WO2006137124A1 - 文書管理装置 - Google Patents

文書管理装置 Download PDF

Info

Publication number
WO2006137124A1
WO2006137124A1 PCT/JP2005/011299 JP2005011299W WO2006137124A1 WO 2006137124 A1 WO2006137124 A1 WO 2006137124A1 JP 2005011299 W JP2005011299 W JP 2005011299W WO 2006137124 A1 WO2006137124 A1 WO 2006137124A1
Authority
WO
WIPO (PCT)
Prior art keywords
information
administrator
electronic document
document
management
Prior art date
Application number
PCT/JP2005/011299
Other languages
English (en)
French (fr)
Inventor
Hisahiro Harada
Chifumi Aoki
Original Assignee
Fujitsu Limited
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Fujitsu Limited filed Critical Fujitsu Limited
Priority to JP2007522148A priority Critical patent/JPWO2006137124A1/ja
Priority to PCT/JP2005/011299 priority patent/WO2006137124A1/ja
Publication of WO2006137124A1 publication Critical patent/WO2006137124A1/ja

Links

Classifications

    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management

Definitions

  • the present invention relates to a document management apparatus.
  • FIG. 1 is a diagram for explaining a conventional document management method.
  • An electronic document has a body with revision information, article information, disclosure information, management information, and the like. It is assumed that such electronic documents are managed in units of departments and are now managed by management department A. Here, when an organizational move or a business move occurs, it is unclear which administrative department should manage such an electronic document next.
  • Patent Documents 1 and 2 disclose a technique for managing a settlement document by managing the settlement document in document management information and managing the settlement document with responsibility.
  • Patent Document 2 discloses a system that collectively manages browsing, new creation, revision, and abolition of created documents using a server.
  • Patent Document 1 Japanese Patent Laid-Open No. 2002-24500
  • Patent Document 2 Japanese Patent Application Laid-Open No. 2004-280321
  • An object of the present invention is to provide a document management apparatus capable of reliably managing an electronic document even if organizational changes or the like frequently occur.
  • the document management apparatus is a manager information storage means for storing personal information related to a generated electronic document in association with the electronic document.
  • FIG. 1 is a diagram for explaining a conventional document management method.
  • FIG. 2 is a diagram illustrating the concept of an embodiment of the present invention.
  • FIG. 3 is a diagram showing a system configuration of an embodiment of the present invention.
  • FIG. 4 A diagram showing a flow of processing from creation of an electronic document to delegation of management authority to a new administrator.
  • FIG. 5b Diagram (2) explaining the processing in each case when there is an organizational change, business change, personnel change, etc.
  • FIG. 6 is a diagram for explaining attribute information.
  • FIG. 7 is a diagram illustrating the relationship between the configuration of electronic documents and processing.
  • FIG. 8 is a process flow (part 1) according to the embodiment of the present invention.
  • FIG. 9 is a process flow (part 2) according to the embodiment of the present invention.
  • an administrator is registered for each electronic document. Since an administrator is set for each electronic document, it is possible to track the electronic document even if organizational changes or business changes occur. This administrator has the authority to transfer and move electronic documents. The administrator also updates the electronic document provider and distribution information under the authority of the administrator. Also, systematize electronic documents by category and set managers. Even if an administrator moves, the administrator continues to have authority until a new administrator is determined.
  • the operation management cost of the electronic document can be significantly reduced.
  • by setting an administrator for each document system it is possible to control the flooding of electronic documents.
  • maintenance of electronic documents can be inherited even if organizational changes or business changes occur in the settings of the document manager.
  • With the settings of the document manager it is possible to review electronic documents as appropriate, to suppress the information from becoming obsolete and to maintain the latest information.
  • the document administrator can authenticate and censor the provider and distribution destination, thereby enhancing security.
  • FIG. 2 is a diagram for explaining the concept of the embodiment of the present invention.
  • Document 11 consists of text, article information, disclosure information, and management information, and is managed by administrator A.
  • Administrator A belongs to management department A.
  • Document 11 is associated with the personal ID of administrator A, not the information of management department A, and is managed by administrator A with responsibility.
  • the ability of administrator A to move to a new department. Can be tracked with reference to source 10. Therefore, even if the administrator A moves to a new department, the document is still managed by the administrator A, so that the document is not lost. If administrator A cannot move the department as a result of moving the department, the management authority of the document is delegated to other administrators according to the specified procedure after the department is moved.
  • the information in the organization's personnel database is updated on a daily basis so that the latest information is retained.
  • the administrator of the electronic document is set for each electronic document or each category of the electronic document, and information related to this information is stored in the management information of the electronic document.
  • the management information update authority is given to the administrator so that the management information update authority can be continued even if the organization is moved, such as an electronic document transfer action or a new administrator setting. In addition, even if the administrator himself / herself moves, the current state is taken over until a new administrator is determined, and the new administrator takes over all the authority of the old administrator.
  • FIG. 3 is a diagram showing a system configuration according to the embodiment of the present invention.
  • the document management system 18 includes a document disclosure server 19 and a document management server 17.
  • the document creator registers the created document in the document management system 18.
  • the document management server 17 holds administrator information, organization information, disclosure (distribution) destination information, general user information, and document information for each document.
  • Document information includes figure number, name, version number, notification, history, format, attached material, related information, creator, investigator, approver information, search information, and so on.
  • the document disclosure server 19 discloses a document and other information as disclosure information.
  • the disclosure information is edited by the document management server 17 and transferred to the document disclosure server 19.
  • the document disclosure server 19 is connected to an intranet or the Internet 20, and can be accessed by design departments, factory departments, and overseas offices.
  • the personnel / organization information database 16 manages users in each department, and updates information in the document management server 17 on a daily basis.
