JP2001175650A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ある文書の内容に対する複数人によるディス
カッションを円滑に行うことができる文書管理システム
を提供する。 【解決手段】 付加データ管理部１２は、文書管理部１
１中の文書の任意の領域に付された付加データを、文書
に対応付けて、付加データの作成者の情報とともに管理
している。制御部１４は、クライアントコンピュータ２
〜４からの文書の参照、付加データの参照、登録、削除
などの要求に応じた処理を行う。このとき、権限データ
管理部１３中の権限データによりユーザの権限をチェッ
クし、与えられている権限の範囲で要求を受け付ける。
文書中の同じ領域に複数のユーザが付加データを参照
し、さらにコメントを付加データとして登録して行くこ
とによって、文書を元にしたディスカッションを行い、
意見を集約してゆくことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を管理すると
ともに、文書中の所望の部分に複数人がコメントなどの
付加データを付することにより、例えばディスカッショ
ンが可能な文書管理システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】最近の文書編集装置などでは、文書の編
集を行うとともに、文書中の所望の部分に付加データを
付けることができる機能を有したものも開発されてい
る。このような付加データを付する機能を利用すること
によって、文書に対する簡単なコメントを付けたり、文
書編集時の覚え書きなどを付けておくことができる。

【０００３】一方、例えばネットワークに接続されたコ
ンピュータ上で複数人が会話を行ったり、会議を行うと
いったことが行われている。議論を行う一つの形態とし
て、あるテーマについての草案を作成し、その草案に対
して多数の人が意見を述べ、ディスカッションを行うこ
とがある。このような形態のディスカッションを行う場
合、各人が述べた意見などは、元となる文書（草案）に
対応付けておくことが望ましい。

【０００４】文書と、それに対する意見との対応付けと
して、例えば意見の内容を上述のような付加データとし
て文書に付加することが考えられる。しかし従来のシス
テムでは、付加データは個人的なメモ程度としてしか機
能せず、ディスカッションを行うに耐えうるシステムで
はなかった。また、文書が公開されていれば、誰でも付
加データを付けられるとともに、改変も可能である。そ
のため、責任のない発言が多く発生したり、あるユーザ
の意見が他のユーザにより書き換えられる可能性がある
など、ディスカッションの場で利用するには問題が多か
った。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した事
情に鑑みてなされたもので、ある文書の内容に対する複
数人によるディスカッションを円滑に行うことができる
文書管理システムを提供することを目的とするものであ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、文書管理シス
テムにおいて、文書を管理する文書管理手段と、前記文
書の任意の領域に対応付けて付加データを管理する付加
情報管理手段を有し、前記付加情報管理手段は、前記文
書の１つの領域に対応付けられた付加データとして、内
容と該内容を登録した利用者を示す情報とを対応付けて
複数組保持可能であることを特徴とするものである。こ
のような構成によって、ある文書に対してディスカッシ
ョンを行う場合に、その文書の議論のポイントとなる部
分に対して、複数の人が意見などを付加データとして登
録することができる。これによって、議論のポイントに
対する意見を集約することができ、ディスカッションを
円滑に進めることができる。また、登録された意見など
は、登録した利用者を示す情報と対応付けて保持される
ので、それぞれの意見の責任の所在を明確にすることが
できる。さらに、文書中の同じ領域に付された付加デー
タについて、順番を保持しておくことによって、議論の
進行をそのまま保持することが可能である。

【０００７】登録された付加データを参照する際には、
表示手段は、文書と付加データを同じ表示画面上に表示
することができる。これによって、文書と、その文書に
付された付加データとを同時に参照することができるの
で、文書及び付加データの内容の把握などを容易に行う
ことができる。

