JP2002055976A - System and method for document management - Google Patents
System and method for document managementInfo
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書と原本文
書とを統合的に管理する文書管理システム及び方法に関
する。[0001] 1. Field of the Invention [0002] The present invention relates to a document management system and method for integrally managing an electronic document and an original document.
【０００２】[0002]
【従来の技術】一般に、紙文書等の原本文書と電子文書
とを統合的に取り扱うドキュメント管理システムの場
合、原本文書を光学的に入力した文書画像そのものや、
原本文書を光学的に入力し、その文書画像からテキスト
領域のみを文字認識し、文書画像と認識結果を併せたも
の等を電子化文書データとし、ワードプロセッサ等で作
成した電子文書と同一の文書データベースで保管や検索
をすることによって「統合」管理としていた。2. Description of the Related Art Generally, in a document management system that handles an original document such as a paper document and an electronic document in an integrated manner, a document image itself obtained by optically inputting the original document,
The original document is optically input, only the text area is recognized from the document image by character recognition, and the combined document image and recognition result is used as digitized document data, and is the same document database as the electronic document created by a word processor etc. It was "integrated" management by storing and retrieving in.
【０００３】[0003]
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記例
では、電子化文書（原本文書を光学的に読みとって得ら
れた画像データを元にしたデータ）と電子文書（ワープ
ロ等によって作成したデータ）を管理するに留まり、原
本文書そのものを管理してはいない。However, in the above example, an electronic document (data based on image data obtained by optically reading an original document) and an electronic document (data created by a word processor or the like) are used. It only manages, not the original document itself.
【０００４】原本文書を管理する必要のある場合におい
て、以下の問題があった。即ち、 （１）物理的な「机」「引き出し」等の保管場所と、電
子的な「データベース」との連携がなく、ネットワーク
上での管理ができなかった。 （２）原本文書とその保管場所との間に連携がなく紛失
するおそれがあった。When it is necessary to manage an original document, there are the following problems. That is, (1) there is no cooperation between physical storage locations such as "desks" and "drawers" and electronic "databases", and management on a network was not possible. (2) There is a possibility that the original document and the storage location are lost without cooperation.
【０００５】本発明は、上記の問題に鑑みてなされたも
のであり、ネットワーク上において、原本文書と電子化
文書との統合管理を合理的に行えるようにすることを目
的とする。[0005] The present invention has been made in view of the above problems, and has as its object to enable the integrated management of an original document and an electronic document to be rationally performed on a network.
【０００６】[0006]
【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの本発明の一態様による文書管理システムは以下の構
成を備える。即ち、保管すべき原本文書を識別する識別
情報を生成する生成手段と、前記原本文書を保管する保
管場所をネットワーク上において他のデジタル機器と共
有する共有手段と、前記識別情報および前記共有手段に
より共有される保管場所のネットワーク上での位置情報
を前記原本文書に対応する電子データに付加して登録す
る登録手段と、前記原本文書の保管状況を管理し、該保
管状況を示す情報を前記識別情報に基づいて取得可能に
管理する管理手段と、前記原本文書の保管状況の取得を
要求する要求手段と、前記要求手段によって要求が発生
した場合に、前記管理手段によって前記原本文書の識別
情報に基づいてその保管状況を取得し、当該要求元に返
答する返答手段とを備える。A document management system according to one embodiment of the present invention for achieving the above object has the following configuration. That is, generating means for generating identification information for identifying an original document to be stored, sharing means for sharing a storage location for storing the original document with another digital device on a network, and the identification information and the sharing means. Registration means for adding and registering the location information of the shared storage location on the network to the electronic data corresponding to the original document, managing the storage status of the original document, and identifying the storage status information by the identification. Management means for managing the information so that it can be obtained based on the information; request means for requesting the acquisition of the storage status of the original document; and when a request is generated by the request means, the identification information of the original document is stored by the management means. Response means for acquiring the storage status based on the request and responding to the request source.
【０００７】また、上記の目的を達成するための本発明
の他の態様による文書管理方法は以下の工程を備える。
すなわち、保管すべき原本文書を識別する識別情報を生
成する生成工程と、前記原本文書を保管する保管場所を
ネットワーク上において他のデジタル機器と共有する共
有工程と、前記識別情報および前記共有工程により共有
される保管場所のネットワーク上での位置情報を前記原
本文書に対応する電子データに付加して登録する登録工
程と、前記原本文書の保管状況を管理し、該保管状況を
示す情報を前記識別情報に基づいて取得可能に管理する
管理工程と、前記原本文書の保管状況の取得を要求する
要求工程と、前記要求工程によって要求が発生した場合
に、前記管理工程によって前記原本文書の識別情報に基
づいてその保管状況を取得し、当該要求元に返答する返
答工程とを備える。A document management method according to another aspect of the present invention for achieving the above object includes the following steps.
That is, a generation step of generating identification information for identifying an original document to be stored, a sharing step of sharing a storage place where the original document is stored with another digital device on a network, and the identification information and the sharing step. A registration step of adding and registering the location information of the shared storage location on the network to the electronic data corresponding to the original document, managing the storage status of the original document, and identifying the information indicating the storage status by the identification. A management step of managing the acquisition of the original document based on the information, a requesting step of requesting acquisition of the storage status of the original document, and when a request is generated by the requesting step, the identification information of the original document is transmitted by the management step. And a response step of acquiring the storage status based on the request and responding to the request source.
【０００８】[0008]
【発明の実施の形態】以下、添付の図面を参照して本発
明の好適な実施形態を説明する。Preferred embodiments of the present invention will be described below with reference to the accompanying drawings.
