JP2002024500A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 決裁文書の管理責任者を人事異動や組織変更
に応じて速やかに決めることができるようにする。 【解決手段】 ＷＷＷサーバが管理制御するデータベー
ス内の文書管理情報１２ａには、決裁文書の作成者とそ
の所属組織と決裁文書を管理する組織を示す管理組織と
が登録される。例えば、Ａ組織のα社員が決裁文書を作
成した場合、文書管理情報を（ａ）のように設定する。
この場合管理情報はなしとし、決裁完了、廃案はα社員
が責任をもって行う。次に、決裁文書が決裁された場合
は、文書管理情報を（ｂ）のように設定する。この場合
管理情報はＡ組織として登録される。以降は決裁文書の
管理はＡ組織が責任をもって行う。このように管理組織
を変更することにより、常に文書の管理責任者を明らか
にすることができ、管理者不在となることがない。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、会社等において決
裁文書等の文書を管理する文書管理装置に関するもので
ある。

【０００２】

【従来の技術】従来、会社等においては、決裁文書の管
理責任は、その決裁文書に記載された組織にあった。ま
た、組織変更で廃止になった組織の決裁文書（印刷物）
の管理は、移行先組織に引き継がれていた。また、人事
異動があった場合は、未処理の文書がないようにシステ
ム管理者が指示する等、運用で対処するようにしてい
た。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
文書管理方法では、次のような問題があった。 ・組織移行、統廃合で文書を管理していた組織が廃止さ
れた場合は、その組織に所属する組織管理情報や社員管
理情報が無くなるため、文書を扱える社員が居なくな
る。 ・廃止組織の決裁文書をシステムで管理していくために
は、廃止組織の組織情報を保持し続けなければならな
い。 ・組織変更や人事異動が発生すると、文書管理のための
運用対処が必要となる。 ・運用対処が完了するまでは、新しい組織管理情報や社
員管理情報をシステムに反映できない。

【０００４】本発明は上記の問題を解決するためになさ
れたもので、組織変更や人事異動に速やかに対応できる
文書管理装置を得ることを目的としている。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、本発明による第１の文書管理装置においては、文
書の作成者と作成者の所属する組織と文書の管理責任を
負う組織を示す管理組織とを登録する文書管理情報登録
手段と、上記作成者の異動及び／又は上記組織の変更に
応じて上記文書管理情報登録手段の登録内容を変更する
変更手段とを設けている。

【０００６】また、本発明による第２の文書管理装置に
おいては、文書を作成した作成者と作成者の所属する組
織とを登録する社員管理情報登録手段と、上記作成者の
異動及び／又は上記組織の変更に応じて上記社員管理情
報登録手段の登録内容を変更する変更手段とを設けてい
る。

【０００７】また、本発明による第３の文書管理装置に
おいては、作成された文書の内容を承認する１人以上の
承認者と上記文書を決裁する決裁者とを登録する稟議管
理情報登録手段と、上記承認者及び／又は決裁者の異動
及び／又は組織の変更に応じて上記稟議管理情報登録手
段の登録内容を変更する変更手段とを設けている。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。図１は、本発明による文書管理装
置を示すブロック図である。図１において、本装置は、
ユーザＡ…ｎが用いる端末（ブラウザ）１〜ｎと、各端
末１〜ｎとＬＡＮ等のネットワーク１０を介して接続さ
れるＷＷＷサーバからなる文書管理制御装置（以下の説
明では、必要に応じて単にサーバと言う）１１と、この
サーバ１１が使用するＤＢ（データベース）サーバ１２
及び電子メールを扱うメールサーバ１３により構成され
ている。

【０００９】ＤＢサーバ１２には、文書管理情報１２
ａ、稟議管理情報１２ｂ、組織管理情報１２ｃ、社員管
理情報１２ｄが登録されている。これらの各情報につい
ては、後述により逐次説明していく。

【００１０】文書管理制御装置１１は、全体を制御する
制御部１１ａ、各端末１〜ｎとネットワーク１０を介し
て通信するためのネットワーク通信部１１ｂ、ＤＢサー
バ１２及びメールサーバ１３と通信するためのサーバ通
信部１１ｃ等で構成されている。また、この文書管理制
御装置１１は、随時入力される組織・社員管理情報に基
づいてＤＢサーバ１２内の関連情報の更新・修正等の変
更を行う。尚、端末１〜ｎはユーザＡ〜ｎとしての後述
する文書管理者やシステム管理者等により操作され、サ
ーバ１１に指示を与えると共に、サーバから表示情報等
の情報を受信するものである。