【０００８】さらに、利用者ごとに、例えば付加データ
に対する参照、書き込み、削除、編集などのアクセス権
を示す権限情報を保持する権限情報管理手段を設け、ま
た、付加情報管理手段が管理する付加データにアクセス
する際に、利用者のアクセス権を権限情報管理手段が保
持する権限情報から取得し、その権限情報により許され
ている範囲内で利用者からの前記付加データに対するア
クセスを許可する制御手段を設けることができる。これ
によって、例えばディスカッションの場で発言者を絞っ
たり、議論の進行者が議論をまとめてゆくなどといった
利用が可能になる。また、許可を受けていない第３者に
よる付加データの改変などを防止することができる。

【０００９】なお、ディスカッションなどを開始する場
合には、予め発言者や権限情報などを設定し、元にする
文書を文書管理手段に管理させる。このとき、発言者な
どにディスカッションを行う元となる文書が格納された
ことを自動的に通知し、文書の存在を知らせるととも
に、意見などの入力を求めることができる。

【００１０】

【発明の実施の形態】図１は、本発明の文書管理システ
ムの実施の一形態を示すブロック図である。図中、１は
データベースサーバ、２〜４はクライアントコンピュー
タ、５はＬＡＮ、１１は文書管理部、１２は付加データ
管理部、１３は権限データ管理部、１４は制御部、２１
は実文書、２２は参照文書、２３は付加データ、２４は
権限データである。この例では、データベースサーバ１
及び３台のクライアントコンピュータ２〜４がＬＡＮ５
に接続された構成を示している。もちろん、ＬＡＮ５に
は種々の機器が接続されたり、ルータなどを介して別の
ネットワークに接続されていてもよい。

【００１１】クライアントコンピュータ２〜４は、表示
手段や入力手段などを有し、ユーザの指示に従って、デ
ータベースサーバ１に対して文書や付加データなどの参
照要求や、文書や付加データの登録、削除などの要求を
行うことができる。また、表示手段を有し、データベー
スサーバ１から送られてくる文書内容や付加データの内
容を表示する。このとき、文書と付加データを同じ表示
画面上に表示可能とすることができる。望ましくは、文
書の内容と付加データの内容とがそれぞれ別の表示領域
に表示されるとよい。これによって、付加データにより
文書の内容が隠れて見えないといった事態を防止し、両
者を見やすく表示させることができる。また、付加デー
タを表示する位置は、なるべく、文書中の付加データが
付される領域に近い表示画面上の位置に表示するとよ
い。

【００１２】データベースサーバ１は、文書管理部１
１，付加データ管理部１２，権限データ管理部１３，制
御部１４などを有している。データベースサーバ１は、
ＬＡＮ５を介して送られてくる文書や付加データの参照
要求や登録要求、削除要求などの要求に従って、文書あ
るいは付加データをクライアントコンピュータ２〜４に
返送し、あるいは文書や付加データの登録、削除などの
処理を行う。また、権限データ管理部１３への権限デー
タの登録や変更なども行うことができる。この権限デー
タを用いて、ＬＡＮ５を介して送られてくる要求の受付
あるいは拒絶を制御することができる。

【００１３】文書管理部１１は、文書を記憶管理してい
る。ここでは一例として、文書として、実際の内容を有
する実文書２１と、実体を有さず、実文書への参照情報
によって構成される仮想的な参照文書２２を記憶する例
を示している。実文書２１に含まれる情報としては、テ
キストや画像など、任意の情報であってよく、それらが
混在していてもよい。また、フォーマットなども任意で
ある。なお、以下の説明では、実文書はページ単位での
アクセスが可能であるものとする。例えば複数ページで
構成される画像データは、ｔｉｆｆ形式などによって実
現することができる。

