JP2002063194A - 文書データ管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書編集者と文書閲覧者との利用形態の相違
に着目し、それぞれが使用する端末装置を分離すること
で、全ての端末装置が同一種類で同一バージョンの文書
編集ツールを使用する必要をなくし、ソフトウェア購入
費用やインストールの手間等を削減可能にする。 【解決手段】 文書データをそのラスターイメージデー
タと対応付けて記憶蓄積する文書管理サーバ１０と、そ
の文書管理サーバ１０に記憶蓄積させる文書データの作
成および編集を行う文書データ編集装置２０と、所望す
る文書データに対応付けられたラスターイメージデータ
を前記文書管理サーバ１０から受け取って表示出力する
文書データ閲覧装置３０とを互いにネットワーク接続し
て、文書データ管理システムを構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータ上で
ワープロソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションソ
フト等の文書編集ツールを用いて作成された文書データ
を管理するための文書データ管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書データ管理システムとして
は、例えば図６のブロック図に示すように、ＰＣ（以下
「ＰＣ」という）等からなる文書管理サーバ１０′と、
同じくＰＣ等からなる文書データ編集装置２０と、プリ
ンタ装置等からなる印刷装置４０と、これらを互いに接
続するＬＡＮまたはＷＡＮ等のネットワークと、から構
成されたものがある。

【０００３】このうち、文書管理サーバ１０′は、ネッ
トワーク上の通信相手と通信するためのネットワーク通
信機能１１と、文書データを記憶蓄積する文書データ格
納部１２と、その文書データの属性情報（文書データの
ファイル名等）を格納する属性情報格納部１３と、を備
えたものである。

【０００４】文書データ編集装置２０は、ネットワーク
上の通信相手と通信するためのネットワーク通信機能２
１と、コマンド列等からなる文書データの新規作成およ
び編集を行う文書編集ツール２２と、文書データ登録機
能２３および文書データ取出し機能２４を有した文書デ
ータ操作部２５と、を備えたものである。文書編集ツー
ル２２としては、ワープロソフト、表計算ソフト、プレ
ゼンテーションソフト等といった、一般に広く用いられ
ている市販文書編集ツールが挙げられるが、予め用意さ
れた複数種類のツールの中から利用形態に合わせて任意
に選択し得るものであってもよい。また、文書データ操
作部２５の文書データ登録機能２３は、文書編集ツール
２２で作成された文書データを文書管理サーバ１０′に
登録するためのものであり、文書データ取出し機能２４
は、既に文書管理サーバ１０′に登録されている文書デ
ータをその文書管理サーバ１０′から取り出すためのも
のである。

【０００５】印刷装置４０は、ネットワーク上の通信相
手と通信するためのネットワーク通信機能４１と、文書
データを記録用紙上に印刷出力する印刷機能４２と、を
備えたものである。

【０００６】なお、文書データ編集装置２０および印刷
装置４０は、通常はネットワーク上に複数台存在してお
り、それぞれが必要とされる場所に適宜設置されている
ものとする。

【０００７】このような構成の文書データ管理システム
では、文書データ編集装置２０で作成または編集された
文書データを文書管理サーバ１０′が記憶蓄積するとと
もに、その記憶蓄積された文書データを文書データ編集
装置２０が文書管理サーバ１０′内から取り出して編集
したり閲覧したりするようになっている。

【０００８】ここで、このような文書データ管理システ
ムにおいて、文書データ編集装置２０が文書管理サーバ
１０′内に文書データを登録する場合の処理動作につい
て、図７の説明図を参照しながら説明する。文書データ
編集装置２０では、その利用者が文書編集ツール２２を
用いて文書データを作成または編集すると、文書データ
登録機能２３が文書データの登録画面２００を表示し
て、その利用者に必要事項を入力させる。必要事項とし
ては、例えば、文書データ９０のファイル名２０１、管
理番号２０２、改訂版数２０３、文書名２０４、文書の
分類２０５、検索する際のキーワード２０６等が挙げら
れる。そして、必要事項が入力された後に、登録画面２
００上の登録ボタン２０７がクリックされると、文書デ
ータ登録機能２３は、作成または編集されたコマンド列
等からなる文書データ９０と併せて、入力された必要事
項をその文書データ９０の属性情報として、文書管理サ
ーバ１０′へネットワークを通じて送信する。