【００１１】次に、上記構成による文書管理装置の動作
について図面を参照して説明する。まず、各図面及び説
明における用語について説明する。 ・人について 作成者：端末を操作して決裁文書を作成する人、決裁文
書が稟議書の場合は、作成者は稟議を開始する。 第１、第２、…承認者、決裁者：端末を操作して決裁文
書の内容を審査し、意思決定を行う人。決裁者は案件の
最終承認者として位置付けられる。決裁者の承認が行わ
れることにより、決裁文書として成立する。 文書管理者：文書管理情報のメンテナンス作業を行う。 システム管理者：組織管理情報１２ｃ、社員管理情報１
２ｄのメンテナンス作業を行う。

【００１２】・端末について 指示投入：人の操作指示に従い、Ｗｅｂ画面に投入され
た操作内容をサーバ１１に指示する。 結果表示：サーバ１１からの処理結果や次に行うべき処
理のＷｅｂ画面を表示する。

【００１３】・サーバ１１の「運用管理ＡＰ」について 文書管理組織変更：端末から指示に従い、決裁文書の管
理元組織情報の更新を行い、結果のＷｅｂ画面を生成す
る。 文書作成者織変更：端末から指示に従い、決裁文書の作
成者情報の更新を行い、結果のＷｅｂ画面を生成する。 文書承認者変更：端末から指示に従い、決裁文書の承認
者情報の更新を行い、結果のＷｅｂ画面を生成する。 組織管理情報削除：端末から指示に従い、組織変更等で
不要になった組織管理情報の削除を行い、結果のＷｅｂ
画面を生成する。 社員管理情報削除：端末から指示に従い、人事異動等で
不要になった社員管理情報の削除を行い、結果のＷｅｂ
画面を生成する。 「××処理」実施催促：実行が必要な処理を操作者に電
子メール又は画面表示で通知する。

【００１４】まず、「管理組織」の概念について説明す
る。本実施の形態においては、文書管理情報１２ａ上に
「管理組織」という情報を設けている。このために、決
裁文書情報にその決裁文書には現れない「管理組織」情
報を追加する。そして、文書の作成から決裁者の承認が
行われる（決裁文書として成立する）までは、文書の管
理責任を作成者とし、決裁文書として成立した後は、管
理責任を組織とする。即ち、文書を扱うことのできる社
員と組織とを決裁行為の前後で切り替えるようにしてい
る。

【００１５】例として、Ａ組織のα社員が決裁文書を作
成した場合、文書管理情報を図２（ａ）のように設定す
る。この場合「管理情報」はなしとする。従って、この
決裁文書の決裁完了、又は決裁中止による廃案は、α社
員が責任をもって行うことになる。

【００１６】次に、Ａ組織のα社員が作成した決裁文書
が決裁者により決裁され、決裁文書として成立した場合
は、文書管理情報を図２（ｂ）のように設定する。この
場合「管理情報」はＡ組織として記載される。従って、
今後はこの決裁文書の管理は、Ａ組織が責任をもって行
うことになる。

【００１７】このような、「管理組織」の変更によっ
て、決裁文書の内容に依存することなく、常に有効な組
織により文書を管理することができ、管理者不在となる
ことを防止することができる。

【００１８】次に、「移行期間装置」の設定について説
明する。人事異動後一定期間は、異動前の権限でのシス
テム利用を保証（移行期間装置）して、残務処理を行う
ことができるようにする。例えば、Ａ組織の文書作成者
であるα社員がＢ組織に人事異動する場合は、社員管理
情報１２ｄを図３のように設定する。これにより、α社
員は一時的にＡ組織、Ｂ組織の何れの権限でもシステム
を使用できるが、Ａ組織でのシステム利用権限は、残務
処理するためのものであるため、以下のような制約を受
ける。 ・行える業務は残務処理に制限される（決裁文書の新規
作成はできない）。 ・残務処理が無くなり次第Ａ組織所属は削除される。
尚、削除の仕組みについては後述する。

【００１９】このような「移行措置期間」を設定するこ
とによって、定期的な文書有無のチェック・ガベージ処
理により、組織変更、人事異動等のイベントの発生時に
も通常のシステム運用で対処することができる。

【００２０】次に、「文書管理組織変更処理」について
説明する。図４は処理手順を示すシーケンスチャートで
ある。文書管理者が端末を操作して文書管理変更を指示
すると、端末はサーバ１１の運用管理ＡＰに対して変更
を指示し、サーバ１１は文書管理情報１２ａに対して組
織変更処理を行う。処理が終了すると文書管理情報は変
更ＯＫを返し、サーバ１１は端末に変更完了を表示させ
る。

