JP2000163439A - 電子ファイル検索装置および電子ファイル検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】電子ファイルに対する操作の履歴を利用して検
索対象を絞り込むことにより、迅速かつ適切な検索を可
能とする電子ファイル検索装置を提供する。 【解決手段】検索条件入力部３は、フルテキスト検索に
関する条件と操作履歴検索に関する条件とからなる検索
条件をユーザに入力させるものであり、文書リスト作成
部４は、検索条件入力部３により入力された操作履歴検
索に関する条件から該当する文書を操作履歴記憶部２か
ら検索し、検出された文書の識別子のリストを作成す
る。そして、フルテキスト文書検索部５は、文書リスト
作成部４により作成された文書リストの文書ＩＤから文
書記憶部１内の対応する文書の内容を読み出し、検索条
件入力部３により入力されたフルテキスト検索に関する
条件のキーワードを含む文書を検索する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、たとえば指定さ
れた文字列を含む文書ファイルを大量の文書ファイルの
中から検出するときに、文書ファイルに対する操作の履
歴を利用して検索対象を絞り込むことにより、迅速かつ
適切な検索を可能とする電子ファイル検索装置および同
装置の電子ファイル検索方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィスなどにおけるコンピュー
タの普及は目覚ましく、たとえばワードプロセッサによ
る文書作成など、情報の電子化が急速に進められてい
る。このようなことから、所望の電子ファイルを迅速か
つ適切に検索するための方法が種々考えだされてきてい
る。

【０００３】従来の電子ファイルの検索方法としては、
登録時に付与したタイトルやキーワードなどの属性を指
定して検索するものや、特開平８−３２０８７４号公報
に記載された全文対象データベース検索方法のように、
リンクされた文書も辿って文書内の全文を検索するフル
テキスト検索などが存在する。

【０００４】また、これらの方法では、検出漏れが頻発
したり時間がかかり過ぎるなど、十分な検索性能が得ら
れないことから、電子ファイルに対して行なわれた操作
の履歴を検索や管理に利用する方法が開発され始めてい
る。たとえば、特開平８−０７７１４５号公報に記載さ
れた文書提示装置では、検索者であるユーザが過去に操
作した文書をアイコン表示することにより、検索の支援
を図っており、特開平９−２２３０５６号公報に記載さ
れた電子文書管理装置では、操作履歴から指定された時
間や操作ユーザなどの検索条件を満たす文書を検出する
ことにより、検索の効率化を図っている。また、特開平
９−０３４７５５号公報に記載された記憶装置内容整理
システムおよび記憶装置内容整理方法では、操作履歴か
らアクセス頻度の低い、不要とみなすことのできる電子
ファイルを検出して削除または圧縮するといった管理を
行なっている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、過去に
操作された文書をアイコン表示したり、あるいは不要な
ファイルを操作履歴から検出して削除または圧縮すると
いった方法は、操作履歴を迅速な検索に有効利用してい
るとはいえず、また、指定された時間や操作ユーザなど
の検索条件を満たす文書を操作履歴から検出するといっ
た方法では、所望の内容を含む電子ファイルを適切に検
出できないといった問題があった。

【０００６】この発明はこのような実情に鑑みてなされ
たものであり、電子ファイルに対する操作の履歴を利用
して大量の電子ファイルの中から所望の電子ファイルを
迅速かつ適切に検索することのできる電子ファイル検索
装置および同装置の電子ファイル検索方法を提供するこ
とを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】前述した目的を達成する
ために、この発明は、たとえば指定された文字列を含む
文書ファイルを膨大な量の文書ファイルの中から検出す
るときに、文書ファイルに対する操作の履歴に基づいて
検索対象を絞り込んだ上で、フルテキスト検索などのよ
うな所望の内容を含む文書ファイルの検索、いわゆるコ
ンテンツ検索を実行するようにしたものである。この操
作履歴に基づく検索対象の絞り込み条件としては、たと
えば操作ユーザ、操作日時および操作種類などが考えら
れる。

【０００８】この発明においては、コンテンツ検索の対
象とする電子ファイルの数を大幅に削減することができ
るため、応答時間を飛躍的に短縮することが可能とな
る。

【０００９】また、この発明は、文書ファイルに対する
操作の履歴に基づいて検索対象を絞り込む際、絞り込み
条件を満たす電子ファイルに加えて、この電子ファイル
と同一のディレクトリ（あるいはフォルダ）に格納され
た電子ファイルも検索対象にするようにしたものであ
る。