【０００９】これを受けて、文書管理サーバ１０′で
は、送信された文書データ９０を文書データ格納部１２
内に格納するとともに、その文書データ９０の属性情報
を属性情報格納部１３内にある属性情報テーブル２１０
にレコード２１１として挿入する。これにより、文書デ
ータ編集装置２０から送信された文書データ９０は、文
書管理サーバ１０′内に記憶蓄積されることになる。

【００１０】次いで、文書データ管理システムにおい
て、文書管理サーバ１０′内に登録された文書データを
文書データ編集装置２０が取り出す場合の処理動作につ
いて、図８の説明図を参照しながら説明する。文書デー
タ編集装置２０では、その利用者が文書管理サーバ１
０′内に登録された文書データの内容を修正したり、そ
の文書データを流用して新たな文書データを作成した
り、単に文書データの内容を閲覧する場合のために、文
書データ取出し機能２４が文書データの取出し画面２２
０を表示して、その利用者に必要事項を入力させる。必
要事項としては、利用者が所望する文書データの特定に
必要な事項、例えば、登録画面２００で入力した各項目
に対する検索キーとなる事項２２１〜２２５が挙げられ
る。

【００１１】そして、必要事項が入力された後に、取出
し画面２２０上の検索ボタン２２６がクリックされる
と、文書データ取出し機能２４は、入力された事項に合
う属性情報を属性情報テーブル２３０内から検索し、得
られたレコード２３１を検索結果画面２４０に一覧表示
する。ここで、文書データ編集装置２０の利用者が所望
する文書２４１を選択した状態で検索結果画面２４０上
の取出しボタン２４２をクリックすると、文書データ取
出し機能２４は、文書管理サーバ１０′の文書データ格
納部１２から目的の文書データ９０を取り出す。

【００１２】取り出した文書データ９０は、その内容を
修正（改訂）する場合であれば、文書編集ツール２２に
よる内容の修正後、再度登録画面２００において同じ管
理番号で版数を１つ加算され、文書管理サーバ１０′内
に登録される。また、文書データ９０を流用して新たな
文書データを作成する場合は、文書編集ツール２２で文
書データ９０を開いて別の文書向けに修正した後、再度
登録画面２００において別の管理番号を付与され、文書
管理サーバ１０′内に登録される。

【００１３】一方、単に文書データの内容を閲覧する場
合であれば、取り出した文書データ９０を文書編集ツー
ル２２における表示機能が画面上に表示出力する他、文
書編集ツール２２における印刷機能がその文書データ９
０を印刷装置４０へ送信することで、その印刷装置４０
で印刷出力することもできる。これらにより、文書デー
タ編集装置２０の利用者は、文書データ９０の内容を把
握できるようになる。

【００１４】以上のように、従来の文書データ管理シス
テムでは、文書データ編集装置２０が文書編集ツール２
２により作成された文書データの登録、検索、取出しと
いった基本的な機能を有することで、文書データの編集
・登録・改訂を希望する利用者（以下「文書編集者」と
いう）と、文書データを閲覧する一般利用者（以下「文
書閲覧者」という）との双方が、互いに利用することを
可能にしている。

【００１５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た従来の文書データ管理システムでは、文書編集者と文
書閲覧者との双方が、いずれも文書データ編集装置２０
を使用しなければならない。すなわち、文書閲覧者は、
単に文書データの内容を閲覧するだけにもかかわらず、
文書データの編集・登録・改訂が可能な文書データ編集
装置２０を用いて、文書管理サーバ１０′から文書デー
タを取り出さなければならない。

【００１６】しかも、従来の文書データ管理システムで
は、ネットワーク上に複数の文書データ編集装置２０が
存在していても、各文書データ編集装置２０が全て同一
種類で同一バージョンの文書編集ツール２２を使用して
いなければ、コマンド列等を正しく解釈できずに、結果
として文書データの編集等を適切に行えないおそれがあ
る。そのため、各文書データ編集装置２０において適宜
文書編集ツール２２のバージョンアップ等を行う必要が
あるが、特に市販文書編集ツールについてはバージョン
アップが頻繁に行われるのが通常であることから、その
度にソフトウェアの購入費用および再インストールの手
間が掛かってしまい、システム規模が大きくなればなる
ほど実現が困難となる。

