DE102012101676A1 - Method and device for processing forms with a data processing system - Google Patents

Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und eine Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage (40). Hierzu wird in einem ersten Empfangsschritt (12) ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort mit einem ersten Empfangsmittel (50) empfangen. In einem Detektionsschritt (14) werden dann mit einem Detektionsmittel (56) ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt und die erkannten Felder und das zu bearbeitende Formular in einem ersten Sendeschritt (18) mit einer ersten Sendeschnittstelle (58) an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. In einem Eingliederungsschritt (24) werden die bearbeiteten Formulardaten mit einem Eingliederungsmittel (68) in das zu bearbeitende Formular übernommen. In einem zweiten Sendeschritt (28) wird dann schließlich das bearbeitete Formular mit einem zweiten Sendemittel (72) an den Speicherort zurückgesendet.The invention relates to a method and a device for processing forms with a data processing system (40). For this purpose, in a first receiving step (12), a form to be processed is received from a storage location with a first receiving means (50). In a detection step (14), one or more fields with form data of the received form to be processed are then detected with a detection means (56) and the detected fields and the form to be processed are transmitted in a first transmission step (18) with a first transmission interface (58) a mobile communication device for processing the form data of the detected fields transmitted. In an incorporation step (24), the edited form data is incorporated with a incorporation means (68) in the form to be processed. In a second transmission step (28), finally, the processed form is then sent back to the storage location with a second transmission means (72).

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Bearbeiten, also zum Ergänzen und/oder Verändern, von Formularen, wie Arbeitsaufträgen, Reparaturaufträgen, Lieferscheinen oder Einsatzberichten, und eine Vorrichtung zur Bearbeitung von Formularen. The invention relates to a method for processing, that is to say, for supplementing and / or modifying forms, such as work orders, repair orders, delivery notes or application reports, and a device for processing forms.

Herkömmlicherweise werden Formulare von einem Mitarbeiter, z.B. im Innendienst, vorbereitet, abgespeichert und in ausgedruckter Form an einen ausführenden Mitarbeiter, z.B. im Außendienst, übergeben. Der Außendienstmitarbeiter nimmt neben den vom Innendienstmitarbeiter bei der Vorbereitung bereits eingetragenen Formulardaten weitere Formulardaten während seines Arbeitseinsatzes, z.B. bei einem Kunden vor Ort, in das Formular auf. Conventionally, forms are read by an employee, e.g. in the office, prepared, stored and in printed form to an executive employee, e.g. in the field, handed over. The sales representative takes, in addition to the form data already entered by the sales representative during preparation, further form data during his work assignment, e.g. at a customer's site, in the form on.

Es ist auch üblich, wie z.B. bei Reparaturaufträgen, dass der Außendienstmitarbeiter eine Handlung beim Kunden, nämlich z.B. die Reparatur, vornimmt, die vorgenommenen Arbeiten und Ersatzteile in den Reparaturauftrag einträgt und der Kunde dann vor Ort auf demselben oder einem ergänzenden Formular, das z.B. den Reparaturauftrag enthält, in einem Feld des Formulars die vorgenommene Handlung des Außendienstmitarbeiters quittiert. Dieselben Vorgänge können natürlich auch betriebsintern durchgeführt werden.It is also common, e.g. in the case of repair orders, that the sales representative does an action at the customer, e.g. carries out the repair, enters the work and spare parts carried out in the repair order and the customer then on-site on the same or a supplemental form, e.g. contains the repair order, acknowledges the action taken by the field representative in a field of the form. Of course, the same processes can also be carried out in-house.

Das vom Außendienstmitarbeiter oder vom Kunden, z.B. durch hinzugefügte Unterschrift, bearbeitete Formular wird dann an den Innendienst zurückgegeben und von diesem archiviert und/oder durch den Empfang weitere Schritte, wie z.B. die Erstellung einer Rechnung, eingeleitet.That from the sales representative or the customer, e.g. by adding the signature, the processed form is then returned to the inside office and archived by the latter and / or by the reception further steps, such as. the creation of an invoice, initiated.

Üblicherweise findet der Austausch zu bearbeitender und/oder bereits bearbeiteter Formulare einmalig an einem Arbeitstag, z.B. zum Beginn der Arbeitszeit des Außendienstmitarbeiters statt. Es ist jedoch auch üblich, dass ein derartiger Austausch der Formulare, z.B. im Falle weit voneinander entfernter Einsatzgebiete der Innen- und Außendienstmitarbeiter, nur wöchentlich oder auf dem Postwege erfolgt.Typically, the exchange of forms to be processed and / or already processed takes place once on a working day, e.g. at the beginning of the working hours of the sales representative. However, it is also common for such exchange of forms, e.g. in the case of remote application areas of indoor and field staff, only weekly or by post.

Folge eines derartigen nur selten erfolgenden Austauschs von Formularen ist eine Verzögerung der gesamten Abarbeitung eines Auftrags. Diese Verzögerung kann abhängig von der Art des dem Formular zugrundeliegenden Auftrags auf unterschiedliche Weise eintreten. Z.B. ist eine Rechnungserstellung vom Innendienst erst möglich, wenn dem Innendienst z.B. der benötigte Aufwand oder die Kosten einer Auftragsausführung genau bekannt werden. Diese genauen Kosten werden dem Innendienst jedoch erst durch Rückübersendung des Formulars, in dem der Aufwand bei der Auftragsausführung vom Außendienstmitarbeiter vermerkt und vom Kunden quittiert wurde, mitgeteilt. Durch verzögerte Rückübersendung des Formulars und dadurch resultierender verzögerter Rechnungsstellung entstehen Unternehmen häufig hohe Kosten.The consequence of such a rare exchange of forms is a delay in the entire processing of an order. This delay may occur in different ways, depending on the nature of the order underlying the form. For example, is an invoicing by the office staff possible only if the office staff, for example the effort required or the cost of executing an order will be known exactly. However, these exact costs are only communicated to the office staff by sending back the form in which the workload was recorded by the sales representative and acknowledged by the customer. Delayed return of the form and resulting delayed invoicing often causes companies to incur high costs.

Ferner ist auch eine Verzögerung dadurch möglich, dass der Außendienstmitarbeiter einen Auftrag früher als erwartet abschließen kann und daher bereits früher als geplant die Möglichkeit zur Bearbeitung eines Folgeauftrags besteht. Im Falle, dass jedoch ein für den Folgeauftrag benötigtes Formular noch nicht im Besitz des Außendienstmitarbeiters ist, kann dieser Folgeauftrag dadurch erst zu einem späteren Zeitpunkt begonnen werden. Wird der Folgeauftrag mündlich erteilt, ist die Gefahr der Verzögerung oder Falschausführung durch fehlerhafte oder falsche Angaben ebenfalls gegeben.Furthermore, a delay is also possible because the sales representative can complete an order earlier than expected and therefore there is the possibility to process a follow-up order earlier than planned. If, however, a form required for the follow-up order is not yet in the possession of the sales representative, this follow-up order can only be started at a later date. If the follow-up order is given orally, the risk of delay or misrepresentation due to incorrect or incorrect information is also given.

Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde die Übergabe von Arbeitsaufträgen sowie die Bearbeitung von Formularen zu beschleunigen, um damit Verzögerungen insbesondere in der Auftragsabwicklung sowohl gegenüber externen Vertragspartnern als auch betriebsintern zu vermeiden.The invention is therefore based on the task of accelerating the transfer of work orders and the processing of forms in order to avoid delays, especially in the order processing both against external contractors and in-house.

Die Erfindung löst diese Aufgabe durch ein Verfahren zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage gemäß Anspruch 1 und durch eine Vorrichtung zur Bearbeitung von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage gemäß Anspruch 8. The invention achieves this object by a method for processing forms with a data processing system according to claim 1 and by a device for processing forms with a data processing system according to claim 8.

Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren werden die im Folgenden beschriebenen Schritte zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage ausgeführt. Zunächst wird in einem ersten Empfangsschritt ein an einem Speicherort liegendes zu bearbeitendes Formular von der Datenverarbeitungsanlage empfangen, wobei der Speicherort z.B. in einem Rechnernetz einer Firma liegt, und von dem Speicherort aus das Formular an die Datenverarbeitungsanlage gesendet. Das empfangen Formular wird dann einem Detektionsschritt zugeführt, bei dem ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.In the method according to the invention, the steps described below for processing forms are carried out with a data processing system. First, in a first receiving step, a form to be processed at a storage location is received by the data processing equipment, the storage location being e.g. is located in a computer network of a company, and sent from the location of the form to the data processing system. The received form is then fed to a detection step in which one or more fields are detected with form data of the received form to be processed.