【００１４】参照文書２２は、文書としてのページと、
そのページに対応する実文書２１及びそのページとの対
応付けを行うページ情報によって構成されているものと
する。図２は、参照情報のデータ構造の一例の説明図で
ある。実文書２１には、例えば図２（Ａ）に示すよう
に、それぞれの実文書２１を識別するための実文書ＩＤ
や実文書の名称（ファイル名）など、各種の情報を実文
書情報として含んでいる。この例では、さらに、後述す
るページ情報によって参照文書のページと対応付けられ
ている数を示す参照ページ数の情報を含んでいる。また
参照文書２２についても、例えば図２（Ｃ）に示すよう
に、各参照文書２２を識別するための参照文書ＩＤや参
照文書の名称などの情報を参照文書情報として含んでい
る。もちろん、実文書情報及び参照文書情報として、こ
のほかにも例えば更新日時や作成者、文書タイプなど、
種々の情報を含んでいてよい。

【００１５】ページ情報は、参照文書２２のページごと
にレコードが作成され、例えば図２（Ｂ）に示すよう
に、ページ情報ＩＤ、参照文書ＩＤと参照文書中のペー
ジ番号、実文書ＩＤと実文書中のページ番号等の情報を
含んでいる。もちろんページ情報についても、このほか
に例えば更新日など種々の情報を含んでいてよい。この
ページ情報によって、参照文書と実文書を関連づけ、参
照文書２２を仮想的に構成することができる。この参照
文書によって、例えば画像などのような大容量のデータ
をコピーすることなく、実文書の内容を利用した種々の
文書を作成することを可能にしている。

【００１６】なお、実文書２１と同一のページ構成の参
照文書２２を作成することが可能であり、このような参
照文書２２によって実文書２１を参照できる。これによ
って、すべての文書は参照文書２２により参照すること
が可能である。そのため、以下の説明では説明を簡単に
するため、実文書２１及び参照文書２２を区別すること
なく、文書として扱う場合がある。

【００１７】付加データ管理部１２は、文書管理部１１
で管理している文書の所望の領域に対して、１ないし複
数のユーザが付したコメントなどの付加データを管理し
ている。図３は、付加データのデータ構造の一例の説明
図である。付加データには、付加データを付する文書を
特定するための文書ＩＤ、付加データを付する文書中の
ページとそのページ中の領域を示す座標データなどを有
している。文書ＩＤは、上述の参照文書ＩＤや実文書Ｉ
Ｄなどとすることができる。また座標データは、例えば
文書が画像であれば、矩形領域の２頂点の座標とすれば
よい。また、例えば文書がテキストの場合には、行数や
文字数などの情報を含めればよい。これらの情報によっ
て、付加データが付されている文書及び位置を特定し、
文書との対応付けを行っている。

【００１８】さらに、コメント順序の情報を含んでい
る。このコメント順序は、例えば同一文書の同一位置に
複数の付加データが登録された場合に、その前後関係を
示すものである。例えばディスカッションを行う場合、
発言の前後関係が重要であり、そのような前後関係を保
持するために、このコメント順序の情報を有している。

【００１９】さらに、付加データの登録を行ったユーザ
（ここでは発言者として示している）を特定する情報を
有している。例えばユーザ名やユーザＩＤなどを保持し
ておくことができる。この情報によって、付加データの
内容について、責任の所在を明確にすることができる。

【００２０】もちろんこのほかにも、例えば登録日時な
ど、種々の情報を含んでいてよい。なお、付加データの
内容となるデータは、テキストデータや画像など、種々
のデータでよい。

【００２１】権限データ管理部１３は、ユーザごとに、
付加データ管理部１２が管理している付加データ２３に
対するアクセス権を示す権限データ２４を保持してい
る。図４は、権限データのデータ構造の一例の説明図で
ある。権限データは、例えばディスカッションを行う元
となる文書ごとに設定することができる。そのため、権
限を設定する文書を特定するための文書ＩＤ（参照文書
ＩＤあるいは実文書ＩＤ）を有している。そして、ユー
ザを特定する情報、例えばユーザＩＤと、そのユーザに
与えられるアクセス権を対にして１レコードとし、この
ようなレコードを複数保持することができる。アクセス
権は、この例では参照（Ｒ）、登録（Ｗ）、削除
（Ｄ）、編集（Ｅ）の４つのアクセスについて、それぞ
れの可否を設定することができる例を示している。な
お、個々のユーザについてアクセス権を設定するほか、
例えばドメインなどのグループごとに設定可能に構成し
てもよい。また、「その他のユーザ」といった設定も可
能に構成してもよい。例えば所定のユーザについては登
録が可能であるが、そのほかのユーザは参照のみが可能
であるといった設定が可能になる。なお、ここでは権限
データとして付加データに対するアクセス権を保持する
ものとするが、もちろん、文書に対するアクセス権も保
持していてもよい。

