JP2002063194A - Document data managing system - Google Patents
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータ上で
ワープロソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションソ
フト等の文書編集ツールを用いて作成された文書データ
を管理するための文書データ管理システムに関する。[0001] 1. Field of the Invention [0002] The present invention relates to a document data management system for managing document data created on a computer using a document editing tool such as word processing software, spreadsheet software, and presentation software.
【０００２】[0002]
【従来の技術】従来、文書データ管理システムとして
は、例えば図６のブロック図に示すように、ＰＣ（以下
「ＰＣ」という）等からなる文書管理サーバ１０′と、
同じくＰＣ等からなる文書データ編集装置２０と、プリ
ンタ装置等からなる印刷装置４０と、これらを互いに接
続するＬＡＮまたはＷＡＮ等のネットワークと、から構
成されたものがある。2. Description of the Related Art Conventionally, as a document data management system, for example, as shown in a block diagram of FIG. 6, a document management server 10 'composed of a PC (hereinafter referred to as "PC") and the like,
A document data editing device 20 also includes a PC or the like, a printing device 40 including a printer device or the like, and a network such as a LAN or a WAN connecting these devices to each other.
【０００３】このうち、文書管理サーバ１０′は、ネッ
トワーク上の通信相手と通信するためのネットワーク通
信機能１１と、文書データを記憶蓄積する文書データ格
納部１２と、その文書データの属性情報（文書データの
ファイル名等）を格納する属性情報格納部１３と、を備
えたものである。The document management server 10 'includes a network communication function 11 for communicating with a communication partner on a network, a document data storage unit 12 for storing and storing document data, and attribute information (document information) of the document data. An attribute information storage unit 13 for storing data file names and the like.
【０００４】文書データ編集装置２０は、ネットワーク
上の通信相手と通信するためのネットワーク通信機能２
１と、コマンド列等からなる文書データの新規作成およ
び編集を行う文書編集ツール２２と、文書データ登録機
能２３および文書データ取出し機能２４を有した文書デ
ータ操作部２５と、を備えたものである。文書編集ツー
ル２２としては、ワープロソフト、表計算ソフト、プレ
ゼンテーションソフト等といった、一般に広く用いられ
ている市販文書編集ツールが挙げられるが、予め用意さ
れた複数種類のツールの中から利用形態に合わせて任意
に選択し得るものであってもよい。また、文書データ操
作部２５の文書データ登録機能２３は、文書編集ツール
２２で作成された文書データを文書管理サーバ１０′に
登録するためのものであり、文書データ取出し機能２４
は、既に文書管理サーバ１０′に登録されている文書デ
ータをその文書管理サーバ１０′から取り出すためのも
のである。The document data editing device 20 has a network communication function 2 for communicating with a communication partner on the network.
1, a document editing tool 22 for newly creating and editing document data including a command sequence and the like, and a document data operation unit 25 having a document data registration function 23 and a document data extraction function 24. . Examples of the document editing tool 22 include generally used commercially available document editing tools such as word processing software, spreadsheet software, presentation software, and the like. Any selection may be made. The document data registration function 23 of the document data operation unit 25 is for registering the document data created by the document editing tool 22 in the document management server 10 ′.
Is for extracting the document data already registered in the document management server 10 'from the document management server 10'.
【０００５】印刷装置４０は、ネットワーク上の通信相
手と通信するためのネットワーク通信機能４１と、文書
データを記録用紙上に印刷出力する印刷機能４２と、を
備えたものである。The printing device 40 has a network communication function 41 for communicating with a communication partner on a network, and a printing function 42 for printing out document data on recording paper.
【０００６】なお、文書データ編集装置２０および印刷
装置４０は、通常はネットワーク上に複数台存在してお
り、それぞれが必要とされる場所に適宜設置されている
ものとする。It is assumed that a plurality of document data editing apparatuses 20 and printing apparatuses 40 are usually provided on a network, and each of them is appropriately installed at a required place.
【０００７】このような構成の文書データ管理システム
では、文書データ編集装置２０で作成または編集された
文書データを文書管理サーバ１０′が記憶蓄積するとと
もに、その記憶蓄積された文書データを文書データ編集
装置２０が文書管理サーバ１０′内から取り出して編集
したり閲覧したりするようになっている。In the document data management system having such a configuration, the document data created or edited by the document data editing device 20 is stored and stored in the document management server 10 ', and the stored and stored document data is stored in the document data editing system. The device 20 is taken out from the document management server 10 'to edit or browse.
【０００８】ここで、このような文書データ管理システ
ムにおいて、文書データ編集装置２０が文書管理サーバ
１０′内に文書データを登録する場合の処理動作につい
て、図７の説明図を参照しながら説明する。文書データ
編集装置２０では、その利用者が文書編集ツール２２を
用いて文書データを作成または編集すると、文書データ
登録機能２３が文書データの登録画面２００を表示し
て、その利用者に必要事項を入力させる。必要事項とし
ては、例えば、文書データ９０のファイル名２０１、管
理番号２０２、改訂版数２０３、文書名２０４、文書の
分類２０５、検索する際のキーワード２０６等が挙げら
れる。そして、必要事項が入力された後に、登録画面２
００上の登録ボタン２０７がクリックされると、文書デ
ータ登録機能２３は、作成または編集されたコマンド列
等からなる文書データ９０と併せて、入力された必要事
項をその文書データ９０の属性情報として、文書管理サ
ーバ１０′へネットワークを通じて送信する。Here, in such a document data management system, a processing operation when the document data editing apparatus 20 registers document data in the document management server 10 'will be described with reference to an explanatory diagram of FIG. . In the document data editing device 20, when the user creates or edits document data using the document editing tool 22, the document data registration function 23 displays a document data registration screen 200, and provides the user with necessary information. Input. The necessary items include, for example, the file name 201 of the document data 90, the management number 202, the number of revisions 203, the document name 204, the classification 205 of the document, the keyword 206 for searching, and the like. After the necessary items are entered, the registration screen 2
When the registration button 207 on the “00” is clicked, the document data registration function 23 uses the input necessary items as the attribute information of the document data 90, together with the document data 90 including the created or edited command sequence and the like. , To the document management server 10 'via the network.
【０００９】これを受けて、文書管理サーバ１０′で
は、送信された文書データ９０を文書データ格納部１２
内に格納するとともに、その文書データ９０の属性情報
を属性情報格納部１３内にある属性情報テーブル２１０
にレコード２１１として挿入する。これにより、文書デ
ータ編集装置２０から送信された文書データ９０は、文
書管理サーバ１０′内に記憶蓄積されることになる。In response to this, the document management server 10 'stores the transmitted document data 90 in the document data storage 12
And the attribute information of the document data 90 is stored in the attribute information table 210 in the attribute information storage unit 13.
As a record 211. As a result, the document data 90 transmitted from the document data editing device 20 is stored and stored in the document management server 10 '.