Nachdem im Detektionsschritt das oder die Felder erkannt worden sind, wird das im ersten Empfangsschritt empfangene zu bearbeitende Formular zusammen mit dem oder den erkannten Feldern in einem ersten Sendeschritt an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. In einem Eingliederungsschritt werden dann die vom mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular übernommen. Zuletzt wird in einem zweiten Sendeschritt das bearbeitete Formular an den Speicherort zurück übersendet. After the field or fields have been detected in the detection step, the form to be processed received in the first receiving step is transmitted together with the recognized field (s) in a first sending step to a mobile communication device for processing the form data of the recognized fields. In an integration step, the form data processed by the mobile communication device are then transferred to the form to be processed. Finally, in a second send step, the edited form is sent back to the storage location.

Die erfindungsgemäße Vorrichtung umfasst eine Datenverarbeitungsanlage mit einer ersten Empfangsschnittstelle, wobei mit der Empfangsschnittstelle ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort empfangen wird. Das empfangene Formular wird einem Detektionsmittel zugeführt, mit dem ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden. The device according to the invention comprises a data processing system with a first receiving interface, wherein the receiving interface receives a form to be processed from a storage location. The received form is supplied to a detection means with which one or more fields with form data of the received form to be processed are recognized.

Ferner weist die Datenverarbeitungsanlage eine erste Sendeschnittstelle auf, der das zu bearbeitende Formular und das oder die erkannten Felder von dem Detektionsmittel zugeführt werden. Das zu bearbeitende Formular und das oder die erkannten Felder werden dann mit der ersten Sendeschnittstelle an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. Ein Eingliederungsmittel dient nach der Bearbeitung der Formulardaten zum Übernehmen bzw. Eingliedern oder Integrieren der bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular.Furthermore, the data processing system has a first transmission interface to which the form to be processed and the recognized field or fields are supplied by the detection means. The form to be processed and the recognized field (s) are then transmitted with the first transmission interface to a mobile communication device for processing the form data of the detected fields. A means of incorporation, after processing the form data, is for taking over or integrating the edited form data into the form to be processed.

Nach der Übernahme der empfangenen Formulardaten in das zu bearbeitende Formular wird das Formular hier als bearbeitetes Formular bezeichnet und mit einer zweiten Sendeschnittstelle der Datenverarbeitungsanlage an den Speicherort zurückgesendet.After transferring the received form data to the form to be processed, the form is referred to here as a processed form and sent back to the storage location with a second transmission interface of the data processing system.

Mit dem erfindungsgemäßen Verfahren und der erfindungsgemäßen Vorrichtung ist es daher möglich, Formulare zur Bearbeitung vom Innendienst an den Außendienst und nach der Bearbeitung vom Außendienst zurück zum Innendienst ohne signifikante Zeitverzögerung bei der Übermittlung zu übermitteln. With the method according to the invention and the device according to the invention, it is therefore possible to transmit forms for processing from inside sales to the field service and after processing from the field service back to the office staff without a significant delay in the transmission.

Gemäß einer Ausführungsform der Erfindung werden im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel das oder die Felder, die zu bearbeitende Formulardaten des empfangenen Formulars aufweisen, abhängig von einem Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt. Ein Formulartyp bezeichnet hier z.B. ein bestimmtes von einer bestimmten Firma eingesetztes Formular, z.B. einen Reparaturauftrag für die Reparatur eines Geräts bei einem Kunden vor Ort. According to one embodiment of the invention, in the detection step or with the detection means, the field (s) having form data of the received form to be processed is recognized depending on a form type of the received form. A type of form here denotes e.g. a particular form used by a particular company, e.g. a repair order for the repair of a device at a customer site.

Der Formulartyp wird gemäß dieser Ausführungsform im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel erkannt, wobei dieses Erkennen des Formulartyps insbesondere durch elektronischen Vergleich des empfangenen Formulars mit verschieden Formularen als Vorlagen gespeicherter Formulartypen erfolgt.The form type is recognized according to this embodiment in the detection step or with the detection means, wherein this recognition of the form type is effected in particular by electronic comparison of the received form with different forms as templates of stored form types.

Um eine Vorlage für den Formulartyp des empfangenen Formulars für den Vergleich zur Verfügung zu stellen, weist die Erfindung ein Speichermittel bzw. einen Speicherschritt auf. In dem Speichermittel bzw. bei dem Speicherschritt ist vor dem Erkennen des Formulartyps mit dem Detektionsmittel bzw. im Detektionsschritt einmalig der Formulartyp des empfangenen Formulars als Vorlage mit dem oder den Feldern, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, zu hinterlegen.In order to provide a template for the form type of the received form for the comparison, the invention comprises a storage means or a storage step. Before recognizing the form type with the detection means or in the detection step, the form type of the received form is to be filed once in the storage means or in the storage step as a template with the one or more fields containing form data to be processed.

Alternativ oder zusätzlich zur zuletzt beschriebenen Ausführungsform werden gemäß einer weiteren Ausführungsform im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel das oder die Felder des empfangenen Formulars, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, durch Markierungen auf dem empfangen Formular erkannt. Hierzu werden auf dem zu bearbeitenden empfangenen Formular ein oder mehrere Bereiche des empfangenen Formulars mit vorbestimmten Markierungen im Detektionsschritt bzw. mit dem Detektionsmittel erkannt und der Bereich oder die Bereiche mit den Markierungen als das bzw. jeweils als eines der Felder erkannt, das bzw. die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen. As an alternative or in addition to the last-described embodiment, according to a further embodiment, in the detection step or with the detection means, the one or more fields of the received form which have form data to be processed are identified by markings on the received form. For this purpose, one or more regions of the received form with predetermined markings in the detection step or with the detection means are recognized on the received form to be processed, and the region or regions with the markers are recognized as or respectively as one of the fields have to process form data.

Markierungen sind z.B. auf vorbestimmte Weise grafisch gestaltete, insbesondere durch Umrandung mit einer vorbestimmten Farbe gekennzeichnete Bereiche. Ferner ist es denkbar, dass diese Markierungen Steuerbefehle, z.B. durch Buchstaben, Zahlen und oder Zeichencodes, enthalten, die im Detektionsmittel bzw. im Detektionsschritt erkannt und interpretiert werden. Durch diese Steuerbefehle werden z.B. für die Bearbeitung des oder der erkannten Felder notwendige Informationen bzw. Zusatzinformationen an das Detektionsmittel übermittelt.Markers are e.g. in a predetermined manner graphically designed, in particular by bordering with a predetermined color marked areas. Furthermore, it is conceivable that these markings may include control commands, e.g. by letters, numbers and or character codes, which are recognized and interpreted in the detection means or in the detection step. By these control commands, e.g. For the processing of the recognized fields or necessary information or additional information is transmitted to the detection means.

Dank den beiden zuletzt genannten Ausführungsbeispielen ist die Bearbeitung eines beliebigen Formulartyps mit der Datenverarbeitungsanlage möglich, wobei lediglich ein "Anlernen" des Formulartyps im Speicherschritt bzw. mit den Speichermitteln und/oder ein Versehen des Formulars vor der Bearbeitung mit Markierungen notwendig ist. Es ist somit möglich, das jedes beliebige von einer beliebigen Firma erstellte Formular mit der Datenverarbeitungsanlage elektronisch bearbeitet wird, ohne dass dafür firmenspezifisch eine erfindungsgemäße Datenverarbeitungsanlage bereitgestellt werden muss. Eine kostengünstige Umstellung auf die elektronische Bearbeitung von Formularen ist somit auch für kleine Unternehmen ohne großen Aufwand möglich.Thanks to the two last-mentioned embodiments, the processing of any type of form with the data processing system is possible, with only a "learning" of the form type in the storage step or with the storage means and / or an error in the form before editing with markings is necessary. It is thus possible that any form created by any company with the data processing system is processed electronically, without company specific for a data processing system according to the invention must be provided. A cost-effective conversion to the electronic processing of forms is thus also possible for small companies without great effort.

Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist das Verfahren einen Bearbeitungsschritt auf, bei dem die Formulardaten der mit der ersten Sendeschnittstelle übermittelten Felder mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeitet werden. Ferner weist die Vorrichtung ein Bearbeitungsmittel eines mobilen Kommunikationsgerätes zum Bearbeiten der Formulardaten der Felder, die mit der ersten Sendeschnittstelle übermittelten werden, auf. Mit dem Bearbeitungsschritt bzw. dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes ist die Bearbeitung der Formulardaten somit unabhängig von dem Speicherort und dem Ort, an dem die Datenverarbeitungsanlage angeordnet ist, möglich.According to a further embodiment of the invention, the method has a processing step in which the form data of the fields transmitted with the first transmission interface are processed with the mobile communication device. Furthermore, the device has a processing means of a mobile communication device for processing the form data of the fields which are transmitted with the first transmission interface, on. With the processing step or the processing means of the mobile communication device, the processing of the form data is thus independent of the storage location and the place where the data processing system is arranged, possible.

Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung werden die bearbeiteten Formulardaten beim Eingliederungsschritt bzw. mit dem Eingliederungsmittel im mobilen Kommunikationsgerät oder nach Übersendung bzw. Rückübersendung, z.B. mit dem Bearbeitungsschritt bzw. dem Bearbeitungsmittel, vom mobilen Kommunikationsgerät zur Datenverarbeitungsanlage in der Datenverarbeitungsanlage in das zu bearbeitende Formular übernommen. Hierbei werden die bearbeiteten Formulardaten wahlweise immer oder nur dann übernommen, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder, eines oder mehrerer Bilder und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes bearbeitet wurden.According to a further embodiment of the invention, the processed form data are stored at the integration step or with the incorporation means in the mobile communication device or after transmission or retransmission, e.g. with the processing step or the processing means, from the mobile communication device to the data processing system in the data processing system in the form to be processed. In this case, the processed form data are optionally or only accepted if the form data of one or more predetermined fields of the recognized fields, one or more images and / or the form data of a predetermined field of the detected fields were edited last.

Diese Ausführungsform der Erfindung ermöglicht in dem Eingliederungsschritt bzw. mit dem Eingliederungsmittel mehrere Möglichkeiten bei der Übernahme der bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular. Gemäß einer ersten Möglichkeit werden mit dem Eingliederungsmittel bzw. in dem Eingliederungsschritt mit dem mobilen Kommunikationsgerät alle bearbeiteten, d.h. alle geändert und/oder hinzugefügten, Formulardaten direkt während einer Bearbeitung oder nach Abschluss einer Bearbeitung an die Datenverarbeitungsanlage zurückgesendet. Gemäß einer weiteren Möglichkeit werden die bearbeiteten Formulardaten nur dann zurückgesendet, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder bearbeitet, wenn ein oder mehrere Bilder eingefügt und/oder wenn ein vorbestimmtes Feld bzw. dessen Formulardaten zuletzt bearbeitet wurden.This embodiment of the invention allows in the integration step or with the incorporation means several possibilities in the transfer of the processed form data in the form to be processed. According to a first possibility with the integration means or in the integration step with the mobile communication device all processed, i. any modified and / or added form data is sent back to the data processing system directly during processing or after completion of an edit. According to another possibility, the edited form data is returned only when the form data of one or more predetermined fields is edited, when one or more images are inserted and / or when a predetermined field or its form data has been last edited.

Es werden also z.B. Felder in der Datenverarbeitungsanlage vorbestimmt bzw. in der Datenverarbeitungsanlage vorbestimmte Felder erkannt, die in jedem Fall mit dem Bearbeitungsmittel bzw. in dem Bearbeitungsschritt bearbeitet werden müssen. Diese Felder werden z.B. durch die o.g. Steuerbefehle, die bereits am Speicherort in das zu bearbeitenden Formular aufgenommen wurden, festgelegt bzw. von der Datenverarbeitungsanlage erkannt. Ebenfalls ist es möglich derartige vorbestimmte Felder im Speichermittel bzw. im Speicherschritt für einen bestimmten Formulartyp zu hinterlegen. Jedenfalls werden dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes diese vorbestimmten Felder zusätzlich von der Datenverarbeitungsanlage als Zusatzinformationen übermittelt. In dem Bearbeitungsschritt bzw. mit dem Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgeräts wird dann festgestellt, ob alle zu bearbeitenden Felder tatsächlich bearbeitet wurden und es werden nur in diesem Fall die Formulardaten in das zu bearbeitende Formular übernommen.Thus, e.g. Defined fields in the data processing system or detected in the data processing system predetermined fields that must be processed in each case with the processing means or in the processing step. These fields are e.g. through the o.g. Control commands that have already been recorded at the storage location in the form to be processed, set or recognized by the data processing system. It is also possible to deposit such predetermined fields in the storage means or in the storage step for a particular type of form. In any case, the processing means of the mobile communication device, these predetermined fields are additionally transmitted by the data processing system as additional information. In the processing step or with the processing means of the mobile communication device, it is then determined whether all fields to be processed have actually been processed, and only in this case the form data are transferred to the form to be processed.

Zusätzlich oder alternativ werden die Formulardaten nur dann in das zu bearbeitende Formular übernommen, wenn ein vorbestimmtes Feld bzw. dessen Formulardaten zuletzt bearbeitet wurden. Welches Feld als letztes zu bearbeiten ist, wird auf die gleiche Weise wie die o.g. vorbestimmten Felder, die immer gesamtheitlich zu bearbeiten sind, in der Datenverarbeitungsanlage ermittelt und dem Bearbeitungsmittel mitgeteilt.Additionally or alternatively, the form data are only taken over into the form to be processed if a predefined field or its form data was last processed. Which field is last to be edited will be the same as the one above. predetermined fields, which are always to be processed in entirety, determined in the data processing system and communicated to the processing means.

Ferner werden zusätzlich oder alternativ die Formulardaten nur dann in das zu bearbeitende Formular übernommen, wenn ein oder mehrere Bilder, wie z.B. von einer reparierten Sache, in ein zu bearbeitendes Feld des Formulars oder als Anhang zum Formular beigefügt werden. Ob und wie viele Bilder hinzuzufügen werden müssen, wird auf die gleiche Weise wie die o.g. vorbestimmten Felder, die immer gesamtheitlich zu bearbeiten sind, in der Datenverarbeitungsanlage ermittelt und dem Bearbeitungsmittel mitgeteilt.Furthermore, in addition or alternatively, the form data is only included in the form to be processed if one or more images, such as images, e.g. from a repaired item, in a field to be edited on the form or attached to the form. If and how many pictures have to be added will be done in the same way as the above. predetermined fields, which are always to be processed in entirety, determined in the data processing system and communicated to the processing means.

Dank der Vorgabe eines oder mehrere Felder, die gesamtheitlich zu bearbeiten sind, bzw. der Vorgabe, dass Bilder hinzugefügt werden müssen, wird bei der Bearbeitung des Formulars nicht vergessen, bestimmte Formulardaten zu bearbeiten bzw. einzutragen oder hinzuzufügen. Ferner wird es durch das Erfordernis ein Feld als letztes zu bearbeiten ermöglicht, dass z.B. eine Unterschrift immer als letztes im Formular angegeben wird und nicht eine weitere Bearbeitung der Formulardaten ohne erneute Unterschrift erfolgt. By specifying one or more fields to be edited in their entirety, or the requirement to add images, the form will not forget to edit, enter, or add certain form data. Further, the requirement to edit a field last will allow e.g. a signature is always given last in the form and no further processing of the form data takes place without re-signing.

Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist die Vorrichtung Signaturmittel zum Signieren des bearbeiteten Formulars bzw. einen vor dem zweiten Sendeschritt erfolgenden Signaturschritt auf, bei dem das bearbeitete Formular signiert wird.According to a further embodiment of the invention, the device has signature means for signing the processed form or a signature step before the second sending step, in which the edited form is signed.