【０００９】＜第１の実施形態＞本実施形態では、コン
ピュータを中心として、ネットワークにより接続された
デジタル機器間でデジタル化された文書データによる情
報のやり取りが行われる際の文書データと原本文書の保
管を行う構成を説明する。<First Embodiment> In this embodiment, when information is exchanged by digitalized document data between digital devices connected by a network, mainly a computer, the document data and the original document are exchanged. A configuration for performing storage will be described.
【００１０】図１は第１の実施形態による文書管理シス
テムの構成を表わすブロック図である。図１において、
１０１は各デジタル機器間を接続するネットワークであ
る。１０２はデータベースを管理するサーバ、１０３は
電子化文書を保管する文書データベースである。１０４
はプリンタやディスプレイ等を備えた出力部、１０５は
文書データの検索指示や、原本文書の取り出し要求等を
行うクライアントである。１０６はスキャナ等の画像入
力部、１０７はネットワーク上のデータの特定方法であ
るＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）を原本文書
に添付するＵＲＩ添付部、１０８は画像入力部１０６に
よって得られた原本文書の入力画像から電子化文書を作
成する電子化文書作成部である。１０９は物理的保管場
所をネットワーク上で共有させるためのサーバ、１１０
は保管場所に原本文書が保管されているか否かのチェッ
クや所定の保管場所への搬送などを制御する保管場所制
御部、１１１はネットワーク上で特定できる物理的保管
場所、１１２はネットワーク上で特定できるデータとし
て扱う原本文書である。FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of the document management system according to the first embodiment. In FIG.
Reference numeral 101 denotes a network that connects digital devices. Reference numeral 102 denotes a server that manages a database, and 103 denotes a document database that stores digitized documents. 104
Reference numeral 105 denotes an output unit including a printer, a display, and the like. Reference numeral 105 denotes a client that issues a document data search instruction, an original document extraction request, and the like. 106, an image input unit such as a scanner; 107, a URI attachment unit for attaching a URI (Uniform Resource Identifier), which is a method for specifying data on a network, to the original document; 108, input of the original document obtained by the image input unit 106 An electronic document creation unit that creates an electronic document from an image. A server 109 for sharing a physical storage location on a network; 110
Is a storage location control unit that controls whether or not the original document is stored in the storage location and transports the document to a predetermined storage location, 111 is a physical storage location that can be specified on the network, and 112 is a physical storage location that can be specified on the network This is the original document that is handled as possible data.
【００１１】次に処理の流れについて図２、図３、図
４、図５のフローチャートにしたがって説明する。Next, the flow of processing will be described with reference to the flowcharts of FIGS. 2, 3, 4, and 5.
【００１２】まず、画像入力部１０６より文書画像を入
力する（ステップＳ２０１）。次に、電子化文書作成部
１０８において、入力した文書画像をもとに電子化文書
データを作成する（ステップＳ２０２）。図３は、電子
化文書作成処理の手順の一例を説明するフローチャート
である。図３を用いて電子化文書データの作成処理の例
を説明する。本例では、ステップＳ３０１で、画像入力
部１０６より得られた画像に対してＯＣＲ処理（文字認
識処理）を行い、文字コードを抽出する。そして、さら
にステップＳ３０２において、ＯＣＲの処理結果を用い
てＸＭＬデータを生成し、それを電子化文書データとし
ている。First, a document image is input from the image input unit 106 (step S201). Next, the digitized document creation unit 108 creates digitized document data based on the input document image (step S202). FIG. 3 is a flowchart illustrating an example of a procedure of the digitized document creation process. An example of a process of creating digitized document data will be described with reference to FIG. In this example, in step S301, an OCR process (character recognition process) is performed on the image obtained from the image input unit 106 to extract a character code. Then, in step S302, XML data is generated using the processing result of the OCR, and the generated XML data is used as digitized document data.
【００１３】以上のようにして電子化文書データが作成
されると、次にステップＳ２０３（図２）において文書
保管処理を行う。図４は文書保管処理の一例を説明する
フローチャートである。When the digitized document data is created as described above, a document storage process is performed in step S203 (FIG. 2). FIG. 4 is a flowchart illustrating an example of the document storage process.
【００１４】本例では、まず、保管場所制御部１１０に
よって原本文書保管場所決定処理（Ｓ４０１）を行い、
原本文書の保管揚所を選択し決定する。ここでは、例え
ば保管場所（キャビネット等の、原本文書の物理的な保
管場所）の一覧を表示し、オペレータが当該原本文書の
保管先として適切と思われるものを選択することにより
行う。なお、保管場所一覧は、そのデータがサーバ１０
９に保持されているものとする。In this example, first, the storage location control unit 110 performs an original document storage location determination process (S401).
Select and determine the repository for the original document. Here, for example, a list of storage locations (physical storage locations of original documents such as cabinets) is displayed, and the operator selects a storage location that is deemed appropriate as the storage location of the original documents. In the storage location list, the data is stored in the server 10.
9.
【００１５】次に、そのステップＳ４０１で決定された
原本文書保管場所をＵＲＩに変換する（ステップＳ４０
２）。例えば、サーバ「Ａ」の「引き出し２」に「書類
１００１」を保管するのであれば、ＵＲＩは、ＵＲＮ(U
niform Resource Name)で、ＵＲＮ：”識別子”：”Ｉ
Ｄ文字列”（例えばURN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01
001）などのように表記する。次に、先に作成した電子
化文書データに、上記ＵＲＩを付加し、これをサーバ１
０２により文書データベース１０３に登録する（ステッ
プＳ４０３）。なお、ここで、識別子はその後に続く番
号や文字列の意味を決めるために用いられる。すなわ
ち、この例の場合、識別子「E-HIKIDASI」は、「その後
に続くのは、「固有の保管場所と文書識別の文字列」で
ある」ということを意味付けるために用いられている
（例えば、３３７４という数字列があった場合、それ自
体ではその意味は定まらないが、識別子が「TEL」なら
ばその番号は内線電話番号となり、「所属」であれば所
属部署IDとなる）。なお、その識別子そのものがどうい
う意味を持っているか（どのような分野のものでその後
のデータが何を表すか）といった管理が別途必要となる
が、本実施形態では、サーバ１０９がそれを管理してい
る。Next, the original document storage location determined in step S401 is converted into a URI (step S40).
