JP2002328843A

JP2002328843A - 文書管理システム、および記録媒体

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Publication number: JP2002328843A
Application number: JP2001135500A
Authority: JP
Inventors: Akihiro Yamashita; 晃弘山下
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2001-05-02
Filing date: 2001-05-02
Publication date: 2002-11-15
Anticipated expiration: 2021-05-02
Also published as: JP3904408B2

Abstract

(57)【要約】【課題】セキュリティを強化してアクセス権を有した
ログインユーザーでも一定の制限を受ける文書管理シス
テムを提供する。【解決手段】文書毎に応じて、表示、印刷、送信、保
存などの出力形態毎のセキュリティ情報を記憶した文書
情報記憶部１４を設け、ログインユーザーがアクセスし
た文書を所要の出力形態でもって出力する際に、所定の
プログラムに従って制御部１０が、その文書におけるセ
キュリティ情報を参照してその所要の出力形態が容認さ
れているかの判定を行い、出力の可否を決定する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば電子ファイ
リングシステムなど文書を登録、管理、閲覧が可能な文
書管理システムに関し、さらに詳しくは、特に個人デー
タ等のセキュリティを必要とする情報を出力するような
文書管理システム、およびその制御プログラムが記録さ
れた記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、オフィスなどで用いる文書
（ファイル）を「紙上」ではなく、光ディスクや磁気デ
ィスクなどの記録媒体上に文書を作成し、配布、保管、
検索などの書類管理をコンピュータによって管理する文
書管理システムがある。このシステムは、一般に文書に
アクセス権（文書がロックがされている）を備えてお
り、アクセスするログインユーザに応じてアクセス可能
な文書を出力（画面表示、印刷、送信、ファイル保存
等）できるようになっている。

【０００３】また、この種のシステムに類似したシステ
ムとして、例えば特開２０００−２９８４５号広報に開
示された情報処理システムがある。この情報システム
は、設置場所が異なる複数の端末とサーバとが通信ネッ
トワークを介して接続されており、夫々の端末は、その
設置場所に応じて「表示」や「印刷」などの一般的な操
作毎にアクセス権が設定されている。一方、サーバは、
システムを構成する構成端末毎に異なる一般的な操作情
報（「表示」や「印刷」など）をデータベース化しその
データベースに基づいて夫々の端末毎に異なるアクセス
権を設定している。

【０００４】そして、端末側からサーバに向かってアク
セスした個人的な情報、たとえば「氏名」、「住所」、
「購入品目」、「購入数」、「金額」などの個人データ
に対し、サーバ側に設定されたアクセス権と端末側に設
定されたアクセス権とに基づいて、サーバは個人的な情
報個々にセキュリティレベルを設定する。そして、端末
においてデータ出力をするための操作が行われると、そ
のセキュリティレベルに応じて個々の情報が出力される
としたものである。

【０００５】このシステムによれば、例えば、端末が自
宅とコンビニエンスストアにある場合、同一人物が夫々
の場所で同様な操作を行っても、公共性のあるコンビニ
エンスストアにおいては、他人の目に触れては困るよう
な情報は一切出力されず、また、自宅などのプライベー
トな場所では、すべての情報が出力されるといったこと
が可能となるとしている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記したよ
うに、従来の文書管理システムは、アクセスするログイ
ンユーザに応じてサーバやクライアント（端末）がアク
セスされた文書の公開が可能かどうかの判断を行い、該
当するログインユーザーであると判断した場合にのみ文
書データのアクセスを許可している。そして、いったん
出力できた情報に対しては何らセキュリティを付与する
ようなことはしてはおらず、その後の行為、たとえば、
「印刷」、「送信」、「保存」などは自由にできるのが
現状である。

【０００７】しかしながら、たとえアクセスが容認され
たユーザーでも、文書を管理する側にとっては甚だ不都
合な場合も往々にしてある。例えばアクセスされた文書
が高度の秘密性を持ったものであるとする。文書管理者
は、ディスプレイ上で閲覧するまでは容認するが、その
後の行為は一切禁止するといった場合等が該当する。

