JP2002063194A - 文書データ管理システム - Google Patents
文書データ管理システムInfo
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- JP2002063194A JP2002063194A JP2000246615A JP2000246615A JP2002063194A JP 2002063194 A JP2002063194 A JP 2002063194A JP 2000246615 A JP2000246615 A JP 2000246615A JP 2000246615 A JP2000246615 A JP 2000246615A JP 2002063194 A JP2002063194 A JP 2002063194A
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- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】 文書編集者と文書閲覧者との利用形態の相違
に着目し、それぞれが使用する端末装置を分離すること
で、全ての端末装置が同一種類で同一バージョンの文書
編集ツールを使用する必要をなくし、ソフトウェア購入
費用やインストールの手間等を削減可能にする。 【解決手段】 文書データをそのラスターイメージデー
タと対応付けて記憶蓄積する文書管理サーバ10と、そ
の文書管理サーバ10に記憶蓄積させる文書データの作
成および編集を行う文書データ編集装置20と、所望す
る文書データに対応付けられたラスターイメージデータ
を前記文書管理サーバ10から受け取って表示出力する
文書データ閲覧装置30とを互いにネットワーク接続し
て、文書データ管理システムを構成する。
に着目し、それぞれが使用する端末装置を分離すること
で、全ての端末装置が同一種類で同一バージョンの文書
編集ツールを使用する必要をなくし、ソフトウェア購入
費用やインストールの手間等を削減可能にする。 【解決手段】 文書データをそのラスターイメージデー
タと対応付けて記憶蓄積する文書管理サーバ10と、そ
の文書管理サーバ10に記憶蓄積させる文書データの作
成および編集を行う文書データ編集装置20と、所望す
る文書データに対応付けられたラスターイメージデータ
を前記文書管理サーバ10から受け取って表示出力する
文書データ閲覧装置30とを互いにネットワーク接続し
て、文書データ管理システムを構成する。
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータ上で
ワープロソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションソ
フト等の文書編集ツールを用いて作成された文書データ
を管理するための文書データ管理システムに関する。
ワープロソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションソ
フト等の文書編集ツールを用いて作成された文書データ
を管理するための文書データ管理システムに関する。
【0002】
【従来の技術】従来、文書データ管理システムとして
は、例えば図6のブロック図に示すように、PC(以下
「PC」という)等からなる文書管理サーバ10′と、
同じくPC等からなる文書データ編集装置20と、プリ
ンタ装置等からなる印刷装置40と、これらを互いに接
続するLANまたはWAN等のネットワークと、から構
成されたものがある。
は、例えば図6のブロック図に示すように、PC(以下
「PC」という)等からなる文書管理サーバ10′と、
同じくPC等からなる文書データ編集装置20と、プリ
ンタ装置等からなる印刷装置40と、これらを互いに接
続するLANまたはWAN等のネットワークと、から構
成されたものがある。
【0003】このうち、文書管理サーバ10′は、ネッ
トワーク上の通信相手と通信するためのネットワーク通
信機能11と、文書データを記憶蓄積する文書データ格
納部12と、その文書データの属性情報(文書データの
ファイル名等)を格納する属性情報格納部13と、を備
えたものである。
トワーク上の通信相手と通信するためのネットワーク通
信機能11と、文書データを記憶蓄積する文書データ格
納部12と、その文書データの属性情報(文書データの
ファイル名等)を格納する属性情報格納部13と、を備
えたものである。
【0004】文書データ編集装置20は、ネットワーク
上の通信相手と通信するためのネットワーク通信機能2
1と、コマンド列等からなる文書データの新規作成およ
び編集を行う文書編集ツール22と、文書データ登録機
能23および文書データ取出し機能24を有した文書デ
ータ操作部25と、を備えたものである。文書編集ツー
ル22としては、ワープロソフト、表計算ソフト、プレ
ゼンテーションソフト等といった、一般に広く用いられ
ている市販文書編集ツールが挙げられるが、予め用意さ
れた複数種類のツールの中から利用形態に合わせて任意
に選択し得るものであってもよい。また、文書データ操
作部25の文書データ登録機能23は、文書編集ツール
22で作成された文書データを文書管理サーバ10′に
登録するためのものであり、文書データ取出し機能24
は、既に文書管理サーバ10′に登録されている文書デ
ータをその文書管理サーバ10′から取り出すためのも
のである。
上の通信相手と通信するためのネットワーク通信機能2
1と、コマンド列等からなる文書データの新規作成およ
び編集を行う文書編集ツール22と、文書データ登録機
能23および文書データ取出し機能24を有した文書デ
ータ操作部25と、を備えたものである。文書編集ツー
ル22としては、ワープロソフト、表計算ソフト、プレ
ゼンテーションソフト等といった、一般に広く用いられ
ている市販文書編集ツールが挙げられるが、予め用意さ
れた複数種類のツールの中から利用形態に合わせて任意
に選択し得るものであってもよい。また、文書データ操
作部25の文書データ登録機能23は、文書編集ツール
22で作成された文書データを文書管理サーバ10′に
登録するためのものであり、文書データ取出し機能24
は、既に文書管理サーバ10′に登録されている文書デ
ータをその文書管理サーバ10′から取り出すためのも
のである。
【0005】印刷装置40は、ネットワーク上の通信相
手と通信するためのネットワーク通信機能41と、文書
データを記録用紙上に印刷出力する印刷機能42と、を
備えたものである。
手と通信するためのネットワーク通信機能41と、文書
データを記録用紙上に印刷出力する印刷機能42と、を
備えたものである。
【0006】なお、文書データ編集装置20および印刷
装置40は、通常はネットワーク上に複数台存在してお
り、それぞれが必要とされる場所に適宜設置されている
ものとする。
装置40は、通常はネットワーク上に複数台存在してお
り、それぞれが必要とされる場所に適宜設置されている
ものとする。
【0007】このような構成の文書データ管理システム
では、文書データ編集装置20で作成または編集された
文書データを文書管理サーバ10′が記憶蓄積するとと
もに、その記憶蓄積された文書データを文書データ編集
装置20が文書管理サーバ10′内から取り出して編集
したり閲覧したりするようになっている。
では、文書データ編集装置20で作成または編集された
文書データを文書管理サーバ10′が記憶蓄積するとと
もに、その記憶蓄積された文書データを文書データ編集
装置20が文書管理サーバ10′内から取り出して編集
したり閲覧したりするようになっている。
【0008】ここで、このような文書データ管理システ
ムにおいて、文書データ編集装置20が文書管理サーバ
10′内に文書データを登録する場合の処理動作につい
て、図7の説明図を参照しながら説明する。文書データ
編集装置20では、その利用者が文書編集ツール22を
用いて文書データを作成または編集すると、文書データ
登録機能23が文書データの登録画面200を表示し
て、その利用者に必要事項を入力させる。必要事項とし
ては、例えば、文書データ90のファイル名201、管
理番号202、改訂版数203、文書名204、文書の
分類205、検索する際のキーワード206等が挙げら
れる。そして、必要事項が入力された後に、登録画面2
00上の登録ボタン207がクリックされると、文書デ
ータ登録機能23は、作成または編集されたコマンド列