【００１０】次いで、文書データ管理システムにおい
て、文書管理サーバ１０′内に登録された文書データを
文書データ編集装置２０が取り出す場合の処理動作につ
いて、図８の説明図を参照しながら説明する。文書デー
タ編集装置２０では、その利用者が文書管理サーバ１
０′内に登録された文書データの内容を修正したり、そ
の文書データを流用して新たな文書データを作成した
り、単に文書データの内容を閲覧する場合のために、文
書データ取出し機能２４が文書データの取出し画面２２
０を表示して、その利用者に必要事項を入力させる。必
要事項としては、利用者が所望する文書データの特定に
必要な事項、例えば、登録画面２００で入力した各項目
に対する検索キーとなる事項２２１〜２２５が挙げられ
る。Next, the processing operation in the case where the document data editing apparatus 20 retrieves the document data registered in the document management server 10 'in the document data management system will be described with reference to FIG. In the document data editing device 20, the user can use the document management server 1
In order to correct the contents of the document data registered in the document data 0 ', create new document data by using the document data, or simply browse the contents of the document data, the document data extracting function 24 is used. Is the document data extraction screen 22
0 is displayed and the user is required to input necessary items. The necessary items include items necessary for specifying document data desired by the user, for example, items 221 to 225 serving as search keys for each item input on the registration screen 200.
【００１１】そして、必要事項が入力された後に、取出
し画面２２０上の検索ボタン２２６がクリックされる
と、文書データ取出し機能２４は、入力された事項に合
う属性情報を属性情報テーブル２３０内から検索し、得
られたレコード２３１を検索結果画面２４０に一覧表示
する。ここで、文書データ編集装置２０の利用者が所望
する文書２４１を選択した状態で検索結果画面２４０上
の取出しボタン２４２をクリックすると、文書データ取
出し機能２４は、文書管理サーバ１０′の文書データ格
納部１２から目的の文書データ９０を取り出す。When the search button 226 on the retrieval screen 220 is clicked after the necessary items are input, the document data retrieval function 24 searches the attribute information table 230 for attribute information matching the input items. Then, a list of the obtained records 231 is displayed on the search result screen 240. Here, when the user of the document data editing apparatus 20 selects the desired document 241 and clicks the fetch button 242 on the search result screen 240, the document data fetching function 24 causes the document management server 10 'to store the document data. The target document data 90 is extracted from the unit 12.
【００１２】取り出した文書データ９０は、その内容を
修正（改訂）する場合であれば、文書編集ツール２２に
よる内容の修正後、再度登録画面２００において同じ管
理番号で版数を１つ加算され、文書管理サーバ１０′内
に登録される。また、文書データ９０を流用して新たな
文書データを作成する場合は、文書編集ツール２２で文
書データ９０を開いて別の文書向けに修正した後、再度
登録画面２００において別の管理番号を付与され、文書
管理サーバ１０′内に登録される。If the contents of the retrieved document data 90 are to be corrected (revised), after the contents are corrected by the document editing tool 22, one version is added again with the same management number on the registration screen 200, and It is registered in the document management server 10 '. If new document data is created by using the document data 90, the document editing tool 22 opens the document data 90, corrects it for another document, and assigns another management number again on the registration screen 200. Then, it is registered in the document management server 10 '.
【００１３】一方、単に文書データの内容を閲覧する場
合であれば、取り出した文書データ９０を文書編集ツー
ル２２における表示機能が画面上に表示出力する他、文
書編集ツール２２における印刷機能がその文書データ９
０を印刷装置４０へ送信することで、その印刷装置４０
で印刷出力することもできる。これらにより、文書デー
タ編集装置２０の利用者は、文書データ９０の内容を把
握できるようになる。On the other hand, in the case of simply browsing the contents of the document data, the display function of the document editing tool 22 displays and outputs the retrieved document data 90 on the screen. Data 9
0 to the printing device 40, the printing device 40
Can be printed out. Thus, the user of the document data editing apparatus 20 can grasp the contents of the document data 90.
【００１４】以上のように、従来の文書データ管理シス
テムでは、文書データ編集装置２０が文書編集ツール２
２により作成された文書データの登録、検索、取出しと
いった基本的な機能を有することで、文書データの編集
・登録・改訂を希望する利用者（以下「文書編集者」と
いう）と、文書データを閲覧する一般利用者（以下「文
書閲覧者」という）との双方が、互いに利用することを
可能にしている。As described above, in the conventional document data management system, the document data editing device 20
2 has basic functions such as registration, search, and retrieval of the document data created by the user 2 (hereinafter referred to as "document editor"), Both general users (hereinafter, referred to as “document viewers”) who browse are able to use each other.
【００１５】[0015]
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
た従来の文書データ管理システムでは、文書編集者と文
書閲覧者との双方が、いずれも文書データ編集装置２０
を使用しなければならない。すなわち、文書閲覧者は、
単に文書データの内容を閲覧するだけにもかかわらず、
文書データの編集・登録・改訂が可能な文書データ編集
装置２０を用いて、文書管理サーバ１０′から文書デー
タを取り出さなければならない。However, in the above-mentioned conventional document data management system, both the document editor and the document viewer both use the document data editing apparatus 20.
Must be used. That is, the document viewer
Despite simply browsing the contents of the document data,
The document data must be extracted from the document management server 10 'using the document data editing device 20 capable of editing, registering, and revising the document data.
【００１６】しかも、従来の文書データ管理システムで
は、ネットワーク上に複数の文書データ編集装置２０が
存在していても、各文書データ編集装置２０が全て同一
種類で同一バージョンの文書編集ツール２２を使用して
いなければ、コマンド列等を正しく解釈できずに、結果
として文書データの編集等を適切に行えないおそれがあ
る。そのため、各文書データ編集装置２０において適宜
文書編集ツール２２のバージョンアップ等を行う必要が
あるが、特に市販文書編集ツールについてはバージョン
アップが頻繁に行われるのが通常であることから、その
度にソフトウェアの購入費用および再インストールの手
間が掛かってしまい、システム規模が大きくなればなる
ほど実現が困難となる。Moreover, in the conventional document data management system, even if a plurality of document data editing devices 20 exist on the network, all of the document data editing devices 20 use the same type and the same version of the document editing tool 22. Otherwise, the command string or the like cannot be interpreted correctly, and as a result, the document data may not be edited properly. For this reason, it is necessary to appropriately upgrade the version of the document editing tool 22 in each document data editing apparatus 20. In particular, since the version of the document editing tool is usually frequently updated, it is often necessary to update the version. Software purchase costs and re-installation effort are required, and the larger the system scale, the more difficult it becomes to realize.
【００１７】また、全ての文書データ編集装置２０で同
一種類の文書編集ツール２２の同一バージョンを使用し
ても、各文書データ編集装置２０に搭載されている基本
ソフトウェア（オペレーションシステム等）や文字フォ
ントに違いがあると、文書編集者が作成した文書データ
の構成（ページ数やレイアウト）と文書閲覧者が閲覧す
る文書データの構成に若干の差異が生じる可能性があ
る。したがって、その場合には、例えば文書データが製
品の仕様書（図面）等に係るものであると、文書編集者
である設計者の意図が、文書閲覧者である製造者へ正確
に伝わらないといった事態も考えられる。Even if the same version of the same type of document editing tool 22 is used in all the document data editing apparatuses 20, the basic software (operation system, etc.) , There may be a slight difference between the configuration (number of pages and layout) of the document data created by the document editor and the configuration of the document data viewed by the document viewer. Therefore, in this case, for example, if the document data is related to the specification (drawing) of the product, the intention of the designer who is the document editor is not accurately transmitted to the manufacturer who is the document viewer. Things are possible.