【００１７】また、全ての文書データ編集装置２０で同
一種類の文書編集ツール２２の同一バージョンを使用し
ても、各文書データ編集装置２０に搭載されている基本
ソフトウェア（オペレーションシステム等）や文字フォ
ントに違いがあると、文書編集者が作成した文書データ
の構成（ページ数やレイアウト）と文書閲覧者が閲覧す
る文書データの構成に若干の差異が生じる可能性があ
る。したがって、その場合には、例えば文書データが製
品の仕様書（図面）等に係るものであると、文書編集者
である設計者の意図が、文書閲覧者である製造者へ正確
に伝わらないといった事態も考えられる。

【００１８】このことは、特に文書編集者と文書閲覧者
とが別の企業あるいは団体に属している場合に、更に深
刻な問題点となる。

【００１９】そこで、本発明は、文書編集者と文書閲覧
者との利用形態の相違に着目し、それぞれが使用する端
末装置を分離することで、全ての端末装置が同一種類で
同一バージョンの文書編集ツールを使用する必要をなく
し、ソフトウェア購入費用やインストールの手間等を削
減可能な文書データ管理システムを提供することを目的
とする。

【００２０】

【課題を解決するための手段】本発明は上記目的を達成
するために案出された文書データ管理システムで、文書
データを当該文書データに係るラスターイメージデータ
と対応付けて記憶蓄積する文書管理サーバと、前記文書
管理サーバに記憶蓄積させる文書データの作成および編
集を行う文書データ編集装置と、所望する文書データに
対応付けられたラスターイメージデータを前記文書管理
サーバから受け取って出力する文書データ閲覧装置と、
が互いにネットワーク接続されてなることを特徴とする
ものである。

【００２１】上記構成の文書データ管理システムでは、
ネットワーク上に文書データ編集装置と文書データ閲覧
装置とが存在しているため、例えば文書データの登録や
編集等を行う場合には文書データ編集装置から文書管理
サーバへのアクセスを行う一方、単に文書データを閲覧
する場合には文書データ閲覧装置から文書管理サーバへ
のアクセスを行う。ただし、このとき、文書管理サーバ
では、文書データをそのラスターイメージデータと対応
付けて記憶蓄積している。そして、文書データ閲覧装置
に対しては、単に文書データを閲覧するだけなので、コ
マンド列等ではなく、その文書データのラスターイメー
ジデータを送信する。したがって、文書データ閲覧装置
では、文書データの解釈等を要することなく、すなわち
文書データを解釈する文書編集ツールの有無やバージョ
ン等に関係なく、その表示出力を行えるようになる。

【００２２】

【発明の実施の形態】以下、図面に基づき本発明に係る
文書データ管理システムについて説明する。図１は本発
明に係る文書データ管理システムの一例を示す機能ブロ
ック図であり、図２はその文書データ管理システムのシ
ステム構成図である。なお、図中において、従来と同様
の構成要素については、同一の符号を与えている。

【００２３】〔システム構成の説明〕先ず、文書データ
管理システムのシステム構成について説明する。図２に
示すように、本実施形態で説明する文書データ管理シス
テムは、主に、文書データを登録・管理するための文書
管理サーバ１０と、文書データを編集・登録・改訂する
文書編集者が使用するＰＣ等からなる文書データ編集装
置２０と、文書データを閲覧する文書閲覧者が使用する
ＰＣ等からなる文書データ閲覧装置３０と、文書データ
のイメージを印刷出力する印刷装置４０と、これらを互
いに接続するＬＡＮまたはＷＡＮ等のネットワーク５０
と、から構成されている。また、文書管理サーバ１０に
は、ファックス通信装置６０が接続されており、そのフ
ァックス通信装置６０が公衆回線網６１上のファクシミ
リ７０にイメージ送信を行うようになっている。なお、
文書データ編集装置２０、文書データ閲覧装置３０およ
び印刷装置４０は、利用形態に合わせて複数台がネット
ワーク５０に接続され、それぞれ文書管理サーバ１０と
通信できるようになっている。

【００２４】このような構成の文書データ管理システム
において、文書データ編集装置２０および印刷装置４０
は、図１に示すように、従来のもの（図６参照）と略同
様に構成されている。

