JP2002041548A - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法および記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 入力されたデータのアクセス権をユーザがあ
らためて付加する手間を省いた文書管理装置を提供す
る。 【解決手段】 本発明の文書管理装置は、文書データを
入力する入力手段１０と、文書データを保持する記憶手
段５０と、前記入力手段１０で入力した文書データを前
記記憶手段５０へ登録する登録手段２０と、を備え、前
記記憶手段５０は、予めアクセス権を設定されるととも
に、この記憶手段５０に登録された文書データにもアク
セス権を設定されており、前記登録手段２０は、前記入
力手段１０で入力した文書データを登録する際、前記記
憶手段５０に設定されているアクセス権をこの文書デー
タのアクセス権として設定するようにした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置、文
書管理システム、文書管理方法および記録媒体に関し、
特に、入力または受信したデータを記憶装置へ格納する
ときのアクセス権の設定に関する技術である。

【０００２】

【従来の技術】文書データを電子的に配信する方法とし
ては、電子メールで行う方法や、複写機、ＦＡＸ、スキ
ャナ、複合機等で読み取ったイメージをそれらの装置の
接続しているネットワークを介して送信する方法や、コ
ンピュータに保持された文書ファイルを電子メールや掲
示板等を使って配信する方法がある。これらの配信され
たデータが受信された端末の記憶装置に格納されて、格
納された記憶装置に対してアクセスすることによりユー
ザは必要な情報を得ていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の技術では、受信したデータに対してアクセス権を設
定したいときには、そのデータが記憶装置に格納された
後、ユーザがいちいちアクセス権を設定していた。本発
明は、上述の問題を解決するためのものであり、入力ま
たは送信されたデータのアクセス権をユーザがあらため
て付加する手間を省くことにより、作業効率を向上させ
る文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法およ
び記録媒体を提供することを目的とする。他の目的とし
ては、入力または送信された文書のアクセス権をユーザ
側で自由に設定できる文書管理装置、文書管理システ
ム、文書管理方法および記録媒体を提供することを目的
とする。他の目的としては、機密文書などの重要文書を
送ろうとした場合のセキュリティ上の問題を改善した文
書管理装置、文書管理システム、文書管理方法および記
録媒体を提供することを目的とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記の問題を解決するた
めに、請求項１の発明は、文書データを入力する入力手
段と、文書データを保持する記憶手段と、前記入力手段
で入力した文書データを前記記憶手段へ登録する登録手
段と、を備え、前記記憶手段は、予めアクセス権を設定
されるとともに、この記憶手段に登録された文書データ
にもアクセス権を設定されており、前記登録手段は、前
記入力手段で入力した文書データを登録する際、前記記
憶手段に設定されているアクセス権をこの文書データの
アクセス権として設定するようにしたことを特徴とす
る。従って、入力された画像や文書等についても自動的
に文書管理装置の記憶装置に文書として格納され、しか
もアクセス権を自動的に付加することができるため、文
書管理上の文書としてあらためてアクセス権を付加する
手間が必要無くなり、格納されている記憶装置のアクセ
ス権を引き継ぐため非常に実用性の高いものになる。ま
た、本発明の請求項２は、請求項１記載の文書管理装置
とネットワークを介して文書データを送信する端末と接
続し、この端末は付加情報を文書データに付加して送信
することを特徴とする。また、本発明の請求項３は、請
求項２記載の文書管理システムにおいて、前記文書管理
装置は、文書データに対するアクセス権をユーザ毎に予
め定めて保持する文書アクセス権記憶手段と、ユーザに
対応するアクセス権を前記文書アクセス権記憶手段から
抽出する抽出手段とを備え、前記入力手段は、文書デー
タとそれに付加されたユーザ情報を入力し、前記抽出手
段は、このユーザ情報を解析して得たユーザに対応する
アクセス権を抽出し、前記登録手段は、前記記憶手段に
設定されているアクセス権の替わりに、前記抽出手段で
抽出したアクセス権を受信した文書データへ設定するよ
うにしたことを特徴とする。従って、受信した文書等の
アクセス権を送信側で受信側の記憶装置に対して予め設
定しておくことで、送り手の設定したいアクセス権を付
加することができるため、受信後に受信文書のアクセス
権を変更するという手間が省ける。

