CN116227518B - 基于rfid标签的档案管理***以及方法 - Google Patents

基于rfid标签的档案管理***以及方法 Download PDF

Info

Publication number
CN116227518B
CN116227518B CN202310246393.3A CN202310246393A CN116227518B CN 116227518 B CN116227518 B CN 116227518B CN 202310246393 A CN202310246393 A CN 202310246393A CN 116227518 B CN116227518 B CN 116227518B
Authority
CN
China
Prior art keywords
file
archive
user interaction
management server
interaction terminal
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Active
Application number
CN202310246393.3A
Other languages
English (en)
Other versions
CN116227518A (zh
Inventor
黄为伟
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Beijing Extreme Vehicle Network Technology Co ltd
Original Assignee
Beijing Extreme Vehicle Network Technology Co ltd
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Beijing Extreme Vehicle Network Technology Co ltd filed Critical Beijing Extreme Vehicle Network Technology Co ltd
Priority to CN202310246393.3A priority Critical patent/CN116227518B/zh
Publication of CN116227518A publication Critical patent/CN116227518A/zh
Application granted granted Critical
Publication of CN116227518B publication Critical patent/CN116227518B/zh
Active legal-status Critical Current
Anticipated expiration legal-status Critical

Links

Classifications

    • A—HUMAN NECESSITIES
    • A47—FURNITURE; DOMESTIC ARTICLES OR APPLIANCES; COFFEE MILLS; SPICE MILLS; SUCTION CLEANERS IN GENERAL
    • A47B—TABLES; DESKS; OFFICE FURNITURE; CABINETS; DRAWERS; GENERAL DETAILS OF FURNITURE
    • A47B63/00—Cabinets, racks or shelf units, specially adapted for storing books, documents, forms, or the like
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
    • G06F16/901—Indexing; Data structures therefor; Storage structures
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/90—Details of database functions independent of the retrieved data types
    • G06F16/93—Document management systems
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06K—GRAPHICAL DATA READING; PRESENTATION OF DATA; RECORD CARRIERS; HANDLING RECORD CARRIERS
    • G06K17/00—Methods or arrangements for effecting co-operative working between equipments covered by two or more of main groups G06K1/00 - G06K15/00, e.g. automatic card files incorporating conveying and reading operations
    • G06K17/0022—Methods or arrangements for effecting co-operative working between equipments covered by two or more of main groups G06K1/00 - G06K15/00, e.g. automatic card files incorporating conveying and reading operations arrangements or provisious for transferring data to distant stations, e.g. from a sensing device
    • G06K17/0029—Methods or arrangements for effecting co-operative working between equipments covered by two or more of main groups G06K1/00 - G06K15/00, e.g. automatic card files incorporating conveying and reading operations arrangements or provisious for transferring data to distant stations, e.g. from a sensing device the arrangement being specially adapted for wireless interrogation of grouped or bundled articles tagged with wireless record carriers
    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/08—Logistics, e.g. warehousing, loading or distribution; Inventory or stock management
    • G06Q10/087—Inventory or stock management, e.g. order filling, procurement or balancing against orders
    • G06Q10/0875—Itemisation or classification of parts, supplies or services, e.g. bill of materials
    • Y—GENERAL TAGGING OF NEW TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS; GENERAL TAGGING OF CROSS-SECTIONAL TECHNOLOGIES SPANNING OVER SEVERAL SECTIONS OF THE IPC; TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y02—TECHNOLOGIES OR APPLICATIONS FOR MITIGATION OR ADAPTATION AGAINST CLIMATE CHANGE
    • Y02D—CLIMATE CHANGE MITIGATION TECHNOLOGIES IN INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES [ICT], I.E. INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES AIMING AT THE REDUCTION OF THEIR OWN ENERGY USE
    • Y02D10/00—Energy efficient computing, e.g. low power processors, power management or thermal management

Landscapes

  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Theoretical Computer Science (AREA)
  • Business, Economics & Management (AREA)
  • Physics & Mathematics (AREA)
  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Databases & Information Systems (AREA)
  • General Engineering & Computer Science (AREA)
  • Economics (AREA)
  • General Business, Economics & Management (AREA)
  • Data Mining & Analysis (AREA)
  • Software Systems (AREA)
  • Accounting & Taxation (AREA)
  • Finance (AREA)
  • Development Economics (AREA)
  • Computer Networks & Wireless Communication (AREA)
  • Entrepreneurship & Innovation (AREA)
  • Human Resources & Organizations (AREA)
  • Marketing (AREA)
  • Operations Research (AREA)
  • Quality & Reliability (AREA)
  • Strategic Management (AREA)
  • Tourism & Hospitality (AREA)

Abstract

本发明公开了一种基于RFID标签的档案管理***以及方法，该***包括：档案柜、档案箱、档案夹、RFID标签、RFID感应天线、RFID信号读取器、用户交互终端以及档案管理服务器。每个档案柜内有RFID信号读取器，每个档案柜内有档案箱，每个档案箱中设有相对布置一对RFID感应天线，每个档案箱内有档案夹，每个档案夹上设有RFID标签，RFID标签内存储有档案编号；用户交互终端用于操作人员进行人机交互；档案管理服务器中存储有档案管理后台数据，其中档案管理后台数据以档案编号为关键值；档案管理服务器与所有RFID信号读取器以及所有用户交互终端通讯地相连，以供操作人员能够进行档案的首次入库管理、借阅/出库管理、归还复位管理以及清点盘查管理等操作。