等からなる文書データ90と併せて、入力された必要事
項をその文書データ90の属性情報として、文書管理サ
ーバ10′へネットワークを通じて送信する。
ムにおいて、文書データ編集装置20が文書管理サーバ
10′内に文書データを登録する場合の処理動作につい
て、図7の説明図を参照しながら説明する。文書データ
編集装置20では、その利用者が文書編集ツール22を
用いて文書データを作成または編集すると、文書データ
登録機能23が文書データの登録画面200を表示し
て、その利用者に必要事項を入力させる。必要事項とし
ては、例えば、文書データ90のファイル名201、管
理番号202、改訂版数203、文書名204、文書の
分類205、検索する際のキーワード206等が挙げら
れる。そして、必要事項が入力された後に、登録画面2
00上の登録ボタン207がクリックされると、文書デ
ータ登録機能23は、作成または編集されたコマンド列
等からなる文書データ90と併せて、入力された必要事
項をその文書データ90の属性情報として、文書管理サ
ーバ10′へネットワークを通じて送信する。
【0009】これを受けて、文書管理サーバ10′で
は、送信された文書データ90を文書データ格納部12
内に格納するとともに、その文書データ90の属性情報
を属性情報格納部13内にある属性情報テーブル210
にレコード211として挿入する。これにより、文書デ
ータ編集装置20から送信された文書データ90は、文
書管理サーバ10′内に記憶蓄積されることになる。
は、送信された文書データ90を文書データ格納部12
内に格納するとともに、その文書データ90の属性情報
を属性情報格納部13内にある属性情報テーブル210
にレコード211として挿入する。これにより、文書デ
ータ編集装置20から送信された文書データ90は、文
書管理サーバ10′内に記憶蓄積されることになる。
【0010】次いで、文書データ管理システムにおい
て、文書管理サーバ10′内に登録された文書データを
文書データ編集装置20が取り出す場合の処理動作につ
いて、図8の説明図を参照しながら説明する。文書デー
タ編集装置20では、その利用者が文書管理サーバ1
0′内に登録された文書データの内容を修正したり、そ
の文書データを流用して新たな文書データを作成した
り、単に文書データの内容を閲覧する場合のために、文
書データ取出し機能24が文書データの取出し画面22
0を表示して、その利用者に必要事項を入力させる。必
要事項としては、利用者が所望する文書データの特定に
必要な事項、例えば、登録画面200で入力した各項目
に対する検索キーとなる事項221〜225が挙げられ
る。
て、文書管理サーバ10′内に登録された文書データを
文書データ編集装置20が取り出す場合の処理動作につ
いて、図8の説明図を参照しながら説明する。文書デー
タ編集装置20では、その利用者が文書管理サーバ1
0′内に登録された文書データの内容を修正したり、そ
の文書データを流用して新たな文書データを作成した
り、単に文書データの内容を閲覧する場合のために、文
書データ取出し機能24が文書データの取出し画面22
0を表示して、その利用者に必要事項を入力させる。必
要事項としては、利用者が所望する文書データの特定に
必要な事項、例えば、登録画面200で入力した各項目
に対する検索キーとなる事項221〜225が挙げられ
る。
【0011】そして、必要事項が入力された後に、取出
し画面220上の検索ボタン226がクリックされる
と、文書データ取出し機能24は、入力された事項に合
う属性情報を属性情報テーブル230内から検索し、得
られたレコード231を検索結果画面240に一覧表示
する。ここで、文書データ編集装置20の利用者が所望
する文書241を選択した状態で検索結果画面240上
の取出しボタン242をクリックすると、文書データ取
出し機能24は、文書管理サーバ10′の文書データ格
納部12から目的の文書データ90を取り出す。
し画面220上の検索ボタン226がクリックされる
と、文書データ取出し機能24は、入力された事項に合
う属性情報を属性情報テーブル230内から検索し、得
られたレコード231を検索結果画面240に一覧表示
する。ここで、文書データ編集装置20の利用者が所望
する文書241を選択した状態で検索結果画面240上
の取出しボタン242をクリックすると、文書データ取
出し機能24は、文書管理サーバ10′の文書データ格
納部12から目的の文書データ90を取り出す。
【0012】取り出した文書データ90は、その内容を
修正(改訂)する場合であれば、文書編集ツール22に
よる内容の修正後、再度登録画面200において同じ管
理番号で版数を1つ加算され、文書管理サーバ10′内
に登録される。また、文書データ90を流用して新たな
文書データを作成する場合は、文書編集ツール22で文
書データ90を開いて別の文書向けに修正した後、再度
登録画面200において別の管理番号を付与され、文書
管理サーバ10′内に登録される。
修正(改訂)する場合であれば、文書編集ツール22に
よる内容の修正後、再度登録画面200において同じ管
理番号で版数を1つ加算され、文書管理サーバ10′内
に登録される。また、文書データ90を流用して新たな
文書データを作成する場合は、文書編集ツール22で文
書データ90を開いて別の文書向けに修正した後、再度
登録画面200において別の管理番号を付与され、文書
管理サーバ10′内に登録される。
【0013】一方、単に文書データの内容を閲覧する場
合であれば、取り出した文書データ90を文書編集ツー
ル22における表示機能が画面上に表示出力する他、文
書編集ツール22における印刷機能がその文書データ9
0を印刷装置40へ送信することで、その印刷装置40
で印刷出力することもできる。これらにより、文書デー
タ編集装置20の利用者は、文書データ90の内容を把
握できるようになる。
合であれば、取り出した文書データ90を文書編集ツー
ル22における表示機能が画面上に表示出力する他、文
書編集ツール22における印刷機能がその文書データ9
0を印刷装置40へ送信することで、その印刷装置40
で印刷出力することもできる。これらにより、文書デー
タ編集装置20の利用者は、文書データ90の内容を把
握できるようになる。
【0014】以上のように、従来の文書データ管理シス
テムでは、文書データ編集装置20が文書編集ツール2
2により作成された文書データの登録、検索、取出しと
いった基本的な機能を有することで、文書データの編集
・登録・改訂を希望する利用者(以下「文書編集者」と
いう)と、文書データを閲覧する一般利用者(以下「文
書閲覧者」という)との双方が、互いに利用することを
可能にしている。
テムでは、文書データ編集装置20が文書編集ツール2
2により作成された文書データの登録、検索、取出しと
いった基本的な機能を有することで、文書データの編集
・登録・改訂を希望する利用者(以下「文書編集者」と
いう)と、文書データを閲覧する一般利用者(以下「文
書閲覧者」という)との双方が、互いに利用することを
可能にしている。
【0015】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た従来の文書データ管理システムでは、文書編集者と文
書閲覧者との双方が、いずれも文書データ編集装置20
を使用しなければならない。すなわち、文書閲覧者は、
単に文書データの内容を閲覧するだけにもかかわらず、
文書データの編集・登録・改訂が可能な文書データ編集
装置20を用いて、文書管理サーバ10′から文書デー
タを取り出さなければならない。
た従来の文書データ管理システムでは、文書編集者と文
書閲覧者との双方が、いずれも文書データ編集装置20
を使用しなければならない。すなわち、文書閲覧者は、
単に文書データの内容を閲覧するだけにもかかわらず、
文書データの編集・登録・改訂が可能な文書データ編集
装置20を用いて、文書管理サーバ10′から文書デー
タを取り出さなければならない。
【0016】しかも、従来の文書データ管理システムで
は、ネットワーク上に複数の文書データ編集装置20が
存在していても、各文書データ編集装置20が全て同一
種類で同一バージョンの文書編集ツール22を使用して
いなければ、コマンド列等を正しく解釈できずに、結果
として文書データの編集等を適切に行えないおそれがあ
る。そのため、各文書データ編集装置20において適宜