【０００５】また、本発明の請求項４は、請求項２また
は請求項３記載の文書管理システムにおいて、前記端末
は、付加情報として親展情報を付加し、文書データを所
定の方式による暗号化をしてから送信し、前記文書管理
装置は、データを復号する復号手段を備え、前記入力手
段は、暗号化された文書データとそれに付加された親展
情報を入力し、前記登録手段は、親展情報が付加されて
いるときには、前記復号手段で復号されたデータを登録
するようにしたことを特徴とする。従って、文書データ
を暗号化することで配信途中のネットワークトラブル等
で文書の内容がもれてしまうことなどを気にする必要な
く機密文書なども配信することができる。また、本発明
の請求項５は、予めアクセス権を設定されている記憶手
段へ文書データを登録する際、この記憶手段に設定され
ているアクセス権を入力した文書データのアクセス権と
して設定するようにしたことを特徴とする。従って、入
力または送信された画像や文書等についても自動的に文
書管理装置の記憶装置に文書として格納され、しかもア
クセス権を自動的に付加することができるため、文書管
理上の文書としてあらためてアクセス権を付加する手間
が必要無くなり、格納されている記憶装置のアクセス権
を引き継ぐため非常に実用性の高いものになる。また、
本発明の請求項６は、請求項５記載の文書管理方法にお
いて、文書データと付加情報とをネットワークを介して
受信し、この文書データを登録するようにしたことを特
徴とする。また、本発明の請求項７は、請求項６記載の
文書管理方法において、前記付加情報としてユーザ情報
を受信し、そのユーザ情報を解析して得たユーザに対応
する予め定めておいたアクセス権を抽出し、前記記憶手
段に設定されているアクセス権の替わりに、この抽出さ
れたアクセス権を設定して登録するようにしたことを特
徴とする。従って、受信した文書等のアクセス権を送信
側で受信側の記憶装置に対して予め設定しておくこと
で、送り手の設定したいアクセス権を付加することがで
きるため、受信後に受信文書のアクセス権を変更すると
いう手間が省ける。

