CN1188779C - 会计***中的请款作业方法 - Google Patents

Abstract

一种会计***中的请款作业方法，包括：以下步骤：请款作业开始，在会计***中设定零用金上限；输入请款资料至会计***中，并将付款凭证呈核；会计***判断是否超过零用金申请上限；若超过零用金上限，则会计***进行费用报支程序；若未超过零用金上限，则会计***进行零用金报支程序；在固定周期或累积一定金额后，进行零用金拨补程序，以完成零用金的立帐资料，并根据立帐资料进行付款作业。本方法可提高作业的自动化程度及帐款的正确性，可避免超出零用金报支上限的费用报支错误，可减少人工判断的时间及减轻会计的负担。

Description

会计***中的请款作业方法

技术领域：

本发明涉及一种会计***，特别是一种会计***中的请款作业方法。

背景技术：

对一般企业而言，营业费用泛指除了各类成本之外，因销售或管理活动所发生的各项支出。请参阅图1，其为现有技术一般的企业资源规划***中，员工请款的流程示意图，除了员工工资是由工资考勤***计算发放之外，其余多数费用都必须经由员工凭各类凭证及请款单据请款，步骤10，经主管审核过后，步骤11，由会计输入计算机***中并立帐，步骤110，出纳再依立帐资料付款给申请人，步骤111。

另外，一般企业会规定小于某金额的费用支出，如小额的快递费、书藉费、文具费、计程车费等，可由预先准备的一笔现金中拨款支付，并称这笔现金为零用金。零用金是为了减化报支的手续以及满足急需现金的需求而设立的方式；当零用金保管人于收到主管审核过的凭证后，并复核后，即付与申请人现金，步骤112，待固定周期(如每个月月底)或累积到某一金额时，保管人再整批向会计申请拨补款项，步骤113，此时，会计才将资料输入***中并立帐，步骤114，出纳再依立帐资料付款给零用金保管人115。

前述一般***的作法，除了申请人要先知道所申请的费用，是否需经由零用金申请支付外，也缺乏申请程序中管制与追踪的功能。对会计而言，必须输入所有的申请资料，耗费相当多人力及时间。对于申请人而言，必须了解各种费用的报支程序，否则容易在申请时产生困扰，或因报支程序错误发生许多不必要的作业。多数企业为减少这一类的错误，都需另外聘请员工，专职处理此类的事务。

对于零用金保管人而言，必须记录每一笔支付的明细，待固定的时间周期或是累计至某一金额之后，才将资料及单据整理好，经主管签核，交付会计进行输入及立帐工作。但是，因为作业的资料数量多，对零用金保管人或是会计人员而言，依然是不小的负担。

某些具办公室自动化或是流程管理***，或许提供了电子签核的功能，但是，因为并未组合零用金与费用报支两个***，对申请人而言，仍需自行判断费用需要报支的流程，再于该***中输入报支的资料。一般而言，使用该类***后，仍必须由一位事务人员统一输入一个至数个部门的资料。

另外一些电子签核***，因为并非组建在企业的资源规划***之内，仅能作电子签核工作，在费用申请签核后，除了需通过转档程序，将资料由电子签核***抛转至企业资源规划的财务***之外，根据法律规定，原始凭证仍须作为会计作业上发生费用的依据，因此，电子签核并不能将原始凭证单据的传递功能省掉，主管及会计仍需审核相关的原始凭证。

发明内容

本发明的主要目的在于提供一种更加自动化的会计***中的请款作业方法，能有效地针对公司每一员工的需求，提供更自动化的请款方式，保证帐款的正确性，并可减少人工输入及判断的作业时间。

本发明的再一目的在于提供一种可减轻会计负担的会计***中的请款作业方法。

本发明的又一目的在于提供一种可简化管理程序的会计***中的请款作业方法。

为达到上述目的，本发明采取如下技术措施：

本发明的会计***中的请款作业方法，包括以下步骤：

请款作业开始，在会计***中设定零用金上限；

输入请款资料至会计***中，并将付款凭证呈核；

会计***判断是否超过零用金申请上限；

若超过零用金上限，则会计***进行费用报支程序；

若未超过零用金上限，则会计***进行零用金报支程序；

在固定周期或累积一定金额后，进行零用金拨补程序，以完成零用金的立帐资料，并根据立帐资料进行付款作业。

与现有技术相比，本发明具有如下效果：

(1)本发明的费用报支流程中，技术资料由费用申请人进行输入(过去是由会计输入到***)，不但可减少会计输入的工作量，还能由***管制费用的申请，以利财务管理。此外，零用金保管人对零用金的管理也由***管制，可提高帐款的正确性，可提高作业的自动化程度。