  • Figure 4 shows the process from creation of an electronic document to the delegation of management authority to a new administrator. It is a figure which shows the flow of.
  • a creator of a business unit creates an electronic document.
  • the administrator of the electronic document is set.
  • the administrator should be an individual who has been given authority over the organization, etc., and the administrator's setting information can be maintained and changed even if the electronic document is unapproved.
  • the administrator of the electronic document manages the entire history of the electronic document, enables the transfer, movement, update of the text, update of the distribution destination and disclosure destination of the electronic document, and has the authority to respond to periodic reviews. Even if the organization to which the administrator belongs or the administrator himself / herself moves, the current status is maintained until a new administrator decides.
  • the electronic document is then approved using the normal approval flow. As electronic document information, there are approvers of electronic documents, and multiple investigators can be set.
  • Figures 5a and 5b are diagrams for explaining the processing in each case when there is an organizational change, business change, personnel change, etc.
  • the document ID is stored in the administrator table 15 in association with the administrator ID.
  • the administrator ID is managed in the personnel's organization database 16 in association with the administrator's name, affiliation, contact information, etc. This information is updated on a daily basis.
  • the attribute information is stored in the document management database 17 together with the document text.
  • the administrator is the person who has full control over the document text and its attribute information, and can also have authority for individual documents, categories, categories, and organizational units.
  • Case 1 is a case where only an organizational change occurs and there is no movement of the administrator.
  • Case 2 is a case where an organizational change and an administrator move occur.
  • the system sends an email requesting the setting of the new administrator after the organizational change to the old administrator.
  • the old administrator transfers the electronic document to the new administrator.
  • the new administrator automatically continues the authority, and at this point, the authority of the old administrator is revoked.
  • the Human Resources' Organization Database 16 the past manager information is kept as a history for the old manager.
  • Case 3 is when the administrator is deleted from the personnel information due to retirement. In this case, since the old administrator cannot delegate the authority to the new administrator, the system operation secretariat sets the new administrator.
  • FIG. 6 is a diagram for explaining attribute information.
  • a document (document) is managed under administrator A.
  • the attribute information stores the document version number, attribute information version number, creator, administrator, investigator, and approver.
  • Fig. 6 (b) assuming that the document has been revised, information with the document version number "2" is added to the attribute information.
  • the attribute version is still 01 version, but the creator, investigator, and approver are new.
  • the administrator remains the same.
  • Fig. 6 (c) when there is an organizational move and the administrator changes, the document version number, author, investigator, and approver information remain the same, and the attribute version number And new attribute information is added.
  • Fig. 6 (d) when the management office sets a new administrator, the document version number, creator, investigator, and approver are the same, and the attribute version number and the administrator are the same. Newly set attribute information is added.
  • FIG. 7 is a diagram for explaining the relationship between the configuration of an electronic document and processing.
  • the standard document is managed.
  • the standard document is managed by associating the original, the disclosure file, the notification, and the administrator information for each version.
  • Each version of one standard document is managed with the same standard ID. These are organized and stored in a directory format data structure.
  • the document information management server 20 is a personnel information management server 21. When the user information and organization information are updated on a daily basis, the user master that stores the user information is updated, and the administrator information is updated. The user registers the revision of the standard document with respect to the document information management server 20.
  • step S10 a number is assigned for managing the electronic document.
  • step S11 a document review of the registered document is performed.
  • step S12 an electronic document is registered. At this time, when the first edition was established, both the text and the notification were 01 version.
  • step S13 it is determined whether the text has been updated. If it is determined in step S13 that there is no text update, the process proceeds to step s22.
  • step S22 it is determined whether or not the notification has been updated. If it is determined in step S22 that the update has been successful, the process proceeds to step S17. If it is determined in step S22 that the update has been made, the process proceeds to step S16.
  • step S14 If it is determined in step S13 that the text has been updated, in step S14, the standard diagram number setting, version number setting, establishment, revision status setting, name setting, original file transfer, administrator setting, Set administrative department settings. In step S15, a notice is generated. In step S16, version number setting, application time setting, revision reason setting, importance category setting, service information setting, disclosure distribution destination setting, form transfer, and dependency information setting are performed. In step S17, set other information. In step S18, the related standards are set, the search keyword is set, the attached material is transferred, and the category is set. In step S19, the electronic document is inspected. In step S20, the electronic document is examined. In step S21, the electronic document is approved.
  • step S25 the personnel information management server updates the personnel data on a daily basis.
  • step S26 the document information management server updates the user master according to the update of the personnel information management server.
  • step S27 it is determined whether or not the administrator information has been updated. If there is no update, keep the current status. When there is an update, there are three cases. If the administrator has changed as in step S28, but the department or business is the same, a new administrator is set in that department. As in step S29, the management department or business has changed, but the administrator has moved. If not, a new management department is set and a new manager is set. As shown in step S30, if the management department signature is changed, but there is no transfer of the administrator, only the management department signature is automatically updated, and the administrator information is not changed.
  • step S35 After step S26. If there is an update, there are 3 cases. If the administrator is changed and the business remains the same as in step S36, the management information is automatically updated according to the change of the administrator. If the management department (business) has moved as in step S37, but the manager has not moved, only the department information of the current manager is updated. When the management department signature is changed as in step S38, only the management department signature is automatically updated.

