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Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Bearbeiten, also zum Ergänzen und/oder Verändern, von Formularen, wie Arbeitsaufträgen, Reparaturaufträgen, Lieferscheinen oder Einsatzberichten, und eine Vorrichtung zur Bearbeitung von Formularen.
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Herkömmlicherweise werden Formulare von einem Mitarbeiter, z.B. im Innendienst, vorbereitet, abgespeichert und in ausgedruckter Form an einen ausführenden Mitarbeiter, z.B. im Außendienst, übergeben. Der Außendienstmitarbeiter nimmt neben den vom Innendienstmitarbeiter bei der Vorbereitung bereits eingetragenen Formulardaten weitere Formulardaten während seines Arbeitseinsatzes, z.B. bei einem Kunden vor Ort, in das Formular auf.
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Es ist auch üblich, wie z.B. bei Reparaturaufträgen, dass der Außendienstmitarbeiter eine Handlung beim Kunden, nämlich z.B. die Reparatur, vornimmt, die vorgenommenen Arbeiten und Ersatzteile in den Reparaturauftrag einträgt und der Kunde dann vor Ort auf demselben oder einem ergänzenden Formular, das z.B. den Reparaturauftrag enthält, in einem Feld des Formulars die vorgenommene Handlung des Außendienstmitarbeiters quittiert. Dieselben Vorgänge können natürlich auch betriebsintern durchgeführt werden.
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Das vom Außendienstmitarbeiter oder vom Kunden, z.B. durch hinzugefügte Unterschrift, bearbeitete Formular wird dann an den Innendienst zurückgegeben und von diesem archiviert und/oder durch den Empfang weitere Schritte, wie z.B. die Erstellung einer Rechnung, eingeleitet.
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Üblicherweise findet der Austausch zu bearbeitender und/oder bereits bearbeiteter Formulare einmalig an einem Arbeitstag, z.B. zum Beginn der Arbeitszeit des Außendienstmitarbeiters statt. Es ist jedoch auch üblich, dass ein derartiger Austausch der Formulare, z.B. im Falle weit voneinander entfernter Einsatzgebiete der Innen- und Außendienstmitarbeiter, nur wöchentlich oder auf dem Postwege erfolgt.
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Folge eines derartigen nur selten erfolgenden Austauschs von Formularen ist eine Verzögerung der gesamten Abarbeitung eines Auftrags. Diese Verzögerung kann abhängig von der Art des dem Formular zugrundeliegenden Auftrags auf unterschiedliche Weise eintreten. Z.B. ist eine Rechnungserstellung vom Innendienst erst möglich, wenn dem Innendienst z.B. der benötigte Aufwand oder die Kosten einer Auftragsausführung genau bekannt werden. Diese genauen Kosten werden dem Innendienst jedoch erst durch Rückübersendung des Formulars, in dem der Aufwand bei der Auftragsausführung vom Außendienstmitarbeiter vermerkt und vom Kunden quittiert wurde, mitgeteilt. Durch verzögerte Rückübersendung des Formulars und dadurch resultierender verzögerter Rechnungsstellung entstehen Unternehmen häufig hohe Kosten.
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Ferner ist auch eine Verzögerung dadurch möglich, dass der Außendienstmitarbeiter einen Auftrag früher als erwartet abschließen kann und daher bereits früher als geplant die Möglichkeit zur Bearbeitung eines Folgeauftrags besteht. Im Falle, dass jedoch ein für den Folgeauftrag benötigtes Formular noch nicht im Besitz des Außendienstmitarbeiters ist, kann dieser Folgeauftrag dadurch erst zu einem späteren Zeitpunkt begonnen werden. Wird der Folgeauftrag mündlich erteilt, ist die Gefahr der Verzögerung oder Falschausführung durch fehlerhafte oder falsche Angaben ebenfalls gegeben.
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Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde die Übergabe von Arbeitsaufträgen sowie die Bearbeitung von Formularen zu beschleunigen, um damit Verzögerungen insbesondere in der Auftragsabwicklung sowohl gegenüber externen Vertragspartnern als auch betriebsintern zu vermeiden.
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Die Erfindung löst diese Aufgabe durch ein Verfahren zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage gemäß Anspruch 1 und durch eine Vorrichtung zur Bearbeitung von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage gemäß Anspruch 8.