(2)本发明针对申请人常混淆的申请流程进行设定与管制，可避免超出零用金报支上限的费用报支错误，可减少人工判断的时间。

(3)由于本发明的费用报支资料自动由申请人输入后转到零用金管理，再汇总转到会计费用报支，可以简化零用金管理人员汇总帐款申请拨补的工作，也可以减轻会计对帐的负担。

(4)本发明所有输入的程序以及资料的转移都存于同一***中处理，不需要在不同***间转移资料，不但可维持资料的一致性，避免错误，也不需要增加人员来维护不同的***。

附图说明：

图1：现有技术中申请款作业的流程示意图；

图2：本发明实施例其请款作业的流程示意图；

图3：本发明实施例中其零用金最高金额功能设定的屏幕画面示意图；

图4：本发明实施例中员工费用报支功能设定中使用请款明细设定的屏幕画面示意图；

图5：本发明实施例中员工费用报支功能设定中使用员工已预支金额设定的屏幕画面示意图；

图6：本发明实施例中费用报支及立帐功能设定中请款明设定的屏幕画面示意图；

图7：本发明实施例中费用报支及立帐功能设定中可被冲的暂付款/员工预支设定的屏幕画面示意图；

图8、9：本发朗实施例中费用报支及立帐功能设定中其他贷方分录设定的屏幕画面示意图；

图10：本发明实施例中零用金管理功能设定中支付/拨补作业设定的屏幕画面示意图；

图11：图10中当点选重要摘要设定状态的屏幕画面示意图；

图12：本发明实施例中零用金管理功能设定中报支明细的屏幕画面示意图。

具体实施方式：

结合附图及实施例对本发明的结构特征详细说明如下：

如图2所示，其为本发明实施例请款作业的流程示意图，首先，使用者需在会计***中设定零用金上限；款作业开始，申请人输入请款资料到会计***，并将付款凭证呈核，步骤20；管并审核付款凭证，步骤200；后，会计***根据输入的请款资料判断是否超过零用金申请的上限，步骤21；超过零用金上限，则会计***进行费用报支程序；括，会计查询请款资料并与付款凭证核符后立帐，步骤210；纳依立帐资料付款给申请人，步骤211。

若未超过零用金上限，则会计***决定是否采用零用金报支，步骤212，若决定不采用零用金报支，则仍进行费用报支程序；决定采用零用金报支，则进行零用金报支程序；零用金保管人查询该请款资料与付款凭证核符后，付款给申请人，步骤213。

当零用金保管人在固定周期或累积一定金额后，向会计报支，步骤214，进行零用金拨补程序；该程序包括如下步骤：零用金拨补申请，然后，会计查询请款资料与凭证核符后立帐，步骤215；最后，出纳依立帐资料付款给零用金保管人，步骤216。

根据上述，在本发明实施例中，如图3所示，零用金上限是提供零用金最高金额功能设定3，其中，零用金最高金额功能设定3还包括零用金立帐科目30及零用金单笔最高金额限定31的栏位资料，企业将所规定的零用金报支金额上限填入，并设定存档于本发明的***中。

申请人在费用发生后，即输入请款资料至会计***，请参阅图4、5，在本发明实施例中，是提供一员工费用报支功能设定4，以供员工输入资料，其中，员工费用报支功能设定4包括有报支对象40设定及付款方式41等基本资料栏位；并含有请款明细42及员工已预支金额设定43。

如图4所示，针对选取请款明细42设定的详细栏位加以说明，包括有费用摘要420、含税金额421、凭证类别422、凭证号码423、凭证日期424或厂商统编425等资料栏位可供员工依需求输入。当员工于请款明细42中逐笔输入资料后，***自动于请款明细44栏中合计请款的总金额。

如图5所示，针对当选取员工已预支金额设定43时的详细栏位进行说明，包括有传票日430、金额431及摘要432等资料栏位可供员工依需求输入。若员工曾办理预支，即可以在画面中的员工已预支金额设定43中查询出申请人所有已经预支的款项资料，并可在此选取欲冲抵的预支款项；完成之后，***自动在员工己预支金额45栏中合计选取的预支总金额，并且以请款明细44与员工已预支金额45相减，并显示在请款金额46或缴款金额47栏中提示申请人该次请款或应缴款的金额。

***依先前图3的零用金最高金额功能设定3，判断请款金额是否高于零用金上限。若是，则只能经由会计报支费用，***自动关闭受理单位“零用金保管人”选项；反之，则开放供选择，且建议申请人由零用金报支。当申请人将资料输入完后，并且确定报支之后，***即自动将请款资料依照受理单位，传送至零用金或费用报支的相关资料库中备查。对申请人而言，还须列印请款单，并付上费用凭证单据，依照企业规定的程序，向主管呈核，待主管审核通过之后，再送给零用金管理人或会计。