Landscapes

  • Business, Economics & Management (AREA)
  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Economics (AREA)
  • Entrepreneurship & Innovation (AREA)
  • Human Resources & Organizations (AREA)
  • Marketing (AREA)
  • Operations Research (AREA)
  • Quality & Reliability (AREA)
  • Strategic Management (AREA)
  • Tourism & Hospitality (AREA)
  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Business, Economics & Management (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Theoretical Computer Science (AREA)
  • Document Processing Apparatus (AREA)

Abstract

　技術文書などの電子ドキュメントを管理する場合、管理情報として、電子ドキュメントのＩＤに関連付けて、管理者の情報を格納する。管理者は、組織などではなく、１個人とする。管理者は、電子ドキュメントの管理について全責任を負い、管理者の許可の下に、改版等の作業をすることができるようにする。人事異動等で管理者がその電子ドキュメントを管理する立場から離れた場合には、その管理者が責任を持って、次の管理者に電子ドキュメントの管理権限を委譲する。

Description

明 細 書
文書管理装置
技術分野
[0001] 本発明は、文書管理装置に関する。
背景技術
[0002] 近年の企業社会においては、リストラ等が盛んになり、組織の改変が頻繁に行われ るようになった。一方、各企業では、過去の業務によって発生した多くの電子ドキュメ ントを保有しており、これらを管理し続ける必要がある。しかし、組織の改変に伴い、 事業部が消滅するなどの事態が発生した場合、当該事業部が管理して 、た電子ドキ ュメントが、次にどの事業部に所属するかがはっきりせず、多くの電子ドキュメントを如 何に管理するかが明確にならない事態が生じる。
[0003] 従来においては、特定のカテゴリに属する電子ドキュメントを統一して管理する管理 者もいなければ、電子ドキュメントの共通管理者もなぐ各事業部が独自で管理して いた。
図 1は、従来の文書管理方法を説明する図である。
[0004] 電子ドキュメントは、改版情報を持った本文と、記事情報、開示情報、管理情報等 力もなる。このような電子ドキュメントは、部署単位で管理されており、今、管理部署 A が管理していたものとする。ここで、組織移動あるいは業務移動が生じた場合、このよ うな電子ドキュメントは、次に、どの管理部署によって管理されるべきかがはっきりしな い事態が生じる。
[0005] 特に、部署単位で管理しているため、その部署が廃止された場合、電子ドキュメント の所在がつかめな力つたり、組織移動や業務変更が頻発すると、電子ドキュメントそ のものの効力が喪失される可能性がある。また、管理部署が不明であると、開示'配 付先情報の維持及び更新ができず、戦略的な情報の流出につながる危険性がある 。また、定期的な電子ドキュメントの見直しができずに、情報の陳腐化を招く可能性も ある。
[0006] したがって、従来のドキュメント管理方法においては、糸且織変更等に対応したドキュ メント情報の管理方法がなぐドキュメント情報の提供において管理者不在によるセキ ユリティが脆弱で、電子ドキュメント作成時の審議や最新ィ匕維持のための定期見直し などができな力 た。また、電子ドキュメントに管理者設定がなぐ電子ドキュメントの 移管'移動や組織変更など、そのつど対応ができないため、管理者不在の電子ドキ ュメントが散在していたり、他組織への公開に対し、判断できる者がいないためセキュ リティが脆弱化し、また、判断もできないために、公開の決定に時間がかかっていた。 更に、電子ドキュメントの審議先や見直しが組織移動や業務変更のため、部署設定 ができな力つたり、新たな依頼先を決定するのに時間が力かっていた。
[0007] 従来の文書管理装置としては、特許文献 1及び 2がある。特許文献 1にお!/、ては、 決済文書の管理において、文書管理情報に管理組織を記載し、該管理組織が当該 決済文書を責任もって管理する技術が開示されている。特許文献 2においては、作 成文書の閲覧、新規作成、改訂、廃止等をサーバで一括して管理するシステムが開 示されている。