【０００８】また、上述した特開２０００−２９８４５
号広報に開示された情報処理システムは、文書管理シス
テムについて何ら記載も示唆もされてはいないものの、
データを管理するシステムという大きな概念で捉えれば
その範疇に属する。しかしながら、そもそも文書管理シ
ステムは、端末の設置された場所に応じて個々の文書
（データ）が公開されるか否かという技術的思想ではな
く、文書自体がアクセスしたユーザーに対して公開性を
具備しているかという点で大きく相違する。

【０００９】したがって、特開２０００−２９８４５号
広報に開示された情報処理システムは、商取引における
システムという観点からみれば優れたシステムではある
ものの、文書管理システムとしてみればその構成上なじ
まない。すなわち、上記した情報処理システムは、いわ
ば設置された端末毎のセキュリティであるために、文書
管理システム等で一般に行われている文書自体のセキュ
リティには未対応であり、このことは、技術的思想その
ものが根底から大きく相違するため当然のことである。

【００１０】以上のことから、本発明者の知り得る範囲
においては、いったん出力できた情報に対してもその後
の行為に対するセキュリティを付与するような文書管理
システムはない。そこで本発明者は、文書毎の秘密性の
度合いによって、たとえアクセスが容認されたユーザー
でも、その後の行為に一定の制限を設けるような文書管
理システムを新規に開発するに至った。

【００１１】そこで本発明のうち、請求項１および２の
発明は、文書単位に印刷、送信、保存などの出力装置へ
の出力権限を設定可能にして、いったん出力できた情報
に対してもその後の行為に対するセキュリティを付与す
る文書管理システムを提供することを目的とする。請求
項３記載の発明は、請求項１および２記載の発明の目的
に加えて、文書単位に特定の出力装置への出力権限を設
定可能にする文書管理システムを提供することを目的と
する。請求項４記載の発明は、請求項３記載の発明の目
的に加えて、文書単位に特定の出力装置への出力権限を
設定するほかに出力情報にフィルタをかけることが可能
な文書管理システムを提供することを目的とする。さら
に、本発明の他の目的としては、文書管理システムを容
易に構築できるプログラムを記録した記録媒体を提供す
ることを目的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記課題を達成するた
め、請求項１の発明は、文書の出力を指示するための操
作が行なわれる操作手段と、前記操作に対する文書の出
力セキュリティ情報を記録する記録手段と、前記記録手
段のセキュリティ情報に基づいて文書を出力装置へ出力
するかどうかの判定を行なう判定手段とを備えることを
特徴とする文書管理システムにある。

【００１３】請求項２の発明は、文書の登録、管理、閲
覧が可能な文書管理システムであって、文書毎に対応づ
けられ文書毎に異なる出力形態毎のセキュリティ情報が
記録された記録手段と、選択された文書に対して選択指
示された出力形態が前記セキュリティ情報に基づいて当
該出力形態でもって出力可能か否かを判定する判定手段
と、前記判定手段の結果に基づいて選択された文書を所
要する出力形態でもって出力する出力手段とを備えたこ
とを特徴とする文書管理システムにある。

【００１４】上記発明によれば、ログインユーザが文書
を選択すると、操作手段が、選択された文書の出力形
態、たとえば画面表示、印刷、送信、ファイル保存等を
ユーザーに尋ね、所望する出力形態（複数、あるいは全
て選択可）を選択する。そして、記録手段に記録された
文書毎に異なる出力形態毎のセキュリティ情報に基づい
て、選択された出力形態が、該文書に対して容認されて
いるか否かの判断が判定手段によって行われる。そし
て、容認されていると判断した場合は、出力手段が、そ
の所望した出力形態でもって出力し、容認されていない
と判断した場合は拒絶する。すなわち、ある文書が、画
面表示、印刷のみのセキュリティ情報を備えているとす
れば、文書管理システムにアクセスが容認されたユーザ
ーでも、画面表示、印刷までは許されるものの、ファイ
ル保存を選択しても文書管理システムによって拒絶され
る。