Description

基于RFID标签的档案管理***以及方法
技术领域
本发明涉及档案管理技术领域，特别地涉及一种基于RFID标签的档案管理***以及方法。
背景技术
档案管理亦称档案工作，是档案馆室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。
传统档案管理技术依赖人员手工进行，编目流程繁琐抵消、整理时间冗长；档案存放次序较易被打乱，查找困难；档案种类庞杂，查阅耗时长；档案盘点操作不科学，大多停留档案盒的初步盘点上；对档案厚度维度缺乏管理，可能造成空间空置，增加管理负荷和成本。
发明内容
有鉴于此，本发明旨在解决上述技术问题，提出一种效率更高、成本更低的基于RFID标签的档案管理***以及方法。
本发明第一方面提出一种基于RFID标签的档案管理***，该***包括：至少一个档案柜、多个档案箱、多个档案夹、多个RFID标签、多个RFID感应天线、多个RFID信号读取器、至少一个用户交互终端以及至少一个档案管理服务器，其中，
每个所述档案柜内都设有所述RFID信号读取器，每个所述档案柜内有至少一个所述档案箱，每个所述档案箱两侧相对布置所述RFID感应天线，每个所述档案箱内有多个所述档案夹，每个所述档案夹上设有与该档案夹一一对应的所述RFID标签，所述RFID标签内存储有档案编号；所述用户交互终端用于操作人员进行人机交互；所述档案管理服务器中存储有档案管理后台数据，其中所述档案管理后台数据包括所述档案编号、档案存放位置、档案在柜状态标识符和档案页数；
所述档案管理服务器与所有所述RFID信号读取器以及所有所述用户交互终端通讯地相连，其中，
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的首次入库管理请求时，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出推荐存放档案位置信息；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的首次入库确认信息时，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的借阅/出库管理请求时，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出借阅/出库档案位置信息；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的借阅/出库确认信息时，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的归还复位管理请求时，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出需要档案归还位置信息；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的归还复位确认信息时，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的清点盘查管理请求时，所述档案管理服务器接收所有所述RFID信号读取器上传的实时检测到的所有所述RFID标签内的所述档案编号，并将所有所述档案编号与所述档案管理后台数据进行比较以获得档案差异信息，然后将所述档案差异信息发送给所述用户交互终端。
可选地，所述档案管理后台数据为key-value数据结构形式，所述key数据为所述档案编号，所述value数据包括所述档案存放位置和所述档案在柜状态标志符和所述档案页数。
可选地，所述档案管理服务器还用于根据所述档案管理后台数据中的所述档案页数向所述用户交互终端输出推荐存放档案位置信息，从而能够基于档案箱内已存放档案的页数推荐存放档案位置信息。
可选地，所述档案管理服务器还用于：在更新所述档案管理后台数据之后，向所述用户交互终端发送剩余可存档案页数，其中，所述剩余可存档案页数等于满存最大档案页数减掉当前已存档案页数的总和。
可选地，所述档案管理后台数据中的所述value数据还包括预设属性标签，并且，所述档案管理服务器还用于在根据所述档案管理后台数据输出推荐存放档案位置信息的过程中，在当前具有多个空置可用的存放档案位置的情况下，根据所述预设属性标签、依照预设规则来确定所述推荐存放档案位置。
可选地，所述预设属性标签包括仓储位置高低标志符，并且，所述档案管理服务器还用于根据所述仓储位置高低标志符推荐低仓储位置的存放档案位置。
可选地，所述档案管理服务器还用于：在批量接收到所述首次入库管理请求、所述借阅/出库管理请求或者所述归还复位管理请求时，将所有操作任务根据相应档案夹的所述仓储位置高低标识符分类汇总后向所述用户交互终端输出。
可选地，所述档案柜还包括：信号增强反射板和RFID感应天线延长线。
本发明第二方面提出一种基于RFID标签的档案管理方法，该方法适用于本发明的基于RFID标签的档案管理***，包括如下步骤：
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的首次入库管理请求，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出推荐存放档案位置信息；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的首次入库确认信息，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的借阅/出库管理请求，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出借阅/出库档案位置信息；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的借阅/出库确认信息，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的归还复位管理请求，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出需要档案归还位置信息；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的归还复位确认信息，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的清点盘查管理请求，所述档案管理服务器接收所有所述RFID信号读取器上传的实时检测到的所有所述RFID标签内的所述档案编号，并将所有所述档案编号与所述档案管理后台数据进行比较以获得档案差异信息，然后将所述档案差异信息发送给所述用户交互终端。