特許文献 1：特開 2002— 24500号公報
特許文献 2：特開 2004— 280321号公報
発明の開示
[0008] 本発明の課題は、組織改変等が頻繁に起こっても、電子ドキュメントを確実に管理 することができる文書管理装置を提供することである。
本発明の文書管理装置は、作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う 個人の情報を該電子文書に関連させて格納する管理者情報格納手段
を備えることを特徴とする。
図面の簡単な説明
[0009] [図 1]従来の文書管理方法を説明する図である。
[図 2]本発明の実施形態の概念を説明する図である。
[図 3]本発明の実施形態のシステム構成を示す図である。
[図 4]電子ドキュメントの作成から新管理者に管理権限が委譲されるまでの処理の流 れを示す図である。
[図 5a]組織変更、業務変更、人事異動等があった場合のそれぞれの場合における処 理を説明する図（その 1)である。
[図 5b]組織変更、業務変更、人事異動等があった場合のそれぞれの場合における 処理を説明する図（その 2)である。
[図 6]属性情報について説明する図である。
[図 7]電子ドキュメントの構成と処理の関係を説明する図である。
[図 8]本発明の実施形態に従った処理フロー（その 1)である。
[図 9]本発明の実施形態に従った処理フロー（その 2)である。
発明を実施するための最良の形態
[0010] 本発明の実施形態においては、電子ドキュメントごとに管理者を登録する。電子ド キュメントごとの管理者を設定するので、組織移動や業務変更が発生しても、電子ド キュメントの追跡が可能となる。この管理者が、電子ドキュメントの移管や移動を行う 権限を有する。管理者が電子ドキュメントの提供先や配付情報の更新も管理者の権 限の下に行う。また、電子ドキュメントをカテゴリ別に体系化し、管理者を設定する。管 理者が移動しても、新たな管理者が決定するまで、その管理者が権限を継続して有 する。
[0011] 管理者設定により、電子ドキュメントの運用管理コストを大幅に削減できる。また、ド キュメント体系ごとに管理者を設定することで、電子ドキュメントの氾濫をコントロール できる。更に、ドキュメント管理者の設定で、組織移動や業務変更が発生しても、電子 ドキュメントの維持管理を承継できる。ドキュメント管理者の設定で、適宜電子ドキュメ ントの見直しが可能となり、情報の陳腐化を抑制し、最新ィ匕維持が可能となる。ドキュ メント管理者により、提供先や配付先の認証'検閲が可能となり、セキュリティ強化が 可能となる。
[0012] 図 2は、本発明の実施形態の概念を説明する図である。
ドキュメント 11は、本文、記事情報、開示情報、管理情報からなり、管理者 Aによつ て管理されている。管理者 Aは、管理部署 Aに属している力 ドキュメント 11には、管 理部署 Aの情報ではなぐ管理者 Aの個人の ID等が関連付けられ、管理者 Aが責任 を持って管理する。ここで、組織移動あるいは業務移動があった場合、管理者 Aが新 しい部署に移動する力 管理者 Aがどの部署に移動したかは、組織'人事データべ ース 10を参照して追跡することができる。したがって、管理者 Aが新しい部署に移動 しても、ドキュメントは引き続き管理者 Aによって管理されるので、ドキュメントが失われ る等が起こらない。また、管理者 Aが部署を移動した結果、引き続きドキュメントを管 理できない場合には、部署移動後、規定された手続に従って、他の管理者にドキュメ ントの管理権限を委譲する。
[0013] このような場合、組織'人事データベースの情報は、 日単位で更新し、最新の情報 を保持して置くようにする。電子ドキュメントの管理者は、電子ドキュメントごと、あるい は、電子ドキュメントのカテゴリごとに設定するようにし、この情報に関連付けられた情 報を、電子ドキュメントの管理情報に格納しておくようにする。電子ドキュメントを開く 場合には、管理者の ID等を入力しないと開けないようにするなどの措置を施しておく
[0014] 管理者に管理情報の更新権限を付与し、組織を移動になっても、電子ドキュメント の移管行為や新たな管理者の設定など、管理情報の更新権限を継続できるようにす る。また、管理者自身が移動になっても、新たな管理者が決定するまで現状を引き継 ぐようにし、新管理者は、旧管理者のすべての権限を受け継ぐようにする。
[0015] 図 3は、本発明の実施形態のシステム構成を示す図である。