2). For example, if “document 1001” is stored in “drawer 2” of server “A”, URI is URI (URN (U
niform Resource Name), URN: "identifier": "I
D character string "(for example, URN: E-HIKIDASI: ID-1999-00A-02-01
001). Next, the above-mentioned URI is added to the digitized document data created earlier, and this is added to the server 1.
02 in the document database 103 (step S403). Here, the identifier is used to determine the meaning of the number or character string that follows. That is, in this example, the identifier "E-HIKIDASI" is used to mean that "following is a" character string of the unique storage location and document identification "(for example, , 3374, the meaning is not determined by itself, but if the identifier is “TEL”, the number becomes an extension telephone number, and if “belonging”, it becomes the department ID. Note that it is necessary to separately manage the meaning of the identifier itself (in what field the subsequent data represents), but in the present embodiment, the server 109 manages the identifier. ing.
【００１６】また、ＵＲＩ添付部１０７において、原本
文書に上記ＵＲＩを添付する（Ｓ４０４）。添付の方法
は、原本への直接印刷、原本を入れた封筒に印刷、原本
にＵＲＩシール付加等がある。次に原本文書を先に定め
た所定の保管場所へ保管する（ステップＳ４０５）。保
管方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータによる
運搬等がある。なお、原本の添付されるＵＲＩシールに
は、ＵＲＮが印刷されるものとする。ＵＲＩは現状、Ｕ
ＲＬとＵＲＮから成り立っている規格である。ＵＲＬは
Ｗｅｂ上の物理的な位置の指定に用いられるものであ
り、ＵＲＮは固有の名前によるデータの指定に用いられ
る。ここでは、ＵＲＮで原本文書そのものを指定し、Ｕ
ＲＬでその原本文書の保管場所を指定することを意図し
ている。The URI attaching section 107 attaches the URI to the original document (S404). The attached method includes direct printing on the original, printing on an envelope containing the original, and adding a URI seal to the original. Next, the original document is stored in a predetermined storage location determined in advance (step S405). As a storage method, there are a method of automatically carrying, a method of carrying by an operator, and the like. The URI is printed on the URI sticker attached to the original. URI is currently U
This is a standard consisting of RL and URN. The URL is used to specify a physical location on the Web, and the URN is used to specify data by a unique name. Here, the original document itself is designated by URN,
It is intended that the RL specify the location of the original document.
【００１７】以上のようにして、原本文書には、自身を
特定するＩＤとその保管場所を示す内容が添付され、対
応する保管場所に保管されることになる。As described above, the original document is attached with the ID for identifying itself and the contents indicating the storage location, and is stored in the corresponding storage location.
【００１８】また、保管した文書データおよび原本文書
の出力（取り出し）について、図５に従い説明する。The output (retrieval) of the stored document data and the original document will be described with reference to FIG.
【００１９】まず、クライアント１０６において、文書
データベース１０３を検索する（ステップＳ５０１）。
検索については、あらかじめ保管する際に付加したキー
ワードに対して行う等の方法が挙げられる。検索方法は
ここでは問わない。検索文書データがあったならば、検
索された文書の電子化文書データを文書データベース１
０３より取得し、クライアント１０３側のディスプレイ
等の出力部１０４にその内容を出力表示する（ステップ
Ｓ５０３）。First, the client 106 searches the document database 103 (step S501).
For the search, there is a method of, for example, performing a search on a keyword added at the time of storage. The search method does not matter here. If the search document data exists, the digitized document data of the searched document is stored in the document database 1.
03, and outputs and displays the content on the output unit 104 such as a display of the client 103 (step S503).
【００２０】この時、クライアントからサーバ１０９に
対して保管場所表示を要求する（ステップＳ５０４）。
その際に、検索された文書に付与されたＵＲＩ（例え
ば、URN:E-HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は、「保
管場所表示スクリプト」ＵＲＬ(UniformResource Locat
or)に変換される。例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/
“保管場所表示スクリプト”のように表記し、xxxxには
サーバＡのＩＰアドレス等、yyyyには“引き出し”のコ
ンピュータ管理上のディレクトリ名等、zzzzには“書
類”のコンピュータ管理上のファイル名等に、それぞれ
変換される。クライアントはそのＵＲＬをサーバに要求
することによって、保管場所表示要求のスクリプトをサ
ーバに起動させる。このとき、スクリプトの例としては
ＣＧＩ(CommonGateway Interface)を用いる等の方法が
ある。At this time, the client requests the server 109 to display the storage location (step S504).
At this time, the URI (for example, URN: E-HIKIDASI: ID-1999-00A-02-01001) assigned to the retrieved document is the URL of the “storage location display script” URL (Uniform Resource Locat).
or). For example, HTTP: // xxxx / yyyy / zzzz /
Expressed as “storage location display script”, xxxx is the IP address of server A, yyyy is the computer-managed directory name of “drawer”, and zzzz is the computer-managed file name of “document” And so on. The client requests the URL from the server, thereby causing the server to start the storage location display request script. At this time, as an example of the script, there is a method of using a CGI (Common Gateway Interface).