通过本发明的技术方案，能够实现智能化推荐存储位置和进行电子化统计，无需通过人工的方式进行盘点，自动化程度较高，可以很好地实现对档案库存管理，与人工档案管理方案相比具有效率更高、成本更低等优点。
附图说明
为了说明而非限制的目的，现在将根据本发明的优选实施例、特别是参考附图来描述本发明，其中：
图1为本发明实施方式的基于RFID标签的档案管理***的结构框图；
图2为本发明实施方式的RFID标签设置位置试验中同一档案夹封面不同位置粘贴RFID标签的示意图；
图3为本发明实施方式的基于RFID标签的档案管理***的仓位智能调整的原理图；
图4至图7分别为本发明实施方式的基于RFID标签的档案管理方法在档案的首次入库管理、借阅/出库管理、归还复位管理以及清点盘查管理这四种场景下工作过程的示意图。
具体实施方式
如图1所示，根据本发明实施方式的基于RFID标签的档案管理***，包括：至少一个档案柜10、多个档案箱20、多个档案夹30、多个RFID标签40、多个RFID感应天线50、多个RFID信号读取器60、至少一个用户交互终端70以及至少一个档案管理服务器80。需要说明的是，图1中省略绘制RFID标签40，也省略绘制RFID感应天线50与RFID信号读取器60之间的连接线，并且图中各个部件的数量仅是出于示例，而非本发明的限制。
每个档案柜10内都设有RFID信号读取器60，每个档案柜10内有至少一个档案箱20，每个档案箱20两侧相对布置RFID感应天线50，每个档案箱20内有多个档案夹30，每个档案夹30上设有与该档案夹30一一对应的RFID标签40。
用户交互终端70具体可以是手机、PAD等设备，还可以附带标签扫描枪等配件便于录入信息，用于操作人员进行人机交互。操作人员可以包括档案管理员、档案整理员、档案调度员等人员，他们可以使用同样的用户交互终端70，只是具体交互方式不同。
RFID标签40内存储有档案编号。档案编号在被初始化写入RFID标签40后通常不再改变，该档案编号后续能够被RFID传感器60读出。
档案管理服务器80中存储有档案管理后台数据，包括档案编号、档案存放位置、档案在柜状态标识符和档案页数。通常地，其中档案管理后台数据以档案编号为关键值，因为该档案编号具有唯一性。档案管理后台数据还可以包括其他维度的特征信息，这些特征信息可以与该关键值建立映射关系，以便于操作人员后续进行检索。
在一个实施方式中，档案管理服务器80根据档案管理后台数据中的档案页数向用户交互终端输出推荐存放档案位置信息，从而能够基于档案箱内已存放档案的页数推荐存放档案位置信息。
在现有技术中，RFID读写器读取的信息中，通常仅包括档案编号等信息，而不包括档案厚度的信息，然而，由于档案的厚度并不均等，并且档案的厚度是随着档案内容修改编辑而动态变化的，因此某个柜体中的当前已占容积、当前空闲容积、当前能够继续容纳档案数量都是无法确定的。这通常会给文档管理带来了不确定性，最后造成了存储空间的冗余浪费，极大降低了档案管理的效率。
通过上述实施方式中的技术方案，档案管理服务器可以根据档案管理后台数据中的档案页数向用户交互终端输出推荐存放档案位置信息，因此能够根据档案箱内档案的实时页数确定某个柜体当前已占容积、当前空闲容积、当前能够继续容纳档案数量，最大程度地降低了存储空间的冗余浪费，提高了档案管理的效率。
进一步地，根据本申请的另一个实施方式，档案管理服务器80计算各个档案箱的档案页数总和；档案管理服务器80根据计算的各个档案箱的档案页数总和确定当前档案页数总和最少的档案箱；档案管理服务器80向所述用户交互终端输出确定的当前档案页数总和最少的档案箱的信息作为推荐存放档案位置信息，从而实现档案服务器根据档案管理后台数据中的档案页数向用户交互终端输出推荐存放档案位置信息。
档案管理后台数据优选采用key-value数据结构形式，key-value数据结构形式具有查询速度快、存放数据量大、支持高并发的优点，非常适合通过主键进行查询。其中key数据可以为档案编号，value数据至少包括档案存放位置和档案在柜状态标志符。档案存放位置的格式可以灵活设置，例如可以记为“第m档案柜的第n档案箱”，如果档案箱内部还有细分的存储格，还可以记为“第m档案柜的第n档案箱的第l存储格”。档案在柜状态标志符的具体形式也可以灵活设置，例如可以用数字“1”表示“该档案夹当前在柜”并且用数字“0”表示“该档案夹当前不在柜中”，也可以采用“Yes/No”或者“是/否”等文字来表示是否存在柜中。
档案管理服务器与所有RFID信号读取器以及用户交互终端通讯地相连，协同地在帮助操作人员实现档案首次入库管理、档案借阅/出库管理、档案归还复位管理以及清点盘查管理等操作。下面分别进行介绍。
1.首次入库管理：
当档案管理服务器接收到用户交互终端发送的首次入库管理请求时，档案管理服务器根据档案管理后台数据向用户交互终端输出推荐存放档案位置信息。其中，首次入库管理请求中至少包括该新存入的档案的档案编号，相应地，档案管理服务器新建一条以该档案编号为主键值的新数据记录，然后将“档案存放位置”填上推荐存放档案位置信息，并且将“档案在柜状态标志符”标为“否”。
当档案管理服务器接收到用户交互终端发送的首次入库确认信息时，档案管理服务器更新档案管理后台数据。其中，更新档案管理后台数据至少包括将该新增档案的“档案在柜状态标志符”改为“是”。
2.借阅/出库管理：
借阅和出库都是将档案从档案柜、档案箱中拿出的过程，区别点仅仅在于借阅档案之后需要归还档案，出库之后不再归还档案。
当档案管理服务器接收到用户交互终端发送的借阅/出库管理请求时，档案管理服务器根据档案管理后台数据向用户交互终端输出借阅/出库档案位置信息。其中，借阅/出库管理请求中至少包括需要借阅或者需要出库的档案编号，相应地，档案管理服务器以该档案编号为主键值来检索档案管理后台数据，查询得到该档案的档案位置信息然后发送给用户交互终端。
当档案管理服务器接收到用户交互终端发送的借阅/出库确认信息时，档案管理服务器更新档案管理后台数据。其中，更新档案管理后台数据至少包括将该借阅/出库档案的“档案在柜状态标志符”改为“否”。
3.归还复位管理：
当档案管理服务器接收到用户交互终端发送的归还复位管理请求时，档案管理服务器根据档案管理后台数据向用户交互终端输出需要档案归还位置信息。其中，归还复位管理请求中至少包括需要归还复位的档案编号，相应地，档案管理服务器以该档案编号为主键值来检索档案管理后台数据，查询得到该档案的档案位置信息然后发送给用户交互终端。