文書管理システム 18は、ドキュメント開示サーバ 19とドキュメント管理サーバ 17から なっている。文書作成者は、作成した文書を文書管理システム 18に登録する。ドキュ メント管理サーバ 17は、各ドキュメントについて、管理者情報、組織情報、開示 (配付 )先情報、一般ユーザ情報、ドキュメント情報を保持する。ドキュメント情報は、図番、 名称、版数、通知書、履歴、様式、添付資料、関連情報、作成者、調査者、承認者 情報、検索情報等である。ドキュメント開示サーバ 19は、開示情報として、ドキュメント とその他の情報を開示する。開示情報は、ドキュメント管理サーバ 17が編集して、ド キュメント開示サーバ 19に転送する。ドキュメント開示サーバ 19は、イントラネットある いはインターネット 20に接続されており、設計部、工場部門、海外拠点等力もァクセ ス可能となっている。人事'組織情報データベース 16は、各部門のユーザを管理して おり、ドキュメント管理サーバ 17の情報を日単位で更新する。
[0016] 図 4は、電子ドキュメントの作成から新管理者に管理権限が委譲されるまでの処理 の流れを示す図である。
まず、ある事業部の作成者が電子ドキュメントを作成する。次に、電子ドキュメントの 管理者の設定を行う。管理者は、組織などではなぐその権限を与えられた個人とし 、電子ドキュメントが未承認状態でも、管理者の設定情報を維持し、変更も可能として おく。電子ドキュメントの管理者は、その電子ドキュメントの全履歴を管理し、電子ドキ ュメントの移管、移動、本文の更新、配付先、開示先更新を可能とし、定期見直しの 回答権限を有する。管理者の所属する組織の移動や管理者自身の移動が発生して も、新たな管理者が決定するまで現状を維持する。次に、電子ドキュメントは通常の 承認フローにより承認される。電子ドキュメントの情報としては、電子ドキュメントの承 認者を有し、複数の調査者を設定可能とする。電子ドキュメントは、承認されること〖こ より電子ドキュメントとしての効力を発生する。また、複数の承認者を設定可能としても よい。ここで、組織移動、業務変更、人事異動等が発生したとする。この場合、新管 理者が決定するまで仕掛かり状態を維持し、新管理者に管理情報を移管し、管理情 報の移管をもって、旧管理者のすべての権限を消滅する。旧管理者は、新管理者決 定まで旧組織情報を維持し、新管理者へ業務引継ぎ後は、旧組織力ゝら削除される。 この場合、旧管理者は、電子ドキュメントが生き情報として管理されている限り、過去 の管理者情報も引継ぎ、旧管理者が同じ企業に在籍している限り、その企業は、旧 管理者の過去の管理者履歴を管理する。運用事務局は、システム全体のメンテナン スゃ、管理者の情報の管理、ユーザの管理、過去の履歴の管理等を行う。
図 5a及び図 5bは、組織変更、業務変更、人事異動等があった場合のそれぞれの 場合における処理を説明する図である。
電子ドキュメントごとに、ドキュメント本文に属性情報とドキュメント IDが付加される。 ドキュメント IDは、管理者テーブル 15において、管理者 IDと関連付けられて格納さ れる。管理者 IDは、人事'組織データベース 16において、管理者の氏名、所属、連 絡先等と関連付けられて管理される。この情報は、日単位で更新される。属性情報は 、ドキュメント管理データベース 17において、ドキュメント本文とともに格納される。ここ で、管理者は、ドキュメント本文及び、その属性情報に関する管理の全権を有する者 で、ドキュメント単体、カテゴリ別、カテゴリ群、組織単位でも権限を有することができる [0018] ここで、組織変更、業務変更、人事異動等が発生したとする。ケース 1では、組織変 更のみが起こり、管理者の移動がない場合である。この場合、人事'組織データべ一 ス 16において、システムが、管理者の所属情報を自動更新し、管理者権限は自動継 続する。ケース 2は、組織変更と管理者の移動が起こった場合である。この場合は、 人事'組織データベース 16において、システムが、旧管理者に組織変更後の新管理 者の設定依頼メールを連絡先に送信する。旧管理者は、新管理者に電子ドキュメント を移管し、移管完了後、新管理者は権限を自動継続し、この時点で、旧管理者の権 限を抹消する。人事'組織データベース 16では、旧管理者について、過去の管理者 情報を履歴として残す。ケース 3は、管理者が、退職などで、人事情報から削除され た場合である。この場合、旧管理者により新管理者への権限の委譲は不可能である ので、システムの運用事務局が新管理者の設定を行う。
[0019] 図 6は、属性情報について説明する図である。