【００１５】請求項３の発明は、請求項１または２にお
いて、前記記録手段は、複数設けられた特定の出力形態
個々に対応した文書のセキュリティ情報も記録されてい
ると共に、前記判定手段は、その特定の出力形態個々に
対応した文書のセキュリティ情報に基づいて出力可能か
否かの判定をも行なうことを特徴とする文書管理システ
ムにある。

【００１６】上記発明によれば、例えば特定の出力形態
が印刷であった場合、プリンタ装置を複数設置し、前記
記録手段は、文書毎にそのプリンタ装置個々に対応した
セキュリティ情報も記録している。そしてあるプリンタ
装置で印刷を行おうとすると、まず、その文書はそのプ
リンタ装置で印刷を許可しているか否かの判定を判定手
段が行う。そして、容認されていると判断した場合は、
その所望した特定の出力形態、すなわち、そのプリンタ
装置が印刷し、容認されていないと判断した場合は拒絶
する。

【００１７】たとえば印刷が可能であってもある特定の
プリンタでのみ出力可能にしたい場合が考えられる。例
えばユーザａはプリンタＡのみ使用することができ、ユ
ーザｂはプリンタＡとプリンタＢの両方を使用すること
ができる。文書１はユーザａが印刷して持ち出し可能な
文書で、文書２は持ち出しできない文書としたい場合
に、文書１はプリンタＡでも印刷可能にしておき、文書
２はプリンタＢのみでしか印刷できないように設定すれ
ば、ユーザａが文書１と文書２の両方を印刷指示して
も、ユーザａは、文書１の印刷結果は持ち出せても、文
書２の印刷結果は持ち出すことができないようにするこ
とができ、セキュリティを保つことができるようにな
る。

【００１８】請求項４の発明は、請求項３において、前
記記録手段は、文書情報の各項目毎に設定された出力可
否情報とフォーマット名とを対応付けた出力フォーマッ
ト情報も記録されると共に、前記特定の出力形態個々に
所望する該フォーマット名をも記録されてなり、選択さ
れた文書を特定の出力形態でもって出力する際に、設定
されたフォーマット名と設定された出力フォーマット情
報とに基づいて文書情報が選択的に出力可能とするフィ
ルタ手段を有したことを特徴とする文書管理システムに
ある。

【００１９】上記発明によれば、セキュリティ情報に記
録されたフォーマット名とそのフォーマット名に対応付
けた、文書名、登録日、更新日、保管期限日、表紙デー
タ等の文書情報個々の出力可否情報が記録された出力フ
ォーマット情報とに基づいて、夫々の該情報が選択的に
出力する。例えば、出力形態が印刷であった場合、ある
文書があるプリンタで出力すると、文書名、登録日、更
新日、保管期限日、表紙データ等の全ての文書情報が印
刷されるが、違うプリンタ（双方のプリンタが容認され
ているとする）で印刷すると、保管期限日と表紙データ
は印刷されないといったことが可能となる。他に、機器
の性能差等によって、出力可能な情報に差がある場合等
が考えられる。例えば画像が印刷できないプリンタなど
に文書情報を出力したい場合などである。

【００２０】請求項５の発明は、請求項３または４にお
いて、プリンタ装置を複数有し、前記特定の出力形態
が、該プリンタで出力される印刷であることを特徴とす
る文書管理システムにある。

【００２１】請求項６の発明は、文書の出力を指示する
ための操作が行なわれる操作手段と、前記操作に対する
文書の出力セキュリティ情報を記録する記録手段と、前
記記録手段のセキュリティ情報に基づいて文書を出力装
置へ出力するかどうかの判定を行なう判定手段とを備え
てなり、コンピュータを前記操作手段と前記記録手段と
前記判定手段として機能させるためのプログラムを記録
した記録媒体にある。