【００２５】また、新たにシステム構成に追加された文
書データ閲覧装置３０は、ネットワーク通信機能３１
と、文書のラスターイメージデータ（以下、単に「イメ
ージデータ」という）を画面上に表示するためのイメー
ジデータ表示ツール３２と、イメージデータ取出し機能
３３およびイメージデータ印刷機能３４を有した閲覧者
用文書データ操作部３５と、を備えている。このうち、
イメージデータ表示ツール３２は、ビットマップ状のイ
メージデータを画面表示するためのものであればよく、
例えば一般に広く用いられている市販イメージデータ表
示ツールを用いればよい。また、閲覧者用文書データ操
作部３５のイメージデータ取出し機能３３は、イメージ
データを文書管理サーバ１０から検索して取り出すため
のものであり、イメージデータ印刷機能３４は、文書管
理サーバ１０にあるイメージデータを印刷するためのも
のである。

【００２６】さらに、文書管理サーバ１０は、従来の構
成（図６参照）に加え、文書データをイメージデータに
変換する際の手順を明記した変換指示ファイルを格納す
る変換指示ファイル格納部１４と、イメージ変換処理を
制御するイメージ変換制御部１５と、イメージ変換処理
を行うイメージ変換ツール１６と、文書編集装置２０に
て使用される各種文書編集ツール２２ａ，２２ｂ…と、
イメージデータを格納するイメージデータ格納部１７
と、イメージデータの印刷を制御するイメージデータ印
刷制御部１８と、を備えている。また、イメージデータ
印刷制御部１８から、ネットワーク通信機能７１および
印刷機能７２を有したファクシミリ７０へイメージデー
タを送信するためにファックス通信装置６０を制御でき
るようになっている。

【００２７】〔文書データの登録動作の説明〕次に、こ
のような構成の文書データ管理システムにおいて、文書
データ編集装置２０が文書管理サーバ１０内に文書デー
タを登録する場合の処理動作について説明する。図３は
本発明に係る文書データ管理システムにおけるデータ登
録処理例を示す説明図である。

【００２８】図例のように、文書データ編集装置２０で
は、文書編集者が文書編集ツール２２を用いて文書デー
タ９０を作成または編集すると、文書データ登録機能２
３が文書データの登録画面１００を表示して、その文書
編集者に必要事項を入力させる。必要事項としては、従
来の場合（図７参照）と同様の項目１０１〜１０６に加
えて、文書データ９０を作成または編集した編集ツール
名１０７と、そのバージョン１０８とが、追加されてい
る。ただし、編集ツール名１０７とそのバージョン１０
８は、文書編集者が直接入力（または選択）するように
してもよいが、文書データの格納先ファイル名１０１を
入力した際にその文書データのデータ形式から自動的に
判断するようにしてもよい。

【００２９】必要事項の入力（または自動判断）後に、
登録画面１００上の登録ボタン１０９がクリックされる
と、文書データ編集装置２０の文書データ登録機能２３
は、作成または編集されたコマンド列等からなる文書デ
ータ９０と併せて、入力された必要事項をその文書デー
タ９０の属性情報として、文書管理サーバ１０へネット
ワーク５０を通じて送信する。

【００３０】これを受けて、文書管理サーバ１０では、
送信された文書データ９０を文書データ格納部１２内の
適当なフォルダに格納するとともに、その文書データ９
０の属性情報を属性情報格納部１３内にある属性情報テ
ーブル１２０にレコード１２１として挿入する。さら
に、文書管理サーバ１０では、文書データ９０をイメー
ジデータに変換する際の手順を明記した変換指示ファイ
ル１１０を変換指示ファイル格納部１４に格納する。

【００３１】属性情報レコード１２１を挿入する際に
は、文書データ格納部１２の格納先フォルダ名およびフ
ァイル名を示す文書データ・カラム１２２と、それに対
応するイメージデータの格納先フォルダ名およびファイ
ル名を示すイメージデータ・カラム１２３を登録する。
文書データとイメージデータを格納する際のフォルダ名
およびファイル名の付与方法は特に明記しないが、管理
番号および版数に対して一意になるようにする。

【００３２】また、変換指示ファイル１１０は、イメー
ジデータのフォーマット形式１１１、イメージ密度１１
２、変換前の文書データの格納先ファイル名１１３、変
換後のイメージデータの格納先ファイル名１１４、文書
編集ツールの名称１１５およびそのバージョン１１６な
どを明記したテキスト形式のファイルである。