【００１０】この発明は、同一ディレクトリ内には類似
する電子ファイルが格納されることが多いことをさらに
考慮したものであり、これにより、検索漏れを防止し、
より適切な検索を可能とする。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照してこの発明の
実施形態を説明する。

【００１２】図１に、この発明の実施形態に係る文書フ
ァイル検索装置のブロック構成図を示す。図１中、文書
記憶部１は、本装置内の全文書を記憶し、操作履歴記憶
部２は、ユーザによる文書記憶部１内の文書への操作の
履歴を記憶する。検索条件入力部３は、ユーザに文書を
検索する際の条件を入力させるものであり、本装置にお
ける条件は、フルテキスト検索に関する条件と操作履歴
検索に関する条件との２種類からなっている。また、文
書リスト作成部４は、操作履歴検索の条件から該当する
文書を操作履歴記憶部２から検索して該当する文書識別
子（文書ＩＤ）のリストを作成するものであり、フルテ
キスト文書検索部５は、文書リスト作成部４で作成され
た文書リストの文書ＩＤから文書記憶部１内の対応する
文書の内容を読み出し、フルテキスト検索条件で入力さ
れたキーワードを含む文書を検索するものである。そし
て、結果表示部６は、フルテキスト文書検索部５で検索
された文書を表示するものである。

【００１３】なお、ユーザの文書記憶部１へのアクセ
ス、およびユーザの操作を抽出して操作履歴記憶部２へ
記録する部分については、図１では省略してある。ユー
ザからのアクセスならびに文書記憶部１および操作履歴
記憶部２は、ネットワーク上に分散されていても構わな
い。

【００１４】また、この文書ファイル検索装置は、ＣＰ
Ｕ、メインメモリ、外部記憶、キーボート、マウスおよ
びＣＲＴディスプレイなどを備えており、各処理部は、
ＣＰＵにより外部記憶からメインメモリにロードされて
実行制御される処理プログラムとして構成される。

【００１５】図２は、文書記憶部１内の例であり、行単
位に各文書が記憶されている。各行には、各文書を識別
する文書ＩＤ、文書の保存階層、文書名および文書内容
が記憶されている。

【００１６】たとえば、文書ＩＤが「１」の文書は、保
存階層が「営業部」で、文書名が「販売報告６月」で、
文書内容が「販売」なる文書であることが分かる。な
お、この例では、その保存階層が図３に示すように階層
構造（ツリー構造）が１個のみとなっているが、多階層
であっても構わない。また、文書内容には、直接内容が
記述されているが、別の記憶部へのポインタが記憶され
ていても構わない。

【００１７】図４は、操作履歴記憶部２内の例であり、
行単位にユーザの文書に対する操作履歴が記憶されてい
る。各行には、操作履歴を識別する操作ＩＤ、操作の行
なわれた日時、操作を行なったユーザの名前、文書に対
する操作の種類（作成、参照および変更など）および操
作を行なった文書の文書ＩＤが記憶されている。

【００１８】たとえば、操作ＩＤが「１」の操作履歴
は、日時が「１９９８−０６−０１１０：００」で、ユ
ーザが「相田」で、種類が「作成」で、文書ＩＤが
「１」であることが分かる。そして、文書名は、文書Ｉ
Ｄをキーに文書記憶部１を参照することにより「販売報
告６月」であることが分かる。

【００１９】図５は、検索条件入力部３によって表示さ
れる、ユーザが検索条件を入力するための画面例であ
り、フルテキスト検索に関する条件と操作履歴検索に関
する条件との２種類が入力できるようになっている。

【００２０】具体的には、フルテキスト検索用として、
文書内容に含まれるフルテキスト検索のためのキーワー
ド（文字列）を入力する。一方、操作履歴検索用として
は、操作を行なった操作ユーザ名と、操作を行なった期
間を示す操作日時と、文書対して行なった操作種類とを
入力する。そして、文書リスト作成部４は、この操作ユ
ーザ、操作日時および操作種類を検索条件として用い
て、操作履歴記憶部２から検索条件を満たす操作履歴を
検索する。ここでは、３種類の検索条件をすべて満たす
ＡＮＤ条件で操作履歴を検索するものとする。

【００２１】また、検索順序は、検索条件から文書リス
トを作成する際の文書の順序を指定するものであり、操
作日時と昇順とを指定した場合は、操作日時の古い順に
文書リストが作成される。そして、フルテキスト文書検
索部５は、この文書リストの順番に検索処理を行なう。
検索の進行中にその結果を随時表示していき、かつその
検索を途中で終了させることができる場合には、この文
書リストの順番を指定することで、希望する文書が表示
された段階で処理を中断し、高速に目的とする文書を検
索することが可能となる。また、検索結果も指定する順
序で表示されるため、ユーザに見やすく表示可能とな
る。

