CN114254173A - 一种档案管理***及其管理方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种档案管理***及其管理方法，涉及档案管理技术领域，解决了现有的现有的档案管理方式单一，对于纸质类和电子类档案不能够详细和充分进行管理和保存，且管理过程不具体等问题。一种档案管理***及其管理方法，包括档案管理范围，所述档案管理范围包括纸质类档案和电子类档案，所述纸质类档案的流程分为收集相关资料、文件分类编号、确定档案范围和入库记录，所述收集相关资料的流程分为文献资料收集、文献修复翻新和资料干燥密封。本发明通过根据档案的类别进行精细化管理和数据保存，能够有效提高档案管理过程的透明度，且便于对档案进行数据上传和下载。

Description

一种档案管理***及其管理方法
技术领域
本发明涉及档案管理技术领域，具体为一种档案管理***及其管理方 法。
背景技术
随着社会经济的快速发展，档案是各项工作和经济社会发展各方面情况的 真实记录，是促进社会各项事业科学发展、维护社会以及人民群众根本利益的 重要依据，是备以查考的真实凭证，通过对档案进行整理和电子录入，能够在 长期生产过程中进行信息的快速检索。
但是，现有的档案管理方式单一，对于纸质类和电子类档案不能够详 细和充分进行管理和保存，且管理过程不具体；因此，不满足现有的需求， 对此我们提出了一种档案管理***及其管理方法。
发明内容
本发明的目的在于提供一种档案管理***及其管理方法，以解决上述 背景技术中提出的现有的档案管理方式单一，对于纸质类和电子类档案不 能够详细和充分进行管理和保存，且管理过程不具体等问题。
为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种档案管理***，包 括档案管理范围，所述档案管理范围包括纸质类档案和电子类档案，所述 纸质类档案的流程分为收集相关资料、文件分类编号、确定档案范围和入 库记录，所述收集相关资料的流程分为文献资料收集、文献修复翻新和资 料干燥密封。
优选的，所述纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、 契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。
优选的，所述电子类档案的组成分为移动终端、云服务器和整理归纳 ***。
优选的，所述云服务器与移动终端通过无线网关连接，所述整理归纳 ***通过本地服务器运行，所述整理归纳***与移动终端通过用户检索连 接。
优选的，所述电子类档案的管理分为纸质文件扫描、电子文件扫描、 自动识别归类、信息上传检索和更新匹配信息。
与现有技术相比，本发明的***有益效果是：
本发明通过根据档案的类别对纸质类文件和电子类文件进行精细化 管理和数据保存，能够有效提高档案管理过程的透明度，且便于对档案进 行数据上传和下载。
一种档案管理方法，包括以下步骤：
步骤A：根据档案管理的范围对本地服务器和云服务器规模和数量进 行采购和编组，通过无线网关将本地服务器和云服务器进行数据连接， 根据档案管理的范围和类别对整理归纳***进行构建，构建过程需要 实现对档案的自动检索、归类和用户的使用便携性进行相靠，在用户 使用移动终端对整理归纳***进行检索过程中，整理归纳***在本地服务器进行运行，而后通过无线网关对云服务器进行自动连接，进而 实现更大范围的文件检索；
步骤B：根据档案的种类分为纸质档案和电子类档案，其中纸质类档 案在进行管理过程中需要转换成电子档案进行存储，纸质类档案的管 理流程分为收集相关资料、文件分类编号、确定档案范围和入库记录， 其中收集相关资料的流程分为文献资料收集、文献修复翻新和资料干 燥密封，通过对需要进行管理的文件进行收集和修复，纸质文件老化的保护需要特殊处理，文件分类编号应按照文件自身信息进行排列； 步骤C：纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、 证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿，文件的修复具体为对 文件载体进行修复，如加膜、修裱、去污、增塑等，其次是恢复载体 所记录的信息，例如显示褪色字迹的照相法，以及录音、录像档案的 修复方法等，纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、 契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿；
步骤D：电子类档案管理过程需要对电子档案进行归类和对纸质类档 案进行扫描，在对纸质类档案进行修复，整理和记录之后需要进行数 字化扫描操作，使得便于将纸质类文件进行数据上传和信息实时存储， 在电子类文件进行扫描时需要对扫描内容进行统计，确定扫描量和扫 描范围，在扫描时依据文件内容中排布的不同确定单词扫描量，避免 扫描出现错位和字形错误，扫描后统一录入电子***中；