【００２１】例１として、Ａ組織が組織移行でＢ組織と
なった場合に、上記管理組織変更処理が行われる。この
場合、文書管理情報を図５（ａ）のように変更する。図
において、「作成者」、「組織」は決裁文書の内容なの
で変更しない。「管理組織」参照することにより、決裁
文書の管理責任はＢ組織にあることが分かる。

【００２２】例２として、Ａ組織が廃止になり、Ｃ組織
が決裁文書を引き継ぐ場合に、管理組織変更処理が行わ
れる。この場合、文書管理情報を図５（ｂ）のように変
更する。図において、「作成者」、「組織」は決裁文書
の内容なので変更しない。「管理組織」参照することに
より、決裁文書の管理責任はＣ組織にあることが分か
る。

【００２３】次に、「文書作成者変更処理」について説
明する。図６は処理手順を示すシーケンスチャートであ
る。文書管理者が端末を操作して文書作成者変更を指示
すると、端末はサーバ１１の運用管理ＡＰに対して変更
を指示し、サーバ１１は文書管理情報１２ａに対して文
書作成者変更処理を行う。処理が終了すると文書管理情
報は変更ＯＫを返し、サーバ１１は端末に変更完了を表
示させる。

【００２４】例として、決裁文書の作成者であるＡ組織
のα社員が人事異動でＡ組織から居なくなる場合に上記
文書作成者変更処理が行われる。この場合、文書管理情
報を図７のよう変更する。図７によりα社員が作成した
文書は同じＡ組織内のβ社員に引き継がれていることが
分かる。従って、この決裁文書の決裁完了後、又は決裁
中止による廃案はβ社員が責任をもって行う。

【００２５】次に、「文書承認者変更処理」について説
明する。図８は処理手順を示すシーケンスチャートであ
る。文書管理者が端末を操作して文書承認者変更を指示
すると、端末はサーバ１１の運用管理ＡＰに対して変更
を指示し、サーバ１１は稟議管理情報１２ｂに対して文
書承認者変更処理を行う。処理が終了すると稟議管理情
報は変更ＯＫを返し、サーバ１１は端末に変更完了を表
示させる。

【００２６】例として、決裁文書の第２承認者であるＡ
組織のβ社員が人事異動でＡ組織から居なくなる場合に
上記文書承認者変更処理が行われる。この場合、稟議管
理情報を図９のよう変更する。図９によりβ社員を承認
者に設定している未承認文書は同じＡ組織内のγ社員に
引き継がれていることが分かる。従って、この未承認文
書の決裁完了後、又は決裁中止による廃案はγ社員が責
任をもって行う。尚、この場合、第１承認者のα社員及
び決裁者のΣ社員は変更前後で同じである。

【００２７】上述した「文書作成者変更処理」及び「文
書承認者変更処理」によれば、人事異動等により組織か
ら社員が居なくなる場合に、処理ができない文書が発生
するのを防止することができる。

【００２８】次に、「社員管理情報削除処理」について
説明する。図１０は処理手順を示すシーケンスチャート
である。システム管理者が端末を操作して社員情報の削
除を指示すると、端末はサーバ１１の運用管理ＡＰに対
して削除を指示する。サーバ１１は文書管理情報１２ａ
に対してその社員に所属する文書、即ち、その社員が現
在扱っている文書が有るか否かをチェックし、文書管理
情報はチェック結果を返す。

【００２９】上記チェック結果が所属文書なしの場合
は、サーバ１１は社員管理情報１２ｄに対してその管理
情報の削除処理を行い、処理が終了すると社員管理情報
は削除ＯＫを返し、サーバ１１は端末に削除完了を表示
させる。

【００３０】上記チェック結果が所属文書有りの場合
は、サーバ１１はメールサーバ１３に対し文書作者変更
処理、文書承認者変更処理の実施を催促するメールを送
信する指示を出し、メールサーバ１３はその催促メール
をシステム管理者に送信する。システム管理者は、サー
バ１１に社員管理情報の文書作者変更処理、文書承認者
変更処理を実施させた後、社員管理情報の削除を指示す
る。社員管理情報は処理が終了すると削除ＯＫを返し、
サーバ１１は端末に削除完了を表示させる。