【００１８】このことは、特に文書編集者と文書閲覧者
とが別の企業あるいは団体に属している場合に、更に深
刻な問題点となる。This becomes a more serious problem especially when the document editor and the document viewer belong to different companies or organizations.
【００１９】そこで、本発明は、文書編集者と文書閲覧
者との利用形態の相違に着目し、それぞれが使用する端
末装置を分離することで、全ての端末装置が同一種類で
同一バージョンの文書編集ツールを使用する必要をなく
し、ソフトウェア購入費用やインストールの手間等を削
減可能な文書データ管理システムを提供することを目的
とする。Therefore, the present invention focuses on the difference in the use form between the document editor and the document viewer, and separates the terminal devices used by each, so that all the terminal devices are the same type and the same version of the document. An object of the present invention is to provide a document data management system which eliminates the need to use an editing tool and can reduce software purchase costs and installation labor.
【００２０】[0020]
【課題を解決するための手段】本発明は上記目的を達成
するために案出された文書データ管理システムで、文書
データを当該文書データに係るラスターイメージデータ
と対応付けて記憶蓄積する文書管理サーバと、前記文書
管理サーバに記憶蓄積させる文書データの作成および編
集を行う文書データ編集装置と、所望する文書データに
対応付けられたラスターイメージデータを前記文書管理
サーバから受け取って出力する文書データ閲覧装置と、
が互いにネットワーク接続されてなることを特徴とする
ものである。SUMMARY OF THE INVENTION The present invention is a document data management system devised to achieve the above object, and a document management server for storing document data in association with raster image data relating to the document data. A document data editing device that creates and edits document data to be stored and accumulated in the document management server; and a document data browsing device that receives and outputs raster image data associated with desired document data from the document management server. When,
Are connected to each other via a network.
【００２１】上記構成の文書データ管理システムでは、
ネットワーク上に文書データ編集装置と文書データ閲覧
装置とが存在しているため、例えば文書データの登録や
編集等を行う場合には文書データ編集装置から文書管理
サーバへのアクセスを行う一方、単に文書データを閲覧
する場合には文書データ閲覧装置から文書管理サーバへ
のアクセスを行う。ただし、このとき、文書管理サーバ
では、文書データをそのラスターイメージデータと対応
付けて記憶蓄積している。そして、文書データ閲覧装置
に対しては、単に文書データを閲覧するだけなので、コ
マンド列等ではなく、その文書データのラスターイメー
ジデータを送信する。したがって、文書データ閲覧装置
では、文書データの解釈等を要することなく、すなわち
文書データを解釈する文書編集ツールの有無やバージョ
ン等に関係なく、その表示出力を行えるようになる。In the document data management system having the above configuration,
Since the document data editing device and the document data browsing device exist on the network, for example, when registering or editing document data, the document data editing device accesses the document management server while the document data is accessed. When browsing data, the document data browsing device accesses the document management server. However, at this time, the document management server stores and stores the document data in association with the raster image data. Then, the document data browsing device simply browses the document data, and therefore transmits the raster image data of the document data instead of the command sequence or the like. Therefore, the document data browsing apparatus can perform the display output without the need to interpret the document data, that is, regardless of the presence or the version of the document editing tool for interpreting the document data.
【００２２】[0022]
【発明の実施の形態】以下、図面に基づき本発明に係る
文書データ管理システムについて説明する。図１は本発
明に係る文書データ管理システムの一例を示す機能ブロ
ック図であり、図２はその文書データ管理システムのシ
ステム構成図である。なお、図中において、従来と同様
の構成要素については、同一の符号を与えている。DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS Hereinafter, a document data management system according to the present invention will be described with reference to the drawings. FIG. 1 is a functional block diagram showing an example of a document data management system according to the present invention, and FIG. 2 is a system configuration diagram of the document data management system. In the drawings, the same components as those in the related art are denoted by the same reference numerals.
【００２３】〔システム構成の説明〕先ず、文書データ
管理システムのシステム構成について説明する。図２に
示すように、本実施形態で説明する文書データ管理シス
テムは、主に、文書データを登録・管理するための文書
管理サーバ１０と、文書データを編集・登録・改訂する
文書編集者が使用するＰＣ等からなる文書データ編集装
置２０と、文書データを閲覧する文書閲覧者が使用する
ＰＣ等からなる文書データ閲覧装置３０と、文書データ
のイメージを印刷出力する印刷装置４０と、これらを互
いに接続するＬＡＮまたはＷＡＮ等のネットワーク５０
と、から構成されている。また、文書管理サーバ１０に
は、ファックス通信装置６０が接続されており、そのフ
ァックス通信装置６０が公衆回線網６１上のファクシミ
リ７０にイメージ送信を行うようになっている。なお、
文書データ編集装置２０、文書データ閲覧装置３０およ
び印刷装置４０は、利用形態に合わせて複数台がネット
ワーク５０に接続され、それぞれ文書管理サーバ１０と
通信できるようになっている。[Description of System Configuration] First, the system configuration of the document data management system will be described. As shown in FIG. 2, the document data management system described in the present embodiment mainly includes a document management server 10 for registering and managing document data, and a document editor for editing, registering and revising document data. A document data editing device 20 composed of a PC or the like to be used, a document data browsing device 30 composed of a PC or the like used by a document viewer who browses the document data, a printing device 40 that prints out an image of the document data, A network 50 such as a LAN or WAN connected to each other
And is composed of A fax communication device 60 is connected to the document management server 10, and the fax communication device 60 transmits an image to a facsimile 70 on a public line network 61. In addition,
A plurality of document data editing devices 20, document data browsing devices 30, and printing devices 40 are connected to the network 50 in accordance with the usage form, and can communicate with the document management server 10, respectively.
【００２４】このような構成の文書データ管理システム
において、文書データ編集装置２０および印刷装置４０
は、図１に示すように、従来のもの（図６参照）と略同
様に構成されている。In the document data management system having such a configuration, the document data editing device 20 and the printing device 40
As shown in FIG. 1, is substantially the same as the conventional one (see FIG. 6).
【００２５】また、新たにシステム構成に追加された文
書データ閲覧装置３０は、ネットワーク通信機能３１
と、文書のラスターイメージデータ（以下、単に「イメ
ージデータ」という）を画面上に表示するためのイメー
ジデータ表示ツール３２と、イメージデータ取出し機能
３３およびイメージデータ印刷機能３４を有した閲覧者
用文書データ操作部３５と、を備えている。このうち、
イメージデータ表示ツール３２は、ビットマップ状のイ
メージデータを画面表示するためのものであればよく、
例えば一般に広く用いられている市販イメージデータ表
示ツールを用いればよい。また、閲覧者用文書データ操
作部３５のイメージデータ取出し機能３３は、イメージ
データを文書管理サーバ１０から検索して取り出すため
のものであり、イメージデータ印刷機能３４は、文書管
理サーバ１０にあるイメージデータを印刷するためのも
のである。The document data browsing device 30 newly added to the system configuration includes a network communication function 31.
And an image data display tool 32 for displaying raster image data (hereinafter simply referred to as “image data”) of a document on a screen, and a document for a viewer having an image data extracting function 33 and an image data printing function 34. A data operation unit 35. this house,
The image data display tool 32 only needs to display bitmap image data on a screen.