【００２１】本実施形態の場合は電子化文書を登録する
データベースが「変換用のテーブル」ということにな
る。本例の場合、原本文書を保管した場所をサーバが管
理する仮想的なディレクトリとして扱うことによって、
その保管場所自体がＵＲＬとなることを想定している。
すなわち、データベースには電子化文書を登録する際
に、原本文書のＵＲＮ（何を）とＵＲＬ（どこに）をあ
わせて登録するので、原本の検索をした結果、電子化文
書に付加されているＵＲＮ（何を）が判明すると同時
に、その保管場所であるＵＲＬ（どこに）も判明するこ
とになる。さらにそのＵＲＬに各種スクリプトを付加す
ることによって、サーバ１０９に対し、ネットワークを
通じてその電子化文書ならびに原本を管理させている。In the case of the present embodiment, the database for registering the digitized document is a "conversion table". In this example, by treating the place where the original document is stored as a virtual directory managed by the server,
It is assumed that the storage location itself becomes a URL.
That is, when registering the digitized document in the database, the URN (what) and the URL (where) of the original document are registered together. Therefore, as a result of searching the original document, the URN added to the digitized document is obtained. At the same time as (what) is known, the URL (where) of the storage location is also known. Further, by adding various scripts to the URL, the server 109 manages the digitized document and the original through a network.
【００２２】次に、サーバ１０９は、クライアント１０
５から受け取ったＵＲＬから、そのスクリプトの処理を
判断し、スクリプトを起動する（ここでは保管場所表示
処理）。Next, the server 109 communicates with the client 10
5, the processing of the script is determined from the URL received, and the script is activated (here, storage location display processing).
【００２３】保管場所表示処理スクリプトは保管場所表
示要求の結果を出力し、サーバ１０９がこれをＨＴＭＬ
ファイルとしてクライアント１０５に返し、クライアン
ト１０６側で出力表示する（ステップＳ５０５）。例え
ば、 「保管場所： “キャビネットＡ”／“引き出し２”／
“書類１００１”」 「保管状況： 保管中」 のように表示される。なお、上記の例ではＨＴＭＬファ
イルをクライアントのブラウザに表示させているが、表
示方法やＭＩＭＥタイプは上記に限られるものではな
い。また、保管場所制御部１１０は上記保管状況を通知
するために、各原本文書について保管状況を保持したテ
ーブルを有する。The storage location display processing script outputs the result of the storage location display request, and the server 109 outputs this result in HTML.
The file is returned to the client 105 and output and displayed on the client 106 side (step S505). For example, "Storage location:" Cabinet A "/" Drawer 2 "/
“Document 1001” ”,“ Storage status: In storage ”is displayed. Although the HTML file is displayed on the client browser in the above example, the display method and the MIME type are not limited to the above. Further, the storage location control unit 110 has a table holding the storage status of each original document in order to notify the storage status.
【００２４】次に、その文書データの原本文書を取り出
すか否かを決定する（ステップＳ５０６）。原本文書を
取り出すのであれば、クライアント１０５からサーバ１
０９に対して原本取り出しを要求する（ステップＳ５０
７）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HIKIDASI:ID-
1999-00A-02-01001）は「取り出し要求スクリプト」Ｕ
ＲＬ(UniformResource Locator)に変換され、クライア
ントはそのＵＲＬをサーバに要求することによって、原
本取り出し要求のスクリプトをサーバに起動させる。Next, it is determined whether or not to retrieve the original document of the document data (step S506). If the original document is to be retrieved, the client 105 sends the server 1
09 is requested to retrieve the original (step S50).
7). At that time, URI (for example, URN: E-HIKIDASI: ID-
1999-00A-02-01001) is "Retrieval request script" U
The URL is converted into an RL (Uniform Resource Locator), and the client requests the URL from the server, thereby causing the server to start the script of the original retrieval request.
【００２５】なお、変換されたＵＲＬにおいては、例え
ば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“取り出し要求スクリプ
ト”のように表記され、xxxxにはサーバＡのＩＰアドレ
ス等、yyyyには“引き出し”のコンピュータ管理上のデ
ィレクトリ名等、zzzzには“書類”のコンピュータ管理
上のファイル名等にそれぞれ変換される。The converted URL is expressed as, for example, HTTP: // xxxx / yyyy / zzzz / “extraction request script”, xxxx is the IP address of the server A, and yyyy is “extraction”. Is converted into a computer-managed file name of “document” and the like, respectively.
【００２６】サーバ１０９は受け取ったＵＲＬから、そ
のスクリプトの処理を判断し、原本取り出しスクリプト
を起動する。原本取り出しスクリプトは取り出し要求の
結果を出力し、サーバ１０９がこれをクライアント１０
５に返し、クライアント１０５側で出力表示する（ステ
ップＳ５０８）。この場合、例えば、 「取り出し…許可」 のように表示される。The server 109 determines the processing of the script from the received URL and activates the script for extracting the original. The original retrieval script outputs the result of the retrieval request, and the server 109 transmits the result to the client 10.
5 and output and displayed on the client 105 side (step S508). In this case, for example, the message is displayed as “Removal ... Permitted”.
【００２７】ここで要求が許可されたならば、原本文書
取り出し処理を行う（ステップＳ５０９、Ｓ５１０）。
取り出し方法は、自動的に搬送する方法や、オペレータ
による運搬等がある。If the request is permitted, an original document retrieval process is performed (steps S509 and S510).
The take-out method includes a method of automatically carrying and a method of carrying by an operator.