図 6 (a)に示されるように、管理者 Aの下に、ドキュメント (文書）が管理されていると する。属性情報には、文書版数、属性情報の版数、作成者、管理者、調査者、承認 者が格納される。次に、図 6 (b)に示されるように、文書が改版されたとすると、属性情 報に、文書版数が「2」の情報が追加される。属性版数は 01版のままであるが、作成 者、調査者、承認者が新しくなつている。管理者は、同じままである。次に、図 6 (c)に 示されるように、組織移動があって、管理者が変わる場合には、文書版数、作成者、 調査者、承認者の情報は同じままで、属性版数と管理者が違う属性情報が新たに付 け加えられる。そして、図 6 (d)に示されるように、運用事務局が新管理者を設定する 場合には、文書版数、作成者、調査者、承認者が同じで、属性版数と管理者が新た に設定された属性情報が追加される。
[0020] 図 7は、電子ドキュメントの構成と処理の関係を説明する図である。
図 7においては、規格文書が管理されているものとする。規格文書は、版毎に、原 本、開示ファイル、通知書、管理者情報が対応付けられて管理される。 1つの規格文 書の各版は、同じ規格 IDで管理される。これらは、ディレクトリ形式のデータ構造によ つて整理され、保管される。文書情報管理サーバ 20は、人事情報管理サーバ 21か らのユーザ情報や組織情報の日単位での更新を受けて、ユーザ情報を格納するュ 一ザマスタを更新し、管理者情報の更新を行う。規格文書の制改訂の登録は、ユー ザが文書情報管理サーバ 20に対して行う。
[0021] 図 8及び図 9は、本発明の実施形態に従った処理フローである。
図 8において、ステップ S10において、電子ドキュメントを管理するための番号の採 番を行う。ステップ S11において、登録ドキュメントの書面審議を行う。ステップ S12に おいて、電子ドキュメントの登録を行う。このとき、初版制定時においては、本文、通 知書ともに 01版となっている。ステップ S13において、本文の更新があつたか否かを 判断する。ステップ S13の判断において、本文更新がないと判断された場合には、ス テツプ s22に進む。ステップ S22において、通知書の更新があった力否かを判断する 。ステップ S22で更新がな力つたと判断された場合には、ステップ S17に進む。ステツ プ S22において更新があつたと判断された場合には、ステップ S16に進む。ステップ S13において、本文の更新があつたと判断された場合には、ステップ S14において、 規格図番の設定、版数設定、制定、改訂のステータス設定、名称設定、原本ファイル の移入、管理者設定、管理部門設定を行う。ステップ S15において、通知書を生成 する。ステップ S16では、版数設定、適用時期の設定、制改訂理由の設定、重要度 区分設定、役務情報設定、開示配付先設定、様式移入、依存情報設定を行う。ステ ップ S 17では、その他の情報を設定する。ステップ S 18では、関係関連規格設定、検 索キーワードの設定、添付資料の移入、カテゴリ設定を行う。ステップ S 19において、 電子ドキュメントの検査、ステップ S20において、電子ドキュメントの調査、ステップ S2 1において、電子ドキュメントの承認を行う。
[0022] 図 9 (a)においては、ステップ S25において、人事情報管理サーバが人事データを 日単位で更新する。ステップ S26において、文書情報管理サーバは、ユーザマスタ を、人事情報管理サーバの更新にしたがって、更新する。ステップ S27において、管 理者情報に更新があったカゝ否かを判断する。更新がなカゝつた場合には、現状を維持 する。更新があった場合には、 3つのケースに分かれる。ステップ S28のように、管理 者が異動したが、部署あるいは業務が同じの場合には、その部署で新管理者を設定 する。ステップ S29のように、管理部署あるいは業務が異動したが、管理者は移動し ない場合には、新管理部署を設定し、新管理者を設定する。ステップ S30に示される ように、管理部署名が変更したが、管理者の移動がない場合には、管理部署名のみ 自動更新し、管理者情報は変更しない。
以上のケースは、技術文書 (この場合、規格文書)が管理部署 (業務）に依存して移 動する場合である。
また、技術文書 (規格文書)が管理者に依存し移動する場合には、図 9 (b)に示さ れるように、ステップ S26の後、ステップ S35において、管理者情報の更新があるか 否かを判断し、更新があった場合には、 3ケースに分かれる。ステップ S36のように、 管理者が異動し、業務はそのままの場合には、管理者の異動に合わせて、管理情報 を自動更新する。ステップ S37のように、管理部署 (業務)が移動したが、管理者に移 動がない場合には、現管理者の部署情報のみを更新する。ステップ S38のように、管 理部署名が変更された場合には、管理部署名のみ自動更新する。