For example, a commercially available image data display tool that is generally widely used may be used. The image data extracting function 33 of the document data operating unit 35 for a viewer is for searching and extracting image data from the document management server 10, and the image data printing function 34 is for retrieving image data from the document management server 10. It is for printing data.
【００２６】さらに、文書管理サーバ１０は、従来の構
成（図６参照）に加え、文書データをイメージデータに
変換する際の手順を明記した変換指示ファイルを格納す
る変換指示ファイル格納部１４と、イメージ変換処理を
制御するイメージ変換制御部１５と、イメージ変換処理
を行うイメージ変換ツール１６と、文書編集装置２０に
て使用される各種文書編集ツール２２ａ，２２ｂ…と、
イメージデータを格納するイメージデータ格納部１７
と、イメージデータの印刷を制御するイメージデータ印
刷制御部１８と、を備えている。また、イメージデータ
印刷制御部１８から、ネットワーク通信機能７１および
印刷機能７２を有したファクシミリ７０へイメージデー
タを送信するためにファックス通信装置６０を制御でき
るようになっている。Further, in addition to the conventional configuration (see FIG. 6), the document management server 10 includes a conversion instruction file storage unit 14 for storing a conversion instruction file specifying a procedure for converting document data into image data, An image conversion control unit 15 for controlling image conversion processing, an image conversion tool 16 for performing image conversion processing, various document editing tools 22a, 22b,.
Image data storage unit 17 for storing image data
And an image data print control unit 18 for controlling printing of image data. Further, the facsimile communication device 60 can be controlled from the image data print control unit 18 to transmit image data to the facsimile 70 having the network communication function 71 and the printing function 72.
【００２７】〔文書データの登録動作の説明〕次に、こ
のような構成の文書データ管理システムにおいて、文書
データ編集装置２０が文書管理サーバ１０内に文書デー
タを登録する場合の処理動作について説明する。図３は
本発明に係る文書データ管理システムにおけるデータ登
録処理例を示す説明図である。[Explanation of Document Data Registration Operation] Next, in the document data management system having such a configuration, a processing operation when the document data editing device 20 registers the document data in the document management server 10 will be described. . FIG. 3 is an explanatory diagram showing an example of data registration processing in the document data management system according to the present invention.
【００２８】図例のように、文書データ編集装置２０で
は、文書編集者が文書編集ツール２２を用いて文書デー
タ９０を作成または編集すると、文書データ登録機能２
３が文書データの登録画面１００を表示して、その文書
編集者に必要事項を入力させる。必要事項としては、従
来の場合（図７参照）と同様の項目１０１〜１０６に加
えて、文書データ９０を作成または編集した編集ツール
名１０７と、そのバージョン１０８とが、追加されてい
る。ただし、編集ツール名１０７とそのバージョン１０
８は、文書編集者が直接入力（または選択）するように
してもよいが、文書データの格納先ファイル名１０１を
入力した際にその文書データのデータ形式から自動的に
判断するようにしてもよい。As shown in the figure, in the document data editing apparatus 20, when the document editor creates or edits the document data 90 using the document editing tool 22, the document data registration function 2
3 displays a document data registration screen 100 and prompts the document editor to input necessary items. As necessary items, in addition to the items 101 to 106 similar to those in the conventional case (see FIG. 7), an editing tool name 107 for creating or editing the document data 90 and its version 108 are added. However, the editing tool name 107 and its version 10
8 may be directly input (or selected) by the document editor, or may be automatically determined from the data format of the document data when the storage file name 101 of the document data is input. Good.
【００２９】必要事項の入力（または自動判断）後に、
登録画面１００上の登録ボタン１０９がクリックされる
と、文書データ編集装置２０の文書データ登録機能２３
は、作成または編集されたコマンド列等からなる文書デ
ータ９０と併せて、入力された必要事項をその文書デー
タ９０の属性情報として、文書管理サーバ１０へネット
ワーク５０を通じて送信する。After inputting necessary information (or automatic judgment),
When a registration button 109 on the registration screen 100 is clicked, the document data registration function 23 of the document data editing apparatus 20 is clicked.
Sends the input necessary items as attribute information of the document data 90 to the document management server 10 via the network 50 together with the document data 90 including a command sequence created or edited.
【００３０】これを受けて、文書管理サーバ１０では、
送信された文書データ９０を文書データ格納部１２内の
適当なフォルダに格納するとともに、その文書データ９
０の属性情報を属性情報格納部１３内にある属性情報テ
ーブル１２０にレコード１２１として挿入する。さら
に、文書管理サーバ１０では、文書データ９０をイメー
ジデータに変換する際の手順を明記した変換指示ファイ
ル１１０を変換指示ファイル格納部１４に格納する。In response to this, the document management server 10
The transmitted document data 90 is stored in an appropriate folder in the document data storage unit 12 and the document data 9 is stored.
The attribute information “0” is inserted as a record 121 into the attribute information table 120 in the attribute information storage unit 13. Further, the document management server 10 stores in the conversion instruction file storage unit 14 a conversion instruction file 110 that specifies a procedure for converting the document data 90 into image data.
【００３１】属性情報レコード１２１を挿入する際に
は、文書データ格納部１２の格納先フォルダ名およびフ
ァイル名を示す文書データ・カラム１２２と、それに対
応するイメージデータの格納先フォルダ名およびファイ
ル名を示すイメージデータ・カラム１２３を登録する。
文書データとイメージデータを格納する際のフォルダ名
およびファイル名の付与方法は特に明記しないが、管理
番号および版数に対して一意になるようにする。When inserting the attribute information record 121, the document data column 122 indicating the storage destination folder name and file name of the document data storage unit 12 and the corresponding storage destination folder name and file name of the image data are entered. The image data column 123 shown is registered.
The method of assigning a folder name and a file name when storing the document data and the image data is not particularly specified, but is made unique with respect to the management number and the version number.
【００３２】また、変換指示ファイル１１０は、イメー
ジデータのフォーマット形式１１１、イメージ密度１１
２、変換前の文書データの格納先ファイル名１１３、変
換後のイメージデータの格納先ファイル名１１４、文書
編集ツールの名称１１５およびそのバージョン１１６な
どを明記したテキスト形式のファイルである。The conversion instruction file 110 includes an image data format 111, an image density 11
2. This is a text file specifying the storage destination file name 113 of the document data before conversion, the storage destination file name 114 of the converted image data, the name 115 of the document editing tool, its version 116, and the like.
【００３３】以上の動作により、文書管理サーバ１０で
は、文書編集者が文書データ編集装置２０で作成または
編集した文書データを、管理番号および属性情報を付与
された状態で記憶蓄積するとともに、その文書データを
イメージデータに変換する指示ファイルを記憶蓄積す
る。つまり、文書管理サーバ１０は、文書データ編集装
置２０で作成または編集された文書データ９０を、その
文書データに係るイメージデータと一意に対応付けて、
記憶蓄積する。With the above operation, the document management server 10 stores and accumulates the document data created or edited by the document editor 20 by the document editor with the management number and the attribute information added thereto. An instruction file for converting data into image data is stored and stored. That is, the document management server 10 uniquely associates the document data 90 created or edited by the document data editing device 20 with the image data related to the document data,
Store and accumulate.