【００２２】制御部１４は、ＬＡＮ５を介してクライア
ントコンピュータ２〜４から送られてくる各種の要求を
受け付け、文書管理部１１及び付加データ管理部１２に
対する文書や付加データに対するアクセスを行い、必要
に応じて結果を返す。例えば文書の参照要求に応じて、
要求された文書を文書管理部１１から取り出すととも
に、その文書に関連づけられている付加データを付加デ
ータ管理部１２から検索して、検索結果を文書の内容と
ともに要求元へ返送する。付加データの参照要求の際に
は、文書、ページ、位置などを特定して付加データ管理
部１２を検索し、付加データを取り出して要求元に返送
する。さらに、付加データの登録や編集後の付加データ
の再登録などの場合には、その付加データが付された文
書、ページ、位置などの情報と、コメント順序、登録を
要求したユーザの情報などを含めて付加データ管理部１
２に登録する。さらに付加データの削除の場合には、削
除が指示された付加データを付加データ管理部１２から
削除する。

【００２３】このような付加データに対する参照、登
録、削除、編集後の再登録などに際して、制御部１４
は、権限データ管理部１３が管理している権限データに
よりアクセス権をチェックし、可能である場合について
のみ、アクセスを行う。例えば付加データの登録が許さ
れているユーザからの登録要求を受け付け、付加データ
の登録を行う。しかし、参照のみが許されているユーザ
からの付加データの登録や削除の要求は拒否するように
制御することができる。もちろん、付加データに対する
アクセス制御はこれらの他にも可能であり、権限データ
２４の設定項目などを追加し、さらに細かなアクセス制
御を行ってもよい。

【００２４】また、文書の参照要求時や付加データの参
照要求時に、付加データを登録したユーザについて絞り
込むように、ユーザの指定を受け付けるように構成して
もよい。これによって、例えば特定のユーザのコメント
などを参照し、そのユーザの考え方などを推測すること
が可能になる。

【００２５】次に、本発明の文書管理システムの実施の
一形態における動作の一例について説明する。なお、以
下の説明では、本発明の文書管理システムの実施の一形
態を利用して、ある文書を元に複数のユーザがディスカ
ッションを行う場合について説明する。

【００２６】図５は、ディスカッション開始時の動作の
一例の説明図である。ここではクライアントコンピュー
タ２を操作するユーザ（ユーザＡとする）がディスカッ
ションを行う元となる文書を登録して問題提起を行い、
クライアントコンピュータ３，４を操作するユーザＢ及
びユーザＣを交えてディスカッションを行うものとして
示している。

【００２７】ユーザＡは、ディスカッションの元となる
文書（実文書２１あるいは参照文書２２）を作成し、そ
の文書をデータベースサーバ１の文書管理部１１に登録
を要求する（）。またこのとき、登録した文書に対応
する権限データ２４を作成し、同じくデータベースサー
バ１の権限データ管理部１３への登録を要求する
（）。

【００２８】データベースサーバ１は、クライアントコ
ンピュータ２から送られてくる文書の登録要求及び権限
データの登録要求を受け取り、それぞれ、文書管理部１
１及び権限データ管理部１３への登録を行う。そして、
登録された権限データにおいて付加データの登録や編集
が許可されているユーザに対して、ディスカッションを
行う文書が登録されたことを通知する（）。この例で
は、クライアントコンピュータ３，４を操作するユーザ
Ｂ及びユーザＣに対して通知される。通知方法は任意で
あり、例えば電子メールなどを利用することができる。