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Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren werden die im Folgenden beschriebenen Schritte zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage ausgeführt. Zunächst wird in einem ersten Empfangsschritt ein an einem Speicherort liegendes zu bearbeitendes Formular von der Datenverarbeitungsanlage empfangen, wobei der Speicherort z.B. in einem Rechnernetz einer Firma liegt, und von dem Speicherort aus das Formular an die Datenverarbeitungsanlage gesendet. Das empfangen Formular wird dann einem Detektionsschritt zugeführt, bei dem ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.
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Nachdem im Detektionsschritt das oder die Felder erkannt worden sind, wird das im ersten Empfangsschritt empfangene zu bearbeitende Formular zusammen mit dem oder den erkannten Feldern in einem ersten Sendeschritt an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. In einem Eingliederungsschritt werden dann die vom mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular übernommen. Zuletzt wird in einem zweiten Sendeschritt das bearbeitete Formular an den Speicherort zurück übersendet.
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Die erfindungsgemäße Vorrichtung umfasst eine Datenverarbeitungsanlage mit einer ersten Empfangsschnittstelle, wobei mit der Empfangsschnittstelle ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort empfangen wird. Das empfangene Formular wird einem Detektionsmittel zugeführt, mit dem ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.
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Ferner weist die Datenverarbeitungsanlage eine erste Sendeschnittstelle auf, der das zu bearbeitende Formular und das oder die erkannten Felder von dem Detektionsmittel zugeführt werden. Das zu bearbeitende Formular und das oder die erkannten Felder werden dann mit der ersten Sendeschnittstelle an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. Ein Eingliederungsmittel dient nach der Bearbeitung der Formulardaten zum Übernehmen bzw. Eingliedern oder Integrieren der bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular.
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Nach der Übernahme der empfangenen Formulardaten in das zu bearbeitende Formular wird das Formular hier als bearbeitetes Formular bezeichnet und mit einer zweiten Sendeschnittstelle der Datenverarbeitungsanlage an den Speicherort zurückgesendet.
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Mit dem erfindungsgemäßen Verfahren und der erfindungsgemäßen Vorrichtung ist es daher möglich, Formulare zur Bearbeitung vom Innendienst an den Außendienst und nach der Bearbeitung vom Außendienst zurück zum Innendienst ohne signifikante Zeitverzögerung bei der Übermittlung zu übermitteln.
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Gemäß einer Ausführungsform der Erfindung werden im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel das oder die Felder, die zu bearbeitende Formulardaten des empfangenen Formulars aufweisen, abhängig von einem Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt. Ein Formulartyp bezeichnet hier z.B. ein bestimmtes von einer bestimmten Firma eingesetztes Formular, z.B. einen Reparaturauftrag für die Reparatur eines Geräts bei einem Kunden vor Ort.
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Der Formulartyp wird gemäß dieser Ausführungsform im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel erkannt, wobei dieses Erkennen des Formulartyps insbesondere durch elektronischen Vergleich des empfangenen Formulars mit verschieden Formularen als Vorlagen gespeicherter Formulartypen erfolgt.
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Um eine Vorlage für den Formulartyp des empfangenen Formulars für den Vergleich zur Verfügung zu stellen, weist die Erfindung ein Speichermittel bzw. einen Speicherschritt auf. In dem Speichermittel bzw. bei dem Speicherschritt ist vor dem Erkennen des Formulartyps mit dem Detektionsmittel bzw. im Detektionsschritt einmalig der Formulartyp des empfangenen Formulars als Vorlage mit dem oder den Feldern, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, zu hinterlegen.
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Alternativ oder zusätzlich zur zuletzt beschriebenen Ausführungsform werden gemäß einer weiteren Ausführungsform im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel das oder die Felder des empfangenen Formulars, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, durch Markierungen auf dem empfangen Formular erkannt. Hierzu werden auf dem zu bearbeitenden empfangenen Formular ein oder mehrere Bereiche des empfangenen Formulars mit vorbestimmten Markierungen im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel erkannt und der Bereich oder die Bereiche mit den Markierungen als das bzw. jeweils als eines der Felder erkannt, das bzw. die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen.