【００３４】これに対して、文書データ編集装置２０が
文書管理サーバ１０内の文書データを取り出す際の処理
動作は、従来の場合と略同様であるため、ここではその
説明を省略する。On the other hand, the processing operation when the document data editing apparatus 20 retrieves the document data from the document management server 10 is substantially the same as that in the conventional case, and the description is omitted here.
【００３５】〔イメージデータへの変換動作の説明〕次
に、文書管理サーバ１０におけるイメージ変換制御部１
５の処理動作、すなわち文書管理サーバ１０がイメージ
データと対応付けて記憶蓄積している文書データに対し
てイメージ変換処理を行う場合の手順について説明す
る。図４はイメージ変換処理の手順を示す動作フローで
ある。[Description of Conversion Operation to Image Data] Next, the image conversion control unit 1 in the document management server 10
The processing operation of No. 5, that is, the procedure when the document management server 10 performs the image conversion process on the document data stored and accumulated in association with the image data will be described. FIG. 4 is an operation flow showing the procedure of the image conversion process.
【００３６】イメージ変換制御部１５は、文書管理サー
バ１０上で常に動作している実行形式のプログラムであ
り、図４に示すＳｌからＳ１０までのステップをループ
して行うようになっている。The image conversion control section 15 is an executable program that is always running on the document management server 10, and is configured to loop the steps from S1 to S10 shown in FIG.
【００３７】すなわち、イメージ変換制御部１５は、イ
メージ変換処理にあたって、先ず、変換指示ファイル格
納部１４の中からファイルの作成日時の古い順に変換指
示ファイル１１０を取り出す（Ｓｌ）。これは、文書デ
ータの登録操作はネットワーク上に接続された複数の文
書データ編集装置２０から実行されるが、変換指示ファ
イル１１０は変換指示ファイル格納部１２の一個所のフ
ォルダに実行日時順に格納されるからである。ここで有
効な変換指示ファイル１１０が存在した場合（Ｓ２）、
イメージ変換制御部１５は、変換指示ファイルを他から
アクセスできないように排他制御する（Ｓ３）。That is, in the image conversion process, the image conversion control unit 15 first extracts the conversion instruction file 110 from the conversion instruction file storage unit 14 in the order of the file creation date and time (S1). This is because the document data registration operation is executed from a plurality of document data editing apparatuses 20 connected on the network, but the conversion instruction file 110 is stored in a folder of the conversion instruction file storage unit 12 in the order of execution date and time. This is because that. If a valid conversion instruction file 110 exists (S2),
The image conversion control unit 15 performs exclusive control so that the conversion instruction file cannot be accessed by others (S3).
【００３８】そして、イメージ変換制御部１５は、変換
指示ファイル１１０から変換処理内容（図３中における
１１１〜１１６参照）を読み取り（Ｓ４）、その変換処
理内容に基づいてイメージ変換ツール１６を起動する
（Ｓ５）。ここでいうイメージ変換ツール１６は、市販
のパッケージソフトを流用したものであり、一般に起動
と同時にイメージデータのフォーマット形式１１１、イ
メージ密度１１２、変換前の文書データの格納先ファイ
ル名１１３、文書編集ツールの名称１１５およびそのバ
ージョン１１６等を引数パラメータとして渡すことによ
り、指定された文書編集ツール２２ａ，２２ｂ…を起動
して（Ｓ５１）、その文書編集ツール２２ａ，２２ｂ…
に指定された文書データを聞かせ（Ｓ５２）、文書編集
ツール２２ａ，２２ｂ…の印刷コマンドを実行させイメ
ージ変換用のドライバソフトによりイメージデータへの
変換を行う（Ｓ５３）、といった一連の作業を行うよう
になっている。この一連の作業によって、文書データ
は、例えば米国アルダス（Aldus）社と米国マイクロソ
フト（Microsoft）社が定めた高密度のビットマップ画
像ファイル互換用フォーマットであるＴＩＦＦ形式のイ
メージデータに変換される。Then, the image conversion control unit 15 reads the conversion processing contents (see 111 to 116 in FIG. 3) from the conversion instruction file 110 (S4), and activates the image conversion tool 16 based on the conversion processing contents. (S5). The image conversion tool 16 referred to here is obtained by diverting commercially available package software. Generally, the image data format format 111, the image density 112, the storage destination file name 113 of the document data before conversion, the document editing tool , The designated document editing tools 22a, 22b,... Are activated (S51), and the document editing tools 22a, 22b,.
.. (S52), the print command of the document editing tools 22a, 22b,... Is executed, and the image data is converted into image data by the image conversion driver software (S53). It has become. Through this series of operations, the document data is converted into, for example, TIFF format image data, which is a high-density bitmap image file compatible format defined by Aldus Corporation of the United States and Microsoft Corporation of the United States.
【００３９】イメージデータへの変換後、イメージ変換
制御部１５は、イメージ変換ツールの処理結果を見て
（Ｓ６）、エラーが無ければ変換後のイメージデータを
イメージ変換ツールの出力用のフォルダから変換指示フ
ァイル１１０で指定された格納先ファイル名１１４に格
納する（Ｓ７）。ただし、処理結果がエラーの場合に
は、エラーメッセージを表示して（Ｓ８）、システム管
理者への通知を行う。After the conversion into the image data, the image conversion control unit 15 looks at the processing result of the image conversion tool (S6), and if there is no error, converts the converted image data from the output folder of the image conversion tool. It is stored in the storage destination file name 114 specified in the instruction file 110 (S7). However, if the processing result is an error, an error message is displayed (S8) and a notification is made to the system administrator.
【００４０】その後、イメージ変換制御部１５は、変換
処理が終わった変換指示ファイル１１０を変換指示ファ
イル格納部１４内から削除し（Ｓ９）、一定間隔待って
から（Ｓ１０）、再度Ｓｌへ戻るという処理を継続す
る。Ｓ１において有効なファイルが見つからなかった場
合も同様に一定間隔待ってから（Ｓ１０）、再度Ｓ１へ
戻る処理を継続する。Thereafter, the image conversion control unit 15 deletes the conversion instruction file 110 after the conversion processing from the conversion instruction file storage unit 14 (S9), waits for a predetermined interval (S10), and returns to Sl again. Continue processing. In the case where a valid file is not found in S1, similarly, after waiting for a predetermined interval (S10), the process of returning to S1 is continued.
【００４１】以上の動作により、文書管理サーバ１０で
は、複数の文書データ編集装置２０から登録された文書
データ９０を、登録された順番にイメージデータヘ自動
変換し、その変換後のイメージデータをイメージデータ
格納部１７内に記憶蓄積するようになっている。With the above operation, the document management server 10 automatically converts the document data 90 registered from the plurality of document data editing devices 20 into image data in the order of registration, and converts the converted image data into image data. The information is stored and stored in the storage unit 17.
【００４２】〔文書データの閲覧動作の説明〕次に、文
書管理サーバ１０に登録されている文書データの内容
を、文書データ閲覧装置３０を使用する文書閲覧者が閲
覧する場合の処理動作について説明する。図５は本発明
に係る文書データ管理システムにおけるデータ閲覧処理
例を示す説明図である。[Explanation of Document Data Browsing Operation] Next, a description will be given of a processing operation when a document viewer using the document data browsing apparatus 30 browses the contents of document data registered in the document management server 10. I do. FIG. 5 is an explanatory diagram showing an example of data browsing processing in the document data management system according to the present invention.