【００２８】また、要求された原本文書が、すでに他の
オペレータによって取り出されている場合には、（ステ
ップＳ５０８）において不許可の結果が表示される。他
のオペレータに取り出されたか否かは、原本文書が自動
搬送されるシステム場合はその搬送結果を保持すればよ
いし、オペレータが取り出すシステムの場合は原本文書
を取り出した旨をサーバ１０９に通知するようオペレー
タが操作することになる。If the requested original document has already been retrieved by another operator, a rejection result is displayed in step S508. Whether or not the original document has been taken out may be held in the case of a system in which the original document is automatically conveyed, or the system 109 may notify the server 109 that the original document has been taken out in the case of a system in which the operator takes out the original document. Will be operated by the operator.
【００２９】以上説明したように、上記実施形態によれ
ば、 ネットワーク上で物理的な保管場所や原本文書の管
理、 原本文書紛失のリスクの削減、 原本文書の管理の自動化 等が図れる効果がある。As described above, according to the above-described embodiment, there are effects such as management of physical storage locations and original documents on a network, reduction of risk of loss of original documents, automation of management of original documents, and the like. .
【００３０】＜第２の実施形態＞また、要求された原本
文書が、すでに他のオペレータによって取り出され、原
本保管場所表示の際に、「出庫中」などと表示された場
合に、その原本文書が返却された際にサーバ１０９から
クライアント１０５に通知するように要求を出すことも
可能である。第２の実施形態ではこの場合の処理を説明
する。<Second Embodiment> Further, if the requested original document is already taken out by another operator and is displayed as "out of stock" at the time of displaying the original storage location, the original document is displayed. It is also possible to issue a request to notify the client 105 from the server 109 when is returned. In the second embodiment, processing in this case will be described.
【００３１】図６は第２の実施形態による原本文書保管
処理の流れを説明するフローチャートである。FIG. 6 is a flowchart illustrating the flow of an original document storage process according to the second embodiment.
【００３２】まず、クライアント１０５において文書デ
ータを検索後、ＵＲＩを基に、クライアント側に原本文
書の保管場所が表示される（ステップＳ６０１）。な
お、ここでは上述したステップＳ５０１〜Ｓ５０３の処
理を省略して説明している。First, after searching the document data in the client 105, the storage location of the original document is displayed on the client side based on the URI (step S601). Here, the processing in steps S501 to S503 described above is omitted.
【００３３】保管場所の表示は、例えば、「保管場所…
“キャビネットＡ”／“引き出し２”／“書類１００
１”」、「保管状況…出庫中」のように表示される。The display of the storage location is, for example, "Storage location ...
"Cabinet A" / "Drawer 2" / "Document 100"
1 "", "storage status... Out of stock".
【００３４】次に、その文書データの原本が出庫中であ
る場合であれば、クライアント１０５からサーバ１０９
に対して返却通知を要求する（ステップＳ６０２、ステ
ップＳ６０３）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-HI
KIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「返却通知スクリプ
ト」ＵＲＬ(Uniform ResourceLocator)に変換される。
これは、例えば、HTTP://xxxx/yyyy/zzzz/“返却通知ス
クリプト”のように表記し、xxxxはサーバＡのＩＰアド
レス等、yyyyは“引き出し”のコンピュータ管理上のデ
ィレクトリ名等、zzzzは“書類”のコンピュータ管理上
のファイル名等に、それぞれ変換して解釈する。クライ
アント１０５はそのＵＲＬをサーバに要求することによ
って、返却通知要求スクリプトをサーバに起動させる。Next, if the original of the document data is being delivered, the client 105 sends the document to the server 109.
(Step S602, step S603). At that time, URI (for example, URN: E-HI
KIDASI: ID-1999-00A-02-01001) is converted into a “return notification script” URL (Uniform ResourceLocator).
This is expressed as, for example, HTTP: // xxxx / yyyy / zzzz / “return notification script”, where xxxx is the IP address of server A, yyyy is the computer management directory name of “drawer”, and zzzz Is converted into a computer-managed file name of the “document” and interpreted. The client 105 requests the URL from the server, thereby causing the server to activate the return notification request script.
【００３５】次に、サーバ１０９は受け取ったＵＲＬか
ら、そのスクリプトの処理を判断し、スクリプトを起動
する（ここでは返却通知スクリプトが起動される）。そ
して、保管場所制御部１１０によってその原本が返却さ
れたかどうかを監視し（ステップＳ６０４）、返却され
たならば、サーバ１０９が返却通知出力をクライアント
１０５に返し、返却された旨をクライアント１０５側で
出力表示する（ステップＳ６０６）。この場合、例え
ば、「書類１００１が返却されました。」のように表示
される。Next, the server 109 determines the processing of the script from the received URL and starts the script (here, the return notification script is started). The storage location control unit 110 monitors whether the original is returned (step S604). If the original is returned, the server 109 returns a return notification output to the client 105, and the client 105 notifies the client 105 of the return. An output is displayed (step S606). In this case, for example, a message such as "Document 1001 has been returned."
【００３６】ステップＳ６０２で原本文書が保管中であ
った場合、或いはステップＳ６０６で原本文書の返却通
知を行った場合、処理はステップＳ６０７へ進む。ステ
ップＳ６０７以降の処理は、第１の実施形態で説明した
ステップＳ５０６以降の処理と同様であるが、一応説明
を行う。If the original document is being stored in step S602, or if a return notification of the original document has been issued in step S606, the process proceeds to step S607. The processing after step S607 is the same as the processing after step S506 described in the first embodiment, but will be briefly described.