步骤E：在对纸质类档案进行入库，对纸质和电子文件进行扫描后需 要对本地服务器和云服务器同时进行检索，根据整理归纳***确定是 否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档， 并在档案管理***中删除记录和文件，确保文件信息的单一和准确。
优选的，所述文件分类编号应按照***数字与英文字母混合编写。
优选的，所述纸质文件老化的保护方式为直接修复、制作副本和电子 化存档。
优选的，所述电子类档案管理过程包括纸质文件扫描、电子文件扫描、 自动识别归类、信息上传检索和更新匹配信息。
优选的，所述纸质类文件扫描为数字化扫描，所述数字化扫描的方式 为条形码机和扫描枪。
与现有技术相比，本发明的方法有益效果是：
本发明通过对档案电子化扫描和数据存储操作，能够便于终端用户对 于档案信息的检索和对数据的下载，且使用扫描方式对文件进行管理能够 便于根据文件信息进行自动分类。
附图说明
图1为本发明档案管理范围的结构示意图；
图2为本发明电子类档案组成的结构示意图；
图3为本发明电子类档案管理的结构示意图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进 行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例， 而不是全部的实施例。
请参阅图1至图3，本发明提供的一种实施例：一种档案管理***， 包括档案管理范围，档案管理范围包括纸质类档案和电子类档案，纸质类 档案的流程分为收集相关资料、文件分类编号、确定档案范围和入库记录， 收集相关资料的流程分为文献资料收集、文献修复翻新和资料干燥密封。
进一步，纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、 证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。
进一步，电子类档案的组成分为移动终端、云服务器和整理归纳***。
进一步，云服务器与移动终端通过无线网关连接，整理归纳***通过 本地服务器运行，整理归纳***与移动终端通过用户检索连接。
进一步，电子类档案的管理分为纸质文件扫描、电子文件扫描、自动 识别归类、信息上传检索和更新匹配信息。
一种档案管理方法，包括以下步骤：
步骤A：根据档案管理的范围对本地服务器和云服务器规模和数量进 行采购和编组，通过无线网关将本地服务器和云服务器进行数据连接， 根据档案管理的范围和类别对整理归纳***进行构建，构建过程需要 实现对档案的自动检索、归类和用户的使用便携性进行相靠，在用户 使用移动终端对整理归纳***进行检索过程中，整理归纳***在本地服务器进行运行，而后通过无线网关对云服务器进行自动连接，进而 实现更大范围的文件检索；
步骤B：根据档案的种类分为纸质档案和电子类档案，其中纸质类档 案在进行管理过程中需要转换成电子档案进行存储，纸质类档案的管 理流程分为收集相关资料、文件分类编号、确定档案范围和入库记录， 其中收集相关资料的流程分为文献资料收集、文献修复翻新和资料干 燥密封，通过对需要进行管理的文件进行收集和修复，纸质文件老化的保护需要特殊处理，文件分类编号应按照文件自身信息进行排列； 步骤C：纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、 证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿，文件的修复具体为对 文件载体进行修复，如加膜、修裱、去污、增塑等，其次是恢复载体 所记录的信息，例如显示褪色字迹的照相法，以及录音、录像档案的 修复方法等，纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、 契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿；
步骤D：电子类档案管理过程需要对电子档案进行归类和对纸质类档 案进行扫描，在对纸质类档案进行修复，整理和记录之后需要进行数 字化扫描操作，使得便于将纸质类文件进行数据上传和信息实时存储， 在电子类文件进行扫描时需要对扫描内容进行统计，确定扫描量和扫 描范围，在扫描时依据文件内容中排布的不同确定单词扫描量，避免 扫描出现错位和字形错误，扫描后统一录入电子***中；