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Markierungen sind z.B. auf vorbestimmte Weise grafisch gestaltete, insbesondere durch Umrandung mit einer vorbestimmten Farbe gekennzeichnete Bereiche. Ferner ist es denkbar, dass diese Markierungen Steuerbefehle, z.B. durch Buchstaben, Zahlen und oder Zeichencodes, enthalten, die im Detektionsmittel bzw. im Detektionsschritt erkannt und interpretiert werden. Durch diese Steuerbefehle werden z.B. für die Bearbeitung des oder der erkannten Felder notwendige Informationen bzw. Zusatzinformationen an das Detektionsmittel übermittelt.
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Dank den beiden zuletzt genannten Ausführungsbeispielen ist die Bearbeitung eines beliebigen Formulartyps mit der Datenverarbeitungsanlage möglich, wobei lediglich ein "Anlernen" des Formulartyps im Speicherschritt bzw. mit den Speichermitteln und/oder ein Versehen des Formulars vor der Bearbeitung mit Markierungen notwendig ist. Es ist somit möglich, das jedes beliebige von einer beliebigen Firma erstellte Formular mit der Datenverarbeitungsanlage elektronisch bearbeitet wird, ohne dass dafür firmenspezifisch eine erfindungsgemäße Datenverarbeitungsanlage bereitgestellt werden muss. Eine kostengünstige Umstellung auf die elektronische Bearbeitung von Formularen ist somit auch für kleine Unternehmen ohne großen Aufwand möglich.
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Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist das Verfahren einen Bearbeitungsschritt auf, bei dem die Formulardaten der mit der ersten Sendeschnittstelle übermittelten Felder mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeitet werden. Ferner weist die Vorrichtung ein Bearbeitungsmittel eines mobilen Kommunikationsgerätes zum Bearbeiten der Formulardaten der Felder, die mit der ersten Sendeschnittstelle übermittelten werden, auf. Mit dem Bearbeitungsschritt bzw. dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes ist die Bearbeitung der Formulardaten somit unabhängig von dem Speicherort und dem Ort, an dem die Datenverarbeitungsanlage angeordnet ist, möglich.
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Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung werden die bearbeiteten Formulardaten beim Eingliederungsschritt bzw. mit dem Eingliederungsmittel im mobilen Kommunikationsgerät oder nach Übersendung bzw. Rückübersendung, z.B. mit dem Bearbeitungsschritt bzw. dem Bearbeitungsmittel, vom mobilen Kommunikationsgerät zur Datenverarbeitungsanlage in der Datenverarbeitungsanlage in das zu bearbeitende Formular übernommen. Hierbei werden die bearbeiteten Formulardaten wahlweise immer oder nur dann übernommen, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder, eines oder mehrerer Bilder und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes bearbeitet wurden.
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Diese Ausführungsform der Erfindung ermöglicht in dem Eingliederungsschritt bzw. mit dem Eingliederungsmittel mehrere Möglichkeiten bei der Übernahme der bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular. Gemäß einer ersten Möglichkeit werden mit dem Eingliederungsmittel bzw. in dem Eingliederungsschritt mit dem mobilen Kommunikationsgerät alle bearbeiteten, d.h. alle geändert und/oder hinzugefügten, Formulardaten direkt während einer Bearbeitung oder nach Abschluss einer Bearbeitung an die Datenverarbeitungsanlage zurückgesendet. Gemäß einer weiteren Möglichkeit werden die bearbeiteten Formulardaten nur dann zurückgesendet, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder bearbeitet, wenn ein oder mehrere Bilder eingefügt und/oder wenn ein vorbestimmtes Feld bzw. dessen Formulardaten zuletzt bearbeitet wurden.
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Es werden also z.B. Felder in der Datenverarbeitungsanlage vorbestimmt bzw. in der Datenverarbeitungsanlage vorbestimmte Felder erkannt, die in jedem Fall mit dem Bearbeitungsmittel bzw. in dem Bearbeitungsschritt bearbeitet werden müssen. Diese Felder werden z.B. durch die o.g. Steuerbefehle, die bereits am Speicherort in das zu bearbeitenden Formular aufgenommen wurden, festgelegt bzw. von der Datenverarbeitungsanlage erkannt. Ebenfalls ist es möglich derartige vorbestimmte Felder im Speichermittel bzw. im Speicherschritt für einen bestimmten Formulartyp zu hinterlegen. Jedenfalls werden dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes diese vorbestimmten Felder zusätzlich von der Datenverarbeitungsanlage als Zusatzinformationen übermittelt. In dem Bearbeitungsschritt bzw. mit dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgeräts wird dann festgestellt, ob alle zu bearbeitenden Felder tatsächlich bearbeitet wurden und es werden nur in diesem Fall die Formulardaten in das zu bearbeitende Formular übernommen.