如图6至图9所示，其中，本发明实施例针对会计人员，提供一费用报支及立帐功能设定5，供会计人员查询一般员工及零用金保管人输入的费用报支资料。其中，费用报支及立帐功能设定5包括：请款明细50、可被冲的暂付款/员工预支51、其他贷方分录52及传票预览设定53功能。

在图6中，当点选请款明细50时，请款明细50包括有科目代码500、科目名称501、含税金额502、重要摘要503、进项税额504及摘要505等资料栏位可供会计人员查核或修改，***并会在请款明细55栏中合计其总金额。

在图7中，当点选可被冲的暂付款/员工预支设定51时，其包括有传票日510、流水号511、序号512、会计科目513、科目名称514、金额515、币别516、原币应冲金额517、原币已冲金额518、原币未冲金额519及原币本次欲冲金额520等资料栏位可供查询或修改，***并会在可被冲的暂付款/员工预支56栏中合计其总金额。

在图8中，当点选其他贷方分录设定52时，其包括有科目代码520、科目名称521、贷方金额522或摘要523等资料栏位可供查询或修改，***并会在其他贷方分录设定57栏中合计其总金额。

在图9中，当点选传票预览设定53时，其包括有科目代号530、科目名称531、借/贷532、借方金额533或贷方金额534等资料栏位。

因此，当会计收到申请人或零用金保管人的费用凭证及请款单据时，即可进入图6中的作业画面，针对请款单的单号作查询，***即自动带出的前申请人或保管人所输入的相关资料。会计人员可针对该次请款的各项明细进行查核及修改，也可以选择或修改其立帐的会计科目。

对于欲冲帐的暂付款及员工预支款，可在可被冲的暂付款/员工预支设定(图7)画面中查询到该申请人所有相关暂付或预支款资料，以及在员工费用报支时选取欲冲的帐款，供会计审核与修改。另外，会计人员可以针对其他可冲帐的贷方帐款，由其他贷方分录设定(图8)的画面中输入冲帐。

如图10至12所示，其针对零用金保管人，提供一零用金管理功能设定6，供零用金保管人管理零用金，其中，零用金管理功能设定6包括有支付/拨补作业设定60及报支明细设定62等功能。

图10中，当点选支付/拨补作业设定60时，其包括有支付日600、申请人员601、申请部门602、会计科目603、摘要说明604、含税金额605、是否发放606以及本次是否报支607等资料栏位可供零用金管理人查核或修改，除此之外，此设定更具有一重要摘要61功能可供点选，其详细说明请参阅图11。

在图11中，该重要摘要设定包括有厂商统编610、凭证日期611、凭证号码612、凭证类别613、交易币别614、原币金额615、汇率616、汇率确认日616、费用归属617、费用归属月份618及备注619等资料栏位可供零用金保管人查核，其中，凭证类别613还包括有***联数、进出口报单、***/收据、销(进)货/折让单或其他单据的资料栏位。

图12中，当点选报支明细62时，包括有费用报支申请设定63及报支明细设定64功能，其中，费用报支申请设定63包括有费用报支单号630、报支申报日631、报支金额632及是否拨补633的资料栏位；费用报支的明细64则包括有支付日640、申请人员641、申请部门642、会计科目643、摘要说明644及金额645等栏位设定。

因此，对零用金管理人而言，当收到申请人送来己签核过的凭证单据时，可在零用金管理功能设定(图10)的画面中，查询所有报支零用金的资料。零用金管理人可以针对该申请人该次报支的资料，由重要摘要61栏位按下请点选钮，***会开启重要摘要功能画面(图11)。在凭证类别613、凭证号码612、金额615等资料核符后，按确定回零用金管理功能设定画面(图10)，然后，可在会计科目603中输入该笔零用金所归属立帐的科目，若保管人不清楚该笔零用金款项应该立帐的会计科目，也可以不输入。再于“已发放”61栏位选取后存档，同时，付款给申请人。***同时自动将已付款给申请人的金额累加，于“己用金额”栏位中显示，并且提供总额、拨补中金额、余额等资料，供零用金保管人即时掌握零用金的使用状态。

若遇特殊状况，请款人来不及在输入而急须支领零用金时，也可以由零用金保管人在图10的作业画面中输入所有相关栏位，再付款给申请人。***亦能将资料自动记录，供会计费用报支立帐作业使用。