Claims

請求の範囲
[1] 作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う個人の情報を該電子文書に 関連させて格納する管理者情報格納手段
を備えることを特徴とする文書管理装置。
[2] 前記電子文書の管理を行う個人の情報は、該個人の IDであることを特徴とする請 求項 1に記載の文書管理装置。
[3] 前記電子文書の管理を行う個人の情報は、該個人の人事情報によって日単位で 更新されることを特徴とする請求項 1に記載の文書管理装置。
[4] 前記個人の情報には、該個人が人事異動あるいは組織改変により前記電子文書 の管理をしなくなる場合にも、新しい管理者が決定するまで、引き続き同じ情報が格 納されることを特徴とする請求項 1に記載の文書管理装置。
[5] 前記個人の情報は、該個人が退社などにより前記電子文書の管理を行えなくなつ た場合には、前記文書管理装置の運用に関し権限を有する組織の下に、新たな管 理者の個人情報に書き換えられることを特徴とする請求項 1に記載の文書管理装置
[6] 作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う個人の情報を該電子文書に 関連させて格納する
ことを特徴とする文書管理方法。
[7] 作成された電子文書に対し、該電子文書の管理を行う個人の情報を該電子文書に 関連させて格納する
ことを特徴とする文書管理方法をコンピュータに実現させるプログラム。
[8] 電子文書を格納する電子文書格納手段と、
該電子文書の管理を行う個人の情報である管理者情報を格納する管理者情報格 納手段と、
該管理者情報と該電子文書とを対応付けて管理する管理手段と、
を備えることを特徴とする電子文書管理システム。
[9] 前記管理者情報は、管理者識別情報と、これに対応した管理者に関する情報とか らなり、 前記電子文書は、該電子文書の属性情報に対応付けられて格納され、 前記管理手段は、該管理者識別情報と該属性情報とを対応付けて管理することを 特徴とする請求項 8に記載の電子文書管理システム。
前記属性情報は、少なくとも、電子文書の管理者履歴情報と、属性情報の版数を 示す情報と、力 なることを特徴とする請求項 9に記載の電子文書管理システム。
PCT/JP2005/011299 2005-06-20 2005-06-20 文書管理装置 WO2006137124A1 (ja)

Priority Applications (2)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2007522148A JPWO2006137124A1 (ja) 2005-06-20 2005-06-20 文書管理装置
PCT/JP2005/011299 WO2006137124A1 (ja) 2005-06-20 2005-06-20 文書管理装置

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
PCT/JP2005/011299 WO2006137124A1 (ja) 2005-06-20 2005-06-20 文書管理装置

Publications (1)

Publication Number Publication Date
WO2006137124A1 true WO2006137124A1 (ja) 2006-12-28

Family

ID=37570177

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
PCT/JP2005/011299 WO2006137124A1 (ja) 2005-06-20 2005-06-20 文書管理装置

Country Status (2)

Country Link
JP (1) JPWO2006137124A1 (ja)
WO (1) WO2006137124A1 (ja)