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Zusätzlich oder alternativ werden die Formulardaten nur dann in das zu bearbeitende Formular übernommen, wenn ein vorbestimmtes Feld bzw. dessen Formulardaten zuletzt bearbeitet wurden. Welches Feld als letztes zu bearbeiten ist, wird auf die gleiche Weise wie die o.g. vorbestimmten Felder, die immer gesamtheitlich zu bearbeiten sind, in der Datenverarbeitungsanlage ermittelt und dem Bearbeitungsmittel mitgeteilt.
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Ferner werden zusätzlich oder alternativ die Formulardaten nur dann in das zu bearbeitende Formular übernommen, wenn ein oder mehrere Bilder, wie z.B. von einer reparierten Sache, in ein zu bearbeitendes Feld des Formulars oder als Anhang zum Formular beigefügt werden. Ob und wie viele Bilder hinzuzufügen werden müssen, wird auf die gleiche Weise wie die o.g. vorbestimmten Felder, die immer gesamtheitlich zu bearbeiten sind, in der Datenverarbeitungsanlage ermittelt und dem Bearbeitungsmittel mitgeteilt.
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Dank der Vorgabe eines oder mehrere Felder, die gesamtheitlich zu bearbeiten sind, bzw. der Vorgabe, dass Bilder hinzugefügt werden müssen, wird bei der Bearbeitung des Formulars nicht vergessen, bestimmte Formulardaten zu bearbeiten bzw. einzutragen oder hinzuzufügen. Ferner wird es durch das Erfordernis ein Feld als letztes zu bearbeiten ermöglicht, dass z.B. eine Unterschrift immer als letztes im Formular angegeben wird und nicht eine weitere Bearbeitung der Formulardaten ohne erneute Unterschrift erfolgt.
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Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist die Vorrichtung Signaturmittel zum Signieren des bearbeiteten Formulars bzw. einen vor dem zweiten Sendeschritt erfolgenden Signaturschritt auf, bei dem das bearbeitete Formular signiert wird.
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Es werden also die bearbeiteten Formulardaten zunächst in das zu bearbeitende Formular integriert bzw. mit diesem "verschmolzen", wodurch ein neues Formular entsteht, dass hier als bearbeitetes Formular bezeichnet wird. Für dieses bearbeitete Formular wird dann eine Signatur mit dem Signaturmittel bzw. im Signaturschritt erstellt, die in der Datenverarbeitungsanlage gespeichert und/oder im zweiten Sendeschritt bzw. mit der zweiten Sendeschnittstelle an den Speicherort zurückgesendet wird.
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Dank dem Signaturschritt bzw. dem Signaturmittel wird für jedes bearbeitete Formular ein Nachweis dafür geschaffen, dass das Formular nach der Integration der bearbeiten Formulardaten nicht mehr verändert wurde.
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Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist die Vorrichtung ein, z.B. im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Formularerzeugungsmittel bzw. einen Formularerzeugungsschritt auf, bei dem ein zu bearbeitendes Formular an dem Speicherort erstellt wird. Alternativ oder zusätzlich weist die Erfindung gemäß dieser Ausführungsform ein, z.B. ebenfalls im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Auswahlmittel bzw. das Verfahren einen Auswahlschritt zum Auswählen eines an dem Speicherort gespeicherten zu bearbeitenden Formulars auf. Ferner dienen das Auswahlmittel bzw. der Auswahlschritt und/oder das Formularerzeugungsmittel bzw. der Formularerzeugungsschritt zum Übersenden des ausgewählten zu bearbeitenden Formulars an die Empfangsschnittstelle der Datenverarbeitungsanlage.
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Ferner weist die Vorrichtung eine, z.B. im Bereich des Speicherorts angeordnete, Druckeransteuerung bzw. das Verfahren einen Druckschritt auf, bei dem das zurückgesendete bearbeitete Formular empfangen und am Speicherort gedruckt wird. Alternativ oder zusätzlich hierzu weist die Vorrichtung ein, z.B. ebenfalls im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Archivierungsmittel bzw. das Verfahren einen Archivierungsschritt zum Archivieren des zurückgesendeten bearbeiteten Formulars auf.