【００３３】以上の動作により、文書管理サーバ１０で
は、文書編集者が文書データ編集装置２０で作成または
編集した文書データを、管理番号および属性情報を付与
された状態で記憶蓄積するとともに、その文書データを
イメージデータに変換する指示ファイルを記憶蓄積す
る。つまり、文書管理サーバ１０は、文書データ編集装
置２０で作成または編集された文書データ９０を、その
文書データに係るイメージデータと一意に対応付けて、
記憶蓄積する。

【００３４】これに対して、文書データ編集装置２０が
文書管理サーバ１０内の文書データを取り出す際の処理
動作は、従来の場合と略同様であるため、ここではその
説明を省略する。

【００３５】〔イメージデータへの変換動作の説明〕次
に、文書管理サーバ１０におけるイメージ変換制御部１
５の処理動作、すなわち文書管理サーバ１０がイメージ
データと対応付けて記憶蓄積している文書データに対し
てイメージ変換処理を行う場合の手順について説明す
る。図４はイメージ変換処理の手順を示す動作フローで
ある。

【００３６】イメージ変換制御部１５は、文書管理サー
バ１０上で常に動作している実行形式のプログラムであ
り、図４に示すＳｌからＳ１０までのステップをループ
して行うようになっている。

【００３７】すなわち、イメージ変換制御部１５は、イ
メージ変換処理にあたって、先ず、変換指示ファイル格
納部１４の中からファイルの作成日時の古い順に変換指
示ファイル１１０を取り出す（Ｓｌ）。これは、文書デ
ータの登録操作はネットワーク上に接続された複数の文
書データ編集装置２０から実行されるが、変換指示ファ
イル１１０は変換指示ファイル格納部１２の一個所のフ
ォルダに実行日時順に格納されるからである。ここで有
効な変換指示ファイル１１０が存在した場合（Ｓ２）、
イメージ変換制御部１５は、変換指示ファイルを他から
アクセスできないように排他制御する（Ｓ３）。

【００３８】そして、イメージ変換制御部１５は、変換
指示ファイル１１０から変換処理内容（図３中における
１１１〜１１６参照）を読み取り（Ｓ４）、その変換処
理内容に基づいてイメージ変換ツール１６を起動する
（Ｓ５）。ここでいうイメージ変換ツール１６は、市販
のパッケージソフトを流用したものであり、一般に起動
と同時にイメージデータのフォーマット形式１１１、イ
メージ密度１１２、変換前の文書データの格納先ファイ
ル名１１３、文書編集ツールの名称１１５およびそのバ
ージョン１１６等を引数パラメータとして渡すことによ
り、指定された文書編集ツール２２ａ，２２ｂ…を起動
して（Ｓ５１）、その文書編集ツール２２ａ，２２ｂ…
に指定された文書データを聞かせ（Ｓ５２）、文書編集
ツール２２ａ，２２ｂ…の印刷コマンドを実行させイメ
ージ変換用のドライバソフトによりイメージデータへの
変換を行う（Ｓ５３）、といった一連の作業を行うよう
になっている。この一連の作業によって、文書データ
は、例えば米国アルダス（Aldus）社と米国マイクロソ
フト（Microsoft）社が定めた高密度のビットマップ画
像ファイル互換用フォーマットであるＴＩＦＦ形式のイ
メージデータに変換される。

【００３９】イメージデータへの変換後、イメージ変換
制御部１５は、イメージ変換ツールの処理結果を見て
（Ｓ６）、エラーが無ければ変換後のイメージデータを
イメージ変換ツールの出力用のフォルダから変換指示フ
ァイル１１０で指定された格納先ファイル名１１４に格
納する（Ｓ７）。ただし、処理結果がエラーの場合に
は、エラーメッセージを表示して（Ｓ８）、システム管
理者への通知を行う。

【００４０】その後、イメージ変換制御部１５は、変換
処理が終わった変換指示ファイル１１０を変換指示ファ
イル格納部１４内から削除し（Ｓ９）、一定間隔待って
から（Ｓ１０）、再度Ｓｌへ戻るという処理を継続す
る。Ｓ１において有効なファイルが見つからなかった場
合も同様に一定間隔待ってから（Ｓ１０）、再度Ｓ１へ
戻る処理を継続する。