【００２９】ディスカッションを行う文書が登録された
旨の通知を受けたユーザＢやユーザＣは、次に述べるよ
うな処理によって、文書や付加データの参照、付加デー
タの登録、場合によっては付加データの削除や修正など
を行い（）、ディスカッションを進めてゆくことにな
る。

【００３０】図６は、本発明の文書管理システムの実施
の一形態におけるディスカッション時の動作の一例を示
すフローチャートである。ここでは、ユーザＢがクライ
アントコンピュータ３を操作してディスカッションを行
うものとして説明する。もちろん、他のユーザについて
も同様である。

【００３１】まずＳ４１において、ユーザＢは参照する
文書及びページを指定し、文書の参照要求を行う。文書
の参照要求を受けたデータベースサーバ１の制御部１４
は、Ｓ４２において、文書管理部１１から指定された文
書の指定されたページの情報を取り出す。例えば指定さ
れた文書が仮想的な参照文書２２の場合には、図２でも
説明したように、指定された文書及びページによりペー
ジ情報を検索して実文書及びページを取得し、実文書２
１の内容を取得することになる。

【００３２】さらに制御部１４は、指定された文書及び
ページをもとに、付加データ管理部１２が管理している
付加データ２３を検索する。図３に示したように、付加
データにはそれぞれ文書ＩＤやページなどの情報を含ん
でいるので、これらの情報を検索すればよい。付加デー
タの検索の際には、参照要求を受けた文書に対応付けら
れた権限データを権限データ管理部１３から取り出し、
付加データの参照が許可されていることを確認する。付
加データの参照が許可されていなければ、例えば付加デ
ータが検索されなかったものとして扱うことができる。
また、例えば参照を指示したユーザＢが、特定のユーザ
が付した付加データのみを参照することを指示している
場合、その指示に従って、付加データの発言者の情報な
どに基づいて表示可能な付加データを絞り込むこともで
きる。

【００３３】Ｓ４３において、該当する付加データが存
在したか否かを判定し、該当する付加データが存在して
いれば、Ｓ４４において、Ｓ４２で取得した文書内容を
クライアントコンピュータ３に送り、クライアントコン
ピュータ３の表示画面上に指定した文書の指定したペー
ジが表示される。それとともに、文書中の付加データが
付されている領域について、例えば枠付けなど、表示の
変更を行う。また、該当する付加データが存在しなけれ
ば、Ｓ４５において、Ｓ４２で取得した文書内容がクラ
イアントコンピュータ３に送られ、クライアントコンピ
ュータ３の表示画面上に指定した文書の指定したページ
が表示される。

【００３４】図７は、文書参照時にクライアントコンピ
ュータの表示装置に表示される文書及び付加データの表
示形態の一例の説明図である。図中、３１は文書表示領
域、３２は付加データ表示領域、３３，３４はコメント
領域、３５はコメント表示ボタン、３６はコメント追加
ボタン、３７はコメント削除ボタンである。

【００３５】クライアントコンピュータの表示装置の画
面上には、例えば図７に示すような表示がなされる。表
示画面には、文書表示領域３１と付加データ表示領域３
２が並置されており、上述のＳ４４あるいはＳ４５にお
いて、データベースサーバ１から送られてくる文書の内
容が文書表示領域３１に表示される。このように文書表
示領域３１と付加データ表示領域３２とを別の表示領域
を割り当てることによって、文書の内容と付加データと
が重なることなく参照できるようにし、見やすくしてい
る。また図７では、表示されている文書のページに対し
て、２つの領域に付加データが付されている。この付加
データが付された領域をコメント領域３３，３４とし
て、この例では枠で囲んで表示する例を示している。も
ちろん、枠で囲む表示態様に限らず、任意の表示態様を
用いることができる。また、いくつかの表示態様を、ユ
ーザの指示によって切替可能に構成してもよい。