Es werden also die bearbeiteten Formulardaten zunächst in das zu bearbeitende Formular integriert bzw. mit diesem "verschmolzen", wodurch ein neues Formular entsteht, dass hier als bearbeitetes Formular bezeichnet wird. Für dieses bearbeitete Formular wird dann eine Signatur mit dem Signaturmittel bzw. im Signaturschritt erstellt, die in der Datenverarbeitungsanlage gespeichert und/oder im zweiten Sendeschritt bzw. mit der zweiten Sendeschnittstelle an den Speicherort zurückgesendet wird.The edited form data is first integrated into the form to be processed or "merged" with it, creating a new form that is referred to here as a processed form. For this edited form, a signature is then created with the signature means or in the signature step, which is stored in the data processing system and / or sent back to the storage location in the second transmission step or with the second transmission interface.

Dank dem Signaturschritt bzw. dem Signaturmittel wird für jedes bearbeitete Formular ein Nachweis dafür geschaffen, dass das Formular nach der Integration der bearbeiten Formulardaten nicht mehr verändert wurde. Thanks to the signature step or the means of signing, a proof is created for each processed form that the form will be created after the Integration of the edit form data was no longer changed.

Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist die Vorrichtung ein, z.B. im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Formularerzeugungsmittel bzw. einen Formularerzeugungsschritt auf, bei dem ein zu bearbeitendes Formular an dem Speicherort erstellt wird. Alternativ oder zusätzlich weist die Erfindung gemäß dieser Ausführungsform ein, z.B. ebenfalls im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Auswahlmittel bzw. das Verfahren einen Auswahlschritt zum Auswählen eines an dem Speicherort gespeicherten zu bearbeitenden Formulars auf. Ferner dienen das Auswahlmittel bzw. der Auswahlschritt und/oder das Formularerzeugungsmittel bzw. der Formularerzeugungsschritt zum Übersenden des ausgewählten zu bearbeitenden Formulars an die Empfangsschnittstelle der Datenverarbeitungsanlage. According to another embodiment of the invention, the device comprises, e.g. arranged in the region of the storage location, form generating means or a form generation step, in which a form to be edited is created at the storage location. Alternatively or additionally, the invention according to this embodiment includes, e.g. also arranged in the region of the storage location, the selection method or the selection method for selecting a stored at the memory location to be edited form. Furthermore, the selection means or the selection step and / or the form generation means or the form generation step serve for sending the selected form to be processed to the receiving interface of the data processing system.

Ferner weist die Vorrichtung eine, z.B. im Bereich des Speicherorts angeordnete, Druckeransteuerung bzw. das Verfahren einen Druckschritt auf, bei dem das zurückgesendete bearbeitete Formular empfangen und am Speicherort gedruckt wird. Alternativ oder zusätzlich hierzu weist die Vorrichtung ein, z.B. ebenfalls im Bereich des Speicherorts angeordnetes, Archivierungsmittel bzw. das Verfahren einen Archivierungsschritt zum Archivieren des zurückgesendeten bearbeiteten Formulars auf.Furthermore, the device has a, e.g. In the region of the storage location, the printer driver or the method has a printing step in which the returned processed form is received and printed in the storage location. Alternatively or additionally, the device includes, e.g. archiving means also arranged in the area of the storage location, or the method an archiving step for archiving the returned processed form.

Dank dieser Ausführungsform ist keine aufwendige technische Veränderung des Speicherorts nötig, um zu bearbeitende Dokumente mit der Datenverarbeitungsanlage zu bearbeiten. Es werden lediglich zusätzlich zum bereits bestehenden Speicherort das Auswahlmittel, das Archivierungsmittel, das Formularerzeugungsmittel und/oder die Druckeransteuerung im Bereich des Speicherorts angeordnet bzw. wird ein Auswahlschritt, ein Archivierungsschritt, ein Formularerzeugungsschritt und/oder ein Druckschritt ausgeführt, um zu bearbeitende Formulare am Speicherort zu erzeugen und/oder vom Speicherort auszusondern und an die Datenverarbeitungsanlage zu übermitteln und die bearbeiteten Formulare wieder am Speicherort, der z.B. ein Speicher in einem Firmennetzwerk ist, zu speichern und/oder, z.B. mit einem Drucker, auszudrucken.Thanks to this embodiment, no complicated technical change of the storage location is necessary to process documents to be processed with the data processing system. In addition to the already existing storage location, the selection means, the archiving means, the form generation means and / or the printer driver are merely arranged in the area of the storage location or a selection step, an archiving step, a form generation step and / or a printing step is carried out in order to process forms at the storage location to generate and / or weed out from the storage location and to transmit to the data processing system and the processed forms back to the storage location, the example a memory in a corporate network is to store and / or, e.g. with a printer, print out.

Gemäß einer weiteren Ausführungsform der Erfindung weist diese ein Statusabfragemittel bzw. einen Statusabfrageschritt auf, mit dem, z.B. durch eine berechtigte Anfrage, der Bearbeitungsstatus des zu bearbeitenden Formulars aus der Datenverarbeitungsanlage abgerufen werden kann. According to another embodiment of the invention, it has a status polling means or status polling step, with which, e.g. by a legitimate request, the processing status of the form to be processed can be retrieved from the data processing system.

Eine Prüfung des Status eines oder mehrerer zu bearbeitender Formulare ist somit jederzeit möglich, um z.B. weitere nach der Bearbeitung des Formulars durchzuführende Schritte planen zu können.An examination of the status of one or more forms to be processed is thus possible at any time, e.g. to be able to plan further steps to be carried out after processing the form.

Weitere bevorzugte Ausführungsformen ergeben sich aus den Unteransprüchen sowie aus den anhand der Zeichnungen näher erläuterten Ausführungsbeispielen. In der Zeichnung zeigen:Further preferred embodiments will become apparent from the subclaims and from the embodiments explained in more detail with reference to the drawings. In the drawing show:

1 ein Ausführungsbeispiel eines Verfahrens zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage und 1 an embodiment of a method for processing forms with a data processing system and

2 ein Ausführungsbeispiel einer Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage. 2 An embodiment of an apparatus for processing forms with a data processing system.

1 zeigt ein Ausführungsbeispiel eines Verfahrens, insbesondere dessen Schritte, zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage. Zunächst wird in einem Auswahlschritt 10 ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort ausgewählt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel wird das zu bearbeitende Formular vor der Auswahl oder alternativ zur Auswahl mit einem nicht dargestellten Formularerzeugungsschritt erstellt oder erzeugt. Das Formular ist z.B. ein Lieferauftrag, der bereits grafische Elemente, wie z.B. ein Firmenlogo, und ein oder mehrere Felder mit eingetragenen Formulardaten, wie z.B. eine Empfängeradresse und die Bezeichnung einer auszuliefernden Sache, aufweist. Ferner sind in dem Formular jedoch ein oder mehrere Felder bei der Auslieferung zu bearbeiten. Die zu bearbeitenden Felder sind z.B. Einoder Mehrfachauswahlfelder, in die vom Empfänger der Zustand der gelieferten Sache eingetragen werden muss, und Textfelder, in die eine Unterschrift des Empfängers bei Auslieferung der Sache eingetragen werden muss. 1 shows an embodiment of a method, in particular its steps, for processing forms with a data processing system. First, in a selection step 10 a form to be edited is selected from a location. According to an alternative embodiment, the form to be processed is created or generated before the selection or alternatively for selection with a form generation step, not shown. The form is, for example, a delivery order that already has graphical elements, such as a company logo, and one or more fields with registered form data, such as a recipient address and the name of a thing to be delivered. Furthermore, one or more fields in the form are to be processed on delivery. The fields to be processed are, for example, one or multiple selection fields, in which the recipient of the state of the delivered thing must be entered, and text fields in which a signature of the recipient must be entered at the delivery of the thing.

Das ausgewählte zu bearbeitete Formular wird im Auswahlschritt 10 nicht nur erstellt und/oder ausgewählt sondern auch an eine Datenverarbeitungsanlage übersendet. In der Datenverarbeitungsanlage wird das ausgewählte zu bearbeitende Formular, z.B. mit einer ersten Empfangsschnittstelle, in einem Empfangsschritt 12 empfangen. Durch den Empfangsschritt 12 gelangt das zu bearbeitende Formular also zunächst in seiner Gesamtheit von einem Speicherort, der räumlich z.B. weit entfernt liegt und z.B. einem Speicher in einem Firmennetzwerk oder einem beliebigen anderen Speicher entspricht, in die Datenverarbeitungsanlage. Das Formular entspricht hierbei z.B. einem üblichen "PDF"-, "WORD"- oder vergleichbarem elektronischen Dokument. The selected form to be edited becomes in the selection step 10 not only created and / or selected but also sent to a data processing system. In the data processing system, the selected form to be processed, for example, with a first receiving interface, in a receiving step 12 receive. Through the reception step 12 Thus, the form to be processed first arrives in its entirety from a storage location that is spatially far away, for example, and corresponds to a storage in a company network or any other storage, into the data processing system. For example, the form corresponds to a standard "PDF", "WORD" or equivalent electronic document.