Citations (5)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JPH1115899A (ja) * 1997-06-24 1999-01-22 Hitachi Ltd 統合文書管理システム
JP2002024500A (ja) * 2000-07-12 2002-01-25 Ntt Comware Corp 文書管理装置
JP2002259676A (ja) * 2001-03-06 2002-09-13 Hitachi Ltd 文書管理・ｅｄｉシステム連携装置、文書管理・ｅｄｉシステム連携方法、情報記録媒体及び文書処理プログラム
JP2003280990A (ja) * 2002-03-22 2003-10-03 Ricoh Co Ltd 文書処理装置及び文書を管理するためのコンピュータプログラム
JP2004280321A (ja) * 2003-03-14 2004-10-07 Mitsubishi Automob Eng Co Ltd 文書管理システム、文書管理方法、文書管理システムのプログラム、およびそれを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体

Family Cites Families (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP3819608B2 (ja) * 1998-01-06 2006-09-13 株式会社東芝 電子文書の改竄防止システム及び記録媒体
JP2004145618A (ja) * 2002-10-24 2004-05-20 Canon System & Support Inc 情報処理装置および文書認証方法およびプログラムおよび記録媒体
JP2004272531A (ja) * 2003-03-07 2004-09-30 Nippon Telegr & Teleph Corp <Ntt> 台帳データベース構築システム及び構築方法並びに構築プログラム及び記録媒体

Patent Citations (5)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JPH1115899A (ja) * 1997-06-24 1999-01-22 Hitachi Ltd 統合文書管理システム
JP2002024500A (ja) * 2000-07-12 2002-01-25 Ntt Comware Corp 文書管理装置
JP2002259676A (ja) * 2001-03-06 2002-09-13 Hitachi Ltd 文書管理・ｅｄｉシステム連携装置、文書管理・ｅｄｉシステム連携方法、情報記録媒体及び文書処理プログラム
JP2003280990A (ja) * 2002-03-22 2003-10-03 Ricoh Co Ltd 文書処理装置及び文書を管理するためのコンピュータプログラム
JP2004280321A (ja) * 2003-03-14 2004-10-07 Mitsubishi Automob Eng Co Ltd 文書管理システム、文書管理方法、文書管理システムのプログラム、およびそれを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体

Also Published As

Publication number Publication date
JPWO2006137124A1 (ja) 2009-01-08

Similar Documents

Publication Publication Date Title
US7958087B2 (en) Systems and methods for cross-system digital asset tag propagation
US7849328B2 (en) Systems and methods for secure sharing of information
US7958148B2 (en) Systems and methods for filtering file system input and output
US7757270B2 (en) Systems and methods for exception handling
US7809699B2 (en) Systems and methods for automatically categorizing digital assets
JP4400059B2 (ja) ポリシー設定支援ツール
JP5623271B2 (ja) 情報処理装置、権限管理方法、プログラムおよび記録媒体
KR100738603B1 (ko) 특권 및 비특권 문서 전자 관리 시스템, 방법 및 기록 매체
US7540014B2 (en) Automated policy change alert in a distributed enterprise
JP4986418B2 (ja) プロジェクトデータのキャッシュおよび同期をとる方法およびシステム
US20070266032A1 (en) Systems and Methods for Risk Based Information Management
US20070208685A1 (en) Systems and Methods for Infinite Information Organization
US20070112784A1 (en) Systems and Methods for Simplified Information Archival
US20070113288A1 (en) Systems and Methods for Digital Asset Policy Reconciliation
US20070130218A1 (en) Systems and Methods for Roll-Up of Asset Digital Signatures
US20080046433A1 (en) Role template objects for network account lifecycle management
US20070244897A1 (en) Methods and systems for change management for a group policy environment
US20030220903A1 (en) Long-term digital storage
EP2224369B1 (en) Method, SOA registry and SOA repository for granting a user secure access to resources of a process
JP2008203909A (ja) アカウント管理システム
JP2018120366A (ja) タイムスタンプ管理システム、タイムスタンプ管理方法、およびタイムスタンプ管理プログラム
JP2001101324A (ja) 文書管理システム及び文書管理方法
JP2004054779A (ja) アクセス権管理システム
JP2007249422A (ja) 組織構成管理システム、そのプログラム
WO2006137124A1 (ja) 文書管理装置

Legal Events

Date Code Title Description
121 Ep: the epo has been informed by wipo that ep was designated in this application
WWE Wipo information: entry into national phase

Ref document number: 2007522148

Country of ref document: JP

NENP Non-entry into the national phase

Ref country code: DE

WWW Wipo information: withdrawn in national office

Country of ref document: DE

122 Ep: pct application non-entry in european phase

Ref document number: 05751390

Country of ref document: EP

Kind code of ref document: A1