【０００６】また、本発明の請求項８は、請求項６また
は請求項７記載の文書管理方法において、付加情報とし
て親展情報、文書データとして暗号化された文書データ
とを受信したとき、親展情報が付加されているときに
は、その文書データを復号してから登録するようにした
ことを特徴とする。従って、文書データを暗号化するこ
とで配信途中のネットワークトラブル等で文書の内容が
もれてしまうことなどを気にする必要なく機密文書など
も配信することができる。また、本発明の請求項９は、
コンピュータを、文書データを登録管理する文書管理装
置として機能させるためのプログラムを記録したコンピ
ュータ読み取り可能な記録媒体であって、文書データを
入力する入力手段と、文書データを保持する記憶手段へ
前記入力手段で入力した文書データを登録する登録手段
と、を備えた文書管理装置として機能させ、前記登録手
段は、前記入力手段で入力した文書データを登録する
際、記憶手段に設定されているアクセス権をこの文書デ
ータのアクセス権として設定するようにしたプログラム
を記録した。従って、入力または送信された画像や文書
等についても自動的に文書配信装置の記憶装置に文書と
して格納され、しかもアクセス権を自動的に付加するこ
とができるため、文書管理上の文書としてあらためてア
クセス権を付加する手間が必要無くなり、格納されてい
る記憶装置のアクセス権を引き継ぐため非常に実用性の
高いものになる。また、本発明の請求項１０は、請求項
９記載の記録媒体において、付加情報を付加した文書デ
ータをネットワークを介して受信し、この文書データを
登録するようにしたことを特徴とする。また、本発明の
請求項１１は、請求項１０記載の記録媒体において、ユ
ーザに対応するアクセス権を予め定めて保持している文
書アクセス権記憶手段から抽出する抽出手段を備え、前
記入力手段は、付加情報としてユーザ情報を受信し、前
記抽出手段は、このユーザ情報を解析して得たユーザに
対応するアクセス権を抽出し、前記登録手段は、前記記
憶手段に設定されているアクセス権の替わりに、前記抽
出手段で抽出したアクセス権を受信した文書データへ設
定するようにした。従って、受信した文書等のアクセス
権を送信側で受信側の記憶装置に対して予め設定してお
くことで、送り手の設定したいアクセス権を付加するこ
とができるため、受信後に受信文書のアクセス権を変更
するという手間が省ける。また、本発明の請求項１２
は、請求項９または請求項１０記載した記録媒体におい
て、データを復号する復号手段を備え、前記入力手段
は、暗号化された文書データとそれに付加された親展情
報を受信し、前記登録手段は、親展情報が付加されてい
るときには、前記復号手段で復号されたデータを登録す
るようにした。従って、文書データを暗号化することで
配信途中のネットワークトラブル等で文書の内容がもれ
てしまうことなどを気にする必要なく機密文書なども配
信することができる。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下、図面を用いて本発明の実施
の形例の構成および動作を詳細に述べる。 ＜実施例１＞ （１）実施例１の構成 図１は、本発明の一実施例である文書管理装置の構成を
示すブロック図である。文書管理装置は、入力手段１
０、登録手段２０、記憶手段５０とから構成されてい
る。入力手段１０は、スキャナ等の入力装置から入力さ
れた、または端末から送信された文書データ（テキスト
データや画像データ、音声データ等）および付加情報
（文書番号、ユーザ情報、親展情報等）を入力する。登
録手段２０は、入力手段１０で受け取った文書データに
アクセス権を設定して記憶手段５０へ登録する。記憶手
段５０は、文書データを管理するデータベースである。
例えば、受信データを入れる受信フォルダのような単な
る収納庫のようなものであっても良い。この記憶手段５
０には予めアクセス権（管理者、ユーザ、ゲスト等に対
して読み書き等のできる権限を許可、不許可等の区分と
して設定する。）を設定しておく。また、このようなア
クセス権は個々の文書データに対して与えることもでき
る。

【０００８】（２）本文書管理システムの稼動するネッ
トワークの構成 図２は、本発明の文書管理システムが稼動するためのネ
ットワーク環境である。即ち、本発明の文書管理装置１
００がネットワーク１０９を介してデータを送信する端
末装置１０１、１０２、・・・１０ｎと接続されてい
る。このネットワーク１０９は、これらの送信用の端末
装置１０１、１０２、・・・１０ｎと受信用の文書管理
装置１００とを結合するための伝送路であって、一般に
は、ケーブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／
ＩＰが使われる。但し、伝送路としてはケーブルだけで
はなく、それらの間の通信プロトコルが一致するもので
あれば無線ＬＡＮや放送波を使ったものであっても良
い。また、この端末はＦＡＸ、複写機、複合機、スキャ
ナまたはコンピュータ等を用いて実現される。図３は、
文書管理装置１００および端末装置１０１、１０２、・
・・１０ｎがコンピュータの場合のハードウェアの構成
を示している。即ち、入力装置１はキーボード、マウ
ス、タッチパネル、スキャナ等により構成され、情報の
入力に使用される。表示装置２は、種々の出力情報や入
力装置１からの入力された情報などを表示出力させる。
ＣＰＵ（Central Processing Unit；中央処理ユニッ
ト）３は、種々のプログラムを動作させる。メモリ４
は、プログラム自身を保持し、またそのプログラムがＣ
ＰＵ３によって実行されるときに一時的に作成される情
報等を保持する。記憶装置５は、本発明の文書配信装置
で扱う記憶手段５０等、プログラムやプログラム実行時
の一時的な情報等を保持する。媒体駆動装置６は、プロ
グラムやデータ等を記憶した記録媒体を装着してそれら
を読み込み、メモリ４または記憶装置５へ格納するのに
用いられる。また、直接データの入出力やプログラム実
行するのに使ってもよい。