【００２２】請求項７の発明は、文書の登録、管理、閲
覧が可能な文書管理システムを制御する記録媒体であっ
て、文書毎に対応づけられ文書毎に異なる出力形態毎の
セキュリティ情報を記録する記録手段と、選択された文
書に対して選択指示された出力形態が前記セキュリティ
情報に基づいて当該出力形態でもって出力可能か否かを
判定する判定手段と、前記判定手段の結果に基づいて選
択された文書を所要する出力形態でもって出力する出力
手段とを備えてなり、コンピュータを前記記録手段と前
記判定手段と前記出力手段として機能させるためのプロ
グラムを記録した記録媒体にある。

【００２３】請求項８の発明は、請求項６または７にお
いて、前記記録手段は、複数設けられた特定の出力形態
個々に対応した文書のセキュリティ情報も記録すると共
に、前記判定手段は、その特定の出力形態個々に対応し
た文書のセキュリティ情報に基づいて出力可能か否かの
判定をも行なう処理を有したことを特徴とする記録媒体
にある。

【００２４】請求項９の発明は、請求項８において、前
記記録手段は、文書情報の各項目毎に設定された出力可
否情報とフォーマット名とを対応付けた出力フォーマッ
ト情報も記録すると共に、前記特定の出力形態個々に所
望する該フォーマット名をも記録し、選択された文書を
特定の出力形態でもって出力する際に、設定されたフォ
ーマット名と設定された出力フォーマット情報とに基づ
いて文書情報が選択的に出力可能とするフィルタ手段を
有したことを特徴とする記録媒体にある。

【００２５】

【発明の実施の形態】（実施形態１）図１に示すよう
に、実施形態１に関する文書管理システムのネットワー
ク構成は、文書管理システムの機能を持つパーソナルコ
ンピュータ１と、プリンタ２と、メールサーバ３とがネ
ットワーク４に接続されて構成され、データ通信が行な
えるようになっている。

【００２６】実施形態１に関する文書管理システムは、
図２に示すように、文書表示画面の表示を行うＣＲＴ等
のディスプレイ装置からなる表示部１１と、各種作業の
コマンド入力およびデータ入力を行うキーボードまたは
マウスなどの入力装置からなるコマンド入力部１２と、
通信ネットワークを介してネットワークに接続されてい
る他のプリンタ等の装置とデータ通信するための装置で
あるネットワーク接続部１３と、文書毎に異なる文書情
報とその文書情報に対応したセキュリティ情報とが記録
された文書情報記録部１４と、リムーバブルメディア等
の外部ファイルに所望するデータを保存する外部記録部
１５とが制御部１０を介して接続されて構成されてい
る。この制御部１０は、ＣＰＵ，ＲＯＭ, およびＲＡＭ
等を備えて構成されたマイクロコンピュータであり、所
定の制御プログラムに従って本文書管理システムの全体
の制御を行うようになっており詳細は後述する。

【００２７】次に、図３に例示したスキーマを参照しな
がら、上記した文書情報記録部１４に格納されているデ
ータを説明する。文書情報記録部１４は、文書毎に異な
る各種情報、すなわち、文書名、登録日、更新日、保管
期限日及び表紙データ（一般には画像の生データ）等の
文書管理上に必要な文書情報と、画面表示、印刷、送
信、ファイル保存等の各種出力形態毎に文書に応じて設
定された出力セキュリティ情報（図においては○×で表
示）とが格納されている。図３に例示したように文書１
は、各種出力形態全てに対し容認し、文書２は、画面表
示以外は拒絶されるように設定されている。

【００２８】このように文書情報記録部１４に各種デー
タが格納された文書管理システムは、図４に示したよう
なフローチャート（制御プログラム）に従って制御部１
０が処理を実行する。まず、制御部１０はディスプレイ
上に文書名一覧を表示し、この文書名一覧の中からログ
インユーザーによって所要の文書名が選択されるまで待
機する（ステップＳ１０１）。文書名が選択されると、
文書情報記録部１４に予め格納された該当する文書情報
及びセキュリティ情報を取得し（ステップＳ１０２）、
ディスプレイ上に、「文書閲覧（画面表示）」、「文書
印刷（印刷）」、「文書送信（送信）」、「ファイル保
存（保存）」、「終了」からなる５つの選択アイコンを
表示し（ステップＳ１０３）、出力形態が選択されるま
で待機する（ステップＳ１０４）。通常、ログインユー
ザーは、自分が選択した文書が、所望する文書か確認す
るのが一般的かと思われるので、「文書閲覧（画面表
示）」が選択された場合を中心に説明する。