【００３７】まず、保管中であった原本文書或いは返却
された原本文書を取り出すか否かを決定する（ステップ
Ｓ６０７）。取り出すのであれば、クライアント１０５
から原本取り出しをサーバ１０９に対して要求する（ス
テップＳ６０８）。その際に、ＵＲＩ（例えば、URN:E-
HIKIDASI:ID-1999-00A-02-01001）は「取り出し要求ス
クリプト」ＵＲＬ(UniformResource Locator)に変換さ
れる。これは、例えば、HTTP//xxxx/yyyy/zzzz/“取り
出し要求スクリプト”のように表記され、xxxxはサーバ
ＡのＩＰアドレス等、yyyyは“引き出し”のコンピュー
タ管理上のディレクトリ名等、zzzzは“書類”のコンピ
ュータ管理上のファイル名等に、それぞれ変換され解釈
される。クライアント１０５はそのＵＲＬをサーバ１０
９に要求することによって、原本取り出し要求スクリプ
トをサーバに起動させる。First, it is determined whether to retrieve the original document that has been kept or the returned original document (step S607). If it is to be taken out, the client 105
Requests the server 109 to retrieve the original (step S608). At that time, URI (for example, URN: E-
HIKIDASI: ID-1999-00A-02-01001) is converted into a “retrieval request script” URL (Uniform Resource Locator). This is expressed as, for example, HTTP // xxxx / yyyy / zzzz / “extraction request script”, xxxx is the IP address of the server A, yyyy is the computer management directory name of “drawer”, and zzzz is the These are converted and interpreted into computer-managed file names of “documents”. The client 105 stores the URL in the server 10
9, the server starts the original retrieval request script.
【００３８】次に、サーバは受け取ったＵＲＬから、そ
のスクリプトの処理を判斬判断し、スクリプトを起動す
る（ここでは原本取り出しスクリプトが起動される）。
スクリプトは取り出し要求の結果を出力し、サーバ１０
９がこれをクライアント１０５に返し、クライアント１
０９側で出力表示する（ステップＳ６０９）。例えば、
「取り出し…許可」のように表示される。そして、ここ
で要求が許可されたならば、原本取り出し処理を行う
（ステップＳ６１１）。なお、取り出し方法は、自動的
に搬送する方法や、オペレータによる運搬等がある。Next, the server judges the processing of the script from the received URL, and activates the script (here, the original retrieval script is activated).
The script outputs the result of the retrieval request and the server 10
9 returns this to client 105, and client 1
The output is displayed on the 09 side (step S609). For example,
It is displayed as "Removal ... Allow". Then, if the request is permitted, an original retrieval process is performed (step S611). In addition, as a removal method, there are a method of automatically carrying, a method of carrying by an operator, and the like.
【００３９】以上のように第２の実施形態によれば、第
１の実施形態による効果に加えて、取り出し中の原本文
書が返却されたか否かを監視し、返却されたことをクラ
イアントに通知することが可能となる。As described above, according to the second embodiment, in addition to the effect of the first embodiment, it is monitored whether or not the original document being taken out is returned, and the client is notified of the return. It is possible to do.
【００４０】なお、本発明は、複数の機器（例えばホス
トコンピュータ、インタフェイス機器、リーダ、プリン
タなど）から構成されるシステムに適用しても、一つの
機器からなる装置（例えば、複写機、ファクシミリ装置
など）に適用してもよい。The present invention can be applied to a system including a plurality of devices (for example, a host computer, an interface device, a reader, a printer, etc.), and can be applied to a single device (for example, a copier, a facsimile). Device).
【００４１】また、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体（または記録媒体）を、システムあるい
は装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュ
ータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納された
プログラムコードを読み出し実行することによっても、
達成されることは言うまでもない。この場合、記憶媒体
から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施
形態の機能を実現することになり、そのプログラムコー
ドを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実
行することにより、前述した実施形態の機能が実現され
るだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、
コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステ
ム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、
その処理によって前述した実施形態の機能が実現される
場合も含まれることは言うまでもない。Another object of the present invention is to supply a storage medium (or a recording medium) recording software program codes for realizing the functions of the above-described embodiments to a system or an apparatus, and to provide a computer (a computer) of the system or the apparatus. Or CPU and MPU) read and execute the program code stored in the storage medium,
Needless to say, this is achieved. In this case, the program code itself read from the storage medium implements the functions of the above-described embodiment, and the storage medium storing the program code constitutes the present invention.
In addition, by executing the program code read by the computer, not only the functions of the above-described embodiments are realized, but also based on the instructions of the program code,
The operating system (OS) running on the computer performs part or all of the actual processing,
It goes without saying that a case where the function of the above-described embodiment is realized by the processing is also included.
【００４２】さらに、記憶媒体から読み出されたプログ
ラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カー
ドやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わ
るメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示
に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備
わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、
その処理によって前述した実施形態の機能が実現される
場合も含まれることは言うまでもない。Further, after the program code read from the storage medium is written into the memory provided in the function expansion card inserted into the computer or the function expansion unit connected to the computer, the program code is read based on the instruction of the program code. , The CPU provided in the function expansion card or the function expansion unit performs part or all of the actual processing,
It goes without saying that a case where the function of the above-described embodiment is realized by the processing is also included.
【００４３】[0043]
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ネットワーク上において、原本文書と電子化文書との統
合管理を合理的に行うことが可能となる。As described above, according to the present invention,
Integrated management of original documents and digitized documents can be rationally performed on a network.
【図１】第１の実施形態による文書管理システムの構成
を表わすブロック図である。FIG. 1 is a block diagram illustrating a configuration of a document management system according to a first embodiment.
【図２】第１の実施形態の画像入力処理から文書保管処
理までのフローチャートである。FIG. 2 is a flowchart from an image input process to a document storage process according to the first embodiment.
【図３】電子化文書作成処理の手順の一例を説明するフ
ローチャートである。FIG. 3 is a flowchart illustrating an example of a procedure of a digitized document creation process.
【図４】文書保管処理の一例を説明するフローチャート
である。FIG. 4 is a flowchart illustrating an example of a document storage process.