文書編集ツール22のバージョンアップ等を行う必要が
あるが、特に市販文書編集ツールについてはバージョン
アップが頻繁に行われるのが通常であることから、その
度にソフトウェアの購入費用および再インストールの手
間が掛かってしまい、システム規模が大きくなればなる
ほど実現が困難となる。
は、ネットワーク上に複数の文書データ編集装置20が
存在していても、各文書データ編集装置20が全て同一
種類で同一バージョンの文書編集ツール22を使用して
いなければ、コマンド列等を正しく解釈できずに、結果
として文書データの編集等を適切に行えないおそれがあ
る。そのため、各文書データ編集装置20において適宜
文書編集ツール22のバージョンアップ等を行う必要が
あるが、特に市販文書編集ツールについてはバージョン
アップが頻繁に行われるのが通常であることから、その
度にソフトウェアの購入費用および再インストールの手
間が掛かってしまい、システム規模が大きくなればなる
ほど実現が困難となる。
【0017】また、全ての文書データ編集装置20で同
一種類の文書編集ツール22の同一バージョンを使用し
ても、各文書データ編集装置20に搭載されている基本
ソフトウェア(オペレーションシステム等)や文字フォ
ントに違いがあると、文書編集者が作成した文書データ
の構成(ページ数やレイアウト)と文書閲覧者が閲覧す
る文書データの構成に若干の差異が生じる可能性があ
る。したがって、その場合には、例えば文書データが製
品の仕様書(図面)等に係るものであると、文書編集者
である設計者の意図が、文書閲覧者である製造者へ正確
に伝わらないといった事態も考えられる。
一種類の文書編集ツール22の同一バージョンを使用し
ても、各文書データ編集装置20に搭載されている基本
ソフトウェア(オペレーションシステム等)や文字フォ
ントに違いがあると、文書編集者が作成した文書データ
の構成(ページ数やレイアウト)と文書閲覧者が閲覧す
る文書データの構成に若干の差異が生じる可能性があ
る。したがって、その場合には、例えば文書データが製
品の仕様書(図面)等に係るものであると、文書編集者
である設計者の意図が、文書閲覧者である製造者へ正確
に伝わらないといった事態も考えられる。
【0018】このことは、特に文書編集者と文書閲覧者
とが別の企業あるいは団体に属している場合に、更に深
刻な問題点となる。
とが別の企業あるいは団体に属している場合に、更に深
刻な問題点となる。
【0019】そこで、本発明は、文書編集者と文書閲覧
者との利用形態の相違に着目し、それぞれが使用する端
末装置を分離することで、全ての端末装置が同一種類で
同一バージョンの文書編集ツールを使用する必要をなく
し、ソフトウェア購入費用やインストールの手間等を削
減可能な文書データ管理システムを提供することを目的
とする。
者との利用形態の相違に着目し、それぞれが使用する端
末装置を分離することで、全ての端末装置が同一種類で
同一バージョンの文書編集ツールを使用する必要をなく
し、ソフトウェア購入費用やインストールの手間等を削
減可能な文書データ管理システムを提供することを目的
とする。
【0020】
【課題を解決するための手段】本発明は上記目的を達成
するために案出された文書データ管理システムで、文書
データを当該文書データに係るラスターイメージデータ
と対応付けて記憶蓄積する文書管理サーバと、前記文書
管理サーバに記憶蓄積させる文書データの作成および編
集を行う文書データ編集装置と、所望する文書データに
対応付けられたラスターイメージデータを前記文書管理
サーバから受け取って出力する文書データ閲覧装置と、
が互いにネットワーク接続されてなることを特徴とする
ものである。
するために案出された文書データ管理システムで、文書
データを当該文書データに係るラスターイメージデータ
と対応付けて記憶蓄積する文書管理サーバと、前記文書
管理サーバに記憶蓄積させる文書データの作成および編
集を行う文書データ編集装置と、所望する文書データに
対応付けられたラスターイメージデータを前記文書管理
サーバから受け取って出力する文書データ閲覧装置と、
が互いにネットワーク接続されてなることを特徴とする
ものである。
【0021】上記構成の文書データ管理システムでは、
ネットワーク上に文書データ編集装置と文書データ閲覧
装置とが存在しているため、例えば文書データの登録や
編集等を行う場合には文書データ編集装置から文書管理
サーバへのアクセスを行う一方、単に文書データを閲覧
する場合には文書データ閲覧装置から文書管理サーバへ
のアクセスを行う。ただし、このとき、文書管理サーバ
では、文書データをそのラスターイメージデータと対応
付けて記憶蓄積している。そして、文書データ閲覧装置
に対しては、単に文書データを閲覧するだけなので、コ
マンド列等ではなく、その文書データのラスターイメー
ジデータを送信する。したがって、文書データ閲覧装置
では、文書データの解釈等を要することなく、すなわち
文書データを解釈する文書編集ツールの有無やバージョ
ン等に関係なく、その表示出力を行えるようになる。
ネットワーク上に文書データ編集装置と文書データ閲覧
装置とが存在しているため、例えば文書データの登録や
編集等を行う場合には文書データ編集装置から文書管理
サーバへのアクセスを行う一方、単に文書データを閲覧
する場合には文書データ閲覧装置から文書管理サーバへ
のアクセスを行う。ただし、このとき、文書管理サーバ
では、文書データをそのラスターイメージデータと対応
付けて記憶蓄積している。そして、文書データ閲覧装置
に対しては、単に文書データを閲覧するだけなので、コ
マンド列等ではなく、その文書データのラスターイメー
ジデータを送信する。したがって、文書データ閲覧装置
では、文書データの解釈等を要することなく、すなわち
文書データを解釈する文書編集ツールの有無やバージョ
ン等に関係なく、その表示出力を行えるようになる。
【0022】
【発明の実施の形態】以下、図面に基づき本発明に係る
文書データ管理システムについて説明する。図1は本発
明に係る文書データ管理システムの一例を示す機能ブロ
ック図であり、図2はその文書データ管理システムのシ
ステム構成図である。なお、図中において、従来と同様
の構成要素については、同一の符号を与えている。
文書データ管理システムについて説明する。図1は本発
明に係る文書データ管理システムの一例を示す機能ブロ
ック図であり、図2はその文書データ管理システムのシ
ステム構成図である。なお、図中において、従来と同様
の構成要素については、同一の符号を与えている。
【0023】〔システム構成の説明〕先ず、文書データ
管理システムのシステム構成について説明する。図2に
示すように、本実施形態で説明する文書データ管理シス
テムは、主に、文書データを登録・管理するための文書
管理サーバ10と、文書データを編集・登録・改訂する
文書編集者が使用するPC等からなる文書データ編集装
置20と、文書データを閲覧する文書閲覧者が使用する
PC等からなる文書データ閲覧装置30と、文書データ
のイメージを印刷出力する印刷装置40と、これらを互
いに接続するLANまたはWAN等のネットワーク50
と、から構成されている。また、文書管理サーバ10に
は、ファックス通信装置60が接続されており、そのフ
ァックス通信装置60が公衆回線網61上のファクシミ
リ70にイメージ送信を行うようになっている。なお、
文書データ編集装置20、文書データ閲覧装置30およ
び印刷装置40は、利用形態に合わせて複数台がネット
ワーク50に接続され、それぞれ文書管理サーバ10と
通信できるようになっている。
管理システムのシステム構成について説明する。図2に
示すように、本実施形態で説明する文書データ管理シス
テムは、主に、文書データを登録・管理するための文書
管理サーバ10と、文書データを編集・登録・改訂する
文書編集者が使用するPC等からなる文書データ編集装
置20と、文書データを閲覧する文書閲覧者が使用する
PC等からなる文書データ閲覧装置30と、文書データ
のイメージを印刷出力する印刷装置40と、これらを互
いに接続するLANまたはWAN等のネットワーク50
と、から構成されている。また、文書管理サーバ10に
は、ファックス通信装置60が接続されており、そのフ
ァックス通信装置60が公衆回線網61上のファクシミ
リ70にイメージ送信を行うようになっている。なお、
文書データ編集装置20、文書データ閲覧装置30およ