当档案管理服务器接收到用户交互终端发送的归还复位确认信息时，档案管理服务器更新档案管理后台数据。其中，更新档案管理后台数据至少包括将该新增档案的“档案在柜状态标志符”改为“是”。
4.清点盘查管理：
由于操作人员作业可能有疏漏，例如存取档案时不慎多存取了其他档案，或者某些档案夹上的RFID标签磨损了或者丢失，会导致档案管理后台数据与档案实际存储情况不一致，因此有必要不时地进行档案清点盘查。
当档案管理服务器接收到用户交互终端发送的清点盘查管理请求时，档案管理服务器接收所有RFID信号读取器上传的实时检测到的所有RFID标签内的档案编号，并将所有档案编号与档案管理后台数据进行比较以获得档案差异信息，然后将档案差异信息发送给用户交互终端。
操作人员看到档案差异信息之后，可以到库房现场实地解决存在的问题，然后再通过用户交互终端调整档案管理服务器中的档案管理后台数据，使得档案管理后台数据更新为与档案实际存储情况完全一致。
根据本发明实施方式的基于RFID标签的档案管理***中，档案管理后台数据中的value数据还可以包括预设属性标签，并且，档案管理服务器还用于在根据档案管理后台数据输出推荐存放档案位置信息的过程中，在当前具有多个空置可用的存放档案位置的情况下，根据预设属性标签、依照预设规则来确定推荐存放档案位置。
预设属性标签可以是建档年份、档案主人身份证号码、档案主人常住地、档案主人车牌号、是否贷款等等中的一种或多种的组合。当预设属性标签为多重维度时，意味着档案管理后台数据可记录每份档案的多方面特征，操作人还可以给不同的属性标签预设优先级排序，以便于档案管理服务器综合推荐存放档案位置。例如：操作人预设“将同一建档年份的档案放在一个档案柜中，档案柜里相同省市车牌号的档案集中存放”这样的放置规则。现有一份新增档案，基本内容包括：“档案编号＝858924；建档时间＝2022年；档案主人车牌号＝京LN487；档案主人姓名＝张三；档案主人性别＝男……”，而档案管理服务器查询档案管理后台数据表明“以往的2022年的北京车牌的档案已存放在第X档案柜第Y档案箱”，这时档案管理服务器向用户交互终端发送“推荐存放档案位置信息＝第X档案柜第Y档案箱”。
现有档案管理工作中，通常只关注档案是否存在库房中，并不关注档案厚度的信息。由于各份档案厚度并不均等，所以某个档案柜、档案箱中的当前已占容积、当前空闲容积、当前能够继续容纳档案数量都是无法确定的。这通常会给文档管理带来了不确定性，最后造成了存储空间的冗余浪费。为解决这一技术问题，本发明实施方式的基于RFID标签的档案管理***中，预设属性标签还可以包括档案页数，并且，档案管理服务器还用于推荐当前箱内的档案页数总和最少的存放档案位置。具体地，当档案管理后台数据记录下各份档案的档案页数之后，档案管理服务器可以统计出各个档案箱中的档案页数总和，然后进行数值横向比较就可以确定已存档案页数总数最少的档案箱，然后将该存放档案位置作为推荐位置发送给用户交互终端。在该实施方式中，档案管理服务器还可以用于：在更新档案管理后台数据之后，向用户交互终端发送剩余可存档案页数，其中，剩余可存档案页数等于满存最大档案页数减掉当前已存档案页数的总和。这样操作人员可以参考剩余可存档案页数，结合业务预期情况来决定是否需要采购更多的档案柜、档案箱和档案夹。需要说明的是，还可以预先设置了每份档案的平均档案页数，然后计算“可继续容纳页数÷预设平均档案页数”的向上取整或者向下取整的数值结果，作为“可继续容纳档案份量”输出。这样可以让用户更为直观地理解大约还可以放入多少份档案。
由于库房中不同档案柜的档案存放位置有高有低，位于高处的档案柜操作人员需要搭梯子才能接触到，位于低处的档案柜操作人员可以直接接触到。这种情况下，预设属性标签可以包括仓储位置高低标志符，并且，档案管理服务器还用于推荐低仓储位置的存放档案位置。具体的，可以将仓储位置高低标志记为“高仓储位置/低仓储位置”进行区分。当办理档案首次入库时，如果兼有高仓储位置和低仓储位置的多个存储位置可供使用，则推荐低仓储位置，这样有利于档案柜操作人员存放档案夹实物时节省体力。在该实施方式中，档案管理服务器还用于：在批量接收到首次入库管理请求、借阅/出库管理请求或者归还复位管理请求时，参考仓储位置高低标识符将所有操作任务分类汇总后向用户交互终端输出。例如，将所有涉及到位于高仓储位置档案夹的操作任务集中在一张工单上，方便操作人员搭梯子集中处理；然后将所有涉及到位于低仓储位置档案夹的操作任务集中在另一张工单上，方便操作人员不借助梯子直接处理，这样可以提高工作效率。
优选地，在档案管理后台数据能够记录档案厚度情况下，在档案归还复位管理环节中，还可以设置档案厚度复核的操作步骤。针对同一份档案，如果归还时的档案厚度与之前借出时的档案厚度不一致，可能是出库期间进行了材料增减。此时，档案管理服务器会对用户交互终端发送的提示信息，该提示信息用于提示操作人员材料内容可能存在变化，请注意审查。如果操作人员发现确实存在变化，则会通过人机交互操作使得档案管理后台数据中增减新材料信息，更新档案厚度，然后***会重新分配合适的空间存放该档案。
优选地，上述的档案清点盘查管理的内容还可以包括：对一些长时间被借出、未归还的档案进行调查，然后由操作人员判断是否选择“档案销毁”处理。如果选择销毁某份档案，则在***中释放该档案对应的存储空间。这样可以提高存储空间的利用率，要不对于长时间未归还的“僵尸”材料，始终会保留空间。
优选地，考虑到随着业务增长，档案柜的数量会日益增加。每当旧的档案柜快要用满了，会在新的区域增加新档案柜，这意味着可用空间变多了，需要对新的档案柜中的存储空间赋予新的编号。此时若有新的档案夹需要办理首次入库，会有两种方式为该档案夹分配存储空间：一种是***自动分配，一种是人工手工分配。①***自动分配：全自动分配和指定档案柜内自动分配。前者***默认优先分配旧档案柜内的空余空间，后者会先指定档案柜(可以是旧档案柜也可以是新档案柜)然后自动分配该档案柜中的空间。②人工手工分配：操作人员通过选择指定的档案柜、档案箱，然后确定具体的档案存放位置。
优选地，预设属性标签可以包括合作方信息，并且，所有档案柜参照合作方信息进行预先归类，即每个合作方在库房中会有一个固定区域的档案柜，如果合作方需要做抽查或者整体挪库，那只需将指定区域开放给指定的合作商即可，这样不同合作商之间信息隔离，保证信息安全。