In der Datenverarbeitungsanlage werden dann in dem Formular, das mit dem ersten Empfangsschritt 12 empfangenen wurde, in einem Detektionsschritt 14 Felder erkannt, die bzw. deren Formulardaten bearbeitet werden müssen und/oder können. Ein Erkennen dieser Felder erfolgt durch zwei alternative oder nebengeordnete Möglichkeiten. In the data processing system are then in the form that with the first receiving step 12 was received, in a detection step 14 Fields detected, or their form data must be processed and / or can. A recognition of these fields is done by two alternative or sibling options.

Gemäß der ersten Möglichkeit weist das Formular in bestimmten Bereichen vorbestimmte, also festgelegte, Markierungen auf, die im Detektionsschritt 14 erkannt werden. Diese Markierungen sind bereits zuvor am Speicherort, z.B. mit einer Benutzerschnittstelle von einem Innendienstmitarbeiter einer Firma, in das Formular aufgenommen worden. Gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel entsprechen diese Markierungen bzw. weisen diese Markierungen zusätzlich Steuerbefehle auf, die der Datenverarbeitungsanlage zusätzliche Informationen bzw. Zusatzinformationen über z.B. vorbestimmte Felder geben. Derartige Zusatzinformationen können z.B. die Information enthalten, ob ein bestimmtes Feld bearbeitet werden muss oder ob die Bearbeitung dieses Feldes optional ist.According to the first possibility, the form has predetermined, ie fixed, markings in certain areas, which in the detection step 14 be recognized. These markers have already been included in the form at the storage location, for example, with a user interface of an internal sales employee of a company. According to a further embodiment, these markers or markers additionally have control commands which give the data processing system additional information or additional information about, for example, predetermined fields. Such additional information may, for example, contain the information as to whether a particular field needs to be edited or whether the editing of this field is optional.

Gemäß der zweiten Möglichkeit ist dem Detektionsschritt 14 ein Speicherschritt 16 vorangestellt. Im Speicherschritt 16 wird jedes Formular, dessen Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten im Detektionsschritt 14 erkannt werden sollen, einmalig als Vorlage dieses Formulars mit den Feldern, die zu bearbeitende Formulardaten enthalten hinterlegt. Jede Vorlage enthält somit einen unterschiedlichen Formulartyp. Der Speicherschritt 16 muss also für Formulare verschiedener Formulartypen jeweils einmal ausgeführt werden. Ein Formulartyp beschreibt hier ein bestimmtes Formular, das z.B. bestimmte grafische Elemente, bereits eingetragene Formulardaten und noch zu bearbeitende Felder an definierten Positionen aufweist.According to the second possibility is the detection step 14 a storage step 16 prefixed. In the storage step 16 each form whose fields of form data to be processed is in the detection step 14 to be recognized, once as a template of this form with the fields containing the form data to be processed deposited. Each template thus contains a different form type. The storage step 16 This means that it has to be executed once for forms of different form types. Here, a form type describes a specific form that, for example, has certain graphic elements, already entered form data, and fields still to be processed at defined positions.

Durch den Speicherschritt 16 sind die Formulartypen zu bearbeitender Formulare in der Datenverarbeitungsanlage abgelegt und es kann im Detektionsschritt 14 ein Vergleich des empfangenen Formulars mit den Formularen der als Vorlagen hinterlegten Formulartypen erfolgen. Wird im Detektionsschritt 14 durch Vergleich der Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt, so werden anhand der Vorlage für diesen Formulartyp auch das oder die zu bearbeitenden Felder des empfangenen Formulars erkannt.Through the storage step 16 the form types to be processed forms are stored in the data processing system and it can in the detection step 14 a comparison of the received form with the forms of the form types stored as templates. Will in the detection step 14 By recognizing the form type of the received form, the form or fields to be processed of the received form are recognized on the basis of the template for this form type.

Nachdem im Detektionsschritt 14 das oder die Felder erkannt wurden, die bzw. deren Formulardaten bearbeitet werden können oder müssen, werden in einem ersten Sendeschritt 18 das zu bearbeitende Formular und die erkannten Felder an ein Bearbeitungsmittel eines mobilen Kommunikationsgerätes zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt. Ggf. werden auch die durch Steuerbefehle oder anhand der Vorlage für das Formular von der Datenverarbeitungsanlage ermittelten Zusatzinformationen im ersten Sendeschritt 18 an das Bearbeitungsmittel des mobilen Kommunikationsgerätes übertragen bzw. übermittelt. Diese Zusatzinformationen entsprechen z.B. Informationen darüber, ob ein oder mehrere vorbestimmte Felder ausgefüllt werden können oder müssen, ob in das Formular Bilder ein- oder beigefügt werden müssen und/oder ob ein vorbestimmtes Feld als letztes Feld mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeitet werden muss.After in the detection step 14 The field (s) that can or must be processed, or their form data, are identified in a first send step 18 the form to be processed and the recognized fields are transmitted to a processing means of a mobile communication device for processing the form data of the detected fields. Possibly. The additional information determined by control commands or by the template for the form from the data processing system in the first transmission step 18 transmitted to the processing means of the mobile communication device or transmitted. This additional information corresponds, for example, to information as to whether one or more predetermined fields can or must be completed, whether images must be added or added to the form and / or whether a predetermined field must be processed as the last field with the mobile communication device.

Im mobilen Kommunikationsgerät folgt dann ein Bearbeitungsschritt 20, bei dem die Formulardaten der dem mobilen Kommunikationsgerät übermittelten Felder mit dem mobilen Kommunikationsgerät, z.B. mit Bearbeitungsmitteln des mobilen Kommunikationsgerätes, bearbeitet werden. In einem Eingliederungsschritt 24 werden die vom mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten in der Datenverarbeitungsanlage oder in dem mobilen Kommunikationsgerät selbst in das zu bearbeitende Formular übernommen.The mobile communication device then follows a processing step 20 in which the form data of the fields transmitted to the mobile communication device are processed with the mobile communication device, eg with processing means of the mobile communication device. In an integration step 24 the form data processed by the mobile communication device are taken over in the data processing system or in the mobile communication device itself into the form to be processed.

Abhängig von den Zusatzinformationen, die ggf. von der Datenverarbeitungsanlage im ersten Sendeschritt 18 an das mobile Kommunikationsgerät gesendet wurden, werden die Formulardaten wahlweise immer oder nur unter durch die Zusatzinformationen vorgegebenen Umständen in das zu bearbeitende Formular übernommen. Gemäß diesen vorgegebenen Umständen ist es z.B. möglich, dass in der Datenverarbeitungsanlage ein oder mehrere Felder vorbestimmt bzw. vorbestimmte Felder erkannt wurden, die jedenfalls ausgefüllt werden müssen. In diesem Fall würden die Formulardaten im Eingliederungsschritt 24 nur dann übernommen werden, wenn das oder alle dieser vorbestimmten Felder im Bearbeitungsschritt 20 bearbeitet wurden. Die Aufnahme und Einbettung von Bildern zur Dokumentation z.B. des Lieferzustandes als Bestandteil des Dokuments ist ebenfalls im Eingliederungsschritt 24 möglich.Depending on the additional information, if necessary from the data processing system in the first transmission step 18 have been sent to the mobile communication device, the form data are either always or only under circumstances specified by the additional information circumstances in the form to be processed. According to these given circumstances, it is possible, for example, for one or more fields in the data processing system to be predetermined or predetermined fields to be identified, which in any case must be completed. In this case, the form data would be in the inclusion step 24 only be accepted if all or those of these predetermined fields in the processing step 20 were edited. The inclusion and embedding of images for documentation eg of the delivery condition as part of the document is also in the integration step 24 possible.