【図５】第１の実施形態の原本文書取り出し処理の例を
示すフローチャートである。FIG. 5 is a flowchart illustrating an example of an original document retrieval process according to the first embodiment;
【図６】第２の実施形態による原本文書保管処理の流れ
を説明するフローチャートである。FIG. 6 is a flowchart illustrating a flow of an original document storage process according to a second embodiment.
Claims (15)
を生成する生成手段と、 前記原本文書を保管する保管場所をネットワーク上にお
いて他のデジタル機器と共有する共有手段と、 前記識別情報および前記共有手段により共有される保管
場所のネットワーク上での位置情報を前記原本文書に対
応する電子データに付加して登録する登録手段と、 前記原本文書の保管状況を管理し、該保管状況を示す情
報を前記識別情報に基づいて取得可能に管理する管理手
段と、 前記原本文書の保管状況の取得を要求する要求手段と、 前記要求手段によって要求が発生した場合に、前記管理
手段によって前記原本文書の識別情報に基づいてその保
管状況を取得し、当該要求元に返答する返答手段とを備
えることを特徴とする文書管理システム。A generating means for generating identification information for identifying an original document to be stored; a sharing means for sharing a storage location for storing the original document with another digital device on a network; Registration means for adding and registering the location information on the network of the storage location shared by the sharing means to the electronic data corresponding to the original document, and information for managing the storage status of the original document and indicating the storage status A management unit that manages acquisition of the original document based on the identification information, a request unit that requests acquisition of the storage status of the original document, and when a request is generated by the request unit, the management unit A document management system comprising: a response unit that acquires a storage status based on identification information and responds to the request source.
ワーク上での固有の名前を意味するURN（Uniform Resou
rce Name）で構成され、前記共有手段により共有される
保管場所のネットワーク上での位置情報がURL(Uniform
Resource Locator)で保管場所を示す情報を含んで構成
されることを特徴とする請求項１に記載の文書管理シス
テム。2. The method according to claim 1, wherein the identification information is a URN (Uniform Resou ble) that indicates a unique name of the original document on a network.
rce Name), and the location information on the network of the storage location shared by the sharing means is a URL (Uniform
2. The document management system according to claim 1, wherein the document management system is configured to include information indicating a storage location in a resource locator.
て、保管場所のネットワーク上での位置情報（URL）か
ら、さらに要求内容に応じたスクリプトを起動させるた
めのＵＲＬを生成し、 前記返答手段は、前記ＵＲＬに基づいて対応するスクリ
プトを起動して前記保管状況を取得し、これを用いて当
該要求元への返答を行うことを特徴とする請求項１に記
載の文書管理システム。3. The request means generates a URL for starting a script corresponding to the request content from the location information (URL) of the storage location on the network based on the identification information, 2. The document management system according to claim 1, wherein the means activates a corresponding script based on the URL, acquires the storage status, and uses the obtained status to respond to the request source.
求が前記原本文書の保管場所の表示要求であった場合
に、前記原本文書の保管場所と当該文書の存否を前記保
管状況として取得することを特徴とする請求項１に記載
の文書管理システム。4. When the request by the requesting unit is a display request of a storage location of the original document, the reply unit acquires the storage location of the original document and the presence or absence of the document as the storage status. The document management system according to claim 1, wherein:
求が前記原本文書の取り出し要求であった場合に、前記
原本文書が既に取り出されているかどうかを前記保管状
況を示す情報から取得し、前記要求元に取り出しの可否
を通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理
システム。5. The reply means, if the request by the request means is a request to retrieve the original document, acquires from the information indicating the storage status whether the original document has already been retrieved, 2. The document management system according to claim 1, wherein the request source is notified of whether or not the document can be taken out.
求が前記原本文書の保管場所への返却通知であった場合
に、前記原本文書が返却されたか否かを前記保管状況を
示す情報に基づいて判断し、該原本文書の返却を前記要
求元に通知することを特徴とする請求項１に記載の文書
管理システム。6. The reply means, when the request by the request means is a return notification to the storage location of the original document, determines whether or not the original document has been returned based on the information indicating the storage status. 2. The document management system according to claim 1, wherein the determination is made and the request source is notified of the return of the original document.
求が前記原本文書の取り出し要求であった場合に、前記
原本文書が既に取り出されているかどうかを前記保管状
況を示す情報から取得して前記要求元に取り出しの可否
を通知し、 前記要求手段は、更に、前記返答手段からの通知が取り
出し不可であった場合に、当該原本文書の保管場所への
返却通知を要求し、 前記返答手段は、更に前記要求手段による要求が前記原
本文書の保管場所への返却通知であった場合に、前記原
本文書が返却されたか否かを前記保管状況を示す情報に
基づいて判断し、該原本文書の返却を前記要求元に通知
することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システ
ム。7. The reply means, when the request by the request means is a request to retrieve the original document, obtains from the information indicating the storage status whether or not the original document has already been retrieved, and Notifying the request source whether or not the retrieval is possible, and the requesting unit further requests a return notification to the storage location of the original document when the notification from the replying unit is not retrievable, Further, when the request by the request unit is a notification of return to the storage location of the original document, it is determined whether or not the original document has been returned based on the information indicating the storage status, and 2. The document management system according to claim 1, wherein the return is notified to the request source.