【００２２】また、同一階層文書は、操作履歴検索条件
から作成された文書リスト内の各文書の保存されている
保存階層内の他の文書を、文書リストに含めるかどうか
を入力するものである。同種類の内容の文書が同一の保
存階層毎に記憶されている環境では、同一階層文書を
「含む」に指定することで、より検索漏れを防ぐことが
可能になる。

【００２３】そして、検索実行ボタンを指示すること
で、文書検索処理が実行され、取消ボタンを指示するこ
とでキャンセルされる。

【００２４】図５の例では、加藤さんが、１９９８−０
６−０１ ０：００から現在までの間に、作成または参
照した文書の中から、キーワードとして「ＦＡＸ」を含
む文書を検索する条件が入力されている。また、フルテ
キスト文書検索の検索順序については、操作日時の新し
い文書から先に行ない、同一保存階層の他の文書はフル
テキスト検索しない旨の指定がなされている。

【００２５】図６は、図５の画面で指定された条件で文
書検索処理をした結果を表示した画面例である。文書Ｉ
Ｄが「４」と「３」との文書が表示されている。フルテ
キスト文書検索で該当文書が見つかるごとに１行づつ表
に追加されていき、中断、再開ボタンで処理を制御する
ことができる。また、文書表示ボタンを指示すること
で、選択する文書の内容を表示させることができる。

【００２６】図７は、図５の画面で指定された条件のう
ち、同一階層文書を「含む」に設定し直した場合の検索
結果画面例であり、保存階層が「設計部」である他の文
書である文書ＩＤ「６」が追加されていることが分か
る。

【００２７】次に、この文書ファイル検索装置の動作手
順をフローチャートを参照して説明する。

【００２８】図８は、文書検索処理の全体を示すフロー
チャートである。最初に、図５に示すような文書検索条
件を入力するための画面を表示し、ユーザに検索条件を
入力させる（ステップＡ１）。次に、入力された検索条
件の中の操作履歴検索用の条件を用いて操作履歴記憶部
２内を検索し、この検索条件を満たす文書のリストを作
成する（ステップＡ２）。その後、検索条件の中のフル
テキスト検索用の条件を用い、作成された文書リスト内
の各文書を対象として、文書記憶部１内の文書内容の検
索を行なう（ステップＡ３）。最後に、検索結果を図６
のように表示する（ステップＡ４）。

【００２９】図９は、操作履歴検索条件を用いた文書リ
スト作成処理を示すフローチャートである。なお、ここ
では、作業用のメモリとして、図１に示さない、操作履
歴検索結果を記憶する作業記憶部と文書のリストを記憶
する文書リスト記憶部とを用いるものとする。最初に、
操作履歴記憶部２内から操作履歴検索条件の操作ユー
ザ、操作日時および操作種類の３条件をすべて満たす操
作履歴を検索し、作業記憶部に記憶させる（ステップＢ
１）。

【００３０】図５に示した操作履歴検索条件、すなわ
ち、“操作ユーザ：加藤”、“操作日時：１９９８−０
６−０１ ０：００〜現在”および“操作種類：作成ま
たは参照”で検索された操作履歴を記憶した作業記憶部
内の例を図１０に示す。この例では、４個の操作履歴が
記憶されている。

【００３１】次に、この作業記憶部の中から文書ＩＤが
同じである重複する操作履歴を削除する（ステップＢ
２）。この際、操作日時が最新である操作履歴を残し、
他の操作履歴を削除する。図１１に、重複する操作履歴
を削除した状態の例を示す。図１０中の操作ＩＤが
「５」と「８」の操作履歴は、同じ文書ＩＤ「５」であ
るため、操作日時が最新の操作ＩＤが「８」の操作履歴
を残し、操作ＩＤが「５」の操作履歴が削除される。

【００３２】次に、作業記憶部内の各行の文書ＩＤと同
じ値を持つ操作履歴記憶部１内の操作履歴から、操作履
歴検索条件の操作日時を満たす操作履歴の数を求め、こ
の値を作業記憶部内の操作数に記憶する（ステップＢ
３）。さらに、作業記憶部内の各行の文書ＩＤと同じ値
を持つ操作履歴記憶部内の操作履歴であって、操作履歴
検索条件の操作日時を満たす操作履歴から、この文書に
アクセスしたユーザの数を求め、この値を作業記憶部内
のユーザ数に記憶する（ステップＢ４）。