【００３６】なお、文書を表示させるのみであれば、図
６の処理をここまでで終了してかまわない。もちろん、
文書のページを順次送るなど、文書を参照するための機
能を利用してもかまわない。

【００３７】図７に示す表示例では、以下に説明する付
加データの参照まで行った例を示しており、以下の説明
においてこの図７に示した表示画面を具体例として用い
ながら説明を続ける。

【００３８】このようにして文書が表示された状態で、
付加データの参照や、追加、削除などの処理を行うこと
が可能である。図６に戻り、Ｓ４６において、ユーザＢ
は付加データを参照したい文書中の領域を指示したり、
付加データを付けたい文書中の領域を指示する。例えば
図７に示したコメント領域３３やコメント領域３４を選
択したり、あるいは、マウスなどのポインティングデバ
イスを用いて任意の領域を指示することができる。図７
では、コメント領域３３を選択した場合を示しており、
コメント領域３３の枠を太くして示している。既存の領
域に付された付加データを参照する場合には、領域を選
択した後、例えばコメント表示ボタン３５を操作すれば
よい。あるいは、領域の選択のみで付加データの参照が
可能なように構成してもよい。

【００３９】Ｓ４７において、Ｓ４６で指示した領域が
既存の領域であるか否かを判定する。そして、Ｓ４６で
指示した領域が既存の領域ではないと判断される場合に
は、新たな付加データの追加登録であると判断する。こ
の場合、ユーザＢはクライアントコンピュータ３におい
て、付加データとする内容を入力あるいは編集し、デー
タベースサーバ１に対して付加データの追加を要求す
る。付加データの追加要求を受けたデータベースサーバ
１では、Ｓ５２において、付加データの追加処理を行
う。このとき、制御部１４は、権限データ管理部１３か
ら、付加データを追加する文書に対応した権限データを
読み出し、付加データの追加を要求したユーザＢが登録
の権限を有しているか否かをチェックする。ユーザＢが
登録の権限を有していれば、追加要求されたデータを図
３に示すような各種のデータを含めて付加データ２３と
して付加データ管理部１２に登録する。またクライアン
トコンピュータ３では、付加データの登録完了を受け
て、Ｓ５３において、追加した付加データの内容を付加
データ表示領域３２に表示するなどの表示画面の更新を
行う。そしてＳ５０へ進み、後述するように処理の指示
を待つ。なお、ユーザＢが登録の権限を有していない場
合には、クライアントコンピュータ３に対して追加要求
が拒否された旨が通知され、表示画面上にその旨のメッ
セージが表示される。

【００４０】また、Ｓ４６で指示した領域が既存の領域
である場合には、クライアントコンピュータ３からデー
タベースサーバ１へ付加データの参照要求が渡される。
データベースサーバ１の制御部１４では、ユーザＢが付
加データの参照の権限を有していることを権限データ管
理部１３中の権限データによりチェックする。ユーザＢ
が参照の権限を有していれば、Ｓ４８において、要求さ
れた付加データを付加データ管理部１２から取得し、ク
ライアントコンピュータ３へ送る。クライアントコンピ
ュータ３では、データベースサーバ１から送られてきた
付加データを表示装置における付加データを表示するた
めの領域、例えば図７における付加データ表示領域３２
に表示する。

【００４１】図７における表示画面の例は、この状態を
示している。付加データ表示領域３２には、発言内容
（コメント）とともに発言者が表示されており、誰がど
のような発言を行ったかを参照することができる。図７
の付加データ表示領域３２において、下線を付した部分
が発言者を示している。付加データを表示する際の表示
順序は、例えば付加データを登録した順など、図３に示
すコメント順序に従って表示することができる。これに
よって、ディスカッションが進行していく過程を知るこ
とができる。