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Dank dieser Ausführungsform ist keine aufwendige technische Veränderung des Speicherorts nötig, um zu bearbeitende Dokumente mit der Datenverarbeitungsanlage zu bearbeiten. Es werden lediglich zusätzlich zum bereits bestehenden Speicherort das Auswahlmittel, das Archivierungsmittel, das Formularerzeugungsmittel und/oder die Druckeransteuerung im Bereich des Speicherorts angeordnet bzw. wird ein Auswahlschritt, ein Archivierungsschritt, ein Formularerzeugungsschritt und/oder ein Druckschritt ausgeführt, um zu bearbeitende Formulare am Speicherort zu erzeugen und/oder vom Speicherort auszusondern und an die Datenverarbeitungsanlage zu übermitteln und die bearbeiteten Formulare wieder am Speicherort, der z.B. ein Speicher in einem Firmennetzwerk ist, zu speichern und/oder, z.B. mit einem Drucker, auszudrucken.
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Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist diese ein Statusabfragemittel bzw. einen Statusabfrageschritt auf, mit dem, z.B. durch eine berechtigte Anfrage, der Bearbeitungsstatus des zu bearbeitenden Formulars aus der Datenverarbeitungsanlage abgerufen werden kann.
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Eine Prüfung des Status eines oder mehrerer zu bearbeitender Formulare ist somit jederzeit möglich, um z.B. weitere nach der Bearbeitung des Formulars durchzuführende Schritte planen zu können.
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Weitere bevorzugte Ausführungsformen ergeben sich aus den Unteransprüchen sowie aus den anhand der Zeichnungen näher erläuterten Ausführungsbeispielen. In der Zeichnung zeigen:
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1 ein Ausführungsbeispiel eines Verfahrens zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage und
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2 ein Ausführungsbeispiel einer Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage.
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1 zeigt ein Ausführungsbeispiel eines Verfahrens, insbesondere dessen Schritte, zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage. Zunächst wird in einem Auswahlschritt 10 ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort ausgewählt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel wird das zu bearbeitende Formular vor der Auswahl oder alternativ zur Auswahl mit einem nicht dargestellten Formularerzeugungsschritt erstellt oder erzeugt. Das Formular ist z.B. ein Lieferauftrag, der bereits grafische Elemente, wie z.B. ein Firmenlogo, und ein oder mehrere Felder mit eingetragenen Formulardaten, wie z.B. eine Empfängeradresse und die Bezeichnung einer auszuliefernden Sache, aufweist. Ferner sind in dem Formular jedoch ein oder mehrere Felder bei der Auslieferung zu bearbeiten. Die zu bearbeitenden Felder sind z.B. Einoder Mehrfachauswahlfelder, in die vom Empfänger der Zustand der gelieferten Sache eingetragen werden muss, und Textfelder, in die eine Unterschrift des Empfängers bei Auslieferung der Sache eingetragen werden muss.
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Das ausgewählte zu bearbeitete Formular wird im Auswahlschritt 10 nicht nur erstellt und/oder ausgewählt sondern auch an eine Datenverarbeitungsanlage übersendet. In der Datenverarbeitungsanlage wird das ausgewählte zu bearbeitende Formular, z.B. mit einer ersten Empfangsschnittstelle, in einem Empfangsschritt 12 empfangen. Durch den Empfangsschritt 12 gelangt das zu bearbeitende Formular also zunächst in seiner Gesamtheit von einem Speicherort, der räumlich z.B. weit entfernt liegt und z.B. einem Speicher in einem Firmennetzwerk oder einem beliebigen anderen Speicher entspricht, in die Datenverarbeitungsanlage. Das Formular entspricht hierbei z.B. einem üblichen "PDF"-, "WORD"- oder vergleichbarem elektronischen Dokument.
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In der Datenverarbeitungsanlage werden dann in dem Formular, das mit dem ersten Empfangsschritt 12 empfangenen wurde, in einem Detektionsschritt 14 Felder erkannt, die bzw. deren Formulardaten bearbeitet werden müssen und/oder können. Ein Erkennen dieser Felder erfolgt durch zwei alternative oder nebengeordnete Möglichkeiten.