【００３３】この作業記憶部に記憶する操作数とユーザ
数とは、フルテキスト検索を行なう文書の順番を決定す
る際に使用される。図１２に、操作数とユーザ数とが記
憶された状態の作業記憶部内の例を示す。操作ＩＤ
「８」の操作履歴でアクセスされた文書ＩＤ「５」であ
る文書に対する操作数は「４」で、ユーザ数は加藤さん
と相田さんと佐藤さんの「３」であることが分かる。

【００３４】次に、作業記憶部内の各行の文書ＩＤの値
を、文書リスト記憶部に、操作履歴検索条件の検索順序
で指定された順序で記憶させる（ステップＢ５）。検索
順序には、操作日時または操作数またはユーザ数と、昇
順または降順とを指定することができる。図５に示した
例の操作日時と降順が指定された場合に記憶される文書
リスト記憶部内の例を図１３に示す。この文書リスト記
憶部には、文書ＩＤ「５」、「４」および「３」の３個
の文書が操作日時の降順に記憶されている。

【００３５】次に、操作履歴検索条件の同一階層文書の
指定を調べ（ステップＢ６）、「含む」が指定されてい
る場合は（ステップＢ６のＹＥＳ）、文書リスト記憶部
内に記憶されている文書ＩＤが示す文書と同じ保存階層
に記憶されている他の文書の文書ＩＤを文書リスト記憶
部に追加し（ステップＢ７）、文書リスト作成処理を終
了する。一方、「含まない」が指定されている場合には
（ステップＢ６のＮＯ）、このままこの処理を終了す
る。

【００３６】図１４に、フルテキスト文書検索処理のフ
ローチャートを示す。文書リスト作成処理で作成された
文書リスト記憶部内の文書ＩＤの順に文書記憶部内の対
応する文書内容をフルテキスト検索条件のキーワードで
検索する（ステップＣ１）。図１３に示した文書リスト
記憶部には、３個の文書ＩＤ「５」、「４」および
「３」が記憶されており、この文書リストを用いて、図
５で示したキーワード「ＦＡＸ」でフルテキスト検索す
ると、文書ＩＤ「４」と「３」とが検索されることにな
る。

【００３７】図１５の文書リストは、図５の操作履歴検
索条件の同一階層文書を「含む」と指定した場合のもの
であり、保存階層が「設計部」である文書ＩＤ「６」が
追加されている。

【００３８】なお、図１６は従来の文書ファイル検索装
置のブロック構成図を示すものであり、図１７は従来の
文書検索条件入力画面の例を示すものである。従来のブ
ロック構成と本実施形態のブロック構成との違いは、従
来では、操作履歴記憶部１と文書リスト作成部４とが無
いことである。また、従来の文書検索条件入力画面と本
実施形態の文書検索条件入力画面との違いは、従来で
は、操作履歴検索用の条件入力項目が無いことである。
そのため、従来の文書ファイル検索装置では、文書記憶
部内の全ての文書がフルテキスト文書検索の対象となる
ため、処理時間が本願に比べて長くなるという欠点があ
った。

【００３９】それに対して本実施形態の文書ファイル検
索装置では、前述したように、フルテキスト文書検索対
象となる文書ファイル数を操作履歴から絞り込むことが
できるため、従来より少なくすることが可能となり、検
索を高速に行なうことが可能となる。

【００４０】

【発明の効果】以上詳述したように、この発明によれ
ば、フルテキスト検索などのような所望の内容を含む文
書ファイルの検索、いわゆるコンテンツ検索を実行する
際、文書ファイルに対する操作の履歴に基づいて検索対
象を絞り込むことができるため、応答時間を飛躍的に短
縮することが可能となる。

【００４１】また、同一ディレクトリ内には類似する電
子ファイルが格納されることが多いことをさらに考慮す
ることにより、検索漏れを防止し、より適切な検索を可
能とする。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の実施形態に係る文書ファイル検索装
置のブロック構成図。