【００４２】この状態において、付加データを表示して
いる同じ文書中の領域に対して、付加データの追加を行
ったり、表示されている付加データを削除する処理を行
うことができる。処理を行う場合には、例えば図７に示
す表示画面の例では、コメント追加ボタン３６によって
付加データの追加を、またコメント削除ボタン３７によ
って表示中の付加データの削除を指示することができ
る。

【００４３】Ｓ５１において処理の種別を判定し、付加
データの追加が指示された場合には、Ｓ５２において、
上述のようにして追加処理を行う。まず、ユーザＢはク
ライアントコンピュータ３において、付加データとする
内容を入力あるいは編集する。図８は、付加データの入
力画面の一例の説明図である。例えば図７に示すコメン
ト追加ボタン３６を操作することによって、例えば図８
に示すような付加データの入力画面を表示させることが
できる。この画面において付加データとする内容を入力
すればよい。付加データの内容の入力編集が終了した
ら、データベースサーバ１に対して付加データの追加を
要求する。例えば図８において、ＯＫボタン等を操作す
ればよい。

【００４４】付加データの追加要求を受けたデータベー
スサーバ１では、ユーザＢの登録の権限をチェックした
後、登録が許可されていれば追加要求されたデータを付
加データ２３として付加データ管理部１２に登録する。
またクライアントコンピュータ３では、付加データの登
録完了を受けて、Ｓ５３において、追加した付加データ
の内容を付加データ表示領域３２に表示するなどの表示
画面の更新を行う。そしてＳ５０へ進み、次の処理の指
示を待つ。なお、ユーザＢが登録の権限を有していない
場合には、クライアントコンピュータ３に対して追加要
求が拒否された旨が通知され、表示画面上にその旨のメ
ッセージが表示される。

【００４５】Ｓ５１において判定した処理が削除の場合
には、Ｓ５４において、表示されている付加データのす
べて、あるいは一部について、削除の要求をデータベー
スサーバ１に対して送る。データベースサーバ１の制御
部１４は、権限データ管理部１３から付加データを削除
する文書に対応した権限データを読み出し、付加データ
の削除を要求したユーザＢが削除の権限を有しているか
否かをチェックする。ユーザＢが削除の権限を有してい
れば、削除要求された付加データを付加データ管理部１
２から削除する。またクライアントコンピュータ３で
は、付加データの登録完了を受けて、Ｓ５５において、
付加データ表示領域３２に表示するなどの表示画面の更
新を行う。文書の同じ領域に付されていたすべての付加
データを削除した場合には、別の付加データ領域を選択
するように、Ｓ４６に戻る。また、表示されている付加
データの一部のみが削除された場合にはＳ５０へ進み、
次の処理の指示を待つ。なお、ユーザＢが削除の権限を
有していない場合には、クライアントコンピュータ３に
対して削除の要求が拒否された旨が通知され、表示画面
上にその旨のメッセージが表示される。この場合もＳ５
０に戻って別の処理を選択可能にすればよい。

【００４６】なお、処理を行わずに別の付加データを参
照する場合には、Ｓ５１からそのままＳ４６へ戻って、
付加データを参照したい文書中の領域の選択を行えばよ
い。また、終了が指示される場合には、この処理を終了
すればよい。

【００４７】このようにして、文書の任意の領域に対し
て付加データを付し、また付されている付加データの内
容を参照し、また、同じ領域に対して付加データを追加
したり、付加されている付加データを削除することがで
きる。このような処理は、ユーザＢに限らず、他のユー
ザ、例えばユーザＣでも並行して行われることになる。
各ユーザは、このような機能を利用して文書に対するコ
メントを追加してゆく形でディスカッションを行うこと
ができる。