び印刷装置40は、利用形態に合わせて複数台がネット
ワーク50に接続され、それぞれ文書管理サーバ10と
通信できるようになっている。
【0024】このような構成の文書データ管理システム
において、文書データ編集装置20および印刷装置40
は、図1に示すように、従来のもの(図6参照)と略同
様に構成されている。
において、文書データ編集装置20および印刷装置40
は、図1に示すように、従来のもの(図6参照)と略同
様に構成されている。
【0025】また、新たにシステム構成に追加された文
書データ閲覧装置30は、ネットワーク通信機能31
と、文書のラスターイメージデータ(以下、単に「イメ
ージデータ」という)を画面上に表示するためのイメー
ジデータ表示ツール32と、イメージデータ取出し機能
33およびイメージデータ印刷機能34を有した閲覧者
用文書データ操作部35と、を備えている。このうち、
イメージデータ表示ツール32は、ビットマップ状のイ
メージデータを画面表示するためのものであればよく、
例えば一般に広く用いられている市販イメージデータ表
示ツールを用いればよい。また、閲覧者用文書データ操
作部35のイメージデータ取出し機能33は、イメージ
データを文書管理サーバ10から検索して取り出すため
のものであり、イメージデータ印刷機能34は、文書管
理サーバ10にあるイメージデータを印刷するためのも
のである。
書データ閲覧装置30は、ネットワーク通信機能31
と、文書のラスターイメージデータ(以下、単に「イメ
ージデータ」という)を画面上に表示するためのイメー
ジデータ表示ツール32と、イメージデータ取出し機能
33およびイメージデータ印刷機能34を有した閲覧者
用文書データ操作部35と、を備えている。このうち、
イメージデータ表示ツール32は、ビットマップ状のイ
メージデータを画面表示するためのものであればよく、
例えば一般に広く用いられている市販イメージデータ表
示ツールを用いればよい。また、閲覧者用文書データ操
作部35のイメージデータ取出し機能33は、イメージ
データを文書管理サーバ10から検索して取り出すため
のものであり、イメージデータ印刷機能34は、文書管
理サーバ10にあるイメージデータを印刷するためのも
のである。
【0026】さらに、文書管理サーバ10は、従来の構
成(図6参照)に加え、文書データをイメージデータに
変換する際の手順を明記した変換指示ファイルを格納す
る変換指示ファイル格納部14と、イメージ変換処理を
制御するイメージ変換制御部15と、イメージ変換処理
を行うイメージ変換ツール16と、文書編集装置20に
て使用される各種文書編集ツール22a,22b…と、
イメージデータを格納するイメージデータ格納部17
と、イメージデータの印刷を制御するイメージデータ印
刷制御部18と、を備えている。また、イメージデータ
印刷制御部18から、ネットワーク通信機能71および
印刷機能72を有したファクシミリ70へイメージデー
タを送信するためにファックス通信装置60を制御でき
るようになっている。
成(図6参照)に加え、文書データをイメージデータに
変換する際の手順を明記した変換指示ファイルを格納す
る変換指示ファイル格納部14と、イメージ変換処理を
制御するイメージ変換制御部15と、イメージ変換処理
を行うイメージ変換ツール16と、文書編集装置20に
て使用される各種文書編集ツール22a,22b…と、
イメージデータを格納するイメージデータ格納部17
と、イメージデータの印刷を制御するイメージデータ印
刷制御部18と、を備えている。また、イメージデータ
印刷制御部18から、ネットワーク通信機能71および
印刷機能72を有したファクシミリ70へイメージデー
タを送信するためにファックス通信装置60を制御でき
るようになっている。
【0027】〔文書データの登録動作の説明〕次に、こ
のような構成の文書データ管理システムにおいて、文書
データ編集装置20が文書管理サーバ10内に文書デー
タを登録する場合の処理動作について説明する。図3は
本発明に係る文書データ管理システムにおけるデータ登
録処理例を示す説明図である。
のような構成の文書データ管理システムにおいて、文書
データ編集装置20が文書管理サーバ10内に文書デー
タを登録する場合の処理動作について説明する。図3は
本発明に係る文書データ管理システムにおけるデータ登
録処理例を示す説明図である。
【0028】図例のように、文書データ編集装置20で
は、文書編集者が文書編集ツール22を用いて文書デー
タ90を作成または編集すると、文書データ登録機能2
3が文書データの登録画面100を表示して、その文書
編集者に必要事項を入力させる。必要事項としては、従
来の場合(図7参照)と同様の項目101〜106に加
えて、文書データ90を作成または編集した編集ツール
名107と、そのバージョン108とが、追加されてい
る。ただし、編集ツール名107とそのバージョン10
8は、文書編集者が直接入力(または選択)するように
してもよいが、文書データの格納先ファイル名101を
入力した際にその文書データのデータ形式から自動的に
判断するようにしてもよい。
は、文書編集者が文書編集ツール22を用いて文書デー
タ90を作成または編集すると、文書データ登録機能2
3が文書データの登録画面100を表示して、その文書
編集者に必要事項を入力させる。必要事項としては、従
来の場合(図7参照)と同様の項目101〜106に加
えて、文書データ90を作成または編集した編集ツール
名107と、そのバージョン108とが、追加されてい
る。ただし、編集ツール名107とそのバージョン10
8は、文書編集者が直接入力(または選択)するように
してもよいが、文書データの格納先ファイル名101を
入力した際にその文書データのデータ形式から自動的に
判断するようにしてもよい。
【0029】必要事項の入力(または自動判断)後に、
登録画面100上の登録ボタン109がクリックされる
と、文書データ編集装置20の文書データ登録機能23
は、作成または編集されたコマンド列等からなる文書デ
ータ90と併せて、入力された必要事項をその文書デー
タ90の属性情報として、文書管理サーバ10へネット
ワーク50を通じて送信する。
登録画面100上の登録ボタン109がクリックされる
と、文書データ編集装置20の文書データ登録機能23
は、作成または編集されたコマンド列等からなる文書デ
ータ90と併せて、入力された必要事項をその文書デー
タ90の属性情報として、文書管理サーバ10へネット
ワーク50を通じて送信する。
【0030】これを受けて、文書管理サーバ10では、
送信された文書データ90を文書データ格納部12内の
適当なフォルダに格納するとともに、その文書データ9
0の属性情報を属性情報格納部13内にある属性情報テ
ーブル120にレコード121として挿入する。さら
に、文書管理サーバ10では、文書データ90をイメー
ジデータに変換する際の手順を明記した変換指示ファイ
ル110を変換指示ファイル格納部14に格納する。
送信された文書データ90を文書データ格納部12内の
適当なフォルダに格納するとともに、その文書データ9
0の属性情報を属性情報格納部13内にある属性情報テ
ーブル120にレコード121として挿入する。さら
に、文書管理サーバ10では、文書データ90をイメー
ジデータに変換する際の手順を明記した変換指示ファイ
ル110を変換指示ファイル格納部14に格納する。
【0031】属性情報レコード121を挿入する際に
は、文書データ格納部12の格納先フォルダ名およびフ
ァイル名を示す文書データ・カラム122と、それに対
応するイメージデータの格納先フォルダ名およびファイ
ル名を示すイメージデータ・カラム123を登録する。
文書データとイメージデータを格納する際のフォルダ名
およびファイル名の付与方法は特に明記しないが、管理
番号および版数に対して一意になるようにする。
は、文書データ格納部12の格納先フォルダ名およびフ
ァイル名を示す文書データ・カラム122と、それに対
応するイメージデータの格納先フォルダ名およびファイ
ル名を示すイメージデータ・カラム123を登録する。
文書データとイメージデータを格納する際のフォルダ名
およびファイル名の付与方法は特に明記しないが、管理
番号および版数に対して一意になるようにする。
【0032】また、変換指示ファイル110は、イメー
ジデータのフォーマット形式111、イメージ密度11
2、変換前の文書データの格納先ファイル名113、変