【図２】同実施形態の文書記憶部内を例示する図。

【図３】同実施形態の文書記憶部内の階層構造（ツリー
構造）を示す図。

【図４】同実施形態の操作履歴記憶部内を例示する図。

【図５】同実施形態の検索条件入力部によって表示され
る、ユーザが検索条件を入力するための画面を例示する
図。

【図６】図５の画面で指定された条件で文書検索処理を
した結果を表示した画面を例示する図。

【図７】図５の画面で指定された条件のうち、同一階層
文書を「含む」に設定し直した場合の検索結果画面を例
示する図。

【図８】同実施形態の文書検索処理の全体を示すフロー
チャート。

【図９】同実施形態の操作履歴検索条件を用いた文書リ
スト作成処理を示すフローチャート。

【図１０】図５に示した操作履歴検索条件で検索された
操作履歴を記憶した作業記憶部内を例示する図。

【図１１】図１０の状態から重複する操作履歴を削除し
た状態を例示する図。

【図１２】図１１の状態から操作数とユーザ数とが記憶
された状態を例示する図。

【図１３】図５に示した例の操作日時と降順が指定され
た場合に記憶される文書リスト記憶部内を例示する図。

【図１４】同実施形態のフルテキスト文書検索処理のフ
ローチャート。

【図１５】図５の操作履歴検索条件の同一階層文書を
「含む」と指定した場合の文書リストを示す図。

【図１６】従来の文書ファイル検索装置のブロック構成
図。

【図１７】従来の文書検索条件入力画面の例を示す図。

【符号の説明】

１…文書記憶部 ２…操作履歴記憶部 ３…検索条件入力部 ４…文書リスト作成部 ５…フルテキスト文書検索部 ６…結果表示部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 城所 和明 神奈川県川崎市幸区柳町70番地 株式会社 東芝柳町工場内 Ｆターム(参考） 5B075 ND03 ND35 PP12 PQ02 PQ29 PQ32 PQ46 PR03 QP05 QS01 UU06

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の電子ファイルの中から所望の内容
   を含む電子ファイルを検出する電子ファイル検索装置に
   おいて、 前記電子ファイルに対する操作の履歴を記憶する操作履
   歴記憶手段と、 前記操作履歴記憶手段に記憶された操作履歴の中から指
   定された検索条件を満たす操作履歴を検出する第１の検
   索手段と、 前記第１の検索手段により操作履歴が検出された電子フ
   ァイルの中から指定された内容を含む電子ファイルを検
   出する第２の検索手段とを具備することを特徴とする電
   子ファイル検索装置。
2. 【請求項２】 前記指定される検索条件は、操作ユー
   ザ、操作日時および操作種類の中の少なくとも一つ以上
   を含むことを特徴とする請求項１記載の電子ファイル検
   索装置。
3. 【請求項３】 複数の電子ファイルの中から所望の内容
   を含む電子ファイルを検出する電子ファイル検索装置に
   おいて、 前記電子ファイルに対する操作の履歴を記憶する操作履
   歴記憶手段と、 前記操作履歴記憶手段に記憶された操作履歴の中から指
   定された検索条件を満たす操作履歴を検出する第１の検
   索手段と、 前記第１の検索手段により操作履歴が検出された電子フ
   ァイルおよびこの電子ファイルと同一ディレクトリ内に
   格納された電子ファイルの中から指定された内容を含む
   電子ファイルを検出する第２の検索手段とを具備するこ
   とを特徴とする電子ファイル検索装置。
4. 【請求項４】 前記第２の検索手段による電子ファイル
   の検索順序を操作日時、操作回数および操作ユーザ数の
   中の少なくとも一つ以上に基づいて並べ替えるソート手
   段をさらに具備することを特徴とする請求項１、２また
   は３記載の電子ファイル検索装置。
5. 【請求項５】 複数の電子ファイルの中から所望の内容
   を含む電子ファイルを検出する電子ファイル検索装置で
   あって、前記電子ファイルに対する操作の履歴を記憶す
   る操作履歴記憶手段を備えた電子ファイル検索装置の電
   子ファイル検索方法において、 前記操作履歴記憶手段に記憶された操作履歴の中から指
   定された検索条件を満たす操作履歴を検出し、 前記操作履歴が検出された電子ファイルの中から指定さ
   れた内容を含む電子ファイルを検出することを特徴とす
   る電子ファイル検索方法。
6. 【請求項６】 複数の電子ファイルの中から所望の内容
   を含む電子ファイルを検出する電子ファイル検索装置で
   あって、前記電子ファイルに対する操作の履歴を記憶す
   る操作履歴記憶手段を備えた電子ファイル検索装置の電
   子ファイル検索方法において、 前記操作履歴記憶手段に記憶された操作履歴の中から指
   定された検索条件を満たす操作履歴を検出し、 前記操作履歴が検出された電子ファイルおよびこの電子
   ファイルと同一ディレクトリ内に格納された電子ファイ
   ルの中から指定された内容を含む電子ファイルを検出す
   ることを特徴とする電子ファイル検索方法。