不同合作方对应的业务规模不同，所以会预先分配不同大小的档案存储空间，但是这种预先分配不可能完全符合实际情况。优选地，可以在档案管理服务器中设计统计监测功能，该功能是指：在一定监测时间段中，如果某个合租商的实际存放档案夹数量与预设存放档案夹数量长期不符合，那么提供发出提示。比如，合作商a预设档案夹数量100，但是在6个月时间内档案夹数量最多只存放60个，而且这6个月内档案夹数量变动趋向并没有呈现上升的趋势，那么6月的监控期末时刻，***就会向用户交互终端发出提示信息“该档案合作商空间冗余40，建议进行空间调整。”这时候操作人员可以考虑依据建议，把该档案合作的预设档案空间调整为60或者70，具体数字管理员可自定义设置。
在上述的调整各个合作方对应档案存储空间大小的过程也可以是自动控制调节，这样可以减少人工设置，做自动控制调节，调节的依据是过往一定时期内存量的变化趋势。具体地可以参考图3，在档案管理服务器中采用趋势预测技术，对过往6个月的存量数据做环比动态比率分析，确保旧仓位利用率达到95％。核心原理就是根据过往周期的数据，动态预测下一周期的数据，然后目标是保证仓库的利用率达到95％或者更高，在这样的目标约束下，然后根据对下一期的预测值，进行当前仓库位置分配的自动调整。具体地，可以做如下逻辑设置：如果当前的仓位利用率达到95％，且环比动态利率保持等于1，那么不执行自动分配；如果当前的仓位利用率达到95％，且环比动态利率保持大于1，那么执行自动分配，预测下一个月的库存量，得到实现95％利用率时候的库存总量，在得到需要自动增加分配档案仓位的数量；如果当前的仓位利用率达到95％，且环比动态利率保持大于1，那么执行自动分配，预测下一个月的库存量，得到实现95％利用率时候的库存总量，在得到需要自动减少分配档案仓位的数量。
申请人还发现，现有技术中基于RFID的档案管理***中，常常会出现RFID信号不易读取的现象，而且按照一般认识对RFID标签的位置进行设置，例如，将RFID标签贴在档案夹正中央，经过发明人的试验，RFID信号的读取准确率不足90％。严重影响了基于RFID的档案管理***的运行准确性和效率。实际上，由于在基于RFID的档案管理***中，存在非常众多和复杂的因素，对RFID标签的设置与RFID信号读取之间的关系都产生影响，包括但不限于柜体、档案箱、档案的尺寸、材料和位置，RFID标签在档案上的位置、RFID天线以及RFID读写器三者的相对位置，此外目前现有技术中也不存在相关的理论或者技术能够对基于RFID的档案管理***中的RFID标签在档案上的设置位置进行设计或者优化。
本申请的发明人设计并开展了RFID标签设置位置试验，旨在通过这个试验确定根据本申请的基于RFID的档案管理***的RFID标签在档案上的最佳设置位置，从而能够在档案管理***中确保以读取RFID信号的准确可靠。
图2为本发明实施方式的RFID标签设置位置试验中同一档案夹封面不同位置粘贴RFID标签的示意图。如图所示，RFID标签分别设置在如图所示的位置A至Y总共25个相对位置，对于每个位置，记录RFID读取器的读取结果，并对每个位置测试1000次，经过数据处理后，试验测试的准确率数据如表1所示。
表1不同RFID标签粘贴位置的标签检出准确率对比数据表
位置 A B C D E
准确率 60.4％ 63.5％ 66.1％ 64.2％ 61.3％
位置 F G H I J
准确率 65.7％ 69.9％ 71.2％ 70.0％ 65.8％
位置 K L M N O
准确率 82.2％ 84.9％ 88.5％ 85.6％ 83.0％
位置 P Q R S T
准确率 85.4％ 94.1％ 98.5％ 93.9％ 85.5％
位置 U V W X Y
准确率 74.8％ 81.0％ 83.2％ 80.5％ 75.5％
注：准确率即RFID标签被成功读取的概率，例如测试1000次其中有604次读取成功，则准确率即60.4％。
从表1中可知，RFID标签设置在位置R时检出的准确率最高，达到了98.5％。根据图2，位置R对应于档案夹封面的底部线上三分之一高度水平方向正中的位置。在根据本申请的优选实施方式的基于RFID标签的档案管理***中，RFID标签设置在档案夹封面的底部线上三分之一高度并且水平方向正中的位置(即位置R优于位置M)，这样能够以非常高的准确率对设置在档案上的RFID标签的信号进行读取，从而提高了档案管理的准确性以及效率。
此外，基于另外进行的对比试验，与“将RFID标签贴在档案夹正中央，通常需要垫高RFID感应器”的常规技术方案相比，本发明实施方式的标签设置方案使得RFID感应器可直接立在档案箱两侧即可读取到RFID标签，无需加高RFID感应器。
根据本发明实施方式的基于RFID标签的档案管理***中，档案柜还可以包括信号增强反射板和RFID感应天线延长线，这两者可以增强RFID的电磁波信号强度，保证RFID信号读取器顺利读RFID标签。
本发明实施例的基于RFID标签的档案管理方法，适用于本发明的基于RFID标签的档案管理***，具体可以包括如下步骤A至步骤G。
步骤A.档案管理服务器接收到用户交互终端发送的首次入库管理请求，档案管理服务器根据档案管理后台数据向用户交互终端输出推荐存放档案位置信息；
步骤B.档案管理服务器接收到用户交互终端发送的首次入库确认信息，档案管理服务器更新档案管理后台数据；
步骤C.档案管理服务器接收到用户交互终端发送的借阅/出库管理请求，档案管理服务器根据档案管理后台数据向用户交互终端输出借阅/出库档案位置信息；
步骤D.档案管理服务器接收到用户交互终端发送的借阅/出库确认信息，档案管理服务器更新档案管理后台数据；
步骤E.档案管理服务器接收到用户交互终端发送的归还复位管理请求，档案管理服务器根据档案管理后台数据向用户交互终端输出需要档案归还位置信息；
步骤F.档案管理服务器接收到用户交互终端发送的归还复位确认信息，档案管理服务器更新档案管理后台数据；
步骤G.档案管理服务器接收到用户交互终端发送的清点盘查管理请求，档案管理服务器接收所有RFID信号读取器上传的实时检测到的所有RFID标签内的档案编号，并将所有档案编号与档案管理后台数据进行比较以获得档案差异信息，然后将档案差异信息发送给用户交互终端。
本领域技术人员还可以参考图4至图7来理解本发明的实施方式的基于RFID标签的档案管理***和方法的细节情况。
综上所述，本发明实施方式的基于RFID标签的档案管理***和方法能够智能化推荐存储位置和进行电子化统计，无需通过人工的方式进行盘点，自动化程度较高，可很好地实现对档案库存管理，与人工档案管理方案相比具有效率更高、成本更低等优点。
上述具体实施方式，并不构成对本发明保护范围的限制。本领域技术人员应该明白的是，取决于设计要求和其他因素，可以发生各种各样的修改、组合、子组合和替代。任何在本发明的精神和原则之内所作的修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明保护范围之内。