換後のイメージデータの格納先ファイル名114、文書
編集ツールの名称115およびそのバージョン116な
どを明記したテキスト形式のファイルである。
ジデータのフォーマット形式111、イメージ密度11
2、変換前の文書データの格納先ファイル名113、変
換後のイメージデータの格納先ファイル名114、文書
編集ツールの名称115およびそのバージョン116な
どを明記したテキスト形式のファイルである。
【0033】以上の動作により、文書管理サーバ10で
は、文書編集者が文書データ編集装置20で作成または
編集した文書データを、管理番号および属性情報を付与
された状態で記憶蓄積するとともに、その文書データを
イメージデータに変換する指示ファイルを記憶蓄積す
る。つまり、文書管理サーバ10は、文書データ編集装
置20で作成または編集された文書データ90を、その
文書データに係るイメージデータと一意に対応付けて、
記憶蓄積する。
は、文書編集者が文書データ編集装置20で作成または
編集した文書データを、管理番号および属性情報を付与
された状態で記憶蓄積するとともに、その文書データを
イメージデータに変換する指示ファイルを記憶蓄積す
る。つまり、文書管理サーバ10は、文書データ編集装
置20で作成または編集された文書データ90を、その
文書データに係るイメージデータと一意に対応付けて、
記憶蓄積する。
【0034】これに対して、文書データ編集装置20が
文書管理サーバ10内の文書データを取り出す際の処理
動作は、従来の場合と略同様であるため、ここではその
説明を省略する。
文書管理サーバ10内の文書データを取り出す際の処理
動作は、従来の場合と略同様であるため、ここではその
説明を省略する。
【0035】〔イメージデータへの変換動作の説明〕次
に、文書管理サーバ10におけるイメージ変換制御部1
5の処理動作、すなわち文書管理サーバ10がイメージ
データと対応付けて記憶蓄積している文書データに対し
てイメージ変換処理を行う場合の手順について説明す
る。図4はイメージ変換処理の手順を示す動作フローで
ある。
に、文書管理サーバ10におけるイメージ変換制御部1
5の処理動作、すなわち文書管理サーバ10がイメージ
データと対応付けて記憶蓄積している文書データに対し
てイメージ変換処理を行う場合の手順について説明す
る。図4はイメージ変換処理の手順を示す動作フローで
ある。
【0036】イメージ変換制御部15は、文書管理サー
バ10上で常に動作している実行形式のプログラムであ
り、図4に示すSlからS10までのステップをループ
して行うようになっている。
バ10上で常に動作している実行形式のプログラムであ
り、図4に示すSlからS10までのステップをループ
して行うようになっている。
【0037】すなわち、イメージ変換制御部15は、イ
メージ変換処理にあたって、先ず、変換指示ファイル格
納部14の中からファイルの作成日時の古い順に変換指
示ファイル110を取り出す(Sl)。これは、文書デ
ータの登録操作はネットワーク上に接続された複数の文
書データ編集装置20から実行されるが、変換指示ファ
イル110は変換指示ファイル格納部12の一個所のフ
ォルダに実行日時順に格納されるからである。ここで有
効な変換指示ファイル110が存在した場合(S2)、
イメージ変換制御部15は、変換指示ファイルを他から
アクセスできないように排他制御する(S3)。
メージ変換処理にあたって、先ず、変換指示ファイル格
納部14の中からファイルの作成日時の古い順に変換指
示ファイル110を取り出す(Sl)。これは、文書デ
ータの登録操作はネットワーク上に接続された複数の文
書データ編集装置20から実行されるが、変換指示ファ
イル110は変換指示ファイル格納部12の一個所のフ
ォルダに実行日時順に格納されるからである。ここで有
効な変換指示ファイル110が存在した場合(S2)、
イメージ変換制御部15は、変換指示ファイルを他から
アクセスできないように排他制御する(S3)。
【0038】そして、イメージ変換制御部15は、変換
指示ファイル110から変換処理内容(図3中における
111〜116参照)を読み取り(S4)、その変換処
理内容に基づいてイメージ変換ツール16を起動する
(S5)。ここでいうイメージ変換ツール16は、市販
のパッケージソフトを流用したものであり、一般に起動
と同時にイメージデータのフォーマット形式111、イ
メージ密度112、変換前の文書データの格納先ファイ
ル名113、文書編集ツールの名称115およびそのバ
ージョン116等を引数パラメータとして渡すことによ
り、指定された文書編集ツール22a,22b…を起動
して(S51)、その文書編集ツール22a,22b…
に指定された文書データを聞かせ(S52)、文書編集
ツール22a,22b…の印刷コマンドを実行させイメ
ージ変換用のドライバソフトによりイメージデータへの
変換を行う(S53)、といった一連の作業を行うよう
になっている。この一連の作業によって、文書データ
は、例えば米国アルダス(Aldus)社と米国マイクロソ
フト(Microsoft)社が定めた高密度のビットマップ画
像ファイル互換用フォーマットであるTIFF形式のイ
メージデータに変換される。
指示ファイル110から変換処理内容(図3中における
111〜116参照)を読み取り(S4)、その変換処
理内容に基づいてイメージ変換ツール16を起動する
(S5)。ここでいうイメージ変換ツール16は、市販
のパッケージソフトを流用したものであり、一般に起動
と同時にイメージデータのフォーマット形式111、イ
メージ密度112、変換前の文書データの格納先ファイ
ル名113、文書編集ツールの名称115およびそのバ
ージョン116等を引数パラメータとして渡すことによ
り、指定された文書編集ツール22a,22b…を起動
して(S51)、その文書編集ツール22a,22b…
に指定された文書データを聞かせ(S52)、文書編集
ツール22a,22b…の印刷コマンドを実行させイメ
ージ変換用のドライバソフトによりイメージデータへの
変換を行う(S53)、といった一連の作業を行うよう
になっている。この一連の作業によって、文書データ
は、例えば米国アルダス(Aldus)社と米国マイクロソ
フト(Microsoft)社が定めた高密度のビットマップ画
像ファイル互換用フォーマットであるTIFF形式のイ
メージデータに変換される。
【0039】イメージデータへの変換後、イメージ変換
制御部15は、イメージ変換ツールの処理結果を見て
(S6)、エラーが無ければ変換後のイメージデータを
イメージ変換ツールの出力用のフォルダから変換指示フ
ァイル110で指定された格納先ファイル名114に格
納する(S7)。ただし、処理結果がエラーの場合に
は、エラーメッセージを表示して(S8)、システム管
理者への通知を行う。
制御部15は、イメージ変換ツールの処理結果を見て
(S6)、エラーが無ければ変換後のイメージデータを
イメージ変換ツールの出力用のフォルダから変換指示フ
ァイル110で指定された格納先ファイル名114に格
納する(S7)。ただし、処理結果がエラーの場合に
は、エラーメッセージを表示して(S8)、システム管
理者への通知を行う。
【0040】その後、イメージ変換制御部15は、変換
処理が終わった変換指示ファイル110を変換指示ファ
イル格納部14内から削除し(S9)、一定間隔待って
から(S10)、再度Slへ戻るという処理を継続す
る。S1において有効なファイルが見つからなかった場
合も同様に一定間隔待ってから(S10)、再度S1へ
戻る処理を継続する。
処理が終わった変換指示ファイル110を変換指示ファ
イル格納部14内から削除し(S9)、一定間隔待って
から(S10)、再度Slへ戻るという処理を継続す
る。S1において有効なファイルが見つからなかった場
合も同様に一定間隔待ってから(S10)、再度S1へ
戻る処理を継続する。
【0041】以上の動作により、文書管理サーバ10で
は、複数の文書データ編集装置20から登録された文書
データ90を、登録された順番にイメージデータヘ自動
変換し、その変換後のイメージデータをイメージデータ
格納部17内に記憶蓄積するようになっている。
は、複数の文書データ編集装置20から登録された文書
データ90を、登録された順番にイメージデータヘ自動
変換し、その変換後のイメージデータをイメージデータ
格納部17内に記憶蓄積するようになっている。
【0042】〔文書データの閲覧動作の説明〕次に、文