【００４３】図例のように、文書データ閲覧装置３０で
は、文書閲覧者が文書管理サーバ１０に登録されている
文書データの内容を閲覧する場合に、イメージデータ取
出し機能３３が文書データの取出し・印刷画面１３０を
表示して、その利用者に必要事項を入力させる。必要事
項としては、文書データ編集装置２０における文書デー
タの取出し画面の場合と同様に、文書データ登録画面１
００で入力した各属性情報１０２〜１０６に対して検索
キーとなる事項、具体的には文書データの管理番号１３
１、版数１３２、文書名１３３、分類名１３４、キーワ
ード１３５等が挙げられる。As shown in the figure, in the document data browsing apparatus 30, when the document viewer browses the contents of the document data registered in the document management server 10, the image data fetching function 33 fetches the document data. A print screen 130 is displayed, and the user is required to input necessary items. Necessary items include the document data registration screen 1 as in the case of the document data extraction screen in the document data editing apparatus 20.
For each attribute information 102 to 106 input at 00, the item serving as a search key, specifically, the document data management number 13
1, a version number 132, a document name 133, a classification name 134, a keyword 135, and the like.
【００４４】そして、例えば分類名１３４として「Ａ−
１００」という内容が入力された状態で、取出し・印刷
画面１３０上の検索ボタン１３６がクリックされると、
イメージデータ取出し機能３３は、文書管理サーバ１０
内の属性情報テーブル１２０から分類名が「Ａ−１０
０」に相当するレコード１２４を検索し、その結果を文
書データ検索結果画面１４０に一覧表示する。For example, "A-
When the search button 136 on the take-out / print screen 130 is clicked while the content “100” is input,
The image data extracting function 33 is provided in the document management server 10.
The classification name is “A-10” from the attribute information table 120 in the
The record 124 corresponding to “0” is searched, and the results are listed on the document data search result screen 140.
【００４５】ここで、一覧表示した例えば３レコードの
中から文書閲覧者が所望する１レコード１４１が選択さ
れた状態で、文書データ検索結果画面１４０上のイメー
ジ取出しボタン１４２がクリックされると、イメージデ
ータ取出し機能３３は、文書管理サーバ１０のイメージ
データ格納部１７から、選択されたレコード１４１に係
るイメージデータ１５０を取り出す。Here, when the image retrieval button 142 on the document data search result screen 140 is clicked while one record 141 desired by the document viewer is selected from, for example, three records displayed in the list, the image The data retrieval function 33 retrieves the image data 150 related to the selected record 141 from the image data storage unit 17 of the document management server 10.
【００４６】イメージデータ１５０を取り出すと、文書
データ閲覧装置３０では、イメージデータ表示ツール３
２を使ってそのイメージデータ１５０を画面上に表示出
力する。イメージデータ表示ツール３２は、一般にＰＣ
等に標準で添付されるソフトウェアであるため、特別な
費用や手間をかけずに利用可能である。When the image data 150 is taken out, the document data browsing device 30 sets the image data display tool 3
2 to display and output the image data 150 on the screen. The image data display tool 32 is generally a PC
Because it is software that is attached to the standard, etc., it can be used without any special cost or effort.
【００４７】また、文書閲覧者が所望する１レコード１
４１が選択され、かつ、文書データ検索結果画面１４０
上の印刷装置の入力欄１４３で印刷先となる印刷装置名
称が選択された状態で、イメージ取出しボタン１４２で
はなくイメージ印刷ボタン１４４がクリックされると、
文書データ閲覧装置３０では、イメージデータ印刷機能
３４が、文書管理サーバ１０のイメージデータ印刷制御
部１８に印刷指示を与える。One record 1 desired by the document viewer
41 is selected and the document data search result screen 140
If the image printing button 144 is clicked instead of the image extraction button 142 in a state where the printing device name to be printed is selected in the input field 143 of the printing device above,
In the document data browsing device 30, the image data print function 34 gives a print instruction to the image data print control unit 18 of the document management server 10.
【００４８】この印刷指示を受けて、文書管理サーバ１
０では、イメージデータ印刷制御部１８が、選択された
レコード１４１に係るイメージデータ１５０をイメージ
データ格納部１７から取り出すとともに、取り出したイ
メージデータ１５０を指定された印刷装置４０へ送信
し、その印刷装置４０に印刷出力させる。これにより、
文書閲覧者は、所望する文書を紙文書１５１として入手
できる。In response to the print instruction, the document management server 1
In the case of 0, the image data print control unit 18 extracts the image data 150 related to the selected record 141 from the image data storage unit 17 and transmits the extracted image data 150 to the designated printing device 40, and 40 is printed out. This allows
The document viewer can obtain the desired document as the paper document 151.
【００４９】これと同様に、文書データ検索結果画面１
４０上の印刷装置の入力欄１４３で、印刷装置名称では
なく、ファクシミリの電話番号を入力した場合も、文書
閲覧者は、所望する文書を紙文書１５１として入手でき
る。すなわち、印刷装置の入力欄１４３に身近なファク
シミリ番号を入力後、イメージ印刷ボタン１４４がクリ
ックされると、イメージデータ印刷機能３４がイメージ
データ印刷制御部１８にファックス送信指示を与えるの
で、イメージデータ印刷制御部１８がファックス通信装
置６０を使ってイメージデータ１５０をファクシミリ７
０へ送信することで、そのイメージデータ１５０がファ
クシミリ７０から紙文書１５１として印刷出力される。Similarly, the document data search result screen 1
In the case where the facsimile telephone number is input instead of the printing device name in the input field 143 of the printing device on 40, the document viewer can obtain the desired document as the paper document 151. That is, when an image facsimile number 144 is clicked after inputting a familiar facsimile number in the input field 143 of the printing apparatus, the image data printing function 34 gives a fax transmission instruction to the image data printing control unit 18, so that the image data printing is performed. The control unit 18 transmits the image data 150 to the facsimile 7
0, the image data 150 is printed out from the facsimile 70 as a paper document 151.
【００５０】これらの処理動作により、文書閲覧者は、
文書データ閲覧装置３０上に特別な文書編集ツールが無
くても、所望する文書をイメージデータで閲覧したり、
あるいは紙文書として入手することで、その文書の内容
を知ることができるわけである。By these processing operations, the document viewer can
Even if there is no special document editing tool on the document data browsing device 30, a desired document can be browsed by image data,
Or, by obtaining it as a paper document, the contents of the document can be known.
【００５１】以上のように、本実施形態の文書データ管
理システムでは、ネットワーク上に文書データ編集装置
２０と文書データ閲覧装置３０とが存在しているととも
に、文書管理サーバ１０が文書データをそのイメージデ
ータと対応付けて記憶蓄積しており、文書データ閲覧装
置３０に対しては文書管理サーバ１０がイメージデータ
を送信するようになっているので、文書データ閲覧装置
３０には、文書データの解釈等を行える文書編集ツール
を搭載しておく必要がない。つまり、文書編集者と文書
閲覧者との利用形態の相違に着目し、それぞれが使用す
る文書データ編集装置２０と文書データ閲覧装置３０と
を分離したので、全ての装置が同一種類で同一バージョ
ンの文書編集ツールを搭載する必要がなく、ソフトウェ
ア購入費用やインストールの手間等を削減することが可
能となる。As described above, in the document data management system of the present embodiment, the document data editing device 20 and the document data browsing device 30 exist on the network, and the document management server 10 Since the document management server 10 transmits image data to the document data browsing device 30, the document data browsing device 30 interprets the document data. There is no need to have a document editing tool that can do this. In other words, focusing on the difference in the use form between the document editor and the document viewer, the document data editing device 20 and the document data browsing device 30 used by each are separated, so that all devices are of the same type and the same version. There is no need to install a document editing tool, and it is possible to reduce software purchase costs, installation labor, and the like.