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Gemäß der ersten Möglichkeit weist das Formular in bestimmten Bereichen vorbestimmte, also festgelegte, Markierungen auf, die im Detektionsschritt 14 erkannt werden. Diese Markierungen sind bereits zuvor am Speicherort, z.B. mit einer Benutzerschnittstelle von einem Innendienstmitarbeiter einer Firma, in das Formular aufgenommen worden. Gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel entsprechen diese Markierungen bzw. weisen diese Markierungen zusätzlich Steuerbefehle auf, die der Datenverarbeitungsanlage zusätzliche Informationen bzw. Zusatzinformationen über z.B. vorbestimmte Felder geben. Derartige Zusatzinformationen können z.B. die Information enthalten, ob ein bestimmtes Feld bearbeitet werden muss oder ob die Bearbeitung dieses Feldes optional ist.
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Gemäß der zweiten Möglichkeit ist dem Detektionsschritt 14 ein Speicherschritt 16 vorangestellt. Im Speicherschritt 16 wird jedes Formular, dessen Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten im Detektionsschritt 14 erkannt werden sollen, einmalig als Vorlage dieses Formulars mit den Feldern, die zu bearbeitende Formulardaten enthalten hinterlegt. Jede Vorlage enthält somit einen unterschiedlichen Formulartyp. Der Speicherschritt 16 muss also für Formulare verschiedener Formulartypen jeweils einmal ausgeführt werden. Ein Formulartyp beschreibt hier ein bestimmtes Formular, das z.B. bestimmte grafische Elemente, bereits eingetragene Formulardaten und noch zu bearbeitende Felder an definierten Positionen aufweist.
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Durch den Speicherschritt 16 sind die Formulartypen zu bearbeitender Formulare in der Datenverarbeitungsanlage abgelegt und es kann im Detektionsschritt 14 ein Vergleich des empfangenen Formulars mit den Formularen der als Vorlagen hinterlegten Formulartypen erfolgen. Wird im Detektionsschritt 14 durch Vergleich der Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt, so werden anhand der Vorlage für diesen Formulartyp auch das oder die zu bearbeitenden Felder des empfangenen Formulars erkannt.
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Nachdem im Detektionsschritt 14 das oder die Felder erkannt wurden, die bzw. deren Formulardaten bearbeitet werden können oder müssen, werden in einem ersten Sendeschritt 18 das zu bearbeitende Formular und die erkannten Felder an ein Bearbeitungsmittel eines mobilen Kommunikationsgerätes zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. Ggf. werden auch die durch Steuerbefehle oder anhand der Vorlage für das Formular von der Datenverarbeitungsanlage ermittelten Zusatzinformationen im ersten Sendeschritt 18 an das Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes übertragen bzw. übermittelt. Diese Zusatzinformationen entsprechen z.B. Informationen darüber, ob ein oder mehrere vorbestimmte Felder ausgefüllt werden können oder müssen, ob in das Formular Bilder ein- oder beigefügt werden müssen und/oder ob ein vorbestimmtes Feld als letztes Feld mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeitet werden muss.
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Im mobilen Kommunikationsgerät folgt dann ein Bearbeitungsschritt 20, bei dem die Formulardaten der dem mobilen Kommunikationsgerät übermittelten Felder mit dem mobilen Kommunikationsgerät, z.B. mit Bearbeitungsmitteln des mobilen Kommunikationsgerätes, bearbeitet werden. In einem Eingliederungsschritt 24 werden die vom mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten in der Datenverarbeitungsanlage oder in dem mobilen Kommunikationsgerät selbst in das zu bearbeitende Formular übernommen.
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Abhängig von den Zusatzinformationen, die ggf. von der Datenverarbeitungsanlage im ersten Sendeschritt 18 an das mobile Kommunikationsgerät gesendet wurden, werden die Formulardaten wahlweise immer oder nur unter durch die Zusatzinformationen vorgegebenen Umständen in das zu bearbeitende Formular übernommen. Gemäß diesen vorgegebenen Umständen ist es z.B. möglich, dass in der Datenverarbeitungsanlage ein oder mehrere Felder vorbestimmt bzw. vorbestimmte Felder erkannt wurden, die jedenfalls ausgefüllt werden müssen. In diesem Fall würden die Formulardaten im Eingliederungsschritt 24 nur dann übernommen werden, wenn das oder alle dieser vorbestimmten Felder im Bearbeitungsschritt 20 bearbeitet wurden. Die Aufnahme und Einbettung von Bildern zur Dokumentation z.B. des Lieferzustandes als Bestandteil des Dokuments ist ebenfalls im Eingliederungsschritt 24 möglich.