【００２９】制御部１０は、選択された文書が、取得さ
れた文書情報に基づいて文書の画面表示が可能か否かの
判断を行う（ステップＳ１０５）。例えば、図３におい
て例示した文書２の場合は、画面表示は容認しているた
め（○印）、ただちに該当する文書をディスプレイ上に
表示する（ステップＳ１０６）。容認していない場合
は、「選択された文書は閲覧できません」などのエラー
メッセージをディスプレイ上に表示させて（ステップＳ
１０７）、初期画面にもどる（処理を終了する）。

【００３０】なお、文書閲覧を一旦終了させてから同一
文書に対し次の出力形態を選択するといった面倒がない
ように、文書閲覧に邪魔にならないディスプレイ上の下
部等に、表示中の文書の他に上記した「文書閲覧（画面
表示）」、「文書印刷（印刷）」、「文書送信（送
信）」、「ファイル保存（保存）」、「終了」からなる
５つの選択アイコンを表示させ、ただちに次のアクショ
ンにジャンプさせるように構成するのが好ましい。

【００３１】また、他の出力形態、すなわち、印刷、送
信、ファイル保存の場合も画面表示と同様なステップに
従って処理が行われる。すなわち、印刷が選択されれ
ば、印刷可能かとの判断を行い（ステップＳ１０８）、
送信が選択されれば送信可能かとの判断を行い（ステッ
プＳ１１０）、ファイル保存が選択されれば、ファイル
保存可能かとの判断を行う（ステップＳ１１３）。そし
て、印刷可能と判断した場合は、文書を接続されたプリ
ンタに出力し（ステップＳ１０９）、送信可能と判断し
た場合は文書をメールサーバに出力し（ステップＳ１１
１）、ファイル可能と判断した場合は文書をリムーバブ
ルメディア等の外部記録部１５に記録する、また、夫々
の出力形態が容認されていない場合は、夫々に適したエ
ラーメッセージ（ステップＳ１０７、Ｓ１１２）を表示
させて処理が終了する。例えば、図３において例示した
文書２の場合は、画面表示以外の出力形態は一切容認し
ていないため、たとえログインユーザーであっても、印
刷、送信、ファイル保存を選択してもエラーメッセージ
が表示されて拒絶されてしまう。

【００３２】（実施形態２）次に図５から図７を用いて
実施形態２を説明すると、図５に示したように実施形態
１に対して特定の出力形態、本実施形態においてはプリ
ンタ２を複数台設置せしめ、文書管理システムの機能を
持つパーソナルコンピュータ１と、複数のプリンタ２
と、メールサーバ３とがネットワーク４に接続されてネ
ットワークを構成し、データ通信が行なえるようになっ
ている。なお、実施形態２の文書管理システムは、「文
書印刷（印刷）」に関する部分が相違するのみであるた
め、共通する他の構成については説明は省略する。

【００３３】文書情報記録部１４は、図６に示したよう
に、実施形態１で説明した「文書印刷（印刷）」が階層
的になったスキーマ構造を呈した文書情報とセキュリテ
ィ情報が記録されている。すなわち、文書の印刷を許可
するという大前提のもと、３台のプリンタ２のいずれ
か、あるいは全てを許可するというものである。例え
ば、文書１においては、全てのプリンタを使用可能と
し、文書２においては、プリンタ３の使用可能とすると
いう具合である。

【００３４】この文書管理システムは、図７に示したよ
うなフローチャート（制御プログラム）に従って制御部
１０が処理を実行する。文書名が選択される（ステップ
Ｓ２０１）と、文書情報記録部１４に予め格納された該
当する文書情報とセキュリティ情報を取得し（ステップ
Ｓ２０２）、ディスプレイ上に、「文書閲覧（画面表
示）」、「文書印刷（印刷）」、「文書送信（送
信）」、「ファイル保存（保存）」、「終了」からなる
５つの選択アイコンを表示し、出力形態が選択されるま
で待機する。