【００４１】以上の動作により、文書管理サーバ１０で
は、複数の文書データ編集装置２０から登録された文書
データ９０を、登録された順番にイメージデータヘ自動
変換し、その変換後のイメージデータをイメージデータ
格納部１７内に記憶蓄積するようになっている。

【００４２】〔文書データの閲覧動作の説明〕次に、文
書管理サーバ１０に登録されている文書データの内容
を、文書データ閲覧装置３０を使用する文書閲覧者が閲
覧する場合の処理動作について説明する。図５は本発明
に係る文書データ管理システムにおけるデータ閲覧処理
例を示す説明図である。

【００４３】図例のように、文書データ閲覧装置３０で
は、文書閲覧者が文書管理サーバ１０に登録されている
文書データの内容を閲覧する場合に、イメージデータ取
出し機能３３が文書データの取出し・印刷画面１３０を
表示して、その利用者に必要事項を入力させる。必要事
項としては、文書データ編集装置２０における文書デー
タの取出し画面の場合と同様に、文書データ登録画面１
００で入力した各属性情報１０２〜１０６に対して検索
キーとなる事項、具体的には文書データの管理番号１３
１、版数１３２、文書名１３３、分類名１３４、キーワ
ード１３５等が挙げられる。

【００４４】そして、例えば分類名１３４として「Ａ−
１００」という内容が入力された状態で、取出し・印刷
画面１３０上の検索ボタン１３６がクリックされると、
イメージデータ取出し機能３３は、文書管理サーバ１０
内の属性情報テーブル１２０から分類名が「Ａ−１０
０」に相当するレコード１２４を検索し、その結果を文
書データ検索結果画面１４０に一覧表示する。

【００４５】ここで、一覧表示した例えば３レコードの
中から文書閲覧者が所望する１レコード１４１が選択さ
れた状態で、文書データ検索結果画面１４０上のイメー
ジ取出しボタン１４２がクリックされると、イメージデ
ータ取出し機能３３は、文書管理サーバ１０のイメージ
データ格納部１７から、選択されたレコード１４１に係
るイメージデータ１５０を取り出す。

【００４６】イメージデータ１５０を取り出すと、文書
データ閲覧装置３０では、イメージデータ表示ツール３
２を使ってそのイメージデータ１５０を画面上に表示出
力する。イメージデータ表示ツール３２は、一般にＰＣ
等に標準で添付されるソフトウェアであるため、特別な
費用や手間をかけずに利用可能である。

【００４７】また、文書閲覧者が所望する１レコード１
４１が選択され、かつ、文書データ検索結果画面１４０
上の印刷装置の入力欄１４３で印刷先となる印刷装置名
称が選択された状態で、イメージ取出しボタン１４２で
はなくイメージ印刷ボタン１４４がクリックされると、
文書データ閲覧装置３０では、イメージデータ印刷機能
３４が、文書管理サーバ１０のイメージデータ印刷制御
部１８に印刷指示を与える。

【００４８】この印刷指示を受けて、文書管理サーバ１
０では、イメージデータ印刷制御部１８が、選択された
レコード１４１に係るイメージデータ１５０をイメージ
データ格納部１７から取り出すとともに、取り出したイ
メージデータ１５０を指定された印刷装置４０へ送信
し、その印刷装置４０に印刷出力させる。これにより、
文書閲覧者は、所望する文書を紙文書１５１として入手
できる。

【００４９】これと同様に、文書データ検索結果画面１
４０上の印刷装置の入力欄１４３で、印刷装置名称では
なく、ファクシミリの電話番号を入力した場合も、文書
閲覧者は、所望する文書を紙文書１５１として入手でき
る。すなわち、印刷装置の入力欄１４３に身近なファク
シミリ番号を入力後、イメージ印刷ボタン１４４がクリ
ックされると、イメージデータ印刷機能３４がイメージ
データ印刷制御部１８にファックス送信指示を与えるの
で、イメージデータ印刷制御部１８がファックス通信装
置６０を使ってイメージデータ１５０をファクシミリ７
０へ送信することで、そのイメージデータ１５０がファ
クシミリ７０から紙文書１５１として印刷出力される。

【００５０】これらの処理動作により、文書閲覧者は、
文書データ閲覧装置３０上に特別な文書編集ツールが無
くても、所望する文書をイメージデータで閲覧したり、
あるいは紙文書として入手することで、その文書の内容
を知ることができるわけである。