待固定的周期或累积一定金额欲进行零用金拨补作业时，即可进入图10的作业画面，针对本次欲请款拨补的每笔明细零用金资料，在“本次报支”607栏位中选“是”。再选择该批费用报支的款项，是否要拨补零用金，最后再接“确定申请”钮，即完成报支及拨补的作业。***除自动将拨补中金额增加并计算余额外，亦自动将资料转到会计的费用报支立帐作业，供查核及立帐。

上述内容是利用实施例说明本发明的技术特征，并非用于限制本发明的保护范围，即使有人在本发明构思的基础上稍作变动，仍应属于本发明的保护范围内。

Claims (10)

1、一种会计***中的请款作业方法，其特征在于，包括：以下步骤：

请款作业开始，在会计***中设定零用金上限；

输入请款资料至会计***中，并将付款凭证呈核；

会计***判断是否超过零用金申请上限；

若超过零用金上限，则会计***进行费用报支程序，所述费用报支程序包括查询所述请款资料并与付款凭证核符后，建立立帐资料及依立帐资料付款给申请人；

若未超过零用金上限，则会计***进行零用金报支程序，所述零用金报支程序包括查询请款资料并与付款凭证核符后，付款给申请人；

在固定周期或累积一定金额后，进行零用金拨补程序，以完成零用金的立帐资料，并根据立帐资料进行付款作业，所述零用金拨补程序包括零用金拨补申请、查询请款资料与凭证核符后立帐，及依立帐资料付款给零用金保管人。

2、根据权利要求1所述的作业方法，其特征在于，所述设定零用金上限是提供一个零用金最高金额功能设定，零用金最高金额功能设定包括零用金立帐科目及零用金单笔最高金。

3、根据权利要求1所述的作业方法，其特征在于，所述请款资料包括员工费用报支功能设定，员工费用报支功能设定包括报支对象、付款方式、请款明细或员工已预支金额设定。

4、根据权利要求1所述的作业方法，其特征在于，所述请款资料由费用申请人进行输入。

5、根据权利要求1所述的的作业方法，其特征在于，可利用所述费用报支及立帐功能设定查询所述请款资料，可使用零用金管理功能设定查询所述管理资料，其中，费用报支及立帐功能设定包括请款明细、可被冲的暂付款/员工预支、其他贷方分录或传票预览设定；

所述请款明细设定还包括选自费用摘要、含税金额、凭证类别、凭证号码、凭证日期或厂商统编的至少一种资料栏位；

所述员工已预支金额设定还包括选自传票日、金额或摘要的至少一种资料栏位；

所述请款资料包括请款明细、员工已预支金额、请款金额或缴款金额栏位可供查询，若曾办理预支，其包括***以“请款明细”栏中的总金额与“员工已预支金额”相减，并显示于“请款金额”或“缴款金额”栏中。

6、根据权利要求5所述的作业方法，其特征在于，在所述请款明细设定中，还包括科目名称及进项税额的资料栏位：且请款明细设定中，还包括选自传票日、流水号、序号、会计科目、科目名称、金额、币别、原币应冲金额、原币已冲金额、原币未冲金额及原币本次欲冲金额的至少一种资料栏位；

所述其他贷方分录设定中，还包括选自科目代码、科目名称、贷方金额或摘要的至少一种资料栏位；

所述传票预览设定中，还包括选自科目代号、科目名称、借方金额或贷方金额等资料栏位。

7、根据权利要求1所述的作业方法，其特征在于，所述零用金报支程序可使用零用金管理功能设定进行资料管理，且零用金管理功能设定包括支付/拨补作业设定及/或报支明细设定；

支付/拨补作业设定中包括有选自支付日、申请人员、申请部门、会计科目、摘要说明、含税金额、是否发放或本次是否报支、重要摘要设定的至少一种资料栏位；且重要摘要设定包括有选自厂商统编、凭证日期、凭证号码、凭证类别、原币金额、交易币别、汇率、汇率确认日、费用归属、费用归属月份以及备注的至少一种资料栏位设定；

报支明细设定中包括有费用报支申请设定及/或费用报支的明细设定。

8、根据权利要求7所述的作业方法，其特征在于，所述费用归属设定中，包括有人员、单一部门、部门分摊法、专案、客户、供应商、产品类别或产品分摊法的资料栏位设定。

9、根据权利要求7所述的作业方法，其特征在于，所述凭证类别设定包括有***联数、进出口报单、***/收据、销及进货/折让单或其他单据的资料栏位设定。

10、根据权利要求7所述的作业方法，其特征在于，所述费用报支申请设定包括选自费用报支单号、报支申报日、报支金额或是否拨补的资料栏位设定；以及

所述费用报支的明细设定包括选自支付日、申请人员、申请部门、会计科目、摘要说明或金额的至少一种栏位设定。

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