【００３５】そして、「文書印刷（印刷）」が選択され
ると、まず、セキュリティ情報に基づいてプリンタ１が
使用可能か否かとの判定が実行され（ステップＳ２０
３）、プリンタ１は使用可能との判定がなされた場合、
出力プリンタをプリンタ１に設定する（ステップＳ２０
４）。そして、文書をプリンタ１へ送信して（ステップ
Ｓ２０５）初期画面に戻る（処理を終了する）。

【００３６】また、プリンタ１が使用不可との判定がな
された場合、プリンタ２が使用可能か否かの判定を行い
（ステップＳ２０６）、使用可能と判定した場合は出力
プリンタをプリンタ２設定（ステップＳ２０７）し、文
書をプリンタ２へ送信する（ステップＳ２０５）。使用
不可と判定した場合は、更にプリンタ３が使用可能か否
かとの判定を行う。そして、使用可能と判定した場合は
上記と同様に出力プリンタをプリンタ３に設定（ステッ
プＳ２０９）し、文書をプリンタ３へ送信する。使用不
可と判定した場合は「選択された文書は印刷できませ
ん」などのエラーメッセージをディスプレイ上に表示さ
せて（ステップＳ２１０）、初期画面にもどる（処理を
終了する）。例えば、図６において例示した文書２の場
合は、プリンタ３以外を使用した印刷を一切容認してい
ないため、印刷を選択すれば上記したステップのもと自
動的にプリンタ３に設定される。

【００３７】なお、図６において例示した文書１のよう
に印刷可能なプリンタが複数（文書１は３つ全部）の場
合は、使用可能なプリンタのアイコンをディスプレイ上
に表示させて、ユーザに選択させるようにしても良い。
さらに、文書管理システムの機能を持つパーソナルコン
ピュータ１とプリンタ２とが夫々複数台設置して構成し
た場合、プリンタの使用状況に応じて自動的に空いたプ
リンタで印刷できるように構成しても良い。

【００３８】（実施形態３）次に図８から図１１用いて
実施形態３を説明する。実施形態３における文書管理シ
ステムは、図８に示すように、上述した実施形態２に、
更にフォーマット情報記録部１６を具備すると共に、文
書情報記録部１４に更に文書情報に対しセキュリティラ
ンクを決定づけるフォーマット名が記録されて、更に好
適な文書管理システムを例示しており、「文書印刷（印
刷）」に関する部分が相違するのみであるため、共通す
る他の構成については説明は省略する。

【００３９】フォーマット情報記録部１６は、図１０に
示すように、フォーマット名、「Ａ」、「Ｂ」と「文書
名」、「登録日」、「更新日」、「保管期限日」、「表
紙データ」等の文書情報個々とを対応付けて夫々の文書
情報の出力可否を決定した出力フォーマット情報が記録
されている。このフォーマット名は限定された文書に対
するものではなく、想定しうる任意の組み合わせで設定
されているものである（本実施形態では「Ａ」、「Ｂ」
の２通りを例示している。）。

【００４０】文書情報記録部１４は、図９に示したよう
に、実施形態２で説明した「文書印刷（印刷）」がさら
に階層的になったスキーマ構造を呈した文書情報とセキ
ュリティ情報が記録されている。すなわち、文書の印刷
を許可するという大前提のもと、３台のプリンタ（プリ
ンタ１、プリンタ２、プリンタ３）のいずれか、あるい
は全てを許可し、さらに印刷可能なプリンタで印刷を実
行すると、「文書名」、「登録日」、「更新日」、「保
管期限日」、「表紙データ」等の文書情報がセキュリテ
ィ情報と出力フォーマット情報とに基づいて選択的に印
刷するように構成されている。