【００５１】以上のように、本実施形態の文書データ管
理システムでは、ネットワーク上に文書データ編集装置
２０と文書データ閲覧装置３０とが存在しているととも
に、文書管理サーバ１０が文書データをそのイメージデ
ータと対応付けて記憶蓄積しており、文書データ閲覧装
置３０に対しては文書管理サーバ１０がイメージデータ
を送信するようになっているので、文書データ閲覧装置
３０には、文書データの解釈等を行える文書編集ツール
を搭載しておく必要がない。つまり、文書編集者と文書
閲覧者との利用形態の相違に着目し、それぞれが使用す
る文書データ編集装置２０と文書データ閲覧装置３０と
を分離したので、全ての装置が同一種類で同一バージョ
ンの文書編集ツールを搭載する必要がなく、ソフトウェ
ア購入費用やインストールの手間等を削減することが可
能となる。

【００５２】このことは、特に、大規模なシステムにな
る程、削減効果が大きくなると考えられる。これは、一
般に、文書編集者と文書閲覧者の人数を比較した場合、
文書の編集・登録・改訂といった作業をする文書編集者
よりも、単に文書を閲覧する文書閲覧者の方が圧倒的に
多いからである。

【００５３】しかも、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書管理サーバ１０が文書データ閲覧装置３
０に対してイメージデータを送信するので、各文書デー
タ閲覧装置３０が搭載している基本ソフトウェア（オペ
レーションシステム等）や文字フォント等に違いがあっ
ても、文書編集者が作成した文書データの構成（ページ
数やレイアウト）と文書閲覧者が閲覧する文書データの
構成に差異が生じてしまうことがない。したがって、文
書編集者の意図が文書閲覧者へ正確に伝わらないといっ
た事態も避け得るようになる。

【００５４】ところで、上述した効果を得るために、文
書データとイメージデータとを対応させつつ、文書管理
サーバ１０上で一括して管理することを考えると、文書
データ編集装置２０上にイメージ変換ツール１６を搭載
し、その文書データ編集装置２０にてイメージデータを
生成した後に、文書管理サーバ１０に文書データとイメ
ージデータとを同時に登録する、といった手法が一般的
である。ところが、本実施形態の文書データ管理システ
ムでは、文書管理サーバ１０において、文書データの登
録時にイメージデータへの変換指示ファイル１１０を自
動作成して変換指示ファイル格納部１４内に格納するよ
うになっており、さらにはその変換指示ファイル１１０
の内容に従って文書管理サーバ１０上に搭載されたイメ
ージ変換ツール１６を起動して、文書データをイメージ
データに自動変換するようになっている。

【００５５】つまり、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書管理サーバ１０側で文書データからイメ
ージデータへの変換を行うので、文書データ編集装置２
０上にイメージ変換ツール１６を搭載する必要がない。
そのため、文書データ編集装置２０を使用する文書編集
者は、イメージデータへの変換を意識することなく、従
来の場合と同様な操作で文書データの登録を行うことが
できるので、余分な手間を感じてしまうことがない。そ
の上、一般に有償であるイメージ変換ツール１６を文書
管理サーバ１０に１つのみ搭載すればよいので、ソフト
ウェア購入費用を必要最小限に抑えることができる。

【００５６】また、文書閲覧者による文書の入手は、通
常、紙で入手する用途が最も多い。これに対して、本実
施形態の文書データ管理システムでは、文書データ閲覧
装置３０からの要求に応じて、文書管理サーバ１０のイ
メージデータ印刷制御部１８が、イメージデータを直接
印刷装置４０へ送信して印刷出力させるようになってい
る。したがって、例えば従来のように文書管理サーバ１
０から文書データを取り出した文書編集ツール２２が印
刷装置４０へ印刷指示する場合に比べて遥かに高速であ
り、文書閲覧者の紙文書の入手時間を大幅に短縮するこ
とが可能となる。

【００５７】さらに、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書データ閲覧装置３０からの要求に応じ
て、文書管理サーバ１０のイメージデータ印刷制御部１
８が、イメージデータを直接ファクシミリ７０へ送信し
て印刷出力させるようになっている。したがって、印刷
装置４０の設置されていない場所であっても、ファクシ
ミリ７０があれば紙文書の入手が可能となるので、文書
閲覧者にとってはより一層利便性の高いものとなる。

