７０…フォルダ生成処理部、８
０…フォルダ生成通知処理部、９０…配布物への付加情
報付与処理部、１００…バス。
Claims (6)
- 【請求項１】 文書をフォルダに格納し、該フォルダに
格納された文書を分配先に分配する際、前記フォルダに
設定されたユーザアクセス権リスト等のセキュリティ情
報を利用して宛先を決定し、分配することを特徴とする
文書の自動分配制御方式。 - 【請求項２】 請求項１記載の文書の自動分配制御方式
において、 前記フォルダに設定された前記セキュリティ情報と前記
分配先との対応付けは、前記分配先がフォルダである場
合、前記分配先フォルダのオーナー等のセキュリティ情
報によって宛先を決定することを特徴とする文書の自動
分配制御方式。 - 【請求項３】 請求項１または２記載の文書の自動分配
制御方式において、前記分配先に実文書へのリンク情報
を分配することを特徴とする文書の自動分配制御方式。 - 【請求項４】 請求項１乃至３いずれかに記載の文書の
自動分配制御方式において、 前記分配先が特定できない場合、新規分配先フォルダを
生成し、該新規分配先フォルダへ分配することを特徴と
する文書の自動分配制御方式。 - 【請求項５】 請求項４記載の文書の自動分配制御方式
において、 前記新規分配先フォルダの格納先情報を前記新規分配先
フォルダの該当ユーザに通知することを特徴とする文書
の自動分配制御方式。 - 【請求項６】 請求項１乃至５いずれかに記載の文書の
自動分配制御方式において、 前記フォルダに設定されたユーザアクセス権リスト等の
セキュリティ情報で個々のユーザ毎のアクセス権に応じ
た付加情報を付与して分配することを特徴とする文書の
自動分配制御方式。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001341517A JP2003140953A (ja) | 2001-11-07 | 2001-11-07 | 文書の自動分配制御方式 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001341517A JP2003140953A (ja) | 2001-11-07 | 2001-11-07 | 文書の自動分配制御方式 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2003140953A true JP2003140953A (ja) | 2003-05-16 |
Family
ID=19155530
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001341517A Pending JP2003140953A (ja) | 2001-11-07 | 2001-11-07 | 文書の自動分配制御方式 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2003140953A (ja) |
Cited By (5)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| WO2007072646A1 (ja) * | 2005-12-19 | 2007-06-28 | Ixi Co., Ltd. | ファイル操作装置、ファイル操作方法、およびプログラムを記録した記録媒体 |
| JP2007199910A (ja) * | 2006-01-25 | 2007-08-09 | Fuji Xerox Co Ltd | セキュリティポリシ付与装置、プログラム及び方法 |
| JP2007280223A (ja) * | 2006-04-10 | 2007-10-25 | Canon Inc | 画像形成装置及び情報処理方法 |
| JP2008117265A (ja) * | 2006-11-07 | 2008-05-22 | Ns Solutions Corp | ドキュメント配布システム及びドキュメント配布方法 |
| US8176566B2 (en) | 2006-09-28 | 2012-05-08 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Information distribution device, method and storage medium storing program, and data signal for information distribution processing |
-
2001
- 2001-11-07 JP JP2001341517A patent/JP2003140953A/ja active Pending
Cited By (5)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| WO2007072646A1 (ja) * | 2005-12-19 | 2007-06-28 | Ixi Co., Ltd. | ファイル操作装置、ファイル操作方法、およびプログラムを記録した記録媒体 |
| JP2007199910A (ja) * | 2006-01-25 | 2007-08-09 | Fuji Xerox Co Ltd | セキュリティポリシ付与装置、プログラム及び方法 |
| JP2007280223A (ja) * | 2006-04-10 | 2007-10-25 | Canon Inc | 画像形成装置及び情報処理方法 |
| US8176566B2 (en) | 2006-09-28 | 2012-05-08 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Information distribution device, method and storage medium storing program, and data signal for information distribution processing |
| JP2008117265A (ja) * | 2006-11-07 | 2008-05-22 | Ns Solutions Corp | ドキュメント配布システム及びドキュメント配布方法 |
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