書管理サーバ10に登録されている文書データの内容
を、文書データ閲覧装置30を使用する文書閲覧者が閲
覧する場合の処理動作について説明する。図5は本発明
に係る文書データ管理システムにおけるデータ閲覧処理
例を示す説明図である。
書管理サーバ10に登録されている文書データの内容
を、文書データ閲覧装置30を使用する文書閲覧者が閲
覧する場合の処理動作について説明する。図5は本発明
に係る文書データ管理システムにおけるデータ閲覧処理
例を示す説明図である。
【0043】図例のように、文書データ閲覧装置30で
は、文書閲覧者が文書管理サーバ10に登録されている
文書データの内容を閲覧する場合に、イメージデータ取
出し機能33が文書データの取出し・印刷画面130を
表示して、その利用者に必要事項を入力させる。必要事
項としては、文書データ編集装置20における文書デー
タの取出し画面の場合と同様に、文書データ登録画面1
00で入力した各属性情報102〜106に対して検索
キーとなる事項、具体的には文書データの管理番号13
1、版数132、文書名133、分類名134、キーワ
ード135等が挙げられる。
は、文書閲覧者が文書管理サーバ10に登録されている
文書データの内容を閲覧する場合に、イメージデータ取
出し機能33が文書データの取出し・印刷画面130を
表示して、その利用者に必要事項を入力させる。必要事
項としては、文書データ編集装置20における文書デー
タの取出し画面の場合と同様に、文書データ登録画面1
00で入力した各属性情報102〜106に対して検索
キーとなる事項、具体的には文書データの管理番号13
1、版数132、文書名133、分類名134、キーワ
ード135等が挙げられる。
【0044】そして、例えば分類名134として「A−
100」という内容が入力された状態で、取出し・印刷
画面130上の検索ボタン136がクリックされると、
イメージデータ取出し機能33は、文書管理サーバ10
内の属性情報テーブル120から分類名が「A−10
0」に相当するレコード124を検索し、その結果を文
書データ検索結果画面140に一覧表示する。
100」という内容が入力された状態で、取出し・印刷
画面130上の検索ボタン136がクリックされると、
イメージデータ取出し機能33は、文書管理サーバ10
内の属性情報テーブル120から分類名が「A−10
0」に相当するレコード124を検索し、その結果を文
書データ検索結果画面140に一覧表示する。
【0045】ここで、一覧表示した例えば3レコードの
中から文書閲覧者が所望する1レコード141が選択さ
れた状態で、文書データ検索結果画面140上のイメー
ジ取出しボタン142がクリックされると、イメージデ
ータ取出し機能33は、文書管理サーバ10のイメージ
データ格納部17から、選択されたレコード141に係
るイメージデータ150を取り出す。
中から文書閲覧者が所望する1レコード141が選択さ
れた状態で、文書データ検索結果画面140上のイメー
ジ取出しボタン142がクリックされると、イメージデ
ータ取出し機能33は、文書管理サーバ10のイメージ
データ格納部17から、選択されたレコード141に係
るイメージデータ150を取り出す。
【0046】イメージデータ150を取り出すと、文書
データ閲覧装置30では、イメージデータ表示ツール3
2を使ってそのイメージデータ150を画面上に表示出
力する。イメージデータ表示ツール32は、一般にPC
等に標準で添付されるソフトウェアであるため、特別な
費用や手間をかけずに利用可能である。
データ閲覧装置30では、イメージデータ表示ツール3
2を使ってそのイメージデータ150を画面上に表示出
力する。イメージデータ表示ツール32は、一般にPC
等に標準で添付されるソフトウェアであるため、特別な
費用や手間をかけずに利用可能である。
【0047】また、文書閲覧者が所望する1レコード1
41が選択され、かつ、文書データ検索結果画面140
上の印刷装置の入力欄143で印刷先となる印刷装置名
称が選択された状態で、イメージ取出しボタン142で
はなくイメージ印刷ボタン144がクリックされると、
文書データ閲覧装置30では、イメージデータ印刷機能
34が、文書管理サーバ10のイメージデータ印刷制御
部18に印刷指示を与える。
41が選択され、かつ、文書データ検索結果画面140
上の印刷装置の入力欄143で印刷先となる印刷装置名
称が選択された状態で、イメージ取出しボタン142で
はなくイメージ印刷ボタン144がクリックされると、
文書データ閲覧装置30では、イメージデータ印刷機能
34が、文書管理サーバ10のイメージデータ印刷制御
部18に印刷指示を与える。
【0048】この印刷指示を受けて、文書管理サーバ1
0では、イメージデータ印刷制御部18が、選択された
レコード141に係るイメージデータ150をイメージ
データ格納部17から取り出すとともに、取り出したイ
メージデータ150を指定された印刷装置40へ送信
し、その印刷装置40に印刷出力させる。これにより、
文書閲覧者は、所望する文書を紙文書151として入手
できる。
0では、イメージデータ印刷制御部18が、選択された
レコード141に係るイメージデータ150をイメージ
データ格納部17から取り出すとともに、取り出したイ
メージデータ150を指定された印刷装置40へ送信
し、その印刷装置40に印刷出力させる。これにより、
文書閲覧者は、所望する文書を紙文書151として入手
できる。
【0049】これと同様に、文書データ検索結果画面1
40上の印刷装置の入力欄143で、印刷装置名称では
なく、ファクシミリの電話番号を入力した場合も、文書
閲覧者は、所望する文書を紙文書151として入手でき
る。すなわち、印刷装置の入力欄143に身近なファク
シミリ番号を入力後、イメージ印刷ボタン144がクリ
ックされると、イメージデータ印刷機能34がイメージ
データ印刷制御部18にファックス送信指示を与えるの
で、イメージデータ印刷制御部18がファックス通信装
置60を使ってイメージデータ150をファクシミリ7
0へ送信することで、そのイメージデータ150がファ
クシミリ70から紙文書151として印刷出力される。
40上の印刷装置の入力欄143で、印刷装置名称では
なく、ファクシミリの電話番号を入力した場合も、文書
閲覧者は、所望する文書を紙文書151として入手でき
る。すなわち、印刷装置の入力欄143に身近なファク
シミリ番号を入力後、イメージ印刷ボタン144がクリ
ックされると、イメージデータ印刷機能34がイメージ
データ印刷制御部18にファックス送信指示を与えるの
で、イメージデータ印刷制御部18がファックス通信装
置60を使ってイメージデータ150をファクシミリ7
0へ送信することで、そのイメージデータ150がファ
クシミリ70から紙文書151として印刷出力される。
【0050】これらの処理動作により、文書閲覧者は、
文書データ閲覧装置30上に特別な文書編集ツールが無
くても、所望する文書をイメージデータで閲覧したり、
あるいは紙文書として入手することで、その文書の内容
を知ることができるわけである。
文書データ閲覧装置30上に特別な文書編集ツールが無
くても、所望する文書をイメージデータで閲覧したり、
あるいは紙文書として入手することで、その文書の内容
を知ることができるわけである。
【0051】以上のように、本実施形態の文書データ管
理システムでは、ネットワーク上に文書データ編集装置
20と文書データ閲覧装置30とが存在しているととも
に、文書管理サーバ10が文書データをそのイメージデ
ータと対応付けて記憶蓄積しており、文書データ閲覧装
置30に対しては文書管理サーバ10がイメージデータ
を送信するようになっているので、文書データ閲覧装置
30には、文書データの解釈等を行える文書編集ツール
を搭載しておく必要がない。つまり、文書編集者と文書
閲覧者との利用形態の相違に着目し、それぞれが使用す
る文書データ編集装置20と文書データ閲覧装置30と
を分離したので、全ての装置が同一種類で同一バージョ
ンの文書編集ツールを搭載する必要がなく、ソフトウェ
ア購入費用やインストールの手間等を削減することが可
能となる。
理システムでは、ネットワーク上に文書データ編集装置
20と文書データ閲覧装置30とが存在しているととも
に、文書管理サーバ10が文書データをそのイメージデ
ータと対応付けて記憶蓄積しており、文書データ閲覧装