【００５８】なお、本実施形態では、文書データ閲覧装
置３０がＬＡＮまたはＷＡＮに接続されたＰＣである場
合を例に挙げて説明したが、本発明はこれに限定される
ものではなく、例えば閲覧者用文書データ操作部３５を
簡素なＷｅｂブラウザでも動作できるようにすれば、イ
ンターネットにアクセス可能で簡素なＷｅｂブラウザ機
能を有する携帯電話機等を使って、どこからでも文書の
イメージデータを身近なファクシミリから紙文書として
入手する、といったことも可能になる。具体的には、あ
る製造会社が本実施形態で説明した文書データ管理シス
テムを用いて製品の仕様書や保守マニュアル等を管理し
ている場合に、保守を請負うサービス会社の担当者がパ
ソコンや印刷装置を所持していなくても、携帯電話を使
って文書管理サーバ１０にアクセスし、必要な仕様書あ
るいは保守マニュアルを客先のファクシミリ７０から取
り出す、といったことが可能となる。

【００５９】

【発明の効果】以上に説明したように、本発明に係る文
書データ管理システムは、文書編集者と文書閲覧者との
利用形態の相違に着目し、それぞれが使用する端末装置
を分離するとともに、文書閲覧者が使用する端末装置
（文書データ閲覧装置）に対しては、文書データを管理
する文書管理サーバがその文書データと対応付けて記憶
蓄積しているイメージデータを送信するようになってい
る。したがって、全ての端末装置が同一種類で同一バー
ジョンの文書編集ツールを使用する必要がなく、ソフト
ウェア購入費用やインストールの手間等の削減効果が期
待できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例における機能構成を示すブロック図である。

【図２】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるシステム構成を示す概略構成図であ
る。

【図３】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるデータ登録処理例の概要を示す説明図
である。

【図４】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるイメージ変換処理例の手順を示す動作
フローである。

【図５】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるデータ閲覧処理例の概要を示す説明図
である。

【図６】従来の文書データ管理システムの一例における
機能構成を示すブロック図である。

【図７】従来の文書データ管理システムの一例における
データ登録処理例の概要を示す説明図である。

【図８】従来の文書データ管理システムの一例における
データ閲覧処理例の概要を示す説明図である。

【符号の説明】

１０ 文書管理サーバ １２ 文書データ格納部 １４ 変換指示ファイル格納部 １５ イメージ変換制御部 １６ イメージ変換ツール １７ イメージデータ格納部 １８ イメージデータ印刷制御部 ２０ 文書データ編集装置 ３０ 文書データ閲覧装置 ４０ 印刷装置 ５０ ネットワーク ７０ ファクシミリ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを当該文書データに係るラス
   ターイメージデータと対応付けて記憶蓄積する文書管理
   サーバと、 前記文書管理サーバに記憶蓄積させる文書データの作成
   および編集を行う文書データ編集装置と、 所望する文書データに対応付けられたラスターイメージ
   データを前記文書管理サーバから受け取って出力する文
   書データ閲覧装置とが互いにネットワーク接続されてな
   ることを特徴とする文書データ管理システム。
2. 【請求項２】 前記文書管理サーバは、 文書データを記憶蓄積する文書データ格納手段と、 前記文書データ格納手段内の文書データをラスターイメ
   ージデータに変換するための変換指示ファイルを格納す
   る変換指示ファイル格納手段と、 前記変換指示ファイル格納手段内の変換指示ファイルの
   内容に従いつつ、前記文書データ格納手段内の文書デー
   タをラスターイメージデータに変換するイメージ変換手
   段とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書デー
   タ管理システム。
3. 【請求項３】 前記文書管理サーバは、前記文書データ
   閲覧装置からの要求に応じて、当該要求に係る文書デー
   タに対応付けられたラスターイメージデータを、前記文
   書管理サーバとネットワーク接続する印刷装置へ送信す
   る印刷制御手段を備えることを特徴とする請求項１また
   は２記載の文書データ管理システム。
4. 【請求項４】 前記文書管理サーバは、前記文書データ
   閲覧装置からの要求に応じて、当該要求に係る文書デー
   タに対応付けられたラスターイメージデータを、公衆回
   線網を通じて当該公衆回線網上のファクシミリ装置へ送
   信するファックス通信手段を備えることを特徴とする請
   求項１，２または３記載の文書データ管理システム。