【０００９】ネットワークインタフェース７は、文書管
理装置１００および端末装置１０１、１０２、・・・１
０ｎをネットワーク１０９へ接続するためのインタフェ
ースである。バス８は、上記各部を接続する。このよう
な構成において、先ず、ユーザは端末装置１０１、１０
２、・・・１０ｎで送信に使われる文書データ（例え
ば、ＦＡＸの場合は文書をスキャンして取り込んだデー
タ、または、コンピュータのような場合には、予めファ
イルにあるデータでも良い）をネットワーク１０９を介
して受信用の文書管理装置１００へ配信する。配信に際
して、種々の付加情報を与えることもできる。この配信
されたデータを受信用の文書管理装置１００の入力手段
１０が受信する。登録手段２０はこの受信したデータに
付加情報がないことを確認し、付加情報がない場合に
は、記憶手段５０に設定されているアクセス権と同じア
クセス権をこのデータに設定して、記憶手段５０へ登録
する。このように構成した文書管理装置によると、入力
または送信された画像や文書等についても自動的に文書
配信装置の記憶装置に文書として格納され、しかもアク
セス権を自動的に付加することができるため、文書管理
上の文書としてあらためてアクセス権を付加する手間が
必要無くなり、格納されている記憶装置のアクセス権を
引き継ぐため非常に実用性の高いものになる。

【００１０】（３）処理の流れ 図４は、実施例１の文書登録処理の流れを説明するため
のフローチャートである。端末装置１０１、１０２、・
・・１０ｎから送信されたデータを受信する（ステップ
Ｓ１００）。受信したデータに付加情報がないことを確
認する。付加情報がないときには、記憶手段５０に予め
設定されているアクセス権（例えば、「読取専用」）を
取り出す。このアクセス権を受信したデータのアクセス
権（「読取専用」）と決定する（ステップＳ１１０）。
受信したデータを記憶手段５０へ登録し、決定されたア
クセス権をこの登録されたデータのアクセス権として設
定する（ステップＳ１２０）。

【００１１】＜実施例２＞ （１）実施例２の構成 図５は、本発明の一実施例である文書管理装置の他の構
成を示すブロック図である。文書管理装置は、入力手段
１０、登録手段２０、抽出手段３０、記憶手段５０、文
書アクセス権記憶手段６０とから構成されている。入力
手段１０は、端末から送信された文書データ（テキスト
データや画像データ、音声データ等）および付加情報
（文書番号、ユーザ情報、親展情報等）を受信する。登
録手段２０は、入力手段１０で受け取った文書データに
アクセス権を設定して記憶手段５０へ登録する。抽出手
段３０は、入力手段１０で受信した文書データに付加さ
れた付加情報のうちユーザ情報を解析し、この解析した
ユーザに割当てられているアクセス権を文書アクセス権
記憶手段６０から抽出する。記憶手段５０は、文書デー
タを管理するデータベースである。例えば、受信データ
を入れる受信フォルダのような単なる収納庫のようなも
のであっても良い。この記憶手段５０には予めアクセス
権を設定しておく。また、このようなアクセス権は個々
の文書データに対して与えることもできる。文書アクセ
ス権記憶手段６０は、予め、記憶手段５０を利用するユ
ーザ毎に読み書き等のできる権限を許可、不許可等の区
分として設定する。例えば、ユーザＩＤに対応してアク
セス権限を設定した表として記憶させておく。また、こ
のような文書管理システムに使われるネットワークや端
末の構成は実施例１と同様のものが使える。このような
構成において、先ず、ユーザは端末装置１０１、１０
２、・・・１０ｎで送信に使われる文書データ（例え
ば、ＦＡＸの場合は文書をスキャンして取り込んだデー
タ、または、コンピュータのような場合には、予めファ
イルにあるデータでも良い）とユーザ情報を付加情報と
してネットワーク１０９を介して受信用の文書管理装置
１００へ配信する。この配信されたデータを受信用の文
書管理装置１００の入力手段１０が受信する。登録手段
２０はこの受信したデータにユーザ情報の付加情報があ
る場合には、抽出手段３０によってこのユーザに与える
べきアクセス権を文書アクセス権記憶手段６０から抽出
し、この抽出されたアクセス権を受信したデータに設定
して、記憶手段５０へ登録する。このように構成された
文書管理装置によると、受信した文書等のアクセス権を
送信側で受信側の記憶装置に対して予め設定しておくこ
とで、送り手の設定したいアクセス権を付加することが
できるため、受信後に受信文書のアクセス権を変更する
という手間が省ける。