Ferner ist es möglich, dass zusätzlich oder alternativ in der Datenverarbeitungsanlage ein Feld vorbestimmt bzw. ein vorbestimmtes Feld erkannt wurde, das als letztes auszufüllen ist. In diesem Fall würden die Formulardaten im Eingliederungsschritt 24 nur dann übernommen werden, wenn dieses vorbestimmte Feld tatsächlich im Bearbeitungsschritt 20 als letztes bearbeitet wurde. Das zu bearbeitende Formular, in das die bearbeiteten Formulardaten übernommen wurden, wird dann als bearbeitetes Formular bezeichnet und in einem auf den Eingliederungsschritt 24 folgenden Signaturschritt 26, z.B. mit Signaturmitteln, signiert. Furthermore, it is possible that additionally or alternatively in the data processing system a field has been predetermined or a predetermined field has been identified, which is to be completed last. In this case, the form data would be in the inclusion step 24 only be accepted if this predetermined field actually in the processing step 20 was last edited. The form to be processed, in which the edited form data was copied, is then referred to as a processed form and in one to the incorporation step 24 following signature step 26 , eg with signatures, signed.

Das signierte bearbeitete Formular wird dann in einem zweiten Sendeschritt 28 zurück zum Speicherort gesendet bzw. übermittelt und am Speicherort mit einem Archivierungsschritt 30, z.B. mit Archivierungsmitteln, abgelegt. Gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel wird das bearbeitete Formular mit einem Druckschritt zusätzlich oder alternativ zum Archivierungsschritt am Speicherort ausgedruckt.The signed edited form is then sent in a second send step 28 sent back or transmitted to the storage location and at the storage location with an archiving step 30 , eg with archiving agents, filed. According to a further embodiment, the edited form is printed with a printing step additionally or alternatively to the archiving step at the storage location.

2 zeigt nun ein Ausführungsbeispiel einer Vorrichtung zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage 40. Die hier dargstellte Vorrichtung ermöglicht z.B. die Ausführung des erfindungsgemäßen Verfahrens. 2 now shows an embodiment of an apparatus for editing forms with a data processing system 40 , The device illustrated here makes it possible, for example, to carry out the method according to the invention.

Die Vorrichtung weist zunächst ein Auswahlmittel 42 und ein Archivierungsmittel 44 auf, die als erfindungsgemäße Bestandteile in ein bestehendes elektronisches Computernetzwerk 46, z.B. mit Speichervorrichtungen sowie Ein- und Ausgabemitteln, integriert werden. Mit dem Auswahlmittel 42 wird ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort, z.B. einem nicht dargestellten Speicher, im elektronischen Computernetzwerk 46 ausgewählt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel weist die Vorrichtung zusätzlich oder alternativ ein Formularerzeugungsmittel, mit dem ein zu bearbeitendes Formular am Speicherort erstellt wird, und/oder eine Druckeransteuerung, mit der ein bearbeitetes Formular am Speicherort ausgedruckt wird, auf.The device initially has a selection means 42 and an archiving agent 44 auf, as the inventive components in an existing electronic computer network 46 , eg with memory devices as well as input and output means, are integrated. With the selection tool 42 becomes a form to be processed from a storage location, such as a memory, not shown, in the electronic computer network 46 selected. According to an alternative embodiment, the device additionally or alternatively has a form generating means, with which a form to be processed is created at the storage location, and / or a printer driver with which a processed form is printed out at the storage location.

Ferner wird das zu bearbeitende Formular über eine erste Kommunikationsverbindung 48, die z.B. eine Internet-, Netzwerk, und/oder Mobilnetzverbindung ist, an die Datenverarbeitungsanlage 40 übermittelt.Furthermore, the form to be processed becomes via a first communication connection 48 , which is, for example, an Internet, network, and / or mobile network connection, to the data processing system 40 transmitted.

In der Datenverarbeitungsanlage 40 wird das zu bearbeitende Formular mit einer ersten Empfangsschnittstelle 50 einer ersten Kommunikationsschnittstelle 52 empfangen. Von dieser ersten Empfangsschnittstelle 50 wird das empfangene zu bearbeitende Formular einem Detektionsmittel 54 zugeführt. Im Detektionsmittel 54 werden entsprechend zum in 1 erläuterten Detektionsschritt 14 ein oder mehrere Felder des empfangenen zu bearbeitenden Formulars, die zu bearbeitende Formulardaten aufweisen, durch zwei alternative Möglichkeiten erkannt. In the data processing system 40 becomes the form to be processed with a first receive interface 50 a first communication interface 52 receive. From this first receiving interface 50 the received form to be processed becomes a detection means 54 fed. In the detection means 54 be according to the in 1 explained detection step 14 one or more fields of the received form to be processed having form data to be processed recognized by two alternative means.

Analog zum Detektionsschritt 14 werden vom Detektionsmittel 54 das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars abhängig von einem Formulartyp des empfangenen Formulars erkannt, wobei hierzu Formulare als Vorlagen der Formulartypen in einem Speichermittel 56 hinterlegt sind bzw. werden. Auch beim Detektionsmittel 54 ist es zusätzlich oder alternativ möglich, dass in bestimmten Bereichen auf dem empfangenen Formular angeordnete Markierungen mit oder ohne Steuerbefehle dazu dienen, um die Bereiche dieser Markierungen als Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten zu erkennen.Analogous to the detection step 14 be from the detection means 54 recognizes the one or more fields to be processed form data of the received form depending on a form type of the received form, in which case forms as templates of the form types in a storage means 56 are deposited or are. Also with the detection means 54 In addition or as an alternative, it is possible that markings arranged on the received form in certain areas, with or without control commands, serve to identify the areas of these markers as fields with form data to be processed.

Mit einer ersten Sendeschnittstelle 58 einer zweiten Kommunikationsschnittstelle 60 werden das zu bearbeitende Formular, die im Detektionsmittel 54 erkannten Felder und ggf. aus dem empfangen Formular oder der Vorlage entnommene Zusatzinformationen bzw. Informationen über die erkannten Felder an ein Bearbeitungsmittel 62 eines mobilen Kommunikationsgerätes übermittelt. Die Übermittlung erfolgt hierbei über eine zweite Kommunikationsverbindung 64.With a first transmission interface 58 a second communication interface 60 will be the form to be processed in the detection means 54 detected fields and possibly from the received form or the template taken additional information or information about the detected fields to a processing means 62 a mobile communication device transmitted. The transmission takes place here via a second communication connection 64 ,

Die erste Kommunikationsverbindung 48 und die zweite Kommunikationsverbindung 64 sind hier zwar als unterschiedliche Kommunikationsverbindungen dargestellt, wobei gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel nur eine einzige einheitliche Kommunikationsverbindung zwischen der Datenverarbeitungsanlage 40, dem Computernetzwerk 46 und dem Bearbeitungsmittel 62 des mobilen Kommunikationsgerätes vorhanden ist. Ferner sind zur besseren Übersichtlichkeit auch die erste Kommunikationsschnittstelle 52 und die zweite Kommunikationsschnittstelle 60 als voneinander getrennte separate Schnittstellen dargestellt. Auch hier ist eine einzige einheitliche Kommunikationsschnittstelle gemäß einem weiteren Ausführungsbeispiel möglich.The first communication connection 48 and the second communication link 64 Although here are shown as different communication links, according to a further embodiment, only a single uniform communication link between the data processing system 40 , the computer network 46 and the processing means 62 the mobile communication device is present. Furthermore, for better clarity, the first communication interface is also provided 52 and the second communication interface 60 represented as separate separate interfaces. Again, a single uniform communication interface according to another embodiment is possible.