【００４１】例えば図９において、文書２は、プリンタ
３のみ使用可能とし、かつ、当該プリンタで印刷を実行
した場合、フォーマット名「Ａ」ランクであるため、
「文書名」、「登録日」、「更新日」、「保管期限
日」、「表紙データ」の全ての文書情報と文書が印刷さ
れる。また、文書１は、全てのプリンタを使用可能と
し、かつ、プリンタ１又は２で印刷をした場合、フォー
マット名「Ｂ」ランクであるため、図１０で例示したよ
うに、フォーマット名「Ｂ」は「文書名」、「登録
日」、「更新日」が印刷可能としているため、それらは
印刷が実行され、「保管期限日」、「表紙データ」は印
刷されない。

【００４２】この文書管理システムは、図１１に示した
ようなフローチャート（制御プログラム）に従って制御
部１０が処理を実行する。まず、制御部１０は「文書印
刷（印刷）」が選択されると、まず、セキュリティ情報
に基づいてどのプリンタが使用可能か否かとの判定が漸
次実行され、該当したプリンタに文書データを送信する
と共に、出力プリンタに対するフォーマット名とフォー
マット情報を取得する（ステップＳ３０１、Ｓ３０
２）。

【００４３】そして、文書名が出力可能か否かの判定が
なされ（ステップＳ３０３）、出力可能と判定した場合
はプリンタへ文書名を送信し、次ステップである登録日
が出力可能か否かの判定へと進む。出力不可と判定した
場合はそのまま次ステップへ進む。このように、登録日
の出力は可能か否かの判定（ステップＳ３０５）、更新
日の出力は可能か否かの判定（ステップＳ３０７）、保
管期限日の出力は可能か否かの判定（ステップＳ３０
９）、表紙データの出力は可能か否かの判定（ステップ
Ｓ３１１）が漸次行われ、夫々該当すれば、登録日や更
新日、保管期限日や表紙データをプリンタへ送信する。
一方プリンタは送信された当該文書情報と文書を印刷し
て処理を終える。

【００４４】なお、図９において例示した文書１のよう
に、印刷可能なプリンタが複数（文書１は３つ全部）あ
り、かつ、プリンタ毎にフォーマット名を対応させるこ
とは任意である。

【００４５】さらに、実施形態１、実施形態２及び実施
形態３で説明したステップの流れに従ったプログラムを
記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体でも良い
ものである。

【００４６】

【発明の効果】請求項１または２によれば、文書毎に出
力形態を変えられるように構成したから、例えばこの文
書は印刷でしか出力できないようにするといったこと
や、その逆にディスプレイ上に文書は表示させることは
できても印刷が出来ない、あるいはこの文書は送信でき
ないようにするといったことが可能となり、いったん出
力できた情報に対しても、その後の行為に対するセキュ
リティを付与する文書管理システムが提供できる。

【００４７】請求項３によれば、文書毎に出力先を変え
ることが可能となり、例えばこの文書はこのプリンタで
しか出力できないようにするといったことや、この文書
はこのプリンタでは印刷できないようにするといったこ
とができる。

【００４８】請求項４によれば、文書毎に出力先を変え
つつ、さらに出力先プリンタに応じて、文書名、登録
日、更新日、保管期限日、表紙データ等の文書情報個々
を選択的に出力するから、セキュリティ上出力したくな
い文書情報を出力させないことにより、出力情報のセキ
ュリティを保つことができる。

【００４９】請求項６から９によれば、プログラムをパ
ーソナルコンピュータに導入することにより、本発明の
機能を簡単に構築できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施形態１における文書管理システムのネット
ワーク構成図である。