【００１２】（２）処理の流れ 図６は、実施例２の文書登録処理の流れを説明するため
のフローチャートである。端末装置１０１、１０２、・
・・１０ｎから送信された付加情報つきのデータを受信
する（ステップＳ２００）。受信したデータの付加情報
にユーザ情報があるかどうか調べる（ステップＳ２１
０）。ユーザ情報が付加情報として付加されているとき
には、ユーザ情報を解析してユーザを識別できる情報
（例えば、ユーザＩＤ）を抽出する。この抽出されたユ
ーザＩＤをキーとして文書アクセス権記憶手段６０を検
索する。検索されたユーザに対して与えられたアクセス
権（例えば、「読み書き許可」）を取り出して、受信し
たデータに対するアクセス権と決定する（ステップＳ２
２０）。付加情報が存在しないか、または、ユーザ情報
がないときには、記憶手段５０に予め設定されているア
クセス権（例えば、「読取専用」）を取り出す。このア
クセス権を受信したデータのアクセス権（「読取専
用」）と決定する（ステップＳ２３０）。受信したデー
タを記憶手段５０へ登録し、決定されたアクセス権をこ
の登録されたデータのアクセス権として設定する（ステ
ップＳ２４０）。

【００１３】＜実施例３＞ （１）実施例３の構成 図７は、本発明の一実施例である文書管理装置の他の構
成を示すブロック図である。文書管理装置は、入力手段
１０、登録手段２０、抽出手段３０、復号手段４０、記
憶手段５０、文書アクセス権記憶手段６０とから構成さ
れている。入力手段１０は、端末から送信された文書デ
ータ（テキストデータや画像データ、音声データ等）お
よび付加情報（文書番号、ユーザ情報、親展情報等）を
受信する。付加情報に親展情報が存在すれば、文書デー
タは暗号化されている。登録手段２０は、入力手段１０
で受け取った文書データ（付加情報に親展情報があれ
ば、復号した文書データ）にアクセス権を設定して記憶
手段５０へ登録する。抽出手段３０は、入力手段１０で
受信した文書データに付加された付加情報のうちユーザ
情報を解析し、この解析したユーザに割当てられている
アクセス権を文書アクセス権記憶手段６０から抽出す
る。復号手段４０は、付加情報に親展情報があるときに
は、ここで暗号を解くために復号処理を行う。ここで暗
号化の方法はどのようなものでも構わないが、例えば、
共通鍵方式のように予め決めておく。記憶手段５０は、
文書データを管理するデータベースである。例えば、受
信データを入れる受信フォルダのような単なる収納庫の
ようなものであっても良い。この記憶手段５０には予め
アクセス権を設定しておく。また、このようなアクセス
権は個々の文書データに対して与えることもできる。文
書アクセス権記憶手段６０は、予め、記憶手段５０を利
用するユーザ毎に読み書き等のできる権限を許可、不許
可等の区分として設定する。例えば、ユーザＩＤに対応
してアクセス権限を設定した表として記憶させておく。
また、このような文書管理システムに使われるネットワ
ークや端末の構成は実施例１と同様のものが使える。