Die in diesem Ausführungsbeispiel zur Vorrichtung gehörenden Bearbeitungsmittel 64, die im mobilen Kommunikationsgerät angeordnet sind, dienen zum Bearbeiten der Formulardaten und zum Zurücksenden der bearbeiteten Formulardaten and eine zweite Empfangsschnittstelle 66 der zweiten Kommunikationsschnittstelle 60 über die zweite Kommunikationsverbindung 64. The processing means belonging to the device in this embodiment 64 , which are arranged in the mobile communication device, are used to edit the form data and to return the edited form data and a second receiving interface 66 the second communication interface 60 over the second communication link 64 ,

Die vom Bearbeitungsmittel 62 zurückgesendeten und mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 empfangenen bearbeiteten Formulardaten werden einem Eingliederungsmittel 68 zugeführt und in diesem in das zu bearbeitende Formular übernommen. Hierbei ist das Eingliederungsmittel 68 derart ausgebildet, um die Formulardaten wahlweise immer oder nur dann zu übernehmen, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder bearbeitet wurden, erforderliche Bilder eingefügt wurden und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes Feld bearbeitet wurden.The of the processing means 62 returned and with the second receiving interface 66 received edited form data become a means of incorporation 68 supplied and incorporated in this in the form to be processed. Here is the incorporation means 68 adapted to optionally or only accept the form data when the form data of one or more predetermined fields of the recognized fields has been edited, required images have been inserted, and / or the form data of a predetermined field of the detected fields has been edited as the last field.

Das zu bearbeitende Formular wird dem Eingliederungsmittel 68 entweder vom Detektionsmittel 54 oder auf dem gleichen Wege wie die bearbeiteten Formulardaten mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 vom Bearbeitungsmittel 62 zugeführt. Gemäß einem alternativen Ausführungsbeispiel ist das Eingliederungsmittel 68 im mobilen Kommunikationsgerät angeordnet und das bearbeitete Formular wird mit der zweiten Empfangsschnittstelle 66 von der Datenverarbeitungsanlage 40 empfangen.The form to be processed becomes the incorporation tool 68 either from the detection means 54 or in the same way as the edited form data with the second receiving interface 66 from the processing agent 62 fed. According to an alternative embodiment, the incorporation means 68 arranged in the mobile communication device and the edited form is with the second receiving interface 66 from the data processing system 40 receive.

Ferner weist die Vorrichtung ein Signaturmittel 70 auf. Dem Signaturmittel 70 wird das bearbeitete Formular vom Eingliederungsmittel 68 zugeführt und dann im Signaturmittel 70 signiert. Das signierte bearbeitete Formular oder das bearbeitete Formular mit der Signatur werden mit einer zweiten Sendeschnittstelle 72 der ersten Kommunikationsschnittstelle 52 über die erste Kommunikationsverbindung 48 dem Archivierungsmittel 44 zugeführt. Mit dem Archivierungsmittel 44 wird das zurückgesendete bearbeitete Formular mit der Signatur wieder an den Speicherort zurückgespeichert.Furthermore, the device has a signature means 70 on. The signing agent 70 becomes the edited form of the incorporation means 68 fed and then in the signature means 70 signed. The signed edited form or the edited form with the signature will be sent with a second send interface 72 the first communication interface 52 over the first communication link 48 the archiving agent 44 fed. With the archiving agent 44 the returned edited form with the signature is restored to the storage location.

Ferner weist die Datenverarbeitungsanlage 40 ein Statusabfragemittel 74 auf. In dem Statusabfragemittel 74 wird jede Statusänderung des zu bearbeitenden Formulars vorgehalten, wobei dazu jede Komponente der Vorrichtung mit dem Statusabfragemittel 74 zur Kommunikation der Status verbunden ist. Zur Veranschaulichung sind hier exemplarisch Verbindungen zwischen dem Detektionsmittel 54 und dem Statusabfragemittel 74 sowie dem Eingliederungsmittel 68 und dem Statusabfragemittel 74 dargestellt. Der Status des zu bearbeitenden Formulars wird einer Abfrageschnittstelle 76 der ersten Kommunikationsschnittstelle 52 zugeführt, wobei dann mit der ersten Kommunikationsverbindung 48 vom Computernetzwerk 46 jederzeit der aktuelle Status des zu bearbeitenden Formulars von der Abfrageschnittstelle 76 durch berechtigte Anfrage abrufbar ist.Furthermore, the data processing system 40 a status query means 74 on. In the status query means 74 Each status change of the form to be processed is maintained, with each component of the device being provided with the status request means 74 to communicate the status is connected. By way of example, connections between the detection means are shown here by way of example 54 and the status query means 74 as well as the incorporation means 68 and the status query means 74 shown. The status of the form to be edited becomes a query interface 76 the first communication interface 52 supplied, in which case with the first communication link 48 from the computer network 46 at any time the current status of the form to be processed by the query interface 76 can be retrieved by authorized request.

Alle in der vorgenannten Figurenbeschreibung, in den Ansprüchen und in der Beschreibungseinleitung genannten Merkmale sind sowohl einzeln als auch in beliebiger Kombination miteinander einsetzbar. Die Offenbarung der Erfindung ist daher nicht auf die beschriebenen bzw. beanspruchten Merkmalskombinationen beschränkt. Vielmehr sind alle Merkmalskombinationen als offenbart zu betrachten.All mentioned in the above description of the figures, in the claims and in the introduction of the description features can be used individually as well as in any combination with each other. The disclosure of the invention is therefore not limited to the described or claimed feature combinations. Rather, all feature combinations are to be regarded as disclosed.

Claims (14)