Claims (5)

1.一种基于RFID标签的档案管理***，其特征在于，包括：至少一个档案柜、多个档案箱、多个档案夹、多个RFID标签、多个RFID感应天线、多个RFID信号读取器、至少一个用户交互终端以及至少一个档案管理服务器，其中，
每个所述档案柜内都设有所述RFID信号读取器，每个所述档案柜内有至少一个所述档案箱，每个所述档案箱两侧相对布置所述RFID感应天线，每个所述档案箱内有多个所述档案夹，每个所述档案夹上设有与该档案夹一一对应的所述RFID标签，所述RFID标签内存储有档案编号；所述用户交互终端用于操作人员进行人机交互；所述档案管理服务器中存储有档案管理后台数据，其中所述档案管理后台数据包括所述档案编号、档案存放位置、档案在柜状态标识符和档案页数；
所述档案管理服务器与所有所述RFID信号读取器以及所有所述用户交互终端通讯地相连，其中，
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的首次入库管理请求时，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出推荐存放档案位置信息；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的首次入库确认信息时，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的借阅/出库管理请求时，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出借阅/出库档案位置信息；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的借阅/出库确认信息时，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的归还复位管理请求时，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出需要档案归还位置信息；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的归还复位确认信息时，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
当所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的清点盘查管理请求时，所述档案管理服务器接收所有所述RFID信号读取器上传的实时检测到的所有所述RFID标签内的所述档案编号，并将所有所述档案编号与所述档案管理后台数据进行比较以获得档案差异信息，然后将所述档案差异信息发送给所述用户交互终端，
其中，所述档案管理后台数据为key-value数据结构形式，所述key数据为所述档案编号，所述value数据包括所述档案存放位置和所述档案在柜状态标志符和所述档案页数；
其中，所述档案管理后台数据中的所述value数据还包括预设属性标签，并且，所述档案管理服务器还用于在根据所述档案管理后台数据输出推荐存放档案位置信息的过程中，在当前具有多个空置可用的存放档案位置的情况下，根据所述预设属性标签、依照预设规则来确定所述推荐存放档案位置；
其中，所述预设属性标签包括仓储位置高低标志符，并且，所述档案管理服务器还用于根据所述仓储位置高低标志符推荐低仓储位置的存放档案位置，
所述档案管理服务器还用于：在批量接收到所述首次入库管理请求、所述借阅/出库管理请求或者所述归还复位管理请求时，将所有操作任务根据相应档案夹的所述仓储位置高低标识符分类汇总后向所述用户交互终端输出。
2.根据权利要求1所述的基于RFID标签的档案管理***，其特征在于，所述档案管理服务器还用于根据所述档案管理后台数据中的所述档案页数向所述用户交互终端输出推荐存放档案位置信息，从而能够基于档案箱内已存放档案的页数推荐存放档案位置信息。
3.根据权利要求2所述的基于RFID标签的档案管理***，其特征在于，所述档案管理服务器还用于：在更新所述档案管理后台数据之后，向所述用户交互终端发送剩余可存档案页数，其中，所述剩余可存档案页数等于满存最大档案页数减掉当前已存档案页数的总和。
4.根据权利要求1所述的基于RFID标签的档案管理***，其特征在于，所述档案柜还包括：信号增强反射板和RFID感应天线延长线。
5.一种基于RFID标签的档案管理方法，适用于权利要求1至4中任一项所述的基于RFID标签的档案管理***，其特征在于，包括如下步骤：
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的首次入库管理请求，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出推荐存放档案位置信息；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的首次入库确认信息，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的借阅/出库管理请求，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出借阅/出库档案位置信息；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的借阅/出库确认信息，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的归还复位管理请求，所述档案管理服务器根据所述档案管理后台数据向所述用户交互终端输出需要档案归还位置信息；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的归还复位确认信息，所述档案管理服务器更新所述档案管理后台数据；
所述档案管理服务器接收到所述用户交互终端发送的清点盘查管理请求，所述档案管理服务器接收所有所述RFID信号读取器上传的实时检测到的所有所述RFID标签内的所述档案编号，并将所有所述档案编号与所述档案管理后台数据进行比较以获得档案差异信息，然后将所述档案差异信息发送给所述用户交互终端。
CN202310246393.3A 2023-03-07 2023-03-07 基于rfid标签的档案管理***以及方法 Active CN116227518B (zh)