步骤E：在对纸质类档案进行入库，对纸质和电子文件进行扫描后需 要对本地服务器和云服务器同时进行检索，根据整理归纳***确定是 否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档， 并在档案管理***中删除记录和文件，确保文件信息的单一和准确。 进一步，文件分类编号应按照***数字与英文字母混合编写。
进一步，纸质文件老化的保护方式为直接修复、制作副本和电子化存 档。
进一步，电子类档案管理过程包括纸质文件扫描、电子文件扫描、自 动识别归类、信息上传检索和更新匹配信息。
进一步，纸质类文件扫描为数字化扫描，数字化扫描的方式为条形码 机和扫描枪。
对于本领域技术人员而言，显然本发明不限于上述示范性实施例的细 节，而且在不背离本发明的精神或基本特征的情况下，能够以其他的具体 形式实现本发明。因此，无论从哪一点来看，均应将实施例看作是示范性 的，而且是非限制性的，本发明的范围由所附权利要求而不是上述说明限 定，因此旨在将落在权利要求的等同要件的含义和范围内的所有变化囊括 在本发明内。不应将权利要求中的任何附图标记视为限制所涉及的权利要 求。

Claims (10)

1.一种档案管理***，包括档案管理范围，其特征在于：所述档案管理范围包括纸质类档案和电子类档案，所述纸质类档案的流程分为收集相关资料、文件分类编号、确定档案范围和入库记录，所述收集相关资料的流程分为文献资料收集、文献修复翻新和资料干燥密封。
2.根据权利要求1所述的一种档案管理***，其特征在于：所述纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。
3.根据权利要求1所述的一种档案管理***，其特征在于：所述电子类档案的组成分为移动终端、云服务器和整理归纳***。
4.根据权利要求3所述的一种档案管理***，其特征在于：所述云服务器与移动终端通过无线网关连接，所述整理归纳***通过本地服务器运行，所述整理归纳***与移动终端通过用户检索连接。
5.根据权利要求1所述的一种档案管理***，其特征在于：所述电子类档案的管理分为纸质文件扫描、电子文件扫描、自动识别归类、信息上传检索和更新匹配信息。
6.一种档案管理方法，其特征在于：包括以下步骤：
步骤A：根据档案管理的范围对本地服务器和云服务器规模和数量进行采购和编组，通过无线网关将本地服务器和云服务器进行数据连接，根据档案管理的范围和类别对整理归纳***进行构建，构建过程需要实现对档案的自动检索、归类和用户的使用便携性进行相靠，在用户使用移动终端对整理归纳***进行检索过程中，整理归纳***在本地服务器进行运行，而后通过无线网关对云服务器进行自动连接，进而实现更大范围的文件检索；
步骤B：根据档案的种类分为纸质档案和电子类档案，其中纸质类档案在进行管理过程中需要转换成电子档案进行存储，纸质类档案的管理流程分为收集相关资料、文件分类编号、确定档案范围和入库记录，其中收集相关资料的流程分为文献资料收集、文献修复翻新和资料干燥密封，通过对需要进行管理的文件进行收集和修复，纸质文件老化的保护需要特殊处理，文件分类编号应按照文件自身信息进行排列；
步骤C：纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿，文件的修复具体为对文件载体进行修复，如加膜、修裱、去污、增塑等，其次是恢复载体所记录的信息，例如显示褪色字迹的照相法，以及录音、录像档案的修复方法等，纸质类档案包括公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿；
步骤D：电子类档案管理过程需要对电子档案进行归类和对纸质类档案进行扫描，在对纸质类档案进行修复，整理和记录之后需要进行数字化扫描操作，使得便于将纸质类文件进行数据上传和信息实时存储，在电子类文件进行扫描时需要对扫描内容进行统计，确定扫描量和扫描范围，在扫描时依据文件内容中排布的不同确定单词扫描量，避免扫描出现错位和字形错误，扫描后统一录入电子***中；
步骤E：在对纸质类档案进行入库，对纸质和电子文件进行扫描后需要对本地服务器和云服务器同时进行检索，根据整理归纳***确定是否是归档记录和归档文件，如果是归档记录和归档文件，则进行归档，并在档案管理***中删除记录和文件，确保文件信息的单一和准确。
7.根据权利要求6所述的一种档案管理方法，其特征在于：所述文件分类编号应按照***数字与英文字母混合编写。
8.根据权利要求6所述的一种档案管理方法，其特征在于：所述纸质文件老化的保护方式为直接修复、制作副本和电子化存档。
9.根据权利要求6所述的一种档案管理方法，其特征在于：所述电子类档案管理过程包括纸质文件扫描、电子文件扫描、自动识别归类、信息上传检索和更新匹配信息。
10.根据权利要求9所述的一种档案管理方法，其特征在于：所述纸质类文件扫描为数字化扫描，所述数字化扫描的方式为条形码机和扫描枪。
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