【００３１】例として、Ａ組織からＢ組織に人事異動し
たα社員の、Ａ組織に属する社員管理情報を削除する場
合は、図１１のように設定する。そして、上記図１０の
シーケンスに従って、図１２のフローチャートに示す処
理が行われる。図１２において、ステップＳ１１で、Ａ
組織のα社員が作成した稟議中の決裁文書、又はα社員
が承認者に指定されている稟議中の決裁文書が有るか否
かを調べる。稟議中の決裁文書が無い場合は、ステップ
Ｓ１２で、Ａ組織のα社員の社員情報を削除する。稟議
中の決裁文書が有る場合は、ステップＳ１３で、Ａ組織
のα社員の社員情報はそのままにして、α社員に対して
決裁文書の処理、又は他社員への引き継ぎを促すメール
を送信する。そして、上記メール催促により処理すべき
決裁文書が無くなった状態で、再度「社員管理情報削除
処理」を実行することにより削除が完了する。

【００３２】次に、「組織管理情報削除処理」について
説明する。図１３は処理手順を示すシーケンスチャート
である。システム管理者が端末を操作して組織管理情報
の削除を指示すると、端末はサーバ１１の運用管理ＡＰ
に対して削除を指示する。サーバ１１は文書管理情報１
２ａに対してその社員に所属する文書、即ち、その社員
が現在扱っている文書が有るか否かをチェックし、文書
管理情報はチェック結果を返す。

【００３３】上記チェック結果が所属文書有りの場合
は、サーバ１１はメールサーバ１３に対し文書管理組織
変更処理の実施を催促するメールを送信する指示を出
し、メールサーバ１３はその催促メールをシステム管理
者に送信する。

【００３４】上記チェック結果が所属文書なしの場合
は、サーバ１１は社員管理情報１２ｄに対して所属社員
の有無をチェックし、文書管理情報はチェック結果を返
す。

【００３５】上記チェック結果、その社員が居る場合
は、サーバ１１はメールサーバ１３に対し文書処理の実
施を催促するメールを送信する指示を出し、メールサー
バ１３はその催促メールをシステム管理者に送信する。

【００３６】上記チェック結果、その社員が居ない場合
は、サーバ１１は組織管理情報１２ｃに対して組織管理
情報削除を指示し、処理が終了すると組織管理情報は削
除ＯＫを返し、サーバ１１は端末に削除完了を表示させ
る。

【００３７】例として、組織移行や廃止で無くなったＡ
組織の組織管理情報を削除する場合は、上記図１３のシ
ーケンスに従って、図１４のフローチャートに示す処理
が行われる。図１４において、ステップＳ２１で、管理
組織がＡ組織である決裁済みの決裁文書が有るか否かを
調べる。決裁済みの決裁文書が無い場合は、ステップＳ
２２で、移行措置でＡ組織に所属する社員管理情報の存
在の有無を調べる。存在する場合は、ステップＳ２３
で、Ａ組織の組織管理情報を削除する。存在しない場合
は、ステップＳ２４で、Ａ組織の組織管理情報はそのま
まにして、Ａ組織に所属する移行措置状態の社員に、決
裁文書の処理を促すメールを送信する。

【００３８】また、ステップＳ２１で決裁中の決裁文書
が存在する場合は、ステップＳ２５で、Ａ組織の組織管
理情報はそのままにして、システム管理者、文書管理者
に対して、Ａ組織から他組織への組織管理情報の変更を
促すメールを送信する。そして、上記メール催促により
所属決裁文書及び社員が存在しなくなった状態で、再度
「組織管理情報削除処理」を実行することにより削除が
完了する。

【００３９】以上説明した本実施の形態においては、 ・「管理組織」の概念を導入したこと ・「文書管理組織変更処理」、「文書作成者変更処
理」、「文書承認者変更処理」を行うこと ・「移行措置期間」の概念を導入したこと が特徴として挙げられる。

【００４０】従って、本実施の形態によれば、次の効果
を得ることができる。 ・文書を常に有効な組織・社員に所属させることができ
る。 ・組織変更・人事異動等のイベント発生時にも、通常の
システム運用で対応することができる。 ・上記の２つの効果によって、さらに、廃止になった組
織で作成した決裁文書が管理者不在となるようなことが
なく、管理責任者が常に明らかである。 ・また、「誰も処理することができないために稟議が滞
った」状態の文書が発生しない。 ・また、人事異動前後の時期の運用対処が不要である。 ・またさらに、組織管理情報、社員管理情報をシステム
に直ちに反映することができる。