【００４８】なお、上述の処理例では、付加データの追
加及び削除について示しているが、このほかにも各種の
編集処理が可能なように構成してもよい。例えばある程
度のコメントが出た時点で論点を整理したり、結論の提
起をするなどといった利用が考えられる。さらに、ある
程度の議論が行われた後に、文書の責任者であるユーザ
Ａが文書の編集を行い、再びディスカッションを提起す
ることもできる。この場合の文書は、元の文書とは異な
る文書として区別される。

【００４９】図６に示した動作例では、Ｓ４１で指定し
た文書の指定したページについての処理しか示していな
いが、例えば表示するページの変更や文書の変更を行う
場合には、図６に示した処理を先頭から実行すればよ
い。

【００５０】また図６に示した動作例では、文書及び付
加データを表示させて参照したり、追加や削除等の処理
を行う場合について示した。しかしこれに限らず、例え
ば付加データに対して統計的な処理を行うなど、ソフト
ウェアから付加データや文書をアクセスして、種々の処
理を行うことも可能である。

【００５１】さらに、図７に示した表示画面のレイアウ
トは一例であって、これに限られるものではなく、任意
にレイアウト可能である。

【００５２】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、文書の任意の領域に１以上の利用者が付加デ
ータを付することができるので、例えばある文書議論の
ポイントとなる部分に対して、複数の人が意見などを付
加データとして登録することにより、任意の文書に対す
る意見などを集約することができる。また、お互いの意
見を参照することによってさらに議論を深め、ディスカ
ッションを行ってゆくことができる。このようにして、
文書に付された付加データにより、文書中の任意のテー
マに対する知識の累積と新しい発想への足がかりとする
ことができ、知識創造の活性化を促すことができる。ま
た、登録された意見などは、登録した利用者を示す情報
と対応付けて保持されるので、それぞれの意見の責任の
所在を明確にすることができる、という効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書管理システムの実施の一形態を示
すブロック図である。

【図２】参照情報のデータ構造の一例の説明図である。

【図３】付加データのデータ構造の一例の説明図であ
る。

【図４】権限データのデータ構造の一例の説明図であ
る。

【図５】ディスカッション開始時の動作の一例の説明図
である。

【図６】本発明の文書管理システムの実施の一形態にお
けるディスカッション時の動作の一例を示すフローチャ
ートである。

【図７】文書参照時にクライアントコンピュータの表示
装置に表示される文書及び付加データの表示形態の一例
の説明図である。

【図８】付加データの入力画面の一例の説明図である。

【符号の説明】

１…データベースサーバ、２〜４…クライアントコンピ
ュータ、５…ＬＡＮ、１１…文書管理部、１２…付加デ
ータ管理部、１３…権限データ管理部、１４…制御部、
２１…実文書、２２…参照文書、２３…付加データ、２
４…権限データ、３１…文書表示領域、３２…付加デー
タ表示領域、３３，３４…コメント領域、３５…コメン
ト表示ボタン、３６…コメント追加ボタン、３７…コメ
ント削除ボタン。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書を管理する文書管理手段と、前記文
   書の任意の領域に対応付けて付加データを管理する付加
   情報管理手段を有し、前記付加情報管理手段は、前記文
   書の１つの領域に対応付けられた付加データとして、内
   容と該内容を登録した利用者を示す情報とを対応付けて
   複数組保持可能であることを特徴とする文書管理システ
   ム。
2. 【請求項２】 さらに、前記文書及び前記付加データを
   表示する表示手段を有し、該表示手段は、前記文書と前
   記付加データを同じ表示画面上に表示可能であることを
   特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 【請求項３】 さらに、利用者ごとに前記付加データに
   対するアクセス権を示す権限情報を保持する権限情報管
   理手段と、前記付加情報管理手段が管理する前記付加デ
   ータにアクセスする際に利用者のアクセス権を前記権限
   情報管理手段が保持する前記権限情報から取得し該権限
   情報により許されている範囲内で利用者からの前記付加
   データに対するアクセスを許可する制御手段を有するこ
   とを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管
   理システム。