【００１４】このような構成において、先ず、ユーザは
端末装置１０１、１０２、・・・１０ｎで送信に使われ
る文書データ（例えば、ＦＡＸの場合は文書をスキャン
して取り込んだデータ、または、コンピュータのような
場合には、予めファイルにあるデータでも良い）とユー
ザ情報や親展情報（これを指定するときには、文書デー
タは予め決められた暗号化方式で暗号化されている。）
を付加情報としてネットワーク１０９を介して受信用の
文書管理装置１００へ配信する。この配信されたデータ
を受信用の文書管理装置１００の入力手段１０が受信す
る。登録手段２０はこの受信したデータにユーザ情報の
付加情報がある場合には、抽出手段３０によってこのユ
ーザに与えるべきアクセス権を文書アクセス権記憶手段
６０から抽出し、この抽出されたアクセス権を受信した
データに設定して、記憶手段５０へ登録する。付加情報
に親展情報があるときには、受信したデータを復号手段
４０によって暗号を解いて、その結果のデータを記憶手
段５０へ登録することになる。このように構成した文書
管理装置によると、文書データを暗号化することで配信
途中のネットワークトラブル等で文書の内容がもれてし
まうことなどを気にする必要なく機密文書なども配信す
ることができる。

【００１５】（２）処理の流れ 図８は、実施例３の文書登録処理の流れを説明するため
のフローチャートである。端末装置１０１、１０２、・
・・１０ｎから送信された付加情報つきのデータを受信
する（ステップＳ３００）。受信したデータの付加情報
に親展情報があるかどうか調べる（ステップＳ３１
０）。親展情報が付加されていれば、予め決められた方
法により受信した文書データを復号して、暗号を解いた
文書データを生成してステップＳ３３０へ進む（ステッ
プＳ３２０）。親展情報が付加されていなければ、ステ
ップＳ３３０へ進む。受信したデータの付加情報にユー
ザ情報があるかどうか調べる（ステップＳ３３０）。ユ
ーザ情報が付加情報として付加されているときには、ユ
ーザ情報を解析してユーザを識別できる情報（例えば、
ユーザＩＤ）を抽出する。この抽出されたユーザＩＤを
キーとして文書アクセス権記憶手段６０を検索する。検
索されたユーザに対して与えられたアクセス権（例え
ば、「読み書き許可」）を取り出して、受信したデータ
に対するアクセス権と決定する（ステップＳ３４０）。
付加情報が存在しないか、または、ユーザ情報がないと
きには、記憶手段５０に予め設定されているアクセス権
（例えば、「読取専用」）を取り出す。このアクセス権
を受信したデータのアクセス権（「読取専用」）と決定
する（ステップＳ３５０）。受信したデータ（親展情報
が付加されていた場合には、復号した文書データ）を記
憶手段５０へ登録し、決定されたアクセス権をこの登録
されたデータのアクセス権として設定する（ステップＳ
３６０）。