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Ferner ist es möglich, dass zusätzlich oder alternativ in der Datenverarbeitungsanlage ein Feld vorbestimmt bzw. ein vorbestimmtes Feld erkannt wurde, das als letztes auszufüllen ist. In diesem Fall würden die Formulardaten im Eingliederungsschritt 24 nur dann übernommen werden, wenn dieses vorbestimmte Feld tatsächlich im Bearbeitungsschritt 20 als letztes bearbeitet wurde. Das zu bearbeitende Formular, in das die bearbeiteten Formulardaten übernommen wurden, wird dann als bearbeitetes Formular bezeichnet und in einem auf den Eingliederungsschritt 24 folgenden Signaturschritt 26, z.B. mit Signaturmitteln, signiert.
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Das signierte bearbeitete Formular wird dann in einem zweiten Sendeschritt 28 zurück zum Speicherort gesendet bzw. übermittelt und am Speicherort mit einem Archivierungsschritt 30, z.B. mit Archivierungsmitteln, abgelegt. Gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel wird das bearbeitete Formular mit einem Druckschritt zusätzlich oder alternativ zum Archivierungsschritt am Speicherort ausgedruckt.
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2 zeigt nun ein Ausführungsbeispiel einer Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage 40. Die hier dargstellte Vorrichtung ermöglicht z.B. die Ausführung des erfindungsgemäßen Verfahrens.
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Die Vorrichtung weist zunächst ein Auswahlmittel 42 und ein Archivierungsmittel 44 auf, die als erfindungsgemäße Bestandteile in ein bestehendes elektronisches Computernetzwerk 46, z.B. mit Speichervorrichtungen sowie Ein- und Ausgabemitteln, integriert werden. Mit dem Auswahlmittel 42 wird ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort, z.B. einem nicht dargestellten Speicher, im elektronischen Computernetzwerk 46 ausgewählt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel weist die Vorrichtung zusätzlich oder alternativ ein Formularerzeugungsmittel, mit dem ein zu bearbeitendes Formular am Speicherort erstellt wird, und/oder eine Druckeransteuerung, mit der ein bearbeitetes Formular am Speicherort ausgedruckt wird, auf.
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Ferner wird das zu bearbeitende Formular über eine erste Kommunikationsverbindung 48, die z.B. eine Internet-, Netzwerk, und/oder Mobilnetzverbindung ist, an die Datenverarbeitungsanlage 40 übermittelt.
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In der Datenverarbeitungsanlage 40 wird das zu bearbeitende Formular mit einer ersten Empfangsschnittstelle 50 einer ersten Kommunikationsschnittstelle 52 empfangen. Von dieser ersten Empfangsschnittstelle 50 wird das empfangene zu bearbeitende Formular einem Detektionsmittel 54 zugeführt. Im Detektionsmittel 54 werden entsprechend zum in 1 erläuterten Detektionsschritt 14 ein oder mehrere Felder des empfangenen zu bearbeitenden Formulars, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, durch zwei alternative Möglichkeiten erkannt.
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Analog zum Detektionsschritt 14 werden vom Detektionsmittel 54 das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars abhängig von einem Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt, wobei hierzu Formulare als Vorlagen der Formulartypen in einem Speichermittel 56 hinterlegt sind bzw. werden. Auch beim Detektionsmittel 54 ist es zusätzlich oder alternativ möglich, dass in bestimmten Bereichen auf dem empfangenen Formular angeordnete Markierungen mit oder ohne Steuerbefehle dazu dienen, um die Bereiche dieser Markierungen als Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten zu erkennen.
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Mit einer ersten Sendeschnittstelle 58 einer zweiten Kommunikationsschnittstelle 60 werden das zu bearbeitende Formular, die im Detektionsmittel 54 erkannten Felder und ggf. aus dem empfangen Formular oder der Vorlage entnommene Zusatzinformationen bzw. Informationen über die erkannten Felder an ein Bearbeitungsmittel 62 eines mobilen Kommunikationsgerätes übermittelt. Die Übermittlung erfolgt hierbei über eine zweite Kommunikationsverbindung 64.