【００４１】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、文
書を常に有効な組織・社員に所属させることができると
共に、組織変更・人事異動等に対しても、通常のシステ
ム運用で対応することができる。このため、決裁文書が
管理者不在となることがなく、管理責任者を常に明らか
にすることができる。また、稟議文書の承認者や決裁者
が異動した場合に、その代行者が登録されるので、稟議
が滞ることを防止することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施の形態による文書管理装置を示
すブロック図である。

【図２】 管理組織情報を用いる場合の文書管理情報を
示す構成図である。

【図３】 移行措置期間を設定する場合の社員管理情報
を示す構成図である。

【図４】 文書管理組織変更処理のシーケンスチャート
である。

【図５】 文書管理変更処理を行う場合の文書管理情報
を示す構成図である。

【図６】 文書作成者変更処理のシーケンスチャートで
ある。

【図７】 文書作成者変更処理を行う場合の文書管理情
報を示す構成図である。

【図８】 文書承認者変更処理のシーケンスチャートで
ある。

【図９】 文書承認者変更処理を行う場合の稟議管理情
報を示す構成図である。

【図１０】 社員管理情報削除処理のシーケンスチャー
トである。

【図１１】 社員管理情報削除処理を行う場合の社員管
理情報を示す構成図である。

【図１２】 社員管理情報削除処理のフローチャートで
ある。

【図１３】 組織管理情報削除処理のシーケンスチャー
トである。

【図１４】 組織管理情報削除処理のフローチャートで
ある。

【符号の説明】

１〜ｎ 端末 １０ ネットワーク １１ 文書管理制御装置（ＷＷＷサーバ） １１ａ 制御部 １１ｂ ネットワーク通信部 １１ｃ サーバ通信部 １２ データベースサーバ １２ａ 文書管理情報 １２ｂ 稟議管理情報 １２ｃ 組織管理情報 １２ｄ 社員管理情報 １３ メールサーバ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 清藤 秀子 東京都港区港南一丁目９番１号 エヌ・テ ィ・ティ・コミュニケーションウェア株式 会社内 (72)発明者 宮崎 朗彦 東京都港区港南一丁目９番１号 エヌ・テ ィ・ティ・コミュニケーションウェア株式 会社内 (72)発明者 岡本 克明 東京都港区港南一丁目９番１号 エヌ・テ ィ・ティ・コミュニケーションウェア株式 会社内 (72)発明者 浅沼 薫 東京都港区港南一丁目９番１号 エヌ・テ ィ・ティ・コミュニケーションウェア株式 会社内 (72)発明者 根本 敦史 東京都港区港南一丁目９番１号 エヌ・テ ィ・ティ・コミュニケーションウェア株式 会社内 (72)発明者 豊島 美樹 東京都港区港南一丁目９番１号 エヌ・テ ィ・ティ・コミュニケーションウェア株式 会社内 Ｆターム(参考） 5B049 CC31 5B075 NR02 NR20

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の作成者と作成者の所属する組織と
   文書の管理責任を負う組織を示す管理組織とを登録する
   文書管理情報登録手段と、 前記作成者の異動及び／又は前記組織の変更に応じて前
   記文書管理情報登録手段の登録内容を変更する変更手段
   とを設けたことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記文書の決裁前の管理責任は前記作成
   者とし、前記変更手段は、前記文書の決裁後に前記管理
   組織が前記作成者が所属する組織であることを登録する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 前記変更手段は、前記作成者が異動した
   ときその所属した組織内の代わりの作成者を登録するこ
   とを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
4. 【請求項４】 文書を作成した作成者と作成者の所属す
   る組織とを登録する社員管理情報登録手段と、 前記作成者の異動及び／又は前記組織の変更に応じて前
   記社員管理情報登録手段の登録内容を変更する変更手段
   とを設けたことを特徴とする文書管理装置。
5. 【請求項５】 前記変更手段は、前記作成者の所属する
   組織として前記異動前の組織と異動後の組織とを所定期
   間登録することを特徴とする請求項４記載の文書管理装
   置。
6. 【請求項６】 作成された文書の内容を承認する１人以
   上の承認者と前記文書を決裁する決裁者とを登録する稟
   議管理情報登録手段と、 前記承認者及び／又は決裁者の異動及び／又は組織の変
   更に応じて前記稟議管理情報登録手段の登録内容を変更
   する変更手段とを設けたことを特徴とする文書管理装
   置。
7. 【請求項７】 前記変更手段は、前記承認者及び／又は
   決裁者が異動したとき、代わりの承認者及び／又は決裁
   者を登録することを特徴とする請求項６記載の文書管理
   装置。