【００１６】＜実施例３の変形＞実施例３では、発信す
る文書データに付加情報として親展情報とユーザ情報と
を付加していた。この変形例では、ユーザ情報は付加さ
せず、親展情報のみ付加させ、文書データを暗号化して
から送信するようにしてもよい。この場合には、図８の
ステップＳ３３０、Ｓ３４０を削除し、ステップＳ３２
０の後にステップＳ３５０、Ｓ３６０を繋げるようにす
る。即ち、文書データのアクセス権の設定は、記憶手段
５０のアクセス権をそのまま用いることにする。 ＜コンピュータによる実施例＞図１、図５または図７に
示した文書管理装置を構成する各機能をプログラム化
し、予めＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、
このＣＤ−ＲＯＭを各サイトのＣＤ−ＲＯＭドライブの
ような媒体駆動装置６を搭載したコンピュータに装着し
て、このプログラムをメモリ４あるいは記憶装置５に格
納し、それを実行することによって、上記の実施形態と
同様な機能を実現することができる。尚、文書管理装置
を構成する各機能を実現するプログラムを記録した記録
媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、ＩＣメモリ
カード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ，ＭＯ，ＭＤ，Ｃ
Ｄ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシ
ブルディスク等）のいずれであってもよい。また、本発
明の機能を実現するプログラムは、媒体の形で頒布する
ことができる。また、本発明の機能を実現するプログラ
ムを磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、有線ま
たは無線の通信ネットワークによりダウンロード等の形
式で頒布することも可能である。さらに、本発明の機能
を実現するプログラムを放送波によって配布することで
提供するようにしても良い。

【００１７】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１、５また
は９の発明によれば、入力または送信された画像や文書
等についても自動的に文書配信装置の記憶装置に文書と
して格納され、しかもアクセス権を自動的に付加するこ
とができるため、文書管理上の文書としてあらためてア
クセス権を付加する手間が必要無くなり、格納されてい
る記憶装置のアクセス権を引き継ぐため非常に実用性の
高いものになる。また、請求項２、３、６、７、１０ま
たは１１の発明によれば、受信した文書等のアクセス権
を送信側で受信側の記憶装置に対して予め設定しておく
ことで、送り手の設定したいアクセス権を付加すること
ができるため、受信後に受信文書のアクセス権を変更す
るという手間が省ける。また、請求項４、８または１２
の発明によれば、文書データを暗号化することで配信途
中のネットワークトラブル等で文書の内容がもれてしま
うことなどを気にする必要なく機密文書なども配信する
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例１の構成を示すブロック図であ
る。

【図２】本発明の文書管理システムが稼動するためのネ
ットワーク環境を説明する図である。

【図３】本発明が動作する文書管理装置および端末のハ
ードウェアの構成を示すブロック図である。

【図４】実施例１の文書登録処理を説明するためのフロ
ーチャートである。

【図５】本発明の実施例２の構成を示すブロック図であ
る。

【図６】実施例２の文書登録処理を説明するためのフロ
ーチャートである。

【図７】本発明の実施例３の構成を示すブロック図であ
る。

【図８】実施例３の文書登録処理を説明するためのフロ
ーチャートである。

【符号の説明】

１０ 入力手段、２０ 登録手段、３０ 抽出手段、４
０ 復号手段、５０ 記憶手段、６０ 文書アクセス権
記憶手段、１００ 端末、文書管理装置、コンピュータ
装置、１ 入力装置、２ 表示装置、３ ＣＰＵ、４
メモリ、５ 記憶装置、６ 媒体駆動装置、７ ネット
ワークインタフェース、８ バス、９ ネットワーク