置30に対しては文書管理サーバ10がイメージデータ
を送信するようになっているので、文書データ閲覧装置
30には、文書データの解釈等を行える文書編集ツール
を搭載しておく必要がない。つまり、文書編集者と文書
閲覧者との利用形態の相違に着目し、それぞれが使用す
る文書データ編集装置20と文書データ閲覧装置30と
を分離したので、全ての装置が同一種類で同一バージョ
ンの文書編集ツールを搭載する必要がなく、ソフトウェ
ア購入費用やインストールの手間等を削減することが可
能となる。
【0052】このことは、特に、大規模なシステムにな
る程、削減効果が大きくなると考えられる。これは、一
般に、文書編集者と文書閲覧者の人数を比較した場合、
文書の編集・登録・改訂といった作業をする文書編集者
よりも、単に文書を閲覧する文書閲覧者の方が圧倒的に
多いからである。
る程、削減効果が大きくなると考えられる。これは、一
般に、文書編集者と文書閲覧者の人数を比較した場合、
文書の編集・登録・改訂といった作業をする文書編集者
よりも、単に文書を閲覧する文書閲覧者の方が圧倒的に
多いからである。
【0053】しかも、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書管理サーバ10が文書データ閲覧装置3
0に対してイメージデータを送信するので、各文書デー
タ閲覧装置30が搭載している基本ソフトウェア(オペ
レーションシステム等)や文字フォント等に違いがあっ
ても、文書編集者が作成した文書データの構成(ページ
数やレイアウト)と文書閲覧者が閲覧する文書データの
構成に差異が生じてしまうことがない。したがって、文
書編集者の意図が文書閲覧者へ正確に伝わらないといっ
た事態も避け得るようになる。
テムでは、文書管理サーバ10が文書データ閲覧装置3
0に対してイメージデータを送信するので、各文書デー
タ閲覧装置30が搭載している基本ソフトウェア(オペ
レーションシステム等)や文字フォント等に違いがあっ
ても、文書編集者が作成した文書データの構成(ページ
数やレイアウト)と文書閲覧者が閲覧する文書データの
構成に差異が生じてしまうことがない。したがって、文
書編集者の意図が文書閲覧者へ正確に伝わらないといっ
た事態も避け得るようになる。
【0054】ところで、上述した効果を得るために、文
書データとイメージデータとを対応させつつ、文書管理
サーバ10上で一括して管理することを考えると、文書
データ編集装置20上にイメージ変換ツール16を搭載
し、その文書データ編集装置20にてイメージデータを
生成した後に、文書管理サーバ10に文書データとイメ
ージデータとを同時に登録する、といった手法が一般的
である。ところが、本実施形態の文書データ管理システ
ムでは、文書管理サーバ10において、文書データの登
録時にイメージデータへの変換指示ファイル110を自
動作成して変換指示ファイル格納部14内に格納するよ
うになっており、さらにはその変換指示ファイル110
の内容に従って文書管理サーバ10上に搭載されたイメ
ージ変換ツール16を起動して、文書データをイメージ
データに自動変換するようになっている。
書データとイメージデータとを対応させつつ、文書管理
サーバ10上で一括して管理することを考えると、文書
データ編集装置20上にイメージ変換ツール16を搭載
し、その文書データ編集装置20にてイメージデータを
生成した後に、文書管理サーバ10に文書データとイメ
ージデータとを同時に登録する、といった手法が一般的
である。ところが、本実施形態の文書データ管理システ
ムでは、文書管理サーバ10において、文書データの登
録時にイメージデータへの変換指示ファイル110を自
動作成して変換指示ファイル格納部14内に格納するよ
うになっており、さらにはその変換指示ファイル110
の内容に従って文書管理サーバ10上に搭載されたイメ
ージ変換ツール16を起動して、文書データをイメージ
データに自動変換するようになっている。
【0055】つまり、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書管理サーバ10側で文書データからイメ
ージデータへの変換を行うので、文書データ編集装置2
0上にイメージ変換ツール16を搭載する必要がない。
そのため、文書データ編集装置20を使用する文書編集
者は、イメージデータへの変換を意識することなく、従
来の場合と同様な操作で文書データの登録を行うことが
できるので、余分な手間を感じてしまうことがない。そ
の上、一般に有償であるイメージ変換ツール16を文書
管理サーバ10に1つのみ搭載すればよいので、ソフト
ウェア購入費用を必要最小限に抑えることができる。
テムでは、文書管理サーバ10側で文書データからイメ
ージデータへの変換を行うので、文書データ編集装置2
0上にイメージ変換ツール16を搭載する必要がない。
そのため、文書データ編集装置20を使用する文書編集
者は、イメージデータへの変換を意識することなく、従
来の場合と同様な操作で文書データの登録を行うことが
できるので、余分な手間を感じてしまうことがない。そ
の上、一般に有償であるイメージ変換ツール16を文書
管理サーバ10に1つのみ搭載すればよいので、ソフト
ウェア購入費用を必要最小限に抑えることができる。
【0056】また、文書閲覧者による文書の入手は、通
常、紙で入手する用途が最も多い。これに対して、本実
施形態の文書データ管理システムでは、文書データ閲覧
装置30からの要求に応じて、文書管理サーバ10のイ
メージデータ印刷制御部18が、イメージデータを直接
印刷装置40へ送信して印刷出力させるようになってい
る。したがって、例えば従来のように文書管理サーバ1
0から文書データを取り出した文書編集ツール22が印
刷装置40へ印刷指示する場合に比べて遥かに高速であ
り、文書閲覧者の紙文書の入手時間を大幅に短縮するこ
とが可能となる。
常、紙で入手する用途が最も多い。これに対して、本実
施形態の文書データ管理システムでは、文書データ閲覧
装置30からの要求に応じて、文書管理サーバ10のイ
メージデータ印刷制御部18が、イメージデータを直接
印刷装置40へ送信して印刷出力させるようになってい
る。したがって、例えば従来のように文書管理サーバ1
0から文書データを取り出した文書編集ツール22が印
刷装置40へ印刷指示する場合に比べて遥かに高速であ
り、文書閲覧者の紙文書の入手時間を大幅に短縮するこ
とが可能となる。
【0057】さらに、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書データ閲覧装置30からの要求に応じ
て、文書管理サーバ10のイメージデータ印刷制御部1
8が、イメージデータを直接ファクシミリ70へ送信し
て印刷出力させるようになっている。したがって、印刷
装置40の設置されていない場所であっても、ファクシ
ミリ70があれば紙文書の入手が可能となるので、文書
閲覧者にとってはより一層利便性の高いものとなる。
テムでは、文書データ閲覧装置30からの要求に応じ
て、文書管理サーバ10のイメージデータ印刷制御部1
8が、イメージデータを直接ファクシミリ70へ送信し
て印刷出力させるようになっている。したがって、印刷
装置40の設置されていない場所であっても、ファクシ
ミリ70があれば紙文書の入手が可能となるので、文書
閲覧者にとってはより一層利便性の高いものとなる。
【0058】なお、本実施形態では、文書データ閲覧装
置30がLANまたはWANに接続されたPCである場
合を例に挙げて説明したが、本発明はこれに限定される
ものではなく、例えば閲覧者用文書データ操作部35を
簡素なWebブラウザでも動作できるようにすれば、イ
ンターネットにアクセス可能で簡素なWebブラウザ機
能を有する携帯電話機等を使って、どこからでも文書の
イメージデータを身近なファクシミリから紙文書として
入手する、といったことも可能になる。具体的には、あ
る製造会社が本実施形態で説明した文書データ管理シス
テムを用いて製品の仕様書や保守マニュアル等を管理し
ている場合に、保守を請負うサービス会社の担当者がパ
ソコンや印刷装置を所持していなくても、携帯電話を使
って文書管理サーバ10にアクセスし、必要な仕様書あ
るいは保守マニュアルを客先のファクシミリ70から取
り出す、といったことが可能となる。
置30がLANまたはWANに接続されたPCである場
合を例に挙げて説明したが、本発明はこれに限定される