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Die erste Kommunikationsverbindung 48 und die zweite Kommunikationsverbindung 64 sind hier zwar als unterschiedliche Kommunikationsverbindungen dargestellt, wobei gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel nur eine einzige einheitliche Kommunikationsverbindung zwischen der Datenverarbeitungsanlage 40, dem Computernetzwerk 46 und dem Bearbeitungsmittel 62 des mobilen Kommunikationsgerätes vorhanden ist. Ferner sind zur besseren Übersichtlichkeit auch die erste Kommunikationsschnittstelle 52 und die zweite Kommunikationsschnittstelle 60 als voneinander getrennte separate Schnittstellen dargestellt. Auch hier ist eine einzige einheitliche Kommunikationsschnittstelle gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel möglich.
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Die in diesem Ausführungsbeispiel zur Vorrichtung gehörenden Bearbeitungsmittel 64, die im mobilen Kommunikationsgerät angeordnet sind, dienen zum Bearbeiten der Formulardaten und zum Zurücksenden der bearbeiteten Formulardaten and eine zweite Empfangsschnittstelle 66 der zweiten Kommunikationsschnittstelle 60 über die zweite Kommunikationsverbindung 64.
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Die vom Bearbeitungsmittel 62 zurückgesendeten und mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 empfangenen bearbeiteten Formulardaten werden einem Eingliederungsmittel 68 zugeführt und in diesem in das zu bearbeitende Formular übernommen. Hierbei ist das Eingliederungsmittel 68 derart ausgebildet, um die Formulardaten wahlweise immer oder nur dann zu übernehmen, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder bearbeitet wurden, erforderliche Bilder eingefügt wurden und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes Feld bearbeitet wurden.
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Das zu bearbeitende Formular wird dem Eingliederungsmittel 68 entweder vom Detektionsmittel 54 oder auf dem gleichen Wege wie die bearbeiteten Formulardaten mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 vom Bearbeitungsmittel 62 zugeführt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel ist das Eingliederungsmittel 68 im mobilen Kommunikationsgerät angeordnet und das bearbeitete Formular wird mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 von der Datenverarbeitungsanlage 40 empfangen.
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Ferner weist die Vorrichtung ein Signaturmittel 70 auf. Dem Signaturmittel 70 wird das bearbeitete Formular vom Eingliederungsmittel 68 zugeführt und dann im Signaturmittel 70 signiert. Das signierte bearbeitete Formular oder das bearbeitete Formular mit der Signatur werden mit einer zweiten Sendeschnittstelle 72 der ersten Kommunikationsschnittstelle 52 über die erste Kommunikationsverbindung 48 dem Archivierungsmittel 44 zugeführt. Mit dem Archivierungsmittel 44 wird das zurückgesendete bearbeitete Formular mit der Signatur wieder an den Speicherort zurückgespeichert.
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Ferner weist die Datenverarbeitungsanlage 40 ein Statusabfragemittel 74 auf. In dem Statusabfragemittel 74 wird jede Statusänderung des zu bearbeitenden Formulars vorgehalten, wobei dazu jede Komponente der Vorrichtung mit dem Statusabfragemittel 74 zur Kommunikation der Status verbunden ist. Zur Veranschaulichung sind hier exemplarisch Verbindungen zwischen dem Detektionsmittel 54 und dem Statusabfragemittel 74 sowie dem Eingliederungsmittel 68 und dem Statusabfragemittel 74 dargestellt. Der Status des zu bearbeitenden Formulars wird einer Abfrageschnittstelle 76 der ersten Kommunikationsschnittstelle 52 zugeführt, wobei dann mit der ersten Kommunikationsverbindung 48 vom Computernetzwerk 46 jederzeit der aktuelle Status des zu bearbeitenden Formulars von der Abfrageschnittstelle 76 durch berechtigte Anfrage abrufbar ist.
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Alle in der vorgenannten Figurenbeschreibung, in den Ansprüchen und in der Beschreibungseinleitung genannten Merkmale sind sowohl einzeln als auch in beliebiger Kombination miteinander einsetzbar. Die Offenbarung der Erfindung ist daher nicht auf die beschriebenen bzw. beanspruchten Merkmalskombinationen beschränkt. Vielmehr sind alle Merkmalskombinationen als offenbart zu betrachten.