Priority Applications (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
CN202310246393.3A CN116227518B (zh) 2023-03-07 2023-03-07 基于rfid标签的档案管理***以及方法

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
CN202310246393.3A CN116227518B (zh) 2023-03-07 2023-03-07 基于rfid标签的档案管理***以及方法

Publications (2)

Publication Number Publication Date
CN116227518A CN116227518A (zh) 2023-06-06
CN116227518B true CN116227518B (zh) 2024-01-23

Family

ID=86591034

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
CN202310246393.3A Active CN116227518B (zh) 2023-03-07 2023-03-07 基于rfid标签的档案管理***以及方法

Country Status (1)

Country Link
CN (1) CN116227518B (zh)

Citations (19)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2003212316A (ja) * 2002-01-28 2003-07-30 Matsushita Electric Works Ltd 物品棚割り付け支援方法、物品棚割り付け支援装置及び記録媒体
CN101131784A (zh) * 2007-09-14 2008-02-27 哈尔滨飞云实业有限公司 基于数据库管理的档案、仓储物品存取方法
JP2014084177A (ja) * 2012-10-19 2014-05-12 Ricoh Co Ltd 入出庫管理システム、情報管理サーバ及び入出庫状況管理方法
CN103914047A (zh) * 2014-03-28 2014-07-09 北京市第一中级人民法院 智能化档案管理控制***及方法
CN104978646A (zh) * 2015-07-07 2015-10-14 杭州安致文化创意有限公司 一种智能配货***及方法
CN107472793A (zh) * 2017-09-25 2017-12-15 南京荣膺软件科技有限公司 一种物流仓库拣货***
CN108960700A (zh) * 2018-02-08 2018-12-07 北京联合大学 一种人事档案随机信息化管理方法
CN109710573A (zh) * 2018-12-29 2019-05-03 广州易宝信息技术有限公司 电子档案信息化管理***
CN110223011A (zh) * 2019-05-22 2019-09-10 杭州海仓科技有限公司 智能仓储设备调度方法、***、存储介质及电子设备
CN110751441A (zh) * 2019-10-21 2020-02-04 秒针信息技术有限公司 一种优化物流仓储***中储位的方法及装置
CN111899431A (zh) * 2020-07-21 2020-11-06 韩倩 一种档案管理***及管理操作方法
CN112017374A (zh) * 2020-08-17 2020-12-01 深圳市丰巢网络技术有限公司 一种快递柜的格口推荐方法、装置、快递柜及存储介质
CN112150113A (zh) * 2020-09-28 2020-12-29 建信金融科技有限责任公司 档案数据的借阅方法、装置和***、资料数据的借阅方法
CN112634547A (zh) * 2020-12-17 2021-04-09 云南昆钢电子信息科技有限公司 基于物联网rfid智能密集架管理***
CN113393182A (zh) * 2020-03-11 2021-09-14 北京旷视机器人技术有限公司 料箱入库方法、装置及智能仓储***
CN113449892A (zh) * 2020-03-25 2021-09-28 华晨宝马汽车有限公司 仓库管理优化方法、***、设备和介质
CN114201859A (zh) * 2021-11-23 2022-03-18 南京铉盈网络科技有限公司 一种用于纸质文件归档的档案盒分配方法及***
CN114548336A (zh) * 2022-02-25 2022-05-27 魏见黎 一种档案柜、集中档案管理终端以及档案管理***
CN114897459A (zh) * 2022-04-13 2022-08-12 深圳诺亚世纪科技有限公司 一种基于生鲜产品特征的定向分类分拣***