【００５２】このことは、特に、大規模なシステムにな
る程、削減効果が大きくなると考えられる。これは、一
般に、文書編集者と文書閲覧者の人数を比較した場合、
文書の編集・登録・改訂といった作業をする文書編集者
よりも、単に文書を閲覧する文書閲覧者の方が圧倒的に
多いからである。This is considered that the effect of reduction is particularly large in a large-scale system. This generally means that when comparing the number of document editors and document viewers,
This is because there are overwhelmingly many document viewers who simply browse documents than document editors who work on editing, registering, and revising documents.
【００５３】しかも、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書管理サーバ１０が文書データ閲覧装置３
０に対してイメージデータを送信するので、各文書デー
タ閲覧装置３０が搭載している基本ソフトウェア（オペ
レーションシステム等）や文字フォント等に違いがあっ
ても、文書編集者が作成した文書データの構成（ページ
数やレイアウト）と文書閲覧者が閲覧する文書データの
構成に差異が生じてしまうことがない。したがって、文
書編集者の意図が文書閲覧者へ正確に伝わらないといっ
た事態も避け得るようになる。Moreover, in the document data management system of the present embodiment, the document management server 10
Since the image data is transmitted to the document data viewing apparatus 30, even if there is a difference in the basic software (operation system or the like) or the character font, etc. installed in each document data browsing apparatus 30, the structure of the document data created by the document editor is different. (The number of pages and layout) and the structure of the document data viewed by the document viewer do not differ. Therefore, a situation in which the intention of the document editor is not accurately transmitted to the document viewer can be avoided.
【００５４】ところで、上述した効果を得るために、文
書データとイメージデータとを対応させつつ、文書管理
サーバ１０上で一括して管理することを考えると、文書
データ編集装置２０上にイメージ変換ツール１６を搭載
し、その文書データ編集装置２０にてイメージデータを
生成した後に、文書管理サーバ１０に文書データとイメ
ージデータとを同時に登録する、といった手法が一般的
である。ところが、本実施形態の文書データ管理システ
ムでは、文書管理サーバ１０において、文書データの登
録時にイメージデータへの変換指示ファイル１１０を自
動作成して変換指示ファイル格納部１４内に格納するよ
うになっており、さらにはその変換指示ファイル１１０
の内容に従って文書管理サーバ１０上に搭載されたイメ
ージ変換ツール１６を起動して、文書データをイメージ
データに自動変換するようになっている。Considering that the document data and the image data are associated and managed collectively on the document management server 10 in order to obtain the above-described effects, an image conversion tool is provided on the document data editing apparatus 20. In general, the document data editing apparatus 20 generates image data and then registers the document data and the image data in the document management server 10 at the same time. However, in the document data management system of the present embodiment, the document management server 10 automatically creates a conversion instruction file 110 for converting to image data when registering the document data, and stores the file 110 in the conversion instruction file storage unit 14. And the conversion instruction file 110
The image conversion tool 16 mounted on the document management server 10 is started in accordance with the contents of the above, and the document data is automatically converted into the image data.
【００５５】つまり、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書管理サーバ１０側で文書データからイメ
ージデータへの変換を行うので、文書データ編集装置２
０上にイメージ変換ツール１６を搭載する必要がない。
そのため、文書データ編集装置２０を使用する文書編集
者は、イメージデータへの変換を意識することなく、従
来の場合と同様な操作で文書データの登録を行うことが
できるので、余分な手間を感じてしまうことがない。そ
の上、一般に有償であるイメージ変換ツール１６を文書
管理サーバ１０に１つのみ搭載すればよいので、ソフト
ウェア購入費用を必要最小限に抑えることができる。That is, in the document data management system of the present embodiment, since the document management server 10 converts document data into image data, the document data editing device 2
There is no need to mount the image conversion tool 16 on the device.
Therefore, the document editor using the document data editing apparatus 20 can register the document data by the same operation as in the related art without being conscious of the conversion to the image data, so that extra work is required. I won't. In addition, since only one image conversion tool 16, which is generally paid, needs to be mounted on the document management server 10, software purchase costs can be minimized.
【００５６】また、文書閲覧者による文書の入手は、通
常、紙で入手する用途が最も多い。これに対して、本実
施形態の文書データ管理システムでは、文書データ閲覧
装置３０からの要求に応じて、文書管理サーバ１０のイ
メージデータ印刷制御部１８が、イメージデータを直接
印刷装置４０へ送信して印刷出力させるようになってい
る。したがって、例えば従来のように文書管理サーバ１
０から文書データを取り出した文書編集ツール２２が印
刷装置４０へ印刷指示する場合に比べて遥かに高速であ
り、文書閲覧者の紙文書の入手時間を大幅に短縮するこ
とが可能となる。In addition, the most common use for a document reader to obtain a document is to obtain it on paper. On the other hand, in the document data management system of the present embodiment, in response to a request from the document data browsing device 30, the image data print control unit 18 of the document management server 10 transmits the image data directly to the printing device 40. Print output. Therefore, for example, the document management server 1
This is much faster than the case where the document editing tool 22 that extracts the document data from 0 issues a print instruction to the printing device 40, and it is possible to greatly reduce the time required for a document viewer to obtain a paper document.
【００５７】さらに、本実施形態の文書データ管理シス
テムでは、文書データ閲覧装置３０からの要求に応じ
て、文書管理サーバ１０のイメージデータ印刷制御部１
８が、イメージデータを直接ファクシミリ７０へ送信し
て印刷出力させるようになっている。したがって、印刷
装置４０の設置されていない場所であっても、ファクシ
ミリ７０があれば紙文書の入手が可能となるので、文書
閲覧者にとってはより一層利便性の高いものとなる。Further, in the document data management system of this embodiment, the image data print control unit 1 of the document management server 10 responds to a request from the document data browsing device 30.
8, the image data is directly transmitted to the facsimile 70 and printed out. Therefore, even in a place where the printing device 40 is not installed, the facsimile 70 allows the user to obtain a paper document, which is more convenient for a document viewer.