【図２】同、文書管理システムの構成を示すブロック図
である。

【図３】同、文書情報のスキーマ例を示す。

【図４】同、文書情報出力処理のフローチャートであ
る。

【図５】実施形態２における文書管理システムのネット
ワーク構成図である。

【図６】同、文書情報のスキーマ例を示す。

【図７】同、文書情報出力処理のフローチャートであ
る。

【図８】実施形態３における文書管理システムの構成を
示すブロック図である。

【図９】同、文書情報のスキーマ例を示す。

【図１０】同、文書情報のスキーマ例に対するフォーマ
ット情報のスキーマ例を示す。

【図１１】同、文書情報出力処理のフローチャートであ
る。

【符号の説明】

１パーソナルコンピュータ２プリンタ１０制御部１４文書情報記録部１６フォーマット情報記録部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書の出力を指示するための操作が行な
われる操作手段と、前記操作に対する文書の出力セキュリティ情報を記録す
る記録手段と、前記記録手段のセキュリティ情報に基づいて文書を出力
装置へ出力するかどうかの判定を行なう判定手段とを備
えることを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】文書の登録、管理、閲覧が可能な文書管
理システムであって、文書毎に対応づけられ文書毎に異なる出力形態毎のセキ
ュリティ情報が記録された記録手段と、選択された文書に対して選択指示された出力形態が前記
セキュリティ情報に基づいて当該出力形態でもって出力
可能か否かを判定する判定手段と、前記判定手段の結果に基づいて選択された文書を所要す
る出力形態でもって出力する出力手段とを備えたことを
特徴とする文書管理システム。
【請求項３】前記記録手段は、複数設けられた特定の
出力形態個々に対応した文書のセキュリティ情報も記録
されていると共に、前記判定手段は、その特定の出力形
態個々に対応した文書のセキュリティ情報に基づいて出
力可能か否かの判定をも行なうことを特徴とする請求項
１または２記載の文書管理システム。
【請求項４】前記記録手段は、文書情報の各項目毎に
設定された出力可否情報とフォーマット名とを対応付け
た出力フォーマット情報も記録されると共に、前記特定
の出力形態個々に所望する該フォーマット名をも記録さ
れてなり、選択された文書を特定の出力形態でもって出
力する際に、設定されたフォーマット名と設定された出
力フォーマット情報とに基づいて文書情報が選択的に出
力可能とするフィルタ手段を有したことを特徴とする請
求項３記載の文書管理システム。
【請求項５】プリンタ装置を複数有し、前記特定の出
力形態が、該プリンタで出力される印刷であることを特
徴とする請求項３または４記載の文書管理システム。
【請求項６】文書の出力を指示するための操作が行な
われる操作手段と、前記操作に対する文書の出力セキュリティ情報を記録す
る記録手段と、前記記録手段のセキュリティ情報に基づいて文書を出力
装置へ出力するかどうかの判定を行なう判定手段とを備
えてなり、コンピュータを前記操作手段と前記記録手段
と前記判定手段として機能させるためのプログラムを記
録した記録媒体。
【請求項７】文書の登録、管理、閲覧が可能な文書管
理システムを制御する記録媒体であって、文書毎に対応づけられ文書毎に異なる出力形態毎のセキ
ュリティ情報を記録する記録手段と、選択された文書に対して選択指示された出力形態が前記
セキュリティ情報に基づいて当該出力形態でもって出力
可能か否かを判定する判定手段と、前記判定手段の結果に基づいて選択された文書を所要す
る出力形態でもって出力する出力手段とを備えてなり、
コンピュータを前記記録手段と前記判定手段と前記出力
手段として機能させるためのプログラムを記録した記録
媒体。
【請求項８】前記記録手段は、複数設けられた特定の
出力形態個々に対応した文書のセキュリティ情報も記録
すると共に、前記判定手段は、その特定の出力形態個々
に対応した文書のセキュリティ情報に基づいて出力可能
か否かの判定をも行なう処理を有したことを特徴とする
請求項６または７記載の記録媒体。
【請求項９】前記記録手段は、文書情報の各項目毎に
設定された出力可否情報とフォーマット名とを対応付け
た出力フォーマット情報も記録すると共に、前記特定の
出力形態個々に所望する該フォーマット名をも記録し、
選択された文書を特定の出力形態でもって出力する際
に、設定されたフォーマット名と設定された出力フォー
マット情報とに基づいて文書情報が選択的に出力可能と
するフィルタ手段を有したことを特徴とする請求項８記
載の記録媒体。