Verfahren zum Bearbeiten von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage (40) durch folgende Schritte: a) einen ersten Empfangsschritt (12), bei dem ein zu bearbeitendes Formular von einem Speicherort empfangen wird, b) einen Detektionsschritt (14), bei dem ein oder mehrere Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden, c) einen ersten Sendeschritt (18), bei dem das empfangene Formular und die erkannten Felder an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder übermittelt werden, d) einen Eingliederungsschritt (24), bei dem die mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular übernommen werden, e) einen zweiten Sendeschritt (28), bei dem das zu bearbeitende Formular mit den übernommenen Formulardaten als bearbeitetes Formular an den Speicherort zurückgesendet wird. Method for processing forms with a data processing system ( 40 ) by the following steps: a) a first receiving step ( 12 ), in which a form to be processed is received from a storage location, b) a detection step ( 14 ), in which one or more fields are detected with form data of the received form to be processed, c) a first transmission step ( 18 ), in which the received form and the recognized fields are transmitted to a mobile communication device for processing the form data of the detected fields, d) an integration step ( 24 ), in which the form data processed with the mobile communication device are transferred to the form to be processed, e) a second transmission step ( 28 ), in which the form to be processed with the transferred form data is sent back to the storage location as a processed form. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass für jeden unterschiedlichen Formulartypen jeweils in einem einmalig dem Detektionsschritt (14) vorangestellten Speicherschritt (16) eine Vorlage hinterlegt wird, wobei jede Vorlage dann ein bestimmtes Formular sowie das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten dieses bestimmten Formulars enthält, und im Detektionsschritt (14) bei Übereinstimmung eines Vergleichs des empfangenen Formulars mit allen im Speicherschritt (16) gespeicherten Vorlagen somit das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten erkannt werden. A method according to claim 1, characterized in that for each different types of forms in each case in a single step the detection step ( 14 ) preceded storage step ( 16 ) a template is deposited, each template then containing a particular form and the one or more fields containing form data to be processed for that particular form, and in the detection step ( 14 ) upon agreement of a comparison of the received form with all in the storage step ( 16 ) stored templates thus the or the fields are to be processed with form data to be recognized. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass im Detektionsschritt (14) das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden, indem ein oder mehrere Bereiche des empfangenen Formulars mit vorbestimmten Markierungen als das oder jeweils als eines der Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.Method according to claim 1, characterized in that in the detection step ( 14 ) the field or fields are to be recognized with form data of the received form to be processed by recognizing one or more areas of the received form with predetermined markers as or in each case as one of the fields to be processed form data of the received form. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Verfahren einen Bearbeitungsschritt (20) aufweist, bei dem die Formulardaten der zum mobilen Kommunikationsgerät übermittelten Felder mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeitet werden.Method according to one of the preceding claims, characterized in that the method comprises a processing step ( 20 ), in which the form data of the fields transmitted to the mobile communication device are processed with the mobile communication device. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass beim Eingliederungsschritt (24) die bearbeiteten Formulardaten im mobilen Kommunikationsgerät oder nach Übersendung vom mobilen Kommunikationsgerät zur Datenverarbeitungsanlage (40) in der Datenverarbeitungsanlage (40) in das zu bearbeitende Formular übernommen werden, wobei die bearbeiteten Formulardaten wahlweise immer oder nur dann übernommen werden, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder, eines oder mehrerer Bilder und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes bearbeitet wurden.Method according to one of the preceding claims, characterized in that at the integration step ( 24 ) the processed form data in the mobile communication device or after transmission from the mobile communication device to the data processing system ( 40 ) in the data processing system ( 40 ) are taken over into the form to be processed, the edited form data being optionally or only adopted when the form data of one or more predetermined fields of the recognized fields, one or more images and / or the form data of a predetermined field of the recognized fields is last were edited. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das bearbeitete Formular in einem Signaturschritt (26) vor dem zweiten Sendeschritt (28) signiert wird. Method according to one of the preceding claims, characterized in that the processed form in a signature step ( 26 ) before the second sending step ( 28 ) is signed. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Verfahren einen Formularerzeugungsschritt, bei dem ein zu bearbeitendes Formular an dem Speicherort erstellt wird, und/oder einen Auswahlschritt (10), bei dem ein an dem Speicherort gespeichertes zu bearbeitendes Formular ausgewählt wird, aufweist, wobei das erzeugte und/oder ausgewählte zu bearbeitende Formular an die Datenverarbeitungsanlage (40) zum Empfang mit dem ersten Empfangsschritt (12) übersendet wird, und das Verfahren einen Druckschritt, bei dem das zurückgesendete bearbeitete Formular am Speicherort gedruckt wird, und/oder einen Archivierungsschritt (30), bei dem das zurückgesendete bearbeitete Formular im Speicherort archiviert wird, aufweist.Method according to one of the preceding claims, characterized in that the method comprises a form generation step in which a form to be processed is created at the storage location, and / or a selection step ( 10 ), in which a form to be processed stored in the storage location is selected, wherein the generated and / or selected to be processed Form to the data processing system ( 40 ) for receiving with the first receiving step ( 12 ), and the method includes a printing step of printing the returned edited form at the storage location and / or an archiving step ( 30 ), where the returned edited form is archived in the location. Vorrichtung zur Bearbeitung von Formularen mit einer Datenverarbeitungsanlage (40) mit folgenden Merkmalen: a) einer ersten Empfangsschnittstelle (50) zum Empfangen eines zu bearbeitenden Formulars von einem Speicherort, b) einem Detektionsmittel (54) zum Erkennen eines oder mehrerer Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars, c) einer ersten Sendeschnittstelle (58) zum Übermitteln des empfangenen Formulars und der erkannten Felder an ein mobiles Kommunikationsgerät zur Bearbeitung der Formulardaten der erkannten Felder, d) einem Eingliederungsmittel (68) zum Übernehmen der mit dem mobilen Kommunikationsgerät bearbeiteten Formulardaten in das zu bearbeitende Formular, e) einer zweiten Sendeschnittstelle (72) zum Zurücksenden des zu bearbeitenden Formulars mit den übernommenen Formulardaten als bearbeitetes Formular an den Speicherort. Device for processing forms with a data processing system ( 40 ) having the following features: a) a first receiving interface ( 50 ) for receiving a form to be processed from a storage location, b) a detection means ( 54 ) for recognizing one or more fields with form data of the received form to be processed, c) a first transmission interface ( 58 ) for transmitting the received form and the recognized fields to a mobile communication device for processing the form data of the recognized fields, d) a means of integration ( 68 ) for accepting the form data processed with the mobile communication device into the form to be processed, e) a second transmission interface ( 72 ) to return the form to be edited with the inherited form data as edited form to the storage location. Vorrichtung nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass die Vorrichtung ein Speichermittel (56) zum Hinterlegen einer Vorlage für jeden unterschiedlichen Formulartypen aufweist, wobei jede Vorlage ein bestimmtes Formular sowie das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten dieses bestimmten Formulars enthält, und die Detektionsmittel (54) derart ausgebildet sind, um bei Übereinstimmung eines Vergleich des empfangenen Formulars mit allen im Speichermittel (56) gespeicherten Vorlagen somit das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten zu erkennen.Apparatus according to claim 8, characterized in that the device comprises a memory means ( 56 ) for storing a template for each different form type, each template containing a specific form and the one or more fields to be processed with form data of this particular form, and the detection means ( 54 ) are adapted to match all of the memory means (FIG. 56 ) templates thus to recognize the one or more fields to be processed with form data. Vorrichtung nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass das Detektionsmittel (54) derart ausgebildet, um das oder die Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars zu erkennen, indem ein oder mehrere Bereiche des empfangenen Formulars mit vorbestimmten Markierungen als das oder jeweils als eines der Felder mit zu bearbeitenden Formulardaten des empfangenen Formulars erkannt werden.Apparatus according to claim 8, characterized in that the detection means ( 54 ) are adapted to recognize the form or fields of the received form to be processed by recognizing one or more regions of the received form with predetermined markers as or in each case as one of the fields with form data of the received form to be processed. Vorrichtung nach einem der Ansprüche 8 bis 10, dadurch gekennzeichnet, dass die Vorrichtung ein Bearbeitungsmittel (62) eines mobilen Kommunikationsgeräts zum Bearbeiten der Formulardaten der mit der ersten Sendeschnittstelle (58) übermittelten Felder aufweist.Device according to one of claims 8 to 10, characterized in that the device comprises a processing means ( 62 ) of a mobile communication device for processing the form data with the first transmission interface ( 58 ) has transmitted fields. Vorrichtung nach einem der Ansprüche 8 bis 11, dadurch gekennzeichnet, dass das Eingliederungsmittel (68) in der Datenverarbeitungsanlage (40) oder im mobilen Kommunikationsgerät angeordnet ist, um die bearbeiteten Formulardaten im mobilen Kommunikationsgerät oder nach Übersendung vom mobilen Kommunikationsgerät zur Datenverarbeitungsanlage (40) in der Datenverarbeitungsanlage in das zu bearbeitende Formular zu übernehmen, wobei das Eingliederungsmittel (68) derart ausgebildet ist, um die bearbeiteten Formulardaten wahlweise immer oder nur dann zu übernehmen, wenn die Formulardaten eines oder mehrerer vorbestimmter Felder der erkannten Felder, eines oder mehrere Bilder und/oder die Formulardaten eines vorbestimmten Feldes der erkannten Felder als letztes bearbeitet wurden.Device according to one of claims 8 to 11, characterized in that the incorporation means ( 68 ) in the data processing system ( 40 ) or in the mobile communication device is arranged to the processed form data in the mobile communication device or after transmission from the mobile communication device to the data processing system ( 40 ) in the data processing system into the form to be processed, the incorporation means ( 68 ) is adapted to optionally or only accept the edited form data when the form data of one or more predetermined fields of the recognized fields, one or more images and / or the form data of a predetermined field of the detected fields has been processed last. Vorrichtung nach einem der Ansprüche 8 bis 12, dadurch gekennzeichnet, dass die Vorrichtung Signaturmittel (70) zum Signieren des bearbeiteten Formulars vor dem Zurücksenden mit der zweiten Sendeschnittstelle (72) aufweist.Device according to one of claims 8 to 12, characterized in that the device means signature ( 70 ) for signing the edited form before returning it with the second transmission interface ( 72 ) having. Vorrichtung nach einem der Ansprüche 8 bis 13, dadurch gekennzeichnet, dass die Vorrichtung ein Formularerzeugungsmittel zum Erstellen eines zu bearbeitenden Formulars am Speicherort und/oder ein Auswahlmittel (42) zum Auswählen eines an dem Speicherort gespeicherten zu bearbeitenden Formulars aufweist, wobei das Formularerzeugungsmittel und/oder das Auswahlmittel (42) derart ausgebildet ist, um das zu bearbeitende Formular an die Empfangsschnittstelle (50) der Datenverarbeitungsanlage zu übersenden, und die Vorrichtung eine Druckeransteuerung zum Drucken des zurückgesendeten bearbeiteten Formulars am Speicherort und/oder Archivierungsmittel (44) zum Archivieren des zurückgesendeten bearbeiteten Formulars aufweist.Device according to one of claims 8 to 13, characterized in that the device is a form generating means for creating a form to be processed at the storage location and / or a selection means ( 42 ) for selecting a form to be processed stored at the storage location, wherein the form generating means and / or the selection means ( 42 ) is adapted to the form to be processed to the receiving interface ( 50 ) of the data processing system, and the device a printer driver for printing the returned edited form at the storage location and / or archiving means ( 44 ) for archiving the returned edited form.

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