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 12/14 ３２０ Ｇ０６Ｆ 12/14 ３２０Ｃ

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを入力する入力手段と、文書
   データを保持する記憶手段と、前記入力手段で入力した
   文書データを前記記憶手段へ登録する登録手段と、を備
   え、前記記憶手段は、予めアクセス権を設定されるとと
   もに、この記憶手段に登録された文書データにもアクセ
   ス権を設定されており、前記登録手段は、前記入力手段
   で入力した文書データを登録する際、前記記憶手段に設
   定されているアクセス権をこの文書データのアクセス権
   として設定するようにしたことを特徴とする文書管理装
   置。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書管理装置は、ネット
   ワークを介して文書データを送信する端末装置と接続さ
   れ、この端末装置は付加情報を文書データに付加して送
   信することを特徴とする文書管理システム。
3. 【請求項３】 請求項２記載の文書管理システムにおい
   て、前記文書管理装置は、文書データに対するアクセス
   権をユーザ毎に予め定めて保持する文書アクセス権記憶
   手段と、ユーザに対応するアクセス権を前記文書アクセ
   ス権記憶手段から抽出する抽出手段とを備え、前記入力
   手段は、文書データとそれに付加されたユーザ情報を入
   力し、前記抽出手段は、このユーザ情報を解析して得た
   ユーザに対応するアクセス権を抽出し、前記登録手段
   は、前記記憶手段に設定されているアクセス権の替わり
   に、前記抽出手段で抽出したアクセス権を受信した文書
   データへ設定するようにしたことを特徴とする文書管理
   システム。
4. 【請求項４】 請求項２または請求項３記載の文書管理
   システムにおいて、前記端末装置は、付加情報として親
   展情報を付加し、文書データを所定の方式による暗号化
   を施してから送信し、前記文書管理装置は、データを復
   号する復号手段を備え、前記入力手段は、暗号化された
   文書データとそれに付加された親展情報を入力し、前記
   登録手段は、親展情報が付加されているときには、前記
   復号手段で復号されたデータを登録するようにしたこと
   を特徴とする文書管理システム。
5. 【請求項５】 予めアクセス権を設定されている記憶手
   段へ文書データを登録する際、この記憶手段に設定され
   ているアクセス権を入力した文書データのアクセス権と
   して設定するようにしたことを特徴とする文書管理方
   法。
6. 【請求項６】 請求項５記載の文書管理方法において、
   文書データと付加情報とをネットワークを介して受信
   し、この文書データを登録するようにしたことを特徴と
   する文書管理方法。
7. 【請求項７】 請求項６記載の文書管理方法において、
   前記付加情報としてユーザ情報を受信し、そのユーザ情
   報を解析して得たユーザに対応する予め定めておいたア
   クセス権を抽出し、前記記憶手段に設定されているアク
   セス権の替わりに、この抽出されたアクセス権を設定し
   て登録するようにしたことを特徴とする文書管理方法。
8. 【請求項８】 請求項６または請求項７記載の文書管理
   方法において、付加情報として親展情報、文書データと
   して暗号化された文書データとを受信したとき、親展情
   報が付加されているときには、その文書データを復号し
   てから登録するようにしたことを特徴とする文書管理方
   法。
9. 【請求項９】 コンピュータを、文書データを登録管理
   する文書管理装置として機能させるためのプログラムを
   記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であっ
   て、文書データを入力する入力手段と、文書データを保
   持する記憶手段へ前記入力手段で入力した文書データを
   登録する登録手段と、を備えた文書管理装置として機能
   させ、前記登録手段は、前記入力手段で入力した文書デ
   ータを登録する際、記憶手段に設定されているアクセス
   権をこの文書データのアクセス権として設定するように
   したプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な
   記録媒体。
10. 【請求項１０】 請求項９記載の記録媒体において、前
    記プログラムは、付加情報を付加した文書データをネッ
    トワークを介して受信し、この文書データを登録させる
    ことをプログラム内容とすることを特徴とする記録媒
    体。
11. 【請求項１１】 請求項１０記載の記録媒体において、
    ユーザに対応するアクセス権を予め定めて保持している
    文書アクセス権記憶手段から抽出する抽出手段を備え、
    前記入力手段は、付加情報としてユーザ情報を受信し、
    前記抽出手段は、このユーザ情報を解析して得たユーザ
    に対応するアクセス権を抽出し、前記登録手段は、前記
    記憶手段に設定されているアクセス権の替わりに、前記
    抽出手段で抽出したアクセス権を受信した文書データへ
    設定するようにしたことを特徴とする記録媒体。
12. 【請求項１２】 請求項９または請求項１０記載した記
    録媒体において、データを復号する復号手段を備え、前
    記入力手段は、暗号化された文書データとそれに付加さ
    れた親展情報を受信し、前記登録手段は、親展情報が付
    加されているときには、前記復号手段で復号されたデー
    タを登録するようにしたことを特徴とする記録媒体。