ものではなく、例えば閲覧者用文書データ操作部35を
簡素なWebブラウザでも動作できるようにすれば、イ
ンターネットにアクセス可能で簡素なWebブラウザ機
能を有する携帯電話機等を使って、どこからでも文書の
イメージデータを身近なファクシミリから紙文書として
入手する、といったことも可能になる。具体的には、あ
る製造会社が本実施形態で説明した文書データ管理シス
テムを用いて製品の仕様書や保守マニュアル等を管理し
ている場合に、保守を請負うサービス会社の担当者がパ
ソコンや印刷装置を所持していなくても、携帯電話を使
って文書管理サーバ10にアクセスし、必要な仕様書あ
るいは保守マニュアルを客先のファクシミリ70から取
り出す、といったことが可能となる。
【0059】
【発明の効果】以上に説明したように、本発明に係る文
書データ管理システムは、文書編集者と文書閲覧者との
利用形態の相違に着目し、それぞれが使用する端末装置
を分離するとともに、文書閲覧者が使用する端末装置
(文書データ閲覧装置)に対しては、文書データを管理
する文書管理サーバがその文書データと対応付けて記憶
蓄積しているイメージデータを送信するようになってい
る。したがって、全ての端末装置が同一種類で同一バー
ジョンの文書編集ツールを使用する必要がなく、ソフト
ウェア購入費用やインストールの手間等の削減効果が期
待できる。
書データ管理システムは、文書編集者と文書閲覧者との
利用形態の相違に着目し、それぞれが使用する端末装置
を分離するとともに、文書閲覧者が使用する端末装置
(文書データ閲覧装置)に対しては、文書データを管理
する文書管理サーバがその文書データと対応付けて記憶
蓄積しているイメージデータを送信するようになってい
る。したがって、全ての端末装置が同一種類で同一バー
ジョンの文書編集ツールを使用する必要がなく、ソフト
ウェア購入費用やインストールの手間等の削減効果が期
待できる。
【図1】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例における機能構成を示すブロック図である。
態の一例における機能構成を示すブロック図である。
【図2】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるシステム構成を示す概略構成図であ
る。
態の一例におけるシステム構成を示す概略構成図であ
る。
【図3】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるデータ登録処理例の概要を示す説明図
である。
態の一例におけるデータ登録処理例の概要を示す説明図
である。
【図4】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるイメージ変換処理例の手順を示す動作
フローである。
態の一例におけるイメージ変換処理例の手順を示す動作
フローである。
【図5】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるデータ閲覧処理例の概要を示す説明図
である。
態の一例におけるデータ閲覧処理例の概要を示す説明図
である。
【図6】従来の文書データ管理システムの一例における
機能構成を示すブロック図である。
機能構成を示すブロック図である。
【図7】従来の文書データ管理システムの一例における
データ登録処理例の概要を示す説明図である。
データ登録処理例の概要を示す説明図である。
【図8】従来の文書データ管理システムの一例における
データ閲覧処理例の概要を示す説明図である。
データ閲覧処理例の概要を示す説明図である。
10 文書管理サーバ 12 文書データ格納部 14 変換指示ファイル格納部 15 イメージ変換制御部 16 イメージ変換ツール 17 イメージデータ格納部 18 イメージデータ印刷制御部 20 文書データ編集装置 30 文書データ閲覧装置 40 印刷装置 50 ネットワーク 70 ファクシミリ
Claims (4)
- 【請求項1】 文書データを当該文書データに係るラス
ターイメージデータと対応付けて記憶蓄積する文書管理
サーバと、 前記文書管理サーバに記憶蓄積させる文書データの作成
および編集を行う文書データ編集装置と、 所望する文書データに対応付けられたラスターイメージ
データを前記文書管理サーバから受け取って出力する文
書データ閲覧装置とが互いにネットワーク接続されてな
ることを特徴とする文書データ管理システム。 - 【請求項2】 前記文書管理サーバは、 文書データを記憶蓄積する文書データ格納手段と、 前記文書データ格納手段内の文書データをラスターイメ
ージデータに変換するための変換指示ファイルを格納す
る変換指示ファイル格納手段と、 前記変換指示ファイル格納手段内の変換指示ファイルの
内容に従いつつ、前記文書データ格納手段内の文書デー
タをラスターイメージデータに変換するイメージ変換手
段とを備えることを特徴とする請求項1記載の文書デー
タ管理システム。 - 【請求項3】 前記文書管理サーバは、前記文書データ
閲覧装置からの要求に応じて、当該要求に係る文書デー
タに対応付けられたラスターイメージデータを、前記文
書管理サーバとネットワーク接続する印刷装置へ送信す
る印刷制御手段を備えることを特徴とする請求項1また
は2記載の文書データ管理システム。 - 【請求項4】 前記文書管理サーバは、前記文書データ
閲覧装置からの要求に応じて、当該要求に係る文書デー
タに対応付けられたラスターイメージデータを、公衆回
線網を通じて当該公衆回線網上のファクシミリ装置へ送
信するファックス通信手段を備えることを特徴とする請
求項1,2または3記載の文書データ管理システム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2000246615A JP2002063194A (ja) | 2000-08-16 | 2000-08-16 | 文書データ管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2000246615A JP2002063194A (ja) | 2000-08-16 | 2000-08-16 | 文書データ管理システム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2002063194A true JP2002063194A (ja) | 2002-02-28 |
Family
ID=18736890
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2000246615A Pending JP2002063194A (ja) | 2000-08-16 | 2000-08-16 | 文書データ管理システム |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP2002063194A (ja) |
Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2016066293A (ja) * | 2014-09-25 | 2016-04-28 | 株式会社クボタ | 農業管理システム |
US9348547B2 (en) | 2014-09-05 | 2016-05-24 | Kabushiki Kaisha Toshiba | Document distribution server and document distribution method |
-
2000
- 2000-08-16 JP JP2000246615A patent/JP2002063194A/ja active Pending
Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
US9348547B2 (en) | 2014-09-05 | 2016-05-24 | Kabushiki Kaisha Toshiba | Document distribution server and document distribution method |
JP2016066293A (ja) * | 2014-09-25 | 2016-04-28 | 株式会社クボタ | 農業管理システム |
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