Patent Citations (19)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2003212316A (ja) * 2002-01-28 2003-07-30 Matsushita Electric Works Ltd 物品棚割り付け支援方法、物品棚割り付け支援装置及び記録媒体
CN101131784A (zh) * 2007-09-14 2008-02-27 哈尔滨飞云实业有限公司 基于数据库管理的档案、仓储物品存取方法
JP2014084177A (ja) * 2012-10-19 2014-05-12 Ricoh Co Ltd 入出庫管理システム、情報管理サーバ及び入出庫状況管理方法
CN103914047A (zh) * 2014-03-28 2014-07-09 北京市第一中级人民法院 智能化档案管理控制***及方法
CN104978646A (zh) * 2015-07-07 2015-10-14 杭州安致文化创意有限公司 一种智能配货***及方法
CN107472793A (zh) * 2017-09-25 2017-12-15 南京荣膺软件科技有限公司 一种物流仓库拣货***
CN108960700A (zh) * 2018-02-08 2018-12-07 北京联合大学 一种人事档案随机信息化管理方法
CN109710573A (zh) * 2018-12-29 2019-05-03 广州易宝信息技术有限公司 电子档案信息化管理***
CN110223011A (zh) * 2019-05-22 2019-09-10 杭州海仓科技有限公司 智能仓储设备调度方法、***、存储介质及电子设备
CN110751441A (zh) * 2019-10-21 2020-02-04 秒针信息技术有限公司 一种优化物流仓储***中储位的方法及装置
CN113393182A (zh) * 2020-03-11 2021-09-14 北京旷视机器人技术有限公司 料箱入库方法、装置及智能仓储***
CN113449892A (zh) * 2020-03-25 2021-09-28 华晨宝马汽车有限公司 仓库管理优化方法、***、设备和介质
CN111899431A (zh) * 2020-07-21 2020-11-06 韩倩 一种档案管理***及管理操作方法
CN112017374A (zh) * 2020-08-17 2020-12-01 深圳市丰巢网络技术有限公司 一种快递柜的格口推荐方法、装置、快递柜及存储介质
CN112150113A (zh) * 2020-09-28 2020-12-29 建信金融科技有限责任公司 档案数据的借阅方法、装置和***、资料数据的借阅方法
CN112634547A (zh) * 2020-12-17 2021-04-09 云南昆钢电子信息科技有限公司 基于物联网rfid智能密集架管理***
CN114201859A (zh) * 2021-11-23 2022-03-18 南京铉盈网络科技有限公司 一种用于纸质文件归档的档案盒分配方法及***
CN114548336A (zh) * 2022-02-25 2022-05-27 魏见黎 一种档案柜、集中档案管理终端以及档案管理***
CN114897459A (zh) * 2022-04-13 2022-08-12 深圳诺亚世纪科技有限公司 一种基于生鲜产品特征的定向分类分拣***

Also Published As

Publication number Publication date
CN116227518A (zh) 2023-06-06

Similar Documents

Publication Publication Date Title
CN110599093B (zh) 机场行李全流程追踪方法及***
CN102364894A (zh) 一种配置数据文件的下发方法及网管设备
CN102682126A (zh) 一种表单数据的存取方法及装置
US5815556A (en) Method and apparatus for extracting a subset of data wanted by a customer from a group of subsets of data wanted by different customers
CN109615327A (zh) 一种财务档案管理***
CN106909613A (zh) 一种自适应均衡数据库访问服务的方法
US7805462B2 (en) Portfolio management methods, systems, and computer programs
CN111881252A (zh) 工作报告处理方法、装置、计算机设备及存储介质
CN116227518B (zh) 基于rfid标签的档案管理***以及方法
CN116071005B (zh) 一种动态库位的优化处理方法
US20050097122A1 (en) Redundancy-free provision of multi-purpose data
US20070255728A1 (en) Apparatus and Process for Distributed Autonomous Managing of Documents and Electronic Means
CN115600957A (zh) 保管柜的控制方法、装置及电子设备
CN115953109A (zh) 仓库管理方法及仓库管理调度装置
US20060083178A1 (en) System and method for processing performance management data using single table
CN101794150A (zh) 一种现场总线仪表管理***的数据管理方法及***
CN114330614A (zh) 物品存储的数据处理方法、装置、计算机设备、存储介质
US20100125617A1 (en) System for Consolidating Business Documents
CN112967459A (zh) 一种智能中间柜的管理***
CN101639833A (zh) 中介装置、中介方法、计算机程序产品及数据储存***
CN110910058A (zh) 管理物料的方法和装置
CN102591863A (zh) 比对***中的数据处理方法及装置
CN112099969B (zh) 文本复制粘贴方法、终端设备和边缘服务器
CN118260242B (zh) 一种安全、离线的消防档案管理***
CN107247760A (zh) 基于松耦合模式的多层级减灾救灾信息管理方法及***

Legal Events

Date Code Title Description
PB01 Publication
PB01 Publication
SE01 Entry into force of request for substantive examination
SE01 Entry into force of request for substantive examination
GR01 Patent grant
GR01 Patent grant