【００５８】なお、本実施形態では、文書データ閲覧装
置３０がＬＡＮまたはＷＡＮに接続されたＰＣである場
合を例に挙げて説明したが、本発明はこれに限定される
ものではなく、例えば閲覧者用文書データ操作部３５を
簡素なＷｅｂブラウザでも動作できるようにすれば、イ
ンターネットにアクセス可能で簡素なＷｅｂブラウザ機
能を有する携帯電話機等を使って、どこからでも文書の
イメージデータを身近なファクシミリから紙文書として
入手する、といったことも可能になる。具体的には、あ
る製造会社が本実施形態で説明した文書データ管理シス
テムを用いて製品の仕様書や保守マニュアル等を管理し
ている場合に、保守を請負うサービス会社の担当者がパ
ソコンや印刷装置を所持していなくても、携帯電話を使
って文書管理サーバ１０にアクセスし、必要な仕様書あ
るいは保守マニュアルを客先のファクシミリ７０から取
り出す、といったことが可能となる。In this embodiment, the case where the document data browsing apparatus 30 is a PC connected to a LAN or a WAN has been described as an example. However, the present invention is not limited to this. If the document data operation unit for the user 35 can be operated even with a simple Web browser, the image data of the document can be read from a familiar facsimile from anywhere using a mobile phone or the like having Internet access and a simple Web browser function. It is also possible to obtain it as a paper document. Specifically, when a manufacturing company manages product specifications and maintenance manuals using the document data management system described in the present embodiment, the person in charge of the service company undertaking maintenance is required to use a personal computer or print Even if the user does not own the apparatus, the user can access the document management server 10 using a mobile phone and retrieve necessary specifications or a maintenance manual from the facsimile 70 of the customer.
【００５９】[0059]
【発明の効果】以上に説明したように、本発明に係る文
書データ管理システムは、文書編集者と文書閲覧者との
利用形態の相違に着目し、それぞれが使用する端末装置
を分離するとともに、文書閲覧者が使用する端末装置
（文書データ閲覧装置）に対しては、文書データを管理
する文書管理サーバがその文書データと対応付けて記憶
蓄積しているイメージデータを送信するようになってい
る。したがって、全ての端末装置が同一種類で同一バー
ジョンの文書編集ツールを使用する必要がなく、ソフト
ウェア購入費用やインストールの手間等の削減効果が期
待できる。As described above, the document data management system according to the present invention focuses on the difference in the use form between the document editor and the document viewer, separates the terminal devices used by each, and A document management server that manages document data transmits image data stored and stored in association with the document data to a terminal device (document data browsing device) used by the document viewer. . Therefore, it is not necessary for all the terminal devices to use the same type and the same version of the document editing tool, and it is possible to expect an effect of reducing software purchase costs and installation labor.
【図１】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例における機能構成を示すブロック図である。FIG. 1 is a block diagram showing a functional configuration in an example of an embodiment of a document data management system according to the present invention.
【図２】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるシステム構成を示す概略構成図であ
る。FIG. 2 is a schematic configuration diagram showing a system configuration in an example of an embodiment of a document data management system according to the present invention.
【図３】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるデータ登録処理例の概要を示す説明図
である。FIG. 3 is an explanatory diagram showing an outline of an example of data registration processing in an example of an embodiment of a document data management system according to the present invention.
【図４】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるイメージ変換処理例の手順を示す動作
フローである。FIG. 4 is an operation flow showing a procedure of an example of an image conversion process in an example of the embodiment of the document data management system according to the present invention.
【図５】本発明に係る文書データ管理システムの実施形
態の一例におけるデータ閲覧処理例の概要を示す説明図
である。FIG. 5 is an explanatory diagram showing an outline of an example of data browsing processing in an example of the embodiment of the document data management system according to the present invention.
【図６】従来の文書データ管理システムの一例における
機能構成を示すブロック図である。FIG. 6 is a block diagram showing a functional configuration in an example of a conventional document data management system.
【図７】従来の文書データ管理システムの一例における
データ登録処理例の概要を示す説明図である。FIG. 7 is an explanatory diagram showing an outline of an example of data registration processing in an example of a conventional document data management system.
【図８】従来の文書データ管理システムの一例における
データ閲覧処理例の概要を示す説明図である。FIG. 8 is an explanatory diagram showing an outline of an example of a data browsing process in an example of a conventional document data management system.
１０ 文書管理サーバ １２ 文書データ格納部 １４ 変換指示ファイル格納部 １５ イメージ変換制御部 １６ イメージ変換ツール １７ イメージデータ格納部 １８ イメージデータ印刷制御部 ２０ 文書データ編集装置 ３０ 文書データ閲覧装置 ４０ 印刷装置 ５０ ネットワーク ７０ ファクシミリ Reference Signs List 10 Document management server 12 Document data storage unit 14 Conversion instruction file storage unit 15 Image conversion control unit 16 Image conversion tool 17 Image data storage unit 18 Image data print control unit 20 Document data editing device 30 Document data browsing device 40 Printing device 50 Network 70 Facsimile
Claims (4)
ターイメージデータと対応付けて記憶蓄積する文書管理
サーバと、 前記文書管理サーバに記憶蓄積させる文書データの作成
および編集を行う文書データ編集装置と、 所望する文書データに対応付けられたラスターイメージ
データを前記文書管理サーバから受け取って出力する文
書データ閲覧装置とが互いにネットワーク接続されてな
ることを特徴とする文書データ管理システム。A document management server for storing and storing document data in association with raster image data relating to the document data; a document data editing device for creating and editing document data to be stored and stored in the document management server; A document data management system comprising: a document data browsing device that receives and outputs raster image data associated with desired document data from the document management server;
ージデータに変換するための変換指示ファイルを格納す
る変換指示ファイル格納手段と、 前記変換指示ファイル格納手段内の変換指示ファイルの
内容に従いつつ、前記文書データ格納手段内の文書デー
タをラスターイメージデータに変換するイメージ変換手
段とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書デー
タ管理システム。2. A document management server comprising: a document data storage unit for storing document data; and a conversion instruction file for storing a conversion instruction file for converting document data in the document data storage unit into raster image data. 2. The image processing apparatus according to claim 1, further comprising: a storage unit; and an image conversion unit configured to convert the document data in the document data storage unit into raster image data according to the contents of the conversion instruction file in the conversion instruction file storage unit. Document data management system described.
閲覧装置からの要求に応じて、当該要求に係る文書デー
タに対応付けられたラスターイメージデータを、前記文
書管理サーバとネットワーク接続する印刷装置へ送信す
る印刷制御手段を備えることを特徴とする請求項１また
は２記載の文書データ管理システム。3. The document management server, in response to a request from the document data browsing device, sends raster image data associated with the document data related to the request to a printing device that is connected to the document management server via a network. 3. The document data management system according to claim 1, further comprising a print control unit for transmitting.
閲覧装置からの要求に応じて、当該要求に係る文書デー
タに対応付けられたラスターイメージデータを、公衆回
線網を通じて当該公衆回線網上のファクシミリ装置へ送
信するファックス通信手段を備えることを特徴とする請
求項１，２または３記載の文書データ管理システム。4. In response to a request from the document data browsing device, the document management server converts the raster image data associated with the requested document data into a facsimile on the public line network through a public line network. 4. The document data management system according to claim 1, further comprising a facsimile communication unit for transmitting to a device.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000246615A JP2002063194A (en) | 2000-08-16 | 2000-08-16 | Document data managing system |
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| Publication Number | Publication Date |
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| JP2002063194A true JP2002063194A (en) | 2002-02-28 |
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| JP (1) | JP2002063194A (en) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2016066293A (en) * | 2014-09-25 | 2016-04-28 | 株式会社クボタ | Agricultural management system |
| US9348547B2 (en) | 2014-09-05 | 2016-05-24 | Kabushiki Kaisha Toshiba | Document distribution server and document distribution method |
-
2000
- 2000-08-16 JP JP2000246615A patent/JP2002063194A/en active Pending
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