を生成する生成工程と、 前記原本文書を保管する保管場所をネットワーク上にお
いて他のデジタル機器と共有する共有工程と、 前記識別情報および前記共有工程により共有される保管
場所のネットワーク上での位置情報を前記原本文書に対
応する電子データに付加して登録する登録工程と、 前記原本文書の保管状況を管理し、該保管状況を示す情
報を前記識別情報に基づいて取得可能に管理する管理工
程と、 前記原本文書の保管状況の取得を要求する要求工程と、 前記要求工程によって要求が発生した場合に、前記管理
工程によって前記原本文書の識別情報に基づいてその保
管状況を取得し、当該要求元に返答する返答工程とを備
えることを特徴とする文書管理方法。8. A generating step of generating identification information for identifying an original document to be stored, a sharing step of sharing a storage location for storing the original document with another digital device on a network, A registration step of adding the location information on the network of the storage location shared by the sharing step to the electronic data corresponding to the original document and registering the information; managing a storage status of the original document; and information indicating the storage status. A management step of managing the acquisition of the original document based on the identification information, a requesting step of requesting the acquisition of the storage status of the original document, and, when a request is generated by the requesting step, the management step A response process of acquiring the storage status based on the identification information and responding to the request source.
有の名前を意味するURN（UniformResource Name）で構
成され、前記共有手段により共有される保管場所のネッ
トワーク上での位置情報がURL(Uniform ResourceLocato
r)で前記原本文書の保管場所を示す情報を含んで構成さ
れることを特徴とする請求項８に記載の文書管理方法。9. The identification information is composed of a URN (Uniform Resource Name) meaning a unique name on the network, and the location information on the network of the storage location shared by the sharing means is a URL (Uniform Resource Locator).
9. The document management method according to claim 8, wherein r) includes information indicating a storage location of the original document.
いて、保管場所のネットワーク上での位置情報（URL）
から、さらに要求内容に応じたスクリプトを起動させる
ためのＵＲＬを生成し、 前記返答工程は、前記ＵＲＬに基づいて対応するスクリ
プトを起動して前記保管状況を取得し、これを用いて当
該要求元への返答を行うことを特徴とする請求項８に記
載の文書管理方法。10. The requesting step includes, based on the identification information, positional information (URL) of a storage location on a network.
And generating a URL for activating a script according to the content of the request, and in the replying step, activating a corresponding script based on the URL to acquire the storage status, and using this, the request source is used. 9. The document management method according to claim 8, wherein a response is made to the document.
要求が前記原本文書の保管場所の表示要求であった場合
に、前記原本文書の保管場所と当該文書の存否を前記保
管状況として取得することを特徴とする請求項８に記載
の文書管理方法。11. The method according to claim 1, wherein, in the case where the request in the requesting step is a display request of a storage location of the original document, acquiring the storage location of the original document and the existence of the document as the storage status. The document management method according to claim 8, wherein:
要求が前記原本文書の取り出し要求であった場合に、前
記原本文書が既に取り出されているかどうかを前記保管
状況を示す情報から取得し、前記要求元に取り出しの可
否を通知することを特徴とする請求項８に記載の文書管
理方法。12. The method according to claim 11, wherein, if the request in the requesting step is a request to retrieve the original document, the response step acquires from the information indicating the storage status whether the original document has already been retrieved, 9. The document management method according to claim 8, wherein the request source is notified of whether or not the document can be taken out.
要求が前記原本文書の保管場所への返却通知であった場
合に、前記原本文書が返却されたか否かを前記保管状況
を示す情報に基づいて判断し、該原本文書の返却を前記
要求元に通知することを特徴とする請求項８に記載の文
書管理方法。13. The response step according to claim 1, wherein, when the request in the request step is a return notification to a storage location of the original document, whether the original document has been returned is determined based on the information indicating the storage status. 9. The document management method according to claim 8, wherein the request source is notified of the return of the original document.
要求が前記原本文書の取り出し要求であった場合に、前
記原本文書が既に取り出されているかどうかを前記保管
状況を示す情報から取得して前記要求元に取り出しの可
否を通知し、 前記要求工程は、更に、前記返答工程からの通知が取り
出し不可であった場合に、当該原本文書の保管場所への
返却通知を要求し、 前記返答工程は、更に前記要求工程による要求が前記原
本文書の保管場所への返却通知であった場合に、前記原
本文書が返却されたか否かを前記保管状況を示す情報に
基づいて判断し、該原本文書の返却を前記要求元に通知
することを特徴とする請求項８に記載の文書管理方法。14. The method according to claim 1, wherein, if the request in the requesting step is a request to retrieve the original document, the response step acquires from the information indicating the storage status whether the original document has already been retrieved. Notifying the request source of the possibility of removal, the requesting step further requests a return notification to the storage location of the original document when the notification from the response step cannot be taken out, the response step includes: Further, when the request in the requesting step is a return notification to the storage location of the original document, it is determined whether or not the original document has been returned based on the information indicating the storage status, and 9. The document management method according to claim 8, wherein the return is notified to the request source.
文書管理方法をコンピュータによって実現するための制
御プログラムを格納することを特徴とする記憶媒体。15. A storage medium storing a control program for implementing the document management method according to claim 8 by a computer.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000245139A JP2002055976A (en) | 2000-08-11 | 2000-08-11 | System and method for document management |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000245139A JP2002055976A (en) | 2000-08-11 | 2000-08-11 | System and method for document management |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002055976A true JP2002055976A (en) | 2002-02-20 |
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ID=18735714
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2000245139A Withdrawn JP2002055976A (en) | 2000-08-11 | 2000-08-11 | System and method for document management |
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| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002055976A (en) |
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2008546068A (en) * | 2005-05-27 | 2008-12-18 | アンリ，トーマス | Apparatus and method that allow a user to manage multiple objects, especially paper documents |
-
2000
- 2000-08-11 JP JP2000245139A patent/JP2002055976A/en not_active Withdrawn
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2008546068A (en) * | 2005-05-27 | 2008-12-18 | アンリ，トーマス | Apparatus and method that allow a user to manage multiple objects, especially paper documents |
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